Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-Xã hội

công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội như sau: Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội. Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương. 2. Yêu cầu Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a. Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. b. Chính xác - Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định. - Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản... c. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,... d. Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. 3. Vị trí Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. 4. Ý nghĩa - Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: - giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. - đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. - tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. II. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ được bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật. Trên thực tế, người cán bộ văn thư các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu về phẩm chất chính trị - Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác 1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là: - Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thư đang công tác. - Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào. - Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình. - Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên. 2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ. Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ. 3. Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu dưới đây: 3.1. Tính bí mật Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể: - Có sự kín đáo. - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác. - Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Đảng, bí mật của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 3.2. Tính tỉ mỉ Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung: - Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v... - Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh. 3.3. Tính thận trọng Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm. 3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc. Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình cán bộ văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư. 3.5. Độ tin cậy Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư. Phần lớn lãnh đạo đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy, cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để lãnh đạo có thể yên tâm làm việc. Mặt khác, người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư. 3.6. Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quy định về quản lý và sử dụng con dấu, v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hoặc làm trái quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định. 3.7. Tính tế nhị Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc. Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chức Đảng. Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc. III. Quản lý nhà nước về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư - Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; - Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư. 2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư 2.1. Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung cụ thể gồm: - Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư áp dụng trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền; - Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. - Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi địa phương mình. - Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình. 2.2. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội - Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ phận (phòng) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư. - Nhiệm vụ của văn thư cơ quan: + Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến. + Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. + Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành. + Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản. + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. + Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu. + Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức. + Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. + Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm. IV. Nội dung công tác văn thư: Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoạt động theo nhiệm kỳ nên trong từng phần việc có đặc thù riêng (sẽ được trình bày cụ thể ở các chương sau) 1. Soạn thảo và ban hành văn bản 1.1. Thể thức văn bản: - Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng. - Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương Đoàn. 1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản - Soạn thảo văn bản + Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, + Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập và xử lý thông tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo; - Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo; - Đánh máy, nhân bản văn bản; - Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; - Ký văn bản. - Ban hành văn bản. 2. Quản lý văn bản: 2.1. Quản lý văn bản đến - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; - Trình, chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 2.2. Quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; - Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn bản đi; - Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi; - Lưu văn bản đi. 3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 3.1. Lập hồ sơ hiện hành - Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành. - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ. 3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; - Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. V. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia. 1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản; - Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến, văn bản nội bộ; - Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố; - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản. 2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội - Gửi nhận văn bản; - Thư tín điện tử; - Quản lý văn bản đi; - Quản lý văn bản đến; - Quản lý đơn thư khiếu tố... VI. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp khác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để cho công việc thực hiện được thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 1. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết thuộc về lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Để thực hiện được nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức; có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình. Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc. 2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau: - Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về những công việc quan trọng. - Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành. - Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành. - Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi. - Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách. - Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình. 3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Tất cả cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là: + Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội + Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. + Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định. + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản. + Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến + Nhận văn bản đến. + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến. + Trình văn bản đến. + Đăng ký văn bản đến. + Chuyển giao văn bản đến. + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến. 4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi + Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi. + Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi. + Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu. + Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường. + Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản. 4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục. + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. + Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành. 4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu + Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh) + Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 4.5. Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối với một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước... CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội? 2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 3. Nội dung công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 4. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? CHƯƠNG 4 VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI A. THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG I- Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng 1. Văn bản của Đảng Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương. 2. Thể loại văn bản của Đảng Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản của Đảng. 3. Hệ thống văn bản của Đảng Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản của Đảng được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở. II- Hệ thống văn bản của Đảng 1. Cương lĩnh chính trị Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định. 2. Điều lệ Đảng Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng. 3. Chiến lược Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định. 4. Nghị quyết Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. 5. Quyết định Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 6. Chỉ thị Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp...gười thay mặt đoàn chủ tịch đại hội. Ví dụ: T/M ĐOÀN THƯ KÝ (ký) Họ và tên T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký) Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí Lê Văn H. T/M TỈNH ỦY (hoặc HUYỆN ỦY, ĐẢNG ỦY) (ghi rõ chức vụ + ký và đóng dấu cấp ủy) Họ và tên * Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị: ** Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng. Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ và tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ + ký và đóng dấu cấp ủy hoặc dấu tổ chức, cơ quan đảng) Họ và tên ** Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ hoặc thủ trưởng cơ quan xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị. Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ và tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ + ký) Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí......... T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc T/L TRƯỞNG BAN) (chánh hoặc phó chánh văn phòng ký và đóng dấu cấp ủy hoặc cơ quan đảng) Họ và tên - Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... của cấp ủy, của cơ quan đảng hoạt động có thời hạn. + Về thể thức đề ký văn bản: Thể thức đề ký văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... ghi cả chức vụ được bầu hoặc chức vụ được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... Ví dụ: PHÓ BÍ THƯ kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (Chữ ký) Họ và tên TRƯỞNG BAN kiêm CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (Chữ ký) Họ và tên Trường hợp cần làm rõ chức danh được bổ nhiệm (ví dụ: Trưởng ban Dân vận) và chức danh kiêm nhiệm (ví dụ: Phó trưởng ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở) thì thể thức đề ký trình bày như sau: Ví dụ: Trưởng ban Dân vận kiêm chức Phó trưởng ban Chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở TRƯỞNG BAN DÂN VẬN kiêm PHÓ TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO (Chữ ký) Họ và tên + Về sử dụng con dấu: * Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... thành lập nhưng không có con dấu riêng thì trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy định về sử dụng con dấu của cấp ủy, cơ quan có thẩm quyền thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đó. * Đối với các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đã thành lập nhưng chưa có quy định về sử dụng con dấu thì phải có quy định bổ sung về việc sử dụng con dấu. Nếu các đồng chí lãnh đạo ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... là thường trực cấp uỷ hoặc lãnh đạo cơ quan ký văn bản thì được sử dụng con dấu của cấp uỷ hoặc cơ quan. Các trường hợp khác, sử dụng con dấu của cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đó h. Nơi nhận - Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, v. v... và để lưu. Cần ghi rõ mục đích gửi văn bản đối với từng nơi nhận. Vị trí trình bày: Đối với văn bản có tên gọi nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1). Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý dưới "tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi..." và "Đồng kính gửi..." (nếu có) phía trên phần nội dung văn bản (ô số 8a - mẫu 1) và còn được ghi vào góc trái dưới phần nội dung văn bản (nếu gửi nhiều nơi). Tác dụng: Nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp cho văn thư tính đủ số lượng bản cần đánh máy hoặc in và gửi văn bản đến nơi nhận chính xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ văn bản phát hành. Thông qua mục đích gửi văn bản giúp cho nơi nhận biết được trách nhiệm của mình đối với văn bản. Văn bản của các cơ quan trực thuộc Đảng và Nhà nước dùng con dấu cơ quan nhà nước thì thể thức văn bản trình bày theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung Tùy theo nội dung và tính chất của từng văn bản cụ thể, người ký văn bản ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây: a. Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật (C), tối mật (B) và tuyệt mật (A). Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - mẫu 1). Tác dụng: Dấu chỉ độ mật là dấu hiệu chỉ rõ tính chất mật của văn bản nhằm bảo vệ bí mật cho tài liệu, quá trình soạn thảo, ban hành, phát hành, xử lý văn bản, sử dụng, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu. b. Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc. Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10 - mẫu 1). Tác dụng: Bảo đảm xử lý văn bản kịp thời, không chậm trễ về thời gian. c. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị - Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "thu hồi", "xong hội nghị trả lại", "xem xong trả lại", "không phổ biến", "lưu hành nội bộ" v.v.... Vị trí trình bày: Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm của văn bản (ô số 11 - mẫu 1). Các văn bản nếu có quy định không được phổ biến hoặc phạm vi sử dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng thì thường được ghi rõ "Không đăng báo, đài" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản. Tác dụng: Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng giúp cho người xử lý văn bản biết giới hạn sử dụng văn bản đó; giúp cơ quan phát hành thu hồi đủ các văn bản cần thu hồi. - Đối với các văn bản được các cơ quan tham mưu, giúp việc dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng, đủ chỉ dẫn về dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và "dự thảo lần thứ". Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về dự thảo được trình bày phía trên dấu chỉ mức độ mật (ô số 12b - mẫu 1); văn bản giao cho cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản. Tác dụng: Chỉ dẫn về dự thảo tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dõi, sửa chữa bản thảo, thuận tiện cho việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu... - Các văn bản của các cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị thì đóng dấu hoặc đánh máy rõ chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị ngày " Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị được trình bày phía dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 12a - mẫu 1). Tác dụng: Giúp cho các đại biểu nhận biết tài liệu hội nghị và cơ quan chuẩn bị văn bản, tạo điều kiện thuận tiện cho việc thu thập đúng, đủ tài liệu để lập hồ sơ hội nghị, xác định giá trị tài liệu. - Ký hiệu chỉ tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành. Vị trí trình bày: Văn bản 1 trang được trình bày tại lề trái chân trang. Văn bản nhiều trang được trình bày tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng. Tác dụng: để biết người đánh máy, tên tệp lưu trong máy tính và số lượng bản phát hành, thuận tiện cho việc sửa chữa, in ấn văn bản và quản lý được số lượng bản phát hành, trong trường hợp cần thiết có thể quy trách nhiệm. Phụ lục 1: Mẫu số 1 - Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng Phụ lục 1: Mẫu số 1 - Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng 12a 35 mm ¬25mm® 15 mm 2 1 3 4 5b 11 12b 9 5a 10 8a 6 7a 8b 7b 7c ¬25 mm® Ghi chú : 1. Tiêu đề 2. Tên cơ quan ban hành văn bản 3. Số và ký hiệu 4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản 5b. Trích yếu nội dung công văn 6. Nội dung văn bản (có thể có nhiều trang) 7a. Thể thức đề ký, chức vụ người ký 7b. Chữ ký 7c. Họ tên người ký 8a. Nơi nhận công văn 8b. Nơi nhận văn bản 9. Dấu chỉ mức độ mật 10. Dấu chỉ mức độ khẩn 11. Dấu chỉ phạm vi phổ biến 12a. Dấu chỉ tài liệu hội nghị 12b. Dấu chỉ dự thảo 3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao a. Các loại bản sao Có 3 loại bản sao: - Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành. - Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện. - Bản sao lục: là bản sao lại toàn văn bản từ bản sao y bản chính. b- Các hình thức sao - Sao thông thường: là sao lại bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung văn bản. - Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy FAX hoặc các thiết bị chụp ảnh khác. c. Cách trình bày các thành phần thể thức bản sao - Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường: Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao. Vị trí trình bày: Các thành phần thể thức bản sao được trình bày dưới đường phân cách với nội dung được sao (đường 13 - mẫu 2) như sau: + Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở góc trái trên cùng của thể thức sao, dưới đường phân cách. (ô số 14 - mẫu 2) + Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh chung một hệ thống số theo nhiệm kỳ cấp ủy. Ký hiệu bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Văn bản của tỉnh ủy sao ghi ký hiệu BS/TU; văn bản của văn phòng sao ghi ký hiệu BS/VP. Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2). + Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải của thể thức sao dưới đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2). + Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc vào loại bản sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục để ghi chính xác chỉ dẫn loại bản sao như: "Sao y bản chính", " Trích sao từ bản chính số, ngày của" hoặc "Sao lục". Các chỉ dẫn bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 17 - mẫu 2) bằng chữ thường, đậm, nghiêng. + Họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 18 - mẫu 2). + Nơi nhận văn bản sao nếu cần thiết có thể ghi mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v... Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 19 - mẫu 2). Tác dụng: Các thành phần thể thức bản sao giúp cho các cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ các thành phần thể thức bản sao nhằm giữ nguyên giá trị văn bản và tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn bản sao. - Văn bản sao nhiều lần: Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai. - Văn bản sao bằng hình thức photocopy: + Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao. + Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính. + Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. Phụ lục 2 Mẫu số 2 - Vị trí các thành phần thể thức bản sao 6 8b 7a 7b 7c 13 14 16 15 17 19 18 Ghi chú : 13. Đường phân giới giữa văn bản sao với thể thức sao 14. Tên cơ quan sao 15. Số và ký hiệu sao 16. Ghi chỉ dẫn loại bản sao 17. Địa điểm và ngày, tháng, năm sao 18. Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký và dấu cơ quan sao 19. Nơi nhận bản sao. 4- Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau: a. Văn bản của Đảng được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2 mm. b. Vùng trình bày văn bản của Đảng như sau: - Mặt trước: + Cách mép trên trang giấy : 25 mm + Cách mép dưới trang giấy : 25 mm + Cách mép trái trang giấy : 35 mm + Cách mép phải trang giấy : 15 mm - Mặt sau (nếu in 2 mặt): + Cách mép trên trang giấy : 25 mm + Cách mép dưới trang giấy : 25 mm + Cách mép trái trang giấy : 15 mm + Cách mép phải trang giấy : 35 mm c. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ảrập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ của trang văn bản (bát chữ). d. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã. đ. Đối với các cơ quan có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (bộ mã TCVN 6909:2001) theo mẫu 3. Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này. Tóm lại: Văn bản của Đảng là phương tiện, công cụ chủ yếu, phổ biến để thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, để tổ chức các mối liên hệ thống nhất trong Đảng từ Trung ương đến cơ sở. Văn bản của Đảng còn là một trong những phương tiện tin cậy để thiết lập và củng cố quan hệ đối ngoại với các đảng, các nước khác v.v... Các cơ quan lãnh đạo của Đảng dùng văn bản để chuyển tải nội dung và phương pháp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, vận động, thuyết phục, v.v... của Đảng, tạo thành mối quan hệ bền chắc giữa Đảng với dân, giữa trung ương với địa phương, giữa cơ quan Đảng với các cấp, các ngành. Văn bản của Đảng còn là căn cứ tin cậy cho công tác kiểm tra việc thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng. Văn bản của Đảng là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn của Đảng. Thể loại văn bản, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng luôn có mối quan hệ gắn bó trong việc ban hành văn bản hoàn chỉnh. Nếu chọn thể loại văn bản không phù hợp với chức năng thì tác dụng văn bản đó không cao. Nếu ban hành văn bản sai thẩm quyền thì văn bản đó không có giá trị pháp lý thậm chí có trường hợp phản tác dụng. Nếu văn bản ban hành không đủ các thành phần thể thức, trình bày các thành phần đó không đúng vị trí thì giá trị thực tiễn không cao, gây nhiều khó khăn cho công tác văn thư và công tác lưu trữ. D. Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội Các tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo, được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở. Thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội Các tổ chức chính trị-xã hội gồm: Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương Đoàn. thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (HLHPN) thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội LHPN Việt Nam. (Chi tiết xin xem trong phần phụ lục kèm theo của giáo trình từ trang đến trang ). CHƯƠNG 5 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI I. Quản lý văn bản 1. Khái niệm, yêu cầu Hàng ngày, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong khi giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề có liên quan đến việc quản lý công văn, giấy tờ của cơ quan, tổ chức gửi đi và nhận được. Giải quyết tốt vấn đề này có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức, đồng thời qua đó góp phần vàp việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện công việc được giao. 1.1. Khái niệm - Văn bản đến là toàn bộ các văn bản, tài liệu từ các cơ quan bên ngoài gửi đến các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội qua đường bưu điện hay những tài liệu do cá nhân trực tiếp mang từ hội nghị về hoặc gửi trực tiếp, được gọi chung là văn bản đến. Như vậy, về nội dung, thể loại và tác giả văn bản đến đều rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan, tổ chức đảng hay tổ chức chính trị xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận các loại văn bản từ cấp trên mang tính chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ, giao kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc. Đồng thời cũng nhận được những văn bản từ các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc đồng cấp gửi đến. Văn bản đến còn phải kể đến những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan, tổ chức cần xem xét, xử lý và giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là hết sức phong phú cần phải tổ chức quản lý và giải quyết triệt để. Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành tạo nên một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, quản lý của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý, giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ, bởi lẽ hiệu quả công việc quản lý, điều hành ở từng các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá thông tin ở trong các văn bản có kịp thời, triệt để hay không. - Văn bản đi là toàn bộ các văn bản, tài liệu do các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội làm ra để chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Văn bản đi là những văn bản do Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành như: Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, quy chế, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi; Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành như: Chiến lược, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, thông tri, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo. Văn bản đi là những văn bản do các cơ quan lãnh đạo Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội các cấp ban hành như: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông tri, hướng dẫn, báo cáo. Văn bản đi của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội các cấp gồm các thể loại văn bản như: kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản và các loại giấy tờ hành chính như: giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi. - Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản, tài liệu do các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và trao đổi công việc, là phương tiện giao dịch chính thức giữa các đơn vị vì nó bảo đảm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Hiện nay các loại văn bản nội bộ thường có như: quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, bản sao văn bản. Yêu cầu khi giải quyết văn bản nội bộ: Tất cả văn bản nội bộ đều phải được xử lý kịp thời về mặt thời gian, đúng thủ tục, đúng quy định của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như quy chế cụ thể của cơ quan, tổ chức. - Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 1.2. Yêu cầu - Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. - Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản an toàn và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. - Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đúng thời hạn. 2. Quản lý văn bản đến Xem: Quy định 403-QĐ/VPTW ngày 22 tháng 10 năm 1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, đặc khu ủy; Quy định số 667-QĐ/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1986 của Văn phòng trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành trung ương và cơ quan Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. 2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội từ bất kỳ nguồn nào (bưu điện, trực tiếp, mạng...) đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Đối với văn bản đến gửi kèm theo phiếu gửi, sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi để trả lại cơ quan gửi văn bản. Khi mở bì văn bản phải cẩn thận, tránh để sót hoặc rách văn bản, đối chiếu số ký hiệu trên văn bản với số ký hiệu ghi ngoài bì, nếu có sự nhầm lẫn cần báo cáo với đồng chí phụ trách bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trường hợp cần thiết phải lập biên bản. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. Văn thư cần giữ lại bì để chuyển kèm văn bản đến đối với các trường hợp sau đây: số ký hiệu văn bản, độ mật, độ khẩn ghi trên bì không thống nhất với văn bản, văn bản có ngày gửi và ngày nhận cách nhau quá xa, văn bản hỏa tốc có hẹn giờ, thư từ nước ngoài gửi đến, đơn thư của cán bộ, nhân dân gửi đến. Văn thư được trả lại nơi gửi những văn bản đến không đúng thể thức, như thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, quá mờ, nhàu nát... 2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến - Đóng dấu đến Mỗi văn bản giấy gửi đến cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đều phải đóng dấu đến. Dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. Trường hợp văn thư không được bóc bì thì đóng dấu đến vào góc trái trên cùng của bì. Sau khi đóng dấu đến, văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung trên dấu đến. (Mẫu dấu đến - phụ lục số 5). Phụ lục số 5 MẪU DẤU ĐẾN (1) VĂN BẢN ĐẾN Số: . . .(2) Ngày: . . .(3) Chuyển: . . .(4) Lưu hồ sơ số: . .. (5) (kích thước 3cm x 5cm) Cách ghi: 1 tên cơ quan nhận văn bản đến 2 số thứ tự của văn bản đến 3 ngày tháng năm cơ quan nhận được và đăng ký văn bản đến 4 tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến 5 số và ký hiệu của hồ sơ mà văn bản được lập trong danh mục hồ sơ của cơ quan - Đăng ký văn bản đến Tất cả các văn bản, tài liệu, đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi đến các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đều phải được tập trung ở văn thư để đăng ký. Việc đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Có hai hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Mỗi cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội tuỳ theo số lượng văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức mình trong một năm nhiều hay ít mà sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp. Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. Văn bản mật đến cần mở sổ đăng ký riêng, đơn thư khiếu nại, tố cáo mở sổ đăng ký riêng. Ví dụ: Đối với văn bản gửi đến tỉnh ủy, thành ủy trong một năm, cán bộ văn thư văn phòng tỉnh ủy, thành ủy có thể mở 3 sổ đăng ký văn bản đến; cách phân chia sổ như sau: 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan Trung ương và tỉnh bạn gửi đến; 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan chính quyền, đoàn thể trong tỉnh gửi đến, 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng trong tỉnh gửi đến. