Nghiệp vụ Thư ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng Minh

công việc của con người ngày càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI đã mở rộng đào tạo một số ngành nghề như: Hành chính văn phòng, Thư ký văn phòng. Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký chưa được thực sự coi trọng và phát triển người ta có quan niệm và nhìn sai lệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hóa - tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. Cũng như các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan của học sinh chuyên ngành Thư ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm được bao gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Văn thư Lưu trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà trường có thể nắm được khả năng của học sinh sau đào tạo cũng như bổ sung kiến thức, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo các khoá học sau. Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề ra em đã trực tiếp liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04 5116410 Fax: 04 5116410 Dưới sự hướng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Văn phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoach thực tập của mình với nội dung bao gồm các nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ... Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI cùng toàn thể các anh chị trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực hiện những ý tưởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú. "Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi người" điều đó là tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt được tất cả mọi công việc nhưng để làm được điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản thân cùng sự giúp đỡ của mọi người. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báo cáo của em hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn! Phần I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ I. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN: 1. SỰ HÌNH THÀNH VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH IN HOÀNG MINH: Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội, cho cuộc sống của con người. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con người người ngày càng cao, yêu cầu của con người ngày càng phong phú. Dưới sự tác động mạnh mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công nghiệp hoá và đang từng bước cổ phần hoá- tư nhân hoá dẫn tới nhiều ngành nghề ra đời, ngành in được xem là một ngành đang có bước phát triển đột phá, chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in rất cần thiết cho cá nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc gia. Công ty TNHH in Hoàng Minh được thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi đó. Theo Quyết định Phê duyệt số 5468/QĐ - UBND do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 24/03/2002, theo Giấy phép số 3800/GP – UBND và Giấy đăng ký kinh doanh số 055096 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 22/03/2002 Công ty TNHH in Hoàng Minh đã chính thức khai trương vào ngày 26/03/2002 nhân dịp kỷ niệm 72 năm ngày thành lập Đoàn Thanh niên Việt Nam. Công ty TNHH in Hoàng Minh được thành lập bởi các sáng lập viên uy tín như: Nguyễn Ngọc Hải Đào Quang Minh Vũ Văn Sơn Chu Thị Thu Trang Vũ Lê Tùng Phạm Bá Tâm Nguyễn Anh Tuấn Và một số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để phát triển kinh doanh. Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind Lô gô: Trái tim & Trí tuệ Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại : 04 5118000 Fax: 04 5116410 E- mail: heart_mind@hn.vnn.vn Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty in ấn, thiết kế, quảng cáo (biển bảng ngoài trời...), nội thất, ngoại thất. Với phương châm hoạt động "Đơn giản, sáng tạo, chuyên nghiệp, ấn tượng và hiệu quả". Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo, tạp chí, phong bì, tiêu đề thư, catalogues, bao bì sản phẩm... cho các doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ty 100% vốn nước ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà nước, Tổ chức Phi chính phủ... Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn không thoả mãn với những gì đang có, liên tục mở rộng và phát triển các loại hình sản phẩm. Hoàng Minh luôn làm hài lòng khách hàng với những sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Hoàng Minh không ngừng vươn lên bằng chính sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cá tính, giàu sáng tạo, cùng với dây chuyền sản xuất khép kín và hiện đại. Chỉ trong vòng 3 năm hoạt động kinh doanh Hoàng Minh đã có hàng nghìn khách hàng có uy tín trong nước như: - Nhà máy chế biến sữa Hà Nội, - FPT, - Bộ Y tế, - Bộ Công nghiệp, - Vinasat, - Học viện Quân y, - Thiên An Sơn. Nhiều khách hàng là tổ chức phi Chính phủ như: - Child Fund, - AED - Viện Hàn lâm phát triển Giáo dục, - CIDSE - Đoàn kết và Hợp tác Quốc tế, - Dự án Dupet, - PSBI, - Đại sứ quán úc, - Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế, - Tổ chức Jaica, - Tổ chức Tầm nhìn Thế giới... Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng bước mở rộng kinh doanh, tăng cường nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Với phương châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và nhỏ" Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình. Như vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy được thành lập chưa lâu nhưng đã đạt được những thành tựu rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng, sẽ không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uy tín và thương hiệu. Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn đạt doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Đây chính là kết quả của các chính sách và chiến lược kinh doanh đúng đắn, kết hợp chặt chẽ với các hoạt động xã hội , đảm bảo gắn hiệu quả kinh tế với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội. Dự kiến trong những năm tiếp theo Công ty TNHH in Hoàng Minh sẽ ngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nước một khoản thu lớn thông qua việc nộp thuế. Bảng doanh thu của Công ty trong 4 năm đầu: Năm 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 380 triệu 2tỷ4 3tỷ8 4tỷ7 Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty: Trình độ Số lao động Tỉ lệ % Đại học, trên đại học Cao đẳng Trung cấp PTTH 25 13 2 0 62.5% 32.5% 5% 0 Tổng cộng 40 100% Cán bộ quản lý Lao động trực tiếp 5 35 12.5% 87.5% SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY GIÁM ĐỐC PGĐ Thiết kế TP Kế Toán TP Sản Xuất 1 TP Kinh Doanh TP Sản Xuất 2 Kế toán viên Thủ quỹ Tổ trưởng Phó phòng Phó phòng Phó phòng PP chế bản Phó phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Tổ trưởng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên TP Thiết Kế PP ý tưởng 2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH HOẶC VĂN PHÒNG CÔNG TY: *Chức năng nhiệm vụ của Công ty: Từ khi đi vào hoạt động, với ý nghĩa là một công ty chuyên phục vụ, Công ty đã thực hiện tốt hai chức năng là chức năng xã hội và chức năng kinh tế của một doanh nghiệp. - Với chức năng xã hội: