Nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát đối với công tác tín dụng tại Công ty tài chính dầu khí - PVFC

quả. Tuy nhiên, khái niệm về kiểm tra kiểm soát nội bộ chỉ mới du nhập và đi vào hoạt động ở Việt Nam trong những năm cuối thế kỷ hai mươi. Do đó hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tài chính, ngân hàng ở Việt Nam còn rất nhiều bất cập, hạn chế. Điều này sẽ đặt ra ngành ngân hàng, các tổ chức tài chính rất nhiều khó khăn thách thức trong quá trình hội nhập. Công ty Tài chính Dầu khí tuy là một công ty mạnh của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam nhưng cũng không tránh khỏi những khó khăn và thách thức đó. Vì vậy trong quá trình thực tập tại Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ - Công ty Tài chính Dầu khí, cùng với sự tìm tòi, nghiên cứu tài liệu, sự chỉ bảo tận tình của Thầy giáo và các anh các chị nơi em thực tập, nên em đã quyết định chọn đề tài chuyên đề thực tập: “Nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát đối với công tác tín dụng tại PVFC”. Bố cục của chuyên đề thực tập gồm các phần sau: Chương I: Những vấn đề cơ bản về kiểm tra kiểm soát tín dụng trong các tổ chức tín dụng Chương II: Thực trạng hoạt động kiểm tra kiểm soát công tác tín dụng tại Công ty Tài chính Dầu khí. Chương III: Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát công tác tín dụng tại PVFC. B NỘI DUNG Chương I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA KIỂM SOÁT TÍN DỤNG TRONG CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG 1.1 Khái niệm về kiểm tra kiểm soát tín dụng trong các tổ chức tín dụng. 1.1.1 Kiểm tra kiểm soát nội bộ (KTKSNB). * Khái niệm Nếu ta xem xét khái niệm và bản chất của quản lý nói chung thì kiểm tra kiểm soát là một chức năng và thuộc tính cố hữu của quản lý. Và trong hoạt động của một doanh nghiệp thì kiểm tra kiểm soát luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trên từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Thứ nhất bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm những tài sản hữu hình như văn phòng, nhà xưởng, máy móc …và những tài sản vô hình như sổ sách kế toán, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp… Thứ hai bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp, tức là các thông tin phải bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan hoạt động của doanh nghiệp. Thứ ba bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý một cách trung thực, đầy đủ cũng như ngăn chặn, phát hiện kịp thời và xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Thứ tư bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý, mục tiêu này yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp vừa phải thực sự có hiệu quả đồng thời cũng phải tiết kiệm tối đa các nguồn lực cho doanh nghiệp. * Quy trình chung : Quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ trong hệ thống kiểm tra kiểm soát của các công ty thường bao gồm các bước cơ bản sau đây: Bước 1: Chuẩn bị kiểm tra: Đây là khâu đầu tiên trong quá trình kiểm tra kiểm soát nhằm tạo ra tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát. Trong bước đầu tiên này các thành viên tham gia phải chuẩn bị chi tiết nội dung sau: * Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm tra, kiểm soát: Mục tiêu kiểm tra là cái đích cần phải đạt tới và là thước đo về kết quả kiểm tra tronh từng cuộc kiểm tra cụ thể. Mục tiêu kiểm tra cần phải căn cứ theo những yêu cầu nhất định như sau: + Mối quan hệ giữa chủ thể kiểm tra và khách thể kiểm tra + Loại hình kiểm tra + Yêu cầu quản lý * Tiến hành chỉ định người tiến hành kiểm tra và chuẩn bị cơ sở vật chất cơ bản cho quá trình kiểm tra kiểm soát. * Thu thập thông tin cơ bản: Mục đích nhằm giúp cho các kiểm tra viên có cái nhìn khách quan về khách thể kiểm tra và đối tượng kiểm tra qua đó đưa ra quyết định kiểm tra. Những thông tin cơ bản thường bao gồm: + Các loại và đặc điểm nghiệp vụ cần kiểm tra + Cơ cấu tổ chức và đặc điểm đơn vị được kiểm tra. + Các văn bản có liên quan đến đối tượng kiểm tra và khách thể kiểm tra. * Lập kế hoạch kiểm tra ( kế hoạch tổng quát): Xác định thời gian thực hiện công tác kiêm tra, thời điểm diễn ra cuộc kiểm tra- thời gian cuộc kiểm tra- thời gian tiến hành toàn bộ cuọc kiểm tra Xác định số người thực hiện cuộc kiểm tra, số người tham gia phải tương ứng với quy mô kiểm tra của đơn vị Bước 2: Thực hiện kiểm tra, kiểm soát: Đây là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã được ấn định trong kế hoạch và chương trình kiểm tra. Trong giai đoạn thực hiện kiểm tra, kiểm soát mỗi thành viên tham gia phải tuân thủ theo đúng các nguyên tắc đã được đề ra trước đó. Các nguyên tắc đó bao gồm như sau: + Kiểm tra viên phải tuân thủ đúng chương trình kiểm tra đã được xây dựng + Trong quá trình kiểm tra kiểm tra viên phải thường xuyên ghi chép những phát giác những nhận định về các nghiệp vụ, các con số, các sự kiện… + Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm tra trên các bảng tổng hợp như bảng kê chênh lệch, bảng kê xác minh để từ đó đánh giá mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung. Bước 3: Kết thúc và lập báo cáo kiểm tra Là bước cuối cùng sau khi kết thúc quá trình kiểm tra, kiểm soát các thành viên phải đưa ra được kết luận về đối tượng tiến hành kiểm tra và họ tiến hành lập các báo cáo kiểm tra, kiểm soát. Kết luận kiểm tra có các yêu cầu cụ thể sau đây: + Kết luận kiểm tra phải phù hợp với nội dung và đói tượng kiểm tra + Đúng tính pháp lý của kiểm tra đòi hỏi các kiểm tra viên phải thu thập những thông tin bằng chứng tương xứng theo yêu cầu quy chế và chuẩn mực đồng thời còn đòi hỏi các kiểm tra viên phải có độ chính xác về ngôn từ ngữ pháp trong văn phạm. + Kết luận kiểm tra được thể thiện dưới hình thức biên bản kiểm tra. Bước 4. Đề xuất kiến nghị. Đây là bước cuối cùng, kiểm tra viên sẽ đưa ra đề xuất kiến nghị với ban lãnh đạo công ty. 1.1.2 Kiểm tra kiểm soát tín dụng. 1.1.2.1 Khái niệm về tín dụng, chất lượng tín dụng và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng tín dụng trong các tổ chức tín dụng. * Khái niệm tín dụng. Cùng với sự phát triển của trao đổi và mua bán hàng hoá, tín dụng là một quan hệ kinh tế đã tồn tại từ rất lâu trong lịch sử loài người. Ban đầu khi mới xuất hiện tín dụng chỉ là một hình thức tín dụng thương mại xuất phát từ quan hệ mua bán chịu những hàng hoá đơn giản giữa một số người với nhau, trải qua một thời gian dài tín dụng thương mại đã phát triển ở mức độ cao hơn, tuy bản chất không thay đổi nhưng về hình thức và nội dung của quan hệ tín dụng thì đa dạng và phong phú hơn rất nhiều. Điều đó tạo điều kiện cho lượng vốn trên thị trường lưu thông mạnh hơn do các doanh nghiệp vừa đáp ứng được nhu cầu về vốn lại vừa