Phần mềm tin học văn phòng

kiến thức đã học vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế sản xuất. Sau một thời gian làm việc khẩn trương nghiêm túc bản báo cáo của em đã được hoàn thành. Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học tập để viết thành báo cáo này. Nhưng chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính mong các quý thầy, cô giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể trở thành một sinh viên hoàn thiện hơn, khi ra trường sẽ trở thành một người có năng lực chuyên môn cao. Bài báo cáo gồm có 3 phần: Phần 1: tin học văn phòng. Phần 2: cấu trúc máy tính và bảo trì. Phần 3: mạng máy tính và Internet. Phần I: tin học văn phòng Tin học văn phòng là một ứng dụng thông dụng và rộng rãi nhất của nghành tin học. Nó có vai trò rất lớn trong các nghành kinh tế, văn hoá chính trị... trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Tin học văn phòng là môn học cơ sở, đầu tiên cho tất cả các chương trình học về máy tính. Tin học văn phòng cũng có thể gọi là tin học căn bản, là một giao diện đơn giản nhất giữa người và máy, giúp cho con người việc soạn thảo văn bản, quản lý dữ liệu, thông tin trong các cơ quan, cơ sở xí nghiệp, doanh nghiệp tư nhân cũng như doanh ngiệp nhà nước. Tin học căn bản nhằm rèn luyện kỹ năng soạn thảo, trình bày trang, lề nhập dữ liệu... và các kỹ năng khác, cung cấp rất nhiều thông tin về các tình huống thực, ứng dụng trong việc soạn thảo văn bản, tạo bảng biểu, chèn hình ảnh,công thức.. tin học căn bản là phần mềm trình bày dễ hiểu phù hợp với các tầng lớp như: học sinh nhỏ tuổi, những người lớn tuổi, những người có một lý do nào đó mà phải học tin có thể dễ dàng hiểu và vận dụng cũng như tra cứu nhanh nhất những vướng mắc. Trong bài báo cao nàyTin học văn phòng bao gồm các phần cơ bản sau : ChươngI: Microsoft Word. ChươngII: Microsoft Excel . ChươngI : Microsoft Word. Là một chương trình xử lý văn bản ứng dụng rộng rãi hiện nay, với nhiều phiên bản. chương trình này bạn có thể soạn thảo và trình bày một bức thư hay lá đơn, giấy mời công văn, hợp đồng tiểu luận, luận văn, đồ án, luận án tốt nghiệp, và chuyên nghiệp hơn là bạn có thể làm sách, tạp chí, báo... Microsoft word giúp trình bày phần nội dung của văn bản rất đa dạng nhờ các lệnh về phông chữ, định dạng đoạn văn bản, cột chữ tạo bảngbiểu. Ngoài ra , có thể minh hoạ cho văn bản bằng các hình vẽ có sẵn rất phong phú và tiêu đề của văn bản trở nên đẹp hơn nhờ WordArt, Picture,.. Các tệp của Word có đuôi mở rộng là .doc, là một phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, dễ cài đặt và dễ sử dụng. Trước khi làm việc với Word thì ta phải nắm được những thao tác cơ bản sau: I. các thao tác chính 1.1 khởi động Mcrosoft Word. Gồm 4 cách: - Cách1: Trên cửa sổ màn hình ta nhấn chuột vào thực đơn Strat\program\Mcrosoft Word. Lúc này cửa sổ soạn thảo văn bản Word xuất hiểntên màn hình. - Cách 2: ta nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Word. -Cách 3: trên cửa nhấn chuột trái vào new\Mcrosoft Word. Nếu máy của bạn đã cài office thì bằng một trong 3 cách trên thì bạn có thể khởi động được chương trình Word để làm việc. 1.2 thoát khỏi Micosoft Word. Khi soạn thảo xong văn bản, bạn muốn thoát khỏi chương trình Word. Thì ta có các cách sau: - Cách 1: nháy chuột vào nút phía bên trái của cửa sổ màn hình. - Cách 2: chọn mục file\exit. Cách 3: ta nhấn tổ hợp phím (Alt+F4). 1.3. Mở một tài liệu trong Micosoft Word. Khi vào được chương trình Word màn hình xuất hiện. Lúc này ta có thể làm việc với một tài liệu mới hay một tài liệu đã có sẵn trên đĩa, tuỳ vào yêu cầu công việc của mình. Nên ở đây, có thể chia ra 2 trường hợp đó là: mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa và mở một tài liệu mới. 1.3.1. Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa. Chọn biểu tượng (open). Hoặc vào thực đơn file\open, nhấn tổ hợp phím (ctrl+O). Nếu tài liệu bạn cần mở lại ở trên đĩa khác hoặc thư mục khác. Bạn chọn đĩa hoặc thư mục rong khung Look in, nháy đúp vào thư mục cần thiết để mở các thư mục con của nó. Xuất hiện hộp thoại open với danh sách các tài liệu trong File name được sắp xếp theo thứ tự từ A,B,...đến Z. Bạn chọn tệp cần thiết rồi chọn open (hoặc nháy đúp vào tệp đó). Word còn có cách mở tài liệu khác. chọn thư mục file xuất hiện thực đơn trải xuống với các danh sách 4 tài liệu mới làm gần nhất ở phía dưới. Bạn chọn file cần thiết từ danh sách này. Danh sách các tài liệu này có thể nhiều hơn tuỳ thuộc vào việc cài đặt. 1.3.2. Mở một tài liệu mới. Ta có 3 cách để mở một tài liệu mới ở trong Word đó là: Cách 1: ta vào thư mục file\new. Cách 2: ta kích chuột trực tiếp vào biểu tượng tờ giấy trắng trên thanh công cụ ở trên màn hình. Cách 3: ta nhấn tổ hợp phím (Ctrl+N). 1.4. Lưu một tài liệu. Khi soạn xong (làm việc xong) hay chưa xong công việc còn dở dang ta cần lưu tên tài liệu lại trên đĩa, để lúc nào cần thì ta mở ra xem hay mở ra làm tiếp( nếu bài chưa xong) để bổ sung thêm... ta chỉ cần kích chuột vào vào tên mà mình đã lưu. 1.4.1. lưu lần đầu. Ta chọn biểu tượng hoặc thư mục file\save hoặc nhấn tổ hợp phím(Ctrl+S). xuất hiện hộp thoại Save As. Nếu là lưu lần đầu tiên thực hiện thao tác này , bạn phải gõ vào tên trong ô File Name cho tài liệu. Tên này sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ. Trong mục Save In bạn có thể chọn ổ đĩa và thư mục cần thiết để chứa tài liệu( nhấy đúp tại thư mục cần thiết để mở các thư mục con của nó). sau đó kích chuột vào Save. Sau đó trong quá trình soạn thảo, bạn thường xuyên ghi lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho tài liệu. 1.4.2. Lưu File với tên mới. Nếu cần lưu giữ với tên khác, chọn thư mục File \Save As và đặt tên mới cho tài liệu, trong tên này nếu cần gõ vào đường dẫn (tên ổ đĩa và tên thư mục mới). Sau đó kích chuột vào Save. 1.5. Định dạng một trang giấy trước khi soạn thảo. Trước khi soạn thảota phải định dạng trang giấy để phù hợp với tài liệu mà mình cần. Để quá trình soạn thảo được nhanh, dễ dàng, trình bày rõ ràng đẹp hơn. Mục đích củaviệc định dạng là đặt lề trang, lề trái, lề phải,lề trên, dưới, chọn khổ giấy. Ta làm các thao tác. *Chọn khổ giấy: vào thực đơn File\Page Setup, nhấp mục Page, chọn loại giấy, hộp thoại sẽ xuất hiện. Trong khung Paper Site: nhấp vào nút , một thực đơn trải ra, bạn chon khổ giấylà A4. Thông thường, các văn bản thường in trên giấyA4 với width là 21cm và Height là 29.7cm. * Căn chỉnh lề văn bản (MARGINS) Vào thực đơn file / page setup / margins Để giới hạn phạm vi soạn thảo của văn bản trong trang giấy bạn cần phải đặt lề của trang giấy sao cho phù hợp. Lề của trang giấy được xác định bằng các đề mục: top: Lề trên của trang in, trong hình là 2 cm. Bottom: Lề dưới của trang in là 2.5 cm. Left: Lề dưới của trang in là 2.5 cm. Right: Lề phải của tang in là 2 cm. Gutter: khoảng cách dùng để đóng gáy sách. Trang giấy mặc định ở chế độ dọc Portrais Nhấp vào Landscape để quay lại trang giấy * Trình bày chữ(font) Bình thường thì bạn bôi đen văn bản, sau đó dùng các nút công cụ định dạng, căn chỉnh phông chữ, cỡ chữ trên thanh công cụ (Xem ở mục 2.1 các nút chức năng trên thanh công cụ). Cách khác là bạn vào thực đơn Format/ Font để hiện. 1.6 Soạn thảo văn bản Khi soạn thảo văn bản phải biết được chức năng của các phím trên bàn phím và nguyên tắc gõ tiếng việt: Khi mở tài liệu soạn thảo gõ tài liệu một cách bình thường khi gặp biên bên phải WinDown tự động đưa con trỏ bàn phím xuống đầu dòng. Khi cần di chuyển con trỏ ta dùng tổ hợp phím 4 mũi tên, nếu muốn di chuyển con trỏ về đầu dòng ta nhấn phím Home, về cuối dòng nhấn phím End về đầu trang nhấn phím Page up, cuối trang nhấn phhím Page Down. Ngoài ra khi muốn đưa con trỏ về trang sau của văn bản: Cctrl + Page Down, Lên đầu trang trước: Cctrl +Page Up, đưa con trỏ về cuối văn bản: Ctrl +End. Khi soạn thảo bị sai mà muốn xoáđể soạn thảo lại ta nhấn backspace (xoá kí tự bên trái con trỏ), Detele (xoá kí tự bên phải con trỏ). Biết được các chức năng cuả các phím muốn soạn thảo ta phải biết nguyên tắc gõ tiếng việt. Phím tiếng việt ] ư (u và w) [ ơ (o và w) oo ô dd đ ee ê aa â aw ă phím dấu f huyền s sắc j nặng r hỏi x ngã Khi gõ văn bản muốn xuống đoạn khác thì ta gõ enter các dấu (, . ?...) phải gõ liền với từ đi trước, ssau các dấu này là các dấu cách rồi mới đến từ tiếp theo. Dấu phải gõ liền với từ đi sau nó. Nếu máy tính cài đặt tiếng việt với cách gõ telec cách chuyển đổi bàn phím Anh- việt thường là ấn tổ hợp phím Alt + Z. Nguyên tắc gõ phải gõ chữ trước dấu sau. Ví dụ: ngày tháng. Ta gõ ngay sau đó gõ dấu huyền (f), thang sau đó gõ dấu sắc (S). 