Phân tích công tác quản lý vật tư và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư ở Công ty giày Thượng Đình

ình quản lý vật tư , tài sản cố định 2.4 Tình hình chi phí và giá thành sản phẩm 2.5 tình hình tài chính công ty III Đánh giá chung Ưu điểm nhược điểm Chương II. Cơ sở lý thuyết quản lý vật tư I. Khái niệm về vật tư và quản lý vật tư Khái niệm Vai trò của công tác quản lý vật tư Phân loại vật tư II. Hoạt động mua vật tư của doanh nghiệp sản xuất Khái niệm và vai trò của doanh nghiệp sản xuất Khái niệm Vai trò của hoạt động mua vật tư của doanh nghiệp sản xuất Hành vi mua vật tư của doanh nghiệp sản xuất Quy trình nghiệp vụ mua hàng tư liệu sản xuất III. Hoạt động dự trữ vật tư – TLSX Trong DNSX Khái niệm dự trữ Vai trò của quản lý dự trữ Hệ thống quản lý dự trữ Phân loại dự trữ Mô hình tối ưu về dự trữ vật tư hàng hoá IV Công tác tổ chức sử dụng vật tư trong doanh nghiệp Kế hoạch sử dụng vật tư Xác định nhu cầu vật tư Phương pháp xác định mức tiêu hao vật tư Nhiệm vụ và nội dung cấp phát vật tư trong doanh nghiệp Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp Lập chứng từ cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp Chẩn bị vật tư để cấp phát Tổ chức giao vật tư cho đơn vị tiêu dùng Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư Chương III Xây dựng một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý vật tư ở công ty giày Thượng Đình I. Thực trạng công tác quản lý vật tư ở công ty giày Thượng Đình Nhu cầu vật tư cho sản xuất Hoạt động mua vật tư của công ty Công tác quản lý dự trữ vật tư của công ty Công tác cấp phát và sử dụng vật tư của công ty II. Đề xuất hoàn thiện hoạt động mua vật tư ở công ty Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng Đề xuất nâng cao hiệu quả cho nghiệp vụ mua hàng III. Kiến nghị về hoạt động dự trữ vật tư ở công ty Về phương thức dự trữ Về nghiệp vụ kho IV. Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư Đề xuất xây dựng tổ , nhóm chất lượng Tổ chức lại việc hướng dẫn quy trình công nghệ Kết luận Tài liệu tham khảo Lời mở đầu Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta đang dần chuyển từ một nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường (Có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng XHCH). Các doanh nghiệp ở Việt Nam có một thuận lợi là tận dụng được vốn kinh nghiệm của thế giới, song cũng gặp phải không ít khó khăn bởi phải đương đầu với một thách thức hoạt động hoàn toàn mới, đó là"cạnh tranh hoàn hảo". Doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải bứt lên giữa cuộc đọ sức đầy cam go này. Vấn đề đặt ra là phải giải quyết vấn đề gì và bằng cách nào, để cạnh tranh được. Nhiều doanh nghiệp do không thích ứng được với xu thế chung của sự phát triển đã dẫn đến giải thể hoặc phá sản. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp chứng tỏ được sức mạnh của mình đã đi lên từ bước xuất phát rất thấp của nền kinh tế cũ, trở thành doanh nghiệp hùng mạnh so với nền công nghiệp nước ta hiện nay. Nguyên nhân của sự thành công đó là do doanh nghiệp nắm bắt được thực trạng và những nguyên nhân của sự yếu kém, từ đó tận dụng sức mạnh tổng hợp để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với xu thế chung, đáp ứng được những đòi hỏi ngày một cao của thị trường mở. Mỗi doanh nghiệp đều có những yếu tố quan trọng riêng ảnh hưởng mang tính quyết định đến sự tồn tại hay quá trình hoạt động. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì quá trình sản xuất là khâu quan trọng để có được sản phẩm cung cấp ra thị trường. Nó luôn đòi hỏi phải có các yếu tố của sản xuất để hoạt động. Trong đó, vật tư kỹ thuật là yếu tố quan trọng nhất vì thiếu vật tư kỹ thuật thì không thể tiến hành hoạt động sản xuất ra của cải vật chất. Hơn thế, khi vật tư là đối tượng lao động thì nó là nhân tố quan trọng để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, tăng quy mô sản xuất, tạo điều kiện sử dụng hợp lý sức lao động và nguyên, nhiên vật liệu, tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất. Bên cạnh đó, những vật tư đóng vai trò là tư liệu lao động thì đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng, lại là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng. Bộ phận này chiếm 60%á70% cơ cấu giá thành sản phẩm. Do đó, nó có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá cả sản phẩm. Như vậy, công tác quản lý vật tư tốt có ý nghĩa to lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này và sau thời gian thức tập tại công ty giầy Thượng Đình dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy Ngô Trần ánh cùng với sự giúp đỡ, tạo điều kiện về nhiều mặt của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty, tôi đi sâu nghiên cứu đề tài "Phân tích công tác quản lý vật tư và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lí vật tư ở công ty giày Thượng Đình". Mục đích nghiên cứu của đề tài này là nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lí vật tư ở công ty giày Thượng Đình. Bao gồm từ việc mua sắm vật tư; bảo quản , dự trữ và cấp phát đến việc tổ chức quản lí sử dụng vật tư một cách hợp lí và hiệu quả... Trên cơ sở vận dụng tổng hợp cơ sở lý luận, kết hợp với phân tích điều kiện thực tế tại công ty. Từ đó đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân gây ra để đề xuất các biện pháp hoàn thiện. Trước khi trình bày đề tài tốt nghiệp của mình, tôi muốn bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc của mình tới TS. Ngô Trần ánh đã tận tình chỉ bảo , hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực tập và làm đồ án tốt nghiệp. Tôi xin được cảm ơn BCN khoa Kinh tế và Quản lý trường ĐHBK Hà Nội , thầy chủ nhiệm Nguyễn Tấn Thịnh và các thầy cô trong khoa đã dạy dỗ tôi trong những năm học qua. Tôi cũng cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo và tập thể cán bộ – công nhân viên công ty giày Thượng Đình đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này. Một lần nữa tôi xin được bày tỏ sự biết ơn chân thành của mình. ChươngI. Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh công ty giầy thượng đình I. Giới thiệu khái quát về Công ty giầy thượng đình. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty giầy thượng đình : - trụ sở chính : Số 277 - km - Nguyễn Trãi - Thanh xuân - Hà Nội. - Tổng diện tích sử dụng 35000 m2 - Tổng vốn kinh doanh : 65.580,3 triệu đồng. - Trong đó vốn cố định : 10.812 triệu đồng. - Vốn lưu động : 49.696,3 triệu đồng. Tiền thân là xí nghiệp X30 ra đời tháng 1-1957 do Cục Quân nhu Tổng cục Hậu cần QĐNDVN quản lý. Trưởng thành từ Quân đội, khi đất nước đang bị chia cắt hai miền Nam - Bắc. Nhiệm vụ của công ty - xí nghiệp X30 lúc bấy giờ - là sản xuất mũ cứng, giầy vải cho bộ đội, thay thế loại mũ đan bằng tre, lồng vải và dép lốp cao su, phục vụ cho cuộc kháng chiến. Những năm đầu hoạt động với cơ sở vật chất còn rất khiêm tốn, gần như không có gì, sản lượng sản xuất ra rất hạn chế. Ngày 2/1/1961 Xí nghiệp X30 chuyển giao từ Cục Quân nhu Tổng cục Hậu cần - QĐNDVN sang Cục Công nghiệp Hà Nội - UBHC thành phố Hà Nội, thực hiện bước đầu góp sức xây dựng nền công nghiệp non trẻ của Hà Nội. Tháng 6/1965 Xí nghiệp X30 đổi tên thành nhà máy cao su Thuỵ Khuê. Năm 1970 nhà máy cao su Thuỵ Khuê sát nhập với xí nghiệp giầy vải Hà Nội và đổi tên thành "Xí nghiệp giầy vải Hà Nội". Lúc này, sản phẩm của xí nghiệp đã phong phú hơn. Đặc biệt, giày Basket lần đâu tiên đã xuất khẩu sang Liên Xô và các nước Đông Âu. Năm 1978 Xí nghiệp giầy vải Hà Nội hợp nhất với Xí nghiệp giầy vải Thượng Đình và lấy tên là "Xí nghiệp giầy vải Thượng Đình". Tên và trụ sở chính là Công ty giầy Thượng Đình ngày nay. Chặng đường đầu phát triển, đến đây thực chất vẫn nằm trong chế độ tập trung bao cấp chưa phát huy được thế mạnh và tiềm năng vốn có của một đơn vị sản xuất kinh doanh. Việc sản xuất mới hoàn toàn phụ thuộc vào kế hoạch của nhà nước. Thị trường nước ngoài mới chỉ là một số nước thuộc phe XHCN mà chưa mở rộng được sang các nước khác, tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trước tình hình đó, Đại hội Đảng VI là một bước ngoặt lịch sử quan trọng trong bước phát triển của các ngành kinh tế nói chung và của Công ty giầy Thượng Đình nói riêng. Đại hội đã đề ra con đường đổi mới từ nền kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường. Đây là một động lực nhưng cũng là một thách thức cho xí nghiệp bởi thị trường và cạnh tranh là khái niệm còn quá xa lạ khi bước ra từ một nền kinh tế cũ. Đặc biệt, đầu những năm 90 Công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trường tiêu thụ, khi Liên Xô và các nước Đông Âu sụp đổ. Đứng trước những thách thức đầy cam go đó, Công ty đã xác định lại mục tiêu, tìm ra con đường và hướng đi mới để từng bước tháo gỡ khó khăn, đi dần lên bước phát triển. Với khẩu hiệu "Hãy tự cứu lấy mình trước khi trời cứu", Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể và trở thành một đơn vị sản xuất được coi là lớn trong ngành da giầy Việt Nam như ngày nay. Trải qua 45 năm xây dựng và trưởng thành, ngày nay Công ty giày Thượng Đình đã thực sự lớn mạnh, tiếp cận với công nghệ sản xuất tiên tiến. Sản phẩm sản xuất ra khá đa dạng và phong phú. Chất lượng sản phẩm thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9000-9001. Công ty có một chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh,hai tổng đại lí tại Hà Nội , Đà Nẵng và 34 đại lí tại các tỉnh, thành phố khác. đặc biệt, sản phẩm của Công ty đã có một thị trường Quốc tế rộng lớn, gồm nhiều nước trên thế giới như Pháp, Tây Ban Nha, Italia Thuỵ Điển, Đức Hà Lan, Anh... Với sự phát triển không ngừng đó hàng năm đã mang lại nguồn lợi đáng kể cho Công ty và ngân sách Nhà nước, tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho hàng nghìn lao động. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Chức năng. Công ty giày Thượng Đình có chức năng chính là sản xuất và kinh doanh các loại giày vải, giày thể thao và dép Sandal phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Nhiệm vụ. - Sử dụng hiệu quả nguồn lực nhà nước giao cho để phát triển sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật hiện hành. - Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký. Chịu trách nhiệm trước nhà nước về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc khách hàng và pháp luật về sản phẩm Công ty. - Trả các khoản tín dụng mà Công ty vay hoặc được bảo lãnh. - Đóng đầy đủ các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) theo qui định của pháp luật. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động, tạo điều kiện cho người lao động tham gia quản lí Công ty. - Thưc hiện đầy đủ các quy định về an ninh, Quốc phòng, môi trường. