Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng

sao cho cân đối và phù hợp với năng lực của họ là việc làm rất cần thiết đối với mỗi một doanh nghiệp khi tham gia vào nền kinh tế thị trường. Đứng trước tình hình đó thì các doanh nghiệp phải làm gì để có thể kinh doanh có hiệu quả như một số doanh nghiệp điển hình hiện nay. Là một sinh viên của khoa quản lý doanh nghiệp hiện nay và sẽ là một nhà doanh nghiệp trong tương lai em đã được học cách tổ chức quản lý một doanh nghiệp và em cũng được học tám nguyên tác chung về tổ chức do đó em xin mạnh dạn chọn nguyên tắc 3 làm đề tài cho bài viết của mình. Nội dung của nguyên tấc đó như sau: “Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng ”. Vì giới hạn của đề tài nên em xin phép được chia bài viết của mình làm ba phần : Phần I : Những vấn đề cơ bản về tổ chức. Phần II : Phân tích nội dung và ý nghĩa của nguyên tắc: “Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng”. Phần III : Sự vận dụng trong thực tế của doanh nghiệp. Phần I : Những vấn đề cơ bản về tổ chức Trong bất kỳ một lĩnh vực nào, một ngành nào đó thì việc tổ chức một bộ máy quản lý là hết sức quan trọng bởi nó có tính quyết định nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể.Thực tế cho thấy khoa học về tổ chức và hoạt động có mối liên hệ tác động với nhau đặc biệt muốn quản lý tốt phải tổ chức tốt, muốn nói đến người lãnh đạo giỏi phải nói đến cách tổ chức. Vậy tổ chức là gì ? Khái niệm tổ chức trong lĩnh vực hoạt động xã hội không đơn giản bởi nó mang tính đa nghĩa và bất định vì vậy tuỳ theo bối cảnh, đối tượng và góc độ xem xét mà có thể hiểu theo nghĩa rộng hoạc hẹp với trạng thái tĩnh hay trạng thái động, là tổ chức điều khiển hay tổ chức thực hiện .Tổ chức xã hội hình thành và vận động theo ý chí của con người với hình thức đa dạng cứng hoặc mềm và có mối liên hệ tương tác thường được gọi là liên hệ hữu cơ. Tổ chức quản lý là một dạng tổ chức đIều khiển đối với các hoạt động khác nhau như : Quản lý nhà nước, Quản lý kinh doanh, Quản lý giáo dục… Có rất nhiều định nghia khác nhau về tổ chức song định nghĩa dưới đây được xem là chính xác và sát với khái niệm tổ chức quản lý đó là: “Tổ chức là một cơ cấu( bộ máy hoạc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng được hợp thức hoá trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung” Sở dĩ tổ chức được hiểu như trên bởi tổ chức không xuất hiện tự phát ngẫu nhiên mà nó được hình thành dựa trên một quyết định với mong muốn có chủ định của những người thành lập tổ chức nhằm thực hiện các hoạt động đã đạt tới mục tiêu đã chọn qua sự liên kết chặt chẽ các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hợp thành. Tổ chức được xuất phát từ các nhiệm vụ cần tiến hành để đạt tới mục tiêu đẫ xác định không vì lý do nào khác và đồng thời cũng không phục vụ bất kỳ mục tiêu nào khác.Bên cạnh đó tổ chức còn có sự phân công lao động rành mạch như: mỗi người, mỗi nhóm người phải hoàn thành một khâu, một phần nhiêm vụ và được liên kết với nhau trong cùng một tổng thể chung . Không chỉ có vậy mà tổ chức còn có cấu tạo rất hợp lý: gồm nhiều bộ phận hợp thành và có một cơ cấu điều khiển thống nhất để vận hành cả guồng máy một cách nhịp nhàng và đại diện cho khối thồng nhất đó trong quan hệ với bên ngoài. Trong kinh doanh cần có sự phân biệt giữa tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức lao động. Tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn, các khâu trong cả dây chuyền nhằm thực hiện các chu trình kinh doạnh từ đầu vào đến đầu ra. Tổ chức quản lý là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý điều hành ở từng tổ chức sản xuất và trong cả doanh nghiệp. VD : Hội đồng quản trị, giám đốc, các phòng ban, tổ trưởng tổ sản xuất… Tổ chức lao động là sự phân công bố trí sử dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt được năng suất và hiệu quả cao. Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: Chức năng, cơ cấu và cơ chế vận hành. Mỗi yếu tố của tổ chức mang tính động và có vai trò và tác dụng riêng quyết định nhiều hay ít hiệu lực của tổ chức quản lý. Trong đó chức năng là yếu tố hàng đầu quyết định sự tồn tại của tổ chức. Yếu tố cơ chế ( đặc biệt là các mối quan hệ) quyết định rất nhiều quá trình vận động bình thường của tổ chức nếu không đúng sẽ gây nhiều vướng mắc, rối loạn có thể dẫn đến vô hiệu hoá tổ chức. Tóm lạI, công tác tổ chức là một việc làm hết sức quan trọng đối với mỗi một nhà quản lý và nó là yếu tố tất yếu dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp. Phần II : phân tích nội dung và ý nghĩa của nguyên tắc : “Nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn phảI tương xứng” Trong bối cảnh hội nhập quốc tế diễn ra vừa có cơ hội, vừa có thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp nhà nước nói riêng cần coi trọng yếu tố cạnh tranh không chỉ tại thị trường trong nước mà cả thị trường nước ngoài. Hiện tại nước ta có khoảng hơn 5000 DNNN và các doanh nghiệp này đang sử dụng khoảng 75% tài sản cố định, 50- 70% tổng lương tín dụng ngân hàng trong nước, hơn 70% tổng số vốn vay nước ngoài đóng góp hàng năm khỏang 39% GDP của cả nước vì vậy việc đánh giá khả năng tổ chức của một doanh nghiệp và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp là hết sức quan trọng vì nó có ý nghĩa sống còn đối với sự cạnh tranh quốc gia bởi DNNN được coi là “xương sống” của nền kinh tế do đó việc xác định rõ “Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn tương xứng” là một yếu tố không thể thiếu trong việc tổ chức hoặc thành lập một công ty. Để lý giải cho điều trên thì trước hết chúng ta phải lý giải rõ nhiệm vụ là gì ? 1)Nhiệm vụ xét cho cùng là sự thể chế hoá của chức năng, là công việc phải làm do sự phân công và được ấn định thời gian hoàn thành. Không chỉ thế khi nhệm vụ được giao cho bộ phận hoặc cá nhân nào phải gắn với trách nhiệm mà bộ phận hoặc cá nhân đó phải bảo đảm hoàn thành. Cá nhân đó cần xác định và hiểu rõ mình phải chịu trách nhiệm về mặt nào và đến đâu ? Ai là người chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm trước ai ? Chỉ khi nhận rõ trách nhiệm mỗi người mới tận tâm tận lực, dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Và do đó chỉ giao nhiệm vụ khi xét thấy người thực hiện có đủ khả năng. Có 4 loai trách nhiệm: - Trách nhiệm tập thể Trách nhiệm cá nhân Trách nhiệm liên đới Trách nhiệm cuối cùng Trách nhiệm tập thể được thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể. VD : Chế độ làm việc của hội đồng quản trị, các phòng ban…Trong đó mọi thành viên tham gia quyết định phải cùng chịu trách nhiệm kể cả thiểu số bất đồng tránh trường hợp lấy số đông để áp đảo số ít để giành phần thắng về mình. Trong chế độ thủ trưởng ( hệ thống điều hành) phải xác định trách nhiệm cá nhân của người phụ trách cũng như của người được phân công. Đối với những bộ phận, những người có liên quan cần xác định trách nhiệm liên đới tức là một phần trách nhiệm gián tiếp. Trách nhiệm cuối cùng là sự chia sẻ trách nhiệm chung đói với kết quả thực hiện cuối cùng theo mục tiêu của cả doanh nghiệp chủ yếu nhằm động viên tinh thần và ý thức làm chủ hơn là chịu trách nhiệm cụ thể. Trách nhiệm cụ thể có nghĩa là phải chịu xử lý về hành chính hoặc về pháp lý có trường hợp phải bồi thường thiệt hại đã gây ra. 2) Quyền hạn là một phần quyền lực được giao để có thể thực thi một nhiệm vụ với trách nhiệm phải bảo đảm hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa là sự phân định quyền lực tương xứng với trách nhiệm phải đảm bảo vừa đủ, không thừa, không thiếu và phải rõ ràng. Có như vậy thì cá nhân đó mới phát huy được khả năng của mình. Ngược lại nếu giao quyền hạn không đủ sẽ không thể qui được trách nhiệm hậu quả là cấp trên phải tụ gánh lấy trách nhiệm lẽ ra được san sẻ tạo ra sự tập trung quá mức, hạn chế tính chủ động sáng tạo của cấp dưới do đó dễ sinh tệ quan liêu và lỏng lẻo kỷ cương. Còn nếu giao quá nhiều quyền hạn sẽ tạo cơ hội cho sự lộng quyền, chuyên quyền vì vậy dễ xảy ra các vi phạm vô nguyên tắc mà khó xác định được trách nhiệm. Nhưng còn nguy