Người thư ký với công tác văn thư

Lời cảm ơn "Công cha nghĩa mẹ ơn thầy" Đó là điều mà mỗi con người khi sinh ra và lớn lên được dậy dõ trưởng thành không thể nào quên Công trình nhỏ bé vào đời này trước hết là khái quát của quá trình học tập của hai năm ngồi trên ghế giảng đường trường trung học kỹ thuật tin học ESTIH và đây cũng là thành quả của sự dạy dỗ, chăm sóc, dẫn dắt của gia đình, nhà trường, xã hội với bố mẹ người thân, bạn bè và đặc biệt là các thầy cô giáo đối với bản thân. Bằng tất cả tấm lòng của mình em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo của trường Trung học kỹ thuật tin học ESTIH. Với những người đã dìu dắt chỉ bảo cho em những tri thức hành trang trong cuộc sống trong suốt qúa trình học tập Qua đây em tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Hoàng Bích Phương người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành tốt đề tài này. Đồng thời qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong công ty TNHH Hoa Mai. Đặc biệt là chị Lê Thuý Nga - người đã nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em trong thời gian viết đề tài này. Học sinh : Đỗ Ngọc Đại Lời nói đầu …Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI - thế kỷ của thời đại thông tin. Trong mọi lĩnh vực chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội, KHKT, sản xuất, kinh doanh … việc nắm bắt những thông tin nhanh chóng và chính xác là sự đời hỏi mối quan tâm của mọi người, mọi cấp. Xã hội ngày càng văn minh, phát triển với nhiều mối quan hệ thì thông tin càng đa dạng phong phú và việc nắm bắt thông tin càng trở nên cấp thiết hơn. Cùng với sự phát triển như vũ bão của KHKT, máy vi tính đã trở thành công cụ đắc lực giúp cho con người giai quyết được nhiều công việc nhanh gọn và chính xác. ở nước ta hiện nay máy vi tính và các phần mềm tin học ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các đoưn vị, quản lý hành chính, kinh tế, nghiên cứu, nhà trường… và đặc biệt là trong công tác văn phòng. Là học sinh thực tập năm thứ hai em hiểu rõ những vấn đề cấp thiết của tin học hiện đại ngày nay. Tiếp thu những kiến thức do các thầy cô truyền đạt em bước đầu đã nắm vững những kỹ năng thao tác cơ bản của những chương trình thuộc ngành tin học văn phòng. Nhưng tất cả kiến thức đó mới chỉ là trên sách vở. Với sự giúp đỡ của Trường kỹ thuật tin học ESTIH và công ty TNHH Hoa Mai em đã được đi vào thực tiễn. Dưới đây là phần báo cáo những công việc được giao và đề tài tốt nghiệp của em trong thời gian em thực tập tại công ty. MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn Lời nói đầu Nội dung PHẦN I : SỰ THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY I : Quá trình hình thành công ty II : Hoạt động chính và những thành tích của công ty III : Cơ cấu tổ chức IV : Lĩnh vực hoạt động của công ty 1. Phần cứng 2. Phần mềm 3. Dịch vụ mạng máy tính, máy Photocopy 4. Dịch vụ bảo hành bảo trì V : Năng lực nghiên cứu 1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lượng cán bộ kỹ thuật 2. Đầu tư cho ngành nghiên cứu PHẦN II : NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ HÌNH THÀNH I : Công việc được giao 1. Soạn thảo văn bản 2. Trực điện thoại 3. Nhận công văn giấy tờ đến 4. Chuyển giao giấy tờ PHẦN ĐỀ TÀI : NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ I : Tổ chức Quản lý công tác văn thư 1. Khái niệm công tác văn thư 2. Nội dung công tác văn thư 3. Yêu cầu công tác văn thư II. Phân công trách nhiệm trong cơ quan 1. Trách nhiệm của Thủ trưởng 2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng 3. Trách nhiệm của Cán bộ văn phòng 4. Trách nhiệm của người làm công tác văn thư chuyên trách III : Người thư ký với công tác quản lý văn bản đến 1. Nguyên tắc chung 2. Các nghiệp vụ cụ thể IV : Thư ký với việc công tác quản lý văn bản đi V : Người thư ký với việc soạn thảo văn bản 1. khái niệm văn bản Nhà nước 2. Phân loại văn bản 3. Thẩm quyền ban hành văn