1.7 Các thao tác trên văn bản. 1.7.1 chỉnh phông chữ văn bản. chọn kiểu chữ văn bản cần thể hiện, chọn khoảng cách các ký tự trong đoạn văn bản. Chọn văn bảncần chỉnh phông chữ sau đó kích chuột vào format\ font xuất hiện trên màn hình hộp thoại: Tại phiếu font: Font: kiểu phông chữ, Underline: kiểu chữ ghạch chân, color: màu chữ, Strike Through: chữ bị ghạch ngang đơn, Duoble Strike Through: chữ bị ghạch chân ngang đôi, Superseript: không cho đại diện, Subseript: chỉ số, Small Caps: chữ hoa nhỏ, All caps: chữ hoa to, Hidden: không cho hiện, Font Syle: kiểu chữ, Site: kích thước chữ. Tại phiếuchọn Charracter Spacing: Spacing: thay đổi khoảng cách giữa các ký tự, Expended: ký tự được dãn ra tạimục by, Condensed: ký tự được nén vào tại mục by, Position: thay đổi khoảng cách giữa các dòng, Raised: nâng dòng văn bản lên, Lowerd: hạ các dòng văn bản xuống. Kích chuột vào OK. 1.7.2. Chỉnh Paragraph cho đoạn văn: Định dạng khoảng cách giữa các hàng, các đoạn văn. Lựa chọn đoạn văn cần chỉnh, kích chuột vào menu format\Paragaph màn hình xuất hiện: *chọn phiếu Indents And Spacing: + Alignment: căn lề cho đoạn văn, Letf: Căn lề cho đoạn văn bản, Center : căn vào giữa dòng cho văn bản, Right: căn thẳng phía phải cho đoạn văn, Justify: căn thẳng hai lề cho đoạn văn bản. + Indentation : Đặt lề cho đoạn văn bản, ở trong mụcnày có các tuỳ chọnmà bạn lựa chọn cho phù hợp. + Spacing: căn khoảng cách giữa các đoạn và các dòng. Before: khoảng cách phía trước của mỗi đoạn văn bản, Apter: khoảng cách phía sau của mỗi đoạn văn bản, Line Spacing: căn khoảng cách giữa các hàngn văn bản, khoảng cách này được thay đổi tại mục AT. 1.7.3. Thao tác đặt chế độ trang tự động: Máy tự động đánh số đoạn tự động cho đoạn văn bản có sử dụng thao tác này. Lựa chọn văn bản , sau đó chọn menu format\ Bulletsand num bering màn hình xuất hiện: Bulleted: chọn kiểu dấu chấm cần đánh dấu cho đoạn, Numbered: chọn kiểu số cho cần đánh dấu cho đoạn, Mutileved: chọn các cấp cần đánh dấu cho đoạn. Kích chuột vào OK. 1.7.4. thao tác cắt dán văn bản: Là cắt đoạn văn bản từ vị trí này dán sang vị trí kháchoặc file khác. + thao tác cắt văn bản: lựa chọn đoạn văn bản cần cắt ( bôi đen đoạn văn bản đó). Nhấn chuột phải vào Cut hoặc nhấn tổ hợp phím(Ctrl+X). +Thao tác dán văn bản: sau khi cắt đoạn văn bản, ta đưa trỏ chuột vào vị trí cần dán đoạn văn, nhấn chuột phải vào Paste hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+V). 1.7.5. Thao tác sao chép văn bản: Khi ta muốn sao chép muốn sao chép một đoạn văn bản nào đó từ vị trí này sang vị trí khác. Ta làm các thao tác sau: + tháo tác copy: lựa chọn đoạn văn cần sao chép, kích chuột phải vào Copy, hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+C). + Thao tác dán văn bản: Sau khi đã copy đoạn văn bản thì ta đưa trỏ chuột vào vị trí cần dán văn bản, vào chuột phải Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím(ctrl+V). 1.8. Các thao tác hiển thị văn bản: Muốn hiển thị văn bản hay ẩn văn bản ta vào View | Nomar. Sau đó vào Layout hay Outline. Tuỳ thuộc vào yêu cầu văn bản cũng như sở thích của người soạn thảo. Layout: hiển thị văn bản hết cả trang giấy, không thấy đường viền, còn Outline : thì lại hiển thị văn bản ở giữa trang giấy và có đường viền. 1.9 ẩn hiện thanh thước (ruler). Thể hiện độ chính xác của văn bản. Thước đo mặc định của chương trình dùng đơn vị là Inches bạn có thể đổi đơn vị của thước đo vầ hệ Centimeters cách vào thực đơn Tools/ Otion, nhấp vào General, trong khung Measuremen Units chọn Centimeters. Bạn có thể cho thước đo hiện ra hoặc ẩn đi bằng cách vào thực đơn View/ruler II . các thao tác định dạng văn bản: Word là bộ xử lý từ có định dạng, tức là sau khi nhập nội dung ta có thể quy định hình thức trình bày cho các nội dung đó tuỳ ý. Hai yếu tố để định dạng cho văn bản là định dạng ký tự (quy định hình dạng ký tự trong văn bản)và định dạng đoạn văn (quy định hình thức trình bày cho từng văn bản). Về cơ bản thuộc tính của ký tự bao gồm phông chữ, kiểu chữ( in đậm, in thường, nghiêng, ghạch chân, chỉ số trên, chỉ số dưới), cỡ chữ tính theo chiều caocủa ký tự và màu chữ. Thuộc tính của đoạn bao gồm: lề trái, lề phải của đoạn, khoảng cách lùi vào của dòng đầu tiên trong một đoạn, cách dóng đoạn (dóng trái, dóng phải, dóng giữa và dóng đều hai bên) và khoảng cách các dòng trong đoạn. Để định dạng cho các ký hay nhiều đoạn. Trước tiên ta cần chọn các ký hay các đoạn. Trong trường hợp định dạng cho một đoạn thì chỉ cần đưa con trỏ vào trong phạm vi của đoạn đó. Định dạng các thuộc tính của ký tự. Font chữ, cỡ chữ, chọn kiểu chữ, Fontssyle: kiểu chữ bình thường(Nomar), chữ đậm (Ctrl +B), hoặc vào trên màn hình ở trên thanh thực đơn, chữ in nghiêng (Ctrl+I) hoặc vào , nếu cần vừa in nghiêng vừa in đậm thì ta cung một lúc vào hai thao tác trên. Định dạng các thuộc tính của đoạn: Trước hết chọn đoạn văn bản cần định dạng. Sau đó thì mình sẽ định dạng những gì mà mình cho là phù hợp với văn bản yêu cầu. Đoạn văn (Paragraph): là phần tài liệu kết thúc bởi dấu phân đoạn(Paragraph Mark), dấu này được tạo ra khi ấn phím Enter ( Khi nháy chuột vào nút , ta sẽ thấymã của nó là ả. Nếu muốn xuống dòng nhưng không chuyển sang đoạn khác, ấn (Shift+Enter ). Để dịnh dạng cho: Một đoạn: đưa con trỏ bàn phím về vị trí bất kỳ trong đoạn đó. Nhiều đoạn: chọn (bôi đen) các đoạn đó. Định dạng đơn giản (dùng chuột và bàn phím) dùng chuột: kéo và thả các ký hiệu trên thước ngang Ruler để thay đổi các lề của đoạn văn, lề dòng đầu của đoạn là 2Cm, lề trái kể từ dòng thứ nhất trở xuống là 1Cm, lề phải là 14.5Cm. Để ấn tổ hợp phím Nháy nút - Căn thẳng trái - Căn vào giữa - Căn thẳng phải - Căn thẳng hai bên - Chuyển lề trái của cả đoạn sang phải 1 Tab - Chuyển lề trái của cả đoạn sang trái 1Tab - Chuyển lề trái của đoạn sang phải 1Tab dòng đầu vẫn ở vị trí cũ Ctrl +L Ctrl+E Ctrl+R Ctrl+J Ctrl+M Ctrl+Sift+M Định dạng phức tạp (dùng thực đơn). Trong các thao tác ở trên ta chỉ thực hiện từng lệnh một và các định dạng cho đoạn văn thường là đơn giản. Để thực hiện cùng lúc nhiều lệnh và các điều chỉnh phức tạp phải dùng thực đơn. Chọn Format Paragraph xuất hiện hộp thoại Paragraph Chọn thẻ Indent And Spacing để đặt các lề, các khoảng cách cho đoạn. Chọn thẻ Line And Page Breacks để đặt dấu sang trang cho đoạn. * Để Đặt lề cho đoạn: trong ô Left điền vào: một số khác 0 để dịch chuyển trang sang trái hay sang phải một đoạn cần thiết. Để đặt dấu ngắt trang trong đoạn: chọn thẻ Line And Page Breaks, sau đó đánh dấu