Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi truờng làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội

5S là điều kiện cơ bản và quan trọng đẻ thực hiện KAIZEN một cách hiệu quả nhất. 5S với những nguyên lý không quá phức tạp, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nên rất thuận tiện khi thực hiện áp dụng. Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội em đã nhận thấy điều kiện của công ty hoàn toàn có thể thực hiện chương trình 5S một cách có hiệu quả. Thực hiện 5S tại công ty là một cách nhìn khác trong cách thức quản lý. Công ty chưa áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng, cũng như công cụ quản lý chất lượng nào nên giới thiệu làm quen với 5S sẽ là cơ sở lý luận để có thể trong tương lai công ty tiến tới áp dụng một hệ thống quản lý như ISO 9001 chẳng hạn. Chính vì lý do như trên mà em đã chọn đề tài bài luận văn của mình là : Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi truờng làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội. Trong khuôn khổ của bài luận văn em xin đưa ra một số thông tin cơ bản về thực trạng công ty, về nội dung cũng như cách thức, quá trình thực hiện kiểm soát, cải tiến chương trình 5S khi áp dụng vào các phòng ban chức năng. Bố cục của luận văn bao gồm ba chương chính: Chương 1 : Giới thiệu về công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội Chương 2 : Thực trạng quản lý các yếu tố sản xuất và môi trường làm việc của công ty và sự cần thiết áp dụng 5S Chương 3 : Áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng tại công ty. Trong quá trình tìm hiểu thông tin không tránh khỏi những sai sót rất mong sự góp ý, chỉ bảo của thầy hướng dẫn cũng như các cô, chú trong công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội. CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI *** I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1.1 Những thông tin chung Tên công ty Tên tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Tên tiếng anh: HANOI RAILWAY SERVICE JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: HARATOUR Trụ sở của công ty Địa chỉ Số 142 Lê Duẩn, Phường Khâm Thiên, Quận Đống Đa, TP Hà Nội. Số điện thoại: +84 4 8510065, 8510576 Fax: +84 4 5182933, 5182095 Webside: http:// www.haratour.com Mail: hrts.co@fpt.vn và dulichdshn@fpt.vn Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước được cổ phần hoá theo quyết định số 3744/QĐ-BGTVT ngày 07/12/2004 của bộ giao thông vận tải về việc chuyển công ty dịch vụ du lịch đường sắt thành công ty cổ phần Dịch vụ Du lịch Đường Sắt Hà Nội. Lĩnh vực hoạt động: Lĩnh vực hoạt động của công ty bao gồm các lĩnh vực kinh doanh du lịch và các lĩnh vực kinh doanh dịch vụ du lịch. Trong đó: Kinh doanh du lịch bao gồm: Kinh doanh lữ hành nội địa Kinh doanh lữ hành quốc tế kinh doanh dịch vụ du lịch bao gồm: Kinh doanh dịch vụ Khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ khác Sản xuất nhãn và bao bì Mua bán chất bôi trơn làm sạch động cơ Mua bán nhiên liệu khác dùng trong động cơ Hoạt động hỗ trợ vận tải hàng hoá và khách sạn Sản xuất nước uống Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê Hoạt động thể thao và giải trí khác. Phạm vi kinh doanh và hoạt động của công ty: Công ty được quyền hoạt động kinh doanh theo quy định trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, phù hợp với các quy định của pháp luật, điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu của công ty. Mục tiêu hoạt động của công ty: Mục tiêu hoạt động của công ty là không ngừng phát triển trong các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, thực hiện tối đa hoá lợi nhuận để nâng cao lợi tức cho cổ đông, đồng thời nâng cao thu nhập cho người lao động và cải thiện điều kiện lao động. 1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty Chức năng: Quản lý điều hành doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh cụ thể như sau: Chức năng về kỹ thuật: tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ thật hoàn hảo của doanh nghiệp nhằm đưa ra thị trường để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Chức năng thương mại: thể hiện thật tốt các hoạt động mua và bán các sản phẩm hàng hoá hoặc dịch vụ. Chức năng tài chính: quản lý huy động sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả trong hoạt động của công ty. Chức năng quản trị: Chức năng này là phải dự báo điều phối, kiểm soát, chỉ huy để tạo điều kiện cho các hoạt động của công ty, phối hợp ăn khớp không chệch mục tiêu dự định. Nhiệm vụ: Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh du lịch và dịch vụ du lịch, khách sạn, thương mại. Tổ chức tốt du lịch lữ hành và dịch vụ du lịch cho khách trong nước, quốc tế. Kinh doanh thương mại tổng hợp: Bán buôn, bán lẻ, các mặt hàng giải khát, thực phẩm công nghệ, sản xuất bia, nước ngọt đảm bảo an toàn vệ sinh cho người tiêu dùng. Cùng đặc điểm chung của ngành dịch vụ, công ty còn có đặc điểm riêng của đơn vị chủ quản là Tổng công ty đường sắt Việt Nam (TCTĐSVN) đó là nhiệm vụ được phân bổ theo nhu cầu phát triển của ngành đường sắt,vì vậy trong ngành du lịch đường sắt ở đâu có dịch vụ thì ở đó có Công ty cổ phần dịch vụ du lịch Đường sắt Hà Nội. Mặt khác, nhiệm vụ của công ty còn đặc biệt chú trọng đến chất lượng phục vụ uy tín trên thị trường, vì vậy công ty đã không ngừng đầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị để phục vụ khách hàng, đây là những kết quả ban đầu đáng khích lệ, xu hướng phát triển mới cho Công ty. 1.3 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội tiền thân là công ty phục vụ đường sắt được hợp nhất bởi công ty ăn uống đường sắt và trạm bán hàng trên tàu Tại quyết định số 3271/ QĐ - TC, ngày 9 tháng 12 năm 1970 của Bộ trưởng bộ giao thông vận tải KT: Thứ trưởng Hồng Xích Tâm. Trụ sở 104C đường Lê Duẫn, Hà Nội. Năm 1975 đất nước thống nhất, đường sắt Bắc Nam được khôi phục, tổng cục đường sắt đã chỉ đạo công ty phục vụ đường sắt tổ chức phục vụ tại các ga Huế, Đà Nẵng, Nha Trang, Sài Gòn và năm 1976 đã thành lập công ty phục vụ đường sắt II (Đà Nẵng), Công ty phục vụ đường sắt III (Sài Gòn) trên cơ sở cán bộ của công ty phục vụ đường sắt I ( Hà Nội) Năm 1989, căn cứ yêu cầu nhiệm vụ đổi mới quản lý của nhà nước về kinh tế, đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và chuyển các đơn vị kinh tế cơ sở sang hoạch toán kinh doanh XHCN trong ngành đường sắt. Công ty phục vụ đường sắt Hà Nội đã đổi tên thành Công ty dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội tại quyết định số 836 ĐS/TC, ngày 13 tháng 11 năm 1989 của cục trưởng cục đường sắt: Thứ trưởng BGTVT kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục đường sắt Đoàn Văn Xê ký. Năm 1992, sau khi bàn giao một số đơn vị sang ga, công ty từ 21 đơn vị cơ sở còn lại 8 đơn vị. Căn cứ quy chế về thành lập và giải thể doanh nghệp nhà nước ban hành kèm theo Nghị định số 388/ HĐBT, ngày 20/11/1991 của HĐBT. Công ty Dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội được thành lập tại quyết định số 607/QĐ/TCCB - LĐ, ngày 05 tháng 04 năm 1993 của bộ trưởng BGTVT. Năm 2002 Căn cứ Nghị định Số 64/2002/NĐ-CP, ngày 19/06/2002 của Chính Phủ về chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần. Tại quyết định số 3744/QĐ - BGTVT, ngày 07 tháng 12 năm 2004 Bộ trưởng Bộ GTVT đã ký quyết định chuyển công ty dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội thành công ty cổ phần. Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chính thức đi vào hoạt động ngày 01 tháng 04 năm 2005 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số : 0103007241 do sở KHĐT - phòng đăng ký kinh doanh cấp. II. CÁC ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý Hình 1.1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TỪ GIÁM ĐỐC ĐẾN CÁC PHÒNG BAN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (chủ tịch HĐQT, các thành viên) TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ CÁC ĐƠN VỊ CƠ SỞ PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC P. TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH P. TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH P. DU LỊCH  P. ĐẦU TƯ - KINH DOANH TT LỮ HÀNH VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ ĐƯỜNG SẮT TT DỊCH VỤ DU LỊCH THƯƠNG MẠI ĐƯỜNG SẮT TT ĐIỀU HÀNH HƯỚNG DẪN DU LỊCH TT THỂ THAO DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI TT DU LỊCH THƯƠNG MẠI ĐƯỜNG SẮT TT THƯƠNG MẠI VÀ KINH DOANH DỊCH VỤ CHI NHÁNH VINH CHI NHÁNH LÀO CAI CHI NHÁNH PHÍA NAM KHÁCH SẠN MÙA XUÂN Nguyên tắc hoạt động và chức năng từng bộ phận Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty. Hội đồng quản trị không thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị của công ty gồm 5 thành viên; bao gồm Chủ tịch và các thành viên khác. Hội đồng Quản trị có nhiệm kỳ 03 (ba) năm và có thể được bầu lại tại Đại hội cổ đông tiếp theo. Hội đồng quản trị được bầu bằng thể thức bỏ phiếu trực tiếp tại Đại hội cổ đông. Thành viên Hội đồng quản trị phải đạt ít nhất 51% (Năm mươi mốt phần trăm) tổng số phiếu có quyền quyết của các cổ đông tham dự trực tiếp hoặc thông qua đại diện uỷ quyền có mặt tại Đại hội cổ đông. Thành viên Hội đồng Quản trị Thành viên Hội đồng Quản trị phải có đủ các tiêu chuẩn sau: Là cổ đông thể nhân sở hữu hoặc đại diện sở hữu nhóm cổ đông thể nhân tối thiểu 1.5 % (Năm phần trăm) tổng số cổ phần phổ thông của công ty. Nếu là người đại diện hợp pháp cho cổ đông pháp nhân, thì tỷ lệ sở hữu tối thiểu là 10% (Mười phần trăm) Tổng cổ phần phổ thông của công ty. Có trình độ học vấn từ đại học trở lên, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp, có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh ngành nghề của công ty, hiểu biết về pháp luật. Có sức khoẻ, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực liêm khiết. Chủ tịch Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị bầu chủ tịch, trong số thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm Tổng giám đốc Công ty và được Đại hội cổ đông thông qua. Các thành viên Hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm các chức vụ điều hành trực tiếp sản xuất kinh doanh của công ty. Quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch hôi đồng quản trị do điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp quy định. Chủ tịch hội đồng quản trị phải triệu tập và chủ toạ Đại hội cổ đông và các cuộc họp của Hội đồng Quản trị.Một uỷ viên HĐQT sẽ thay mặt Chủ tịch khi được chủ tịch uỷ quền. Trong trường hợp này, Chủ tịch phải thông báo cho HĐQT về việc uỷ quyền. Trường hợp Chủ tịch tạm thời không thể thực hiện nhiệm vụ vì bất kỳ lý do nào, thì Hội đồng Quản trị có thể bổ nhiệm một người khác trong số các thành viên của HĐQT để thực hiện thay nhiệm vụ cho Chủ tịch HĐQT. Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng Giám đốc, Phó tổng giám đốc và ký kết hợp đồng lao động với Tổng Giám đốc, Phó tổng đốc. Hợp đồng lao động quy định rõ mức lương, thù lao, quyền lợi và các điều kiện khác của hợp đồng. Thông tin về mức lương, trợ cấp, quyền lợi của Tổng Giám đốc phải được báo cáo cho đại hội cổ đông thường niên và được nêu trong báo cáo thường niên của Công ty. Nhiệm kỳ Tổng Giám đốc là 3 năm (ba) trừ khi HĐQT có quy định khác. Khi hết nhiệm kỳ có thể được HĐQT xem xét bổ nhiệm lại. Nếu bổ nhiệm lại thì phải ký kết lại hợp đồng lao động lại với Tổng giám đốc. Các phòng chức năng của của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch Nguyên tắc hoạt động Tổng giám đốc điều hành hoạt động của phòng thông qua kế toán trưởng hoặc trưởng phòng. Kế toán trưởng (hoặc trưởng phòng), điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đóc về thực hiện chức năng nhiệm vụ và các vụ việc vi phạm pháp luật, tiêu cực xảy ra trong phòng. Viên chức, nhân viên của phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ của kế toán trưởng (hoặc Trưởng Phòng) trên cơ sở HĐLĐ Tổng giám đốc đã ký và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng (hoặc trưởng phòng) về phần việc được giao. Trường hợp Tổng giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức, nhân viên của phòng, thì viên chức, nhân viên có trách nhiệm thực hiên, sau đó báo cáo lại kế toán trưởng (hoặc Trưởng phòng) Chức năng Tổ chức tham mưu, giúp Tổng giám đốc quản lý về công tác tài chính, kế toán, theo quy định hiện hành của nhà nước, của công ty. Tham mưu định hướng kế hoạch phát triển SXKD của công ty. * Phòng Du Lịch Nguyên tắc hoạt động Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc được Tổng giám đốc phân công điều hành hoạt động của phòng thông qua trưởng phòng. Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng và các vụ việc vi phạm pháp luật, tiêu cực xảy ra. Viên chức, nhân viên trong phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ của trưởng phòng trên cơ sở HĐLĐ tổng giám đốc đã ký và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về việc được giao. Trường hợp Tổng giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức, nhân viên của phòng, thì viên chức, nhân viên có trách nhiệm thực hiên, sau đó báo cáo lại Trưởng phòng. Chức năng Tham mưu định hướng chiến lược phát triển kinh doanh du lịch - Lữ hành; phát triển kinh doanh dịch vụ du lịch. Tham mưu điều hành kinh doanh du lịch lữ hành và tổ chức dịch vụ toàn công ty. * Phòng đầu tư - Kinh doanh Nguyên tắc hoạt động Tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc được Tổng giám đốc phân công điều hành hoạt động của phòng Đầu tư - Kinh doanh thông qua trưởng phòng. Trưởng phòng, điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng về các việc vi phạm pháp luật, tiêu cực xảy ra trong phòng. Viên chức, nhân viên trong phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ của trưởng phòng trên cơ sở HĐLĐ Tổng giám đốc đã ký và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về phần việc được giao. Trường hợp Tổng giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức, nhân viên của phòng, thì viên chức, nhân viên có trách nhiệm thực hiên, sau đó báo cáo lại trưởng phòng. Chức năng Tham mưu công tác đầu tư xây dựng các công trình phục vụ công tác phát triển sản xuất kinh doanh. Tham mưu phát triển sản xuất kinh doanh trên cơ sở các nghành nghề hiện có và phát triển các ngành nghề mới. * Phòng tổ chức - hành chính Nguyên tắc hoạt động Giám đốc trực tiếp hoặc Phó tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt động của phòng TCHC thông qua trưởng phòng. Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về thực hiện chức năng nhiệm vụ và các vụ việc vi phạm pháp luật, tiêu cực xảy ra. Viên chức, nhân viên trong phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng trên cơ sở HĐLĐ Tổng giám đốc đã ký và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc được giao. Trường hợp Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách việc trực tiếp với viên chức, nhân viên của phòng, thì viên chức, nhân viên đó có trách nhiệm thực đó báo cáo lại với Trưởng phòng. Chức năng Tổ chức tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc quản lý về các mặt công tác: Tổ chức - Cán bộ - Lao động - Tiền lương - Đào tạo - Quản trị hành chính - Quân sự, bảo vệ - Thanh tra pháp chế - Thi đua, tuyên truyền, khen thưởng, kỷ luật - Y tế. Các đơn vị cơ sở * Trung tâm lữ hành và thương mại quốc tế đường sắt (Số 1A Khâm Thiên,Hà Nội) * Khách sạn Mùa Xuân (145 Lê Duẩn, Hà Nội) * Trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch (152 Lê Duẩn, Hà Nội) * Trung tâm thể thao du lich đường sắt Hà Nội (109 Linh Quang, Trần Quý Cáp, Hà Nội ) * Trung tâm dịch vụ du lịch thương mại đường sắt (12 Nguyễn Khuyến, Hà Nội) * Trung tâm thương mại và kinh doanh dịch vụ (17 Tô Hiến Thành,Hà Nội) * Chi nhánh Vinh (Số 1 Lệ Ninh, Phường Lê Lợi, TP: Vinh) * Chi nhánh Lào cai (002 Phố Tán Thuật, Phường Cốc lếu, TP: Lào Cai) * Chi nhánh phía nam (Số 210/11 Đường Cách Mạng Tháng 8, TP:HCM ) * Trung tâm du lịch thương mại Đường Sắt (Số 196/1/17 Đường Cộng Hoà, TP : HCM ) Chức năng Các đơn vị cơ sở có chức năng cụ thể khác nhau, song đối với tổng công ty thì chức năng tổng quát chung của các đơn vị cơ sở là: trực tiếp tổ chức sản xuất kinh doanh, phấn đấu thực hiện mục tiêu : Hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước, với doanh nghiệp, với cổ đông, nâng cao quyền lợi của người lao động, tối ưu hoá lợi nhuận. Nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị cơ sở Nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị cơ sở được phân theo các nội dung: kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa,kinh doanh thương mại, kinh doanh khách sạn (khách sạn Mùa Xuân), kinh doanh lĩnh vực khác. Theo từng đơn vị cơ sở với lĩnh vực kinh doanh khác nhau có nhiệm vụ quyền hạn khác nhau, trong điều kiện bài viết giới hạn tôi xin tóm tắt một số quyền hạn nghĩa vụ chung nhất các đơn vị cơ sở. - Đối với kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa Xây dựng định hướng phát triển hoạt động du lịch lữ hành quốc tế và nội địa trên cơ sở đầu tư cơ sở vật chất và hoàn thiện đội ngũ chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời xây dựng các sản phẩm du lịch phong phú, phù hợp với thị hiếu, sở thích của nhiều đối tượng và luôn đổi mới tạo sự hấp dẫn, tuyên truyền quảng bá, tiếp thị, báo gía công khai cho khách và điều kiện phục vụ để cạnh tranh với các doanh nghiệp du lịch khác. Luôn ý thức nâng cao uy tín và thương hiệu Haratour. Có trách nhiệm trước công ty và pháp luật về quản lý các đoàn khách du lịch quốc tế từ khi nhập cảnh đến khi xuất cảnh và khách Việt Nam đi du lịch nước ngoài theo chương trình hợp đồng đã được ký. Trong trường hợp không đủ điều kiện tổ chức lữ hành thì uỷ quyền uỷ thác cho doanh nghiệp lữ hành quốc tế có uy tín thực hiện toàn bộ hoặc một phần tour hoặc một phần dịch vụ cho khách. Phổ biến và hướng dẫn khách thực hiện đúng các quy định về bảo vệ an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, môi trường sinh thái, tài nguyên thiên nhiên và di sản văn hoá. Đảm bảo bí mật quốc gia, an toàn tài sản và tính mạng của khách.. Tham gia hội chợ quốc tế và nội địa được Tổng giám đốc phê duyệt. - Đối với kinh doanh thương mại Tổ chức thực hiện ký kết hợp đồng mua, bán buôn, bán lẻ, đại lý, ký gửi sản phẩm hàng hoá được phép kinh doanh và thực hiện theo đúng pháp luật, đúng quy định của địa phương. Bảo toàn vốn và tăng nhanh vóng quay, không để xảy ra nợ hàng tiền dây dưa hoặc không có khả năng thanh toán. Vay vốn ngoài phải được Tổng giám đốc công ty cho phép bằng văn bản. Tính toán xác định định mức chi phí vận chuyển, bốc xếp, hao hụt thực tế từng loại hàng làm cơ sở thực hiện Hàng hỏng, kém chất lượng, quá đát phải kịp thời sử lý và chịu trách nhiệm về những thiệt hại ( nếu có) - Đối với kinh doanh khách sạn (khách sạn Mùa Xuân) Thực hiện đúng quy định của Chính phủ, Bộ công an về điều kiện kinh doanh về điều kiện kinh doanh cho thuê khách lưu trú. Thủ tục đón nhận và quản lý khách đến lưu trú tại khách sạn. Chỉ nhận khách lưu trú khi có đầy đủ giấy tờ hợp lệ. Từ chối đối với khách không chấp hành nội quy khách sạn đã được biết trước, yêu cầu của khách vượt quá khả năng, phát hiện có hành vi phạm pháp luật, khách mang trong người bệnh truyền nhiễm. Từ chối các cuộc thanh tra kiểm tra không đúng pháp luật. Đảm bảo an ninh, trật tự, bí mật quốc gia, bảo vệ người và tài sản cho khách khi đang lưu trú tại khách sạn. Quản lý lưu trữ danh sách khách đã lưu trú cùng các thông tin cần thiết khác theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ chế độ sổ sách kế toán, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hoạt động kinh doanh lưu trú, chế độ báo cáo theo quy dịnh của pháp luật, của công ty. Duy tu, bảo trì, sửa chữa để không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất của khách sạn.Lãnh đạo và nhân viên cẩu khách sạn phải sử sự với khách đúng mực, lịch sự, gây được thiện cảm và uy tín đối với khách. - Đối với Kinh doanh lĩnh vực khác Kinh doanh các lĩnh vực khác phải đúng với giấy phép do sở kế hoạch đầu tư cấp, quá trình kinh doanh thực hiện đúng pháp luật, đúng quy định của địa phương, của công ty. Cá lĩnh vực kinh doanh đều phải tuân thủ các bước tiến hành: Nghiên cứu, phân tích thị trường, thông qua khảo sát thống kê ... để đánh giá khả năng thực hiện, và tiềm năng của thị trường, thuận lợi, khó khăn, rủi ro... để lập phương án khả thi tiến hành đầu tư, huy động vốn, tính toán vòng quay vốn, thời gian hoàn vốn, các khoản chi phí .... hiệu quả kinh doanh. Sử dụng lao động đúng với hợp đồng lao động Tổng giám đốc đã ký. Hợp đồng lao động thời vụ đúng quyền hạn, người lao động phải có chuyên môn, tay nghề. Thực hiện an toàn cơ sở vật chất, an toàn lao động đúng quy định về an toàn của từng ngành nghề, phòng chống cháy nổ, tệ nạn xã hội, những hành vi tiêu cực trong quá trình SXKD gây thất thoát hàng, tiền của đơn vị. Nhận xét về mô hình quản lý, ưu nhược điểm Mô hình quản lý của công ty được xây dựng theo mô hình quản lý hỗn hợp. Mô hình quản lý này giúp doanh nghiệp có thể chuyên môn hoá được các hoạt động của doanh nghiệp song cũng có nhược điểm là có thể hình thành các doanh nghiệp quá nhỏ tạo nên sự cồng kềnh trong quản lý và không hiệu quả. Mặt khác tổ chức quản lý của công ty có sự kết hợp chức năng trong các phòng ban như: phòng tài chính kế hoạch, phòng kinh doanh du lịch, tổ chức hành chính như vậy có thể tiết kiệm được mặt bằng, nhân công nhưng vẫn có thể tạo ra sự chồng chéo trong chức năng nhiệm vụ dẫn đến khó quản lý. 2.2 Sản phẩm du lịch Sản phẩm chính của công ty chính là các sản phẩm mang tính đặc thù của ngành du lịch, sản phẩm du lịch bao gồm: Các chương trình du lịch, các tài nguyên du lịch Dịch vụ lưu trú Dịch vụ vận chuyển Các dịch vụ vui chơi giải trí tại các điểm du lịch Các loại đồ ăn, thức uống cùng những dịch vụ đi kèm với nó Các hàng hóa, đồ lưu niệm bày bán tại điểm du lịch Một số dịch vụ bổ sung: Thông tin liên lạc, mua vé, giặt là… Đặc điểm của sản phẩm Du Lịch: Sản phẩm du lịch cơ bản là không cụ thể, cho nên nó rất độc đáo, thật sự là kinh nghiệm hơn là món hàng cụ thể. Khách hàng mua các sản phẩm du lịch phải chi phí về thơìư gian và tiền bạc trước khi sử dụng: Vì vậy, để đảm bảo quyền lợi cho du khách, doanh nghiệp phải thông tin một cách trung thực về những gì du khách được hưởng thật sự trong chuyến đi du lịch. Sản phẩm du lịch thường ở xa nơi cư trú của khách du lịch thường phải sử dụng các nhà cung cấp trung gian để thu hút khách hàng tiềm năng. Sản phẩm du lịch thường do nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra như khách sạn, nhà hàng, doanh nghiệp vận chuyển, kinh doanh lữ hành… Do vậy các doanh nghiệp phải có sự phối hợp trong kinh doanh. Nhu cầu về sản phẩm du lịch không ổn định do ảnh hưởng của tính chất thời vụ, biến động về tỷ giá tiền tệ, bất ổn về tình hình kinh tế, chính trị… Do đó sản phẩm du lịch thường bấp bênh và không ổn định. 2.3 Thị trường du lịch Khái niệm về thị trường du lịch "Thị trường du