bản 4. Thể thức văn bản VI : Người thư ký với công tác văn thư và việc lập hồ sơ 1. Công tác hồ sơ 2. Cách lập hồ sơ KẾT LUẬN 1 1 1 4 5 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 9 10 11 11 11 13 13 13 14 15 15 16 19 20 21 22 22 27 27 27 PHẦN I CƠ QUAN TIẾP NHẬN THỰC TẬP I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CÔNG TY. Công ty TNHH Hoa Mai tên giao dịch Hoa Mai Company Limited Thành lập : ngày 17/10/1997 Theo giấy phép : số 3209 GP/TLDN (ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội). Cơ sở giao dịch đặt tại B10-34A - Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội Tel: 733 0127 / 843 8212 II. HOẠT ĐỘNG CHÍNH VÀ NHỮNG THÀNH TÍCH CỦA CÔNG TY Phạm vi hoạt động chủ yếu của công ty là: Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông … Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng. Tư vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng. Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng. Với phương châm kinh doanh ''nhanh chóng, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về thiết bị cũng như là hỗ trợ về mặt kỹ thuật - bảo hành cho khách hàng'', cùng sự quản lý và lãnh đạo của Giám đốc Nguyễn Tuấn Hùng - người có kinh nghiệm dày dặn về lĩnh vực Công nghệ thông tin - phát triển - tư vấn hệ thống và chuyển giao công nghệ nên Công ty đã thực hiện thành công các dự án lớn cho các Bộ, các ngành, các tổ chức trong và ngoài nước. Qua đó trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ Công ty Hoa Mai đã được nâng lên, tạo khả năng và tiền đề cho Công ty có thể triển khai thực hiện những dự án lớn hơn, những dự án đòi hỏi tính chuyên môn cao và yêu cầu kỹ thuật hiện đại, đồng thời đó cũng là môi trường phát triển để bắt kịp được xu hướng thời đại. Để duy trì được điều này, Công ty đã không ngừng đưa ra các giải pháp và phương thức phục vụ tối ưu, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ kỹ thuật hiện có mặt tại thì trường Việt Nam như IBM, COMPAQ, INTEL, HP, DELL, BROTHER, MINOLTA… Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ cao và kinh nghiệm này chúng tôi sẽ có mặt tại địa điểm bảo hành mà khách hàng yêu cầu trong thời gian ngắn nhất, sẵn sàng đáp ứng mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng thiết bị do Công ty cung cấp. Công ty còn tư vấn, hỗ trợ cho khách hàng lựa chọn những thiết bị phù hợp nhất đối với yêu cầu công việc của khách hàng nhằm giúp khách hàng tiết kiệm một cách tối đa chi phí và đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Bên cạnh đó, Hoa Mai Co.Ltd còn là đại lý cung cấp thiết bị tin học và văn phòng, tư vấn, tích hợp hệ thống của các hãng lớn nhất trên thế giới: Đại lý uỷ quyền phân phối của DELL. Đại lý uỷ quyền phân phối của COMPAQ. Đại lý uỷ quyền phân phối của BROTHER. Đại lý uỷ quyền phân phối của MINOLTA… MỘT SỐ DỰ ÁN TIÊU BIỂU ĐÃ THỰC HIỆN TỪ 1999 - 2002 STT Tên dự án Giá trị hợp đồng Năm thực hiện Nội dung thực hiện 1 Ban quản lý dự án 285.324$ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, máy Photocopy 2 Văn phòng Tỉnh uỷ Tỉnh Ninh Bình 24.043$ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy chủ và thiết bị mạng 3 Văn phòng Tỉnh uỷ tỉnh Hưng Yên 56.128.000 VNĐ 1999 Cung cấp máy tính, máy in, máy chủ và triển khai mạng diện rộng 4 Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương 354.669.000 VNĐ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính thiết bị mạng Router… 5 Văn phòng tỉnh uỷ tỉnh Ninh Bình 305.000.000 VNĐ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính, thiết bị mạng… 6 Sở KHCN MT tỉnh Hưng Yên 465.000.000 VNĐ 1999 Cung cấp máy tính và triển khai lắp đặt mạng diện rộng, máy.. 7 Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương 970.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, thiết bị mạng … 8 Học viện Hành chính Quốc Gia 250.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, Router, thiết bị tin học 9 Bộ Tư pháp 500.