chọn vào các tuỳ chọn trên đó. Để xác định khoảng cách giữa các đoạn (Line Spacing), trong danh sách. Đánh dấu và đánh số đoạn: Chọn Format *Để đánh dấu đầu đoạn chọn Bulleted. Chọn một trong các ký hiệu có sẵn. trường hợp muốn dùng các ký hiệu khác chọn Customize, sau đó chọn Bullet.., xuất hiện hộp thoại Symbol, bạn chọn một trong các ký hiệu khác. Chọn Font để thay đổi kích thước các ký hiệu, chọn Color để thay đổi màu các ký hiệu. Mục chọn Để Bullest Position, Indent At: Đặt khoảng cách từ lề trái đến ký hiệu Text Postion Indent At: đặt lề trái cho đoạn. Sao chép định dạng đoạn văn. Word cho phép trao đổi định dạng một hay nhiều đoạn theo một định dạng doạn đó có sẵn trong tài liệu đang soạn thảo (cho đoạn văn đích “bắt chước “, lề và các khoảng cách, cách đánh số thứ tự, thước Tab.. của đoạn nguồn). Phương pháp này gọi là sao chép (Copy) định dạng đoạn, giúp ta trình bày văn bản một cách nhanh chóng và thống nhất. + Bôi đen đoạn đã được định dạng. + Nháy biểu tượng Chọn mụ để format Printer ( hình chuổi sơn), con trỏ chuột lúc nàycó kèm theo hình chuổi sơn. + Bôi đen đoạn cần định dạng. Nếu cần sao chép một định dạng cho nhiều định dạng khác nhau, ta nên nháy đúp vào biểu tượng format Printer làm xong các bước trên chọn lại biểu tưọng đó để huỷ. Lúc này chuổi sơn cũng bị biến mất. Tạo chữ to đầu đọan: đưa con trỏ về đoạn cần thiết. Nếu muốn chữ to ở đầu đoạn cần thiết bạn phải bôi đen đầu dòng. Chọn Format, DropCap , trả lời yes để chuyển sang chế độ Page Layout, nếu ở chế độ Nomar Vview. Xuất hịên hộp thoại DropCap Chọn Dropped: để đặt chữ to vào trong đoạn, InMargin để đặt chữ to ở bên cạnh đỉnh của đoạn văn, None : Để huỷ bỏ việc tạo chữ to trước đó. Đưa vào con số trong các ô sau : vào Lines To Drop: để thay đổi chiều cao của( băng bao nhiêu dòng) Distance text: để thay đổi khoảng cách chữ to tới tài liệu. 2.1. Sử dụng phím tắt Trong quá trình tạo bảng tính, việc sử dụng phím tắt là một công cụ vô cùng tiện lợi, giúp ta thực hiện nhanh các thao tác mà không cần dùng chuột Sử dụng phím tắt trong định dạng dữ liệu. Ctrl+1 HIển thị hộp định dạng ô. Ctrl+Shift+ ~ Chọn dạng số tự nhiên Ctrl+Shift+$ Chọn dạng tiền tệ với hai số thập phân. Ctrl+Shift+% Chọn dạng % làm tròn. Ctrl+Shift+# Chọn dạng ngày tháng. Ctrl+Shift+@ Định dạng thời gian. Ctrl+Shift+! Chọn dạng số với hai sô thập phân và dấu cách ba số. Ctrl+Shift+& Đóng khung các cạnh ngoài. Ctrl+Shift+ _ Huỷ bỏ đóng khung. Ctrl+B Chữ in đậm Ctrl+I Chữ in nghiêng. Ctrl+U Chữ gạch chân. Ctrl+5 Chữ in bỏ đường gạch chân. Ctrl+9 ẩn hàng. Ctrl+Shift+9 Hiện lại các hàng bị ẩn. Ctrl+0 ẩn cột. Ctrl+Shift+0 HIện lạicác cột bị ẩn. 2.2 Sử dụng bảng định dạng trên thanh menu (Format). Thanh công cụ Formating Dùng để định dạng kiểu chữ, căn lề… trên đó có các hộp định dạng như kiểu trình bày (Style) của paragraph, bảng chữ (Bold, Italic, Under Line), căn lề (Align Left, Center, Align Ringht, Justify),… Cách sử dụng: Khi ta muấn định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề… ta chỉ việc dùng trỏ chuột kích chọn vào các biểu tượng đó trên thanh công cụ Thay đổi kiểu chữ in đậm, in nghiêng, hay gạch chân, vữa in đậm in nghiêng gạch chân Bật tắt chữ đậm Bật tăt chữ in nghiêng Bật tắt chữ gạch chân Nếu muốn chữ vừa in đậm vừa in nghiêng và vừa gạch chân thì ta kích chọn vào cả 3 kiểu chữ (ví dụ như: vừa in đậm vừa in nghiêng và vừa gạch chân) Căn chữ sang trái (Align left) Căn chữ giữa (Center) Căn Chữ sang phải (Align right). Căn chữ đều hai phía (Justfy) Style: Các kiểu trình bày (áp dụng cho đoạn văn bản đã bôi đen (lựa)). Font: Cho hiển thị và chọn nhanh phông chữ (áp dụng cho đoạn văn bản đã bôi đen (lựa)). Chú ý: Chọn phông có cỡ chữ .Vn đầu là phông tiếng Việt Nam. Chọn phông chữ có chữ H ở cuối là chữ in. Bấm tổ hợp phím Alt+Z để bật chữ Việt – Anh . Font Size: Cho phép chinh cỡ chữ. (áp dụng cho đoạn văn bản đã bôi đen (lựa)). Các nút trên thanh Boder: Dùng để kẻ khung đường viền Các nút ; Dùng để đánh số thứ tự tự động, tạo các hạt đậu đầu dòng, đặt độ lệch so với lề, tạo màu nền, màu chữ, sắp xếp và tính tổng. Thanh công cụ chuẩn (Standard) Chứa các nút công cụ để thực hiện nhanh các công việc bằng chuột mà không phải vào trình đơn. Một số nút thông dụng như: New, Open, Save, Close, Search, Paste, Print, Print View,Spelling and Grammar, Cut, Copy, Pates, Format Painter, Undo Ty Ping/ Redo, In – Sert Hyperlink, Table and Borders, Insert Mirosoft Excel WorkSheet, Columns…, Zoon Cotrol( theo thứ tự được thể hiện trên). Thanh công cụ vẽ (Drawing). Dùng để vẽ các hình ảnh vùng màu sắc theo ý muốn của người sử dụng Ruler (thước đo): Dùng để căn chỉnh nội dung trên trang văn bản và cho biết cách bố trí của dòng văn bản gồm các vị trí dùng Tab giới hạn trừ lề trái, lề phải. Ví dụ: thước ngang Text Area( vùng soạn thảo văn bản): Đây là vùng lớn nhất dùng để nhập nội dung văn bản. Các thanh cuộn: Gồm có thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll Bar) dùng để xem những phần văn bản bị che khuất theo chiều ngang và thanh cuộn dọc ( Vertical Scroll Bar) dùng để xem những phần văn bản che khuất theo chiều dọc. Status Line (dòng trạng thái): Cho biết trạng thái làm việc hiện thời như: Trang hiện đang chứa con trỏ (Page #), trang hiện tại/ tổng số trang, dòng hiện tại v.v… III. Các thao tác chèn trong văn bản. 3.1 chèn ngắt trang – cột (Break). - chèn ngắt trang, ngắt cột: vào thực đơn: Insert \ Break Hoặc dùng tổ hợp phím (Ctrl+Enter). Chọn Page Break : ngắt trang, chọn Column Break: chọn ngắt cột. 3.2 Chèn số trang tự động: văn bản được trình bày theo thứ tự, làm cho người đọc dễ hiểu, nên tốt nhất ta nên chèn số trang tự động. Vào Insert\Page Number: xuất hiện hộp thoại. Chọn vị trí đặt số trang( Alig Ment), các tuỳ chọn như: left : đặt số trang bên phải, Right: Đặ số trang ở bên phải của trang giấy, Center: chèn số tran ở giữa tờ giấy. Sau đó chọn OK 3.3. Chèn thời gian (Data And Time). Vào Insert\ Date And Time\ OK. Thì lập tức ngày giờ chèn vào ở ngay trong trang giấy. 3.4.Chèn Autotext. Khi soạn thảo văn bản, có thể có những đoạn văn ( ví dụ như : số điện thoại, địa chỉ, tên của một cơ quan, tiêu đề, hoặc mẫu một công văn, một cụm từ...) hoặc các đồ hoạ( biểu trưng của một công ty...) được lặp lai nhiều lần. Word cho phép tạo một bảng để lưu trữ những đoạn văn bản hoặc đồ hoạ nói trên, mỗi khi cần chúng ta có thể đưa vào tài liệu mà không phải gõ hoặc tạo chúng. Bảng từ thường dùng này gọi là Autotext. Cách chèn: bôi đen khối cần đưa vào bảng từ thường dùng là (Autotext) nếu chọn khối chưa có ta phải tạo và trình bày rồi phải chọn nó trong mục Inser \ Autotext\New hoặc bấm(Alt+F3). trong ô Name.. gõ vào tên của thư mục( tên này có thể dài 32 ký tự và có thể chứa dấu cách). Sau đó nhấn OK. Ta có bảng Create Autotext. à 3.5. Chèn ký tự đặc biệt: dùng khi trên bàn phím không có những ký tự đặc biệt này: ta vào Insert\Symbol chọn biểu tượng cần chèn, Insert. 3.6. Chèn chú thích(Foot Note). Khi soạn thảo văn bản nếu muốn chú thích một vấn đề hay một chữ nào đó, ta nên chèn cú thích. Ta vào Insert |FootNote. Viết các chú thích cần thiết vào, sau đó nhấn Ok. 3.7. Chèn tranh ảnh nghệ thuật(Clip Art). Chọn mục Insert\Ficture\Clip Art chọn một bức tranh cần thiết. Sau đó bạn chọn một bức tranh tuỳ ý và bấm chuột trái vào Insert. Lập tức bức tranh này xuất hiện ngay nơi mà bạn để trỏ chuột. 