bán được hàng thông qua tín dụng thương mại, song mặt khác tín dụng thương mại chỉ có thể thực hiện được giữa những người có quan hệ giao dịch thường xuyên trong phạm vi buôn bán chịu hàng hoá đã thực hiện với nhau hơn nữa vốn vay lại thường là một bộ phận nằm trong chu kỳ của người cho vay không thể kéo dài thêm thời hạn. Do vậy có thể nói tín dụng thương mại bị hạn chế bởi phạm vi quy mô, thời hạn cũng như chiều hướng của khoản tín dụng. Điều hạn chế này sẽ được giải quyết bằng tín dụng ngân hàng - một hình thức phát triển cao của tín dụng nói chung, về bản chất tín dụng ngân hàng vẫn chuyển vốn (dưới dạng tiền tệ hay hiện vật) từ người này (người cho vay) tới người khác (người vay) trên cơ sở hoàn trả và thu lãi sau một thời hạn nhất định nhưng khác ở chỗ ngân hàng là một tổ chức kinh doanh tiền tệ và nó đóng vai trò là một trung gian tài chính, nó vừa là người cho vay vừa là người đi vay đối với tất cả các thành phần trong nền kinh tế do đó dịch vụ tín dụng mà nó đưa ra là hoàn hảo và đa dạng nhất nó không bị lệ thuộc vào phạm vi, quy mô và chu kỳ kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp đơn lẻ nào, đồng thời chiều hướng của quan hệ tín dụng cũng không còn là vấn đề gây cản trở cho sự huy động vốn của các doanh nghiệp. Đó là tín dụng ngân hàng nói chung – nó gồm cả quan hệ vay và cho vay, còn khi chúng ta gắn tín dụng vào hoạt động một ngân hàng cụ thể thì tín dụng ngân hàng thường chỉ được hiểu là quan hệ cho vay và nó là một trong những khoản mục bên phía tài sản trong bảng cân đối kế toán của mỗi ngân hàng. Trong mỗi ngân hàng khoản mục tín dụng này thường bao gồm các hình thức như: cho vay, cho thuê, bảo lãnh, hay chiết khấu các giấy tờ có giá vv…các khoản tín dụng này có thể có thời hạn ngắn hay dài tuỳ theo sự sắp xếp của mỗi ngân hàng và nhu cầu của khách hàng. * Chất lượng tín dụng và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng tín dụng: Thông thường tín dụng luôn là một khoản mục chiếm tỉ trọng lớn và mang lại nguồn thu cũng lớn trong cơ cấu tổng tài sản và tổng nguồn thu của mỗi ngân hàng. Nhưng đi đôi với nguồn thu đó tín dụng cũng mang lại rất nhiều rủi ro, do vậy chất lượng tín dụng ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của một ngân hàng. Một quan hệ tín dụng được gọi là có chất lượng phải được xét trên hai khía cạnh: Thứ nhất đối với ngân hàng chất lượng tín dụng có thể được hiểu đơn giản là hiệu quả của việc cho vay mang lại, tức là khả năng ngân hàng thu được cả gốc và lãi của khoản tín dụng khi đến hạn từ phía khách hàng mà vẫn đảm bảo sự an toàn và phát triển bền vững cho ngân hàng. Thứ hai đối với khách hàng là các doanh nghiệp hay tổ chức cá nhân thì chất lượng tín dụng được hiểu là khả năng mở rộng tài trợ (cho vay, cho thuê, bảo lãnh…) của ngân hàng phù hợp và đáp ứng được với nhu cầu của doanh nghiệp (nhu cầu về qui mô, thời hạn, lãi suất, cách thức, thủ tục cấp vốn,...Hai khía cạnh này có quan hệ chặt chẽ với nhau, để dễ hiểu ta giả sử nếu khách hàng được ngân hàng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về vốn lại được ngân hàng hướng dẫn, giám sát sử dụng vốn đúng mục đích, sản xuất kinh doanh có hiệu quả sẽ trả được gốc và lãi cho ngân hàng điều này không những tốt cho các ngân hàng mà còn tốt cho sự phát triển của toàn bộ nền kinh tế nói chung. Đây chỉ là cách hiểu chung nhất khái quát nhất về chất lượng tín dụng, còn để đi sâu và đánh giá được chất lượng tín dụng chúng ta phải xem xét một số chỉ tiêu đánh giá sau: * Thứ nhất các chỉ tiêu định tính: Chất lượng tín dụng của các tổ chức tín dụng đối với các khách hàng có thể được đánh giá bằng khả năng tăng cường mở rộng tín dụng và mức độ đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp (tổ chức, cá nhân). Một khoản tín dụng được coi là có chất lượng tốt khi ngân hàng đáp ứng tốt nhu cầu của họ. Đáp ứng tốt có nghĩa là khi khách hàng cần vốn với số lượng, thời hạn, xác định ngân hàng phải đáp ứng đầy đủ đồng thời các thủ tục phải chính xác, khoa học, nhanh chóng, và thuận tiện, lãi xuất phải phù hợp, tương xứng với rủi ro của khoản tín dụng và đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra chất lượng tín dụng của một khoản tín dụng còn thể hiện ở kết quả hoạt động kinh doanh, cũng như uy tín, thương hiệu của tổ chức tín dụng và các khách hàng tham gia quan hệ tín dụng đó. Một mặt, nếu một ngân hàng được đánh giá là có chất lượng tín dụng tốt thì đồng nghĩa với hoạt động tín dụng của ngân hàng đó phải bù đắp được chi phí và mang lại thu nhập cho ngân hàng và nếu một ngân hàng được coi là có uy tín lâu năm và đã mất nhiều công sức để xây dựng một thương hiệu riêng cho mình thì chắc chắn chất lượng tín dụng của ngân hàng đó cũng khó có thể không tốt. Bởi lẽ uy tín và thương hiệu chính là giá trị do khách hàng cảm nhận và mang lại cho ngân hàng qua những lần sử dụng dịch vụ của ngân hàng, đồng thời những giá trị về uy tín và thương hiệu đó cũng chính là những cam kết của ngân hàng về chất lượng của dịch vụ mà ngân hàng đưa ra đối với khách hàng. Mặt khác với một khách hàng (doanh nghiệp) có uy tín và có mối quan hệ tốt với ngân hàng thì khả năng thu được nợ của ngân hàng đối với khách hàng đó là lớn hơn các khách hàng khác thậm chí đối với khách hàng này nhiều khi ngân hàng không cần đòi hỏi thế chấp hay thủ tục như thông lệ mà vẫn bảo đảm khách hàng sẽ trả được nợ - tức là chất lượng tín dụng đối với những khách hàng này là tốt. * Thứ hai về các chỉ tiêu định lượng: Những chỉ tiêu định tính thường chỉ đánh giá một cách chung và khái quát chất lượng của tín dụng, còn để đánh giá được một cách cụ thể và chính xác chất lượng tín dụng chúng ta hãy xem xét một cách tổng hợp các chỉ tiêu định lượng về phía các doanh nghiệp và ngân hàng sau:jjDuwo Đối với Doanh nghiệp: + Chỉ tiêu đánh giá tài sản của khách hàng: Nhóm chỉ tiêu này gồm ngân quỹ (tiền gửi ngân hàng, tiền mặt trong két, các khoản phải thu..); các chứng khoán có giá( trái phiếu, cổ phiếu, ..); hàng hoá trong kho; hay các tài sản cố định như nhà xưởng, máy móc… Sở dĩ ngân hàng phải nghiên cứu những chỉ tiêu này bởi những thông tin về tài sản cho thấy qui mô, chất lượng của tài sản, khả năng quản lý của khách hàng rất quan trọng đối với quyết định cho vay. Hơn nữa chính những tài sản này tuỳ theo tính thanh khoản mỗi loại mà chúng sẽ tạo nên khả năng thu hồi nợ cho ngân hàng khi khách hàng mất khả năng sinh lời hay nói cách khác đó chính là những tài sản đảm bảo cho khoản vay - nhằm phòng ngừa rủi ro làm nên chất lượng của tín dụng. + Các chỉ tiêu về lợi nhuận của doanh nghiệp: Lợi nhuận chính là nguồn trả lãi cho ngân hàng do đó khi xem xét đánh giá các khoản tín dụng ngân hàng cũng cần phải xem xét kỹ tiêu chí này. Thường lợi nhuận của doanh nghiệp được xem xét bởi ba chỉ tiêu: Đó là tỉ suất lợi nhuận vốn = Lợi nhuận/Vốn sử dụng bình quân trong kỳ; tỷ suất lợi nhuận giá thành = lợi nhuận/giá thành sản phẩm trong kỳ; và cuối cùng là tỷ suất lợi nhuận doanh thu bán hàng = lợi nhuận/doanh thu trong kỳ. Ba chỉ tiêu trên đều phân tích về lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng mỗi chỉ tiêu chỉ phân tích trên một khía cạnh của lợi nhuận do đó tuỳ vào điều kiện của doanh nghiệp( qui mô, thị trường đầu ra, đầu vào, công nghệ…) mà ta phải kết hợp cả 3 chỉ tiêu trên một cách hợp lý thì mới đánh giá được tình hình lợi nhuận của doanh nghiệp từ đó mới biết được khả năng trả lãi của doanh nghiệp .nhưng nhìn chung nếu trong cùng một điều kiện (thị trường đầu ra, đầu vào, công nghệ, qui mô..) nếu doanh nghiệp nào có các chỉ tiêu trên đều cao thì khả năng trả nợ cao hơn tức là chất lượng của khoản tín dụng cho doanh nghiệp đó cao hơn. Đối với Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng: + Chỉ tiêu về doanh số cho vay trong kỳ và tốc độ tăng trưởng doanh số cho vay của ngân hàng đối với khách hàng. Doanh số cho vay trong kỳ đối khách hàng là tổng số tiền mà ngân hàng đã cho khách hàng đó vay trong kỳ. nó thể hiện quy mô tuyệt đối của hoạt động tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng. Chỉ tiêu tốc độ tăng trưởng doanh số cho vay lại thể hiện khả năng mỏ rộng quy mô cho vay tới khách hàng qua các thời kỳ. Đây là số tương đối ,nếu dương thể hiện quy mô cho vay tăng lên, âm thể hiện quy mô cho vay đã giảm qua các thời kỳ. để đánh giá chất lượng tín dụng của ngân hàng ở mức độ nào thì phải xem xét đánh giá nhiều mặt nhưng nếu doanh số cho vay lớn cùng tốc độ tăng trưởng doanh số cao thì có thể coi là một chất lượng tín dụng tốt. + Chỉ tiêu về dư nợ của khách hàng: Dư nợ của khách hàng là số tiền mà ngân hàng còn đang cho khách hàng vay ở một thời điểm nhất định, thường là ở thời điểm cuối kỳ. Đây là số tuyệt đối thể hiện quy mô cho vay tới các khách hàng tại một thời điểm nhất định. Số dư nợ này cao hay thấp chưa thể khẳng định được chất lượng tín dụng tốt hay xấu, nó còn phụ thuộc vào khả năng trả được nợ của khách hàng trong tương lai và nhiều yếu tố khác, nhưng theo qui định chung thì số dư nợ của một khách hàng không vượt quá 25% vốn điều lệ của ngân hàng. Điều này chứng tỏ số dư nợ của khách hàng lớn đến một mức nào đó sẽ gây nguy hiểm cho ngân hàng tức là chất lượng tín dụng có chiều hướng xấu đi. + Chỉ tiêu doanh số thu nợ từ khách hàng: Là số tiền khách hàng đã trả ngân hàng trong kỳ từ các khoản vay. Hiển nhiên chỉ tiêu này phản ánh hiệu quả của việc cho vay của ngân hàng đồng thời cũng phản ánh khả năng kinh doanh của khách hàng do đó chỉ tiêu này càng cao càng thể hiện chất lượng tín dụng tốt. + Chỉ tiêu nợ quá hạn. Nợ quá hạn là khoản nợ gốc hay lãi mà khách hàng không trả được cho ngân hàng khi đến hạn. Chỉ tiêu này được biểu hiện bằng tỉ lệ: Nợ quá hạn/Tổng dư nợ Rõ ràng nợ quá hạn thể hiện chất lượng tín dụng thấp nhưng đối với một ngân hàng nợ quá hạn là không thể tránh khỏi, tuy nhiên với mỗi loại hình vay thường mang các đặc điểm khác nhau như cho vay không có tài sản đảm bảo, cho vay cầm cố, thế chấp bằng tài sản đảm bảo là các bất động sản, động sản …. nên mức độ rủi ro đối với mội loại hinh cũng khác nhau. Thông thường cho vay cầm cố tài sản là hình thức mặc dù dựa trên các điều khoản về kỳ hạn trả nợ trên hợp đồng là quá hạn, tuy nhiên đối với các tài sản đảm bào này, ngân hàng vẫn có thể thanh lý dưới hình thức phát mại để thu hồi vốn, vì vậy trên một phưong diện nào đó, vốn của ngân hàng vẫn được đảm bảo. Vì vậy tỷ lệ nợ quá hạn/tổng dư nợ được coi là chấp nhận được nằm trong khoảng dưới 5%. + Chỉ tiêu nợ khó đòi: Là khoản nợ quá hạn một kỳ gia hạn nợ, mà khả năng trả được nợ của doanh nghiệp kém, tài sản thế chấp nhỏ… Về số tương đối người ta hay dùng tỉ lệ: Nợ khó đòi / Tổng dư nợ. Cả hai chỉ tiêu này đều phản ánh chất lượng tín dụng xấu nên khi kiểm tra, kiểm soát tín dụng cần chú ý và nên giảm thiểu loại tín dụng này. + Ngoài ra còn một số chỉ tiêu đánh giá chung về phía ngân hàng như: Doanh thu từ cho vay/tổng doanh thu; doanh thu từ cho vay/trên tổng chi phí vốn vay; thu từ lãi/lợi nhuận sau thuế; thường các chỉ tiêu này cao cũng thể hiện chất lượng tín dụng tốt. Và một số chỉ tiêu khác về tín dụng như: Tổng số dư tín dụng / tổng tài sản; Tổng số dư tín dụng/VCSH; những chỉ tiêu này cũng thể hiện khả năng phát triển dịch vụ tín dụng của tổ chức nhưng đồng thời cũng phải phải đảm bảo được yêu cầu của NHNN về an toàn hoạt động tín dụng. 1.1.2.2 Kiểm tra kiểm soát tín dụng: * Khái niệm Kiểm tra kiểm soát tín dụng trong các tổ chức tín dụng nói chung chỉ là một trong những khâu của quá trình kiểm tra kiểm soát do hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ tiến hành nên sẽ không có một khái niệm chính xác và hoàn chỉnh vể kiểm tra kiểm soát tín dụng. Do đó ta có thể hiểu một cách đơn giản kiểm tra kiểm soát tín dụng là một hoạt động của công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ trong đó kiểm tra viên dùng phương pháp nghiệp vụ thích hợp nhằm kiểm tra, kiểm soát nhằm phát hiện ra những sai sót, vi phạm trong quá trình thực hiện quy trình tín dụng từ đó đưa ra những đề xuất, ý kiến nhằm nâng cao chất lượng công tác tín dụng cho tổ chức và đảm bảo thực hiện những mục tiêu đề ra của tổ chức. * Quy trình chung. Như chúng ta đã nói ở trên kiểm tra kiểm soát tín dụng là một phần hoạt động của hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ do vậy quy trình thực hiện của nó không đi ngược lại quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ. Chỉ khác ở chỗ đối tượng thực hiện của quá trình kiểm tra kiểm soát ở đây là nghiệp vụ tín dụng, cụ thể hơn là việc phải xem xét các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ tín dụng có thực hiện đúng với quy trình đã đề ra hay không, có đúng với các quy chế của NHNN và quy định của tổ chức hay không. Về thứ tự các bước của kiểm tra kiểm soát tín dụng cũng giống như quy trình của kiểm tra kiểm soát nội bộ, tuy nhiên trong mỗi bước sẽ có các khác biệt cụ thể: Bước 1. Chuẩn bị kiểm tra. 1.1 Khảo sát và thu thập thông tin: Ở bước này phải nắm được các quy trình quy chế liên quan đến hoạt động nghiệp vụ tín dụng, phải biết các văn bản pháp quy mới nhất liên quan tới hoạt động tín dụng trong các tổ chức tín dụng. đồng thời tìm hiểu thông tin từ các tài liệu có liên quan tới tín dụng của tổ chức, kể cả các báo cáo lần trước của tổ chức. 1.2 Lập đề cương kiểm tra: Dựa vào các thông tin thu thập được trong thời gian khảo sát, nhóm kiểm tra xây dựng đề cương kiểm tra theo Quy định riêng của tổ chức. 1.3 Tổ chức thông báo chương trình kiểm tra: - Sau khi Đề cương kiểm tra đã được Giám đốc phê duyệt, Phòng KT&KSNB có