Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng

lưu trữ………………………………………………….. 4. Chức năng của công tác lưu trữ…………………………………………… 5. Nội dung của công tác lưu trữ…………………………………………… III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG…………………………………. 1. Các yếu tố ảnh hưởng………………………………………………………. 2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ……………………………. Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG…………………………………………………………….. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. …………………………………………………………… 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty……………………………………… 3. Cơ cấu tổ chức………………………………………………………………. 4. Tình hình nhân sự của Công ty……………………………………………. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty…………………………….. 6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp………………………………… II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG……………………… 1. Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây Lắp điện Hải Phòng………………………………………………………….. 2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng……………………………………………… 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. …………………………………………………………. 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ……………………………………………………………… Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng……………………………………………… 3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được 3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty………………………………………………………………….. 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng………………………. Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. 1. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học……… 2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ. …………………………………………………………………… 3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc…………………………… Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan…………………………… 5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước………………… II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP…………………………………... 1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty. 2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ. …………………………………………………………………. 3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước…………… 4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại…………………………………………………………………………. KẾT LUẬN 1 4 4 4 5 6 23 23 23 23 23 24 26 26 27 28 28 30 31 36 37 38 41 41 44 44 60 63 63 64 65 67 68 69 71 73 76 76 76 77 77 78 79 LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ đó chính là văn bản, giấy tờ. Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sử dụng lâu dài. Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty có bề dày lịch sử hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Hiện nay Công ty đã có nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ, song công tác này vẫn còn nhiều bất cập. Là một sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ của mình vào việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của Công ty. Vậy xuất phát từ tinh thần đó em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng ”. Mục đích nghiên cứu của đề tài Nội dung khóa luận của em tập trung nghiên cứu lý luận về công tác văn thư – lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng để thấy những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn tại của công tác văn thư – lưu trữ. Từ đó em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác văn thư – lưu trữ để công tác này hoạt động ngày càng có hiệu quả cao. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Trong đó đi sâu nghiên cứu các nghiệp vụ của công tác này. Đối với công tác văn thư em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau: Quản lý và giải quyết văn bản đến Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Xây dựng và ban hành văn bản Quản lý và sử dụng con dấu Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Phục vụ tra cứu, sao lục Tiêu hủy tài liệu Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và hoạt động của Công ty nói chung. Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng: Phương pháp duy vật biện chứng Phương pháp phân tích tổng hợp Phương pháp thống kê Phương pháp điều tra, khảo sát Phương pháp mô tả Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin. 2. Yêu cầu Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: 2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan. 2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng. 2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản. 2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. 3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 3.2. Ý nghĩa Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình. 4. Nội dung công tác văn thư 4.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký và vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư. Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. 4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình tự thủ tục sau: Kiểm tra và phân loại sơ bộ Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc rách không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản. Trường hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện hoặc người đưa thư. Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại: Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức trong cơ quan) gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan. Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin… Bóc bì văn bản đến: Bóc bì VB đến được tiến hành theo các quy định sau: Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận đựơc văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến. Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện…soát lại phong bì xem có bỏ xót văn bản hay không? Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi. Nếu có điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. 4.1.2. Đăng ký văn bản đến Mục đích: Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều kiện tra tìm văn bản nhanh chóng, dễ dàng. Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản vào các phương tiện đăng ký Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ. Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản. Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần sau: Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân nào giải quyết, lưu hồ sơ số. TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số đến:……………. Ngày đến:…………. Chuyển:…………… Lưu hồ sơ:………… Bảng số 1: Mẫu dấu đến Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số và chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề gì? Ai là người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu tài liệu. Đăng ký văn bản đến có thể dùng sổ văn bản đến, thẻ đăng ký và máy tính. Để thuận lợi cho việc vào sổ, chuyển giao và ký nhận dựa theo ý kiến ghi trên lề văn bản của người phụ trách thì văn thư nên chia văn bản theo từng đơn vị này đến đơn vị khác. Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó. Tùy theo số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ. Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng lý văn bản đến. TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:……. Từ số………….đến số…………… Từ ngày………..đến ngày……….. Quyển số:……… Bảng số 2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Nội dung đăng ký sổ “văn bản đến”: gồm 10 cột STT Số đến Tên CQ ban hành Số và ký hiệu Ngày tháng Trích yếu Số lượng Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … … … … … … … … … … Bảng số 3: Nội dung đăng ký sổ văn bản đến Văn bản “Mật” đến gồm 11 cột như mẫu văn bản đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”. Bìa cũng giống như bìa sổ văn bản đến thường. Ngoài ra nếu văn bản là đơn, thư thì có mẫu riêng gồm 8 cột: Số đến Nơi gửi Số và ký hiệu Ngày/tháng Trích yếu Mức độ mật Nơi nhận Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 … … … … … … … … Bảng số 4 : Nội dung sổ đăng ký văn bản là đơn thư 4.1.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến Trình xin ý kiến phân phối Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viên văn thư phải trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công tác này cụ thể là thủ trưởng cơ quan nếu là cơ quan nhỏ có ít văn bản hoặc là cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính nếu là cơ quan lớn có nhiều văn bản và được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện Chuyển giao “văn bản đến” Tất cả văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản. Theo quyết định số 91/QĐ - BT ngày 14/6/1998 của chủ nhiệm văn phòng Hội đồng Bộ trưởng .Nếu là văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản. Các văn bản khác cũng phải chuyển ngay trong ngày cho người có trách nhiệm giải quyết. Yêu cầu khi chuyển giao văn bản Giao văn bản tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ. Cần chú ý không để cho người không có liên quan xem, biết được nội dung của văn bản. Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản kể cả thủ trưởng cơ quan cũng phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đó. TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm:……. Từ ngày………đến ngày………… Quyển số………… Bảng số 5: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 …… ……… ………. ………… ………….. Bảng số 6: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến Đối với văn bản “Mật”: Mẫu chuyển giao văn bản “Mật” giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3). Thông thường các cơ quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật thêm cột ký nhận ngay sau cột đơn vị hoặc người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều. 4.1.4. Tổ chức giải quyết văn bản đến Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết. Các cán bộ thừa hành sau khi nhận được văn bản, phải được nghiên cứu nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời. Những công việc có liên quan đến cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết. Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh. Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi trên lề văn bản, không được đóng dấu lên văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Chỉ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản đó, các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến. Những văn bản đề cập đến các vấn đề quan trọng như chủ trương, chương trình kế hoạch, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác của cấp trên đối với cơ quan…phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyết. Đối với văn bản mật: Mức độ mật và phạm vi phổ biến đã được trình bày trong phần thể thức văn bản. Bất kỳ người nào được biết bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau: Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi công tác (Nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến công tác). Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản, tài liệu mật đi công tác không được giao cho người khác giữ hộ. Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn. Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với qui định chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước. Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối, tiến độ chuyển giao và việc giải quyết văn bản. Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính. 4.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan. Đăng ký văn bản đi Là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản… vào những phương tiện đăng ký: sổ đăng ký, thẻ, máy tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc sai xót được. Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận. Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Tất cả các văn bản đi của cơ quan do thủ trưởng cơ quan ký ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản. Ghi ngày, tháng lên văn bản: Ngày, tháng trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào phương tiện đăng ký, yêu cầu ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số 0 ở đằng trước) Đóng dấu vào văn bản đi Dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vào văn bản đó khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký nhận văn bản. Vào sổ văn bản đi Sau khi đóng dấu xong thì vào sổ văn bản đi. Yêu cầu khi vào sổ phải ghi đầy đủ, chính xác số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản và các yếu tố cần thiết. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi” TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:….. Từ số….…….đến số……….. Từ ngày……..đến ngày…….. Quyển số……… Bảng số 7: Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi Nội dung sổ đăng ký văn bản đi Số và ký hiệu Ngày tháng Trích yếu Nơi nhận Đơn vị, người giữ bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 ….. ……. ……… ………… ……… ………….. Bảng số 8: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi Đối với sổ “Văn bản mật”cũng giống sổ đăng ký văn bản thường chỉ thêm “mức độ mật” sau cột 3. Chuyển giao văn bản đi Văn bản đi phải được đăng ký và gửi đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan. Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản. Những văn bản có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải được chuyển từ trước. Mặt khác ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong bì để dễ dàng nhận biết. Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc gửi văn bản với số lượng nhiều phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra Lưu ý: Trên phiếu gửi phải ghi đầy đủ, chính xác mọi chi tiết để tránh nhầm lẫn và đề nghị nhận được văn bản thì nơi nhận phải gửi trả lại phiếu gửi cho nơi gửi. Khi gửi văn bản đi phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ. Để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng thì những văn bản lưu phải sắp xếp theo từng loại , năm nào để riêng năm đó. Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thể thức qui định của Nhà nước. Đối với bản lưu “văn bản mật” thì khi đưa vào lưu trữ cần sắp xếp theo mức độ mật. Bì đựng văn bản nên làm bằng loại giấy bền, dầy để tránh nhìn thấy chữ bên trong văn bản, ngoài bì phải ghi đầy đủ chính xác: tên cơ quan, số, ký hiệu văn bản, địa chỉ nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng, không được viết tắt. Mọi văn bản gửi đi đều phải vào sổ “chuyển giao văn bản” Dưới đây là mẫu bìa và nội dung sổ chuyển giao văn bản đi TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm:……. Từ ngày……….đến ngày……… Quyển số………… Bảng số 9: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi Ngày tháng Số và ký hiệu Số lượng Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 …… ……. ……….. ………… …………. Bảng số 10: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đi 4.3. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 4.3.1. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành Khái niệm: Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn bản đó. Tác dụng Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy đủ và có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. Những nguyên tắc cơ bản khi nộp hồ sơ Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong khi lập hồ sơ nếu có những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ, những văn bản đó để riêng. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, hợp lý, phản ánh được tình hình tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc. Theo nguyên tắc này thì văn bản phải đựơc thu thập đầy đủ, nhất là những văn bản chủ yếu, những văn bản liên quan với nhau. Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ. Nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sự việc thì không để lẫn với những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu là một tập văn bản dung tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào. Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Nội dung và phương pháp lập hồ sơ Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lập trong năm. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước. Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác này phải dự kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm. Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì. Từ những dự kiến của mỗi cán bộ sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn vị, của cơ quan. Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ sơ cần phải lập trong năm của cơ quan, do thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Mở hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý “văn bản đi, đến”. Mỗi hồ sơ đúng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn có những giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không để lẫn lộn, mất mát. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Tùy theo đặc điểm của từng lọai hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Trong thực tế các cơ quan thường sắp xếp theo cách sau: Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ. Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề: là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề. Sắp xếp theo đặc trưng của tác giả: tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giây tờ của cùng một tác giả. Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch: Tất cả văn bản, giây tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ. Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: tức là tập hợp đưa vào những văn bản, giây tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý. Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Tất cả những văn bản giấy tờ có cùng một thời gian nhất định vào cùng một hồ sơ. Kết thúc hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét lại các hồ sơ xem có đủ, trùng văn bản hay không. Đối với những hồ sơ có cùng thời hạn bảo quản vĩnh viễn là lâu dài phải ghi “Mục lục văn bản” đã in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của cục lưu trữ nhà nước. Bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải theo tiêu chuẩn của cục lưu trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa phải cẩn thận, rõ ràng, đầy đủ, chính xác. Tên cơ quan Đơn vị tổ chức HỒ SƠ (Từ ngày….đến ngày…) …tờ Phông số ……………..Thời gian bản quản………………… Mục lục số……………………………….. Hồ sơ số………………………………….. Bảng số 11: Mẫu bìa mục lục văn bản STT Số ký hiệu Ngày tháng Tác giả Trích yếu nội dung Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 ._.5 6 7 …… ………. ………. ……. ………. ………. ……. Bảng số 12: Mẫu mục lục văn bản 4.3.2. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng, tổ công tác một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ đó mới nộp lưu trữ. Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại cho đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thì hủy theo qui định. Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thông kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng. 4.4: Xây dựng và ban hành văn bản Qui trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý Nhà nước là toàn bộ các công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc được tiến hành theo một trình tự nhất định. Nội dung qui trình gồm các bước sau: Bước 1: Thảo văn bản: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Các giai đoạn để soạn thảo một văn bản gồm Chuẩn bị: Để thảo một văn bản có nội dung quan trọng phức tạp, đặc biệt là những văn bản qui phạm pháp luật nhằm điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó cần phải có quá trình chuẩn bị cẩn thận. Trong quá trình chuẩn bị phải thực hiện các công việc sau: Nắm chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước thông qua ý định của lãnh đạo. Xác định phạm vi điều chỉnh của văn bản. Xác định loại văn bản cần ban hành Lập kế hoạch thời gian hoàn thành soạn thảo văn bản. Viết đề cương và thông qua đề cương. Viết đề cương tức là sử dụng các tài liệu sẵn có trong tay để sắp xếp thành các chương, mục, các điều khoản theo một trật tự khoa học để làm nổi bật mục đích, yêu cầu, nội dung chủ yếu cần nêu ra trong văn bản. Đề cương là cơ sở để người thảo dựa vào đó để viết thành bản thảo, tránh tình trạng trùng lặp ý, bỏ sót ý hoặc bản thảo viết ra không đúng ý của lãnh đạo Viết bản thảo và sửa chữa bản thảo: Sau khi đề cương đã thông qua, bằng ngôn ngữ văn bản, thể văn hành chính pháp luật, phương pháp trình bày ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, dễ nhớ và tính chính xác cao viết thành bản thảo đầu tiên. Bản thảo viết xong phải đọc lại và sửa chữa trước khi trình lãnh đạo. Bước 2: Duyệt bản thảo Nguyên tắc chung Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký. Người duyệt bản thảo phải ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt Tất cả những văn bản gửi đi do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được Chánh văn phòng xem xét các mặt thủ tục, thể thức trước khi ký và ban hành. Bước 3: Đánh máy và in sao văn bản. Nguyên tắc chung Bản thảo sau khi được ký tắt phải chuyển giao cho bộ phận đánh máy, để đánh máy hoặc nhân bản. Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và nhất thiết phải có chữ ký của người có trách nhiệm. Khi đánh máy phải đảm bảo chính xác đúng nguyên bản. Người thảo văn bản phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy đó Văn bản gửi lên cấp trên phải là bản có chữ ký trực tiếp của thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan. Nghiêm cấm việc sao chụp cả dấu và chữ ký trong văn bản. Tổ chức thực hiện: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay, việc đánh máy sao in văn bản của cơ quan có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp như làm văn bản trên máy tính, sao chụp… Bước 4: Ký và ban hành văn bản Sau khi văn bản được đánh máy xong phải chuyển ngay cho đơn vị hoặc người thảo văn bản xem lại và chịu trách nhiệm về văn bản đó. Tiếp theo chuyển cho Chánh văn phòng xem xét lại thủ tục, thể thức và trình ký. Văn bản sau khi được ký chính thức thì chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành 4.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước hay tư nhân dù lớn hay nhỏ hoạt động dưới bất kỳ hình thức nào đều phải có con dấu riêng của cơ quan mình, bởi theo nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của chính phủ đã qui định: “Con dấu được sử dụng trong cơ quan các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân phải được quản lý thống nhất theo các qui định trong nghị định này của chính phủ”. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là vấn đề hết sức cần thiết. 4.5.1. Một số qui định cho việc quản lý và sử dụng con dấu Con dấu phải được giao cho cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữ và đóng dấu. Chỉ người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản. Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo chỉ định của lãnh đạo cơ quan. Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ, có khóa trong cũng như ngoài giờ làm việc. Con dấu chỉ được đóng lên những văn bản sau khi đã có chữ ký của người có đủ thẩm quyền. Phải sử dụng đúng mực dấu do Nhà nước qui định, không được dùng các thứ mực dễ phai. Con dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không được tùy tiện mang con dấu theo người. Tuyệt đối không được dùng vật cứng để cọ rửa con dấu. Việc khắc dấu phải theo qui định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ. 4.5.2. Phân biệt các loại dấu Dấu chỉ mức độ “mật” Mức độ mật chỉ rõ tính chất bí mật của sự việc nêu ra trong nội dung văn bản Dấu mức độ mật gồm 3 loại: “mật”, “tối mật” “tuyệt mật” và do người ký văn bản quyết định. Văn bản có dấu mức độ “tối mật” phải làm 2 bì. Bì ngoài viết như bình thường và đóng dấu có các ký hiệu B,C . Bì trong đóng dấu mức độ mật. Những văn bản có dấu mật chỉ cần 01 bì, bì ngoài đóng chữ A. Dấu chỉ mức độ “khẩn” Mức độ “khẩn” chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay đến tay người nhận. Mức độ “khẩn” gồm 3 loại: “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” do người ký văn bản quyết định. Tóm lại: công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Khái niệm về công tác lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. 2. Phông lưu trữ: Là toàn bộ khối lượng tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị tổ chức hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử, kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản trong một kho lưu trữ thích hợp. 3. Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội…có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, an ninh quốc phòng được lập hồ sơ lưu và lưu trữ. 4. Chức năng: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó công tác lưu trữ có chức năng sau: Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia. Tổ chức sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia nhằm góp phần thực hiện tốt các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng. Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo ra tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia. 5. Nội dung của công tác lưu trữ 5.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên nhằm từng bước hoàn thiện phông lưu trữ quốc gia nói chung và từng phông lưu trữ cụ thể nói riêng. Thu thập bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, đặc biệt chú ý đến những tài liệu hình thành ở các đơn vị, cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ. Ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước. 5.2. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Các vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ chủ yếu làm bằng giấy, phim nhựa…nên tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kỹ thuật bảo quản. Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên nhiệt độ và độ ẩm thường xuyên cao. Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc bảo quản chúng. Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mặt khác nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. 5.3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu tra cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan, tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công cụ tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Đối với toàn xã hội công tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt được Đảng và Nhà nước rất quan tâm. Ngày 15/4/2001, chủ tịch nước CHXHCNVN đã ký lệnh công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã được ủy ban quốc hội thông qua ngày 4/4/2001. Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ. 5.4. Phục vụ tra cứu sao lục Đây là một hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ, đòi hỏi đáp ứng kịp thời nhanh chóng và an toàn, không để lưu hại mất tài liệu. Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải: Thông báo tài liệu lưu trữ theo chủ đề nhất định. Cung cấp bản sao, tránh lạc tài liệu. Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ phải lập sổ giao nhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị sao lục. PHIẾU ĐỀ NGHỊ SAO LỤC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Họ và tên:………………………………………………….. Đơn vị công tác:……………………………………………. Tài liệu sao lục:…………………………………………….. Lý do sao lục:………………………………………………. Ngày…tháng…năm…… Người đề nghị Bảng số 13: Mẫu phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ 5.5. Tiêu hủy tài liệu Tiêu hủy tài liệu trong trường hợp tài liệu đó không còn bất cứ giá trị nào đối với doanh nghiệp. Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy có chữ ký của cán bộ lưu trữ của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của lãnh đạo cơ quan. III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG. 1. Các yếu tố ảnh hưởng 1.1. Môi trường làm việc Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của các bộ công nhân viên. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lý, khoa học phòng làm việc cũng như phương tiện trang thiết bị trong phòng, phòng làm việc phải đảm bảo các yếu tố sau Thông thoáng: phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng tới sức khỏe của con người bởi sức khỏe là vấn đề quyết định tới năng suất chất lượng công việc. Tiếng ồn: Đây là nhân tố ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của người làm việc. Màu sắc: màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc. Ánh sáng: ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khỏe mà còn tác động đến tâm sinh lý của người làm việc. 1.2. Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật Khoa học công nghệ và kỹ thuật phát triển sẽ giúp rất nhiều cho công tác thu thập và xử lý thông tin nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng. Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc hiện đại như máy vi tính, điện thoại,máy photo… 1.3. Trình độ cán bộ văn thư lưu trữ Trình độ của cán bộ công nhân viên luôn là yếu tố quyết định trực tiếp tới năng suất, chất lượng công việc.Cho dù phương tiện thiếtbị có hiện đại đến đâu nhưng nếu con người không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa học vào công việc của mình thì các phương tiện đó cũng trở thành vô ích. Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sự quyết tâm, lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ công nhân viên cũng là nguồn hỗ trợ lớn đối với công tác văn thư. 2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ là hai công tác có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin. Nếu thiếu hoặc làm thiếu một trong hai công tác này thì việc xử lý thông tin sẽ không thực hiện được. Vì vậy trong điều lệ công tác văn bản giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của hội đồng chính phủ đã qui định: “Văn bản giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước. Làm văn bản giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước. Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả.” Ngược lại lưu trữ là sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư. Do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận văn thư – lưu trữ. Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Công ty Cổ phần Đầu tư xây lắp điện Hải Phòng tiền thân là Công ty điện lực Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 1449/QĐ-TCCQ2 ngày 31/07/1976 và được thành lập theo quyết định số 144/QĐ-TCCQ ngày 20/01/1993 mang tên Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.Ngày 30/12/2004 chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần theo quyết định số 3629/QĐ-UB của Chủ tịch UBND thành phố Hải Phòng. Tên tiếng Anh: HAI PHONG ELECTRIC CONTRUCTION AND INVESTTMENT JOIN STOCK COMPANY Tên giao dịch quốc tế: HECICO Trụ sở chính :Số 1 Trần Tất Văn, Q.Kiến An, Hải Phòng Đăng kí kinh doanh số: Lần 3: 02030001207 ngày 04/01/2005 Mã số thuế: 0200171429 Vốn điều lệ của Công ty cổ phần Đầu tư xây lắp điện Hải Phòng là: 9000.000.000(Chín tỷ đồng chẵn) Trong đó: Vốn của cổ đông Nhà nước: 2.250.000.000 đồng, chiếm 25% vốn điều lệ Vốn của cổ đông trong doanh nghiệp: 6.255.000.000 đồng, chiếm 69.5% vốn điều lệ Vốn của cổ đông ngoài doanh nghiệp: 495.000.000 đồng, chiếm 5.5% vốn điều lệ Các phòng ban chức năng Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch Thị trường Phòng Kỹ thuật Công nghệ Phòng Kế toán Tài chính Tổ thư ký ISO 9001:2000 Ban Dự án điện nông thôn Các đơn vị thành viên Xí nghiệp Xây lắp điện 1 Xí nghiệp Xây lắp điện 2 Xí nghiệp Xây lắp điện 4 Xí nghiệp Xây lắp điện 5 Xí nghiệp Xây lắp điện 6 Xí nghiệp Xây lắp điện 7 Xí nghiệp điện nông thôn Đội Xây lắp Cao thế Đội Điện tàu Các Chi nhánh Công ty Xí nghiệp Cơ điện Xí nghiệp Tư vấn thiết kế Trung tâm Ứng dụng Công nghệ tự động hóa Các Công ty con Công ty cổ phần Bê Tông & Xây Dựng Hải Phòng Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ HECICO Công ty liên kết Công ty cổ phần Cơ điện 3Đ Công ty có đội ngũ kỹ sư chuyên ngành và đội ngũ công nhân có tay nghề cao. Bằng những kinh nghiệm lâu năm trong nghề cộng với những trang thiết bị, phương tiện đặc chủng, hiện đại chuyên phục vụ cho công tác thi công xây dựng các công trình điện, bằng uy tín chất lượng và phong cách phục vụ. Thi công hàng trăm Km điện đường đến các bản vùng sâu vùng xa có địa hình phức tạp, lắp đặt những trạm biến áp lớn, nhỏ phục vụ sản xuất kinh doanh và sinh hoạt… Xây dựng khu trung tâm Giáo dục lao động xã hội Hải Phòng năm 2004-2005 Xây dựng khu nhà Điều hành Dự án Điện sức gió đảo Bạch Long Vĩ năm 2003-2004 Hệ thống chiếu sáng thủ đô Viên Chăn-Lào năm 2001 Hệ thống chiếu sáng vành đai III Hà Nội Hệ thống chiếu sáng đường 353 Cầu Rào-Đồ Sơn-Hải Phòng năm 2003… Được sự uỷ nhiệm của Kế Hoạch trong và ngoài nước Công ty đã thực hiện nhiều hoạt động kinh tế xây lắp các công trình điện có quy mô lớn ở hầu hết các tỉnh thành miền Bắc và nước CHND Lào…Công ty đã được tặng nhiều huân chương lao động hạng nhất, nhì ,ba và nhiều cơ thưởng thi đua của Chính Phủ, của Bộ Giao thông vận tải, Bộ xây dựng, Tổng Liên Đoàn Lao động Việt Nam và thành phố Hải Phòng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Tư vấn đầu tư, khảo sát thiết kế các công trình điện điện áp 350 KV Thi công xây lăp các công trình cấp thoát nước, công trình bưu chính viễn thông, công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 220KV và từng phần của đường dây 500KV, lắp đặt hệ thống điện động lực, điện chiếu sang công cộng, điện tự động hoá, tin hiệu, điều khiển, báo cháy, phòng chống cháy nổ …. Sản xuất các loại cấu kiện bê tông đúc sẵn và cột điện bê tông cốt thép các loại, dây và cáp điện, dịch vụ bảo vệ hệ thống điện, gia công cấu kiện thép và cột điện bằng thép, các cấu kiện phục vụ đường dây và trạm điện Thí nghiệm thiết bị điện, thi nghiệm đo điện trở đất, lắp ráp, sửa chữa thiết bị điện công nghiệp, điện dân dụng Xây dựng công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ sở hạ tầng, san lấp mặt bằng. Đầu tư kinh doanh bất động sản Quản lý kinh doanh bán điện nước, vận hành trạm phát điện và quản lý vận hành lưới điện phân phối có điện áp đến 350KV Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, thiết bị năng lượng sạch và vật tư thiết bị ngành xây dựng, dịch vụ bến bãi, vận tải hàng hoá, vận tải hành khách, lữ hành Đóng mới và sửa chữa phương tiện thuỷ trọng tải 500 tấn Đào tạo Kỹ thuật cơ điện lạnh và điện tử tin học Khai thác kinh doanh khoáng sản Tư vấn, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ Kỹ thuật, chuyển giao công nghệ tự động hoá. 3. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức gồm 2 khối: là khối quản lý và khối sản xuất Khối quản lý, gồm ª Đại hội đồng cổ đông :Chức năng nhiệm vụ của đại hội đồng cổ đông là Thông qua định hướng phát triển của công ty Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát. ª Hội đồng quản trị: có chức năng sau Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do điều lệ công ty quy định, quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó, cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó Giám sát, chỉ đạo, giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. ª Ban kiểm soát : Chức năng nhiệm vụ của ban kiểm soát là Ban kiểm soát thực hiện giám sát hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc, trong việc quản lý và điều hành công ty,chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thông kê và lập báo cáo tài chính Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính năm và 6 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị. Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của công ty. ª Tổng Giám đốc :Chức năng nhiệm vụ của tổng giám đốc là Là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc: Phụ trách kinh doanh Phụ trách khai thác Phụ trách Kỹ thuật Mỗi phó Giám đốc phụ trách một bộ phận để tránh tình trạng chồng chéo về chức năng và nhiệm vụ. Tất cả các phòng trên đều chịu sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. ª Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ là Quản lý hồ sơ lưu trữ tài liệu thường xuyên, nghiên cứu và tổ chức bộ máy cho phù hợp với Công ty ở mỗi thời kì, tham mưu cho Tổng Giám đốc về vấn đề tuyển dụng hay đề bạt cán bộ, tính toán tiền lương và xử lý các chế độ chính sách lao động của toàn Công ty. ª Phòng kế hoạch thị trường Triển khai các hoạt động tiêu thụ sản phẩm, quản lý các khu vực thị trường, tập hợp khách hàng, sản phẩm, giá cả, doanh số, phân phối, dịch vụ khách hàng…nhằm quản lý hệ thống phân phối, quản lý dữ trữ và hoàn thiện sản phẩm, quản lý lực lượng bán hàng, tổ chức bán hàng và cung cấp dịch vụ. ª Phòng Kỹ thuật công nghệ Có chức năng tham mưu Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình, an toàn lao động và các hoạt động Kỹ thuật, có trương trình đổi mới và tiếp nhận các tiến bộ khoa học công nghệ, nghiên cứu , triển khai thử nghiệm, sản xuất thay thế hoặc cải tiến máy móc thiết bị và các phương tiện vật chất khác. ª Phòng Kế toán Tài chính: có chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau Lập báo cáo tài chính, xử lý các số liệu thu chi của Công ty, phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Tổng hợp số liệu và lập báo cáo kế hoạch theo định kì Thực hiện phân tích thông tin kế toán, đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo, giúp Công ty có đường lối phát triển đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý. ª Ban dự án: Chức năng nhiệm vụ của ban dự án là Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Công ty trong các công tác tiếp thị và đấu thầu các công trình, các dự án phát triển kinh tế xã hội của nhà nước và của địa phương. ª Ban thư kí ISO Chịu trách nhiệm về chính sách chất lượng của toàn Công ty, kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm hoàn thành. Khối sản xuất, gồm Xây lắp các công trình điện phục vụ sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, quốc phòng, giao thông vận tải, du lịch, điện chiếu sáng công cộng, điện dân dụng… ª Xí nghiệp bê tông và xây dựng Sản xuất các loại cột bê tông cốt thép, sản xuất ống thoát nước bê tông theo TCCS, kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng công nghiệp và dân dụng, giao thông thuỷ lợi, nhận dịch vụ và vận chuyển sản phẩm đến chân công trình. ª Xí nghiệp cơ điện Có chức năng mua bán, vận hành, sửa chữa các máy móc thiết bị để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kinh doanh dịch vụ Chuyên kinh doanh vật tư thiết bị công nghiệp và dân dụng, là nhà phân phối các sản phẩm cửa nhựa có lõi thép công nghệ Đức, cửa nhựa Đài Loan… Xí nghiệp tư vấn thiết kế Nhận liên doanh liên kết với mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước, tư vấn đầu tư, giám sát công trình. Xí nghiệp quản lý kinh doanh điện nông thôn Quản lý kinh doanh điện tại nhiều xã, các khu chung cư thuộc các huyện của thành phố Hải Phòng. TRUNG TÂM TIN HỌC HECICO ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Công ty con và công ty liên kết CHI NHÁNH CTY TT ỨNG DỤNG CN TĐH XÍ NGHIẾP QL KD ĐIỆN NT CHI NHÁNH CÔNG TY XN CƠ ĐIỆN CÔNG TY CP TMDV HECICO CHI NHÁNH CÔNG TY TẠI QUẢNG NINH CÔNG TY CP BÊ TÔNG & XD HP CHI NHÁNH CTY XÍ NGHIỆP TƯ VẤN THIẾT KẾ ĐỘI LẮP ĐẶT ĐIỆN TÀU XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 1 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 2 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 4 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 5 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 6 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 7 ĐỘI XÂY LẮP CAO THẾ ĐỘI ĐIỆN TÀU CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN 3D PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH BAN THƯ KÝ ISO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI HÀ NỘI VP VẬN HÀNH BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP – KHU CN & CHẾ XUẤT HP Sơ đồ số 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Nguồn: Phòng nhân sự - Phòng Tổ chức Hành chính) 4. Tình hình nhân sự của Công ty Năm 2004, sau khi Công ty chuyển đổi từ Công ty Nhà nước sang Công ty Cổ phần, Ban lãnh đạo Công ty cũng đưa ra những kế hoạch tối ưu trong việc sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động dư thừa. Tổng số lao động: Năm 2004 là 350 người Năm 2007: 320 người Năm 2009 qua nhiều đợt giảm biên chế (chủ yếu là khối phòng ban) và tuyển mới (chủ yếu là khối xây lắp) tổng số lao động của Công ty là: 300 người. Do đặc điểm loại hình kinh doanh, tính chất công việc cho nên ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng lao động chủ yếu là nam. Cụ thể năm 2009: Lao động nam: 268 người chiếm 90% Tổng số CBCNV Lao động nữ : 32 người chiếm 10% Tổng số CBCNV Trình độ chuyên môn: Trình độ chuyên môn của người lao động là một trong những yếu tố quyết định sự chiến thắng trong kinh doanh. Do đó để tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên làm việc tốt đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao trong công việc, ban lãnh đạo Cảng đã thường xuyên tạo điều kiện về mặt thời gian cũng như vật chất khuyến khích CBCNV đi học để nâng cao trình độ Theo thống kê hiện nay Công ty có: 01 người có trình độ trên đại học 50 người có trình độ đại học chiếm 16.7% 100 người có trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 33.3% Còn lại là công nhân kỹ thuật. Các hình thức lương, thưởng, phụ cấp được áp dụng tại Công ty. Để động viên, khuyến khích thúc đẩy đội ngũ CBCNV làm việc hăng say, nhiệt tình, phát huy năng lực của họ thì hàng năm Công ty thường có những khoản tiền thưởng dành cho CBCNV Thưởng động viên đột xuất cho cá nhân, tập thể có thành tích trong công tác hàng tháng, quí, năm. Thưởng hoàn thành công trình Thưởng danh hiệu thi đua. Chế độ phụ cấp Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp điện Hải Phòng áp dụng chế độ phụ cấp cho CBCNV dưới các hình thức sau: Phụ cấp làm đêm Phụ cấp trách nhiệm Các hình thức phụ cấp trên Công ty đã áp dụng để trả cho CBCNV để phần nào bù đắp về thể lực cũng như trí lực mà họ phải bỏ ra trong thời gian làm việc. Đây cũng là sự động viên, khuyến khích về mặt tinh thần đối với CBCNV để họ thấy được rằng sự đóng góp, cống hiến của mình là xứng đáng, có ích, qua đó mà họ sẽ hăng say, nhiệt tình phát huy năng lực của mình vào quá trình xây dựng mở rộng Công ty. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Một số sản phẩm chính của Công ty Xí nghiệp cơ điện Sản xuất lắp dựng cấu kiện thép, xà đường dây, xà dân trạm. Vỏ tủ, máng cáp phục vụ thi công các công trình điện Mạ kẽm, nhúng nóng các sản phẩm cơ khí Thi công lắp đặt các hệ thống điện động lực, điện điều khiển trong dân dụng và công nghiệp Sản xuất hòm công tơ, tủ điện, cột đèn chiếu sáng bằng vật liệu composite Xí nghiệp bê tông và xây dựng Sản xuất cột bêtông từ cột H6-A đến cột H10-C Sản xuất cột bêtông từ cột 6A đến cột 20D Kinh doanh vật liệu xây dựng: Cát, đá Xây dựng Công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng quyết tâm phấn đấu trở thành một doanh nghiệp được xã hội cần trong lĩnh vực xây lắp điện, hoạt động điện lực, xây dựng công trình cơ sở hạ tầng công nghiệp và dân dụng. Trong những năm gần đây Công ty đã có nhiều cố gắng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và đã có những kết quả đáng kể: Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Doanh thu SXKD > 76.6 tỷ > 77.2 tỷ > 98 tỷ Tỷ lệ thực thu so với doanh thu thực hiện 95% 95% 95% Lợi nhuận >1.2 tỷ > 1.2 tỷ > 1.4 tỷ Cổ tức 9 tỷ 9 tỷ 8 tỷ Thu nhập bình quân (ng/tháng) 1.400.000 đ 1.400.000 đ 1.500.000 đ Bảng số 14: Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (Nguồn Phòng tổ chức hành chính) Qua bảng trên ta thấy được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có sự chênh lệch đáng kể giữa kết quả đạt được của năm 2008 với năm 2006. Nguyên nhân đem đến những thắng lợi trong năm 2008 là do: Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tháo gỡ khó khăn của nền kinh tế thị trường. Ban giám đốc đã có kế hoạch cụ thể kịp thời, chỉ đạo sát sao vào công tác trọng tâm, tiến hành đồng bộ các biện pháp kinh tế, kỹ thuật, tiếp thị, quản lý. Từng bước dùng nguồn vốn tích lũy được để đầu tư, thay thế các phương tiện, thiết bị lạc hậu xuống cấp và nâng cấp cơ sở hạ tầng để phù hợp với xu hướng phát triển kỹ thuật của các nước phát triển. 