Công ty đã có nhiều đóng góp và là đơn vị nổi bật trong địa bàn Quận Đống Đa. Công ty đã ủng hộ 10 triệu đồng xây dựng nhà tình nghĩa cho hai bà mẹ Việt Nam anh hùng của Quận. - Với chức năng kinh tế: Chỉ trong một thời gian ngắn đi vào hoạt động, các sản phẩm và mẫu mã đã chứng tỏ được tính khả thi và doanh thu của Công ty ngày càng cao. Bên cạnh đó, hàng năng Công ty còn đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nước. Khẩu hiệu của Công ty: “ Hợp tác, Phát triển, Bền vững”, Phương châm hoạt động “Cẩn thận! Cẩn thận hơn! Cẩn thận hơn nữa!", "Cách nghĩ vì toàn cộng đồng và hoạt động vì lợi ích của khách hàng”. Trong nhiều năm qua khẩu hiệu và phương châm đó vẫn giữ vững, Công ty luôn chứng tỏ sự quan tâm hết mình của Công ty đối với khách hàng của mình. *Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty: - Phòng Kinh doanh: Quản lý hệ thống khách hàng, duy trì mối quan hệ với các khách hàng truyền thống. Phát triển thêm khách hàng mới, tăng quy mô của hoạt động kinh doanh cả về số lượng và chất lượng. Thu thập các thông tin về thị trường, về nhu cầu của khách hàng, về năng lực của đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chiến lược kinh doanh. Làm nhiệm vụ tiếp thị, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng; bán giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Khách hàng không tự tìm đến mà nhân viên Phòng kinh doanh phải tìm đến khách hàng. Sản phẩm tốt không có giá trị nếu không có ai biết, vì thế nhân viên kinh doanh phải làm thế nào để khách hàng nhận biết được điều đó. Khi tiếp thị nhân viên kinh doanh phải giới thiệu cho khách hàng biết Hoàng Minh là ai? Hoàng Minh có sản phẩm gì để bán. Và phải biết khách hàng đang có nhu cầu gì. Hãy làm cho khách hàng hài lòng với những sản phẩm được thiết kế đẹp, và giá cả cạnh tranh hợp lý. Phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ quyết định sự thành công hay thất bại về doanh số của Công ty. Báo cáo các thông tin thị trường và kết quả kinh doanh lên lảnh đạo để cùng lảnh đạo đưa ra các quyết định như: Tăng qui mô hoạt động kinh doanh, đầu tư thêm vốn, thay đổi ngành hàng, đối tượng khách hàng... Công việc nhân viên kinh doanh phải làm: Chào hàng, báo giá, đặt hàng, ký hợp đồng, giao hàng... - Phòng Thiết kế: Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của sản phẩm, có nhiệm vụ thiết kế, in ấn, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tưởng thông tin về các mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có ý nghĩa và thẩm mỹ cao theo yêu cầu của khách hàng trên các chất liệu. Phòng Thiết kế phải nắm bắt được rằng để có một sản phẩm in phải kết hợp các yếu tố: ý tưởng, chất liệu, màu sắc, bố cục, ngôn ngữ và công nghệ. Dự đoán dòng sản phẩm của tương lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty dự trên kinh nghiệm của người dự đoán và sự đánh giá các thông tin về sản phẩm, xu hướng, tập quán, văn hoá, địa bàn kinh doanh và thị trường đang tiếp cận. Đồng thời chịu trách nhiệm chế bản và in ấn. - Phòng sản xuất: Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã được duyệt để cho ra thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng. - Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty + Quản lý hoạt động thu chi của Công ty. Lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm. + Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn của Công ty: + Hỗ trợ Kế toán trưởng lấp kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất phương án quản lý, sử dụng nguồn vốn của Công ty, + Hỗ trợ kế toán trưởng hạch toán kinh tế, hỗ trợ phân tích tài chính các dự án đầu tư, hợp tác kinh doanh mà Công ty thực hiện hoặc tham gia thực hiện. + Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, chi trả lương và chế độ phúc lợi cho nhân viên. + Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các hoạt động tài chính của Công ty. + Cung cấp số liệu cho các bộ phận để phân tích thị trường, lập dự án đầu tư kinh doanh khi được phép của Ban điều hành. - Phòng phát triển dự án: Truy cập thông tin toàn cầu để nắm bắt thông tin thị hiếu và nhu cầu khách hàng để tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước, đặc biệt là các tổ chức Phi chính phủ. Đồng thời lập dự án mới với tất cả các thông tin tổng hợp về thị trường, sản phẩm, chi phí. 3. CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH IN HOÀNG MINH: *Khái niệm Thư ký văn phòng theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (IPS). “Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”. *Theo giáo trình Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI. “Thư ký Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng”. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh, do yêu cầu công việc nên có tới 5 người giúp việc cho Lãnh đạo, mỗi phòng có một người đại diện giúp Thủ trưởng giải quyết các công việc liên quan đến phòng mình. 3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng: Cũng như các nghề khác - Thư ký Văn phòng cũng được coi là một nghề - Nghề Thư ký Văn phòng. Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị trường, các hình mẫu Thư ký trước đây đã không còn. Thư ký Văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty. Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp vụ của Thư ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn. Có thể thấy công việc của người Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Thư ký không chỉ đơn thuần là một người giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất định nào đó, và công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của Thư ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%. Công tác Thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những người cùng cộng tác, với khách hàng. Nói như V.I. Lê Nin lao động của người Thư ký văn phòng là loại lao động “để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ” nghĩa là công tác Thư ký văn phòng được hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ của Thủ trưởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các hoạt động khác trong văn phòng như: Soạn thảo văn bản, Tổ chức Hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác: Văn thư, Lưu trữ - vì thế người Thư ký phải là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh đạo. Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Thủ trưởng, người Thư ký phải được Thủ trưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời người Thư ký còn là người đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các thành viên trong trong Công ty. Người Thư ký hoạt động văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp. Tóm lại công tác Thư ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của lãnh đạo được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủ trưởng duy trì các mối quan hệ. Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Thư ký vẫn còn mới mẻ, vì vậy một số người thường quan niệm nghề Thư ký là nghề đơn giản, mang tính chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm được không cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Thư ký văn phòng phải đảm nhận, cũng như bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh hưởng và tác động đến hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, sự phấn đấu vươn lên không ngừng của mỗi Thư ký là động lực cho quá trình phát triển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã hội. II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: 1. NHIỆM VỤ THUỘC VỀ QUAN HỆ CÁ NHÂN NGƯỜI THƯ KÝ: 1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng: Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì vậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp, phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong con mắt của đối tác. Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng. Hoạt động tiếp khách của Thư ký diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo… nhưng ở bất cứ hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên. * Khi Thủ trưởng làm việc tại Văn phòng: Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng. Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt lãnh đạo để bươc đầu giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn tượng đầu tiên của khách do người Thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt luôn luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của người Thư ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với người Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc. Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao tiếp không thể thiểu đó là người Thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin tưởng, bình tĩnh, không được hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là khách chào hàng, khách bán hàng, khách mua hàng hiện có, hay khách mua hàng tương lai. Khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người Thư ký đưa ra phương án giải quyết. Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực tiếp giải quyết, thì người Thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó thông báo lại với Thủ trưởng một cách ngắn gọn. Ngoài ra Thư ký còn phải biết phân chia các cuộc gặp cho Thủ trưởng. Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Thư ký thì Thư ký phải xin ý kiến Thủ trưởng và cho gặp Thủ trưởng khi đã được Thủ trưởng đồng ý. Thường thì công việc quan trọng Thủ trưởng là người giải quyết nhưng phải có sự hỗ trợ đắc lực của người Thư ký. * Khi Thủ trưởng đi công tác vắng: Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có nhà. Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải quyết yêu cầu của khách là người chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao tiếp đó. Hiệu quả công việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trong trường hợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc của một người Thư ký. Trong trường hợp Thủ trưởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó mà không thể tiếp khách được thì người Thư ký phải thanh minh một cách lịch sự, và thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo được thiện ý cho cuộc gặp sau Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên người, từ đâu đến, cần bàn việc gì với Thủ trưởng. Trong trường hợp bản thân khách hoặc khách cử người đến thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì người Thư ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đưa cho khách ký vào phiếu đó. Mẫu phiếu xin hẹn: Phiếu xin hẹn số: .............., ngày tháng năm .......................... Họ tên: ........................................................................................... Nghề nghiệp: ... ............................................................................. Vấn đề cần bàn bạc: ..................................................................... ........................................................................................................ Ngày giờ ........................................................................................ Người cần gặp: …………………………………………………............................ Chữ ký của người hẹn Chữ ký, con dấu của cơ quan Ví dụ: Lúc 11h30' ông A đến văn phòng công ty xin gặp thủ trưởng. Nhưng lúc đó thủ trưởng đang bận không thể gặp được, ông A vẫn yêu cầu được gặp thủ trưởng. Trong trường hợp này Thư ký phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn vị nào đến gặp thủ trưởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Thư ký xem xét vấn đề mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết được thì giúp thủ trưởng giải quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết được Thư ký hỏi ý kiến thủ trưởng và giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất, tránh mất lòng khách, thể hiện được sự tôn trọng đối với khách, tỏ thiện ý, thông cảm với khách và hẹn gặp khách vào một ngày gần nhất. 1.2. Đãi khách: Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song hết sức quan trọng và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãi khách hay không đãi khách cũng như hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản. Một bộ phận gắn liền với quá trình lao động của những người cán bộ lãnh đạo là các hoạt động xã hội mà những hoạt động đó gắn liền với các cuộc tiếp xúc mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo... Những cuộc tiếp xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy, những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành viên trong xã hội mà trước hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố gắng tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng được trong những cuộc tiếp xúc đó. Những hình thức của các cuộc tiếp xúc xã hội được sử dụng là nhằm đạt đến mục đích với mức độ cao nhất. Một trong những hình thức nói trên là việc đãi khách. Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà người ta sử dụng các hình thức đãi khách khác nhau. Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuộc hội họp, bàn bạc trên nguyên tắc, người Lãnh đạo, Thủ trưởng và Thư ký cũng phải coi các bữa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi... cũng là công việc. Kiến thức trong đãi khách không chỉ quan trọng đối với Thư ký mà còn đối với bất cứ ai tham gia hoạt động đối ngoại trong hoạt động công sở. Đây có thể coi là một trong những hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tác nghiệp vụ Văn phòng. Trên thực tế không ít trường hợp hiệu quả công việc đạt được ngay trong hoặc sau bữa ăn. Ở công sở, bữa ăn không thể coi là lúc hưởng thụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn người với người đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ dễ dàng nói chuyện với một người khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tại một chiếc bàn giấy lạnh lẽo và "những mớ chính trị khô khan". Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tuỳ theo mức độ hưởng ứng của khách và điều kiện cụ thể cho phép, người Thư ký có thể bố trí một trong những loại hình đãi khách như: Tiếp đãi khách nước giải khát, tiếp rượu, tiếp trà, cà phê hoặc đãi tiệc... Khi chuẩn bị đãi khách Thư ký phải lập danh sách khách mời và phải đảm bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc. Trong môi trường hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh, phần lớn các cuộc tiếp đãi khách là dưới hình thức nước giải khát. Tuy nhiên trong một số trường hợp cần thiết, Công ty cũng tổ chức các bữa tiệc... 1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng: Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của cơ cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt tình hình thực tế. Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế... Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ trưởng phụ thuộc vào chức năng quản lý Nhà nước, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủ trưởng, cũng như tiềm lực của cơ quan. Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô tương đối lớn. Do đó có rất nhiều mối quan hệ làm ăn, chính vì thế Giám đốc Công ty thường xuyên có những chuyến đi công tác và tất nhiên các chuyến đi đó đều được đưa vào kế hoạch công tác tuần của Công ty. * Thư ký đi cùng Thủ trưởng Với vai trò là người trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký phải xác định được: - Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ trưởng. - Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn liền với một mục đích riêng. - Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với các chuyến đi công tác của cơ quan. - Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Thư ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo: - Mục đích chuyến đi công tác - Nội dung chuyến đi công tác - Thành phần chuyến đi công tác - Địa điểm chuyến đi công tác - Thời gian chuyến đi công tác - Tài liệu, tư liệu liên quan đến chuyến đi công tác - Kinh phí chuyến đi công tác - Phương tiện chuyến đi công tác Thư ký là người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi. Ngoài những thông tin được cung cấp thì Thư ký cũng có thể yêu cầu hỗ trợ. Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hoá, tư nhân hoá các công ty cổ phần, tư nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi công tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà nước. Ngoài những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ trợ giúp lãnh đạo, Thư ký có thể phải tiến hành một số công việc sau: - Chuẩn bị quà tặng - Xây dựng nhật ký hành trình - Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá - Danh thiếp Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Thư ký là người đảm bảo chổ ăn ở, sinh hoạt... cho Thủ trưởng và cho đoàn. Thư ký phải thể hiện sự kính trọng với Thủ trưởng của mình trước cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ chuyên môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi. Khi Thư ký được đi công tác cùng Thủ trưởng thì đó vừa là cơ may vừa là thách thức. Là cơ may nếu Thư ký thể hiện được mặt mạnh của mình, là thách thức bởi vì Thư ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ trưởng thì coi như tự đánh trượt mình trong kỳ thi thăng tiến. Sau chuyến đi công tác Thư ký giúp Thủ trưởng giải quyết các công việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy tờ, tài liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ trưởng, soạn thảo Thư cảm ơn. Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ. Ở đây Thư ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việc một cách tốt nhất. * Thư ký không đi cùng Thủ trưởng: Khi Thư ký không đi cùng Thủ trưởng thì ngoài những công việc chuẩn bị cho chuyến đi Thư ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng thuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ trưởng mà có khả năng. Trước lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đạo để định hướng giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ trưởng và các cá nhân có liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi được ủy nhiệm giữa Thủ trưởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan. Giải quyết các công việc được giao, xác định các hình thức để liên hệ với Thủ trưởng. Sau khi Thủ trưởng đã lên đường Thư ký thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của mình và các công việc được giao hoặc được ủy quyền, ghi nhật ký công tác, lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới Thủ trưởng. Thừa lệnh Thủ trưởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện đúng chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng đã giao và phải giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian đi công tác. Sau khi Thủ trưởng đi công tác về, Thư ký phải chủ động báo cáo về những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyết các công việc còn tồn đọng và trình văn bản tài liệu liên quan đến cá nhân lãnh đạo. 1.4. Tổ chức Hội nghị: Hội nghị là công cụ phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Thông qua Hội nghị nhà quản lý thực hiện được các hoạt động: - Tổng kết đánh giá lại công việc - Xây dựng phương hướng - Phát huy quyền dân chủ của nhân viên trong cơ quan - Xây dựng tinh thần đoàn kết. Do tình hình thực tế cũng như yêu cầu công việc thường diễn ra , Công ty TNHH in Hoàng Minh phần lớn triệu tập những cuộc họp bất thường và đột xuất. Dưới sự tác động của nền kinh tế thị trường cùng sự lớn mạnh của hệ thống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình dưới con mắt của khách hàng đặc biệt là các tổ chức nước ngoài, Công ty TNHH in Hoàng Minh đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt được, giới thiệu, quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của công ty. Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần._. làm việc và tinh thần đoàn kết trong toàn Công ty, hàng năm Hoàng Minh thường tổ chức 2 lần dã ngoại cho toàn Công ty và đều được lập thành hồ sơ. Khi tổ chức Hội nghị Thư ký lập Kế hoạch Hội nghị, Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội nghị. Kế hoạch phải đảm bảo: - Thể thức văn bản - Tính khả thi khi triển khai - Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị - Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị + Thời gian Hội nghị + Địa điểm Hội nghị + Thành phần Hội nghị + Nội dung Hội nghị + Phân công nhiệm vụ + Kinh phí. Đối với những cuộc họp đột xuất và bất thường Thư ký không cần lâp Kế hoạch. Lập Kế hoạch xong Thư ký để ở dạng dự thảo để trình Thủ trưởng và tiến hành chuẩn bị Hội nghị, Thư ký tiếp tục xây dựng Chương trình nghị sự Hội nghị, trình bày các nội dung sau: - Trình tự các vấn đề trình bày - Nội dung vấn đề - Thời gian thực hiện từng vấn đề - Người thực hiện - Ghi chú. Thư ký lập danh sách đại biểu, soạn thảo Giấy mời, chuẩn bị địa điểm và thời gian Hội nghị. Giấy mời đảm bảo: - Thể thức văn bản - Sự trang trọng - Các thông tin: + Tên cơ quan đơn vị mời + Tên Hội nghị + Họ tên, chức vụ người được mời + Thời gian, địa điểm + Các yêu cầu đề xuất đại biểu. Thư ký ghi Biên bản Hội nghị, Công ty TNHH in Hoàng Minh ghi Biên bản đối với tất cả các cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế Thư ký luôn sẵn sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện phục vụ và hỗ trợ cho việc ghi Biên bản ( như máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản) Hoàng Minh thường sử dụng cách ghi kết quả. Bất kỳ một Hội nghị, cuộc họp nào việc ghi biên bản là rất quan trọng, trong đó tóm tắt lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những Hội nghị nhỏ Thư ký chỉ lưu lại Biên bản, còn đối với những Hội nghị lớn Thư ký lập thành hồ sơ, bao gồm (Biên bản Hội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc, bế mạc). Sau khi Hội nghị kết thúc Thư ký giúp Thủ trưởng thông báo triển khai kết luận của Hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thảo Thư cảm ơn gửi tới khách hàng và đại biểu. 2. NHỮNG NHIỆM VỤ LIÊN QUAN ĐẾN VĂN BẢN: Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty tư nhân với đặc thù của ngành có nhiều nét riêng, đối tượng giao dịch lớn và phong phú với nhiều khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy hàng năm Công ty phải ban hành và nhận một khối lượng văn bản khá lớn. Gần một nữa thời gian của người Thư ký là làm việc với văn bản (xử lý văn bản, viết thư từ trao đổi, tổng hợp thông tin, đánh máy, lập hồ sơ...) Công ty TNHH in Hoàng Minh không có bộ phận văn thư riêng nên Thư ký phải kiêm nhiệm cả công tác văn thư. Do phải kiêm nhiệm nên khối lượng công việc của Thư ký rất là bận rộn và vất vả. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, người Thư ký phải có những hiểu biết về công tác văn thư và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này. 2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ trưởng ký văn bản đi. Do yêu cầu công việc diễn ra trong Công ty và phương diện giao dịch với khách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Công ty TNHH in Hoàng Minh ban hành một lượng văn bản khá lớn như: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng nguyên tắc, Đơn đặt hàng, Thư chào hàng, Báo giá… Tất cả các văn bản trước khi trình Thủ trưởng ký Thư ký phải kiểm tra đầy đủ thể thức, nội dung. Thảo văn bản: Đối với những văn bản viết tay của Lãnh đạo, Thư ký giúp Thủ trưởng hoàn chỉnh lại văn bản và đánh máy văn bản. Còn trong trường hợp Lãnh đạo đọc cho Thư ký đánh máy thì Thư ký phải luôn sẵn sàng và phải tập trung cao độ, tránh ngắt dòng suy nghĩ của Thủ trưởng bằng những câu hỏi. Lãnh đạo của Công ty TNHH in Hoàng Minh thường soạn thảo văn bản trên máy tính vì thế Thư ký cũng tiến hành kiểm tra thể thức trên máy tính. Yêu cầu Thư ký nắm được thể thức của các loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan. Lao động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp, thường xuyên tiếp xúc với nhiều công việc, đầu óc luôn căng thẳng nên không tránh khỏi những sai sót trong việc ban hành các văn bản, Thư ký phải giúp Thủ trưởng kiểm tra lại thể thức văn bản, kiểm tra lại câu từ, chính tả, thẩm quyền ký trước khi trình ký, thẩm quyền ban hành để gửi văn bản đi. 2.2. Thảo các văn bản thông thường. Để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc, sự vụ, nhằm tập trung vào những công việc quan trọng khác, Thư ký phải tự mình thảo một số văn bản thông thường và hoàn thành những phần việc mà người lãnh đạo giao cho trong trường hợp người lãnh đạo phải tự mình thảo những văn bản quan trọng. Ngày nay với sự phát triển tiến tiến của Khoa học kỹ thuật, con người làm việc với máy tính, các phần mềm quản lý. Công ty TNHH in Hoàng Minh hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, thiết kế nên phương tiện phục vụ cho công việc của nhân viên chủ yếu là máy tính. Hoạt động của người Thư ký thường xuyên tiếp xúc với máy tính. Trong quá trình thảo văn bản, người Thư ký phải độc lập suy nghĩ và phát huy tính chủ động của mình. Thư ký có thể tự trả lời một số văn bản sau khi đã cân nhắc kỹ các phương án và tin tưởng rằng nếu chuyển cho lãnh đạo thì cũng sẽ giải quyết như vậy, sau đó chuyển cho người lãnh đạo những văn bản đã được chỉnh sữa hoàn chỉnh và đầy đủ. Phần lớn các văn bản của Công ty TNHH in Hoàng Minh hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan và thường được lặp lại về nội dung, hình thức, cách diễn đạt (tuy có sự khác nhau về độ phức tạp, qui mô và thời gian diễn biến) nên Thư ký chủ yếu là hợp lý hóa nâng cao năng suất lao động trong công việc tự thảo văn bản của mình bằng các phương pháp: - Sử dụng các fom văn bản: + Văn bản được lập theo một khuôn mẫu nhất định, như các tập Quyết định, các tập Hợp đồng. + Văn bản được tiêu biểu điển hình cho toàn Công ty. + Văn bản được lập theo cùng một mục đích như: Hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng kinh tế, Báo giá… Thư ký lập các tập văn bản mẫu nói trên bằng cách lựa chọn các văn bản lặp lại và làm thêm một bản sao đối với mỗi văn bản đó. Các tập văn bản mẫu hàng năm được bổ sung và hoàn thiện dần trong quá trình sử dụng. Ngoài các văn bản đã có fom sẵn, trong nhiều trường hợp Thư ký phải soạn thảo các mẫu công văn như: Thư cảm ơn, Công văn trả lời, Công văn đề nghị, các công văn có nội dung mà sự việc đột xuất xảy ra. Công ty TNHH in Hoàng Minh là đơn vị phục vụ, có nhiều loại khách hàng nên thường xuyên diễn ra những tình huống mà khách hàng mang lại không trong dự tính và Thư ký là người luôn sẵn sàng, nhạy bén, bình tĩnh để giải quyết những tình huống đó một cách tốt nhất giúp Thủ trưởng bớt những gánh nặng. Ngoài ra Thư ký còn phải giúp lãnh đạo hoàn thành một số công việc như chúc mừng nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm và những trường hợp khác mà người lãnh đạo là người đại diện của cơ quan trong những trường hợp đó. Thư ký phải lập và theo dõi danh sách các ngày lễ, ngày kỷ niệm, ngày sinh nhật của nhân viên trong cơ quan. 2.3. Chuyển giao văn bản. Gửi văn bản đi đến các đơn vị: Các văn bản sau khi đã được kiểm tra ký duyệt thì gửi đi các đơn vị khác. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh gửi văn bản đi các đơn vị thường là qua Internet, qua fax và qua bưu điện. Nhưng đối tác và khách hàng của Hoàng Minh chủ yếu là ở Hà Nội nên việc gửi các văn bản đi chủ yếu là qua Internet, qua fax và trực tiếp. Còn những khách hàng ngoại tỉnh thì gửi văn bản qua đường bưu điện. Khi gửi văn bản qua đường bưu điện thì Thư ký phải làm thủ tục gửi đi như ghi số, ghi ngày tháng, xin chữ ký, đóng dấu, đắng ký, làm bì, vào sổ và chuyển đi bưu điện. Tuy nhiên do khối lượng công việc của người làm công tác thư ký rất lớn và do thực tế công việc nên trong quá trình ban hành văn bản của Công ty TNHH in Hoàng Minh một số văn bản vẫn còn sai thể thức và nội dung chưa thực sự lôgic. Song trong quá trình thực tập em đã đề xuất ý kiến và một số lớn văn bản đã được chỉnh sữa theo đúng tiêu chuẩn. Tóm lại việc kiểm tra thể thức, thảo các văn bản cũng như chuyển giao các văn bản đi là nhiệm vụ của người Thư ký. Để làm tốt được công việc đó Thư ký phải là người nhạy bén và hiểu biết. 3. NHIỆM VỤ LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC: 3.1. Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, của Thủ trưởng. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh do môi trường làm việc cũng như thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng cũng như toàn Công ty em được cùng anh Nguyễn Anh Tuấn lập và thấy việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng và cho toàn Công ty rất quan trọng nó quyết định hiệu quả công việc của Thủ trưởng nói riêng và của toàn Công ty nói chung. Hoạt động quản lý của Thủ trưởng có triệt để hay không là tuỳ thuộc vào việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng. Bất kỳ một cơ quan, công ty, xí nghiệp nào công việc này rất quan trọng, nó mang lại hiệu qủa công việc rất lớn cho hoạt động quản lý. Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng tốt giúp Thủ trưởng giảm bớt những thiếu sót và sơ suất trong hoạt động quản lý. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh việc lập lịch ngày, tuần, tháng được tiến hành vào ngày đầu tiên của tháng và anh Nguyễn Anh Tuấn là người thực hiện công việc này. Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người Thư ký phải tuân thủ một số yêu cầu: + Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng, + Thống nhất về ngôn ngữ, + Thống nhất về mục tiêu, Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định hướng của Công ty trong thời điểm xây dựng chương trình công tác. Các công việc khi đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp lôgíc và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn cho Thủ trưởng. Đối với những nhiệm vụ công việc lớn Thư ký phải xác định được qui mô và tính chất của công việc. Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng phải phù hợp với khả năng chuẩn bị và thời gian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không thực hiện được. - Đối với chương trình công tác ngày, tuần Thư ký chỉ cần vạch ra kế hoạch thực hiện công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên các đề án, đơn vị và thời gian hoàn thành. - Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần: Thứ nhất phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính. Thứ hai là vạch ra kế hoạch để thực hiện những đòi hỏi chi tiết và cụ thể hơn. Khi đưa ra kế hoạch Thư ký chỉ đưa ra những nhiệm vụ lớn. Thư ký giúp Thủ trưởng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung công việc của phòng mình phải làm. Thư ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện chương trình công tác năm và dựa vào đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiến Thủ trưởng. Thư ký là người phải nhanh ý, vì do yêu cầu công việc nhất là trong lĩnh vực kinh doanh, có nhiều công việc bất thường xảy ra và có những việc đề ra nhưng không giải quyết được dẫn đến phải thay đổi và bổ sung chương trình công tác. + Đối với lịch công tác hàng tuần: Trong trường hợp lịch đã ban hành mà không phù hợp thực tiễn hoặc trong trường hợp các công việc ghi trong lịch người chủ trì đi vắng hoặc bận thì có thể bỏ lịch củ thay lịch mới. Thư ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không được thay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ được bổ sung. Thư ký giúp Thủ trưởng gửi lịch công tác tuần, tháng đến các phòng và đôn đốc thực hiện chương trình, đồng thời giúp Thủ trưởng phối hợp các phòng cùng tổ chức thực hiện. Khi tổ chức thực hiện những việc nảy sinh có khối lượng ít thì văn phòng đưa ra lịch công tác tuần, còn những việc lớn thì bổ sung vào chương trình công tác tháng. Sau khi thực hiện chương trình Thư ký có trách nhiệm tổng hợp tình hình, viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng. Tổ chức cuộc họp và phải nêu được việc đã làm xong và việc chưa làm xong. Lịch được kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ quan ban hành. Với kết cấu 3 cột: Nội dung trong lịch thường đưa vào những việc lớn, quan trọng như các cuộc họp, chuyến đi công tác, ở mỗi việc phải nêu tên việc, thành phần dự... Ví dụ: Chương trình công tác tuần của Giám đốc Công ty TNHH in Hoàng Minh. CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC Từ ngày 7 đến ngày 12 tháng 8 năm 2006 Thứ/ ngày Sáng Chiều Ghi chú Thời gian Nội dung Thời gian Nội dung Hai/7 8h-11h Họp bàn giao 14h-17h Đánh giá tiến độ công việc của tuần qua Ba/8 8h-9h30' 9h30'-11h Họp bàn vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm in 14h-17h Gặp khách hàng Tư/9 8h-11h Đi ký hợp đồng với Công ty Sữa Hà Nội 14h-17h Năm/10 8h-11h Xuống xưởng kiểm tra tình độ sản xuất 14h-17h Gặp khách hàng Sáu/11 8h-11h Dự tiệc chiêu đãi 14h-17h Bảy/12 8h-11h Chiêu linh 14h-17h Chiêu linh Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp Thủ trưởng tổ chức công việc hiệu qủa hơn. 3.2. Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ trưởng. Việc thực hiện các nhiệm vụ và chỉ thị của Thủ trưởng gắn liền với hoạt động của cơ quan và đó là một vấn đề rất quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của Thủ trưởng cũng như của cơ quan. Thủ trưởng là người làm chức năng quản lý một tổ chức hoặc một đơn vị cấu thành tổ chức, vai trò của Thủ trưởng liên quan đến con người, là đại diện cho tập thể, tổ chức, liên kết các thành viên trong tổ chức với nhau. Thủ trưởng là người tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin, là người phát ngôn của tổ chức và có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi việc của tổ chức. Đối với doanh nghiệp thì Thủ trưởng là người có chức năng tổ chức kinh doanh và điều hành Công ty hoạt động. Công ty TNHH in Hoàng Minh là tổ chức kinh tế có chức năng kinh doanh nên những quyết định quản lý của lãnh đạo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nội bộ của Công ty, các cá nhân có liên quan. Sự thừa nhận của của nhân viên đối với giá trị của quyết định quản lý chính là sự thừa nhận đối với năng lực của nhà quản lý. Người Thư ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo thống kê, kiểm tra, tổ chức thực hiện trên cơ sở nhận thức đầy đủ của đội ngũ nhân viên trong Công ty về ý nghĩa và giá trị quyết định của lãnh đạo. Các quyết định chỉ thị của Thủ trưởng khi ban hành không được trái với lợi ích của Công ty và phải đảm bảo tính hợp lý, nếu vi phạm yêu cầu này sẽ rất khó khăn khi thực hiện nếu nhà lãnh đạo không sử dụng sức mạnh của quyền uy. Để nhân viên thừa nhận và tôn trọng vấn đề chức vụ Thư ký phải giúp lãnh đạo có được sự ủng hộ, hợp tác của đội ngủ nhân viên dưới quyền. Người lãnh đạo cần có những thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định chính xác. Nhân viên cần thông tin để hiểu yêu cầu của cấp trên khi thực hiện nhiệm vụ. Tính tự nguyện phục tùng và tự giác thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của đội ngũ nhân viên phụ thuộc vầo khả năng cung cấp, giải thích thông tin của người Thư ký. Khi nhà lãnh đạo đưa ra các nhiệm vụ và chỉ thị để bắt buộc các nhân viên thực hiện lãnh đạo thường bị những yếu tố sau gây ảnh hưởng: - Mâu thuẫn giữa lời nói và việc làm được thể hiện ở các nhiệm vụ và chỉ thị. - Nhiệm vụ và chỉ thị mà nhà lãnh đạo đưa ra chỉ thị có một, song nhân viên có thể đưa ra những phản ứng khác nhau. - Môi trường làm việc khác nhau, tính chất công việc và truyền thống ngành nghề... sẽ ảnh hưởng đến những phản ứng khác nhau của nhân viên. Cá tính và nhân cách của nhà lãnh đạo là yếu tố rất quan trọng đối với nhân viên. Là người giúp việc cho Thủ trưởng Thư ký có trách nhiệm loại bỏ 4 nguy cơ này, như thế người lãnh đạo mới có khả năng tạo lập và phát huy vai trò uy tín, nâng cao hiệu quả đối với những nhiệm vụ và chỉ thị đưa ra trong hoạt động quản lý của mình. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh hàng tháng Trưởng phòng đưa ra các nhiệm vụ cho mỗi phòng và khuyến khích sự phát triển. Ví dụ: Trong buổi họp đầu tháng Thủ trưởng giao nhiệm vụ cho Phòng Kinh doanh là phải phát triển được 5 khách hàng trong 1 tháng. Với nhiệm vụ được giao đó thì Phòng Kinh doanh phải có trách nhiệm phân chia công việc cho nhân viên phòng mình và thực hiện công việc được giao. Với yêu cầu phát triển 5 khách hàng trong 1 tháng, tính trung bình 1 tuần Phòng Kinh doanh phải phát triển được 1 khách hàng, nếu trong 1 tháng chỉ phát triển được 2 hoặc 3 khách hàng thì Phòng Kinh doanh đã không hoàn thành nhiệm vụ mà Thủ trưởng giao. Như vậy Phòng Kinh doanh đã không mang lại doanh thu cho Công ty và theo chính sách của Công ty là Phòng Kinh doanh bị phạt. Đối với Phòng Sản xuất hay Phòng Thiết kế cũng vậy vào đầu tháng Thủ trưởng giao nhiệm vụ phải hoàn thành đúng tiến độ công việc theo yêu cầu của khách hàng. Thư ký là người giúp Thủ trưởng thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ và chỉ thị của Thủ trưởng giao cho các Phòng để báo cáo với Thủ trưởng tiến độ công việc được tiến hành nhanh hay chậm. Thư ký phải thường xuyên theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và chỉ thị của các Phòng để biết được tinh thần lao động của từng Phòng và công việc nào đã hoàn thành và công việc nào chưa hoàn thành. Thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ trưởng trong cơ quan là một việc rất cần thiết giúp hoạt động quản lý của Thủ trưởng đươc tiến hành một cách thuận lợi và hiệu quả cao. Thư ký phải thực hiện công việc này một cách triệt để. 3.3. Sắp xếp và bố trí phòng làm việc cho Thủ trưởng. Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí... Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định, tuỳ theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, công ty, xí nghiệp để đảm bảo cho công việc của Giám đốc đạt hiệu quả cao nhất. Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng phải đảm bảo các nguyên tắc: Thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, sự chiếu sáng và các tiền đề bảo đảm cho việc tiếp khách có kết quả. Phòng làm việc của Thủ trưởng phải sắp xếp và bố trí khoa học, hợp lý: Phía gần cửa ra vào bố trí ghế tiếp khách, phía trong cách xa bàn tiếp là bàn làm việc của Thủ trưởng và tủ tài liệu, bất cứ người khách nào vào phòng Thủ trưởng, người Thủ trưởng đều có thể nhìn thấy ngay khi khách vừa bước qua cửa. Các văn bản, tài liệu, sách báo tham khảo đều phải sắp xếp hết sức gọn gàng, trật tự, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra tìm, đọc, viết... Trên bàn làm việc tránh không để vật gì thừa, làm phân tán sự chú ý, không tập trung tư tưởng làm việc. Những thứ thường dùng nhất được để ở giữa bàn, những thứ tay phải thường dùng để ở phía bên phải, những thứ tay trái hay dùng để ở phía bên trái. Khu vực giữa bàn dùng để viết phải để trống. Sách, báo, tài liệu và văn bản nói chung phải để trên giá tủ, khi nào cần mới lấy ra sử dụng, dung xong xếp trở lại chổ củ. Trên tường trước mặt có thể treo biểu đồ, số liệu thống kê, phía dưới gầm bàn bên tay phải có thể để sọt rác. Ngoài việc sắp xếp bố trí máy móc và trang thiết bị trong phòng làm việc của Thủ trưởng, người Thư ký có thể trang trí một vài bức tranh mà phù hợp với sở thích của Thủ trưởng hoặc bố trí vài chậu cây cảnh trong phòng làm việc. Hàng ngày cần dành mấy phút đầu giờ và cuối giờ làm việc để quét dọn, lau chùi bàn ghế, rửa ấm chén, sắp xếp lại những đồ dùng cần thiết. Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc là vấn đề có tính nghệ thuật, đòi hỏi phải có kiến thức và sự hiểu biết về nhiều mặt. Tuỳ theo yêu cầu công việc, trình độ phát triển của nền kinh tế và những điều kiện cụ thể của mỗi nước mà văn phòng được tổ chức và trang bị những máy móc và đồ dùng với những mức độ kỹ thuật hiện đại khác nhau. Tuy nhiên muốn cho công việc đạt kết quả, bất cứ văn phòng nào cũng phải được trang bị các máy móc, đồ dùng tối thiểu, nhất là biết cách tổ chức khoa học trong những điều kiện nhất định. Người Thư ký Giám đốc không chỉ biết nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải biết cách trang trí tổ chức phòng làm việc, duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ, có thẩm mỹ... để bảo đảm năng suất, gây cảm tình với khách và tạo sự hấp dẫn cho bản thân mình đối với phòng làm việc của Thủ trưởng và của chính mình. Sơ đồ hiện trạng phòng làm việc của văn phòng Công ty. 15 10 12 11 13 6 10 2 2 2 1 6 6 6 6 3 3 3 3 7 14 4 5 3 8 3 4 9 5 15 Bàn xa lông 8. Máy phách Ghế xa lông 9. Máy in Máy tính 10. Tủ đựng tài liệu Bút dán bàn 11. Điều hòa Điện thoại 12. Sọt rác Ghế ngồi 13. Bình nước Ghế xoay 14. Móc treo đồ 15. Cây cảnh Sơ đồ hiện trạng phòng là việc của Thủ trưởng 9 10 2 11 2 1 8 9 7 3 12 6 5 4 2 13 14 15 Bàn xa lông 8. Ghế quay Ghế xa lông 9. Tủ tài liệu Bàn Thủ trưởng 10. Cây cảnh Điện thoại bàn 11. Giá để tạp chí Máy tính 12. Điều hòa Giá để tài liệu 13. Máy phách Hộp bút 14. Móc treo đồ 15. Bình nước 3.4. Nhận xét và ý kiến về cách sắp xếp phòng làm việc của Thủ trưởng: Tính đến nay Hoàng Minh đã hoạt động gần được 4 năm, mặc dù đã có nhiều bước phát triển nhưng vẫn còn nhiều khó khăn và bất cập, mặt khác Hoàng Minh lại là doanh nghiệp nhỏ nên nhìn chung cách bố trí phòng làm việc của Lãnh đạo vẫn chưa hợp lý. Phòng làm việc còn hơi hẹp về diện tích, hệ thống đèn chiếu sáng vẫn chưa hợp lý. Trang thiết bị trong phòng chưa đầy đủ. Như thiếu tủ con, tủ lạnh để đảm bảo điều kiện cho việc tiếp khách, trên bàn làm việc cách sắp xếp chỗ để điện thoại chưa hợp lý, điện thoại để bên phải, giá bút để bên trái là không thuận tiện. Điện thoại để bên tay phải thì khi nghe điện ta phải nhấc tổ hợp nghe bằng tay phải, khi cần ghi thông tin lại phải mất thời gian chuyển tổ hợp nghe sang bên tay trái và chuyển bút sang tay phải. Như thế sẽ mất thời gian, bên cạnh đó theo em nên bố trí một chiếc đèn chụp trên bàn làm việc của Thủ trưởng để khi làm việc nếu cần có thể bật đèn lên giúp Thủ trưởng tập trung làm việc tốt hơn. Vă trong phòng ngoài cửa chính đi vào còn cần có cửa phụ để khi có sự cố có thể đi ra ngoài bằng cửa đó. Đặc biệt nếu có hệ thống phòng khép kín càng thuận tiện cho người lãnh đạo. Sau một thời gian thực tập được quan sát phòng làm việc của Thủ trưởng em xin có ý kiến nhận xét như trên và đưa ra sơ đồ tối ưu như sau: Sơ đồ tối ưu phòng làm việc của Thủ trưởng. 