Nghiên cứu tình hình thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Y tế Đức Minh (nhật ký chung)

LỜI NÓI ĐẦU Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, đặc biệt sau khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO và tổ chức thaàn công Hội nghị cấp cao APEC 2006 đã đem đến cho Việt Nam (cụ thể là các doanh nghiệp Việt Nam) rất nhiều cơ hội về kinh tế thương mại và đầu tư, tuy nhiên cũng gặp không ít những thách thức. Trước những cơ hội và thách thức đó đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải có những bước đi và giải pháp cụ thể để phù hợp với xu thế của thể giới, trong đó công tác tổ chức quản lý của là một trong những yếu tố chủ đạo. Lao động và tiền lương là một trong những yếu tố được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vì tiền lương là thu nhập chủ yếu của người lao động. Trả lương hợp lý là đòn bảy kinh tế để kích thích người lao động làm việc tích cực vơớinăng suất, chất lượng và trách nhiệm cao. Hạch toán tốt tiền lương và sử dụng lao động hợp lý là một trong những biện pháp hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Việc hạch toán tốt tiền lương còn góp phần tăng cường chế độ hạch toán nội bộ tại doanh nghiệp. Trong những năm qua Nhà nước đã liên tục có những thay đổi về chế độ tiền lương trong doanh nghiệp với mục đích nhằm nâng cao và cải thiện đời sống cho người lao động. Vì vậy việc nghiên cứu và áp dụng đúng theo chế độ của Nhà nước ban hành luôn được các doanh nghiệp quan tâm. Xuất phát từ thực tế đó, em tiến hành nghiên cứu đề tài: “Nghiên cứu tình hình thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh” Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần Y tế Đức Minh Chương II: Tình hình thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh. Chương III: Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Y tế Đức Minh. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian có hạn, do đó bài viết của em còn nhiều hạn chế. Em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía các thầy cô giáo, bạn đọc và Ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt là phòng kế toán để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Cô giáo, TS Nguyễn Thanh Quý, người đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ ĐỨC MINH Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh 1.1.1 Các giai đoạn phát triển và thành tựu của Công ty Thực hiện chủ trương, chính sách đúng đắn của Đảng và Chính phủ về việc đa dạng hoá các thành phần kinh tế, trong đó có doanh nghiệp ngoài quốc doanh, ngay sau khi có Luật Doanh nghiệp ban hành, sau một thời gian chuẩn bị, được sự cho phép của Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, ngày 21 tháng 7 năm 2001, công ty cổ phần Y tế ĐỨc Minh (Almedic Group) được thành lập tại địa chỉ số 39 Nguyễn Công Hoan, Quận Ba Đình, TP Hà Nội với gần 20 cán bộ, nhân viên với tên gọi là Công ty Cổ phần Dược Đức Minh (Almedic Group JSC) Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh là kinh doanh các loại vắc xin, sinh phẩm, dược phẩm, hoá chất và trang thiết bị y tế. Tập chung chủ yếu là vắc xin và sinh phẩm chẩn đoán, phục vụ cho khối y tế dự phòng, bệnh viện. Trong thời gian hoạt động, Almedic Group đã phối hợp tích cực với các trung tâm y tế dự phòng tập huấn và tuyên truyền cho người dân hiểu về tiêm phòng và các loại vắc xin ngoài trường trình tiêm chủng mở rộng, góp phần phòng bệnh cho nhân dân, đặc biệt là trẻ em. Với tốc độ phát triển bền vững, doanh thu hàng năm tăng 30-40% cùng với định hướng phát triển hệ thống quản lý và phân phối chuyên nghiệp theo mô hình tập đoàn Y tế (Công ty mẹ, công ty con), năm 2005 Almedic Group đạt doanh thu 62 tỷ đồng và doanh thu của các công ty con và công ty thành viên đạt 45 tỷ đồng. Tháng 12/2005 đổi tên thành công ty Cổ phần Y tế Đức Minh (Almedic Group) hoạt động với hệ thống 4 công ty con và 2 công ty thành viên, có hơn 130 cán bộ, nhân viên đang làm việc trên cả ba miền đất nước. Almedic Group nhập khẩu trực tiếp sản phẩm của các nhà sản xuất đạt tiêu chuẩn GMP của WTO từ nhiều nước trên thế