Phân tích công việc là công cụ cơ bản để quản lý nguồn nhân sự

Lêi nãi ®Çu Nhµ hïng biÖn ng­êi La M· cæ x­a Quintilien ®· ®­a ra nhËn ®Þnh r»ng con ng­êi dï lµ bÊt cø ai, ë bÊt cø thêi ®iÓm nµo, khi ®­a ra mét quyÕt ®Þnh tr­íc hÕt ®Òu ph¶i tr¶ lêi b¶y c©u hái: ai, c¸i g×, ë ®©u, b»ng c¸ch nµo, t¹i sao, ra sao vµ khi nµo. Cho ®Õn nay, nhËn ®Þnh nµy vÉn mang ý nghÜa lín trong mäi ho¹t ®éng cña con ng­êi, ®Æc biÖt lµ trong c«ng t¸c qu¶n trÞ. Bé phËn qu¶n trÞ nh©n sù nãi riªng còng nh­ c¶ bé m¸y qu¶n lý nãi chung cña mét tæ chøc nµo ®ã còng ®Òu lµ qu¸ tr×nh ®i t×m c©u tr¶ lêi cho nh÷ng c©u hái trªn. Bé phËn qu¶n lý nh©n lùc víi nh÷ng chøc n¨ng cña nã nh»m vµo ®èi t­îng lµ chÝnh nh÷ng con ng­êi trong tæ chøc, thÕ nh­ng lµm c¸ch nµo ®Ó nh÷ng nhµ qu¶n trÞ cã thÓ hoµn thµnh chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh, còng tøc lµ nhµ qu¶n trÞ nh©n sù sö dông c«ng cô nµo ®Ó cã thÓ ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý hiÖu qu¶. §ã chÝnh lµ ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc vµ còng lµ chñ ®Ò mµ chóng em nghiªn cøu trong ®Ò tµi nµy. Nh­ chóng ta ®· biÕt cïng víi sù ph¸t triÓn cña khoa häc c«ng nghÖ,viÖc xuÊt hiÖn nh÷ng c«ng nghÖ míi ph¸t triÓn ®· kÐo theo sù ra ®êi cña nhiÒu ngµnh nghÒ míi. ViÖc nhËn diÖn vµ ph©n tÝch nh÷ng c«ng viÖc nµy sÏ gióp cho ng­êi thùc hiÖn hiÓu râ c«ng viÖc m×nh lµm, mang l¹i hiÖu qu¶ cho nh÷ng tæ chøc ho¹t ®éng trong lÜnh vùc ®ã. MÆt kh¸c, gi÷a nh÷ng c«ng viÖc kh¸c nhau l¹i cã sù giao thoa nªn viÖc x¸c ®Þnh kho¶ng c¸ch gÞ÷a c¸c c«ng viÖc ngµy cµng kh«ng râ rµng. V× vËy, ph©n tÝch c«ng viÖc sÏ kh«ng chØ gióp cho ng­êi thùc hiÖn hiÓu râ c«ng viÖc m×nh lµm mµ cßn kh«ng lµm nhÇm lÉn nhiÖm vô trong c«ng viÖc cña ng­êi kh¸c. Vµ thËm chÝ víi cïng mét c«ng viÖc, cïng mét chøc danh, thÕ nh­ng ë c¸c tæ chøc kh¸c nhau l¹i. cã nh÷ng yªu cÇu, ®ßi hái riªng phï hîp víi t×nh h×nh ho¹t ®éng cña tæ chøc. §Æc biÖt lµ trong xu thÕ toµn cÇu ho¸, më cöa héi nhËp cña ViÖt Nam hiÖn nay, mét tæ chøc, ®Æc biÖt lµ éng trong lÜnh vùc kinh tÕ th× viÖc chiÕm ®­îc ­u thÕ c¹nh tranh lµ v« cïng quan träng quyÕt ®Þnh ®Õn thµnh b¹i cña tæ chøc. Mäi ho¹t ®éng cña bé phËn qu¶n lý nguån nh©n lùc tõ kh©u tuyÓn dông ®Õn qu¸ tr×nh biªn chÕ nh©n lùc, ®¸nh gi¸, ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn, quan hÖ lao ®éng… ®Òu gãp phÇn kh«ng nhá vµo viÖc n©ng cao ­u thÕ c¹nh tranh cho doanh nghiÖp. Trong ®Ò tµi nµy chóng em tËp trung nghiªn cøu t¸c ®éng cña ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc ®Õn c¸c chøc n¨ng cña bé phËn nh©n sù kh«ng nh÷ng trªn c¬ së lý thuyÕt mµ cßn th«ng qua kh¶o s¸t mét sè lo¹i h×nh doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng t¹i ViÖt Nam vÒ ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc cña hä ®Ó tõ ®ã kh¼ng ®Þnh vai trß cña ho¹t ®éng nµy kh«ng chØ trong qu¶n lý nh©n sù mµ cßn trong c¶ ho¹t ®éng qu¶n lý nãi chung cña toµn doanh nghiÖp. §Ó hoµn thµnh ®­îc ®Ò tµi nµy, chóng em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù chØ dÉn tËn t×nh cña c« NguyÔn V©n Thuú Anh – GV m«n Qu¶n trÞ nh©n lùc – khoa Kinh tÕ lao ®éng vµ d©n sè. Chóng em còng xin ®­îc c¶m ¬n sù gióp ®ì cña c« Ph¹m ThÞ Liªn - nh©n viªn phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng, c«ng ty cÇu 12; anh Hoµng Méng L©n – gi¸m ®èc s¶n xuÊt v¨n phßng ®¹i diÖn ADIDAS ®· gióp ®ì, cung cÊp tµi liÖu cho chóng em. Do h¹n chÕ vÒ c¸ch tiÕp cËn víi viÖc kh¶o s¸t theo ph­¬ng ph¸p pháng vÊn vµ lËp b¶ng hái, còng nh­ h¹n chÕ trong viÖc sö dông c«ng cô word-excel trong qóa tr×nh xö lý b¶ng hái vµ lËp b¶ng biÓu so s¸nh mµ th«ng tin mµ chóng em thu thËp ®­îc cßn s¬ sµi nªn viÖc ph©n tÝch cßn nhiÒu thiếu sót. Bªn c¹nh ®ã, sù hiÓu biÕt vÒ c¸c c«ng ty chỉ là sự tìm hiểu trong một thời gian ngắn vµ sù kh¸c biÖt gi÷a kiÕn thøc ®­îc häc víi thùc tiÔn ho¹t ®éng cña c¸c c«ng ty nªn chóng em ch­a thÓ ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p s¸t thùc vµ mang tÝnh øng dông. Nh×n chung, mÆc dï ®· cè g¾ng nh­ng kh«ng thÓ tr¸nh ®­îc sai sãt, chóng em rÊt mong ®­îc quý thÇy c« gãp ý chØ b¶o ®Ó chóng em hoµn thiÖn ®Ò tµi vµ rót kinh nghiÖm trong nh÷ng lÇn nghiªn cøu tiÕp sau. Nội dung: phân tích công việc là công cụ cơ bản để quản lý nguồn nhân lực: Chương I. Lý thuyết chung: Quản trị nhân lực và vai trò của quản trị nhân lực trong các tổ chức: 1. Quản trị nhân lực: Khái niệm: là tất cả các hoạt động nhằm xây dựng, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và gìn giữ một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu của tổ chức cả về số lượng và chất lượng. Quản trị nhân lực là một khoa học và nghệ thuật : Quản trị nhân lực là một hệ thống các kiến thức, các nguyên tắc và các phương pháp khoa học đã được đúc rút và kiểm nghiệm qua thực tế để thực hiện các chức năng quản lý con người , tạo động lực để thúc đẩy hoạt động của họ, liên kết và phối hợp các hoạt động của con người. Lãnh đạo và kiểm tra các các hoạt động của con người đó, người quản lý phải biết vận dụng linh hoạt các kiến thức, phương pháp quản lý cho phù hợp với từng người lao động trong từng trường hợp. Quản trị nhân lực đã trải qua nhiều thế kỷ, được nhiều nhà quản lý, nhà khoa học nghiên cứu, tìm hiểu đúc kết thành nhiều trường phái, được thực tiễn chấp nhận. Vì vậy, QTNL là một khoa học. Hơn nữa, QTNL liên quan đến con người, vì con người là đối tượng của quản lý, mà con người luôn thay đổi, luôn phát triển. Con người tự bổ sung kiến thức và kinh nghiệm của mình thông qua học tập và hoạt động thực tế.Con người không phải là chủ thể bị động, luôn đấu tranh để vươn tới cái tốt đẹp. Con người cũng không ngừng sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, công nghệ tiên tiến, đấu tranh cho những quan hệ tự do bình đẳng giữa con người để làm cho sản xuất ngày càng hiệu quả, đời sống ngày được nâng cao. Người quản lý tiên tiến phải tính đến những biến đổi về chất của đối tượng quản lý, đồng thời cũng tính đến những điều kiện khách quan, bằng trí tưởng tượng sáng tạo, có những dự đoán chính xác đúc kết thành lý luận, kinh nghiệm để áp dụng kiến thức đó. Mọi biến đổi của các điều kiện, yếu tố nói trên đòi hỏi người quản lý phải có thay đổi trong tư duy, tìm những hình thức, phương pháp, cơ chế quản lý mới, nhằm đem lại hiệu quả cao trong QTNL. Tất cả những điều đó không chỉ là khoa học, mà còn là một nghệ thuật. Tầm quan trọng của quản trị nhân lực: xuất phát từ vai trò của con người trong tổ chức. Cần tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức phải có nguồn đầu vào nhất định: vốn, công nghệ, con người, thông tin, tổ chức…. và tương ứng với những yếu tố đầu vào này, chúng ta đều phải thực hiện hoạt động quản lý. Vì vậy hoạt động quản trị nguồn nhân lực cũng quan trọng như quản trị các nguồn lực khác. mặt khác, con người là chủ thể hoạt động, quyết định hiệu quả của hoạt động quản lý các nguồn lực khác. Trong thời đại ngày nay, QTNL có tầm quan trọng ngày càng tăng vì những lý do: Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các tổ chức muốn tồn tại và phát triển buộc phải cải tổ tổ chức của mình theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, năng động trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Bởi vậy, việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối với mọi loại hình tổ chức hiện nay. Sự tiến bộ khoa học kỹ thuật, cùng sự phát triển kinh tế buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng. Do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong tổ chức nhằm đạt hiệu quả tối ưu là vấn đề phải được quan tâm hàng đầu. Vì vậy, quản trị nguồn nhân lực là một trong các hoạt động quản lý quan trọng nhất trong tổ chức hiện nay. Mục tiêu của hoạt động QTNL: Chính do tầm quan trọng của nguồn nhân lực trong các tổ chức hiện nay mà chúng ta cần có một hệ thống các hoạt động quản trị nhân