Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ

i lượng thông tin lớn là một vấn đề rất khó khăn và đòi hỏi phải giải quyết được việc cập nhật thông tin một cách chính xác hiệu quả và nhanh chóng. Do đó, ta cần phải tổ chức thông tin lại thành một hệ thống, cơ sở dữ liệu làm sao cho có thể đáp ứng được nhu cầu của nhiều người dùng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác hệ thống và dữ liệu được quản lý một cách tập trung, tăng hiệu quả sử dụng. ứng dụng tin học vào công tác quản lý là một trong những yêu cầu cần thiết với mỗi doanh nghiệp tin học hoá trong công tác quản lý sẽ giúp làm giảm đến mức tối thiểu sự can thiệp thủ công của con người, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, tiết kiệm không gian lưu trữ, hệ thống hóa và kết xuất thông tin một cách chính xác đầy đủ đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Trong quá trình thực tập chuyên đề tại Công ty Dịch vụ thương mại số 1 em nhận thấy mình có thể sử dụng những kiến thức đã được học trong trường để đem ra áp dụng vào thực tế, hơn nữa em được phân công vào phòng Tổ chức hành chính và một phần công việc của phòng này là quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên. Vì thế em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong cơ quan đạt hiệu quả cao hơn. Mục đích của đề tài này là: - Phân tích quá trình quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên. - Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp. - Lưu trữ cập nhật ta cứu các thông tin cần thiết chính xác và hiệu qủa. - Lập các bảng báo cáo theo yêu cầu của đơn vị. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chương cơ bản: Chương I: Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống Chương III: Thiết kế cài đặt ứng dụng quản lý hồ sơ cán bộ Chương I Những nét Khái quát chung về Công ty và đề tài nghiên cứu I./ Quá trình hình thành và phát triển Công ty dịch vụ Thương Mại số 1 được thành lập ngày 26/9/1995 theo quyết định số 10/QĐ-HĐQT của tổng Công ty dệt may Việt Nam. - Tên Công ty : Công ty dịch vụ thương mại số 1. - Tên giao dịch quốc tế : Trade & Service Company N01. (Trasco) - Văn phòng giao dịch : 20 Lĩnh Nam, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. - Điện thoại : 04.8621228 - 04.8623915 - Fax : 04.8624620 - Email : trasco@fpt.vn Công ty Dịch vụ Thương Mại số 1 là đơn vị hạch toán phụ thuộc tổng Công ty dệt may Việt Nam. Công ty có tài khoản tại ngân hàng Công Thương Việt Nam, ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội, có con dấu riêng để giao dịch và hoạt động trên cơ sở điều lệ của tổng Công ty, điều lệ riêng của Công ty và những quy định của Tổng giám đốc - Tổng Công ty. 1./ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Ngày 26/9/1995 Tổng Công ty Dệt may ký quyết định thành lập Công ty dịch vụ Thương Mại số 1. Công ty được thành lập trên cơ sở sáp nhập 4 đơn vị thành viên: + Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu May + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Dệt + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Đức Giang + Xí nghiệp dệt kim Mai Động Bốn đơn vị trên ra đời trước năm 1995 nhằm thu hút số cán bộ dư thừa thuộc cơ quan văn phòng liên hiệp các Xí nghiệp dệt và liên hiệp các Xí nghiệp may. Khi sáp nhập tổng số vốn của cả 4 đơn vị này ước tính gần 15 tỷ đồng và hơn 700 lao động. Sau khi được thành lập Công ty tiến hành sắp xếp lại tổ chức và hình thành các đơn vị thành viên gồm: + Xí nghiệp may Hồ Gươm + Xí nghiệp may Hà Nội + Xí nghiệp dệt kim Mai Động + Xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn + Cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm số 2,3,4 Sau khi đi vào hoạt động Công ty có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức. Chủ chương của Tổng công ty Dệt may Việt Nam đưa ra cho Công ty đó là làm nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ thương mại. Do vậy các đơn vị sản xuất được chuyển giao cho các đơn vị khác hoặc chuyển ra hạch toán độc lập. Cụ thể như: - Ngày 15/05/1996: Xí nghiệp may Hà Nội được chuyển về Công ty dệt vải Công nghiệp. - Ngày 18/08/1997: Xí nghiệp may Hồ Gươm tách ra thành đơn vị độc lập và là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam. - Ngày20/04/1998: Xí nghiệp may thời trang Trương Định sáp nhập với Xí nghiệp may Hồ Gươm. - Ngày20/04/1998: Chuyển xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn về Viện kinh tế kỹ thuật dệt may. - Đầu năm 1999 Công ty mới ổn định và chỉ còn khâu dịch vụ thương mại với tổng số trên 90 người. Tổng số vốn của Công ty sau khi bàn giao là 6.650 triệu đồng, trong đó vốn lưu động là 4.825 triệu đồng. 2./ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty a) Chức năng nhiệm vụ của Công ty - Hợp tác cùng các Công ty sản xuất hàng dệt may để sản xuất các sản phẩm dệt may tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. - Nhận làm đại lý tiêu thụ sản phẩm: nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị nghành dệt may cho các đơn vị trong và ngoài nước. - Tổ chức dịch vụ du lịch, khách sạn, vận chuyển hàng hoá và các dịch vụ khác phục vụ sản xuất. - Xuất nhập khẩu và uỷ thác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc thuộc ngành dệt may và hàng công nghiệp tiêu dùng khác. b) Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Qua 5 năm đi vào hoạt động Công ty đã tự khẳng định mình trong cơ chế thị trường, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống cán bộ Công nhân viên trong Công ty, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. Kinh doanh chính gồm: + Phòng nghiệp vụ 1. + Phòng nghiệp vụ 2. - Kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng nghiệp vụ 3 - Các đơn vị phụ thuộc Công ty gồm: + Nhà nghỉ Hoa Lan. + Trung tâm thương mại dệt may + Trung tâm dệt may 3 + Siêu thị Vinh + Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm số 1 Mai Động. + Xưởng Mex 3./ Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Trong quá trình hình thành phát triển tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ngày càng được hoàn thiện và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Mô hình cụ thể như sau: Cửa hàng bán lẻ Giám Đốc Phòng nghiệp vụ 3 Phòng nghiệp vụ 2 Phòng tài chính kế toán Trung tâm Thương mại dệt may PGĐ thường trực Phòng nghiệp vụ 1 PGĐ Siêu thị Vinh Trung tâm Dệt May 3 Nhà nghỉ Hoa Lan Phòng tổ chức hành chính Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý Nhiệm vụ chức năng của cụ thể của ban giám đốc và các phòng ban chức năng thể hiện như sau: Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là giám đốc Công ty phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch, kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng nghiệp vụ 2 và nghiệp vụ 3, chỉ đạo công tác tài chính kế toán, tổ chức cán bộ. - Phó giám đốc thường trực: có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp phòng nghiệp vụ 1 thay mặt giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh phòng nghiệp vụ 1, khai thác mở rộng kinh doanh những mặt hàng ngoài ngành và chỉ đạo công tác kinh doanh phụ liệu may, công tác đầu tư xây dựng cơ bản. - Phó giám đốc: trực tiếp chỉ đạo công tác sản xuất kinh doanh xưởng Mex, nhà nghỉ Hoa Lan, trung tâm thời trang 61- 63 Cầu Gỗ. Chỉ đạo kinh doanh các mặt hàng sợi của phòng nghiệp vụ 1. Chỉ đạo công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, an ninh trật tự, tự vệ, kho bảo quản và công tác đời sống, công tác đoàn thể. Hỗ trợ cho ban giám đốc các phòng ban giúp việc được tổ chức theo yêu cầu quản lý kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Phòng nghiệp vụ 1: có chức năng kinh doanh hàng nội địa, các mặt hàng vải sợi, hàng may mặc