giới, châu Á (Nhật, Hàn Quốc, Ấn Độ), châu Âu (Thuỵ Sĩ, Ý, Pháp, Séc) và châu Mỹ (Mỹ, Cuba). Almedic Group cũng được các nhà sản xuất uỷ quyền phân phối các sản phẩm: : Vabiotech (JEV, HVB, HAV), Biopharco (SAT, Rabivac) và IVAC (SAR, VAT). Almedic Group nhập khẩu uỷ thác thông qua các công ty Haphaco, Traphaco, CPCI, Codupha, Sapharco,… Almedic Group đã xây dựng được hệ thống phân phối chuyên nghiệp thống qua các nhà phân phối và đại lý. Almedic Group có hệ thống khách hàng thường xuyên là các viện Quốc Gia, Bệnh viện TW, Bệnh viện đa khoa, chuyên khoa tỉnh, Trung tâm y tế dự phòng, Trung tâm phòng chống HIV/AIDS, Công ty dược phẩm và các phòng khám, phòng tiêm, nhà thuốc trên cả nước. Almedic Group đã tạo được việc làm ổn định và đóng BHXH cho gần 100 cán bộ, nhân viên, đời sống cảu cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Công ty đã đóng thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và thuế GTGT hàng tỷ đồng cho Nhà nước. Với thành tích kể trên Công ty đã được Tổng cục Thuế tặng bằng khen và được liên đoàn Lao động quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội ký quyết định thành lập tổ chức công đoàn cơ sở. Mục tiêu của Almedic Group là tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý và phân phối chuyên nghiệp, đặc biệt phát triển thị trường tới vùng sâu, vùng xa, mua công nghệ sản xuất nhượng quyền trong nước để hạ giá thành và tăng mật độ bao phủ, tiến tới xuất khẩu sang các nước khu vực và Đông Nam Á. 1.1.2. Những mốc son đánh dấu sự phát triển Tháng 11/2003 thành lập công ty TNHH Vắc xin và sinh phẩm Quốc tế (Titerbiovac) tại Hà Nội. Tháng 3/2004 thành lập công ty cổ phần dược phẩm Thường Khuê. Tháng 1/2005 thành lập công ty TNHH hoá chất và thiết bị y tế Toàn Cầu (GLOBCHEM) tại Hà Nội. Tháng 5/2005 Kiên doanh cung công ty TNHH Minh Long (MLCO) tại Hà Nội. Tháng 1/2006 thành lập công ty TNHH dược phẩm Việt Á (VITAPHARM) tại Hà Nội. Tháng 6/2006 thành lập công ty cổ phần Vắc xin và sinh phẩm Nam Hưng Việt (NAVITA) tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là các công ty con và công ty thành viên của công ty cổ phần y tế Đức Minh. Các công ty này có vai trò là các nhà phân phối sản phẩm đến Đại lý và khách hàng. 1.1.3 Tình hình tài chính và lao động của công ty Trong thời gian 5 năm hoạt động, Công ty cổ phần y tế Đức Minh không ngừng vươn lên tù kinh doanh nhỏ đến kinh doanh toàn diện theo mô hình tập đoàn Y tế, tiến tời sản xuất và xuất khẩu. Đa dạng hoá các sản phẩm trong đó đặc biệt la các sản phẩm phục vụ cho ngành Y tế. Công ty có đội ngũ cán bộ, nhân viên hùng hậu có mặt trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, hệ thống bảo quản và phân phối theo tiêu chuẩn GSP và quan trọng hơn nữa là đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp. Sự phát triển của công ty được thể hiện thông qua một số chỉ tiêu tài chính như sau: Bảng 1: Các chỉ tiêu tài chính của công ty (Đơn vị: đồng) Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng nguồn vốn 7.490.727.665 11.926.459.016 17.079.092.255 Tổng doanh thu 34.818.266.840 43.388.852.678 60.786.456.913 Lợi nhuận sau thuế 290.419.845 1.198.477.063 633.827.928 Tổng quỹ lương 1.000.635.000 1.792.356.000 1.854.423.398 Tổng thu nhập 1.000.635.000 1.792.356.000 1.854.423.398 Qua một sổ chỉ tiêu trên cho thấy tình hình tài chính của Công ty Côt phần Y tế Đức Minh có sự biến động đáng kể. Tổng doanh thu của Công ty trong ba năm đều có sự tăng trưởng cao, năm 2004 so với năm 2003 tăng 26,06%, năm 2005 tăng so với năm 2004 là 40,20%. Trong khi đó lơi nhuận năm 2004 so với năm 2003 đạt 412,67%, có thể nói năm 2004 Công ty Đức Minh hoạt động rất có hiệu quả. Năm 2005 mặc dù doanh thu tăng hơn so với năm 2004 40.20% nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm đáng kể chỉ đạt 52,88% so với năm 2004. Nguyên nhân là do giá đầu vào về các sản phẩm Vắc xin- sản phẩm chủ đạo của công ty- trên Thế giới có sự tăng đột biến làm cho giá vốn tăng lên. Tuy nhiên có thể nói Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh trong 5 năm qua đã kinh doanh rất