lịch là nơi "gặp gỡ" giữa cung và cầu trong lĩnh vực du lịch, phù hợp về chủng loại, chất lượng, số lượng, thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh du lịch" Để đảm bảo cho các hoạt động du lịch không bị ách tắc thì hàng hoá, dịch vụ tạo ra dưới nhiều dạng thì phải được mua, bán và tiêu dùng. Quá trình trên chỉ có thể xuất hiện và thực hiện trên thị trường. Như vậy, trong du lịch cũng tồn tại thị trường. Những hàng hoá, dịch vụ được trao đổi mua bán trên thị trường du lịch là do các tổ chức và cá nhân chuyên kinh doanh tạo ra hoặc chuyển bán nhằm đáp ứng nhu cầu du lịch một cách trực tiếp và thuần tuý. Thị trường du lịch là một phần cấu thành tương đối đặc biệt của thị trường hàng hoá nói chung. Nói chính xác hơn thị trường du lịch là bộ phận cấu thành nên thị trường dịch vụ. Đặc điểm thị trường du lịch Thị trường du lịch là một bộ phận của thị trường hàng hoá nên thị trường du lịch có đầy đủ những đặc điểm cơ bản của thị trường nói chung, tuy nhiên do đặc thù của du lịch, thị trường du lịch có những nét đặc trưng độc lập tương đối so với thị trường hàng hoá. Các đặc trưng của dịch vụ du lịch bao gồm: Trên thị trường du lịch đối thượng mua và bán rất đa dạng gồm những vật hữu hình, dịch vụ và cả những đối tượng ở những thị trường khác không coi là hàng hoá. Cung và cầu du lịch chủ yếu là dịch vụ, xuất hiện muộn so với thị trường hàng hoá và không có sự di chuyển của hàng hoá vật chất và dịch vụ từ nơi sản xuất đến địa phương thông tin của khách hàng. Đối tượng mua bán trên thị trường du lịch không hiện hữu trước người mua. Các khâu chào hàng, lựa chọn, cân nhắc trả giá quyết định mua, bán phải thông qua phương tiện quảng cáo và kinh nghiệm, khác hẳn với việc mua bán thông thường và người mua không sở hữu được được những dịch vụ mà mình đã trả tiền mà chỉ có quyền tiêu dùng những dịch vụ này mà thôi. Mặt khác sản phẩm du lịch và dịch vụ du lịch không có đầy đủ thuộc tính hàng hoá hoặc rất khó xác định các thuộc tính của nó một cách chính xác như tài nguyên du lịch. Quan hệ giữa người mua và người bán trên thị trường du lịch dài hơn so với thị trường khác, bắt đầu khi sản phẩm được bán ra và kết thức khi khách trở về nơi cư trú của họ. Các sản phẩm du lịch nếu không bán được sẽ không có giá trị và sẽ không thể lưu kho. Việc mua bán, tiêu dùng du lịch được gắn liền với một không gian và thời gian nhất định cụ thể và mang tính thời vụ rõ rệt. Thị trường du lịch cũng có các chức năng thực hiện, công cụ thông tin và điều tiết như cá thị trường khác bởi lẽ nó cũng là một thị trường nói chung. Phân loại thị trường du lịch Thị trường du lịch là một chỉnh thể gồm nhiều loại thị trường. Mỗi loại thị trường có những đặc thù khác nhau. Có thể phân loại thị trường du lịch theo hai cách, một là phân loại thị trường theo khả năng kinh tế bên bán và bên mua; hai là căn cứ vào các tiêu thức thông lệ. Trong hai cách phân loại thì mỗi cách phân loại có những thuận lợi và khó khăn khác nhau. Cách phân loại thứ nhất phẩn ánh toàn diện bản chất của thị trường, nhưng rất khó đánh giá đúng khả năng bên bán cũng như bên mua. Cách phân loại thứ hai thông dụng và dễ tìm được các tiêu thức phân loại, nhưng chỉ phản ánh những mặt khác biệt của thị trường. Đây là cách phân loại thứ hai vẫn phổ biến hơn nhất. Theo cách phân loại này có thể dựa vào các tiêu thức thông dụng như: địa lý chính trị, không gian của cung và cầu, thực trạng thị trường, thời gian, loại hình dịch vụ... Theo cách phân loại thứ hai thị trường du lịch có các loại thị trường sau: Thị trường du lịch quốc tế: Thị trường mà ở đó cung thuộc một quốc gia còn cầu thuộc một quốc gia khác. Thị trường du lịch nội địa: Là thị trường mà ở đó cung và cầu du lịch đều nằm trong biên giới lãnh thổ quốc gia. Thị trường du lịch quốc gia:Là phần thị trường mà mỗi nước chiếm lĩnh được. Thị trường du lịch khu vực: Là thị trường du lịch quốc tế của một số khu vực vùng địa lý nào đó như : thị trường Đông Âu, Châu Á- Thái Bình Dương. Thị trường du lịch thếgiới: Là tổng hợp các quốc gia. 2.4 Đặc điểm lao động và quản lý Biểu 1.1 BẢNG BÁO CÁO LAO ĐỘNG VÀ THU NHẬP CẢ NĂM 2006 TT CHỈ TIÊU Lao động (Người) Tổng thu nhập TNBQ (1.000đ Ng/Th) TLBQ (1.000đ Ng/Tg ) 31/12 năm 2006 Bình quân Tổng số Tiền lương, các khoản có t/c lương Các khoản thu nhập khác Tổng số 129 129.3 3,215,328 2,649,630 565,698 2,386 1,966 I Ngành SXKD chính 129 129.3 3,215,328 2,649,630 565,698 2,386 1,966 1 Trực tiếp sản xuất 95 95.3 2,372,578 1,961,314 411,264 2,074 1,715 2 Gián tiếp 15 15 799,839 647,705 152,134 4,443 3,598 - Quản lý kinh tế 8 8 455,629 364,934 90,695 4.746 3,801 - Quản lý kỹ thuật 1 1 53,316 42,816 10,500 4,443 3,568 - Quản lý hành chính 6 6 290,893 239,954 50,939 4,040 3,332 3 Nhân viên khác 2 2 42,912 40,612 2,300 1,788 1,692 Y tế 1 1 18,002 16,852 1,150 1,500 1,404 Lái xe 1 1 24,910 23,760 1,150 2,075 1,980 4 Tự lo lương 17 17 - - - - - II Nhà trẻ 1 1 27,236 27,136 100 2,270 2,261 Theo bảng báo cáo lao động và thu nhập cả năm 2006 ta thấy được trong tổng 129 lao động của công ty thì có 95 lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm chiếm 74% trong tổng số lao động, Lao động gián tiếp là 15 lao động chiếm 12 % trong tổng số lao động. trong đó bao gồm quản lý kinh tế 8 lao động, quản lý kỹ thuật 1 lao động và quản lý hành chính 6 lao động. Cơ cấu lao động theo tỷ lệ 1/6 như vậy là khá hợp lý. Sáu người lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm ứng với 1 lao động quản lý. Tiền lương bình quân cả công ty năm 2006 là 1,966 nghìn đồng. Mức lương như vậy là đảm bảo được mức sống của lao động. Tuy nhiên có sự chênh lệch thực tế giữa tiền lương của người quản lý và lao động trực tiếp. Có sự chênh lệch này là do nhiều lý do nhưng nguyên nhân cơ bản đó là sự khách nhau về trình độ chuyên môn và vị trí, đóng góp của lao động đối với sự phát triển của công ty. Biểu 1. 2 CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO ĐỘ TUỔI VÀ GIỚI TÍNH <= 30 tuổi 31 - 40 tuổi 41 - 50 tuổi > 50 tuổi Nam 17 20 14 8 Nữ 34 21 12 3 Tổng 51 41 26 11 Hình 1.2 TỶ LỆ PHẦN TRĂM LAO ĐỘNG THEO ĐỘ TUỔI Hình 1.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO ĐỘ TUỔI VÀ GIỚI TÍNH Qua sơ đồ diễn cơ cấu lao động theo độ tuổi ta thấy được đội ngũ lao động của công ty tương đối trẻ, tỷ lệ lao động dưới 40 tuổi là 62% trong đó 28% lao động dưới 30 tuổi. Cơ cấu lao động trẻ như vậy sẽ tạo sự năng động cho công ty, phù hợp với xu thế chuyển động chung của nền kinh tế. Đội ngũ lao động có độ tuổi từ 40 trở lên cũng là một thành phần không thể thiếu của công ty, họ là những hạt giống của công ty với nhiều năm cống hiến và kinh nghiệm trong nghề. Đội ngũ này sẽ dẫn dắt lớp trẻ sau tiếp tục giữ vững vị thế của công ty trên thị trường du lịch Việt Nam. Biểu 1. 3 CƠ CẤU TRÌNH ĐỘ VĂN HOÁ NHÂN VIÊN CÔNG TY Trình độ văn hoá chuyên môn Lớp 9 Lớp 12 Công nhân kỹ thuật Trung học CN Cao đẳng Đại học Trên đại học tổng Số công nhân 12 25 9 15 3 63 2 129 Hình 1.4 SƠ ĐỒ CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN Hình 1.5 TỶ LỆ PHẦN TRĂM LAO ĐỘNG PHÂN THEO TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN Qua đồ chúng ta thấy được chất lượng của đội ngũ lao động của công ty ngày càng được nâng cao. Theo thống kê thì trong 62 lao động có trình độ đại học thì có 32 lao động dưới tuổi 30, 17 lao động từ 30 đến 40 tuổi. Lao động có trình độ đại học chiếm 48% trong lao động trong tổng số, đấy là một tỷ lệ tương đối cao, thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến chất lượng đội ngũ của công ty. Trong số 27 lao động có trình độ đến lớp 9, lớp 12 hầu hết là lao động không cần đến chuyên môn, tập trung vào công tác vệ sinh và quản lý toà nhà 142 Lê Duẩn. Sự phân công lao động này không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt._. động kinh doanh công ty và phù hợp với nhu cầu lao động, không gây lãng phí nhân công lao động khi thuê lao động có trình độ không cần thiết. 