Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thông tin quản lý tài chính tại Tổng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và Thương mại Việt Nam

Tơi xin cam đoan rằng, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa được sử dụng để bảo vệ một học vị nào. Tơi xin cam đoan rằng các thơng tin trích dẫn trong luận văn này đã được chỉ rõ nguồn gốc. Hà nội, ngày 10 tháng 11 năm 2010 Tác giả luận văn Nguyễn Vĩnh An Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... ii LỜI CẢM ƠN ðể hồn thành luận văn này tơi đã nhận được sự giúp đỡ quý báu nhiều cá nhân và cơ quan. Trước tiên, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến các thầy cơ giáo Khoa Kế tốn & Quản trị kinh doanh, Viện ðào tạo Sau ðại học đã tận tình giảng dạy, cung cấp nhiều kiến thức bổ ích, kinh nghiệm quý báu trong quá trình học tập, nghiên cứu tại trường. Tơi xin đặc biệt bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến PGS.TS Nguyễn Thị Tâm đã dành nhiều thời gian, cơng sức tận tình hướng dẫn hồn thành luận văn này. Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, các phịng ban chức năng Tổng Cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam (Constrexim) đã cung cấp những tài liệu cần thiết và giúp đỡ tơi trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu. Cảm ơn gia đình và bạn bè, những người luơn ủng hộ và giúp đỡ trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2010 Tác giả luận văn Nguyễn Vĩnh An Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... iii MỤC LỤC Lời cam đoan ...................................................................................................... i Lời cảm ơn......................................................................................................... ii Mục lục .............................................................................................................iii Danh mục các chữ viết tắt ................................................................................. vi Danh mục bảng ................................................................................................vii Danh mục sơ đồ ..............................................................................................viii 1. MỞ ðẦU....................................................................................................... 1 1.1 Tính cấp thiết của đề tài................................................................................ 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung.......................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể.......................................................................................... 2 1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài................................................. 3 1.3.1 ðối tượng nghiên cứu................................................................................ 3 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu ................................................................................... 3 1.4 Câu hỏi nghiên cứu....................................................................................... 3 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP ................................................... 4 2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin quản lý tài chính ................................... 4 2.1.1 Hệ thống thơng tin..................................................................................... 4 2.1.2 Hệ thống thơng tin quản lý ........................................................................ 6 2.1.3 Hệ thống thơng tin quản lý tài chính........................................................ 15 2.1.4 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thơng tin quản lý tài chính ............................ 28 2.2 Cơ sở thực tiễn ........................................................................................... 31 2.2.1 Các giai đoạn phát triển của ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong tổ chức...... 31 2.2.2 Thực trạng cơng tác quản lý tài chính các doanh nghiệp Việt Nam.......... 33 2.2.3 Hệ thống thơng tin quản lý tài chính các nước ASEAN........................... 38 2.2.4 Hệ thống thơng tin quản lý tài chính áp dụng tại Việt Nam ..................... 39 Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... iv 2.2.5 Thực trạng HTTTQL tài chính ở các doanh nghiệp Việt Nam................. 41 2.2.6 Những thách thức về hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay................................................................................ 45 2.2.7 Một số đặc thù của ngành xây dựng ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính ................................................................................ 49 3. ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU................. 52 3.1 ðặc điểm địa bàn nghiên cứu ..................................................................... 52 3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam................................................................................. 52 3.1.2 Chính sách chất lượng và biện pháp thực hiện......................................... 53 3.1.3 Sơ đồ tổ chức và bộ máy quản lý............................................................. 54 3.1.4 Các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty.................. 59 3.2 Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 68 3.2.1 Khung phân tích ...................................................................................... 68 3.2.2 Phương pháp nghiên cứu ......................................................................... 69 3.2.3 Chỉ tiêu phân tích .................................................................................... 70 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN.......................................... 72 4.1 Thực trạng hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính tại Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương Mại Việt Nam .................................. 72 4.1.1 Khái quát về cấu trúc hệ thống thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty. 72 4.1.2 Nội dung hoạt động hệ thống thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty ... 79 4.2 Những ưu điểm và hạn chế của hoạt động hệ thống thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty......................................................................................... 111 4.2.1 Ưu nhược điểm hoạt động HTTT dự tốn tài chính cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản.................................................................................................... 111 4.2.2 Ưu nhược điểm của HTTT tổng hợp quyết tốn tài chính...................... 114 4.3 Giải pháp nâng cao năng lực hoạt động của HTTT quản lý tài chính........ 116 4.3.1 Bổ sung bộ phận KTQT trong cấu trúc của HTTT quản lý tài chính .. 116 Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... v 4.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu đầy đủ để quản lý chi phí và lập dự tốn linh hoạt ở cấp quản lý đội thi cơng ................................................................................. 117 4.3.3 Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhân lực vận hành hệ thống ................ 119 4.3.4 Nâng cao nhận thức của các cấp quản trị Tổng cơng ty về tầm quan trọng việc sử dụng thơng tin quản lý tài chính trong điều hành hoạt động ............... 119 4.3.5 Kết hợp các hệ thống thơng tin chức năng để cung cấp thơng tin........... 120 4.3.6 Chuyển đổi mục tiêu hoạt động HTTT tổng hợp quyết tốn tài chính TCT....................................................................................................................120 5. KẾT LUẬN............................................................................................... 122 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................ 125 Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ASEAN BHXH, BHYT CFO CNTT CSDL DN ðTTC ðVTV HðQT HTTT KPCð KTQT NVL PTGð SXCN TCKT TCT TGð TK TSCð TSLð TTTM VLXD XDCB Hiệp hội các quốc gia ðơng Nam Á Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Giám đốc tài chính Cơng nghệ thơng tin Cơ sở dữ liệu Doanh nghiệp ðầu tư tài chính ðơn vị thành viên Hội đồng quản trị Hệ thống thơng tin Kinh phí cơng đồn Kế tốn quản trị Nguyên vật liệu Phĩ Tổng Giám đốc Sản xuất cơng nghiệp Tài chính kế tốn Tổng cơng ty Tổng Giám đốc Tài khoản Tài sản cố định Tài sản lưu động Trung tâm thương mại Vật liệu xây dựng Xây dựng cơ bản Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... vii DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 Kế hoạch các dự án đầu tư năm 2010 của Tổng cơng ty Constrexim....... 61 Bảng 3.2 Kế hoạch xây dựng cơng trình của Tổng cơng ty Năm 2010 ............. 63 Bảng 3.3 Kết quả thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng cơng ty........ 64 Bảng 3.4: Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty Constrexim.... 66 Bảng 3.5 Bảng cân đối kế tốn của Tổng cơng ty............................................. 67 Bảng 4.1 Mơ hình hoạt động HTTT quản lý tài chính Tổng cơng ty................. 73 Bảng 4.2 Hoạt động hệ thống thơng tin dự tốn tài chính trong cơng tác đầu tư xây dựng của Tổng cơng ty .............................................................................. 83 Bảng 4.3 Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp chi tiết cho hạng mục ................ 96 Bảng 4.4 Bảng dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chi tiết theo hạng mục ..... 96 Bảng 4.5 Dự tốn dịng tiền cơng trình xây dựng ............................................. 97 Bảng 4.6 Dự tốn kết quả hoạt động xây dựng cơng trình ................................ 98 Bảng 4.7 Dự tốn hiệu quả sử dụng vốn đầu tư xây dựng................................. 99 Bảng 4.8 Dự tốn hiệu quả đầu tư tài chính đơn vị thành viên........................ 100 Bảng 4.9 Quy trình hoạt động của hệ thống tổng hợp quyết tốn tài chính ..... 102 Bảng 4.10 Quyết định phân phối lợi nhuận năm 2009 .................................... 107 Bảng 4.11 Phương án tăng vốn điều lệ của Tổng cơng ty ............................... 108 Bảng 4.12 Kết quả kiểm tra báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh................ 109 Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... viii DANH MỤC SƠ ðỒ Sơ đồ 2.1 Ví dụ về các hệ thống thơng tin chức năng trong doanh nghiệp............ 11 Sơ đồ 2.2 Quá trình phát triển các hệ thống thơng tin quản lý .......................... 