Nghiên cứu và thiết kế chương trình quản lý hộ khẩu

ị trấn Văn Điển và các cơ quan có liên quan đến phòng quản lý nhân khẩu hộ khẩu: Công an huyện Thanh Trì Công an thị trấn Văn Điển Tổ dân phòng khu phố Phòng cảnh sát khu vực Phòng cảnh sát hình sự Phòng cảnh sát an ninh Phòng tham mưu tác chiến UBND thị trấn Văn Điển 1.1.2 Chức năng nhiệm vụ Cấp trên là phòng quản lý hộ khẩu thuộc huyện Thanh trì, thành phố Hà nội. *Phó chủ tịch Uỷ ban thị trấn Văn điển trưởng công an thị trấn Văn điển chịu trách nhiệm chỉ đạo mọi hoạt động của công an thị trấn Văn điển trong việc đảm bảo an ninh cho khu vực địa phương quản lý. *Phòng cảnh sát khu vực có nhiệm vụ là nắm rõ tình hình di biến động của nhân dân sống trong khu vực mình quản lý để từ đó có những biện pháp phù hợp cho mỗi loại đối tượng cũng như có báo cáo thường kỳ và đột xuất về nhân khẩu theo yêu cầu. *Phòng cảnh sát hình sự thị trấn có nhiệm vụ chủ yếu là điều tra, bắt giữ các đối tượng hình sự và cùng các phòng khác giữ gìn an ninh trật tự trong địa bàn. *Phòng cảnh sát an ninh có nhiệm vụ là phát hiện các phần tử gây mất trật tự trị an, phá rối và tuyên truyền tư tưởng phản động, phối hợp với các đơn vị khác trấn áp tội phạm. *Phòng tham mưu tác chiến có nhiệm vụ là cung cấp các phương tiện cũng như tài chính cho công tác của lực lượng công an thị trấn, tham mưu cho các phòng khác thực hiện các nhiệm vụ được hiệu quả. *Uỷ ban nhân dân thị trấn Văn điển chịu trách nhiệm với các công tác về quản lý các hoạt động xã hội khác trong địa phương của mình và phối hợp với công an thị trấn trong công tác giữ gìn an ninh trật tự tại địa phương. *Tổ dân phòng khu phố chịu trách nhiệm giúp công an thị trấn trong việc nắm bắt tình hình an ninh trật tự trong địa phương, tuần tra khu vực chống tội phạm ... 1.1.3 Hoạt động của phòng công an khu vực trong công tác quản lý nhân hộ khẩu Phòng cảnh sát khu vực công an thị trấn Văn Điển chịu trách nhiệm quản lý các đối tượng chủ yếu như sau: _ Đối tượng KT1: Là những đối tượng có hộ khẩu thường trú và sống tại địa phương. _ Đối tượng KT2 đi: Là những đối tượng có hộ khẩu thường trú tại địa phương nhưng sống và làm việc tại nơi khác (như lấy vợ hoặc chồng tại nơi khác). _ Đối tượng KT2 đến : Là những đối tượng có hộ khẩu tại nơi khác nhưng do một lý do nào đó (như lấy vợ hoặc chồng) mà chuyển đến sống tại địa phương. _ Đối tượng KT3: Là những đối tượng có hộ khẩu thường trú tại địa phương nhưng lại đi làm việc ở nơi khác (ở tỉnh khác). _ Đối tượng KT4: Là những đối tượng không có hộ khẩu tại địa phương nhưng lại đến địa phương làm việc (ở tỉnh khác đến). Do cơ cấu tổ chức cũng như phân cấp chức năng của cấp phường và thị trấn của thành phố Hà nội có khác hơn so với cơ cấu tổ chức cũng như chức năng của cấp xã và các cấp hành chính tương đương của tỉnh khác cụ thể như sau: _ Cấp phường và thị trấn thuộc thành phố Hà nội chỉ quản lý, theo dõi , báo cáo tình hình di biến động của nhân khẩu tại địa phương, giữ gìn an ninh trật tự của khu vực và được quyền cấp giấy tạm trú tạm vắng cho nhân dân. _ Cấp xã của thành phố Hà nội thì phòng quản lý hộ khẩu (thường là các trạm độc lập nên có thể có tên là trạm cảnh sát khu vực) lại có cấp tương đương với công an xã (trong công an xã lại có phòng công an hộ khẩu và phòng công an an ninh). Công an huyện sẽ quản lý về chuyên môn và quân số của các trạm cảnh sát khu vực này.Các phòng quản lý hộ khẩu này cũng có chức năng như các phòng quản lý hộ khẩu của phường và thị trấn thuộc thành phố Hà nội. _ Cấp xã và các cấp hành chính tương đương của các tỉnh khác thì ngoài những nhiệm vụ như của các phòng quản lý hộ khẩu trên còn có nhiệm vụ cấp hộ khẩu cho nhân dân trong địa phương. Do có nhiệm