Phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh ERP

có cơ hội phát triển như nhau. Sự phát triển của thương mại điện tử nó tác động tới từng cá nhân, từng doanh nghiệp, cơ quan tổ chức và cả chính phủ.. Trong bối cảnh hiện nay, cùng với xu hướng phát triển của thời đại, các doanh nghiệp được sự hỗ trợ đắc lực của các ứng dụng thương mại điện tử như các thiết bị hỗ trợ thanh toán, hay các phần mềm…Buộc các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời trước những biến chuyển mạnh mẽ của thời đại, để tồn tại và phát triển. Luôn chủ động đi trước. Một giải pháp hết sức quan trọng đem đến thành công cho các doanh nghiệp là: phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh ERP, nó là phần mềm quản lý nội lực của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, hình thành một hệ thống quản trị doanh nghiệp xuyên suốt, tạo điều kiện cho các nhà quản lý hiệu quả cao, và khi đã áp dụng thành công thì lợi ích của nó đem lại là vô cùng to lớn. Đối với Việt Nam thì mấy năm gần đây phần mềm này vẫn còn mới mẻ, chỉ được áp dụng thành công bởi một số doanh nghiệp. Và em đã lấy Trần Anh làm một điểm hình trong đó. Minh chứng cho thành công trong việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Trần Anh là thế giới số, đang có quy mô rất lớn và khả năng phát triển rất cao. Và là một trong những doanh nghiệp đã có quyết định táo bạo và thu được thành công lớn trong việc ứng dụng giải pháp ERP VIP Enterprise, chứng tỏ bản lĩnh cuả mình luôn đi trước và bắt kịp thời đại. PHẦN II NỘI DUNG I. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI VÀ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯƠNG. 1. Thương mại và kinh doanh thương mại trong cơ chế thị trường. 1.1. Thương mại trong cơ chế thị trường. Thương mại (business, trade, hay commercium) được hiểu nghĩa hẹp là quá trình mua bán hay lĩnh vực hoạt động trao đổi lưu thông hàng hoá trên thị trường nhằm thu được lợi nhuận. Còn theo nghĩa rộng nó được hiểu là toàn bộ hoạt động kinh doanh trên thị trường, thương mại đồng nghĩa với kinh doanh được hiểu như là hoạt động kinh tế nhằm mục tiêu sinh lời của chủ thể kinh doanh. 1.2. Kinh doanh thương mại và các đặc trưng của nó. 1.2.1. Kinh doanh thương mại. Thương mại là một lĩnh vực trao đổi và lưu thông hàng hoá thông qua mua bán bằng tiền trên thị trường nhằm mục đích sinh lời, vậy còn kinh doanh thương mại là gi? Thương mại là xét về mặt khái niệm còn hoạt động thương mại chính là hành động của nó, nó bao gồm nhiều hành vi thương mại tổng hợp nên. Nó là hoạt động dùng tiền của công sức, tài năng… vào việc mua hàng hoá để bán (buôn bán hàng hoá nhằm mục đích sinh lời). 1.2.2. Các đặc trưng của kinh doanh thương mại là: - Kinh doanh thương mại phải có vốn kinh doanh. - Kinh doanh thương mại đòi hỏi phải thực hiện hành vi mua để bán (buôn bán). - Việc kinh doanh hàng hoá thì phải hiểu và quản lý tốt hàng hoá - Sau mỗi kỳ kinh doanh thì phải bảo toàn vốn và có lãi, nó là điều tất yếu muốn có tái kinh doanh, muốn quay vòng vốn, mở rộng và phát triển kinh doanh thì phải có lợi nhuận. * Mục đích của kinh doanh thương mại là lợi nhuận, an toàn, vị thế. Đây là mục đích căn bản, xuyên suốt quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại xết tới cùng.Tuy nhiên trên thực tiễn hoạt động của mỗi doanh nghiệp cụ thể còn có các mục đích cụ thể khác nữa, kể cả mục đích trước mắt và lâu dài, tuỳ theo khả năng của từng doanh nghiệp. 