trách nhiệm lập Thông báo chương trình kiểm tra theo quy định của tổ chức. 1.4 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho kiểm tra: Bước này yêu cầu phải chuẩn bị được mọi điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm tra để tạo điều kiện tiền đề cho tiếp tục vào bước sau không bị thiếu sót và diễn ra một cách thuận lợi. Bước 2. Thực hiện kiểm tra. 2.1 Thu thập bằng chứng kiểm tra: - Sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh, xác minh: Sử dụng số liệu do Phòng được kiểm tra cung cấp để so sánh với cân đối của Phòng Kế toán, để kiểm tra việc cập nhật số liệu của các Phòng tín dụng có được thường xuyên, kịp thời và chính xác không. - Kiểm tra thông qua việc quan sát, phỏng vấn cán bộ tín dụng: Khi có điểm nào chưa rõ trong quá trình kiểm tra có thể phỏng vấn cán bộ tín dụng. - Có thể kiểm tra toàn bộ hồ sơ hoặc chọn mẫu trọng yếu: tuỳ theo thời gian, yêu cầu của từng đợt kiểm tra. 2.2 Ghi chép và tổng hợp kết quả kiểm tra: Kiểm tra chủ thể vay vốn: - Kiểm tra hồ sơ pháp lý (tính đầy đủ của các tài liệu cung cấp theo quy định Công ty: đăng ký kinh doanh, hồ sơ pháp lý ….) - Kiểm tra tổng thể dư nợ đối với từng pháp nhân, thể nhân vay vốn để đối chiếu với mức phân cấp, mức phán quyết và tổng dư cho vay 1 khách hàng so với vốn tự có (có bị vượt quá 15% vốn tự có của Tổ chức, nếu bị vượt quá thì nguyên nhân là gì) và có kiến nghị xử lý kịp thời. Kiểm tra đối tượng vay vốn có thuộc đối tượng không được phép hoặc hạn chế vay vốn không? Kiểm tra hồ sơ khoản vay Kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của phương án vay vốn: Phương án kinh doanh, dự án, luận chứng kinh tế kỹ thuật được cấp có thẩm quyền phê duyệt và dự án đó có tính khả thi không?. Đối với những dự án XDCB, đầu tư trung và dài hạn cần lưu ý đến cấp có thẩm quyền phê duyệt. Kiểm tra trong phương án trả nợ gốc và lãi khách hàng sẽ trả bằng nguồn nào? Khách hàng phải chứng minh rằng sẽ trả được nợ vay (cả gốc và lãi) bằng nguồn mà khách hàng đã nêu trong phương án trả nợ. Kiểm tra hồ sơ cho vay: - Kiểm tra các tài liệu liên quan đến việc đảm bảo tín dụng: - Kiểm tra việc áp dụng lãi suất cho vay, loại cho vay, hạn mức tín dụng, thời hạn cho vay. - Kiểm tra nguồn vốn cho vay, - Thời hạn cho vay có phù hợp với phương án kinh doanh nguồn vốn cho vay, - Kiểm tra hạn mức cho vay: Căn cứ quy định của chính phủ, theo quy định riêng của tổ chức. - Kiểm tra quá trình thu nợ thu lãi, gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ, kiểm tra sau khi giải ngân, kiểm tra công tác thu nợ thu lãi, thủ tục chuyển nợ quá hạn, kiểm tra việc gia hạn nợ điều chỉnh kỳ hạn trả nợ. * Kiểm tra việc lưu trữ hồ sơ: Việc lưu trữ hồ sơ có khoa học, đảm bảo tính độc lập, bảo mật, dễ tìm dễ lấy * Đánh giá các bằng chứng: - Kiểm tra đối chiếu với văn bản chế độ và các quy định hiện hành: Xác định rõ những việc làm đúng và chưa đúng so với quy định; rút ra nguyên nhân chủ quan, khách quan - Tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân. 2.3 Lập Biên bản kiểm tra: Biên bản kiểm tra sau khi được nhóm kiểm tra lập sẽ được gửi tới lãnh đạo Phòng kèm theo các bằng chứng kiểm tra để cho ý kiến chỉ đạo (nếu có) trước khi gửi các đơn vị được kiểm tra. Biên bản kiểm tra sẽ do trưởng nhóm kiểm tra ký cùng với lãnh đạo đơn vị được kiểm tra. Bước 3. Báo cáo kết quả kiểm tra. Sau khi thống nhất được biên bản kiểm tra, kèm theo giải trình của các đơn vị được kiểm tra (nếu có). Đơn vị kiểm tra sẽ lập báo cáo gửi Ban Giám đốc. Nội dung báo cáo nêu các kiến nghị và xử lý. Bước 4. Kết thúc kiểm tra. Bước này khi kiểm tra và báo cáo kết quả xong các kiểm tra viên đề xuất ý kiến, kiến nghị và ban Giám đốc. 1.2 Sự cần thiết phải kiểm tra kiểm soát tín dụng trong các TCTD. 1.2.1 Vai trò của tín dụng trong nền kinh tế thị trường. * Vai trò của tín dụng đối với nền kinh tế nói chung: Trong quá trình hội nhập (WTO, AFTA,..) và phát triển kinh tế đất nước, có thể nói tín dụng có một vai trò rất lớn. Trước hết nếu nói về điều kiện hội nhập hoặc để có một nền kinh tế thị trường được thế giới công nhận thì tất yếu phải có một hệ thống ngân hàng tài chính phát triển, đông thời về thực chất chỉ khi hệ thống ngân hàng tài chính phát triển hiện đại thì các thị trường vốn mới tồn tại theo đúng nghĩa của nó và phát huy được các quy luật của thị trường tạo nên sức mạnh cho nền kình tế. Và sự phát triển của tín dụng luôn đi đôi với sự phát triển của hệ thống ngân hàng tài chính nói chung, cùng với sự lớn mạnh của các ngân hàng, tổ chức tài chính là sự đa dạng và không ngừng lớn mạnh về quy mô của các nghiệp vụ tín dụng. Điều đó có vai trò rất lớn trong việc đáp ứng nhu cầu vốn cho các doanh nghiệp. * Vai trò của tín dụng đối với các tổ chức tín dụng và PVFC nói riêng: Các tổ chức tín dụng, nghiệp vụ tín dụng không những là một nghiệp vụ cơ bản và thường xuyên mà còn có một vai trò rất lớn đối với hoạt động của các tổ chức này bởi lẽ tín dụng luôn là một khoản mục chiếm tỷ trọng rât lớn và mang lại nguồn thu cũng rất lớn trong tổng tài sản của các tổ chức tín dụng. Ta có thấy điều này qua các chỉ tiêu về tín dụng của một số tổ chức tín dụng sau: Về số tuyệt đối tại thời điểm cuối năm 2004 tổng dư nợ tín dụng của một số Tổ chức tín dụng lớn như sau: STT Tổ chức tín dụng Dư nợ (Triệu đồng) Dư nợ/Tổng tài sản 1 Vietcombank 50.830.650 40% 2 Techcombank là 6.461.690 80% 3 Eximbank là 3.849.070 60%, 4 PVFC 1.869.780 44% (Nguồn số liệu từ Báo cáo Kiểm toán của các TCTD) Như vậy thực tế so với tỷ trọng các tài sản khác thì trong kết cấu tài sản của một ngân hàng khoản mục tín dụng thường có số dư rất lớn và chiếm tỷ trọng lớn nhất. Chương II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA KIỂM SOÁT CÔNG TÁC TÍN DỤNG TẠI PVFCjjgdkkjff h 2.1 Giới thiệu chung về công ty Tài chính Dầu khí. 2.1.1 Giới thiệu chung: * Tên gọi và trụ sở chính . Công ty Tài chính Dầu khí là một định chế tài chính trực thuộc Tổng Công ty Dầu khí Việt nam, được thành lập năm 2000 với chức năng đáp ứng nhu cầu vốn cho các dự án của Ngành Dầu khí, huy động nguồn vốn nhàn rỗi trong dân cư cũng như phát triển các dịch vụ tài chính tiền tệ không chỉ cho cán bộ công nhân viên ngành dầu khí, mà còn cho các doanh nghiệp, các tầng lớp dân cư, góp phần xây dựng ngành dầu khí trở thành tập đoàn hùng mạnh không chỉ trong nước mà còn mở rộng ra khu vực và thế giới. Vốn điều lệ của Công ty Tài chính Dầu khí là 300 tỷ đồng (Ba Trăm Tỷ Đồng). Việc tăng, giảm vốn điều lệ của Công ty Tài chính Dầu khí do Hội đồng quản trị Tổng Công ty quyết định và phải được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chấp thuận. Thời hạn hoạt động của Công ty Tài chính Dầu khí là 50 năm. Trường hợp cần gia hạn phải được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận và không được vượt quá thời hạn hoạt động của Tổng công ty. Mỗi lần gia hạn không quá 50 năm, thời hạn này được kéo dài tương ứng với thời hạn hoạt động của Tổng Công ty và phải được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chấp thuận. Công ty Tài chính Dầu khí chịu sự quản lý của Tổng công ty về chiến lược phát triển, về tổ chức nhân sự, về qui chế tài chính; chịu sự quản lý của Ngân hàng Nhà nước theo quy định Pháp luật hiện hành; * Lịch sử phát triển của công ty tài chính dầu khí. Là một thành viên của tổng công ty dầu khí Việt Nam, công ty Tài chính Dầu khí Việt Nam (PVFC) đẫ trải qua những chặng đường phát triển đầu tiên của mình với tất cả những khó khăn và thách thức của một định chế taì chính còn mới mẻ ở Việt Nam trong quá trình hội nhập, và PVFC đã khẳng định được vai trò quan trọng mang tính chiến lược của mình trong công cuộc đổi mới xây dựng tổng công ty dầu khí trở thành một tập đoàn kinh tế lớn mạnh cũng như vai trò của mình trong công cuộc xây dựng đổi mới đất nước. Từ khi thành lập đến nay PVFC liên tục đạt được những thành tựu quan trọng, các chỉ tiêu tăng trưởng kinh tế ổn định, tổ chức kinh doanh ngày càng được củng cố và hoàn thiện, hệ thống quản lý được nâng cấp theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001:2000, đội ngũ được đào tạo và phát triển, văn hoá công ty được hình thành. 2.1.2 Các sản phẩm dịch vụ chính của PVFC. 2.1.2.1 Thu xếp vốn cho các dự án. * Các hình thức thu xếp vốn : - Đồng tài trợ : Với mối quan hệ hợp tác rộng khắp với các tổ chức tài chính, tín dụng trong và ngoài nước, PVFC đảm bảo chắc chắn dự án của khách hàng có nhu cầu vay vốn lớn vượt khả năng cung ứng vốn cũng như hạn mức cho vay của một tổ chức tín dụng sẽ được hợp vốn tài trợ từ những nguồn tối ưu nhất, lãi suất cạnh tranh nhất. PVFC sẽ thực hiện các vai trò : + Người thu xếp vốn : Thay mặt bên vay tìm kiếm nguồn vốn cho dự án ; soạn thảo, đàm phán các điều kiện của hợp đồng vay vốn ; hỗ trợ bên vay và các thành viên đồng tài trợ trong việc giải ngân, thu nợ, thu lãi, giải quyết các tranh chấp phát sinh liên quan đến hợp đồng tín dụng. + Đầu mối cấp tín dụng : Đại diện cho các thành viên đồng tài trợ soạn thảo, đàm phán, ký kết hợp đồng tín dụng với bên vay ; thực hiện quản lý khoản vay. + Thành viên đồng tài trợ : PVFC trực tiếp tham gia đồng tài trợ cho dự án (từ nguồn vốn của mình vàt/ hoặc từ nguồn vốn uỷ thác). - PVFC cấp tín dụng trực tiếp bằng nguồn vốn của mình hoặc vốn uỷ thác của Tổng công ty, các tổ chức tài chính tín dụng khác. - PVFC nhận uỷ thác đàm phán, ký kết các hợp đồng tín dụng với các nhà tài trợ trong và ngoài nước cho các chủ đầu tư dự án. Đối với các dự án có nhu cầu vốn vay rất lớn hoặc các điều kiện vay vốn có đặc thù riêng, phức tạp, các dự án vay vốn nước ngoài với những loại hình tín dụng, luật pháp, chế tài rất khác biệt, PVFC nhận uỷ thác của chủ đầu tư dự án để trực tiếp : + Đàm phán, ky kết các hợp đồng tín dụng cho dự án. + Hỗ trợ giải ngân + Quản lý khoản vay. - Dàn xếp thuê mua tài chính : PVFC thay mặt chủ đầu tư tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán với tổ chức cho thuê tài chính để đảm bảo khách hàng có sơ hội được sử dụng t._.ất cả các dịch vụ thuê mua tài chính với các điều kiện phù hợp cho dự án, công trình, trang thiết bị, máy móc và các động sản khác. 2.1.2.2 Huy động vốn Các hình thức huy động vốn : - Nhận tiền gửi có kỳ hạn của các tổ chức và các cá nhân : + Nhận tiền gửi có kỳ hạn của Tổng công ty dầu khí Việt Nam, các đơn vị thành viên và các tổ chức kinh tế. + Nhận tiền gửi có kỳ hạn của CBCNV trong ngành dầu khí : đây là nghiệp vụ PVFC đang tích cực triển khai với mục đích để mỗi CBCNV trong ngành có cơ hội tham gia trực tiếp đầu tư phát triển ngành dầu khí và được hưởng lợi nhuận từ mục đích đầu tư này mang lại. - Vay vốn của các tổ chức tài chính ngân hàng trong và ngoài nước. - Phát hành chứng từ có giá - Nhận uỷ thác quản lý vốn và tài sản co tổng công ty Dầu khí Việt Nam - Nhận uỷ thác đầu tư của các tổ chức và các cá nhân. 2.1.2.3 Tín dụng Doanh nghiệp : Các hình thức như : - Cho vay - Bảo lãnh - Bao thanh toán 2.1.2.4 Hoạt động tài chính Doanh nghiệp. * Các hình thức - Tư vấn tài chính dự án : Đến với PVFC, chủ đầu tư sẽ nhận được phương án tài chính tối ưu cho dự án với những thông tin luôn được cập nhật, tin cậy và chi phí tài chính hợp ly nhất. - Tư vấn thẩm định kinh tế dự án - Tư vấn quản lý vốn và tài sản - Tư vấn quản lý nợ - Tư vấn đầu tư - Đại lý phát hành trái phiếu , cổ phiếu... 2.1.2.5 Hoạt động đầu tư * Các hình thức : - Đầu tư dự án : PVFC luôn sẵn sàng cùng với các đơn vị trong ngành và các đơn vị cùng ngành kinh tế kỹ thuật khác hợp tác đầu tư dự án với các hình thức phong phú, phù hợp : - Đầu tư và kinh doanh trên thị trường tài chính tiền tệ : + Kinh doanh chứng khoán : PVFC trực tiếp kinh doanh chứng khoán với tư cách là nhà đầu tư có tổ chức ; Sẵn sàng cung cấp các dịch vụ về chứng khoán và thị trường chứng khoán cho khách hàng như : Dịch vụ môi giới chứng khoán ; Dịch vụ lưu ký chứng khoán ; Đại lý phân phối chứng khoán ; Đại lý phát hành chứng khoán ; Bảo lãnh phát hành chứng khoán ; Mua bán chiết khấu chứng từ có giá ; dịch vụ quản lý cổ đông... + Kinh doanh các chứng từ có giá : PVFC thực hiện giao dịch mua bán các chứng từ có giá trên thị trường : Công trái, trái phiếu chính phủ ; Trái phiếu các ngân hang thương mại ; Trái phiếu, tín phiếu doanh nghiệp ; Các chứng từ có giá được phép khác. + Đầu tư cổ phần : PVFC tiến hành đầu tư thông qua hình thức mua cổ phần của các doanh nghiệp trong và ngoài ngành nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh và tư vấn tài chính cho doanh nghiệp. 2.1.3 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 03 năm gần đây. 2.1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Kết quả hoạt động kinh doanh thường được biểu hiện qua các chỉ tiêu kinh tế về mặt giá trị, đó là các chỉ tiêu được biểu hiện trong bảng sau: Bảng 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh PHẦN I: LÃI, LỖ Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1. Thu nhập từ lãi (thu nhập ròng) ( 2-3) 9.648.167 19.452.049 20.349.232 2. Thu từ lãi 31.151.721 114.540.251 185.300.756 3 Chi trả lãi 21.503.554 95.088.202 164.951.525 4. Thu nhập ngoài lãi ( 5 - 6) (4.485.903) (13.518.174) (12.048.516) 5. Thu ngoài lãi 34.381.710 19.340.993 29.498.481 6. Chi phí ngoài lãi 38.867.613 32.859.167 41.546.998 7. Tổng thu nhập (2+5) 65.533.431 133.881.244 214.799.237 8. Tổng chi phí (3+6) 60.371.167 127.947.369 206.498.523 9. Thu nhập trước thuế ( 1 +4) 5.162.264 5.933.875 8.300.716 10.Thuế thu nhập doanh nghiệp 1.651.924 11. Thu nhập sau thuế ( 9 - 10) 3.510.340 5.933.875 8.300.716 Qua báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm liên tiếp ta thấy hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả. Bằng chứng là lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2002 lên đến hơn 3,5 tỷ và năm 2003 tăng gần 1,7 lần so với năm 2002 (hơn 5,9 tỷ) ; Năm 2004 tăng gần 1.4 lần so với năm 2003. Tuy đây không phải là một con số lớn so với những tổ chức tín dụng nhà nước nhưng có thể nói đó là một kết quả tốt đối với một công ty mới đi vào hoạt động. 2.1.3.2 Phân tích mối quan hệ và tình hình biến động của các khoản mục trong Bảng cân đối kế toán. * Phân tích cơ cấu tài sản: Ta có cơ cấu tài sản của công ty được thể hiện trong bảng sau: Bảng 3: Cơ cấu Tài sản Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm2003 Năm2004 I. Tài sản lưu động 939.741.178 2.192.034.529 3.671.727.685 1. Tiền mặt tại quỹ 461.122 204.559 877.053 2. Tiền gửi tại ngân hàng - 3.527.974 2.814.593 3. TG tại các TCTD trong nước và nước ngoài 239.917.300 900.516.857 1.541.455.292 4.Cho vay các TCTD khác 207.083.279 1.020.622.952 1.433.472.415 5. Cho vay các TCTD, cá nhân trong nước 454.055.567 152.744.243 436.314.383 6. Các khoản đầu tư 38.223.910 114.418.124 256.783.950 II. Tài sản cố định và tài sản khác 290.883.951 707.228.562 538.999.303 III. Tổng Tài sản 1.230.625.129 2.895.530.738 4.207.025.343 Nhìn vào cơ cấu tài sản của công ty ta thấy ngay sự khác biệt của công ty so với một doanh nghiệp sản suất, thông thường doanh nghiệp sản xuất thường có tỷ trọng tài sản cố định rất lớn so với tài sản lưu động do phải đầu tư nhiều nhà xưởng, dây chuyền sản xuất…. Nhưng PVFC là một công ty tài chính thì tỷ trọng của tài sản cố định lại nhỏ hơn tài sản lưu động rất nhiều và tài sản lưu động khác đối với Doanh nghiệp sản xuất là các thành phẩm, bán thành phẩm, hnàng tồn kho, tài sản (được coi là tài sản lưu động) chủ yếu là cho vay và tiền gửi tại các tổ chức tín dụng. Điều này gần giống như một ngân hàng, nhưng lại khác ngân hàng ở chỗ trong hoạt động của công ty không bao gồm hoạt động thanh toán và một số dịch vụ khác. Về tổng tài sản và sự biến động của cơ cấu tài sản qua các năm thì có thể thấy cơ cấu tài sản và tổng tài sản của công ty liên tục biến động qua các năm, đặc biệt là tổng tài sản tăng nhanh và liên tục: Từ hơn 1.230 tỷ năm 2002 đến hơn 2.895 tỷ năm 2003 (gần 2.4 lần) và đến năm 2004 là 4.207 tỷ (tăng gần 1.5 lần so với năm 2003). Như vậy nhìn vào những con số trên có thể thấy cơ cấu tài sản của Công ty đã tăng trưởng rất lớn qua các năm. * Phân tích cơ cấu nguồn vốn. Ta có bảng cơ cấu nguồn vốn như sau: Bảng 4: Cơ cấu nguồn vốn Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1.Tiền gửi của các tổ chức tín dụng 0 104.667.960 416.472.530 2.Tiền gửi của các TCKT, dân cư 31.664.697 139.036.449 129.521.571 3. Vay NHNN và các TCTD khác 185.319.172 664.700.427 1.093.913.877 4. Vốn tài trợ uỷ thác đầu tư 467.325.338 803.899.600 1.353.393.317 5. Phát hành giấy tờ có giá 0 301.510.000 301.510.000 6. Tài sản nợ khác 439.408.799 768.723.488 592.966.876 7. Vốn và các quỹ : - Vốn của tổ chức tín dụng (VCSH) - Quỹ của tổ chức tín dụng - Lãi / lỗ kỳ trước - Lãi / lỗ kỳ này 106.907.124 103.385.542 3.521.581 0 0 112.992.814 105.008.575 3.399.286 - 4.584.953 319.247.152 305.008.575 5.385.833 552.028 8.300.716 Tổng Nguồn vốn 1.230.625.129 2.895.530.738 4.207.025.343 Qua bảng trên ta thấy cơ cấu nguồn vốn của công ty Tài chính dầu khí nhìn chung là tốt. Các hình thức huy động vốn đều có xu hướng gia tăng, đặc biệt vốn tài trợ uỷ thác đầu tư tăng nhanh chóng từ năm 2002 đến năm 2003 và 2004 tăng từ 467 tỷ lên 804 tỷ và 1.353 tỷ (tương ứng với số tương đối tăng gần 1.7 lần so với năm 2002). Tổng nguồn vốn năm 2003 tăng so với năm 2002 là 1.664 tỷ và năm 2004 tăng so với năm 2003 là 1.311 tỷ. Đến 2004 thì tổng nguồn vốn của công ty đã đạt trên 4.207 tỷ. Điều này tạo nhiều thuận lợi bởi lẽ nguồn vốn là nền tảng cho sự tồn tại, phát triển của công ty. Nguồn vốn lớn là cơ sở để công ty mở rộng phạm vi cho vay, tăng khả năng thanh toán và nâng cao vị thế. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 2.1.4.1 Một số đặc điểm về lao động và tiền lương của công ty tài chính dầu khí. Căn cứ vào phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch phát triển của công ty, hàng năm Giám đốc công ty lập kế hoạch đào tạo và xét chọn người lao động trong công ty đủ tiêu chuẩn để đào tạo theo yêu cầu của công việc. Trong quá trình làm việc, người lao động được đề đạt nguyện vọng đi học các lớp tập trung dài hạn, ngắn hạn để nâng cao trình độ, phát huy khả năng làm việc tại công ty. Sau khi được Giám đốc thông qua, CBCNV Công ty được cử đi đào tạo bằng nguồn kinh phí của Công ty, Tổng Công ty. Thời giờ làm việc của CBCNV tuần làm việc không quá 40 giờ, mỗi ngày làm việc không quá 8 giờ. Giám đốc công ty hoặc người được Giám đốc công ty uỷ quyền có quyền thoả ước với người lao động để làm thêm giờ nhưng phải bảo đảm nguyên tắc: Không quá 4 giờ trong 1 ngày và không quá 200 giờ trong 1 năm. Ngoài những điều trên, trong thoả ước lao động còn thoả thuận nhưng điều khoản cần thiết khác như : An toàn, vệ sinh lao động ; bảo hiểm và phúc lợi ; vấn đề dân chủ trong công ty ; kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ; giải quyết tranh chấp lao động. Sau đây là một số chỉ tiêu chung về tình hình lao động và tiền lương của công ty : Bảng : Tình hình lao động và tiền lương Chỉ tiêu Số liệu I. Tổng số cán bộ công nhân viên (người) 263 II. Thu nhập của cán bộ công nhân viên 1. Tổng số thu nhập (VND) 10.469.864 2.Tiền lương bình quân (VND) 3.744.586 3. Thu nhập bình quân (VND) 3.744.586 Như vậy, Tổng số CBCNV của công ty tại thời điểm cuối năm 2004 là 263 người với hơn 75% là tốt nghiệp Đại học, trong đó có hơn 5% trên đại học. Công tác tuyển chọn lao động vào công ty khá nghiêm ngặt, lao động được tuyển chọn bằng phương thức nộp hồ sơ thi tuyển, các thí sinh dự thi phải thành thạo vi tính, tiếng anh, phải có kiến thức tốt về chuyên môn và thành thạo giao tiếp. Điều này chứng tỏ công ty Tài chính Dầu khí rất quan tâm đến tuyển chọn và đào tạo CBCNV. Ngoài ra công ty có lợi thế rõ rệt khi đa số lao động tuổi đời còn rất trẻ vì thế họ có sức khoẻ và sự năng động, sáng tạo, sẵn sàng đón nhận những cơ hội và thử thách để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 2.1.4.