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, chế độ kiểm toán theo quy định của nhà nước, tuân thủ các qui định về thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 1.3 Công nghệ sản xuất một số sản phẩm hàng hoá. Công ty sản xuất hai loại sản phẩm chủ yếu là giày vải và giày thể thao với một quy trình công nghệ hoàn chỉnh. Hình 1.3.1 Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất giày vải. Quá trình bồi Quá trình cán Quá trình cắt Quá trình may Quá trình Gò- lưu hoá Quá trình bao gói Sp thoả mãn yêu cầu KH ` Yêu cầu của sp Hình 1.3.2 Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất giầy thể thao. Yêu cầu của sp QT bồi QT cắt QT may QT gò Sxđế QT bao Gói Sp thoả mãn yêu cầu của KH 1.4 Hình thức tổ chức và kết cấu sản xuất. Hình thức tổ chức: Với đặc thù là sản xuất nhiều loại ssản phẩm lại có nhiều bước thực hiện nên Công ty tổ chức sản xuất dưới hình chuyên môn hoá về công nghệ kết hợp với chuyên môn hoá đối tượng. Mỗi phân xưởng thực hiện một quá trình chế tạo phôi của một sản phẩm. Kết cấu sản xuất:Các bộ phận, các quá trình sản xuất được tổ chức, xắp xếp hợp lí với mối quan hệ làm cho quá trình hoạt động diễn ra liên tục và nhịp nhàng. Hình 1.4 Sơ đồ kết cấu sản xuất của Công ty Kho vải Kho chỉ Kho H. chất Kho P. liệu Dây chuyền sản xuất PX bồi PX cán Phân xưởng cắt Phân xưởng may PX gò - lưu hoá Phân xưởng bao gói Các bộ phận phục vụ sản xuất: - Xưởng cơ năng. - Phòng bảo vệ - Bộ phận vận tải Bộ phận phụ trợ: - Thiết kế chế thử mẫu. - In, thêu. - Phòng thí nghiệm. Kho T. phẩm Tiêu thụ . 1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty. Bộ máy quản lí của Công ty được phân làm hai cấp quản lí là cấp Công ty và cấp các phân xưởng. Trong đó, cấp công ty bao gồm Ban giám đốc - là bộ phận quản lí cao nhất, đại diện cho nhà nước , được bổ nhiệm đại diện cho tập thể Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và người lao động của Công ty về kết quả hoạt động đó. Các phòng ban chức năng làm nhiệm vụ theo các chức năng riêng, trợ giúp cho ban giám đốc. Các phân xưởng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm của Công ty theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã định sẵn và đúng tiến độ được giao, đồng thời có nghĩa vụ giữ gìn tài sản của Công ty trong phạm vi sử dụng. Hình 1.5 Sơ đồ hệ thống quản lý Công ty giày Thương Đình (1) Giám đốc (2) PGĐ thường trực (3) Đại diện của lãnh đạo về chất lượng (4) PGĐ Sản xuất (5) PGĐ KD - XNK (6) PGĐ kỹ thuật - C.nghệ (7) PGĐ T. bị và an toàn (20) QĐPX gò và bao gói giày vẩi (21) QĐPX gò và bao gói giày TT (27) Quản đốc xưởng cơ năng (26) QĐPX May giày thể thao (22) QĐPX cán (25) QĐPX May giày vải (24) QĐPX cắt 2 (23) QĐPX cắt 1 (8)TP Kế toán tài chính (9)TP Hành chính tổ chức (10) TP Kế hoạch vật tư (19) T.trạm y tế (18) T.ban vệ sinh LĐ (17) TP Bảo vệ (16) TP Chế thử mẫu (15) TP Kinh doanh - XNK (11) TP Quản lý chất lượng (12) TP T.kê và gia công (14) TP KT- CN (13) TP Tiêu thụ II Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.1 Về hoạt động markeeting. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày nay, tìm kiếm thị trường mục tiêu là một việc làm cực kỳ khó. Nhưng với thế mạnh của mình , Công ty giày Thượng Đình đã chiếm được phần lớn thị phần trong nước về giày vải (Khoảng 17%) và xuất khẩu sang thị trường thế giới một số lượng khá lớn. Có bảng kết quả tiêu thụ sản phẩm trong vài năm gần đây như sau: Bảng 1.2.1 Kết quả tiêu thụ sản phẩm một số năm: Năm Sản lượng tiêu thụ (triệu đôi) Xuất khẩu (triêụ đôi) Nội địa (triệu đôi) %xuất khẩu 1999 4.61 1.86 2.75 40.35 2000 4.0 2.0 2.7 42.35 2001 5.0 2.2 2.8 44 Ngày nay Công ty có chính sách mới là quan tâm mở rộng thị trường nội địa. Không chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng mà còn chủ động sản xuất và tìm kiếm thị trường tiêu thụ. Sản phẩm của Công ty được phân phối rộng rãi khắp toàn quốc đặc biệt khu vực miền Nam. Hình thức phân phối chủ yếu qua hai kênh: kênh gián tiếp, qua chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, các tổng đại lý và đại lý. Kênh trực tiếp, qua cửa hàng bán lẻ và đơn đặt hàng. Ngoài ra, Công ty còn quan tâm tới việc liên kết, xây dựng các công ty liên doanh, liên kết, các xưởng sản xuất vệ tinh để hỗ trợ cho viêc sản xuất, phân phối và bán sản phẩm, đảm bảo cung ứng đượcliên tục và đầy đủ cho các tổng đại lý , đại lý và cửa hàng, đáp ứng nhu cầu thị trường. Các hình thức xúc tiến bán hàng: Công ty đang dùng hình thức quảng cáo và bán trực tiếp là chủ yếu. Cố gắng kiểm soát thị trường thông qua các trung gian của mình. Các hình thức xúc tiến khác đang dần được thiết kế và áp dụng. 2.2 Tình hình lao động tiền lương. Lao đông là một yếu tố đóng vai trò quan trọng để tạo ra sản phẩm đúng tiến độ và chất lượng cao làm hài lòng được nhiều khách hàng khó tính. Nhận thức được vấn đề này công ty đã bố trí, phân công lao đông theo từng chuyên môn phù hợp với trình độ của từng người và có tính chất công việc khác nhau,mang lại hiệu quả cao trong công tác tổ chức sản xuất. Cơ cấu lao động của Công ty trong vài năm gần đây được phản ánh qua bảng số liệu sau: Bảng1.2.1 Tình hình hoat động của Công ty. Năm Tổng LĐ (người) LĐ trực tiếp (người) LĐ gián tiếp (người) Nam (người) Nữ (người) 1999 1616 1303 292 644 952 2000 1934 1467 297 748 1186 2001 1930 1454 294 731 1199 Số lượng lao động qua các năm tăng hoặc ổn định là do yêu cầu của sản xuất. Lao động nữ chiếm đa số do đặc thù của công việc đòi hỏi người lao động có tính kiên nhẫn, chăm chỉ và khéo léo...trong các phân xưởng. Ngoài số lao động trực tiếp và gián tiếp sản xuất ra thì Công ty luôn có một đội ngũ lao động “dự bị ” đó chính là số học sinh đang được đào tạo trực tiếp tại Công ty về kỹ thuật sản xuất giày bằng máy móc thiết bị đang sử dụng. Đội ngũ nhân viên làm công tác quản lí có đầy đủ kiến thức và nhiệt tình để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đội ngũ này đạt trên 70% có trình độ đại học, đảm nhận các công việc có tính chuyên môn riêng. công nhân 100% được đào tạo lành nghề trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Đặc thù của Công ty là sản xuất sản phẩm theo từng mã khác nhau. Năng xuấtlao động thay đổi theo từng mã. Nó phụ thuộc vào mức độ phức tạp của các nguyên công của từng mã. Từ đó công ty cũng có phương pháp tính lương cho từng đối tượng lao động cho phù hợp. Hàng năm Công ty lập dự toán tổng quỹ lương để thanh toán cho cán bộ công nhân viên. Ví dụ, năm 2001 tổng quĩ lương theo kế hoạch là 18,2 tỷ đồng, theo thực hiện là 16.053.126.000 đồng. Tổng quỹ lương được xác định bằng công thức n ồQL = ồ QiPi + Vbx i=1 Trong đó: + ồQl : Tổng quỹ lương. + Pi : Đơn giá lương tổng hợp. + Qi : Sản lượng sản phẩm i. + n : Số loại sản phẩm sản xuất trong năm. +Vbx : Quỹ lương bổ xung. Hình thức lương sản phẩm áp dụng để trả cho bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất. Tuỳ theo từng mã giày sản xuất ra, lương này cũng biến đổi do đơn giá khác nhau và năng xuất lao động cũng khác nhau. Lương sản phẩm = sản lượng x đơn giá tổng hợp . Lương thời gian áp dụng để thanh toán cho bộ phận quản lí Công ty. Ngoài ra Công ty còn có hình thức trả lương khoán, theo thời điểm và mã nhất định. Tiền thưởng: có các hình thức thưởng như thưởng cho lao động giỏi, thưởng theo thành tích hoạt động... Thu nhập bình quân một người năm 2001 là 800 nghìn đồng. 2.3 Tình hình quản lí vật tư , tài sản cố định. Trong thời kỳ bao cấp nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của Công ty được nhà nước bao cấp, giá ưu đãi. Song có một trở nghịch là thường không đồng bộ và không đúng kỳ sản xuất. Khi công ty cần thì lại không có hoặc lúc cung úng thì lại quá nhiều và chất lượng không đảm bảo. Điều này làm cho quá trình sản xuất không hiệu quả và chất lượng sản phẩm không cao. Từ 1991 Công ty chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường , tự lo liệu nên nguyên vật liệu cho sản xuất, được tiến hành song song với hai vụ sản xuất của Công ty. Về mùa lạnh là mùa sản xuất chính với khối lượng lớn, đòi hỏi phải cung ứng nguyên vật liệu nhiều , đồng bộ và kịp thời. Về mùa nóng việc sản xuất giày chủ yếu phục vụ cho nhu cầu trong nước nên nhịp độ sản xuất có phần chậm lại, tốc độ cung úng cũng không yêu cầu cao. tuy nhiên, việc sản xuất giày chủ yếu thực hiện theo đơn đặt hàng nên khi có đơn đặt hàng phòng kế hoạch - vật tư mới lên kế hoạch cụ thể cho việc mua nguyên vật liệu. Việc cung ứng nguyên vật liệu được thực hiện theo hai cach: Đối với nguyên vật liệu dùng chung cho tất cả các sản phẩm thì được mua từ các nguồn hàng trong nước. Còn những nguyên vật liệu đặc chủng dùng riêng cho từng loại giày, kiểu giày thì được mua từ nước ngoài. Nguyên vật liệu sản xuất của Công ty được chia làm hai loại: - Nguyên vật liệu chính: vải, cao su , chỉ may , keo dán. - Nguyên vật liêu phụ: Hoá chất, ôzê, bao bì và các phụ liệu khác. Trong các nguyên vật liệu trên thì 80% được mua từ các nguồn hàng trong nước, khoảng 20% là nhập từ nước ngoài. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục thì dự trữ nguyên vật liệu được xem là quan trọng. để đáp ứng được các đơn đặt hàng thì Công ty thường có một lượng vật tư nhất định. Mức dự trữ này công ty thường dựa vào thông tin thị trường do phòng tiêu thụ cung cấp. Thông thường vào đầu vụ sản xuất chính (đầu tháng 7 hàng năm)Công ty có lượng dự trữ cao nhất. Vì trong vụ sản xuất từ tháng 8 đến tháng tư năm sau Công ty nhận được rất nhiều đơn đặt hàng từ nước ngoài. Trước khi nhập kho nguyên vật liệu phải được kiểm tra chặt chẽ. Đây là một công việc quan trọng được thực hiện theo tiêu chuẩn của nhà nước, của ngành và của riêng Công ty vì nó là một nhân tố chính quyết định chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu nhập về Công ty được chia làm các nhóm và xếp theo kho. Hệ thống kho của Công ty gồm 4 kho chính. Tên kho là tên vật liệu chứa trong kho: - Kho vải bao gồm: Các loại vải bạt , vải phin. - Kho hoá chất bao gồm: Cao su và các loại hoá chất . - Kho chỉ bao gồm: Các loại chỉ may, chỉ thêu. - Kho phụ liệu: Chứa các loại phụ liệu và bao bì. Các kho được bố trí cạnh khu vực sản xuất, có lối đi thông thoáng giữa các gian nên công tác cung ứng vật tư trong sản xuất của Công ty rất thuận lợi và nhanh chóng. Công ty rất chú trọng đến công tác an toàn nên trang thiết bị trong kho của Công ty được trang bị rất đầy đủ và tương đối hiện đại. Các thiết bị đo lường và sổ sách ghi chép đầy đủ số nguyên vật liệu nhập vào kho và số nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất. Nguyên vật liệu trong kho được xắp xếp gọn gàng, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lí. Song song với việc đầu tư chiều sâu thì đầu tư mua sắm trang thiết bị, đổi mới quy trình công nghệ, mở rộng sản xuất tạo tiền đề tăng năng xuất lao động và sử dụng vốn đầu tư có hiệu quả cũng được Công ty quan tâm. tình hình tài sản cố định của công ty năm 2001 như sau: Bảng1.2.3 Tài sản cố định Công ty năm 2001 TT Tên tài sản Nguyên giá (1000đồng) Giá trị còn lại (1000đồng) 1 2 3 4 Nhà xưởng văn phòng Máy móc thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị quản lí 28.899.326 13.321.850 4.236.512 1.538.432 16.436.126 5.911.030 2.836.152 8.340.041 5 Tổng 47.996.120 33.623.349 2.4 Tình hình chi phí và giá thành. Đăc thù của Công ty là sản xuất nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm lại có nhiều mã và có khối lượng sản xuất khác nhau. Mỗi mã này đòi hỏi chi phí khác nhau và giá thành. Công ty phân loại chi phí theo khoản mục để tính được giá thành sản phẩm, bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung - Chi phí quản lí doanh nghiệp. - Chi phí bán hàng. Trong đó chi phí sản xuất chung chi phí quản lí doanh nghiệp và chi phí bán hàng được đưa vào giá thành từng sản phẩm theo phương pháp phân bổ. Tiêu thức phân