Người thư ký với công tác văn phòng

ã mạnh dạn lựa chọn cho mình một đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp mang tên “người thư ký với công tác văn phòng” một đề tài đi sát với thực tế kiến thức đã được đào tạo và thực tế công việc em đang thực tập. Với bài báo cáo này chắc chắn những hiểu biết của em về nghiệp vụ thư ký sẽ được củng cố và hi vọng đây sẽ là một bước tạo đà vững chắc cho em bước vào công tác sau này. Do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan mà chủ yếu là thời gian và chình độ có hạn mà báo cáo còn bộc lộ nhiều thiếu sót, non kém vì vậy, em rất mong được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo và các bạn. Phần i : giới thiệu công ty tnh tm & dv nguyễn dũng. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng. Quá trình hình thành và phát triển. Trước kia Công Ty chỉ là một cửa hàng tư nhân, sau mấy năm kinh doanh phát đạt chủ cửa hàng đã thành lập lên Công Ty. Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng thành lập vào tháng 7 / 2003. Dưới sự chỉ đạo của Giám đốc bây giờ Công Ty đã mở thêm một chi nhanh nữa tại 512 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội. Bây giờ Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng đang dần hình thành lên một Công Ty vững mạnh. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công Ty. Bộ máy Công Ty bao gồm: Bộ phận Giám đốc : + Giám đốc. + Phó Giám đốc. Bộ phận tài chính kế toán : + Kế toán trưởng. + Nhân viên kế toán. + Thủ quỹ. Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh. + Cán bộ quản lý kinh doanh. + Nhân viên giao nhận hàng. + Thủ kho. + Lái xe. + Bốc vác hàng hoá. Cơ sở vật chất. Bao gồm: - Cơ sở 1: + Phòng Giám đốc. Một máy tính, máy in, phôtô. + Phòng kế toán. Một máy tính, máy in. + Phòng bán hàng. - Cơ sở 2 : + Phòng phó giám đốc. Một máy tính. + Phòng bán hàng. Nguồn lực của Công Ty. Chủ yếu là vốn của chủ sở hữu và vốn vay ngân hàng. . Những thuận lợi và khó khăn của Công Ty Thuận lợi : Đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực, lòng nhiệt tình với công việc kinh doanh của Công Ty, đoàn kết cùng đẩy mạnh sự phát triển của Công Ty. Khó khăn : Thiếu vốn, kinh doanh mặt hàng có cạnh tranh cao.  Phần II : Nội dung nghiệp vụ thực tập Trong thời gian thực tập tại Công Ty, những nghiệp vụ chủ yếu em được thực tập là : Soạn thảo văn bản Phôtô tài liệu Nhận điện thoại Dưới đây là một số chi tiết cụ thể. ˜ Soạn thảo văn bản. Có thể nói soạn thảo văn bản là một trong những công việc cơ bản của người thư ký văn phòng. Nó là công việc đòi hỏi người thư ký phải biết các kỹ năng soạn thảo một văn bản . Soạn thảo văn bản không chỉ là các công văn, quyết định, báo cáo mà còn là các bảng báo giá, hoá đơn, quyết toán…. Những văn bản em thường được giao làm là các báo cáo, bảng báo giá, hoá đơn, quyết toán. Trong quá trình soạn thảo em thường xuyên sử dụng chương trình Microsoft Word, đây là một chương trình có các tính năng rất thuận tiện. Thí dụ như gõ tắt, định dạng phông chữ, căn lề cho các dạng văn bản. Nó cũng là chương trình soạn thảo thông dụng nhất, ở đây có sử dụng các phím tắt và các biểu tượng có sẵn để soạn thảo văn bản một cách nhanh, đẹp theo đúng cách. Để soạn thảo được một văn bản thoả mãn yêu cầu : trang trọng, không mắc lỗi chính tả, lỗi về câu, cú pháp thì người làm công việc soạn thảo phải hiểu rõ về tiếng Việt cũng như những môn học phục vụ cho công việc soạn thảo. Bốn bước cơ bản khi soạn thảo một văn bản. Đánh văn bản thô Sửa lỗi chính tả Căn chỉnh In Tuỳ thuộc vào từng loại văn bản mà ta sử dụng phông chữ và chỉnh cho phù hợp. Nhờ có sự chỉ dẫn của cô Khánh mà em có thêm nhiều kinh nghiệm trong các thao tác và phương thức soạn thảo. ˜ Phôtô tài liệu. ở Công Ty hàng ngày có rất nhiều tài liệu cần phôtô để gửi đi và để lưu lại trong hồ sơ lưu của Công