Nghiệp vụ Kế toán tại Công ty Khoá Minh Khai

nh Khai” được thành lập lại vẫn tên gọi “Nhà máy khoá Minh Khai” nhưng trực thuộc Liên hịêp các xí nghiệp cơ khí xây dựng , Bộ Xây Dựng . Ngày 7/3/1994 , Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước , Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng được tổ chức thành Tổng công ty cơ khí xây dựng và Nhà máy khoá Minh Khai được đổi tên thành Công ty khoá Minh Khai . Công ty được tổ chức và hoạt động theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty Cơ khí Xây do Bộ trưởng Bộ Xây Dựng phê chuẩn. Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty khoá Minh Khai do hội đồng quản trị Tổng công ty Cơ khí xây dựng phê chuẩn theo quyết định số 189/HĐQT ngày 17/02/1998 của chủ tịch hội đồng quản trị . Công ty khoá Minh Khai hiện nay có tên giao dịch và trụ sở làm việc như sau: - Tên công ty : Công ty khoá Minh Khai . - Tên giao dịch quốc tế : Minhkhai lock company . - Trụ sở của công ty : 125D Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội . - Điện thoại : 04.8663035 . - Fax : 04.6240714 . Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay là : + Sản xuất thiết bị , máy móc cho ngành xây dựng , vật liệu xây dựng và công trình đô thị ; + Sản xuất phụ tùng phụ kiện bằng kim loại ; + Kinh doanh các sản phẩm cơ khí xây dựng ; + Lắp đặt máy móc thiết bị hệ thống điện nước cho công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng , trang trí nội ngoại thất ; + Xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng và công trình kỹ thuật hạ tầng. II.Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Để đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động năng động sáng tạo , nhạy bén trong tổ chức và điều hành sản xuất kinh doanh , thích ứng với cơ chế thị trường , có giải pháp tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp , đem lại hiệu quả kinh tế cao , đồng thời tạo môi trường thuận lợi vho mọi hoạt động quản lý của Giám đốc được chủ động sáng tạo , phù hợp với yêu cầu của cơ chế mới , trên cơ sở quyền , nghĩa vụ , trách nhiệm trước cơ quan chủ quản cấp trên và pháp luật , bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai được tổ chức theo mô hình sau : Sơ đồ bộ máy công ty Xí nghiệp cơ khí I Phân xưởng bóng , mạ , sơn Phân xưởng lắp khoá Ban giám đốc Phòng kế hoạch đầu tư Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng KCS Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Phân xưởng cơ khí – cơ điện Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng kết cấu thép Chức năng , nhiệm vụ của mỗi bộ phận , phòng ban như sau : - Ban giám đốc gồm Giám đốc và 3 phó giám đốc Giám đốc công ty , trực tiếp điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty , chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trước nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên (từ huy động vốn , đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi , đảm bảo đầy đủ công ăn việc làm và thu nhập cho công nhân viên đến việc phân phối thu nhập và nghĩa vụ đối với Nhà nước ) .Giám đốc công ty giao nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho các phòng ban thực hiện trách nhiệm và quyền hạn được giao , đồng thời yêu cầu các phòng ban , phân xưởng , xí nghiệp phải thực hiện nghiêm chỉnh và có chế độ báo cáo thường xuyên , định kỳ cho giám đốc . Phó giám đốc công ty gồm : + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật . + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh . + Phó giám đốc phụ trách sản xuất Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc , mỗi phó giám đốc điều hành các hoạt động trong một lĩnh vực hoạt động của công ty , chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công . - Các phòng ban chức năng theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và giúp đỡ chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh . + Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng , trình độ nghiệp vụ , tay nghề phù hợp với từng phòng ban , từng bộ phận sản xuất , xây dựng kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên , tập hợp các định mức lao động , tổ chức ký kết các hợp đồng lao động … + Phòng kế hoạch vật tư : có chức năng xây dựng