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng chính của các phòng ban của công ty Tài chính Dầu khí. a. Cơ cấu tổ chức của công ty. - Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chung trước Tổng công ty và Nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty đảm bảo theo đúng pháp luật và quy định của Tổng công ty; Trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh ngoại trừ các lĩnh vực cụ thể đã phân công cho các phó Giám đốc, tổ chức nhân sự, tài chính kế toán, kế hoạch tổng hợp, thông tin và kiểm soát nội bộ; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty. - Các phó giám đốc (02 tại trụ sở Công ty, 01 phụ trách các Chi nhánh phía Nam) có chức năng và nhiệm vụ riêng, phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực của Công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. - 12 phòng ban có chức năng tham mưu, giúp hội đồng quản trị và giám đốc trong quản lý và điều hành công ty. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban theo từng mảng chuyên môn nghiệp vụ. Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Tài chính dầu khí: VP.CÔNG TY P. TỔ CHỨC NS & TIỀN LƯƠNG P.KẾ HOẠCH & THỊ TRƯỜNG P. KẾ TOÁN P. KIỂM TRA, KS NỘI BỘ P. THÔNG TIN & CN TIN HỌC P. GIAO DỊCH SỐ 20 P. GIAO DỊCH SỐ 21 P. GIAO DỊCH SỐ 30 P. GIAO DỊCH SỐ 10 P. GIAO DỊCH SỐ 11 P. GIAO DỊCH SỐ 12 P. THU XẾP VỐN & TDDN P. QUẢN LÝ DÒNG TIỀN P. DỊCH VỤ TÀI CHÍNH P. ĐẦU TƯ P. QLVUTĐT P. DỊCH VỤ & TD CÁ NHÂN CN TP.HCM CN VŨNG TÀU HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT b.Chức năng chính của các phòng ban. * Văn phòng Công ty. Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị công ty trong việc chỉ đạo quản lý và điều hành hoạt động chung. - Về công tác văn phòng Giám đốc Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của Ban Giám đốc; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty thực hiện chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao; Bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, hàng tháng của Ban Giám đốc... - Về công tác văn phòng Hội đồng Quản trị: + Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng Quản trị công ty. + Theo dõi, đôn đốc công ty thực hiện các quyết định của Hội đồng Quản trị công ty. + Chuẩn bị nội dung công việc cho các kỳ họp của Hội đồng Quản trị công ty. + Thực hiện công tác văn phòng của Hội đồng Quản trị công ty... - Công tác pháp chế: + Tư vấn các vấn đề về pháp lý cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức, chỉ đạo và thực hiện kinh doanh đúng pháp luật. + Theo dõi việc phát hành các văn bản của ban Giám đốc, + Thường xuyên cập nhật chính sách, chế độ, quy định liên quan của Nhà nước, Tổng công ty và Ngân hàng Nhà nước - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. * Phòng tổ chức nhân sự và tiền lương là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc công ty trong việc quản lý và điều hành các công ty: Tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực, tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động, công tác hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, lễ tân, an ninh, bảo vệ, công tác an toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động của công ty. * Phòng Kế hoạch và thị trường là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác kế hoạch hoá, báo cáo thống kê, đầu tư xây dựng cơ bản và kế hoạch phát triển sản phẩm và thị trường. * Phòng Kế toán là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc công ty trong tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản tiền vốn, xây dựng, quản lý và thực hiện kế hoạch tài chính của công ty. * Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các công tác kiểm tra, kiểm toán các hoạt động của công ty bảo đảm được thực hiện đúng các quy định của pháp luật và của công ty. Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ : - Dự thảo và trình Giám đốc ban hành các phương thức, nội dung và quy trình nghiệp vụ trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ tài chính tín dụng. - Xây dựng và trình Giám đốc duyệt và triển khai thực hiện kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm soát nội bộ. - Trực tiếp hoặc phối hợp với Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra công tác quản lý và điều hành theo đúng quy định của pháp luật về hoật động ngân hàng và quy định nội bộ của công ty. - Kiểm tra việc chấp hành quy trình hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật về hoạt động ngân hàng và quy định nội bộ của công ty và các đơn vị thành viên. Thực hiện kiểm tra, đầu mối đánh giá thực hiện ISO của công ty. - Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các nội quy, quy chế và quy định của công ty. - Giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Ngân hàng Nhà nước, của Tổng công ty và các quy định của pháp luật hiện hành về bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh ; đánh giá mức độ và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của công ty. - Thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ. - Trong phạm vi chức năng và quyền hạn theo quy định của pháp luật, xem xét giải quyết hoặc trình giám đốc giải qu?yết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của các đơn vị trực thuộc. - Rà soát hệ thống các quy định an toàn trong kinh doanh, phát hiện các sơ hở, bất hợp lý để kiến nghị bổ sung. sửa đổi. - Chủ trì, phối hợp với phòng Kế toán lựa chọn tổ chức kiểm toán độc lập để Giám đốc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt ; Làm đầu mối khi có đoàn thanh tra của Ngân hàng Nhà nước, Tổng công ty, Đoàn kiểm ra hoặc kiểm toán từ bên ngoài tiến hành thanh tra, kiểm tra tại công ty. - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. * Phòng Thông tin và công nghệ tin học là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong công tác thu thập, tổng hợp, xử lý, phân tích, lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của công ty; quản lý hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin, phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm công nghệ thông tin ứng dụng. * Phòng Quản lý dòng tiền là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc cân đối, diều hoà, sử dụng và kinh doanh mọi nguồn vốn trong công ty nhằm bảo đảm đáp ứng kịp thời và hiệu quả vốn trong hoạt động kinh doanh của công ty. * Phòng Thu xếp vốn và tín dụng doanh nghiệp là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong thu xếp vốn cho các dự án đầu tư trong và ngoài Tổng công ty; quản lý và tổ chức triển khai các hoạt động tín dụng đối với các doanh nghiệp. * Phòng Dịch vụ tài chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực tổ chức, triển khai, cung cấp các dịch vụ tài chính tiền tệ cho Tổng công ty và các tổ chức kinh tế khác. * Phòng Dịch vụ và tín dụng cá nhân là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc nghiên cứu và chỉ đạo triển khai chung trong toàn hệ thống công ty và trực tiếp tổ chức hoạt động các phòng giao dịch trực thuộc công ty vầ dịch vụ tài chính đáp ứng nhu cầu của CBCNV ngành và các cá nhân khác. + Các dịch vụ ky quỹ, đại lý và các dịch vụ tài chính tiền tệ khác liên quan đến CBCNV ngành dầu khí và các cá nhân khác. - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. * Phòng Đầu tư là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc nghiên cứu, tổ chức, triển khai và quản lý đầu tư, vốn của công ty tại các doanh nghiệp khác. * Phòng quản lý vốn uỷ thác đầu tư là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc nghiên cứu và triển khai kinh doanh trên thị trường chứng khoán. Qua đó ta thấy được nhiệm vụ các phòng ban nhằm tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác phân bổ, kiểm tra, nghiên cứu đưa ra sáng kiến cải tiến trong công việc, trong nghiệp vụ của phòng ban mình giúp Giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh trong công ty, xây dựng mạng lưới nhiệm vụ từ dưới lên trên để đảm bảo ho hệ thống được ăn khớp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. 