lực cho tổ chức. Đảm bảo cho các hoạt động ấy mang lại hiệu quả. Mục tiêu của các hoạt động ấy nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực hiện có để tăng hiệu quả chung của tổ chức. Tạo ra sự thỏa mãn, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người lao động, để họ có thể phát huy hết khả năng của mình, để họ yên tâm công tác, gắn bó lâu dài với tổ chức và doanh nghiệp. các hoạt động chủ yếu: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: xác định các nhu cầu trong tương lai trong điều kiện cụ thể về nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của tổ chức, tìm các giải pháp để có được nguồn nhân lực đó trên cơ sở sử dụng một cách hợp lý nguồn nhân lực hiện có. Hoạt động về phân tích và thiết kế công việc: xác định các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, ngoài ra còn cho biết các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc,các điều kiện thực hiện công việc và các tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá sự hoàn thành công việc. Thiết kế công việc: là việc xác định các công việc mà một người hay một nhóm người cần phải thực hiện cũng như các quy định, quy trình và các điều kiện cụ thể thực hiện công việc đó trong tổ chức, mục tiêu là tạo ra các công việc được thiết kế hợp lý. Biên chế nhân lực: bao gồm các hoạt động tuyển dụng, bố trí, xắp xếp nhân lực, thuyên chuyển lao động………. Đánh gía thực hiện công việc: là đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn hay chỉ tiêu đã được xây dựng từ trước và thảo luận với người lao động về kết quả đánh giá đó. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: là tất cả các hoạt động học tập mà tổ chức cung cấp cho người lao động để họ có thể thực hiện tốt hơn công việc hiện tại hoặc để họ có thể phát triển nghề nghiệp của bản thân trong tương lai. Thù lao lao động: là việc xác định các dạng/ hình thức và các mức tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi và dịch vụ mà người lao động nhận được. Quan hệ lao động: là tất cả các mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, có mối quan hệ trước, trong và sau quá trình lao động. An toàn và vệ sinh lao động: là các biện pháp thực hiện nhằm đảm bảo sức khỏe và sự an toàn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc II.Nội dung phân tích công việc: 1.Khái niệm phân tích công việc: Khái niệm công việc: Để hiểu được thế nào là phân tích công việc trước hết phải làm rõ các khái niệm cơ bản về công việc. Hiện nay do trình độ chuyên môn hóa mà trong các nghành nghề phân chia ra thành các công việc. Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một người hoặc một số người tại một hoặc một số vị trí thưc hiện. Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện Vị trí: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động. Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động. Công việc có thể được xem như là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một tổ chức và nó có những chức năng quan trọng. b .Khái niệm phân tích công việc: Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công. 2.Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc: Đối với mỗi công việc cụ thể, có thể thu thập số lượng khá lớn các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó.Tuy nhiên việc thu thập thông tin nào, mức độ chi tiết như thế nào lại phụ thuộc vào mục đích sử dụng các thông tin và khả năng về thời gian, khả năng tài chính cùng với các thông tin đã có của tổ chức. Nhìn chung thì khi phân tích công việc ta cần thu thập các loại thông tin sau: Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Thông tin này cần được thu thập đầy đủ, không bỏ sót bất cứ cái gì mà người lao động cần phải làm, các trách nhiệm mà họ phải gánh cũng như mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và cả hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện nhiệm vụ đó. Thông tin về các máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ cho thực hiện công việc như: số lượng, chủng loại, cách thức sử dụng, bảo quản…….. Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như: điều kiện tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố về điều kiện vệ sinh lao động, thời gian, khung cảnh tâm lý xã hội……. Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc…. Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc. 3.Các văn bản của phân tích công việc: a. Bản mô tả công việc: Là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, những trách nhiệm, điều kiện làm việc và các vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc bao gồm ba nội dung: Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc) Mã số của công việc Tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc Chức danh lãnh đạo trực tiếp Số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương Phần này cũng còn bao gồm một hoặc vài câu tóm tắt về mục đích, chức năng của công việc. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Nêu lên những nhiệm vụ người lao động phải làm, thực hiện như thế nào, ……….. Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường làm việc, các máy móc, công cụ cần sử dụng, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động, các điều kiện khác có liên quan……. b.Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Do các công việc rẩt đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính thường đề cập trong bản mô tả công việc là: Trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc. Kinh nghiệm, thâm niên công tác Tình trạn sức khỏe….. Các đặc điểm cá nhân liên quan đến thực hiện công việc như: ngoại hình, tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân, giới tính…….. c. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Tiêu chuẩn công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. bản tiêu chuẩn công việc phụ thuộc vào từng công việc cũng như từng nơi làm việc khác nhau. Đối với công việc sản xuất: tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện công việc chính là các mức lao động( số sản phẩm/ 1 đơn vị thời gian, lượng thời gian/ 1 đơn vị sản phẩm) Đối với các công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc thường khó hơn. Tuy nhiên nên cố gắng sử dụng các khả năng định lượng càng nhiều càng tốt. Nếu không thể định lượng được có thể sử dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu. Phân tích công việc là công cụ để quản lý có hiệu quả: 1.Phân tích công việc là công cụ cơ bản để quản lý nguồn nhân lực: Ph©n tÝch c«ng viÖc rÊt quan träng bëi nhê PTCV mµ nhµ qu¶n lý x¸c ®Þnh ®­îc kú väng cña m×nh ®èi víi ng­êi l·nh ®¹o vµ lµm cho hä hiÓu ®­îc c¸c kú väng ®ã. PTCV gióp c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh nh©n sù dùa trªn c«ng viÖc chø kh«ng dùa trªn tiªu chuÈn m¬ hå vµ mang tÝnh chñ quan. B¶n m« t¶ c«ng viÖc,b¶n yªu cÇu c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn,b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc t¹o c¬ së cho c¸c chøc n¨ng qu¶n lý nguån nh©n lùc. Mét ng­êi qu¶n lý hiÓu ®­îc yªu cÇu nµy lµ ng­êi cã kh¶ n¨ng tèt nhÊt trong viÖc lùa chän ®óng ng­êi cho c¸c vÞ trÝ lµm viÖc cña c«ng ty vµo thêi ®iÓm hiÖn t¹i vµ trong t­¬ng lai dµi h¹n.C¸c th«ng tin tõ ph©n tÝch c«ng viÖc ®­îc sö dông ®Ó: ®Þnh h­íng cho qu¸ tr×nh tuyÓn dông lùa chän vµ hoµn thiÖn viÖc bè trÝ nh©n viªn Lªn kÕ ho¹ch bæ nhiÖm vµ thuyªn chuyÓn c«ng t¸c cho nh©n viªn x©y dùng hÖ thèng ®¸nh gi¸ c«ng viÖc xÕp h¹ng c«ng viÖc vµ hÖ thèng tiÒn l­¬ng x¸c ®Þnh ë ®©u cÇn thiÕt lËp c¸c biÖn ph¸p kh¾c phôc c¸c ®iÒu kiÖn lµm viÖc ®éc h¹i khã chÞu hoÆc cã h¹i cho søc khoÎ mét c¸ch qu¸ møc x¸c ®Þnh nhu cÇu ®µo t¹o vµ lËp kÕ ho¹ch cho c¸c ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o Khi kh«ng biÕt PTCV nhµ qu¶n lý sÏ kh«ng thÓ t¹o ra sù phèi hîp ®ång bé gi÷a c¸c bé phËn c¬ cÊu trong doanh