các kế hoạch cho sản xuất , tiêu thụ ngắn hạn và dài hạn , đảm bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời , cân đối các mặt vật tư , lao động và máy móc thiết bị để quá trình sản xuất được hoạt động liên tục . + Phòng kinh doanh : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường , tìm và phát hiện nhu cầu , đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường … nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định . + Phòng kỹ thuật công nghệ : có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế hoạch vật tư xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật , tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm , thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm , thiết kế các bản vẽ kỹ thuật … tham gia sửa chữa lớn máy móc thiết bị . + Phòng KCS : có chức năng kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho thành phẩm . + Phòng tài vụ : có nhiệm vụ thu thập , xử lý và đưa ra các thông tin tài chính giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thường xuyên , liên tục , có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . -Các phân xưởng sản xuất và xí nghiệp cơ khí 1 : hoàn thành kế hoạch sản xuất do công ty giao cho , tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến , cải tiến kỹ thuật , hợp lý hoá sản xuất , nâng cao chất lượng sản phẩm , tiết kiệm vật tư Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng , ở các phân xưởng , tổ đội sản xuất có các quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng tổ đội trực thuộc là người chịu trách nhiệm chung trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong nội bộ của bộ phận mình . Như vậy , mỗi phòng ban bộ phận trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng song giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ , phối hợp đồng bộ với nhau dưới sự điều hành của ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất . III- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ,lĩnh vực kinh doanh, quy mô sản xuất của công ty Sản phẩm của công ty có nhiều loại , mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng nhưng quy trình chế tạo một sản phẩm thường bao gồm 3 giai đoạn : giai đoạn chế tạo phôi , giai đoạn gia công cơ khí và cuối cùng là giai đoạn lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm . Trong mỗi giai đoạn này nguyên vật liệu được chế biến thành nửa thành phẩm và được chuyển sang giai đoạn sau ở các phân xưởng khác theo các quy trình sau : - Giai đoạn chế tạo phôi có nhiệm vụ tạo ra các chi tiết , các bộ phận sản phẩm dưới dạng thô (phôi) , sau đó phôi được chuyển sang giai đoạn gia công cơ khí hoặc có thể bán ra ngoài dưới dạng bán thành phẩm . - Giai đoạn gia công cơ khí là giai đoạn chủ yếu để chế tạo ra các chi tiết bộ phận sản phẩm có tính năng tác dụng nhất định để lắp ráp thành sản phẩm . - Giai đoạn lắp ráp và hoàn thiện sản phẩm là giai đoạn cuối cùng của công nghệ sản xuất sản phẩm , giai đoạn này các sản phẩm được mài dũa để đạt kích thước theo yêu cầu , được sửa chữa nếu hang và được lắp ráp để trở thành sản phẩm hoàn chỉnh hơn . Khâu cuối cùng đóng gói sản phẩm cũng ở giai đoạn này . Xuất phát từ đặc điểm chung của quy trình công nghệ , hiện nay công ty khóa Minh Khai tổ chức sản xuất thành các phân xưởng với chức năng , nhiệm vụ của từng phân xưởng như sau : - Phân xưởng cơ khí – cơ điện : gồm 2 bộ phận + Bộ phận cơ khí : có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu như dập định hình ra các khuôn mẫu (phôi , ke , khoá) , đúc tay năm nhôm , đúc đồng thỏi để tiện lõi khoá … Đối với một số sản phẩm đơn giản , ít công đoạn như bản lề , then cài , chốt cửa , … thì bộ phận cơ khí có thể hoàn chỉnh từ A đến Z . Thuộc bộ phận này gồm các tổ : khuôn , dập , nguội , khoan , giàn giáo , … + Bộ phận cơ điện : nhiệm vụ của bộ phận này là sửa chữa thường xuyên , trung đại tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện . Bộ phận này chịu trách nhiệm đảm bảo cho các phân xưởng khác hoạt động liên tục , không bị gián đoạn do ảnh hưởng của nguyên nhân máy móc thiết bị hay so ảnh hưởng của nguồn điện … Ngoài ra bộ phận cơ điện còn có nhiệm vụ chế tạo mẫu khuôn đúc ke , bản lề , khoá . Nhiệm vụ này