bổ thường là tiền lương nhân công trực tiếp. Giá thành kế hoach do bộ phận kế hoạch thực hiện, tính toán trước khi sản xuất ra sản phẩm đó theo năm khoản mục chi phí. Từ đó xác định được giá thành toàn bộ sản phẩm. GTTB = (GTPX + CPGT) *ồSP Trong đó: GTTB: giá thành toàn bộ GTPX: giá thành phân xưởng CPGT: chi phí gián tiếp ồSP: tổng sản phẩm Giá thành thực tế được bộ phận tài chính thực hiện bằng phương pháp thu thập tổng hợp số liệu trong quá trình sản xuất và cuối kỳ sản xuất sản phẩm. Ztt = C + Dđk - Dck Trong đó: Ztt: tổng giá thành sản phẩm thực tế C: Tổng chí phí sản xuất trong kỳ Dđk,Dck: chi phí sản phẩm dở dang đầu và cuối kỳ. Từ đó cũng xác định được giá thành đơn vị sản phẩm (Zđv) Ztt Zđv = Tổng sản lượng hoàn thành 2.5 Tình hình tài chính công ty. Cũng như các doanh nghiệp khác hoạt động tài chính của công ty giày Thượng Đình có vai trò hết sức quan trọng là hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành được ổn định và hiệu quả.Qua những thông tin tài chính sẽ phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Bảng 2.5.1 Báo cáo kết quả hoat động SXKD năm 2000 Phần 1: Lãi,lỗ đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã Luỹ kế từ đầu năm Tổng doanh thu Trong đó: Doanh thu hàng xuất khẩu 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi tức gộp (10-11) 4. Chi phí bán hàng 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Lợi nhuận thuần từ HĐKD (20-(21+22)) -Thu nhập hoạt động tài chính -Chi phí hoạt động tài chính 7. Lợi tức hoạt động tài chính (31-32) - Các khoản thu nhập bất thường - Chi phí bất thường 8. Lợi tức bất thường (41-42) 9. Tổng lợi tức trước thuế (30+40+50) 10. Thuế lợi tức phải nộp (32%) 11. Lợi tức sau thuế(60+70) 01 02 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 70 80 101.925.228.798 65.157.277.011 101.925.228.798 90.705.700.002 11.174.528.796 1.588.695.087 7.955.571.628 1.630.262.081 1.565.593.794 133.558.668 23.001.126 83.702.796 133.276.000 -49.573.204 1.603.690.000 513.180.800 1.090.509.200 Phần II. Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Chỉ tiêu Mã Số ĐK phải nộp Luỹ kế từ ĐN Số đã nộp Còn phải nộp CK I.Thuế 10 104 472 221 5017775995 5007772995 10000000 1.Thuế VAT phải nộp 11 7790422 3681403292 3681403292 2. Thuế TTĐB 13 3. Thuế xuất nhập khẩu 14 35598903 38598903 4.Thuế thu nhập DN 15 104472221 513180800 5. Thu trên vốn 16 523740000 523740000 6. Thuế tài nguyên 17 260000000 250000000 10000000 7. Thuế nhà đất 18 850000 850000 8. Tiền thuê đất 19 9. Các loại thuế khác 20 II. Phải nộp khác 30 Phần I phản ánh một cách tổng quát hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính của công ty. Phần II cho biết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước của công ty. Cho thấy các khoản phải nộp trong năm là 5 077 772 995 đồng và đã nộp được 5007772995 đồng, còn lại 10 000 000 đồng phải nộp chuyển sang năm sau.  Bảng 2.5.2. Bảng cân đối kế toán năm 2000 (Công ty giày Thượng Đình) Tài sản Mã Số đầu năm Số cuối kì A. TS LĐ và đầu tư ngắn hạn 100 32000873453 48495158893 I. Tiền 110 2700872020 1344253571 1. Tiền mặt tại quỹ 111 1477839842 186565323 2. Tiền gửi ngân hàng 112 1223033178 1157688248 3. Tiền đang chuyển 113 II. Các khoản đầu tư TC ngắn hạn khác 120 1.Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 2. Đầu tư ngắn hạn khác 128 3. Dự phòng giảm giá đầu tư 129 III. Các khoản phải thu 130 22949007932 27771409226 1.Phải thu của khách hàng 131 22078552006 25089278623 2.Trả trước cho người bán 132 520514560 1382589390 3.Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 133 94956726 1150030346 4. Phai thu nội bộ -Vốn KD ở đơn vị trực thuộc - Phải thu nội bộ khác 134 135 136 5. Các khoản phải thu khác 138 254984640 149510907 6. Dự phòng các khoản PT khó đòi 139 IV. Hàng tồn kho 140 6140196999 18644501221 1. Hàng mua đang đi trên đường 141 2. Nguyên vật liệu tồn kho 142 1989875140 640754452 3. Công cụ, dụng cụ trong kho 143 781381205 4763485987 4. Chi phí SXKD dở dang 144 469885354 1567333075 5. Thành phẩm tồn kho 145 2899055300 10190065096 6. Hàng hoá tồn kho 146 7. Hàng gửi đi bán 147 8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 149 V. Tài sản lưu động khác 150 210796502 734944835 1. Tạm ứng 151 210796502 189901502 2. Chi phí trả trước 152 3. Chi phí chờ kết chuyển 153 4. TS thiếu chờ xử lí 154 VI. Chi phí sự nghiệp 160 1. Chi phí sự nghiệp năm trước 161 2. Chi phí sự nghiệp năm nay 162 B. TSCĐ, đầu tư dài hạn I. Tài sản cố định 200 15402446384 24460923714 1. Tài sản cố định hữu hình - Nguyên giá - Giá trị hao mòn 210 211 212 14502446384 14502446384 31404868709 24460923714 24460923714 44248217309 2. TSCĐ thuê tài chính 213 16902422325 19787293595 3. TSCĐ vô hình 214 II. Các khoản đầu tư TC dài hạn 217 III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 220 IV. Các khoản kí quỹ, cước dài hạn 240 Tổng cộng tài sản 250 46503319837 72952082607 Nguồn vốn Mã đầu năm Số cuối kì A. Nợ phải trả 300 32751760790 58866541944 I. Nợ ngắn hạn 310 29041748555 464304067019 1. Vay ngắn hạn 311 18137568999 27860615444 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 312 3. Phải trả cho người bán 313 9531031216 16140933570 4. Người mua trả trước 314 36021000 1441894300 5. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 315 6. Phải trả công nhân viên 316 832468300 587353993 7. Phải trả các đơn vị nội bộ 317 12436474325 8. Các khoản phải trả, phải nộp khác 318 504659040 12436474325 II. Nợ dài hạn 320 3674012235 1. Vay dài hạn 321 2. Nợ dài hạn khác 322 III. Nợ khác 330 1. Chi phí phải trả 331 2. Tài sản thừa chờ xử lí 332 3. Nhận kí quỹ kí cước dài hạn 333 B. Nguồn vốn CSH 400 13787559047 14089540663 I. Nguồn vốn- quỹ 410 13787559047 14078709280 1. Nguồn vốn kinh doanh 411 12484191640 12484191640 2. Chênh lệch đánh giá lại TS 412 3. Chênh lệch tỉ giá 413 4. Quỹ đầu tư phát triển 414 322944746 682579686 5. Quỹ dự phòng tài chính 415 77257000 6. Quỹ dự phòng về trợ cấp thất nghiệp 416 38628500 7. Lợi nhuận chưa phân phối 417 858377343 734584172 8. Quỹ khen thưởng phúc lợi 418 122045498 55468462 II. Nguồn kinh phí 420 16831383 1. Quỹ quản lí cấp trên 421 2. Nguồn kinh phí sự nghiệp 422 16831383 Tổng cộng nguồn vốn 430 46503319837 72956082607 III. Đánh giá chung 1. ưu điểm: So với các doanh nghiệp sản xuất khác thì công ty giày thượng đình có sự phát triển ổn định. Sản phẩm của công ty chiếm được niềm tin của khách hàng trong và ngoài nước về chất lượng, đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng. Để có được kết quả đó là do công ty đã phát huy được tính chuyên môn hoá trong sản xuất, xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ chất lượng, thiết bị sản xuất hiện đại. Mặt khác, công ty xây dựng hệ thống kho tàng, nhà xưởng, văn phòng khang trang, tiện lợi, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí và sản xuất. Thiết bị và vật tư được bảo quản an toàn cung ứng đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục. Bộ phận làm công tác quản lý có trình độ nghiệp vụ cao. Đội ngũ công nhân có chuyên môn vững vàng và bộ phận phục vụ, phụ trợ luôn đảm bảo các yêu cầu cho quá trình hoạt động. 2. Những tồn tại: Tuy đã có những bước phát triển mạnh nhưng công ty giày Thượng Đình vẫn còn những tồn tại đang cần được tháo gỡ và giải quyết trong tương lai như công tác Maketing vẫn còn chưa hoàn thiện về hệ thống kênh phân phối, chưa có phòng Maketing riêng biệt mà mọi công tác tiếp thị đều giao cho phòng tiêu thụ. Công tác quản lý vật tư còn gặp nhiều khó khăn trong việc mua nguyên liệu và sử dụng dẫn đến tốn kém về chi phí giá thành. Chương II. Cơ sở lý thuyết về quản lý vật tư I. Khái niệm về quản lý vật tư và quản lý vật tư Khái niệm Đối với một doanh nghiệp, dù muốn hay không thì ít nhiều cũng phải có tư liệu sản xuất như nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,…những thứ không thể thiếu để tạo ra một loại sản phẩm hàng hóa phục vụ cho nhu cầu của con người. Vậy một ._.cách khái quát có thể hiểu tư liệu sản xuất có hai đặc tính cơ bản: - là những vật mà con người có thể nhằm vào nó để biến đổi theo mục đích của mình (đối tượng lao động). - là một vật hay hệ vật làm nhiệm vụ truyền dẫn sự tác động của con người lên đối tượng lao động, nhằm biến đổi đối tượng lao động theo mục đích của mình (tư liệu lao động). Vật tư là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất (TLSX). TLSX bao gồm ĐTLĐ và TLLĐ. những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động chiếm lấy. Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, tính năng nhất định. Do đó không phải đối tượng lao động đều là sản phẩm của lao động. Trong số những TLSX có nhà xưởng, hầm mỏ, cầu cống và những công trình kiến trúc khác, ngay từ đầu chúng đã được cố định tại chỗ và khi thành sản phẩm rồi người ta có thể đưa chúng vào sử dụng ngay được thông qua giai đoạn tiếp tục quá trình sản xuất, giai đọan làm cho chúng có được sự hoàn thiện cuối cùng như các sản phẩm khác. Những sản phẩm thuộc phạm trù này không thuộc phạm trù vật tư kĩ thuật. Vật tư chỉ là một bộ phận quan trọng của TLSX bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp. Một vật thể có những thuộc tính khác nhau do đó nó có thể dùng vào nhiều việc. Cho nên cùng một sản phẩm có thể làm vật phẩm tiêu dùng hay làm vật tư kĩ thuật. Vậy trong mọi trường hợp phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là một vật tư kĩ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng. Vật tư kĩ thuật có thể hiểu theo khái niệm như sau: Vật tư kĩ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ,… Từ đó, cũng có khái niệm về quản lý vật tư: Quản lý vật tư là quá trình thực hiện các tác động của con người từ mua vật tư; bảo quản, dự trữ đến việc cung ứng cho sử dụng vật tư để nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty. Vai trò của công tác quản lý vật tư + Vai trò của vật tư. Như chúng ta đã biết, vật tư là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất. Vậy, vật tư cũng là một bộ phận quan trọng trong DNSX. Vật tư là tư liệu cần- quan trọng- để sản xuất ra sản phẩm hàng hóa. Chất lượng của vật tư có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng của sản phẩm sẽ sản xuất ra. Đây là một yếu tố khiến các nhà Quản lý Vật tư phải tính toán, xem xét cẩn thận khi xác định nguồn hàng cho mình. + Vai trò của Quản lý vật tư Đối với DNSX hiểu được tầm quan trọng của vật tư rồi nhưng làm thế nào để luôn đảm bảo về số lượng, chủng loại vật tư đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng cho cả quá trình sản xuất lại là một bài toán khó đối với các nhà Quản lý. Do đó, quản lý vật tư cũng có vai trò hết sức quan trọng: Quản lý vật tư tốt, đảm bảo cho quá trình họat động SXKD được liên tục, không bị gián đoạn trong quá trình hoạt động là một yếu tố quan trọng, giúp tăng hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, tăng năng suất lao động. làm tốt công tác Quản lý vật tư là góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa. Quản lý vật tư còn là một công tác có tính chiến lược về hạ giá thành sản phẩm. Không nằm ngoài vai trò của công tác Quản lý nói chung, nhưng Quản lý vật tư có tính “cục bộ” hơn. Nó chỉ nhắm vào một khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng nó là khâu quan