sẵn, hàng dệt kim, sợi dệt kim, vải tuyn, len...với các phương thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý cho các Công ty, đồng thời tạo nguồn hàng bán lẻ tại các cửa hàng. Phòng nghiệp vụ 2: có nhiệm vụ kinh doanh vật tư, nguyên vật liệu từ nguồn hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu, cụ thể là các loại hàng như: bông xơ, tơ sợi, giấy kraft, hạt nhựa, kinh doanh nguồn sợi sản xuất trong nước phục vụ cho các làng nghề. Phòng tổ chức hành chính: có chức năng chủ yếu là tổ chức nhân sự, giải quyết chế độ chính sách, quản lý tài sản của Công ty, phục vụ cho công tác kinh doanh đồng thời quản lý một phần kinh doanh đó là thuê mặt bằng và kinh doanh vải Mex và công tác đời sống. Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mưu giúp việc cho ban giám đốc trong công tác Tài chính kế toán nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, hợp lý, có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài chính ghi chép, phân loại tổng hợp lý giải các nghiệp vụ phát sinh, phân tích tổng hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo nguồn vốn cho kinh doanh Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng: + Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước, nội quy của Công ty các chỉ thị mệnh lệnh của Giám đốc. + Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty. + Đề xuất nhiệm vụ trình Giám đốc, những chủ trương, biện pháp giải quyết khó khăn gặp phải trong kinh doanh và tăng cường công tác quản lý Công ty. Các phòng nghiệp vụ 1, 2, 3 tổ chức thực hiện các kế hoạch do ban giám đốc đề ra. Các phòng này thường xuyên phối hợp với nhau, thông báo tình hình kinh doanh về số lượng, giá cả của các mặt hàng. Mỗi khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phòng kinh doanh thực hiện khâu lập các chứng từ ban đầu rồi chuyển cho phòng kế toán kiểm tra trước khi đưa cho Giám đốc ký duyệt. Phòng kế toán có nhiệm vụ cung cấp các thông tin kịp thời cho các phòng ban khác để có phương hướng thực hiện các hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả. II./ Giới thiệu về đề tài Trong quá trình thực tập tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 em nhận thấy rằng hiện tại Công ty chưa có phần mềm nào sử dụng cho công việc quản lý chung trong Công ty chỉ có phòng kế toán là có sử dụng phần mềm kế toán máy để phục vụ công tác nghiệp vụ. Việc đưa thông tin vào lưu trữ trên máy tính điện tử là rất cần thiết và hữu ích đối với các tổ chức kinh tế xã hội vì lưu trữ thông tin trên máy tính là xu thế hoá hiện nay nó tiết kiệm thời gian chi phí mà đem lại hiệu quả cao các thông tin được cập nhật, trao đổi thường xuyên, đảm bảo được yêu cầu công việc. Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con người cũng đều cần quản lý. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhưng thường có đặc điểm chung là phải xử lý một khối lượng thông tin lớn và lưu trữ lớn. Quá trình thực tập tại công ty em được phân công vào phòng TCHC và có nhiệm vụ giúp đỡ, ứng dụng tin học vào công tác quản lý và sử dụng máy tính hiện có để quản lý hồ sơ cán bộ vì thế em chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ công ty Dịch vụ Thương mại số 1- Tổng công ty Dệt may Việt nam ”. Công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi phải xử lý được khối lượng thông tin lớn và khá phức tạp. Những công việc đó trước đây chỉ được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời đầy đủ là một điều khó khăn, không thể tránh khỏi việc thiếu sót về số liệu từ đó làm giảm hiệu xuất công việc. Sử dụng chương trình quản lý hồ sơ cán bộ trong công tác quản lý sẽ giảm được chi phí giảm được nhân lực cũng như rút ngắn được thời gian để tìm kiếm, thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin. Khi cần thông tin chi tiết hoặc thông tin tổng hợp về một vấn đề, lĩnh vực