Phần mềm quản lý bán hàng cho Công ty Việt Nam StanLey

Mục Lục DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 3.1. Danh mục hàng hóa 57 Bảng 3.2. Danh mục khách hàng 57 Bảng 3.3. Danh mục nhân viên 58 Bảng 3.4. Hoá đơn bán hàng 58 Bảng 3.5. Chi tiết bán hàng 59 Bảng 3.6. Thanh toán với khách hàng 59 Sơ đồ 2.1 Tháp quản lý trong tổ chức. 32 Sơ đồ 2.2 Mô hình hệ thống thông tin 33 Sơ đồ 2.3 Cấu trúc công nghệ phần mềm 36 Sơ đồ 2.4 Các giai đoạn của quy trình phát triển phần mềm 37 Sơ đồ 2.5 Mô hình thác nước 39 Sơ đồ 2.6 Mô hình thác nước 41 Sơ đồ 2.7 Mô hình lặp tăng dần 43 Sơ đồ 2.8 Mô hình chuyển đổi từ vấn đề thành các giải pháp 44 Sơ đồ 3.1. Chức năng kinh doanh 50 Sơ đồ 3.2. Mức ngữ cảnh 51 Sơ đồ 3.3. Luồng dữ liệu mức 0 của tiến trình bán hàng 52 Sơ đồ 3.4. Mức 1 - Chức năng quản lý bán hàng 53 Sơ đồ 3.5. Mức 1 - Chức năng lên báo cáo 54 Sơ đồ 3.6. Quan hệ thực thể 55 Sơ đồ 3.7. Cấu trúc dữ liệu 56 Sơ đồ 3.8. Mối quan hệ giữa các bảng 60 Sơ đồ 3.9. Thuật toán đăng nhập hệ thống 61 Sơ đồ 3.10. Thuật toán cập nhập hoá đơn 62 Sơ đồ 3.11. Thuật toán xoá dữ liệu 63 Sơ đồ 3.12. Thuật toán lập báo cáo 64 Sơ đồ 3.13. Thiết kế kiến trúc hệ thống 65 Mở đầu Trong xã hội thông tin hệ thống thông tin mà bản chất là phần mềm là xương sống của xã hội. Nó cung cấp cho các cá nhân và tổ chức những tiện ích rất to lớn, đặc biệt là với các doanh nghiệp. Để tăng cường lợi thế cạnh tranh với các đối thủ thi các doanh nghiệp buộc phải phát triển hệ thống thông tin nhanh nhạy, đáng tin cậy. Trong học kỳ này em được học những môn học như Công Nghệ Phần Mềm, Hệ Thống Thông Tin Quản Lý, Lập Trình Quản Lý…Qua những môn học này em đó được tìm hiểu về quy trình để tạo ra một phần mềm thương mại. Với chuyên đề em đã tìm hiểu thực tế tại công ty Việt Nam StanLey. Sau một thời gian tìm hiểu em đó quyết đinh xây dựng chuyên đề với phần mềm quản lý bán hàng cho một bộ phận nhỏ của công ty Việt Nam StanLey.  Chương 1 Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu 1.1 Giới thiệu về công ty VIỆT NAM STANLEY: 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam. Tên giao dịch: Vietnam Stanley Electric Co.,Ltd. Công Ty TNHH Điện Stanley Việt Nam là Công Ty liên doanh được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1669/GP ngày 16-09-1996 của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư. Vốn pháp định là: 8.300.000 USD, trong đó: +Công ty TNHH Điện Stanley Nhật Bản chiếm 50%. +Tổng Công Ty Đầu Tư Phát Triển Nhà Hà Nội chiếm 30%. +Công ty TNHH Điện Thái Stanley chiếm 20%. +Ngành nghề: Linh kiện điện tử. Sản phẩm chính của công ty là: +sản xuất và lắp ráp các loại đèn và các linh kiện đèn dành cho xe ôtô và xe gắn máy (Xe máy: Honda, Yamaha,Ô tô Civic, Honda CRV...). +sản xuất bóng đèn xe máy xuất khẩu và tiêu thụ trong nước. +sản xuất đèn phản quang xuất khẩu. +sản xuất giắc cắm đèn ô tô và bảng mạch điện tử. Sản phẩm được tiêu thụ tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu. Cơ sở sản xuất: Dương Xá, Gia Lâm, Hà Nội. Tổng số cán bộ công nhân viên: 1300 người (số liệu 3/2008). +Công nhân chính thức: 1160 +Công nhân thời vụ: 140 Trong đó có trình độ. Đại học là: 51 Trung cấp: 66 Cao đẳng: 21 Lao động phổ thông: 1162 Diện tích xây dựng là 21.000 m2 trên tổng diện tích mặt bằng là 103.000 m2 (Số liệu tháng 3/2008). Trong đó: + Khu văn phòng: 1840 m2. + Khu vực sản xuất: 14.760 m2. + Khu vực khác: 4.400 m2. + Cơ sở hạ tầng gồm 05 nhà máy từ số 1 đến số 5. + 02 khối văn phòng làm việc: trực tiếp sản xuất và gián tiếp quản lý. + 02 nhà xe công nhân: 1800 xe. + 02 nhà ăn công suất: 400 người /ca. + 01 quán giải khát. + 01 nhà nghỉ công nhân. + 01 kho hoá chất. + 03 kho nguyên liệu sản xuất. + 01 kho phụ tùng máy móc. + 01 kho hóa chất. + 01 kho tạm. Công ty có 10 phân xưởng chính là: + Phân xưởng phun đúc 1 với 32 máy phun đúc từ 55 Tấn đến 550 Tấn. + Phân