Nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng

ang trở thành một môn học phổ biến không thể thiếu được trong hệ thống giáo dục của mọi quốc gia trên thế giới và nước ta cũng không nằm ngoài hệ thống giáo dục chung đó. Trường Trung học bán công kỹ thuật tin học Hà Nội – ESTIH là một trường được liên kết đào tạo giữa Pháp và Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội nhằm mục đích phát triển những nhân tài về tin học góp phần xây dựng và đưa đất nước phát triển sánh vai cùng bạn bè năm châu trên thế giới. ở trường, ngoài những môn học trên lớp, sinh viên cuối mỗi năm học đều có chương trình thực tập hai tháng tại cơ sở nhằm giúp cho mỗi sinh viên nhận thức, nắm bắt và thích ứng với những thuận lợi cũng như những khó khăn trong công việc sau khi ra trường. Vì vậy, nên sinh viên trường ESTIH luôn tự tin, năng động, sáng tạo trong quá trình thực và trong công việc sau này. Đó là những lời nhận xét rất chân thành của những cựu sinh viên trường và của cơ sở tiếp nhận học sinh thực tập. Vậy nên, để hoàn thành tốt thời gian thực và để xứng đáng với tên gọi là sinh viên trường ESTIH mỗi sinh viên cần phải đặt ra những mục tiêu cụ thể và hoàn thành tốt các mục tiêu đó. Với em các mục tiêu cụ thể đó là : Hoàn thành tốt các công việc được giao tại cơ sở, thể hiện đúng tinh thần, thái độ và lương tâm nghề nghiệp của một nhân viên văn phòng thực sự để từ đó tạo lòng tin và yêu mến của cơ sở. Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, yêu cầu của cơ sở cũng như phòng ban được bố trí thực tập. Không được phép làm bất cứ việc gì ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ sở thực tâp. Lễ phép, lịch sự thân thiện với mọi người xung quanh. Trang phục luôn gọn gàng phù hợp với yêu cầu của cơ sở. Luôn có ý thức giữ gìn, bảo quản thiết bị máy móc nơi thực tập. Năng động, sáng tạo trong suốt quá trình thực tập đồng thời phải luôn học hỏi kinh nghiệm, giao tiếp ứng xử trong công việc cũng như trong cuộc sống để tích luỹ cho bản thân. Có thực hiện tốt những mục tiêu này mới thấy được mình thực sự sống trong công việc, mới thấy được thời gian thực tập có ý nghĩa rất lớn. Phần a : giới thiệu về cơ quan thực tập Tên cơ quan : UBND xã Đại Mỗ Địa chỉ : Xã Đại Mỗ – Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại : (04)8390085 Các hoạt động chính của cơ quan : quản lý công tác hành chính Nhà nước tại địa phương về các mặt như : kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, và an ninh quốc phòng,… Số lượng cán bộ : 12 Chủ tịch : Đỗ Tiến Sơn Phó chủ tịch : Đỗ Đắc Duyên Đơn vị được bố trí thực tập : Văn phòng UBND xã Đại Mỗ. Chức năng và hoạt động : Soạn thảo, in ấn, photocopy các nghị quyết của Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân ; các chỉ thị, quyết định của UBND xã và các văn bản có liên quan. Sơ đồ phòng ban, nơi thực tập gồm 03 người : Nguyễn Viết Hùng Văn phòng UBND Nguyễn Tài Dũng Văn phòng Đảng uỷ Nguyễn Thuý Hà Kế toán ngân sách xã Thái độ tinh thần làm việc của nhân viên trong cơ quan : Nhìn chung thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên trong cơ quan là hăng hái, nhiệt tình, có trách nhiệm cao đối với các công việc được giao, tích cực hoàn thành tốt nhiệm vụ. Quan hệ giữa các cán bộ, người lãnh đạo với nhân viên trong cơ quan nói riêng và với nhân dân nói chung là hoà nhã, không có sự chuyên quyền, độc đoán. Nói tóm lại, đây là một tổ chức đơn vị hoạt động có tổ chức, có trách nhiệm cao, văn minh lịch sự. Phần B  nội dung thực tập tốt nghiệp Nội dung công việc công việc được giao. Qua hai tháng thực tập tại UBND xã Đại Mỗ, em được giao chủ yếu các công việc như : đánh máy vi tính, soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, photo cáo loại giấy tờ được giao, vào