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, máy Fax, thiết bị mạng… 10 Ban quản lý Dự án 18 2.500.000.000 VNĐ 2001 Cung cấp máy tính, máy in, Notebook. 11 Báo Hà nội mới 1.395.408.000 VNĐ 2002 Triển khai lắp đặt máy tính, thiết bị mạng, phần mềm 12 … … … … III. CƠ CẤU TỔ CHỨC * Sơ đồ tổ chức Giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phó giám đốc * Ban giám đốc: 1. Nguyễn Tuấn Hùng - Giám đốc 2. Ngô Phú Cường - Phó giám đốc 3. Trần Bích Hoa - Phó giám đốc 4. Lê Hương Giang - Kế toán trưởng * Đội ngũ nhân viên của Công ty Công ty Hoa Mai tổ chức hoạt động theo ngành dọc, thống nhất, hoạt động có hiệu quả dưới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm. Số cán bộ, nhân viên tin học của công ty trong đó số kỹ sư điện tử, tin học chiếm đến 75%, tuổi trung bình dưới 30. Đội ngũ kỹ sư được đào tạo chính quy, luôn được trang bị thêm kiến thức qua các khoá đào tạo kỹ thuật mới, nâng cao chuyên môn do các đối tác nước ngoài tổ chức và được thử thách qua các dự án thực tế cuả Công ty, bảo đảm làm chủ được các công nghệ tiên tiến nhất của thế giới và ứng dụng một cách có hiệu quả các tiến bộ khoa học đó vào kinh tế nước nhà. IV. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY : Trong lĩnh vực tin học Công ty Hoa Mai hoạt động theo hướng sau đây Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông … Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng. Tư vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng. Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng. 1. Phần cứng: Khai thác các thiết bị, công nghệ mới, đại lý cung cấp sản phẩm cho các hãng tin học lớn trên thế giới, thiết kế lắp đặt mạng, bảo hành, bảo trì và sửa chữa các thiết bị 2. Phần mềm: Khai thác các phần mềm ứng dụng, viết và triển khai các phần mềm chuyên dụng. 3. Dịch vụ mạng và máy tính, máy Photocopy: Thiết kế lắp đặt mạng, bảo trì, bảo hành và sửa chữa các thiết bị thích hợp hệ thống. 4. Dịch vụ bảo hành và bảo trì : Đối ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao và dày dặn kinh nghiệm được đúc rút từ dự án lớn như đã đề cập ở trên sẽ có mặt tại nơi được yêu cầu bảo hành trong thời gian sớm nhất: Trong vòng 02 giờ đối với các địa bàn Hà Nội. Trong vòng 24 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dưới 50 km. Trong vòng 48 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dưới 100 km. V. NĂNG LỰC NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN : Công ty TNHH Hoa Mai chú trọng đầu tư cho nghiên cứu đào tạo phát triển : 1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lượng cán bộ kỹ thuật thông qua các khoá đào tạo kỹ thuật do các hãng tin học lớn trên thế giới tổ chức, nâng cấp chuyên môn bằng cách tổ chức các hoạt động thực tế cho các dự án thực thi của Công ty. 2. Đầu tư cho các phòng nghiên cứu a- Phòng kỹ thuật số và xử lý số tín hiệu. b- Phòng thống kê. c- phòng hệ thống mạng. d- Phòng công nghệ phần mềm. e- Phòng kỹ thuật multimedia. g- Phòng nghiên cứi ứng dụng WEB và số hoá bản đồ. * Nhận xét chung về tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên Công ty Cán bộ, nhân viên Công ty là những người có khả năng quản lý điều hành công việc đạt hiệu quả cao, có trình độ nhận thức và xử lý thông tin nhanh, chính xác. Hơn thế họ rất có trách nhiệm đối với công việc của mình cũng như các công việc chung và thường xuyên qua tâm hoà đồng với các đồng nghiệp khác. Nhân viên trong công ty là những người hiểu biết và luôn làm việc với thái độ nhiệt tình, có chuyên môn cao với nhiều kinh nghiệm. Hơn nữa nhân viên trong công ty có mối quan hệ tốt với lãnh đạo, với đồng nghiệp. Họ luôn cởi mở và quan tâm giúp đỡ nhau trong công việc. PHẦN II NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ HOÀN THÀNH I. CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO Ở trường với những gì đã được học về nghiệp vụ công tác văn phòng trên cơ sở lý thuyết thì tại nơi thực tập em