hiệu quả, đều có lãi cao, đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện, hàng năm đều hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh 1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh- Almedic Group được thành lập theo loại hình công ty Cổ phần với mô hình tập đoàn y tế (Công ty me, công ty con). Bộ máy tổ chức của công ty được thực hiện đúng theo mô hình Công ty Cổ phần, được khái quat theo sơ đồ sau: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY MẸ- CTY CP Y TẾ ĐỨC MINH Công ty TNHH Vắc xin và Sinh phẩm Quốc tế Phòng kinh doanh Công ty CP Dược phẩm Tường khuê Công ty TNHH hoá chất và thiết bị Toàn Cầu Công ty TNHH Dược phẩm Việt Á Công ty TNHH Minh Long Công ty CP Vắc xin và sinh phẩm Nam Hưng Việt Công ty con và công ty thành viên Phòng ban chức năng Phòng xuất nhập khẩu Phòng đào tạo và phát triển nhân lực Phòng kế toán hành chính Phòng quan hệ cộng đồng Phòng phát triển dự án thương mại quốc tế Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: Nhiệm vụ cụ thể của từng phàng ban như sau: - Đại hội đồng Cổ đông là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng trong Công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết của Công ty. Đại hội đồng Cổ đông được triệu tập họp ít nhất mỗi năm một lần do Hội đồng Quản trị triệu tập hoặc do Ban kiểm soát triệu tập. - Việc điều hành Công ty do Hội đồng Quản trị gồm 4 thành viên do Đại Hộ đồng Cổ đông bầu ra. Hội đồng Quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông. Tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh, chủ tịch hội đồng Quản trị kiêm Tổng giám đốc Công ty. Tổng Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động chung của Công ty, điều hành trực tiếp đối với phòng xuất nhập khẩu, phòng hành chính kế toán và phát triển thương mại và dự án quốc tế. - Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc, thay mặt giám đốc điều hành những công việc do Giám đốc giao phó. - Phòng kinh doanh: Do phó Giám đốc kinh doanh trực tiếp làm trưởng phòng và điều hành phòng kinh doanh, phòng đào tạo và phát triển nhân lực, phòng quan hệ cộng đồng. - Phòng hành chính, kế toán: Thực hiện các công việc về văn phòng, đảm nhiệm chức năng hạch toán kế toán, cung cấp mọi thông tin chính xác và kịp thời cho Tổng giám đốc về mọi hoạt động kinh tế của công ty, trên cơ sở đó giúp Tổng giám đốc phân tích hoạt động kinh tế để đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý. - Phòng xuất nhập khẩu: Hiện tại công ty chỉ có hoạt động nhập khẩu, chưa có hoạt động xuất khẩu. Do đó phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp nước ngoại, kí kết các hợp đồng nhập khẩu, làm thủ tục nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. - Phòng đào tạo và phát triển nhân lực: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về vấn đề nhân sự của Công ty, tổ chức nhân sự trong Công ty cho phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận, phù hợp với năng lực của từng người, đào tạo nhân lực mới và đào tạo thường xuyên. - Phòng phát triển thương mại, dự án và quan hệ quốc tế: Có nhiệm vukk đăng ký sản phẩm với bộ Y tế, quan hệ với nhà sản xuất nước ngoài để có những đầu mối nhập khẩu sản phẩm về Việt Namm theo doic các dự án đã, đang và sẽ được thực hiện. Phòng quan hệ cộng đồng: Do đặc thù mặt hàng của Công ty liên quan đén sức khoẻ của con người nên việc hỗ trợ và tuyên truyền công tác dịch tễ rất được quan tâm và chú trọng. phòng quan hệ cộng đồng có chức năng quan hệ với báo chí, truyền hình để làm công tác tuyên truyền về dịch bệnh và các vấn đề y tế liên quan. 1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh: 1.3.1. Đặc điểm kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của Công ty Các mặt hàng của Công ty Cổ phần Y tế được cung cấp bởi các công ty trong nước và các công ty nước ngoài. Do đặc thù của ngành y tế , các sản phẩm sau khi nhập về đều phải kiểm tra chất lượng rất nghiêm ngặt mới được đem ra thị trường để tiêu thụ. Các mặt hàng của Công ty chủ yếu là vắc xin và sinh phẩm phục vụ cho công tác xét nghiệm ở các bệnh viện và tiêm