trọng, không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Phân loại vật tư Trong một doanh nghiệp sản xuất bao gồm nhiều loại vật tư. Mỗi loại có một tính năng riêng, từ những loại vật tư đơn giản đến phức tạp, những loại có thời gian sử dụng ngắn đên những loại có thời gian sử dụng lâu dài…Tất cả đều có một chức năng chung là dùng vào sản xuất. Dù là loại nào thì vật tư cũng được phân loại theo hai tiêu thức là công dụng của vật tư và theo tính chất sử dụng của nó. + Theo công dụng: Toàn bộ vật tư được chia làm hai nhóm lớn là vật tư dùng làm đối tượng lao động và vật tư dùng làm tư liệu lao động. Những loại vật tư thuộc nhóm là đối tượng lao động, có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng hoàn toàn trong một lần và chuyển hết giá trị vào giá trị của sản phẩm trong một chu kỳ sản xuất. Còn những vật tư thuộc nhóm là tư liệu lao động được sử dụng nhiều lần và giá trị của nó được chuyển sang giá trị của sản phẩm. Sự phân chia sản phẩm theo tiêu thức trên có nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn. Thật vậy, đối với loại vật tư thứ nhất vì tiêu dùng trong một lần nên muốn lặp lại quá trình sản xuất với qui mô như trước với những điều kiện khác không thay đổi thì đòi hỏi doanh nghiệp bảo đảm lượng vật tư như trước. Còn đối với loại vật tư thứ hai, không nhất thiết phải như vậy, ngay cả trong trường hợp tăng qui mô sản xuất. - Nhóm thứ nhất bao gồm: nguyên liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm,… VD: trong ngành giày bao gồm: vải, chỉ, hóa chất và các phụ liệu khác. -Nhóm thứ hai bao gồm: các loại thiết bị máy móc sản xuất, điều khiển, thiết bị điện lực, truyền dẫn năng lượng, công cụ, dụng cụ, đồ dùng trong nhà xưởng, văn phòng.Ví dụ: trong ngành giày nó bao gồm: các loại máy trong các phân xưởng, xe vận tải, thiết bị văn phòng,… Theo tính chất sử dụng: Toàn bộ vật tư được đưa làm vật tư thông dụng và vật tư chuyên dùng. Vật tư thông dụng gồm những vật tư phổ biến cho nhiều ngành. Còn vật tư chuyên ngành gồm những vật tư chỉ chuyên dùng cho một ngành nào đó, thậm chí cho một doanh nghiệp nào đó. II. Họat động mua vật tư của DNSX Khái niệm và vai trò của hoạt động mua ật tư của DNSX Khái niệm Trước khi nghiên cứu khái niệm về mua vật tư của DNSX thì ta tìm hiểu hoạt động mua nói chung. Dưới góc độ của nhà quản trị nếu bán có nghĩa là tìm hiểu, nghiên cứu một nhu cầu và cung ứng một sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó, thì mua là phủ định hay đình hoãn về nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm ra được điều kiện mua tốt nhất. Như vậy có thể hiểu được khái niệm mua vật tư của DNSX: Mua vật tư ở DNSX là quá trình phân tích lựa chọn để đi đến quyết định mua cái gì (loại Vật tư gì?)? Mua của ai(người cung ứng?)? Giá cả như thế nào? Số lượng bao nhiêu? Để phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp mình. Vai trò của hoạt động mua vật tư trong DNSX Mua Vật tư là một nghiệp vụ cơ bản ở DNSX, là khâu hoạt động nghiệp vụ dầu tiên của quá trình sản xuất sản phẩm. Nếu không làm tốt công tác mua Vật tư – tư liệu sản xuất của doanh nghiệp – thì sẽ làm đình trệ quá trình sản xuất. Mua vật tư không những tạo đủ tư liệu cho sản xuất mà còn ảnh hưởng đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp . Thật vậy, nếu không mua được vật tư hoặc vật tư không đáp ứng đủ tiến độ sản xuất thì sẽ làm sản xuất bị gián đọan, lãng phí lao động, thời gian khấu hao của máy móc…Còn nếu mua vật tư có chất lượng kém không đúng tiêu chuẩn sẽ ảnh hưởng xấu tới chất lượng đầu ra của sản phẩm. Giá mua của vật tư còn ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Do đó, ảnh hưởng tới lợi nhuận và tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Hành vi mua vật tư của DNSX DNSX là một tổ chức. Do đó, việc mua sắm hàng tư liệu sản xuất có sự tham gia của nhiều thành viên và việc mua sắm có tính chất chuyên nghiệp. Họ là những người được đầo tạo chuyên nghiệp để đảm nhiệm việc mua các mặt hàng TLSX. việc mua sắm đó thường phải được tính tóan rất kỹ lưỡng, có tính chiến lược, trước khi quyết định mua. Vì việc mua loại tư liệu (Vật tư ) nào, giá bao nhiêu, mua ở đâu và số lượng bao nhiêu? Có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là chất lượng, giá thành sản phẩm, những yếu tố có liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp Việc mua sắm của doanh nghiệp sản xuất không bao giờ giản đơn. Bởi việc đi đến quyết định mua thì tổ chức mua chịu ảnh hưởng của rất nhiều kích thích từ bên trong và bên ngoài. Từ đó họ phải tiến hành phân tích để đi đến quyết định cụ thể. Hành vi của họ bao gồm: Lựa chọn loại hàng hóa vật tư Lựa chọn nhà cung cấp Lựa chọn thời gian mua lựa chọn khối lượng mua Điều kiện thanh tóan Môi trường Người mua TLSX Phản ứng đáp lại Kích thích marketing Kích thích khác Trung tâm mua ( Những ảnh hưởng qua lại giữa các cá nhân và từng cá nhân) - Lựa chọn hàng hóa - Lựa chọn nhà cung ứng - Lựa chọn thời gian mua - Lựa chọn khối lượng mua - Điều kiện thanh toán Sản phẩm Phân phối Giá cả Xúc tiến bán hàng Kinh tế Chính trị Công nghệ Văn hóa Cạnh tranh … Có mô hình giản đơn về hành vi mua TLSX của tổ chức như sau: Quá trình quyết định mua Hình 2.2 Mô hình về hành vi mua hàng TLSX Số lượng hàng TLSX trong mỗi lần mua sắm khác nhau, phụ thuộc vào các tình huống mua. Căn cứ vào tính chất mua (mua lần đầu hay mua lại) khối lượng thông tin và các dạng thông tin cần thiếtSố lượng những lựa chọn được người mua xem xét. Quy trình nghiệp vụ hàng TLSX Một tiến trình mua hàng TLSX hoàn chỉnh bao gồm 8 bước (giai đọan) cơ bản: Hình 2.4 Quy trình nghiệp vụ mua hàng TLSX Nhận thức vấn đề Mô tả khái quát nhu cầu Đánh giá các đặc tính của TLSX Tìm kiếm các nhà cung ứng Yêu cầu chào hàng lựa chọn nhà cung ứng Làm các thủ tục đặt hàng Xem xét hiệu quả các quyết định + Nhận thức vấn đề Tiến trình mua được bắt đầu từ lúc có ai đó trong công ty ý thức được vấn đề (hay nhu cầu) cần phải mua sắm TLSX. nhận thức vấn đề có thể xảy ra như một kết quả của kích thích bên trong hoặc bên ngoài: Những kích thích bên trong gồm: Quyết định sản xuất sản phẩm mới của công ty làm nảy sinh nhu cầu về trang thiết bị, nguyên vật liệu mới hoặc bổ sung. Đổi mới trang bị lại TSCĐ thay đổi những ngươì cung ứng mới, khi phát hiện ra lợi thế về giá cả, chất lượng vật tư, dịch vụ so với những người cung ứng cũ. Những tác nhân bên ngoài bao gồm: Do tác động chào hàng của người cung ứng qua triển lãm, quảng cáo và những hình thức khác làm nảy sinh ý tưởng mới cho công ty. Do ý tưởng mới xuất phát từ ý tưởng cạnh tranh. + Mô tả khái quát nhu cầu: trong bước này, thường người mua có nhu cầu rất lớn về các thông tin liên quan đến hàng hóa dịch vụ mà họ định mua. Do đó, họ cần tiến hành nghiên cứu và xếp hạng các chỉ tiêu theo tầm quan trọng của chúng đối với việc sản xuất sản phẩm và hiệu quả kinh tế. Các chỉ tiêu được họ tiến hành bao gồm: độ tin cậy, độ chính xác giá cả và những tiêu chuẩn mong muốn khác liên quan đến mua và sử dụng TLSX cho nhu cầu sản xuất. Có những nhóm nhân tố sau ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư của DNSX: Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư. Quy mô sản xuất ở các ngành, các doanh nghiệp: nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư tiêu dùng càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu và cầuvật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế. Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất : thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đổi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cải tiến chất lượng sản phẩm từ những vật tiêu dùng. Điều này ảnh hưởng tới cơ cấu vật tư tiêu dùng và do đó tới cơ cấu của nhu cầu vật tư. Quy mô của thị trrường vật tư: Quy mô của thị trường thể hiện ở số lượng doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cách chủng loại vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ trên thị trường; quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều. Cung vật tư hàng hóa trên thị trường: Cung vật tư thể hiện khả năng Vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng. Cung vật tư tác động cầu vật tư thông qua giá và do đó đến toàn bộ nhu cầu. Nhân tố khác: - Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng các chỉ tiêu như trình tự cơ giới hóa, tự động hóa sản xuất và cải thiện điều kiện lao động… - Khả năng thành toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư. - Giá cả vật tư hàng hóa và chi phí sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thể hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đọan khác nhau của công tác kế hoạch hóa. Quá trình này có ý nghĩa quan trọng trong công tác nghiên cứu và dự báo thị trường. Riêng về máy móc thiết bị sử dụng ở doanh nghiệp thì việc tính tóan nhu cầu thường căn cứ vào thực trạng sử dụng để có kế hoạch mua sắm bổ sung thêm. Nhìn chung đối với các doanh nghiệp công nghiệp, nhu cầu về thiết bị máy móc gồm nhu cầu dùng để lắp máy sản phẩm, thay thế số thiết bị máy móc thải loại, thiết bị cho các công trình xây dựng mới và nhu cầu thiết bị để mở rộng năng lực thiết bị hiện có. + Đánh giá các đặc tính TLSX Việc đấnh giá các đặc tính TLSX được thực hiện bởi một nhóm các chuyên gia kỹ thuật của công ty. Nhiệm vụ của họ là dựa vào việc phân tích giá trị để xác định ưu thế của hàng hóa TLSX, không chỉ ở phương diện kỹ thuật mà cả phương diện kinh tế. + tìm kiếm các nhà cung ứng ở giai đọan này người mua TLSX cố gắng phát hiện những người cung cấp thích hợp nhất. Họ tiến hành phân tích các công ty cung ứng TLSX dựa vào các nguồn thông tin khác nhau. Nguồn thông tin cơ bản được người mua TLSX sử dụng gồm: - Các ấn phẩm thương mại, quảng cáo, niên giám điện thoại, triển lãm,.. - Qua mạng internet - Trực tiếp tiếp xúc với người cung ứng - Thông tin nội bộ Kết quả của việc phân tích là xếp hạng các nhà cung ứng thuộc diện “có khả năng lựa chọn”. tùy vào loại TLSX mà các tiêu chuẩn liên quan đến lựa chọn nhà cung cấp được sắp xếp theo thứ tự khác nhau. + Yêu cầu chào hàng ở giai đoạn này, các công ty mua TLSX sẽ mời các nhà cung ứng thuộc diện sẽ được lựa chọn trực tiếp chào hàng. Người mua sẽ so sánh các tiêu chuẩn mà họ yêu cầu về TLSX với những tiêu chuẩn mà người chào hàng đưa ra để quyết định lựa chọn người cung ứng. + lựa chọn nhà cung ứng Trong giai đọan này các thành viên của trung tâm mua sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng các bản chào hàng và lựa chọn người cung ứng. Họ không chỉ phân tích, xem xét năng lực kỹ thuật mà còn có khả năng thực hiện hợp đồng và dịch vụ sau khi bán của các công ty cung ứng đang cạnh tranh với nhau. Thuộc tính và tầm quan trọng của thuộc tính mà trung tâm mua sử dụng phân tích tùy thuộc vào loại TLSX mà họ định mua, vào yêu cầu mà họ muốn có khi sử dụng TLSX đó. Song nhìn chung những thuộc tính sau đây thường được họ quan tâm lựa chọn để đánh giá: Tiêu chuẩn hiệu suất Tiêu chuẩn kinh tế (giá cả và chi phí liên quan đến mua sắm) Tiêu chuẩn thích hợp (mức độ lợi nhuận) tiêu chuẩn thích nghi tiêu chuẩn pháp lý Trước khi có quyết định sau cùng về việc lựa chọn nhà cung ứng, có thể một số người mua vẫn tiếp tục thương lượng. Và rất nhiều trường hợp, quyết định của họ phụ thuộc vào kết quả của sự thương