nào đó thì hệ thống có thể đáp ứng được ngay lập tức, ngoài ra hệ thống có thể lên được các báo cáo về quá trình phát triển cũng như quá trình biến động nguồn nhân lực.... Chương II Phân tích thiết kế hệ thống Phân tích và thiết kế là quá trình nghiên cứu và lựa chọn một cách hiệu quả các giải pháp phù hợp tức là xác định một cách chi tiết những gì mà hệ thống có thể thực hiện được đối với một đối tượng cụ thể. I./ Phân tích thu thập dữ liệu 1./ Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu quản lý tại cơ quan Công ty DVTM số 1 là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt nam quản lý. Hiện nay trong Công ty có các phòng ban như Phòng Tổ chức hành chính, Tài chính kế toán, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 .... Tổng số cán bộ trong toàn Công ty là 92 người hiện tại công việc quản lý Hồ sơ cán bộ được giao trực tiếp cho phòng TCHC thực hiện thông qua phương pháp thủ công bằng tay. Khi có nhân viên mới vào cơ quan thì phải cập nhật hồ sơ vào tủ hồ sơ sau đó từ tủ hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhân viên đó nếu có thiếu sót gì thì đưa ra để sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp chính xác. Trong quá trình công tác nếu có biến động thông tin của nhân viên như chuyển đổi phòng ban, chuyển công tác.... thì dữ liệu phải được cập nhật Định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo Công ty. Thống kê in ấn Dữ liệu tại thời điểm bất kỳ nào về bất kỳ nhân viên nào theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo. Trong thời điểm hiện tại Công ty còn quản lý theo công tác thủ công dẫn đến tốn nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa chữa, xoá, tim kiếm thông tin do đó không đáp ứng được yêu cầu về thời gian và độ chính xác của các bảng báo cáo điều này làm ảnh hưởng và gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhược điểm trên đòi hỏi phải có hệ thống quản lý mới Yêu cầu của hệ thống mới là phải thiết kế một hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ mới cho cơ quan và hệ thống đó phải được ứng dụng thực tế và ứng dụng tin học một cách khả thi, đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới, phải thuận tiện an toàn hiệu qủa cao. Vì thế, để thực hiện được các mục tiêu trên thì hệ thống cần phải làm được những công việc sau: +/ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác cao +/ Xem, Sửa, Xoá một cách rõ ràng +/ Tìm kiếm thông tin một cách nhanh tróng chính xác +/ Chương trình sử dụng đơn giản nhiều người có thể sử dụng được. 2./ Các thông tin đầu vào - Gồm các thông tin phục vụ cho việc cập nhật hồ sơ ban đầu có các thông tin như sau * Thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viên Gồm các thông tin về: Họ tên Giới tính Năm sinh Nguyên quán Địa chỉ thường trú Dân tộc Tôn giáo Trình độ học vấn Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn ......... * Thông tin về bảng lương của CBCNV Bao gồm: Hệ số lương Mức lương Hệ số phụ cấp Hệ số CBCV Thời gian giữ bậc * Hệ thống các bảng Dữ liệu liên quan +/ Bảng chức vụ cung cấp các thông tin về chức vụ đảm nhiệm của CB +/ Bảng chuyên môn chứa thông tin về trình độ chuyên môn +/ Bảng Hợp đồng Lao động gồm các thông tin liên quan đến qúa trình lao động của cá nhân - Thông tin phục vụ cho việc cập nhật Dữ liệu +/ Bảng Danh mục phòng ban +/ Bảng Danh mục chức vụ +/ Bảng Quá trình công tác và Quá trình đào tạo +/ Bảng Hệ số lương các loại +/ Bảng Nâng lương: dùng để theo dõi diễn biến tăng giảm tiền lương 3./ Các thông tin đầu ra Thông tin đầu ra được kết xuất trên hai hướng chủ yếu đó là: - In ra màn hình - In ra máy in Hướng kết xuất thông tin ra có các loại báo cáo như sau: Các báo cáo nhanh phục vụ nhu cầu xem thông tin nhanh chóng của lãnh đạo. * In danh sách cán bộ theo phòng ban hiện có Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dịch