sổ công văn đế, công văn đi. Ngoài ra còn làm các công việc khác như : sắp xếp, phòng họp, trang trí, chuẩn bị các tài liệu liên quan cho cuộc họp giữa lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan, cán bộ với nhân dân… Sau đây là chi tiết công việc được giao. Về tin học : Đây là công việc chủ yếu, thường xuyên mà em được giao làm trong hai tháng qua. Trường ESTIH là trường đào tạo về tin học nên khi được nhận vào thực tập tại phòng vi tính thì các cô chú chủ yếu giao cho em các công việc như : soạn thảo văn bản, photo, in ấn tài liệu,… ở trường, việc soạn thảo văn bản em được học về cách trình bày văn bản trên máy, cách trình bày văn bản hành chính thông thường trong bộ môn nghiệp vụ thư ký. Điều này giúp em có thể dễ dàng soạn thảo được các văn bản như : Quyết định, Thông báo, Công văn, Báo cáo, Giấy mời… đúng thể thức. Nhưng trong thực tế, công việc không những biết cách trình bày đúng thể thức văn bản mà lời văn trong văn bản cũng phải chính xác, nhất quán và hoàn chỉnh. Về nghiệp vụ thư ký : Các công việc đó là : Quản lý và giải quyết v ăn bản đến và văn bản đi ; tiếp khách ; nghe và trả lời điện thoại. In ấn, Photocopy : Các văn bản sau khi soạn thảo xong được in ấn ngay và gửi cho các bộ phận có liên quan. Đối với việc photo, em thường được các cô chú đưa tài liệu để sao chép lại thành nhiều văn bản. Khả năng hoàn thành công việc : Nhờ vào những kiến thức đã học và nhờ vào sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của các cô, chú tại cơ sở mà em đã cố gắng hết mình để hoàn thành được các công việc được giao ở trên. Về tin học : Việc đánh máy của em đã nhanh hơn nhờ vào việc biết tận dụng các phím gõ tắt trên bàn phím thay cho việc phải dùng chuột. Các trình tự thực hiện việc đánh máy văn bản : Sau khi nhận văn bản, đọc lướt qua nội dung của văn bản. Kiểm tra thể loại văn bản. Chỉnh, sửa khổ giấy cho phù hợp. Soạn thảo văn bản. Thông thường những công việc soạn thảo tại UBND là lặp lại nên khi soạn thảo ra một văn bản mới nào đó ta nên sử dụng Template để soạn thảo. Vì sau khi những văn bản đó được lưu lại ta sẽ được một mẫu văn bản dùng cho việc soạn thảo sau này. Ngoài ra, để dễ tìm kiếm một văn bản trong máy tính, ta nên tập thói quen sau khi soạn thảo xong ghi lại văn bản vào một thư mục sao cho có hệ thống để dễ tìm kiếm nếu cần. Đối với mẫu giấy mời là mẫu đã có sẵn trong máy nên ta chỉ việc thay đổi nội dung và làm nhiệm vụ trộn văn bản giữa mẫu giấy mời đó với tên khách được mời rồi in ra. Về nghiệp vụ thư ký : Những công việc được giao như trên về nghiệp vụ thư ký là phù hợp với khả năng và kiến thức của em. Vì vậy em đã hoàn thành rất tốt công việc được giao. Về in ấn, photo : Cách in ấn và sử dụng máy photo em đã được học từ năm thứ nhất và trên thực tế đợt thực tập nhận thức em cũng đã có điều kiện làm việc với máy in và máy photo. Nên kết quả công việc đạt được tương đối tốt. III. Tự đánh giá ưu khuyết điểm của bản thân Vì đây là khoá thực tập tốt nghiệp nên em đã cố gắng hết khả năng để hoàn thành tốt công việc được giao. Tuy nhiên, những sai sót khi thực hiện công việc là không tránh khỏi. Trong việc soạn thảo văn bản, từ ngữ dùng chưa chính xác, chưa sát hợp với nội dung của mỗi loại văn bản. Trong việc đánh máy, dù đã đánh 10 ngón với tốc độ khá nhanh nhưng trong khi đánh còn bị đánh nhầm, còn mắc lỗi. Mặc dù việc thực hiện các công việc được giao không phải là hoàn hảo nhưng qua mỗi lần làm sai em được các cô, chú nhận xét góp ý thẳng thắn. Điều đó đã giúp em ngày càng hoàn thiện tốt hơn các công việc của mình. Nhìn chung, đợt thực tập này có ý nghĩa rất lớn đối với em, đặc biệt là trong lĩnh vực giao tiếp ứng xử giữa những người trong UBND với nhau và học hỏi phong cách làm việc nghiêm túc của một cơ quan Nhà nước. Chính những tác phong làm việc của cán bộ, nhân viên trong UBND như : nhiệt tình, hăng hái, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc, làm việc đúng giờ,…. đề tài nhiệm vụ của một nhân viên văn phòngĐề tài : Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng. 1.Tính cấp thiết của đề tài: Thời đại tự động hoá ở trình độ cao đang thúc đẩy trình độ thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hoá, đặt các quốc gia nói chung, các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp nói riêng, trước nhiều thời cơ và thách thức mới. ở Việt Nam Đảng và Nhà nước ta đang không ngừng phát triển về kinh tế - kỹ thuật - văn hoá - chính trị - xã hội, trong đó đổi mới hình thức tổ chức, quản lý cơ quan, các doanh nghiệp là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu. Để phục vụ kịp thời cho công tác tổ chức, điều hành có hiệu quả các nhà quản lý, lãnh đạo phải sáng suốt lựa chọn những phương án tối ưu và hiệu quả nhất nhằm đưa các cơ quan, đơn vị, tổ chức doanh nghiệp của mình đi lên trong thời kỳ " công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước." Hiện nay, công tác văn phòng được các cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức đang được hết sức quan tâm. Nghiệp vụ văn phòng phải khoa học và hiện đại, vận dụng có hiệu quả nghiệp vụ văn phòng, hiệu quả trong công tác khoa học quản trị, khả năng giao tiếp của một nhân viên văn phòng cũng như năng lực xử lý thông tin, yểm trợ hành chính, cung cấp kịp thời những thông tin cho cấp quản lý ra quyết định tối ưu. Là học sinh được học tập tại trường kỹ thuật tin học Hà Nội và thực tập tốt nghiệp tại UBND xã Đại Mỗ - một cơ quan hành chính Nhà nước tại địa phương. Vì vậy chúng em chọn đề tài tốt nghiệp cho mình là: Nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng trong UBND xã. Một mặt nhằm hệ thống hoá lại công tác văn phòng trong cơ quan trong thời điểm hiện nay, mặt khác qua nghiên cứu thực tiễn đối với việc quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nhằm rút ra những kinh nghiệm cho bản thân trong quá trình đổi mới về nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng. 2.Tình hình nghiên cứu: Nhiệm vụ của một nhân viên trong văn phòng có nhiều tài liệu nghiên cứu về vấn đề này nhưng phần lớn đều đi sâu vào nghiên cứu công tác văn phòng nói chung và chưa hệ thống hoá một cách toàn diện, chưa đề cập đầy đủ đặc biệt là trong văn phòng UBND xã ở Việt Nam. Do vậy, qua thực tế thực tập tốt nghiệp tại UBND xã Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội em muốn đi sâu tìm hiể kỹ hơn về nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng. 3. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài này lấy tên là "Nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng trong UBND xã " làm đối tượng nghiên cứu, nhưng trong đó chúng ta có thể hiểu sâu về nội dung của từng công việc cụ thể. Mỗi công việc đều có mối quan hệ hữu cơ với nhau khó có thể tách bạch. Tuy nhiên xuất phát từ mục tiêu đào tạo ở trường kỹ thuật tin học đồng thời lại là học sinh ngành văn phòng, được học môn nghiệp vụ thư ký nên đối tượng nghiên cứu là nghiệp vụ văn phòng làm trọng tâm của đề tài. Trọng tâm nghiên cứu ở tầm vi mô đối với UBND xã, với những kiến thức đã được học tập tại trường và những kinh nghiệm trong quá trình thực tập tại UBND xã Đại Mỗ, đề tài của chúng em bao gồm các nội dung thuộc phạm vi sau đây: Công tác văn thư Tiếp khách Nghe và trả lời điện thoại. 