14 15 `16 18 19 2 15 16 5 2 4 7 3 6 8 20 3 `17 22 22 10 9 22 11 12 22 17 1 21 13 1. Mắc áo 8. Tủ để tài liệu 15,16. Tủ tài liệu 2. Ghế quay 9. Tủ con 17. Cây cảnh 3. Máy vi tính 10. Bình nước 18. Giá để tạp chí 4. Máy in 11. Tủ lạnh 19. Thùng rác 5. Máy fax 12. Đồng hồ 20. Đèn bàn 6. Điện thoại 13. Lịch công tác 21. Quạt treo tường 7. Giá để bút 14. Máy điều hòa 22. Bàn ghế xa lông 3.5. Sắp xếp văn bản, giấy tờ, tư liệu tham khảo cho Thủ trưởng. Công việc của một người Thư ký là phải luôn đảm bảo hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo một cách hiệu quả nhất, giúp người lãnh đạo loại trừ tối ưu những hậu quả không mong muốn. Trong đó những hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo rất quan trọng, nó giúp hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo được tiến hành một cách lôgíc và khoa học nhất. Người Thư ký phải sắp xếp văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo cho Thủ trưởng một cách hợp lý nhất. Những văn bản, giấy tờ, tư liệu tham khảo của Thủ trưởng rất quan trọng, đòi hỏi phải đảm bảo bí mật. Thư ký phải sắp xếp tủ tài liệu để phục vụ một cách thuận lợi nhất cho công việc của Thủ trưởng. Đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn, dễ tìm và dễ sử dụng tránh tình trạng khi Thủ trưởng cần tài liệu phải tìm kiếm mất thời gian. Đối với những văn bản, giấy tờ, tài liệu đã được in ra Thư ký phải lưu lại vào tủ tài liệu cá nhân của Thủ trưởng. Còn những văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo được lưu trên máy Thư ký phải lưu vào file của Thủ trưởng để đến lúc cần thì Thủ trưởng chỉ cần mở file của Thủ trưởng là tìm thấy tài liệu của mình mà không mất thời gian tìm kiếm. Những văn bản, giấy tờ, tài liệu mà hàng ngày Thủ trưởng sử dụng thì Thư ký phải luôn sẵn sàng ở bàn làm việc, còn những văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo không cần thiết Thư ký sắp xếp sao cho hợp lý nhất để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động của nhà lãnh đạo. Tóm lại công tác Thư ký Văn phòng là một trong những khâu quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan nói chung và của Công ty TNHH in Hoàng Minh nói riêng. Nó giúp cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và giúp cho Thủ trưởng hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt trong tình hình đất nước hiện nay, với sự phát triển của nền kinh tế nhiều thành phần những người lãnh đạo rất cần có sự trợ giúp của những người làm công tác Thư ký Văn phòng để có thời gian tập trung cao độ vào công việc quan trọng. Người lãnh đạo muốn làm tốt công việc của mình không thể thiếu sự giúp đỡ của người Thư ký, sự thành công của lãnh đạo trong đó có sự cố gắng của Thư ký. Người làm tốt công tác Thư ký Văn phòng sẽ giúp cho Thủ trưởng và cơ quan hoạt động tốt. Người Thư ký giỏi được thể hiện qua hiệu quả công việc của lãnh đạo. Từ những ý kiến đóng góp kịp thời, chính xác sẽ giúp Thủ trưởng nắm vững tình hình và có cách giải quyết công việc phù hợp. Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh cũng như việc trình bày “Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” này bản thân em cũng đã có được nhận thức đúng đắn về nghề Thư ký Văn phòng. Thông qua những công việc thực tế đã làm tại cơ quan và những quan sát tình hình thực tế em đã tiếp thu được nhiều kinh nghiệm hay, thiết thực cho bản thân. Cũng thông qua thời gian này em đã được làm quen với tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng, cách cư xử trong các mối quan hệ. Đồng thời với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong văn phòng đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này. 4. NHIỆM VỤ KHÁC ĐƯỢC PHÂN CÔNG: 4.1. Thư ký với công văn, giấy tờ: Công tác công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước nói chung và các Doanh nghiệp nói riêng. Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công tác công văn, giấy tờ làm tốt hay không? Do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không? Công tác Thư ký văn phòng tại Công ty TNHH in Hoàng Minh là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, giúp cho Ban Giám đốc nắm được toàn bộ tình hình công việc của Công ty. Công tác Văn phòng phải được hiểu là tất cả các công việc quản lý hành chính về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó gắn liền với hoạt động của Công ty. Như vậy, có thể nói công tác Văn phòng giữ một vai trò, chức năng rất quan trọng trong hoạt động của Công ty. Nó đảm bảo tiếp nhận, chuyển giao, xử lý và lưu trữ các công văn trong nội bộ Công ty, giữa Công ty với các cơ quan tổ chức kinh tế - xã hội trong và ngoài nước một cách chính xác và nhanh gọn. Đồng thời, công tác này còn đảm bảo cho việc thuận tiện tra cứu các tài liệu lưu trữ, là một trong các điều kiện đảm bảo cho hoạt động của Công ty thông suốt, chính xác, kịp thời và đạt hiệu quả cao. Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của công tác Văn phòng, Công ty TNHH in Hoàng Minh đã có kế hoạch quản lý, chỉ đạo ngay từ đầu. Để thực hiện công tác quản lý chỉ đạo này, Công ty đã xây dựng quy trình tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, đến. Quy trình tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, đến bao gồm những nội dung sau: - Định nghĩa - Nguyên tắc - Quy trình thực hiện. Ngoài ra Công ty còn ban hành một số nội quy khác, ví dụ như: - Giải quyết và quản lý văn bản nội bộ - Giải quyết và quản lý văn bản mật - Quản lý, sử dụng và bảo vệ con dấu. Từ việc quản lý chỉ đạo Công ty TNHH in Hoàng Minh đã đi vào thực hiện theo đúng quy chế của Công ty cũng như quy định của Nhà nước. Do tính chất công việc của Công ty, nên hàng ngày cán bộ Văn phòng phải giải quyết thực hiện các khâu như: Đóng dấu, chuyển giao công văn đi, tiếp nhận, phân loại Công văn đến, nhập dữ liệu vào máy tính, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Có thể nói, công tác Thư ký văn phòng được ví như một người bảo vệ, là cánh cửa trước cho những công văn đến và là cánh cửa sau cho những công văn đi. Việc quản lý, chỉ đạo, tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty được tiến hành theo chế độ thường kì và bất thường. Tuy nhiên, việc tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Lưu trữ, Văn thư, Văn phòng không được Công ty TNHH in Hoàng Minh tổ chức, mà hàng quý chỉ có cán bộ Văn phòng báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác nghiệp vụ của mình với trưởng phòng hoặc Ban Giám đốc. 4.1.1. Tình hình ban hành và quản lý văn bản. Công ty TNHH in Hoàng Minh là một cơ quan có quy mô hoạt động tương đối rộng, nên khối lượng công việc cũng rất lớn. Hàng năm, Công ty TNHH in Hoàng Minh giao dịch với nhiều khách hàng trong và ngoài nước, đặc biệt là khách ở các tỉnh Miền Bắc bằng nhiều nguồn đi đến khác nhau như: Qua đường Bưu điện, qua Fax, qua Email. Vì vậy, hàng năm Công TNHH in Hoàng Minh ban hành khoảng 2500 văn bản. Bước sang năm 2006, cho đến thời điểm tháng 8 Công ty đã ban hành được 6500 văn bản. Con số này cho thấy, mặc dù số lượng văn bản ban hành hàng năm chưa đạt đến con số như các Công ty lớn hàng đầu khác nhưng cũng không phải là một con số khiêm tốn. a. Tổ chức, giải quyết văn bản đi: Một trong những khâu của nghiệp vụ công tác Văn phòng là tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. Việc tổ chức giải quyết văn bản đi được cán bộ Văn phòng của Công ty thực hiện đúng quy trình, đảm bảo chính xác và nhanh gọn. a.1. Trình ký: Hàng ngày, để đảm bảo cho hoạt động của Công ty, những người làm công tác Thư ký văn phòng của Công ty đã phải tổ chức, giải quyết một khối lượng văn bản đi khá lớn để gửi đến các đối tượng khách hàng nhanh chóng và kịp thời. Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời, tiết kiệm và thống nhất các văn bản đi của Công ty TNHH in Hoàng Minh, các đơn vị sau khi tiến hành soạn thảo, đánh máy trình ký, các văn bản từ các đơn vị đều phải tập trung cho Thư ký đóng dấu. Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty hoạt động trong lĩnh vực in ấn, thiết kế và quảng cáo, đối tượng khách hàng rộng và phong phú với nhiều ngôn ngữ khác nhau của văn bản như tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn… Vì vậy ._.