xưởng phun đúc 2 với 33 máy phun đúc từ 75 Tấn đến 450 Tấn. + Phân xưởng Mạ Eva 1: Sản phẩm chính là bộ đèn sau xe máy, gồm 03 Line sơn liên hoàn với công suất khoảng 2,500,000 Sản Phẩm/năm. + Phân xưởng Mạ Eva 2: Sản phẩm chính là bộ đèn trước xe máy, gồm 02 Line sơn liên hoàn và Robot mạ tự động liên hoàn với công suất khoảng 3,000,000 Sản Phẩm/năm. + Phân xưởng lắp ráp 1: với 10 dây chuyền lắp ráp đèn và 2 dây chuyền lắp ráp bóng đèn và lắp ráp dây, đui đèn. + Phân xưởng lắp ráp 2: với 10 dây chuyền lắp ráp đèn và 2 dây chuyền lắp ráp bóng đèn và lắp ráp dây, đui đèn. + Phân xưởng Sơn: Gồm 03 dây chuyền chính . Dây truyền Hard Coat: Gồm 02 Line phun sơn tự động bằng Robot với công suất Mã khoảng: 2,500,000 Sản phẩm/năm. Dây truyền Handle front cover (Hộp đèn pha xe máy): Gồm 02 Line phun sơn liên hoàn với công suất Max khoảng 2,500,000 sản phẩm/năm (Hiện mới đưa vào sử dụng 01 Line, công suất 1,200,000 sản phẩm/năm). Dây truyền Crank case, Engine protector (Tấm bảo vệ maý và hộp xích ): Gồm 02 Line phun sơn liên hoàn với công suất Max 2,000,000 Sản phẩm/năm. + Phân xưởng Bóng: Dây truyền sản xuất bóng đèn T13 (Bóng đèn xi nhan): Gồm 06 máy sản xuất bóng đèn công suất tối đa Max: 2.800.000 Pcs/Năm. Dây truyền sản xuất bóng đèn S25 (Bóng đèn sau xe máy): Gồm 06 máy sản xuất bóng đèn công suất tối đa Max: 580.000 Pcs/Năm. Dây truyền Sơn bóng đèn“Amber”: Gồm 036 máy sản xuất bóng đèn công suất tối đa Max: 780.000 Pcs/Năm. + Phân xưởng Dics: Gồm 03 dây chuyền. Dây truyền lắp ráp tự động: Gồm 02 dây truyền sản phẩm chủ yếu giắc cắm đèn ô tô, công suất tối đa Max: 12.000.000 Pcs/Năm. Dây truyền lắp ráp bán tự động: Gồm 03 dây truyền sản phẩm chủ yếu giắc cắm đèn ô tô, công suất tối đa Max: 15.000.000 Pcs/Năm. Dây truyền đúc SP: gồm 06 máy đúc: 01 chiếc 50 tấn, 02 chiếc 100 tấn và 03 chiếc 110 tấn (năng suất tối đa: 4.000.000 Sp/năm). + Phân xưởng Khuôn: với hệ thống máy móc thiết bị sản xuất khuôn tự động hiện đại nhất trên thế giới có thể chế tạo các loại khuôn từ 100 kg đến trên 2000 kg, công suất tối đa có thể sản xuất 30- 50 khuôn /năm. 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty : Gồm 03 bộ phận chính và một số ban giúp việc như sau: + Bộ phận quản lý. + Bộ phận gián tiếp sản xuất. + Bộ phận trực tiếp sản xuất. + 05 uỷ ban Uỷ ban an toàn lao động và vệ sinh. Uỷ ban cải tiến Snap. Uỷ ban phúc lợi Xã Hội. Uỷ ban phòng cháy chữa cháy. Uỷ ban đạo đức. Ban ISO-TS 16949. Ban ISO 1400. + Đoàn thể. Chi bộ 4. Ban Chấp Hành Công Đoàn Stanley. Ban Nữ Công. Ban Văn Thể TDTT-VHVN. Ban Thi Đua. A. Bộ phận quản lý. + Tổng giám đốc. + Phó tổng giám đốc. + Giám đốc tài chính. + Phòng kế toán: Kế toán trưởng. Bộ phận kĩ thuật nghiệp vụ. Bộ phận kho vật tư - thiết bị. + Phòng Hành Chính Nhân Sự. Bộ phận Hành Chính phục vụ sản xuất. Bộ phận Hành Chính - IT. Bộ phận Hành Chính Nhân Sự-bảo hiểm-chế độ-lương- thưởng-chấm công. Bộ phận bảo vệ. Bộ phận Y tế. Bộ phận hành chính lao công. Bộ phận gián tiếp sản xuất: + Giám đốc Hành Chính. + Trợ lý giám đốc Hành Chính. + Phòng mua hàng. Bộ phận quản lý nhà cung cấp. Bộ phận quản lý nguyên liệu đầu vào. Bộ phận kho mua hàng: Purchase Stock. + Phòng bán hàng. Bộ phận quản lý khách hàng. Bộ phận kho bán hàng Sales Stock. Bộ phận ISO. Bộ phận giá thành sản phẩm. + Phòng xuất nhập khẩu. Bộ phận xuất nhập khẩu. Bộ phận thanh khoản. + Phòng New QC. Bộ phận phát triển sản phẩm mới. Bộ phận thiết kế. Bộ phận kiểm soát chất lượng sản xuất. Bộ phận quản lý chất lượng khách hàng. Bộ phận trực tiếp sản xuất: + Giám đốc sản xuất: Shoji Shimotori. + Phó giám đốc kỹ thuật: Nozue. + Phó giám đốc phụ trách khuôn: Yamamoto. + Phòng QC. Bộ phận quản lý chất lượng khách hàng. Bộ phận thí nghiệm. Bộ phận chất lượng phân xưởng. Bộ phận đo ánh sáng. + Phòng Sơn Mạ. Phân xưởng sơn. Phân xưởng mạ 1. Phân xưởng mạ 2. Tổ thiết bị. Bộ phận chất lượng. + Phòng lắp ráp. Phân xưởng lắp ráp 1. Phân xưởng lắp ráp 2. Tổ thiết bị. Tổ chất lượng. + Phòng phun đúc. Phân xưởng phun đúc 1 Phân xưởng phun đúc 2. Tổ thiết bị. Bộ phận chất lượng. + Phòng kỹ thuật sản xuất. Bộ phận Mainternace. Bộ phận kỹ thuật sản xuất. + Phân xưởng Dics. Bộ phận sản xuất. Bộ phận thiết bị. Bộ phận chất lượng. + Phân xưởng bóng. Bộ phận sản xuất bóng T10. Bộ phận sản xuất bóng T13. Bộ phận sản xuất bóng S25. Bộ phận thiết bị. Bộ phận chất lượng. Với năng lực hiện nay công ty có thể sản xuất 1.500.000 bộ đèn/năm. 