3.8 chèn chữ nghệ thuật (Word Art). Cũng như chèn tất cả các bức tranh hay ký tự khác, vào Insert \ Ficture\Word Art. Chọn kiểu chữ. Hay mình viết vào ô rồi nhấn OK. 3.9 Chèn Textboxx. Vào Insert\ Textbox, sau đó viết chữ vào trong text box đó. 3.10. Chèn công thức toán học xã hội. Vào Insert\ Ocject\ Mircisoft Word Equaition 3.0. lúc này có cá công thức hiện ra trên màn hình. 3.11. Tạo tiêu đề trên – dưới cho văn bản. vào Insert\ (Header And Footer). Sau đó xuất hiện hai khung dài để viết chữ tiêu đề lên đó, nếu là header thì là tiêu đề trên còn Footer là tiêu đề dưới. IV. Bảng biểu. 4.1 Tạo bảng kích chọn biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ, kích chọn ô đầu kéo sang ô bên phải để chọn số cột xuống dưới để chọn số hàng cuối cùng nhả nút chuột. Nếu số cột lớn hơn 12, thì ta chọn Table\ Insert\ table, có thể gõ và chọn số hàng trong ô number of column, gõ và chọn số hàng trong ô Number of rows. Sau đó nhấn OK. 4.2 Đánh dấu bôi đen các thành phần của bảng (Select Oject) dùng chuột đưa vào một ô trong bảng làm sao cho trỏ xuất hiện mũi tên, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+A, rồi di chuột đến toàn bộ bảng hay đến ô mà ta cần định dạng. 4.3 Thao tác xoá dòng và cột trong bảng (Delete Rows – column-Table. Đưa trỏ chuột vào ô, cột, bảng cần xoá(chọn bôi đen), rồi vào chuột trái bấm Delete, hay dùng bàn phím Delete. 4.4. thao tác chèn hàng, cột, dòng, table(Insert- Rows-Column-Table. Nếu muốn chèn hàng, cột hay bảng thì ta nên bôi đen hàng, cột, dòng bên cạnh, sau đó vào Insert\Rows ( nếu muốn chèn hàng), Column (nếu muốn chèn cột), Table (nếu muốn chèn bảng). 4.5. Hợp nhất các ô (Merge Cells). Bôi đen tất cả các ô trong bảng sau đó: ta vào Table \Mergecells. Lúc này thì tất cả các ô sẽ hợp thành một ô. 4.6. Tách ô (Split- cell). Trước hết bôi đen ô cần tách rồi vào Table\Spplit-cell. Rồi sau đó xuất hiện hộp thoại chon số hàng và số cột cần chia ( tách), OK. 4.7.Tách bảng (Split- Table). Vào bảng cần tách (bôi đen), Table\ Split- Table) chọn trong hộp thoại số hàng cột cần tách, OK. Có thể tách một bảng thành hai bảng hay nhiều bảng bằng cách sau: Đưa con trỏ bàn phím về vị trí cần tách (ô bất kỳ của hàng tại vị này) rồi làm theo một trong hai cách sau: chọn Table \ Split Table. Nhấn phím Shift+Ctrl +Enter. Để hợp nhất các bảng đã bị tách theo cách trên, cần xoá các dòng trống giữa chúng cho tới khi các bảng đã hợp thành một bảng. 4.8. Định dạng bảng tự động theo những mẫu có sẵn. Word có tính năng tự động định dạng một bảng bao gồm các thao tác đường viền và bóng, tự động định kích thước bảng, cách làm như sau: Chọn Table| Table Auto Format, chọn kiểu định dạngcho đường viền và bóng đã có sẵn trong danh sách Formats. Đánh dấu vào các tuỳ chọn để có được cách trình bày bảng theo ý muốn. Trong khung Preview sẽ thể hiện kết quả của việc cần chọn. 4.9. Định dạng bảng bằng Format\ Borders And Shading. Để định dạng cho bảng thì ta còn có cách vao thực đơn Format\ Borders And Shading. ở trong khung này ta có thể chọn các tuỳ chọn. 4.10 .Tạo tiêu đề cho bảng trên nhiều trang (header Repeat). Các bảng lớn từ 2 bảng trở lên, mỗi khi sanng trang, để tránh phải gõ lại tiêu đề (tên các cột), bạn làm như sau: Chọn các hàng văn bản ở đầu bảng để làm tiêu đề cho bảng. Chọn mục Table\Heading Rows Repeat. Văn bản được chọn làm tiêu đề sẽ tự động lặp lại mỗi khi sang trang ( nhưng khôngcó tác dụng khi bạn tự động sang trang hoặc tự tách bảng). Bạn chỉ thấy tiêu đề lặp lại khi chọn biểu tượng Print Preview ( kính lúp) hoặc ở chế độ Page Layout, hoặc in ra trang giấy. 4.11. Sắp xếp dữ liệu: sắp xếp dữ liệu là công việc mà trong một bảng cần phải có khi người quản lý làm việc. Giúp cho việc tìm kiếm hay lọc dữ liệu một cách dễ dàng. Trước hết ta tạo bảng, ví dụ như: Họ tên Ngày sinh Nghề nghiệp Trần Minh 12/6/82 Kỹ sư tin học Hoàng Khiên 9/8/82 Kỹ Sư tin học Đậu Trung 20/10/76 Giáo viên Bôi đen bảng rồi vào thực đơnTable \ Sort. Trong khung này nếu chọn Sort by chọn Tên chọn Ascending để sắp xếp tăng dần, nhấp OK. Sẽ có kết quả mong muốn. Nếu muốn sắp xếp giảm dần nhấp vào Descending. 4.12. Một số tính toán đơn giản trên bảng trong Word. Word thể thực hiện những tính toán trong bảng. Các bước như sau: - Đưa con trỏ về ô kết quả. Dùng thực đơn chọn mục Table\ Formula, lúc này tấ cả các công thức đã được liệt kê. không dùng thực đơn, bấm Ctrl+F9, và gõ công thức vào trong cặp ngoặc nhọn, sau đoâns phím F9 để biết kết quả. 4.13. Một số điều chỉnh đối với Data in Cells – Table in page. Thay đổi kích thước của cả bảng: chế độ xem văn bản là Print Layout, về chế độ bất kỳ của bảng, đưa trỏ chuột vào góc phải dưới của bảng cho xuất hiện ô vuông nhỏ, trỏ chuột vào ô này cho xuất hiện mũi tên xuất hiện hai chiều, kéo thả mũi tên này về vị trí mới. Kích thước của các cột hàng sẽ được thay đổi đồng đều. Thay đổi kích thước cột: đưa trỏ chuột vào bên phải của cột cần thay đổi độ rộng, sao cho xuất hiện mũi tên hai chiều, kéo thả mũi tên hai chiều này về vị trí mới. Hay dùng cách khác: chọn các cột cần thay đổi, chon Table, sau đó chọn Table Properies. Trong hộp thoại ta có thể thay đổi tuỳ ý. Căn bảng theo chiều ngang: theo mặc định, các bảng nằm lẹch về bên trái theo chiều ngang của trang giấy, để căn chỉnh lại, bnạ làm như sau: Đưa con trỏ về ô bất kỳ của bảng, chọn Table\Properties. Lúc này chọn các ntuỳ chọn trong đó. - Căn dữ liệu trong ô : bôi đen ô cần chỉnh chọn mục Table\ Table\Properties. Chọn kiểu căn chỉnh dữ liệu. Hoặc nhấn chuột phải tại khối vừa bôi đen, rê chuột tới mục Cell Aligment, chọn kiểu căn chỉnh dữ liệu. 4.14. chuyển đổi từ bảng sang text và từ text sang bảng. Nhập văn bản thành hàng, ngăn cách nội dung các ô bằng cách gõ dấu phẩy (hoặc một số ký tự khác) hoặc ấn phím Table, hết một dòng ấn Enter. Bôi đen các dòng chữ. Ta làm theo một trong hai cách sau. Cách 1: nháy chuột vào biểu tượng , bảng lập tức xuất hiện. Cách 2: chọn mục Table \ Convert \ Text To Table. Xuất hiện chỉ số có số lượng cột hàng và ký tự ngăn cách trong bảng. Nhấn Ok để kết thúc, sau đó chỉnh lại cho đạt yêu cầu. V. các thao tác khác 5.1. Tạo AutoCorrect. Để tránh việc phải gõ lặp đi lặp lạimột nhóm từ (ví dụ như: tên một cơ quan, tiêu đề của một công văn, các từ thường gặp trong văn bản..) hoặc để tự động sửa lỗi. Word có tính năng Auto Corect phép tạo các phím gõ tắt để khi cần chỉ gõ các phím này và một dấu cách là nhóm từ đã được tự động chèn vào tài liệuhoặc lỗi sẽ được sửa. Ngoài ra Auto Corect còn có thể chèn vào đồ hoạ thường xuyên sử dụng( như biểu trưng của một cơ quan chẳng hạn). tạo mỗi nhóm gõ tắt: bôi đen nhóm từ cần thiết trong tài liệu, chọn Tools\ Auto Corect . trong ô Rephace vào nhóm phím gõ tắt. phím gõ tắt này không được trùng với một từ nào, nên là tổ hợp của chữ cái và con số. Chọn Formatted Text nếu muốn đưa vào cả định dạng của nhómtừ. Sử dụng nhóm phím gõ tắt: Đưa con trỏ đến vị trí cần thiết, gõ nhóm phím gõ tắt và một dấu cách (hoặc một trong các dấu sau: phẩy, chấm phẩy hoặc dấu chấm) Xoá một nhóm phím gõ tắt: Chọn Tools \ Auto Corect, Auto Corect Chọn nhóm phímgõ tắt cần thiết, Delete. sự khác nhau giữa bảng từ thưòng và phím gõ tắt. Chức năng của bảng từ và phím gõ tắt giống nhau, nhưng có sự khác biệt khi sử dụng: với bảng từ thường dùng, nội dung của mục không được tự động chèn vào, bạn tự quyết lấy bằng cách ấn phím F3 hoặc chọn biểu tượng Insrt Auto Corect trên thanh công cụ. Còn với + Auto Corect thì khi bạn vừa gõ vào nhóm bàn phímtắt và dấu cách để chuyển sang gõ từ tiếp theo, nội dung đầy đủ của mục đã lập tức điền vàon rồi. điều này đặc biệt “t._.ai hại “ khi bạn định nghĩa phím gõ tắt trùng với một tên nào đó, cũng được điền vào. 5.2. Trộn thư (Mail Merge). Khi bạn cần tạo bức thư, giấy mời, giấy báo,.. có cùng nội dung để gửi tới nhiều người. Thay vì tạo nhiều lần các bức thư chỉ có ít khác biệt (như: tên, điạ chỉ, số điện thoại... của người nhận). Ta làm như sau: mở tài liệu chính, nếu chưa có, bạn tạo nó. các phần này thay đổi: họ tên, cơ quan, địa chỉ,của người nhận để trống. Chọn Tool \Mail Merge. Xuất hiện hộp thoại: ChọnCreate\ Form Lettes \ Active| Create Data Source (tạo mới tệp dữ liệu) \Open Data Source ( mở một tệp tài liệu đã có). Sau đó vào ok. Lúc này lần lượt đưa các trường vào trong một tệp dữ liậu đã tạo rồi vào chọn All \Mail Merge, lập tức tất cả các thông tin của người nhận đã điền vào trong bức thư, giấy mời, giấy báo,.. 