Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - Lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan. Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Phúc Tiến em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập. Do vậy bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến”. Mục đính nghiên cứu đề tài: + Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ. + Phân tích đánh giá thực trạng của công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. - Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về công tác văn thư – lưu trữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Cụ thể là: + Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. + Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty, đặc biệt là của phòng Hành chính - Quản trị. + Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. + Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ. Từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. + Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. - Phương pháp nghiên cứu: Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp duy vật biện chứng. + Phương pháp điều tra khảo sát. + Phương pháp đối thoại phỏng vấn. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh. + Phương pháp phân tích. + Phương pháp tổng hợp. Bài khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1.CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.Khái niệm công tác văn thư Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có hai khuynh hướng đáng chú ý là: + Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức. + Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn. *Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lí, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lí thông tin. 1.2.Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lí nói chung. Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lí Nhà nước. 1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lí Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả. Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lí đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lí trong cơ quan tổ chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan. 1.4.Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: + Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết văn bản kịp thời góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan. + Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng. + Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. + Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. 1.5.Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu sau: - Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản. + Soạn thảo văn bản + Trình duyệt và kí văn bản + Ban hành văn bản - Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi. + Tổ chức quản lí văn bản mật. + Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. -Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu. 1.5.1.Xây dựng và ban hành văn bản Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lí Nhà nước là toàn bộ các công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc được diễn ra theo một trình tự nhất định. Nội dung quy trình bao gồm các phần sau: - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó. - Trình duyệt và kí văn bản + Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn thảo văn bản phải trình văn bản lên Chánh văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem xét lại thể thức, thủ tục văn bản, kí nháy văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản. + Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt, kí theo thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lí về văn bản kí. - Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận văn thư hoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản. 1.5.2.Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản 1.5.2.1.Quy trình xử lí văn bản đến Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng kí vào sổ quản lí thống nhất ở bộ phận văn thư. Văn bản đến cơ quan phải được xử lí nhanh chóng, chính xác và bí mật. Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết giải quyết. * Trình tự giải quyết văn bản đến như sau: Bước 1: Kiểm tra sơ bộ Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư nhận và kiểm tra sơ bộ bì văn bản nhằm mục đích xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình hay không? Số lượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra bì văn bản còn nguyên vẹn không? Có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên bản gửi cho người có trách nhiệm. Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phải phân loại văn bản nhận thành 2 loại: - Loại văn bản phải đăng kí vào sổ bao gồm 2 loại: + Loại được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đến mà phần nơi nhận đề tên cơ quan. + Loại không được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đích danh tên thủ trưởng, những văn bản gửi cấp dưới, những văn bản gửi các tổ chức trong cơ quan như: Văn bản gửi cho tổ chức Đảng, văn băn gửi cho công đoàn, văn bản gửi cho đoàn thanh niên… - Loại văn bản không phải đăng kí vào sổ: Là tất cả thư riêng, sách báo, tạp chí … Bước 2: Bóc bì văn bản Bóc bì văn bản đến được tiến hành theo các nguyên tắc sau: - Những văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì cán bộ văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến. - Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, hay làm mất dấu bưu điện…Soát lại phong bì xem có bỏ sót văn bản hay không? - Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng ghi trên văn bản. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. - Nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó. - Đối với văn bản mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì phải giữ lại phong bì. - Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: + Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng cơ quan phân công trực tiếp bóc bì văn bản mật thì bóc văn bản đó như những văn bản bình thường khác. + Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công cán bộ văn thư bóc bì văn bản mật thì không được phép bóc bì mà phải chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì, khi vào sổ văn bản đó thì cán bộ văn thư sẽ bỏ trống phần trích yếu nội dung văn bản. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan. - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần số và kí hiệu. - Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu nội dung văn bản. - Nếu là văn bản mật thì đóng dấu vào bì thư. - Mẫu dấu đến như sau: 5 cm Tên cơ quan nhận văn bản ĐẾN - Số đến …………… - Ngày đến ………… - Chuyển …………… - Lưu hồ sơ số ……… 3 cm - Số đến: Là số thứ tự đăng kí của các văn bản đến cơ quan trong một năm ( tính từ ngày 01 tháng 01đến ngày 31 tháng12 hàng năm ) - Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận văn bản và đăng kí vào sổ văn bản đến. - Chuyển: Thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư của cơ quan ghi ý kiến phân phối lên văn bản đến đơn vị hoặc các nhân có trách nhiệm giải quyết. Bước 4: Trình văn bản - Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để xem xét và cho ý kiến phân phối. Những văn bản đến phải trình ngay trong ngày tốt nhất là trong từng buổi. Khi trình văn bản phải chú ý văn bản khẩn phải trình ngay sau khi nhận văn bản. Khi trình văn bản thì những văn bản quan trọng phải đặt lên trên. - Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn thư nhận lại văn bản để vào sổ văn bản đến, cán bộ văn thư phải nắm được nội dung văn bản, nội dung ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo ( nếu có ) và chuyển đến các đơn vị, phòng, ban có trách nhiệm giải quyết. Bước 5: Vào sổ văn bản đến Vào sổ đăng kí văn bản đến đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số lượng văn bản đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu? Khi vào sổ đăng kí văn bản đến tránh đánh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra tìm tài liệu. Có nhiều hình thức để đăng kí văn bản đến. Ví dụ: Đăng kí văn bản đến bằng sổ, có thể dùng thẻ đăng kí, có thể đăng kí trên máy vi tính… Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày đó. Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan nhận được trong một năm nhiều hay ít để lập các sổ. + Đối những cơ quan có số lượng văn bản đến nhiều thì lập các sổ sau: 01 sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật 01 sổ đăng kí văn bản mật 01 sổ đăng kí văn bản thường của các cơ quan gửi đến 01 sổ đăng kí đơn thư. + Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì lập các sổ sau: 01 sổ đăng kí văn bản mật 01 sổ đăng kí chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan. * Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên cơ quan (đơn vị ) Năm … SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số……. ..đến số …………. Từ ngày .…..đến ngày ………. Quyển số ……….. +) Nội dung đăng kí trong sổ văn bản đến: gồm 10 cột Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản Số, kí hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Trích yếu nội dung văn bản Lưu hồ sơ Nơi nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Đối với văn bản mật đến thì mẫu sổ đăng kí giống như sổ đăng kí văn bản thường nhưng có thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 6. Bước 6: Chuyển giao văn bản - Sau khi có ý kiến phân phối lãnh đạo thì văn bản phải được cán bộ văn thư phải chuyển ngay đến đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết. - Cán bộ văn thư phải chuyển giao văn bản trực tiếp đến người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc cá nhân khác chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản. Không để người không có trách nhiệm xem văn bản, tài liệu của cá nhân hay đơn vị khác trong cơ quan. - Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó. - Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính. - Trước khi chuyển giao văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết, cán bộ văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. * Mẫu sổ chuyển giao văn bản: Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc cá nhân nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 Đối với văn bản “Mật” thì mẫu sổ chuyển giao văn bản giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột mức độ mật vào sau cột 3. Bước 7: Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến trong cơ quan a) Tổ chức giải quyết văn bản đến - Đối với văn bản thường: Nội dung nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị, cá nhân đó trực tiếp giải quyết + Tất cả những văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh chóng đặc biệt đối những văn bản khẩn, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đó. + Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến của lãnh đạo. + Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. + Chỉ lãnh đạo mới có quyền ghi ý kiến trên lề văn bản, còn ý kiến đề xuất của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác. + Các đơn vị trong cơ quan không được tự ý ghi ý kiến riêng lên văn bản, không được gạch chân những dòng trong văn bản đến. Những văn bản đề cập tới những vấn đề quan trọng như chương trình kế hoạch thì phải do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan giải quyết. + Khi trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì đó thì cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhất nhận được. + Đối với văn bản mật: +) Chỉ phổ biến những nội dung mật trong văn bản với những người có trách nhiệm. +) Không được mang văn bản mật, tài liệu mật về nhà riêng hoặc đi công tác nếu văn bản đó có liên quan đến chuyến công tác. Khi cần phải đem văn bản mật về nhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và khi đi công tác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để những nơi không an toàn. +) Không sao chụp, ghi chép những bí mật trong văn bản. +) Không trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không an toàn. b) Theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản đến - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. - Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. - Theo dõi văn bản là việc xem xét văn bản đã được giải quyết chưa? Giải quyết có đúng thời gian hay không? Đúng tinh thần chỉ đạo hay không? Đó là công việc của cán bộ văn thư. 1.5.2.2. Quy trình xử lí văn bản đi Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lí văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng kí và làm thủ tục gửi đi ở bộ phận văn thư của cơ quan. Bước1: Đăng kí văn bản đi - Đăng kí văn bản đi là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…vào những phương tiện đăng kí như sổ đăng kí văn bản đi, thẻ, máy vi tính… nhằm quản lí chặt chẽ văn bản đi. - Trước khi đăng kí văn bản vào sổ văn bản đi thì nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc có sai sót. Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận. - Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng kí thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Tất cả những văn bản gửi đi đều đăng kí tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức soạn thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày, tháng văn bản được đăng kí vào sổ văn bản đi. Ngày, tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong sổ văn bản đi phải giống nhau, phải rõ ràng và chính xác. - Đóng dấu vào văn bản đi: Đóng dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lí. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vào văn bản nếu chưa có ý kiến của người có thẩm quyền kí văn bản đó. - Đăng kí văn bản đi vào sổ: Sau khi đóng dấu xong thì cán bộ văn thư vào sổ đăng kí văn bản đi. Yêu cầu khi vào sổ phải đầy đủ, chính xác số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…nhằm quản lí chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan gửi đi nhiều hay ít mà lập sổ đăng kí văn bản đi cho phù hợp. + Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong năm thì chỉ cần lập 2 sổ đăn kí văn bản đi: 01 sổ đăng kí văn bản mật đi 01 sổ đăng kí văn bản đi chung. + Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản trong năm thì cần lập 3 sổ đăng kí văn bản đi. 01 sổ đăng kí văn bản mật đi 01 sổ đăng kí văn bản đi thường 01 sổ đăng kí văn bản đi quy phạm pháp luật. + Nội dung đăng kí sổ văn bản đi gồm 6 cột: Ngày tháng văn bản Số, kí hiệu văn bản Trích yếu nội dung văn bản Nơi nhận văn bản Nơi giữ văn bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 + Với văn bản mật thì mẫu sổ đăng kí cũng giống như mẫu đăng kí văn bản đi thường những chỉ thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 3. Bước 2: Chuyển giao văn bản đi + Các văn bản đi phải được chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan. + Những văn bản khẩn được chuyển đi trước. + Việc gửi văn bản đi phải đúng địa chỉ nơi nhận ghi trên văn bản. + Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi và gửi đến đúng nơi nhận ghi trong văn bản. Mẫu phiếu gửi được lập như sau: Tên cơ quan Quốc hiệu Số …./ Kí hiệu Tiêu ngữ Kính gửi:………………….. Tên tài liệu:………………….. Ngày….tháng….năm…. Ngày …tháng… năm…. Người kí nhận Chức vụ Họ và tên Lưu ý: Trên phiếu gửi phải ghi đầy đủ, chính xác mọi chi tiết để tránh nhầm lẫn và đề nghị khi nhận được văn bản thì nơi nhận phải gửi trả lại phiếu gửi cho nơi gửi. Khi gửi văn bản đi thì phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ, để thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng thì những văn bản lưu phải được sắp xếp theo từng loại, năm nào để riêng năm đó. Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thể thức theo quy định của Nhà nước. Đối với bản lưu là văn bản mật thì khi đưa vào lưu trữ cần sắp xếp theo mức độ mật. Bì đựng văn bản phải chọn loại giấy bền đẹp, dày, dai, ngoài bì phải ghi đầy đủ và chính xác tên cơ quan, số kí hiệu văn bản, địa chỉ nơi nhận, phải ghi rõ ràng và không được viết tắt. Mọi văn bản gửi đi đều phải vào sổ chuyển giao văn bản Mẫu sổ chuyển giao văn bản như sau: Tên cơ quan, đơn vị SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Ngày ……tháng……..năm……. Ngày tháng gửi văn bản Số, kí hiệu văn bản, hoặc phiếu gửi Số lượng tờ văn bản Nơi nhận văn bản Kí nhận và đóng dấu 1 2 3 4 5 Bước 3: Sắp xếp và quản lí văn bản lưu - Bất cứ văn bản nào được ban hành bao giờ cũng được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 1 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. - Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại bộ phận văn thư đối với những văn bản đăng kí chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp. + Văn bản nào có số văn bản nhỏ, ngày, tháng ban hành trước thì xếp lên trên. + Văn bản có số văn bản lớn, ngày tháng ban hành sau thì xếp dưới. - Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản + Cán bộ văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặc theo nhiệm kì lên giá, tủ hồ sơ của cơ quan, và có trách nhiệm bảo quản văn bản lưu đến khi nộp vào bộ phận lưu trữ. + Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trong việc nghiên cứu sử dụng, tra tìm các văn bản lưu tại chỗ. 1.5.2.3.Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan a) Lập hồ sơ Hồ sơ là một tập hay nhiều tập văn bản có liên quan mật thiết với nhau về một công việc, về một quá trình, về một con người trong quá trình hoạt động để giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, một cá nhân, được sắp xếp theo một trình tự khoa học vào một hồ sơ, có thể có nhiều đơn vị bảo quản hoặc chỉ có một đơn vị bảo quản. Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và yêu cầu về lập hồ sơ để lập những văn bản tài liệu thành các hồ sơ và phải thực hiện theo những quy trình nghiệp vụ để đảm bảo hồ sơ lập ra có chất lượng. *Tác dụng của việc lập hồ sơ - Việc lập hồ sơ giúp cho việc sắp xếp văn bản khoa học có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. - Quản lí toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lí chặt chẽ tài liệu. - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. *Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ: - Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao. - Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, phản ánh được tình hình tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc. Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ, nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sự việc thì không để lẫn vào những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu là một tập văn bản dùng tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào. - Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lí và phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính hoặc bản sao hợp pháp. *Nội dung và phương pháp lập hồ sơ: Theo quy định lập hồ sơ là công việc bắt buộc từ thủ trưởng cơ quan đến cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm. Lập hồ sơ bao gồm các bước sau đây: - Bước 1: Lập bảng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là bản dự kiến những hồ sơ phải nộp, phải lập trong một năm của các cá nhân hay đơn vị trên cơ sở cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng quyền hạn của cơ quan đó. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác, đầy đủ, nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động của cơ quan thì phải có sự chuẩn bị trước những vấn đề sau: + Phân loại các đề mục trong hồ sơ để lập và lưu trữ theo các đề mục đó. + Dự kiến tiêu đề của hồ sơ. + Dự kiến thời hạn bảo quản: Cở sở của dự kiến này là ý nghĩa, tác dụng nghiên cứu trước mắt và lâu dài của hồ sơ. + Nơi lập hồ sơ: quy định cho bộ phận nào phải lập và lập về nội dung gì? - Bước 2: Mở hồ sơ Căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm làm việc và thực tế công việc trong năm để viết sẵn một bìa thường lệ để quản lí văn bản “đi, đến”. Mỗi hồ sơ chỉ có một tờ bìa, bên ngoài ghi số, kí hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc. Khi một sự việc, một vấn đề bắt đầu được hình thành thì một hồ sơ sẽ được mở. - Bước 3: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ Khi hồ sơ đã được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, những văn bản giấy tờ đã giải quyết hoặc đang giải quyết của công việc thì tập hợp vào hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ những văn bản, giấy tờ không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số văn bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ. - Bước 4: Sắp xếp văn bản trong hồ sơ Tuỳ theo đặc điểm của từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp. + Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: Tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ. + Sắp xếp theo nội dung vấn đề: Là tập hợp và sắp xếp những văn bản bao gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả có nội dung về một vấn đề. + Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Tất cả những văn bản, giấy tờ có cùng một thời gian nhất định thì được đưa vào trong một hồ sơ. + Sắp xếp theo đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản của cùng một tác giả. + Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: Tức là tập hợp những văn bản của nhiều cơ quan trong cùng một khu vực địa lí. - Bước 5: Kết thúc hồ sơ Sau khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ lập hồ sơ phải có trách nhiệm kiểm tra xem xét hồ sơ để: + Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì phải sưu tầm, bổ sung. + Loại ra các văn bản trùng, thừa, các văn bản nháp, các tư liệu sách báo không cần thiết để trong hồ sơ. + Đánh số tờ văn bản trong hồ sơ. + Ghi mục lục văn bản: Tên đơn vị MỤC LỤC VĂN BẢN STT Số, kí hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại, trích yếu Tác giả Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 +Viết tờ kết thúc: TỜ KẾT THÚC Hồ sơ số:……………………………………… Hồ sơ này gồm có:…………………………….. Mục lục văn bản:………………………………. Tình trạng tài liệu:………………………………. Ngày… tháng… năm… Người lập hồ sơ - Bước 6: Viết bìa hồ sơ Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, cẩn thận, chính xác đầy đủ theo quy định chung của Nhà nước. Bìa hồ sơ bao gồm các yếu tố sau: + Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức. + Tiêu đề hồ sơ. + Ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc. + Số lượng tờ. + Thời gian bảo quản. b) Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - Những văn bản đã được lập thành hồ sơ thì được phép lưu trữ ở phòng ban, đơn vị hay cá nhân một năm sau đó nộp hồ sơ về cơ quan lưu trữ 10 năm. Sau 10 năm, tổng kết, phân loại, đánh giá sẽ loại bỏ bớt một số tài liệu không cần thiết, còn những hồ sơ quan trọng được nộp về cơ quan lưu trữ cấp trên. - Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần phải bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. - Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời thì để lại đơn vị, nếu hồ sơ hết thời gian bảo quản thì sẽ được đánh giá lại nếu không cần lưu thì hồ sơ tài liệu đó sẽ được tiêu huỷ theo quy định chung của Nhà nước. - Cán bộ văn thư - lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kĩ thuật xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng. 1.5.2.4.Tổ chức quản lí văn bản mật Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mức độ mật được quy định 3 cấp “Mật”, “Tối Mật”, “Tuyêt Mật”. Việc quản lí hồ sơ tài liệu mật phải được quản lí chặt chẽ. Bộ phận văn thư-lưu trữ phải lập sổ theo dõi văn bản hồ sơ tài liệu mật “đi, đến” và theo dõi quản lí ở các bộ phận có liên quan. Định kì 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lí hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lí theo quy định của Nhà nước. 1.5.2.5.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu a) Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước hay tư nhân dù lớn hay nhỏ, hoạt động dưới bất kì hình thức nào đ._.ều phải có con dấu riêng của cơ quan. Bởi theo Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ đã quy định: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang và một số chức danh ( gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lí của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và công dân phải được quản lí thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ”. Do đó việc tổ chức quản lí và sử dụng con dấu là vấn đề hết sức cần thiết. b) Một số quy định cho việc quản lí và sử dụng con dấu - Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư giữ và có trách nhiệm đóng dấu. Chỉ có người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản, tất cả cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức không ai được mượn con dấu để đóng dấu vào văn bản. Trường hợp người giữ dấu vắng mặt, thì con dấu phải được giao cho người khác theo chỉ định của lãnh đạo cơ quan. - Con dấu chỉ được đóng lên những văn bản sau khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền. - Phải sử dụng mực dấu do Nhà nước quy định, không được dùng mực dễ phai, con dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn đóng trùm lên 1/3 chữ kí về bên trái, người được giao giữ con dấu không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. - Nhân viên quản lí con dấu phải thường xuyên lau chùi không để dấu bị vỡ mẻ hay dơ bẩn, tuyệt đối không được dùng vật cứng để cọ rửa con dấu. - Phải có giá chuyên dùng để treo con dấu. - Hết giờ làm phải cất con dấu vào nơi chắc chắn có thể là két sắt hoặc tủ sắt, khoá cẩn thận và niêm phong. - Không cho người không có trách nhiệmủư dụng con dấu. - Việc khắc dấu phải theo quy định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ. c) Các loại dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn - Dấu chỉ mức độ mật: chỉ rõ tính chất bí mật của sự việc nêu ra trong nội dung văn bản. Dấu chỉ mức độ mật gồm 3 loại: “Mật”, “Tối Mật”, “Tuyệt Mật”. Mức độ mật của văn bản do người kí văn bản quyết định. Văn bản có dấu chỉ mức độ mật được đặt trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật, bì bên ngoài đóng dấu chỉ kí hiệu độ mật như: C B A : Mật : Tối mật : Tuyệt mật - Dấu chỉ mức độ khẩn: Mức độ khẩn chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay văn bản đến tay người nhận. Mức độ khẩn gồm 3 loại: “Khẩn”, “Thượng Khẩn”, “Hoả tốc”. Mức độ khẩn của văn bản do người kí văn bản quyết định. 2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ 2.1.Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. 2.2. Khái niệm phông lưu trữ Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ thích hợp. 2.3.Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. 2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 2.4.1. Ý nghĩa lịch sử Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, trung thực nhất để nghiên cứu lịch sử vì tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một cá nhân, một cơ quan tổ chức và các sự kiện lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình hoạt động. 2.4.2. Ý nghĩa khoa học Tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan và quốc gia trên các lĩnh vực. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng của sự phát triển khoa học và phục vụ cho các đề tài khoa học: + Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại. + Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự đoán tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên nhằm tránh những hiểm hoạ cho con người. 2.4.3. Ý nghĩa thực tiễn Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và cơ quan nói chung. Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản đặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc. 2.5.Chức năng của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Dó đó công tác lưu trữ có những chức năng sau: + Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an toàn, và bí mật các loại tài liệu lưu trữ. + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực hiện tốt các đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn. Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ. 2.6.Nội dung công tác lưu trữ 2.6.1.Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để chia chúng ra thành các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau, với mục đích quản lí và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Việc phân loại đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo cơ cấu tổ chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề… 2.6.2. Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị. 2.6.3.Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên nhằm từng bước hoàn hiện phòng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phòng lưu trữ cụ thể. Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải quyết xong từ bộ phận văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu trữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước. Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung ương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất. Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại. 2.6.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài. Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy, phim nhựa…Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản. Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà còn phải bảo vệ được các tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia. Điều này đòi hỏi phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai yêu cầu: + Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên. + Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: + Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ. + Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng. 2.6.5.