lượng này. Tuy nhiên, có nhiều công ty mua TLSX chọn nhiều nhà cung ứng để tránh sự lệ thuộc và rủi ro trong việc mua sắm. + Làm các thủ tục đặt hàng Đây là bước người mua thực hiện các thủ tục đặt hàng với người bán. Phần lớn công việc thực hiện theo các bước này mang tính chất nghiệp vụ do các nhân viên mua hàng chuyên nghiệp cùng với các đạ diện bán chuyên nghiệp trao đổi và ký kết các hợp đồng mua bán những kỳ hạn hai bên cùng thỏa thuận. Bước này cả hai bên cùng cố gắng cụ thể hóa các điều kiện và yêu cầu liên quan đến việc mua bán như: số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, danh mục mặt hàng, các loại hình dịch vụ, phương thức thời hạn giao hàng và thành toán Điểm quan trọng nhất mà người mua quan tâm là việc ký kết hợp đồng mua bán dễ dàng hay khó khăn? Sự đáp ứng của người bán hàng về những điều mà họ muốn điều chỉnh như thế nào? + Xem xét hiệu quả các quyết định (đánh giá việc thực hiện) Trong giai đọan này, người mua tiến hành xem xét việc thực hiện của bên bán và tổng hợp thông tin cho kỳ sau. Những tình huống mua lặp lại có thể thay đổi hoặc mua lặp lại không thay đổi, người mua có thể bỏ bớt một số giai đoạn hoặc có thể bổ sung những giai đọan khác vào quá trình mua của họ. III. Họat động dự trữ vật tư – TLSX trong DNSX Khái niệm dự trữ Dự trữ là việc tích lũy một số lượng NVL đầu vào hoặc một số lượng sản phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp thời cung cấp nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho thị trường. Thông thường giá trị hàng dự trữ có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất. Quản lý dự trữ nhằm giải quyết mâu thuẫn sau: để đảm bảo sản xuất liên tục, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường trong bất kỳ tình huống nào thì có xu hướng tăng lượng dự trữ. ngược lại nếu lượng dự trữ tăng lên thì doanh nghiệp phải tốn một khoản vốn lưu động đáng kể cho việc mua hàng dự trữ và chi phí cho việc tồn trữ. Trong trường hợp này, các nhà quản lý lại muốn giảm lượng dự trữ. Mâu thuẫn này chỉ có thể được giải quyết khi dự trữ hợp lý. Nghiên cứu quản trị hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai vấn đề sau: Lượng hàng đặt bao nhiêu là hợp lý? thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp? Vai trò của quản lý dự trữ quản lý dự trữ có vai trò quan trọng vì các lý do cơ bản sau: - Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư – hàng hóa đúng thời điểm mà ta cần. - Một số trường hợp do dự trữ vật tư – hàng hóa mà người ta đã thu được lợi nhuận cao - Cần có kho vật tư – hàng hóa để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự bất thường - Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng quản lý tốt dự trữ vật tư – hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp. - Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đọan, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đọan đó cần có dự trữ. Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý tới dự trữ theo nhiều giai đọan đó. Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hóa bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đọan. - hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư – hàng hóa về cơ bản không thay đổi về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn, người bán lẻ,.. Công ty sản xuất Đại lý bán buôn Đại lý bán Người bán lẻ Người bán lẻ Khách hàng Khách hàng Hình 3-2 Hệ thống dự trữ nhiều cấp 3. Hệ thống quản lý dự trữ. Vấn đề đặt ra với các nhà quản lý dự trữ là trả lời hai câu hỏi khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu? + Khi nào đặt hàng? Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt hàng. Có hai hệ thống chính được sử dụng - người đặt hàng cung ứng vật tư (hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kì cố định: theo tuần, tháng, năm,.. - Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là dự trữ báo động đặt hàng họăc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn. + đặt hàng bao nhiêu? - Lượng đặt hàng tùy theo khả năng của kho chứa. Tuy nhiên, mua theo khả năng chứa của kho có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc là dự trữ không đủ. - Theo khả năng về vốn. Tình trạng cũng có thể xảy ra như trên, tức là hoặc quá trình thừa hoặc là thiếu, có khi là mua quá nhiều không đủ kho để chứa. - Tùy theo mức tiêu dùng vật tư hàng hóa (theo dự báo hay dự tính) từ lần đặt hàng này tới lần đặt hàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng. - Tùy theo mức độ khó khăn của đặt hàng, mức chi phí để đặt hàng và chi phí bảo quản hàng hóa, tùy theo giá trị của vật tư hàng hóa. Trên thực tế, người ta vẫn thường chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ: + hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi (hệ thống điểm đặt hàng) + Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi (hệ thống tái tạo số lượng định kỳ) Hệ thống điểm đặt hàng Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng. Ngày thực hiện đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu giảm, điểm đặt hàng đạt muộn hơn. Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết ( gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động (điểm báo động). Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận (từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng vào kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất. Hình 2.3.1 Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng Mức dự trữ Qo Q1 Q2 Q3 tL Qt1 Qt2 Qt3 thời gian t1 t2 t3 Có t1 ≠ t2 ≠ t3 Q1=Q2=Q3 Qt1=Qt2=Qt3 Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 R=Qd+Qnd.tL Trong đó: Qt1,Qt2,Qt3 là lượng vật tư tồn kho sau thời điểm cuối t1, t2, t3 t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng hóa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3 Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho R là lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng Qd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm Qnd là lượng vật tư hàng hóa tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân một ngày đêm. Với D là nhu cầu vật tư hàng năm. tL là thời gian thực hiện đơn đặt hàng, đó là khoảng thời gian từ khi đặt hàng mua vật tư đến khi vật tư nhập kho. Nếu hết hàng ta mới tiến hành mua hàng, khi đó R=0. Nếu nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức, tL=0 Hệ thống này có ưu điểm khi yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một số lượng hàng hóa luôn cố định đã định trước, nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau. Nếu nhu cầu vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh tăng hoặc có biến động lớn, ta vẫn có thể đặt hàng kịp thời(nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng). Trong hệ thống này người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để biết rõ khi nào cần đặt hàng. Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các yếu tố sau: Dòng yêu cầu về vật tư hàng hóa có mức biến động lớn. những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn. hệ thống sản xuất linh hoạt Có dự trữ ở nhà cung cấp. Hệ thống tái tạo định kỳ nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, hàng tháng, hàng quí,… người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ. mức đặt hàng thường bằng mức dự trữ của kỳ trước. hệ thống tái tạo định kỳ có: t1 = t2 = t3 Q1≠Q2≠Q3 Qt1≠Qt2≠Qt3 Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 Hình 2.3.2 hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ Q2 Q3 Q1 tL Qt1 Qt2 Qt3 t1 t2 t3 thời gian Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho. Cũng như trường hợp trên, chúng ta phải kể đến mức dự trữ bảo hiểm. Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản sẽ lớn. Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp, chúng ta được mức dự trữ trung bình thấp nhưng mức độ mạo hiểm (rủi ro) thiếu hụt dự trữ sẽ cao. Ưu điểm cảu hệ thống tái tạo định kỳ là người cung cấp sau một thời gian cố định sẽ giao hàng, không cần biết tình hình sản xuất của công ty như thế nào. Số lượng một lần giao hàng thay đổi tùy theo số lượng tồn kho. Ngược lại, hệ thống sẽ làm gián đọan sản xuất kinh doanh trong nội bộ chu kỳ, một khi có sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư – hàng hóa làm cho hệ thống không thể thích ứng được. Để tránh điều đó, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn. Tóm lại, hệ thống tái tạo định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau: - Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi. - Sản xuất kinh doanh tiến hành tương đối đều đặn, ít có những biến động lớn. - người ta không thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên từ nhà cung cấp hay quá trình sản xuất - Các nhà cung cấp luôn tổ chức giao hàng định kỳ thường xuyên cho nhà sản xuất – kinh doanh. - Hàng hóa có giá trị thấp (hoặc cho phép chậm thanh toán) vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ. Phân loại dự trữ Có các loại dự trữ: - Dự trữ trung bình: thể hiện qui mô lô hàng dự trữ bình quân. - Dự trữ gốc là dự trữ bảo đảm cho nhu cầu sản xuất giữa các thời điểm nhập hàng. - dự trữ bảo hiểm là bộ phận dự trữ để phòng ngừa công tác thu mua tạo nguồn không đúng theo kế hoạch về thời gian số lượng hay chủng loại để đáp ứng nhu cầu đột xuất ngoài dự kiến của công ty. - Dự trữ cao nhất là lượng hàng dự trữ vào thời điểm nhiều nhất trong trường hợp không có dự trữ bảo hiểm và dự trữ gốc thì dự trữ cao nhất bằng quy mô nhập hàng. - Dự trữ thấp nhất là dự trữ mà số lượng nguyên vật liệu, nhiên liệu để sản xuất ít nhất. Thực tế, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được liên tục và tránh các rủi ro có thể xảy ra trong việc cung ứng vật tư cho sản xuất, các doanh nghiệp phải dự kiến thực hiện một lượng dự trữ bảo hiểm Những biến động mà việc quản lý dự trữ thường phải đối mặt là: - nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh là tổng hợp các yêu cầu riêng rẽ ngẫu nhiên. - nhà cung cấp không tuân thủ thời hạn cung cấp giao nộp sản phẩm. - Do kiểm tra thu nhận vật tư đã bị loại bỏ các vật tư không đạt yêu cầu dẫn đến thiếu hụt so với nhu cầu dự kiến ban đầu. - Do thời tiết khí hậu (mưa, gió, bão, …) làm ảnh hưởng đến việc vận chuyển. - Do các yếu tố ngẫu nhiên khác. Mô hình tối ưu về dự trữ vật tư hàng hóa (mô hình Wilson) Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng làm cực tiểu chi phí dự trữ (chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng). Số lượng đặt hàng tối ưu chỉ có thể có được khi bảo đảm tổng hai loại chi phí sau ít nhất: - Chi phí lưu kho (gồm khấu hao nhà kho, chi phí điện và vật liệu khác để bảo đảm lương nhân viên coi kho, chi phí quản lý kho,…) tăng cùng với giá mua vật tư –hàng hóa và số lượng dự trữ. Để giảm chi phí này, cần phải nhập kho nhiều lần(thực hiên nhiều lần đặt hàng trong một năm) với số lưọng nhỏ. - Chi phí để thực hiện một làn đặt hàng hoặc một lần đưa vào sản xuất tăng tỷ lệ với số lần đặt hàng và như vậy phải nhập ít lẫn với số lượng lớn ở mỗi lần nhập. Có: D: số lượng vật tư hàng hóa nhu cầu trong năm Q: số lượng một lần đặt hàng : Số đơn đặt hàng trong năm. Q*: số lượng một lần đặt hàng tối ưu R: điểm đặt hàng tL: thời gian đợi hàng S: chi phí cho một lần đặt hàng hay đưa vào sản xuất. Chi phí này không phụ thuộc vào số lượng một lần đặt hàng. Tổng chi phí đặt hàng một năm là: S : số lượng lưu kho trung bình (trong trường hợp này R=0) C: đơn giá mua vật tư hàng hóa I : Tỷ lệ chi phí lưu kho một năm của một đơn vị vật tư háng so vớigiá mua. IC: chi phí lưu kho trung bình 1 đơn vị vt tư hàng hóa trong một năm Tổng chi lưu kho trong một năm là: IC Gọi TC là tổng chi phí có liên quan đến lượng dự trữ hàng năm (nó là tổng chi đặt hàng và lưu kho). Mô hình của Wilson có dạng: TC =I.C.