đựơc làm quen và thực hành với những công việc cụ thể như: soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, trực điện thoại, xử lý văn bản đến và đi … 1. Soạn thảo văn bản : Hầu hết ở văn phòng của bất kỳ công ty nào cũng phải soạn thảo các công văn giấy tờ. Một trong những công việc cụ thể khi em đến thực tập tại công ty TNHH Hoa Mai là em đã được giao soạn thảo văn bản cho công ty. Đây là công việc bổ ích và thiết thực đối với học sinh ngành Tin học văn phòng. Công việc này không chỉ giúp em củng cố lại những kiến thức đã học ở trường mà còn rèn luyện và nâng cao kỹ thuật đánh 10 ngón trở nên thành tạo hơn. Song soạn thảo văn bản không chỉ đơn thuần là đánh đúng, đủ mà người soạn thảo văn bản còn phải xem cách trình bầy như vậy đã phù hợp với phong cách của công ty chưa. Vì vậy thông thường, ở mỗi công ty lại có một cách trình bầy riêng nhưng tất cả những cách trình bầy đó đều phải dựa trên nguyên tắc soạn thảo văn bản đã được Nhà nước quy định. Từ những kiến thức đã học được ở trường và những kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực tập đã giúp đỡ em hoàn thành tốt công việc của Công ty. 2. Trực điện thoại : Công việc trực điện thoại là một công việc không thể thiếu được trong phòng của một công ty hoạt động kinh doanh. Khách goị đến thường là các cán bộ chủ quản hay đơn vị có liên quan. Ngoài ra còn có khách hàng gọi đến để liên hệ tìm hiểu về các thông tin về lĩnh vực tin học. Chính vì thế cách ứng xử nhanh nhẹn, lịch thiệp và thái độ lễ phép trong khi trả lời điện thoại là điều quan trọng nhằm tạo ấn tượng tốt đẹp về công ty với khách hàng. VD : % reng…reng… Thư ký : Alô ! Hoa Mai xin nghe. Khách : Chị làm ơn cho tôi gặp chị Lan Hương kế toán phòng Hành Chính Thư ký : Mong anh chờ trong giây lát Khách : Vâng tôi sẽ chờ Thư ký : Xin lỗi anh chị Lan Hương hiện không có ở đây. Anh có gì nhắn lại không? Khách : Chị làm ơn hãy nhắc lại với Lan Hương là nếu về hãy gọi điện cho anh An - công ty Hoàng Phúc ngay nhé Thư ký : Vâng tôi sẽ nhắn lại. Khách : Cảm ơn chị. Chào chị Thư ký : Cảm ơn anh đã gọi điện. Chào anh 3. Nhận công văn giấy tờ đến : Văn phòng không chỉ là trung tâm nắm bắt nhanh nhất những thông tin về hoạt động của công ty mà còn nắm bắt cập nhật nhất những thông tin về thị trường bên ngoài. Vì vậy, hàng ngày văn phòng nhận được nhiều công văn giấy tờ chuyển đến. Song nhận công văn giấy tờ đến không chỉ đơn thuần như nhận lá thư thông thường mà khi nhận công văn giấy tờ từ các nhân viên bưu điện, yêu cầu phải xem xét kiểm tra ngoài phòng bì. nếu thấy nhầm phải trả lại cho nhân viên bưu điện. Sau khi nhận văn bản đến em tiến hành phân loại văn bản được bóc và các văn bản không được quyền bóc trình thủ trưởng xem xét và cho ý kiến phân phối. 4. Chuyển giấy tờ. Công việc chuyển giấy tờ rất quan trọng, vì vậy khi chuyển công văn đi em phải kiểm tra xem xét văn bản lần cuối (về thể thức, về thẩm quyền ký,… ). Sau đó sao chụp 01 bản để lưu Văn thư đồng thời vào sổ cùng vào ổ cứng và đĩa mềm để phục vụ cho Công tác văn thư lưu trữ. Khi văn bản được in ra thì được cho vào phong bì và được gửi qua đường bưu điện trực tiếp cho các phòng ban. * Tự đánh giá Trong qúa trình thực tập tại công ty TNHH Hoa Mai em đã được vận dụng những lý thuyết đã được học trong trường vào công việc thực tế của công ty. Lúc đầu em nghĩ những công việc như đánh máy, in tài liệu thật đơn giản song khi bắt tay vào làm việc thì đòi hỏi cao hơn. Đối với em trước đây được học ở trường như đánh 10 ngón, xử lý văn bản các dữ liệu trong Word cũng như các thao tác sử dụng đơn giản do không được thực hành nhiều nên kỹ năng còn hạn chế và định dạng chưa đựơc thành thạo. Vì vậy trong công việc không thể tránh khỏi những sai sót như mắc lỗi chính tả do ấn phím nhanh... Song được sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của anh chị trong cơ quan em đã hoàn thành tốt công việc đựơc giao.  