5.3. Tạo Macro: Marco là một tập lệnh, phím gõ và các thao tác khác được tập hợp dưới một cái tên để tự động hoá và một loạt hành động. Như vậy nếu bạn thường xuyên phải thực hiện những công việc nào đó, các lệnh sẽ giúp bạn tự động hoáchúng, việc soạn thảo vì thế trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn. Các Macro là các chương trình con và có thể gán cho phím nóng hoặc thanh công cụ để tiện cho việc sử dụng. Tạo macro: chọn Tool\ Macro \ Record. Hoặc nháy đúp trên REC của thanh trạng thái. Xuất hiện hộp thoại: Gõ tên cho Macro trong ô Record Macro Name, tên không được dùng dấu cách, tiếng việt. Nếu cần , gõ vào một mô tả trong ô Deserription. Trong vùng Assign Macro To: nếu chọn Toolbars ( gán cho thanh công cụ), Keyboard ( tổ hợp phím nóng). Nếu chỉ muốn tạo Macro không thôi thì nhấn OK. Trên màn hình xuất hiện thanh công cụ Macro Record hình bang cassette. Tiến hành các thao tác nhanh nhất (thường phải lặp đi lặp lại) để đạt được một kết quả nào đó. Bạn có thể dùng chuột để chọn các lệnh nhưng để dịch chuyển con trỏ hoặc đánh dấu thì phải dùng bàn phím. Nếu lỡ ghi một điều gì đó mà bạn không muốn, hãy chọn ngay biểu tượng Undo, hoặc Edit. Muốn tạm dừng việc ghi các thao tác vào Macro, nhấn nút Pause của thanh công cụ Macro Record. ấn lại nút này một lần nữa để tiếp tục ghi. Để kết thúc việc ghi lại Macro nhấn nút Stop hoặc nháy đúp trên chữ RECcủa thanh trạng thái. Nếu dùng thực đơn: bạn chọnTools\Macro\Stoprecording\ Close. 5.4. khắc phục một số lỗi qua bảng chọn điều chỉnh (Tools Option). Vào thực đơn Tools\ Options. Ta thấy xuất hiện hộp thoại có cá tuỳ chọn để lựa chọn để chỉnh sửa lỗi chính tả của đoạn văn bản. 5.5. Tạo phong bì và tạo nhãn mác (Envelopes And Lables). Word cho phép tạo phong bì và nhãn mác, vào thực đơn Tools\ Envelopes And Lables xuất hiện hộp thoại để lựa chọn và viết vào đó những thông tin cho một phong bì và nhãn mác. Vào Envelopes thì ta tạo và làm phong bì thư, còn vào Labls thì ta tạo nhãn mác cho một nội dung văn bản. sau khi đã làm tất cả các thao tác cần thiết thì ta nhấn chuột vào Print để xem kết quả. Trên đây là những ứng dụng của Mirosoft Word trong lĩnh vực soạn thảo và quản lý dữ liệu, các thao tác đơn giản dễ sử dụng. Chương II: Microsoft Word Exell. Microsoft Word Exell là một phần mềm với nhiều thông tin về các tình huống thực, ứng dụng trong các công việc tính toán, quản lý dữ liệu... Excel là một chương trình tạo bảng tính giúp ích cho việc tổ chức sắp xếp, trình bày dữ liệu. Trong công việc hàng ngày thành dữ liệu (Data) dưới dạng số hoặc chữ. Trong một bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột, cùng với các công cụ tính toán và xử lý dữ liệu. Excel giúp cho người dùng xử lý và sắp xếp dữ liệu trên bảng thành kết luận thống kê, cung cấp thông tin cầc thiết về vấn đề mà người ta muốn biết từ dữ liệu ban đầu. Trước khi làm việc với Excel thì ta phải biết những tổng quan về phần mềm này. Tổng quan về Excel. khởi động và thoát khỏi Excel. Có các cách khởi động sau: _ Cách 1: nhấp đúp vào nút Start\ Program\ Micosoft Excel. cách 2: nhấp đúp vào biểu tượng trên màn hình. Cách 3: có thể nhấp chuột trái vào New\ Micosoft Excel. Có thể dùng một trong ba cách trên để vào chương trình, lúc này màn hình của Micosoft Excel xuất hiện. 1.2. Thoát khỏi Excel. Khi đã làm việc xong với bảng tính ta muốn thoát khỏi chương trình, có các cách sau: Sau khi ghi tài liệu vào đĩa bạn có thể đóng chương trình bằng cách nhấp vào nút dấu nhân ở bên phải màn hình, vào thực đơn File\Exit. Hoặc bấm tổ hợp phím Alt +F4. 1.3. Mở một tài liệu trong Excel. Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa: Vào File\ Open chọn tài liệu cần mở\ Open (Ctrl+ O) . Hay là kích chuột trực tiếp vào ở trên thanh công cụ. xuất hiện một hộp thoại. danh sách các tệp tài liệu đã được lưu lại trên đĩa. Mở một tài liệu mới: vào thực đơn File\ new hay nhấp chuột vào biểu tượng tờ giấy trắng trên thanh công cụ , bấm tổ hợp phím Ctrl+ N. 1.3. Lưu một tài liệu Excel. Khi làm xong bài ta cần lưu tên vào File \ Save hoặc bấm tổ hợp phím (Ctrl+S). Xuất hiện hộp thoại: Ta gõ tên File và chọn kiểu File. Lưu với tên mới: vào File\ SaveAs\. Sau đó nhập tên File vào trong ô File Name cuối cùng vào Save. Khi đang làm việc nếu đã lưu rồi thì ta nên làm đến đâu lưu lai đến đấy (nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. II .Các khái niệm cơ bản. Để làm việc tốt với Excel ta phải biết một số khái niệm cơ bản. 2.1. khái niệm về Worsbook- Wors sheet _Cell. WorsBook: là một danh sách, sổ sách làm việc trong Excel. WorkSheet: Là bảng công tác, phiếu công tác. Trong các chương trình bảng tính đây là một ma trận hai chiều gồm các hàng và các cột mà ta sẽ nhập các đầu đề các con số, và các công thức vào đó. Bảng này giống như một trang số cái dùng trong công tác kế toán. Đồng thời với Spreadsheet Cell: Đây là ô, ngăn hay khối. .Trong bảng tính điện tử, đây là một khuôn hình chữ nhật tạo thành do sự giao nhau của một hàng và một cột. Ta có thể nhập vào đó những thông tin dưới dạng văn bản (nhãn) hoặc các số (giá trị). 2.2.Khái niệm về các dạng địa chỉ. Địa chỉ tương đối: là các địa chỉ cột và hàng sẽ được thay đổi khi chứa công thức được sao chép đến vị trí khác. Địa chỉ tuyệt đối: các địa chỉ hàng và cột được cố định không thay đổi. Địa chỉ cố định hàng: là địa chỉ mà các địa chỉ cột thay đổi, địa chỉ hàng cố định. Địa chỉ cố định cột: là các địa chỉ mà các địa chỉ hàng thay đổi, địa chi cột không thay đổi. Cách tạo địa chỉ: trước hết ta gõ địa chỉ, nếu ấn F4 một lần thì ta được điạ chỉ tuyệt đối. Nếu ấn F4 hai lần thì ta được địa chỉ cố định hàng. Nếu ấn F4 ba lần thì ta được địa chỉ cố định hàng. Nếu ấn F4 bốn lần thì ta được địa chỉ cố đinh cột. Các thao tác trên bảng tính. Khi đã nắm rõ các khái niệm cơ bản trên bảng tính thì ta đi sâu vào thực hiện các thao tác trên bảng tính. Các dạng dữ liệu nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Trong Excel có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau nên khi làm việc ta phải chọn kiểu dữ liệu phù hợp với công việc của mình để Excel dễ tính toán . * Gồm các kiểu dữ liệu sau ; dữ liệu kiểu chuỗi ( text): bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z (từ A đến Z) kể cả chữ hoa và chữ thường. Những dữ liệu kiểu chuỗi số như: mã tài khoản, số điện thoại,.. theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi được căn sang phía bên trái ô. Dữ liệu dạng số (Number): bắt đầu từ các số từ 0 đến 9, dấu +, -, *,$,... theo mặc định khi nhập dữ liệu vào bảng tính thì dữ liệu sẽ ở bên phải ô. Dạng công thức(Formular): bắt đầu bởi dấu (=) bằng hoặc dấu cộng (+). Công thức nhập vào chỉ thể hiện ở thanh công thức, kết quả của nó sẽ thể hiện trong ô. Dạng ngày gìơ (Date Time): muốn chèn vào trang tínhta vào Insert\ Date Time xuất hiện hộp thoại lúc này ta lựa chọn ngày giờ rồi ấn OK. Nhập