Ty, rồi các hoá đơn chứng từ kế toán, các phiếu xuất và nhập hàng vào kho cũng cần phải sao ra làm nhiều bản để tiện cho nhiều việc theo dõi và quyết toán sau này. Công việc này tuy có phần đơn giản nhưng nếu ta không cẩn thận thì sẽ dẫn đến nhầm lẫn giữa các tài liệu với nhau hoặc bản sao bị kém chất lượng. Khi phôtô bất cứ một tài liệu nào đặc biệt là với những tài liệu có số lượng nhiều thì ta nên phôtô một bản trước để kiểm tra xem chất lượng bản sao có được tôts không vì các bản sao dễ gặp phải những trường hợp như bị mờ, nhoè, mất chữ hoặc bị đen. Khi gặp các trường hợp đó ta cần sử lý kịp thời sau đó mới cho in với số lượng nhiều. Các bản sao sau khi được phôtô cần phải xếp theo thứ tự để tránh nhầm lẫn. ˜ Nhận điện thoại Hàng ngày Công Ty tiếp nhận rất nhiều điện thoại gọi đến yêu cầu thông tin về các mẫu sản phẩm, các mặt hàng mới và giá cả v v … Vì thế nghe và trả lời điện thoại cũng là một trong những nghiệp vụ mà em được tham gia. Tuy nhận điện thoại không phải là công việc thường xuyên nhưng qua thời gian học ở trường và qua thực tế em được biết khi nghe điện thoại đòi hỏi người nghe phải nghiêm túc, phản ứng nhanh nhẹn trong mọi tình huống, luôn có thái độ lịch sự, nhã nhặn đối với người đối thoại dù cuộc đối thoại đó đạt kết quả hay không. Thông thường khi nghe điện thoại, người nhận điện thoại phải nêu rõ địa chỉ cơ quan mình, sau khi biết rõ người gọi đến là ai và yêu cầu của họ là gì thì người nhận điện thoại phải đáp ứng yêu cầu của người gọi đến. Nếu không thoả mãn được yêu cầu đó, người nhận điện phải biết cách trả lời khéo léo và hỏi xem người gọi đến có nhắn gì không. Nếu có nhắn thì người nhận điện ghi lại lời nhắn và báo cáo cho người được nhắn. Qua việc nghe điện thoại tại cơ sở đã giúp em tự tin hơn và nhanh nhạy hơn trong việc giao tiếp ứng sử. Tuy thời gian thực tập ngắn ngủi nhưng em đã học hỏi được rất nhiều điều từ thực tế. Không chỉ là việc củng cố, vận dụng những lý thuyết đã được học về nghiệp vụ văn phòng vào thực tế mà còn là việc học hỏi được tác phong làm việc công nghiệp khoa học hiện đại của một thư ký văn phòng. Phần III : đề tài “người thư ký với công tác tổ chức một cuộc họp nội bộ” Trong suốt quá trình thực tập tại Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng, em đã được may mắn tham gia chuẩn bị cho một cuộc họp nội bộ của Công Ty. Em đã được trực tiếp theo dõi sự diễn ra cuộc họp. Và qua thực tế đó, em tự thấy được rằng lý thuyết ở trường và sách vở cho đến thực tế là cả một khoảng cách, để thực hiện được những gì được học đã là rất khó, thực hiện nó có hiệu quả tốt nhất lại còn khó hơn. Cùng với những năng lực sẵn có, cùng với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ trong văn phòng, em đã góp một phần công sức của mình vào việc chuẩn bị và tiến hành cuộc họp. Chính việc được tham gia chuẩn bị cho cuộc họp đã gợi ý cho em chọn đề tài “người thư ký với công tác tổ chức một cuộc họp nội bộ” như một đề tài nghiên cứu nghiệp vụ của người thư ký văn phòng. Đề tài: “người thư ký với công tác tổ chức một cuộc họp nội bộ” gồm 4 phần: =Phần I : ý nghĩa và mục đích của việc tổ chức cuộc họp như một nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. =Phần II: chuẩn bị nội dung cuộc họp. =Phần III: Kế hoạch tổ chức. =Phần IV: Tổ chức thực hiện. phần a : ý nghĩa và mục đích của việc tổ chức cuộc họp như một nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. Lao động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp gồm các loại như lao động văn bản, giao việc, tiếp khách, hội họp, kiểm tra…để người lãnh đạo có nhiều thời gian cho những suy nghĩ sáng tạo, tuỳ theo hệ thống quản lý, người lãnh đạo cần có người thư ký. Chức năng của người thư ký là giúp người lãnh đạo giải phóng khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, làm tăng thêm