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy quản lý của công ty Nghiên cứu nhu cầu và khả năng của khách hàng để xây dựng chiến lược phát triển công ty, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về sản xuất, kinh doanh. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký. Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng, mở rộng thị phần đưa công ty ngày càng phát triển, có uy tín, làm ăn hiệu quả. Chấp hành pháp luật nhà nước, thực hiện chế độ chính sách về quản lý và sử dụng tiền vốn, vật tư tài sản nguồn lực, hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các đối tác trong và ngoài nước. Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ công nhân viên chức theo pháp luật, chính sách của nhà nước, chăm lo đời sống tạo điều kiện cho người lao động và thực hiện vệ sinh môi trường, thực hiện phân phối theo lao động. Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật. 1.1.2.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty: Tổng giám đốc Quyết định chính sách và mục tiêu chất lượng. Cung cấp đủ nguồn lực để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng. Tổ chức bộ máy quản lý, xây dựng chiến lược phát triển. Quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty. Tổ chức điều hành, kiểm tra các hoạt động trong công ty. Định kỳ cùng đại diện lãnh đạo tổ chức cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Phó Tổng giám đốc thứ nhất: Cùng với Tổng Giám Đốc xem xét kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty. Tổ chức điều hành, kiểm tra các hoạt động trong công ty. Liên hệ với các cơ quan quản lý nhà nước để giải quyết những công việc liên quan đến hoạt động của công ty.  Giám đốc hành chính: Lập kế hoạch đào tạo và tổ chức đào tạo theo kế hoạch. Lập kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng dự trên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tổ chức kiểm tra chương trình công tác hàng tháng, quý, năm trong khu vực mình phụ trách. Tổ chức điều hành thực hiện công tác kế hoạch, xử lý các thông tin kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Tổ chức công tác kế hoạch của công ty một cách hoàn thiện, tính toán cân đối tình hình kinh doanh cả đầu vào và đầu ra. Giám đốc sản xuất: Trực tiếp chỉ đạo các phòng kỹ thuật, quản lý chất lượng kiểm soát mọi hoạt động kỹ thuật, sản xuất trong toàn công ty. Kết hợp với giám đốc hành chính chỉ đạo và điều hành các đơn vị liên quan để thực hiện, triển khai kế hoạch sản xuất. Trực tiếp điều hành, kiểm soát việc thực hiện, triển khai sản xuất của các phân xưởng theo tiến độ. Nghiên cứu áp dụng tiến bộ kỹ thuật nhằm mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Chỉ đạo các kỹ sư tổ chức lao động hợp lý để khai thác năng suất lao động ngày càng cao. Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế. Đề xuất, tham gia với Ban Giám Đốc vầ quyết định phù hợp với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Phân tích đánh giá tình hình, kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Đào tạo, bồi dưỡng trình độ năng lực nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ kế toán viên. Phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán trong doanh nghiệp. Ký chứng từ, báo cáo kế toán và thống kê. Có quyền yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và kiểm tra kế toán. Đại diện lãnh đạo về chất lượng: Thực hiện việc duy trì hệ thống chất lượng hoạt động thực hiện hiệu quả theo ISO9002. Tổ chức thanh tra, đánh giá hệ thống chất lượng. Báo cáo trực tiếp với Tổng Giám Đốc về các hoạt động của hệ thống để làm cơ sở cho việc cải tiến hệ thống. Trưởng phòng kế hoạch: Quản lý việc kinh doanh. Ký xác nhận bán hàng vào đơn hàng của khách hàng gửi tới. Quản lý chất lượng nguyên vật liệu và hàng tồn kho. Đặt hàng và quản lý KANBAN. Quản lý công nhân viên trong phòng kế hoạch và tổ kho. Trưởng phòng quản lý chất lượng: Tổ chức kiểm tra, thử nghiệm chất lượng, nguyên liệu và sản phẩm. Kiểm soát các thiết bị đo, thiết bị kiểm tra. Kiểm soát và lưu trữ các hồ sơ về chất lượng sản phẩm, thiết bị, dụng cụ đo. Giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề về chất lượng sản phẩm. Báo cáo với ban giám đốc về tình hình chất lượng sản phẩm. Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy định có liên quan đến chất lượng. Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự: Phụ trách các vấn đề về nhân sự và hành chính. Tổ chức thi tuyển cán bộ công nhân viên vào công ty. Đào tạo hướng dẫn nội quy ban đầu cho công nhân viên mới tuyển. Tổ chức đào tạo cho cán bộ công nhân viên theo kế hoạch đào tạo.Giải quyết những chế độ - chính sách - tiền lương cho người lao động. Liên hệ với các cơ quan của chính phủ để giải quyết các công việc được giao. Lưu trữ những giấy tờ liên quan đến thành lập công ty. Lưu trữ hồ sơ của cán bộ công nhân viên. Quản lý, phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên phòng hành chính. Trưởng phòng xuất nhập khẩu: Đảm bảo nhập khẩu nguyên vật liệu, linh kiện, vật tư thiết bị kịp thời cho sản xuất của công ty. Xin giấy phép xuất nhập khẩu. Tiến hành việc khấu trừ thuế tại các cục hải quan, theo dõi việc áp dụng chính sách thuế mới của chính phủ. Quản đốc phân xưởng : Giám sát, đôn đốc sản xuất tại các phân xưởng phun đúc, phân xưởng mạ, phân xưởng dây và đui đèn, phân xưởng lắp ráp. Theo dõi tình hình hoạt động của thiết bị trong các phân xưởng. Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, khắc phục phòng ngừa, cải tiến thiết bị sản xuất. Tổ bảo vệ: Đảm bảo an ninh trật tự xã hội tại khu vực công ty, địa bàn sản xuất. Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và tài sản, phương tiện của khách hàng khi đến công ty giao dịch. 1.1.2.3 Các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp: Trong thời gian từ năm 1998 đến năm 2008, trải qua chặng đường phát triển 10 năm cùng với sự trợ giúp về kỹ thuật và công nghệ của các ông ty thuộc tập đoàn Stanley công ty Việt Nam Stanley đã trưởng thành nhanh chóng đáp ứng được những yêu cầu khắt khe về chất lượng đối với các khách hàng như: Công Ty Honda Việt Nam, Công Ty Suzuki Việt Nam, Công Ty Yamaha Motor Việt Nam. Sản phẩm chủ yếu trong nước của công ty là sản xuất đèn để cung cấp cho công ty Honda va Yamaha Việt Nam, đó là các loại sản phẩm: + Đèn trước. + Đèn xi nhan. + Đèn sau. + Đèn càng phản quang. + Tấm nhựa ốp máy. + Mặt đồng hồ xe máy. Các sản phẩm xuất khẩu chủ lực của công ty là : Bóng đèn xe máy 12 V, 10 w. Bóng đèn xe máy 12 V. Bóng đèn xe máy 12 V. Giắc cắm đèn ô tô. Các thị trường chủ yếu của công ty là: USA, Nhật, Indonesia, Thai land, Trung Quốc và Châu Âu. Mối quan hệ kinh tế của doanh nghiệp: Để đảm bảo nguồn hàng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Doanh nghiệp đã chọn đối tác để cung ứng hàng hoá đầu vào là Nomura Trading Co.,Ltd. Đầu ra của doanh nghiệp là các Công ty sản xuất và lắp ráp xe máy tại Việt Nam: Honda, Yamaha, Suzuki, Kawasaki. 