rất quan trọng và phức tạp vì nó đòi hỏi độ chính xác cao để đảm bảo khi đúc các chi tiết có thể lắp ráp được với nhau . Thuộc bộ phận này có các tổ : phay , điện , sửa chữa , gia công cơ … - Phân xưởng bóng mạ sơn : có nhiệm vụ chủ yếu là tạo mạ quai khoá , bản lề , chốt cửa , cremôn , … Công nghệ mạ đòi hỏi phải có kỹ thuật cao theo quy trình công nghệ nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm có độ bền và độ bóng cao . Thuộc phân xưởng này có các tổ : bóng , mạ , sơn . - Phân xưởng lắp khoá bao gồm các tổ : lắp 1 , lắp 2 , lắp 3 , lắp 4 , lắp khoá … có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời do các phân xưởng khác tạo ra thành sản phẩm hoàn chỉnh . - Phân xưởng kết cấu thép : nhiệm vụ của phân xưởng là sản xuất các mặt hàng kết cấu thép như giàn giáo , cửa chip , cửa hoa … Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu PX bóng mạ sơn PX lắp khoá Thành phẩm hoàn chỉnh PX cơ khí điện PX kết cấu thép Ví dụ : Quy trình công nghệ sản xuất khoá : Kho nguyên vật liệu Gia công chi tiết Kho bán thành phẩm1 Lắp ổ khóa Nhập kho thành phẩm Lắp khoá hoàn chỉnh Kho bán thành phẩm 2 Sơn khoá mạ chìa Kho bán thành phẩm 2 IV- Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Công ty khoá Minh Khai là đơn vị kinh tế độc lập , bình đẳng với các loại hình doanh nghiệp khác . Công ty có tư cách pháp nhân , có con dấu riêng , hạch toán độc lập ; sản xuất vì mục đích lợi nhuận và mục tiêu phát triển kinh tế xã hội . Trong những năm qua , Công ty khoá Minh Khai đã phát huy sức mạnh tổng hợp nhằm khai thác triệt để những lợi thế và tiềm năng nội lực , từng bước khắc phục khó khăn thách thức . Do vậy , công ty đã được những thành tích đáng khích lệ : liên tục trong nhiều năm là đơn vị giỏi của ngành . Sản phẩm của công ty đã có thương hiệu và chỗ đứng trên thị trường , được nhiều người tiêu dùng tín nhiệm , giành được nhiều huy chương vàng trong các Hội chợ triển lãm hàng công nghiệp và hàng tiêu dùng , đạt tiêu chuẩn hàng Việt Nam chất lượng cao . Đời sống của công nhân viên được đảm bảo về cả vật chất lẫn tinh thần . Công ty đã đạt được chứng chỉ ISO 9001:2000 . Đặc biệt , năm 2003 nhận huân chương lao động hạng ba . Công ty vẫn đang tiếp tục phấn đấu và duy trì , nâng cao chất lượng sản phẩm hơn nữa . Điều đó được thể hiện qua các chỉ tiêu sau : Đơn vị : 1.000đ STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Tổng nguyên giá TSCĐ 9.668.091 9.870.000 9.987.450 2 Nguồn vốn kinh doanh 4.153.009 4.270.021 4.380.463 3 Doanh thu tiêu thụ 31.245.977 38.407.026 44.890.053 4 Lợi nhuận 159.576 172.754 184.890 5 Nộp ngân sách 1.221.124 1.466.037 1.590.230 6 Thu nhập bình quân 982 1.100 1.250 * Những thuận lợi , khó khăn của công ty Công ty khoá Minh Khai sau một thời gian dài hình thành và phát triển vẫn còn một số tồn tại sau : - Về thị trường tiêu thụ : hiện nay công ty có 98 đại lý trong nước tập trung nhiều nhất ở phía Bắc đặc biệt là khu vực Hà Nội , còn phía Nam chỉ có 2 đại lý đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh . Công ty chưa mở rộng được thị trường miền Nam . Công ty luôn phải đối đầu với sự cạnh tranh rất cao trên thị trường nội địa . Hiện nay , khoá Việt Tiệp có thể coi là đối thủ cạnh tranh tầm cỡ của công ty , với sự trang bị công nghệ hiện đại hơn hẳn , một mạng lưới đại lý rộng khắp trên toàn quốc . Bên cạnh đó cùng với nhu cầu sính ngoại của người tiêu dùng các mặt hàng khoá ngoại cũng đang ngày càng được ưa chuộng . Trong đó hàng Trung Quốc với mẫu mã đa dạng lại được bán với giá thấp đang tràn ngập thị trường . Đây chính là những khó khăn lớn nhất đối với công ty trong quá trình mở rộng thị trường tiêu thụ nội địa và tìm chỗ đứng trên những thị trường mới . Về phía công ty , chưa có biện pháp tìm hiểu thị trường , tiếp xúc thăm dò thị hiếu của người tiêu dùng . Mặt khác , việc tiếp thị sản phẩm mới chỉ dừng lại ở các phương tiện truyền thông , ở vùng nông thôn , tỉnh lẻ chưa được đầu tư quy mô . - Về nhân sự : mức thu nhập của người lao động còn thấp so với mặt bằng của các ngành khác . Tỷ lệ công nhân bậc thấp , thiếu kinh nghiệm vẫn còn chiếm khá cao . - Về máy móc thiết bị : phần lớn máy móc thiết bị của công ty đều cũ kỹ lạc hậu , được Ba Lan trang bị từ khi mới thành lập và chủ yếu là các loại máy : máy dập , máy tiện , máy bào … do khả năng vốn đầu tư có hạn , giá cả thị trường biến động làm cho số tiền khấu hao của công ty không đủ tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng tài sản cố định . Bởi vậy , hiện nay tình trạng kỹ thuật của máy móc thiết bị nói chung còn lạc hậu , chưa đáp ứng được nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển của công ty . Bên cạnh đó công ty cũng có rất nhiều mặt thuận lợi : Công ty khoá Minh Khai có thể xem là một trong những công ty đầu ngành trong lĩnh vực sản xuất khoá , đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường , có một thị trường tiềm năng rộng lớn ở Châu Âu ( đặc biệt là Pháp ) . Hiện nay công ty đang tiến hành quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp , đã tích cực kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý sản xuất , cải tiến kỹ thuật , nâng cao năng suất lao động , tìm kiếm được nhiều hợp đồng từ nước ngoài … nhờ đó công ty đã làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước và hạch toán có lãi , thu nhập của người lao động cũng ngày một nâng cao . V. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh , đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh , công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung và được sắp xếp rất hợp lý để có thể cung cấp kịp thời các thông tin kế toán cho lãnh đạo công ty . Cụ thể bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán vật tư Kế toán dự án đầu tư Kế toán tiêu thụ kiêm kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ * Phòng tài vụ công ty gồm : - Kế toán trưởng : chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán và tài chính của công ty ; tổng hợp các thông tin kinh tế tài chính kế toán và cung cấp để phục vụ cho yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty ; đồng thời kế toán trưởng còn là người hướng dẫn , chỉ đạo , kiểm tra công việc của các nhân viên kế toán cũng như thực hiện các giao dịch với bên ngoài . - Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu , chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày . Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định , tình hình tính và trích lập khấu hao . - Kế toán thanh toán : có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu , phiếu chi , mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng , thanh toán với ngân sách Nhà nước , theo dõi các khoản phải thu , phải trả và tình hình huy động vốn của cán bộ công nhân viên . - Kế toán vật tư : là người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chi tiết tình hình nhập , xuất , tồn kho của từng loại vật tư . Mở sổ theo dõi vật tư theo từng nhóm , cả về hiện vật và giá trị . - Kế toán tiêu thụ thành phẩm kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm . Đồng thời phải theo dõi tình hình nhập , xuất , tồn kho thành phẩm , theo dõi tình hình tiêu thụ . Hàng tháng lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên . - Kế toán dự án đầu tư có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp về nguồn vốn đầu tư và hình thành , về vấn đề sử dụng và quyết toán vốn đầu tư , kiểm tra việc quản lý , sử dụng các loại vật tư tài sản , tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán , chấp hành dự toán . Phần II “ Nghiệp vụ kế toáN ” I- Tìm hiểu chung về các mặt nghiệp vụ kế toán Công ty khoá Minh Khai là một đơn vị sản xuất có quy mô vừa , có đội ngũ cán bộ kế toán với trình độ vững vàng , từ năm 1996 cho đến nay Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký chung , nhưng do vẫn chịu ảnh hưởng của Nhật ký chứng từ (trước đây công ty áp dụng ) nên sổ sách kế toán vẫn còn các bảng kê , nhật ký chứng từ chủ yếu dùng cho việc hạch toán vật tư và dùng để đối chiếu so sánh . Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sách sau : - Sổ nhật ký chung - Sổ Cái - Sổ nhật ký đặc biệt và các sổ kế toán chi tiết . Trình tự ghi sổ kế toán ở công ty khoá Minh Khai Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ Cái . Đối với các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan , định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ Cái . Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung như sau : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu , kiểm tra * Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. - Niên độ kế toán : bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 - Kỳ lập báo cáo : công ty tiến hành lập báo cáo tài chính theo quý , năm . - Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên - Công ty khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng . - Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ . - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam . - Hệ thống tài khoản sử dụng : áp dụng theo chế độ kế toán , chuẩn mực kế toán … - Công ty lập cả bốn báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán , báo cáo kết quả kinh doanh , báo cáo lưu chuyển tiền tệ , thuyết minh báo cáo tài chính ) theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng bộ tài chính. Hiện nay , công ty đã đưa phần mềm kế toán AcPro (Accountinh For Professional) của Công ty tin học xây dựng là kết quả của sự hợp tác giữa nhóm tác giả xí nghiệp phát triển phần mềm quản lý thuộc Công ty tin học xây dựng với Vụ tài chính-kế toán-Bộ xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu về đổi mới chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành . Trong phần nhập số liệu các chứng từ được phép ghi một Nợ nhiều Có và một Có nhiều Nợ , nhiều Nợ nhiều Có nhiều chi tiết . Do đó người sử dụng không phải chia 1 chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều nghiệp vụ , nhiều chi tiết … ra thành nhiều lần nhập cũng như việc lưu trữ thống nhất với ghi sổ kế toán . AcPro cho phép mở thêm các tiểu khoản tương đối dễ dàng hoặc mở sổ chi tiết và khoản mục của từng tài khoản theo ý muốn cho phù hợp với từng đơn vị . Nó có khả năng kiểm tra loại bỏ những chứng từ không hợp lệ giúp cho việc tổng hợp số liệu nhanh chóng và chính xác . Hệ thống sổ sách báo cáo kế toán của AcPro thuận tiện cho việc lưu trữ và kiểm tra tham khảo , cho phép khai thác hầu hết tất cả các thông tin theo yêu cầu của công tác tài chính-kế toán . II - thực trạng công tác kế toán tại công ty khoá minh khai . I.Tìm hiểu chung về công tác kế toán tại công ty khoá Minh Khai . Kế toán là 1 bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính , có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế . Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính , đảm nhận việc tổ chức hệ thống thông tin có ích cho các chính sách , quyết định của công ty . Nắm bắt được yêu cầu này công ty khoá Minh Khai đã tổ chức bộ máy kế toán rất chặt chẽ và khoa học . Kế toán phản ánh toàn bộ tình hình tài sản , sự vận động tài sản của công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh , tình hình chi phí doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . Toàn bộ công tác kế toán tài chính trong công ty bao gồm : - Kế toán vốn bằng tiền . - Kế toán vật tư , hàng hoá . - Kế toán tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn . - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương . - Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm . - Kế toán bán hàng , xác định kết quả kinh doanh . 1.Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán : 1.1 Yêu cầu của kế toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền ở công ty khoá Minh Khai tuân thủ những nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của nhà nước sau đây : + Sử dụng đơn vị tiền tệ thồng nhất là đồng Việt Nam + Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng nhà nước công bố tại tời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán và được theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ trên TK 007-Ngoại tệ các loại. + Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế nhập, xuất, ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng, trọng lương, phẩm chất, quy cách của từng loại. + Vào cuối kỳ kế toán năm, kế toán phải điều chỉnh lại các loại nguyên tệ theo tỷ giá hối đoái thực tế. 1.2 - Kế toán Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ tiền mặt . Số tiền có mặt tại quỹ được tính toán định mức hợp lý , căn cứ vào các nghiệp vụ thu chi tiền mặt xảy ra hàng ngày của công ty . Mọi khoản thu chi , bảo quản tiền mặt của đơn vị đều do thủ quỹ được cấp trên quyết định bổ nhiệm . Thủ quỹ chỉ được thu chi tiền mặt khi các các chứng từ hợp lệ chứng minh và có chữ ký của cấp trên cùng kế toán trưởng của công ty . Sau khi thực hiện thu , chi tiền thủ quỹ giữ lại những chứng từ đã có chữ ký của người nộp , nhận tiền làm căn cứ ghi vào sổ quỹ . Sổ quỹ được mở 2 liên , ghi chép và khoá sổ hàng ngày . - Chứng từ sử dụng : gồm phiếu thu , phiếu chi , bảng kê ngoại tệ , vàng bạc , biên bản thu tiền , bảng kiểm kê quỹ . - Tài khoản sử dụng : TK111 Dùng để phản ánh tình hình thu , chi , tồn quỹ tiền mặt , ngoại tệ tại công ty . Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt: + Lập, tiếp nhận xử lý chứng từ kế toán + Kế toán thanh toán, phụ trách kế toán kiểm tra chứng từ và ký chứng từ kế toán, sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt. + Định khoản và ghi sổ kế toán 1.3- Tiền gửi ngân hàng là số tiền của công ty đang gửi ở ngân hàng kho bạc Nhà nước . Việc gửi tiền vào ngân hàng là yêu cầu cần thiết , yêu cầu trong quản lý tài sản , giao dịch thanh toán của công ty . Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng của công ty là các giấy báo nợ , báo có , các uỷ nhiệm thu , uỷ nhiệm chi , Séc chuyển khoản hoặc bảng kê . Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa sổ kế toán của đơn vị với ngân hàng thì vẫn phải ghi theo chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác, đồng thời thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại. Tài khoản sử dụng : TK112 . 1.4.Đối với kế toán các khoản phải thu là các khoản mà công ty phải thu của người mua sản phẩm , hàng hoá . Để phản ánh tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131-Phải thu của khách hàng . 1.5.Kế toán các khoản tạm ứng Tạm ứng là việc giao cho cán bộ , công nhân viên của công ty một khoản tiền để người đó sử dụng vào những mục đích đã định trước như tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ , tạm ứng tiền lương ... Để theo dõi người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng kế toán sử dụng TK141-Tạm ứng . 1.6-Trình tự ghi sổ của kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán vốn bằng tiền khi công ty khoá Minh Khai áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký chung. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ thu , chi , giấy đề nghị tạm ứng , giấy thanh toán tiền tạm ứng; công ty ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian , sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi sổ Cái TK111 , 112 , 141 , 131. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp . Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì , sau khi ghi sổ nhật ký , phải căn cứ vào chứng từ thu , chi , giấy báo nợ , giấy báo có ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TK111 , 112 , 141 , 131cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ ké toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản 111 , 112 , 141 131 . Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu , bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác . Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán Phiếu thu , phiếu chi , GBN , GBC , UNT , UNC,… Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết TK111,112,141 Sổ CáI TK111,112,131,141 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu , kiểm tra Đơn vị : …… Mẫu số 01-TT Địa chỉ :…… QĐ số : 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Phiếu thu Ngày 24 tháng 05 năm 2006 Quyển số : 19 Số : 1297 Nợ : 111 Có : 311 -Họ tên người nộp tiền : Đào Thị Hằng (Oanh XNI) -Địa chỉ : -Lý do nộp : Gửi tiền HĐ VGT -Số tiền : 14.000.000 (viết bằng chữ) : mười bốn triệu đồng . -Kèm theo : 2HĐ 82849 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ ) : mười bốn triệu đồng . Ngày 24 tháng 5 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) +Tỷ giá ngoại tệ (vàng , bạc , đá quý) : +Số tiền quy đổi : Đơn vị : …… Mẫu số 02-TT Địa chỉ :…… QĐ số : 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Phiếu chi Ngày 25 tháng 5 năm 2006 Quyển số : 19 Số : 833 Nợ : 153, 1331 Có : 111 Họ , tên người nhận tiền : Tạ Phước Long Địa chỉ : Phòng KHVT Lý do chi : mua bảo hộ lao động Số tiền : 4.048.000 (viết bằng chữ) bốn triệu không trăm bốn tám