vụ như trên mà phòng công an khu vực thị trấn Văn điển có những chức năng và hoạt động như sau: Quản lý các đối tượng và lập danh sách theo dõi tình hình biến đổi về nhân khẩu. Lập các trụ sở khai báo tạm vắng tạm trú tại từng khu dân cư. Cung cấp cho các phòng khác có liên quan lý lịch của một hay nhiều nhân khẩu, cập nhật các thay đổi về con người cũng như lý lịch. Thống kê số lượng nhân khẩu, số lượng các đối tượng tội phạm của từng nhà, từng khu dân cư. Tham mưu cho các đơn vị khác để có hành động chính xác đối với mỗi loại đối tượng như khen thưởng đối với quần chúng nhân dân có công trong việc giữ gìn an ninh trật tự hoặc theo dõi bắt giữ các đối tượng có hành vi vi phạm pháp luật. Xác nhận, chứng thực cho quần chúng nhân dân về thay đổi nhân hộ khẩu. Hàng tháng, hàng quí, hàng năm làm báo cáo về tình hình thay đổi nhân khẩu theo yêu cầu. Lập các bảng biểu thống kê, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên. Tất cả các công việc trên của phòng công an khu vực đều được thực hiện bằng tay cho nên việc tìm kiếm hồ sơ rất chậm, tốn kém thời gian, nhiều khi còn bị thất lạc, dễ nhầm lẫn,... Việc kết xuất thông tin có độ tin cậy chưa cao, việc báo cáo các thông tin định kỳ thường không đảm bảo thời gian. Vì vậy chưa đáp ứng kịp thời các yêu cầu của cấp trên. 1.2 nghiên cứu xây dựng chương trình Để đưa tin học vào quản lý có hiệụ quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo đúng các quy định của đơn vị cũng như của ngành, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước. Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểu biết của người phân tích và thiết kế chương trình. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp lựa chọn để đưa ra giải pháp thích hợp với thực tiễn trong việc đưa khoa học công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Nó làm tiền đề cho việc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phân tích phải tỉ mỉ, thận trọng, chi tiết, chính xác. Qua đó sẽ thấy được sự lưu chuyển các lưồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện . Như vậy việc phân tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho hiệu quả hoạt động của chương trình sau này. Trong quá trình phân tích hệ thống ta thấy: Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô hình của hệ thống luồng thông tin lưu chuyển từ quá trình này qua quá trình khác. Sự liên của dữ liệu từ đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của dữ liệu đầu ra. 1.2.1 ứng dụng của tin học trong công tác quản lý Ngày nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật. Ngành công nghệ thông tin phát triển một cách vượt bậc, ngành ngành sử dụng tin học người người sử dụng tin học. Nó là động lực thúc đẩy nhiều ngành khoa học khác phát triển, tham gia vào hầu hết các hoạt động kinh tế của toàn cầu. ở nước ta trong những thập kỷ cuối của thế kỷ XX và đặc biệt những năm đầu của thế kỷ XXI tin học đã đi vào ngõ ngách của cuộc sống góp phần giải phóng đáng kể sức lao động của con người. Cùng với việc triển khai rộng rãi các ứng dụng tin học và truyền thông cho các tổ chức trải trên quy mô và địa bàn rộng. Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cũng không ngừng phát triển và phù hợp với nhiều ngành nghề. Đặc biệt trong công việc quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt động của các cơ quan xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin của các bộ phận trong đơn vị đó, máy tính đang dần thay thế con người trong một số lĩnh vực công việc. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngày càng đứng vững vì nó có những ưu thế sau: + Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn . + Thông tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của con người thời gian xử lý nhanh trình bày đẹp . +Lưu trữ dữ liệu khoa học, gọn nhẹ, thuận lợi, an toàn và tiết kiệm. + Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Ngày nay máy tính được xem như là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả. Để có được điều đó không chỉ cần kiến thức nhất định về chuyên môn mà cần phải có kiến thức cơ bản về quản lý và nghiệp vụ hiểu rõ các chức năng, các bộ phận cần nghiên cứu. Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống.Trong hệ thống quản lý nói chung và hệ thống quản lý nhân khẩu hộ khẩu nói riêng, ứng dụng của máy tính như là một công cụ để thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong công việc. 1.2.2 Mục đích của đề tài Qua nghiên cứu mô hình và các quản lý của công an thị trấn Văn điển trong công tác quản lý nhân hộ khẩu ta cần xây dựng phần mềm “Quản lý nhân khẩu“ nhằm các mục đích sau: Thực hiện quá trình quản lý nhân khẩu hộ khẩu của công an thị trấn Văn điển. Lưu trữ các thông tin liên quan đến nhân dân đã và đang sống tại địa phương. Cập nhật sửa đổi các thông tin liên quan đến con người như: lý lịch, các mối quan hệ, sự thay đổi về chỗ ở ... của nhân dân. In danh sách của từng đối tượng theo các thông số cần thiết theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên. Kiết xuất các biểu mẫu báo cáo một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theo yêu cầu của người sử dụng theo từng tháng, quí, năm hay một yêu cầu cụ thể khác như giới tính, quan hệ với chủ hộ, năm sinh, quốc tịch... 1.2.3 Các chức năng cơ bản của hệ thống _ Chức năng cập nhật Để hệ thống có nguồn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước hết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung, để thuận tiện cho quá trình xử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng và phải nhập vào hồ sơ như sau: + Cập nhật danh sách hộ khẩu theo hồ sơ hộ khẩu. + Nhập vào hồ sơ nhân khẩu mới chuyển đến hay là tạm trú tạm vắng. + Cập nhật các thông tin về sự thay đổi chỗ ở, nơi làm việc...của nhân dân. _ Chức năng xử lý Với các dữ liệu đã cập nhật, để đáp ứng các nhu cầu đã đặt ra ta cần phải xử lý các dữ liệu này. Theo yêu cầu quản lý trong đơn vị hệ thống cần có chức năng xử lý như sau: + Chức năng sắp xếp: Có thể xem danh sách nhân khẩu ở địa phương theo từng khu vực, theo quốc tịch, theo tiền án tiền sự... + Chức năng tìm kiếm: Có thể tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như tìm kiếm theo tên, tìm kiếm theo giới tính, tìm kiếm theo quan hệ với chủ hộ, tìm kiếm theo nguyên quán... +Chức năng báo cáo: Từ những nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo cáo thống kê tổng quát hay chi tiết về nhân khẩu của địa phương tuỳ theo yêu cầu lựa chọn. Cụ thể là: .Báo cáo theo lý lịch cá nhân. .Báo cáo theo các mối quan hệ xã hội. .Báo cáo theo tình hình cư trú tạm trú. .Báo cáo tất cả các thông tin. +Chức năng trợ giúp: Để nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống cần có chức năng trợ giúp theo nội dung sau: .Hướng dẫn sử dụng. .Thông tin về chương trình. 1.2.4 Yêu cầu đối với hệ thống Hệ thống phải quản lý được toàn bộ các hồ sơ lý lịch nhân khẩu của nhân dân ở tại địa phương để bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu. Hệ thống phải cho phép tìm kiếm thông tin theo một hoặc nhiều tiêu chí nhất định như theo giới tính và quan hệ, theo tên nhân khẩu và nơi sinh... Hệ thống phải cho phép sửa đổi, cập nhật dữ liệu, đảm bảo có sàng lọc dữ liệu. Hệ thống phải có các bảng định kỳ hoặc đột xuất về nhân khẩu. Từ thực trạng trên ta có thể mô tả quy trình máy tính hoá công việc qua sơ đồ sau: Danh sách tên chủ hộ Danh sách tên nhân khẩu Danh