hiểm hơn là người tổ chức không xác định được rõ quyền hạn của từng cá nhân tạo ra tình trạng không kiểm soát được hành động của cấp dưới dẫn đến những hậu quả: -Hoặc là không hoàn thành được nhiệm vụ, không qui được trchs nhiệm do không sử dụng quyền hạn cần có. - Hoặc là tuỳ tiện lạm dụng quyền lực, lấn sân vào can thiệp vượt cấp Chính vì những điều trên mà một nhà nghiên cứu quản lý đã nhấn mạnh rằng : “Lãnh đạo chính là chỗ phải biết phân định quyền lực” cho nên một nhà quản lý muốn tổ chức tốt, muốn cho việc kinh doanh của mình đạt hiệu quả thì luôn luôn phải xác định được rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân trong công ty và cân đối với khả năng làm việc của họ để từ đó có thể phân công hoặc giao phó cho họ một công việc phù hợp với khả năng tránh để trường hợp người có khả năng thì không phát huy được hết tài năng của mình còn người không có khả năng thì lại giao việc quá cao làm cho họ không thể làm được do đó hiệu quả sản xuất không cao. Tuy nhiên trong thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng xác dịnh được đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn tương xứng cho nên người quản lý cũng luôn phải đặt ra câu hỏi để tự kiểm nghiệm mình : - Đã giao cho cấp dưới đủ quyền hạn cần thiết chưa, còn thiéu quyền hạn gì để họ có thể hoàn thành trách nhiệm ? Có quyền hạn nào giao quá mức không ? - Cấp dưới đã sử dụng đúng quyền hạn được giao chưa ? Những điểm nào quy định chưa đủ rõ ? -Khi thấy cấp dưới vượt quá quyền hạn có kiên quyết xử lý ngăn chặn và khắc phục hậu quả hay không ? -Bản thân mình có ra những quyết định thuộc quyền hạn của cấp dưới mà lẽ ra họ có thể tự quyết định không ? -Bản thân có tự cho phép mình vượt quá quyền hạn được giao hay không ? Nếu một tổ chức luôn đặt ra cho mình những câu hỏi trên để khẳng định xem cách tổ chức của mình đã hợp lý chưa thì chắc rằng họ sẽ thu được kết quả cao trong công tác quản lý và đây là cơ sở để duy trì kỷ cương và để làm tốt công tác cán bộ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tóm lại, tất cả các cương vị trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp nhất định phải được xác dịnh rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ trong tổ chức để làm rõ phạm vi trách nhiệm của từng cán bộ quản lý trong doanh nghiệp. Và mỗi cán bộ quản lý trong doanh nghiệp muốn hoàn thành được nhiệm vụ của mình thì nhất thiết phải có đầy đủ những kiến thức của cương vị công tác tương ứng. Có như vậy tổ chức đó mới vững mạnh và có hiệu quả cao. Phần III. Sự vận dụng trong thực tế của doanh nghiệp Từ những phân tích và lý luận trên em xin đưa ra một dẫn chứng thực tế của một doanh nghiệp làm việc có hiệu quả thông qua cách tổ chức của họ được minh chứng qua sơ đồ dưới đây: Trong sơ đồ trên có sự phân công nhiệm vụ như sau: Phòng tổ chức- lao động- tiền lương: _ Trưởng phòng : trực tiếp phụ trách công tác cán bộ, khen thưởng, kỷ luật _ Phó phòng: trực tiếp phụ trách công tác bảo hộ lao động có nhiệm vụ lập kế hoạch và giải quyết chế độ trang bị bảo hộ lao động. _ Ba cán bộ định mức lao động: + Xây dựng và triển khai các định mức lao động trong toàn công ty. + Nghiên cứu , vận dụng các hình thức tổ chức lao động. + Lập báo cáo thể hiện các định mức lao động. + Hướng dẫn các phòng ban ghi chép phản ánh số liệu ban đầu về năng suất lao động, sử dụng lao động theo mẫu qui định. + Lập báo cáo về lao động, tiền lương gửi lên tổng công ty và các cơ quan có liên quan. _ Một cán bộ quản lý, lưu trữ hồ sơ có nhiệm vụ: + Quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ công nhân viên của công ty + Định kỳ bổ xung hồ sơ, ghi chép nhận xét đầy đủ chính xác. + Theo dõi , lưu trữ công văn, tài liệu của từng phòng _ Một cán bộ BHXH có nhiệm vụ: Giải quyết chế độ về hưu, thai sản, tử tuất, bồi dưỡng. Phòng kinh tế – kế hoạch: _Trưởng phóng có trách nhiệm lãnh đạo phòng thực hiện nhiệm vụ được giao, có quyền đề nghị giám đốc tăng cường bổ xung cán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ _ Phó phòng có nhiệm vụ: + Giúp