Những vấn đề đặt ra trong việc vận dụng INCORTERMS vào ký kết & thực hiện hợp đồng Xuất nhập khẩu

khi ký kết và thực hiện hợp đồng các doanh nghiệp xuất nhập khẩu luôn phải lưu ý những vấn đề cơ bản nhất của hợp đồng mua bán ngoại thương. Một doanh nghiệp khi tham gia vào thi trường thế giới rộng lớn cần phải quan tâm nhiều đến vấn đề ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng mua bán. Quan tâm nhiều đến vấn đề ký kết hợp đồng sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những tranh chấp, thiệt hại không đáng có. Do vậy, việc nghiên cứu về việc vận dụng Incoterms vào ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu mang tính cấp bách và thời sự, nên em đã chọn đề tài “Những vấn đề đặt ra trong việc vận dụng Incorterms vào ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu”. Do thời gian hạn chế, kinh nghiệm không nhiều, em kính mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong khoa để bài tiểu luận của em được tốt hơn. 1. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỢP ĐỒNG XNK ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH. 1.1 Khái niệm Hợp đồng XNK hay hợp đồng thương mại quốc tế là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán ở các nước khác nhau.Trong đó quy định bên bán phải có nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa. Còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và tổ chức nhận hàng. 1.2. Tầm quan trọng của hợp đồng XNK trong kinh doanh thương mại quốc tế. Hợp đồng mua bán ngoại thương có một vai trò hết sức quan trọng trong thương mại quốc tế, thực hiện quan hệ mua bán hàng hóa. Sau khi các bên mua bán tiến hành giao dịch, đàm phán có kết quả thì phải tiến hành ký kết hợp đồng mua bán. Như vậy hợp đồng mua bán ngoại thương thể hiện những kết quả của việc giao dịch phải đàm phán giữa các bên mua và bán. Nội dung của hợp đồng nêu đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên ký kết. Về mặt luật pháp Việt Nam, hợp đồng XNK được thể hiện dưới hình thức văn bản và cũng là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp XNK nước ta. Hợp đồng bảo đảm quyền lợi cho bên mua cũng như bên bán. Trong kinh doanh thương mại quốc tế lại có sự khác nhau về ngôn ngữ, đơn vị, luật pháp, văn hóa, tôn giáo… do vậy hoạt động dưới hình thức sẽ giúp cho các bên thống nhất được về mặt ngôn ngữ, tập quán, luật pháp… Hợp đồng mua bán ngoại thương có đầy đủ những đặc điểm như mọi hợp đồng mua bán khác, cũng là một hợp đồng kinh tế. Nhưng sự khác nhau cơ bản giữa hợp đồng mua bán ngoại thương với hợp đồng mua bán trong nước là ở chỗ hợp đồng mua bán ngoại thương có yếu tố quốc tế. Yếu tố quốc tế thể hiện qua các đặc điểm : chủ thể của hợp đồng, đối tượng của hợp đồng và đồng tiền thanh toán. 2. INCOTERMS LÀ GÌ? Incoterms là hệ thống các thuật ngữ buôn bán quốc tế qui định địa điểm, điều kiện giao hàng, nghĩa vụ của bên mua và bên bán hàng, xác định thời điểm chuyển rủi ro mất mát và hư hỏng về bảo hiểm, về kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, về bao bì, về thuế quan, về thủ tục giao hàng ở cảng và qua biên giới. Những chi phí này rất đa dạng, nhiều trường hợp chiếm tới 40 - 50% giá hàng, tùy theo địa điểm giao hàng và phương thức vận tải. Incoterms đã góp phần quan trọng vào việc thúc đẩy phát triển mậu dịch quốc tế, giúp cho người mua và người bán làm việc thuận lợi, dễ dàng. 3. VẬN DỤNG INCTERMS VÀO NGHIỆP VỤ KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XNK 3.1. Ký kết hợp đồng XNK Qua giai đoạn đàm phán các bên đi đến việc ký kết hợp đồng XNK. Nếu đàm phán có kết quả thì các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thì chủ thể của hợp đồng cần phải nắm được nội dung và các điều khoản chủ yếu của hợp đồng, các loại hợp đồng XNK, trình tự ký kết hợp đồng XNK để đạt hiệu quả cao. * Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương: Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương là toàn bộ các điều khoản mà các bên thoả thuận, trong đó quy định quyền và nghia vụ ràng buộc các bên với nhau. Thông thường mỗi bản hợp đồng gồm ba loại điều khoản sau: - Điều khoản chủ yếu: Đây là những điều khoản cơ bản của một hợp đồng mà khi ký kết bắt buộc các bên phải