nghiÖp;kh«ng x¸c ®Þnh kú väng cña m×nh ®èi víi ng­êi ®­îc tuyÓn dông,®µo t¹o…kh«ng ®¸nh gi¸ ®óng n¨ng lùc thùc hiÖn c«ng viÖc cña nh©n viªn vµ do ®ã kh«ng thÓ tr¶ l­¬ng c«ng b¨ng vµ kÝch thÝch hä kÞp thêi,chÝnh x¸c. PTCV ®­îc xem lµ nÒn t¶ng cña viÖc qu¶n lý nh©n sù.Nh÷ng lîi Ých tiÒm Èn ®· ®­îc nªu ®Ó ñng hé chøc n¨ng nh©n s­ chñ yÕu.Nã lµ c«ng cô c¬ b¶n ®Ó tõ ®ã nhµ qu¶n lý x©y dùng ®­îc 3 v¨n b¶n cña PTCV tõ ®ã t¹o c¬ së cho viÖc lËp kÕ ho¹ch, tuyÓn mé, tuyÓn chän, ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn, ®¸nh gi¸ hoµn thµnh c«ng viÖc, l­¬ng bæng khuyÕn khÝch vµ phóc lîi, an toµn lao ®éng,quan hÖ lao ®éng. Mô hình khái quát được trình bày như sơ đồ dưới đây: Công tác cụ thể Hoạch định nguồn nhân lực Tuyển chọn nhân viên Đào tạo và phát triển Nhiệm vụ Trách nhiệm Mô tả công việc Nghiên cứu tài nguyên nhân sự Bình đẳng trong lao động Thù lao lao động Quan hệ lao động An toàn lao động và y tế Đánh giá thực hiện công việc Khả năng Kỹ năng Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Tiêu chuẩn thực hiện công việc Kỷ luật lao động Phân tích công việc Kiến thức Hình 1:Sơ đồ phân tích công việc là công cụ cơ bản quản lý nguồn nhân lực. Nguồn: R. Wayne Mondy and Rober M. Noe, Op. Cit, p.94 2.Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ c«ng cô trong tuyÓn mé tuyÓn chän: 2.1:VÒ tuyÓn mé: TuyÓn mé lµ qu¸ tr×nh thu hót nh÷ng ng­êi xin viÖc cã tr×nh ®é tõ lùc l­îng lao ®éng x· héi vµ lùc l­îng lao ®éng bªn trong tæ chøc. C¸c ‘B¶n m« t¶ c«ng viÖc’ vµ ‘b¶n x¸c ®Þnh yªu cÇu c«ng viÖc ®èi ng­êi thùc hiÖn’ cã vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh tuyÓn mé.Phßng nh©n sù ph¶I lÊy 2 v¨n b¶n nµy ®Ó lµm c¨n cø qu¶ng c¸o, th«ng b¸o tuyÓn mé, ®Ó x¸c ®Þnh c¸c kû n¨ng kü x¶o cÇn thiÕt mµ ng­êi xin viÖc cÇn ph¶i cã nÕu nh­ hä muèn lµm viÖc t¹i c¸c vÞ trÝ cÇn tuyÓn mé.C¸c nhµ qu¶n lý trong khi tuyÓn mé thõ¬ng nªu lªn chøc danh c«ng viÖc, tªn bé phËn cÇn tuyÓn vµ c¸c chi tiÕt vÒ c«ng viÖc,nhËn ®­îc th«ng tin nµy hä sÏ ®èi chiÕu víi c¸c v¨n b¶n PTCV ®Ó x¸c ®Þnh nªn tuyÓn øng viªn nµo.’B¶n x¸c ®Þnh yªu cÇu cña c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn’gióp cho ng­êi xin viÖc quyÕt ®Þnh cã nªn nép ®¬n hay kh«ng. chất lượng ứng cử viên Các yêu cầu của công việc Các đặc điểm của công việc Công việc Động lực để thực hiện công việc Khả năng thực hiện công việc Kiến thức Kỹ năng Khả năng Cá tính Mối quan tâm Mong muốn Ứng cử viên Hình 2: phân tích công việc trong tuyển mộ và tuyển chọn. 2.2:VÒ tuyÓn chän: TuyÓn chän nh©n lùc lµ qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ c¸c øng viªn theo nhiÒu khÝa c¹nh kh¸c nhau dùa vµo c¸c yªu cÇu cña c«ng viÖc, ®Ó t×m ®­îc nh÷ng ng­êi phï hîp víi yªu cÇu ®Æt ra trong sè nh÷ng ng­êi ®· ®­îc thu hót tõ qu¸ tr×nh tuyÓn mé. C¬ së cña tuyÓn chän lµ c¸c yªu cÇu cña c«ng viÖc ®· ®­îc ®Ò ra theo b¶n m« t¶ c«ng viÖc vµ b¶n yªu cÇu ®èi víi ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc.Nhê cã c¸c v¨n b¶n nµy mµ ng­êi qu¶n lý biÕt cÇn lo¹i øng viªn cã tiªu chuÈn nh­ thÕ nµo.Nh­ vËy ®Ó thùc hiÖn tèt c«ng t¸c tuyÓn chän tr­íc hÕt ph¶i cã c«ng cô lµ c¸c v¨n b¶n cña PTCV. Ph©n tÝch c«ng viÖc víi viÖc bè trÝ nh©n lùc Bè trÝ nh©n lùc lµ hoat ®éng ®Þnh h­íng ®èi víi ng­êi lao ®éng khi bè trÝ hä vµo vÞ trÝ viÖc lµm míi bè trÝ l¹i lao ®éng th«ng qua thuyªn chuyÓn, ®Ò b¹t vµ xuèng chøc hay cßn gäi lµ qu¸ tr×nh biªn chÕ néi bé doanh nghiÖp. Trong ®ã ®Þnh h­íng lµ ch­¬ng tr×nh ®­îc thiÕt kÕ nh»m gióp ng­êi lao ®éng míi lµm quen víi doanh nghiÖp vµ b¾t ®Çu c«ng viÖc mét c¸ch cã hiÖu qu¶. Do vËy nhê PTCV mµ c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ cung cÊp th«ng tin chi tiÕt vÒ c«ng viÖc vµ kú väng hoµn thµnh c«ng viÖc mµ cÊp trªn mong ®îi,hay tiªu chuÈn hoµn thµnh c«ng viÖc. Khi ng­êi lao ®éng hoµn thµnh c«ng viÖc b»ng hay trªn møc tiªu chuÈn, hä ph¶i ®­îc th­ëng qua viÖc t¨ng l­¬ng, th¨ng th­ëng…khi ng­êi lao ®éng hiÓu râ c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch thùc tÕ th× sÏ kh«ng ng¹c nhiªn khã chÞu ®èi víi viÖc m×nh lµm mµ thÝch øng nhanh víi c«ng viÖc. Trong qu¸ tr×nh biªn chÕ néi bé, viÖc thuyªn chuyÓn hay ®Ò b¹t cÇn ph¶i dùa vµo b¶n m« t¶ c«ng viÖc vµ yªu cÇu ®èi víi ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc ®Ó t¹o sù phï hîp gi÷a tr×nh ®é ng­êi lao ®éng vµ vÞ trÝ viÖc lµm míi. Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ c«ng cô ®Ó ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc. иnh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc th­êng ®­îc hiÓu lµ sù ®¸nh gi¸ cã hÖ thèng vµ chÝnh thøc t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng trong quan hÖ so s¸nh víi c¸c tiªu chuÈn ®· ®­îc x©y dung vµ th¶o luËn vÒ sù ®¸nh gi¸ ®ã víi ng­êi lao ®éng. §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p mang tÝnh khoa häc cã “bµi b¶n”, hÖ thèng chø kh«ng dùa trªn sù ®¸nh gi¸ chñ quan cña ng­êi ®¸nh gi¸ ®Ó t¹o ra sù c«ng bằng cho ng­êi lao ®éng. §Ó ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc, cÇn ph¶i thiÕt lËp mét hÖ thèng ®¸nh gi¸ víi ba yÕu tè c¬ b¶n: c¸c tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc; ®o l­êng sù thùc hiÖn c«ng viÖc theo c¸c tiªu thøc trong tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc; th«ng tin ph¶n håi ®èi víi ng­êi lao ®éng vµ bé phËn qu¶n lý nguån nh©n lùc. Hình 3:Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của ĐGTHCV Thực tế thực hiện công việc Thông tin phản hồi Đánh giá thực hiện công việc Đo lường sự thực hiện công việc Tiêu chuẩn thực hiện công việc Quyết định nhân sự Hồ sơ nhân viên Nguồn : william B. Werther, Jr, Keith Davis, “ Human Resources and Personnel Management” , Fifth edition, Irwin Mac Graw- Hill , 1996, trang 344) Qua s¬ ®å trªn ta nhËn thÊy PTCV lµ mét c«ng cô rÊt cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc ®Æc biÖt lµ 2 v¨n b¶n: m« t¶ c«ng viÖc vµ b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc. Tõ viÖc so s¸nh sù thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng víi 2 v¨n b¶n trªn mµ ng­êi ®¸nh gi¸ cã thÓ ®em l¹i kÕt qu¶ chÝnh x¸c vµ hîp lý. Tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc lµ mét hÖ thèng c¸c chØ tiªu/tiªu chÝ ®Ó thùc hiÖn c¸c yªu cÇu cña viÖc hoµn thµnh c«ng viÖc c¶ vÒ mÆt sè l­îng vµ chÊt l­îng. §ã chÝnh lµ mèc chuÈn cho viÖc ®o l­êng thùc tÕ thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng. §Ó cã thÓ ®¸nh gi¸ cã hiÖu qu¶, c¸c tiªu chuÈn cÇn ®­îc x©y dùng mét c¸ch hîp lý vµ kh¸ch quan, tøc lµ ph¶i ph¶n ¸nh ®­îc c¸c kÕt qu¶ vµ hµnh vi cÇn cã ®Ó thùc hiÖn th¾ng lîi cña mét c«ng viÖc. §Ó ®o l­êng sù thùc hiÖn c«ng viÖc-yÕu tè trung t©m cña ®¸nh gi¸ cÇn x¸c ®Þnh c¸i g× cÇn ®­îc ®o l­êng trong c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng vµ ®o l­êng nh÷ng tiªu thøc nµo. §ång thêi, cÇn quyÕt ®Þnh hÖ thèng ®o l­êng nªn h­íng vµo viÖc sö dông cña c«ng viÖc hay hµnh vi thùc hiÖn c«ng viÖc hay phÈm chÊt cña ng­êi lao ®éng khi thùc hiÖn c«ng viÖc. X¸c ®Þnh c¸c khÝa c¹nh cÇn ®¸nh gi¸ cña thùc hiÖn c«ng viÖc vµ c¸c tiªu thøc ®¸nh gi¸ lµ vÊn ®Ò cña viÖc thiÕt kÕ c¸c phiÕu ®¸nh gi¸ trong tõng ph­¬ng ph¸p ®­îc lùa chän,tuú vµo b¶n chÊt cña c«ng viÖc vµ môc ®Ých cña ®¸nh gi¸. Ph©n tÝch c«ng viÖc h­íng dÉn chñ yÕu cho sù lùa chän vµ thiÕt kÕ ®ã. Ph©n tÝch c«ng viÖc víi viÖc ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn nh©n lùc trong tæ chøc. §µo t¹o vµ ph¸t triÓn lµ c¸c ho¹t ®éng ®Ó duy tr× vµ n©ng cao chÊt l­îng nguån lùc cña tæ chøc, lµ ®iÒu kiÖn quyÕt ®Þnh ®Ó c¸c tæ chøc ®ã cã thÓ ®øng v÷ng vµ th¾ng lîi trong m«i tr­êng c¹nh tranh. Do ®ã trong c¸c tæ chøc, c«ng t¸c ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn cÇn ph¶I ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch cã hÖ thèng vµ cã kÕ ho¹ch. Qua ®µo t¹o gióp ng­êi lao ®éng hiÓu râ h¬n vÒ c«ng viÖc n¾m v÷ng h¬n vÒ nghÒ nghiÖp cña m×nh vµ thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh mét c¸ch tù gi¸c h¬n,víi th¸i ®é tèt h¬n, còng nh­ n©ng cao kh¶ n¨ng thÝch øng cña hä víi c«ng viÖc trong t­¬ng lai. Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ mét c«ng cô cÇn thiÕt ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu ®µo t¹o. Hình 4:Phân tích nhu cầu đào tạo Bối cảnh của công ty như thế nào? Phân tích tổ chức Phân tích công việc Phân tích cá nhân Người lao động cần đào tạo cái gì Ai cần đào tạo Ph©n tÝch c«ng viÖc cã môc ®Ých: c¸c nhiÖm vô, b­íc thao t¸c, kiÕn thøc, kü n¨ng vµ hµnh vi cÇn ®­îc chó träng trong ®µo t¹o ®Ó ng­êi lao ®éng hoµn thµnh tèt c«ng viÖc cña m×nh, ®¸p øng yªu cÇu c«ng viÖc cña tæ chøc hay nãi c¸ch kh¸c lµ ®¸p øng nhu cÇu tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc. Víi môc ®Ých ®ã, khi x¸c ®Þnh nhu cÇu ®µo t¹o c¸c nhµ qu¶n lý lu«n quan t©m ®Õn c«ng cô PTCV. Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ c¬ së ®Ó x©y dùng hÖ thèng thï lao. Thï lao lao ®éng lµ tÊt c¶ c¸c kho¶n mµ ng­êi lao ®éng nhËn ®­îc th«ng qua mèi quan hÖ thuª m­ín lao ®éng gi÷a hä víi tæ chøc. Thï lao lao ®éng cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn viÖc c«ng viÖc, t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng vµ chÊt l­îng lao ®éng,hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc. Môc tiªu cña hÖ thèng thï lao lao ®éng lµ thu hót ®­îc nh÷ng ng­êi lao ®éng giái phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc cña tæ chøc. C«ng viÖc lµ yÕu tè chÝnh quyÕt ®Þnh vµ ¶nh h­ëng ®Õn thï lao. C¸c nhµ qu¶n lý chó träng ®Õn gi¸ trÞ thùc cña tõng c«ng viÖc cô thÓ, ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña c«ng viÖc hä dùa vµo c¸c b¶n ph©n tÝch c«ng viÖc,vµ ®¸nh gi¸ c«ng viÖc. Chóng ta kh«ng thÓ ®o l­êng gi¸ trÞ c¸c c«ng viÖc mét c¸ch chÝnh x¸c nh­ng chóng ta cã thÓ ®¸nh gi¸ c«ng viÖc mét c¸ch kh¸ch quan dùa vµo c¸c tiªu chuÈn râ rµng ®­îc x©y dùng qua qu¸ tr×nh ph©n tÝch c«ng viÖc. Thµnh lËp mét hÖ thèng thï lao hîp lý cho c¸c c«ng viÖc lµ ®iÒu cÇn thiÕt ®Ó gÆt h¸i møc ®é lao ®éng cã chÊt l­îng vµ thóc ®Èy nh©n viªn trau dåi tr×nh ®é chuyªn m«n ®Ó ®¶m nhËn c¸c c«ng viÖc ®ßi hái cã kü n¨ng cao h¬n. §Ó x©y dùng mét hÖ thèng thï lao mét c¸ch logic cÇn dùa trªn ®¸nh gi¸ c«ng viÖc_dùa trªn ph©n tÝch c«ng viÖc bëi ph©n tÝch c«ng viÖc sÏ cho mét bøc tranh chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ cña mçi c«ng viÖc. H¬n n÷a, ®Ó x©y dùng hÖ thèng ®¸nh gi¸ kh¸ch quan cÇn dùa vµo ph©n tÝch c«ng viÖc cã nh­ vËy míi ®¶m b¶o tÝnh c«ng b»ng,tr¸nh th¸i ®é ®¸nh gi¸ theo truyÒn thèng b¶o thñ, dùa trªn c¸c quyÕt ®Þnh ®éc ®o¸n tuú tiÖn, dùa trªn ®éng c¬ c¸ nh©n vµ thiªn vÞ. Ph©n tÝch c«ng viÖc cã ý nghÜa rÊt quan träng lµ c«ng cô c¬ b¶n vµ hiÖu qu¶ cña c¸c nhµ qu¶n lý v× nhê ®ã mµ c¸c nhµ qu¶n lý cã c¬ së kÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc,tuyÓn mé-tuyÓn chän, bè trÝ, ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc, x¸c ®Þnh nhu cÇu ®µo t¹o vµ x©y dùng hÖ thèng thï lao. C«ng cô ph©n tÝch c«ng viÖc cã nhiÒu lîi ®iÓm nÕu thiÕu nã c¸c nhµ qu¶n lý khã qu¶n lý ®­îc nguån lao ®éng trong tæ chøc cô thÓ lµ trong c¸c quyÕt ®Þnh nh©n sù cña tæ chøc. Nghiªn cøu thùc tÕ ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc ë mét sè c«ng ty cô thÓ: phương pháp nghiên cứu 1.phân tích tổng hợp tài liệu với mục đích làm sáng tỏ đề tài nghiên cứu, chúng em phân tích tài liệu để tìm ra luận cứ tập trung vào 2 nội dung chính: tổng quan về quản lý nguồn nhân lực phân tích công việc chúng em sử dụng nguồn tài liệu từ giáo trình đang được giảng dạy ở trường cùng một số sách của các tác giả trong nước. Thông qua việc nghiên cứu phân tích chúng em lựa chọn những phần cần thiết liên quan đến vấn đề nghiên cứu và sắp xếp lại theo từng mục và đi từ những cơ sở nhìn nhận chung dến các nội dung chi tiết cụ thể xung quanh vấn đề đó. 2.phương pháp điều tra. 2.1.Điều tra bằng bảng câu hỏi. a.Mục đích: tìm hiểu việc sử dụng công cụ PTCV trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực tại một số doanh nghiệp ở Việt Nam. b.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Điều tra bảng hỏi cho cán bộ quản lý và cho cả công nhân viên tại doanh nghiệp. Để điều tra chúng em chọn mẫu dưới hình thức lấy mẫu ngẫu nhiên và phụ thuộc vào đặc thù riêng của từng doanh nghiệp mà chọn kích thước mẫu khác nhau.Là sinh viên kinh tế chúng em chỉ điều tra khảo sát các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kinh tế: Trung tâm Bưu điện 11 thuộc bưu điện Hà Nội(doanh nghiệp Nhà nước) số bảng hỏi điều tra: 30 và thu về : 28 đối tượng điều tra là công nhân viên tại các phòng chức năng. Xí nghiệp thương mại mặt đất Nội Bài thuộc tổng công ty hàng không Việt Nam. số bảng hỏi điều tra:50 và thu về: 39 Đối tượng điều tra là: nhân viên văn phòng và nhân viên phục vụ Công ty cầu 12-Gia Lâm- Hà Nội (công ty Nhà nước cổ phần ) số bảng hỏi điều tra: 50 và thu về 48 Đối tượng điều tra là: nhân viên văn phòng, tổ trưởng, đội trưởng các đội thi công, công nhân tại công trường. Công ty INAX -Giảng Võ- Hà Nội (công ty liên doanh Nhật Bản -VIệt Nam) số bảng hỏi điều tra: 50 thu về 42 Đối tượng điều tra chủ yếu là cán bộ quản lý trực tiếp-đốc công; và công nhân viên văn phòng. Công ty Sport Gear tại khu công nghiệp Việt Nam – Singapore , Bình Dương.(công ty 100% vốn Đài Loan) Số bảng hỏi điều tra: 150 trong đó: 100 bản điều tra dành cho công nhân sản xuất và 50 bản dành cho lao động quản lý. Kết quả thu về 150 c.thiết kế bảng hỏi: Bảng hỏi gồm 2 phần: thông tin cá nhân của đối tượng được hỏi và thông tin liên quan đến đề tài. Trong phần điều tra những nội dung liên quan đến đề tài chúng em đưa ra những câu hỏi có kèm phương án trả lời theo mức độ tăng dần và đối tượng được hỏi trả lời bằng hình thức lựa chọn phương án phù hợp nhất. Trong bảng hỏi chúng em có đưa ra một số câu hỏi để đối tượng được hỏi có thể trình bày ý kiến riêng về một vấn đề cụ thể. Trên cơ sở khai thác các mối quan hệ cá nhân, chúng em điều tra dưới hình thức trực tiếp đến doanh nghiệp điều tra ( công ty cầu 12), nhờ người quen phát bảng hỏi điều tra ( trung tâm bưu điện 2, công ty INAX, xí nghiệp thương mại mặt đất Nội bài, công ty SPORT GEAR) e.Xử lý thông tin: Trong quá trình phỏng vấn, ngoài những thông tin được thu thập trong bảng câu hỏi điều tra, các thông tin thu được qua quá trình phỏng vấn trực tiếp là nguồn thông tin sơ cấp, được ghi chép lại và tổng hợp các thông tin ấy. Sau khi tổng hợp, chúng em sẽ tiến hành phân loại sơ bộ các thông tin ấy theo các tiêu chí, sử dụng công cụ excel để tính toán tỷ lệ phần trăm đối với mỗi phương án trả lời. Các thông tin sau khi được xử lý sơ cấp sẽ được tiến hành phân tích dựa vào các kiến thức mà chúng em đã được học. 2.2 Điều tra phỏng vấn: Lời dẫn: Với mục đích thu thập các thông tin về tình hình sử dụng bảng phân tích công việc trong công ty anh chị, để hoàn thiện công tác tổ chức và lao động trong công ty. Chúng tôi mong được sự tham gia cộng tác của các anh(chị) để chúng tôi có thể hoàn thành vấn đề trên. Hướng dẫn: anh(chị) hãy lựa chọn một phương án trong mỗi câu hỏi mà anh(chị) cho là đúng nhất. Đối với những câu hỏi chưa có phương án trả lời phù hợp xin anh(chị) hãy cho ý kiến của mình về vấn đề đó Thông tin chung: Tên công ty: Loại hình công ty: Công ty nhà nước Công ty liên doanh Công ty tư nhân Công ty 100% vốn nước ngoài 2.Chức vụ hiện tại: II. Thông tin về tình hình sử dụng bản PTCV trong công ty anh ( chị ): Trong công ty anh (chị) có lưu hành văn bản mang tên: ( anh chị chỉ đánh dấu vào các văn b._.