Phân tích & thiết kế chương trình quản lý hợp đồng bảo hiểm

góp phần đảm bảo an ninh năng lượng, an ninh quốc phòng cho đất nước. Ngành dầu khí với số vốn đầu tư vô cùng lớn lại có phạm vi hoạt động rất rộng, ở trên bờ, thềm lục địa, vùng nước sâu xa bờ, vùng chồng lấn...nên các sự cố bất thường là điều khó tránh khỏi, thậm chí có thể xảy ra thảm hoạ nếu việc quản lý rủi ro không được kiểm soát tốt. Chính vì vậy, việc thành lập một công ty bảo hiểm chuyên ngành là một tất yếu khách quan, nhằm tư vấn về công tác quản lý rủi ro và thu xếp bảo hiểm tài sản và con người cho toàn ngành dầu khí. Năm 1996, chính phủ đã có quyết định thành lập Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam và ngay từ khi ra đời Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam đã đáp ứng được đòi hỏi khách quan đó và hơn thế nữa công ty đã tạo được nguồn thu cho ngân sách và cho Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Trong mười năm qua, bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã có những bước phát triển vượt bậc. Một mặt, đảm bảo an toàn cho tài sản và con người của ngành dầu khí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, doanh thu tăng nhanh từ hơn 50 tỷ đồng năm 1996 lên xấp xỉ 800 tỷ đồng năm 2005. Dầu khí là ngành kinh tế trọng điểm quốc gia, có vốn đầu tư rất lớn và độ rủi ro cao. Tham gia vào thăm dò khai thác dầu khí ở Việt Nam là hàng loạt các tập đoàn kinh tế quốc tế lớn. Tổng công ty dầu khí Việt Nam ngoài việc quản lý triển khai công tác dầu khí ở Việt Nam cũng đang từng bước vươn mạnh ra thị trường quốc tế, việc thành lập công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam với nhiệm vụ xây dựng chương trình quản lý rủi ro đảm bảo an toàn tài sản, hoạt động của ngành dầu khí và trực tiếp kinh doanh sinh lợi. Ngày 23 tháng 1 năm 1996, Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam (BHDK VN) được thành lập. Với lợi thế của ngành dầu khí, sự phát triển của BHDK VN trong 10 năm qua đã được đánh dấu bằng những bước tiến vững vàng, khẳng định với khách hàng hình ảnh một thương hiệu mạnh với tập thể đội ngũ lãnh đạo, cán bộ nhân viên đoàn kết, năng động và chuyên nghiệp. Trong giai đoạn 5 năm đầu tiên (1996 – 2000), BHDK VN đã duy trì và củng cố hoạt động của mình với tổng doanh thu đạt 514 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước trên 48 tỷ và 30 tỷ đồng lợi nhuận. Đây là giai đoạn công ty xây dựng cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ nhân viên để chuẩn bị cho các bước phát triển trong tương lai. Năm 2001, thị trường bảo hiểm phải đối mặt với biến động lớn, hàng loạt các tổn thất nghiêm trọng do thảm hoạ thiên tai, khủng bố, khủng hoảng kinh tế khu vực. Đặc biệt sau sự kiện khủng bố, khủng hoảng kinh tế khu vực. Đặc biệt sau 11/9, thị trường bảo hiểm quốc tế hầu như đóng băng, nhiều nhà bảo hiểm rút lui khỏi thị trường, nhưng với giải pháp hợp lý trong kinh doanh, BHDK VN đã vượt qua khó khăn, thu xếp bảo hiểm an toàn, cấp đơn bảo hiểm đạt chuẩn quốc tế cho tài sản, hoạt động của khách hàng mà điển hình là thành công trong công tác bảo hiểm cho XNLD VSP, đơn vị có giá trị tài sản lớn nhất Việt Nam. Đây chính là thời điểm khẳng định vị thế của BHDK VN: doanh thu đạt187 tỷ đồng, tăng 167% so với năm 2000, các nhà bảo hiểm và môi giới quốc tế nhìn nhận vai trò chủ đạo của BHDK VN trên thị trường bảo hiểm năng lượng Việt Nam. Từ năm 2002, BHDK VN đã tận dụng lợi thế thương hiệu và nằng lực tài chính để vươn lên thống lĩnh thị trường bảo hiểm năng lượng Việt Nam, dẫn đầu thị trường ở lĩnh vực bảo hiểm hàng hải, xây dựng lắp đặt. Đặc biệt, năm 2004 và 