Nghiệp vụ kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty cổ phần chế tạo thiết bị điện Đông Anh (BCTT Nghiệp vụ)

được các đơn vị này hết sức quan tâm, hoàn thiện. Sở dĩ có như vậy là do nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong việc tạo thành chi phí sản xuất của đơn vị và cấu thành giá vốn của hàng bán. Hạ giá thành là một cách thức cạnh tranh mang tính truyền thống trong sản xuất. Công tác hạch toán nguyên vật liệu tốt là chìa khoá để giảm giá thành sản phẩm nâng cao sức cạnh tranh trong kinh doanh. Hơn nữa nguyên vật liệu liên quan đến việc luân chuyển vốn lưu động trong doanh nghiệp, với mức dự trữ, sử dụng, tiêu dùng phù hợp sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp có đủ số vốn lưu động đầu tư vào các lĩnh vực khác nhằm tăng lợi nhuận. Việc sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm nguồn lực cho sản xuất, cho đơn vị hay mở rộng hơn là cho toàn xã hội. Hạch toán nguyên vật liệu với chức năng là công cụ quản lý phảI tính toán, theo dõi kịp thời về mặt số lượng và giá trị vật liệu nhập – xuất – tồn kho làm cơ sở cho việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất, đồng thời tạo tiền đề cho kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu. Chính vì những vai trò như vậy của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất và dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Lan Anh, cùng sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Kế toán nguyên, vật liệu” tại Công ty cổ phần chế tạo thiết bị điện Đông Anh. I/ Tìm hiểu chung về tổ chức kế toán của đơn vị. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc điểm cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, theo đó toàn bộ công tác kế toán của Công tyđều tập chung tại phòng Tài chính kế toán. Dưới các phân xưởng không có bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên thống kê phân xưởng, làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ gửi về phòng Tài chính kế toán. Công tylà đơn vị hạch toán độc lập có quan hệ trực tiếp với ngân hàng vừa hạch toán độc lập vừa hạch toán chi tiết. Phòng tài chính kế toán gồm 10 người. Đứng đầu là kế toán trưởng, một phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán, thủ quỹ. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác thu thập và xử lý các thông tin kế toán, công tác thống kê trong phạm vi toàn Công ty, hướng dẫn và kiểm tra thống kê phân xưởng thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, cung cấp cho Giám đốc những thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo chuyên môn hoá cao của cán bộ kế toán đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp như sau: Sơ đồ Bộ máy kế toán ở Công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán ( Kiêm kế toán tổng hợp ) Thủ quỹ Kế toán tài sản cổ định Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán mua hàng, thanh toán với người bán Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thanh toán tiền mặt Kế toán thành phẩm tiêu thụ xác định KQKD Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng Nhân viên thống kê phân xưởng 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán. - Kế toán trưởng (Trưởng phòng Tài chính kế toán): Chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán toàn Công ty. Tham mưu đắc lực cho Giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả. - Kế toán tổng hợp (Phó phòng Tài chính kế toán): Thay mặt kế toán trưởng giải quyết toàn bộ công việc khi kế toán trưởng đi vắng. Phụ trách theo dõi toàn bộ công tác tài chính kế toán. Hướng dẫn hạch toán kế toán, tổng hợp báo cáo, theo dõi chi tiết công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật và các quỹ. - Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác ... Lập báo cáo Nhật ký Chung chứng từ số 1, Nhật ký Chung chứng từ số 10, bảng kê số 1, bảng kê chi tiết TK 641, 642, 133. - Kế toán thanh toán TGNH: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký cược, ký quỹ qua Ngân hàng. Lập báo cáo, Nhật ký Chung chứng từ số 2, số 4, bảng kê Nhật ký Chung chứng từ số 2, bảng kê chi tiết TK 641, 642, 