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóng kín mà chúng còn có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ cho độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 2.6.6.Phục vụ tra cứu sao lục Đây là hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, an toàn, nhưng phải đảm bảo không làm hư hại hay mất mát tài liệu. Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải: + Thông báo tài liệu lưu trữ theo những chủ đề nhất định. + Cung cấp bản sao, tránh làm thất lạc tài liệu. Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ cần lập sổ giao nhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị sao lục. *Mẫu phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ: Phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ Họ và tên:……………………… Đơn vị công tác:…………………………………….. Tài liệu sao lục:……………………………………… Lí do sao lục:…………………………………………. Ngày ……..tháng ……..năm………. Người đề nghị 2.6.7.Tiêu huỷ tài liệu Tiêu huỷ tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản. Trước khi tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo các tiêu chí sau: + Giá trị chính trị: Hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, định hướng hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và của địa phương. + Giá trị khoa học: Là chứng cứ tư liệu cho các công trình nghiên cứu cho việc xây dựng các đề án và các kế hoạch. + Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày Khi đánh giá giá trị tài liệu thì cần xem xét nội dung của tài liệu, tác giả ban hành, địa điểm và hoàn cảnh hình thành… phải thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ”. Sau khi đánh giá những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị, trùng lặp, hết thời hạn bảo quản sẽ được đưa vào tiêu huỷ. Những tài liệu tiêu huỷ phải được ban hành bằng quyết định tiêu huỷ (có danh mục cụ thể). Khi tiêu huỷ phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của những người có trách nhiệm. Tuyệt đối không được bán giấy vụn hoặc xé bỏ sơ sài. Sau khi tiêu huỷ tài liệu phải lập biên bản tiêu huỷ có chữ kí của cán bộ lưu trữ, chữ kí của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của lãnh đạo cơ quan. 2.7.Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư - lưu trữ 2.7.1.Môi trường làm việc Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lí làm việc của cán bộ công nhân viên. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lí khoa học phòng làm việc, cũng như các trang thiết bị và phương tiện trong phòng làm việc. Phòng làm việc phải đảm bảo được các yếu tố sau: + Thoáng mát: Phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng đến sức khoẻ của nhân viên bởi sức khoẻ là vấn đề quyết định trực tiếp đến năng suất chất lượng công việc. + Sạch sẽ: Yếu tố này rất cần thiết vì nó đảm bảo vệ sinh môi trường cho người làm công tác văn thư - lưu trữ, tránh được các bệnh lây nhiễm qua đường hô hấp. + Ánh sáng: Ánh sáng tác động rất nhiều đến tâm lí, sức khoẻ của nhân viên đặc biệt là tác động lên thị giác. Vì vậy phòng làm việc phải đảm bảo đủ ánh sáng tự nhiên không nên lạm dụng nhiều ánh sáng đèn vì dễ tạo ra cho nhân viên cảm giác mệt mỏi và nhức mắt. + Màu sắc: Màu sắc cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc, phòng làm việc cần phải chú ý đến những gam màu nhẹ, hài hoà tránh những gam màu nóng dễ gây ức chế cho nhân viên. + Tiếng ồn: Ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của nhân viên vì nó dễ gây ra sự phân tán dễ dẫn đến nhầm lẫn vì vậy nơi không có tiếng ồn là nơi làm việc lí tưởng nhất. Ngoài ra với môi trường làm việc của nhân viên lưu trữ cần chú ý thêm các yếu tố: +) Trang thiết bị phòng chống hoả hoạn: Cần có còi báo cháy, bình cứu hoả, nhân viên được thực hành quy trình phòng cháy chữa cháy. +) Nhiệt độ và độ ẩm: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới đối tượng lưu trữ do đó phải giữ nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. 2.7.2.Khoa học công nghệ Khi khoa học công nghệ chưa phát triển, công tác văn thư - lưu trữ chủ yếu được làm theo phương pháp thủ công, dựa vào sức người là chính nên nhiều khi sử dụng nhiều nhân lực mà hiệu quả đem lại không cao, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, sự phát triển của máy móc đặc biệt là máy vi tính với việc kết nối mạng Internet thì công tác văn thư - lưu trữ đã không ngừng được cải thiện, nâng cao về chất lượng. Khoa học kĩ thuật và công nghệ phát triển sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác thu thập và xử lí thông tin nói chung và công tác văn thư - lưu trữ nói riêng. Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính, điện thoại, máy photo, máy fax…Với công tác lưu trữ thì việc tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính xác hơn và tránh được một số thủ tục hành chính không cần thiết. Khi muốn tra cứu một thông tin thông thường nào đó thì cán bộ công nhân viên có thể tự tra cứu trên mạng nội bộ của cơ quan, nhân viên văn thư - lưu trữ chỉ chịu trách nhiệm quản lí các văn bản và thông tin mang tính chất bí mật. 2.7.3.Trình độ của cán bộ văn thư - lưu trữ Khoa học kĩ thuật công nghệ ngày càng phát triển và có nhiều tiện ích nhưng để vận hành chúng một cách có hiệu quả đòi hỏi mỗi cán bộ văn thư - lưu trữ phải có kĩ năng sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại này. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình phát huy được tác dụng và làm việc có hiệu quả thì phải chú ý nhiều đến việc nâng cao trình độ và năng lực của người làm công tác văn thư - lưu trữ. Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự quyết tâm, sự say mê, nhiệt tình và tâm huyết với công việc cũng là nguồn hỗ trợ rất lớn đối với hiệu quả của công tác văn thư - lưu trữ. 2.8.Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ Trong quá trình thu thập và xử lí thông tin, văn thư và lưu trữ có mối quan hệ khăng khít với nhau. Nếu thiếu hoặc làm thiếu một trong hai công tác này thì việc xử lí thông tin sẽ không được thực hiện. Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 29/3/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định: “Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước. Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lí Nhà nước”. Do vậy, công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy được tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lí thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả. Ngược lại, lưu trữ lại là sự tích luỹ kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư, do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư. Công tác văn thư và công tác lưu trữ trong mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần được quan tâm đầu tư một cách thích đáng để hai nghiệp vụ này hỗ trợ lẫn nhau và phát huy được hết vai trò tác dụng của mình trong quá trình xử lí thông tin. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.1.Quá trình hình thành và phát triển - Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Địa chỉ : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng. - Số điện thoại : 0313.850.073 - Fax : 0313.749.497 - Thành lập : ngày 12 tháng 02 năm 1999 - Giấy phép kinh doanh số : 050411, do sở kế hoạch & đầu tư thành phố Hải Phòng cấp. - Tài khoản số : 0200101001551 - tại ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải - Hải Phòng. - Mã số thuế : 0200424503 GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Cử nhân kinh tế: HÀ VĂN PHÚC * Diện tích công ty TNHH Phúc Tiến: Tổng diện tích sử dụng : 22.600 m2 (Hai mươi hai ngàn sáu trăm mét vuông). Trong đó : + Cảng bốc xếp vật tư : 2.000m2 (Hai ngàn mét vuông) Địa chỉ : km 9 - Quán Toan - Hồng Bàng - Hải Phòng + Mặt bằng văn phòng công ty : 100m2 (Một trăm mét vuông). + Diện tích sử dụng : 200m2 (Hai trăm mét vuông). + Nhà xưởng + trạm trộn bê tông : 20.000m2 (Hai mươi ngàn mét vuông ). Địa chỉ : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng. + Diện tích mặt bằng cửa hàng Phúc Tiến: 400m2 (Bốn trăm mét vuông ) * Công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập năm 1999, những năm đầu thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn: + Công ty đặt trụ sở trên địa bàn phường Quán Toan - quận Hồng Bàng - TP.Hải Phòng. Giám đốc và nhân viên làm việc chung trong một văn phòng với tổng diện là 80m2. + Lĩnh vực hoạt động chỉ dừng lại ở việc kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch vụ vận tải. + Tổng số cán bộ và công nhân của công ty là 20 người, với các trang thiết bị phục vụ cho công việc thiếu thốn, lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu của công việc. + Công ty có 2 tàu hút cát, 3 máy xúc, 5 ôtô kamas. * Năm 2003 công ty mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động: Xây dựng công trình, san lấp mặt bằng. * Năm 2003 công ty đã xây dựng xưởng sản xuất trên địa bàn xã Bắc Sơn- huyện An Dương-TP.Hải Phòng với tổng diện tích là 20.000 m2, xây dựng mới 2 trạm trộn bê tông trong khu vực xưởng sản xuất của công ty và đã đưa vào hoạt động năm 2006. - Năm 2007 công ty quyết định mở rộng địa bàn hoạt động và đã xây dựng thêm 1 trạm trộn bê tông tại Hải Dương. - Năm 2008 xây dựng cửa hàng chuyên cung cấp phụ tùng trang thiết bị ôtô tại phường Quán Toan - quận Hồng Bàng-TP.Hải Phòng. - Các phương tiện vận tải hiện có tổng số là 42 chiếc ( bao gồm xe chuyên trở vật liệu xây dựng, xe trộn bê tông, xe xúc lật, xe cẩu, xe ủi… đặc biệt công ty còn trang bị 3 chiếc xe 4 chỗ ngồi phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc và nhân viên văn phòng ) - Tổng số nhân viên hiện có là 205 nhân viên ( bao gồm cả nhân viên văn phòng và công nhân tại xưởng ) tăng gấp 10 lần so với năm 1999. * Từ năm 2004 trở lại đây hoạt động chủ yếu của công ty là khai thác, kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng công trình, san lấp mặt bằng, sản xuất bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm. * Trong quá trình trưởng thành và phát triển, công ty đã thực hiện tổ chức thi