2005, BHDKVN đã có bước trưởng thành quan trọng về cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho các dự án dầu khí lớn tại nước ngoài như đồng bảo hiểm cho dự án xây lắp giàn khai thác của nhà thầu KNOC tại Hàn Quốc, đồng bảo hiểm cho các mỏ MP3 CAA ở khu vực khai thác chung MP3 thuộc vùng chồng lấn giữa Malaysia – Việt Nam, bảo hiểm cho 03 giếng khoan thăm dò ở Agieria, bảo hiểm đóng giàn khoan 90m nước của nhà thầu Keppel Fels ở Singapore. Gần đây nhất là việc đàm phán hoàn tất chuyển giao chương trình bảo hiểm tàu FPSO MV9 của nhà thầu Modec/Mitsui Nhật Bản cho BHDK Việt Nam...,nâng tổng số phí bảo hiểm thu của các công ty nước ngoài lên hàng chục triệu USD. Ngoài ra, BHDKVN còn tăng cường nhận tái bảo hiểm từ Triều Tiên, Trung Quốc... Công ty đã thành lập các chi nhánh khu vực và phát triển mạng lưới đại lý chuyên nghiệp trên khắp các tỉnh thành trong cả nước. Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 được công ty áp dụng hiệu qủa từ năm 2002 đã giúp kiểm soát chặt chẽ quy trình cấp đơn bảo hiểm và kiểm soát nội bộ đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Doanh thu tăng trưởng từ năm 2002 lần lượt đạt498 tỷ đồng, 592 tỷ đồng, 610 tỷ đồng, tổng số nộp ngân sách đạt xấp xỉ 800 tỷ đồng. Ước tính tổng doanh thu giai đoạn 2001 – 2005 sẽ đạt trên 600% so với giai đoạn 1996 – 2000. Công tác bồi trường bảo hiểm luôn được BHDK VN tiến hành kịp thời, nhanh chóng, thoả đáng, đúng luật và đảm bảo quyền lợi của khách hàng. Hàng năm, BHDKVN giải quyết hàng ngàn vụ bồi thường lên tới hàng trăm tỷ đồng. Hiện nay, công ty đang tiếp tục xem xét bồi thường các vụ tổn thất phát sinh ước tính trên 600 tỷ đồng cho khách hàng. Song song với kinh doanh bảo hiểm, BHDK VN đã sử dụng các quỹ dự phòng và tiền kinh doanh nhàn rỗi khoảng 350 tỷ đồng/năm để đầu tư vào các công trình có lợi nhuận cao của ngành dầu khí, đầu tư tiền gửi, kì phiếu, trái phiếu, kinh doanh chứng khoán, liên doanh liên kết... Hoạt động đầu tư tài chính đã đem lại kết quả tốt, lợi nhuận đầu tư hàng năm đạt 20 – 25 tỷ đồng, nâng cao năng lực phục vụ khách hàng. Bảo Hiểm Dầu khí Việt Nam đang ngày càng khẳng định vị thế trên thị trường bảo hiểm Việt Nam và quốc tế, xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với chiến lược xây dựng tập đoàn ngành dầu khí vững mạnh. Với sự hỗ trợ mạnh mẽ của khách hàng cùng nỗ lực của chính mình, BHDKVN đã sẵn sàng trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước. 1.1.2. Chức năng của cơ quan 1.1.2.1. Các loại hình bảo hiểm Bảo hiểm năng lượng: Bảo hiểm trách nhiệm toàn diện đối với những thiệt hại về người và tài sản của các nhà điều hành thuê khai thác dầu khí,các nhà thầu khoan và các nhà thầu cung ứng dịch vụ cho giếng dầu hoặc khí, bảo hiểm rủi ro xà lan khoan/giàn khoan di động, bảo hiểm rủi ro giàn khoan cố định, bảo hiểm rủi ro thiết bị giếng khoan dầu và khí, bảo hiểm thăm dò và phát triển năng lượng (Bảo hiểm khống chế giếng), bảo hiểm dự án xây dụng lắp đặt ngoài khơi. Bảo hiểm hàng hải: bảo hiểm thânz tàu, bảo hiểm TNDS chủ tàu, bảo hiểm tai nạn thuyền viên, bảo hiểm hàng hoá(vận chuyển đường không, đường sắt, đường bộ và đường thuỷ). Bảo hiểm kỹ thuật: bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng, bảo hiểm mọi rủi ro lắp đặt, bảo hiểm thiết bị điện tử, bảo hiểm đổ vỡ máy móc, bảo hiểm mọi rủi ro công nghiệp, bảo hiểm gián đoạn kinh doanh. Bảo hiểm tài sản: bảo hiểm mọi rủi ro tài sản, bảo hiểm hoả hoạn và rủi ro đặc biệt, bảo hiểm tiền, bảo hiểm trộm cắp, bảo hiểm thiệt hại nhà tư nhân Bảo hiểm trách nhiệm: bảo hiểm trách nhiệm cho người thứ 3, bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm, bảo hiểm trách nhiệm bồi thường cho người lao động, bảo hiểm trách nhiệm công cộng, bảo hiểm bồi thường trách nhiệm nghề nghiệp rủi ro tư vấn thiết kế, bảo hiểm trách nhiệm nghề ghiệp, điều khoản bảo hiểm bồi thường cho người lao động trong các doanh nghiệp xây dựng, lắp đặt(bắt buộc ). Bảo hiểm con người: bảo hiểm tai nạn cá nhân, bảo hiểm sinh mạng cá nhân, bảo hiểm trợ cấp nằm viện và phẫu thuật, bảo hiểm con người kết hợp, bảo hiểm du lịch trong nước, bảo hiểm người Việt Nam du lịch nước ngoài, bảo hiểm tai nạn cá nhân đối với người nước ngoài MTN>10,000 USD. Bảo hiểm xe cơ giới: bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với người thứ ba và đối với hành khách trên xe, bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với hàng hoá trở trên xe, bảo hiểm thiệt hại xe cơ giới, bảo hiểm tai nạn lái phụ xe và người ngồi sau xe máy, người ngồi trên xe ô tô, bảo hiểm kết hợp xe cơ giới. Bảo hiểm y tế tự nguyện Bảo hiểm chi phí y tế và vận chuyển cấp cứu Bảo hiểm khác 1.1.2.2. Hợp tác và tái bảo hiểm Đây là một trong các ưu tiên hàng đầu của Bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam. Việc bảo hiểm cho các công trình lớn trong lĩnh vực Dầu khí, hàng không, phí bảo hiểm do thị trường quốc tế quyết định. Vì vậy bảo hiểm dầu khí Việt Nam luôn quan tâm mở rộng, quan hệ tốt với các nhà bảo hiểm và môi giới bảo hiểm quốc tế để có mức phí cạnh tranh nhất phục vụ khách hàng. Mặt khác, hiện nay năng lực của các công ty bảo hiểm trong nước chưa mạnh, thường chỉ giữ được khoảng 5%-7% của mỗi chương trình bảo hiểm lớn thì việc mở rộng các chương trình tái bảo hiểm cố định sẽ là điều kiện bảo hiểm an toàn nhất cho khách hàng. 1.1.2.3. Hoạt động đầu tư Với số vốn điều lệ và các quỹ dự phòng >800 tỷ đồng và các khoản tiền nhàn rỗi trong kinh doanh, Bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã đầu tư hiệu quả vào các dự án lớn như: Tàu chứa dầu, dự án phân phối khí thấp áp, các dự án đóng tàu và trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán… Khách hàng chính của công ty STT Khách hàng GTBH/GHBH (triệu USD) Phí BH 1 XN LD Vietsovpetro 292.7 7.14 2 XN Dịch vụ kĩ thuật Dầu Khí (PTSC) 57.7 1.13 3 Cty Vận tải Dầu Khí (PVTrans) 29.5 0.29 4 Vitranschart 23.5 0.26 5 Visco 14.7 0.17 6 Vinalines 292.7 7.14 7 Inlaco (Sài Gòn) 57.7 1.13 8 Shinpetro 29.5 0.29 9 Inlaco 23.3 0.26 10 Vinafco 14.7 0.17 1.1.3. Sơ đồ tổ chức của tổng công ty BHDK VN BAN TỔNG GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH KV TP. HỒ CHÍ MINH CHI NHÁNH KV NAM TRUNG BỘ CHI NHÁNH KV ĐÀ NẴNG CHI NHÁNH KV BẮC TRUNG BỘ P. BẢO HIỂM KỸ THUẬT P. BẢO HIỂM HÀNG HẢI P. BẢO HIỂM NĂNG LƯỢNG KHỐI KINH DOANH CHI NHÁNH KV ĐÔNG BẮC CHI NHÁNH KV TÂY BẮC CHI NHÁNH KV DUYÊN HẢI CÁC CHI NHÁNH & CÁC ĐẠI LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHI CHI NHÁNH KV ĐỒNG NAINHÁNH KV ĐỒNG NAI CHI NHÁNH KV ĐÔNG NAM P. TÁI BẢO HIỂM P. PHÁT TRIỂN KINH DOANH P. KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ P. TỔ CHỨC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG KHỐI QUẢN LÝ P. GIÁM DỊNH BỒI THƯỜNG P. KẾ TOÁN P. TIN HỌC THÔNG TIN P. ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH CÁC PHÒNG KINH DOANH KV VÀ ĐẠI LÝ CHUYÊN NGHIỆP 1.1.4. Cơ cấu tổ chức và nhân sự chi nhánh BHDK – KV Tây Bắc Về nhân sự Ban lãnh đạo chi nhánh công ty BHDK-KV Tây Bắc gồm - Ông Phạm Văn Hải – Giám đốc chi nhánh - Ông Đặng Văn Lanh – Phó giám đốc chi nhánh - Ông Trần Anh Tuấn - Phó giám đốc chi nhánh Chi nhánh Tây Bắc hiện có 33 cán bộ và nhân viên. 100% cán bộ, nhân viên của chi nhánh đều đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng và được đào tạo nghiệp vụ bảo hiểm. Đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty luôn được đào tạo nâng cao trình độc chuyên môn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Bên cạnh đó, chi nhánh còn có các cộng tác viên giàu kinh nghiệm tham gia từng công việc cụ thể. 1.1.5. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh công ty BHDK – KV Tây Bắc P.GIÁM ĐỐC P. PHÓ GIÁM ĐỐC P. HÀNH CHÍNH-KẾ TOÁN P. BAN DỰ ÁN P. BH TÀI SẢN P. BH HÀNG HẢI P. BH KỸ THUẬT P. BH XCG,CN,QLĐN P.GIÁM ĐỊNH, BỒI THƯỜNG P. HÀNH CHÍNH-TÀI CHÍNH Trong đó: Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo, quản lý và lấy thông tin từ phòng hành chính và phòng ban dự án. Phòng hành chính kế toán làm nhiệm vụ quản lý và thực hiện công tác nhân sự, lao động tiền lương đào tạo, thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh trong chi nhánh và định kì báo cáo kế toán thống kê. Bảo vệ an ninh của chi nhánh, chỉ đạo thực hiện chế độ chính sách pháp luật của nhà nước, thực hiện các nội quy, quy chế của chi nhánh, thực hiện tốt hệ thống quản lý của chi nhánh. Phòng bảo hiểm kĩ thuật kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm kĩ thuật, xây dựng lắp đặt tài sản, trách nhiệm, bảo hiểm trọn gói các dự án hạ nguồn của ngành dầu khí. Giúp giám đốc chỉ đạo kinh doanh đối với các lĩnh vực bảo hiểm kĩ thuật và thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc phân công. Phòng tái bảo hiểm làm nhiệm vụ bảo hiểm khách hàng trước rủi ro, các nhà tái bảo hiểm (TBH) có nhiệm vụ bảo hiểm các nhà bảo hiểm trước chính những rủi ro họ đã nhận từ khách hàng. Hình thức TBH như TBH theo hợp đồng cố định, TBH theo hình thức tạm thời, TBH tỷ lệ, TBH phi tỷ lệ, TBH vượt mức bồi thường… 1.1.6. Phòng ban nơi thực tập (P. Bảo hiểm Hàng hải) 1.1.6.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng bảo hiểm Hàng Hải Chức năng:Phòng Bảo hiểm Hàng Hải có chức năng kinh doanh, giúp giám đốc công ty chỉ đạo kinh doanh trong lĩnh vực hàng hải theo đúng pháp luật. Thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc phân công. Nhiệm vụ:Thực hiện công việc kinh doanh theo đúng quy trình quy định trong ISO 900:2000, bao gồm: Tiếp thị đánh giá rủi ro trước khi cấp đơn, cấp đơn bảo hiểm, phân tán rủi ro. Quản lý hoạt động kinh doanh của các đại lý bảo hiểm do phòng xây dựng. Thực hiện hợp tác kinh doanh với các công ty bảo hiểm khác và các môi giới bảo hiểm có quan hệ kinh doanh. 1.1.6.2. Lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm Phòng Bảo Hiểm Hàng Hải là một phòng kinh doanh mũi nhọn của công ty với ba loại hình dịch vụ chính: Bảo hiểm thân tàu, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu, bảo hiểm hàng hoá và một số loại hình bảo hiểm khác: bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm đóng tàu 1.1.6.3. Cơ cấu tổ chức nhân sự Phòng bảo hiểm hàng hải có 5 thành viên: Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng. Chú Trần Bắc - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải. Chị Lại Thu Hà - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải. Chị Nguyễn Thị Hạnh - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải. Anh Bùi Nhật Huy - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải. 1.1.6.4. Tình trạng trang bị tin học hoá của phòng BH Hàng Hải Phòng kinh doanh Hàng Hải là phòng kinh doanh trực thuộc công ty BH Dầu Khí Việt Nam -Chi nhánh khu vực Tây Bắc có 5 nhân viên khai thác, kinh doanh và quản lý các dịch vụ bảo hiểm: bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm con người, bảo hiểm xe cơ giới…Thực trạng tin học hoá của phòng