133. -Kế toán TSCĐ: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ. Lập báo cáo Nhật ký Chung chứng từ số 9 và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. -Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết nghiệp vụ mua vật tư và công nợ thanh toán với người bán. Lập báo cáo Nhật ký Chung chứng từ số 5. - Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Theo dõi chi tiết nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho nguyên vật lỉệu và công cụ dụng cụ. Lập bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, BHXH và các khoản phải thu, phải trả theo lương cho CBCNV toàn Công ty. Lập bảng phân bổ số 1. - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm: Theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí, tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Lập Nhật ký Chứng từ số 7, bảng kê số 4. - Kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: Theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm. Tổng hợp doanh thu bán hàng, chi tiết công nợ phải thu, chi tiết thuế GTGT tăng phải nộp, xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. Lập bảng kê số 8, nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 11, nhật ký chứng từ số 10. - Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt. 1.1.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ của ngành dọc cấp trên. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty về các mặt công tác của phòng. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có mối quan hệ với kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thủ quỹ và các bộ phận kế toán khác có mối liên hệ với nhau để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, tài sản, thanh toán với người bán. Quan hệ với phòng kế hoạch điều độ về công tác kế hoạch, tài chính, giá cả, kế hoạch sản xuất, xây dựng cơ bản, hợp đồng kinh tế và công tác kiểm kê thành phẩm, quản lý và đòi nợ, thanh quyết toán các hợp đồng khoán nội bộ, hợp đồng với khách hàng bên ngoài. Quan hệ với phòng vật tư về công tác hợp đồng mua bán và quản lý vật tư, thiết bị và công tác kiểm kê định kỳ. Quan hệ với phòng Tổ chức lao động về việc lập kế hoạch lao động tiền lương và báo cáo thực hiện tiền lương. Thanh toán tiền lương (lương thời gian, lương sản phẩm, khoán gọn công trình) và trợ cấp BHXH trả thay lương. Sử dụng quỹ tiền lương, quỹ khen thưởng và quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Quan hệ với phòng kỹ thuật về các định mức kỹ thuật, kinh phí của các đề tài nghiên cứu khoa học-công nghệ. Quan hệ với phòng cơ điện về quản lý TSCĐ, tiêu thụ điện nước, thông tin liên lạc. Quan hệ với phòng hành chính y tế về chi phí quản lý hành chính (lễ tân, khách tiết, tiếp khách…) công tác kiểm kê các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, thuốc chữa bệnh. Quan hệ với ngành đời sống về hoạt động tài chính của ngành thanh toán chi phí bồi dưỡng ca 3, độc hại, hoạt động của nhà khách. Quan hệ với phân xưởng về báo cáo thống kê, các sản phẩm hoàn thành sản phẩm dở dang. Là đơn vị thường trực: Hội đồng thanh lý tài sản, Ban kiểm kê vật tư, tài sản, hội đồng thẩm định mức độ giảm giá hàng tồn kho, hội đồng theo dõi, xử lý và hạch toán công nợ. 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Hình thức sổ kế toán Công ty đang vận dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Sơ đồ trình tự ghi chép hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Chứng từ gốc (1) (2) (3) (3) Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết (4) Nhật Ký Chứng Từ Bảng kê (5) (4) (3) Sổ cái (4) Bảng tổng hợp số liệu chi tiết (6) (7) (7 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu (1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết hoặc bảng kê, bảng phân bổ liên quan. (2). Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa phản ánh trong các bảng kê, Nhật ký chứng từ thì đồng thời ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. (3). Chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ sau đó ghi vào bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan. (4). Cuối tháng căn cứ vào số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan rồi từ các Nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái. (5). Căn cứ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết lập báo cáo tổng hợp số liệu chi tiết. (6). Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7). Căn cứ vào số liệu Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái và tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. 1.3 Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng. Là một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Công ty sản xuất thiết bị điện Công ty đã sử dụng hệ thống sổ kế toán áp dụng cho ngành điện theo quyết định 159/TC/CĐKT ngày 29/12/1998 của Bộ Tài Chính, xây dựng dựa trên hệ thống kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT về chế độ kế toán Việt Nam ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các Quyết định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp: Các Nhật ký chứng từ, sổ cái, các bảng kê. Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như sổ kế toán chi tiết TSCĐ, nguyên vật liệu cà công cụ dụng cụ, thành phẩm, ...còn sử dụng bảng phân bổ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc xác định giá: Theo giá gốc - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N kết thúc vào ngày 31/12/N. Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ Đơn vị tiền tệ sử dụng: Báo cáo tài chính được lập bằng Đồng Việt Nam theo quy ước giá gốc. Phương pháp hạch toán Tài sản cố định: Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá trừ (-) khấu hao luỹ kế. Khấu hao Tài sản cố định tính theo phương pháp đường thẳng, khấu hao tài sản cố định tính theo thời gian sử dụng ước tính phù hợp với quyết định 166 TC/QĐ/BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính. II/ Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu 2.1 Đặc điểm chung về nguyên, vật liệu sử dụng. 2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất các loại máy biến áp có công suất từ 50 đến 63000KVA, các loại dây Cáp nhôm trần tải điện A và AC, tủ điện, bảng điện, cầu dao cao thế, động cơ, máy phát, các phụ tùng, phụ kiện, sửa chữa máy biến áp phục vụ cho ngành điện. Sản xuất của Công ty mang nét đặc trưng của doanh nghiệp cơ khí chế tạo. Thực thể tạo nên sản phẩm hầu hết là kim loại. Quy trình công nghệ sản xuất phức tạp phải trải qua nhiều bước công nghệ, chính vì vậy Công ty phải sử dụng khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn và nhiều chủng loại khác nhau trong quá trình sản xuất sản phẩm. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu cũng gặp không ít những khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý, kế toán vật liệu phải có trình độ và trách nhiệm trong công việc. Mặt khác nguyên vật liệu của Công ty sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm chủ yếu là kim loại màu, kim loại đen dễ bị ôxy hoá, nếu không bảo quản tốt thì rất dễ bị hư hỏng do vận chuyển, do thời gian, do bảo quản .v.v... Từ những đặc điểm trên của nguyên vật liệu đòi hỏi Công ty phải có một hệ thống kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn quy định để bảo đảm cho việc bảo quản nguyên vật liệu. Để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá rất khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày trong qúa trình sản xuất kinh doanh. Nhằm tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu bảo đảm sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu theo từng thứ, loại nguyên vật liệu khác nhau. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi được tình hình biến động của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu từ đó cung cấp thông tin được chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua dự trữ về nguyên vật liệu, đồng thời tính toán chính xác số chi phí về nguyên vật liệu chiếm trong tổng giá thành sản phẩm. Theo công dụng kinh tế và tình hình sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu ở Công ty được chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: - Dây điện từ. - Tôn si líc. - Dầu biến thế. - Sứ cách điện. - Kim loại màu. - Kim loại đen. - Nhôm thỏi và lõi thép mạ kẽm. Tất cả những nguyên vật liệu chính này có nhiệm vụ dùng để chế tạo ra sản phẩm chính là máy biến áp của công ty. Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân. Bao gồm: - Que hàn - Roăng cao su - axêtylen, ôxy. - Phênol, Foocman. - Băng vải các loại, giấy cách điện. - Dầu nhờn Dùng làm nguyên vật liệu phụ để chế tạo máy biến áp. Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh - Xăng A76. - Xăng A92 Vật liệu khác: Gồm các phế liệu thu hồi thừa, các đầu mẩu dây đồng, lá đồng, thép mẩu, đầu mẩu tôn si líc ... Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc. Gồm các phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị mà Công ty đang sử dụng như: Vòng bi, mô tơ, phụ tùng ô tô.... 2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá nhập kho: Công ty chủ yếu nhập nguyên, vật liệu do mua ngoài Chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyền, bốc dỡ, bảo quản…) Giá mua trên hóa đơn Các khoản giảm trừ(CKTM, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng mua) + _ = Giá nhập kho Ví dụ: 1. Ngày 06/03/2007 Công ty mua đồng đỏ lá f 5,2 số lượng 1000kg của Công ty kinh doanh vật tư kim khí Đông Anh theo Hoá đơn GTGT số 097218 ngày 7/03/2007, giá hàng chưa thuế là 25.500đồng/kg và thuế GTGT là 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt Giá nhập kho = 1000 x 25.500 = 25.500.000 (đồng) 2. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 097388 ngày 8 tháng 3 năm 2007. Nhập kho vật liệu Dây điện từ êmay f1,5 của công ty Trung tâm Thiết bị lưới điện Phân Phối Số lượng 256,7 kg đơn giá chưa thuế là 62.000đ/kg thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển là 100.000đ. Công ty chưa thanh toán tiền hàng. Tính giá nhập kho: - Giá mua = 256,7 x 62000 = 15.915.400 đ - Chi phí thu mua = 100.000 đ Giá nhập kho = 15.915.400 + 100.000 = 16.015.400 (đồng) Tính giá xuất kho. Công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho Trong tháng nguyên vật liệu công ty mua về thường được sử dụng ngay, vì vậy kế toán đã dùng giá ghi trên hoá đơn dể theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu trên sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào hệ số giá chênh lệch thực tế và giá hoá đơn để xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 1425 ngày 12 tháng 3 năm 2007 xuất kho dây điện từ êmay f 1,5 cho phân xưởng máy biến áp với số lượng 258 kg đơn giá 62.000đ/kg Giá xuất kho = 258 x 62000 = 15.996.000 (đồng) Công ty đã sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết nguyên nguyên vật liệu hàng ngày, nhưng mới chỉ là hình thức, còn thực tế thì là chuyển từ giá hạch toán thành giá thực tế mà chưa xác định được hệ số giá. Chính vì thế mà ta thấy ở ví dụ trên công ty đã sử dụng giá ghi ngay trên hoá đơn. 2.2 Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu 2.2.1 Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, Phòng Vật tư lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng. Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phòng kế toán và các đơn vị liên quan. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho thủ kho tiến hành kiểm nhận nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào cột thực nhập trên phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập kho vào thẻ kho và chuyển hoá đơn, phiếu nhập kho cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán ghi số lượng nhập kho vào sổ kho, tính ra giá trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lưu ở phòng vật tư. Một liên giao cho thủ kho khi nhập hàng để vào thẻ kho. Một liên giao cho người bán Các chứng từ sử dụng kế toán tăng nguyên, vật liệu: - Hoá đơn GTGT - Hợp đồng mua bán - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 05- VT) - Thẻ kho (mẫu số 06- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Phiếu chi (mẫu số 02- TT) - Phiếu thu (mẫu số 01- TT) - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03- TT) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04- TT) Mẫu 1: Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Mẫu số: 03 - TT Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QD-CDKT