ản mà công ty anh chị sử dụng, có thể đánh dấu vào nhiều phương án nếu có. Nếu không có không cần đánh dấu và chuyển xuống trả lời câu hỏi tiếp) Bản phân tích công việc Bản mô tả công việc Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Nếu công ty anh (chị) không sử dụng các văn bản ở câu 1 thì công ty anh chị sử dụng các văn bản nào sau đây: (đánh dấu vào các văn bản mà công ty anh chị sử dụng, nếu không có xin mời anh (chị) cung cấp thông tin vào câu hỏi có tính chất mở) Bản tiêu chuẩn chức danh Bản tiêu chuẩn cấp bậc công nhân Bản tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật Văn bản khác:…………………………… Ứng dụng của bản phân tích công việc trong các hoạt động nhân sự: 1.Khi được nhận công việc mới anh (chị) :(có thể lựa chọn nhiều phương án phù hợp) Nhận được một bản mô tả chi tiết công việc Nhận được tiêu chuẩn thực hiện công việc Nhận được yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Nhận được sự chỉ dẫn của người hướng dẫn Cách khác………………………………. 2: Khi được tuyển vào công ty anh(chị) : Hiểu và làm được ngay công việc nhờ có hướng dẫn cụ thể Làm tạm một công việc khác trước khi được làm công việc mình được tuyển dụng Chờ thời gian thích nghi với công việc và chờ cấp trên giao việc Ý kiến khác: ……………………………………………… 3:Trong công việc anh(chị) : Hiểu rõ công việc và luôn làm đúng nhiệm vụ của mình Làm đủ công việc đôi khi phải kiêm nhiệm một số nhiệm vụ khác Không hiểu rõ lắm về công việc của mình Không hiểu công việc và thường xuyên phải kèm cặp 4:Theo anh(chị) việc mô tả một công việc chi tiết về các nhiệm vụ cần làm ảnh hưởng như thế nào đến việc thực hiện công việc: Dễ dàng Không ảnh hưởng đến nhiều Hoàn toàn không ảnh hưởng 5.Khi đánh giá kết quả thực hiện công việc của anh(chị) công ty đánh giá theo hình thức: Cấp trên trực tiếp đánh giá bằng nhận định của họ Đánh giá bằng cách dựa trên cuốn sổ tay công nhân của cán bộ lãnh đạo Đánh giá bằng những tiêu chuẩn chất lượng. Hình thức khác:……………………………………………………. 6. Theo anh(chị) việc đánh giá như vậy: Rất chính xác Chính xác Khá chính xác Không chính xác 7: Việc anh(chị) được cử đi đào tạo do: Công việc thay đổi mới đòi hỏi phải đào tạo Yêu cầu của công việc được nâng cao Do nguyện vọng của anh(chị) Do định kỳ đào tạo của công ty Lý do khác:…………………………………………………… 8:Anh(chị) cảm thấy việc đào tạo ấy có cần cho việc thực hiện công việc không: Rất cần thiết Cần thiết Khá cần thiết Không cần thiết 9:Việc trả lương của công ty anh(chị) dựa vào: Kết quả đánh giá thực hiện công việc Theo tiêu chuẩn chức danh đã định Theo thâm niên công tác cách khác:……………….. 10:Việc nâng lương của anh(chị) dựa vào: Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc của anh(chị). Theo thâm niên công tác Cách khác. 11: Anh(chị) cảm nhận về cách trả lương theo cách như vậy: Rất thỏa đáng Thỏa đáng Chưa thỏa đáng không thỏa đáng Chúng tôi xin chân thành cảm ơn anh(chị) đã giúp đỡ để chúng tôi hoàn thành bài phỏng vấn này! Nhóm sinh viên : Đào Ngọc Hồng Lương Xuân Đông Phạm Thu Huyền Lớp : QTNL 44B- Khoa: Kinh tế lao động và dân số- Đại Học Kinh Tế Quốc Dân – Hà Nội. Trên cơ sở khai thác các mối quan hệ cá nhân, chúng em điều tra dưới hình thức trực tiếp đến doanh nghiệp điều tra ( công ty cầu 12), nhờ người quen phát bảng hỏi điều tra ( trung tâm bưu điện 2, công ty INAX, xí nghiệp thương mại mặt đất Nội bài, công ty SPORT GEAR) e.Xử lý thông tin: Trong quá trình phỏng vấn, ngoài những thông tin được thu thập trong bảng câu hỏi điều tra, các thông tin thu được qua quá trình phỏng vấn trực tiếp là nguồn thông tin sơ cấp, được ghi chép lại và tổng hợp các thông tin ấy. Sau khi tổng hợp, chúng em sẽ tiến hành phân loại sơ bộ các thông tin ấy theo các tiêu chí, sử dụng công cụ excel để tính toán tỷ lệ phần trăm đối với mỗi phương án trả lời. Các thông tin sau khi được xử lý sơ cấp sẽ được tiến hành phân tích dựa vào các kiến thức mà chúng em đã được học. 2.2 Điều tra phỏng vấn a.Mục đích: là tìm hiểu thực tế các nhà quản lý sử dụng công cụ PTCV b.Đối tượng và phạm vi :chúng em đưa ra câu hỏi cho những đối tượng có hiểu biết về PTCV và sẵn sàng cộng tác và dễ dàng tiếp nhận câu hỏi của chúng em. Công ty cầu 12:chúng em trao đổi trực tiếp với cán bộ phòng tổ chức lao động tiền lương. Công ty SPORTGEAR: vì lý do địa lý, chúng em không thể trực tiếp phát bản câu hỏi cũng như phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên, nhóm nghiên cứu chúng em đã nhờ người phát bảng câu hỏi, đồng thời trong quá trình thu thập lại số liệu điều tra, chúng em có thể tiếp xúc với một số anh(chị) trong phòng nhân sự, và người điều tra để cung cấp thêm một số thông tin cho đầy đủ. 1 c.thiết kế câu hỏi phỏng vấn: . Theo anh(chị) hoạt động phân tích công việc là gì ? 2 3 Trong công ty anh(chị) có sử dụng các văn bản PTCV(bảng mô tả công việc, bảng yêu cầu công việc với người thực hiện, bảng tiêu chuẩn đánh giá sự thực hiện công việc)? Nếu công ty anh (chị) sử dụng các văn bản trên thì các ứng dụng của các văn bản ấy trong công tác quản lý của công ty anh (chị) như thế nào? trong công tác quản lý thời gian làm việc trong công tác tuyển dụng nhân sự trong công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc trong công tác trả lương…… 4 trong kỷ luật lao động…….. 5 Nếu trả lời không, công ty anh(chị) sử dụng những loại văn bản nào liên quan đến họat động phân tích công việc? Nội dung của loại văn bản đó? Các ứng dụng của văn bản đó ? ( như trên) Công ty anh(chị) xây dựng các loại văn bản này như thế nào: Cách thu thập thông tin, bộ phận xây dựng, đối tượng xây dựng (những công việc nào?) 6 Nếu công ty có sử dụng các văn bản của hệ thống ISO trong phân tích công việc, ban ISO gồm những ai, hoạt động của ban ISO như thế nào?, các văn bản được xây dựng? 3.Phương pháp so sánh: Sau khi tổng hợp các thông tin đã thu thập được, chúng em mô tả định lượng các chỉ tiêu thông qua các con số. Trên cơ sở xây dựng bảng số liệu tổng hợp, chúng em vẽ biểu đồ hình cột để so sánh về tình hình sử dụng bản phân tích công việc giữa các tổ chức tiến hành điều tra. Và so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn. Tiêu thức TT Bưu Điện II XN TM mặt đất nội bài CT Cầu 12 CT INAX VP đại diện ADIDAS CT Sport Gear Loại hình công ty 100% vốn nhà nước 100% vốn nhà nước nhà nước cổ phần liên doanh 100% vốn nước ngoài 100% vốn nước ngoài % sử dụng ptcv 100% 87% Tuyển dụng hiểu và làm được ngay cv 28,6 38,5 54,2 50 100% 35% làm tạm cv khác 57,1 30,7 33,3 43,4 0% 0% chờ cấp trên giao việc 14,3 7,6 0 6,25 0% 0% học việc, hình thức khác 0 0 0 0 0% 65% thực tế thực hiện cv luôn làm đúng công việc 40 46,1 37,5 66,7 83% 75% đôi khi phải kiêm nhiệm 60 53,8 54,2 33,3 17% 10% không hiểu rõ lắm công việc 0 0 0 0 0% 10% thường xuyên phải kèm cặp 0 0 0 0 0% 5% bản ptcv chi tiết với qt thcv việc thcv dễ dàng 83,4 69,2 70,8 100 80% 76% thcv khá dễ dàng 0 0 0 0 20% 24% không ảnh hưởng đến thcv 16,6 15,3 12,5 0 0% 0% hình thức đánh gía thcv cấp trên trực tiếp 43 30,7 70,8 20 97% 100% sổ tay nhân viên 0 0 0 6,7 0% 100% bản tiêu chuẩn chất lượng 15,3 66,7 4,1 66,7 97% 0% hình thức khác 21,3 46 16,6 0 3% 0% mức độ đánh giá thcv rất chính xác 9 7,6 12,5 6,7 0% 0% chính xác 36,4 7,6 8,3 0 82% 0% khá chính xác 36,4 46,1 16,6 66,7 18% 100% không chính xác 18,2 15,3 41,6 26,7 0% 0% lý do được đào tạo do công việc thay đổi mới 25 0% 25 10 19% 100% do yêu cầu công việc nâng cao 62,5 76,9 41,6 60 34% 37% do định kỳ đào tạo của công ty 0 38,4 0 10 0% 0% do nguyện vọng của anh(chị) 12,5 7,6 16,6 10 80% 3% lý do khác 0 0 4,1 10 0% 0% đào tạo với thcv rất cần thiết 50 38,4 50 42,9 80% 0% cần thiết 50 30,7 29,2 42,9 13% 100% khá cần thiết 0 7,6 4,1 14,3 0% 0% không cần thiết 0 0 0 0 0% 0% cơ sở để trả lương kết quả đánh giá thcv 28,6 0 20,8 33,3 86% 100% theo tiêu chuẩn chức danh 71,4 69,2 12,5 50 11% 12% theo thâm niên công tác 0 15,2 41,6 16,7 0% 100% theo hình thức khác 0 0 4,1 0 2% 60% cơ sở nâng lương kết quả đánh giá thcv 23 7,6 29,2 44,4 89% 100% thâm niên công tác 77 30,7 58,3 51,9 0% 100% hình thức khác 0 15,3 4,1 3,7 11% 0% QTNL