PHẦN ĐỀ TÀI NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Công tác văn thư trong một công ty là công việc không thể thiếu. Công tác văn thư là mặt hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công ty, gắn liền với chính sách Nhà nước và công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và quá trình hoạt động của công ty. Có nhiều loại văn bản được sử dụng để làm phương tiện giao tiếp, chỉ đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của công ty. Đặc biệt công tác văn thư còn có ý nghĩa rất quan trọng : Đảm bảo cho việc giải quyết công việc một cách hiệu quả. Giữ bí mật. Góp phần gìn giữ đầy đủ hồ sơ tài liệu cần thiết để có giá trị phục vụ việc tra cứu trước mắt và lâu dài. Chính vì vậy mà em quyết định chọn đề tài "Người thư ký với công tác văn thư" NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Thư thế nào là tổ chức quản lý Công tác văn thư Tổ chức quản lý công tác văn thư là toàn bộ những hoạt động để bảo đảm thông tin bằng văn bản. Công tác văn thư bao gồm từ việc soạn thảo văn bản, giao nhận văn bản đến việc tổ chức quản lý lưu trữ văn bản. Các loại văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, của các tổ chức xã hội, và của các doanh nghiệp. 2. Nội dung Công tác văn thư Công tác xây dựng văn bản : gồm soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo và đánh máy văn bản, trình ký văn bản, in văn bản, ban hành văn bản. Tổ chức quản lý : việc xây dựng văn bản và xử lý văn bản bao gồm công việc tổ chức giải quyết văn bản đến và đi, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. Bảo quản và sử dụng con dấu : tất cả các con dấu trong cơ quan đều được quản lý chặt chẽ. Kích thước, khuôn khổ, mẫu mã của mỗi loại con dấu được bộ nội vụ quản lý chặt chẽ : Con dấu của cơ quan ; Con dấu của văn phòng ; Con dấu chức danh ; Con dấu đến ; Con dấu đi ; Con dấu khẩn … 3. Yêu cầu của công tác văn thư a. Yêu cầu nhanh chóng : Công tác văn thư liên quan chặt chẽ đến việc điều hành quản lý của cơ quan, nếu công tác văn thư giải quyết xử lý một cách nhanh chóng thì hoạt động của cơ quan sẽ thông suốt thúc đẩy được công việc và cơ quan hoạt động có hiệu quả. Nếu công tác văn thư tiến hành một cách chậm chập, bê trễ thì sẽ làm cản trở tới guồng máy hoạt động chung thậm chí là mất ý nghĩa hoặc hỏng việc. b. Yêu cầu chính xác : Nội dung văn bản được biểu đạt chính xác : nội dung văn bản không trái với đường lối chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước : Nội dung văn bản phải có cơ sở lý luận vào thực tiễn để xác định nội dung, Nội dung văn bản phải có số liệu chứng từ chung thực, Nội dung văn bản phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng yêu cầu, Nội dung văn bản phải có hình thức văn bản chính xác. Nội dung văn bản phải thể hiện đúng thể thức do Nhà nước quy định để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thi hành : Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền Văn bản không được trái với văn bản cấp trên Văn bản phải đảm bảo quyền lợi chung cho mọi người Văn bản phải thể hiện tính bình đẳng c. Yêu cầu bí mật : Những văn bản liên quan đến đường lối chủ trương chính sách vànhững cách thức điều hành quản lý bộ máy Nhà nước và những quyền lợi và trách nhiệm của công dân và được phổ biến đúng đối tượng. Những văn bản quan trọng chỉ được công bố trong nội bộ hay một số ít người được biết. Vì vậy trong công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu bí mật. Bí mật về nội dung văn bản Văn bản chưa được công bố chính thức : không phổ biến Không để lọt những văn bản mật ra ngoài sự quản lý d. Yêu cầu hiện đại : CTVT đòi hỏi tính áp dụng KHKT vào công việc nhưng cần chú ý. Phải phù hợp với điều kiện Kinh tế - Chính trị của mỗi đất nước Phải phù hợp với khả năng tài chính của mỗi cơ quan II. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM TRONG CƠ QUAN VỚI VIỆC CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Trách nhiệm của người thủ trưởng Thủ trưởng có trách nhiệm giải quyết hay phân công cho cấp dưới hoặc đơn vị trực thuộc giải quyết kịp thời chính xác công tác văn thư . Thủ trưởng ký các văn bản theo quy định của Nhà nước : văn bản pháp quy, văn bản có nội dung quan trọng. Thủ trưởng có thể uỷ quyền cho các phó thủ trưởng ký thay. Thủ trưởng phải xem xét cho ý kiến về việc soạn thảo văn bản, phân phối văn bản, giải quyết văn bản và việc quản lý Công tác văn thư. 2. Trách nhiệm của tránh văn phòng Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng tổ chức thực hiện Công tác văn thư và chỉ đạo nghiệp vụ của công tác văn thư ở cấp dưới. Xem xét văn bản gửi đến đề xuất ý kiến về việc phân phối văn bản tới các đơn vị cá nhân và báo cáo thủ trưởng những công việc quan trọng. Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan vào một số văn bản được thủ trưởng giao cho và ký những văn bản do văn phòng ban hành. Tham gia chỉ đạo xây dựng văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan. Xem xét về mặt thủ tục về thể thức về thẩm quyền đối với tất cả văn bản được phát hành để trình ký và gửi đi. Chánh văn phòng có thể được giao một số việc của công tác văn thư chuyên trách. Chánh văn phòng có thể uỷ nhiệm cho các phó của mình giải quyết một số công việc về công tác văn thư 3. Nhiệm vụ của cán bộ văn phòng Mọi viên chức, cán bộ văn phòng phải tự thực hiện công tác văn thư liên quan đến mình đến công tác của mình như sau : Giải quyết kịp thời chính xác bí mật các văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng. Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. Lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp vào lưu trữ cơ quan. Phải đảm bảo bí mật an toàn những văn bản được giao cho để khai thác. Thực hiện các quy định cụ thể của công tác văn thư mà cơ quan quy định. 4. Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư chuyên trách. a. Đối với văn bản đến : Tiếp nhận văn bản Phân loại văn bản Bóc bì văn bản và trình lãnh đạo để xin ý kiến phân phối. Đóng dấu đến. Nếu văn bản sai địa chỉ thì phải trả lại Trình văn bản, ký văn bản cho Thủ trưởng cơ quan Chuyển giao văn bản nhưng phải nhớ lưu một bản ( bản photo) Theo dõi việc thực hiện văn bản b. Đối với văn bản đi : Kiểm tra nội dung và thể thức cảu văn bản Trình văn bản, ký văn bản Cho số ghi ngày, tháng và đóng dấu Đưa vào bao thư : phải ghi số ký hiệu ở ngoài bao thư Ghi tên cơ quan nhận văn bản Chuyển văn bản cho bưu điện hoặc liên lạc Lưu 02 văn bản : 01 bản cho Thủ trưởng và 01 bản cho đơn vị soạn thảo văn bản Giấy tờ khác : quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy tờ khác. c. Lập hồ sơ Những văn bản đã hết thời gian khai thác sử dụng người thư ký tập hợp lại tạo thành hồ sơ. Giúp chánh văn phòng làm danh mục hồ sơ hướng dẫn cán bộ lưu trữ các nhân viên văn phòng lập hồ sơ theo danh mục giúp tránh văn phòng kiểm tra việc lập hồ sơ của các đơn vị cấp dưới và các ban trực thuộc. d. Lưu trữ hồ sơ Gìn giữ hồ sơ : Hồ sơ do văn thư lập Hồ sơ do cán bộ văn phòng Hồ sơ được lập từ đơn vị cấp dưới e. Quản lý con dấu và sử dụng con dấu Những con dấu phải được cất một cách cẩn thận không được đem ra ngoài cơ quan Đóng dấu một chách ngay ngắn. nếu mờ phải đóng lại và con dấu phải trùm 1/3 chữ ký về phía trái. Người làm công tác văn thư phải trực tiếp đóng dấu không nhờ người khác đóng dấu. Công việc khác Tuỳ theo năng lực, yêu cầu của mỗi cơ quan mà người làm công tác văn thư có thể kiêm nhiệm thêm một số công ciệc khác như : trực điện thoại, tiếp khách, đánh máy, lưu trữ… III. THƯ KÝ VÀ VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Nguyên tắc chung Mọi văn bản đến với bất kỳ hình thức nào đều phải được qua bộ phận Văn thư để tiếp nhận, đăng ký. Các văn bẩn đến cơ quan phải được giải quyết một cách kịp thời chính xác nhanh chóng và bí mật Tất cả những văn bản đến phải được trình cho Thủ trưởng hoặc chánh văn phòng hoặc người nào đó được uỷ nhiệm để xem xét và cho ý kiến