phòng vắc xin xho con người nên sau khi nhập kho phải lấy mẫu sản phẩm đem đến kiêmt định tại trung tâm kiểm dịch quốc gia về sinh phẩm. Nếu đủ điều kiện thì mới được tung ra thị trường. Trong 5 năm hoạt động, Công ty luôn luôn chú trọng đến chất lượng của sản phẩm cà tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Y tế nên sản phẩm của công ty đã tạo được uy tín trên thị truờng. Hơn nữa công tác tổ chức mạng lưới tiêu thụ cũng được Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh rất quan tâm, sản phẩm ngày càng đựoc mở rộng. Hệ thống tiêu thụ sản phẩm của Công ty được khái quát như sau: Hệ thống phân phối và tiêu thụ sản phẩm CÔNG TY MẸ CÔNG TY CON VÀ NHÀ PHÂN PHỐI ĐẠI LÝ CẤP II NHÀ THUỐC KEY ACCOUNT PHÒNG TIÊM TRUNG TÂM ĐẠI LÝ CẤP I KHÁCH HÀNG Với một hệ thống phân phối rất khoa học và mang tính chuyên nghiệp cao có thể nói trong những năm qua, Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh đã không ngừng phát triển. Điều này đã được thể hiện rất rõ nét ở số lượng khách hàng và Đại lý của Công ty cung cấp thông qua các công ty con và tình hình tài chính của Công ty. Hệ thống phân phối của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh thông qua các công ty con: NHÀ PHÂN PHỐI ĐẠI LÝ VÀ KHÁCH HÀNG Công ty TNHH Vắc xin và Sinh phẩm Công ty TNHH hoá chất và thiết bị Toàn Cầu Công ty TNHH Minh Long Công ty TNHH Dược phẩm Việt Á Công ty Cổ phần Dược phẩm Tường khuê Công ty CP Vắc xin và sinh phẩm Nam Hưng Việt Hà Nội Đà Nẵng Thành phố Hồ Chí Minh 50 bệnh viện y tế Trung ương và bệnh viện tỉnh 64 Trung tâm y tế dự phòng tỉnh và TP 30 Đại lý 100 Nhà thuốc 20 phòng tiêm trung tâm 1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh Mô hình hoạt động Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh theo mô hình tập đoàn (công ty mẹ, công ty con). Tuy nhiên các công ty con tổ chức hoạch toán riêng. Trong báo cáo thực tập này, tôi khái quát tỏ chức hạch toán ở công ty mẹ - Công ty Cổ phần tế Đức Minh như sau: Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến (hoạt đọng theo phương thức trực tiếp), nghĩa là Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các kế toán viên phần hành. Phòng kế toán được đạt dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Công ty và toàn bộ nhân viên kế toán được đạt dưới sự lãnh đạo của Kế toán truởng. Đẻ đảm bảo sụ lãnh đạo tập trung, thống nhất, đảm bảo chuyên môn hoá lao động của nhân viên kế toán, bộ máy kế toán sản xuất kinh doanh của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Quan hệ chủ đạo Quan hệ cung cấp Thủ kho Kế toán tiền lương, BHXH, TSCĐ Hiện nay, phòng Kế toán của Công ty có 7 nhân viên kế toán, được phân chia thành các phân hệ khác nhau. Mỗi phân hệ có chức năng và nhiệm vụ riêng, song luôn có mối quan hệ khăng khít với nhau, bổ trợ cho nhau, giúp cho cả bộ máy kế toán hoạt động đều đặn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán viên như sau: * Kế toán trưởng: Phụ trách công việc chung của cả phòng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giam đốc. Trường phòng bao quát công việc chung của cả phòng, đưa ra các kỹ thuật, phương pháp tính toán áp dụng để hoạch toán, tổng lết số liệu cuối cùng trước khi trình lên Giám đốc… Kế toán trưởng là đầu não của phòng Kế toán, chỉ đạo trực tiếp các lế toán viên trong việc hạch toán kế toán cũng như tiếp cận những quyết định, thông tư mới của chính phủ, từ đó hướng dẫn các kế toán viên áp dụng các phương pháp hạch toán kế toán một cách chính xá và nhất quán. Ngoài ra Kế toán trưởng còn đảm nhiệm việc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính cho Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh không tổ chức bộ phận tài chính riêng. * Kế toán tổng hợp: Tổng hợp, tập hợp số liệu từ các phần hành để lên báo cáo kế toán hàng quý, hàng năm, tiến hành lập báo cáo thuế cà các báo cáo tài chính để trình kế toán trưởng, Giam đốc duyệt. * Kế toán TSCĐ, tiền lương, BHXH và nguồn vốn Công ty như sau: - Đối với việc hạch toán TSCĐ: + Phải xác định chính xác nguyên giá TSCĐ khi nhập vào Công