phần lao động sáng tạo trong quỹ thời gian lao động của người lãnh đạo. Các chức năng của người thư ký rất đa dạng, những chức năng mang tính chất chung nhất của người thư ký là : =Chức năng thuộc những việc liên quan đến văn bản đi - đến, đăng ký các văn bản, kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng, soạn thảo văn bản. =Chức năng thuộc việc: Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho giám đốc đi công tác, đảm bảo những điều kiện vật chất cần thiết cho chuyến đi. Văn phòng là nơi làm việc của cấp quản lý đơn vị, cấp quản lý đơn vị sử dụng văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là đầu mối giao tiếp thông tin, là bộ phận không thể thiếu được trong quá trình tồn tại và hoạt động của các Công Ty. Vì vậy người thư ký văn phòng, người giúp việc cho giám đốc, là trợ thủ hành chính đắc lực, là cán bộ kỹ thuật trong bộ máy quản lý, là người đại diện có tính chất thay mặt cho giám đốc, là mắt xích nối liền giám đốc với cấp dưới, với cán bộ công chức, viên chức trong Công Ty. Để trở thành một người thư ký hoàn thiện, mỗi người thư ký phải nhận thức được trách nhiệm của mình, không ngừng học hỏi, phấn đấu trong công tác. Từ việc nhỏ nhất cho tới các việc lớn, người thư ký luôn phải vận dụng hết năng lực của mình, không được xem thường bất cứ công việc nào. Từ việc đàm thoại điện thoại, tiếp đón khách phải xử sự ra làm sao? Cho đến tổ chức những việc lớn như tổ chức một cuộc họp nội bộ như thế nào? Có thể nói công việc tổ chức cuộc họp là một công việc phức tạp, đòi hỏi rất lớn về năng lực của người thư ký văn phòng. Để một cuộc họp thành công tốt đẹp, công tác chuẩn bị và tiến hành thực hiện là những công việc rất quan trọng. Nó bao quát phần lớn các công việc của người thư ký văn phòng. Nó phản ánh chân thực chân dung người thư ký, đòi hỏi vốn hiểu biết cơ sở lý thuyết cộng thêm kinh nghiệm trong công tác tổ chức, sắp xếp và quản lý. Qua đó, nó làm nổi bật tính thông moinh, hoạt bát trong phong cách làm việc của người thư ký văn phòng. Một cuộc họp thành công hay không một phần là do sự nhận thức được trách nhiệm, kinh nghiệm làm việc nhất định, sự ham học hỏi và nhiệt tình trong công việc của người thư ký. Nó cũng đòi hỏi người thư ký vận dụng hết những tài năng của mình. Với những tố chất nói trên, em tin rằng bất cứ người thư ký văn phòng nào cũng có thể hoàn thành tốt công việc của mình và họ không chỉ thành công trong công tác văn phòng mà còn thành công trong cả sự nghiệp của mình nữa. Chính vì thế, đề tài “ Người thư ký với công tác tổ chức một cuộc họp nội bộ” đã có sức hấp dẫn riêng của nó. Từ khi nhận đề tài và trong suốt quá trình thực hiện đề tài, em luôn cảm nhận được sự cuốn hút của nó. Có thể nói, đó chính là cơ hội để em trau dồi kiến thức cho mình, cơ hội để em bộc lộ những ưu điểm cũng như khuyết đểm trong phong cách làm việc nói chung và trong phong cách tổ chức, sắp xếp công việc nói riêng. Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân. Bên cạnh những tố chất cần có của người thư ký văn phòng, không thể thiếu đi sự “giúp đỡ” của khoa học kỹ thuật. Ngày nay, khoa học kỹ thuật đang trên đà phát triển, công nghệ thông tin cũng không ngừng phát triển. Con người không phải mất nhiều công sức vào công việc của mình nữa. Để đạt được kết quả làm việc tốt nhất, nhanh nhất, người thư ký văn phòng chỉ cần biết cách sử dụng chiếc Computer một cách thành thạo, bạn đã có trong tay những gì cần thiết nhất và không kể đến còn rất chính xác. Vì vậy tin học đã giúp đỡ một cách đắc lực cho các công việc của các nhân viên trong toàn thể Công Ty nói chung cũng như nhân viên văn phòng nói riêng. Chính vì hiểu sâu sắc điều đó cho nên mỗi người thư ký văn phòng luôn cố gắng học hỏi và không ngừng trau dồi kiến thức về Công nghệ thông tin của mình. Hơn nữa, đất nước ta đang trên con