công các công trình trong địa bàn thành phố Hải Phòng được các chủ đầu tư đánh giá cao về chất lượng công trình và đặt nhiều niềm tin vào công ty TNHH Phúc Tiến. Ví dụ các công trình sau : + Xây dựng các hạng mục công trình thuộc cụm công nghiệp thép Cửu Long (văn phòng điều hành, hệ thống đường giao thông nội bộ, các hạng mục móng, nền nhà xưởng…) đã và đang thi công đạt được hiệu quả cao. + Xây dựng các hạng mục công trình nhà máy gang thép Vạn Lợi. + Xây dựng các hạng mục công trình Công ty cơ khí VIDPOL + Xây dựng các hạng mục công trình trong cảng Vật Cách. + Thi công hệ thống cọc bê tông, hệ thống thoát nước, hệ thống tường bao thuộc nhà máy cơ khí xây dựng Tam Bảo. + Xây dựng công trình công ty thép và cơ khí vật liệu Hải Phòng. + Xây dựng công trình công ty cổ phần An Khánh. + Xây dựng nhà điều hành hai tầng công ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương - TP Hải Phòng. + Xây dựng hệ thống đường giao thông nội bộ, hệ thống thoát nước thuộc công ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương –TP.Hải Phòng. Các công trình được công ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đều được các chủ đầu tư đánh giá cao về kĩ thuật, mĩ thuật, và tiến độ thi công. 1.2.Chức năng, nhiệm vụ Công ty TNHH Phúc Tiến là một trong những công ty sản xuất những sản phẩm cung cấp cho các công trình xây dựng như bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm, gạch BLOCK, gạch tự chèn…, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi công san lấp mặt bằng, phục vụ việc chuyên chở hàng hoá, khai thác nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế, góp phần vào sự phát triển kinh tế của Hải Phòng và công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Công ty TNHH Phúc Tiến là một đơn vị chủ lực trong chuyên ngành: - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, các cơ sở hạ tầng, đường giao thông, thuỷ lợi, xây dựng các nhà máy xí nghiêp, san lấp mặt bằng. - Vận tải thuỷ - bộ. - Cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho việc xây dựng các công trình - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng. - Sản xuất gạch BLOCK- tự chèn. - Cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm. Công ty lấy chất lượng và mẫu mã sản phẩm làm mục tiêu hàng đầu theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, tất cả các công trình đã và đang được công ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đều đạt chất lượng cao kĩ thuật, mĩ thuật đẹp, mang lại hiệu quả lớn, góp phần vào sự phát triển của thành phố Hải Phòng thêm đẹp, thêm hiện đại hơn. Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện trang thiết bị chuyên dùng đồng bộ, cơ giới hoá cao, số lượng lớn, và không ngừng được cải tiến phù hợp với đặc điểm thi công công trình. Đặc biệt công ty còn có cảng bốc xếp tập kết vật tư, hàng hoá cung cấp vật tư kịp thời cho các công trình thi công không qua các khâu trung gian cung cấp vật tư của các công ty khác. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thi công các công trình thuận lợi nhanh chóng và chất lượng hiệu quả cao. Công ty TNHH Phúc Tiến là đơn vị chấp hành tốt các quy định về quản lí tài chính, tăng trưởng kinh tế phát triển khá, đảm bảo chế độ quản lí, nộp thuế vào ngân sách Nhà nước, được các cơ quan quản lí tín nhiệm. Các công trình được công ty tổ chức thi công đều đạt chất lượng hiệu quả, đúng kế hoạch đảm bảo thời gian, giá thành hợp lí. Công ty TNHH Phúc Tiến luôn coi trọng việc phát huy năng lực về kinh nghiệm tổ chức sản xuất, khả năng điều hành, trang thiết bị luôn được đầu tư cải tiến, bảo tồn và phát huy nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao không ngừng đời sống lao động, mạnh dạn áp dụng công nghệ tiên tiến để không ngừng đáp ứng những yêu cầu tốt nhất của thị trường. 1.3.Cơ cấu tổ chức 1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI VỤ PHÒNG KĨ THUẬT - ATLĐ PHÒNG KH - VẬT TƯ TỔ VSMT TẠI CÔNG TRƯỜNG ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1 ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 2 TỔ MỘC CỐP PHA ĐỘI ÉP BÊ TÔNG THUỶ LỰC ĐỘI XE LU XÚC CẨU ĐỘI XE VẬN TẢI ĐỘI BÊ TÔNG MÁY THÀNH PHẨM TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.3 TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.2 TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.1 TỔ XÂY DỰNG SỐ 1.3 TỔ XÂY DỰNG SỐ 1.2 TỔ XẤY DỰNG SỐ 1.1 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 1.3.2.1. Giám đốc Giám đốc là người đại diện cho công ty, là chủ thể điều hành mọi hoạt động của công ty, hợp tác quan hệ với đối tác và cơ quan quản lí theo chức năng Nhà nước quy định, kí kết các hợp đồng, tổ chức thực hiện các dự án, các công trình được giao thầu hoặc trúng thầu. Là người trực tiếp giao nhiệm vụ thi công cho đội trưởng các đội thi công công trình thông qua lệnh sản xuất đến các đơn vị tổ chức thi công. 1.3.2.2. Phó giám đốc Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định, quản lí vật tư, máy móc thiết bị, và phân công trực tiếp sản xuất ) theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. 1.3.2.3. Phòng kế toán - tài vụ Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nguồn kinh phí kịp thời phục vụ cho việc mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để thi công công trình đồng thời chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc công ty về chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời báo cáo, thanh quyết toán với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty. 1.3.2.4. Phòng kế hoạch - vật tư Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về lĩnh vực mình quản lí, xây dựng kế hoạch cung cấp, khai thác nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng, về giá cả để kịp thời phục vụ cho quá trình thi công đúng tiến độ. 1.3.2.5. Phòng kĩ thuật - an toàn lao động Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kĩ thuật, mĩ thuật và chất lượng công trình mà mình trực tiếp thi công, đồng thời có trách nhiệm triển khai học an toàn lao động và kiểm tra đôn đốc không để xảy ra mất an toàn lao động trong quá trình thi công. 1.3.2.6. Phòng tổ chức nhân sự Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân sự đảm bảo đúng đủ trình độ chuyên môn nghiệp cụ cho công tác quản lí và thi công không để xảy ra thiếu nhân sự, yếu năng lực trong công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí chỉ đạo trực tiếp bộ phận thu dọn vệ sinh môi trường trong các công trình mà công ty thi công. 1.3.2.7.Phòng hành chính - quản trị Phòng hành chính - Quản trị có nhiệm vụ nắm chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên, lập lịch công tác cho ban Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về các chế dộ chính sách liên quan đến người lao động. Làm công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lí xe con…Tổ chức chăm sóc sức khoẻ, khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị, vật dụng cho toàn khối văn phòng, chuẩn bị cơ sơ vật chất thiết bị cho các cuộc họp, hội nghị… 1.3.2.8. Các tổ, đội sản xuất Các đội công trình, đội xe cơ giới và các tổ đội khác được nhận nhiệm vụ tổ chức thực hiện thi công các công trình đạt chất lượng theo yêu cầu thiết kế, tổ chức lực lượng lao động, tiếp nhận thiết bị vật tư sử dụng vào công trình, đảm bảo an toàn thi công. Tiếp nhận và xử lí kịp thời các yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng và tiến độ của chủ đầu tư và công ty để thực hiện thi công có hiệu quả. Các tổ, đội có trách nhiệm quản lí lao động trực tiếp trên công trình, điều hành tiến độ thi công đảm bảo các yêu cầu thiết kế và các nhiệm vụ khác của công ty. 1.4.Nguồn lực lao động 1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật Hiện nay tổng diện tích của công ty là 22.600 m2 trong đó: + 400m2 là diện tích cửa hàng Phúc Tiến chuyên cung cấp và sửa chữa các loại phụ tùng xe vận tải, xe chuyên dùng tại số 205 phường Quán Toan - quận Hồng Bàng – Tp Hải Phòng. + 2.000m2 là diện tích cảng bốc xếp vật tư tại khu vực cảng Vật Cách. + 20.200m2 là diện tích văn phòng, nhà xưởng và trạm trộn bê tông tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương – Tp Hải phòng. Được xây dựng vào năm 1999 tuy thời gian hoạt động mới được 10 năm nhưng công ty đã nhanh chóng mở rộng và phát triển quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Phúc Tiến là một công ty có uy tín trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, đường giao thông, san lấp mặt bằng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm…Hiện nay khối lượng đơn đặt hàng ngày càng nhiều, do đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty đã không ngừng mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương tiện để phục vụ có hiệu quả cho công việc. Dưới đây là bảng danh mục thiết bị, phương tiện vận chuyển và thiết bị đo lường: STT Tên thiết bị Mã số Năm sản xuất Nước sản xuất Tình trạng Nơi quản lí I Thiết bị sản xuất 1 Trạm trộn bê tông TBSX01 2006 Việt Nam Tốt Bãi công ty 2 Xe bơm bê tông 1671 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 3 Xe bơm bê tông 1622 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 4 Xe trộn bê tông 2029 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 5 Xe trộn bê tông 2312 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 6 Xe trộn bê tông 1276 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 7 Xe trộn bê tông 2321 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 8 Xe trộn bê tông 2282 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 9 Xe trộn bê tông 4265 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 10 Xe trộn bê tông 9604 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 11 Xe tải ben dofeng 18 T 9717 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 12 Xe tải ben dofeng 18 T 0287 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 13 Xe tải ben 5 Tấn 0439 1990 Đức Tốt Bãi công ty 14 Xe cẩu tự