vụ thương mại 1 Danh sách cán bộ Phòng ... STT Họ và tên Giới tính NTNS Trình độ Chuyên môn Hệ số lương Văn hoá Chính trị Tin học Ngoại ngữ 1 2 3 4 5 ..... Ngày.... tháng... năm... Người lập bảng Trưởng phòng Giám đốc  * In hồ sơ của từng cán bộ cụ thể Tổng Công ty dệt may VN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Công ty Dvtm số 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hồ sơ cán bộ Họ và tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Số CMND Ngày cấp Nơi cấp Quê quán Địa chỉ thường trú Dân tộc Tôn giáo Thành phần gia đình Thành phần bản thân Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn Trình độ ngoại ngữ Trình độ học vấn Ngày vào Đảng Nơi kết nạp Ngày vào cơ quan Phòng/ ban Chức vụ Công việc đảm nhận Số Hợp đồng LĐ Loại hợp đồng Hệ số Lương Mức lương ảnh * Danh sách cán bộ đã đến hạn lên lương Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dịch vụ thương mại 1 Danh sách đề nghị nâng lương Ngày ... tháng...năm STT Họ và tên NTNS Phòng HS Lương Mức lương Ngày đến hạn Ngày đề nghị nâng lương Hệ số lương mới 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 .... Ngày ... tháng ... năm... Lập bảng Trưởng phòng Giám đốc Báo cáo các cán bộ được nâng lương lên mức lương mới * in danh sách lao động tiền lương của cán bộ công nhân viên Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dịch vụ thương mại 1 Danh sách lao động tiền lương Ngày ... tháng...năm STT Họ và tên Năm sinh Phòng Công việc đảm nhận Hệ số lương Mức lương Phụ cấp Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ... Ngày ... tháng ... năm... Lập bảng Trưởng phòng Giám đốc * In danh sách cán bộ theo các điều kiện lọc khác nhau Ví dụ thống kê theo chức vụ và chuyên môn Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dịch vụ thương mại 1 Danh sách cán bộ (thống kê theo chức vụ và chuyên môn ) Ngày ... tháng...năm STT Họ và tên Ngày sinh Phòng ban Chức vụ Trình độ chuyên môn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 .... Ngày ... tháng ... năm... Lập bảng Trưởng phòng Giám đốc Hệ số lương Ngày vào cơ quan Ngày kết nạp Đảng Ngày ... tháng ... năm... Giám đốc Trình độ Ngoại ngữ Chính trị Chuyên môn Văn hoá Báo cáo tổng hợp Chức vụ Trưởng phòng Phòng ban Địa chỉ Giới tính Ngày sinh Lập biểu Họ và tên STT II./ Thiết kế hệ thống 1./ Các ký hiệu sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống Trong qúa trình thiết kế hệ thống sử dụng một số ký hiệu như sau - Ký hiệu tác nhân bên ngoài Tác nhân bên ngoài Tác nhân bên ngoài là các tác nhân do một người hay một nhóm người tác động đến hệ thống quản lý các công việc như: thêm, bớt, sửa, xoá, thông tin - Kho Dữ liệu Kho dữ liệu Là nơi chứa thông tin để các chức năng có thể cập nhật - Chức năng hoạt động Chức năng Chức năng là quá trình xử lý thông tin, thông tin ban đầu thông qua các chức năng xử lý sau khi ra khỏi hệ thống sẽ trở thành thông tin có ích phục vụ cho công tác quản lý, trong quá trình thực hiện của chu trình thì thông tin ra là yếu tố quan trọng trong toàn bộ hệ thống cái mới sẽ luôn được cập nhật - Luồng thông tin Miêu tả việc lưu chuyển của thông tin đầu vào và thông tin đầu ra, dòng thông tin trên sơ đồ là một mũi tên trên đó có chỉ ra hướng đi của luồng thông tin đó bên cạnh đó càn có chú thích đó là thông tin loại nào đi vào đâu và đi ra đâu. 2./ Thiết kế hệ thống Trong thực tế tuỳ theo đặc điểm, nhiệm vụ của từng cơ quan mà hệ thống quản lý hồ sơ có các chức năng cụ thể khác nhau vì thế qúa trình thiết kế đòi hỏi phải đưa ra được các chức năng có tính phù hợp, hệ thống có các chức năng được mô tả như sau Chức năng cơ bản của hệ thống Quản lý hồ sơ Cập nhật HS Tra cứu tìm kiếm Lập báo cáo Từ chức năng cơ bản ta phân cấp cụ thể hoá thành các chức năng nhỏ hơn Biểu đổ Phân cấp Chức năng cập nhật hồ sơ Cập nhật HS Nhập hồ sơ Kiểm tra Xử lý