sách các loại đối tượng Lý lịch cá nhân Mối quan hệ xã hội Tình hình cư trú tạm trú Báo cáo cá nhân Báo cáo nhân khẩu ... Hồ sơ hộ khẩu Hồ sơ nhân khẩu Tình hình cư trú Quan hệ gia đình Quốc tịch Trình độ Xuất thân Tiền án tiền sự Địa chỉ Thành phần Công tác ... Chương trình quản lý Nhân khẩu 1.2.5 Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý Việc xây dựng hệ thống này thường được thực hiện qua 5 giai đoạn sau: 1.2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án Khi tiến hành tìm hiểu, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ra những nhược điểm còn tồn động, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo của cơ quan để biết được yêu cầu của họ nhằm định hướng cho hệ thống mới . Phải nêu ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giai đoạn tiếp theo. 1.2.5.2 Phân tích hệ thống Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. 1.2.5.3 Thiết kế tổng thể Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phân tích rõ việc nào cần phải làm bằng thủ công do con người đảm nhiệm. 1.2.5.4 Thiết kế chi tiết Thiết kế các công việc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính và một số công việc sau khi được máy tính xử lý đưa ra: Thiết kế các tệp dữ liệu Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính Thiết kế giao diện với người sử dụng Thiết kế các modul chương trình Thiết kế mẫu thử và chạy thử chương trình Hướng dẫn sử dụng làm việc với chương trình, cài đặt chương trình khi có sự cố, bảo quản dữ liệu. Đánh giá được các mặt ưu điểm, nhược điểm của hệ thống mới 1.2.5.5 Cài đặt, lập trình Chọn ngôn ngữ lập trình Cài đặt các tệp, viết các đoạn chương trình chung Soạn thảo chương trình cho từng đơn vị xử lý Khai thác và bảo trì: Song song với quá trình khai thác thì chúng ta cần phải bảo trì hệ thống (Đảm bảo công tác an toàn và phát triển) Sửa các lỗi Điều chỉnh theo yêu cầu mới Cải thiện hiệu năng của hệ thống Kết luận Qua cách tổ chức và quản lý của công an thị trấn Văn điển ta cần phải xây dựng một phần mềm "Quản lý nhân khẩu" sao cho: Đáp ứng được hầu hết các chức năng cần thiết Chương trình đơn giản dễ sử dụng Giao diện đẹp Chương trình phải có tính mở cao Để xây dựng một chương trình thỏa mãn các điều kiện trên, ta cần thiết kế một hệ thống sao cho : Thông tin đầy đủ Tránh dư thừa Không trùng lặp Xử lý nhanh Độ chính xác cao Muốn vậy người thiết kế cần phải phân cấp các chức năng rõ ràng, dễ hiểu, chính xác và sát thực tế. Nó được thể hiện qua " Biểu đồ phân cấp chức năng". Tuy nhiên biểu đồ này mới chỉ thể hiện được mối liên quan giữa các chức năng của hệ thống chứ không nêu được mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chức năng. Do vậy mối liên hệ về dữ liệu giữa các chức năng sẽ được thể hiện qua các biểu đồ luồng dữ liệu. Để thiết kế được chương trình ta cần phải phân tích lọc hệ thống về mặt dữ liệu, muốn vậy ta phải xác định được các thực thể trong hệ thống và các mối liên kết, quan hệ giữa chúng. Vấn đề này sẽ được thể hiện qua " Mô hình thực thể liên kết". 1.2.6 Một số yêu cầu khác của chương trình 1.2.6.1 Tính mở Với mỗi hệ thống thông tin, xây dựng có tính mở cao là công việc hết sức cần thiết. Trong hệ thống quản lý nhân sự này tính mở cần đáp ứng nội dung sau: Các báo cáo định kỳ, thường xuyên có thể sửa đổi và bổ sung với kinh phí nhỏ. Cập nhật thêm hộ khẩu, nhân khẩu mới vào. 1.2.6.2 Bảo mật Chương trình cần có tính bảo mật trong một số chức năng sau: +Sử dụng chương trình 1.2.6.3 Giao diện Với mỗi hệ thống, việc giao tiếp với người sử dụng rất cần thiết và quan trọng. Hiệu quả của chương trình phụ thuộc rất lớn vào giao diện của chương trình.Vì vậy để đáp ứng và nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần: Sáng sủa, dễ nhìn, dễ đọc. Thuận tiện, thân thiện với người sử dụng. Rành mạch, có khoa học. Không yêu cầu người sử dụng phải có trình độ tin học cao. Chương 2 Phân tích hệ thống 2.1. tìm hiểu hệ thống về mặt chức năng Qua phần mô tả của bài toán "Quản lý nhân khẩu" tại thị trấn Văn điển ta nhận thấy các chức năng cơ bản được thể hiện một cách chi tiết qua biểu đồ phân cấp chức năng. Tuy nhiên biểu đồ này mới chỉ thể hiện được mối liên hệ giữa các chức năng của hệ thống chứ không nêu được mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chức năng. 2.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (bpc) BPC nhằm mô tả hệ thống quản lý, nó cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành các chức năng chi tiết mức thấp hơn, kết quả được biểu diễn cây gồm nhiều mức. Cây chức năng này cho ta thấy được rõ ràng, dễ hiểu của một hệ thống quản lý. Biểu đồ phân cấp chức năng sẽ chia các chức năng của hệ thống thành các cấp khác nhau theo kiểu Top-Down (Từ trên xuống). Qua đó thấy rõ được nhiệm vụ của từng bộ phận. Nó bao gồm bốn chức năng chính: Cập nhật dữ liệu, tìm kiếm, báo cáo và hệ thống. Mỗi chức năng lại được phân chia nhỏ hơn đến hạt nhân cuối cùng. BPC có tính trực quan, các chức năng được nhìn một cách tổng quát, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng. BPC được thành lập vì tính đơn giản, nó trình bầy hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống như thế nào. Sơ đồ này gần giống sơ đồ tổ chức nhưng không đồng nhất. BPC ở chương trình này bao gồm ba mức phân cấp chức năng: + Mức 1: Cho biết đối tượng quản lý là nhân khẩu và hộ khẩu. + Mức 2: Cho biết 4 chức năng chính của hệ thống: _ Chức năng “Cập nhật dữ liệu”: liên quan đến nhóm dữ liệu vào của hệ thống. _ Chức năng “Tìm kiếm”: liên quan đến nhóm dữ liệu ra của hệ thống. _ Chức năng “Báo cáo”: là kết quả lấy từ các chức năng trên. _ Chức năng “Hệ thống”: là chức năng hỗ trợ các chức năng trên. + Mức 3: Thể hiện kết quả phân rã của các chức năng trên. BIểU Đồ PHÂN CấP CHứC NĂNG In báo cáo Xử lý báo cáo Trợ giúp Cập nhật Bảo mật In kết quả Tìm kiếm theo tiêu thức In hồ sơ Xem hồ sơ Cập nhật hồ sơ Hệ thống Báo cáo Tìm kiếm Cập nhật dữ liệu Quản lý nhân khẩu hộ khẩu Thoát Chức năng: Quản lý nhân khẩu Mô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân khẩu được xây dựng để quản lý các thay đổi về con người tại khu vực quản lý. Thông tin vào: Các sự kiện thay đổi về nhân khẩu, về các thông tin cá nhân trong khu vực. Thông tin ra: Các báo cáo. Các xử lý: Sự thay đổi về dữ liệu, về con người. Chức năng: Tìm kiếm Mô tả: Cho phép tìm kiếm nhanh một cách chi tiết tất cả các thông tin về một hoặc nhiều nhân khẩu với các tiêu chí tìm kiếm trong quản lý như: Tên, tuổi, nguyên quán, giới tính, quốc tịch, tiền án tiền sự,..., và in kết quả tìm được khi có nhu cầu. Thông tin vào: Các thông tin về nhân khẩu. Thông tin ra: Các báo cáo kết quả tìm kiếm. Các xử lý: Tìm kiếm hồ sơ nhân khẩu. Chức năng: Báo cáo Mô tả: Thống kê báo cáo những thông tin về cá nhân, gia đình, lựa chọn theo nhóm đặc tính theo các biểu mẫu, yêu cầu của cấp trên, các cơ quan có liên quan. Thông tin vào: Thông tin về nhân khẩu tại địa phương. Thông tin ra: Các bản báo cáo về nhân khẩu. Các xử lý: Xử lý, in các báo cáo. Chức năng: Hệ thống Mô tả: Cho phép người sử dụng được quyền sử dụng hệ thống cũng như chấm dứt công việc và thoát khỏi hệ thống. Thông tin vào: Mật khẩu của người sử dụng. Các xử lý: Thực hiện quyền truy cập hệ thống và thoát khỏi hệ thống. 2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu Sơ đồ dữ liệu của hệ thống là công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc, nó đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng của hệ thống với thông tin và chúng ta sử dụng. Ta xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống như sau: 2.1.