13 Sơ đồ 2.3: HTTT xử lý giao dịch, lập báo cáo và lên kế hoạch tài chính .......... 19 Sơ đồ 2.4 Quy trình thực hiện một dự án xây dựng cơng trình ....................... 499 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của Tổng cơng ty Constrexim Holdings ........ 54 Sơ đồ 4.1 Dịng dữ liệu lập quyết tốn tài chính Tổng cơng ty Constrexim .... 106 Sơ đồ 4.2 Tổ chức bộ máy kế tốn Tổng cơng ty.......................................... 1177 Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 1 1. MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trước những năm 1970, thế giới gần như chưa biết tới khái niệm hệ thống thơng tin cho quản lý. Các nhà quản lý khơng quan tâm tới việc xử lý các thơng tin nhận được và sử dụng nĩ trong doanh nghiệp của họ ra sao. Quá trình quản lý và tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp chủ yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tượng nẩy sinh trong mơi trường kinh doanh một cách trực tiếp, thơng qua kinh nghiệm và trực giác của nhà quản lý. Từ sau những năm 1990, xu hướng tồn cầu hĩa diễn ra một cách sâu sắc trên tồn thế giới. Sự phát triển của các cơng ty đa quốc gia, sự chuyển biến của nền kinh tế tồn cầu sang nền kinh tế tri thức phải dựa chủ yếu vào kiến thức và thơng tin đã tạo ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp. Vai trị của hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Sự phát triển mạnh mẽ của cơng nghệ máy tính và đặc biệt là phần mềm máy tính, giúp hệ thống thơng tin cĩ cơ hội phát triển hơn nữa trong các doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin quản lý từ chỗ chỉ bĩ gọn trong mục đích cung cấp các số liệu hỗ trợ cho quá trình đưa ra các quyết định hành động cho nhà quản lý, đã đĩng một vai trị trực tiếp trong việc điều khiển các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của một doanh nghiệp. Quản lý tài chính là vấn đề sống cịn, quyết định đến sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp và kiểm sốt mọi hoạt động của doanh nghiệp. Trong Doanh nghiệp nhu cầu về thơng tin tài chính là vơ cùng cấp thiết. Thơng tin tài chính cĩ chất lượng tốt sẽ giúp cho nhà quản lý đề ra các quyết định chính xác và kịp thời. Trong các hệ thống quản lý chức năng, hệ thống thơng tin quản lý tài chính được xem cĩ vai trị quan trọng nhất đối với mọi quyết định quản trị điều hành cũng như quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Nhận thức được điều đĩ, Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư xây dựng và Thương mại Việt Nam (Constrexim Holdings) đã triển khai hệ thống thơng tin Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 2 quản lý tài chính trên nền tảng một hệ thống văn bản các quy định tài chính tương đối hồn chỉnh, cùng đội ngũ cán bộ Tài chính - Kế tốn tận tâm với cơng việc và sự hỗ trợ ổn định của cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin, phần mềm kế tốn và các phần mềm quản lý tài chính chuyên dụng, bước đầu đáp ứng được các yêu cầu về thơng tin tài chính phục vụ quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh đĩ hệ thống vẫn cịn nhiều tồn tại và hạn chế, chứa đựng nhiều rủi ro trong hoạt động. Hệ thống thơng tin luơn luơn phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nhà quản lý. Thường xuyên nghiên cứu hoạt động hệ thống thơng tin quản lý tài chính hiện tại của Tổng cơng ty nhằm đưa ra được những chẩn đốn về các vấn đề và nguyên nhân tồn tại của hệ thống này, đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty là một việc làm hết sức quan trọng và cần thiết. Xuất phát từ những vấn đề đĩ, chúng tơi tiến hành thực hiện đề tài: “Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính tại Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư xây dựng và Thương mại Việt Nam”. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính của Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương Mại Việt Nam, đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động HTTT quản lý TC của Tổng cơng ty. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hĩa cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính doanh nghiệp - Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư xây dựng và Thương mại Việt Nam - ðề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 3 1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1.3.1 ðối tượng nghiên cứu Hoạt động hệ thống thơng tin quản lý tài chính của Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 1.3.2.1 Về nội dung Nghiên cứu hoạt động của HTTT quản lý tài chính của Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam. Tập trung hai hệ thống chủ yếu là hoạt động HTTT dự tốn tài chính cơng tác đầu tư xây dựng và hoạt động hệ thống thơng tin tổng hợp quyết tốn tài chính Tổng cơng ty. 1.3.2.2 Về khơng gian Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam 1.3.2.3 Về thời gian Số liệu nghiên cứu của Tổng cơng ty từ năm 2007 đến năm 2010 1.4 Câu hỏi nghiên cứu - Thế nào là hệ thống thơng tin quản lý tài chính doanh nghiệp? - Hệ thống thơng tin quản lý tài chính của Tổng cơng ty hoạt động như thế nào? - Giải pháp nào cho việc nâng cao năng lực hoạt động hệ thống thơng tin tài chính cho Tổng cơng ty? Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 4 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin quản lý tài chính 2.1.1 Hệ thống thơng tin 2.1.1.1 Phân biệt thơng tin và dữ liệu Nghiên cứu về hệ thống thơng tin, một trong những vấn đề cần phân biệt là sự khác biệt giữa hai khái niệm: thơng tin và dữ liệu. - Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác[4]. Ví dụ: Khi doanh nghiệp bán một lơ hàng nào đĩ sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về số lượng hàng hĩa bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay séc chuyển khoản. Nĩi một cách khác, dữ liệu là tất cả các đặc tính của các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và sự kiện... Dữ liệu là nguyên liệu ban đầu bao gồm dữ liệu tính tốn và dữ liệu đo đếm được. - Thơng tin cần phải được phân biệt như một sản phẩm hồn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu [4]. ðơi khi, thuật ngữ dữ liệu và thơng tin thường được sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp. Tuy vậy, trong những trường hợp đĩ, chúng ta vẫn cần xác định rằng thơng tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nĩ thực sự cĩ ý nghĩa với người sử dụng. 2.1.1.2 Các đặc tính của thơng tin ðộ tin cậy: ðộ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thơng tin cĩ độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thơng tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thơng tin khơng đầy đủ cĩ thể dẫn đến các quyết định và hành động khơng đáp ứng được những địi hỏi và tình hình thực tế doanh nghiệp. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 5 Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã khơng sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng cĩ liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khĩ hiểu. ðiều đĩ dẫn đến tổn phí do tạo ra những thơng tin khơng dùng hoặc ra các quyết định sai vì hiểu sai thơng tin. Tính an tồn: Thơng tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Hiếm cĩ doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên liệu. ðối với thơng tin cũng tương tự như vậy. Thơng tin cần được bảo vệ và sự thiếu an tồn về thơng tin cũng cĩ thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. Tính kịp thời: Thơng tin cần được gửi tới các cơ quan chức năng và người sử dụng kịp thời, đúng thời hạn và đúng lúc cần thiết. 2.1.1.3 Hệ thống Hệ thống là một tập các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đĩ. Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời sống xã hội. Ví dụ: hệ thống giao thơng, hệ thống truyền thơng, hệ thống thủy lợi, hệ thống giáo dục,.... Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm: Mục đích: Lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá mức độ thành cơng của hệ thống; Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngồi hệ thống; Mơi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngồi hệ thống; ðầu vào: Là những đối tượng và thơng tin từ mơi trường bên ngồi hệ thống được đưa vào hệ thống; ðầu ra: Là những đối tượng hoặc những thơng tin được đưa từ hệ thống ra mơi trường ngồi. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 6 2.1.1.4 Hệ thống thơng tin Trong nghiên cứu này, chúng ta tập trung vào các hệ thống cĩ sử dụng cơng nghệ thơng tin để thực hiện một hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức. Hệ thống thơng tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối trong một tập các ràng buộc gọi là mơi trường hệ thống thơng tin [11]. Như vậy, Hệ thống thơng tin được hiểu là việc thu thập, xử lý và báo cáo thơng tin cho người sử dụng. 2.1.2 Hệ thống thơng tin quản lý 2.1.2.1 Quản lý a) Khái niệm Mặc dù xuất hiện từ lâu và được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa cĩ một quan niệm thống nhất về khái niệm quản lý và sự khác nhau giữa khái niệm quản lý và quản trị. Trong khuơn khổ luận văn này chúng ta tạm coi quản lý và quản trị là giống nhau. Theo quan điểm của Koontz và O’Donnell: Quản trị là thiết kế và duy trì một mơi trường mà trong đĩ các cá nhân làm việc với nhau trong các nhĩm cĩ thể hồn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định [3]. Theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách cĩ hệ thống nhằm hồn thành các mục tiêu của đơn vị đĩ [3]. Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng đầu thì: Quản trị là hồn thành cơng việc thơng qua người khác. ðịnh nghĩa này đã đưa ra cách thức tiến hành các hoạt động quản trị thơng qua người khác, quản trị là hoạt động cĩ mục đích và mang tính tập thể [3] Từ những quan niệm trên, chúng ta cĩ thể khái quát: Quản trị là sự tác động liên tục cĩ tổ chức, cĩ định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của mơi trường và sự thay đổi của các nguồn lực. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 7 b) Các chức năng quản lý doanh nghiệp * Hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đĩ. Nĩi cách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì? làm như thế nào? khi nào làm? và ai làm cái đĩ?”. Hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề một cách cĩ kế hoạch cụ thể từ trước. Hoạch định cĩ liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được, cũng như phương tiện để đạt được cái đĩ như thế nào. Nĩ bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đĩ, và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động. Trên cả phương diện nhận thức cũng như trong thực tiễn, hoạch định cĩ vai trị hết sức quan trọng, bởi nĩ hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế trong điều kiện khơng chắc chắn của mơi trường. Hoạch định giữ vai trị mở đường cho tất cả các chức năng quản trị khác nên nĩ được coi là chức năng quản trị chính yếu. Muốn cho cơng tác hoạch định đạt được kết quả mong muốn thì nĩ phải đáp ứng được các yêu cầu: Khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hồn cảnh thực tiễn. * Tổ chức: Là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt. Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai kế hoạch. Khi đĩ tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản trị: xây dựng cơ cấu khuơn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch. Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức. ðây chính là nội dung được nghiên cứu trong mơn học này. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 8 Như vậy, tổ chức là việc xác định những chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi người, mỗi bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao động với nhau, sao cho các cá nhân và bộ phận cĩ thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm tra sẽ khơng trở thành hiện thực hoặc khơng cĩ hiệu quả nếu khơng biết cách tổ chức khoa học việc thực hiện nĩ. Tổ chức khoa học trong việc xây dựng guồng máy sẽ bảo đảm nề nếp, quy củ, kỷ cương, tính tổ chức, tính kỷ luật, tính khoa học, tác phong cơng tác, sự đồn kết nhất trí, phát huy được hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong đơn vị. Ngược lại khi bộ máy tổ chức khơng khoa học, khơng mang tính hệ thống, khơng đủ năng lực chuyên mơn cĩ thể làm cho các hoạt động quản trị kém hiệu quả, bất nhất, đùn đẩy trách nhiệm, tranh cơng đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, khơng quyết đốn, khơng tận dụng được cơ hội và thời cơ khi nĩ xuất hiện và lúng túng bị động khi phải đối phĩ với các nguy cơ. Khơng biết cách tổ chức các cơng việc một cách khoa học cĩ thể làm hỏng cơng việc, lãng phí các nguồn tài nguyên, đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu. Với chức năng tạo khuơn khổ cơ cấu và nhân lực cho quá trình triển khai các kế hoạch, cơng tác tổ chức cĩ ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức. Một tổ chức làm tốt chức năng này sẽ hoạt động cĩ hiệu quả trong mọi tính huống phức tạp. * Lãnh đạo: Như ta đã biết, mỗi tổ chức bao giờ cũng cĩ yếu tố con người và cơng việc của nhà quản trị là làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức bằng và thơng qua người khác. ðây chính là chức năng lãnh đạo. Khi các quản trị viên khích lệ các nhân viên cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến từng cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa chọn kênh thơng tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 9 * Kiểm tra: Theo H.Fayol “trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc cĩ thực hiện theo kế hoạch đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay khơng. Nĩ cĩ nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nĩ đối phĩ với mọi sự, bao gồm sự vật, con người và hành động” [2]. Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm tra là: “quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nĩ với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đĩ phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đĩ; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định”. Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hồn thiện các quyết định trong quản trị và thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình. Kiểm tra nhằm đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phát hiện kịp thời những sai lầm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Kiểm tra nhằm đảm bảo thực thi quyền lực quản trị của những người lãnh đạo doanh nghiệp. Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phĩ với sự thay đổi của mơi trường và cĩ những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thơng qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hồn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành cơng của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Kiểm tra giúp các nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp thơng qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 10 2.1.2.2 Phân loại hệ thống thơng tin Do cĩ những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản lý khác nhau, nên cĩ rất nhiều dạng hệ thống thơng tin trong tổ chức. Các dạng hệ thống thơng tin trong tổ chức cĩ thể được phân loại theo từng phương thức khác nhau. a) Theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra: - Hệ thống xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống xử lý giao dịch, xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, nhà cung cấp, với người cho vay và nhân viên của nĩ. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện giao dịch đĩ. Các hệ thống xử lý giao dịch cĩ nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp cho các hoạt động ở mức tác nghiệp. Ví dụ: Hệ thống lập đơn đặt hàng, cập nhật tài khoản ngân hàng,... - Hệ thống thơng tin phục vụ quản lý MIS (Management Information System): Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở các mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu khác ngồi tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Ví dụ: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,... - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Nĩi chung đây là các hệ thống đối thoại cĩ khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu, sử dụng một hoặc nhiều mơ hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Cĩ thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định cĩ tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống t._.rợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nĩ nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 11 thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. - Hệ thống thơng tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Hệ thống thơng tin loại này được sử dụng như một hệ trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà khơng tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nĩ hoặc khơng tính đến mơi trường trong đĩ nĩ được phát triển thì nĩ chỉ đơn giản là những hệ thống trên. Hệ thống thơng tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngồi tổ chức, cĩ thể là một khách hàng, một nhà cung cấp,... Nếu như những hệ thống được xác định trước đây cĩ mục đích trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường năng lực cạnh tranh là cơng cụ thực hiện các ý đồ chiến lược [4]. b) Các hệ thống thơng tin chức năng trong doanh nghiệp Ngồi ra, hệ thống thơng tin cĩ thể sử dụng theo nhiều cách khác nhau trong doanh nghiệp, như thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp và thực hiện các cơ hội kinh doanh. Sơ đồ 2.1 Ví dụ về các hệ thống thơng tin chức năng trong doanh nghiệp [11] Hình 2.1 giới thiệu về cách thức nhĩm các hệ thống thống thơng tin trong doanh nghiệp theo nhĩm các chức năng trong kinh doanh. - Thiết kế SP - ðiều khiển sản xuất - Quản lý vật tư - Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu - Kiểm sốt quá trình mua hàng và nhận hàng - Quảng cáo sản phẩm - Quản lý marketing - Nghiên cứu thị trường - Quản lý sản phẩm - Quản lý bán hàng - Quá trình đặt hàng - Kế tốn - Kiểm tốn - Kế tốn thuế - Lập ngân sách vốn -Quản lý tiền mặt -Quản lý tín dụng - Dự báo tài chính - Phân tích tài chính - Phân tích nhu cầu tài chính - Quản lý danh mục đầu tư - Phân tích bồi thường -Bồi dưỡng kỹ năng của người lao động - Lưu dữ liệu về nhân sự -Dự báo về nhu cầu nhân lực - Phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển Hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp Sản xuất Marketing Tài chính Nhân lực Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 12 2.1.2.3 Khái niệm và các hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý Hệ thống thơng tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thơng tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức. Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thơng tin quản lý cĩ thể nhĩm thành các nhĩm chính sau: Nhập dữ liệu: Hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ mơi trường bên ngồi để xử lý trong một hệ thống thơng tin. Xử lý dữ liệu: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngồi thành dạng cĩ ý nghĩa đối với người sử dụng. Kết xuất dữ liệu: Sự phân phối các thơng tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thơng tin đĩ. Lưu trữ thơng tin: Việc lưu trữ thơng tin cũng là một trong những hoạt động quan trọng của hệ thống thơng tin. Các thơng tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các cơ sở dữ liệu. Thơng tin phản hồi: Hệ thống thơng tin thường được điều khiển thơng qua các thơng tin phản hồi. Thơng tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thơng tin cĩ thể đánh giá lại và hồn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện. 2.1.2.4 Vai trị của nghiên cứu hoạt động hệ thống thơng tin quản lý Yêu cầu hệ thống thơng tin quản lý của một tổ chức là khơng ngừng phát triển. Và quy trình phát triển hệ thống thơng tin nĩi chung và hệ thống thơng tin quản lý nĩi riêng được thiết kế thơng qua 4 bước: (1) điều tra và phân tích, (2) thiết kế, (3) triển khai và (4) vận hành và duy trì như hình 2.1: Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 13 Sơ đồ 2.2 Quá trình phát triển các hệ thống thơng tin quản lý [16] Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thơng tin quản lý là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những cơng cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thơng tin quản lý bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới và thực hiện tiến hành cài đặt nĩ. Phân tích hoạt động HTTT quản lý bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đốn về tình hình thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới cĩ khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ hình lơ gíc và mơ hình vật lý ngồi của hệ thống thơng tin đĩ. Việc thực hiện hệ thống thơng tin liên quan tới việc xây dựng mơ hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mơ hình đĩ sang ngơn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nĩ vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thơng tin quản lý là: cái gì bắt buộc tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thơng tin quản lý này? Sau khi trả lời được yêu cầu mới của hệ thống, nếu cĩ thể phát triển hệ thống, thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành. Chúng ta cũng dễ nhận thấy tầm quan trọng của giai đoạn này. James Mckeen đã làm rõ tính sống cịn của giai đoạn này bằng nhận xét: “Những người thành cơng nhất, nghĩa là những người tơn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài ðiều tra phân tích hệ thống Thiết kế Triển khai Vận hành và duy trì Xác định vấn đề và cách thức mà HTTTTC cĩ thể hỗ trợ Các chương trình và thủ tục HTTTTC được sử dụng để hỗ trợ quá trình kinh doanh Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 14 lịng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết”[4]. ðiều này khẳng định một lần nữa tầm quan trọng của nghiên cứu hoạt động hệ thống thơng tin quản lý hiện tại. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là nghiên cứu thấu đáo hoạt động hệ thống thơng tin quản lý, đưa ra những chẩn đốn về hệ thống đang tồn tại, xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. ðể làm điều đĩ phân tích viên phải cĩ một hiểu biết sâu sắc về mơi trường trong đĩ hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệ thống. Khi nghiên cứu hoạt động của hệ thống đang tồn tại kết thúc, phải hiểu biết đầy đủ về hệ thống thơng tin nghiên cứu. Cĩ nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nĩ; các mối liên hệ của nĩ với các hệ thống khác trong tổ chức; những người sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý; thơng tin mà nĩ sản sinh ra; những dữ liệu mà nĩ thu nhận; khối lượng dữ liệu xử lý; phân phối thơng tin;... Thêm vào đĩ cần phải xác định những vấn đề liên quan đến hệ thống và nguyên nhân của chúng. Nghiên cứu về hoạt động hệ thống đang tồn tại, nhiệm vụ này cĩ hai việc phải làm: mơ tả các bộ phận và hoạt động của chúng và các vấn đề cĩ liên quan. ðể cĩ được một hình ảnh đầy đủ về các bộ phận của hệ thống và sự vận động của nĩ, thì các dữ liệu sau cần phải thu thập từ chung đến riêng một cách tuần tự: Các bộ phận chính của hệ thống -> hoạt động chung của hệ thống -> lý do tồn tại -> những người sử dụng chính -> đầu vào chính -> đầu ra chính ->xử lý chính. Cuối cùng đi sâu vào chi tiết hoạt động của các bộ phận hệ thống [11]. Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu chúng ta đã quan tâm tới sự nhìn nhận của người sử dụng về các vấn đề của hệ thống thơng tin. Trong quá trình phân tích chi tiết, nhiệm vụ tìm ra vấn đề và các nguyên nhân cĩ thể phải được làm cẩn thận và sâu sắc hơn. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 15 Như vậy nghiên cứu hoạt động hệ thống thơng tin quản lý hiện tại cĩ một vai trị vơ cùng quan trọng trong việc phát triển một hệ thống thơng tin. 2.1.3 Hệ thống thơng tin quản lý tài chính 2.1.3.1 Khái niệm và vai trị của quản trị tài chính a) Khái niệm Quản trị tài chính là khoa học quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh trong mọi hoạt động của các chủ thể trong xã hội, bao gồm cả lĩnh vực tài chính và sản xuất kinh doanh, tư nhân và nhà nước, quy mơ lớn hoặc nhỏ, vì mục tiêu lợi nhuận hay khơng vì mục tiêu lợi nhuận [7]. Quản trị tài chính Cơng ty (Doanh nghiệp) với mục tiêu tối đa hĩa lợi nhuận: cĩ thể làm gia tăng lợi ích của các chủ sở hữu. Như vậy, quản trị tài chính doanh nghiệp là hoạt động liên quan đến việc đầu tư, mua sắm, tài trợ và quản lý tài sản của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Quản lý tài chính là việc sử dụng các thơng tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nĩ và lập các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, tài sản cố định và nhu cầu nhân cơng trong tương lai nhằm tăng lãi cổ tức của cổ đơng [9]. Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý cĩ hiệu quả vốn hoạt động thực của cơng ty. ðây là cơng việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nĩ ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng cơng việc kinh doanh. Lập kế hoạch tài chính sẽ cho phép quyết định lượng nguyên liệu thơ doanh nghiệp cĩ thể mua, sản phẩm cơng ty cĩ thể sản xuất và khả năng cơng ty cĩ thể tiếp thị, quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường. Khi cĩ kế hoạch tài chính, chúng ta cũng cĩ thể xác được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 16 “Việc quản lý tài chính khơng cĩ hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các cơng ty, khơng kể cơng ty vừa và nhỏ hay các tập đồn, cơng ty lớn” [6]. Lập kế hoạch tài chính gồm lập kế hoạch trong ngắn hạn và lập kế hoạch trong dài hạn. Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận và ngân quỹ cơng ty trong khi kế hoạch dài hạn thường mang tính chiến lược và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong vịng từ 3 đến 5 năm. b) Vai trị quản trị tài chính doanh nghiệp Quản trị tài chính doanh nghiệp cĩ vai trị to lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh, quản trị tài chính doanh nghiệp giữ những vai trị chủ yếu sau: - Huy động và đảm bảo đầy đủ, kịp thời nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thường nảy sinh các nhu cầu vốn ngắn hạn và dài hạn cho hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp cũng như cho đầu tư phát triển. Vai trị của tài chính doanh nghiệp trước hết thể hiện ở chỗ xác định đúng đắn các nhu cầu vốn cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và tiếp đĩ phải lựa chọn các phương pháp và hình thức thích hợp huy động vốn từ bên trong và bên ngồi đáp ứng kịp thời các nhu cầu vốn cho hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế đã nảy sinh nhiều hình thức mới cho phép các doanh nghiệp huy động các nguồn vốn từ bên ngồi. Do vậy vai trị của quản trị tài chính doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc chủ động lựa chọn các hình thức và phương pháp huy động vốn đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động liên tục và cĩ hiệu quả với chi phí huy động vốn ở mức thấp nhất. - Tổ chức sử dụng vốn kinh doanh tiết kiệm và hiệu quả Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức sử dụng vốn. Tài chính doanh nghiệp đĩng vai trị quan trọng vào việc đánh giá và lựa chọn dự án đầu tư trên cơ sở phân tích khả năng sinh lời và Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 17 mức độ rủi ro của các dự án đầu tư, từ đĩ gĩp phần lựa chọn dự án đầu tư tối ưu. Việc huy động vốn kịp thời các nguồn vốn cĩ ý nghĩa rất quan trọng để doanh nghiệp cĩ thể nắm bắt được các cơ hội kinh doanh. Mặt khác việc huy động tối đa số vốn hiện cĩ vào hoạt động kinh doanh cĩ thể giảm bớt và tránh được những thiệt hại do ứ đọng vốn gây ra, đồng thời giảm bớt được nhu cầu vay vốn, từ đĩ giảm được các khoản tiền trả lãi vay. Việc hình thành và sử dụng tốt các quỹ của doanh nghiệp, cùng với việc sử dụng các hình thức thưởng phạt vật chất một cách hợp lý sẽ gĩp phần quan trọng thúc đẩy người lao động gắn bĩ với doanh nghiệp từ đĩ nâng cao năng suất lao động, cải tiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Giám sát, kiểm tra thường xuyên, chặt chẽ các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thơng qua tình hình thu, chi tiền tệ hàng ngày, tình hình tài chính và thực hiện các chỉ tiêu tài chính, lãnh đạo và các nhà quản lý doanh nghiệp cĩ thể đánh giá tổng hợp và kiểm sốt được các mặt hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện được kịp thời những tồn tại hay khĩ khăn vướng mắc trong kinh doanh, từ đĩ cĩ thể đưa ra các quyết định để điều chỉnh các hoạt động phù hợp với diễn biến thực tế kinh doanh. c)Vai trị của giám đốc tài chính: Giám đốc tài chính, tên tiếng anh là Chief Financial Officer (CFO) là một vị trí trong doanh nghiệp. Cơng việc của giám đốc tài chính là quản lý tài chính như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp; xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng cĩ hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thơng qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai. Vai trị của giám đốc tài chính hồn tồn khác với kế tốn. Rất nhiều nhiệm vụ của giám đốc tài chính mà kế tốn trưởng khơng thể thực hiện được. Ở các nước phát triển, giám đốc tài chính là vị trí khơng thể thiếu trong các doanh nghiệp. Hiện nay, cịn ít doanh nghiệp Việt Nam cĩ chức danh giám Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 18 đốc tài chính theo đúng nghĩa khoa học của vị trí này, và nhiều doanh nghiệp cịn nhầm lẫn nghiêm trọng giữa chức vụ giám đốc tài chính với kế tốn trưởng. Tình trạng thiếu giám đốc tài chính trong các doanh nghiệp đã dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Trước hết là thiếu một cán bộ quản lý chuyên nghiệp nhằm thường xuyên đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, cĩ khơng ít trường hợp, tổng giám đốc, hội đồng quản trị hồn tồn khơng nắm được thực trạng tài chính của doanh nghiệp, khi phát hiện ra những dấu hiệu xấu như nợ khĩ địi tăng lên quá mức cho phép, nợ phải trả cộng dồn quá cao, hiệu quả kinh doanh thấp... thì trở tay khơng kịp [6] Một CFO cần cĩ những kiến thức cơ bản: CFO ít nhất phải nắm được đầy đủ hoạt động của Bộ máy Kế tốn, sau đĩ là phân nhiệm việc theo dõi thơng tin cho Bộ máy Tài chính. Những thơng tin mà bộ máy Tài chính cĩ được là từ hệ thống thơng tin Kế tốn, sau đĩ chuyển các thơng tin kế tốn thành hệ thống thơng tin Tài chính. Hệ thống thơng tin Tài chính sẽ là cơ sở để một Giám đốc tài chính ra quyết định. Ngồi ra, CFO cịn phải nắm vững khoa học Phân tích và khoa học Quản trị. Tức là phải tiếp cận đến các mơn học như đánh giá, định lượng, thống kê, ... Từ những kiến thức đĩ, kết hợp với các tác nghiệp nhằm đưa ra những kết quả cuối cùng là báo cáo tình hình tài chính, hoạch định chiến lược tài chính và điều hành thực hiện chiến lược tài chính [12]. 2.1.3.2 Hệ thống thơng tin quản lý tài chính Như trên chúng ta đã đề cập ở trên, hệ thống thơng tin quản lý tài chính là hệ thống quan trọng và cần thiết nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin quản lý tài chính hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định liên quan tới: Tình trạng tài chính của doanh nghiệp, phân phối và kiểm sốt các nguồn tài chính trong doanh nghiệp [11] Cũng như các hệ thống thơng tin khác, hệ thống thơng tin quản lý tài chính cĩ thể được xếp thành bốn mức: tác nghiệp, chiến thuật, chuyên gia và chiến lược. Hệ thống thơng tin mỗi mức sử dụng dữ liệu cĩ phần khác nhau về mặt bản chất. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 19 Sơ đồ 2.3: HTTT xử lý giao dịch, lập báo cáo và lên kế hoạch tài chính [5] Hình 2.3 Mơ tả một hệ thống thơng tin quản lý tài chính và cách thức mà nhà quản lý cĩ thể lấy thơng tin tài chính từ các báo cáo. Về nguyên tắc các hệ thống thơng tin này được các nhân viên ở những mức khác nhau trong doanh nghiệp sử dụng và chúng hỗ trợ các quyết định ở những mức khác nhau. Nhưng thực chất khơng cĩ sự tách biệt tuyệt đối giữa các mức của hệ thống thơng tin tài chính, mà chúng hợp thành một chuỗi liên hồn, mơ tả quá trình liên tục các hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp. 2.1.3.3 Vai trị của hệ thống thơng tin quản lý tài chính Hiện nay, hệ thống thơng tin tài chính đĩng một vai trị chiến lược trong một tổ chức. Doanh nghiệp sử dụng thơng tin tài chính ở mọi cấp quản lý của doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin tài chính khơng chỉ đĩng vai trị là nguồn cung cấp các báo cáo chính xác cho doanh nghiệp, mà hơn thế nữa nĩ đã thực sự trở thành một cơng cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn cĩ [10]. Các mơ hình tài chính doanh nghiệp Chiến lược mua hoặc liên kết với các cơng ty khác Chính sách kế tốn và thuế Hệ thống lập kế hoạch chiến lược Hệ thống thơng tin tác nghiệp và điều hành Lập kế hoạch tài chính Kế hoạch dịng tiền mặt Kế hoạch quản lý thuế Kế hoạch tiêu dùng Ngân sách hoạt động Kế hoạch lợi nhuận hàng năm Kiểm sốt tài chính Tình trạng tài chính Phân tích vốn Tình trạng ngân sách tiền mặt Kiểm sốt dự án Tình trạng thuế Hệ thống báo cáo điều khiển Hệ thống xử lý các giao dịch Hệ thống kế tốn Khoản phải trả Khoản phải thu Kế tốn chi phí Sổ cái Hệ thống kho bạc Quản lý vốn Quản lý đầu tư Thanh tốn Ngoại hối Hệ thống thuế Kế tốn thuế Kiểm tra các điều khoản của nhà nước Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 20 a) Hệ thống thơng tin tài chính mức tác nghiệp Thơng thường hệ thống được tự động hĩa đầu tiên trong doanh nghiệp là hệ thống kế tốn mức tác nghiệp. Các hệ thống thơng tin tài chính phục vụ quản lý ở mức sách lược và chiến lược thường được xây dựng, sau khi các hệ thống thơng tin mức tác nghiệp cơ bản được xây dựng và đi vào hoạt động [1]. Các hệ thống thơng tin quản lý tài chính mức tác nghiệp cung cấp các thơng tin đầu ra cĩ tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp. Các hệ thống thơng tin quản lý tài chính mức tác nghiệp cĩ đặc trưng là hướng nghiệp vụ. Chúng tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính kế tốn, nhằm cung cấp các thơng tin tài chính cần thiết như: hĩa đơn bán hàng, đơn mua hàng, báo cáo tồn kho và các mẫu biểu thơng thường khác. Hệ thống thơng tin quản lý tài chính ở mức tác nghiệp thường được gọi là các hệ thống thơng tin xử lý nghiệp vụ. Theo mục tiêu và phương pháp, cĩ hai loại hệ thống thơng tin kế tốn là hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính: cung cấp các thơng tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngồi. Những thơng tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành [5]. Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: Cung cấp các thơng tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đốn các ảnh hưởng về tài chính của chúng tới doanh nghiệp. Ngồi ra ta cĩ hệ thống thơng tin kế tốn trách nhiệm, là một hệ thống con của hệ thống thơng tin kế tốn. Hệ thống thơng tin kế tốn trách nhiệm cung cấp thơng tin dự tốn, thể hiện luồng thơng tin từ quản lý cấp cao xuống cấp thấp nhằm cụ thể hĩa mục tiêu của doanh nghiệp cũng như cung cấp thơng tin thực tế về tình hình thực hiện mục tiêu đĩ từ các cấp dưới lên cấp trên. Qua đĩ đánh giá tình hình thực hiện các quyết định, kết quả và các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện quyết định đã ban hành cũng như các quyết định mới [5]. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 21 b) Hệ thống thơng tin tài chính sách lược Tin học hĩa hệ thống kế tốn đã làm thay đổi cách nhìn của các nhà quản lý đối với thơng tin kế tốn. Một cơ sở dữ liệu lớn được thiết lập và lưu trữ trong máy tính, được quản lý một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị CSDL, phục vụ nhu cầu truy xuất của nhiều người dùng trong nhiều ứng dụng khác nhau. - Hệ thống thơng tin ngân sách Hệ thống thơng tin ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thu/chi thực hiện và so sánh chúng với số thu/chi kế hoạch. Nĩ cũng cho phép nhà quản lý so sánh ngân sách của kỳ tài chính hiện tại so với ngân sách của các kỳ tài chính trước đĩ, so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phịng ban với nhau. Trên cơ sở so sánh các dữ liệu tài chính, các nhà quản lý tài chính cĩ thể xác định được cách thức sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu của họ. ðịnh kỳ số thu/chi kế hoạch sẽ được so sánh với số thu/chi thực hiện trên từng tài khoản, làm cơ sở để xây dựng các báo cáo như: Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục, biến động của ngân sách,... Các báo cáo này cĩ thể lập cho một phịng ban, bộ phận hay cho tồn doanh nghiệp [10]. - Hệ thống quản lý vốn bằng tiền Hệ thống thơng tin thu thập tất cả các thơng tin về các khoản tiền mặt nhận được và phải chi trong một doanh nghiệp theo một thời điểm và một khoảng thời gian nào đĩ. Thơng tin đĩ cho phép các doanh nghiệp đầu tư một khoản tiền nào đĩ một cách nhanh chĩng nhất và do đĩ tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hệ thống dạng này cĩ thể cung cấp những dự báo về các khoản tiền mặt nhận được và phải chi tiêu trong thời gian hàng tháng, hàng tuần và thậm chí cĩ thể hàng ngày. Kết quả là doanh nghiệp cĩ thể dự báo lượng tiền mặt ở mỗi thời điểm là dư hay thiếu. Các mơ hình tốn kinh tế thường được sử dụng để tối ưu hĩa các chương trình thu tiền và xác định các chiến lược đầu tư và các chiến lược tài chính liên quan tới việc dự báo lượng tiền tệ là dư thừa hay thiếu hụt [10]. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn các đầu tư khoản tiền dư của họ cho các chứng khốn ngắn hạn sao cho lợi nhuận của việc đầu tư cĩ thể thu được trước Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 22 khi cần tới khoản tiền đĩ cho một thời điểm khác. Danh mục đầu tư chứng khốn dạng này cĩ thể quản lý bằng phần mềm quản lý danh mục đầu tư. ðiều này cho phép các nhà quản lý tài chính cĩ thể ra các quyết định mua, bán hoặc giữ lại mỗi một dạng chứng khốn sao cho tồn bộ số chứng khốn đầu tư cĩ rủi ro thấp nhất và cĩ lãi nhất. - Hệ thống dự tốn vốn Quá trình lập ngân sách vốn bao gồm việc đánh giá lợi nhuận và ảnh hưởng tài chính của các chỉ tiêu vốn. Các kiến nghị tiêu dùng lâu dài cho việc xây dựng nhà xưởng hoặc mua máy mĩc, thiết bị cĩ thể được phân tích qua nhiều cơng cụ phân tích giá trị hiện tại của dịng tiền mặt kỳ vọng và phân tích rủi ro. Những ứng dụng này sử dụng mơ hình bảng tính được thiết kế trong việc lập kế hoạch tài chính cơng ty [16]. c) Hệ thống thơng tin tài chính chiến lược Hệ thống thơng tin tài chính chiến lược lấy mục tiêu của doanh nghiệp làm trọng tâm. Các hệ thống mà liên quan đến đặt mục tiêu, phương hướng hoạt động cho doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin tài chính chiến lược thường gồm nhiều dịng thơng tin khác nhau: Thơng tin nội bộ, phân tích điều kiện tài chính doanh nghiệp, thơng tin kinh tế xã hội bên ngồi, mơ tả mơi trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, những dự báo của doanh nghiệp trong mơi trường đĩ. Kết quả chủ yếu của lập kế hoạch tài chính chiến lược là các mục tiêu phương hướng tài chính của doanh nghiệp [16]. Nguồn thơng tin tự động hĩa chủ yếu chính là cơ sở dữ liệu kế tốn tài chính của doanh nghiệp đĩ. Một nguồn thơng tin tự động hĩa khác, phản ánh mơi trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp mà trong đĩ doanh nghiệp tồn tại và hoạt động [10]. - Hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp Thực chất của phân tích tài chính doanh nghiệp là phân tích các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Những báo cáo như vậy cĩ thể được cung cấp bởi HTTT kế tốn dựa trên máy tính. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 23 Cùng với dữ liệu là các báo cáo, các cơng cụ và tỷ lệ này tạo nên một hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp. Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý nhiều phương thức đo lường sự đúng đắn của một doanh nghiệp và cho phép tìm ra cách thức để cải thiện tình hình tài chính. - Dự báo tài chính dài hạn Một doanh nghiệp cần phải dự đốn tài chính và một số vấn đề khác nữa cho các xu hướng kinh tế. Các dự đốn thống kê đa dạng cung cấp các kỹ thuật phân tích tạo ra các dự báo kinh tế hoặc dự báo tài chính theo các tình trạng kinh tế địa phương hoặc cả một quốc gia. Mức độ dự đốn phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu về các mơi trường bên ngồi và mơ hình dự đốn được sử dụng. Thơng tin sử dụng trong dự báo mơi trường tương lai bao gồm mơ tả các hoạt động trong quá khứ của doanh nghiệp, dữ liệu kinh tế hiện tại và dự báo kinh tế trong tương lai. Một hệ thống thơng tin tài chính thơng thường bao gồm cả việc quản lý dịng tiền mặt, lập ngân sách tiền mặt, dự báo tình hình tài chính và lập kế hoạch tài chính [4]. - Lập kế hoạch tài chính Hệ thống lập kế hoạch tài chính sử dụng mơ hình lập kế hoạch để đánh giá các hoạt động tài chính dự báo và hiện tại của một doanh nghiệp. Chúng hỗ trợ việc xác định nhu cầu về tài chính của một doanh nghiệp và phân tích các phương pháp cung cấp tài chính khác nhau của doanh nghiệp. Thơng tin về tình hình kinh tế, hoạt động của doanh nghiệp, dạng nguồn cung cấp tài chính, mức lãi suất và giá cổ phiếu, chứng khốn được dùng để lập kế hoạch tài chính tối ưu cho doanh nghiệp. Ngồi ra cĩ thể kể ra một số ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thơng tin quản lý tài chính giúp các doanh nghiệp cĩ được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn như sau: Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 24 ðầu tư vào hệ thống thơng tin tài chính sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thơng qua đĩ doanh nghiệp cĩ khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hồn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình [11]. Hiện nay nhiều nhà máy sản xuất trên thế giới đã sử dụng cơng nghệ sản xuất cĩ hỗ trợ của máy tính để điều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Việc phân phối sản phẩm cũng như việc chi trả của khách hàng hay về tình hình tài chính giữa các vùng khác nhau đều sử dụng mạng viễn thơng. Nhờ phương thức đĩ doanh nghiệp đã hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều và đồng thời cũng giảm chi phí ở mức lớn nhất cĩ thể. Xây dựng hệ thống thơng tin tài chính sẽ giúp các doanh nghiệp cĩ được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và người cung cấp nguyên liệu [4]. Một tác dụng khác của hệ thống thơng tin tài chính là khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp. ðĩ là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất, các hoạt động mới trong doanh nghiệp. Việc này cĩ thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp. Và đầu tư vào hệ thống thơng tin tài chính cĩ khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới trong doanh nghiệp như tổ chức ảo, tổ chức theo thỏa thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức. Như vậy, áp dụng hệ thống thơng tin quản lý tài chính giúp nhà quản lý cĩ thơng tin phù hợp, chính xác, kịp thời và tập trung. Nhà quản lý sẽ cĩ thêm một cơng cụ, một cơ hội, giúp nhà quản lý điều hành tốt hơn, nhanh chĩng ra quyết định phù hợp và tối ưu hĩa việc sử dụng nguồn lực, gĩp phần tăng lợi nhuận, làm hài lịng khách hàng, cổ đơng [4]. 