Chức năng này cho phép thêm mới nội dung xem sửa và xoá thông tin về nhân viên Biểu đồ phân cấp Chức năng tra cứu tìm kiếm Tra cứu tìm kiếm Cập nhập thông tin Tìm kiếm theo điều kiện Hiện thông tin Thống kê Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng theo điều kiện người dùng đưa ra Biểu đồ phân cấp Chức năng lập báo cáo Lập báo cáo Danh sách lao động thời Điểm Danh sách cán bộ theo phòng ban Danh sách lao động tiền lương a) Sơ đồ ngữ cảnh Quá trình phân tích đã xây dựng được hệ thống quản lý ở giai đoạn đầu, sơ đồ này diễn tả các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ giữa các quá trình xử lý và mối quan hệ của các tác nhân tới hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý nhân sự Quản lý hồ sơ cán bộ Ban lãnh đạo Nhân viên Báo cáo Yêu cầu Nhập thông tin Qua sơ đồ trên ta thấy mỗi một cơ quan đều có ban lãnh đạo và nhân viên làm việc, đối với hệ thống quản lý hồ sơ đều phải khai báo đầy đủ các thông tin về sơ yếu lí lịch bản thân như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, điện thoại .... Bộ phận quản lý sẽ xem xét và tiếp nhận hồ sơ sau đó sẽ cập nhật thông tin một cách đầy đủ và chính xác. Khi có yêu cầu cung cấp thông tin về cá nhân nào đó thì cán bộ quản lý sẽ lập báo cáo và cung cấp các thông tin cần thiết. b) Các sơ đồ Luồng Dữ liệu (DFD) cho các chức năng của hệ thống Sơ đồ trên chỉ là tổng quát chưa chỉ ra được chức năng cụ thể của hệ thống chưa vạch ra được chi tiết các vấn đề phát sinh xảy ra khi thực hiện chương trình. Vì thế để chi tiết hoá các chức năng của hệ thống phải phân tích chức năng quản lý hồ sơ cán bộ thành các chức năng nhỏ hơn: Quá trình phân cấp chức năng thành 4 chức năng cơ bản tương ứng với từng bộ phận +/ Chức năng cập nhật thông tin Khi có những thay đổi trong hồ sơ như thay đổi điều kiện làm việc, qúa trình công tác, quá trình đào tạo, thay đổi mức lương.... thì phải cập nhật thêm thông tin và bổ sung các thông tin còn thiếu. Phần cập nhật phải đảm bảo tính năng sửa thông tin về hồ sơ lưu trữ cho phù hợp với thực tế từng thời điểm. +/ Chức năng cập nhật hồ sơ. Cập nhật các thông tin ban đầu về nhân viên. Ngoài ra qua thời gian công tác có nhân viên mới bổ sung và có nhân viên chuyển công tác hoặc thôi công tác vì vậy phần cập nhật còn phải đảm bảo nhập thêm hồ sơ mới và huỷ hồ sơ của các nhân viên chuyển hoặc thôi công tác. Để đảm bảo tính chặt chẽ về mặt quản lý thì tất cả các hồ sơ của nhân viên phải được lưu vào kho hồ sơ. +/ Chức năng tìm kiếm thống kê Phần này đảm bảo chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên hiện đang công tác theo một điều kiện nào đấy. Để thuận tiện nhanh chóng phần tìm kiếm này ta có thể tìm kiếm theo một số chỉ tiêu như: họ tên hoặc mã cán bộ, tên phòng ban, chức vụ... +/ Chức năng thống kê lập báo cáo Đây là phần công việc đảm bảo cho chức năng thống kê về hồ sơ cán bộ và báo cáo thống kê theo số năm công tác của mỗi cán bộ công nhân viên. Sơ đồ dfd chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin Nhân viên Cập nhật thông tiN Yêu cầu tìm kiếm Hồ sơ cán bộ Tìm kiếm Thông báo Nhân viên Thống kê theo phòng Thống kê toàn cơ quan Thống kê theo yêu cầu bất kỳ In hồ sơ Hồ sơ Ban lãnh đạo Sơ đồ dfd chức năng thống kê Sơ đồ trên miêu tả cụ thể chức năng thống kê báo cáo +) Thống kê theo số năm công tác +) Báo cáo danh danh sách theo từng phòng ban +) Báo cáo theo hệ số lương +) In hồ sơ sơ đồ dfd chức năng cập nhật hồ sơ Nhân viên Nhập hồ sơ Hồ sơ Xem, sửa  hồ sơ Huỷ hồ sơ Hồ sơ nhân sự Xem hồ sơ nhân sự Ban lãnh đạo Thông tin liên quan Sơ đồ chức năng cập nhật hồ sơ gồm các chức năng con: +) Nhập hồ sơ cán bộ +) Xem, Sửa, Xóa thông tin dữ liệu +) Xem hồ sơ lưu +) In Hồ sơ 3./ Xác định các quan hệ thực thể Ngoại Ngữ N:1 maNN TENNN Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh nguyenquan diachi Machucvu Chucvu