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hệ thống quản lý nhân khẩu hộ khẩu Người sử dụng Yêu cầu Trả lời Hồ sơ Hồ sơ đã xử lý 2.1.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Quản lý nhân khẩu hộ khẩu Người sử dụng Tìm Kiếm Báo Cáo Hồ sơ lý lịch Người sử dụng Trả Lời Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo Hồ sơ Lý lịch lý lịch Hồ sơ lý lịch Hồ sơ đã xử lý Người sử dụng 2.1.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng 1: Quản lý nhân khẩu Hồ sơ lý lịch 1.1 Cập nhật 1.2 Xem Hồ sơ 1.3 In hồ sơ Người sử dụng Lý lịch hồ sơ Hồ sơ danh sách về nhân khẩu Thông tin cần xem Chức năng 2: Tìm kiếm Không tìm thấy Người sử dụng 2.2 In kết quả tìm kiếm 2.1 Tìm kiếm Các điều kiện cần tìm Danh sách Tìm được Hồ sơ lý lịch Kết quả tìm kiếm Chức năng 3: Báo cáo Người sử dụng 3.1 Tạo báo cáo Báo cáo đã xử lý Hồ sơ lý lịch 3.2 In Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo đã xử lý 2.2 Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu: -Tìm hiểu dữ liệu của hệ thống: Dữ liệu chủ yếu của chương trình bao gồm chủ yếu là các dữ liệu xoay quanh hồ sơ hộ khẩu và hồ sơ nhân khẩu. Các dữ liệu liên quan đến hồ sơ nhân khẩu bao gồm: Mã gia đình Mã nhân khẩu Tên nhân khẩu Bí danh Năm sinh Nơi sinh Chứng minh thư Địa chỉ Quan hệ Hiện tại Quốc tịch Tôn giáo Dân tộc Giới tính Thành phần Nguyên quán Công tác Trình độ Kỷ luật Tiền án Tình hình cư trú Từ tháng Đến tháng lý do ảnh Tay trái Tay phải Thành viên Các dữ liệu liên quan đến hồ sơ hộ khẩu bao gồm: Mã gia đình Tên chủ hộ Địa chỉ Số chứng minh thư Số điện thoại Ghi chú Đối với thông tin về hồ sơ nhân khẩu ta nhận thấy có một vài đặc điểm trong quan hệ như sau: Một nhân khẩu có thể tốt nghiệp nhiều hơn một trường(một cấp học) cho nên ta quy định như sau: Trình độ tiểu học từ lớp 1 đến lớp 5 Trình độ trung học cơ sở từ lớp 6 đến lớp 9 Trình độ trung học phổ thông từ lớp 10 đến lớp 12 Trình độ sau trung học phổ thông. Tuy nhiên trong trường trình độ ta sẽ khai báo theo từng cấp nhỏ hơn như trung học chuyên nghiệp, đại học, cao học hoặc thạc sĩ, tiến sĩ...Mỗi cấp học đều có mã. Các đối tượng có nhiều nơi ở( di chuyển nhiều lần ở nhiều nơi) ta có thể lưu thành các bảng riêng. Các đối tượng còn lại có giá trị duy nhất đối với một người sẽ được lưu trữ chung trong một bảng chính. 2.2.1 Mô hình thực thể liên kết Là mô hình dữ liệu lôgíc được xây dựng trên các khái niệm lôgíc như: Thực thể, kiểu thực thể, liên kết, kiểu liên kết, thuộc tính. Thực thể, kiểu thực thể + Thực thể là một đối tượng hợp thành để chúng ta nghiên cứu đối tượng đó. Tiêu chuẩn để xác nhận được thực thể: Có ích trong quản lý, phân biệt được giữa các thực thể với nhau. + Kiểu thực thể là một tập hợp nhiều thực thể cùng loại được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau. Sau đây là một số kiểu thực thể của hệ thống: Hồ sơ hộ khẩu Công tác Quốc tịch Nguyên quán Quan hệ Trình độ Khen thưởng kỷ luật Tiền án Dân tộc Tình hình cư trú Liên kết, kiểu liên kết + Liên kết là sự ghép nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều kiểu thực thể phản ánh một thực tế về quản lý + Kiểu liên kết là một tập hợp nhiều liên kết cùng loại. Giữa các thực thể, có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biểu diễn các liên kết bằng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể, kiểu liên kết còn là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia Các kiểu liên kết : Liên kết một – một (one to one) Giả sử có hai kiểu thực thể A và B, giữa chúng có quan hệ một - một nếu như một thực thể