2.5 Đặc điểm về cơ sở vật chất Do tính đặc thù của ngành dịch vụ du lịch nên cơ sở vật chất của công ty có thể thuộc sở hữu của công ty hoặc không thuộc sở hữu. Phần cơ sở vật chất thuộc về công ty sở hữu đó chính là phần tài sản cố định của công ty còn phần không thuộc sở hữu của công ty đó chính là các khu du lịch, nghỉ mát hay các trung tâm dịch vụ công cộng phục vụ trong quá trình cung cấp dịch vụ du lịch của công ty. Ở đây tôi xin đề cập đến cơ sở vật chất thuộc quyền sở hữu của công ty theo nguồn mới nhất. Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội có tổng giá trị tài sản dài hạn là 23,457,650,227 (hai mươi ba tỷ, bốn trăm năm mươi bảy triệu, sáu trăm năm mươi nghìn, hai trăm hai mươi bảy).Trong đó tài sản cố định 23,051,282,886 (Hai mươi ba tỷ, không trăm năm mươi mốt triệu, hai trăm tám lăm nghìn, tám trăm tám sáu) và chi phí xây dựng dở dang là: 3,674,334,871 (Ba tỷ, sáu trăm bảy tư triệu, ba trăm ba tư nghìn, tám trăm bảy mốt). Chi tiết được liệt kê theo bảng sau: Biểu 1. 4 BẢNG KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CÔNG TYTẠI THỜI ĐIỂM 31/12/2006 STT Đơn vị Nguyên giá Hao mòn luỹ kế I Tài sản cố định hữu hình 29,506,511,700 - 10,129,563,685 1 Cơ quan công ty 2,565,200,254 - 764,944,960 2 Lao Cai 227,440,080 - 163,377,225 3 Móng Cái 12,015,000 - 4,012,824 4 Vinh 776,100,111 - 351,898,658 5 Khâm Thiên 1,497,157,170 - 896,825,728 6 Mùa Xuân 2,969,464,577 - 1,002,083,534 7 Phòng du lịch 56,431,300 - 31,988,656 8 Nhà 142 Lê Duẩn 20,169,941,080 - 6,252,517,650 9 Nguyễn Khuyến 225,000,000 - 197,606,250 10 Trung tâm du lịch 11,786,000 - 7,599,035 11 Trung tâm Phía Nam 10,293,140 - 4,625,630 12 Trung tâm thể thao 985,682,988 - 452,083,804 II Chi phí xây dựng dở dang 3,674,334,871 Tổng tài sản cố định 23,051,282,886 Như vậy trong 19 tỷ đồng tài sản cố định hữu hình thì đầu tư chủ yếu vào nhà 142 Lê Duẩn là chủ yếu (20 tỷ), tiếp đó là hai khách sạn là: Khách sạn Khâm Thiên gần 1.5 tỷ, và khách sạn Mùa Xuân (gần 3 tỷ). Tuy nhiên lợi nhuận thu được hàng năm không phải các cơ sở này đưa về nguồn thu chính.. Đặc điểm chung sản phẩm dịch vụ của ngành du lịch là không cố định, các cơ sở này là phần cung ứng thêm các dịch vụ đi kèm du lịch nhằm thoả mãn ngày càng tốt hơn cho nhu cầu khách hàng thông qua sự tiện lợi và đảm bảo tính thông suốt quá trình cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Ngoài ra cơ sở vật chất của công ty còn thể hiện ở những trang thiết bị cung cấp cho hoạt động quản lý được tốt hơn như hệ thốn máy tính nối mạng, các phòng làm việc có điều hoà, bàn ghế làm việc thoải mái tạo không khí làm việc tốt... Nguồn cơ sở vật chất không thuộc nguồn sở hữu của công ty nhưng nó ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó là nguồn tài nguyên, các điểm đến khu du lịch, những trung tâm nghỉ ngơi, toa tầu... thuộc các ga, trạm nghỉ. Đối với những nguồn này công ty phải thường xuyên theo dõi và giúp đỡ địa phương hay công ty cung cấp dịch vụ khi gặp sự cố. Tạo điều kiện tốt nhất để hai bên cùng có lợi, tránh thất thoát không đáng có. 2.6 Đặc điểm tài chính Thời điểm công ty bắt đầu chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần (4/2005), công ty có vốn điều lệ là 11,000,000,000 đồng được chia thành 110.000 cổ phần với mệnh gía 100,000 đồng Việt Nam. Trong đó, nhà nước chiếm sở hữu 40%, người lao động trong doanh nghiệp và các đối tượng ngoài doanh nghiệp sở hữu 60%. Đến nay sau hai năm hoạt động kinh doanh theo hình thức cổ phần hoá doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi về tổng lượng vốn và trong cơ cấu vốn. Tổng lượng vốn của công ty là 30,817,780,888 tăng 2.9 lần so với năm đầu thành lập, trong đó có 19,963,699,059 là vốn vay và 10,854,081,829 là vốn chủ sở hữu. Trong vốn vay thì 16,027,376,074 đồng là vốn nợ ngắn hạn, 3,936,322,985 đồng là vốn vay dài hạn. Như vậy doanh nghiệp huy động vốn chủ yếu bằng hình thức: sử dụng vốn tự có, vay ngân hàng và huy động vốn nội bộ công ty thông qua phát hành cổ phiếu công ty. Trong đó tự có của doanh nghiệp chiếm gần 1/3 tổng vốn của doanh nghiệp. Vốn vay của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn trong đó nguồn vốn vay dài khá nhiều nên làm tăng chi phí lãi vay ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và huy động vốn của doanh nghiệp. Qua đó ta có thể nhận xét là khả năng huy động vốn của công ty có thể linh động theo các hình thức khác nhau tuỳ theo mục đích và điều kiện cụ thể khác nhau. Các hình thức có thể: Sử dụng vốn vay bằng cách vay ngân hàng, ban hành cổ phiếu, hay sử dụng vốn chủ sở hữu thông qua quỹ đầu tư phát triển trích hàng năm, trích lợi nhuận chưa phân phối. Biểu 1. 5 CƠ CẤU NGUỒN VỐN CỦA DOANH NGHIỆP 31/12/2006 Chỉ tiêu Gía trị A. Nợ phải trả 19,963,699,059 I. Nợ ngắn hạn 16,027,376,074 1. Vay và nợ ngắn hạn 250,000,000 2. Phải trả người bán 718,354,743 3. Người mua trả tiền trước 787,385,664 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1,018,862,211 5. Phải trả công nhân viên 575,385,740 6. Chi phí phải trả 773,723,445 7. Phải trả nội bộ 1,615,575,117 8. Các khoản phải trả, phải nộp khác 10,288,089,154 II. Nợ dài hạn 3,936,322,985 1. Vay và nợ dài hạn 3,936,322,985 B. Vốn chủ sở hữu 10,854,081,829 I. Vốn chủ sở hữu 10,917,924,045 1. Vốn đầu tư của chủ sỡ hữu 9,387,218,696 2. Quỹ đầu tư phát triển 175,348,242 3. Lợi nhuận chưa phân phối 1,355,357,107 II. Nguồn kinh phí và quỹ khác (63,842,216) 1. Quỹ khen thưởng và phúc lợi (63,842,216) Tổng cộng vốn 30,817,780,888 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÁC YẾU TỐ SẢN XUẤT VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY VÀ SỰ CẦN THIẾT ÁP DỤNG 5S *** I. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY 1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh những năm gần đây Biểu 2.1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY STT Năm Chỉ tiêu 31/12/2005 % TH/KH 31/12/2006 % TH/KH 1 Doanh thu BH và CCDV 60,262,944,665 98 71,458,323,178 115 Doanh thu bán hàng 51,157,691,662 96 60,764,323,178 119 Doanh cung cấp dịch vụ 9,105,253,003 113 10,842,925,301 99 2 Giá vốn hàng bán 50,215,803,224 97 51,011,909,678 119 3 LN gộp BH và CCDV 10,047,141,440 101 10,814,754,664 99 4 Chi phí bán hàng 8,296,645,998 102 8,055,017,867 98 5 DT hoạt động tài chính 7,877,420 142 15,638,511 134 6 Chi phí tài chính 459,478,717 0 457,594,900 72 7 Lãi hoạt động tài chính -451,801,297 0 -441,956,389 0 8 LN thuần từ HĐKD 1,298,694,145 72 2,317,780,408 110 9 Thu nhập khác 1,213,467,682 124 47,575,454 136 10 Chi phí khác 126,800,904 1,301 87,798,108 102 11 Lợi nhuận khác 1,086,666,778 0 -40,222,654 0 12 Tổng lợi nhuận trước thuế 2,385,360,923 132 2,277,557,754 111 13 Các khoản phải nộp 1,488,365,095 411 2,788,840,047 113 Sau khi thực hiện cổ phần hoá công ty đã đạt được những thành tựu nhất định. Cả hai năm 2005, và 2006 doanh thu đều đạt ở mức cao, riêng năm 2006 doanh thu đạt 71.458 triệu đồng, mượt mức chỉ tiêu 15%, Thông thường các doanh nghiệp khi chuyển sang cổ phần hoá hay mắc phải một số khó khăn do chuyển cơ chế hoạt động và bắt kịp với nhịp độ làm việc mới, sức ỳ của cơ chế cũ có giảm nhưng vẫn tác động làm cho hiệu quả kinh doanh của các công ty thường giảm sút. Khắc phục được điểm yếu đó công ty cổ phần đường sắt không những giữ được mức doanh thu trước mà còn tăng thêm. Trong tổng số doanh thu đạt được thì doanh thu bán hàng là cao