đường “Công nghệ hoá - hiện đại hoá” lại càng cần đến những máy móc tinh vi và người sử dụng thành thạo. Trở lại với đề tài “Người thư ký với công tác tổ chức một cuộc họp nội bộ”, em muốn nói đến ý nghĩa của việc tổ chức một cuộc họp. Trên thực tế, hội nghị, hội thảo là một công cụ lãnh đạo có hiệu quả, là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa và tham gia quản lý Nhà nước, tập thể, cán bộ công nhân viên và các lĩnh vực xã hội khác. Trong hội nghị,hội thảo, người ta thường thảo luận những vấn đề quan trọng, giải thích có hệ thống các quan điểm, đề án với sự góp ý của các cán bộ lãnh đạo tham gia, bố trí các công việc chung, giải thích các nhiệm vụ, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện được, rồi thông báo, báo cáo từng nhiệm vụ ngoài kế hoạch đã chuẩn bị. Ngoài ra, các hội nghị, hội thảo còn nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể đặt ra trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý Nhà nước, những vấn đề đột xuất hoặc công tác đối ngoại. Trong hội nghị, hội thảo mọi người được trao đổi kinh nghiệm và tri thức, khuyến khích tính chủ động sáng tạo của người lao động. Tính dân chủ trong hội nghị, hội thảo được thể hiện rất rõ. Tất cả các đại biểu đều được tự do ngôn luận, đưa ra những phát biểu, ý kiến xây dựng cuộc họp. Họ có quyền thắc mắc và đề nghị sửa đổi những gì bất hợp lý. Họ lắng nghe và ghi nhận những ý kiến của nhau, tự tìm ra những nội dung cần thiết, rut ra bài học kinh nghiệm trong bộ máy quản lý, trong tổ chức hoạt động của Công Ty mình. Tham dự cuộc họp là quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi nhân viên, đó là cơ hội để họ được thông suốt những vấn đề mà từ trước tới nay vẫn còn chưa giải quyết được, họ sẽ được tham gia thảo luận cùng với Giám đốc và cũng là một quá trình thực hiện các nghị quyết, các chỉ thị của Giám đốc nhưng họ cảm thấy nghị lực hơn, thúc đẩy hơn. Về chuẩn bị nội dung cuộc họp, yêu cầu chính là : =Xác định mục đích, tính chất và chương trình cho cuộc họp. =Qui định mục đích, tính chất và chương trình cho cuộc họp. =Chuẩn bị tài liệu, văn kiện phục vụ cuộc họp. =Chuẩn bị thứ tự nội dung cụ thể cho các chương trình của cuộc họp. Về lập kế hoạch tổ chức cuộc họp, yêu cầu chính là : =Lên danh sách khách mời. =Lựa chọn địa điểm và thời gian diễn ra cuộc họp. =Thiết kế mẫu giấy mời. =Chuẩn bị hồ sơ phục vụ cuộc họp. =Chuẩn bị trang thiết bị phục vụ cuộc họp. =Đội ngũ phục vụ cuộc họp. Về tổ chức thực hiện, yêu cầu chính là : =Làm và kịp thời gửi giấy mời. =Lựa chọn và trang trí phòng họp. =Chuẩn bị tư liệu, tài liệu và ghi biên bản. =Đón khách. =Điều hành các công việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc. Từng phần việc rất quan trọng, không thể nói việc này cần thiết hơn việc kia, vì vậy người thư ký văn phòng phải sắp xếp và tổ chức công việc thật cẩn thận và tỉ mỉ, từ việc nhỏ cho đến việc lớn. Đây chính là nền tảng dẫn đến sự thành công của một cuộc họp. Phần b : chuẩn bị nội dung cuộc họp Chuẩn bị nội dung của một cuộc họp là nội dung chính trong các nhiệm vụ mà người thư ký phải làm khi chuẩn bị tổ chức một cuộc hop. Và chương trình nội dung cuộc họp cần được chuẩn bị trước và chu đáo vì nó là phần quan trọng nhất trong việc tổ chức một cuộc họp. Trước hết người thư ký phải lên đúng trình tự và phải nêu được mục đích của việc tổ chức cuộc họp để cuộc họp có thể giải quyết được đúng vấn đề đã đề ra, không đi sai mục đích tránh lãng phí cả về thời gian và kinh phí. Ngoài ra, phải chuẩn bị các việc như : - Thành lập ban trù bị cuộc họp. - Chuẩn bị các văn kiện phục vụ cuộc họp. - Chuẩn bị thứ tự nội dung chương trình cuộc họp nhằm bước đầu tạo sự thành công cho cuộc họp. 1 . Thành lập ban trù bị cuộc họp : Trước khi cuộc họp tiến hành, ta phải tính đến yếu tố khách mời. Để lên danh sách khách mời