Ngày 1/11/1995 của BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Số: 01 Kính gửi: Giám đốc công ty CP chế tạo thiết bị điện Tên tôi là: Nguyễn Văn Giác Bộ phận (địa chỉ): trưởng phòng kỹ thuật điều độ Đề nghị cho tạm ứng tiền: 20.000.000đ (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Lí do tạm ứng: mua nguyên, vật liệu cho công ty Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng Trần văn Quang P.Xuân Thành Ng.Thị Lan Nguyễn Văn Giác Mẫu 2: Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Mẫu số: 02 - TT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Quyển số:01 Số:1 Nợ: 141 Cú: TK 111 Họ tờn người nhận tiền: Nguyễn Văn Giác Địa chỉ: Phòng kỹ thuật điều độ Lớ do chi: ứng tiền mua vật tư cho công ty Số tiền: 20.000.000đ (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Kốm theo: Chứng từ gốc Ngày 8 thỏng 3 năm 2007 Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký tờn, đúng dấu) (Ký tờn) (Ký tờn) (Ký tờn) (Ký tờn) T. Quang Xuân Thành Nguyễn văn Giác Thanh Hà Thanh Hà Đó nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Mẫu 3: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- tự do- hạnh phúc Hợp đồng kinh tế No: 03 Căn cứ vào bộ luật dân sự số 33/ QH11/2005 ban hành ngày 14/06/2005 Căn cứ vào các quy định hiện hành về hợp đồng kinh tế Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên Hà Nội, ngày 8 tháng 3 năm 2007, chúng tôi gồm: Bên A: Trung tâm thiết bị lưới điện phân phối ( bên bán) Tên cơ quan: Trung tâm thiết bị lưới điện phân phối Người đại diện: Hoàng Ngọc Nam Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ : Đống Đa - Hà Nội Điện thoại: 04 8730057 CMT: 012073928 Bên B: Công ty cổ phần chế tạo thiết bị điện (bên mua) - Người đại diện: Trần văn Quang Chức vụ: Giám đốc - Trụ sở: Khối 3A thị trấn Đông Anh - Điện thoại: (04)8833781 - Mã số thuế :1001013220011 - Tài khoản: 710A - 00002 Mở tại Ngân hàng công thương Đông Anh Sau khi trao đổi và thoả thuận, hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng với nội dụng chính sau: Điều 1: Nội dung hợp đồng: Bên B đặt mua Dây điện từ êmay f 1,5, số lượng 256,7 kg đơn giá 62.000đ/kg. Tổng giá trị hợp đồng: 15.915.400 đồng ( Bằng chữ: Mười lăm triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn) Điều 2: Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán Bên B thanh toán cước phí theo các hình thức: Thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng Số tiền tạm ứng: 5.000.000 đồng ( Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn) Hạn thanh toán: Thanh toán hàng tháng Số tiền còn lại: 10.915.400 đồng (Bằng chữ: Mười triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn) Điều 3: Quyền và nghĩa vụ của bên A: 1. Bên A có trách nhiệm quản lý, duy trì đúng nội dung hợp đồng đã kí kết. 2. Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đòn và không phảI chịu bất cứ trách nhiệm nào nếu Bên B không thanh toán đúng thời hạn trong hợp đồng Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của bên B: 1. Bên B có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ thông tin, tạo điều thuận lợi cho bên A thực hiện hợp đồng. 2. Bên B có thể ngừng thanh toán các khoản chi phí nếu bên A không đảm bảo đúng nội dung hợp đồng. Điều 5: Điều khoản chung 1. Nếu như mâu thuẫn không tự giảI quyết được thì hai bên thống nhất sẽ khiếu nại tới toà án kinh tế thành phố Hà Nội. Mọi phán quyết của Toà án sẽ là phán quyết cuối cùng cho hai bên thực hiện. 2. Mọi chi phí về kiểm tra, xác minh và lệ phí Toà án sẽ do bên có lỗi chịu trách nhiệm thanh toán. Hợp đồng trên được thảo thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản. Khách hàng CTCP chế tạo TBĐ ( Bên A) (Bên B) (Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký tên và đóng dấu) Mẫu 4: Hoá đơn (GTGT ) Mẫu số: 01 GTGT Liên 2 (Giao khách hàng) CN/100 – B Ngày 08 tháng 03 năm 2007 No.097388 Đơn vị bán hàng: Trung tâm Thiết Bị Lưới Điện Phân Phối 2 . . . 