4. Phương pháp nghiên cứu: Để tập hợp, bổ sung, phân tích những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng trong UBND và để làm rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng, các yêu cầu đối với cấp trên...... nêu rõ được quan điểm đúng của một nhân viên. Đề tài sẽ vận dụng : Phương pháp dựa trên những kiến thức đã được học ở trường và đọc qua sách vở, qua quá trình thực tập tại cơ sở là UBND xã Đại Mỗ. Phương pháp phân tích những kinh nghiệm thực tiễn với những đặc điểm, điều kiện cụ thể trong cơ quan hiện nay. 5. Đóng góp của đề tài: Qua thời gian hai tháng thực tập tốt nghiệp tại UBND xã Đại Mỗ, em đã được học rất nhiều những kiến thức về nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng trong UBND. Tuy nhiên đề tài này của em với mục đích là qua thực tế để tích luỹ những kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân, để hoàn thiện về nghiệp vụ của một nhân viên văn phòng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công việc sau khi ra trường cũng như những kinh nghiệm trong cuộc sống nói chung. Vì vậy, đề tài này nhằm : Hệ thống hoá lại những nhiệm vụ chung, cơ bản nhất của một nhân viên văn phòng. Đóng góp về mặt kinh nghiệm, chọn lọc những kinh nghiệm đã được học trong quá trình thực tập, được đọc qua tài liệu, để từ đó có thể rút ra những kinh nghiệm riêng. Đóng góp về mặt thực trạng cần được quan tâm đầu tư nhiều hơn nữa cho mỗi nhân viên văn phòng. 6. Kết cấu của đề tài: Chương1: Công tác văn thư : Giải quyết văn bản đến (Vũ Thị Thanh Hoa viết) Giải quyết văn bản đi (Vũ Minh Huyền viết) Chương 2: Tiếp khách ( Vũ Minh Huyền viết) Chương 3: Nghe và trả lời điện thoại.(Vũ Thị Thanh Hoa viết) Chương 1 Công tác văn thư Ngày nay, cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, quá trình tự động hoá ở trình độ cao đang ngày một thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy mạnh xu hướng toàn cầu hoá, đặc biệt là các quốc gia nói chung, các tổ chức doanh nghiệp nói riêng trước nhiều thời cơ và thử thách mới. Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà quản lý, lãnh đạo, công tác văn phòng phải nhanh chóng nắm bắt những tiến bộ của khoa học kỹ thuật để phục vụ đắc lực cho công việc của cơ quan, xí nghiệp của mình. Vì vậy mà mỗi một nhân viên văn phòng nói chung phải là người có trình độ hiểu biết sâu rộng về nghiệp vụ của mình để phục vụ có hiệu quả cho sự hoạt động của cơ quan, đơn vị. Cụ thể trong UBND xã, một nhân viên văn phòng phải thành thạo 3 nhiệm vụ chính cơ bản sau: 1. Công tác văn thư: Công tác văn thư là gì ? Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành các công việc của cơ quan, đơn vị. Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị phần lớn phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Chính vì vậy mà công tác văn thư ngày càng quan trọng và được quan tâm nhiều hơn đặc biệt là trong UBND xã. Vì UBND xã là một đơn vị hành chính Nhà nước, các hoạt động đều do dân vì dân, các công việc có đều nhằm phục vụ cho nhân dân, đưa những chủ trương, chính sách của Nhà nước tới Nhân dân. Vậy nên UBND xã là cầu nối liên kết chặt chẽ "toàn Đảng toàn dân toàn quân" thành một khối chặt chẽ thống nhất để đưa đất nước Việt Nam phát triển. Vì vậy nên nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng trong UBND xã là một nhiệm vụ rất quan trọng. Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau: Xây dựng văn bản : Thảo văn bản Duyệt văn bản Đánh máy, in văn bản Ký và ban hành văn bản Quản lý và giải quyết văn bản : Đăng ký giải quyết văn bản đến Đăng ký văn bản đi. Lập hồ sơ. Quản lý và sử dụng con dấu. Bên cạnh đó nhân viên văn phòng cần phải hiểu rõ thế nào là văn bản quản lý Nhà nước để từ đó hoàn thành tốt công việc của mình nhằm phục vụ tốt cho sự hoạt động của cơ quan. Văn bản : Văn bản là một phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác, bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định. Văn bản quản lý Nhà nước: Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản hành