được đầy đủ và chính xác ta phải xin ý kiến lãnh đạo để thành lập ban trù bị cuộc họp. Ban trù bị là những thành viên trong cơ cấu cán bộ của Công Ty và mỗi thành viên ban trù bị phải phụ trách từng vấn đề trong việc tổ chức cho cuộc họp cũng như việc hỗ trợ nhau trong việc tổ chức chung. / Ban trù bị cuộc họp cần giải quyết một số vấn đề sau : / Xét duyệt về số lượng khách mời / Tư cách khách mời Ngoài việc xé duyệt số lượng khách mời và tư cách khách mời thì ban trù bị còn họp hoặc tổ chức một số hội nghị hộ thảo để giải quyết các vấn đề sẽ diễn ra trong cuộc họp cũng như soạn thảo các văn kiện phục vụ cho cuộc họp và một số vấn đề có liên quan đến cuộc họp như : báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động của Công Ty trong những tháng tới. Đó cũng là công việc đầu tiên phải chuẩn bị. 2 . Chuẩn bị các văn kiện phục vụ cuộc họp : Chuẩn bị các văn kiện phục vụ cho cuộc họp là phần việc rất quan trọng. ở một cuộc họp, không chỉ có người có trách nhiệm mới có công văn, giấy tờ cần thiết mà toàn thể mọi cá nhân tham dự cuộc họp đều phải nắm bắt rõ nội dung các vấn đề mà cuộc họp nêu ra cũng như việc xin ý kiến lãnh đạo để soạn thảo các văn kiện có liên quan đến cuộc họp. Các văn kiện ở đây có thể là bài diễn văn, các báo cáo trước cuộc họp như : <Diễn văn khai mạc. <Báo cáo của ban chấp hành nhiệm kỳ vừa qua. <Báo cáo của của ban kiểm tra. <Các báo cáo khác có liên quan đến nội dung của cuộc họp. <Những bản báo cáo này phải được chuẩn bị trước và có những ý kiến đóng góp sửa đổi của các cá nhân có liên quan. Bài diễn văn khai mạc : Trong bản diễn văn khai mạc phải nêu được lý do tổ chức cuộc họp, khái quát về cơ quan tổ chức cuộc họp bài diễn văn phải súc tích, thể hiện được 3 phần mở bài thân bài và kết luận. Phần mở bài : + Nêu lý do tổ chức cuộc họp. + Tóm tắt sơ lược nội dung cuộc họp, chương trình cuộc họp. Phần thân bài : + Nêu lý do tổ chức cuộc họp. + Tóm tắt sơ lược nội dung cuộc họp, chương trình cuộc họp. Phần kết luận : + Mong muốn tham gia tích cực của các cán bộ Công Ty. + Chúc cuộc họp thành công tốt đẹp. Báo cáo tổng kết : Trong bản báo cáo tổng kết và phương hướng hoạt động của Công Ty trong thời gian tới phải nêu được các phần : Tổng kết nhiệm kỳ vừa qua, phương hướng hoạt động nhiệm kỳ tới. Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ vừa qua : + Những thuận lợi, khó khăn trong các hoạt của Công Ty trong nhiệm kỳ vừa qua. + Các hoạt động chính của Công Ty trong hoạt động vừa qua. + Tổng kết tài chính của Công Ty trong nhiệm kỳ vừa qua. Phương hướng hoạt động trong nhiệm kỳ tới : + Nêu ra một số công việc cần làm, tiếp tục một số hoạt động mang tính truyền thống và một số hoạt động khác. + Tổ chức và xây dựng Công Ty. + Tổ chức các hoạt động xã hội. Báo cáo của ban kiểm tra : Trong bản báo cáo của ban kiểm tra cũng vậy, phải nêu một cách khách quan về ban chấp hành (ban lãnh đạo) cũ và những việc họ đã làm theo từng phần cụ thể. + Những hoạt động của Công Ty trong nhiệm kỳ vừa qua + Những việc đã làm được. + Những điểm còn tồn tại – biện pháp khắc phục của cơ quan khi giải quyết vấn đề đó. 3. Chuẩn bị thứ tự nội dung cụ thể cho các chương trình của cuộc họp : Ngoài các công việc trên, ta còn phải chuẩn bị thứ tự các nội dung cụ thể cho cuộc họp để có được kế hoạch tổ chức chặt chẽ logic. Phải sắp xếp được thứ tự trong các hoạt động trong cuộc họp : + Tránh việc thay đổi nội dung chương trình. + Sắp xếp những nội dung quan trọng để cuộc họp đưa ra giải quyết. Phải sắp xếp những nội dung quan trọng nhất nên trên và những nội dung ít quan trọng xuống dưới. + Lên chương trình cho người dẫn chương trình để họ sắp xếp thời gian cho từng vần đề, không để kéo dài quá một vấn đề để làm ảnh hưởng đến một vấn đề khác. Ngoài việc sắp xếp chương trình cho người dẫn chương trình, người thư ký