5 1 2 1 5 8 0 0 0 1 Địa chỉ: Đống Đa-Hà Nội.Số TK 710A-739946 NH Công thương Chương Dương - MS Điện thoại: 04 8730057 Họ tên người mua hàng: Đ/c Giác Đơn vị: Công ty chế tạo Thiết Bị Điện 1 Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh- Hà Nội - Số tài khoản: 710A - 00002 NH Công thương Đông anh 0 1 0 0 1 2 2 3 1 1 0 0 0 MS Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tình Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Dây diện từ êmay f 1,5 Kg 256,7 62.000 15.915.400 Cộng tiền hàng: 15.915.400 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.591.540 Tổng tiền thanh toán: 17.506.940 (Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu năm trăm linh sáu ngàn chín trăm bốn mươi đồng chẵn.) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên) Mẫu 5: Mẫu số 05-VT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-BTC Ngày 1/11/1995 của Bộ trởng BTC) Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Số: 01 Căn cứ vào Hoá đơn số 097388 ngày 8/3/2007 của công ty TTTBLĐPP. Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Nguyễn Thị Ngọc- Phòng kỹ thuật - Trưởng ban. Ông: Nguyễn Văn Sơn- Phòng kỹ thuật- uỷ viên Ông: Nguyễn Văn Luyện - Thủ kho - uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghichú Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 Dây điện từ êmay f 1,5 Cân ,đo Kg 256,7 256,7 Không ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng đúng qui cách, phẩm chất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nguyễn Văn Sơn Nguyễn Văn Luyện Nguyễn Thị Ngọc Mẫu 6 : Đơn vị: Công ty CP chế tạo TBĐ phiếu nhập kho Số: 6434 Mẫu số: 01-VT Địa chỉ:Thị trấn Đông Anh. Ngày 09/03/2007 QĐ số: 1141 TC/QĐ/CĐKT Nợ TK: 152 (152.21) Ngày 01/11/1995 của BTC Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Đ/c Giác - Phòng vật tư Theo hoá đơn số: 0973388 ngày 08/03/2007 của Trung tâm Thiết Bị Lưới Điện Phân Phối Nhập tại kho: đ/c Luyện STT Tên sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Dây điện từ êmay f1,5 Kg 256,7 256,7 62.000 15.915.400 Cộng 15.915.400 Cộng thành tiền bằng chữ: Mười lăm triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn. Ngày 09 tháng 03 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Mẫu 7: Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Mẫu số: 06 - VT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ –CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) BẢNG Kấ MUA HÀNG Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Quyển số: 01 Số: 1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Giác Nợ: TK 152 Phòng ban: phòng kỹ thuật điều độ Cú: TK 331 STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư, hàng hoỏ Địa chỉ mua hàng Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C D 1 2 3  1 Dây điện từ êmay f1,5 Kg  256,7 62.000  15.915.400  Cộng 15.915.400 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn Ghi chỳ: Người mua Nguyễn Văn Giác Kế toỏn trưởng Phạm Xuân Thành Người duyệt mua Nguyễn Văn Thắng Mẫu 8: Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Mẫu số: 06 – TT Địa chỉ: Thị Trấn Đông Anh (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ – CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) Biên lai thu tiền Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Số: 01 Họ và tên người nộp: Nguyễn Văn Giác Địa chỉ: Phòng kỹ thuật điều độ - Công ty CP chế tạo Thiết bị điện Nội dung thu: Hoàn lại tiền tạm ứng mua số nguyên, vật liệu của phiếu chi số 1 ngày 8 tháng 3 năm 2007 Số tiền thu: 4.084.600đ (Viết bằng chữ): Bốn triệu không trăm tám tư nghìn sáu trăm đồng chẵn. Người nộp tiền Người thu tiền Nguyễn Văn Giác Phạm Thanh Hà Mẫu 9: Đơn vị: Công ty CP chế tạo Thiết bị điện Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ – CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Quyển số:01 Số:1 Nợ: Tk 111 Cú: TK 141 Họ và tên người nộp: Nguyễn Văn Giác Địa chỉ: Phòng kỹ thuật điều độ - Công ty CP chế tạo Thiết bị điện Nội dung thu: Hoàn lại tiền tạm ứng mua số nguyên, vật liệu của phiếu chi số 1 ngày 8 tháng 3 năm 2007 Số tiền thu: 4.084.600đ (Viết bằng chữ): Bốn triệu không trăm tám tư nghìn sáu trăm đồng chẵn. Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ T.Văn Quang P.Xuân Thành Nguyễn Hương Nguyễn Văn Giác P. Thanh Hà 2.2.2 Chứng từ kế toán giảm nguyên, vật liệu Căn cứ vào dự trù vật tư được duyệt do các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư mang đến, phòng Vật tư viết phiếu xuất kho cho từng loại vật tư. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: Một liên lưu tại cuống sổ ở phòng vật tư. Một liên người nhận hàng sau khi nhận hàng sẽ giữ. - Hai liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất vật tư, thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng chủng loại, ghi số lượng xuất kho vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho, ghi số lượng xuất kho vào cột xuất trên thẻ kho, chuyển hai liên phiếu xuất kho này cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán ghi số lượng xuất kho vào cột xuất trên sổ kho, ghi đơn giá xuất kho lên cột đơn giá và tính ra thành tiền trên phiếu xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu lưu một liên, một liên chuyển cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành để làm căn cứ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Mỗi phiếu xuất kho khi chuyển cho kế toán phải có đầy đủ chữ ký của thủ tưởng đơn vị, kế toán trưởng, phụ trách cung tiêu, người nhận hàng, thủ kho. Sơ đồ thủ tục xuất vật tư Dự trù vật tư Phiếu xuất kho Lưu vật tư Lưu phiếu xuất Thủ kho Kế toán vật liệu Lưu chứng từ kế toán Mẫu 10: cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Giấy đề nghị xuất kho Kính gửi : Phòng kế hoạch vật tư công ty CP chế tạo thiết bị điện Tên tôi là: Nguyễn Minh Hồng – Trưởng Ban kỹ thuật sản xuất Ban kỹ thuật sản xuất chúng tôi có nhiệm vụ sản xuất 2 MBA, nên chúng tôi cần sử dụng nguyên vật liệu như sau : Số TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Dây điện từ êmay f1,5 Kg 258 Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất. Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2007 Duyệt Người viết giấy Giám Đốc Ký tên. Trần văn Quang Nguyễn Minh Hồng Sau khi giấy đề nghị trên được duyệt, phòng Kế hoạch điều độ viết phiếu xuất kho. Mẫu 11: Đơn vị: Công ty CP chế tạo TBĐ phiếu xuất kho Số 1425 Mẫu số: 02 - VT Ngày 12/03/2007 QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT Nợ TK: 621 Ngày 01/11/1995 Có TK: 152 (152.21 ) Họ tên người nhận hàng: đ/c Hồng- PX máy biến áp Lý do xuất: Sản xuất máy Biến áp 125 MVA-220KV Xuất tại kho: đ/c Luyện STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất Mã Số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Y/c T/x A B C D 1 2 3 4 Dây điện từ êmay f 1,5 Kg 258 258 62.000 15.996.000 Cộng 15.996.000 Cộng thành tiền (bằng chữ ): Mười năm triệu chín trăm chín mươi sáu ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 2.3 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho Quá trình ghi chép ở kho: Sau khi làm thủ tục nhập - xuất kho, ghi số lượng thực nhập, thực xuất lên phiếu nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất lên thẻ kho, mỗi thẻ kho được lập để theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất - tồn của từng loại vật tư theo mẫu: Mẫu 12 : Đơn vị : Công ty CP chế tạo TBĐ Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Tên kho:Phân xưởng. Ngày lập thẻ 01/03/2007 QĐ số1141/TC/QĐ/CĐKT Tờ số 01 Ngày 01/11/1995 của BTC Tên nhãn hiệu quy cách: Dây điện từ êmay f 1,5 Đơn vị tính: Kg Mã số: 37503150 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 23 4 5 6 ........ 6433 1424 ........ 6434 1425 ............ 12/2/2007 27/2/2007 ......... 9/3/2007 12/3/2007 K201/01/2007 TTTBLĐPPhối PXBA Cộng T2/2007 TTTBLĐPPhối PXBA ...... ...... ..... ....... ...... ..... ..... 290 ........ ........ 256,7 ......... ....... .... 175 ...... ...... 258 0 290 15 15 271,7 13,7 Cộng T3/2007 13,7 Cuối tháng kế toán nguyên, vật liệu đối chiếu từ sổ chi tiết tài khoản 152 với thẻ kho Vật liệu xuất dùng cuối kỳ không sử dụng hết theo quy định của Công ty bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Phiếu này có thể lập cho một hoặc nhiều loại vật liệu sau đó được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán vật tư ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ._.