kinh doanh Hàng Hải hiện nay như sau: STT Loại thiết bị Số lượng Tình trạng 1 Máy chủ: Genuinel Intel X86 01 Hoạt động tốt 2 Máy tính: IBM Pentium IV 02 Hoạt động tốt 3 Máy in HP Laser 1200 Series 01 Hoạt động tốt Với số lượng và chủng loại thiết bị tin học hầu hết có chất lượng và vẫn hoạt động tốt, nhưng hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin tại phòng kinh doanh Hàng Hải mới chỉ phục vụ cho các công việc soạn thảo văn bản, tính toán và lưu trữ. Một số phần mềm được đưa vào ứng dụng như phần mềm kế toán: Fast và một số phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Office2000. Chi nhánh BH Dầu Khí - khu vực Tây Bắc được xây dựng hệ thống mạng LAN cho các phòng ban và mạng WAN cho toàn công ty. 1.2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu 1.2.1. Lý do lựa chọn đề tài Phòng kinh doanh Hàng Hải có nhiệm vụ khai thác bảo hiểm, soạn thảo, kí kết và quản lý các hợp đồng và các loại giấy tờ có liên quan. Số lượng hợp đồng bảo hiểm không ngừng tăng lên là một dấu hiệu tốt đối với các công ty bảo hiểm, nhưng nó làm phát sinh vấn đề là việc quản lý hợp đồng lại trở nên phức tạp. Do hợp đồng bảo hiểm rất đa dạng và phức tạp, thời gian thường kéo dài, trong quá trình thực hiện lại có rất nhiều tình huống phát sinh phải sửa đổi, huỷ bỏ, đình chỉ, treo hợp đồng…Vì vậy quản lý hợp đồng bảo hiểm là công việc trọng tâm trong quản trị khách hàng bảo hiểm. Mọi hợp đồng bảo hiểm đều phải được đánh số theo trình tự thời gian, theo loại hình bảo hiểm, theo sản phẩm bảo hiểm, theo loại khách hàng. Số hợp đồng bảo hiểm đã được kí kết phải được tổ chức lưu trữ sao cho dễ dàng tra cứu và cập nhật bổ xung. Mà hiện nay việc quản lý hợp đồng trên sổ sách, giấy tờ gây nên quá tải trong việc lưu trữ và tìm kiếm rất khó khăn. Chính vì vậy qua một thời gian học tập và nghiên cứu tại phòng bảo hiểm Hàng Hải, em quyết định lựa chọn đề tài: "Phân tích, thiết kế chương trình quản lý hợp đồng bảo hiểm tại phòng kinh doanh hàng hải thuộc công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam - Chi nhánh khu vực Tây Bắc". 1.2.2. Mô tả về đề tài Mục tiêu của đề tài: Mục tiêu lớn nhất của đề tài là được người dùng chấp nhận sử dụng chương trình, vì vậy chương trình phải đáp ứng được yêu cầu cơ bản của 1 phần mềm: đơn giản nhưng đầy đủ các chức năng, dễ sử dụng, giao diện thân thiện, dễ dàng cài đặt. Khi sử dụng chương trình, người dùng có thể tra cứu các thông tin chi tiết từng hợp đồng như thông tin khách hàng, thông tin nghiệm thu hợp đồng, tổng số tiền bảo bảo hiểm trong kì, thông tin về dịch vụ khai thác… Đề tài này góp phần làm cho việc quản lý hợp đồng được gọn nhẹ và thường xuyên nắm được thông tin về hợp đồng đã kí kết của phòng kinh doanh Hàng Hải với các đơn vị bạn hàng khác đồng thời còn giúp người dùng có những bản báo cáo thường xuyên theo những chỉ tiêu khác nhau để trình ban lãnh đạo. Phạm vi ứng dụng: Đề tài này được xây dựng chủ yếu giải quyết vấn đề quản lý hợp đồng tại phòng kinh doanh Hàng Hải thuộc công ty BHDK VN. Thông tin đầu vào: Đây là phần mềm quản lý hợp đồng nên các thông tin đầu vào là các hợp đồng đã được kí kết, giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá( Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá xuát khẩu, nhập khẩu,hàng hoá vận chuyển nội địa), văn bản sửa đổi hợp đồng, biên bản xác nhận thiệt hại… Trong mỗi hợp đồng thường bao gồm các thông tin sau: Mã hợp đồng Tên hợp đồng (Cho biết hợp đồng thuộc loại hợp đồng nào) Ngày kí hợp đồng Tên khách hàng Giá trị bảo hiểm Tỷ lệ phí bảo hiểm Phí bảo hiểm thời hạn bảo hiểm hình thức thanh toán hình thức bồi thường Ngày