2. Quản trị doanh nghiệp thương mại. 2.1. Các doanh nghiệp thương mại Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hoá và thực hiện các hoạt động dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng nhằm thu lợi nhuận. Trong những năm gần đây với đường lối phát triển kinh tế nhiều thành phần tự do theo khuôn khổ pháp luật thì các loại hình doanh nghiệp thương mại lại càng trở nên phong phú đa dạng. Trần Anh bước đầu thành lập chỉ là hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn (năm 2002) . Cùng với sự phát triển của thời gian, Trần Anh đã mở rộng và phát triển vượt bậc, đến 08/08/2007 quyết định chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần, để thuận tiện hơn cho hoạt động kinh doanh của mình. 2.2. Khái niệm về quản trị doanh nghiệp thương mại Quản trị doanh nghiệp là điều khiển, quản lý sự hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất. Quản trị doanh nghiệp chính là sự tác động có tổ chức, có định hướng của các nhà quản lý lên đối tượng quản lý để phát huy ưu thế của hệ thống, sử dụng hiệu quả nguồn lực (hiện có, tiềm năng, kể cả con người) tận dụng mọi cơ hội và thời cơ hấp dẫn trên thị trường nhằm đạt được lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh. 2.3. Học thuyết quản trị doanh nghiệp hiện đại. Lịch sử ra đời của hoạt động quản lý trong điều kiện phân công lao động xã hội đã hình thành nhiều trường phái khác nhau đưa ra các khái niệm quản trị riêng cho mình. Và những hoạt thuyết này sẽ tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, tuỳ điều kiện cụ thể có thể được áp dụng. Song ta nghiên cứu học thuyết thường được áp dụng nhất, đó là học thuyết quản trị hiện đại. Ra đời đã tổng hợp các xu thế đề cập đến vấn đề quản trị một cách toàn diện nhất, đề cao vai trò con người trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh 2.4. Quản trị doanh nghiệp thương mại theo các nghiệp vụ kinh doanh. Nếu quản trị theo chức năng là quản trị chung cho mọi loại doanh nghiệp thì quản trị các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại là đặc thù riêng có của quản trị DNTM. Để đảm bảo thành công trong hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo ngoài việc xây dựng chiến lược kinh doanh, tổ chức bộ máy, hoàn thiện chức năng thì còn phải chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy quản trị các nghiệp vụ kinh doanh có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp thương mại. Nó bao gồm: - Nghiên cứu thị trường; - Tạo nguồn – mua hàng; - Dự trữ hàng hoá; - Bán hàng; - Tổ chức các hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng; - Vận dụng Marketing trong kinh doanh; Việc tổ chức điều hành các nghiệp vụ này một cách hợp lý nhất, để đảm bảo vận hành một cách đồng bộ, mọi nghiệp vụ có sự điều chỉnh phù hợp lẫn nhau. Đặc biệt là với sự hỗ trợ của Internet thì mọi nghiệp vụ đều trở nên hoàn hảo hơn, nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn, cập nhật thông tin thường xuyên, đầy đủ, và nhanh nhất, để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh. 3. Thương mại điện tử 3.1. Khái niệm thương mại điện tử. Hiện nay, thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng trên toàn thế giới đặc biệt là ở những nước công nghiệp phát triển. Sự phát triển của thương mại điện tử một mặt là kết quả của xu hướng tất yếu quá trình “số hoá” toàn bộ hoạt động của con người. Mặt khác là kết quả của các nỗ lực chủ quan của từng nước, đặc biệt là tạo môi trường pháp lý, chủ quan chính sách cho kinh tế “số hoá” nói chung và thương mại điện tử nói riêng. Khái niệm về thương mại điện tử đã được đưa vào văn bản pháp luật quốc tế.Ta có hiểu thương mại điện tử là việc sử dụng các phương pháp điện tử để làm thương mại hay nói cách khác là việc trao đổi thông tin thương mại thông qua các phương tiện công nghệ điện tử mà không cần in ra giấy trong bất cứ công đoạn nào của toàn bộ quá trình giao dịch. Các phương tiện thương mại điện tử cơ bản như: máy Fax, điện thoại, truyền hình, các hệ thống thiết bị công nghệ như thanh toán điện tử, các mạng nội bộ. Và nền tảng của thương mại điện tử là Internet và phương tiện truyền thông hiện đại . 