6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp Thuận lợi Sau nhiều năm hoạt động Công ty đã tạo được nhiều uy tín của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Có được nhiều bạn hàng lâu năm như: Nhà máy Dầu Nhờn Caltex Đình Vũ, Công ty Công nghiệp nặng Hàn-Việt, Công ty thép Vinapipe, nhà máy nhựa đường Caltex… Công ty có mạng lưới phân phối rộng, các xí nghiệp, chi nhánh hoạt động củ._.t pháp lý. Do việc lưu giữ không tập trung nên khi tiến hành tiêu hủy cũng không thể tiêu hủy tất cả những tài liệu đã hết giá trị. Mà việc tiêu được thực hiện nhiều lần tại các phòng ban, do cán bộ nhân viên các phòng ban tự tiêu hủy nhưng phải được sự đồng ý của cấp trên xác định rõ là giấy tờ, tài liệu đó đã hết giá trị sử dụng và không còn phục vụ cho cơ quan thì mới được phép tiêu hủy. Khi tiêu hủy tài liệu phòng văn thư đã thực hiện nghiêm túc theo quy định của Công ty đó là có sự chứng kiến của trưởng phòng và các nhân viên trong phòng, không một nhân viên nào được tự ý mình hủy các giấy tờ tài liệu khi chưa có sự đồng ý của lãnh đạo Công ty nói chung, trưởng phòng nói riêng. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng 3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một doanh nghiệp chiếm ưu thế hơn các doanh nghiệp khác là có quá trình hình thành và phát triển lâu dài. Trải qua hơn 30 năm hoạt động nên đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu. Công tác quản lý văn bản giấy tờ ở cơ quan thường ổn định, có quy trình nhất định. Cán bộ văn thư có số năm công tác dài do đó họ dày dạn kinh nghiệm trong việc xử lý và giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty. Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với môi trường bên ngoài cũng được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống điện thoại, máy tính nối mạng. Ngoài ra phòng nhân sự còn được trang bị 2 máy fax, thay vì trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài, hoặc có văn bản, giấy tờ của cơ quan cần phải gửi nhanh thì cán bộ văn thư phải đến tận nơi hoặc gửi qua bưu điện thì bây giờ cán bộ văn thư chỉ cần ngồi tại văn phòng và liên lạc với cơ quan ngoài qua điện thoại, nếu có văn bản phải gửi nhanh thì cán bộ văn thư tiến hành fax cho bên nhận, như vậy chỉ cần vài phút là bên kia sẽ nhận được văn bản Với những thuận lợi trên mà chất lượng của công tác văn thư đã được nâng cao. Số lượng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chậm tiến độ đã giảm đi đáng kể. Việc quản lý các văn bản đến và đi, quản lý con dấu phần lớn đã đi vào nề nếp. 3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Bên cạnh những thuận lợi thì công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng gặp không ít những khó khăn cần được sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo để từng bước hoàn thiện công tác này. Công tác văn thư – lưu trữ còn chịu ảnh hưởng từ phong cách làm việc của doanh nghiệp Nhà nước trong quản lý cũng như thực hiện công việc Cán bộ công nhân viên còn làm việc thụ động, ít sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, còn làm việc theo cách thủ công. Mặc dù Công ty đã trang bị cho phòng văn thư một bộ máy tính hiện đại có nối mạng internet và mạng nội bộ thay thế cho hệ thống máy chữ trước đây nhưng họ chưa biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cho công việc của mình. Cán bộ văn thư mặc dù đã làm việc lâu năm nhưng họ chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Họ làm việc do kinh nghiệm tích lũy lâu năm, không được đào tạo chính qui nên đôi khi giải quyết công việc theo cảm tính. Ban lãnh đạo Công ty chưa thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mức. Các trang thiết bị phục vụ cho công việc còn thiếu như: tại phòng văn thư thiếu các tủ chuyên dùng để lưu trữ tài liệu, tủ đựng sách báo,tạp chí, văn phòng phẩm…phòng văn thư cũng thiếu máy photo… Tuy công tác văn thư – lưu trư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng công tác này cũng còn một số tồn tại, thiếu sót như: Công tác quản lý văn bản đến của Công ty chưa theo quy trình chuẩn, chưa cập nhật những kiến thức mới, phương thức làm việc mới như chưa khai thác hết tính năng của máy tính để phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – văn lưu trữ Việc cập nhật văn bản chưa được thường xuyên, còn hiện tượng thất lạc trong quá trình chuyển giao, ký nhận. Tình trạng theo dõi, giải quyết văn bản đến còn chưa đầy đủ, không lập phiếu xử lý văn bản. Về thể thức văn bản đi còn chưa tuân thủ đúng theo quy định, khi soạn thảo văn bản còn chỉnh sửa nhiều gây mất thời gian, cách dùng từ chưa chuẩn xác...Việc lập các mẫu sổ còn chưa chuẩn với qui định của Nhà nước. Cán bộ văn thư nhiều khi không có mặt tại văn phòng để giải quyết công việc, làm ngưng trệ công việc của toàn Công ty, vẫn còn hiện tượng nhân viên phòng ban khác đóng dấu hay soạn thảo văn bản giúp cán bộ văn thư. Khi có văn bản đi thì cán bộ văn thư thường không vào sổ ngay mà chờ khi có khoảng 4 đến 6 văn bản rồi tiến hành vào sổ, khoảng thời gian này thường là 2 đến 3 ngày. Tài liệu lưu trữ không tập trung gây khó khăn cho công tác quản lý, bảo quản tài liệu cũng như phục vụ tra cứu, truy tìm tài liệu… 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ của Công ty còn nhiều tồn tại, nhiều điểm chưa hợp lý làm giảm chất lượng của công tác này. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những tồn tại đó là do: Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng đúng người đúng việc Ban lãnh đạo Công ty chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mới tới công tác này, cơ sở vật chất còn thiếu thốn như: thiếu phòng lưu trữ tập trung cho toàn Công ty, tủ chuyên dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ, máy photo… Cán bộ văn thư - lưu trữ chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; họ làm việc ít sáng tạo, trình độ tin học còn hạn chế; chưa có ý thức hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ; kỹ năng giao tiếp còn kém, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin dấu… Việc lưu trữ chưa tập trung, tài liệu nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không có chế độ quản lý, bảo quản thống nhất. Gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Tóm lại trước thực trạng trên đòi hỏi Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện phải có các biện pháp hợp lý nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ giúp cho hoạt động của toàn Công ty được trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất. Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. I. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty được khách hàng đánh giá cao bởi chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cũng như thái độ phục vụ của tập thể CBCNV trong toàn Công ty. Để tiếp tục củng cố, phát huy và tạo dựng niềm tin đối với khách hàng về hình ảnh của doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty một mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị về các dịch vụ dưới nhiều hình thức. Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm hiện đại hóa công tác xây lắp các công trình điện…thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng. Nhờ vậy mà công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng con dấu cơ quan một cách nhanh chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin. Là một sinh viên thực tập em nhận thấy mình cần phải có trách nhiệm đối với việc hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Bên cạnh đó đây cũng là lần thử sức đầu tiên sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường đại học của mình, cho nên em muốn làm thật tốt, thể hiện những gì mình đã lĩnh hội được từ kiến thức sách vở cùng những kinh nghiệm thực tế mà em học được từ các cô chú làm việc tại phòng văn thư Công ty, đồng thời căn cứ vào những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thư mà em nhận thấy qua thời gian đi thực tế của mình, em xin mạnh dạn đề xuất “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng” Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học Công tác văn thư là một trong những khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động của khối văn phòng. Làm tốt công tác này cũng có nghĩa là tạo điều kiện giúp cho công việc của Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Nhưng thực tế cho thấy rằng công tác văn thư có được thực hiện nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phụ thuộc phần lớn vào cán bộ văn thư, năng lực và trình độ của họ sẽ tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công việc. Hiện tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có 2 nhân viên, người thứ nhất là phó phòng TCHC đồng thời là cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, người còn lại là nhân viên văn phòng, nhưng người này không được giao việc mà chỉ có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư của tháng. Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều cuộc họp, hội nghị, ngày lễ như họp hội đồng quản trị, họp cán bộ công nhân viên hoặc tổ chức ngày 8 – 3 cho các nhân viên nữ trong Công ty…khối lượng công việc của phòng văn thư tăng lên rất nhiều. Phó phòng TCHC phải đảm nhiệm nhiều công việc và thường xuyên không có mặt tại phòng văn thư để giải quyết công việc, làm cho công việc tại phòng bị ngưng trệ, điều này làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của toàn Công ty. Trước thực trạng trên em cho rằng Công ty phải tổ chức sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu quả hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động của toàn Công ty ngày càng đi lên. Hướng sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư như sau: Đối với phó phòng tổ chức hành chính: Cán bộ này tuy đã có kinh nghiệm nhiều năm công tác, nhưng chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, đôi khi giải quyết công việc còn theo cảm tính, hơn nữa người này phải đảm nhiệm quá nhiều công việc nên các văn bản giấy tờ tại phòng văn thư thường không được xử lý kịp thời. Vì vậy Công ty nên giảm bớt công việc của cán bộ này, chủ yếu là các công việc sự vụ để cán bộ này tập trung phụ trách công tác văn thư – lưu trữ và công tác quản lý. Mặt khác phó phòng TCHC năm nay 52 tuổi nhưng người này vẫn còn khỏe mạnh và minh mẫn nên Công ty có thể tạo điều kiện cho cán bộ này theo học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nhằm nâng cao chất lượng của công tác này. Đối với nhân viên văn phòng còn lại: Công ty nên giao thêm việc cho nhân viên này. Trước kia nhân viên này đã từng là nhân viên kế toán nên Công ty có thể giao cho người này đảm nhận các công việc văn phòng và các công việc sự vụ phù hợp với khả năng của họ. Ngoài ra, Công ty cũng nên có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax...cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế cận cho công tác sau này. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ. Con người chính là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của các doanh nghiệp. Con người là tài sản lớn của doanh nghiệp, chỉ những doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả thể lực và trí lực của con người thì doanh nghiệp đó sẽ thành công trong mọi lĩnh vực. Tất cả mọi hoạt động của Công ty đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc thường xuyên, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư là tất yếu. Để góp phần hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao thì bản thân người cán bộ văn thư phải được trang bị một số kiến thức, kỹ năng cơ bản sau Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng các phương tiện tin học cho nhân viên văn thư Qua thời gian thực tế tại phòng văn thư Công ty em nhận thấy vấn đề tồn tại lớn nhất ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng và tiến độ công việc đó là trình độ vi tính của cán bộ văn thư còn yếu. Mặc dù Ban lãnh đạo Công ty đã trang bị cho phòng văn thư bộ máy vi tính cùng các thiết bị phụ trợ tương đối hiện đại để phục vụ đắc lực cho công việc. Xong những nhân viên đó đã chưa tận dụng được khả năng vốn có của máy vi tính để phục vụ cho công việc của mình mà họ vẫn giải quyết công việc theo phương pháp thủ công, rất tốn thời gian mà không hiệu quả. Do đó mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán bộ văn thư là việc làm cấp bách cần phải thực hiện ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế hoạch chỉ đạo sát sao công tác này, cụ thể trực tiếp mở các khóa đào tạo tin học ngắn hạn (từ 3 đến 6 tháng) ngay tại Công ty, sau đó lần lượt cử nhân viên trong phòng văn thư luân phiên đi học. Trường hợp nếu không tự tổ chức được thì ban lãnh đạo nên tạo điều kiện về mặt thời gian, kinh phí để cán bộ văn thư có thể đi học tại các trung tâm tin học. Hơn nữa hiện nay Công ty đã nối mạng internet cho toàn Công ty như vậy phòng văn thư cũng có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn cầu. Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà cán bộ văn thư phải đảm nhiệm. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cán bộ văn thư không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng văn bản mà họ soạn thảo đều là những văn bản quan trọng đòi hỏi cao về kỹ thuật trang trí cũng như nội dung văn bản. Tuy nhiên qua tìm hiểu em được biết hiện cán bộ văn thư của phòng văn thư chưa được đào tạo một cách cơ bản nên nhiều khi soạn thảo một văn bản họ phải sửa lại rất nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu, hơn nữa đối với những văn bản quan trọng của Ban giám đốc thì chủ yếu là do một nhân viên của phòng nhân sự giúp cùng soạn thảo. Chính vì thế theo em để bổ trợ nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư là vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Công ty. Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu là rất cần thiết, cán bộ văn thư tổng hợp có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư – lưu trữ và thư ký tổng hợp, tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp hoặc những người có chuyên môn về lĩnh vực này tại các bộ phận trong Công ty. Tóm lại phương pháp tự đào tạo là cơ sở tốt cho việc nâng cao kỹ năng soạn thảo. Nâng cao kỹ năng giao tiếp tại văn phòng và giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp tại văn phòng và qua điện thoại là công việc hàng ngày của cán bộ văn thư. Qua giao tiếp (có thể là giao tiếp tại văn phòng hay qua điện thoại) người ta có thể trao đổi trực tiếp về mọi vấn đề một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như kinh phí đi lại…Nhưng giao tiếp như thế nào để có hiệu quả và thể hiện bạn là người hiểu biết, văn minh, lịch sự, điều đó dựa vào khả năng và nghệ thuật giao tiếp của mỗi người. Trên thực tế cán bộ văn thư – lưu trữ tại phòng văn thư chưa làm được điều này, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin dấu…Trước thực trạng trên Công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ văn thư – lưu trữ học thêm các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp như: kỹ năng nói, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng viết…để nâng cao hiệu quả của công tác này. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc Nơi làm việc chính là “thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và cán bộ văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học. Chính vì vậy việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Do đó trong quá trình tiến hành sắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo các yếu tố sau: Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp là một trong những nhân tố gây tâm lý chán trường, giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Trong thực tế bàn làm việc ở nhiều nơi người ta luôn để giấy tờ chất đống lên bàn nhằm chứng tỏ mình là người quan trọng, luôn là người bận rộn. Nhưng kết quả thì ngược lại khi đống giấy tờ càng cao thì văn thư sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định văn bản nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong. Do vậy để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh gọn và chính xác hơn, nhân viên văn thư cần chú ý đến những vấn đề sau: Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan,cần thiết. Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong hãy chuyển ngay đi. Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà hãy sắp xếp vào các tủ, kệ, giá. Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì xếp gọn vào ngăn bàn. Tóm lại việc bố trí, sắp xếp gọn gàng bàn làm việc chính là yếu tố kích thích tâm trạng cũng như sự hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư. Tạo tâm lý thoải mái và tư thế làm việc cho nhân viên. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình. Một nguyên tắc chung khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. Cụ thể: Đối với bàn của nhân viên thực hiện công tác xử lý và quản lý văn bản thì nên sắp xếp các vật dụng sau: Đầu bàn bên trái là điện thoại, dưới là cuốn danh bạ điện thoại. Bên phải là các sổ văn bản đi, đến...Trước mặt là khoảng trống để viết, nên dùng loại bút cắm cố định xuống mặt bàn để khỏi rơi hay nhiều lúc theo thói quen hay cầm đi chỗ khác. Hộp ghim, kéo, tem...nên để ở dưới ngăn kéo. Tất cả các con dấu (dấu cơ quan, dấu chức tư, dấu nghiệp vụ...) đều đặt ở phía bên phải vừa tầm tay với của nhân viên. Đối với bàn làm việc của nhân viên sử dụng máy vi tính nên sử dụng bàn làm việc chữ L và ghế xoay có bánh xe để thuận tiện cho việc di chuyển. Nên xếp máy tính đầu tiên ở đầu bên phải, tiếp đó là máy in, máy Fax. Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia có qui định là tất cả mọi giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan về nguyên tắc đều phải lưu trữ tập trung, quản lý thống nhất ở một địa điểm trong cơ quan. Tuy nhiên trong thực tế có rất ít doanh nghiệp thực hiện và thực hiện một cách nghiêm chỉnh qui định này mà hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cũng nằm trong số đó. Do đó để khắc phục những tồn tại trên, thì những tài liệu chung của Công ty nên tiến hành thêm kênh lưu trữ tập trung để thuận tiện cho việc bảo quản cũng như khi cần tra tìm thì được nhanh chóng. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì công việc này gặp một chút khó khăn vì diện tích các phòng ban ở Công ty tương đối nhỏ, phòng TCHC lại được tách thành 2 phòng là phòng văn thư và phòng nhân sự, nhưng trên thực tế Công ty vẫn còn một phòng làm trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin khá rộng và phòng này thường ít sử dụng, hơn nữa nó có vị trí gần với phòng văn thư lưu trữ. Do đó Ban lãnh đạo Công ty có thể dùng phòng ứng dụng công nghệ thông tin làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và chuyển phòng ƯDCNTT ra phía sau của dãy phòng ban, cùng dãy với văn phòng của các xí nghiệp thành viên. Việc trông coi quản lý giao cho phòng văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách bố trí phòng lưu trữ tập trung như sau: Bộ phận lưu trữ Văn bản kế hoạch kỹ thuật Văn bản kế toán tài vụ Văn bản tổ chức hành chính Bản vẽ Hồ sơ công trình Kế hoạch Dự án Các văn bản Hợp đồng mua bán Sổ quỹ tiền mặt Bản thanh toán quyết toán Sổ thu chi Sổ kho Các văn bản Hồ sơ lý lịch Hợp đồng lao động Qui chế, qui định của Cty Các quyết định Các văn bản nhà nước Sơ đồ số 5: Cách bố trí phòng lưu trữ tập trung. Cán bộ văn thư – lưu trữ có thể lập danh mục hồ sơ để có thể quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ hoặc trong ngăn. CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HP CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆ NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG Năm 2008 STT Tên hồ sơ Vị trí Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú Năm bảo quản Thời hạn TRƯỞNG PHÒNG TCHC Bảng số 27: Mẫu danh mục hồ sơ. Cuối mỗi năm, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra lại các tài liệu hồ sơ mình đang giữ. Xem tài liệu nào đến hạn phải hủy bỏ, những tài liệu nào bị hủy, không cần thiết thì tiến hành các thủ tục để tiêu hủy tài liệu. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo qui trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Trước khi tiêu hủy tài liệu phải lập hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ. Hội đồng tiêu hủy tài liệu gồm 03 người: 01 người đại diện cho phòng có tài liệu lưu trữ, văn thư trông coi phòng lưu trữ và trưởng phòng TCHC. Nếu những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết thời hạn bảo quản sẽ được tiêu hủy. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã qui định. Tóm lại, với mọi doanh nghiệp nói chung và với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng thì việc tổ chức phòng lưu trữ tập trung là điều tất yếu cần phải triển khai ngay nhằm đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ cũng như tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng tồn tại nhiều bất hợp lý. Do trong quá trình xử lý công việc cán bộ văn thư còn theo thói quen, theo ý kiến chủ quan của mình đặc biệt trong việc lập các loại sổ sách. Như đã trình bày ở phần thực trạng các mẫu sổ mà cán bộ văn thư đã lập để quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa theo mẫu sổ chung của Nhà nước qui định. Việc lập các mẫu sổ theo qui định của Nhà nước sẽ rất thuận tiện cho việc kiểm tra của các ban ngành cũng như tại sự thống nhất trong công việc quản lý văn bản, giấy tờ của công tác văn thư – lưu trữ. II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP Công tác văn thư lưu trữ là công tác có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng. Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn phục vụ cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quí giá được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng cho công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện và thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự trợ giúp thường xuyên tích cực từ nhiều phía. 1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty. Sự động viên, khích lệ tinh thần của Ban lãnh đạo Công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy trong công việc đối với cán bộ văn thư. Người lãnh đạo chỉ có thể thành công trong lĩnh vực quản lý con người, tài sản quí giá của mỗi doanh nghiệp khi họ biết vận dụng sáng tạo, kết hợp một cách linh hoạt, khéo léo các phương pháp quản lý con người, cụ thể người lãnh đạo một mặt tích cực chăm lo đến đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần cho CBCNV, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thể hiện năng lực của mình. Mặt khác chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu, mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí vui vẻ, giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề. Bên cạnh sự động viên, khích lệ về tinh thần thì công tác văn thư – lưu trữ cũng rất cần sự quan tâm, khích lệ về vật chất của Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây mới kho lưu trữ cho toàn Công ty… Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân cán bộ văn thư phải suy nghĩ là làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của Ban lãnh đạo, chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến mấy. 2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ. Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt, có năng suất, chất lượng hay không điều đó phụ thuộc phần lớn vào những người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi chính họ là những người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. Nếu bản thân họ tự cảm thấy yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm, chắc chắn họ sẽ luôn luôn tìm mọi cách, mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây chính là điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các giải pháp. 3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước. Sự giúp đỡ của các ban nghành và nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho từng người làm công tác văn thư – lưu trữ là động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong quá trình tiến hành công việc. Cụ thể nhà nước cần có các văn bản, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền các chính sách điều lệ mới cho việc thực hiện công tác này một cách rộng rãi. Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực hiện công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn bản giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công chức về quản lý hành chính nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cả nước. Việc làm này sẽ có tác dụng rất lớn tới việc tự nâng cao trình độ và xây dựng hệ thống chế độ làm việc khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. 4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Hiện tại phòng văn thư đang thiếu một máy photo, 1 máy fax, 1 tủ chuyên lưu trữ tài liệu, nếu như phòng được trang bị thêm các trang thiết bị mới, hiện đại thì hiệu quả công việc sẽ nâng cao rất nhiều. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo. Đồng thời thông qua các văn bản, giấy tờ mọi nội qui, qui chế của Công ty sẽ được CBCNV chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của Công ty. Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp cho việc ra quyết định của Ban giám đốc Công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Từ những kiên thức thực tế rút ra trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng văn thư Công ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lý luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đề xuất “ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong được sự đồng tình và chỉ dẫn của các thầy cô, các cô chú làm việc tại khối văn phòng Công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn Cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể CBCNV Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng – Tác giả Vũ Ngọc Tuấn. Tổ chức văn phòng khoa học – Trường đại học Kinh tế Quốc dân. Soạn thảo ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tác giả Tạ Hữu Ánh. Nghiệp vụ thư ký văn phòng – Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thời. Bài giảng môn tổ chức và quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị Ngà. Các báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. ._.