+S. Chúng ta nhận được một số hàm số mà biến số là Q. còn I, C, S và D là các thông số đã biết. Phải xác định Q sao cho hàm chi phí này đạt cực tiểu. Đó chính là giá trị Q làm triệt tiêu đạo hàm cấp 1 của hàm số TC(Q): → Q*= với R=0 Đó la điểm tối ưu vì dường congTClà đươnconglõm đạo hàm cấp hai của nó luôn dương với Q≠0 Biểu thức này luôn dương vì D, S, Q ≥0 Vậy số lượng: Q*= là số lượng đặt hàng tối ưu Khi đó tổng chi phí nhỏ nhất sẽ là: TC(Q*)= III. Công tác tổ chức sử dụng vt tư trong doanh nghiệp Kế hoạch sử dụng vt tư Xác định nhu cầu vật tư nhu cầu Vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên nhiên vật liệu, thiết bị máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định. Cũng như quá trình bảo đảm Vật tư cho sản xuất, nhu cầu vậtkỹ thuật mang tính khách quan phải chịu yêu cầu của sản xuất về một loạt Vật tư nào đó. Nó có những đặc trưng sau: liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất Tính xã hội của nhu cầu Vật tư Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu Vật tư Tính bổ sung cho nhau của nhu cầu Vật tư Tính khách quan của nhu cầu Vật tư Tính đa dạng và nhiều vẻ của nhu cầu Vật tư. Trong công tác quản lý sử dụng Vật tư cần xác định được nhu cầu Vật tư trong doanh nghiệp. Có một số phương pháp để xác định nhu cầu Vật tư như sau: + Về nhu cầu nguyên vật liệu: Phương pháp tính theo mức sản phẩm (hoặc mức chi tiết sản phẩm ) Tính nhu cầu Vật tư theo phương pháp này phải căn cứ vào định mức sử dụng Vật tư cho một đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm, hoặc khối lương chi tiết sản phẩm và mức tiêu dùng Vật tư cho một chi tiết sản phẩm. Công thức tính: Nsx= Trong đó: Nsx: nhu cầu Vật tư dùng để sản xuất sản phẩm năm (kỳ). Qi: sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch hoặc khối lượng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. mi: mức sử dụng Vật tư cho đơn vị sản phẩm loại i hoặc cho chi tiết sản phẩm loại i. n: số loại sản phẩm hoặc số chi tiết sản phẩm. Tùy thuộc vào cách phân tích thực tế sản xuất cụ thể mà doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính theo mức sản phẩm này theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm hay theo hệ số biến động. Công thức tính: Theo mức sử dụng bình quân: Trong đó: : mức sử dụng bình quân của sản phẩm. +Theo hệ số biến động: Nsx=Nbc*Tsx*Hsd Trong đó: Nbc: số lượng Vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo Tsx: nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch Hsd: hệ số sử dụng Vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo. Tuy nhiên, trong trường hợp sản xuất có phát sinh phế liệu, phế phẩm thì số lượng Vật tư cần dùng phải được tính như sau: Nsx=mi*Qi+mi*Pi-Qth Trong đó: Pi: số lượng phế phẩm phát sinh trong kỳ Qth: số lượng Vật tư thu hồi từ phế liệu, phế phẩm. + Phương pháp tính nhu cầu nguyên vật liệu cho sản phẩm dở ._.của các bộ phận quản lý có liên quan mới tiến hành cho xuất kho đúng với hạn mức và người tiếp nhận. Cụ thể một phiếu xuất kho bao gồm những thông tin như sau : Đơn vị...... Phiếu xuất kho số ..... Mẫu số : 02-VT Địa chỉ..... Ngày..... tháng..... năm..... QĐ số : 1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ : ...... ngày 1-11-1995 của BTC Có : ...... Họ tên người nhận hàng....... Địa chỉ ( bộ phận )....... Lý do xuất kho .............. ............................................ Xuất tại kho ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư. Mã số Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ ) ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... .............. Xuất ngày.......tháng.......năm....... Thủ trưởng ĐV Kế toán trưởng Phụ trách cung tiền Người nhận Thủ kho Bộ phận tiếp nhận vật tư là bộ phận thống kê vật tư phân xưởng. Bộ này nhận vật tư trực tiếp từ kho theo số lượng ghi trong phiếu xuất kho của phòng kế hoạch vật tư đúng chủng loại, quy cách, rồi tiến hành chuyển đưa vật tư về phân xưởng sản xuất. 4.2 Tình hình sử dụng và công tác kiểm tra. Tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng. Với quy mô sản xuất lớn, việc bố trí sản xuất của công ty được đưa ra cho nhiều phân xưởng. Mỗi phân xưởng đảm nhiệm một công đoạn của sản xuất. Trong mỗi phân xưởng lại bố trí theo nhiều dây chuyền tiền hành đồng thời một công đoạn đó. Mỗi mã sản phẩm đều có một quy trình công nghệ riêng. Phòng kỹ thuật công nghệ có nhiệm vụ xác định số nguyên công nhỏ, cụ thể và xây dựng bước tiền hành các nguyên công đó rồi chuyển tới phân xưởng. Sơ đồ và bản hướng dẫn quy trình công nghệ được dán tại các tổ sản xuất. Trước khi tiến hành sản xuất công nhân buộc phải đọc quy trình công nghệ đó. Trong quá trình sản xuất luôn có đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ theo dõi, giám sát để hướng dẫn, giải đáp và điều chỉnh kịp thời những sai hỏng cụ thể, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. (QTCN sản xuất mã ITM-20/2001). Cuối mỗi công đoạn bộ phận thu hoá làm nhiệm vụ kiểm kê về số lượng, chất lượng và ghép đôi; tiến hành phân loại sản phẩm (loại I, II, ) và loại ra những sản phẩm không đảm bảo yêu cầu, không đúng quy cách (phế phẩm) để chuẩn bị chuyển cho công đoạn tiếp theo hoặc cho nhập kho. Đối với việc sản xuất hàng loạt với khối lượng lớn, việc sai hỏng trong quá trình sản xuất là không tránh khỏi. Để tiết kiệm vật tư công ty có giải pháp như: -Đối với hàng xuất khẩu, những sản phẩm loại 2, thì chúng bán cho thị trường nội địa với giá thấp hơn, nguyên vật liệu dư thừa được chuyển vào dùng cho sản xuất sản phẩm tiêu thụ trong nước. -Với sản phẩm trong nước cũng được phân loại và bán với giá thấp hơn đối với những sản phẩm loại 2. -Phế liệu, phế phẩm có thể đưa vào sử dụng cho những chi tiết nhỏ của những mã khác. Với những phế liệu quá nhỏ có từ sửa bavia, cắt, dập... phân loại để bán lại cho những đơn vị có thể tiêu dùng nó như các công ty sản xuất sợi, bồng tổng hợp... Tuy nhiên, vấn đề được quan tâm hàng đầu trong công tác quản lý sử dụng vật tư đó là đánh giá và xác định hiệu quả sử dụng vật tư. Để xác định được mức độ hiệu quả này công ty theo dõi và tổng hợp mức hao phí thực tế qua các kỳ sản xuất để đánh giá theo từng mã giữa các đơn đặt hàng khác nhau. Cụ thể có biểu so sánh mức tiêu dùng vật tư tại phân xưởng cắt mã TĐ-201 năm 2001 và 2001 như sau: Bảng 3.4.2 . bảng so sánh hiệu quả sử dụng vật tư mã TD201 TT Tên vật tư Đơn vị tính Định mức Hao phí thực tế cho sản xuất Mức chênh lệch tuyệt đối Năm 2001 Tháng 3\2002 2001 so với qui định 2002 so với định mức Giữa hai kỳ 1 Mũ giày - Bạt xanh chàm 96-03 m 10 735 11137 10931 +402 +196 -206 - Pêco mộc m 10 735 11137 10931 +402 +196 -206 2 Nẹp ô dê - Vải tận dụng m 800 833 769 +33 -31 -64 - Pêco mộc m 800 833 769 +33 -31 -64 3 Ba ghet - Bạt 96-03 xanh chàm m 574 587 576 +13 +2 -11 4 Viền mũ - Phin xanh chàm m 2500 2524 2504 +24 +4 -20 5 Viền pho - Phin mộc 2222 m 460 485 461 +25 +1 -24 6 Xăng lít 4257 4353 4901 +96 +644 +550 7 Keo kg 4132 4225 4600 +93 +468 +375 Dựa vào bảng số liệu, có thể nói rằng việc xác định mức vật tư cho sản xuất của công ty là tương đối chính xác. Tuy nhiên, vẫn còn một vài loại vật tư, định mức chưa thật hợp lý như xăng, keo. Nhìn chung, mức chênh lệch giữa hao phí thực tế so với định mức của năm 2002 là thấp hơn năm 2001. Đặc biệt đối với nguyên vật liệu chính như vải hạt, vải phin. Đây là một điều đáng mừng trong chiến lược tiết kiệm vật tư còn phải chặt chẽ hơn nữa để giảm lượng tổn thất vật tư. Nguyên nhân gây ra sự vượt định mức trong sử dụng vật tư chủ yếu là: -Do phế phẩm trong sản xuất -Do vi phạm quy trình công nghệ Những sai phạm này chủ yếu do bộ phận phân xưởng sản xuất gây ra. Với lượng công nhân khá lớn, chất lượng lao động của từng người tất yếu không đồng đều dẫn đến có những mắt xích dây chuyền sản xuất có sai hỏng mà người quản lý sản xuất không nắm bắt kịp thời làm cho sản phẩm sai quy trình công nghệ phải chỉnh sửa cũng gây tổn thất, lãng phí nguyên vật liệu. Biện pháp xử lý những sai hỏng này của công ty là sau khi sản xuất xong nếu các phân xưởng sử dụng vượt định mức do làm hỏng thì phân xưởng sẽ phải bồi thường. Còn nếu vật tư thừa thì phải nhập trả kho. Hình thức bồi thường quy định: -Nếu làm mất, hư hỏng, sử dụng quá định mức nguyên vật liệu, nguyên liệu thì phải bổi thường 100% giá trị thiệt hại. - Nếu làm hư hỏng máy móc thiết bị thì phải bổi thường từ 30 -35% giá trị thiệt hại. Hàng năm công ty có và rà soát lại định mức vật tư và điều chỉnh giảm định mức thực hiện tíêt kiệm vật tư với những mã có thể Đánh giá chung công tác quản lý vật tư ở công ty -Về hoạt động mua vật tư : Từ khi không còn chế độ bao cấp, công ty đã dần thiết lập được mối quan hệ mua bán với các nhà cung ứng và đã mua được những sản phẩm cần thiết phục vụ cho sản xuất, về cơ bản đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật của công ty cũng như các đơn đặt hàng. Tuy nhiên, với xu thế phát triển như ngày nay, cùng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường mở, công tác nghiên cứu thị trường của công ty còn hạn chế. Nguyên nhân là do công ty đã quen với cách thức hoạt động cũ trong nhiều năm trong hoạt động mua vật tư và đội ngũ làm công tác này còn thiếu về số lượng và chuyên môn còn chưa đáp được những đòi hỏi của nghiệp vụ hết sức tinh vi này. Bên cạnh đó, những biện pháp thúc đẩy công tác mua vật tư đạt hiệu quả cao công ty còn sơ sài thiếu động lực kích thích. Đây là do công ty vẫn áp dụng cơ chế thưởng phạt chung cho cả công ty mà chưa quan tâm thiết lập những biện pháp cụ thể, riêng cho hoạt động này. * Về hoạt động dự trữ và bảo quản vật tư Với đặc thù sản xuất của công ty có tính thời vụ, do đó công ty vẫn áp dụng biện pháp dự trữ theo mua chính và mua phụ, phụ thuộc các đơn hàng. Các loại vật tư dự trữ đều được phân loại và bảo quản theo kho riêng biệt. Nhờ vậy, mà đảm bảo được về số lượng, chất lượng và chủng loại cho sản xuất được kịp thời và nhanh chóng, góp phần vào chiến lược nâng cao chất lượng sản phẩm, giữ uy tín với khách hàng cũ, thu hút sự quan tâm của khách hàng mới. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, thì hoạt động dự trữ của công ty vẫn còn những tồn tại cần được giải quyết trong tương lai đó là: công ty vẫn duy trì phương pháp dự trữ vật tư theo từng mã. Việc làm gây mất nhiều thời gian và công sức để xác định mức dự trữ. Mặc dù đặc thù sản xuất của công ty là theo mã nhưng NVL đặc chủng cho từng mã lại chiếm tỷ trọng thấp. Vì vậy công ty cần có biện pháp dự trữ áp dụng cho những loại vật tư dùng chung cho các mã phù hợp với quy mô sản xuất mà tiết kiệm được các chi phí trong công tác quản lý. Hệ thống kho tàng có nhiều máy móc thiết bị vệ sinh, bảo quản đã quá cũ cần phải được bổ xung thay thế để đảm bảo an toàn cho vật tư dự trữ. Nghiệp vụ kho cần phải được điều chỉnh để phù hợp với phương pháp và qui mô dự trữ mới. * Về hoạt động sử dụng vật tư. Đây là hoạt động cuối cùng, tác động đến từng đơn vị vật tư để tạo ra sản phẩm. Vì vậy công ty đã quan tâm và giải quyết tốt việc kiểm soát lượng vật tư cấp cho phân xưởng sản xuất và theo dõi mức sử dụng thực tế trên từng quá trình công nghệ. Đảm bảo vật tư được sử dụng đúng mục đích đạt chất lượng đầu ra theo tiêu chuẩn ISO đã tận dụng được tối đa phế liệu và công suất của máy móc. Tuy nhiên trong quá trình sản xuất việc giám sát hoạt động trên từng dây chuyền sản xuất còn hạn chế dẫn đến việc tạo ra nhiều phế phẩm hơn dự tính và việc công nhân vi phạm quy trình công nghệ còn xảy ra nhiều do đội ngũ cán bộ làm công tác hướng dẫn kỹ thuật còn quá mỏng so với lực lượng công nhân sản xuất. Tình trạng này gây ra sự bội chi trong định mức sử dụng làm tổn thất vật tư mà cần phải được giải quyết. II. Đề xuất hoàn thiện công tác mua vật tư ở công ty. 1. Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng. Để có được sản phẩm chất lượng cao cung cấp ra thị trường và cạnh tranh được với các hãng khác thì không thể coi thường bất kỳ một giai đoạn nào trong quá trình sản xuất. Trong công ty giày Thượng Đình, quy mô sản xuất lớn và sản phẩm có uy tín lâu năm, do đó các hoạt động lại càng cần phải chặt chẽ, chính xác. Mua vật tư là hoạt động đầu tiên có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Như đã trình bày thì công ty vẫn tiến hành mua của những nhà cung ứng quen thuộc. Nhưng trên thực tế, trong thời buổi cạnh tranh ngày nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các đơn vị này cũng có sự biến động. Bên cạnh đó lại xuất hiện nhiều nhà cung ứng mới có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của công ty. Vì vậy để mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ, công ty nên bắt đầu từ việc tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhà cung ứng. Thị trường của công ty bao gồm thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. * Về thị trường trong nước : Hơn 80% nguyên vật liệu cho sản xuất được mua của các nguồn hàng trong nước. Để có được số nguyên vật liệu này công ty vẫn có quan hệ mua bán với công ty dệt Vĩnh Phú, công ty dệt 19-5, công ty dệt công nghiệp Hà Nội, công ty dệt Tân Phong, công ty dệt Phong Phú, công ty Thanh Bắc, công ty hoá chất Hà Nội, công ty hoá dầu... Nhìn chung, những đơn vị cung ứng này đã đáp ứng được tiến độ sản xuất, số lượng, chất lượng và điều kiện thanh toán của công ty. Ngày nay có nhiều đơn vị có thể sản xuất ra các sản phẩm tương tự, có thể đáp ứng được các yêu cầu sản xuất. Ngoài việc tiếp nhận lời chào hàng của các đơn vị cung ứng gửi đến, công ty nên tiến hành các công tác điều tra, nghiên cứu, phân tích các thông tin liên cần thiết trước khi mua. Những công việc cần thiết để làm công tác này là quan sát và thăm dò dư luận bằng các phương thức như tìm hiểu thông tin qua đài, báo, tạp chí, các ấn phẩm, điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp. Ngoài ra công ty có thể cử nhân viên tới dự những buổi triển lãm, giới thiệu sản phẩm để hiểu rõ hơn. Để làm tốt hoạt động này công ty cần phải có một phòng Marketing riêng biệt và tuyển chọn đội ngũ nhân viên có chuyên môn trong lĩnh vực này đảm nhiệm. Khi nghiên cứu các thông tin về thị trường mua, công ty cần nghiên cứu một cách đầy đủ, chính xác từng nhà cung ứng mà công ty đã từng có quan hệ cũng như chưa có quan hệ. Những chỉ tiêu cần nghiên cứu đó là : tình hình tài chính, khả năng sản xuất , giá cả... để nắm bắt được cụ thể chi tiết tình hình thực tế một cách khá chính xác. * Về thị trường nước ngoài : Gần 20% vật tư được mua từ thị trường này. Để mua được lượng vật tư này công ty vẫn chủ yếu mua qua khách hàng nước ngoài. Điều đó đôi khi công ty bị phụ thuộc vào khách hàng về thời gian, điều kiện thanh toán và còn bị ép giá. Để chủ động hơn trong sản xuất công ty nên có biên pháp mua hàng trực tiếp với nhà cung ứng nước ngoài. Giải quyết vấn đề này, trong điều kiện phát triển và quy mô sản xuất hiện nay, công ty có thể đặt mua vật tư tại các đại lý nước ngoài hoặc xây dựng đội ngũ nhân viên Marketing sang thị trường nước ngoài nghiên cứu cụ thể các nguồn hàng, bắt đầu từ các địa chỉ đã từng cung ứng vật tư cho công ty để đặt quan hệ mua bán trực tiếp. Tóm lại, khi nghiên cứu thị trường cả trong và ngoài nước có hiệu quả tỉ mỉ và chính xác, công ty nên tiến hành theo quy trình sau : Phát hiện mục tiêu nghiên cứu Chọn lọc thông tin Thu thập thông tin Phân tích thông tin Đánh giá và lựa chọn Qua các thông tin thị trường, khi công ty có trong tay danh sách những nhà cung ứng thì cần đặt ra các mục tiêu để nghiên cứu, đánh giá cụ thể và chính xác. Khi đã phát hiện rồi có thể thị trường sẽ xuất hiện hàng loạt những tham số khác nhau để nghiên cứu. Vấn đề đặt ra là phải chọn lọc những thông tin đòi hỏi mà trước công ty nó phải được giải quyết và xem xét nguồn thông tin đó lấy từ đâu. Đối với công ty thì đó là những mặt hàng như : vải phin, vải bạt, cao su, dầu hoả dẻo, ô đê... chất lượng , tính đồng bộ và các thông số kỹ thuật yêu cầu khác về chúng. Những thông tin này được thu thập từ các bản chào hàng mà đơn vị cung ứng mang tới công ty. Nhưng dạng thông tin này không toàn diện, nó chủ yếu phản ánh những mặt tốt của nhà cung ứng bằng những lời quảng cáo hấp dẫn. Để nắm được tình hình thực tế sâu sắc hơn công ty cần phải thu thập những thông tin từ những nguồn khác như đài, báo, ấn phẩm, dư luận và những sự quan sát thực tế. Những thông tin thu thập được phải được tổng hợp, thống kê ghi chép lại bằng sổ sách kết hợp với việc lưu trữ trên máy tính để tiến hành phân tích. Việc phân tích này đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên chuyên trách làm công tác này. Nội dung vấn đề cần phân tích đó là xem xét về chất lượng của các loại nguyên vật liệu ( vải, chỉ may, cao su, dầu hoả dẻo, keo...) có đảm bảo được các yêu cầu kỹ thuật của công ty hay không? Tính đồng bộ của các loại vật tư ? Bên cạnh đó cần phân tích giá cả của các loại vật tư giữa các nhà cung ứng. Hoạt động này góp phần tích cực vào chiến lược hạ giá thành sản phẩm. Ngoài ra, cần phân tích về khả năng cung ứng kịp thời, đều đặn và các dịch vụ khác đi kèm của từng nhà cung ứng như dịch vụ vận chuyển bốc xếp... Việc phân tích các thông tin này sẽ giúp cho công ty rút ra được những chỉ tiêu mức trung bình giá thành phẩm và thiết lập được mối quan hệ với các nguồn hàng hợp lý nhất. Phương pháp tiến hành nghiên cứu thông tin : Thông tin thu thập được nên phân làm hai loại để tiến hành nghiên cứu. Đó là : Thông tin tại chỗ và thông tin hiện trường. - Thông tin tại chỗ là những thông tin thu thập được từ lời chào hàng của nhà cung ứng, từ các báo cáo, báo đài, tạp chí, ấn phẩm, vô tuyến, mạng Internet, điện thoại, Fax... - Thông tin hiện trường là những thông tin có từ việc nhân viên của công ty đến tận nơi sản xuất để tìm hiểu trực tiếp và những tài liệu ghi chép từ những buổi dự hội nghị, cuộc họp chuyên ngành của các nhà cung ứng. Phân tích hai loại thông tin này rồi kết hợp lại với nhau, kiểm tra sự phù hợp của các thông số để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất. Để có thể so sánh giữa các nhà cung ứng, công ty có thể dựa vào kết quả đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo bảng sau : Bảng 3.2.1 Bảng đánh giá kết quả phân tích. Chỉ tiêu Nhà cung ứng A B C D 1. Khả năng bền vững về TC 2. Danh tiếng 3. Chất lượng SP 4. Thời hạn giao hàng 5. Giá cả 6. Dịch vụ sau khi bán 7. Chứng chỉ ISO 2 . . . . . 0 4 3 5 5 1 2 Kết quả /35 /35 /35 /35 (Trong đó cách cho điểm các chỉ tiêu từ 0 á 5 : 0 điểm là chưa có hoặc tồi ; 5 điểm là tốt ). - Đạt đ duy trì trong danh sách các nhà cung ứng - Không đạt đ loại bỏ. Để thực hiện được công tác này, công ty cần tuyển dụng một đội ngũ nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm về Marketing từ 4á7 người chuyên trách. Đội ngũ này sẽ đảm nhiệm từ hoạt động thăm dò nghiên cứu thị trường trong nước cho đến việc tìm kiếm và đặt quan hệ giao dịch với các nhà cung ứng nước ngoài. Chi phí cho hoạt động này là thu nhập của các nhân viên đảm nhiệm. Đây là một công việc khó, đòi hỏi tính năng động và sáng tạo cao. Vì vậy ngoài lương chính về công tác quản lý DN thì họ phải được hưởng một khoản lương phần mềm xứng đáng với vị trí công việc. Song khoản chi phí đó hoàn toàn có thể kiểm soát được và khá ổn định. Khi hoạt động này có hiệu quả, về lâu dài sẽ không gây ra những chi phí bất thường trong mua sắm vật tư, đặc biệt là tránh được những chi phí nhảy vọt do ép giá của các trung gian nước ngoài. Mặt khác chất lượng vật tư luôn đảm bảo, tránh được lãng phí do tổn thất vật tư. Theo con số thống kê thì chi phí QLDN của công ty chiếm tỷ trọng thấp trong chi phí giá thành sản phẩm ( khoảng 7% ). Trong khi đó chi phí NVL lại chiếm tỷ trọng cao ( khoảng 30% ). Như vậy việc bổ xung chi phí QL cho đội ngũ 4á7 nhân viên nghiên cứu thị trường là một việc nên làm để nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí NVL. 2. Đề xuất nâng cao hiệu quả cho hoạt động mua hàng. Ngoài việc xác định được nhà cung ứng phù hợp cho mình công ty nên sử dụng một số giải pháp làm tăng hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng như sau: * Phương pháp tác động đến nguồn hàng : phương pháp này là cách mà công ty có những tác động đến nhà cung ứng đã lựa chọn để tạo uy tín và kích thích sự đáp ứng tốt nhất của nhà cung ứng cho mình như : - Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung ứng có uy tín đã lựa chọn. - Trả trước một phần tiền hàng cho nhà cung ứng. - Có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như tặng hoặc giảm giá sản phẩm của mình một số lượng nhất định cho nhà cung ứng. * Xây dựng cơ chế thưởng phạt cho nghiệp vụ mua sắm đối với nhân viên của công ty: đây là công tác nhằm khích lệ những nhân viên làm tốt cũng như kìm hãm những việc làm kém hiệu quả của nhân viên trong công ty. Để áp dụng biện pháp này ngoài việc xét khen thưởng về sự hoàn thành nhiệm vụ cho nhân viên vào cuối tháng công ty nên bổ xung thêm chính sách sau : - Trích ra từ quĩ khen thưởng phúc lợi để thưởng cho cá nhân, tổ, nhóm tìm ra và mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ hơn, hoặc có điều kiện khác tối ưu hơn. Đặc biệt chú trọng tới đội ngũ nghiên cứu thị trường của hoạt động Marketing. Khiển trách, xử phạt hành chính hoặc kỷ luật đối với những trường hợp gây thất thoát, sai hỏng ... NVL, hợp đồng hoặc tiến độ cung ứng cho sản xuất ... cho từng mức độ vi phạm. III. Kiến nghị về hoạt động dự trữ vật tư ở công ty. 1. Hình thức dự trữ. Như đã trình bày công ty vẫn nhập vật tư về kho theo định mức sử dụng của từng mã hàng. Việc làm này có thuận lợi là xác định được rạch ròi lượng tiêu hao vật tư theo định mức và thực tế, dễ dàng tổng hợp được số liệu để thống kê báo cáo sau mỗi đơn hàng. Nhưng nó lại có những bất hợp lí khi những đơn hàng có khối lượng lớn cần nhiều vật tư và sản xuất trong thời gian dài như : gây ứ đọng vốn lao động; sự quá tải đối với các kho chứa ; gây hư hỏng hoặc giảm chất lượng của những vật tư chịu ảnh hưởng cao của điều kiện môi trường... Vì vậy , công ty nên tiến hành phân loại vật tư theo nhóm để tiến hành hoạt động dự trữ hợp