đóng vai trò trung tâm trong thành lập tổ chức và giúp cho tổ chức phát triển. Tầm quan trọng của QTNL trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người bởi con người là yếu tố cầu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức. Quản lý nhân lực như thế nào để nâng cao chất công việc, đem lại hiệu quả tối ưu cho tổ chức tạo được ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Điều đó phần lớn phụ thuộc vào công cụ gì được sử dụng. Trong số các công cụ để các nhà quản lý nhân sự sử dụng thì phân tích công việc là công cụ cơ bản đem lại mục tiêu cho tổ chức. Tuy vậy ,thực tế các doanh nghiệp Việt Nam chưa thật chú trọng vào vào hoạt động QTNL trong tiến trình hợp tác và cạnh tranh, công cụ PTCV chưa được áp dụng phổ biến trong hoạt động quản lý đó. Đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước. A.Trung tâm BĐ II: 1.Giới thiệu về trung tâm Bưu Điện 11 trung tâm bưu điện 11 thuộc bưu điện thành phố Hà Nội, có chức năng khai thác các dịch vụ bưu chính viễn thông trên địa bàn thành quận Hai Bà Trưng và một phần quận Hoàng Mai. Tổng số lao động tại trung tâm là 216 lao động trong đó 186 lao động dài hạn, 6 lao động thời vụ, 18 lao động thuê phát báo, và 6 lao động khoán gọn. Cơ cấu tổ chức của trung tâm gồm: ban giám đốc, 3 phòng chức năng, tổ xe ôtô, 5 bưu cục lớn, 13 bưu cục nhỏ và kiốt, 1 đội vận chuyển phát thư báo, 1 tổ kiểm soát, 1 tổ quản lý các đại lý bưu điện, đại lý điện thoại công cộng(gần 300 đại lý) BAN GIÁM ĐỐC sơ đồ cơ cấu tổ chức Bưu cục Nguyễn Du Bưu cục nhỏ và kyôt Tổ quản lý các đại lý BĐ, điện thoại công cộng Đội vận chuyển Tổ kiểm soát Bưu cục Hai Bà Trưng Bưu cục Bách Khoa Bưu cục Chợ Hôm Bưu cục Chợ Mơ Tổ Xe P.Kế Toán P.Ngiệp vụ - Kinh doanh P.Tổ chức hành chính 2.Công tác phân tích công việc tại trung tâm Bưu điện 11 Theo điều tra tại Bưu điện trung tâm II-Bưu điện Hà Nội.100% số người được hỏi cho rằng tại cơ quan không có sử dụng các văn bản của phân tích công việc. Các cán bộ phòng chức năng chưa từng tiếp xúc với công cụ này với tên là PTCV.53% công nhân khi được hỏi hiểu PTCV là gì cho rằng phân tích công việc chỉ là những yêu cầu công việc đối với những người thực hiện chúng T¹i trung t©m kh«ng cã ho¹t ®éng PTCV, mµ ho¹t ®éng nµy ®­îc thùc hiÖn ë tæng c«ng ty B­u chÝnh viÔn th«ng. KÕt qu¶ cña ho¹t ®éng nµy ®­îc sö dông ë tÊt c¶ c¸c trung t©m ®ã lµ 2 v¨n b¶n: tiªu chuÈn chøc danh viªn chøc chuyªn m«n nghiÖp vô trong ®ã gåm cã tiªu chuÈn chuyªn m«n nghiÖp vô vµ tiªu chuÈn chuyªn viªn kü thuËt. Víi mçi chøc danh cã x©y dùng c¸c tiªu chuÈn chung gåm 4 phÇn : Chøc tr¸ch: t­¬ng øng víi chøc n¨ng nhiÖm vô vµ tr¸ch nhiÖm thuéc c«ng viÖc. HiÓu biÕt: ®©y lµ nh÷ng yªu cÇu ®ßi hái ng­êi lao ®éng cã nh÷ng hiÓu biÕt kh«ng chØ lµ c«ng viÖc mµ cßn c¶ nh÷ng hiÓu biÕt cã liªn quan vµ sÏ liªn quan ®Õn c«ng viÖc trong t­¬ng lai/ Tr×nh ®é: ®©y lµ nh÷ng yªu cÇu cña c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn vÒ kiÕn thøc, kü n¨ng, tr×nh ®é gi¸o dôc vµ ®µo t¹o cÇn thiÕt. Lµm ®­îc: ®©y thùc chÊt lµ tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc. Qua đó cho thấy tại trung tâm bưu điện 11 có sử dụng công cụ PTCV trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực nhưng sử dụng dưới hình thức văn bản khác, và cũng rất chi tiết , cụ thể. 3.Vai trò của các văn bản PTCV tại trung tâm Bưu điện. Phần lớn công nhân viên(95%) đều nhận nhiệm vụ thực hiện công việc từ cấp trên trực tiếp thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên, đối với những công việc phức tạp thì có kèm theo văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết. Qua đó cũng thấy rằng Trung tâm có thực hiện PTCV nhưng dưới một hình thức văn bản khác chủ yếu tập trung vào yêu cầu của công việc và yêu cầu về kỹ thuật công nhân. Công nhân viên tại đây sau khi được tuyển vào 64% hiểu công việc của mình cần làm và có thể bắt đầu làm việc ngay, trong khi đó 36% cho rằng phải mất một thời gian thích nghi, tìm hiểu về công việc sẽ làm, và chờ cấp trên giao việc hay làm tạm một công việc nào đó. Như vậy công tác tuyển dụng của Trung tâm không hoàn toàn dựa vào công việc, không sử dụng công cụ PTCV để giúp nhân viên rõ hơn về nhiệm vụ công việc. Dưới sự quản lý của cán bộ cấp trên trực tiếp ,sau một thời gian các công nhân viên đều hiểu rõ công việc và làm đúng công việc của mình, một số người đôi khi phải kiêm thêm một số nhiệm vụ khác khi phát sinh. Để có kết quả đó các cán bộ quản lý đã sử dụng bảng tiêu chuẩn kỹ thuật công việc để trực tiếp giao việc, chỉ đạo thực hiện công việc của công nhân viên.Vì thế mà 84,3% công nhân viên cảm thấy dễ dàng hơn khi thực hiện công việc,còn lại cho rằng không ảnh hưởng do tính chất công việc thường xuyên thay đổi. Về công tác đánh giá thực hiện công việc, điều tra cho thấy việc đánh giá hoàn toàn dựa vào cấp trên trực tiếp bằng nhận định của họ, 35,7% trả lời việc đánh giá do cấp trên trực tiếp và có dựa vào sổ tay công nhân của cán bộ quản lý.100% công nhân viên cảm nhận việc đánh giá như vậy là chính xác.Tuy vậy, chỉ có 23% cho rằng việc trả lương có dựa vào kết quả đánh giá thực hiện công việc, còn lại 77% cho rằng đánh giá hoàn toàn dựa vào chức danh đã định.Như vậy,việc đánh giá không đem lại hiệu quả cao trong việc trả lương cho người lao động mà việc này hoàn tòan dựa vào những tiêu chuẩn chức danh một cách cứng nhắc. Hơn nữa, việc nâng lương phần lớn dựa trên thâm niên công tác.Chính từ cách quản lý như vậy mà một bộ phận không nhỏ (16%)cho rằng không thỏa đáng. Qua đó chúng ta cũng thấy rõ hệ thống tiền lương tại trung tâm chưa thật sự đảm bảo theo thời gian, chưa gắn kết hệ thống trả lương với việc thực hiện công việc của công nhân viên.Việc đánh giá công việc không là một công cụ tốt trong công tác trả lương. Về đạo tạo, hầu hết các công nhân viên cho rằng nhu cầu đào tạo được xác định do xuất hiện nhiều công việc mới, do yêu cầu công việc nâng cao và có khi do sử dụng máy móc thiết bị hiện đại hơn, ngoài ra có 12% cho rằng việc đào tạo xuất phát từ nhu cầu của cá nhân với mong muốn có bằng cấp cao hơn , có cơ hội để thăng tiến và được xem xét khi trả lương. Nhìn chung trung tâm đã xác định nhu cầu đào tạo hoàn toàn dựa vào công việc. Qua điều tra cho thấy công cụ PTCV được sử dụng tại trung tâm bưu điện II-Bưu điện Hà Nội nhưng dưới một hình thức văn bản khác chủ yếu dựa là tiêu chuẩn của công việc và tiêu chuẩn kỹ thuật công nhân.Tuy vậy, công cụ này không được sử dụng xuyên suốt trong quá trình quản lý nhân lực, mà chỉ trong một số lĩnh vực và cũng đem lại những hiệu quả nhất định. Trung tâm cùng một số doanh nghiệp khác trong năm qua đã có những đóng góp quan trọng vào nguồn thu ngân sách và tổng sản phẩm quốc nội, tốc độ tăng trưởng của trung tâm ngày một được nâng cao. Song hiện nay trung tâm cũng đang đứng trước những thách thức và vận hội mới, đòi hỏi cần phải quan tâm nhiều hơn nữa với quản lý nguồn nhân lực và một yêu cầu đặt ra là nên lựa chọn công cụ nào để đem lại hiệu quả nhất phù hợp với đặc điểm, tính chất của trung tâm. xÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt néi bµi XÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi, hiÖn nay tªn giao dÞch lµ: Noibai international Airport Ground Services (viÕt t¾t lµ NIAGS ) lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc vµ lµ doanh nghiÖp h¹ch to¸n phô thuéc Tæng C«ng Ty Hµng Kh«ng ViÖt Nam (Vietnam Airlines Corporation) ®­îc thµnh lËp ngµy 01/06/1993 dùa trªn c¬ së tiÒn th©n lµ Phßng vËn chuyÓn thuéc s©n bay quèc tÕ Néi Bµi. §Þa ®Þa ®iÓm: S©n bay quèc tÕ Néi Bµi Tel: 84-4-8865002 Fax: 84-4-8865059 84-4-8865060 84-4-840741 Email: Niags@hn.vnn.vn SITA: HANKDVN LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh: Cung øng c¸c dÞch vô mÆt ®Êt phôc vô c¸c chuyÕn bay ®i vµ ®Õn s©n bay quèc tÕ Néi Bµi theo c¸c tiªu chuÈn quèc