2.1.3.4 Các thành phần của hệ thống thơng tin quản lý tài chính Hệ thống thơng tin quản lý tài chính doanh nghiệp cĩ ba yếu tố cấu thành là cơ sở dữ liệu, cơ sở mơ hình và một hệ thống phần mềm. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 25 a) Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một tập hợp cĩ tổ chức của các dữ liệu cĩ liên quan với nhau. Ví dụ như các dữ liệu cĩ liên quan đến việc quản lý nhân lực, quản lý tài chính, kế tốn,…trong một doanh nghiệp. Các cơ sở dữ liệu thường được quản lý bằng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và được sử dụng một cách rộng rãi trên cơ sở chia sẻ giữa những người dùng và các chương trình phần mềm ứng dụng khác nhau. Như vậy, cơ sở dữ liệu là những dữ liệu hiện tại hoặc trong quá khứ, được tập hợp từ một số các ứng dụng hoặc các nhĩm, được tổ chức dễ dàng truy cập từ nhiều ứng dụng khác nhau. Hệ quản lý cơ sở dữ liệu hỗ trợ quyết định bảo đảm tính tồn vẹn của dữ liệu. b) Cơ sở mơ hình Là một tập các mơ hình phân tích và tốn học mà người sử dụng cĩ thể truy cập để sử dụng dễ dàng. Mỗi mơ hình là một sự mơ tả cho các yếu tố hoặc các mối quan hệ của một hiện tượng nào đĩ. Mỗi mơ hình cĩ thể là một mơ hình vật lý, một mơ hình tốn học hoặc một mơ hình ngơn ngữ. Mỗi hệ thống thơng tin được xây dựng cho một tập các mục đích khác nhau và sẽ tạo ra một tập hợp các mơ hình phụ thuộc theo những mục đích mà nĩ hướng tới. c) Phần mềm Cĩ rất nhiề._.ỉnh : 3. Chi phí tài chính Nhận xét: - Cơng ty chưa phản ánh chi phí lãi vay ngân hàng phát sinh tương ứng từ ngày 23-31/12/2009 với tổng số tiền là 116.819.535 đồng. Kiến nghị: - Cơng ty cần phản ánh bổ sung khoản chi phí lãi vay trên vào kết quả kinh doanh năm 2009. Bút tốn đề nghị điều chỉnh : Nợ TK 242 17.847.265 VND Cĩ TK 642 17.847.265 VND Nợ TK 635 116.819.535 VND Cĩ TK 335 116.819.535 VND Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 111 4. Về số chênh lệch lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 19.226.552 đồng. Yêu cầu: Sau khi chỉnh sửa các chi phí trên hãy xác định lại tổng lợi nhuận kế tốn trước thuế và chi phí thuế thu nhập hiện hành sẽ hết khoản chênh lệch lợi nhuận sau thuế thu nhập. 4.2 Những ưu điểm và hạn chế của hoạt động hệ thống thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty 4.2.1 Ưu nhược điểm hoạt động HTTT dự tốn tài chính cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản 4.2.1.1 Ưu điểm của hệ thống dự tốn tài chính cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản Trước hết, hệ thống thơng tin quản lý tài chính của Tổng cơng ty dựa trên một nền tảng vững chắc là hệ thống tiêu chuẩn ISO về quản lý tài chính, tạo thuận lợi cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý tài chính dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Hệ thống cĩ sự phân cấp quản lý rõ ràng, gắn liền trách nhiệm với từng cấp quản lý khác nhau trong doanh nghiệp một cách phù hợp. Hệ thống đã đảm bảo dự tốn lợi nhuận, doanh thu, chi phí xây dựng cơng trình phải đạt được, phải tuân thủ theo từng phạm vi chuyên mơn từ cấp bậc quản trị cấp cao xuống cấp thấp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động của hệ thống thơng tin này đã nhấn mạnh đến tính dự báo của thơng tin và trách nhiệm của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý (trong đĩ tập trung vào cấp quản trị cấp thấp như các tổ, đội thi cơng) nhằm gắn trách nhiệm của các nhà quản trị với chi phí phát sinh thơng qua hình thức thơng tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm chi phí (nguồn gây ra chi phí). Việc phân chia các cấp quản lý theo trách nhiệm như trên đã tạo ý tưởng cho lãnh đạo cơng ty trong việc thiết lập một mơ hình cơ cấu tốt nhất cho tổ chức, phân chia trách nhiệm quản lý lập kế hoạch, phân tích, báo cáo, tách bạch theo nhĩm hoạt động nhằm phát huy tối đa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý. Cung cấp một số chỉ số tài chính dự báo Chi phí dự tốn, tỷ lệ chi phí trên doanh thu, chỉ tiêu về giá cả, số lượng tiêu thụ,…tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu, ROI, RI,…gắn với từng trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 112 tư, làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các cấp quản lý, các bộ phận trong doanh nghiệp, làm căn cứ cho cơng tác đánh giá trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp bằng cách đánh giá mức độ hồn thành so với kế hoạch của từng trung tâm trách nhiệm sau này. Hệ thống đã tiến hành thu thập, phân tích dữ liệu, cung cấp thơng tin thích hợp, phục vụ cho việc xây dựng giá bán, phương án kinh doanh ngắn hạn và dài hạn theo từng bộ phận, cấp bậc quản trị. Ngồi các chứng từ kế tốn đã được Bộ Tài chính hướng dẫn, Tổng cơng ty xây dựng thêm các chứng từ sau: Thứ nhất, để dự tốn được lượng và giá cả chi phí NVL trực tiếp, Tổng cơng ty sử dụng Phiếu chi phí định mức giá thành đơn vị. Phiếu định mức này cĩ thể được chi tiết theo yêu cầu sử dụng cho từng loại sản phẩm, từng bộ phận sản xuất,… Tổng cơng ty đã thiết kế hệ thống tài khoản kế tốn chặt chẽ trên cơ sở hệ thống tài khoản kế tốn hiện hành để cĩ thể trích lọc các dữ liệu lập các báo cáo, nhằm đánh giá trách nhiệm quản trị của từng nhà quản lý chịu trách nhiệm cao nhất đối với từng trung tâm trách nhiệm, đồng thời đảm bảo mục đích kiểm sốt hoạt động của Tổng cơng ty thơng qua việc thực hiện các dự tốn ngân sách. Tại Tổng cơng ty, các báo cáo dự tốn được xây dựng dựa theo các cấp quản lý khác nhau trong Tổng cơng ty. Báo cáo dự tốn dựa theo các cấp quản lý hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho cơng tác quản trị từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp cao nhất. Tổng cơng ty xác định các đội thi cơng là các trung tâm chi phí, các cơng ty con trực thuộc Tổng cơng ty là các trung tâm lợi nhuận; cơng ty mẹ đầu tư vào các cơng ty con, chi nhánh trực thuộc là các trung tâm đầu tư. ðối với nhà quản trị tài chính cấp cao của Tổng cơng ty, dự tốn là cơng cụ giúp họ truyền đạt kế hoạch hoạt động đến các bộ phận nhằm phân bổ các nguồn lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Khi triển khai thực hiện thì dự tốn sẽ giúp họ kiểm sốt các mặt hoạt động của từng bộ phận cụ thể và Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 113 phân tích, xác định nguyên nhân để cĩ hành động điều chỉnh kịp thời các hoạt động ở các bộ phận nhằm hướng về mục tiêu chung. ðể tăng cường tính tự chủ trong lập kế hoạch, đảm bảo cho dự tốn cĩ tính thực tế, hệ thống dự tốn của Tổng cơng ty được lập từ cấp thấp đến cấp cao. Sau khi xét duyệt dự tốn ở các cấp thấp hơn, lãnh đạo cấp cao Tổng cơng ty mới chính thức giao nhiệm vụ cho các nhà quản trị cấp dưới và bổ sung những chỉ tiêu mà nhà quản trị cấp cao cần thiết. Phương thức giao kế hoạch như trên, Tổng cơng ty hy vọng sẽ tạo tính năng động, sáng tạo hơn cho các nhà quản lý các cấp, nĩ sẽ khuyến khích họ trong cơng việc để thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Như vậy, thành cơng của hệ thống thơng tin dự tốn tài chính đầu tư xây dựng cơ bản là đã là thống nhất một hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của Tổng cơng ty một cách cĩ tổ chức. Nĩ là phương tiện để các cấp quản lý trong tổng cơng ty liên hệ với nhau để đạt mục tiêu chung, cụ thể hĩa mục tiêu đến từng cấp quản lý. 4.2.1.2 Nhược điểm của HTTT dự tốn tài chính cơng tác đầu tư xây dựng Trong Tổng cơng ty chưa cĩ bộ phận kế tốn quản trị riêng. Hoạt động của hệ thống dựa vào phần mềm và cả nguồn nhân lực của kế tốn tài chính. Việc tập hợp chi phí thực phát sinh, đối chiếu với dự tốn là một cơng việc thường xuyên và cần thiết của kế tốn để kiểm tra chi phí phát sinh đĩ cĩ phù hợp với dự tốn hay khơng cũng như để kiểm tra tính hiệu quả trong việc quản trị chi phí. Cần cĩ sự tách biệt, phân cơng rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thơng tin của kế tốn quản trị và kế tốn tài chính riêng cho phù hợp với yêu cầu của hệ thống. Dự tốn ở cấp đội tổ thi cơng thực hiện cho từng cơng trình, chưa xây dựng được hệ thống dự tốn linh hoạt, tức là dự tốn được lập với các quy mơ sản xuất khác nhau, dựa trên chi phí dự tốn giá tính cho một mét vuơng diện tích sàn xây dựng do dự tốn tĩnh lập để tính áp giá cho các cơng trình xây dựng khác nhau. Do ngành xây dựng cơ bản cĩ tính thời vụ và phụ thuộc rất lớn vào Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 114 điều kiện thời tiết khí hậu, phần lớn sản xuất theo đơn đặt hàng, mỗi cơng trình là một sản phẩm đặc thù, quy mơ vốn đầu tư khác nhau. Khơng thực hiện dự tốn linh hoạt khơng làm căn cứ để so sánh tốc độ gia tăng của các chỉ tiêu tài chính giữa các năm, chưa cĩ cơ sở để đánh giá trách nhiệm giữa các cơng trình khác nhau. Ngồi ra, dự tốn linh hoạt cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc đưa ra các quyết định nhằm phản ứng với những biến động của thị trường. Hệ thống trên chưa cĩ các quy định cụ thể về trách nhiệm về đảm bảo thời gian của người lập báo cáo, kỳ lập báo cáo như báo cáo phải được lập và truyền đạt một cách kịp thời; báo cáo phải thực sự là cơ sở quan trọng để nhà quản lý cấp cao (người nhận báo cáo) đánh giá trách nhiệm quản trị của nhân viên quản lý cấp dưới, từ đĩ cĩ những hành động kịp thời để cải tiến hoạt động của bộ phận. Các nhà quản lý cấp Tổng cơng ty rất khĩ khăn trong việc lấy các thơng tin vào những thời điểm bất kỳ, khi phát sinh nhu cầu thơng tin. 4.2.2 Ưu nhược điểm của HTTT tổng hợp quyết tốn tài chính Trước hết, HTTT tổng hợp quyết tốn tài chính của Tổng cơng ty đã thể hiện được sự phân cấp quản lý tài chính trong lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và quyết tốn các báo cáo tài chính. Cĩ sự lưu chuyển và kiểm sốt thơng tin từ cấp cao xuống cấp thấp hơn trong Tổng cơng ty cũng như trong chính Tổng cơng ty. Hiện nay, phần mềm kế tốn CADS của Tổng cơng ty, kết hợp với hệ tổng hơp HFM đã thiết kế được báo cáo tài chính tổng hợp. Tuy nhiên việc thiết kế báo cáo tổng hợp quyết tốn tài chính là cơng việc rất phức tạp mà mỗi một chương trình kế tốn khơng thể tự động hĩa hồn tồn. Trong quá trình kinh doanh sẽ cĩ những giao dịch giữa Tổng cơng ty với cơng ty con như đầu tư vốn, mua bán hàng hĩa giữa các cơng ty con, các khoản đầu tư vào cơng ty con.... Các nghiệp vụ này nếu cộng một cách đơn thuần sẽ tạo ra các bút tốn trùng do các giao dịch này gây ra. Do vậy giải pháp tối ưu là liên kết giữa phần mềm CADS với Excel nhằm tính tốn và loại trừ các giao dịch nội bộ, các nghiệp vụ cần điều chỉnh, phản ánh đúng kết quả kinh doanh trong tồn Tổng cơng ty. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 115 Về cơ bản hệ thống đã đảm bảo mục tiêu và yêu cầu ban đầu của Tổng cơng ty trong cung ứng và kiểm sốt tài chính các đơn vị thành viên. Bao gồm các bộ phận, đơn vị thành viên được Tổng cơng ty giao vốn và các nguồn lực khác cho đơn vị, hỗ trợ các nguồn vốn tự cĩ của Tổng cơng ty hoặc các nguồn vốn vay, bảo lãnh hộ, vốn nhà nước giao. Các bộ phận và đơn vị thành viên chịu sự kiểm tra, giám sát về tài chính - kế tốn của Tổng cơng ty với tư cách là cơ quan quản lý cấp trên và với cơ quan quản lý của Nhà nước (Bộ Tài chính). Với chức năng là trung tâm điều phối và kiểm sốt tài chính kế tốn các đơn vị thành viên, phịng TCKT cĩ trách nhiệm chính trong việc tổng hợp, kiểm tra, kiểm sốt quá trình quản lý và sử dụng vốn cũng như việc thực hiện các chính sách chế độ về TCKT hiện hành của Bộ tài chính và các Qui chế tài chính nội bộ của Tổng cơng ty qui định. Cơ chế tài chính giữa Tổng cơng ty và các doanh nghiệp thành viên trước đây là cơ chế trong đĩ Tổng cơng ty kiểm sốt tồn bộ về tài chính của các doanh nghiệp thành viên. Các doanh nghiệp thành viên khơng cĩ quyền tự chủ hồn tồn về các chiến lược, chính sách kinh doanh mặc dù đã được phân cấp quản lý, các quyết định đầu tư sản xuất, kinh doanh hầu như đều phải thơng qua Tổng cơng ty. Doanh nghiệp thành viên phải bảo vệ dự án do mình lập trước tổng cơng ty, rồi cịn phải hồn tất nhiều thủ tục đầu tư, đơi khi cịn phải trình qua cấp bộ, ngành trung ương nếu đĩ là những dự án lớn như pháp luật hiện hành qui định. ðây chính là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự chậm trễ trong các quyết định đầu tư, làm giảm sút hiệu quả đầu tư, đơi khi cịn bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh một cách đáng tiếc. Vì vậy, hệ thống thơng tin này đang đứng trước nguy cơ lạc hậu. Hiện nay, số đơn vị thành viên hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty chỉ cịn 5 thành viên, gần 30 thành viên khác đã chuyển sang hình thức hạch tốn độc lập. Nghĩa là về mặt hình thức, Tổng cơng ty cĩ quyền quản lý các cơng ty con, nhưng về địa vị pháp lý thì đây là những pháp nhân độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh hồn tồn bình đẳng trước pháp luật. Tổng cơng ty thơng qua tỷ lệ đầu tư Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 116 vốn vào các cơng ty con, cĩ thể chi phối hoạt động của các cơng ty con theo nhiều cấp độ. Mức độ đầu tư vốn của Tổng cơng ty vào các cơng ty con cĩ thể là: đầu tư 100% vốn, đầu tư giữ cổ phần chi phối hoặc đầu tư khơng giữ cổ phần chi phối. Như vậy, cơng ty mẹ cĩ thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh, mục tiêu kinh doanh của mình thơng qua việc điều chỉnh danh mục vốn đầu tư vào các cơng ty con: tăng, giảm tỉ lệ vốn, đầu tư vào cơng ty mới hay rút vốn ra khỏi cơng ty,... cũng như điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh của chính Tổng cơng ty. Tổng cơng ty chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của cơng ty con trong phạm vi số vốn gĩp vào theo như luật định. 4.3 Giải pháp nâng cao năng lực hoạt động của HTTT quản lý tài chính 4.3.1 Bổ sung bộ phận kế tốn quản trị trong cấu trúc của HTTT quản lý tài chính Như chúng ta đã biết, để hệ thống thơng tin dự tốn cơng tác đầu tư xây dựng cơng trình cũng như các hệ thống thơng tin quản lý tài chính khác hoạt động được thì phải gồm các chứng từ kế tốn, sổ sách kế tốn và báo cáo kế tốn quản trị riêng. Tất nhiên, kế tốn quản trị và kế tốn tài chính cĩ thể cùng một phịng, nhưng phải cĩ sự tách biệt, phân cơng rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thơng tin cũng như mối quan hệ giữa kế tốn quản trị và kế tốn tài chính, giữa bộ phận kế tốn tổng hợp và bộ phận kế tốn chi tiết nhằm tránh chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý và cung cấp thơng tin. Trước đây hoạt động kế tốn quản trị do hệ thống kế tốn tài chính kiêm nhiệm. Kế tốn quản trị cần trở thành một bộ phận cấu thành trong hệ thống thơng tin quản lý tài chính. Kế tốn quản trị là một trong những cơng cụ quản lý hữu hiệu trong điều kiện nền kinh tế thị trường cĩ cạnh tranh, bởi tính linh hoạt, hữu ích và kịp thời của thơng tin kế tốn phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp. Với Tổng cơng ty, việc ứng dụng kế tốn quản trị chi phí trong hoạt động quản lý cịn là vấn đề mới mẻ, chưa được triển khai một cách đồng bộ và khoa học, ở một mức độ nhất định Tổng cơng ty đã vận dụng một số nội dung Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 117 trong cơng tác lập dự tốn, tính giá và kiểm sốt chi phí nhưng chưa khai thác và phát huy hết ưu thế của loại cơng cụ quản lý khoa học này. Sơ đồ 4.2 Tổ chức bộ máy kế tốn Tổng cơng ty 4.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu đầy đủ để quản lý chi phí và lập dự tốn linh hoạt ở cấp quản lý đội thi cơng Cĩ rất nhiều Phương pháp tiêu chuẩn đo bĩc khối lượng (Standard Method of Measurement - SMM) được sử dụng cho các dự án hạ tầng và dân dụng. Nguồn dữ liệu được xây dựng bởi các nhà Tư vấn Quản lý khối lượng, với ngân hàng dữ liệu về đơn giá được xây đựng từ nhân cơng, vật liệu và máy mĩc. ðơn giá được áp dụng cho bất cứ dự án nào cĩ sử dụng SMM và như vậy sẽ tương đối dễ dàng cho Tư vấn quản lý chi phí đo bĩc khối lượng của một dự án và vận dụng áp giá các dự án tương tự đã thực hiện trước đây và cĩ sử dụng cùng một phương pháp đo bĩc chuẩn. Ngân quỹ được xác định dựa trên phác thảo dự án bằng cách tính tốn diện tích sàn xây dựng (CFA) sau đĩ áp giá tính cho một mét vuơng diện tích PTGð TÀI CHÍNH TRƯỞNG PHỊNG KẾ TỐN PHĨ PHỊNG KẾ TỐN KẾ TỐN TÀI CHÍNH KẾ TỐN QUẢN TRỊ Kế tốn tổng hợp Kế tốn cơng nợ Kế tốn TSCð Kế tốn ... Tổ kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Tổ dự tốn Tổ phân tích đánh giá Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 118 sàn xây dựng. Tư vấn xây dựng cĩ một ngân hàng dữ liệu đơn giá tính trên một mét vuơng CFA cho các loại cơng trình xây dựng khác nhau và giá được dựa trên các hệ số tiêu chuẩn như hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lưu thơng, hệ số diện tích sử dụng chung v.v. Khái tốn (cost model) được xác định dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết kế sơ bộ. Bản khái tốn này sẽ xem xét thơng số, các hệ số để dự tính chi phí. Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lưu thơng. Các thơng số này cĩ thể sử dụng để phát triển dự tốn một cách cụ thể hơn. Khi thiết kế được triển khai, các chi tiết thiết kế được cung cấp và dự báo chi phí xây dựng được xác định bởi Tư vấn Quản lý chi phí. Dựa trên thiết kế chi tiết và bản vẽ sơ bộ, khối lượng và đơn giá được lập để thực hiện Dự tốn sơ bộ (cost plan) - cung cấp thơng tin chi tiết về các yếu tố của dự án. Các dữ liệu chi phí quan trọng, được sử đụng để lập ngân sách, dự báo, dự tốn sơ bộ lấy từ Biểu khối lượng và đơn giá của dự án được đấu thầu trước đây. ðiều này giải thích tại sao SMM rất quan trọng, SMM khơng chỉ đưa ra cơ sở cho việc tính tốn và áp giá mà cịn tạo ra sự nhất quán về đơn giá ở các dự án khác nhau. Tư vấn quản lý chi phí cũng sử dụng cả chỉ số giá để lập, xác định sự khác nhau về giá ở các địa phương và biến đổi giá theo thời gian về nhân cơng, máy mĩc và vật liệu. ðây là cơng cụ quản lý chi phí chủ yếu của Tư vấn quản lý chi phí với mục đích đánh giá ngân sách và lập dự tốn. Họ sử dụng nguồn dữ liệu được xây dựng dựa trên kinh nghiệm và các dự án tương tự đã cĩ nghiên cứu giá thị trường vật liệu, nhân cơng, máy mĩc để tập dự tốn ngân sách và chi phí xây dựng, được sử dụng làm cơ sở đánh giá hồ sơ thầu. Phương pháp luận của hệ thống quản lý chi phí xây dựng là liên tục cải tiến dự tốn chi phí dự án dựa trên mức độ chi tiết của thiết kế đưa ra. Do đĩ, việc phân tích chi phí được triển khai từ tính tốn trên m2, chi phí cơ bản đến Bảng khối lượng chi tiết. Tư vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) đĩng vai trị vơ cùng quan trọng trong quản lý chi phí xây dựng. Bởi vì, tư vấn quản lý chi phí chịu trách Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 119 nhiệm quản lý chi phí xây dựng từ khởi đầu đến khi dự án được hồn thành. Mặc dù vậy, việc áp dụng ở các doanh nghiệp đầu tư xây dựng Việt Nam khơng dễ, sẽ mất thời gian dài để thay đổi một hệ thống. Việc sử dụng SMM và áp dụng giá cả thị trường trong lập dự tốn và giá xây dựng sẽ trở thành thế mạnh của hệ thống quản lý chi phí, bởi vì nĩ đảm bảo tính chính xác trong dự tốn và giá cả cạnh tranh. Áp dụng phương pháp này cĩ thể giải quyết được những tồn tại trong cơ chế quản lý Tổng cơng ty. 4.3.3 Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhân lực vận hành hệ thống Do đặc điểm của hệ thống thơng tin quản lý tài chính là cung cấp thơng tin cho các nhà quản lý. Vì thế, trong quá trình tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân viên thực hiện cần phải đưa ra xu hướng và biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý. Nhân viên hệ thống phải cĩ đủ trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ, đặc biệt là kỹ năng thiết kế các báo cáo quản trị nĩi chung, để thực hiện cơng việc báo cáo của mình nhằm cung cấp thơng tin đáng tin cậy cho các nhà quản lý. Nhân viên phải bảo mật tuyệt đối các thơng tin mang tính bảo mật của doanh nghiệp, khơng được tiết lộ thơng tin ra ngồi vì mục đích, lợi ích cá nhân. Tổng cơng ty cần hạn chế tối đa việc nhân viên hệ thống chuyển sang bộ phận, cơng ty khác. Cần xây dựng một đội ngũ nhân sự làm cơng tác kế tốn khơng những cĩ chuyên mơn nghiệp vụ mà cịn cĩ sự hiểu biết về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đĩ mới cĩ thể đưa ra các phân tích, đánh giá chính xác trên cơ sở số liệu thu thập được. 4.3.4 Nâng cao nhận thức của các cấp quản trị Tổng cơng ty về tầm quan trọng việc sử dụng thơng tin quản lý tài chính trong điều hành hoạt động Hệ thống thơng tin quản lý tài chính chỉ cĩ thể hoạt động tốt khi các cấp quản trị thấy được tầm quan trọng của việc sử dụng thơng tin từ hệ thống phục vụ cho cơng tác của mình, từ đĩ tổ chức thực hiện các cơng việc một cách Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 120 thường