chính do cơ quan quản lý Nhà nước ban hành để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước, mang tính quyền lực, theo một thể thức, thủ tục và thẩm quyền chung. Văn bản quản lý Nhà nước được phân làm hai loại sau: Văn bản quy phạm pháp luật: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ chung, điển hình, trừu tượng. Đồng thời, văn bản quy phạm pháp luật ổn định, sử dụng nhiều lần trong thời gian dài. Căn cứ vào Hiến pháp và các văn bản hiện hành, hiện nay ở nước ta sử dụng các hình thức văn bản quy phạm pháp luật như: Hiến pháp, Luật-Bộ luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư-Thông tư liên tỉnh. Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong hiến pháp, trong luật. Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà các cơ quan Nhà nước được ban hành những hình thức văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Những văn bản quy phạm pháp luật ban hành không đúng thẩm quyền đều không có giá trị. Văn bản hành chính: Văn bản hành chính là những văn bản có các thông tin trao đổi, điều hành giải quyết các công việc cụ thể của các cơ quan Nhà nước hoặc để thực hiện các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính không đặt ra, sửa đổi về những quan hệ pháp luật. Hiện nay, các cơ quan Nhà nước sử dụng các hình thức văn bản hành chính như: Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Công điện, Hợp đồng, Giấy mời,..... Thông báo: Là hình thức văn bản của một tổ chức hoặc một cơ quan dùng để thông tin cho các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để thực hiện hoặc để biết. Chương trình: Hình thức văn bản này dùng để trình bày toàn bộ dự kiến về những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. Đề án: Hình thức văn bản dùng để trình bày một cách có hệ thống ý kiến về một việc nào đó cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua hoặc xin xét duyệt. Kế hoạch công tác: Là hình thức văn bản trình bày có hệ thống dự kiến về một chương trình công tác, một công việc của một cơ quan trong một thời gian nhất định. Phương án: là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh nào đó. Báo cáo: Là hình thức văn bản dùng để gửi cho cấp trên để tường trình hoặc để xin ý kiến về một hoặc một số vấn đề, một sự việc hoặc một vụ việc nhất định; để sơ kết , tổng kết công tác đã qua và dự kiến công tác sắp tới của một cơ quan, đơn vị hay một tổ chức; để trình bày một vấn đề, một sự việc hoặc một đề tài trước hội nghi hoặc trước một người hay một cơ quan có trách nhiện theo chế độ đã quy định. Tờ trình: Là hình thức văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp trê phê chuẩn về một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi bổ xung chế độ chính sách, thành lập một tổ chức,.... Biên bản: Là hình thức văn bản ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến và kết quả của một hội nghị, một cuộc họp, có xác nhận của người chủ toạ và thư ký hoặc văn bản ghi lại những vụ việc, có xác nhận của đương sự và của người làm chứng có liên quan đến sự việc đó. Công điện: Là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường hợp quan trọng khẩn cấp. Trong trường hợp sử dụng công điện để truyền đạt các quyết định thì sau khi có công điện thì sau khi có công điện, cơ quan ra công điện phải có văn bản pháp quy gửi cho các cơ quan có trách nhiệm thi hành. Hợp đồng: Là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thoả thuận giữa các cơ quan với nhau hoặc cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó quy định cụ thể quyền lợi và nghĩa vụ các bên ký hợp đồng phải thực hiện, cũng như biện pháp xử lý khi không thực hiện đúng hợp đồng. Hợp đồng phải do các bên đại diện tham gia cùng ký. Giấy uỷ nhiệm: Là hình thức văn bản của một cơ quan