3.2. Lợi ích của thương mại điện tử. Thương mại điện tử có lợi ích hết sức to lớn, trước hết là đối với mỗi cá nhân, nó giúp cho chúng ta nắm bắt thông tin phong phú và nhanh nhạy nhất. Củng cố mối quan hệ và giúp ta hoàn thành công việc với hiệu suất và hiệu quả cao hơn. Hay đối với các doanh nghiệp, nó có tác động cực kỳ lớn, với sự hỗ trợ của nó, mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn, có hiệu quả cao hơn. Trong xu hướng “số hoá” toàn cầu tạo ra môi trường cạnh tranh tự do và gay gắt, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì cần phải tạo cho mình một bản lĩnh vững vàng để có thể đối mặt với những khó khăn thách thức. Vậy các doanh nghiệp phải điều chỉnh và sắp xếp lại các kế hoạch các chiến lược kinh doanh của mình sao cho có sự giúp đỡ của Internet và các phương tiện điện tử hữu hiệu khác, phải luôn chủ động bắt kịp, đi trước thời đại, nó là điều tất yếu đối với mọi doanh nghiệp trên sự nghiệp kinh doanh của mình. Lợi ích to lớn, bao quát và tiềm tàng của thương mại điện tử thể hiện ở cách mặt sau: Phát triển hệ thống “thần kinh” của nền kinh tế Hệ thống thông tin được coi là hệ thống thần kinh của nền kinh tế, thông tin có được cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời thì doanh nghiệp mới có thể xây dựng được chiến lược sản xuất và kinh doanh thích hợp với xu thế phát triển của thị trường trong nước, khu vực và quốc tế. Và nhà nước mới có thể đề ra chính sách quản lý đất nước phù hợp, còn người tiêu dùng thì có nhiều lựa chọn hơn. Internet và Web giống như một thư viện khổng lồ cung cấp một nguồn thông tin phong phú và dễ truy cập các công cụ tìm kiếm tra cứu (search) hiệu quả như Google, Infoseek, Search Yahoo…Qua mạng Internet chính phủ, doanh nghiệp, người tiêu dùng có thể giao tiếp trực tuyến liên tực với nhau mà không hạn chế bởi khoảng cách. Nhờ đó cả sự hợp tác lẫn quản lý đều nhanh chóng và liên tục, các bạn hàng mới, các cơ hội kinh doanh mới được phát hiện nhanh chóng trên bình diện toàn quốc, toàn khu vực, toàn thế giới và có nhiều cơ hội để lựa chọn hơn. Hơn nữa : “khả năng tiếp cận thông tin làm giảm thiểu sự bất ổn và các rủi ro khó dự đoán trong nền kinh tế”. Việc ứng dụng thương mại điện tử sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới. Nhìn từ góc độ kinh tế vi mô thì chi phí là một trong những yếu tố quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp và hành vi của người tiêu dùng. Chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm từ chi phí sản xuất đến lưu thông và phân phối hàng hoá. Giữ nguyên các yếu tố khác thì người sản xuất luôn có xu hướng tìm cách giảm chi phí để tăng sức cạnh tranh và tăng lợi nhuận. Còn người tiêu dùng thì luôn muốn mua hàng giá rẻ hơn. Suy rộng hơn tầm vĩ mô thì chi phí ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của nền kinh tế và từ đó hình thành nên cơ cấu kinh tế. Thương mại điện tử thông qua Internet tác động đến chi phí thông qua chuỗi giá trị thị trường (value – chain) hướng nền kinh tế hiệu quả. Thương mại điện tử giúp DN giảm chi phí sản xuất. Trước hết là chi phí văn phòng giảm đi nhiều lần. Giúp chuyên môn hoá tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân. Thương mại điện tử giúp các doanh nghiệp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị: Bằng phương tiện Internet, Web, một nhân viên bán hàng có thể giao dịch với rất nhiều khách hàng, catalo điện tử (electronic catalogue) trên Web phong phú hơn nhiều lại thường xuyên cập nhập, so với catalo in ấn chỉ có khuôn khổ giới hạn và luôn luôn lỗi thời. Hiện nay còn phổ biến hình thức bán hàng mua bán hàng qua mạng Internet, nó giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí. Theo số liệu từ hãng máy bay Boeing của Mỹ, nay đã có tới 50% khách hàng đặt mua 9 % phụ tùng