hành 8 Tấn 2157 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 15 Xe cẩu 16 Tấn 4391 1990 Nga Tốt Bãi công ty 16 Xe lu 13 tấn TBSX02 1990 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 17 Xe lu 15 tấn TBSX03 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 18 Xe ủi TBSX04 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 19 Xe xúc lật 0159 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 20 Xe xúc đào SOLA200W TBSX05 1995 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 21 Xe xúc đào SOLA200W TBSX06 1995 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 22 Xe xúc đào SOLA130W TBSX07 1993 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 23 Máy trộn bê tông 500L TBSX08 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty 24 Máy trộn bê tông 500L TBSX09 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty 25 Xe nâng hang 6 tấn 0120 1993 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 26 Máy ép cọc bê tông TBSX10 1993 Việt Nam Tốt Bãi công ty 27 Cần trục 5 tấn TBSX11 2004 Việt Nam Tốt Bãi công ty 28 Máy phát điện 125KVA TBSX12 2002 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 29 Xe trộn bê tông 8923 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 30 Xe trộn bê tông 8931 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 31 Xe trộn bê tông 8756 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 32 Xe kamaz 4026 20._.toán Giám đốc 6 Hợp đồng mua hàng 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 2 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 7 Hợp đồng bán hàng 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 3 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 8 Báo cáo hàng tồn kho 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 3 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 9 Báo cáo xuất bê tông trạm Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 10 Chi tiết phải thu 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 11 Chi tiết phải trả năm 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 1 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 12 Báo cáo TH doanh nghiệp Tủ tài liệu số1 tầng 3 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 13 Hồ sơ vay vốn Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 14 HĐ tín dụng NH công thương Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 15 HĐ tín dụng NH Hàng Hải Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 16 Hồ sơ nhân sự Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng nhân sự Giám đốc 17 Hồ sơ xin việc CBCNV Tủ tài liệu số1 tầng 1 10 năm Phòng nhân sự Giám đốc 18 Sổ BHXH & BHYT Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng nhân sự Giám đốc 19 Báo giá cọc bê tông Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng KTKT Giám đốc 20 Hồ sơ thi công công trình Tủ tài liệu số1 tầng 3 10 năm Phòng KTKT Giám đốc 21 Hồ sơ công trình Cửu Long Tủ tài liệu số1 tầng 3 10 năm Phòng KTKT Giám đốc 22 Hồ sơ công trình Vạn Lợi Tủ tài liệu số1 tầng 3 5 năm Phòng KTKT Giám đốc 23 Sổ theo dõi văn bản đến Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng hành chính Giám đốc 24 Sổ theo dõi văn bản đi Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 25 Phản hồi của khách hàng Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 26 Hồ sơ theo dõi nhà cung cấp Tủ tài liệu số 2 tầng 2 5năm Phòng hành chính Giám đốc 27 Biên bản họp và đánh giá nội bộ Tủ tài liệu số 3 tầng 1 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 28 Hồ sơ ISO Tủ tài liệu số 4 tầng 4 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 29 Hồ sơ thực hiện ISO Tủ tài liệu số 4 tầng 4 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 2.6.Nhận xét chung về công tác văn thư-lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt dộng của công ty nói chung cũng như công tác văn thư - lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ của công ty đã được tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các quy định của Nhà nước. *Ưu điểm Công tác xây dựng văn bản được thực hiện ngay tại các phòng ban vì vậy đã giảm nhẹ được khối lượng công việc cho bộ phận văn thư. Các văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư xử lí nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định. Việc phân loại văn bản rõ ràng, đã giúp ban lãnh đạo công ty khi cần tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện. Đối với văn bản đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu, ban hành văn bản. Các trang thiết bị cho bộ phận văn thư tương đối đầy đủ: máy vi tính, máy in, máy photo … Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc cũng được hiện đại hoá hơn với máy điện thoại, máy fax…công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ được thuận tiện hơn. Công tác lưu trữ tại công ty nhìn chung được tiến hành một cách khoa học, đáp ứng mọi yêu cầu về thông tin tra cứu của ban Giám đốc và các phòng ban trong công ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Công tác lưu trữ đã được ban Giám đốc công ty quan tâm đúng mực, thể hiện ở chỗ công ty đã cử nhân viên văn thư - lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. *Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư - lưu trữ tại công ty còn tồn tại không ít những hạn chế cần được sự quan tâm giúp đỡ của ban Giám đốc để từng bước hoàn thiện công tác này. + Nhân viên văn thư - lưu trữ không được đào tạo một cách chính quy, bài bản do đó trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty có trình độ trung cấp nhưng không phải về lĩnh vực văn thư - lưu trữ, không được đào tạo một cách chính quy, tuy đã được bồi dưỡng thêm nhưng đôi khi vẫn làm việc theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật vào trong công việc: chỉ sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết được tính năng của máy vi tính, nhân viên văn thư rất ít khi sử dụng máy fax. + Nhân viên văn thư - lưu trữ làm việc theo kiểu thói quen, đôi khi còn bỏ qua một số quy định gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. + Nhân viên văn thư - lưu trữ phải làm việc chung trong phòng Hành chính-Quản trị nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu. + Nhân viên văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm nhiệm thêm một số công việc như: lưu trữ văn bản tài liệu, trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban khác…nên nhiều khi việc chuyển giao, xử lí văn bản, tài liệu còn chậm trễ thiếu sót. + Ban Giám đốc công ty chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. + Công tác văn thư - lưu trữ vẫn còn mang tính chất thủ công, vẫn còn sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ bằng giấy in. + Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư - lưu trữ một phòng riêng để thuận lợi cho việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ. + Công tác bảo quản tài liệu còn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên các tài liệu thường hay mau hỏng, mờ nhoèn và bị mối mọt + Công ty chưa xây dựng kho lưu trữ cho toàn công ty mà chủ yếu là tài liệu của bộ phận nào thì bộ phận đó tự lưu trữ. *Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thư - lưu trữ Trong thời gian qua công tác văn thư - lưu trữ trong công ty đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhược điểm do các yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại. Trong những năm gần đây công ty đã quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ, công ty đã có sự đầu tư cho lĩnh vực này trên các khía cạnh con người cũng như cơ sở vật chất kĩ thuật. Tuy nhiên sự đầu tư này còn chưa tương xứng với vai trò của công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của công ty. Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách quản lí công việc chưa chặt chẽ. Máy tính của các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, đôi khi chưa khai thác hết những khả năng mà tin học đem lại cho công tác văn thư - lưu trữ. Bên cạnh đó còn có những vướng mắc nguyên nhân nằm ở yếu tố con người. Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty không phải là cán bộ chuyên môn mà chỉ được đào tạo ngắn hạn. Do đó năng lực thực thi và điều hành còn kém chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ. Quá trình xử lí văn bản, giấy tờ đôi khi còn mang tính chất thủ công vẫn còn sử dụng những mẫu sổ viết tay. Nhân viên văn thư khi vào sổ văn bản còn có hiện tượng ghi chép tuỳ tiện, viết tắt không theo quy định. Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư – lưu trữ một vị trí làm việc riêng, nơi làm việc của nhân viên văn thư - lưu trữ chưa được sắp xếp khoa học, các loại giấy tờ, tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi cần sử dụng thì lại mất thời gian tìm kiếm. Công ty chưa có phòng lưu trữ riêng nên việc bảo quản và lưu trữ tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Công tác bảo quản tài liệu chưa khoa học, mang tính chất thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì khi sử dụng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cả phòng. Hiện nay trong việc bảo quản và lưu trữ thì tài liệu của bộ phận, phòng ban nào thì phòng ban, bộ phận đó tự quản lí vì vậy rất khó có thể quản lí, lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng được tài liệu lưu trữ một cách thống nhất và an toàn, bí mật. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.1.Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế do chưa được tập trung chú trọng, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Để khắc phục những hạn chế này, công ty nên tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên văn thư – lưu trữ từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ để nhân viên có thể đáp ứng được với yêu cầu của công việc. Việc cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học phải có trọng tâm trọng điểm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Đối với nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để hoàn thành tốt công việc thì cần được bồi dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao khả năng khai thác và sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại. 1.1.