này được trao cho một cơ quan khác hoặc trao cho một cá nhân được uỷ nhiệm làm đại diện cho cơ quan mình trước cơ quan hoặc người thứ ba, trong đó xác lập nội dung và phạm vi thẩm quyền của cơ quan hoặc cá nhân được uỷ nhiệm để giải quyết một công việc nhất định. Giấy giới thiệu: Hình thức văn bản này dùng để cấp cho cán bộ công chức đi liên hệ giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ công nhân viên. Giấy mời: Là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó. Với UBND xã Đại Mỗ thì những văn bản thường được sử dụng nhiều như : Thông báo, Quyết định, Tờ trình, Biên bản. Thể thức của một văn bản quản lý nhà nước: Để trình bày tốt một văn bản hành chính trong cơ quan đúng thể thức, đúng chủ trương đưòng lối chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước cũng như của cơ quan, nhân viên văn phòng phải nắm được và thực hiện tốt các thể thức chung của các loại văn bản. Vậy thế nào là thể thức của một văn bản hành chính thông thường? Thể thức của văn bản quản lý Nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản và phải được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành. Các yếu tố thuộc về thể thức của văn bản được quy định khác nhau trong từng thể loại văn bản. Thể thức của một văn bản hành chính bao gồm các yếu tố sau: 1.Quốc hiệu: Quốc hiệu bao gồm tiêu đề và tiêu ngữ. Quốc hiệu biểu thị tên nước, chế độ chính trị, mục tiêu cách mạng của đất nước. Quốc hiệu được viết ở phía trên, chính giữa trang đầu mỗi văn bản. Tiêu đề và tiêu ngữ được trình bày như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 2. Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản được viết theo đúng quyết định thành lập cơ quan đó và được viết ngang hàng với hàng quốc hiệu ở góc trái của văn bản. Với cơ quan có chủ quản(tức là có cấp trên quản lý trực tiếp), có 2 cách viết: Cách 1: Tên cơ quan cấp trên viết chữ thường, tên cơ quan ban hành văn bản viết chữ in hoa ở dưới cơ quan chủ quản. Cách 2: Tên cơ quan chủ quản viết chữ in hoa nét mảnh còn tên cơ quan ban hành văn bản viết chữ in hoa nét đậm. Ví dụ: UBND huyện Từ Liêm UBND xã Đại Mỗ hoặc : UBND huyện Từ Liêm UBND xã Đại Mỗ Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan đó trong hệ thống cơ quan Nhà nước. Nếu cơ quan có viết bằng tiếng nước ngoài thì phải viết sau tên tiếng việt. Ví dụ: Trường trung học bán công kỹ thuật tin học Hà Nội école des tecnologies infomatiques de Hanoi Với những cơ quan không có chủ quản thì tên cơ quan ban hành văn bản phải viết chữ hoa, đậm. 3. Số và ký hiệu: Số và ký hiệu được ghi ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản Các văn bản ban hành được đánh số theo thứ tự từ số 01 với văn bản ban hành vào ngày đầu tiên của năm và kết thúc là văn bản được ban hành cuối cùng của ngày 31 tháng 12 năm đó. Với mỗi cơ quan Nhà nước, tuỳ theo số lượng văn bản ban hành trong năm nhiều hay ít mà có cách thức đánh số riêng cho phù hợp. Có các cách đánh số như sau: Đánh số tổng hợp chung tức là số được đánh chung cho tất cả các văn bản được ban hành trong năm theo thứ tự thời gian bắt đầu từ ngày 01/01và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Cách đánh số này thường được áp dụng cho những cơ quan, đơn vị có số lượng văn bản trong năm không lớn. Đánh số theo tính chất công việc: Cơ quan ban hành văn bản xác dịnh theo tính chất của từng loại công việc để đánh số riêng cho các loại văn bản ban hành về công việc đó. Cách đánh số này gắn với việc phân loại, quản lý thuận lợi hơn trong công việc tra cứu. Đánh số theo từng loại công việc cụ thể : Cơ quan ban hành văn bản có thể chọn một số loại công việc cụ thể, mang tính chất tác nghiệp riêng để đánh số riêng cho các văn bản ban hành về công việc đó. Đánh số theo hình thức