thoả thuận và ghi vào trong hợp đồng, nếu không thoả thuận thì hợp đồng chưa hoàn thành. - Điều khoản thông lệ: Đây là những điều khoản đã được quy định trong các văn bản pháp luật, nếu trong nội dung hợp đồng không ghi thì coi như các bên mặc nhiên công nhận và phải có trách nhiệm thực hiện. - Điều khoản tùy nghi: Là những điều khoản mà các bên đưa vào hợp đồng căn cứ vào sự thoả thuận giữa các bên trên cơ sở khả năng nhu cầu của mỗi bên. Nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương luôn có hai phần: Phần mở đầu: Tên và số hiệu của hợp đồng; ngày và nơi ký kết hợp đồng; tên và địa chỉ của các bên ký kết: tên đơn vị, địa chỉ thư, điện tín, số điện thoại, số fax, tên và chức vụ của người ký hợp đồng; cam kết ký hợp đồng. Phần ký kết: Hợp đồng làm thành mấy bản mỗi bên giữ mấy bản, có hiệu lực pháp lý như nhau; hợp đồng có hiệu lực từ lúc nào; chỗ bên bán bên mua ký. * Các điều khoản trong mua bán ngoại thương - Điều khoản về tên hàng (Commodity): Nêu tên hàng, đặc tính và chủng loại hàng: là đối tượng của hợp đồng. - Điều khoản về số lượng (Quantity of Goods): Xác định bằng các đơn vị tính số lượng, trọng lượng, khối lượng, chiều dài, diện tích ... - Điều khoản về chất lượng (Quanlity of Goods): Chất lượng hàng ghi trong hợp đồng là tổng các đặc tính, các quy cách, tác dụng, hiệu xuất ... nói lên mặt "chất" của hàng, nghĩa là xác định các tính chất hữu ích bên trong và hình thái bên ngoài của hàng hóa, bao gồm các thuộc tính tự nhiên và ngoại hình của hàng đó. - Điều khoản về bao bì đóng gói và ký mã hiệu (Packing and Marking): Bao bì là vỏ, thùng gỗ, là container: ở ngoài; ở trong là đóng gói hàng hóa. - Điều khoản về giao hàng (Shipment or delivery): Là những điều kiện qui định trách nhiệm của người bán và người mua trong việc đưa hàng tới địa điểm giao hàng, và từ địa điểm giao hàng tới đích đến qui định, chi phí các bên phải chịu và xác định thời điểm chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hóa từ người bán sang người mua. Như vậy, điều kiện cơ sở giao hàng xác định chi phí về vận tải từ người bán (người xuất khẩu) đến người mua (người nhập khẩu) và phân định rủi ro tổn thất giữa các bên. - Điều khoản về giá cả (Prices clause): Giá cả là một điều khoản đặc biệt quan trọng, là điều khoản trung tâm của hợp đồng mua bán. - Điều khoản về thanh toán (Payment, settlement): Khi qui định nội dung điều khoản thanh toán trong hợp đồng các bên phải nêu rõ: dùng loại tiền nào để thanh toán; thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và hình thức thanh toán. - Điều khoản về giao nhận hàng (Term of delivery): Trong điều khoản giao hàng các bên cần xác định chính xác: thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng. Điều kiện giao hàng có liên quan đến điều kiện vận tải hàng. - Điều khoản về vận tải: Thường nói về cảng hoặc nơi giao hàng nhận hàng bốc, dỡ hàng; địa điểm chuyển tải; thủ tục cấp vận đơn; thủ tục thông báo cho nhau về chuẩn bị giao hàng, tầu đến, tầu rời cảng ... mức (khối lượng) bốc dỡ; thủ tục tính toán thời gian tàu đậu để tính thời gian bốc, dỡ chậm và tính thưởng, phạt. - Điều khoản về bảo hiểm (Insurance): Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng hai bên xác định ai phải mua bảo hiểm, cần thỏa thuận điều kiện bảo hiểm nào. - Điều khoản về bất khả kháng (Foce majeure): Là những trường hợp xảy ra với lý do khách quan, bên đương sự được miễn trách một phần hay miễn trách hoàn toàn; được miễn hay hoãn thực hiện nghĩa vụ của hợp đồng. Những trường hợp này xảy ra sau khi ký hợp đồng, có tính khách quan: không thể biết trước khi ký hợp đồng, khi xảy ra không khắc phục được như thiên tai (bão, lụt, động đất ...). - Điều khoản về khiếu nại (Claim) : Khiếu nại là yêu sách của bên mua gửi bên bán khi chất lượng và số lượng hàng giao không đúng theo hợp đồng, hoặc khi bên mua không thực hiện như cam kết trong hợp đồng, thì bên bán có quyền yêu cầu giải quyết để không bị thiệt. - Điều khoản bảo hành (Warranty): Trong các hợp đồng mua bán máy và thiết bị thường có điều khoản qui định người bán nhận trách nhiệm về chất lượng hàng trong thời hạn nhất định. Đó là thời hạn bảo hành. - Điều khoản về trọng tài (Arbitration): Trong điều khoản này của hợp đồng thường qui định trình tự giải quyết tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên mà không thể tự thu xếp với nhau được. - Điều khoản về pháp lý: Trong điều khoản này các bên thường qui định trong hợp đồng các hình thức chế tài áp dụng đối với việc vi phạm hợp đồng. - Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng. 3.2. Phương pháp ký kết hợp đồng ngoại thương Ký kết hợp đồng là quá trình mà hai bên cùng xác nhận những điều khoản mà được thoả thuận thống nhất trong quá trình đàm phán. Song tuỳ theo tuỳ điều kiện của hợp đồng kinh tế ngoại thương mà việc ký kết có thể được thực hiện bằng một trong các hình thức sau: - Hợp đồng một văn bản: Hai bên cùng ký kết vào một hợp đồng mua bán ngoại thương trong đó ghi rõ nội dung mua bán với mọi điều kiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên. - Hợp đồng gồm nhiều văn bản như những điện báo, thư từ giao dịch. Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị XNK ở Việt Nam trong quan hệ với các nước. Hình thức hợp đồng bằng văn bản là hình thức tốt nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên. Nó xác định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ bên mua và bên bán. Tránh được những hiểu lầm do không thống nhất về quan niệm. Ngoài ra hình thức văn bản còn tạo ra thuận lợi cho thống kê theo dõi, kiểm tra việc ký kết và thực hiện hợp đồng. 3.3. Thực hiện Hợp đồng XNK. Sau khi Hợp đồng XNK đã được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của đơn vị. Nghĩa vụ cơ bản của bên bán là giao hàng, chuyển giao quyền sở hưu hàng hóa cho người mua theo quy định của hợp đồng. Bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng theo quy định của hợp đồng. Do đó các bên phải tranh thủ những điều kiện có lợi mình trước hết là tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. * Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu: - Xin giấy phép xuất khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota) - Giục mở L/C và kiểm tra nội dung xem có phù hợp với hợp đồng không - Chuẩn bị giao hàng. - Thuê tàu (lưu cước, khoang, giữ chỗ - booking). - Kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hóa. - Làm thủ tục hải quan. - Giao hàng (ở cảng, ở ga) cho người vận tải. - Mua bảo hiểm hàng hóa (nếu bán CIF). - Nhận tiền thanh toán (ngoại tệ) - Giải quyết khiếu nại, trọng tài (nếu có). Nghĩa vụ và trách nhiệm của người xuất khẩu quy tụ vào 4 khâu quan trọng nhất: - Hàng (chuẩn bị hàng giao) - Tiền (giục mở L/C, kiểm tra và yêu cầu sửa L/C đúng hợp đồng) - Thuê tầu (thuê tầu, lưu cước, đặt khoang tàu). - Kế toán (làm đúng và đủ các qui định để nhận được tiền). * Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu: - Xin giấy phép nhập khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota) - Mở L/ C khi bên bán báo "hàng sẵn sàng để giao" - Đôn đối người bán giao hàng theo đúng hợp đồng. - Uỷ thác thuê tàu hoặc tự thuê tàu (nếu mua theo điều kiện FOB). - Mua bảo hiểm hàng hóa (nếu mua theo điều kiện FOB hoặc CFR) - Làm thủ tục hải quan. - Giao nhận hàng với chủ tàu và cảng. - Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, phát hiện kịp thời, để xử lý chỗ thiếu. - Thanh toán hợp đồng. - Khiếu nại (nếu có). Nghĩa vụ và trách nhiệm của người nhập khẩu: - Mở thư tín dụng (L/C) - Đưa tàu đi nhận hàng (nếu mua FOB) - Mua bảo hiểm (nếu hàng giao theo điều kiện FOB hoặc CFR) - Kiểm tra chứng từ và trả tiền - Khai báo hải quan, nhận hàng, kiểm nghiệm chất lượng, số lượng. Có thể phát sinh một số trường hợp hàng hóa không theo như hợp đồng đã thỏa thuận: Đòi bên bán bồi thường Đòi người vận tải bồi thường Đòi công ty bảo hiểm bồi thường. 4. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU - Luôn giới hạn với các tổ chức tư vấn trong và ngoài nước để hiểu biết về đối tác kinh doanh. Vì đăng ký kinh doanh tại một số nước rất rễ ràng cho nên tình trạng “ hữu danh vô thực” rất có thể xảy ra. - Phải thăm dò giá cả và chất lượng thật cụ thể đã ghi rõ trong hợp đồng. Không cả tin nhưng cũng không nên đa nghi. Có thể có những khách hàng bán hạ giá để còn hy vọng bán được nhiều hơn. Đó chính là họ lấy lãi suất thấp nhưng bán được nhiều hàng thì lợi nhuận tuyệt đối cao. Ngược lại, nếu quá tin cũng là điều kiện tránh. - Trước khi tiến hành hợp đồng phải có cơ sở chứng minh sự bảo lãnh của ngân hàng bên mua (nếu xuất khẩu). Mục đích là sẽ chắc chắn nhận được tiền, khi đã giao hàng theo hợp đồng. - Thời hạn giao hàng là một yêu cầu sống còn của doanh nghiệp, nhất là với Việt Nam, bởi vì ta thường thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ. Nếu có sai lệch thời hạn giao hàng mà tỷ giá hối đoái biến động xấu hoặc hàng về dồn dập thì sẽ bị hạ giá hoặc doanh nghiệp sẽ bị lỗ vốn. - Sau khi cân nhắc các nội dung trên và các vấn đề có liên quan, tiến hành ký hợp đồng phải thật chặt chẽ về từng điều khoản. - Thận trọng với điều khoản về vận chuyển. Nhất là khi người bán nhận được quyền thuê tàu thì họ thường thuê tàu cũ cho cước rẻ. Dù người mua không thua thiệt lớn nếu hợp đồng chặt chẽ, cũng có thể gặp phiền phức, chí ít cũng ảnh hưởng về thời gian và chất lượng hàng hóa. Từ đó lại phải tranh chấp hoặc tranh tụng. - Bảo đảm yêu cầu ngoại ngữ, nhất là tiếng anh kinh tế trong ngôn ngữ hợp đồng. Bởi vì tiếng Anh có thể là tiếng Anh của người Anh, người Mỹ, tiếng Anh của người Hồng Kông… Bảo đảm chính xác ngôn ngữ trong hợp đồng sẽ hạn chế sự tranh chấp và khi phải gia trọng tài hay phải ra toà án cũng sẽ rễ dàng hơn. - Với các doanh nghiệp lớn, thường xuyên có các thương vụ lớn, nên có một luật sư kinh tế làm cố vấn. Bởi vì luật quốc tế và luật các nước rất đa dạng, luật ở Việt Nam chưa đủ và chưa thật sự ổn định (như luật thuế …) thường hay bổ xung, sửa đổi. Không năm chắc luật không thể ký kết được những hợp đồng chặt chẽ và có hiệu quả qua đó độ dủi do rất cao. - Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng thì vấn đề luật áp dụng trong hợp đồng cần được ghi một cách rõ ràng để tránh tình trạng khó xác định được luật quốc gia và điều chỉnh các quan hệ hợp đồng và thuận lợi khi xảy ra trường hợp tranh chấp. - Về phía Nhà nước. Nhà nước ta cần sớm phê chuẩn một số công ước quốc tế, đặc biệt là công ước Viên năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế nhằm tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam, giúp họ có cơ sở pháp lý để đàm phán ký kết hợp đồng trong quan hệ thương mại với các nước thành viên của công ước, qua đó tránh được các rủi ro không đáng có cho các bên Việt Nam khi phải quy định trong hợp đồng được áp dụng luật của các nước khác trong khi hệ thống luật của nước ta chưa đầy đủ, đồng bộ. KẾT LUẬN Vấn đề nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế đặc biệt là việc ký kết các hợp đồng XNK có ý nghĩa vô cùng quan trọng không những đối với hoạt động sản xuất kinh doanh XNK của các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay mà còn rất cần thiết phải trang bị những kiến thức này cho những sinh viên khối kinh tế đặc biệt là những sinh viên sắp tốt nghiệp. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh XNK Việt Nam, trong những năm qua công tác ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương đã được chú trọng nhiều hơn trước, đã đưa ra được nhiều giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của việc ký kết hợp đồng XNK, tạo ra sự chắc chắn về mặt pháp lý, hạn chế những mặt rủi ro về mặt tài chính và những tác động xấu do hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, những kết quả này vẫn chưa phải là tốt nhất và nhìn một cách tổng thể thì công tác này của doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều yếu kém và bất cập. Nghiên cứu các vấn đề pháp lý và nghệ thuật ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập xuất nhập khẩu thì các doanh nghiệp mới có kiến thức pháp lý vững vàng để tham gia vào kinh thương mại quốc tế, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bản thân doanh nghiệp nói riêng và quốc gia nói chung. Từ đó rút ra những kinh nghiệm quý báu góp phần tăng hiệu quả xuất nhập khẩu. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 81 Mẫu văn bản hợp đồng trong quản lý, giao dịch, kinh doanh 2. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh 3. Thuật chinh phục khách hàng - "Khuôn vàng thước ngọc" cho các nhà doanh nghiệp 4. Tạp chí Thương mại 5. Giáo trình ngoại thương 6. Bí quyết để có những hợp đồng ._.