dữ liệu: trước khi làm bài thì ta phải nhập dữ liệu vàobảngtính. - Nhập dữ liệu bất kỳ: đưa con trỏ về ô cần nhập dữ liệu, nhập dữ liệu theo đúng dạng thức, dùng phím Enter, Tab, hay mũi tên 4 chiều( để dịch chuyển con trỏ. Nhập dữ liệu trong các ô giống nhau: trước hết bôi đen vùng cần nhập dữ liệu giống nhau, nhập dữ liệu cho ô đầu tiên, sao đó ấn tổ hợp phím (Alt +Enter). Nhập dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật: nhập dữ liệu cho ô đầu, nhập dữ liệu cho ô thứ 2, đặt con trỏ ở mốc điền rồi kéo chuột ( trước khi đặt trỏ chuột ở mức điền thì ta bôi đen hai ô đã nhập dữ liệu). Đặt con trỏ ở mức điền sao cho con trỏ có hình dấu cộng (+) rồi kéo chuột đến ô cần thiết. Chỉnh sưả dữ kiệu: Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn bôi đen khu vực cần tạo khung, sau đó nhấp vào tam giác của nút . Bạn muốn nhấp chọn đường viền theo ý muốn của mình trong khung chọn. Để tạo đường viền đẹp hơn bạn vào thực đơn Format Cell\ Border. nhấp kiểu nét trong khung Style, rồi nhấp vào vị trí càn tạo viền trong khung Border. Muốn chọn màu cho đường viền cho khung Border. Muốn tạo màu cho đường viền, nhấp vào khung Color để chọn màu. bôi đen vùng cần căn chỉnh, vào Format \Cell\Alignment. 3.2. Định dạng dữ liệu: trong một bảng tính chứa nhiều dữ liệu có những lúc bạn muốn cho nổi bất những con số nào đó thoả mãn điều kiện để thuận tiện cho việc quan sát và mô phỏng so sánh. Bạn có thể chọn những ô có giá trị đó được biểu thị dưới dạng đặc biệt nào đó. Để định dạng những ô dữ liệu thoả mãn điều kiện bạn làm như sau: chọn khối cần định dạng. Vào thực đơn Format |Conditional Formating. Để sử dụngcác giá trị trong khối ô được chọn làm tiêu chuẩn định dạng, bạn chọn CellValueis trong Condition1 và chọn kiểu so sánh sau đó xác định các giá trị ( hay công thức nhưng bắt đầu bằng dấu (=)) trong các hộp khai báo tương ứng. Để đánh giá dữ liệuhoặc xác định các điều kiện khác với giá trị trong ô chọn bạn chọn Formulaliss trong khung Condition1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo các công thức trong hộp bên phải. Nhấp Format và lựa chọn các định dạng quy định cho các ô thoả mãn điều kiện tiêu chuẩn. Để khai báo cho các định dạng khác, nhấp Add và thực hiện các bước như trên. Bạn có thể xác định 3 định dạng. Định dạng dữ liệu: Bôi đen vùng dữ liệu, vào thực đơn Format Cell\ Number chức năng này dùng để thay đổi định dạng số liệu. vào trong hộp thoại này bạn có các kiểu tuỳ chọn để định dạng kiểu dữ liệu theo yêu cầu bài toán. Sau đó nhấp Ok. + Mục Horizontal: cho phép xác định vị trí dữ liệu trong ô theo chiều ngang. + General: trở về vị trí mặc định, nằm ở phía bên trái ô phía bên phải ô. + Left: căn dữ liệu sát cạnh bên trái ô, bạn có thể tạo khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái trong mục Indent. + Center: căn dữ kiệu vào giữa ô. +Right: căn dữ liệu sát cạnh bên phải ô. +Fill: lặp lại dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô. + Mục Vetical: cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều dọc (trục tung). + Mục Text Control. + Wrap Tễt : dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng. + Mergecells: Gộp các ô khối bôi đen thành một ô. + Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay của dữ liệu. 3.3. Thao tác chèn, xoá, đổi tên. 3.3.1. Chèn hàng, cột, ô. nhấp chuột vào ô thuộc dòng cần chèn vào vị trí đó, vào thực đơn Insert \Rows. Hàng mới chèn vào sẽ đẩy hàng đang đặt con trỏ xuống dưới hoặc nhấp chuột phải vào điạ chỉ hàng trong các hàng được bôi đen và nhấp Insert. + Để chèn cột : vào Insert\ Colums hoặc nhấp chuột vào tên địa chỉ các cột trong các cột được bôi đen và chọn Insert. Cột mới được chèn vào sẽ đẩy cột đang đặt con trỏ sang bên phải. + chèn ô: chọn phạm vi các ô cần chèn thêm các ô trống mới. Số ô được chèn vào sẽ đúng bằng số ô được bôi đen. Vào Insert\Cell. chọn Shift Cell Right: chèn các ô mới vào bên trái các ô được bôi đen và di các ô bôi đendang bên phải. Chọn Shift Cells Down: chèn và di các ô bôi đen xuống phía dưới 3.3.2 Xoá ô, hàng và cột. Xoá ô: nhấp ô hoặc bôi đen số ô cần xoá vào Edit\ Delete. Xoá hàng và cột: nhấp ô hoặc bôi đen khối ô chứa các ô có địa chỉ hàng và cột cần xoá. Vào Edit\Delete. EntireRow: xoá hàng, EntireColumn: xoá cột . Bạn có thể nhấp chuột phải vào các địa chỉ hàng hay cột đã bôi đen và nhấp Delete. Xoá Sheet: chọn Sheet cần xoá ấn và dữ Ctrl và nhấp chuột vào từng tên Sheet. Hoặc vào Edit\ Delete Sheet hay là nhấp chuột phải vàp các tên Sheet Delete. 3.3.3 Đổi tên Sheet: Nhấp chuột phải trái vào Rename đánh tên mới vào sau đó ấn Enter. Chế độ hiển thị bảng tính: ẩn hiện dòng cột, ô, Sheet, File. ẩn File: mở File, vào thực đơnWindow \Hide. Hiện File: vào thực đơn Window\Unhide. Trong hộp thoại UnhideSheet nhấp đúp trên tên của Sheet bị ẩn, nhấp OK để hiện lại. ẩn hàng hoặc ẩn cột: bôi đen các hàng, các cột muốn ẩn, vào thực đơn Fomat\ Rown hoặc Columnvà chọn Hide. Hiện thị các hàng hoặc các cột: bôi đen các ô trên hàng phía trên và các ô trên hàng phía dưới của các hàng bị ẩn, rồi vào thực đơn Format\Row\Unhide để cho hiện lại các hàng bị ẩn. Hiển thị nhiều cửa sổ: để hiện thị đồng thời nhiều Sheet hay nhiều File hiện hành, vào thực đơn Window\NewWindow. Để chuyển tới cửa sổ mới, kế tiếp nhấp chọn Sheet, cuối cùng vào thực đơn Window\Arrange. Tiled: hiển thị kiểu tiêu đề. Horizontal: hiển thị cửa sổ các File trên, dưới. Vertical: hiển thị cửa sổ File xếp từ trái sang phải. Cassade: hiển thị các cửa sổ File theo lớp, chồng. Để hiển thị các Sheet chỉ trong File hiện hành, chọn đánh dấu Window ò Active Workbook. Các hàm trong Excel. Khi thực hiện các hàm bạn phải nhớ đặt dấu bằng (=) trước hàm đó. Định dạng chữ trong hàm thường để trong ngoặc kép, còn định dạng số thì không để trong ngoặc kép. Trong hàm các ký tự không viết cách, mở bao nhiêu ngoặc thì đóng bấy nhiêu ngoặc, viết hoa hay viết thường đều được. Ký hiệu mũi tên (đ) nghĩa là cho kết quả. 5.1. hàm thống kê. Hàm thống kê bao gồm: Hàm max (vùng cơ sở dữ liệu): giá trị lớn nhẩttong vùng cơ sở dữ liệu. =Max(n1,n2,...): giá trị lớn nhất trong các số n1,n1... Hàm Min (Vùng cơ sở dữ liệu): giá trị nhỏ nhất trong vùng cơ sở dữ liệu. =Min(n1,n1,...): giá trị nhỏ nhất trong các số n1,n2,... Hàm Rank (số, danh sách,tuỳ chọn): xác định thứ hạng của số so với chuỗi các số trong danh sách. Nếu sắp xếp giảm thì không có tuỳ chọn hoặc tuỳ chọn bằng 0. Nếu sắp xếp tăng thì tuỳ chọn là là một số khác 0 (có thể là 1). 5.2. Các hàm Logic - And (logic1, locgic2…): Cho lại giá trị TRUE, nếu các đói số đều đúng. - Not (logical): Phủ định logic. - If (Logical, value – If – False): Cho lại giá trị đúng nếu kết quả đúng. Ngược lại cho giá trị sai nếu cho kết quả sai. Các hàm số học. - ABS (Number): Trả về giá trị tuyệt đối của một số. - Log (Number): Logarit của một số. - Int (Number): Trả lại phần nguyên của một số. - Cos (Number): Cosin của một số. Exp (Number): Luỹ thừa cơ số E của một số. 5.4. Các hàm thời gian. - Date (year, month, day): Trả về ngày tháng dạng chuỗi. - Day (Number): Đổi một số sang ngày. - Month (Number): Đổi một số sang tháng. - Year (Number): Đổi một số sang năm. - Time (Hour, minute, second): Số của Value (Text): Đổi chuỗi văn bản thành giờ phút giây. 5.5. Các hàm ký tự. - Left (Text, số kí tự): lấy số kí tự từ bên trái xâu. - Lower (Text): Đổi chuỗi văn bản thành chữ thường. - Upper (Text): Đổi văn bản thành chữ hoa. Len (Text): Tính độ dài của chuỗi số. Sắp xếp và lọc dữ liệu. 6.