văn bản: Cơ quan ban hành văn bản có thể đánh số cho từng loại văn bản có cùng tên gọi như: quyết định, báo cáo.... - Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu được trình bày liền với số của văn bản, gồm chữ viết tắt của văn bản và tên tắt chữ đầu của cơ quan ban hành loại văn bản đó. Số và ký hiệu được cách nhau bởi dấu "/", sau ký hiệu có thể là tên cơ quan ban hànhvăn bản. Sau tên cơ quan ban hành văn bản là tên của đơn vị soạn thảo ra văn bản được viết tắt. Ví dụ: Số 09/QĐ-UB Đối với những văn bản mang tính pháp quy như văn bản của Quốc hội, văn bản của các bộ ngành... thì năm ban hành văn bản được ghi vào giữa số và ký hiệu của văn bản. Ví dụ: Số 12/2003/QĐ-CP-VP 4. Địa danh và ngày tháng ra văn bản: Địa danh, ngày tháng, năm được ghi ở phía dưới quốc hiệu. Địa danh: Đối với những văn bản của tỉnh thì ghi địa danh của tỉnh đó, những văn bản của Bộ thì ghi địa danh là thủ đô. Đối với những văn bản của huyện (quận, thành phố thuộc tỉnh) thì ghi địa danh của huyện (quận) đó. Những văn bản của xã, (phường, xã, thị trấn) thì ghi địa danh của xã (phường) đó. Những cơ quan, doanh nghiệp có nhiều văn phòng đại diện thì ghi địa danh là nơi đặt văn phòng chính. Thời gian: Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản (tức ngày ký), những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thì phải thêm số không phía trước. Ví dụ : Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2003 ý nghĩa của địa danh và ngày tháng là nó chỉ ra văn bản được ban hành ở đâu, ngày tháng nào nhằm giúp cho việc quản lý văn bản được tốt hơn. 5. Tên loại và trích yếu của văn bản: Tên loại : Tên loại của văn bản do pháp luật hoặc văn bản quy phạm pháp luật quy định. Những văn bản có tên gọi như Thông báo, Quyết định, Báo cáo,.... được viết ở giữa dòng ngay sau địa danh và ngày tháng. Tên loại của văn bản đều phải ghi đúng và rõ, cùng với tên loại văn bản là tóm tắt nội dung chính của văn bản (trích yếu). Trích yếu luôn bắt đầu bằng 2 chữ V/v, trích yếu có thể dùng chữ thường đậm hoặc chữ in nhỏ, viết sao cho trích yếu ở trên 1 dòng, trường hợp đặc biệt thì để 2 dòng. Với những văn bản không tên dòng kính gửi thay vào vị trí tên của văn bản, những loại văn bản này là văn bản không tên(hay công văn). Ví dụ: Thông báo V/v cải cách hành chính của thành phố 6. Nội dung của văn bản: Nội dung của văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản và trích yếu hoặc dưới dòng kính gửi. Nội dung của văn bản là phần quan trọng nhất của bất cứ một loại văn bản nào. Tuỳ theo vấn đề, mục đích, hình thức văn bản khác nhau mà người soạn thảo văn bản lựa chọn các kết cấu nội dung, hình thức, văn phong cho phù hợp nhằm đảm bảo cho văn bản có ý nghĩa về mặt lý luận cũng như thực tiễn. 7.Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn bản được trình bày ở bên trái cuối trang văn bản ngang hàng với dòng thẩm quyền ký. Nơi nhận là những cơ quan, cá nhân,.... sẽ nhận văn bản chúng ta gửi đến. Những cơ quan cá nhân nhận văn bản phải được gạch đầu dòng. Đối tượng nhận văn bản được chia thành các nhóm như sau: - Nhóm có trách nhiệm thi hành văn bản - Nhóm để báo cáo - Nhóm biết để phối hợp - Nhóm có trách nhiệm lưu văn bản. Ví dụ : Nơi nhận: -Phòng hành chính -Lưu Vt 8.Chữ ký và con dấu: Chữ ký và con dấu của cơ quan trên văn bản thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, chỉ thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền mới được ký vào văn bản. Nếu ký thay phải ghi rõ chức danh của người được uỷ quyền ký thay. Ví dụ: KT/Chủ tịch Phó Chủ tịch Đỗ Đắc Duyên Chữ ký của thủ trưởng dưới một cấp ký thừa lệnh của thủ trưởng cấp trên khi ký phải báo cáo vứo thủ trưởng cấp trên và chỉ ký những văn bản thuộc lính vực mình phụ trách. Ký thừa uỷ quyền: Uỷ quyền theo sự việc : đó là người được uỷ quyền để giải quyết một công việc trong một thời gian xác định. Khi ký người uỷ quyền phải có giấy uỷ quyền do người có trách nhiệm tin cậy và uỷ quyền. Sau khi uỷ quyền người uỷ quyền vẫn phải có trách nhiệm về những công việc đó. Chứ ký: Không được ký bằng mực đỏ, mực nhạt, những màu đặc biệt, bút chì , nên ký bằng bút mực màu đậm. Chữ ký được ký dưới chức vụ, trước khi ký người ta phải căn cứ vào chữ ký tắt của đơn vị soạn thảo văn bản, của chánh văn phòng, cán bộ pháp chế. Chữ ký là ký hiệu riêng của người có trách nhiệm ký vào văn bản. Chữ ký chính thức phải được đăng ký. Khi ký người ký cần tránh ký vào các loại văn bản sau: Những văn bản chung chung Những văn bản ký không đúng thẩm quyền Những văn bản vi phạm lợi ích công dân Những văn bản bị sức ép từ bên ngoài, bị khống chỉ, không ký trong thời điểm vội vàng, những văn bản trùng lặp, chồng chéo. Dấu của văn bản:Dấu phải được đóng ngay ngắn bằng mực đỏ cở không nhoè, trùm 1/3chữ ký về phía bên trái. 9. Dấu khẩn, mật (nếu có) Mức độ khẩn mật do người soạn thảo đề xuất và người ký quyết định, nó được đóng hay chế bản sẵn ở dưới trích yếu hoặc dưới số và ký hiệu của văn bản. Dấu hiệu về mức độ mật gồm có: "mật", "tối mật", "tuyệt mật". Dấu hiệu về mức độ khẩn gồm: "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc". Quản lý và giải quyết văn bản đi: Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi tại UBND xã Đại Mỗ : Tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư trong UBND. Nội dung công việc giải quyết văn bản đi: Đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép lại một số thông tin quan trọng cần thiết của văn bản đi như: Số và ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản .... vào sổ đăng ký văn bản đi nhằm mục đích quản lý văn bản chặt chẽ nhanh tróng hơn. Khi đăng ký văn bản đi phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết đó. Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại một lần nữa về thể thức của văn bản, vị trí thể thức, các thành phần, cách trình bày và thẩm quyền ban hành văn bản. Khi đăng ký văn bản đi cần hoàn thành các thủ tục sau: Đánh số vào văn bản: Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm cho đến ngày cuối cùng của năm. Ghi ngày tháng lên văn bản : Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện phải giống nhau và cần phải ghi rõ ràng, chính xác. Đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không ở phía trước. Tuỳ theo số lượng văn bản đi của mỗi cơ quan nhiều hay ít và lập sổ đăng ký cho phù hợp. Với đặc thù của UBND xã Đại Mỗ, văn bản không nhiều nên các văn bản đi được đăng ký theo 2 mẫu sau : Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 STT Ngày tháng Só. kí hiệu Tên loại và trích yếu Người ký văn bản Nơi nhận văn bản Văn bản lưu S.lượng Ghi chú 0 Mẫu sổ đăng ký văn đi - mật: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 STT Ngày tháng Số. ký hiệu Tên loại & trích yếu Mức độ mật Người ký vb Người nhận vb Vb lưu S.lượng Ghi chú Chuyển giao văn bản đi: Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký của Chủ tịch xã, phó chủ tịch hay bí thư xã,... và có dấu của UBND. Việc chuyển văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi ở trên văn bản. Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ "mật", "khẩn" phải được chuyển đi trước. Những văn bản có nội dung quan trọng nên gửi kèm theo phiếu gửi để kiểm tra. Những việc cụ thể khi chuyển giao văn bản đi: Phong bì: Tuỳ vào số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít và kích thước lớn hay nhỏ mà lựa chọn phong bì cho phù hợp. Phong bì thường được làm bằng loại giấy tốt, không dễ thấm nước, không nhìn thấy chữ ở trong. ở bên ngoài phong bì, góc._.