1.1.3 Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Nước ta đang trong quá trình đổi mới và xây dựng đất nước, nền kinh tế đang từng bước đi lên. Đời sống của nhân dân ngày càng được nâng cao do đó nhu cầu về phương tiện đi lại nhất là nhu cầu về xe gắn máy ngày càng cao. Xe gắn máy là một phương tiện đi lại rất thuận lợi trong thành phố cũng như ở nông thôn...Do đó đã có rất nhiều nhà máy sản xuất, lắp ráp xe máy được ra đời để đáp ứng những nhu cầu đó. Công ty Stanley là một công ty chuyên sản xuất các loại đèn của Nhật Bản đã nhận thấy có thể cung cấp sản phẩm đèn cho các nhà máy sản xuất và lắp ráp xe máy tại Việt Nam nên đã đầu tư xây dựng một nhà máy tại Việt Nam để đáp ứng nhu cầu này. Để xác định phương hướng và xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh, công ty đã dựa vào các yếu tố sau: Khách hàng lớn nhất là công ty sản xuất, lắp ráp xe Honda. Sản phẩm của công ty cung cấp cho Honda là đèn trước, đèn sau, đèn xi nhan cho loại xe Dream và Future, Wave...Tiếp đến là công ty sản xuất, lắp ráp xe Suzuki. Sản phẩm của công ty cung cấp cho Suzuki là đèn pha, đèn hậu cho loại xe Suzuki Viva và sắp tới sẽ là Suzuki Best. Khách hàng mới của công ty là công ty sản xuất và lắp ráp xe Yamaha. Sản phẩm của công ty cung cấp cho Yamaha là đèn pha và đèn phanh. Để thiết kế lên hình dáng và mẫu mã của các loại đèn, công ty Stanley đã bàn bạc với các khách hàng của mình và cùng điều tra, nghiên cứu thị hiếu của khách hàng, từ đó đưa ra các hình mẫu tổng thể. Sau đó công ty Stanley dựa vào các thông số dữ liệu, kích thước xe của các công ty khách hàng thiết kế ra các khuôn mẫu để sản xuất ra các chi tiết của sản phẩm. Sau khi đã thiết kế tạo khuôn mẫu xong, Công ty tiến hành sản xuất thử các chi tiết và lắp ráp thành các các cụm đèn và gửi sản phẩm thử nghiệm đó cho khách hàng để lắp ráp vào xe xem sản phẩm đó đã đạt các yêu cầu của công ty khách hàng đề ra chưa. Nếu sản phẩm chưa đạt yêu cầu thì công ty Stanley tiến hành sửa đổi thiết kế cho đến khi sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng đề ra. Sau khi đã được khách hàng chấp nhận sản phẩm, công ty Stanley tiến hành sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng của khách hàng. Để tiến hành sản xuất sản phẩm cung cấp cho khách khàng công ty phải chuẩn bị các yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu). Hầu hết nguyên vật liệu được nhập từ nước ngoài: + Đối với những vật tư, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất công ty chỉ mua ở những nhà cung cấp đã có trong danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt, đánh giá. Khi có bổ xung nhà cung cấp mới thì nhà cung cấp đó phải được khảo sát, đánh giá. + Tất cả vật tư, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sẽ được nhập kho sau khi có sự kiểm tra của phòng quản lý chất lượng. + Công ty lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau: Chất lượng. Giá cả. Điều kiện giao hàng. Uy tín: Những nội dung chính trong đơn đặt hàng mua sản phẩm bao gồm: +Loại sản phẩm. +Số lượng. +Giá cả. Thời gian giao hàng: Các dữ liệu của đơn đặt hàng được xem xét, phê duyệt trước khi gửi tới nhà cung cấp. Nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài chủ yếu là các loại nhựa hạt chiếm 60%, ngoài ra là bóng đèn, dây điện và một số hoá chất...Đây là nguyên liệu mà trong nước chưa sản xuất ra được. Công ty luôn luôn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu được sản xuất trong nước để thay thế nguồn vật liệu nhập ngoại để giảm già thành sản phẩm. Nhưng hiện nay do công nghiệp của Việt Nam chưa phát triển, chưa sản xuất ra được các loại nguyên vật liệu có chất lượng cao do đó tỷ lệ nguyên vật mà công ty Stanley có thể mua được ở trong nước còn rất thấp. 1.1.4 Những kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp trong những năm qua: 1.1.4.1 Tình hình sản xuất của doanh nghiệp: Tình hình sản xuất của doanh nghiệp được thể hiện ở biểu sau: Năm 1998 1999 KH TH KH TH Tổng sản lượng 132,600 115,500 160,000 155,700 Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 1998 đạt: 87.1% Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 1999 đạt: 97.3% Tổng sản lượng hàng hoá năm 1998-1999 tăng: 134.8% 1.1.4.2 Tình hình tiêu thụ: Kết quả tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp được thể hiện trong biểu sau: Năm Số lượng SP hiện SX ra (bộ) Tỷ lệ so sánh (%) Số lượng tiêu thụ (bộ) Tỷ lệ so sánh (%) Doanh thu (1000đ) Tỷ lệ so sánh 1998 115,500 94.19% 108,789 100% 40,297,310 100% 1999 155,700 99.15% 154,390 141.9% 50,271,386 108.58% Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 1998 đạt 94.19% so với số lượng được sản xuất ra. Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 1999 đạt 99.15% so với số lượng được sản xuất ra. Tổng doanh thu năm 1998-1999 tăng 108.58%. Qua biểu trên ta thấy doanh thu của doanh nghiệp năm sau tăng hơn năm trước tương ứng với tốc độ tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. 1.1.4.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ năm 1998-1999 được thể hiện qua biểu sau: Đơn vị: 1000 đồng Năm 1998 1999 Doanh thu 46,297,310 50,271,368 Chi phí 14,363,910 13,353,678 Giá vốn 34,644,220 33,709,044 Khoản giảm trừ (thuế doanh thu) 925,946 - Lợi tức khác 24,195 401,987 Lãi -3,612,573 3,610,433 Qua biểu báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp. Hệ số hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh. Hm = M/V M: Mức doanh thu trong kỳ. V: Vốn bình quân. Hm98 = 46,297,310/34,644,220 = 1,336 Hm99 = 50,271,368/33,709,044 = 1,491 Hệ số hiệu quả sử dụng vốn cho ta biết nếu bỏ ra 1 đồng thì ta được bao nhiêu đồng doanh thu. Qua đây ta thấy hiệu quả sử dụng vốn năm 99 tăng hơn năm 98.Lợi nhuận năm 99 tăng hơn năm 98 là 7,223,006. Nhận xét: Doanh thu năm 1998 tăng hơn năm 1997 là 108.58% và lợi nhuận tăng 7,223,006 là do: + Tổng sản lượng hàng hoá bán ra tăng 144.9%. + Chi phí cho nguyên liệu giảm. 1.1.5 Những ưu, nhược điểm về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra của doanh nghiệp Ưu điểm: Vì chỉ có một nhà máy sản xuất đèn cho xe máy tại Việt Nam nên không có sự cạnh tranh việc cung cấp đèn cho các nhà máy sản xuất lắp ráp xe máy tại Việt Nam. Nhược điểm: Đầu ra của công ty là các nhà máy sản xuất, lắp ráp xe máy tại Việt Nam nên hoàn toàn phụ thuộc vào sản lượng của các nhà máy đó, do đó công ty rất khó có thể tăng sản lượng để tăng doanh thu. Không tự thúc đẩy thị trường tiêu thụ sản phẩm tại Việt nam được. Những vấn đề đặt ra: Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra nước ngoài, tìm nguồn hàng: nguyên vật liệu trong nước.Nâng cao năng xuất lao động, giảm tiêu hao nguyên vật liệu. 1.1.6 Phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới. Tiếp tục củng cố thị trường truyền thống (trong nước). Mở rộng quan hệ lựa chọn đối tác. Phát hiện thị trường mới. Nghiên cứu sản phẩm mới. Đa dạng hóa sản phẩm. Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tìm kiếm nguồn nguyên liệu có thể mua được ở trong nước để thay thế cho nguyên vật liệu vẫn đang phải nhập từ nước ngoài. Tìm các biện pháp để giảm giá thành sản phẩm. 1.1.6.1 Các biện pháp chủ yếu nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: *Củng cố thị trường truyền thống: Đó là các công ty sản xuất và lắp ráp xe máy Honda, Suzuki, Yamaha đòi hỏi công ty ngày càng phải nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng truyền thống. Công ty phải thường xuyên đảm bảo chất lượng hàng hoá bán ra, đẩy mạnh hoạt động công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm và nâng cao vai trò của công tác bảo hành và các dịch vụ trước và sau khi bán hàng khác. Tạo điều kiện thuận lợi và ưu thế về thành toán cho khách hàng truyền thống. Đối với những khách hàng này công ty có thể ưu tiên cho họ thanh toán trước hay cho họ trả chậm trong một số ngày nhất định. *Phát triển thị trường mới: Ngoài các khách hàng trong nước công ty còn tìm cách mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra nước ngoài, tìm kiếm các hợp đồng sản xuất gia công cho các công ty mẹ như ở Stanley Nhật, Stanley Thái. Sản phẩm sản xuất ở tại Việt Nam có một lợi thế là tiền lương nhân công rẻ hơn các nước trong khu vực nên giá thành sản phẩm rẻ hơn đồng thời chất lượng phải đảm bảo tiêu chuẩn yêu cầu. Ngoài ra công ty còn luôn tìm kiếm các khách hàng mới với các mặt hàng mà năng lực của công ty có thể đáp ứng về yêu cầu kỹ thuật như đèn cho máy ảnh, camera ...các sản phẩm về nhựa khác. *Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên: Định kỳ tổ chức các buổi học tập cho đội ngũ công nhân kỹ thuật để họ không ngừng nâng cao kiến thức và nâng cao tay nghề trong sản xuất. Lựa chọn những công nhân kỹ thuật có trình độ khả năng gửi ra nước ngoài để học hỏi kỹ thuật công nghệ mới. Liên tục cử các cán bộ ra nước ngoài để học tập, nâng cao kiến thức về công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý. Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, các biện pháp hạ giá thành sản phẩm. Công ty khuyến khích đội ngũ công nhân viên luôn học hỏi kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng tay nghề để chất lượng sản phẩm sản xuất ngày được nâng cao. Công ty tạo mọi cơ hội và điều kiện để đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cho toàn bộ công nhân để họ không ngừng cải tiến công việc của mình, do đó có thể tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Một trong các biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm là giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, trong đó giảm tỷ lệ hàng hỏng là rất quan trọng. Việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu có thể mua trong nước thay thế cho nguyên vật liệu đang nhập khẩu cũng là một biện pháp để hạ giá thành sản phẩm bởi vì nhập từ nước ngoài phải trả công vận chuyển, trả tiến thuế nhập khẩu... 1.1.7 Tổng quan vấn đề tin học hoá của công ty 1.1.7.1 Khái quát về bộ phận tin học của công ty: Hay còn gọi là bộ phận hệ thống mạng PC và điện thoại-thiết bị máy móc hành chính. Chịu trách nhiệm: Quản lý hệ thống mạng nội bộ PC và điện thoại của Viet Nam Stanley. Tiến hành các công việc đảm bảo hệ thống mạng của Viet Nam Stanley làm việc thông suốt và an toàn. Lập kế hoạch và tiến hành công việc bảo trì, bảo hành hệ thống mạng, máy vi tính định kỳ theo tuần, tháng. Kiểm tra virus toàn bộ máy tính trong nhà máy. Lập báo cáo khi có sự cố xảy ra.Khắc phục các sự cố máy tính của các bộ phận đảm bảo sự hoạt động các máy tính phục vụ yêu cầu sản xuất. Lập kế hoạch đào tạo, khác phục và phòng ngừa virus cho các bộ phận. Quản lý toàn bộ trang thiết bị máy móc của phòng hành chính nhân sự (máy chiếu, photo, Fax vvv…). Quản lý toàn bộ số thuê bao điện thoại di động (đăng ký, đổi, cấp mới điện thoại), hàng tháng lập báo cáo tiền cước phụ trội. Quản lý hệ thống camera, đảm bảo hệ thống camera hoạt động ổn định và thông suốt. Phụ trách công tác thay mực toàn bộ máy in trong công ty. Phụ trách toàn bộ hệ thống biển báo trong toàn công ty. Định kỳ lập báo cáo công việc đang thực hiện. Ngoài ra phòng tin học còn thực hiện đào tạo tin học cho công nhân viên trong công ty tiếp cận và dễ dàng sử dụng những phần mềm văn phòng và những tiện ích cơ bản của máy tính. 1.1.7.2 Sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý và sản xuất: Stanley là một công ty có môi trường làm việc chuyên nghiệp có trên 10 năm hoạt động nên việc ứng dụng tin học trong công ty là tương đối đầy đủ và là nhu cầu hết sức cần thiết. Dịch vụ về đường truyền internet được thuê bao trọn gói. Các phần mềm đều được các công ty phần mềm Việt Nam xây dựng. Các phần mềm này được các công ty phần mềm xây dựng dựa trên những khảo sát và tìm hiểu đặc thù môi trường kinh doanh của công ty, môi trường luật pháp của Việt Nam…Đặc điểm của các phần mềm là đơn giản, đầy đủ, thân thiện, có thể nâng