Dantoc Phongban Quoctich Socmnd Noicap Tdhocvan tdvanhoa ngayvaodang dangvien Machuyenmon Tdchuyenmon Mapb tpgiadinh tpbanthan Tongiao mAnn Mapb Tenpb Diachi dienthoai N:1 Tôn giáo Chuyên môn Phòng ban Chức vụ Quá trình đào tạo 1:1 N:1 N:1 Hồ sơ nhân viên Quá trình công tác Hợp đồng LĐ 1:1 N:1 matongiao tentongiao 1:1 Macb maChucvu chucvu mapb tenpb nhiemvu tungay denngay Macb MaheDT Tenhedt Machuyenmon Chuyenmon Mahocvan Hocvan Tungay Denngay machuyenmon chuyenmon Sohdld Macb Ngaybd Ngayhd Hesoluong Loaihd Mucluong Phucap hesocbcv Machucvu Tenchucvu ghichu 4./ Các thuật toán sử dụng trong thiết kế chương trình Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trên máy tính, mỗi cơ quan đều có hướng quản lý gần giống nhau. Tuy nhiên trong khâu xử lý dữ liệu thì có sự khác nhau do đó có các cấu trúc thuật toán khác nhau với mỗi cơ sở dữ liệu ta có thể thêm mới, tìm kiếm thay thế, sửa đổi bổ sung điều đó phụ thuộc vào thuật toán được sử dụng như thế nào và sử dụng ra sao. Để viết chương trình được khả thi thì đòi hỏi trước tiên phải có thuật toán đúng đủ, chính xác, và phải đáp ứng tốt nhất các tình huống của bài toán làm sao giải quyết được bài toán một cách nhanh nhất, hiệu qủa và tối ưu nhất Trong bài toán quản lý hồ sơ ta có một số thuật toán cơ bản như sau: a) Thuật toán Nhập dữ liệu K C C Bắt đầu Mở tệp Tạo bản ghi trắng Nhập dữ liệu vào bản ghi trắng Có lưu DL vừa nhập không Đóng tệp Kết thúc Có tiếp tục không K b) Thuật toán Tìm kiếm dữ liệu K K C C C K Bắt đầu Thiết lập môi trường làm việc Nhập mã cần tìm Có cần tìm không Nhập điều kiện tìm Có bản ghi thoả mãn không Thiết lập môi trường làm việc Thiết lập môi trường làm việc Có tìm nữa không Kết thúc Thông báo không có c) Thuật toán Thống kê C K C K Bắt đầu Thông báo không có Kết thúc Mở tệp Nhập điều kiện thống kê Có bản ghi nào thoả mãn C Thống kê tất cả Hiện các bản ghi thống kê Có in không? Có thống kê nữa không K In d) Thuật toán Sửa Dữ liệu Sửa Hiện bản ghi cần sửa C Bắt đầu Thiết lập môi trường làm việc Có mã này không C Có nhập nữa không Nhập mã sửa Kết thúc K Không có mã này K Chương III thiết kế cài đặt ứng dụng quản lý hồ sơ cán bộ I./ Giới thiệu chung về ứng dụng 1./ Mục đích Quản lý hồ sơ cán bộ là công việc của phòng TCHC được ban giám đốc phân công theo dõi tình hình thay đổi biến động số lượng cán bộ đồng thời được giao nhiệm vụ quản lý tất cả các hồ sơ của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Vì thế yêu cầu đặt ra là cần phải xây dựng được một chương trình ứng dụng trên máy vi tính để trợ giúp cho công tác quản lý này sao cho có thể đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc và tận dụng được tối đa về mặt thời gian cũng như không gian lưu trữ, không những thế chương trình ứng dụng còn phải xây dựng được các bảng báo cáo theo từng tháng, quý, năm ngoài ra còn phải lên được các thông tin cụ thể về quá trình học tập quá trình công tác và thông tin sơ yếu lý lịch của từng cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Việc xây dựng ứng dụng Quản lý hồ sơ cán bộ đem lại hiệu quả tối ưu trong công việc đó là: +/ Tạo được tính tập trung trong quản lý hồ sơ +/ Lên được bộ dữ liệu thống nhất, giúp dễ dàng cập nhật mỗi khi có thay đổi về nhân sự +/ Tận dụng tối đa hiệu quả khai thác máy tính điện tử và sử dụng tối đa sự hỗ trợ của máy tính ứng dụng Quản lý hồ sơ cán bộ có các chức năng sau: Nhập thông tin về cán bộ: yêu cầu các thông tin phải được cung cấp đầy đủ chẳng hạn như; họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, địa chỉ thường trú, trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá.... Chức năng cập nhật thông tin: Chức năng này sẽ cho phép cập nhật những thông tin có liên quan đến việc xử lý dữ liệu về cán bộ công nhân viên. Ví dụ khi cơ quan muốn mở rộng thêm quy mô hoạt động hoặc mở rộng sản xuất khi đó