Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng

Chức năng của văn phòng 9 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng 11 1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 14 1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 14 1.4.2. Điều hành công việc văn phòng 15 1.4.3. Xây dựng quy chế 16 1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 16 1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 16 1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 17 1.4.7. Công tác hậu cần 18 1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 18 1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG 19 1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan 19 1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 20 1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 21 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25 2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường 25 2.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 26 2.1.3. Tổ chức và chế độ làm việc 31 2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 35 2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn 35 2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 40 2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC) 40 2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ 45 2.2.3. Chế độ làm việc 45 2.2.4. Các trang thiết bị văn phòng 46 2.2.5. Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính 47 2.2.5.1. Công tác thông tin 47 2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác 49 2.2.5.3. Công tác hậu cần 50 2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan 51 2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 55 2.2.5.6. Công tác văn thư – lưu trữ 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2: 65 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 66 3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO 66 3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP 68 3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN 69 3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO 70 3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ 70 3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 71 3.7. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 72 KẾT LUẬN CHUNG 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài Văn phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp được trôi chảy, đạt hiệu quả cao. Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của nền hành chính, việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng. Qua thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em nhận thấy văn phòng của Sở hoạt động chưa thật hiệu quả, công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn hạn chế. Bên cạnh đó khối lượng công việc của Sở ngày càng tăng dẫn đến khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng theo cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là rất cần thiết. Xuất phát từ thực trạng đó, em đã chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng”. Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại Sở. Phạm vi nghiên cứu Khoá luận nghiên cứu về các hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng. Phương pháp nghiên cứu Khoá luận đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp phân tích Phương pháp tổng hợp Phương pháp so sánh Phương pháp thống kê Phương pháp duy vật biện chứng Phương pháp phỏng vấn, đối thoại Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được bố cục thành ba chương: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý… Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. 1.1.2. Khái niệm văn phòng Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG 1.2.1. Vị trí của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì thế với vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, điều hành. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan. 1.2.2. Vai trò của văn phòng Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra. Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan, tổ chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn phòng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống. Trong quá trình hoạt động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo cáo tình hình cho lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con người cụ thể, một nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); còn đối tượng quản lý là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh dưới sự chỉ huy của con người. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ yếu là do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật chất cho các bộ phận, phòng ban trong cơ quan. 1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 1.3.1. Chức năng của văn phòng Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào văn phòng vẫn đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. * Chức năng tham mưu Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà quản lý, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn. * Chức năng tổng hợp Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình này luôn phải tuân theo những quy tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết quả. Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổng hợp. Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. * Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với từng loại công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể. Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất. Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu như sau: * Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. * Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. * Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. * Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng. * Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. * Thứ sáu là: Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc. *Thứ bảy là: Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. 1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn phòng. Hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau: 1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc * Tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng. Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết. * Phân công công việc: Trong một tổ chức đặc biệt là trong công tác văn phòng việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau: - Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (hai yếu tố này do luật (pháp luật) quy định). Mỗi cơ quan đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau trong xã hội. Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau, từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau. - Phân công theo khối lượng công việc của cơ quan: việc phân công công việc này phải dựa trên các cơ sở sau: + Dựa vào kế hoạch công tác được phê duyệt: theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu công việc trong thực tế. + Nguyên tắc quan trọng cho việc phân công công việc của cơ quan hay tổ chức đó là biên chế cơ quan. Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm. Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ. Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều tổ chức, nhiều cơ quan hoặc nhiều người đảm nhiệm. 1.4.2. Điều hành công việc văn phòng Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành công việc trong văn phòng. Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp thời triển khai công việc được giao. Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì điều hành công việc phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi. - Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan. - Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện. 1.4.3. Xây dựng quy chế Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế: - Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển. - Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. 1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp. Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp. 1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả.  * Nghiệp vụ văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây: - Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. - Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi. - Quản lý và sử dụng con dấu. * Nghiệp vụ lưu trữ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và để tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm: - Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ. - Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê. - Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. 1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau: - Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan. Đặc biệt thông tin cần thiết để: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan. + Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó. + Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất. + Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. + Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. + Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.4.7. Công tác hậu cần Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. 1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng 1 vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: - Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị. - Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan - Quản lý về số lượng, chất lượng lao động - Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên - Công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực. - Chế độ chính sá._.ch cho người lao động - Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng… 1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường VP phù hợp với các yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn lực văn phòng và thực hiện các hoạt động văn phòng. Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau: - Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp con người cho đúng người, đúng việc. Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao. - Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng. 1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ trưởng, cơ quan tổ chức nên các hoạt động của thủ trưởng, cơ quan diễn ra được trôi chảy, thuận lợi không chồng chéo làm giảm bớt gánh nặng công việc cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với các cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với nhân dân, với khách hàng. Thông qua văn phòng cơ quan, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức hoạt động, tổ chức hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và vị trí của cơ quan trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông suốt, có hiệu quả cao, không trì trệ. Chính vì những lý do như vậy nên tổ chức khoa học văn phòng cơ quan phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời, có khoa học nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. 1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố đó là: Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: công tác văn thư – lưu trữ nằm trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao. Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Các yếu tố môi trường làm việc gồm: - Y tế và phúc lợi. - Sự sạch sẽ trong văn phòng. - Sự an toàn. - Trang trí văn phòng. - Nhiệt độ văn phòng. - Âm thanh, tiếng ồn. - Yếu tố văn hóa tổ chức. 1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng * Nguyên tắc pháp chế Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó một cách nghiêm chỉnh. Trong quá trình thực hiện các quy chế, quy định đó ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan. * Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút cán bộ công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động văn phòng, đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của văn phòng. * Nguyên tắc liên tục Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giới làm việc hành chính thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư… Không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau. * Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyền được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình. Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơ quan. Do đó nguyên tắc này phải được coi trọng thực hiện. * Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỉ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hành chính cao càng rộng, phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn. Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh , vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Ngươi lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trên đây là một số yếu tố lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trong cơ quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết.  CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường Tên giao dịch : Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng Trụ sở đặt tại : 275 Lạch Tray - Ngô Quyền - Hải Phòng Số điện thoại : 0313732425 Số fax : 03137326272 Website : www.haiphong.gov.vn/sotainguyen Giám đốc Sở : Bùi Quang Sản - Trước năm 1981, Sở Tài nguyên và Môi trường có tên gọi là Phòng quản lý ruộng đất thuộc uỷ ban nông nghiệp thành phố Hải Phòng. Năm 1982, Sở chuyển tên thành Ban chỉ đạo thống kê đất thuộc UBND TP Hải Phòng. Từ năm 1985, Sở đổi tên thành Ban quản lý ruộng đất trực thuộc UBND TP Hải Phòng. Từ năm 1987, Sở đã đổi tên thành Ban quản lý đất đai trực thuộc UBND TP Hải Phòng. Tiếp đó ngày 19/10/1994 căn cứ vào quyết định 1111/QĐ - Tổ chức chính quyền quyết định thành lập Sở địa chính Hải Phòng. Sau đó ngày 19/10/2001 căn cứ vào quyết định 2957/QĐ – UB thành lập Sở địa chính – nhà đất Hải Phòng. Cuối cùng là từ năm 2003 đến nay,Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng căn cứ vào: + Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân + Quyết định số 45/2003/QĐ-TTg ngày 02/4/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường, đổi tên Sở Khoa học, Công nghệ và Môi trường thành Sở Khoa học và công nghệ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương và thông tư liên tịch số 01/2003/TTLT- BTNMT-BNV ngày 15/7/2003 của Bộ Tài nguyên và Môi trường - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân quản lý nhà nước về Tài nguyên và Môi trường ở địa phương + Thông báo số 183/TB-TU ngày 15/8/2003 của Ban Thường vụ Thành uỷ về công tác tổ chức, cán bộ của Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ,Sở Xây dựng đã quyết định thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng, trên cơ sở tổ chức, bộ máy Sở Địa chính – Nhà đất hiện tại và tiếp nhận chức năng nhiệm vụ, tổ chức, biên chế quản lý nhà nước, tổ chức và biên chế sự nghiệp các lĩnh vực: Tài nguyên nước (từ Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chuyển sang). Tài nguyên khoáng sản (từ Sở Công nghiệp chuyển sang). Môi trường (từ Sở Khoa học, Công nghệ và Môi trường chuyển sang) Sở Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước thành phố và sử dụng con dấu theo quy định. Trụ sở Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hải Phòng đặt tại 275 Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng 2.