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu: sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, rút trích những dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó. Để thực hiện thao tác này ta phải tạo ra các CSDL, vùng điều kiện, vùng kết xuất thông tin. - Vùng CSDL (Database): Là một bảng có it Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc để lưu trữ và sẵn sàng cung ứng theo một cơ chế nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu về dữ liệu cho một hoặc một số đối tượng. Cơ sở dữ liệu cũng có thể được hiểu là một hoặc một số đối tượng. Cơ sở dữ liệu cũng có thể được hiểu là một tập hợp dữ liệu có liên quan nội tại được tổ chức theo một sơ đồ nhất định nhằm phục vụ cho một hoặc nhiều ứng dụng. Trong các hệ thống thông tin, nguồn tài nguyên dữ liệu phải được tổ chức và cấu trúc từ những thành phần Logic căn bản để có thể khai thác và quản lý dễ dàng ,có hiệu quả. 6.2. Sắp xếp dữ liệu. . Sắp xếp dữ liệu (Sort). a) Sắp xếp danh sách dựa trên nội dung hai hay nhiều cột. Nhấp một ô bất kỳ trong danh sách cần sắp xếp. Vào thực đơn Data chọn Sort, xuất hiện hộp thoại: Trong đó: - Sor By: là chọn tiêu đề của cột sắp xếp chính và chọn thứ tự sắp xếp. +Ascendinh: Sắp xếp tăng dần. +escending: Sắp xếp giảm dần. Then By: Để chọn tiêu đề cột cần sắp xếp phụ và chọn thứ tự cần sắp xếp tương ứng. Nhấp OK, ta sẽ được một danh sách sắp xếp theo lớp rồi đến xếp loại. Lưu ý: Nếu hàng đầu tiên trong danh sách có chứa các tiêu đề cột thì trong phần My Data Range Has chọn mục Hearder Row, khi đó cột sẽ được cố định và không tham gia vào quá trình sắp xếp các dòng dữ liệu bên dưới. Ngược lại chọn No Header Row nếu danh sách (hay cơ sở dữ liệu) không có các tiêu đề cột. b). Sắp xếp các cột của danh sách. Sắp xếp các cột của danh sách là hoán đổi vị trí các cột sao cho dữ liệu ít nhất trên một dòng nào đó được sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Vào thực đơn Data chọn Sort. Nhấp vào Options sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Trong khung Orientatio ta chọn mục Sort Left To Right và nhấp OK. Trở lại phần Sort By và Then By để khai bao các dòng cần sắp xếp và nhấp OK c). Sắp xếp danh sách theo tháng, tuần hoặc theo một thứ tự do người sử dụng quy định. Bôi đen một ô hay vùng ô chứa danh sách cấn sắp xếp. Vào thực đơn Data chọn Sort chọn tiếp Options. Trong phần Fist Key Sort Order, nhấp dòng quy định trật tự sắp xếp mà ta muốn và nhấp OK. Thực hiện lần lượt các thao tác tiếp theo như các trường hợp sắp xếp danh sách dữ liệu. 6.3. Lọc dữ liệu Việc quản lý một danh sách hay một cơ sở dữ liệu của Excel, ngoài việc sắp xếp ra, chúng ta còn có nhu cầu tạo hoặc hiển thị những danh sachs trích học từ danh sách ban đầu. Chẳng hạn để quản lý các hợp đồng bán hàng của công ty, ta phải thường xuyên theo dõi tìm hình mua bán hàng của công ty, ta phải thông qua việc hiển thị danh sách các khách hàng mua sản phẩm A, sau đó đến sản phẩm B.. Hoặc từ bảng kết quả thi tuyển sinh chúng ta cần tạo các danh sách học sinh giỏi, học sinh khác… Chức năng AutoFilter hoặc AutoFilter ta sẽ thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác những nội dung mong muốn. Lọc dữ liệu bằng AutoFilter có các bước như sau: Bước 1: Bôi đen dòng tiêu đề. Bước 2: Vào thực đơn Data chọn Filter chọn tiếp AutoFileter, xuất hiện các nút trong những ô chứa các tiêu đề cột. Bước 3: Nhấp chuột vào nút mũi tên trên tiêu đề của cột cần lọc, thấy xuất hiện một khung chứa danh sách nội dung của cột đó và nhấp chọn nội dung lọc. Lúc đó Excel sẽ lọc ra một danh sách gồm các gía trị thoả mãn yêu cầu lọc. Lọc dữ liệu bằng Advaned Filter. Các bước như sau: Bước 1: Tạo bảng điều kiện . +Bảng điều kiện phải ở ngoài phạm vi của danh sách +Dòng đầu tiên phải chứa các tiêu đề cột cần đặt điều kiện thông thường ta nên tao ra bằng cách sao chép các tiêu đề này từ danh sách ban đầu nếu nhập vào không chính xác thì Excel có thể hiểu nhầm và sẽ không cho ra kết quả. +Trong trường hợp phải thoả mãn tiêu đề cột sẽ chứa các điều kiện đồng thời thì các điều kiện đó phải được đặt trên cùng một dòng. +Ngược lại, nếu chỉ cần thoả mãn một trong các điều kiện đưa ra các điều kiện đó phải được đặt khác dòng nhưng không được có dòng trống. Bước 2: Nhấp một ô bất kỳ trong danh sách hoặc bôi đen khu vực chọn. Bước 3: Vào thực đơn Data chọn Filter chọn tiếp Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại: Trong hộp thoại trên gồm những tuỳ chọn khác nhau. Tuỳ vào yêu cầu bài toán mà ta lựa chọn. Sau đó ấn OK. Tổng hợp dữ liệu. 7.1. Sử dụng SubTo Trong danh sách dữ liệu, chức năng Subtotals giúp ta thực hiện việc thống kê theo từng nhóm dữ liệu. Thực hiện các chức năng Subtotals theo các bước như sau: Bước 1: Sắp xếp thứ tự các dòng của danh sách theo vùng khoá cần tính thống kê bằng chức năng sắp xếp, cụ thể là sắp xếp tên người nhập bằng cách vào thực đơn Data chọn Sort. Bước 2: Vào thực đơn Data chọn Subtotals xuất hiện hộp thoại: Trong hộp thoại Subtotal quy đinh các khai báo sau: At each change in: Chọn tiêu đề cột (trường) cần thống kê theo nội dung của nó. ở đây ta chỉ được phép chọn một tên tiêu đề cột mà thôi và đó cũng chính là cột làm khoá sắp xếp chính đã được thực hiện trong bước 1. Chú ý, trước khi thực hiện ngắt nhóm theo nội dung của cột kiểm soát nào đó thì trước tên danh sách phải được sắp xếp thứ tự theo khoá định bởi cột này. Use function: Chọn hàm dùng để tính toán thống kê theo nhóm dữ liệu. + Sum: Tính tổng cộng. + Count: Đếm số ô có dữ liệu. + Max: Tìm giá trị lớn nhất. + Min: Tìm giá trị nhỏ nhất. + Average: Tính trung bình + Product: Tính tích số. + Count nums to: Đếm số ô chứa dữ kiện số học. Add subtotal to : Đánh dấu chọn tiên tiêu đề cột (hoặc tên trường) chứa dữ liệu cần tính toán theo nhóm. Ta có thể chọn nhiều tên cột chứa dữ liệu cần tính toán. Replace Current subtotals: Đánh dấu chọn mục này để thay thế các vị trí thông kê hiện thời. Nếu như ta muốn chèn thêm các dòng chứa kết quả thông kê mới và vẫn giữ lại những dòng chứa kết quả thông kê trước thì ta phải bỏ đánh dấu mục này. Trường hợp này được sử dụng khi ta muốn có nhiều kết quả thống kê khác nhau. Page brèk between groups: Nếu ta đánh dấu mục này thì dấu ngắt trang sẽ được chèn vào giữa mỗi nhóm để in mỗi nhóm ở một trang riêng. Summary Below Data: Nếu ta đánh dấu chọn mục này thì dòng chứa kết quả thống kê sẽ được chèn ngay phía dưới của mỗi nhóm (mỗi nhóm có dữ liệu giống nhau theo nội dung của vùng làm khoá sắp xếp trong bước 1 hoặc được chọn trong mục At Each Change In). Nếu không đánh dấu mục này thì các dòng chứa kết quả thống kê sẽ được chèn ngay đầu mỗi nhóm. Remove Alll: Loại bỏ tất cả những dòng thống kê và phục hồi về trạng thái ban đầu. Summary Below Data: Chọn dòng tính tính tổng được chèn phía dưới mỗi nhóm được chèn theo người nhap. Consliodate. a) Tổng kết theo vị trí Từ bảng dữ liệu có cấu trúc giống hệt nhau (số dòng, số cột và thứ tự các hạng mục giống nhau…) có thể tổng kết theo vị trí (Con Consliodate By Positions) để được một bảng tổng hợp. b)Tổng kết theo loại: Khi các bảng dữ liệu nguồn có cấu trúc khác nhau ta không thể sử dụng tổng kết theo vị trí để tổng hợp dữ liệu. Lúc này phải tiến hành tổng kết theo loại (Consolidate By Categories) 7.3. Pivot Table... Bảng Pivot là một chức năng mạnh mà Excel cung cấp cho người dùng để có thể tạo ra các báo cáo theo tiêu thức khác nhau từ những dữ liệu phát sinh nhập vàp thủ công. Để công việc trở nên đơn giản, ta dùng bảng Pivot thực hiện. VIII. Biểu đồ. 8.1. Tạo biểu đồ. Biểu đồ là đồ thị biểu diễn của bảng tính. Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỉ lệ tương ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính. Có hai dạng tạo biểu đồ thông thường đó là: Tạo biểu đồ nhúng và tạo biểu đồ trên một bảng tính khác. Tạo biểu đồ nhúng Các bước tạo biểu đồ nhúng như sau: Bước 1: Chọn dữ liệu muốn dùng để vẽ biểu đồ. Bước 2: Bấm chuột vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn, hộp thoại Chart Wizard xuất hiện. (Office 95: Đưa con trỏ đến nơi muốn đặt góc bên trái của bỉểu đồ. GIữ chuột, rê để xác định kích thước của biểu đồ. Hộp thoại xuất hiện:) Bước 3: Bấm chọn loại biểu đồ. Bước 4: Bấm Next, hộp thoại Chart Wizard Step 2 of 4 xuất hiện: + Chart Title: Gõ tiêu đề cho biểu đồ. + Category (x) Axis: Đặt tiêu đề trục y. + Value (y) Axis: Gõ tiêu đề trục y. Bước 6: Bấm Next, hộp thoại Chart Wizard Step 3 of 4 xuất hiện: Chọn As Object In. Bước 4: Chọn Finish. b). Tạo biểu đồ trên một bảng tính khác. Nếu không muốn cho hiện đồ thị trên cùng một bảng tính với dữ liệu biểu đồ, ta có thể tạo biểu đồ trên một bảng tính khác. Làm như sau: Bước 1: Tương tự tạo biểu đồ nhúng chỉ khác ở bước 3 là nhảy chọn As New Sheet. Bước 2: Chọn Finish. Chỉnh sửa biểu đồ. Chọn: Nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh. Di chuyển: Dùng trỏ chuột kéo phạm vi biểu đồ đến vịt trí mới. Thay đổi kích thước: Dùng chuột rê các nút trên khung viền. Để hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ: Nháy chuột trong phạm vi, lúc đó Excel sẽ cho phép can thiệp vào từng thành phần của biểu đồ. + Muốn chọn thành phần nào, nháy chuột vào thành phần đó. + Muốn thay đổi kích thước, vị trí của từng thành phần được thao tác như trên. + Muốn định dạng thành phần nào đó, nháy đôi chuột tại thành phần đó. + Xoá tiêu đề của biểu đồ: Nháy chuột vào tiêu đề, bấm phím Del. Thực hiện tương tự để xoá tiêu đề cột của trục X, Z và chú giải. + Để hiệu chỉnh tiêu đề cột của biểu đồ và các trục ta cần làm xuất hiện tiêu đề biểu đồ và các trục rồi tiến hành hiệu chỉnh. Excel là một chương trình vô cùng quan trọng. Giúp ta ta giải quyết được những tình huống nhanh chóng và chính xác. Trên dây là những một số công dụng của Excel được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như: kế toán tài chính, quản lý nhân sự, quản lý các dự án đầu tư,... và còn nhiều lĩnh vực khác nữa. Phần II: cấu trúc máy tính và bảo trì. Máy tính có nhiều ứng dụng quan trọng, hệ thống máy tính gồm 2 phần chính đó là phần cứng và phần mềm. - Phần cứng : là là tất cả các bộ phận cấu tạo nên máy tính, các thiết bị có thể sờ, thấy được, các thiết bị ngoại vi, thiết bị xuất nhập dữ liệu, các thiết bị bên trong như ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng, và các con vin xử lý , bộ nhớ... - Phần mềm: là các chương trình ứng dụng mà giúp ta thực hiện được công việc của mình. Một máy tính hoạt động ta phải có chế độ bảo trì (các công việc với phần cứng) như các công việc sửa chữa lắp ráp và nâng cấp máy tính... muốn vậy trước hết ta phải hiểu rõ cấu trúc máy tính. Trong phần này ta chỉ ngiên cứu về cả 2 phần của máy tính Gồm các chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung về máy tính. Chương2: Hệ điều hành Chương 3: bảo vệ thông tin và virut máy tính Chương1: giới thiệu chung về máy tính. Lịch sử hình thành máy tính và phân loại máy tính. Máy tính ra đời vào năm 1946 tại Hoa Kỳ từ đó đã phát triển rất nhanh và mạnh, đến nay đã trải qua các thế hệ như sau: Thế hệ 1 (thập niên 50): dùng bóng điện tử chân không, thụ năng lượng lớn. Kích thước máy tính lớn (khoảng 250m2 tốc độ xử lý chậm, giá thành đắt. Thế hệ 2( Thập niên 60): các bóng điện tử dùng bằng chất bán dẫn, năng lượng tiêu thụ ít, kích thước nhỏ, tốc độ xử lý vài chục ngìn phép tính trên 1 giây. Thế hệ 3 ( Thập niên70): Thời này đánh dấu một công nghệ mới làm nền tảng cho sự phát triển của máy tính. Sử dụng công nghệ vi mạch tích hợp IC. Thế hệ 4 (Thập niên 80): cũng dùng vi mạch tích hợp nhưng nhỏ gọn hơn mà tốc độ tính toán lại cao hơn nhờ các các công nghệ ép vi mạch tiên tiến. Có nhiều loại máy cùng tồn tại, để phục vụ cho nhiều mục đích, trong đó chia ra làm 3 loại: ở thế hệ này thì có 3 loại máy tính sau: + Siêu máy tính: (Main Frame Computer): kích thước rất lớn và có rất nhiều tính năng đặc biệt, thường được sử dụng trong chính phủ, quân đội hay viện ngiên cứu ,... giá rất đắt. + Máy mini (Mini Computer): là loại máy tính cỡ vừa, sử dụng cho các công ty, cơ quan, trụ sở,... giá đắt. + Máy vi tính (Micro Computer): Ra đời vào năm 1982, giá rẻ và giảm giá rất nhanh, kích thước lớn, dễ dàng di chuyển, tiêu thụ năng lượng ít và ít hư hỏng. Thế hệ 5: là thế hệ đang phổ biến hiện nay, tốc độ xử lý nhanh, loại máy tính náy có tính năng hoạt động nhanh và mạnh. Các thành phần chính trong máy tính. Các thiêt bị phần cứng của máy tính: Thiết bị nhập: + bàn phím (Key board): có tác dụng nhập dữ liệu và câu lệnh vào máy tính. + Chuột (Mouse): Có tác dụng nhập các lệnh vào máy tính. + Máy quýet ảnh (Scanner): Có tác dụng biến đổi tín hiệu ảnh thành tiến hiệu số. + Máy ảnh số và Camera số: là máy làm anh và quýet ảnh. Thiết bị xử lý: được gọi tắt là CPU (Central Processing Unit): là trung tâm xử lý dữ liệu và câu lệnh của máy tính. Một máy tính chạy nhanh hay chậm chủ yếu phụ thuộc vào thiết bị này. * Các thế hệ của của con vi xử lý: thế hệ máy 80286 có tốc độ xử lý là 13 MHz, thế hệ máy 80386 có tốc độ xử lý là 33 MHz. Thế hệ máy 80486 có tốc độ xử lý là 100 MHz. Thế hệ máy 80586 có tốc độ xử lý là 233 MHz. Thế hệ máy 80686 có tốc độ xử lý lớn, được đưa ra thị trường hiện nay có tốc độ lớn từ 333 MHz đến 2,7 GHz. * Chú ý: khi bật máy tính, máy tính thực hiện nhiệm vụ kiểm tra cấu hình của máy và hiện nội dung lên màn hình, khi đó ta có thể đọc được cấu hình của máy. - Thiết bị xuất (Đưa ra): + Màn hình(Monitor): có tác dụng hiển thị dữ liệu ra màn hình. +Máy in (Printer): có tác dụng đưa dữ liệu ra giấy in + Bộ nguồn: cung cấp điện cho toàn bộ hệ thống máy tính, có hai loại tiêu chuẩn cho bộ nguồn đó là: chuẩn AT và chuẩn ATX. Chuẩn AT: có công suất lớn hơn 250W dùng cho bộ xử lý 80386 và bộ xử ký 80486, có công tắc bật mở, nằm rời ra trong hệ thống. Đặc biệt là khi tắt máy nguồn điện không tự tắt. Chuẩn ATX: có công suất lớn hơn 300 W, dùng cho bộ xử lý 80568 và bộ xử lý 80686, bộ điều khiển nằm trên Main Board. Khi tắt máy thì máy tự tắtt nguồn điện. + Bản mạch chính (Main Board): Được gọi là hệ thần kinh của máy tính. Nhiệm vụ là tạo sự liên lạc giữa CPU và các thành phần khác của máy tính. Trên Main board có gắn BIOS, có các khe cắm CPU, khe cắm Card như Card màn hình, Card âm thanh và các loại Card khác có các chuẩn là PCI và chuẩn ISA. Khe cắm RAM đó là DIMM và SIMM, khe cắm ổ đĩa, khe cắm ổ đĩa mềm gồm 34 chân, còn khe cắm ổ đĩa cứng gồm 40 chân. . + Bộ vi xử lý (CPU) được định sẵn trên MainBoard có thể tháo ra để nâng cấp. . + BIOS: ((Basic Input Output Opertion System) dùng để kiểm tra các thiết bi của hệ thống, khi khởi động máy lên, các lệnh của hệ thống được nạp vào trong BIOS. .+ RAM (Random Ascess Memory): bộ nhớ truy cập ngỗng nhiên, với dung lượng cho phần hệ thống là 640 Kbyte, cũng có hai khe cắm đó là DIMM và SIMM. Có các con chíp RAM, có hai loại RAM đó là DDRAM và SDRAM có dung lượng từ từ 128 Mbyte trở lên lý tưởng nhất là 256 Mbyte. + DMA (Direct Memory Ascess : là bộ truy nhập trực tiếp. Cho phép truy nhập truyền thông tin trực tiếp từ thiết bị ngoại vi vào hệ thống mà không cần đến bộ vi xử lý. DMA gắn liền trên MainBoard. .+ BUS: đường truyền thông tin. Nối bộ vi xử lý với bộ nhớ ROM và RAM cùng tất cả Card, PCI với bộ vi._.