hiệu lực Ngày đáo hạn Đại diện bên A Đại diện bên B Thông tin đầu ra là các báo cáo như: báo cáo theo khách hàng, báo cáo theo dịch vụ bảo hiểm, báo cáo theo mã hợp đồng… Báo cáo theo khách hàng có dạng sau STT Tên khách hàng Địa chỉ Người liên hệ- đơn vị Điện thoại Fax Mobile Mã số thuế Danh mục các dịch vụ bảo hiểm (01/01/2006-31/12/2006) STT Số KH đơn/ HĐ/SĐBS Ngày cấp đơn Tên dịch vụ Tên khách hàng Loại tiền MTN/GTBH 1.2.3. Phương pháp luận sử dụng để nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài em sử dụng các phương pháp thu thập thông tin sau: Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin là 2 công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất để thực hiện đề tài. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và tỷ mỉ về những khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc và vai trò của các thành viên, nội dung của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. 1.2.4. Kế hoạch để thực hiện đề tài Tiến độ về thời gian công tuần việc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. Tìm kiếm tài liệu và lựa chọn đề tài 2. Hoàn thành báo cáo tổng hợp 3. Xây dựng đề cương chi tiết. 4. Phân tích đề tài 5. Thiết kế 6. Lập trình 7. Cài đặt và hướng dẫn sử dụng CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG 2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin 2.1.1. Thông tin Đối với nhu cầu con người thông tin được xem như một đối tượng thường dùng nhất, thông tin chỉ ra nội dung những trao đổi giữa con người với môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. Thông tin có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như: hiểu biết, kiến thức, sự kiện, dữ liệu, báo cáo, tín hiệu, bit, mã… Thông tin quản lý Trong một tổ chức, mỗi nhà quản lý đều cần những thông tin chính xác để lập kế hoạch, tổ chức, quản lý và điều hành đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình. Hiêụ quả của việc quản lý liên quan mật thiết đến số lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Những lưồng thông tin luân chuyển trong hệ thống liên lạc của tổ chức đóng vai trò rất quan trọng, nó chi phối đến các quyết định của nhà quản lý. Một thông tin được coi là thông tin quản lý khi nó được sử dụng để đưa ra các quyết định của các nhà quản lý. Thông tin quản lý được phân làm ba cấp: Quản lý chiến lược, quản lý sách lược và quản lý tác nghiệp được minh hoạ bằng sư đồ sau. Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các mục tiêu của tổ chức và đường lối nhất quán với mục tiêu đó. Nhà quản lý ở mức sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối do mức chiến lược ấn định ra, do đó nhà quản lý sách lược phải xác định được nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện. Nhà quản lý ở mức tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhà quản lý ở mức sách lược đặt ra. 2.1.2. Hệ thống thông tin(HTTT) 2.1.2.1. Khái niệm về HTTT Một HTTT được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu, và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu giữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ giữ liệu. Mô hình tổng quan của một HTTT Các bộ phận của HTTT Hệ thống thông tin có các bộ phận sau: bộ phận đưa dữ liệu và, bộ phận xử lý, bộ phận lưu trữ và bộ phận đưa dữ liệu ra. Bộ phận đưa dữ liệu vào có chức năng như ghi lại một giao tác hay một sự kiện, chấp nhận câu hỏi (một yêu cầu về thông tin), trả lời cho lời nhắc (ví dụ như có hay không), thực hiện một lệnh hăng hạn như ghi tệp, in bản ghi hay sửa đổi một văn bản. Bộ phận xử lý thông tin có khả năng sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo trật tự nào đó. Thâm nhập, ghi, sửa đổi dữ liệu trong bộ nhớ, trình bày thông tin dưới dạng cô đọng, thường để phản ánh các con số tổng thể, lựa chọn các bản ghi theo tiêu chuẩn, thực hiện các phép toán số học và các phép toán logic. Bộ phận lưu trữ cho phép lưu trữ dữ liệu văn bản, hình ảnh và các thông tin số hoá khác để có thể dễ dàng gọi lại cho xử lý sau. Bộ phận đưa thông tin ra cho phép tạo ra đầu ra theo nhiều khuân dạng: sao cứng (in báo cáo, tài liệu thông báo), sao mềm (hiển thị tạm thời trên màn hình). 