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng * Vị trí và vai trò Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ. Sở Tài nguyên và Môi trường chịu sự quản lý trực tiếp của Uỷ ban nhân dân thành phố về tổ chức, biên chế và các mặt công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường. * Chức năng và nhiệm vụ Với vị trí và vai trò quan trọng như trên, Sở Tài nguyên và Môi trường có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể là : Trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành các quyết định và chỉ thị về quản lý tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ (sau đây gọi chung là tài nguyên và môi trường) trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo phân cấp của Chính phủ. Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quy hoạch phát triển, chương trình, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về tài nguyên và môi trường phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của thành phố. Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định các biện pháp bảo vệ tài nguyên và môi trường ở địa phương, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, quy hoạch, kế hoạch sau khi được xét duyệt; Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về tài nguyên và môi trường. Về tài nguyên đất: Giúp Uỷ ban nhân dân thành phố lập quy hoạch, kế hoạch, sử dụng đất và điều chỉnh quy hoạch kế hoạch sử dụng đất cấp thành phố; hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện. Tổ chức thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân thành phố xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của quận, huyện, thị xã và kiểm tra việc thực hiện. Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố. Tổ chức thực hiện việc điều tra khảo sát, đo đạc đánh giá phân hạng đất và lập bản đồ địa chính; đăng ký đất đai, lập, quản lý, chỉnh lý hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất đai; ký hợp đồng thuê đất theo quy định của pháp luật; đăng ký giao dịch bảo đảm quyền sử dụng đất, tài sản gắn liên với đất đối với các tổ chức. Tham gia định giá các loại đất ở địa phương theo khung giá,nguyên tắc,phương pháp định giá các loại đất do Chính phủ quy định. Về tài nguyên khoáng sản: Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn hoặc thu hồi giấy phép khai thác, chế biến khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường, than bùn và khai thác tận thu khoáng sản, chuyển nhượng quyền hoạt động khoáng sản thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật. Giúp Uỷ ban nhân dân thành phố chủ trì phối hợp với các bộ, ngành có liên quan để khoanh vùng cấm hoặc tạm thời cấm hoạt động khoáng sản trình Chính phủ xem xét quyết định. Về tài nguyên nước và khí tượng thuỷ văn: Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động điều tra, thăm dò, khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước theo phân cấp; kiểm tra việc thực hiện. Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động của các công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng tại địa phương; chỉ đạo việc kiểm tra thực hiện sau khi được cấp phép. Tổ chức việc điều tra cơ bản, kiểm kê, đánh giá tài nguyên nước theo hướng dẫn của Bộ tài nguyên và môi trường. Tham gia xây dựng phương án phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai ở thành phố. Về môi trường: Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi quyết định phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường đối với cơ sở sản xuất kinh doanh theo phân cấp. Cấp, gia hạn, thu hồi giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường cho các tổ chức, cá nhân theo phân cấp. Thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường của các dự án, cơ sở theo phân cấp. Tổ chức thu phí bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật. Về đo đạc và bản đồ: Thẩm định và đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoặc uỷ quyền cấp phép hoạt động đo đạc và bản đồ cho các tổ chức và cá nhân đăng ký hoạt động đo đạc và bản đồ trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt kết quả thẩm tra, thẩm định chất lượng công trình, sản phẩm đo đạc và bản đồ địa chính, đo đạc và bản đồ chuyên dụng của thành phố. Tổ chức xây dựng hệ thống điểm đo đạc, cơ sở chuyên dụng, thành lập hệ thống bản đồ địa chính, bản đồ chuyên đề phục vụ các mục đích chuyên dụng. Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ và kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước về xuất bản, việc đình chỉ phát hành, thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót về thể hiện chủ quyền quốc gia, địa giới hành chính, địa danh thuộc địa phương; ấn phẩm bản đồ có sai sót nghiêm trọng về kỹ thuật. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật. Chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý tài nguyên và môi trường ở cấp huyện và cấp xã. Phối hợp với cơ quan có liên quan trong việc bảo vệ các công trình nghiên cứu, quan trắc về khí tượng thuỷ văn, địa chất khoáng sản môi trường, đo đạc bản đồ. Thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp luật,giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật về tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ về quản lý tài nguyên và môi trường ; tham gia hợp tác quốc tế; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật. Tham gia thẩm định các dự án, công trình có nội dung liên quan đến lĩnh vực tài nguyên và môi trường. Báo cáo định kỳ 6 tháng, 1 năm và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác được giao cho thành phố và Bộ tài nguyên và môi trường. Quản lý về tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức thuộc sở, trong ngành và cán bộ xã, phường, thị trấn làm công tác quản lý về tài nguyên và môi trường theo quy định của bộ tài nguyên và môi trường và Uỷ ban nhân dân thành phố. Quản lý tài chính, tài sản của sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố . Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố giao. 2.1.3. Tổ chức và chế độ làm việc * Sơ đồ bộ máy SƠ ĐỒ BỘ MÁY SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Phòng Quản lý Môi trường Giám đốc Sở TN&MT ) Phó Giám đốc Văn phòng sở Công ty Xây dựng và Tư vấn TN - MT Bộ phận nhận và trả kết quả Phó Giám đốc Phòng Quản lý TNKS Nước & KTTV Phòng Quản lý Tài nguyên đất Thanh tra sở Trung tâm quan trắc Môi trường Phòng bản đồ - địa chính Phòng pháp chế Trung tâm thông tin TN - MT Trung tâm kỹ thuật TN - MT Trung tâm phát triển quỹ đất Văn phòng ĐK QSDĐ * Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban trong Sở Giám đốc Sở: Giám đốc Sở điều hành mọi hoạt động của cơ quan và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác và các đơn vị cụ thể như sau: Phụ trách lĩnh vực: Công tác tổ chức cán bộ; Tài chính, Quy hoạch - Kế hoạch; Cải cách hành chính. Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng Khoa học; Chủ tịch Hội đồng thẩm định… Phụ trách các phòng: Văn phòng Sở; Phòng quản lý tài nguyên đất; Phòng Bản đồ - Địa chính và các đơn vị sự nghiệp: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên – môi trường. Giám đốc Sở là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Sở; chịu trách nhiệm báo cáo công tác của ngành trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố và Bộ Tài nguyên và Môi trường khi được yêu cầu. Phó giám đốc Sở: Phó giám đốc Sở 1 : - Phụ trách lĩnh vực: Tài nguyên Khoáng sản - Nước – Khí tượng thuỷ văn; Môi trường; Công nghệ thông tin. Phó Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Phó Chủ tịch Hội đồng khoa học. Phụ trách các phòng: Quản lý môi trường; Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn và các đơn vị sự nghiệp; Trung tâm Quan trắc môi trường; Trung tâm thông tin Tài nguyên – Môi trường Phó giám đốc Sở 2 : Phụ trách lĩnh vực: Thanh tra; Tiếp công dân; Công tác bồi thường giải phóng mặt bằng. Phụ trách các phòng: Pháp chế; Thanh tra Sở và các đơn vị: Trung tâm Phát triển quỹ đất, Công ty xây dựng và tư vấn Tài nguyên – Môi trường. Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực được phân công. Ngoài nhiệm vụ được phân công trên các Phó Giám đốc được cử tham gia thành viên các Ban chỉ đạo, Hội đồng tư vấn của thành phố và các công trình trọng điểm thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; Được uỷ quyền giải quyết các công việc khác khi Giám đốc vắng mặt hoặc theo yêu cầu công tác. Văn phòng Sở: Chịu sự lãnh đạo, điều hành trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy và cán bộ; nhân sự và tiên lương; tổng hợp, thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; quản trị hành chính; tài chính – tài vụ; nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”. Phòng quản lý môi trường: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Phòng quản lý tài nguyên khoáng sản - nước và khí tượng thủy văn: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Phòng bản đồ - địa chính: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Phòng quản lý tài nguyên đất: Tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; lập hồ sơ giao đất; cho thuê đất; thu hồi đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất. Phòng pháp chế: Giúp Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường; Tổ chức thực hiện công tác xây dựng các văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật về tài nguyên và môi trường thuộc thẩm quyền của UBND thành phố; Thẩm định, rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật; Kiểm tra các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc Sở; Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về tài nguyên và môi trường đối với các tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố; Kiểm tra việc thực hiên pháp luật. Thanh tra Sở: Thực hiện chức năng thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật. Trung tâm quan trắc môi trường: Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường bao gồm: quan trắc, giám sát, phòng chống ô nhiễm, cải thiện chất lượng môi trường, ứng dụng công nghệ, điều tra, xây dựng cơ sở dữ liệu, đào tạo cán bộ kỹ thuật về bảo vệ môi trường, tuyên truyền, giáo dục pháp luật về bảo vệ môi trường. Thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ cho các tổ chức và công dân trong lĩnh vực quan trắc, phân tích môi trường và ứng dụng các biện pháp về bảo vệ môi trường. Trung tâm thông tin tài nguyên – môi trường: Giúp Giám đốc Sở thực hiện việc triển khai xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của thành phố Hải Phòng phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của ngành và đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu về tài nguyên và môi trường. Quản lý công trình xây dựng đo đạc hình thành trong quá trình quản lý nhà nước về địa chính trên địa bàn thành phố theo phạm vi quản lý và phân cấp của Bộ Tài nguyên và Môi trường. 2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng * Lập và thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất - Lập quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất các cấp: Từ nhu cầu sử dụng đất cho phát triển đô thị và công nghiệp trong giai đoạn từ 2008 – 2010 và đến 2020 là rất lớn nên ngành đã chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố lập đề án điều chỉnh, kế hoạch sử dụng đất đến năm 2010 và quy hoạch sử dụng đất đến năm 2020 của thành phố. - Thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất (giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất): Năm 2008 Sở đã trình UBND thành phố ban hành thông báo chủ trương thu hồi đất 37 dự án, diện tích 272,6 ha. Thực hiện kế hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng - theo nghị quyết 36 ngày 28/12/2006 của Chính phủ, năm 2008 đã thực hiện thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất 64 dự án, diện tích 772,39 ha, đạt 103,9% kế hoạch năm 2008, trong đó: khu vực đô thị 30 dự án, diện tích 339,36 ha; khu vực nông thôn 34 dự án, diện tích 433,03 ha. * Đăng ký thống kê, kiểm kê đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Thực hiện chỉ thị số 31/CT-TTg ngày 14/12/2007 của TTCP về kiểm kê quỹ đất đang quản lý, sử dụng của các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất, UBND thành phố đã thành lập ban chỉ đạo do lãnh đạo UBND thành phố làm trưởng ban, giám đốc Sở TN&MT làm phó ban thường trực. Sở TN&MT với trách nhiệm cơ quan thường trực ban chỉ đạo đã xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện đúng theo tiến độ theo quy định của ban chỉ đạo Trung ương và Bộ TN&MT. Qua kiểm kê thấy phần lớn các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất có ý thức quản lý, sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai (xây dựng nhà xưởng sản xuất, văn phòng làm việc, cửa hàng, xây dựng tường bao để bảo vệ đất). Nhưng vẫn còn nhiều tổ chức sử dụng đất không có hiệu quả, lãng phí tài nguyên đất; có hiện tượng xin giao đất, thuê đất nhưng không sử dụng đất do hạn chế về năng lực tài chính và tự ý chuyển nhượng không đúng quy định. Năm 2008 là năm thứ ba tiếp tục thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân thành phố khóa 13, hoàn thành cấp giấy quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố. * Về hoạt động đo đạc bản đồ và xây dựng giá đất Thẩm định nguồn gốc đất phục vụ công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng 11 dự án công trình trọng điểm có vướng mắc phức tạp với diện tích 488,28 ha gồm 551 hộ gia đình, cá nhân và 15 tổ chức. Hoạt động đo đạc bản đồ có nhiều tiến bộ cả về phương tiện kỹ thuật và chất lượng, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên môi trường đã chủ động cải tiến công nghệ trang bị thêm máy móc hiện đại để đảm đương những công trình trọng điểm. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các quận, huyện đều được Sở phê duyệt đề án làm căn cứ pháp lý để hoạt động đo vẽ, lập trích lục, trích sao hồ sơ địa chính đáp ứng yêu cầu giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và bồi thường giải phóng mặt bằng. Công tác xây dựng giá đất là nhiệm vụ mới nhưng ngành chưa có cán bộ và kinh nghiệm, được sự hỗ trợ tích cực của ngành Tài chính với sự nỗ lực của các thành viên trong tổ công tác liên ngành Tài chính – Tài nguyên và Môi trường, sự phối kết hợp chặt chẽ với các ngành, đăch biệt là sự chủ động trong khảo sát, đề xuất của các quận, huyện và nghiên cứu tham khảo mức giá đất của các tỉnh, thành phố liền kề và có cùng vị thế đã xây dựng bảng giá đất năm 2009 đảm bảo tiến độ báo cáo UBND thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố tại kỳ họp thứ 14 để ra nghị quyết thông qua ngày 10/12/2008. * Bồi thường giải phóng mặt bằng Trong năm 2008, tại 14 quận, huyện (trừ Bạch Long Vỹ) đã thực hiện bồi thường 212 dự án với diện tích 2091,69 ha; 17.049 hộ có đất bị thu hồi, trong đó có 4.740 hộ có đất thổ cư; 881 hộ phải bố trí tái định cư; tổng số tiền bồi thường, hỗ trợ: 4.040 triệu đồng, 7.389 hộ đã nhận tiền bồi thường, còn 1.535 hộ chưa nhận tiền bồi thường do nhiều nguyên nhân. Công tác bồi thường giải phóng đang gặp nhiều thách thức lớn do tâm lý chờ đợi giá đất thay đổi hàng năm; vấn đề chính sách giải quyết lao động và việc làm, bố trí tái định cư và những vấn đề xã hội khác. Thực tiễn công tác giải phóng mặt bằng trong năm qua đã chứng minh việc liên tục thể chế hoàn thiện cơ chế chính sách về bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đồng thời với việc phân cấp triệt để là hướng chỉ đạo đúng, hiệu quả. Thành phố chỉ tập trung việc hoạch định chính sách, kiểm tra, hướng dẫn và tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho cấp huyện và chủ đầu tư. * Đấu giá quyền sử dụng đất tạo vốn đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng Việc đấu giá quyền sử dụng đất đã đưa chính sách đất đai vào cuộc sống, việc đấu giá công khai, minh bạch là thể hiện công bằng xã hội, dân chủ, công khai, từng bước làm lành mạnh hóa thị trường bất động sản ở cả đô thị và nông thôn đã chứng minh hiệu quả về kinh tế, lượng đất sử dụng hàng năm cho nhu cầu ở tại khu vực nông thôn chỉ bằng 1/3 những năm trước đây nhưng số thu từ sử dụng đất lại đạt từ 1,5 đến 2 lần hàng năm tại các huyện. Việc đấu giá quyền sử dụng đất ở vừa thực hiện đúng luật đất đai vừa chấm dứt tình trạng giao đất trái thẩm quyền ở khu vực nông thôn từng diễn ra trong những năm trước đây. * Quản lý tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước Năm 2008 cấp giấy phép thăm dò khoáng sản cho 07 dự án với tổng diện tích 432,87 ha. Thành phố đã quyết định phê duyệt kết quả thăm dò đánh giá trữ lượng khoáng sản cát làm vật liệu san lấp 03 dự án với tổng diện tích 204,58 ha, trữ lượng 7.718.470 mét khối. Thành phố đã ký cấp giấy phép khai thác khoáng sản: 07 doanh nghiệp, diện tích 31,79 ha, trữ lượng 2.694.131 mét khối. Cấp giấy phép khai thác nước dưới đất và cấp giấy phép cho một số tổ chức. * Quản lý và bảo vệ môi trường Kiểm tra, thanh tra việc tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường và hiện trạng gây ô nhiễm môi trường của các doanh nghiệp trong địa bàn thành phố, kiểm soát hoạt động nhập khẩu phế liệu, báo cáo đánh giá môi trường… 2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn * Thuận lợi Sở Tài nguyên và Môi trường đã hoàn thành 06 chương trình, đề án thành phố giao trong năm 2008, đó là: Đề án thành lập Chi cục Bảo vệ môi trường, đề án thành lập Quỹ bảo vệ môi trường, đề án GPMB nhanh các dự án trọng điểm, đề án tăng cường quản lý đất đai và phát triển thị trường bất động sản, giai đoạn 2 dự án hỗ trợ năng lực thiết bị công nghệ thông tin, sắp xếp địa điểm làm việc các đơn vị sự nghiệp của Sở, quy hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng đến năm 2020. Bên cạnh đó, Sở Tài nguyên và Môi trường kịp thời tham mưu cho thành phố một số giải pháp thực hiện để giải phóng mặt bằng, giao đất các dự án trọng điểm: dự án Đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải Phòng, khu công nghiệp Đình Vũ, khu đô thị và sân golf Sôn._.ời gian tiến hành hội nghị. - Địa điểm hội nghị. - Kết quả hội nghị. Khi đã có bản kế hoạch hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trình giám đốc Sở xem xét, nếu đã hợp lý sẽ tiến hành in bản kế hoạch đó và gửi cho ban lãnh đạo Sở và các phòng ban để làm căn cứ thực hiện. * Chuẩn bị cho hội nghị - Lập chương trình nghị sự: Nội dung chương trình nghị sự sẽ được chuẩn bị trước. Trong chương trình hội nghị, những vấn đề quan trọng, những vấn đề có liên quan đến tất cả mọi người trong hội nghị sẽ được sắp xếp lên trước, những vấn đề ít quan trọng được đưa xuống phía sau. Trong công việc sắp xếp chương trình sẽ đưa ra thời gian cụ thể cho mỗi nội dung và nêu ra cán bộ nào là người chịu trách nhiệm về công việc báo cáo, ai chịu trách nhiệm về tài liệu. - Quy định thành phần hội nghị: Tùy theo quy mô của hội nghị và yêu cầu của ban lãnh đạo Sở mà thành phần hội nghị có thể là toàn bộ cán bộ, công chức, nhân viên trong toàn Sở hoặc chỉ gồm một số người có liên quan trực tiếp đến hội nghị. Đối với những hội nghị lớn, quan trọng, ban lãnh đạo Sở thường mời các đơn vị hoặc tổ chức cấp trên đến dự đó là lãnh đạo Bộ Tài nguyên và Môi trường, lãnh đạo UBND Thành phố Hải Phòng, lãnh đạo các ban ngành địa phương… - Xác định thời gian hội nghị: Đó là việc xác định hội nghị khai mạc vào lúc nào, bao lâu, kết thúc khi nào, thời gian của mỗi phần việc là bao lâu… - Làm giấy mời: Cán bộ văn thư cơ quan căn cứ vào bản danh sách khách mời sau đó tiến hành làm giấy mời. Nội dung của giấy mời gồm có: + Lý do tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức hội nghị. + Thời gian và địa điểm hội nghị. + Lời yêu cầu, đề nghị… Sau khi làm xong giấy mời thì trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký. Sau khi có chữ ký, cán bộ văn thư đóng dấu vào giấy mời và làm thủ tục gửi giấy mời. Những khách mời ở xa, giấy mời được gửi qua đường bưu điện, những đơn vị ở gần trưởng hoặc phó phòng Tổ chức – Hành chính trực tiếp đến và gửi giấy mời. Giấy mời được gửi đi trước khi hội nghị được tổ chức. - Chọn và trang trí phòng họp: Đối với những hội nghị nhỏ, phòng họp được tổ chức tại hội trường đặt ở tầng 5 của Sở. Những hội nghị lớn, hội trường họp được thuê ở bên ngoài. Trong phòng họp thường được trang trí cờ, hoa, biểu ngữ, tượng Bác Hồ… - Chuẩn bị phương tiện: Các tài liệu cần chuẩn bị: chương trình nghị sự, danh sách đại biểu, báo cáo chính, bản tham luận… Các phương tiện ghi biên bản: giấy, bút, máy vi tính, máy ghi âm… Chuẩn bị chỗ ngồi của chủ tọa và tổ thư ký. - Chuẩn bị khác: Trong thời gian diễn ra hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính đã phân công người chuyên lo từng mặt như: + Điện sáng, âm thanh, điều hòa… + Nước uống trước hội nghị và trong giờ nghỉ. + Sinh hoạt văn hóa giải trí. Đặc biệt luôn có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra những vấn đề trên để đảm bảo không xảy ra sai sót. * Nhìn chung công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng đã đạt được những kết quả sau: - Công tác tổ chức luôn chu đáo, gây ấn tượng tốt cho các đại biểu tham dự hội nghị. - Bản kế hoạch của hội nghị được lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ những thông tin cần thiết. Do đó rất thuận lợi cho ban lãnh đạo Sở và các phòng ban làm căn cứ thực hiện. - Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan. - Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết và được bảo quản cẩn thận. - Các báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, bài phát biểu của lãnh đạo được chuẩn bị chu đáo. * Tuy nhiên, các công việc cần làm để tổ chức một hội nghị là rất nhiều và phức tạp, do đó công tác tổ chức còn có những hạn chế: - Trong một số hội nghị, số lượng văn phòng phẩm mua quá nhiều không dùng hết, do đó gây lãng phí. - Phòng họp nhiều khi được thuê quá rộng so với số lượng đại biểu tham dự hội nghị. - Các trang thiết bị trong phòng họp hầu hết phải đi thuê ở bên ngoài. * Nguyên nhân: Phòng Tổ chức – Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng chưa có bộ phận chuyên lo công tác hậu cần. 2.2.5.6. Công tác văn thư – lưu trữ Quản lý văn bản Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều qua cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản, vào sổ văn bản đi và chuyển đến các đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm giải quyết. Trong quá trình hoạt động, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng thường có các loại văn bản sau: - Báo cáo về thực hiện nhiệm vụ, báo cáo xin ý kiến cấp trên… - Quyết định: bổ nhiệm cán bộ, luân chuyển cán bộ, thành lập phòng mới, đơn vị mới, kỷ luật cán bộ, nâng lương cán bộ… - Tờ trình về việc thu hồi đất, tờ trình cấp trên về việc bổ nhiệm cán bộ (cấp thành phố quản lý)… - Thông báo về việc quy định thời gian làm việc, thông báo về việc chuyển địa điểm, thông báo về việc chi trả tiền bồi thường giải phóng mặt bằng, thông báo giới thiệu chữ ký, thông báo giới thiệu con dấu… * Đối với văn bản đi, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đi tại Sở được giải quyết như sau: Cán bộ được phân công soạn thảo văn bản theo từng lĩnh vực chuyên môn riêng và chịu trách nhiệm về độ chính xác, về nội dung và tính pháp lý của văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra tất cả các văn bản do các cán bộ soạn thảo chuyển đến, kiểm tra xem văn bản đã được trình bày đúng thể thức, vị trí các thành phần và thẩm quyền ban hành văn bản hay không. Khi phát hiện sai sót thì báo với người soạn thảo để sửa chữa bổ sung. Sau khi đã kiểm tra văn bản soạn thảo đã đúng thể thức, cán bộ văn thư trình giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở xem xét và ký chính thức. Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền được cán bộ văn thư đóng dấu, ghi ngày tháng lên văn bản, vào sổ văn bản đi và phát hành văn bản. Văn bản có mức độ mật, khẩn thì phải đóng dấu “mật”, “tuyệt mật”, “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” lên văn bản và bì thư dưới số và ký hiệu. Cán bộ văn thư viết bì văn bản, đề đầy đủ tên cơ quan, địa chỉ của người nhận văn bản. Sở sử dụng bì thư được in riêng của Sở đã đề sẵn tên và địa chỉ của Sở. Cán bộ văn thư chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đi được hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày sau khi văn bản đó được ký, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Mỗi văn bản đi được cán bộ văn thư lưu hai bản chính, một bản lưu tại văn thư Sở và một bản lưu trong hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại văn thư Sở được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bìa sổ đăng ký văn bản đi: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: .... Từ ngày..........đến ngày.......... Từ số..........đến số................ Quyển số:.... Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (Nguồn : Phòng Tổ chức – Hành chính) * Đối với văn bản đến, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến tại Sở được giải quyết như sau: Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư trực tiếp kiểm tra ngoài bì xem địa chỉ người nhận đã đúng chưa. Nếu nhầm thì cán bộ văn thư tiến hành gửi trả lại. Đối với văn bản “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư không được bóc bì mà căn cứ vào thông tin ghi trên phong bì để đăng ký vào sổ văn bản đến, sau đó chuyển tận tay người có tên trên bì thư. Đối với văn bản thường, cán bộ văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu văn bản đến để xác định văn bản đã được đăng ký vào sổ văn bản đến vào giờ, tháng, năm nào. Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, bằng mực đỏ. Bìa sổ đăng ký văn bản đến: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: .... Từ ngày..........đến ngày.......... Từ số..........đến số................ Quyển số:.... Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (Nguồn:Phòng Tổ chức – Hành chính) * Nguyên tắc ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Sở Cán bộ văn thư của Sở đã thực hiện như sau: Ghi số và ký hiệu rất rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt những từ không thông dụng, không dập xóa, không viết bằng bút mực dễ phai hoặc bút chì. Cán bộ văn thư tự vào sổ, tự kẻ mẫu sổ. Đối với ngày dưới 10, đối với tháng dưới 3 thì có số 0 ở đằng trước. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu của Sở được sắp xếp gọn gàng trên giá theo thứ tự nhất định, dễ thấy khi sử dụng. Hết thời gian làm việc, cán bộ văn thư cất vào tủ có khóa. Cán bộ văn thư không mang dấu ra khỏi trụ sở làm việc, không nhờ người khác cất hộ, không làm biến dạng con dấu và thường xuyên lau chùi con dấu cho sạch sẽ. Khi con dấu bị mất thì cán bộ văn thư báo ngay cho lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền. Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức, đã có chữ ký của lãnh đạo vào bản chính. Dấu trong văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùng lên chữ ký một phần ba hoặc một phần tư về phía trái. Mực dấu là màu đỏ tươi, màu cờ Tổ quốc. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm về con dấu mà mình đóng trước giám đốc Sở và pháp luật. Công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng được chia làm 2 loại: - Những tài liệu mang tính kỹ thuật, chuyên môn thì do các cán bộ đó tự lưu trữ và quản lý. - Cán bộ văn thư lưu trữ những tài liệu mang tính chất chung của Sở. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. * Quy trình lưu giữ văn bản được cán bộ văn thư tiến hành theo các bước sau: Trước tiên, cán bộ văn thư lập hồ sơ, việc lập hồ sơ được thực hiện bắt đầu từ khi xuất hiện văn bản đầu tiên. Những văn bản tài liệu liên quan đến công việc gì thì được đưa vào hồ sơ của công việc đó và được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, đánh số trang cho hồ sơ. Tiếp theo, cán bộ văn thư tiến hành thu thập văn bản đưa vào lưu trữ. Cuối cùng kết thúc hồ sơ và cán bộ văn thư cất hồ sơ vào tủ lưu trữ. * Hồ sơ của Sở được chia làm 2 loại: - Hồ sơ tạm thời (hồ sơ ngắn hạn): là những văn bản chỉ sử dụng trong quá trình giải quyết công việc, được tiêu hủy ngay khi giải quyết xong công việc, nội dung hồ sơ này không liên quan làm ảnh hưởng tới việc lưu trữ. Bìa đựng hồ sơ tạm thời làm bằng nhựa cứng khổ B4 có nhãn tiêu đề dán ở gáy, được cán bộ văn thư sắp xếp theo trình tự thời gian. - Hồ sơ lưu trữ (hồ sơ dài hạn): được cán bộ văn thư phân loại sắp xếp theo thứ tự thời gian và tên loại văn bản. Hồ sơ lưu trữ cứ 3 năm được lập lại một lần và sau 10 năm thì bị tiêu hủy. Bìa đựng hồ sơ lưu trữ được làm bằng bìa catton hoặc cặp nhựa. Hồ sơ được cất trong tủ và có khóa cẩn thận, chỉ có bộ phận văn thư giữ chìa khóa của tủ lưu trữ. Trước khi tiêu hủy, cán bộ văn thư đã đánh giá tài liệu, xem xét văn bản còn giá trị hay không.  * Công tác văn thư - lưu trữ tại Sở đã đạt được những kết quả sau: Trong thời gian qua, công tác văn thư – lưu trữ tại Sở đã có sự tiến bộ rõ rệt. Đặc biệt, cán bộ văn thư được đi tập huấn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ nên công việc giải quyết nhanh chóng. Việc sử dụng máy tính, máy in, máy photocopy vào soạn thảo và in ấn làm cho văn bản của Sở được nâng cao về hình thức trình bày. Nội dung văn bản đi đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, bám sát thực tế, phù hợp với pháp luật hiện hành, đảm bảo được độ tin cậy cần thiết, hạn chế được nhiều sai sót về mặt nội dung. Việc đăng ký văn bản đến, văn bản đi đều do cán bộ văn thư thực hiện, đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về quản lý văn bản. Việc lưu trữ các tài liệu chuyên môn do từng cán bộ đó quản lý. Trong hoạt động của mình, khi cần cán bộ đó có thể tra cứu tài liệu ngay. * Một số hạn chế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Sở: - Cán bộ văn thư đã được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại có kết nối internet nhưng vẫn chưa khai thác hết những chức năng của máy để phục vụ cho công việc của mình mà hầu như chỉ dùng máy tính như công cụ để đánh máy. Việc đăng ký văn bản đến, văn bản đi chỉ thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy tính, việc quản lý lưu trữ hồ sơ cũng chưa được thực hiện trên máy tính. - Sở có kho lưu trữ riêng nhưng việc quản lý và sử dụng chưa được tốt, đem lại hiệu quả không cao. Công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. * Nguyên nhân của những hạn chế trên là do: - Trình độ của cán bộ văn thư còn hạn chế, các công việc giải quyết tương đối nhiều. - Sở chưa có nhân viên phụ trách về công tác lưu trữ (cán bộ văn thư kiêm nhiệm luôn công tác lưu trữ). KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Trong thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em đã phân tích, tìm hiểu thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở. Công tác văn phòng tại Sở đã đạt được nhiều kết quả mang lại hiệu quả không nhỏ trong hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, công tác văn phòng cũng có những hạn chế cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất, tối ưu nhất. Từ đó, quá trình quản lý và điều hành cơ quan sẽ được thuận lợi, suôn sẻ. Trên đây, em đã phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở, tìm ra những mặt được, những mặt chưa được và nguyên nhân của những hạn chế đó. Theo em, ban lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn phòng ở nhiều lĩnh vực như nhân sự, điều kiện làm việc, quy chế quản lý… CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới công tác văn phòng trong các cơ quan nhà nước đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng trực tiếp tới việc giúp cho các cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả công việc. Để công tác văn phòng thực sự là một bộ máy giúp việc đắc lực cho các cơ quan, doanh nghiệp thì cần phải có các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. 