trong kiểu thực thể A đều có tương ứng một thực thể trong kiểu thực thể B và ngược lại. Xét cho các thực thể đưa ra trong hệ thống ta không có các mối liên kết một - một giữa các kiểu thực thể. A B Liên kết một – nhiều (one to many) Giữa hai kiểu thực thể A và B có liên kết một - nhiều nếu như một thực thể trong A tương ứng với nhiều thực thể trong B. Ngược lại một thực thể của B tương ứng duy nhất với một thực thể của A. A B Liên kết nhiều-nhiều (many to many) Hai kiểu thực thể A và B có quan hệ nhiều-nhiều với nhau nếu một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A và ngược lại. Quan hệ nhiều-nhiều không phục vụ trực tiếp cho việc khai thác thông tin nhưng nó giúp chúng ta xác lập các mối quan hệ Người ta chứng minh được rằng mọi quan hệ nhiều nhiều đều có thể tách ra thành những quan hệ một nhiều đơn giản. A B Thuộc tính Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính đặc trưng của thực thể biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng. Căn cứ vào thực thể và kiểu thực thể đưa ra cho hệ thống ta thiết lập thuộc tính cho mô hình thực thể của hệ thống: Hồ sơ hộ khẩu: Mã gia đình Tên chủ hộ Địa chỉ Số chứng minh thư Số điện thoại Ghi chú Hồ sơ nhân khẩu: Mã gia đình Mã nhân khẩu Tên nhân khẩu Bí danh Năm sinh Nơi sinh Chứng minh thư Địa chỉ Quan hệ Hiện tại Quốc tịch Tôn giáo Dân tộc Giới tính Thành phần Nguyên quán Công tác Trình độ Kỷ luật Tiền án Tình hình cư trú Từ tháng Đến tháng lý do ảnh Tay trái Tay phải Thành viên Ghi chú Dân tộc: Mã dân tộc Tên dân tộc Hiện nay: Mã hiện nay Tên hiện nay Hiện tại: Mã hiện tại Tên hiện tại Quan hệ: Mã quan hệ Tên quan hệ Quốc tịch: Mã quốc tịch Tên quốc tịch Trình độ: Mã trình độ Tên trình độ Tôn giáo: Mã tôn giáo Tên tôn giáo Xuất thân: Mã xuất thân Tên xuất thân Sau khi đã xác định các kiểu thực thể chính ta sẽ xác định các kết nối tự nhiên giữa chúng, ghi các liên kết này dưới dạng liên kết một - nhiều. Ta căn cứ vào các gợi ý sau đây để xác định quan hệ: Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khác nhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia. Trong quan hệ một - nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa là ở đầu nhiều. Các quan hệ gián tiếp (nhiều nhiều-many to many) được bỏ qua. Thông qua việc xác định các thực thể, quan hệ các thực thể ta xây dựng được mô hình dữ liệu ban đầu của hệ thống như sau: Mô hình thực thể liên kết : Quốc tịch Tôn giáo Dân tộc Hồ sơ nhân khẩu Trình độ Xuất thân ảnh Hồ sơ hộ khẩu Quan hệ Hiên nay Hiện tại 2.2.2 Mô hình quan hệ Đây là một phần của các tiếp cận quan hệ của hệ thống. Qua việc xây dựng mô hình dứ liệu quan hệ người ta tiếp cận với việc phân tích dữ liệu cho hệ thống. Trong phần này sẽ đề cập hai vấn đề: Xác định các thuộc tính. Chuẩn hoá các dữ liệu. Xác định các thuộc tính Để phân tích dữ liệu cho hệ thống cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để lấy được chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thóng: Từ tri thức của chính bản thân mình về thực tế công việc chung trong lĩnh vực mình đang nghiên cứu mà dự đoán các thuộc tính trong một thực thể. Từ người tiếp xúc lấy thông tin. Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩh vực đang nghiên cứu. Chuẩn hoá các thực thể Khái niệm: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hoá các thực thể thành một dạnh mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa nhưng dữ liệu vẫn đầy đủ. Có ba dạng chuẩn hoá dữ liệu Quy tắc chuẩn hoá 1: Bảng không được chứa nhứng thuộc tính có thể xuất hiện nhiều lần. Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính lặp lại vào một bảng khác cùng với những thuộc tính khóa trong kiểu thực thể chứng kiến mà thuộc tính này lặp lại. Qui tắc chuẩn hoá 2: Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá. Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính không phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá vào một bảng khác cùng với những thuộc tính thành phần của khoá mà nó đã phụ thuộc vào. Quy tắc chuẩn hoá thứ 3: Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính vào khác trong bảng. Giải pháp: Loại bỏ những phụ thuộc không khoá vào một bảng khác cùng những thuộc tính mà nó phụ thuộc vào. Chuẩn hoá các quan hệ theo các bảng dữ liệu: Bảng Nhan_khau(nhân khẩu): Lưu giữ các thông tin về nhân khẩu tại địa bàn. Khoá chính là trường Ma_nhan_khau: STT Tên trường Kiểu Kích thước Giải thích 1 Ma_gia_dinh Text 10 byte Mã gia đình 2 Ten_chu_ho Text 30 byte Tên chủ hộ 3 Dia_chi_CH Text 50 byte Địa chỉ chủ hộ 4 So_CMT_CH Text 20 byte Chứng minh thư chủ hộ Ma_nhan_khau Text 10 byte Mã nhân khẩu 3 Ten_nhan_khau Text 30 byte Tên nhân khẩu 4 Bi_danh Text 30 byte Bí danh 5 Ngay_sinh Date/time Dd/mm/yyyy Ngày sinh 6 Noi_sinh Text 50 byte Nơi sinh 7 Chung_minh_thu Text 20 byte Chứng minh thư 8 Dia_chi Text 50 byte Địa chỉ 9 Quan_he Text 20 byte Quan hệ 10 Hien_nay Text 50 byte Hiện nay 11 Hien_tai Text 50 byte Hiện tại 12 Quoc_tich Text 20 byte Quốc tịch 13 Ton_giao Text 20 byte Tôn giáo 14 Dan_toc Text 15 byte Dân tộc 15 Gioi_tinh Text 5 byte Giới tính 16 Thanh_phan Text 15 byte Thành phần 17 Nguyen_quan Text 50 byte Nguyên quán 18 Cong_tac Text 20 byte Công tác 19 Trinh_do Text 15 byte Trình độ 20 Ky_luat Text 50 byte Kỷ luật 21 Tien_an Text 50 byte Tiền án 22 Tam_vang Text 15 byte Tạm vắng 23 Tu_thang Date/time Dd/mm/yyyy Từ tháng 24 Den_thang Text 15 byte Đến tháng 25 Ly_do Text 50 byte Lý do 26 Anh OLE Object Unknown ảnh 27 Tro_trai OLE Object Unknown Ngón trỏ trái 28 Tro_phai OLE Object Unknown Ngón trỏ phải 29 Thanh_vien Number 2 byte Số thành viên gia đình 30 Ten_dan_toc Text 50 byte Tên dân tộc 31 Hien_nay Text 20 byte Tên hiện nay 32 Hien_tai Text 20 byte Tên hiện tại 33 Quan_he Text 20 byte Tên quan hệ 34 Quoc_tich Text 20 byte Tên quốc tịch 35 Trinh_do Text 20 byte Tên trình độ 36 Ton_giao Text 20 byte Tên tôn giáo 37 Ten_anh Text 20 byte Tên file ảnh +Nhận xét: Bảng trên có dạng chuẩn 1NF vì tất cả các miền thuộc tính đều là đơn. Các miền thuộc tính này khi ta tiến hành các thao tác cập nhật, bổ xung hay loại bỏ thường bị dư thừa thông tin (do nhắc lại nhiều lần). Nhược điểm chính là ngoài tốn bộ nhớ nó còn làm cho cơ sở dữ liệu thiếu tính nhất quán do người sử dụng cập nhật thông tin mà bổ xung lại không kịp thời và nếu ta bỏ thì lại bỏ quá nhiều thông tin gây nên mất mát thông tin. Do vậy ta phải chuẩn hóa các quan hệ thành 2NF như sau: Tách bảng nhân khẩu thành hai bảng nhân khẩu và hộ khẩu: Bảng Ho_khau (Hộ khẩu): STT Tên trường Kiểu Kích thước Giải thích 1 Ma_gia_dinh Text 6 Byte Mã gia đình 2 Ten_chu_ho Text 30 Byte Tên chủ hộ 3 Dia_chi Text 50 Byte Địa chỉ 4 So_CMT Text 20 Byte Số chứng minh 5 So_dien_thoai Number 15 Byte Số điện thoại 6 Ghi_chu Text 50 Byte Ghi chú Bảng Nhan_khau( Nhân khẩu): STT Tên trường Kiểu Kích thước Giải thích 1 Ma_gia_dinh Text 10 byte Mã gia đình 2 Ma_nhan_khau Text 10 byte Mã nhân khẩu 3 Ten_nhan_khau Text 30 byte Tên nhân khẩu 4 Bi_danh Text 30 byte Bí danh 5 Ngay_sinh Date/time Dd/mm/yyyy Ngày sinh 6 Noi_sinh Text 50 byte Nơi sinh 7 Chung_minh_thu Text 20 byte Chứng minh thư 8 Dia_chi Text 50 byte Địa chỉ 9 Quan_he Text 20 byte Quan hệ 10 Hien_nay Text 50 byte Hiện nay 11 Hien_tai Text 50 byte Hiện tại 12 Quoc_tich Text 20 byte Quốc tịch 13 Ton_giao Text 20 byte Tôn giáo 14 Dan_toc Text 15 byte Dân tộc 15 Gioi_tinh Text 5 byte Giới tính 16 Thanh_phan Text 15 b._.