trưởng phòng về các lĩnh vực thuộc các chức năng của phòng. + Đặc trách công tác: Kế hoạch tác nghiệp các đội, điều độ sản xuất, thông tin kịp thời và định kỳ tình hình sản xuất của công ty. _ Tổ kinh tế – kế hoạch: + Giải quyết các thủ tục nhận hàng, xuất hàng, báo hàng, giao dịch thực hiện hợp đồng. + Lập dự toán công trình, tham gia quyết toán công trình. _ Tổ điều độ sản xuất: + Lập kế hoạch sản xuất cho các đội. + Điều độ tổng hợp đồng bộ sản phẩm kế hoạch + Thông tin sản xuất định kỳ. + Phụ trách các đội sản xuất. Như vậy phòng kinh tế – kế hoạch có vai trò quan trọng vì nó chính là nơi tiếp nhận thầu các công trình về bàn giao cho các đội sản xuất. Phòng vật tư - thiết bị: _ Trưởng phòng: quản lý mọi hoạt động điều hành của phòng về vật tư và máy móc thiết bị, chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng, vật tư, máy móc. _ Tổ tiếp liệu có nhiệm vụ cung ứng vật tư đầy đủ bảo đảm các quy định về tổ chức hàng hoá thanh toán và nhập kho. _ Tổ thiết bị : cung ứng đầy đủ kịp thời máy móc thiết bị cho mình khi có yêu cầu. _ Tổ kho: bảo quản toàn bộ vật tư, phụ tùng, sản phẩm trong kho và phát hiện những mất mát hư hỏng về vật tư thuộc kho mình quản lý. Cơ cấu phòng tổ chức tài chính- kế toán _ Kế toán trưởng: giám sát toàn bộ hoạt động tài chính của công ty. Quản lý và kiểm tra toàn bộ công việc hạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mưu đác lực cho giám đốc. _ Phó phòng : thay mặt kế toán trưởng giải quyết toàn bộ công việc khi kế toán trưởng đi vắng đồng thời còn tham mưu cho kế toán trưởng trong mọi lĩnh vực. _ Một kế toán tiền lương và BHXH : tiến hành tính tiền lương và BHXH phải trả cho CBCNV toàn công ty. _ Một kế toán phụ trách các dội sản xuất: Hàng ngày các kế toán đội cập nhập chứng từ và cuối tháng báo cáo về phòng tài chính kế toán của công ty. _ Một thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt . Tiến hành ghi sổ cuối ngày, đối chiếu sổ của thủ quỹ với thu, chi tiền mặt của kế toán quỹ. Cơ cấu tổ chức phòng kỹ thuật: _ Trưởng phòng: có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý, phân công, kiểm tra công việc của từng thành viên trong phòng đồng thời quản lý theo hệ dọc về mặt kỹ thuật sản xuất dưới công ty. _ Phó phòng: phụ trách kỹ thuật, máy móc, chất lượng. Cơ cấu phòng tổ chức hành chính- y tế: _ Đồng chí trưởng phòng và đồng chí phó phòng phụ trách công tác lương văn phòng. _ Hai đồng trí làm công tác văn thư và đánh máy. _ Hai đồng trí làm công tác tạp vụ, cấp dưỡng. Như vậy qua sơ đồ phân tích trên ta thấy trong ban giám đốc phó tổng giám đốc có mối quan hệ với nhau và đây là mối quan hệ theo chiều dọc tạo ra sự phân phối trong quản lý. Cơ cấu tổ chức kết hợp trực tuyến chức năng như trên đã làm cho hoạt động của bộ máy công ty linh hoạt, đạt được hiệu quả cao hơn trong quản lý.Đây là một doanh nghiệp điển hình trong việc tạo ra một mô hình tổ chức có hiệu quả ở Việt Nam mong rằng các doanh nghiệp của ta nên tham khảo cách tổ chức trên để giúp cho việc kinh doanh của mình đạt được kết quả cao hơn. Kết luận Từ những phân tích và ứng dụng thực tế trên đây có thể nói sự ra đời và phát triển của doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế đặc biệt là nền kinh tế thị trường như hiện nay do đó đòi hỏi chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý nói chung và cán bộ sản xuất kinh doanh nói riêng phải được chuyên sâu trên từng lĩnh vực nhất định. Nhưng góp phần quan trọng và quyết định hơn cả vào sự phát triển của doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải có một người lãnh đạo giỏi và biết cách tổ chức tốt tức là phải biết xác định rõ ràng và đúng đắn nguyên tắc: “Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phảI tương xứng” --------------------------------------------- TàI liệu tham khảo Lý thuyết quản trị kinh doanh- ĐHKTQD _NXB khoa học và kỹ thuật của tiến sĩ Mai Văn Bưu và thạc sĩ Phan Kim Chiến. Giáo trình tổ chức quản lý trường ĐHQLKD của kỹ sư, thạc sý Phạm Quang Lê Tạp chí tàI chính DN số ra tháng 5/ 2003 ._.