ty. + Phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ cả về giá trị và hiện vật trên phạm vi toàn Công ty. + Tính toán và phân bổ hợp lý KHTSCĐ. + Theo dõi tình hình sửa chữa TSCĐ. + Tham gia vào công tác kiểm kê TSCĐ và phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. + Phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng TSCĐ. - Đối với nhiệm vụ hạch toán lao động tiền lương + Theo dõi tiền lương và kết quả của từng người trong công ty + Tính tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. + Tính toán các khoản trích lập quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ quy định và theo dõi tình hình thanh toán với các quỹ này. + Theo dõi tình hình thanh toán với người lao động * Kế toán vốn bằng tiền Theo dõi tình hình tăng giảm vốn bằng tiền trong công ty, cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Đối với tiền mặt, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, vào sổ cái tài khoản 111, 112, có trách nhiệm thường xuyên đối chiếu kiểm tra với thủ quỹ để tránh các sai sót có thể xảy ra. Đối với tiền gửi ngân hàng, hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng là Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Công thương Hà Tây với nhiệm vụ cụ thể như sau: - Lập các chứng từ thanh toán qua ngân hàng đúng quy định - Theo dõi tình hình tăng, giảm TGNH và thường xuyên cập nhật số dư TGNH, phát hiện sai sót (nếu có) để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời. - Căn cứ vào các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt kế toán vào sổ chi tiết tiền gữi Ngân hàng. * Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu, chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi. Ngoài ra còn phải đi ngân hàng để nộp tiền và rút tiền. * Thủ kho: Làm nhiệm vụ xuất, nhập kho hàng trong ngày, theo dõi và kiểm kê từng mặt hàng vào cuối tháng * Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng, hàng ngày kế toán phải ánh vào sổ chi tiết công nợ. Mỗi khách hàng được theo dõi riêng trên một sổ Cuối tháng, lập bảng kê công nợ khách hàng và chuyển cho kế toán tổng hợp. Với mô hình tổ chức bộ máy hạch toán kế toán như trên là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và loại hình kinh doanh của Công ty. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán trên đã cho thấy sự phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên kế toán, từng bộ phận phụ trách và từng phần hành kế toán nhằm đạt được sự thống nhất, chính xác trong toàn bộ bộ máy kế toán Công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên sử dụng một máy, bảo đảm cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh 2.1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán của Công ty Để đơn giản hoá công tác kế toán cũng như chấp hành đúng với những quy định mà Bộ Tài chính đã ban hành, Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh nhìn chung đề tuân thủ những quy định trong việc tổ chức công tác kế toán: I. Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán - Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ) II. Chế độ kế toán áp dụng 1. Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn kèm theo. 2. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung 3. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty theo quy định là đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ thuế để tính thuế GTGT. Thuế GTGT của tháng nào sẽ được nộp cho Nhà nước trong tháng đấy. III. Các chính sách kế toán áp dụng 1. Nguyên tắc xác định các khoản tiền mặt, tiền gữi ngân hàng, tiền đang chuyển: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. 2. Chính sách kế toán hàng tồn kho - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được chúng. 3. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác - Nguyên tắc ghi nhận: Các khoản phải thu khách hàng, khoản phải trả trước cho người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác tại thời điểm báo cáo, nếu + Có thời hạn thu hồi hoặc thanh lý dưới 1 năm (hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là tài sản ngắn hạn + Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm (hoặc trong một chu kỳ kinh doanh) được phân loại là tài sản dài hạn. - Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị dự kến bị tổn thất của các khoản phải thu có năng không được khách hàng thanh toán đối với các khoản phải thu tại thời điểm lập Báo cáo tài chính 4. Ghi nhËn vµ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh, tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh - Nguyªn t¾c ghi nhËn TSC§ h÷u h×nh, TSC§ v« h×nh Tµi s¶n cè ®Þnh ®­îc hi nhËn theo gi¸ gèc, Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. - Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng.Thời gian khấu hao được ước tính như sau: + Nhà cửa, vật, kiến trúc: 25-50 năm + Máy móc thiết bị: 06-10 năm + Phương tiện vận tải: 06-10 năm + Thiết bị văn phòng: 03-08 năm + Các tài sản khác: 03-08 năm 5. Ghi nhận các khoản phải trả thương mại và phải trả khác Các khoản phải trả người bán,phải trả nội bộ và phải trả khách khoản vay tại thời điểm báo cáo, nếu: - Có thời hạn thanh toán dưới 1 năm joặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ ngắn hạn. + Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm (hoặc tròn 1 chu kỳ kinh doanh) được phân loại là nợ dài hạn. Tài sản thiếu chờ xử lý được phân loại và nợ ngắn hạn Thuế thu nhập hoãn lạiđược phân loại là nợ dài hạn 6. Ghi nhận nguồn vốn chủ sở hữu - Ghi nhận và trình bày cổ phiếu mua lại Cổ phiếu do công ty phát hành sau đó mua lại là cổ phiếu ngân quỹ của công ty. Cổ phiếu ngân quỹ được ghi nhận theo giá trị thực tế và trình bày trên Bảng cân đối kế toán là một khoản ghi nhận giảm vốn chủ sở hữu - Ghi nhận cổ tức: Cổ tức phải trả cho các cổ đông được ghi nhận là khoản phải trả trong Bảng cân đối kế toán của Công ty sau khi có thông báo chia cổ tức của Hội đồng quản trị công ty. - Nguyên tắc trích lập các khoản dự trữ và các quỹ từ lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt được trích các quỹ theo điều lệ của công ty và các quy định pháp lý hiện hành, sẽ được phân chia cho các bên dựa trên vốn góp. 7. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác 2.2 Hệ thống sổ kế toán của Công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm mà công ty đang sử dụng là phần mềm kế toán Fast. Hình thức sổ được thiết kế trên phần mềm kế toán là hình thức nhật ký chung. Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết ở Công ty đều được thực hiện theo đúng quy định. Có thể khái quát trình tự ghi sổ của Công ty theo sơ đồ sau: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Với bộ máy kế toán, sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nên việc hạch toán kế toán của Công ty luôn được đảm bảo chính xác và thông tin kịp thời cho Ban giám đốc để có những quyết định kinh doanh đúng đắn. 2.3 Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh 2.3.1 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh áp dụng phương pháp tính lương như sau: Tiền lương bao gồm: Lương theo quy định của nhà nước là lương cơ bản x hệ số cấp bậc Lương bổ sung theo quy định của Công ty gồm lương cơ bản x hệ số lương bổ sung x hệ số phụ cấp . Riêng bộ phận kinh doanh, công ty còn căn cứ vào doanh số bán hàng để xếp hệ số Ki (hệ số hoàn thành công việc) x với lương bổ sung, và phụ cấp thêm khoản tiền phụ cấp tiếp khách. 2.3.1.1 Công tác tổ chức chứng từ lao động và tiền lương * Các chứng từ sử dụng - Chứng từ lao động gồm: + Chứng từ theo dõi cơ cấu lao động: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi miễn, sa thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, quyết định hưu trí, mất sức… + Chứng từ theo dõi thời gian lao động: Bảng chấm công + Chứng từ theo dõi kết quả lao động: Biên bản đánh giá mức độ hoàn thành công việc - Chứng từ tiền lương gồm: + Bảng thanh toán tiền lương và BHXH + Bảng thanh toán tiền thưởng + Các chứng từ chi tiền thanh toán + Các chứng từ đền bù thiệt hại, khấu trừ vào lương + Báo cáo bình quân thu nhập toàn công ty * Quy trình lập và luân chuyển chứng từ Mỗi phòng ban cử ra một người có trách nhiệm theo dõi và ghi Bảng chấm công, cuối tháng lập bảng kê