3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO Thông tin được coi là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Thời đại công nghệ thông tin mới đã tạo cho mọi người có cơ hội tốt để phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc. Vì vậy việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho lãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các phòng ban hoạt động hiệu quả. Hoạt động quản lý luôn cần đến thông tin, thông tin có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự thống nhất hoạt động của văn phòng. Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần phải nắm vững nhu cầu về thông tin của ban lãnh đạo vào các bộ phận khác trong Sở; đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp những thông tin đó. Thông thường bộ phận văn phòng sẽ nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều lĩnh vực. Do vậy, thông tin phải được tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định. Sau khi các thông tin được tóm tắt, bộ phận văn phòng cần sắp xếp theo hệ thống để tránh có những trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin. Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các cán bộ trong Sở, bộ phận văn phòng cần tìm hiểu chính xác yêu cầu của người cần cung cấp thông tin (yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì, thời gian cho phép để thu thập và xử lý thông tin, hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản, sao chụp hay báo cáo trực tiếp…). Sau khi cung cấp thông tin xong, bộ phận văn phòng cần lưu lại các thông tin đã cung cấp. Điều này sẽ giúp bộ phận văn phòng thuận lợi trong việc cung cấp thông tin lần sau, hoặc có thể làm bằng chứng cần thiết khi những thông tin đã cung cấp bị phản đối, hoặc bị xuyên tạc, bóp méo. * Để khắc phục hạn chế trong công tác thông tin, báo cáo của hoạt động văn phòng tại Sở cần có những biện pháp sau: + Cần đặt mua thêm lượng báo chí nhiều hơn nữa để các cán bộ trong cơ quan có thể nắm bắt kịp thời và thu thập được nhiều thông tin hơn. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin là Internet, hiện nay các thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội đều được đưa lên mạng Internet một cách đầy đủ và chính xác. Vì vậy việc truy cập Internet sẽ giúp cho các cán bộ có được nhiều thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất. + Để không ảnh hưởng tới tiến độ, thời gian lập báo cáo của cán bộ văn phòng, Sở cần đưa ra quy định về thời gian cụ thể đối với các cán bộ phải nộp báo cáo chi tiết cho cán bộ văn phòng. + Sở đã trang bị cho văn phòng hệ thống máy tính hiện đại và đã kết nối Internet nhưng trong thực tế cho thấy việc thu thập và truyền tải thông tin qua mạng Internet của nhân viên vẫn còn hạn chế. Để khắc phục tình trạng trên, ban lãnh đạo Sở cần thường xuyên quan tâm, đôn đốc hướng dẫn cán bộ công chức làm việc trong bộ phận văn phòng phát huy tối đa ưu thế quan trọng của máy vi tính và mạng Internet. Nếu biết áp dụng triệt để các lợi ích của máy vi tính, các cán bộ có thể quản lý thông tin bằng máy tính thay vì sử dụng sổ sách như hiện nay, có thể dùng mật mã để bảo vệ thông tin mật của mình, tránh tình trạng để lộ thông tin ra bên ngoài. Qua hệ thống Internet, văn phòng cũng có thể truyền tải thông tin tới các bộ phận và nhận thông tin phản hồi nhanh nhất bằng hình thức gửi email mà không cần cử người trực tiếp đến phòng ban, làm tốt điều này sẽ tiết kiệm được rất nhiều sức người, sức của cho cơ quan. + Nếu bộ phận văn phòng có những biện pháp tăng cường nguồn thông tin và xử lý thông tin tốt sẽ góp phần phục vụ kịp thời cho hoạt động của cơ quan. Khi các thông tin đã đầy đủ và chính xác sẽ giúp ban lãnh đạo có thể xử lý nhanh các tình huống xảy ra trong quản lý. 3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP Chương trình công tác là kế hoạch tác chiến giúp cho ban lãnh đạo cơ quan chỉ đạo điều hành công việc được toàn diện, vừa đảm bảo công việc thực hiện trước mắt, đồng thời quán xuyến được mọi công việc trọng tâm, lâu dài tạo ra được sự thích ứng hợp lý về mục tiêu và biện pháp thực hiện. Việc xây dựng chương trình công tác có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đảm bảo cho các hoạt động của Sở và các bộ phận trong Sở được tiến hành liên tục, hiệu quả. Ngoài ra, việc xây dựng chương trình công tác còn có chức năng điều chỉnh xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của cơ quan. * Để hạn chế những khó khăn trong công tác tham mưu, tổng hợp cần có một số biện pháp sau: + Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các cán bộ trong văn phòng, từ đó mỗi cán bộ sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn. + Các cán bộ trong Sở cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với lãnh đạo. Ban lãnh đạo Sở cũng cần kịp thời khen thưởng những cán bộ có sự cố gắng, có tính sáng tạo trong công việc. Điều này thể hiện sự dân chủ, tình cảm mật thiết giữa ban lãnh đạo với các cán bộ trong Sở. + Cán bộ văn phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của các cán bộ trong cơ quan để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc: Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới. Nguyên tắc thứ hai là nguyên tắc ưu tiên. Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết. Cuối cùng là nguyên tắc dự phòng. Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp. Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp cán bộ văn phòng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cán bộ trong Sở, phù hợp với mục tiêu hoạt động của Sở, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo được tính khả thi. 3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN * Chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo: Đối với công tác này, hiện nay văn phòng đã thực hiện được tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên để công tác được đảm bảo và chặt chẽ hơn nữa, văn phòng nên có một bản quy định về việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. Trưởng phòng TC – HC nên giao cho một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc đó. Bên cạnh đó cũng cần có những hạn mức kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo. * Công tác mua sắm trang thiết bị cho cơ quan: Sở phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị luôn sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm các văn phòng phẩm cho cơ quan luôn đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra cũng cần có sự quản lý tránh tình trạng lãng phí không cần thiết. * Công tác phục vụ: Sở cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ như yêu cầu khả năng giao tiếp của nhân viên bảo vệ để có thể tạo thiện cảm với khách của cơ quan ngay khi họ đến và trước khi ra về. Bên cạnh đó cũng cần có yêu cầu về tuổi tác đối với nhân viên bảo vệ, theo em độ tuổi đảm bảo và phù hợp với công việc này từ 25 đến 40 tuổi. Hiện nay tại Hải Phòng có rất nhiều các công ty bảo vệ có uy tín, Sở có thể lựa chọn một trong các công ty bảo vệ đó để thuê nhân viên bảo vệ. Nhân viên của các công ty bảo vệ này được đào tạo, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ. Do đó chất lượng hay nói cách khác hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao hơn. Đối với nhân viên tạp vụ đòi hỏi phải có sự nhiệt tình với công việc, ý thức tiết kiệm cho cơ quan. 3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Hiện nay, văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng đã thực hiện các công tác hội nghị, hội thảo khá tốt, tuy nhiên vẫn cần phải có những quy định cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho từng cuộc họp, hội nghị. Làm được như vậy sẽ thực hành được tiết kiệm, tránh lãng phí. Công tác này tại văn phòng của Sở vẫn tồn tại hạn chế cần khắc phục, đó là việc chưa tuyên truyền được cho các cán bộ nhân viên trong cơ quan về tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị. Bởi vậy, văn phòng cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để mọi người nắm bắt được các kế hoạch sắp tới của cơ quan, những kết quả đã đạt được và là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo. 3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ Hiện tại phòng Tổ chức – Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng vẫn chưa có nhân viên lưu trữ, việc lưu trữ của cơ quan vẫn do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Khối lượng công việc của cán bộ văn thư là rất lớn nên công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công việc này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu được hình thành trong quá khứ. Theo em, để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ lưu trữ nói riêng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng thì phòng Tổ chức – Hành chính cần xin ý kiến ban lãnh đạo của Sở tuyển thêm một cán bộ chuyên phụ trách về công tác lưu trữ cho Sở. Cán bộ được tuyển dụng phải có năng lực, trình độ chuyên môn về lưu trữ được đào tạo tại các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photocopy, máy fax… và có trình độ ngoại ngữ, tin học để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác tại bộ phận lưu trữ là rất cần thiết. 3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Để công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện hơn, bộ phận văn phòng nên áp dụng một số biện pháp sau: + Cần xây dựng ngay quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Trong văn phòng Sở nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản để các cán bộ trong cơ quan nắm rõ và thực hiện. Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư – lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức hay chưa trước khi trình lãnh đạo ký. + Phòng văn thư – lưu trữ phải được trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy. Trưởng phòng TC – HC nên trình ý kiến ban lãnh đạo Sở xin được bố trí một phòng đọc riêng để các cán bộ, nhân viên trong Sở đến mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất. + Cán bộ văn thư – lưu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát. + Mỗi năm, cán bộ văn thư – lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ để các bộ phận trong Sở thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định vị trí hồ sơ trên giá. Những hồ sơ của năm trước, những văn bản mật sẽ được cất trong tủ đựng hồ sơ có khóa. Trên giá chỉ đựng hồ sơ của năm hiện tại. + Đối với công tác lưu trữ, Sở thường có nhiều văn bản giầy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn có giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi sau này. Nếu không có chế độ bảo quản tốt thì sẽ làm hư hại tài liệu. Do vậy, việc bảo quản hồ sơ phải tuân theo những quy định sau: Đối với tủ đựng hồ sơ: do các văn bản giấy tờ rất dễ bị hư hại, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Cán bộ văn thư – lưu trữ nên sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc. Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ sơ là nơi không bị ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau bụi bẩn. Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra. 3.7. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Để nâng cao hiệu quả công việc thì việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức là rất cần thiết. Các cán bộ công chức làm việc trong bộ phận văn phòng của Sở hầu hết đều là những cán bộ lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Nhưng không phải có nhiều kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu của công việc mà khi trình độ khoa học đang được áp dụng trong công tác văn phòng nếu như họ không được đào tạo lại thường xuyên. Theo em để mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phòng tại Sở thì phòng Tổ ban lãnh đạo Sở cần lên chương trình đào tạo thường xuyên cho đội ngũ nhân viên của mình để đáp ứng ngày càng tốt hơn khối lượng công việc ngày càng nhiều và phức tạp. Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên thì việc cử nhân viên đi học thêm các lớp nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cũng là rất cần thiết. Bởi vì văn phòng được coi là cổng gác thông tin của cơ quan, toàn bộ thông tin từ các tổ chức chính quyền, từ cơ quan quản lý cấp trên đều qua bộ phận văn phòng và được các cán bộ công chức tập hợp và phân phối cho các bộ phận có liên quan. Hơn nữa hiện nay việc truyền tải thông tin qua mạng internet đang rất phổ biến, nếu các cán bộ nhân viên có trình độ tin học, ngoại ngữ thì việc giải quyết các công việc và thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ cơ quan sẽ giản đơn hơn rất nhiều. Không những vậy các thông tin thu thập sẽ đa dạng không chỉ thu được những thông tin trong nước mà còn có những thông tin hữu ích của nước ngoài. Hình thức đào tạo là đề xuất với UBND thành phố Hải Phòng và các ngành chức năng cấp kinh phí mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức. Bên cạnh đó cũng thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ. Văn phòng Sở nên lập kế hoạch để cử người đi học mà vẫn không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (học ngoài giờ hành chính là tốt nhất). KẾT LUẬN CHUNG Luận văn đã tập trung nghiên cứu, phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng trong vấn đề giúp việc cho ban lãnh đạo Sở. Luận văn đi sâu phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở, trọng tâm là công tác thông tin báo cáo, công tác tham mưu tổng hợp, công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần và tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Từ đó đưa ra những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ việc phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, luận văn đưa ra phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Sở. Các giải pháp nêu ra trong luận văn khi thực hiện tốt sẽ góp một phần nào nâng cao chất lượng và hoàn thiện hơn công tác văn phòng tại Sở, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng của Sở trong xu hướng phát triển chung của nền kinh tế đất nước. Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu đề tài làm luận văn khá rộng, mang tính tổng hợp cùng với trình độ hạn chế nên chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Bởi vậy, em rất mong được sự giúp đỡ góp ý của thầy cô giáo. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong bộ môn quản trị kinh doanh trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành chính văn phòng (Tác giả Mike Harvey) Tổ chức của hoạt động công sở nhà nước (Luận văn Thạc sỹ Quản lý nhà nước – Tác giả Khuất Văn Sách) Giáo trình môn Tổ chức và Quản trị văn phòng (Thạc sỹ Trần thị Ngà – Học viện Hành chính Quốc gia) Làm thế nào để công việc hành chính có năng suất cao (Tác giả Miêu Tú Kiệt – Nhà xuất bản Lao động xã hội) ._.