2.1.2.2. Hệ thống thông tin quản lý HTTT quản lý (Management Information System – MIS) là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu thập, truyền và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành một mục tiêu thống nhất. Đặc trưng của HTTT quản lý MIS hỗ trợ cho chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ. MIS dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng. MIS cung cấp cho các nhà quản lý các cấp tác nghiệp, sách lược, chiến lược khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tin theo thời gian nhưng phần lớn là thông tin có cấu trúc. MIS có thể thích ứng được với những thay đổi về nhu cầu thông tin của tổ chức. MIS cung cấp lớp vỏ an toàn cho hệ thống để giới hạn việc thâm nhập của các nhân viên không có quyền hạn. 2.1.2.3. Phân loại HTTT trong tổ chức Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra + Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transcction Processing System). + Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System). + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System). + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). + Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System For Competitive Advantage). Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ, được thể hiện qua sơ đồ sau: Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định 2.1.2.4. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Một HTTT có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau, khái niệm mô hình rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được dùng để mô tả hệ thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập xử lý phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi “cái gì” và “để làm gì?” chứ nó không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hay thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được hệ thống như: vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời điểm mà các hoạt động xử lýdữ liệu cùng xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào? Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của các thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình trả lời câu hỏi: Như thế nào? Cả ba mô hình đều có độ ổn định khác nhau trong đó mô hình logic có độ ổn định cao nhất và hay thay đổi nhiều nhất là mô hình vật lý trong. Trong một HTTT, với một mô hình vật lý ngoài có thể tồn tại nhiều mô hình vật lý trong tương ứng nên dựa vào thực tế chi phí, hiệu quả kỹ thuật và nhiều yếu tố liên quan để xét duyệt và lựa chọn mô hình vật lý trong sao cho phù hợp. Một HTTT thường được mô tả theo ba mô hình sau: Lưu trữ dữ liệu Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Thông tin ra Thông tin vào Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Đích Nguồn Một HTTT theo ba mô hình 2.2. Nguyên nhân dẫn đến viếc phát triển một HTTT 2.2.1. Những vấn đề về quản lý Trước khi có máy tính, vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp thực sự là rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ như việc truyền yêu cầu và mệnh lệnh từ giám đốc tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều người, tốn nhiều thời gian, thậm chí có thể bị sia lệch về nội dung. Trong khi đó nếu sử dụng HTTT trong doanh nghiệp và sự kết nối mạng, thông tin sẽ được truyền đi một cách nhanh chóng và chính xác, người quản lý có thể truyền mệnh lệnh trực tiếp cho cá nhân phụ trách công việc. Ngoài vấn đề về truyền đạt các yêu cầu và mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin như chính sách thuế, thông tin về khách hàng… cũng được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Căn cứ vào thông tin được cập nhật cán bộ quản lý có thể ra những quyết định nhanh chóng mang tính chiến lược. Ngày nay, cùng với sự phát triển rất nhanh của xã hội thì quy mô các doanh nghiệp cũng phát triển với tốc độ tương tự. Các tổ chức doanh nghiệp lớn không chỉ làm việc tại một cơ sở mà ở nhiều cơ sở, nhiều chi nhánh và đại lý ở khắp trong và ngoài nước, tuy vậy trụ sở chính thì chỉ ở một nơi. Do vậy việc quản lý ngày càng trở nên cực kỳ phức tạp. Vậy yêu cầu đặt ra là làm sao để các nhà quản lý có thể ngồi một chỗ mà vẫn có thể uản lý được mọi hoạt động của cơ quan? Để làm được điều đó bắt buộc người quản lý phải dựa vào công nghệ tin học, một HTTT hiện đại sẽ là phương pháp hữu hiệu nhất trong trường hợp này. 2.2.2. Yêu cầu của lãnh đạo Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết phát triển một HTTT mới. Người lãnh đạo trong cơ quan thì luôn cần các công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mình. Với một HTTT có tính chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ là một công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Các quyết định của nhà lãnh đạo liên quan trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của cơ quan. Để có được các quyết định đúng đắn thì nhf lãnh đạo cần những căn cứ xác đáng, các nguồn thông tin nội bộ hay bên ngoài đầy đủ và chính xác. Nếu có được một HTTT quản lý tốt thì việc thu thập thông tin sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều. 2.2.3. Yêu cầu của công nghệ Áp dụng công nghệ tiên tiến vào trong quản lý không chỉ của riêng cơ quan, doanh nghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chung của xã hội. Trên thực tế, công nghệ tiên tiến hiện đại cũng la một lợi thế thương mại của các công ty. Đặc biệt trong những năm gần đây, lợi thế thương mại này được cạnh tranh một cách gay gắt và trở thành cuộc chạy đua công nghệ trong các doanh nghiệp. Sự thành, bại của các doanh nghiệp cũng phụ thuộc cơ bản vào việc doanh nghiệp đó có áp dụng công nghệ tiên tiến nhất hay không? Nói đến việc áp dụng công nghệ mới thì chúng ta không thể chỉ nói đến công nghê trong sản xuất ma phải áp dụng cả trong công tác quản lý. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong tổ chức của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của mình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt, phải thay đổi khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Tuy nhiên sự thay đổi như vậy không thể thực hiện một cách nhanh chóng được, nó sẽ làm sáo trộn hệ thống quản lý cũng như sản xuất của tổ chức. Muốn vậy ta có thể áp dụng từ từ hệ thống mới để người sử dụng có thể làm quen với sự thay đổi và những chức năng hiện đại hơn. Cũng có những HTTT được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình bởi vì ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện có thể thực hiện điều đó. 2.2.4. Sự thay đổi về sách lược chính trị Một nguyên nhân rất quan trọng buộc các tổ chức phải thay đổi HTTT cũ đó là các chính sách của nhà nước. Các chính sách được đưa ra mang tính cưỡng chế thi hành và không có._.