còn phải có chương trình làm việc của cuộc họp cho toàn thể cán bộ tham dự cuộc họp để cán bộ nắm dõ được chương trình cuộc họp cũng như thuận tiện cho việc cán bộ cho ý kiến đóng góp. Trong bản chương trình phải nêu lên được thời gian của : = Lễ đón khách mời. = Thành phần khách mời. = Danh sách khách mời đặc biệt ( nếu có ) = Lễ khai mạc. = Chương trình, nội dung của cuộc họp. = Báo cáo tổng kết. = Phát biểu của lãnh đạo khách mời. = Giải lao. = Báo cáo của ban kiểm tra. = Thảo luận ( sửa đổi điều lệ ). = Đề, ứng cử vào ban chấp hành nhiệm kỳ tới. = Nghỉ ( trưa và giải lao ). = Thảo luận ( báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động nhiệm kỳ tới ). = Công bố kết quả cuộc họp. = Lễ bế mạc. Và cuộc họp cán bộ của Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng cũng là cuộc họp mà em được tham gia tổ chức trực tiếp trong quá trình thực tập tại văn phòng của Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng. Công việc chuẩn bị nội dung chương trình cuộc họp là phần rất quan trọng vì nó có tác động đến toàn bộ cuộc họp. Người thư ký phải lo lắng đến nội dung của từng phần công việc trong ngày diễn ra cuộc họp. + Trong khi đón khách mời hay các công việc trong giờ nghỉ, trong quá trìmh diễn ra cuộc họp, người thư ký phải biết phân công từng cá nhân trách nhiệm trong việc đón tiếp này. + Trong quá trình diễn ra cuộc họp, người thư ký phải ghi biên bản cuộc họp để sau khi cuộc họp kết thúc trình Giám đốc. + Khi cuộc họp bế mạc, người thư ký phải công bố kết quả cuộc họp và diễn biến cuộc họp trước cuộc họp. Chỉ khi nào người thư ký bao quát toàn bộ nội dung của cuộc họp thì mới có thể nói người thư ký điều hành các công việc chuẩn bị cũng như tiến hành một cuộc họp thành công và thể hiện được năng lực của chính mình. Phần c : kế hoạch tổ chức Sau phần chuẩn bị nội dung là phần lên kế hoạch. Đó là công việc không kém phần quan trọng, chúng ta phải dự kiến được các công việc chuẩn bị trước và tiến độ thực hiện các công việc đó. Thông thường kế hoạch tổ chức cuộc họp được tiến hành theo bước sau : - Lên danh sách khách mời. - Lựa chọn địa điểm, thời gian diễn ra cuộc họp và dự trù kinh phí. - Thiết kế giấy mời. - Chuẩn bị các văn kiện phục vụ cuộc họp. - Chuẩn bị trang thiết bị phục vụ cuộc họp. - Sắp xếp, phân công các cá nhân phục vụ cuộc họp. - Kiểm tra lại toàn bộ công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra cuộc họp. Lên danh sách khách mời : Đại biểu là những người có liên quan đến nội dung chương trình và các vấn đề được thảo luận, bàn bạc trong cuộc họp. Việc lựa chọn khách mời phải được sự đồng ý của Giám đốc hay có quyết định của ban trù bị cuộc họp. Khách mời của cuộc họp phải là những vị có uy tín, có quan hệ với Công Ty, tổ chức cuộc họp. Sự có mặt của họ sẽ tăng thêm phần trang trọng cho buổi lễ. Những lời phát biểu của họ mang tính chất cổ vũ, thúc đẩy sự phát triển của Công Ty tổ chức cuộc họp cũng như đóng góp vào thành công của cuộc họp. Tuỳ theo qui mô của cuộc họp mà ban trù bị có thể dự trù được số lượng cán bộ tham gia. Việc lên danh sách phải có thứ tự logic để tiện việc theo dõi và kiểm tra. Thí dụ như sắp xếp theo khu vực, ban ngành ( công việc này sẽ do bộ phận tổ chức thực hiện đảm nhiệm ). Chọn địa điểm, thời gian diễn ra cuộc họp : + Về phần thời gian diễn ra cuộc họp phải thuận tiện cho ban tổ chức và các thành phần tham dự tránh những tháng cao điểm, quý cao điểm. Về thời gian chính thức diễn ra cuộc họp phải thông báo tới từng thành viên tham gia cuộc họp trong giấy mời để tiện việc theo dõi và không quên. Và cũng phải lên thời gian cho từng chương trình trong quá trình diễn ra cuộc họp như : Thời gian khai mạc, bế mạc tránh lãng phí thời gian làm cuộc họp tẻ nhạt hoặc thiếu thời gian làm hội nghị căng thẳng. + Về địa điểm phải lựa chọn sao cho thích hợp về cả quy mô cuộc họp và về cả tài chính của đơn vị tổ chức, tránh lãng phí hay quá eo hẹp về diện tích làm cho cá nhân tham gia cuộc họp bị ức chế gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc của cuộc họp. + Kinh phí của cuộc họp phải dự tính sao cho phù hợp với mức độ kinh tế Công Ty, phù hợp với nội dung cuộc họp. Một cuộc họp thành công là một cuộc họp thu được kết quả tối đa, trong khi mất lại một kinh phí tối thiểu. 