phân phối để chuyển tới các đơn vị, cá nhân thực hiện. Mọi người kể cả Thủ trưởng khi nhận văn bản đều phải ký vào sổ "chuyển giao văn bản" 2. Các nghiệp vụ cụ thể để tổ chức quản lý văn bản đến a. Tiếp nhận văn bản Xem lướt văn bản Nếu phát hiện những văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải trả lại cho người gửi văn bản. Nếu phát hiện ra những văn bản đã bị bóc, bị rách thì phải lập biên bản. Nếu thấy khả nghi (bong thư, chất trắng…,) báo cho cảnh sát Phân loại văn bản : ấn phẩm thường không có bao bì gồm tên riêng, những văn bản thuộc về các tổ chức trong cơ quan, những văn bản gửi cho đơn vị cấp dưới. Nhưng văn bản mật (văn bản tuyệt mật, văn bản tối mật,) b. Bóc bì văn bản Dồn ruột văn bản về bên trái bao thư, Dùng kéo cắt mép phải nhớ bớt mép trên từ 1- 2 cm : gọi là râu bao thư, Lấy văn bản ra : không để rách văn bản, không bỏ xót, Đưa râu vào ruột bao thư, Không làm mất dấu bưu điện : tên cơ quan gửi số ký hiệu văn bản. c. Trình Thủ trưởng hoặc chánh văn phòng để xin ý kiến phối văn bản Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hoả tốc phải trình ngay sau khi nhận được văn bản Những văn bản đến phải được trình ngay trong ngày và những văn bản quan trọng đặt phía trên cùng của hồ sự trình trong ngày. Trong trường hợp đặc biệt thì mới để đến ngày hôm sau. Lãnh đạo cho ý kiến phân phối bằng hai cách: Ghi trực tiếp vào lễ của văn bản : Ghi vào 01 tờ giấy dính vào văn bản (ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn bản) d. Dấu đến Số đến là số văn bản đến trong ngày trong tháng… Ngày đến Chuyển giao văn bản cho cá nhân hoặc đơn vị Số hồ sơ : điền vào vb(2) e. Mẫu đăng ký văn bản : Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày đến Số đến Tên cơ quan ban hành vb Số & ký hiệu vb Ngày/ tháng/ năm vb Trích yếu & tên loại vb Đơn vị cá nhân nhận vb Ký nhận vb Ghi chú Mẫu sổ đăng ký văn bản đến - mật 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ngày đến Số đến Cơ quan ban hành vb Số & ký hiệu vb Ngày/tháng/vb Mức độ mật Tên loại & trích yếu vb Đơn vị và cá nhân nhận vb Ký nhận vb Ghi chú Mẫu sổ đăng ký Đơn - Thư - Khiếu nại - Tố cáo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Ngày đến Số đến Tên người gửi vb Số ký hiệu vb Ngày/ tháng/ năm vb Trích yếu nội dung vb Người nhận vb Ký nhận văn bản Trích yếu nội dung trả lời bằng vb Số ký hiệu vb trả lời Ghi chú g, Chuyển văn bản. Những văn bản có dấu hiệu khẩn, thượng khẩn, hoả tốc phải chuyển ngay sau khi đăng ký Các văn bản phải được chuyển trong ngày Chuyển văn bản phải gửi tận tay cho người nhận, không được nhờ người gửi. Nếu đơn vị gần (văn phòng tập trung) ta chuyển văn bản yêu cầu người nhận ký vào sổ "đăng ký văn bản đến" Nếu đơn vị ở xa (văn phòng phân tán) ta chuyển bằng giao liên và người làm CTVT có sổ "chuyển giao văn bản" Mẫu sổ giao - nhận văn bản 1 2 3 4 5 6 Ngày chuyển văn bản Số ký hiệu hoặc bì văn bản Số lượng hoặc bì văn bản Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản Ký nhận văn bản Ghi chú h, Theo dõi thực hiện văn bản Văn bản có được thực hiện tại nơi nhận văn bản hay không ? Người giải quyết văn bản có đúng thời hạn hay không ? Họ thực hiện có đúng tinh thần chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị không ? Họ giải quyết văn bản có đúng đối tượng không ? IV. THƯ KÝ VỚI CÔNG VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Nguyên tắc chung Trước khi gửi văn bản đi người thư ký phải xem xét văn bản lần cuối (về thể thức, về thẩm quyền), xong ghi rõ số, ngày, tháng văn bản gửi đi và đóng dấu ngay ngắn. Vào sổ đăng ký văn bản đi theo đúng mẫu sổ quy định Lưu văn bản : 01 tại phòng văn thư ; 01 bản tại đơn vị soạn thảo. Sắp xếp văn bản lưu Làm thủ tục chuyển bưu điện Đối với cơ quan nhỏ Người thư ký làm việc một các đầy đủ với các nghiệp vụ công tác văn thư Xem sét văn bản lần cuối (về thể thức, thẩm quyền ký văn bản…) sau đó ghi ngày tháng và đóng dấu một cách ngay ngắn Vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu quy định Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 STT Ngày/ tháng văn bản Số & ký hiệu vb Trích yếu nội dung vb Người ký văn bản Người nhận vb Nơi lưu văn bản Số lượng văn bản Ghi chú Mẫu sổ đăng ký văn bản đi - mật 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 STT Ngày/tháng văn bản Số & ký hiệu vb Trích yếu nội dung vb Mức độ mật văn bản Người ký văn bản Người nhận vb Nơi lưu văn bản Số lượng vb Ghi chú Đối với cơ quan lớn. Cơ quan lớn có nhiều văn bản người thư ký chỉ làm những nhiệm vụ sau : Trình các văn bản Các văn bản từ các đơn vụ đến để thủ trưởng ký được chuyển qua người thư ký Kiểm tra lại các văn bản (về thể thức, thẩm quyền ký…), người thư ký chịu trách nhiệm trước giám đốc về vấn đề này. Khi kiểm tra văn bản xong người thư ký sắp xếp văn bản khẩn, văn bản quan trọng trước sau đó đưa vào cặp trình ký cho thủ trưởng Chuyển văn bản cho văn phòng văn thư để làm thủ tục gửi văn bản đi Lưu văn bản và sắp xếp băn lưu V. NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN. 1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý của nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng thể thức. Quyết định mang tính quyền lực đơn phương làm phát sinh các hệ quả quản lý Thẩm quyền là quyền hành của mỗi cơ quan và được quy định Quyền lực đơn phương: Là một người ra lệnh và người kia phải thực hiện 2. Phân loại văn bản a. Văn bản pháp luật : Là do cơ quan quyền lực nhầ nước ban hành(Quốc hội). Đây là hệ thống văn bản làm căn cứ, làm gốc để ban hành các văn bản khác. VD : Hiến pháp do cơ quan lập pháp ban hành. b. Văn bản pháp quy : Do cơ quan hành pháp ban hành (cơ quan hành chính nhà nước gồm chính phủ, và chính quyền địa phương) để cụ thể hoá văn bản. Văn bản pháp quy đưa ra sử dụng chung, được áp dụng nhiều lần, trong thời gian dài được ban hành và sửa đổi theo thẩm quyền có thể có những nguyên tắc xử sự riêng được gọi là những văn bản cá biệt. Văn bản pháp quy bao gồm văn bản của chính phủ, hợp đồng nội dung các cấp, uỷ ban nhân dân các cấp, các bộ, các ngành, các cơ quan quản lý Nhà nước. c. Văn bản hành chính thông thường : Là văn bản cụ thể hoá văn bản pháp quy, văn bản hành chính thông thường mang tính giao dịch, quan hệ giữa các cấp trên, cấp dưới, ngang cấp nhằm thực hiện những công tác những nhiệm vụ cụ thể trong cơ quan quản lý Nhà nước được mọi cơ quan quản lý nhà nước ban hành. VD : Quyết định cá biệt, thông báo, biên bản, diễn văn, tờ trình giấy đi đường, giấy giới thiệu… sổ sách, đơn, thư. d. Văn bản kỹ thuật : Là văn bản mang tính chuyên môn cao nó áp dụng cho một số cơ quan nhất định ở một số lĩnh vực nhất định. VD : Bộ ngoai giao có công hàm, tối hậu thư… Viện kiểm sát : kiến nghị, cáo trạng, Ngành kiến trúc, xây dựng,… có bản vẽ e, Các văn bản chuyển đổi : Là những văn bản đi kèm với văn bản pháp quy và mang tính pháp quy. VD : Quy chế, điều lệ, nội quy, quy định. 3. Thẩm quyền ban hành văn bản. Quốc hội : Được ban hành hiên pháp luật, nghị quyết Uỷ ban thường vụ quốc hội là cơ quan thường trực của quốc hội được ban hành văn bản, pháp lệnh, nghị quyết Chính phủ được ban hành nghi định, nghị quyết. Các bộ được ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư Hội đồng nhân dân các cấp ban hành nghị quyết. Uỷ ban nhân dân các cấp : Quyết định và chỉ thị Cơ quan quản lý nhà nước : Được ban hành quyết định và các hành chính thông thường Chủ tịch nước được ban hành lệnh. Thủ tướng chính phủ quyết định chỉ thị. Các bộ trưởng, giám đốc được ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền cơ quan mình 4, Thể thức văn bản ¬ Tiêu đề : Là những yếu tố cấu thành của một văn bản nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính quyền lực của nó. Nó phải có đủ các yếu tố, phải viết đúng quy định, đúng vị trí trên văn bản. Đối với văn bản của đảng thì có tiêu đề là "Đảng cộng sản Việt nam " Đối với văn bản hành chính._.