nhất, doanh thu hoạt động tài chính thì không hiệu quả (đạt mức âm) Đó là vấn đề mà công ty phải quan tâm. Trong hai năm qua công ty có mức doanh thu tăng cao như vậy một phần do năng lực hoạt động của công ty đựoc cải thiện một phần do ảnh hưởng chung của biến động kinh tế xã hội nói chung. năm 2006 Việt Nam với nhiều sự kiện diễn ra như hội nghị APEC, ASEM, các giải bóng đá ... với quy mô khu vực và quốc tế diễn ra liên tục ở Việt Nam làm tăng lượng khách du lịch vào nước ta. Mặt khác đời sống người dân ngày càng được nâng cao nên nhu cầu đi du lịch trong những kỳ nghỉ ngày càng tăng. Các khu du lịch được đầu tư nhiều hơn, một số khu du lịch mới được phát hiện, đầu tư và đưa vào khai thác tạo điều kiện cho du lịch trong nước cũng như quốc tế ngày càng phát triển và cơ hội cho ngành cung cấp dịch vụ du lịch cũng lớn dần theo. 1.2 Thực trạng các hoạt động quản lý khác 1.2.1 Hoạt động Marketing Hoạt động Marketing trong nghành dịch vụ là một hoạt động hết sức quan trọng. Khách hàng biết đến sản phẩm du lịch hay không, có thoả mãn với những dịch vụ mà công ty cung cấp hay không đều phụ thuộc rất lớn vào hoạt động marketing. Các chiến lược marketing tốt sẽ đưa đến cho doanh nghiệp những khoản thu và hơn thế nữa sẽ là cơ sở xây dựng một thương hiệu tốt HARATOUR chất lượng và nổi tiếng. Đối với sản phẩm du lịch công ty đã và đang thực hiện các chính sách về sản phẩm, chính sách về giá, chính sách phân phối, chính sách súc tiến một cách hợp lý, chính sách con người một cách hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Các chính sách tốt ngày càng thu hút nhiều khách du lịch cũng như nhiều lao động có năng lực tìm đến công ty, cống hiến cùng xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh hơn. 1.2.2 Hoạt động đầu tư Trong hai năm gần đây công ty đã thực hiện đầu tư nâng cấp và sửa chữa những hệ thống cung cấp dịch vụ cho công ty. Năm 2005 thực hiện sửa chữa nâng cấp toà nhà 142 Lê Duẩn, sửa tầng 8, cải tạo công trình điện nước, thiết kế cải tạo phần thô tầng 3,4, xây lắp điện nước tầng 3,4 ... tổng chi phí 138,124,361 đồng. Sử dụng toà nhà không chỉ là trụ sở quản lý công ty mà thực hiện cho thuê văn phòng, tạo nguồn thu cho công ty. Cải tạo khu nhà nghỉ Khâm Thiên, và một số công trình khác. Đầu tư cải thiện nhằm tạo thêm sức hút cho các khách thuê văn phòng và tạo sự thoả mãn cho khách hàng ngày càng tốt hơn. 1.2.3 Kết quả nâng cao đời sống cho người lao động: Theo thống kê tiền lương bình quân người lao động công ty năm 2005 đạt 1.6 triệu đồng/ ng/ tháng, tăng 1.72 lần so với năm 2004. Năm 2006 đạt 1.9 triệu đồng/ ng/ tháng tang 1.4 % lần so với năm 2005. Như vậy tiền lương của lao động được đảm bảo. Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ chính sách đối với người lao động đúng quy định của pháp luật lao động và quy chế của công ty như : Chuyển lương cũ sang lương mới cho cán bộ CNV, nâng lương tối thiểu cho cán bộ công nhân viên từ 350 ngàn đồng lên 450 ngàn đồng; nâng bậc lương, làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; giải quyết lao động về nghỉ theo NĐ 41/CP của chính phủ ( 2 đợt: 70 người); tuyển mới 21 lao động, cho thôi việc và chuyển công tác 20 người, hàng năm tổ chức khám sức khoẻ, phục hồi sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Quan tâm chú trọng công tác bồi dưỡng đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên. Ngoài ra công ty còn vận động cán bộ công nhân viên thực hiện tốt chế độ chính sách, pháp luật Nhà nước. Tổ chức tốt các hoạt động văn hoá thông tin, công tác xã hội, từ thiện như mua công trái Thủ đô, ủng hộ quỹ xã hội - từ thiện ngành đường sắt, địa phương phát động; tặng quà cán bộ công nhân viên chúc mừng ngày sinh nhật. 1.2.4 Hoạt động quản lý chất lượng Hiện tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chưa có phòng riêng quản lý riêng về chất lượng, tuy nhiên các vấn đề liên quan đến chất lượng vẫn được kiểm soát một cách chặt chẽ. Về chất lượng sản phẩm, chất lượng đội ngũ công nhân viên hay môi trường làm việc… đều được quản lý nhưng dưới góc độ quản lý chung. Mỗi phòng ban, mỗi cơ sở chịu trách nhiệm về những công tác quản lý của mình đảm bảo đúng pháp luật và quy định của công ty. Tính cho đến nay thì công ty cũng chưa áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng nào. Đó cũng là một hạn chế khi công ty bắt đầu thực hiện áp dụng bất kỳ một hệ thống quản lý chất lượng, hay một công cụ quản lý chất lượng nào. Chính vì vậy nên khi triển khai áp dụng công cụ quản lý chất lượng đối với công ty phải đi từ những bước đơn giản và dần cải tiến về sau. II. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY 2.1 Nguồn dữ liệu đánh giá môi trường làm việc của công ty Nguồn dữ liệu cung cấp để tìm hiểu và đánh giá thực trạng môi trường làm việc của công ty bao gồm nguồn dữ liệu sơ cấp và nguồn dữ liệu thứ cấp. Nguồn dữ liệu sơ cấp chủ yếu được thu thập từ phương pháp quan sát và thu thập ý kiến của các nhân viên trong công ty và nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập được qua các tài liệu liên quan có trước của công ty thông qua các quyết định hay các thông tin đã được đưa ra tham khảo ở trang web của công ty. Các thông tin lấy từ nguồn dữ liệu sơ cấp bao gồm: Thông tin về tình hình sắp xếp các vật dung của công ty, thông tin về thái độ làm việc của nhân viên công ty, thông tin về các công tác vệ sinh của công ty… Các thông tin lấy từ nguồn dư liệu thứ cấp bao gồm: Sơ đồ cơ cấu mặt bằng của tầng 8 của công ty, thực tế sắp xếp các phòng ban công ty, lịch làm vệ sinh công ty, truyền thống văn hoá công ty, … 2.2 Phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu sơ cấp Phương pháp quan sát: Khi thực hiện quan sát ta có thể thu thập được một số thông tin về thực trạng môi trường làm việc của nhân viên của công ty. Phương pháp này giúp cho ta năm được thực tế một cách sát thực nhưng yêu cầu người quan sát phải có được trình độ quan sát đánh giá chính xác, phải có một cách tổng quát và khoa học tránh ý chí chủ quan và phiến diện. Một số thông tin chỉ có phương pháp trực quan mới chính xác đó là thực trạng bố trí sắp xếp các vật dụng của công ty, biểu hiện thái độ làm việc của các nhân viên trong công ty. Ví dụ như phòng làm việc có bao nhiêu bàn, bố trí như thế nào, bố trí như thế đã hợp lý hay chưa… Qua việc quan sát đó có thể đưa ra các thông tin, các sơ đồ biểu hiện những thông tin quan sát được. Kết quả của phương pháp này cho ta một số thông tin như sau: Công ty có 4 phòng chức năng tại tầng 8 của toà nhà 142 Lê Duẩn, Trong đó bố trí phòng tổ chức hành chính chia làm hai phòng làm việc. Phòng của tổ văn thư bố trí 4 bàn làm việc, phòng Tổ chức hành chính 5 bàn làm việc, phòng đầu tư kinh doanh 3 bàn làm việc, Phòng du lịch 10 bàn làm việc, phòng tài chính kế hoạch 6 bàn làm việc và 1 bàn tiếp khách, ngoài ra còn có tổ dịch vụ của phòng du lịch có 6 bàn làm việc. Ngoài những thông tin trên thì quan phương pháp quan sát ta có thể có đựơc các thông tin về cơ cấu mặt bằng các phòng ban của công ty và tổng kết thành sơ đồ sau: Hình 2.1 SƠ ĐỒ CƠ CẤU MẶT BẰNG CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG Cầu thang bộ P. TC - KH ( 45 m2 ) 6 bàn làm việc – 1 bàn tiếpkhách WC WC Bể nước mái (24.5 m2) Tổ Văn Thư ( P.TCHC ) ( 20 m2 ) 4 bàn làm việc P. KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ ( 18 m2) ( 10m2 ) ( 10m2 ) PHÒNG HỌP (28.5 m2) P. PTGD (21.5 m2 ) Kho điện Thang máy Cầu thang bộ TỔ DỊCH VỤ P. DU LỊCH (21.5 m2 ) 6 bàn lamv việc PHÒNG DU LỊCH (43 m2 ) 10 bàn làm việc – 1 bàn tiếp khách P. T ỔNG GIÁM ĐỐC ( 28.5 m2) P. TCHC (21.5 m2 ) 5 bàn làm việc P. ĐẦU TƯ ( 20m2 ) 3 bàn làm việc Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trong quá trình quan sát người thu thập thông tin chỉ nhìn thấy được một số mặt nổi của đối tượng quan sát vì mặt khác các thông tin đó có thể dễ dàng thu thập được từ các nhân viên công ty đã làm việc ở công ty đã lâu năm. Ví dụ như các thông tin về lịch sử công ty năm trước về cách thức quản lý môi trường làm việc hay một số kinh nghiệm cá nhân của một số thành viên của công ty về cách thức sắp xếp vật dụng một cách khoa học. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp thường được sử dụng khi thông tin thu thập không quá lớn ảnh hưởng đến công việc cũng như thời gian của đối tượng được phỏng vấn. Phuơng pháp điều tra bảng hỏi: Phương pháp này đòi hỏi người thu thập thực hiện lập một bảng hỏi và yêu cầu đối tượng cần thu thập thông tin trả lời các câu hỏi đặt ra. Phương pháp này tuy mất nhiều thời gian và công sức hơn nhưng kết quả điều tra có thể thực hiện ở quy mô rộng hơn. Trong quá trình điều tra phải biết sàng lọc các câu hỏi và gợi ý các phương án trả lời. Sau khi lập bảng hỏi, các bảng hỏi thu được phải được hiệu chỉnh, thông tin thu được từ bảng hỏi không phải khi nào cũng chính xác hoàn toàn vì hầu hết ý kiến là chủ quan và một số có thể trả lời sai do hiểu lầm ý câu hỏi cũng xó thể do sự thiếu thành thật của các đối tượng được thu thập. Sau khi hiệu chỉnh thì số bảng hỏi còn lại là các bảng hỏi hợp lệ. Các câu hỏi của bảng hỏi sẽ được mã hoá và đưa vào các phần mềm để thu thập các thông tin cần thiết cho yêu câd đánh giá thực trạng. Trong bài viết này các thông tin thu thập chỉ quan tâm đến cơ cấu % của các phương án lựa chọn từ các nhân viên công ty nên chỉ thu thập xử lý số liệu thủ công trên chương trình EXCEL. Số liệu thu thập bao gồm các phương án lựa chọn. Phương án lự chọn của các nhân viên là nữ, các phương án lực chọn là nam và tổng kết cho toàn bộ 4 phòng ban chức năng công ty. Từ các phương án lựa chọn tìm ra phần trăm và phân tích thực trạng môi trường làm việc, thái độ của nhân viên. Sau đây là nội dung bảng hỏi gồm 3 trang và bảng các tổng hợp các phương án lựa chọn ( theo phụ lục tham khảo) 2.3 Phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu thứ cấp Nguồn dữ liệu thứ cấp là nguồn dữ liệu đã được thu thập và phân tích của một người khác trước khi mình sử dụng. Thông tin này thường được thu thập từ các trang web, các tài liệu riêng về thông tin mình cần thu thập. Dữ liệu này có thể lấy từ các tạp chí, các báo cáo thường niên của công ty, các tài liệu tham khảo khác. Để thu thập nó cần hỏi các anh chị có kinh nghiệm, tìm hiểu các tờ tạp chí chuyên ngành như tạp chí đường sắt, tạp chí chất lượng… Các thông tin thu thập được mang tính chất tham khảo là chính. 2.4 Thực trạng môi trường làm việc công ty 2.4.1 Thực trạng về việc quản lý môi trường làm việc của công ty Môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt cơ bản là một môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu làm việc của cán bộ công nhân viên chức. Vấn đề quản lý môi trường làm việc nói chung vẫn mang tính chất truyền thống. Quản lý môi trường làm việc của công ty vẫn nằm trong công tác quản lý chung thuộc quyền quản lý của ban lãnh đạo công ty do ban quản lý toà nhà quản lý. 2.4.2 Thực trạng về bố trí mặt bằng các phòng ban chức năng Các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ đường sắt nằm ở tầng 8 của toà nhà 142 Lê Duẫn. Gồm có 4 phòng ban chức năng là: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Đầu tư kinh doanh, Phòng Du lịch, Phòng Tài chính kế hoạch. Trong đó: Phòng tổ chức hành chính được chia làm hai phòng làm việc gồm tổ văn thư và phòng hành chính phụ trách về công đoàn, lao động tiền lương. Phòng làm việc của tổ văn thư rộng 20 m2 bố trí 3 bàn làm việc, Phòng hành chính 21.5 m2 bố trí 6 bàn làm việc.Phòng Đầu tư phát triển rộng 20 m2 bố trí 3 bàn làm việc, phòng Du lịch rộng 43 m2 bố trí 10 bàn làm việc, Phòng Tài chính kế hoạch 45 m2 bố trí 6 bàn làm việc và một bàn lớn tiếp khách, Ngoài ra phòng du lịch còn có một phòng cho tổ dịch vụ du lịch và phòng giao dịch mỗi phòng rộng 21.5 m2. Mặt bằng của tầng 8 còn có diện tích dành cho khu vực kho điện, bể nước, khu vực vệ sinh là các công trình phụ, có hai phòng vở vị trí giữa đó là phòng họp và phòng tổng giám đốc. Theo thu thập từ bảng điều tra: Câu hỏi 3 : Theo anh chị phòng làm việc của anh chị đã được sắp xếp một cách thuận tiện công việc mọi người hay chưa? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 30/37 tức 81% cho ý kiến là có thuận tiện. 7/30 tức 19% cho ý kiến là không thuận tiện. Trên thực tế có những cách bố trí thực sự chưa thật sự thận tiện nhưng do hạn chế của cơ cấu mặt bằng giới hạn và cách bố trí đã tạo thói quen làm việc và khó thay đổi. Câu hỏi 2: Theo anh chị phòng làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 15/37 tức 41% cho ý kiến là có những vật dụng không cần thiết 22/37 tức ý kiến tức 51% cho rằng không có vật dung không cần thiết. Trên thực tế mỗi phòng làm việc đều có những vật dụng không cần thiết và cần loại bỏ chúng đi. 2.4.3 Thực trạng về cách thức sắp xếp vật dụng và quản lý vật dụng Hiện nay việc sắp xếp và quản lý vật của các phòng ban chức năng của công ty đang xuất phát từ thói quen và kinh nghiệm của cá nhân của từng phòng ban. Tại nơi làm việc các vật dụng của cá nhân thường có là giấy tờ sổ sách, máy vi tính, bút các loại, con dấu… Chúng có thể phân loại theo nội dung, công dụng, thời gian sử dụng, thời gian ban hành … Các vật dụng này sau khi thay đổi vị trí làm việc có thể được bàn giao lai hoặc không cho người mới. Theo kết quả điều tra bảng hỏi một số nội dung liên quan ta có các thông tin sau: Câu hỏi 4: Anh chị có thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 37/37 tức 100% ý kiến có thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc. 0/37 tức 0% ý kiến không thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc. Trên thực tế công ty chưa có các quy định các nhân viên phải thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình. Tất cả mọi nhân viên đều thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình là theo tinh thần tự giác và đó là điểm mạnh của công ty. Câu hỏi 5: Anh chị thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc của mình mấy lần trong một ngày? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 9/37 tức 24% ý kiến chọn một lần trong ngày 23/37 tức 62% ý kiến chọn hai lần một ngày 4/37 tức 11% ý kiến chọn ba lần một ngày 1/37 tức 3% ý kiến chọn bốn lần trong ngày 0/37 ý kiến trên bốn lần trong ngày. Để dễ nhận xét ta quan sát qua biểu đồ sau: Hình 2.2 BIỂU ĐỒ TỶ LỆ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 5 Trong một ngày mọi người có thực hiện công việc sắp xếp lại bàn làm việc của mình song không quá 4 lần trong một ngày, và công việc này thường hai lần một ngày là chiếm đa số. Hai lần một ngày đó là số lần hợp lý. Khi công ty đưa ra quy định về lịch thực hiện sắp xếp lại bàn làm việc nên chọn 2 lần một ngày gần với thói quen của nhân viên tự giác vẫn làm. Câu hỏi 6: Theo anh, chị bàn làm việc của anh chị có gọn gàng, sạch sẽ không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: Nữ: 17/17 tức 100% chọn phương án có. 0/17 tức 0% chọn phương án không Nam: 17/20 tức 85% chọn phương án có. 3/20 tức 15% chọn phương án không. Toàn công ty: 92% chọn phương án có. 8% chọn phương án không. Hình 2.3 BIỂU ĐỒ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 6 Qua biểu đồ ta có nhận xét là nữ giới thường có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, sạch sẽ nơi làm việc hơn nam giới và khi lập ra các quy định về vệ sinh nơi làm việc cần chú ý kiểm tra tinhd tự giác của nhân viên nam nhiều hơn Câu hỏi 8: Vật dụng trên bàn làm việc của anh chị chủ yếu là vật dụng nào? Kết quả tổng kết từ bảng hỏi: 23/37 tức 62% chọn phương án có vật dụng hàng ngày 15/37 tức 41% chọn phương án có vật dụng hàng tuần 10/37 tức 27% chọn phương án có vật dụng hàng tháng Như vậy có một số nhân viên để cả những văn bản, vật dụng sử dụng hàng ngày, hàng tuần thậm chí hàng tháng trên bàn của mình, ngoại trừ những vật dụng sử dụng thường xuyên như máy vi tính, con dấu, bút vừa sử dụng hàng ngày hàng tháng, thậm chí hàng năm thì những vật dụng khác có thế là không hợp lý. Câu hỏi 9: Hồ sở lưu trữ tại nơi làm việc của anh chị bao gồm hồ sơ năm làm việc nào? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 4/37 tức 11% chọn phương án chỉ có hồ sơ làm việc năm hiện tại 2007 13/37 tức 41% chọn phương án hồ sơ một đến 3 năm hiện tại 20/37 tức 45% chọn phương án hồ sơ liên quan mà cá nhân chịu trách nhiệm. Quan sát qua biểu đồ: Hình 2.4 BIỂU ĐỒ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 9 Như vậy hầu hết mọi người đều để tài liệu mình quản lý tại phòng làm việc cảu mình. Đối với những nhân viên mới, và những người ít trực tiếp làm việc quản lý sổ sách thì điều này rất bình thường nhưng đối với những công việc n hư quản lý lao động, tiền lương thì việc lưu trữ hồ sơ nhiều năm để thực hiện chế độ lao động cần phải khoa học và có thể sắp xếp lưu trữ tại một khu vực riêng dễ tìm và dễ dàng và mọi người có thể hiểu đuợc. Câu hỏi 10: Các vật dụng của anh, chị có được sắp xếp theo một tiêu thức nhất định ( Theo thời gian, theo nội dung…) hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 34/37 tức 92% ý kiến là có 4/37 tức 8% ý kiến là không Để tiện cho công việc mỗi người thường có những cách thức sắp xếp vật dụng một cách sao cho mình có thể sử dụng nhanh nhất khi có việc cần dùng. Tại công ty, việc sắp xếp vật dụng của cán bộ chưa có một quy định nào và cũng chưa có những quy định để kiểm soát nó. Câu hỏi 11: Theo anh chị nếu có một người thay thế công việc của anh chị một thời gian thì vật dụng, giấy tờ, dổ sách bàn giao lại cho người mới có gặp nhiều khó khăn không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 12/37 tức 32% ý kiến cho rằng rất dễ 21/37 tức 57% ý kiến cho rằng Không khó khăn 4/37 tức 11% ý kiến cho rằng khó khăn Trên thực tế với việc quản lý hồ sơ không khoa học của Việt Năm hiện nay thì việc bàn giao công việc từ người trước và người sau hoàn toàn đơn giản, cơ bản người đến sau phải tự tìm hiểu về công việc của mình và không có một bảnthống kê các văn bản, các hướng dẫn về những tài liệu, hồ sơ, văn bản trước đó mà người phụ trách trước đã làm. Một vật dụng mà giờ trở nên khá phổ biến đó là máy vi tính, trong công ty tất cả các phòng ban đều được trang bị máy song một số phòng còn có những máy tính dùng chung. Việc dùng chung máy thực tế gây khó khăn trong việc sắp xếp thờ gian cũng như cách thức lưu trữ tài liệu. Việc sắp xếp thông tin dữ liệu khoa học cũng là một vấn đề cần quan tâm. việc sữa chữa và thường xuyên bảo dưỡng hệ thống máy tính của công ty được bộ phận chuyên trách thực hiện 2.4.4 Thực trạng về công tác vệ sinh Câu hỏi 1: Theo anh chị thì phòng làm việc của anh chị có gọn gàng sạch sẽ không ? Tổng kết từ bảng hỏi: 35/37 tức 95% ý kiến cho rằng phòng làm việc của họ là sạch sẽ. 2/37 tức 5% ý kiến cho rằng phòng làm việc chưa sạch sẽ. Câu hỏi này trả lời mang tính cá nhân và chủ quan từng các nhìn riêng của nhân viên trong công ty. Đây cũng là thông tin cho thấy mức độ thoã mãn của các thành viên trong các phòng ban về nơi làm việc của mình. Qua kết quả trên cho thấy hầu hết các nhân viên đều cho rằng phòng làm việc của mình đã sạch sẽ điều đó là tốt tuy nhiên tốt rồi chúng ta vẫn có thể làm tốt hơn nữa nhờ có các phưong pháp mới và cải tiến nó. Câu hỏi 20: Hoạt động vệ sinh lau chùi bàn ghế, của sổ, sàn nhà … thường do đối tượng nào phụ trách: Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 25/37 tức 68% chọn phương án mỗi nhân viên trong phòng tự dọn khu vục của mình 3/37 tức 8% chọn phương án nhân viên vệ sinh của công ty làm 14/37 tức 38% chọn phương án nhân viên trong phòng thực hiện theo lịch phân công riêng Về cơ bản thực tế công tác vệ sinh của công ty là khá tốt. Công tác vệ sinh của cả toà nhà 142 Lê Duẫn do bộ phận quản lý toà nhà phụ trách, việc vệ sinh tại các phòng ban chức năng do sự quản lý của phòng tổ chức hành chính. Cụ thể việc vệ sinh các phòng ban do một nhân viên phụ trách y tế kiêm nhiệm. Ngoài ra theo quy định chung công ty thường có một cuộc tổng vệ sinh vào chiều thứ 6 hàng tuần. Trong mỗi phòng ban chức năng không thực hiện theo lịch, hay theo quy định nào của công ty mà đặt trách nhiệm vào người có phụ trách về vệ sinh. Mỗi vị trí làm việc vẫn thường được dọn dẹp, làm vệ sinh theo tự giác của mỗi cá nhân. Câu hỏi 21: Anh chị có thường làm vệ sinh khu vực làm việc của mình hay không? Tổng kết từ bảng hỏi: 37/37 tức 100% chọn phương án có. 0/37 tức 0% chọn phương án không. Câu hỏi 21 a: Anh chị thực hiện vệ sinh chỗ làm việc của mình mấy trong một ngày? Tổng kết từ bảng hỏi: 13/37 tức 35% chọn phương án là 1 lần 20/37 tức 45% chọn phương án là 2 lần 4/37 tức 11% chọn phương án 3 lần 0/37 tức 0% chọn phương án 4 lần 0/37 tức 0% chọn phương án trên 4 lần Câu hỏi 21 và 21a Kiểm tra thái độ giữ vệ sinh sạch sẽ của nhân viên trong công ty, và phương án trả lời cũng mang tính chủ quan từng cá nhân họ. Ở đây kết quả rất khả quan khi tất cả mọi thành viên đều thực hiện vệ sinh nơi làm việc cảu mình và tất cả đều từ 1 đến 3 lần. chủ yếu là 2 lần một ngày ( 45% ) Câu hỏi 21 b Anh chị thực hiện vệ sinh chổ làm việc của mình mỗi lần trong thời gian bao lâu? Tổng kết từ bảng hỏi: 9/37 tức 24% chọn phương án 3 phút 19/37 tức 51% chọn phương án 5 phút 4/37 tức 11% chọn phương án 7 phút 1/37 tức 3% chọn phương án 10 phút 4/37 tức 11% chọn phương án trên 10 phút Câu hỏi 21b Khảo sát thời gian hợp lý cho những lần vệ sinh tức thì mất thời gian bao lâu. Đa số các phương án lụa chọn 5 phút và thời gian đó có thể là hợp lý cho quy định sau này của công ty nhằm hợp lý với thực tế thói quen của nhân viên, tránh lãng phí thời gian thừa cũng như quá ít thời guan sẽ tẩo cảm giác không thoải mái, kém hiệu quả khi thực hiện quy định về vệ sinh nơi làm việc. 2.4.5 Thực trạng về thái độ làm việc và hiệu quả làm việc của các thành viên Theo bảng hỏi điều tra thì nhân viên trong công ty có ý thức rất tốt trong việc tạo môi trường làm việc hiệu quả. 98% nhân viên trong công ty tự hào về nơi làm việc của mình và thái độ hưởng ứng đối với những quy định mới về việc săp xếp vệ sinh nơi làm việc để nâng cao hiệu quả cũng rất cao. Đó là một thuận lợi rất tốt đối với công ty. Câu hỏi 22: Anh chị có tự hào về nơi làm việc của mình hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 34/37 tức 92% chọn phương án có 3/37 tức 8% chọn phương án không Câu hỏi 23: Nếu công ty có quy định về sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ thường xuyên nơi làm việc anh chị có hưởng ứng không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 27/37 tức 73% lựa chọn là rất hưởng ứng 10/37 tức 27% lựa chọn là hưởng ứng 0/37 tức 0% lựa chọn là bình thường 0/37 tức 0% lựa chọn là không hưởng ứng 0/37 tức 0% lựa chọn là hoàn toàn không đồng ý 2.5 Đánh giá chung về môi trường làm việc của các phòng ban chức năng Qua những thông tin đã thu thập được qua bảng hỏi và những nhận xét cá nhân thì môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty có những nhuéng điểm mạnh vầ một số những hạn chế nhất định. 2.5.1 Những mặt tích cực Môi trường làm việc của công ty khá sạc._.