sẽ bổ sung thêm phòng ban mới, bổ sung cán bộ mới, thông qua chức năng cập nhật thì thông tin đó sẽ được cập nhật vào các bảng CSDL. Chức năng tìm kiếm thống kê: Người sử dụng có thể sử dụng chức năng này để tìm thông tin hay thống kê thông tin về cá nhân của cán bộ. Chức năng lập báo cáo: Khi người dùng muốn có bản báo cáo về thông tin của bất cứ lĩnh vực liên quan nào đến cá nhân người nào đó thì chức năng này sẽ đáp ứng đầy đủ nhanh chóng và chính xác. 2./ Các thành phần của ứng dụng Các thành phần của ứng dụng bao gồm: - Các bảng CSDL dùng để lưu trữ thông tin giúp chương trình xử lý, các bảng đó gồm: Bảng Hồ sơ nhân viên, Chức vụ, Chuyên môn, Hệ số lương, Dân tộc, Hệ đào tạo, Học vấn, Hợp đồng lao động, Quá trình công tác, Quá trình đào tạo, Tỉnh thành, Tôn giáo, Ngoại ngữ, Văn hoá, Quốc tịch. - Các mẫu biểu (Form) : dùng để tạo các giao diện người dùng và máy tính hay để hiện thông tin từ các bảng CSDL cho phép bổ sung sửa chữa hay xoá thông tin trong bảng CSDL - Các báo cáo (Report ) dùng để đưa thông tin ra màn hình, in dữ liệu từ các bảng CSDL II./ Thiết kế Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) quản lý hồ sơ cán bộ Quá trình thiết kế xây dựng CSDL sử dụng cơ sở dữ liệu ACCESS Cấu trúc CSDL bao gồm các bảng dữ liệu (Table) chứa các thông tin cần thiết để thực hiện việc quản lý. Cấu trúc bảng dữ liệu bao gồm các trường (Field) và các bản ghi (Record) chứa thông tin của đối tượng quản lý. Mỗi trường phải được xác định một kiểu dữ liệu duy nhất phù hợp với yêu cầu bài toán. Hệ quản trị CSDL Access có các kiểu dữ liệu như sau Kiểu Text: Đây là kiểu dữ liệu rộng nhất trong các kiểu dữ liệu mà access quản lý. Nó bao gồm các ký tự, chữ, chữ số đối với kiểu này rất hay được sử dụng để trình bày thông tin về tên tuổi, điạ chỉ, quê quán, số điện thoại.... giới hạn của kiểu dữ liệu này từ 0 đến 255 ký tự Kiểu Memo: Có chức năng như kiểu Text có thể chứa văn bản dài dòng như lời chú thích, mô tả đặc điểm của một nhóm cá thể, tóm tắt nội dung cuốn sách.... Kích thước của kiểu dữ liệu này có thể chứa tới 64000 ký tự. Kiểu Date/Time: Lưu trữ dữ liệu kiểu ngày tháng. Kiểu Number: Đây là kiểu dữ liệu số, với kiểu này có thể là dữ liệu kiểu. Nguyên (Integer) chứa các số nguyên trong 2 byte, Single - Chứa các số thực chính xác đơn trong 4 byte, Double - Chứa các só thực chính xác đến 8 byte , Byte - Số nguyên chứa trong 1 byte. Đối với kiểu Dữ liệu này có thể chứa những số tham gia vào các phép tính số học Kiểu Currency: Đây là kiểu dữ liệu lưu trữ thông tin theo định dạng tiền tệ. Kiểu Auto Number Với kiểu này thì dữ liệu sẽ tăng lên 1 sau khi thêm bản ghi mới. Kiểu OLE Object Chứa các đối tượng (như tài liệu soạn trong MicroSoft WORD bảng tính EXCEL, bức tranh, bản nhạc....) tạo ra nhờ các chương trình khác theo giao thức OLE - Gao thức kết nối và nhúng đối tượng Yes/No Giống với kiểu DL Boolean và chỉ nhận một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE trong ACCESS Yes tương đương với True còn No tương đương với False. Kiểu HyperLink cho phép ta tạo một siêu liên kết có thể sử dụng để liên kết đến các tài liệu khác hoặc có thể liên kết đến một địa chỉ nào đó trên mạng máy tính. Thiết kế CSDL là một công việc giúp người sử dụng quản lý thôn tin thôn qua các bản ghi. Các bảng dữ liệu có cấu trúc chặt chẽ sẽ giúp cho chức năng quản lý thông tin một cách chính xác cao. Việc thiết kế các trường DL phải đảm bảo đầy đủ về mặt nội dung và thể hiện rõ chức năng của từng trường. Các bước thiết kế CSDL có vai trò quan trọng đảm bảo được tính thống nhất, cần thiết để trong quá trình sử dụng đưa thông tin ra một cách chính xác không thừa cũng không thiếu, đảm bảo được tính khoa học và cần thiết để sau này còn có thể nâng cấp và bổ sung phát triển thêm. Qúa trình phân tích, tìm hiểu bài toán ta có thể đưa ra các bảng CSDL như sau._.