qua Internet (và còn nhiều đơn đặt hàng kỹ thuật). Mỗi ngày giảm được 600 cuộc điện thoại. Thương mại điện tử qua Internet và Web giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chi phí giao dịch (quá trình từ quảng cáo, tiếp xúc ban đầu, giao dịch đặt hàng, giao dịch giao hàng, giao dịch thanh toán). Bảng so sánh tốc độ và chi phí truyền gửi Đường truyền Thời gian Chi phí (USD) New York đi ToKyo Qua bưu điện Chuyển phát nhanh Qua máy FAX Qua Internet New York đi Los Angeles Qua bưu điện Chuyển phát nhanh Qua máy FAX Qua Internet 5 ngày 24 giờ 31 phút 2 phút 2 – 3 ngày 24 giờ 31 phút 2 phút 7,40 26,25 28, 83 0,10 3,00 15,5 9,36 0,10 Nguån: ITU, “Challenges to network”, 1997, Geneva Trong các yếu tố cắt giảm này thì yếu tố thời gian là đáng kể nhất nguồn Mở rộng cơ hội gia nhập thị trường và thay đổi cấu trúc thị trường Khả năng truy cập và phát tán (diffusion) thông tin nhanh tróng qua Internet với chi phí thấp là cơ hội cho các SMEs (các doanh nghiệp vừa và nhỏ). Chi phí lập một cửa hàng ảo trên Internet (bao gồm chi phí thiết kế trang Web, chi phí đăng ký và chi phí duy trì tên miền (domain name) nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí lập một cửa hàng hữu hình. Và nhiều trường hợp thì rất hiệu quả. Internet cho phép đa thông tin đến từng cá nhân, nên một trang Web sẽ có cơ hội để nhiều người biết đến. Cửa hàng bán lẻ trực tuyến Amazon.com là một ví dụ. Môi trường có thương mại điện tử nó giúp tạo cơ hội đồng đều cho tất cả các doanh nghiệp. Tạo môi trường cạnh tranh tự do. Đối với các nước đang phát triển nếu không nhanh chóng tiếp cận vào nền kinh tế số hoá (kinh tế ảo – virtual economy) thì sau khoảng một thập kỷ nữa các nước này có thể bị bỏ rơi hoàn toàn. 3.3. Tất yếu của việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Thời kỳ hiện nay là thời kỳ của công nghệ thông tin của thế giới số, của tri thức của thế giới ảo. Thương mại đang đi vào hoạt động theo đúng nghĩa của nó và phát triển rộng khắp, Nó không chỉ có tác động to lớn tới các doanh nghiệp, còn đối với người tiêu dùng, cả chính phủ, các tổ chức, cơ quan và cả đối với mọi công dân. Sự cần thiết của thương mại điện tử không chỉ ở lợi ích to lớn tiềm tàng của nó mà còn ở sự đòi hỏi khách quan của hợp tác và hội nhập quốc tế. Trong những năm tới thương mại điện tử buộc các nước đang phát triển phải tham gia nếu không muốn tụt hậu lại đằng sau. Billgate đã từng nói, hiện nay mỗi cá nhân, doanh nghiệp không xắp xếp lại cuộc sống của mình với sự giúp đỡ của Internet thì sẽ bị đẩy ra khỏi quỹ đạo phát triển chung của toàn thế giới. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp phải đổi mới cách kinh doanh cổ truyền với sự ứng dụng của thương mại điện tử. Phải tìm tòi, ứng dụng một cách khoa học, hợp lý các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Ta có thể hiểu các phầm mềm (software) hay còn gọi là nhu liệu là một trong những tập hợp câu lệnh được viết bằng một hay một số ngôn ngữ lập trình theo trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hay giải quyết một số bài toán nào đó. Nó chính là sản phẩm là ứng dụng của thương mại điện tử. Phần mềm được chia làm hai loại là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Ở đây ta xét đến phần mềm ứng dụng. Nó là loại phần mềm có chức năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó. Và Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng nó có nhiệm vụ thực hiện tin học hoá các quá trình quản lý truyền thống, không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ hay xử lý thông tin. Ngày nay, các phần mềm quản lý có xu hướng "trực tuyến" nhiều hơn nhờ công nghệ trên nền Internet phát triển mạnh hơn 6 năm trước đây rất nhiều. Một số chủng loại phần mềm quản lý tiêu biểu: Quản lý kinh doanh và hoạt động Siêu thị Quản lý nhân sự Quản lý thi trắc nghiệm Quản lý phòng Game, Net Quản lý tài sản Quản lý bán hàng Các giải pháp ERP. 4. Công nghệ quản trị ERP 4.1. Tổng quan về ERP. 4.1.1. ERP là gì? ERP là viết tắt của ba chữ tiếng Anh (Enterprise Resource Plan) có nghĩa là kế hoạch hóa nguồn lực DN. Theo định nghĩa, ERP là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực... Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với kinh nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT. Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp hay ERP (Enterprise Resource Planning) đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một số doanh nghiệp nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Tại Việt Nam, các thông tin về ERP cũng chưa được thông tin đầy đủ và liên tục đến các DN. Một số DN đang ứng dụng ERP cũng rất “ngại” nói về mình. Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả năng phân tích quản trị; Tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai. ERP là mô hình quản trị doanh nghiệp dựa trên phân tích hệ thống tổng thể, nó cho phép người điều hành quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Hệ thống này sẽ tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin, tài chính, nguồn nhân lực, khách hàng và nhà cung cấp, thiết bị máy móc, quy trình công nghệ và sản xuất. ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin. Có 5 lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP • Tích hợp thông tin tài chính: • Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng • Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất • Giảm bớt hoá đơn • Chuẩn hoá thông tin nhân sự 4.2. Ưu và nhược điểm của ERP VIP enterprise. 4.2.1. Ưu điểm ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ...). Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù thuộc theo yêu cầu của nhà quản lý. Về lý thuyết, ứng dụng ERP doanh nghiệp sẽ thực hiện một cuộc đổi đời. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hoá, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành – ERP sẽ giúp theo dõi và quản lý thông suốt hoạt động của doanh nghiệp, tăng tính năng động, mền dẻo, đảm bảo phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Tính năng của ERP ngoại vượt trội hơn hẳn ERP nội, song trong điều kiện của Việt Nam thì việc ứng dụng ERP nội cũng thu được rất nhiều lợi ích, thứ nhất giá không quá đắt, nó cũng dễ học, dễ hiểu, dễ áp dụng hơn, việc triển khai cũng dễ hơn. Các phần mền kế toán.. dễ thích ứng hơn đối với hệ thống kế toán tuân thủ chế độ việt Nam 4.2.2. Nhược điểm Nhược điểm của ERP ngoại trước hết là về giá cả. ERP ngoại do tính hiệu quả của nó, nên thường có giá rất đăt, thứ hai về quá trình triển khai, nó đòi hỏi phải có nhân lực, đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, am hiểu máy tính. Quy trình triển khai của nó rất phức tạp. Và các giải pháp ERP nội trong thị trường Việt Nam với điều kiện của Việt Nam thì có phần đạt hiệu quả cao hơn. Một yếu điểm nữa là sản xuất tại nước ngoài. Và nó không tự sửa lỗi được. Còn đối với ERP nội thì do sản xuất trong nước nên sẽ năng động và dễ dàng hơn trong việc sửa đổi phần mềm 4.3. Điều kiện áp dụng. Muốn áp dụng thành công thì mỗi doanh nghiệp trước hết phải tìm hiểu thị trường, nghiên cứu để hiểu về các phần mềm đó, xem xét sự phù hợp của nó đối với doanh nghiệp của mình. ERP đòi hỏi trước hết ở nguồn nhân lực, đến tiềm năng, thị trường của doanh nghiệp. 4.4. Ứng dụng phần mềm ERP tại Việt Nam. Ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính. Như đã nói ở trên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP. ERP dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước được những bước đáng kể trên con đường này. Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất tốt để triển khai ERP. Việc ứng dụng ERP cũng cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu. Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau: Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng... Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán. Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm. Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp. Đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn. Như vây muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì và không thể làm được gì. Đối với các nhà quản lý, điều cần nhớ là ERP không tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP. Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản lý. ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. ERP không đơn thuần chỉ là một phần mềm, đó là một phong cách quản lý mới. II. THỰC TRẠNG HIỆN NAY. 1. Thực trạng thương mại điện tử Việt Nam trong nền kinh tế hiện nay. 1.1. Đặc điểm của kinh tế Việt Nam hiện nay. Kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ theo xu thế hội nhập và triển khai thực hiện các cam kết CEPT/AFTA, hiệp định thương mại Việt Mỹ BTA, tham gia tổ chức thương mại thế giới WTO. Ngoài ra còn ký nhiều hợp đồng với các nước khác trong khu vực và thế giới. Đặc biệt là các thị trường mới nổi như Châu Á, Phi. Trong nước hoàn thiện có cơ chế quản lý kinh tế, tạo dựng một khung luật pháp về kinh tế,về thương mại, doanh nghiệp, thị trường….đã có bước tiến rỗ rệt . Điều này hết sức tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển, thị trường trong nước, khu vực và thế giới rộng mở…Có cơ hôi tiếp xúc và ứng dụng nhiều công nghệ tiên tiến… Song song với những thuận lợi nó thì nước ta vẫn phải đối diện với rất nhiều khó khăn thách thức, trình độ công nghệ lạc hậu, thiếu vốn, sức cạnh tranh thấp, mà các doanh nghiệp nước ngoài đang trần ngập vào thị trường trong nươc, lại cộng với sức ép cạnh tranh ở thị trường quốc tê. Ta đang lâm vào tình trạng mất thị trường trong nước, thua thiệt ở thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp của ta muốn tồn tại được thì phải hết sức bản lĩnh, đổi mới, thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Và đỏi hòi sự hỗ trợ thì phía nhà nước. Đó là hoàn thiện hành lang pháp lý, thiết lập môi trường kinh doanh tự do lành mạnh, hỗ trợ cơ sở hạ tầng, giúp đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của thời đại. Phát triển hệ thống thông tin và tạo các đầu mối quốc gia. Quan trọng nhất vẫn là nhân tố con người, vì con người là trung tâm của sự phát triển từ khâu quản lý đến điều hành. Các ứng dụng thương mại điện tử chỉ có thể thành công được do có bộ óc con người, bộ óc của con người đã tạo ra nó và cũng là người triển khai ứng dụng nó. 1.2. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, của thương mại điện tử. Sự phát triển của công nghệ trên thế giới hiện nay hết sức mạnh mẽ, và ở Việt Nam cũng có sự phát triển vượt bậc, tuy vậy nhưng vẫn còn lạc hậu so với thế giới rất nhiều. Dần dần hoàn thiện các công nghệ cụ, và xuất hiện nhiều công nghệ mới có tính năng vượt trội. 1.3. Tác động tới doanh nghiệp thương mại. Các doanh nghiệp thương mại tồn tại trong môi trường kinh tế chung. Những biến cố của nền kinh tế nó có tác động rất to lớn tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải dựa vào thị trường, nghiên cứu thị trường, định hướng quyết định nhập và cung ứng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của thị trường, Phải nghiên cứu rất nhiều yếu tố khác của môi trường kinh tế nữa. Và điều hết sức quan trọng hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ của thương mại điện tử, thì việc ứng dụng vào hoạt động kinh doanh là điều tất yếu, nó đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp. Ngoài ra để phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh thì mỗi một doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu rất nhiều yếu tố của môi trường vĩ mô, môi trường tác nghiệp của doanh nghiệp, 2. Tổng quan về Trần Anh. 