tÕ. C¸c dÞch vô mÆt ®Êt ®­îc kÓ ®Õn nh­: lµm thñ tôc cho hµnh kh¸ch tr­íc chuyÕn bay; lµm thñ tôc hµnh lý; c¸c dÞch vô kÜ thuËt mÆt ®Êt nh­: ®iÒu khiÓn xe kÐo m¸y bay, xe thang, xe n©ng, xe b¨ng chuyÒn hµnh lý, xe Dolly, xe vÖ sinh, xe n­íc, xe ®iÖn vµ xe khÝ… C¸c b¹n hµng cña xÝ nghiÖp gåm c¸c h·ng hµng kh«ng trong n­íc vµ n­íc ngoµi nh­: Vietnam airlines; pacific airlines; Thai airways; malaysia airlines; uni air vµ c¸c h·ng hµnh kh«ng cña Ph¸p, Singapore, Trung Quèc, NhËt B¶n, Uzbekistan… Trùc thuéc tæng c«ng ty hµng kh«ng ViÖt Nam víi 1046 c¸n bé c«ng nh©n viªn, xÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi ho¹t ®éng trong mét m«i tr­êng mang nÐt ®Æc tr­ng cña nghµnh hµng kh«ng ViÖt Nam. §Æc tr­ng cña ngµnh hµng kh«ng còng gièng nh­ c¸c ngµnh dÞch vô kh¸c lµ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm diÔn ra ®ång thêi. ChÝnh bëi vËy mµ ph©n tÝch c«ng viÖc, ®Æc biÖt lµ viÖc ph©n chia tr¸ch nhiÖm râ rµng, quy tr×nh phôc vô cô thÓ lµ rÊt cÇn thiªt.Thùc chÊt ngµnh hµng kh«ng cã thÓ coi lµ mét trong nh÷ng ngµnh quan t©m ®Õn bé phËn qu¶n trÞ nh©n lùc, thiÕt lËp c¸c chøc n¨ng qu¶n lý nguån nh©n lùc rÊt bµi b¶n. XÐt riªng ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp, xÝ nghiÖp còng thùc hiÖn viÖc ph©n chia chøc n¨ng, nhiÖm vô còng nh­ tiªu chuÈn c«ng viÖc dùa vµo tiªu chuÈn ISO. Ngµy 25/01/2002, xÝ nghiÖp ®· ®­îc DNV (Det Norske Veritas) cÊp chøng chØ ISO 9001-2000. NhËn nhiÖm vô tõ tæng c«ng ty hµng kh«ng, xÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi ho¹t ®éng ®éc lËp nh­ng vÉn h­íng ®Õn môc tiªu chung cña ngµnh hµng kh«ng lµ phôc vô hµnh kh¸ch chu ®¸o, an toµn cho nh÷ng chuyÕn bay, t¹o doanh thu ngµy cµng cao cho ngµnh dÞch vô hµng kh«ng. Gi¸m ®èc xÝ nghiÖp nhËn nhiÖm vô vµ môc tiªu chÊt l­îng tõ tæng c«ng ty, tõ ®ã phèi hîp víi c¸c phßng ban chøc n¨ng, ®Æc biÖt lµ bé phËn hµnh chÝnh qu¶n trÞ x©y dùng nªn c¸c v¨n b¶n: Quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban; b¶n Quy tr×nh t¹m thêi, vµ c¸c v¨n b¶n h­íng dÉn thùc hiÖn. V¨n b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban ®­îc x©y dùng hÕt søc chi tiÕt tíi tõng bé phËn tõ cÊp qu¶n lý ®Õn c«ng nh©n phôc vô. Néi dung cña quy tr×nh t¹m thêi m« t¶ c¸c thñ tôc còng nh­ quy tr×nh thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc cô thÓ ë tõng phßng ban nh­: phßng phôc vô hµnh kh¸ch, phßng tæ chøc bèc dì hµnh lý, ®éi thñ tôc hµnh lý… Nh­ vËy ®èi t­îng cña nã thu hÑp h¬n so víi b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô. Trong quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng phßng bao gåm c¶ nh÷ng yªu cÇu cña c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc. Cßn v¨n b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc dïng ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña nh©n viªn do c¸n bé bé phËn qu¶n lý nh©n sù x©y dùng, l­u gi÷ vµ ®¸nh gi¸ theo ®Þnh k×. Nh­ vËy, cã thÓ nãi c¸c v¨n b¶n liªn quan ®Õn ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp lµ: B¶n quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn vµ b¶n quy tr×nh t¹m thêi. Cßn lo¹i v¨n b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc dùa vµo ho¹ch ®Þnh ISO tõ tæng c«ng ty ®­a xuèng, v¨n b¶n nµy chóng em kh«ng cã ®iÒu kiÖn ®­îc t×m hiÓu. Trªn thùc tÕ, xÝ nghiÖp cã l­u hµnh v¨n b¶n mang néi dung m« t¶ c«ng viÖc vµ yªu cÇu thùc hiÖn c«ng viÖc. C¸c tiªu chÝ ph¶n ¸nh tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc do bé phËn qu¶n lý nh©n sù n¾m gi÷ chø kh«ng l­u hµnh mét c¸ch c«ng khai. KÕt qu¶ kh¶o s¸t: Qua kh¶o s¸t, chØ cã 38,4% sè ng­êi cho r»ng xÝ nghiÖp cã sö dông c¸c v¨n b¶n ph©n tÝch c«ng viÖc nh­ng cã tíi 76,9% sè ng­êi cho r»ng hä lu«n hiÓu râ c«ng viÖc m×nh lµm vµ ®«i khi kiªm nhiÖm mét sè nhiÖm vô thuéc c«ng viÖc kh¸c; 69,2% sè ng­êi cho r»ng viÖc m« t¶ mét c«ng viÖc chi tiÕt vÒ c¸c nhiÖm vô cÇn lµm ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch dÔ dµng vµ hiÖu qu¶. Sè ng­êi hiÒu vÒ c¸c v¨n b¶n nh­: b¶n m« t¶ c«ng viÖc, yªu cÇu thùc hiÖn c«ng viÖc, tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc rÊt Ýt, chØ cã 15,3% sè ng­êi ®­îc hái ®iÒn vµo b¶ng hái nh÷ng hiÓu biÕt cña m×nh. ThÕ nh­ng thùc tÕ, c¸c lo¹i v¨n b¶n cña c«ng ty nh­: chøc n¨ng nhiÖm vô hay quy tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc th× ®­îc hä nghiªn cøu rÊt kÜ l­ìng vµ thùc hiÖn ®óng nh­ c¸c v¨n b¶n mµ c«ng ty quy ®Þnh. §iÒu ®ã cã thÓ chøng tá c¸c v¨n b¶n ph©n tÝch c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp trong kh©u tæ chøc qu¶n lý ®· ®­îc sö dông mét c¸ch rÊt hiÖu qu¶. Trong viÖc ®¸nh gi¸ thùc hiªn c«ng viÖc vµ xÐt l­¬ng, cã 30,7% sè ng­êi cho r»ng hä ®­îc ®¸nh gi¸ tõ cÊp trªn trùc tiÕp, 46,1% cho r»ng hä ®­îc ®¸nh gÝa th«ng qua c¸c tiªu chuÈn mµ b¶n th©n hä ®­îc tham gia x©y dùng. §iÒu nµy rÊt khíp víi th«ng tin thu ®­îc tõ pháng vÊn cña chóng em dµnh cho c¸n bé qu¶n lý v× xÝ nghiÖp sö dông ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p qu¶n lý b»ng môc tiªu MBO. Nh­ vËy còng cã thÓ kh¼ng ®Þnh r»ng b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc ban qu¶n lý x©y dùng nªn dùa trªn thùc tÕ thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng. ThÕ nh­ng viÖc ®Ó cho ng­êi lao ®éng hiÓu ®­îc ®iÒu ®ã kh«ng ph¶i lµ dÔ.ViÖc tr¶ l­¬ng cña xÝ nghiÖp chñ yÕu dùa vµo tiªu chuÈn chøc danh ®· ®Þnh hay chÝnh lµ dùa vµo gi¸ trÞ c«ng viÖc ( ChiÕm 69,2% sè ng­êi tr¶ lêi), viÖc n©ng l­¬ng chñ yÕu dùa vµo møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc vµ th©m niªn c«ng t¸c (ChiÕm 61,4%), thÕ nh­ng cã tíi 46,1% sè ng­êi cho r»ng viÖc tr¶ l­¬ng nh­ vËy lµ kh«ng tho¶ ®¸ng.ViÖc nµy cã thÓ lµ do ng­êi lao ®éng ®· tù ®¸nh gi¸ cao c«ng viÖc m×nh ®ang thùc hiÖn hoÆc do hä ch­a hiÓu râ l¾m vÒ chÝnh s¸ch cña c«ng ty. V× trªn thùc tÕ, qua pháng vÊn mét sè nh©n viªn, chóng em ®­îc biÕt, xÝ nghiÖp cã chÕ ®é th­ëng tµi chÝnh rÊt lín. Vµo cuèi mçi n¨m, tuú thuéc vµo kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng ty, mét nh©n viªn b×nh th­êng cã møc th­ëng tèi thiÓu lµ 10.000.000 ®ång; vµ nh©n viªn tá ra rÊt hµi lßng vÒ chÕ ®é th­ëng nh­ vËy. V× thÕ cã thÓ cho r»ng xÝ nghiÖp chó träng n©ng cao tØ träng gi÷a l­îng tiÒn th­ëng trªn tæng l­¬ng. Bªn c¹nh ®ã, cã tíi 61,4% sè ng­êi cho r»ng viÖc ®¸nh gi¸ cña tæ chøc ®èi víi hä lµ kh¸ chÝnh x¸c vµ chÝnh x¸c. §iÒu nµy nghe rÊt m©u thuÉn víi sù tho¶ m·n cña hä ®èi víi viÖc tr¶ l­¬ng, thÕ nh­ng do tháa m·n trong phÇn tiÒn th­ëng cña m×nh nªn cã thÓ nãi chÕ ®é tiÒn l­¬ng cña hä cã lîi thÕ lµ kÝch thÝch lao ®éng lµm viÖc ®Ó t¨ng hiÖu qu¶ c«ng viÖc v× ®iÒu nµy g¾n chÆt víi sè tiÒn th­ëng cuèi n¨m cña hä. Mét vµI nhËn xÐt: XÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi lµ mét tæ chøc kinh tÕ trong ngµnh kinh doanh ®éc quyÒn nhµ n­íc nªn cã nhiÒu thuËn lîi trong ho¹t ®éng. §iÓm næi bËt nhÊt cña xÝ nghiÖp lµ viÖc x©y dùng b¶n ph©n chia chøc n¨ng nhiÖm vô rÊt chi tiÕt cho tõng bé phËn, ngay c¶ bé phËn nhá nhÊt (®©y chÝnh lµ b¶n m« t¶ c«ng viÖc) nªn dï lµ kh«ng x©y dùng v¨n b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch chÝnh thøc th× ®èi chiÕu víi chøc n¨ng nhiÖm vô còng rÊt thuËn lîi cho viÖc ®¸nh gi¸ cña bé phËn qu¶n lý. Mét ®iÓm m¹nh còng cÇn ®­îc nh¾c ®Õn lµ ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ cña xÝ nghiÖp dùa theo ph­¬ng ph¸p qu¶n lý b»ng môc tiªu nªn møc ®é tin t­ëng vµo viÖc ®¸nh gi¸ cña qu¶n lý lµ rÊt cao. ThÕ nh­ng l¹i chØ cã 46,1% sè ng­êi cho r»ng hä ®­îc ®¸nh gi¸ qua nh÷ng tiªu chuÈn do chÝnh b¶n th©n hä x©y dùng nªn. §ã lµ viÖc mµ xÝ nghiÖp cÇn kh¾c phôc th«ng qua nh÷ng ho¹t ®éng nh­ gi¸o dôc, tuyªn truyÒn hay tæ chøc nh÷ng cuéc gÆp gì trùc tiÕp víi nh©n viªn ®Ó thu thËp th«ng tin ph¶n håi tõ nh©n viªn. Tõ ®ã x©y dùng nh÷ng tiªu chuÈn vµ l­u hµnh mét c¸ch c«ng khai c¸c tiªu chuÈn ®ã. H¬n n÷a, xÝ nghiÖp sö dông rÊt bµi b¶n c¸c v¨n b¶n