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà nhân viên văn thư – lưu trữ phải đảm nhiệm. Khác với các doanh nghiệp khác nhân viên văn thư sẽ soạn thảo tất cả các văn bản của công ty. Ở công ty TNHH Phúc Tiến thì văn bản thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản cho ban Giám đốc và phòng Hành chính - Quản trị. Tuy không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng những văn bản mà nhân viên văn thư phải soạn thảo đều là những văn bản quan trọng để gửi cho các cơ quan quản lí Nhà nước, đòi hỏi kĩ thuật cao, nhân viên văn thư phải chú ý đến thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn bản phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, chính xác, mang tính thuyết phục cao sao cho tạo được những thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan nhận văn bản. Tuyệt đối không được để ra sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty nói chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng. Chính vì vậy để các văn bản soạn thảo có chất lượng thì khi tiến hành soạn thảo văn bản nhân viên văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: + Đúng thể thức do Nhà nước quy định, bố cục chặt chẽ hài hoà, đầy đủ các yếu tố cần thiết. + Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải là ngôn ngữ chuẩn tiếng Việt, sử dụng đúng từ ngữ, ngữ pháp, cấu trúc câu, không được sử dụng từ ngữ địa phương. + Nhân viên soạn thảo văn bản phải nắm bắt được những thông tin mới nhất, những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước. + Phải tạo ra một văn bản khoa học, chính xác, đầy đủ về nội dung, đẹp về hình thức và phải đảm bảo về mặt thời gian của văn bản. Để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhân viên văn thư phải có kĩ năng soạn thảo văn bản thật cơ bản. Vì vậy để đảm bảo được những yêu cầu trên thì nhân viên văn thư của công ty phải: + Tự mình học tập, tìm hiểu, nghiên cứu trong các tài liệu, sách… + Công ty nên tạo điều kiện về vật chất cũng như về mặt thời gian để nhân viên văn thư được tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản. + Nhân viên văn thư có thể vừa đi làm vừa đi học các lớp tin học buổi tối để nâng cao khả năng sử dụng máy vi tính và nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản. 1.1.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính Hiện nay cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đặt ra khẩu hiệu phải ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lí và sản xuất. Và thực tế thì các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã trang bị cho các phòng ban, đơn vị những bộ máy vi tính rất hiện đại. Nhưng việc sử dụng chúng như thế nào thì lại là một vấn đề khác. Tại công ty TNHH Phúc Tiến cũng vậy phòng nào cũng được trang bị tối thiểu là một bộ máy vi tính, do tính chất công việc nên phòng kế toán được trang bị 6 máy cho 6 nhân viên và cũng chỉ duy nhất tại phòng kế toán là các máy vi tính được khai thác sử dụng có hiệu quả cho công việc nhất. Còn hầu hết các phòng ban còn lại rất ít sử dụng đến máy vi tính. Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính – Quản trị của công ty, em nhận thấy việc khai thác các tính năng và sử dụng máy vi tính của nhân viên văn thư vẫn còn rất nhiều vấn đề bất cập. Nhân viên văn thư chỉ sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, còn việc quản lí văn bản đến, văn bản đi, quản lí văn bản vẫn còn làm rất thủ công. Ngoài ra khi được trang bị bộ máy vi tính hiện đại, nhân viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính chất phục vụ cho công việc chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lí các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng. Từ những vấn đề trên, việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết về máy vi tính cho nhân viên văn thư là vấn đề rất bức thiết cần phải thực hiện ngay. Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên văn thư phải tự nỗ lực học tập và tìm hiểu những kiến thức về tin học thông qua các trung tâm tin học. Phải tự nghiên cứu cách bảo quản máy thông qua các loại sách, tạp chí công nghệ thông tin để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng đến công việc. Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh thần và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư yên tâm bồi dưỡng, nâng cao trình độ kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên văn thư mà còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty . Mặt khác công ty cũng nên nối mạng Internet để việc liên hệ giữa công ty với bên ngoài và ngược lại được nhanh chóng, thuận tiện. Hơn nữa nhân viên văn thư có thể dễ dàng tìm hiểu về những thông tin trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ nhằm bổ trợ cho công việc của mình và hiểu biết hơn về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn thế giới. 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp trong thời đại kinh tế thị trường mở như ngày nay. Cập nhật và nắm bắt nhanh hay chậm cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra rất sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác văn thư – lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên văn thư – lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác và đúng đắn. Hiện nay máy vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác văn thư – lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng kí văn bản, lập hồ sơ văn bản giấy tờ đến việc lưu trữ và tra cứu sử dụng tài liệu. Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính - Quản trị em nhận thấy tuy công ty đã trang bị cho bộ phận văn thư – lưu trữ một bộ máy vi tính. Tuy nhiên nhân viên văn thư mới khai thác được một số ứng dụng như: soạn văn bản, in văn bản. Còn những nghiệp vụ khác được thực hiện rất thủ công, mất nhiều thời gian, lại hay bị nhầm lẫn. Khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức cho nhân viên văn thư – lưu trữ. Khi sử dụng máy vi tính thì nhân viên văn thư có thể thực hiện được những công việc sau: *Quản lí vă bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng kí văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả những thông tin cần thiết như: số kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu… , nếu có sai sót thì có thể sửa được dễ dàng mà không cần phải dập xoá. Nhân viên văn thư có thể dễ dàng thống kê được số lượng văn bản đến hàng ngày, hàng tuần, hoặc cả năm mà không cần phải mất nhiều thời gian để đếm như vào sổ bằng tay. * Quản lí văn bản đi: Cũng tương tự như quản lí văn bản đến, nhân viên văn thư kẻ sẵn những mẫu sổ trên máy tính, khi có văn bản đi thì chỉ việc nhập vào đó những thông tin cần thiết theo quy định của công ty. * Thống kê được văn bản đến, văn bản đi: Ứng dụng này có khả năng thống kê văn bản được dễ dàng trong một ngày, một tuần, một tháng, hay một năm, một cách chính xác tuyệt đối. * Lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính được coi là biện pháp khoa học nhất giúp ích rất nhiều cho nhân viên văn thư. Khi cần tra cứu thì rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như: số, kí hiệu, nơi gửi … là có thể xác định được văn bản đó đang nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư – lưu trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức so với phương pháp tìm kiếm trên sổ sách. * Nối mạng cục bộ: Đây là phương cách làm việc mang tính khoa học, đem lại chất lượng cao. Nối mạng cục bộ sẽ giúp cho nhân viên trong toàn công ty nói chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo. * Thu thập thông tin: Có rất nhiều cách để thu thập thông tin như qua đài, báo, truyền hình,…nhưng cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề. Trên mạng Internet có rất nhiều những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư, sẽ giúp cho nhân viên văn thư - lưu trữ nắm được những thông tin mới nhất và giúp họ biết được mình đang đứng ở đâu trong thế giới của thông tin ngày nay. 1.3.Xây dựng kho lưu trữ tập trung Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia đã có quy định là tất mọi giấy tờ tài liệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về nguyên tắc là phải lưu trữ tập trung và quản lí thống nhất trong cơ quan. Tuy nhiên rất ít các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế làm được điều này hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ tài liệu ngay tại các phòng ban. Tại công ty TNHH Phúc Tiến hồ sơ tài liệu cũng không được lưu trữ một cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì bộ phận đó tự quản lí và lưu trữ. Hiện nay công ty chưa có kho lưu trữ tập trung đây là điều rất khó khăn cho cả nhân viên văn thư – lưu trữ và các phòng ban khác. + Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà nằm phân tán ở các phòng ban do đó việc quản lí, bảo quản không được thống nhất, vì thế mà các hồ sơ tài liệu không tránh khỏi bị mất mát, rách nát, mối mọt. + Nơi làm việc của các phòng ban đã trật trội, lại phải lưu trữ và bảo quản tài liệu vì vậy rất bất tiện và ảnh hưởng đến công việc. Việc bảo lưu trữ tài liệu ngay tại các phòng ban đã làm cho không khí trong phòng rất ngột ngạt dễ gây ức chế cho nhân viên trong phòng. + Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu: Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu tra cứu tài liệu để phục vụ cho công việc, mà tài liệu đó lại do nhiều bộ phận khác nhau lưu trữ thì nhân viên văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu đó. Như vậy hiệu quả công việc sẽ không cao và không đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ là chính xác, kịp thời, nhanh chóng, bí mật và hiệu quả. Để khắc phục những tồn tại trên thì công ty nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng để làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho toàn công ty. * Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung như sau: Dựa vào cơ cấu tổ chức của công ty mà nhân viên văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ cho phù hợp. Những hồ sơ, tài liệu chung của công ty nên được lưu trữ tập trung, còn những hồ sơ, tài liệu của phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó. Nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn các phòng ban sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ. Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Cách lưu trữ này vừa khoa học, vừa hiệu quả. Nhân viên văn thư- lưu trữ có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lí theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc trong ngăn. Để góp phần giải phóng chỗ để thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư phải thống kê những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị hoặc hết thời gian bảo quản để tiến hành tiêu huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Khi xây dựng nhà lưu trữ cần lưu ý một số tiêu chuẩn kĩ thuật sau đây: + Được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản cần thiết như: máy điều hoà, quạt thông gió để duy trì độ ẩm và nhiệt độ thích hợp, loại trừ sự xuất hiện của nấm mốc, mối mọt. + Lau chùi, quét, chải bụi thường xuyên + Có dụng cụ đo nhiệt độ + Sử dụng một số loại hóa chất để diệt nấm mốc, côn trùng + Các dụng cụ phòng cháy chữa cháy, các thiết bị bảo vệ, cửa ra vào được làm bằng chất liệu có độ bền cao khó bắt lửa, cửa sổ phải có lưới sắt, sử dụng loại kính phản quang. + Tủ phải được làm bằng những vật liệu chống cháy và cách nhiệt. + Các tủ tài liệu phải được kê cách tường 20cm, cách mặt đất 30cm, cách trần nhà 80cm. + Vị trí xây dựng phòng lưu trữ phải cách biệt với nơi làm việc, là nơi cao ráo, thoáng mát, yên tĩnh và sạch sẽ. 1.4.Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty làm việc chung với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - Quản trị, do đó mà điều kiện làm việc không được đảm bảo, diện tích làm việc dành cho nhân viên văn thư - lưu trữ rất nhỏ. Làm việc chung với các bộ phận khác đôi khi rất bất lợi đối với công việc cần sự tập trung cao như văn thư – lưu trữ vì nhân viên văn thư – lưu trữ hay bị phân tán bởi tiếng ồn của sự trao đổi công việc trực tiếp. Bàn làm việc ngổn ngang, thiếu ngăn nắp là một trong những yếu tố gây giảm hứng thú làm việc của nhân viên, vì vậy việc bố trí, sắp xếp bàn làm việc là một trong những yếu tố quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc. Bàn làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty chưa được sắp xếp một cách khoa học và hợp lí: Các văn phòng phẩm để không đúng vị trí, văn bản giấy tờ còn để lộn xộn không có sự phân loại. Để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh chóng, gọn gàng và chính xác thì nhân viên văn thư – lưu trữ cần phải chú ý những vấn đề sau: + Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết. + Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong thì hãy chuyển đi ngay. + Tất cả những tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp gọn gàng trong các tủ tài liệu. + Đối với những giấy tờ tài liệu chưa giải quyết xong thì xếp gọn gàng ngăn nắp đặt trên bàn và đặt ở phía tay trái vị trí ngồi của nhân viên văn thư. + Những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu thêm hoặc chưa giải quyết thì nên để vào ngăn bàn. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và giảm bớt sự căng thẳng về thần kinh, có thể trang trí phòng làm việc bằng cách để một chậu hoa ở cạnh bàn làm việc, treo những bức tranh ở trong phòng làm việc… Nhân viên văn thư có thể sắp xếp bàn làm việc của mình như sau: Điện thoại để ở đầu bàn bên trái, phía dưới đặt một cuốn danh bạ điện thoại, phía trước mặt chếch về bên phải là hộp ghim, kéo, tem, kẹp giấy, khoảng trống ở trước mặt dùng để ghi chép. Máy vi tính đặt ở đầu bàn phía bên phải. Một nguyên tắc khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. 1.5.Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ Để đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng thì phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban đơn vị trong công ty nói chung đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư – lưu trữ đề xuất các phương án tốt nhất để công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định và đem lại hiệu quả cao hơn. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu trữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, như vậy mới nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ, bộ phận văn thư – lưu trữ mới có thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế. Các phòng ban trong công ty cần phải coi trọng công tác văn thư – lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư – lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin của công ty được giữ bí mật, an toàn. Để đánh giá hoạt động văn thư – lưu trữ thì ngoài những yêu cầu của công tác văn thư – lưu trữ như nhanh chóng, chính xác, bí mật thì ban lãnh đạo công ty có thể sử dụng một số tiêu chí sau đây: + Mức độ hoàn thành công việc. + Chất lượng và hiệu quả của công việc. + Tinh thần, thái độ làm việc. + Lòng say mê và nhiệt tình với công việc. + Ý thức, trách nhiệm, độ tin cậy. Thông qua các tiêu chí này mà có thể đánh giá trình độ và đạo đức của nhân viên văn thư – lưu trữ. Từ đó, có kế hoạch giúp đỡ nhân viên, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp. * Cơ sở và điều kiện để thực hiện các giải pháp a) Sự quan tâm chỉ đạo của ban Giám đốc Sự động viên, khích lệ về mặt tinh thần của ban lãnh đạo công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy sáng tạo trong công việc đối với nhân viên văn thư – lưu trữ. Đây là một trong những đòn bẩy tinh thần giúp cho nhân viên văn thư – lưu trữ hoàn thành công việc tốt hơn. Giám đốc quan tâm đến điều kiện làm việc, theo dõi quy trình làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ nhằm phát hiện ra những thiếu sót, những mặt còn yếu kém của cán bộ công nhân viên và những trang thiết bị còn thiếu để bổ sung tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty, chủ động tạo mối quan hệ gần gũi, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên có tác dụng tạo cho nhân viên một tinh thần lao động thoải mái, thu hẹp khoảng cách giữa người lãnh đạo với người lao động tạo cho họ một sự mạnh dạn, sáng tạo trong công việc. b) Sự nỗ lực cố gắng không ngừng của chính bản thân nhân viên văn thư – lưu trữ Đây là một yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các giải pháp trên bởi con người luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bởi vì sự cố gắng vươn lên, sự không ngừng học hỏi nâng cao trình độ, chắc chắn nhân viên văn thư – lưu trữ sẽ tiếp nhận được những kiến thức để áp dụng vào trong công việc của mình. Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt hay không? Có năng suất chất lượng hay không? Điều đó phụ thuộc phần lớn vào người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi họ chính là người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. c) Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kĩ thuật thiết bị máy móc hiện đại Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác, việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ những năm trở lại đây đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị trường thì một số cơ quan cũng như doanh nghiệp đã quan tâm tới nghiệp vụ này, đã thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ. Bởi nếu thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà cả về lâu dài. Vì công tác văn thư – lưu trữ thực chất là công tác xây dựng và quản lí những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lí mà không có văn bản nào thay thế được. Thực tế cho thấy bất kì cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kĩ thuật hay cơ quan quản lí hành chính, hay những doanh nghiệp kinh doanh sản xuất, trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình ít nhiều cũng phải cần đến công tác văn thư - lưu trữ một cách hiệu quả để giải quyết công việc cụ thể hoặc tra cứu những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho nghiên cứu tình hình sản xuất kinh doanh, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương chính sách, đề ra các quyết định về quản lí… Công tác văn thư – lưu trữ của công ty trong thời gian vừa qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của phòng Hành chính - Quản trị cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập. Công ty đang nỗ lực khắc phục những mặt tồn tại này để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước ta. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Phúc Tiến đã giúp em hiểu thêm về thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, đây là công tác quan trọng trong việc điều hành nắm bắt xử lí thông văn bản giấy tờ kết hợp với xử lí thông tin, đồng thời còn là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho ban Giám đốc trong việc ra các quyết định được đúng đắn, chính xác, kịp thời và phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty, ngoài ra còn giúp cho các bộ phận khác trong công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại phòng Hành chính - Quản trị của công ty đã giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững những kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lí luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà, em xin được mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Tuy cố gắng hết sức nhưng bài khoá luận của em vẫn còn rất nhiều sai sót, em mong được các thầy, cô chỉ dạy thêm trên cơ sở đó em có thể hoàn thành tốt bài khoá luận của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên VŨ KHẮC TUẤN ._.