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc tỉnh ủy, thành uỷ mỗi năm sử dụng 1 sổ đăng ký văn bản đến. Đối với mỗi tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh mỗi năm sử dụng 2 sổ để đăng ký văn bản đến, trong đó 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan Trung ương gửi đến, 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trong tỉnh gửi đến. (Mẫu sổ đăng ký văn bản đến - phụ lục số 6). Phụ lục số 6 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Ngày tháng năm Số đến Tác giả văn bản Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng năm văn bản Trích yếu nội dung văn bản Số trang Đơn vị, cá nhân nhận văn bản Lưu hồ sơ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (kích thước 190mm x 270mm) Cách ghi: Cột 1 ngày tháng năm nhận văn bản đến Cột 2 số thứ tự của văn bản đến theo từng sổ trong một năm, bắt đầu từ số 01 Cột 3 cơ quan ban hành văn bản đến Cột 4 số và ký hiệu văn bản đến Cột 5 ngày tháng năm văn bản đến Cột 6 tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đến Cột 7 số trang của văn bản đến Cột 8 đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến để giải quyết Cột 9 số và ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan Cột 10 những điều cần thiết khác, như mức độ khẩn... Sổ đăng ký văn bản đến phải đăng ký đúng, đầy đủ các cột mục trong sổ, chữ viết rõ ràng, trình bày sạch đẹp. Sổ đăng ký văn bản đến cần in sẵn, theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng; trước khi sử dụng phải được đồng chí Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng phụ trách ký và đóng dấu cơ quan vào trang đầu. + Đăng ký văn bản đến bằng máy tính: Hiện nay, cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thống nhất sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. Số văn bản đến được đánh theo năm (mỗi văn bản đến một số). Hết tháng (hoặc hết quý, năm) in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. Cần lưu dữ liệu đăng ký văn bản đến ít nhất một nhiệm kỳ để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính. 2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến - Trình xin ý kiến phân phối: Tất cả văn bản đến sau khi đăng ký, văn thư cơ quan phải kịp thời trình xin ý kiến người có trách nhiệm (chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng) để quyết định phân phối. Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối của lãnh đạo phải được chuyển ngay đến cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Nếu đăng ký văn bản đến bằng sổ, văn thư vào tiếp cột “người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến rồi làm thủ tục chuyển giao. - Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng. (Mẫu sổ chuyển văn bản đến - phụ lục số 7). Phụ lục số 7 MẪU SỔ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN Ngày tháng năm Số đến Đơn vị, người nhận văn bản đến Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 (kích thước 190mm x 270mm) Cách ghi: 1. ngày tháng năm chuyển văn bản đến 2. số thứ tự của văn bản đến theo sổ đăng ký văn bản đến 3. đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến để giải quyết 4. đại diện đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến ký nhận 5. ghi những điều cần thiết như văn bản được chuyển tiếp giải quyết, giờ chuyển văn bản... Các văn bản, tài liệu cần luân chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác, từ cá nhân này sang cá nhân khác hoặc chuyển ra ngoài cơ quan đều phải làm thủ tục chuyển tiếp ở văn thư cơ quan. Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ việc luân chuyển văn bản đến. 2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Giải quyết văn bản đến Việc giải quyết văn bản đến cần được tổ chức tốt, đảm bảo chính xác và kịp thời; văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo quy định của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội . - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội kiểm tra và tổng hợp giải quyết văn bản đến. Phụ trách các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra giải quyết văn bản ở đơn vị mình. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản, nhắc nhở các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn. Văn thư cần lập sổ theo dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết. (Mẫu sổ theo dõi văn bản đến phụ lục số 8). Phụ lục số 8 MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Số TT Ngày tháng năm đăng ký theo dõi Số và ký hiệu văn bản đến Ngày, tháng năm văn bản đến Nơi gửi văn bản đến Nội dung giải quyết văn bản đến Nơi xin ý kiến Thời hạn hoàn thành Kết quả giải quyết Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (kích thước 190mm x 270mm) Cách ghi: 1. số thứ tự văn bản đến cần theo dõi trong một năm 2. ngày tháng năm đăng ký theo dõi 3. số và ký hiệu văn bản đến cần theo dõi 4. ngày tháng năm văn bản đến 5. cơ quan ban hành văn bản đến 6. tóm tắt nội dung cần giải quyết 7. đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến 8. ngày tháng năm hoàn thành giải quyết văn bản đến 9. kết quả giải quyết văn bản đến 10. những điều cần thiết khác 3. Tổ c... gửi đến. Nội dung tài liệu, văn kiện đó khác nhau: có loại để chỉ đạo, có loại để thực hiện, có loại để biết, có loại để tham khảo,Vì vậy, phải lựa chọn những tài liệu, văn kiện phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng để lập hồ sơ. Những tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng, những tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo không cần lập hồ sơ. 2.2. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ, hoàn chỉnh Để hồ sơ phản ánh đầy đủ về một vấn đề, một sự việc, một con người hoặc về một tác giả, một loại tài liệu, khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu. Sau khi thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu cần lựa chọn cách sắp xếp để bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh chặt chẽ quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc về một vấn đề, một sự việc, một con người hoặc một thể loại văn bản do cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành trong một tháng, một năm, một nhiệm kỳ hay tài liệu của một tác giả gửi đến trong một năm. 2.3. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng có những giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài, loại có giá trị tạm thời. Khi lập hồ sơ phải biết lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ; những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét huỷ. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau phải chọn bản chính để lưu giữ; nếu không có bản chính thì lưu giữ bản sao có giá trị như bản chính. 3. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và do cán bộ viên chức hoặc cán bộ văn thư lập. Nếu công tác lập hồ sơ hiện hành trong một cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội được thực hiện tốt sẽ có tác dụng sau đây: 3.1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên Trong một cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nói chung. 3.2. Giúp cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội quản lý tài liệu được chặt chẽ Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, tổ chức mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ. Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì trong quá trình giải quyết, người đó phải lập hồ sơ. 4. Trách nhiệm lập hồ sơ - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chính các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiệm vụ: tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình. - Lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ của đơn vị mình. - Mỗi cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó. 5. Tổ chức lập hồ sơ 5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ 5.1.1. Khái niệm Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ của một cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định. 5.1.2. Tác dụng - Danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện; giúp cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội lập hồ sơ đúng, đầy đủ, chính xác; - Là căn cứ để cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn; giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nắm được công việc của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và công việc của từng cán bộ, chuyên viên. - Nêu cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. 5.1.3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ * Các căn cứ để xây dựng danh mục hồ sơ: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và công việc của từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên; - Lề lối làm việc, chế độ hội họp, báo cáo và tổ chức văn thư của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; - Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoặc danh mục hồ sơ của năm (nhiệm kỳ) trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; - Các đặc trưng lập hồ sơ. * Nội dung các bước xây dựng danh mục hồ sơ: - Bước 1: xây dựng bố cục bảng kê danh mục hồ sơ. Thông thường có 2 cách xây dựng bố cục bảng kê danh mục hồ sơ là theo cơ cấu tổ chức hoặc theo vấn đề. + Theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức Đảng: là căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; sau đó sắp xếp thứ tự các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo tầm quan trọng của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. + Theo vấn đề: là căn cứ vào hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội để phân chia ra các vấn đề, các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Bước 2: dự kiến tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ và đơn vị, người chịu trách nhiệm lập hồ sơ. * Cách xây dựng danh mục hồ sơ: có hai cách - Cách thứ nhất: cán bộ văn thư, lưu trữ dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, sau đó gửi xin ý kiến cán bộ phụ trách và cán bộ, chuyên viên của các đơn vị đó. Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp ý kiến góp ý, bổ sung, chỉnh lý, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội xét duyệt và ký ban hành. Ưu điểm của cách làm này là đảm bảo nhanh về thời gian. Nhược điểm của cách làm này là gặp nhiều khó khăn vì đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm được chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, của từng cán bộ, chuyên viên thì mới xây dựng danh mục hồ sơ chính xác. - Cách thứ hai: từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao và chương trình công tác của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong năm hoặc trong nhiệm kỳ dự kiến những hồ sơ cần lập, gửi cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị (bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trình lãnh đạo xét duyệt và ký ban hành. Ưu điểm của cách làm này là danh mục hồ sơ lập được đầy đủ, chính xác. Nhược điểm của cách làm này là thời gian xây dựng danh mục hồ sơ thường kéo dài. Muốn ban hành danh mục hồ sơ đúng thời hạn đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải chủ động hướng dẫn phương pháp lập danh mục hồ sơ cho các đơn vị; lãnh đạo các đơn vị cần có kế hoạch cụ thể, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, chuyên viên trong việc dự kiến danh mục hồ sơ; lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở các đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ. - Một số điểm cần chú ý khi xây dựng danh mục hồ sơ + Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội căn cứ vào tình hình thực tế mà vận dụng cách xây dựng danh mục hồ sơ cho phù hợp; + Danh mục hồ sơ mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ thường làm một lần vào tháng cuối năm hoặc cuối nhiệm kỳ để sử dụng cho năm sau, nhiệm kỳ sau. Đối với những cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có tổ chức bộ máy ít thay đổi hoặc chức năng, nhiệm vụ ổn định thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau hoặc nhiệm kỳ sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình công tác mới và tiếp tục sử dụng. (Mẫu danh mục hồ sơ - phụ lục số 14) Phụ lục số 14 THÀNH ỦY HÀ NỘI ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM BAN TỔ CHỨC * DANH MỤC HỒ SƠ năm 2008 STT Số và KH hồ sơ Tên hồ sơ THBQ Người lập Ghi chú 1 2 3 4 5 6 1. 01 - VP I. Văn phòng 02 - VP 03 - VP II. Bộ phận quản lý cán bộ 01 - CB 02 - CB 03 - CB III. Bộ phận quản lý đảng viên Trong danh mục hồ sơ này có: ...... (...... bằng chữ.....) hồ sơ. Gồm: ..... (..... bằng chữ...... ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn. và ........( ...... bằng chữ ...... ) hồ sơ bảo quản có thời hạn. Ngày tháng năm Ngày tháng năm Phụ trách cơ quan Người lập danh mục hồ sơ Phê duyệt Ký Ký + đóng dấu Họ và tên Hướng dẫn cách ghi Cột 1 - Ghi số thứ tự của hồ sơ cho cả danh mục. Cột 2 - Ghi số và ký hiệu hồ sơ: + Số: là số thứ tự của hồ sơ trong từng đơn vị tổ chức + Ký hiệu: là chữ viết tắt tên đơn vị có hồ sơ. Cột 3 - Ghi tên đơn vị và tên hồ sơ (cần ghi đầy đủ các thành phần: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian). Cột 4 - Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (xem bài đánh giá và bảng thời hạn bảo quản đã ban hành kèm công văn 1203 - VPTW ngày 5-6-1985 của Văn phòng Trung ương). Cột 5 - Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ. Cột 6 - Ghi những điều cần thiết: bổ sung,không hình thành hồ sơ hoặc chuyển sang năm sau... 5.1.4. Cách sử dụng danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ đã được lãnh đạo phê duyệt cần sao thành nhiều bản và gửi cho các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính mỗi người giữ một bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ. Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi và lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm, đồng thời để ghi mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào văn bản đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký văn bản đi, đến hoặc trường “lưu hồ sơ” trong các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm (nhiệm kỳ) mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị; làm cơ sở hướng dẫn cán bộ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ cơ quan; lập hồ sơ những công việc thuộc trách nhiệm. Cán bộ, chuyên viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình phải lập những hồ sơ gì để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số, ký hiệu hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ đó. - Một số điểm cần chú ý khi sử dụng danh mục hồ sơ: + Danh mục hồ sơ là bản dự kiến các hồ sơ cần lập trước nên có thể xảy ra trường hợp có những hồ sơ dự kiến chưa thật sát với thực tế. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có hồ sơ mới hình thành thì bổ sung ngay vào danh mục hồ sơ; nếu có hồ sơ đã dự kiến trong danh mục nhưng thực tế công việc không thực hiện, không lập được hồ sơ thì ghi "không hình thành hồ sơ" vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ. + Nếu hết năm (nhiệm kỳ) công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau. 5.2. Lập hồ sơ 5.2.1. Mở hồ sơ - Đối với cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đã xây dựng danh mục hồ sơ cần dựa vào danh mục hồ sơ để hình thành hồ sơ và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ). - Đối với cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào các đặc trưng sau để lập hồ sơ: * Đặc trưng tên loại văn bản: Là tên của thể loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị, thông tri, Những văn bản có cùng tên loại, của cùng một tác giả, trong một khoảng thời gian (một năm hoặc một nhiệm kỳ) lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi ở văn thư. Ví dụ: Chỉ thị của tỉnh ủy Nam Định, năm 2009. * Đặc trưng vấn đề: Những văn bản, tài liệu có tên loại khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nội dung nói về một vấn đề, một sự việc trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ Đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc. Ví dụ: Hồ sơ về việc thực hiện cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh. Năm 2009. * Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Văn bản có tên loại khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu của các cơ quan gửi đến. Ví dụ: Nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn của Đảng ủy Dân chính Đảng tỉnh gửi đến tỉnh ủy Nam Định, năm 2008. * Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác trong một khoảng thời gian nhất định lập một hồ sơ. Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương với Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Trị về việc tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đảng, tháng 8/2009. * Đặc trưng địa dư: Địa dư là các đơn vị hành chính như thành phố, huyện, quận, thị xã, Những tài liệu có tên loại giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập một hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình khảo sát công tác xây dựng Đảng tại các cơ quan, cấp ủy của các quận nội thành Hà Nội, năm 2007. * Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng này thường được kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo về tình hình công tác tháng của Ban Tuyên giáo Thành ủy Hà Nội, năm 2008. * Một số điểm cần chú ý khi vận dụng các đặc trưng để lập hồ sơ: - Khi lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ, biết kết hợp giữa đặc trưng chính với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. - Trong thực tế thường vận dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên loại văn bản, tác giả ban hành văn bản, vấn đề, thời gian để lập hồ sơ. 5.2.2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là nội dung quan trọng trong công tác lập hồ sơ. Có thu thập được đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc hay một người đưa vào hồ sơ thì hồ sơ đó mới hoàn chỉnh, đảm bảo chất lượng và có giá trị phục vụ khai thác, sử dụng. Mỗi cán bộ, chuyên viên cần coi việc thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là một phần trong quá trình giải quyết công việc và phải thu thập kịp thời. Cần chú ý những loại văn bản, tài liệu hay để lẫn sang cơ quan khác như bài phát biểu của các đồng chí lãnh đạo, tham luận của đại biểu dự Đại hội, hội nghị, ảnh, băng ghi âm, ghi hình trong các lễ kỷ niệm hay trong các đợt đi công tác, 5.2.3. Phân chia đơn vị bảo quản - Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các lưu trữ. Một hồ sơ có thể là một đơn vị bảo quản, nếu hồ sơ có nhiều tập thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản. - Cách phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ không nên dày quá 200 trang. Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ vượt quá 200 trang nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung tài liệu, thời gian của tài liệu hoặc giá trị của tài liệu trong hồ sơ mà phân chia cho hợp lý. Ví dụ: * Đối với thể loại văn bản quyết định trong một năm hoặc một nhiệm kỳ (nếu nhiều) nên dựa vào nội dung văn bản để phân chia ra các đơn vị bảo quản sau: - Quyết định về chủ trương công tác; - Quyết định về tổ chức bộ máy; - Quyết định về nhân sự. + Quyết định về tiếp nhận, điều động cán bộ; + Quyết định về kỷ luật cán bộ; + Quyết định về xếp và nâng lương cán bộ; + Quyết định về khen thưởng cán bộ; +. 5.2.4. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản) Khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cần căn cứ vào đặc điểm của hồ sơ (ĐVBQ) mà sử dụng các cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cho hợp lý. Có các cách sắp xếp sau: * Sắp xếp theo số thứ tự văn bản: nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản (nghị quyết hoặc chỉ thị) thì tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi. * Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản: Nếu trong hồ sơ có một loại văn bản (nghị quyết, chỉ thị) của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng năm sớm xếp trước, ngày tháng năm muộn xếp sau. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả. * Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, tài liệu nào giải quyết sau xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề. * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu vì văn bản quá ít nên khi lập hồ sơ phải ghép nhiều thể loại văn bản của một tác giả trong một hồ sơ thì phải sắp xếp thứ tự tầm quan trọng của thể loại văn bản. Trong mỗi loại văn bản, sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản. * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong một hồ sơ gồm tài liệu của nhiều tác giả khác nhau thì tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới; trong từng cơ quan sắp xếp theo tầm quan trọng của loại văn bản; trong từng loại văn bản sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản. * Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu trong hồ sơ có nhiều tên cơ quan (cùng cấp), tên địa phương, tên người thì sắp xếp thứ tự tên cơ quan, địa phương, tên người theo vần chữ cái a, b, c, * Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: - Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc địa chỉ bảo quản phim, ảnh và ký hiệu tra tìm). - Trong hồ sơ, mỗi tài liệu chỉ cần giữ một bản; chọn bản chính, nếu không có bản chính thì giữ bản sao để thay thế. - Các loại văn bản như kế hoạch, chương trình công tác và báo cáo định kỳ sắp xếp theo thời gian mà nội dung tài liệu nói đến. Kế hoạch, chương trình công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu đề cập đến; báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu đề cập đến. 5.2.5. Dự kiến tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ là câu tóm tắt về thành phần, nội dung tài liệu có trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ các yếu tố: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ. 