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trần Anh. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Từ lúc thành lập với tổng số nhân viên là 05 người làm việc trong một cửa hàng có diện tích > 60m2, sau 5 năm hoạt động hiện nay chúng tôi đã có tổng số > 260 nhân viên với 3 địa điểm kinh doanh có diện tích > 4.500m2. Không những thế, công ty Trần Anh còn luôn duy trì được tốc độ phát triển toàn diện về mọi mặt một cách rất bền vững & đáng kinh ngạc so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực. Gắn liền với sự hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá"... Hiện nay Trần Anh là 1 trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng ở mức rất cao và vững chắc trên mọi mặt. Trần Anh luôn chiếm được sự tin tưởng của các khách hàng bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ... mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được. Trần Anh cũng là một trong những thành viên sáng lập ra nhóm máy tính G6. Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn rất cao (hơn 80% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quí khách hàng. Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là: “Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần Anh” Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ: “Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta” 2.2. Triết lý kinh doanh của Trần Anh. - Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững. - Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn "Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu ! 2.3. Điều kiện của Trần Anh để ứng dụng phần mềm công nghệ quản lý ERP. Trước khi ứng dụng phần mềm này ông Trần Xuân Kiên cùng với các nhân viên cấp cao đã tiến hành nghiên cứu rất kỹ rồi mới đưa ra quyết định táo bạo này, nhận thấy doanh nghiệp mình có nền tảng văn hoá doanh nghiệp, từ khi thành lập doanh nghiệp đã xây dựng được một triết lý kinh doanh hoàn toàn đúng đắn và tạo dựng môi trường văn hoá tốt, các mối quan hệ giữa nhân viên công ty với nhau, rồi mối quan hệ giữa công ty với khách hàng… đều được thiết lập tốt đẹp. Tạo cơ sở thể có thể ứng dụng tốt phần mềm này. Tiếp theo là Trần Anh là một thế giới số, phân phối lưu thông hàng điện tử, nên không khó trong việc trang bị các thiết bị điện tử, cơ sở vật chất cho việc ứng dụng ERP, ngoài ra doanh nghiệp đã đào tạo bồi dưỡng được đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, có thể đáp ứng nhu cầu của ERP...Biết được điều gì cần thiết, nên thành công là điều sẽ đến đối với các doanh nghiệp. 3. Ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của Trần Anh. 3.1. Khó khăn đầu tiên. Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của công ty Viami Software để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ QL ông Kiên và Ban giám đốc của Trần Anh đã xác định là vất vả. Và thực tế, Trần Anh đã trải qua những ngày siêu thị phải đóng cửa do rối loạn và để xem xét lại hệ thống ứng dụng. Thiệt hại doanh số là điều hiển nhiên, đó là chưa kẻ mất khách hàng… 90% các cấp QL phản đối trong những ngày đầu triển khai. Tuy nhiên, sau một tháng, khi PM đã chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận. Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định. Hiện tại, hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Ta thấy để ứng dụng thành công phần mềm này và đưa vào sử dụng thành thạo rất khó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn sàng mọi điều kiện tốt nhất cho nó, từ nguồn lực đến các cơ sở vật chất và đặc biệt chính là các nhân viên kỹ thuật công nghệ, ._.