ngàn đồng Kèm theo : ba chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : (viết bằng chữ) bốn triệu không trăm bốn tám ngàn đồng Ngày 25 tháng 5 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) +Tỷ giá ngoại tệ (vàng , bạc , đá quý) : +Số tiền quy đổi : Công ty khoá minh khai Giấy đề nghị thanh toán Tên tôi là : Tạ Phước Long Đơn vị công tác : Phòng KHVT Đề nghị thanh toán : 4.048.000 đồng (viết bằng chữ) bốn triệu không trăm bốn tám ngàn đồng Lý do : Mua bảo hộ lao động Cty CP tạp phẩm & BHLĐ HĐ: 56276 . PN 398 Ngày 25 tháng 5 năm 2006 Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng Người đề nghị (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)báo cáo quỹ tiền mặt Ngày 24 tháng 5 năm 2006 Liên : 2 Số trang : 19 Số hiệu phiếu Diễn giải TKđối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Mang sang 426.756.352 …… 1297 Hằng gửi tiền HĐ 311 14.000.000 829 Chí-lĩnh HĐV 51.200.000 830 Hằng –Quảng Ninh 12.612.000 1298 Hà nhà trẻ –Nộp lương 2.612.813 1299 Bình-Đại lýNB 131 15.674.400 831 Long-P.KHVT-Mua v.tư 1.400.000 832 Long-P.KHVT-Mua v.tư 636.900 833 Long-P.KHVT-Mua v.tư 153, 1331 4.048.000 …………… ……. Tổng cộng 66.523.213 88.653.920 Kèm theo 06chứng từ thu (Phiếu thu) Kèm theo 13 chứng từ chi (Phiếu chi) Tồn quỹ cuối ngày : 404.625.645 đ Đã kiểm tra nhận đủ chứng từ : …………………………………………………… Kế toán Thủ quỹ (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) 2. Kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ . Sơ đồ luân chuyển NVL , CCDC tại công ty khoá Minh Khai Phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho, ….. Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết TK152,153 Sổ CáI 152,153 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Thẻ kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng tháng Trình tự ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào các phiếu xuất kho , nhập kho NLV , CCDC kế toán tiến hành ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung , sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 152 ,153 . Hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập , Phiếu xuất của NVL , CCDC thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho , từ thẻ kho định kỳ cuối tháng tiến hành ghi vào Sổ Cái TK 152 , 153 . Cuối tháng cộng số liệu trên sổ cái , lập Bảng cân đối số phát sinh . Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính .2.1Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty Là đơn vị sản xuất các loại cơ khí nên vật liệu của công ty là sản phẩm của các nghành khác như các loại thép cây , thép tấm với khối lượng lớn và chủng loại nhiều . Tổng số danh điểm vật liệu của Công ty trên 1.000 loại . Do đặc điểm sản phẩm của Công ty các chi phí vật liệu chiếm 70%-75% vì vậy chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về vật liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến gía thành sản phẩm . Mặt khác , vật liệu được dùng có loại rất hiếm , nhiều loại có yêu cầu kỹ thuật cao trong nước chưa sản xuất được phải nhập ngoại như thép lá của Nga , hợp kim , bi , các chi tiết khoá (14F-No1, 14F-No2, …) có loại khó bảo quản , dễ hỏng như hoá chất , sơn , có loại dễ han gỉ như bulông , ốc vít . Do vậy việc quản lý chặt chẽ định mức nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đóng một vai trò quan trọng . 2.2Phân loại nguyên vật liệu ở công ty khoá Minh Khai . Thực tế công ty khoá Minh Khai đã tiến hành phân loại NVL theo nội dung kinh tế , công dụng của từng thứ , nhiệm vụ lớn đối với quá trình sản xuất sản phẩm và yêu cầu quản trị doanh nghiệp . Cụ thể NVL được chia thành các loại sau : - NVL chính : là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất , là cơ sở vật chất chủ yếu tham gia cấu tạo thực thể sản phẩm gồm có: thép các loại , nhôm , đồng , thân khoá , lõi khoá , bi … - Vật liệu phụ : là đối tượng lao động nhưng không tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có chức năng hoàn chỉnh sản phẩm làm cho sản phẩm bền đẹp hơn , gồm có : dầu AC10 ,dầu pha sơn , dây may so , giẻ lau , sơn các loại , … - Nhiên liệu : có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất , gồm có : xăng A83 , dầu Mazut , than củi , củi đốt , than đá … - Vật liệu ._.