thuéc ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc, nh­ng thùc tÕ th× sè ng­êi hiÓu vÒ ho¹t ®éng nµy l¹i rÊt nhá. Cã thÓ nãi ph©n tÝch c«ng viÖc lµ c«ng cô qu¶n lý cña nhµ qu¶n lý, thÕ nh­ng hä còng ph¶i lµm thÕ nµo ®Ó ng­êi lao ®éng hiÒu vÒ c«ng cô ®ã, cã nh­ vËy hä míi cã thÓ biÕt ®­îc tÇm quan träng cña ho¹t ®éng nµy vµ cã ®Þnh h­íng lµm viÖc sao cho ®¸p øng tiªu chuÈn còng nh­ yªu cÇu thùc hiÖn c«ng viÖc. C«ng ty cÇu 12 §éi tc CG P. HC qu¶n trÞ Gi¸m ®èc PG§ kü thuËt TC (®¹i diÖn l·nh ®¹o) PG§ kinh doanh PG§ Néi chÝnh PG§ VËt t­ -tb P.kü thuËt TC P.kinh tÕ KH CN m.Nam CN m.B¾c X­ëng GCCK X.söa ch÷a P. VËt t­ P. qu¶n lý TB P.kÕ to¸n TV P. tæ chøc L§ P. An toµn L§ §éi CT 1-16 :S¬ ®å tæ chøc c«ng ty cÇu 12 C«ng Ty CÇu 12 lµ c«ng ty ho¹t ®éng trong ngµnh giao th«ng ®­êng bé víi bÒ dÇy lÞch sö trªn 50 n¨m, ®éi ngò c«ng nh©n cã trªn 3000 c«ng nh©n cÇu vµ trªn 100 c¸n bé c«ng nh©n viªn ho¹t ®éng trªn chi nh¸nh miÒn B¾c ®ãng t¹i ThÞ trÊn Sµi §ång-Long Biªn- Hµ Néi. MÆc dï lµ c«ng ty ho¹t ®éng trong ngµnh x©y dùng mang tÝnh mïa vô, vµ ho¹t ®éng theo dù ¸n nh­ng c«ng ty kh«ng thùc hiÖn chÝnh s¸ch thuª nh©n c«ng mµ hä gi÷ mét l­îng lín c«ng nh©n cÇu ho¹t ®éng trong biªn chÕ c«ng ty. Chóng em chØ cã ®iÒu kiÖn t×m hiÓu kh¶o s¸t c«ng ty t¹i chi nh¸nh miÒn B¾c víi ®èi t­îng chñ yÕu lµ nh©n viªn, sè Ýt lµ c¸c ®éi tr­ëng c¸c ®éi thi c«ng, c«ng tr×nh vµ c«ng nh©n cÇu, l¸i xe…C¸c v¨n b¶n thuéc ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc do phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng x©y dùng nªn vµ ®­îc l­u hµnh rång r·i kh¾p c¸c phßng ban . Trªn thùc tÕ, phßng kh«ng x©y dùng vµ sö dông nh÷ng lo¹i v¨n b¶n cã tªn nh­: m« t¶ c«ng viÖc, yªu cÇu c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiªn hay b¶n tiªu chuÈn c«ng viÖc. VËy nh­ng qua thèng kª cã tíi 95% sè ng­êi ®­îc hái tr¶ lêi rÊt chÝnh x¸c vÒ môc ®Ých cña c¸c lo¹i v¨n b¶n nµy. VÝ dô nh­: b¶n m« t¶ c«ng viÖc nªu lªn chøc n¨ng nhiÖm vô, ®iÒu kiÖn lµm viÖc; b¶n yªu cÇu c«ng viÖc nªu lªn nh÷ng ®ßi hái c«ng viªc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn nh­: tr×nh ®é, kÜ n¨ng, th©m niªn c«ng t¸c…b¶n tiªu chuÈn c«ng viÖc nªu lªn nh÷ng tiªu chÝ ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng…Vµ thùc tÕ cho thÊy nh÷ng nh©n viªn trÎ tuæi cã c¸i nh×n râ nÐt h¬n vÒ ph©n tÝch c«ng viÖc. Qua pháng vÊn phã phßng tæ chøc c¸n bé-lao ®éng th× chóng em ®­îc biÕt tr­íc n¨m 1999, c«ng ty sö dông v¨n b¶n lµ b¶n tiªu chuÈn chøc danh. Nh­ng sau ®ã, khi c«ng ty cam kÕt thùc hiÖn ISO th× c«ng ty lËp mét ban ISO riªng, vµ ban nµy cã tr¸ch nhiÖm x©y dùmg nh÷ng quy tr×nh ho¹t ®éng cô thÓ cho tõng phßng ban còng nh­ c¸c x­ëng, c¸c ®éi thi c«ng c«ng tr×nh. T×m hiÓu ho¹t ®éng cña ban ISO: C¸c thµnh viªn cña ban ISO nhÊt ®Þnh ph¶i cã Ýt nhÊt lµ mét nh©n viªn trong phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng. Ban ISO cña c«ng ty do phã phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng lµm tr­ëng ban, tr­ëng phßng an toµn lao ®éng lµm phã ban, ngoµi ra cßn cã nh©n viªn phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch, mét sè ®éi tr­ëng c¸c ®éi thi c«ng, ®éi c«ng tr×nh…Nh÷ng ng­êi nµy cã thÓ lµ qu¶n lý trùc tiÕp, hay nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n giái cña c¸c bé phËn. Hä cã tr¸ch nhiÖm b¸o lªn ban ISO nh÷ng söa ®æi, bæ sung mét sè ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh x©y dùng vµ gióp hoµn chØnh b¶n nµy cho phï hîp víi thùc tÕ c«ng viÖc. V¨n b¶n nµy gièng nh­ b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc, ®­a ra hÖ thèng chØ tiªu, tiªu chÝ ph¶n ¸nh c¸c yªu cÇu vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng cña sù hoµn thµnh nhÞªm vô ®· quy ®Þnh trong b¶n chøc n¨ng nhiÖm vô. V¨n b¶n nµy ®­îc ph©n tÝch rÊt râ rµng xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña kh¸ch hµng, tõ sù thay ®æi môc tiªu chÊt l­îng; d©y chuyÒn s¶n xuÊt míi hay thay ®æi ®Æc tÝnh kÜ thuËt s¶n phÈm. Ban ISO ho¹t ®éng theo ®Þnh kú 2 n¨m 1 lÇn. Nguån th«ng tin hä th­êng lÊy tõ c¸c phßng ban, th«ng qua b¸o c¸o cña c¸c thµnh viªn trong ban ISO thuéc c¸c phßng ban ®ã. Hµng k× (2 n¨m), Ban gi¸m ®èc c«ng ty chuyÓn cho ban ISO mét b¶n quy ®Þnh ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng do c¸c phã gi¸m ®èc so¹n th¶o th«ng qua sù kiÓm tra vµ phª duyÖt cña gi¸m ®èc c«ng ty. V¨n b¶n quy ®Þnh ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng víi néi dung lµ L­u ®å c¸c b­íc trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng bao gåm: ThiÕt lËp môc tiªu, yªu cÇu chÊt l­îng; LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn môc tiªu; Thùc hiÖn kÕ ho¹ch chÊt l­îng; KiÓm so¸t viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch chÊt l­îng. Vµ c¸c v¨n b¶n kÕ ho¹ch chÊt l­îng trong hai n¨m. Ngoµi ra, v¨n b¶n cßn ®­a ra b¶n kÕ ho¹ch chÊt l­îng, bao gåm: §¬n vÞ thùc hiÖn; Néi dung c«ng viÖc; Ng­êi thùc hiÖn; Thêi gian hoµn thµnh; Ng­êi kiÓm tra; kÕt qu¶. Vµ kÕ ho¹ch chÊt l­îng ®­îc x©y dùng tõ c¸c yªu cÇu kh¸c nhau nh­: yªu cÇu kh¸ch hµng; Môc tiªu chÊt l­îng; D©y chuyÒn s¶n xuÊt míi; Thay ®æi ®Æc tÝnh KTSP. Nh­ vËy; kÕ ho¹ch chÊt l­îng kh«ng chØ ®­îc x©y dùng ®Þnh kú hai n¨m mét lÇn mµ trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch, cã thÓ x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch do sù thay ®æi trong yªu cÇu kh¸ch hµng (theo dù ¸n) hay do cã d©y chuyÒn s¶n xuÊt míi vµ thay ®æi ®Æc tÝnh s¶n phÈm. Cïng víi viÖc x©y dùng ISO, phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng còng ®· tham gia vµo ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc th«ng qua viÖc x©y dùng c¸c v¨n b¶n nh­: Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸n bé chñ chèt trong c«ng ty; Quy ®Þnh tiªu chuÈn x¸c ®Þnh n¨ng lùc. (Phô lôc 4/5) §èi víi v¨n b¶n ®Çu tiªn, phßng tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm x©y dùng chøc n¨ng nhiÖm vô cho c¸c chøc vô nh­: Gi¸m ®èc c«ng ty; c¸c phã gi¸m ®èc c«ng ty nh­ PG§ phô tr¸ch thi c«ng, phô tr¸ch kinh doanh, phô tr¸ch vËt t­ thiÕt bÞ; phô tr¸ch néi chÝnh; C¸c tr­ëng phßng: tr­ëng phßng kü thuËt thi c«ng; phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch; phßng vËt t­; phßng qu¶n lý thiÕt bÞ; phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng; phßng kÕ to¸n tµi chÝnh; phßng an toµn lao ®éng; hµnh chÝnh qu¶n trÞ… ; Gi¸m §èc chi nh¸nh; Tr­ëng ban chØ huy c«ng tr­êng; §éi tr­ëng ®éi c«ng tr×nh; §éi tr­ëng ®éi thi c«ng c¬ giíi; X­ëng tr­ëng x­ëng söa ch÷a xe m¸y, thiÕt bÞ; X­ëng tr­ëng x­ëng gia c«ng c¬ khÝ. V¨n b¶n sau khi ®­îc x©y dùng vµ ký duyÖt cña Gi¸m ®èc sÏ ®­îc ph¸t ®Õn tÊt c¶ c¸c phßng ban, c¸c bé phËn trong c«ng ty. V¨n b¶n nµy t­¬ng ®­¬ng víi b¶n m« t¶ c«ng viÖc. V¨n b¶n thø hai cã tªn lµ Quy ®Þnh tiªu chuÈn x¸c ®Þnh n¨ng lùc: V¨n b¶n cã môc ®Ých lµ x¸c ®Þnh n¨ng lùc, tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ®Ó bè trÝ c¸n bé chñ chèt, l·nh ®¹o c«ng ty, l·nh ®¹o phßng ban, x­ëng, ®éi c«ng tr×nh ®¶m b¶o hoµn thµnh theo chøc n¨ng, nhiÖm vô. C¸c ®èi t­îng ®­îc x©y dùng ®­îc më réng h¬n so víi v¨n b¶n tr­íc. Ngoµi c¸c ®èi t­îng thuéc bé phËn qu¶n lý nh­ gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, tr­ëng phßng, V¨n b¶n quy ®Þnh cho tÊt c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn nh­ c¸c phã gi¸m ®èc, phã c¸c phßng ban, ®éi phã, x­ëng phã ®Õn tæ tr­ëng, tæ phã s¶n xuÊt, ®éi ngò c«ng nh©n c¸c bé phËn nh­: c«ng nh©n kÜ thuËt, c«ng nh©n vËn hµnh thiÕt bÞ, c«ng nh©n s¾t, c«ng nh©n kÝch kÐo; C¸c c¸n bé kü thuËt, c¸n bé kiÓm tra nghiÖm thu. Víi mçi ®èi t­îng nªu râ ng­êi bæ nhiÖm, tr×nh ®é chuyªn m«n, kü n¨ng, kinh nghiÖm. VÝ dô ®èi víi Gi¸m ®èc c«ng ty: “Gi¸m ®èc c«ng ty do tæng gi¸m ®èc c«ng ty bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt theo ®Ò nghÞ cña tËp thÓ l·nh ®¹o c«ng ty. VÒ n¨ng lùc: cã tr×nh ._.