xuyên và tự nguyện. Hệ thống chỉ cĩ thể hoạt động tốt khi cĩ sự thay đổi trong nhận thức của chính những người quản lý. 4.3.5 Kết hợp các hệ thống thơng tin chức năng để cung cấp thơng tin Báo cáo của hệ thống thơng tin này cần được sử dụng kết hợp với các báo cáo khác của doanh nghiệp như báo cáo về thị trường, đối thủ cạnh tranh, cơng nghệ sản xuất... để cĩ cái nhìn tồn diện hơn về các yếu tố đang tác động đến hoạt động của doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo tính thời sự của thơng tin do các báo cáo hệ thống thơng tin dự tốn tài chính cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản cung cấp, việc xác định kỳ lập báo cáo cụ thể của từng loại báo cáo cĩ ý nghĩa quan trọng. Ngồi những báo cáo mang tính chất định kỳ, yêu cầu xây dựng báo cáo mang tính chất bất kỳ, phụ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng. Ngồi các báo cáo dự tốn, cần cĩ các báo cáo phân tích dự tốn, thể hiện mục tiêu, ý nghĩa của những con số dự tốn, để nhà quản lý các cấp nắm được mục tiêu cần đạt đến của bộ phận mình và mục tiêu chung của Tổng cơng ty. Kết hợp với hệ thống thơng tin kiểm sốt nhằm kiểm tra các rủi ro trong hệ thống. ðưa ra các chỉ tiêu để đánh giá mức độ sai sĩt của hệ thống, các rủi ro của hệ thống và đưa ra các chỉ tiêu, đề xuất cho bộ phận đánh giá rủi ro. 4.3.6 Chuyển đổi mục tiêu hoạt động HTTT tổng hợp quyết tốn tài chính Tổng cơng ty Mục tiêu mới được đặt ra cho hệ thống là đảm bảo sự quản lý của Tổng cơng ty với các đơn vị thành viên nhưng vẫn tạo dựng được mơi trường tài chính lành mạnh, bình đẳng cho mọi doanh nghiệp. Cụ thể là: - Quyền hạn của Tổng cơng ty đối với các ðVTV phụ thuộc vào phần vốn gĩp của các Tổng cơng ty vào ðVTV. ðVTV cĩ thể hoạt động theo mơ hình cơng ty trách nhiệm hữu hạn (kể cả cơng ty liên doanh), cơng ty trách nhiệm hữu Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 121 hạn một thành viên, cơng ty cổ phần. Cơng ty này đến lượt mình, lại cĩ thể phát triển thêm các đơn vị thành viên của mình. - Các ðơn vị thành viên hoạt động theo chiến lược phát triển chung của Tổng cơng ty và cĩ mối quan hệ chặt chẽ với các ðơn vị thành viên khác trong Tổng cơng ty. ðơn vị thành viên thực hiện các chế độ báo cáo tài chính định kỳ với Tổng cơng ty,... - Mối quan hệ giữa Tổng cơng ty và cơng ty con thực hiện chủ yếu thơng qua đại hội cổ đơng (hoặc đại hội thành viên, tuỳ theo loại hình ðVTV). Quan hệ giữa các cơng ty thành viên trong Tổng cơng ty chủ yếu thơng qua hình thức hợp đồng kinh tế. - ðịa vị pháp lý của Tổng cơng ty cũng như ðVTV cĩ tính độc lập tương đối. ðĩ đều là những pháp nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật như nhau. - Các cơng ty con được đảm bảo quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong quyết định phương án đầu tư, sản xuất, kinh doanh, trong chiến lược phát triển chung của cơng ty. - Cơ chế vốn gĩp rõ ràng, phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của Tổng cơng ty căn cứ trên số vốn đầu tư vào các đơn vị thành viên. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 122 5. KẾT LUẬN 1- Hệ thống thơng tin quản lý là một hệ thống chức năng, thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thơng tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức. Hoạt động của một hệ thống thơng tin quản lý bao gồm: nhập dữ liệu, xử lý thơng tin, xuất dữ liệu, lưu trữ thơng tin và thơng tin phản hồi. Xu hướng tồn cầu hĩa, sự phát triển của nền kinh tế tri thức phải dựa chủ yếu vào tri thức và thơng tin, cùng với sự hỗ trợ tối đa của cơng nghệ máy tính và phần mềm máy tính làm cho hệ thống thơng tin quản lý ngày càng cĩ vai trị quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp. 2- Hoạt động của HTTT kế tốn quản lý tài chính Tổng cơng ty đã đảm bảo. Yêu cầu của hệ thống thơng tin tổ chức là khơng ngừng phát triển, mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho nhà quản lý những cơng cụ quản lý tốt nhất. Sự vận động của HTTT quản lý tài chính Tổng cơng ty đã thu thập cơ sở dữ liệu dữ liệu từ chung đến riêng một cách tuần tự. 3- Hệ thống thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty đã hỗ trợ các nhà quản lý ra các quyết định liên quan tới: Tình trạng tài chính doanh nghiệp, phân phối và kiểm sốt các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin tài chính gồm: (1) Hệ thống thơng tin xử lý các giao dịch, (2) Hệ thống báo cáo điều khiển; (3) Hệ thống thơng tin tác nghiệp và điều hành và (4) là hệ thống lập kế hoạch chiến lược. Về nguyên tắc các hệ thống thơng tin này được các nhân viên ở những mức khác nhau trong doanh nghiệp sử dụng và chúng hỗ trợ các quyết định ở những mức khác nhau. Nhưng thực chất khơng cĩ sự tách biệt tuyệt đối giữa các mức của hệ thống thơng tin tài chính, mà chúng hợp thành một chuỗi liên hồn, mơ tả quá trình liên tục các hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp. Vì vậy thơng tin đã được sử dụng một cách hiệu quả. 4- Hoạt động hệ thống thơng tin dự tốn tài chính cơng tác đầu tư, xây dựng cơ bản nhằm đảm bảo dự tốn lợi nhuận, doanh thu, chi phí xây dựng cơng trình theo từng phạm vi chuyên mơn từ cấp bậc quản trị cấp cao xuống cấp thấp Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 123 nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. ðã xây dựng được hệ thống các chỉ số tài chính làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các cấp quản lý, các bộ phận trong doanh nghiệp. Thu thập, phân tích dữ liệu, cung cấp thơng tin thích hợp, phục vụ cho việc xây dựng giá bán, phương án kinh doanh ngắn hạn và dài hạn theo từng bộ phận, cấp bậc quản trị. Hệ thống xây dựng phiếu chi phí định mức giá thành đơn vị, hệ thống tài khoản kế tốn theo mã trách nhiệm quản trị, hệ thống cơ sở dữ liệu và hệ thống báo cáo phục vụ các cấp quản lý từ cao xuống thấp đầy đủ và khoa học. Bên cạnh đĩ cịn một số những tồn tại hạn chế về hoạt động dự tốn ở cấp đội thi cơng do chưa áp dụng phương pháp dự tốn linh hoạt để dự tốn ở các giá trị sản lượng hồn thành khác nhau trong cùng một kỳ dự tốn hay chưa cĩ bộ phận kế tốn quản trị riêng chuyên trách cho cơng tác dự tốn phục vụ các cấp quản lý, nhân lực chủ yếu của phịng kế tốn. 5- Hoạt động của hệ thống tổng hợp quyết tốn tài chính Tổng cơng ty với mục đích nhằm cung cấp thơng tin giúp các đơn vị quản lý, sử dụng vốn đúng mục đích, cĩ hiệu quả và thực hiện đúng các chính sách, chế độ của Nhà nước qui định về tài chính - kế tốn cũng như các qui chế tài chính nội bộ của Tổng cơng ty đối với các đơn vị thành viên về cung ứng và kiểm sốt tài chính các đơn vị thành viên. Hệ thống dựa trên quy trình cung ứng và kiểm sốt tài chính chặt chẽ, sử dụng hệ thống bảng biểu chủ yếu cĩ sẵn trong phần mềm quản lý tài chính – kế tốn CADS và hệ thống thơng tin kế tốn tài chính. Nhưng hệ thống vẫn cịn một số tồn tại hạn chế vì khơng phát huy được vai trị tự chủ của các đơn vị thành viên trong việc lập kế hoạch sản xuất, áp dụng mơ hình quản lý mệnh lệnh là chủ yếu đối với các đơn vị thành viên. Hệ thống vì thế mà khơng được sử ủng hộ của các cấp quản lý bên dưới, và làm mất cơ hội đầu tư. Hệ thống khơng được cập nhật liên tục, thường là một năm một lần, thường bị trễ so với kế hoạch. Thơng tin cung cấp cho các nhà quản trị cấp cao khơng kịp thời. 6- Một số biện pháp đã được đưa ra nhằm nâng cao năng lực hoạt động của hệ thống, khắc phục những hạn chế kể trên. Một là, bổ sung bộ phận kế tốn quản trị trong cấu trúc của HTTT quản lý tài chính. Hai là, tổ chức cơ sở dữ liệu Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 124 đầy đủ để quản lý chi phí và lập dự tốn linh hoạt ở cấp quản lý đội thi cơng. Ba là giải pháp nhằm nâng cao nhận thức của các cấp quản trị Tổng cơng ty về tầm quan trọng việc sử dụng thơng tin quản lý tài chính trong điều hành hoạt động. Bốn là, kết hợp các hệ thống thơng tin chức năng để cung cấp thơng tin. Giải pháp cuối cùng là chuyển đổi mục tiêu hoạt động hệ thống tổng hợp quyết tốn tài chính Tổng cơng ty. Từ cấp lãnh đạo cao nhất cần quyết tâm xây dựng mơ hình quản lý tài chính dân chủ hơn, khách quan hơn, để phát huy thế mạnh của các đơn vị quản lý cấp dưới, tận dụng được các cơ hội đầu tư. Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 125 TÀI LIỆU THAM KHẢO A. Tiếng Việt 1. Nguyễn Thị Hồng Anh (2008) Hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty TNHH Macrsk Việt Nam, Luận văn thạc sĩ Kinh tế, ðại học Kinh tế TP HCM. 2. ðặng Kim Cương (2008), Kế tốn quản trị, Nhà xuất bản Thống Kê, TP HCM 3. Phạm Văn ðược, Phạm Xuân Thành (2009), Mơ hình báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị cơng ty niêm yết, NXB Phương ðơng, TP HCM. 4. Phạm Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn (2007), Hệ thống thơng tin quản lý, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 5. Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống Kê, Tp Hồ Chí Minh. 6. Donald Maccorquodale (2010), nghiên cứu CFO tồn cầu của IBM, Hội thảo ứng dụng hệ thống thơng tin quản lý tài chính doanh nghiệp, Hà Nội. 7. Nguyễn ðăng Nam (2006), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội. 8. Võ Văn Nhị (2007) Báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam, NXB Giao thơng vận tải. 9. Nguyễn Năng Phúc (2006), Phân tích tài chính cơng ty cổ phần, NXB Tài chính, Hà Nội 10. Trương Văn Tú (1996), Xây dựng HTTT tin học hĩa phục vụ quản lý doanh nghiệp Việt Nam 11. Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh (2000), Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, NXB Tin học, Hà Nội. 12. Phùng Thị Thanh Thủy (2003) Quản lý tài chính doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. 13. Nguyễn Văn Vĩnh (2006) Hồn thiện cơng tác quản lý tài chính tại Cơng ty cổ phần xây dựng số 1 – VINACONEX, Báo cáo tốt nghiệp, ðại học kinh tế quốc dân, Hà Nội Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh..... ....... 126 14.Luis Rigand (1988) Xây dựng hệ thống thơng tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tổ chức (Ngơ Trung Việt dịch) – Chương trình tin học nhà nước (2004) 15. Ciaran Walsh (2008), Các chỉ số cốt yếu trong quản lý, NXB Tinh Văn, TP HCM B. Tiếng Anh 16. James A. O’Brien, Prentice – Hill (1998), Management Information Systems, IRWIN, USA 17. Frederick L Jones (2000), Accounting Imformation Systems, Prentice – Hill, USA 19. Leonard M Jessup (1999), Management Accounting, Joseph S.Valacich QUE, USA C. Tài liệu từ internet 20. Tổng quan về ERP 21. ERP là gì? 22. Hà Nguyễn (2009). Ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp Việt Nam ly/Ung_dung_ERP_vao_doanh_nghiep_Viet_Nam/ 23. Quản trị tài chính – Bộ não của doanh nghiệp ._.