cấp cùng với những sự thay đổi của công việc và nhu cầu quản lý. Sử dụng hai loại ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt. Các công ty phần mềm cho các kỹ thuật viên của mình hướng dẫn và đào tạo những người của công ty tiếp xúc trực tiếp với phần mềm. Thường xuyên có các kế hoạch bảo trì và kiểm khi có lỗi phần mềm hay các khó khăn trong quá trình sử dụng. Có thể nói mạng nội bộ là phần huyết mạch của công ty. Mạng nội bộ được sử dụng một cách triệt để cho việc liên lạc, chỉ đạo quản lý, phân công công việc lịch làm việc, lịch sản xuất, kế hoạch, báo cáo…Được các phòng các bộ phận trao đổi thông qua mạng nội bộ, thông qua mail nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí liên lạc một cách tối đa. Bộ phận tin học của phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các ACCOUNT của các cá nhân và phòng ban, giúp đỡ và sửa chữa khi có trục trặc, đảm bảo thông tin và hoạt động luôn thông suốt. Bộ phận gián tiếp sản xuất của công ty như là bộ phận bán hàng, xuất nhập khẩu, kế toán, nhân sự…Là các bộ phận gián tiếp sản xuất nên thường sử dụng các phần mêm riêng biệt. Đối với các phân xưởng thường sử dụng EXCEL, MICROSOFT WORD 2003 cho việc nhập các thông số về quá trình sản xuất sản phẩm, về số lượng, chất lượng và các báo cáo cần thiết. - phần mềm chấm công: dùng cho phòng hành chính nhân sự, quản lý việc sử dụng thẻ cá nhân của toàn bộ công nhân viên trong nhà máy. Quản lý việc ra vào công ty, ngày giờ đi làm, ca làm…Toàn bộ nhân viên của công ty phải quẹt thẻ vào máy quẹt khi đi làm và nghỉ làm. Mỗi nhân viên, công nhân có một mã số riêng cho biết cấp bậc, vị trí, bộ phận và toàn bộ thông tin cá nhân khác được lưu dữ trong cơ sở dữ liệu. - phần mềm kế toán: sử dụng cho bộ phận kế toán nhằm cân đối các vấn đề tài chính, tính toán lương thưởng chế độ, phụ cấp, phụ phí, bồi dưỡng…Và đưa ra các báo cáo tài chính cho cấp quản lý cao hơn. - phần mềm nhà máy(EASY FACTORY): phần mềm này sử dụng cho nhiều bộ phận và các cấp quản lý của các bộ phận này: bộ phận bán hàng, mua hàng, xuất nhập khẩu, quản lý kho...Các bộ phận có trách nhiệm và nghĩa vụ khác nhau khi sử dụng phần mềm này. Các bộ phận và các phòng này sử những chức năng và các công cụ nhất định của phần mềm. Các thông tin, số liệu về quá trình sản xuất được công khai và được lưu dữ trong phần mềm để các bộ phận này cùng sử dụng. Đối với những thông tin quan trọng ở cấp quản lý thì được bảo mật, các bộ phận có chức năng khác nhau sẽ sử dụng những phần khác nhau của phần mềm. Nhằm phân công công việc và quản lý lẫn nhau, cũng như quản lý quá trình sản xuất nói chung. Các phần mềm tiện ích luôn được kỹ thuật viên update, phần mềm diệt virut bkav bản quyền tự động cập nhật, các phần mềm văn phòng khác luôn được cập nhật và sử dụng các phiên bản mới nhất. 1.2 Định hướng đề tài nghiên cứu: 1.2.1 Tên đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàng nhằm đơn giản hoá công việc và hỗ trợ quá trình quản lý. Phần mềm phải có khả năng mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cho phép kết nối dữ liệu với dữ liệu bán hàng. Được thiết kế dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Được thiết kế trên giao diện chuẩn của Windows, vì vậy người sử dụng có kinh nghiệm làm việc trên Windows dễ dàng khai thác được chương trình. Ngôn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt. Đây sẽ là phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho việc quản lý tại một bộ phận kho bán hàng tại một công ty sản xuất hàng hóa, nó khác vói phần mềm bán hàng sử dụng ở một siêu thị bán hàng hay dùng cho các công ty dịch vụ bán hàng. 1.2.2 Sự cần thiết của đề tài: Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu năm 2008 tác động đến nền kinh tế Viêt Nam. Các doanh nghiệp sản xuất trong nước không nằm ngoài ảnh hưởng chung của các tác động xấu đến sản xuất và kinh._.