khai đưa cho trưởng phòng ký xác nhận, trưởng phòng gửi cho phòng kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương. Ngoài ra, ngày 5-10 hàng tháng kế toán bán hàng và công nợ lập bảng doanh thu tổng hợp theo nhân viên kinh doanh làm căn cứ xét Ki. Từ ngày 10-15 hàng tháng các phòng ban họp Ki và họp phòng căn cứ vào bản tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành trong tháng. Từ ngày 15-20 hàng tháng Lãnh đạo công ty họp với các Quản lý phòng để thống nhất Ki cho từng nhân viên. Phòng kế toán lập biên bản cuộc họp và công khai hệ số Ki trên bảng tin, lập phiếu lương in cho từng CB-NV công ty và lập bảng lương. Sau khi lập bảng lương xong trình cho kế toán trưởng ký, sau đó kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền thanh toán cho người lao động. Việc thanh toán tiền lương tại Công ty Cổ phaầ Y tế Đức Minh được thực hiện thành 02 lần: Thanh toán lương kỳ I và ngày 15 hàng tháng, bao gồm các khoản tạm ứng 80% lương cơ bản, Thanh toán lương kỳ II vào ngày 5 của tháng tiếp theo, bao gồm toàn bộ số tiền lương còn lại và các khoản phụ cấp, BHXH theo quy định của Công ty. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương + TK sử dụng: - TK 334 - Phải trả Công nhân viên dùng để theo dõi tình hình thanh toán với công nhân viên. - Tài khoản 338 - phải trả, phải nộp khác, dùng để theo dõi các khoản trích theo lương, các khoản phải trả khác và tình hình thanh toán với công nhân viên được chi tiết thành tiểu khoản như sau: TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm Y tế TK 3388: Phải trả, phải nộp khác + Sổ sách sử dụng Bảng phân bổ tiền lương Bảng thanh toán tiền lương Sổ cái các tài khoản 334, 338 Quy tr×nh ghi sæ: Căn cứ vào chứng từ lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và tiến hành vào sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp vào phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để hạch toán chi lương, sau đó vào phân hệ kế toán tổng hợp, rồi vào phiếu hạch toán để tiến hành phân bổ tiền lương. Sau khi hạch toán xong máy sẽ tự động chuyển số liệu vào tài khoản 334, 338 và các tài khoản chi phí có liên quan và lên báo cáo tổng hợp Chứng từ gốc về lao động tiền lương, chứng từ thanh toán tiền lương Nhật ký chung Sổ cái TK 334, 338, 335 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng phân bổ tiền lương BHXH Sổ kế toán chi tiết chi phí thanh toán Bảng tổng hợp chi tiết 2.3.2 Hạch toán TSCĐ 2.3.2.1 Đặc điểm TSCĐ của Công ty Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh là một Công ty Thương mại nên tài sản cố định của Công ty chiếm tỷ trọng không nhiều. Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là phương tiện vận tải và một số thiết bị máy móc phục vụ quản lý. 2.3.2.2 Tổ chức chứng từ TSCĐ Hệ thống các chứng từ sử dụng - Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ): Chứng từ này được sử dụng trong trường hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, nhận góp vốn, xây dựng cơ bản hoàn thành, được viện trợ - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ): Chứng từ này ghi chép các nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ. - Chứng từ khấu hao TSCĐ gồm: Bảng tính và phân bổ khấu hao Trình tự lập và luân chuyển chứng từ: Việc lập và luân chuyển chứng từ TSCĐ được thực hiện qua các bước như sau: 1. Giám đốc công ty ký quyết định tăng, giảm TSCĐ và chuyển cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh tiến hành lập hội đồng giao nhận hoặc hội động thanh lý TSCĐ, trong đó phải bao gồm một thành viên trong Ban giám đốc, một thành viên của nơi mà TSCĐ được mua về hay thanh lý, một nhân viên phòng kế toán, một nhân viên phòng kỹ thuật, một nhân viên phòng Kinh doanh và bên bán TSCĐ hay mua TSCĐ thanh lý. 2. Hội đồng giao nhận (thanh lý) tiến hành giao nhận TSCĐ cho Công ty (hoặc bên mua TSCĐ thanh lý) và lập biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ) hay Biên bản thanh lý TSCĐ (MS03- TSCĐ). Biên bản này được lập thaàn 2 bản, một bản chuyển cho bên bán hay mua TSCĐ, một bản chuyển cho phòng kế toán của Công ty để ghi ._.