3.Thiết kế mẫu giấy mời: + Giấy mời là một hình thức thông báo đến người dự cuộc họp thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp. Nó tăng thêm phần long trọng cho buổi lễ cũng như sự quan trọng của người được gửi giấy mời. + Giấy mời phải được làm theo đúng mẫu mà lãnh đạo đã duyệt. Đồng thời giấy mời phải tạo ra sự chú ý cho người tới dự cuộc họp. Vì vậy phải viết thế nào để người đọc quan tâm và cố gắng bằng mọi cách tham dự cuộc họp. Giấy mời cần phải viết ngắn gọn rõ ràng, chính xác. Thông thường các thành phần trong một giấy mời gồm: . Tên cuộc họp . Cơ quan tổ chức cuộc họp . Lý do tổ chức cuộc họp . Thời gian khai mạc . Địa điểm tổ chức . Lời yêu cầu đề nghị . Ký tên, đóng dấu. 4.Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp: Công việc chuẩn bị này cũng góp phần không nhỏ vào sự thành công của cuộc họp. Chúng ta cần phải dự kiến được các trang thiết bị cần dùng cho ngày diễn ra cuộc họp và phải tính trước được những sự cố do trang thiết bị gây ra. Phải khảo sát nơi sẽ đặt các trang thiết bị sao cho phù hợp với quang cảnh ngày diễn ra cuộc họp nhưng phải đảm bảo tính thuận tiện cho việc sử dụng. Chuẩn bị trước các đường dây điện và ổ cắm, tránh tình trạng thiếu sót dụng cụ, gây ảnh hưởng không tốt đến quá trình tiến hành cuộc họp. Chuẩn bị đội ngũ nhân viên phục vụ cho cuộc họp. Đội ngũ nhân viên phục vụ phải là những người nhanh nhẹn, có khả năng giao tiếp tốt, có nghiệp vụ chuyên môn, biết giải quyết các tình huống phát sinh trong khi diễn ra cuộc họp. Ăn mặc phải gọn gàng, sạch sẽ. Người Châu Âu có câu : “ Bộ áo không làm nên thầy tu nhưng không có bộ áo, thầy tu không là thầy tu hoặc” quen sợ dạ, lạ sợ áo. Trang phục gợi lên trách nhiệm và tính quan trọng của cuộc họp. Kiểm tra lại các công việc đã chuẩn bị trước ngày cuộc họp : Đây là khâu rất quan trọng. Để tránh thiếu sót, cần phải kiểm tra lại danh sách khách mời đã gửi giấy mời, thiếu ai phải bổ sung ngay. Bên cạnh việc kiểm tra lại danh sách khách mời và đại biểu thì người thư ký phải gọi điện thoại hỏi xem họ có thể đi dự hay không và lên danh sách những người tới dự. Kiểm tra lại cách trang trí và sắp xếp hội trường, các thiết bị máy móc phải đảm bảo vận hành tốt ngày cuộc họp diễn ra một cách tốt đẹp. Phần d: Tổ chức thực hiện Sau khi mọi kế hoạch của cuộc họp được đề ra, việc tổ chức thực hiện kế hoạch đó rất quan trọng. Nó đòi hỏi người nhân viên phải làm việc rất cẩn thận tỉ mỉ và chu đáo. Cuộc họp này có thành công hay không phụ thuộc một phần lớn vào quá trình tổ chức và thực hiện này. Quá trình tổ chức thực hiện chia làm 3 phần: Trước cuộc họp. Trong cuộc họp. Sau cuộc họp. Công tác chuẩn bị trứơc khi tiến hành cuộc họp. a.Thu thập các thông tin cử khách mời tham dự cuộc họp : Về vấn đề đại khách mời tham dự thì Công Ty tổ chức cuộc họp cần gửi công văn thông báo, yêu cầu Công Ty được mời dự cuộc họp khẩn trương gửi danh sách khách mời của Công Ty để Công Ty tổ chức cuộc họp kiểm tra số lượng Khách mời để lên danh sách. Lập danh sách khách mời : Khách mời là những người tham gia trực tiếp vào cuộc họp. Vì vậy phải lập danh sách khách mời để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi. Danh sách khách mời phải hệ thống khoa học và lôgic. Danh sách khách mời là công cụ để căn cứ vào đó làm và gửi giấy mời. Chuẩn bị giấy mời: Giấy mời phải được làm theo đúng mẫu mà lãnh đạo đã duyệt và cho chỉ thị. Phải làm đầy đủ theo đúng số lượng mà các khách mời đăng ký trong danh sách khách mời. Và đặc biệt giấy mời phải được làm và kịp gửi đảm bảo cho người tham dự cuộc họp có đủ thời gian để chuẩn bị. Giấy mời phải được gửi tận taykhách mời trước ít nhất một tuần. Chuẩn bị đủ các tài liệu, kiểm tra máy móc và trang thiết bị phục vụ cho cuộc họp. Tổ chức đánh máy, in ấn, nhân bản các tài liệu của cuộc họp. Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho Giám đốc. Các máy móc trang thiết bị cần phải được kiểm tra và phát hiện kịp thời những sai sót để kịp thời khắc phục, sửa chữa . Những công việc này cần phải làm đồng thời với việc làm và gửi giấy mời. Chuẩn bị phòng họp, trang trí và sắp xếp phòng họp. Phòng họp là bộ mặt của của cuộc họp, do đó nó rất quan trọng, góp phần dẫn đến sự thành công của cuộc họp. Vì vậy, phòng họp cần phải được trang trí, chuẩn bị sắp xếp trước khi diễn ra cuộc họp. Phòng họp phải phù hợp với qui mô lớn nhỏ của cuộc họp và cách trang trí phông ,bàn ghế, ánh sáng, hoa, máy móc, trang thiết bị phải thể hiện được sự tinh tế thẩm mỹ và tính trang trọng của cuộc họp. Đối với những cuộc họp lớn : Bàn ghế thường được kê ngay ngắn theo hàng ngang chia làm nhiều dãy, ở giữa dãy bàn là lối đi để thuận tiện cho các công việc diễn ra trong cuộc họp. Phông & Biểu ngữ được căng phía trên cùng phòng họp. Phía trước phông là dãy bàn làm việc của chủ toạ cuôc họp, bên cạnh phía phải được bố trí bàn báo cáo. Các lẵng hoa được trang trí hợp lý trong phòng họp tạo không khí thoải mái cho các khách mời. Máy móc và các thiết bị khác phục vụ cho cuộc họp được đặt ở vị trí thuận tiện và phù hợp với quang cảnh cuộc họp. Thông thường phòng họp của các cuộc họp được bố trí theo một sơ đồ nhất định. Trong ngày diễn ra cuộc họp: Đón tiếp khách: Việc đón tiếp khách mời tham dự cuộc họp cũng rất quan trọng. Người nhân viên đón khách mời là ngưới đại diện đầu tiên cho cơ quan tổ chức cuộc họp, ấn tượng đầu tiên do nhân viên tiếp khách tạo nên có ảnh hưởng trực tiếp đến sự đánh giá của khách về cơ quan. Vì vậy nhân viên đón khách phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên khi tiếp xúc với khách .Khi đón khách , người nhân viên phải niềm nở, thân thiện, lịch sự và lễ độ. Việc đón từng khách mời chỉ diễn ra ở các cuộc họp nhỏ, còn với cuộc họp lớn việc đón khách được bố trí ngay thời điểm đầu tiên khi diễn ra cuộc họp .Người nhân viên phải đón khách, kiểm tra thẻ khách mời và phát các tài liệu của cuộc họp. Tại các hội nghị lớn số lượng khách mời đông vì vậy thông thường dùng thẻ gửi kèm giấy mời để thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi. Khi khách mời vào phòng họp nhân viên có trách nhiệm kiểm tra thẻ khách mời sau đó đánh dấu vào danh sách. Trong khi diễn ra cuộc họp: =Người thư kí phải có trách nhiêm theo dõi, bám sát tiến trình diễn ra cuộc họp, đề phòng những tình huống ngoài dự kiến và bổ xung các tài liệu cần thiết và cung cấp các giấy tờ quan trọng cho Giám đốc. = Quan sát và theo dõi tiến trình cuộc họp. = Ghi chép nội dung chính của cuộc họp, các vấn đề được nêu ra và ý kiến đóng góp xây dung của khách mời tham dự. Các công việc sau cuộc họp: + Kiểm tra lại phòng họp. + Thu dọn máy móc và trang thiết bị của cuộc họp. + Từ những nội dung đã ghi chép trong khi cuộc họp diễn ra ghi thành văn bản, đánh vào máy và tiến hành in ra để báo với Giám đốc và lưu trữ. + Thống kê các công văn, giấy tờ của cuộc họp sắp xếp theo trình tự lôgic để thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. + Lập hồ sơ lưu(mỗi cuộc họp lập một hồ sơ, khi lập hồ sơ, phải thu nhập đầy đủ các công văn giấy tờ của cuộc họp. Sau đó cho các tài liệuvào cặp hồ sơ để lưu. kết luận Đề tài “Ngươi thư ký với công tác tổ chức cuộc họp nội bộ ’’là một đề tài không còn mới mẻ nhưng nó vẫn cần được p._.