53.2.6. Biên mục hồ sơ * Đánh số trang: Đánh số trang là đánh số thứ tự cho mỗi trang tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ). - Mục đích: Đánh số trang là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ), bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm. - Yêu cầu: Số trang phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm. - Cách đánh số trang: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm. Trường hợp một tờ tài liệu có 2 trang thì trang sau được đánh 1 số cách mép tài liệu ở phía trên, bên trái 1cm hoặc có thể để cách không đánh số nhưng được tính số trang liên tục, ví dụ trang 5, để cách trang 6 không đánh số mà đánh tiếp số cho trang sau là trang 7, - Chú ý khi đánh số trang: + Nếu một trang khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 trang và đánh 2 số, một trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số. + Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì. + Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một trang và đánh một số. + Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ a,b,c (ví dụ: 5, 5a, 5b, 5c...) và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc. Trường hợp đánh số sai, nhảy số đều phải đánh lại. + Nếu trong hồ sơ (ĐVBQ) có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số trang trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách có trang). * Viết mục lục tài liệu: - Mục lục tài liệu là bản kê có hệ thống các tài liệu có trong đơn vị bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng. Mục lục tài liệu được đặt ở đầu hồ sơ (ĐVBQ), ngay sau tờ bìa và đánh số trang riêng. - Mục đích: Viết mục lục tài liệu là nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm. - Yêu cầu: cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng. - Mục lục tài liệu cần in theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu mục lục tài liệu - phụ lục số 15). Phụ lục số 15 MỤC LỤC TÀI LIỆU STT Số, ký hiệu Ngày tháng Tên gọi và trích yếu Tác giả Bản chính Bản sao Trang số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm) Hướng dẫn cách ghi: Cột 1 - Ghi số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản. Cột 2 - Ghi số và ký hiệu của tài liệu. Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của tài liệu. Nếu tài liệu không có ngày, tháng phải xác minh thì cho vào dấu [ ]. Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu của tài liệu. Cột 5 - Ghi tác giả của tài liệu. Nếu tài liệu không có tác giả phải xác minh thì cho vào dấu [ ]. Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu vào cột 6. Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu vào cột 7. Cột 8 - Ghi tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong ĐVBQ. Cột 9 - Ghi những điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách... * Viết tờ chứng từ kết thúc: - Chứng từ kết thúc là tờ để ghi số lượng trang, chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ). Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ). - Mục đích: tờ chứng từ kết thúc dùng để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ), đồng thời theo dõi được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời. - Yêu cầu: phải ghi rõ số trang của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ); khi ghi số trang phải chú ý cộng thêm trang trùng số và trừ đi trang khuyết số; ghi rõ tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (rách, ố, nhàu nát,) và ngày, tháng, năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ, người biên mục ký, họ và tên. - Tờ chứng từ kết thúc cần in theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu tờ chứng từ kết thúc - phụ lục số 16) Phụ lục số 16 CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong hồ sơ có (bằng chữ..) trang tài liệu, được đánh số từ.. đến Có các trang trùng số.... Có các trang khuyết số Tình trạng vật lý của tài liệu . Hà Nội, ngày thángnăm 20 Người lập hồ sơ Người biên mục * Viết bìa hồ sơ: - Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lý và tra tìm. Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, không viết tắt và dùng loại mực tốt. - Bìa hồ sơ cần in sẵn theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu bìa hồ sơ - phụ lục số 17) (Khổ giấy: 330 mm x 540 mm) Phụ lục số 17 ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM ........................(1)................................. ........................(2)................................. HỒ SƠ ......................................................(3).................................................. ...................................................................................................................... Phông số :.....(4)..... Bắt đầu .....(8)........... Mục lục số :....(5)... Kết thúc :....(9)............ ĐVBQ số :.....(6)..... Thời hạn bảo quản Số trang :....(7)......... (10)... Hướng dẫn cách ghi: 1- Ghi tên phông: Ví dụ, Thành uỷ Hà Nội, Ban Tổ chức, Huyện uỷ Đông Anh. 2 - Ghi tên khoá và thời gian. 3 - Ghi tên hồ sơ: Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt. 4 - Ghi số phông trong kho lưu trữ (nếu có nhiều phông). 5 - Ghi số thứ tự của quyển mục lục trong phông (nếu một phông lập nhiều mục lục hồ sơ) - phần này cán bộ lưu trữ ghi. 6 - Ghi số của đơn vị bảo quản trong phông đó theo từng mục lục hồ sơ. 7 - Ghi số lượng trang tài liệu trong đơn vị bảo quản. 8 - Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản. 9 - Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản. 10 - Ghi thời hạn bảo quản. Nếu bìa hồ sơ dùng cho hệ thống các tổ chức chính trị-xã hội thì thay dòng Đảng cộng sản Việt Nam bằng dòng tên tổ chức chính trị-xã hội. Ví dụ Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, II. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên Cuối năm, từng cán bộ, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh lại các hồ sơ mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và kiểm tra việc sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định. - Hệ thống hóa hồ sơ theo danh mục hồ sơ (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đã có danh mục hồ sơ) hoặc hệ thống hóa theo cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chưa có danh mục hồ sơ). - Thống kê các hồ sơ cần nộp lưu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp. 1.2. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm chỉ đạo công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng là sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc. Cụ thể là vào quý I hàng năm nộp lưu toàn bộ các hồ sơ đã kết thúc của năm trước. 3. Thủ tục giao nộp hồ sơ Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng phải lập biên bản. Biên bản kèm theo mục lục hồ sơ của từng đơn vị. Biên bản phải có chữ ký của người giao nộp hồ sơ và người nhận hồ sơ. Biên bản làm thành 3 bản, đơn vị giao nộp hồ sơ giữ một bản, lưu trữ cơ quan, tổ chức Đảng giữ hai bản. (Mẫu biên bản giao nộp hồ sơ – Xem phụ lục số 18 ) Tóm lại: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là khâu quan trọng của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng. Mỗi cán bộ, mỗi cơ quan, tổ chức Đảng cần làm tốt việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện. Phụ lục số 18 VĂN PHÒNG................ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM KHO LƯU TRỮ ........., ngày ... tháng... năm 20 * Số...... -BB/VP BIÊN BẢN Giao nộp tài liệu Đơn vị...................... gồm: 1. Đồng chí............................................ là................................................ 2. Đồng chí............................................ là................................................ và kho lưu trữ gồm: 1. Đồng chí............................................. là............................................... 2. Đồng chí........................................... là................................................. Căn cứ quy định nộp lưu tài liệu, đơn vị......... đã giao nộp vào kho lưu trữ tài liệu năm... (có kèm theo mục lục hồ sơ). Tổng số: ................ (bằng chữ........) ĐVBQ hoặc tập tài liệu. Gồm:........................(bằng chữ............................) ĐVBQ lưu vĩnh viễn................. (bằng chữ.............) ĐVBQ lưu có thời hạn. Biên bản này làm thành 3 bản: 1 bản đơn vị nộp tài liệu giữ, 2 bản kho lưu trữ giữ. Người nhận Người giao (chữ ký) ( chữ ký) Họ và tên Họ và tên Chứng nhận của Kho lưu trữ Chứng nhận của đơn vị giao (chữ ký) (chữ ký) Họ và tên Họ và tên