lý. Hoạt động này có thể thực hiện theo biện pháp sau: *Nhập một lần theo mã : Vẫn tiến hành nhập một lần theo mã của các đơn hàng đối với những loại vật tư đặc chủng của mã đó và những vật tư phải nhập từ nước ngoài có thủ tục phức tạp và dịch vụ vận chuyển khó khăn , gây tốn kém trong chi phí. * Sử dụng hệ thống điểm đặt hàng: phương pháp này áp dụng cho những loại vật tư có giá trị cao, sử dụng chung cho tất cả các loại mã khác nhau đó là cao su, vải bạt, vải phin, xăng công nghiệp. Số NVL này chiếm khoảng 70% giá trị NVL dùng cho sản xuất. Trong khi hệ thống sản xuất khá linh hoạt và qui mô lớn vì vậy sự thiếu hụt sản phẩm dự trữ sẽ gây thiệt hại lớn. Kết hợp với khẳ năng cung ứng của các nhà cung cấp hiện nay lại khá nhanh nhạy. Từ đó công ty theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để xác định điểm đặt hàng. Cụ thể nó được thực hiện như sau : - Công ty cần xác định lượng vật tư tiêu dùng bình quân cho một ngày đêm : + Qbq : lượng vật tư tiêu dùng bình quân 1 ngày đêm + D : nhu cầu vật tư năm kế hoạch - Xác định lượng vật tư hợp lý cho một lần đặt hàng hợp lý ( Q* ) + L : chi phí cho một lần đặt hàng. + I : chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị sản phẩm trong một năm. Nhu cầu D hoàn toàn xác định được tư việc tính định mức vật tư KH cho các đơn đặt hàng. Chi phí cho một lần đặt hàng L sẽ giảm do thủ tục đặt hàng se đơn giản hơn. Chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị sản phẩm trong năm sẽ xác định được từ số liệu của sổ sách quản lý kho. Nhà quản lý vật tư cần căn cứ vào mức độ biến động của dòng vật tư trong sản xuất và lượng tồn trữ trong kho để đặt hàng với nhà cung ứng đúng thời điểm theo số lượng đã định. * Sử dụng hệ thống dự trữ định kỳ : hệ thống này áp dụng cho số vật tư còn lại có giá trị thấp như chỉ, ô đê, dầu hoả dẻo, và các loại phụ liệu khác. Nó chiếm khoảng 50% số loại vật tư cho sản xuất nhưng chỉ chiếm 20% giá trị NVL. Đối với NVL này công ty có thể đặt hàng theo tháng đối với các nhà cung ứng. Số lượng một lần đặt hàng tuỳ thuộc vào mức sử dụng bình quân tháng trong năm vì dòng sản xuất của công ty khá ổn định. Tuy nhiên, vào những thời điểm phải sản xuất những mã giày tiến độ để đáp ứng thời hạn giao hàng cho khách hàng thì mức tiêu dùng vật tư sẽ có biến động lớn tăng hoặc những thời điểm có ít đơn đặt hàng thì mức này lại giảm. Tuỳ thuộc vào sự biến động này công ty xác định số lượng đặt hàng trong từng lần đặt hàng. Sử dụng các biện pháp lưu trữ này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí tồn trữ, chi phí dịch vụ khi trao đổi mua bán và tăng vốn lưu động nhưng cũng không tránh khỏi những điểm bất hợp lý. Chẳng hạn như việc sản xuất của công ty có tính thời vụ trong năm. Do đó hình thức dự trữ đã trình bày đòi hỏi công ty phải áp dụng linh hoạt theo từng vụ sản xuất tránh tình trạng dư thừa vật tư ở mùa sản xuất phụ và thiếu hụt vật tư ở mùa sản xuất chính. 2. Về nghiệp vụ kho. Quy trình nghiệp vụ kho bao gồm : Tiếp nhận Bảo quản Cấp phát Nghiệp vụ kho không quá phức tạp nhưng lại có ảnh hưởng khá mạnh đến chất lượng sản phẩm và giá thành sản xuất ; đòi hỏi đội ngũ đảm nhiệm các hoạt động ở kho phải cẩn thận và có trách nhiệm cao để đảm bảo an toàn cho những NVL trong kho về chất lượng, số lượng, hạn chế những tổn thất không đáng có, giúp cho quá trình sản xuất không bị đình trệ và chất lượng đảm bảo. Để đảm bảo các yêu cầu đó thì công ty cần xây dựng và lắp đặt cơ sở vật chất kỹ thuật cho hệ thống kho như sau : * Về máy móc thiết bị : cần nâng cấp và thay thế những trang thiết bị đã cũ . Đặc biệt với những kho chứa vải, chỉ, bao bì công ty nên trang bị thêm hệ thống quạt gió, máy hút bụi, và các thiết bị vệ sinh khác nhằm đảm bảo an toàn vệ sinh cho vật tư đến khi xuất cho tiêu dùng. Đối với toàn hệ thống kho nên lắp đặt hệ thống báo động, theo dõi để đảm bảo xử lý kịp thời những sự cố một cách nhanh nhất khi cần thiết tránh tổn thất vật tư. * Về các giấy tờ sổ sách: cần xây dựng một hệ thống sổ sách tiêng ghi chép đầy đủ, chính xác về tình hình vật tư trong kho nhằm quản lý tốt sự biến động vật tư trong kho giúp cho hoạt động đặt hàng phù hợp hơn. Đồng thời quản lý tốt lượng hao hụt để có biện pháp xử lý kịp thời và đầy đủ. Ngoài ra, nghiệp vụ quản lý kho cần quan tâm đến việc phân bố, chất xếp vật tư trong kho theo từng khu vực, từng gian hàng khác nhau để tiện cho việc chăm sóc giữ gìn và vận chuyển, dễ kiểm tra số vật tư còn trong kho. Đồng thời hoạt động này còn tạo thuận lợi cho việc bảo quản về nhiệt độ, độ ẩm, biện pháp vệ sinh và phòng cháy chữa cháy cho tưng loại vật tư. III Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư. Theo con số thống kê của phòng TC-KT thì chi phí NVL chiếm hơn 40% chi phí giá thành sản phẩm. Điều này cho thấy nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong chiến lược SX-KD của công ty. Việc sử dụng hợp lý NVL trong các phân xưởng cần phải được quan tâm. Vấn đề đặt ra là phải giải quyết vấn đề gì bằng cách nào để tiết kiệm vật tư ? Nhận biết được nguyên nhân chủ yếu của sự chi trong sử dụng vật tư đối với nguồn mã công ty cần đặt ra mục tiêu :không chỉ giải quyết triệt để vấn đề bội chi mà còn phấn đấu sử dụng vật tư , hao phí thấp hơn định mức. Để giải quyết vấn đề này công ty nên tiến hành theo biện pháp sau: 1.Xây dựng tổ , nhóm chất lượng : Với quy mô phân xưởng khá lớn, được tổ chức theo nhiều dây chuyền sản xuất (tổ sản xuất ) , mỗi dây chuyền từ 25-30 công nhân . Với kết cấu này, công ty xây dựng tổ chất lượng theo từng dây chuyền .Trong tổ chất lượng xây dựng nhóm chất lương trong tổ cho những nguyên công liền kề thực hiện cư chế quản lý chất lượng sản phẩm ứng dụng theo QCS ( Quality Cost Scheduling ) quyết tâm đặt mục tiêu chung là : không tạo ra phế phẩm. Khi xây dựng được tổ nhóm chất lượng và đặt ra mục tiêu phấn đấu đó thì trách nhiệm sẽ không chỉ thuộc về người quản lý nữa mà mỗi công nhân lúc này đều có trách nhiệm trong công tác quản lý chất lượng. Thực hiện tốt định hướng này thì chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ đạt tỷ lệ cao bởi nó được tích luỹ từ chất lượng của từng nguyên công nhỏ tạo ra nó. Tuy nhiên, để thực hiện được kế hoạch này cần phải có một quá trình để thay đổi thói quen trong lao động để tạo ra một nếp hoạt động mới. Để dạt được hiệu quả ngày càng cao ở những giai đoạn sản xuất tiếp theo thì sau mỗi giai đoạn sản xuất tổ chất lượng cần rà soát lại nếu thấy xuất hiện phế phẩm thì xác định nguyên công nào gây ra sai hỏng để tìm ra nhóm hoặc người thực hiện nguyên công đó và có biện pháp xử lý, điều chỉnh kịp thời. 2. Tổ chức lại việc hướng dẫn qui trình công nghệ Công ty vẫn áp dụng việc hướng dẫn qui trình công nghệ cho CN theo từng mã bằng cách dán sơ đồ và bản hướng dẫn lên một vị trí quy định của từng dây chuyền sản xuất. Mỗi phân xưởng có một cán bộ giám sát và hướng dẫn việc thực hiện quy trình. Cách quản lý này chưa thật sự chặt chẽ đối với quy mô phân xưởng lớn như công ty giày Thượng Đình bởi : với số lượng công nhân lớn không tránh khỏi những cá nhân thiếu ý thức trách nhiệm trong lao động. Nhất là khi qui trình công nghệ của các mã có nhiều quá trình giống nhau dẫn tới hành vi bỏ qua việc tìm hiểu rõ qui trình. Để khắc phục tình trạng này công ty nên tiến hành công tác quản lý như sau : trước khi tiến hành một mã mới công ty cần giao bản hướng dẫn qui trình đến tay từng công nhân và qui định một khoảng thời gian nhất định để CN có thể đọc, tìm hiểu kỹ qui trình công nghệ của mã đó. Các chuyền trưởng sẽ giám sát việc thực hiện quy định này. Cùng với biện pháp này công ty cần tăng cường đội ngũ cán bộ làm công tác theo dõi và hướng dẫn thực hiện quy trình cho từng phân xưởng để có phát hiện đầy đủ, kịp thời hơn những vi phạm của công nhân. Song song với việc xây dựng biện pháp quản lý sử dụng vật tư nghiêm ngặt đó thì công ty cần có biện pháp khích lệ thúc đẩy từng cá nhân nâng cao ý thức trách nhiệm trong lao động, tạo ra sự hưng phấn và nhiệt tình khi làm việc như khen thưởng kịp thời đối với các cá nhân, tổ, nhóm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; quan tâm tới đời sống của từng người lao động tạo ra bầu không khí làm việc không đố kị, kìm hãm nhau mà phải quan tâm trợ giúp những trường hợp yếu kém hơn. Kết luận Qua quá trình tìm hiểu hoạt động thực tế về công tác quản lý vật tư ở công ty giày Thượng Đình, kết hợp với cơ sở lý thuyết được học ở trường ; trên đây tôi đã mạnh dạn trình bày một số đề xuất và kiến nghị của mình nhằm giải quyết những mặt còn hạn chế trong công tác quản lý vật tư của công ty với hy vọng công tác này sẽ hoàn thiện hơn. Nội dung xây dựng gồm có : 1. Đề xuất hoàn thiện hoạt động mua vật tư của công ty. Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng Đề xuất nâng cao hiệu quả cho nghiệp vụ mua hàng Hai nội dung của đề xuất này là thay đổi phương thức hoạt động củaviệc mua vật tư và bổ xung nghiệp vụ cho công tác này nhằm tiết kiệm chi phí mua sắm và nâng cao chất lượng vật tư nhập về. 2. Kiến nghị về hoạt động dự trữ vật tư Về hình thức dự trữ. Về nghiệp vụ kho. Từ việc đánh giá những thông tin thu thập được tôi chia ra hai ý kiến về hoạt động dự trữ vật tư với mong muốn nhà quản lý vật tư của công ty giày Thượng Đình sẽ chú ý đến những điểm còn chưa hợp lý để xây dựng thành biện pháp giải quyết từ những số liệu cụ thể của công ty. 3. Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư của công ty. Từ việc nhận thấy nguyên nhân của việc bội chi so với định mức sử dụng vật tư là do phế phẩm và CN vi phạm qui trình công nghệ, tôi đã xây dựng hai biện pháp giải quyết hai vấn đề này là: Xây dựng tổ nhóm chất lượng . Tổ chức lại việc hướng dẫn qui trình công nghệ. áp dụng hai biên pháp này là quản lý sử dụng vật tư theo phương thức QCS để đảm bảo vật tư được kiểm soát chặt chẽ trong từng khâu trong quá trình sử dụng, tiết kiêm được chi phí tổn thất, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì điều kiện thời gian thực tập tại công ty rất hạn chế và chưa có kinh nghiệm trong thực tế, tôi đưa ra những đề xuất và kiến nghị chủ yếu dựa vào những hiểu biết trên lý thuyết được học là chính. Vì vậy nội dung chắc chắn còn sơ sài và có những điểm bất cập vơi thực tế hoạt động của công ty. Tuy nhiên, tôi hy vọng đồ án này đóng góp được một phần tích cực vào công tác quản lý vật tư ở công ty giày Thượng Đình ; giải quyết tốt hơn một số khâu mà tôi cho là chưa hợp lý; góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, giữ uy tín với khách hàng, tiết kiệm được chi phí NVL. Lời kết của đồ án, người viết rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo cùng tập thể cán bộ – CNV công ty giày Thượng Đình và bè bạn để có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về công tác quản lý vật tư. Tác giả sẽ rất biết ơn sự giúp đỡ quý báu đó.  Tài liệu tham khảo 1. TS Ngô Trần ánh – Kinh tế và Quản lý doanh nghiệp- NXB Thống kê-2000 2. GS-TS Trần Minh Đạo – Marketing- NXB Thống kê -2000 3. GS-TS Đặng Đình Đào – Thương mại doanh nghiệp- NXB Thống kê-1997 4. Tạ Thị Kiều An – Ngô Thị ánh, Nguyễn Hoàng Kiệt, Đinh Phương Vương – Quản trị chất lượng – NXB Giáo Dục -1998. 5. Lê Thị Bình – Công ty giày Thượng Đình 40 năm xây dựng và trưởng thành – 2001 (Tư liệu công ty) ._.