2.2 Thực tế triển khai kiểm tra kiểm soát tín dụng tại PVFC. 2.2.1 Một số quy định chung về tín dụng và kiểm tra kiểm soát nội bộ đối với công tác tín dụng tại PVFC. * Sau đây là một số quy định chung về tín dụng được trích trong điều lệ của PVFC: Công ty Tài chính Dầu khí phải dự phòng rủi ro và hạch toán khoản dự phòng rủi ro này vào chi phí hoạt động. Việc trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Giới hạn cho vay đối với một khách hàng được quy định như sau: Tổng dư nợ cho vay một khách hàng không vượt quá tỷ lệ 15% vốn tự có của Công ty Tài chính Dầu khí, trừ trường hợp đối với các khoản cho vay từ các nguồn vốn ủy thác của Chính phủ, của các tổ chức, các nhân hoặc trường hợp khách hàng vay là tổ chức tín dụng khác; * Quy định Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ Công ty Tài chính Dầu khí Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách (gọi chung là hệ thống kiểm tra nội bộ) thuộc bộ máy điều hành của Giám đốc từ trụ sở chính đến chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty trực thuộc giúp Giám đốc điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của Công ty; Hệ thống kiểm tra nội bộ và các nhân viên làm nghiệp vụ này (nhân viên kiểm tra nội bộ) độc lập trong hoạt động đối với các bộ phận nghiệp vụ, các chi nhánh, văn phòng đại diện, các công ty trực thuộc; và được độc lập đánh giá, kết luận, kiến nghị trong hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Về nhân viên kiểm tra nội bộ của Công ty có các tiêu chuẩn chung của nhân viên Công ty và có đủ các điều kiện sau đây: Hiểu biết pháp luật, thông thạo nghiệp vụ mà mình đảm nhận; Có bằng đại học về Ngân hàng hoặc kinh tế, kế toán tài chính; Có thời gian công tác về lĩnh vực tài chính ngân hàng ít nhất là hai năm. Nhiệm vụ của tổ chức kiểm tra nội bộ Công ty Tài chính Dầu khí Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành pháp luật, các quy định của Ngân hàng Nhà nước và các quy định nội bộ, trực tiếp kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty trực thuộc; Kiểm tra các họat động nghiệp vụ từng thời kỳ, từng lĩnh vực nhằm đánh giá chính xác kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của Công ty; Báo cáo kịp thời với Giám đốc, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát kết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ và nêu những kiến nghị khắc phục khuyết điểm, tồn tại; Các nhiệm vụ khác theo quy định của Giám đốc. Quyền hạn của tổ chức kiểm tra nội bộ Công ty Tài chính Dầu khí Yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ và nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ giải trình các công việc đã làm, đang làm, xuất trình văn bản chỉ đạo, chứng từ sổ sách ghi chép các tài liệu có liên quan khác (khi cần thiết) trong hoạt động để phục vụ việc kiểm tra hoặc kiểm toán; Đề nghị Giám đốc thành lập đoàn kiểm tra, phúc tra để thực hiện các nhiệm vụ kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất; Trưởng phòng kiểm tra nội bộ được tham dự các cuộc họp do Giám đốc triệu tập; Kiến nghị Giám đốc xử lý theo thẩm quyền đối với những đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật và các quy định của Ngân hàng Nhà nước, của Công ty; Các quyền khác theo quy định của Giám đốc . 2.2.2 Thực trạng triển khai nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát đối với công tác tín dụng ở PVFC. 2.2.2.1 Quy trình và nghiệp vụ tín dụng tại PVFC. I. Lưu đồ quy trình tín dụng Trách nhiệm Trình tự thực hiện Tham chiếu Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục Thẩm định hồ sơ Kiểm tra Kiểm tra CBTD Tiếp cận khách hàng Mục II.1 CBTD Mục II.2 CBTD Mục II.3 Trưởng phòng nghiệp vụ Mục II.4 Hội đồng thẩm địnhLãnh đạo công ty KH Phê duyệt Mục II.5 CBTD Hoàn thiện các thủ tục bảo đảm tín dụng Mục II.6 Lãnh đạo công ty Ký kết các hợp đồng ddôồng Mục II.7 CBTDPhòng Kế toán Cấp tín dụng Mục II.8 CBTD Giám sát khoản vay và thu nợ, thu lãi Mục II.9 CBTD Thanh lý hợp đồng Mục II.10 CBTD Hoàn thiện và lưu hồ sơ và lưu hồ sơ Mục II.11 II. Diễn giải quy trình tín dụng: 1. Tiếp xúc khách hàng tìm hiểu nhu cầu tín dụng: Đây là bước cơ bản trong quá trình tìm kiếm và tiếp xúc khách hàng, các bước tiếp xúc sẽ được quy định cụ thể theo đối tượng, loại khách hàng là tổ chức hay cá nhân, loại hình kinh doanh, mục đích vay vốn để có thể tư vấn cho khách hàng vay và sủ dụng vốn hiêụ quả nhất. 2. Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục: 3. Thẩm định hồ sơ: CBTD tiến hành các bước thẩm định và lập Tờ trình thẩm định tín dụng. Các bước tiến hành thẩm định được tiến hành theo quy định của công ty. Trường hợp khoản tín dụng phải có tài sản đảm bảo, CBTD có trách nhiệm xem xét, định giá các tài sản đảm bảo theo các hướng dẫn cụ thể. 4. Kiểm tra: Sau khi hoàn thiện việc thẩm định khách hàng, CBTD tập hợp hồ sơ để trình Trưởng phòng nghiệp vụ kiểm tra, xem xét. Trưởng phòng nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ xin cấp tín dụng của khách hàng và tờ trình thẩm định do CBTD lập và ghi rõ ý kiến của mình trên tờ trình. 5. Phê duyệt: Sau khi Trưởng phòng nghiệp vụ kiểm tra, xem xét, CBTD chuyển hồ sơ lên lãnh đạo /Hội đồng thẩm định để xin phê duyệt. Trường hợp lãnh đạo /Hội đồng thẩm định từ chối cấp tín dụng: Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty /Chủ tịch Hội đồng thẩm định, CBTD lập công văn gửi khách hàng về việc từ chối cấp tín dụng trình Trưởng phòng nghiệp vụ ký thừa uỷ quyền Giám đốc công ty. Trường hợp lãnh đạo /Hội đồng thẩm định phê duyệt cấp tín dụng: CBTD căn cứ vào phê duyệt của lãnh đạo /Chủ tịch Hội đồng thẩm định để thực hiện việc hoàn thiện các thủ tục tiếp theo. 6. Hoàn thiện các thủ tục: Sau khi khoản tín dụng được phê duyệt, CBTD có trách nhiệm yêu cầu khách hàng hoàn thiện các thủ tục về hồ sơ tín dụng (còn thiếu). Trong trường hợp cho vay có đảm bảo bằng tài sản CBTD hoàn thiện các thủ tục về đảm bảo tín dụng: Soạn thảo và chuyển các bên ký kết hợp đồng cầm cố, thế chấp Tiến hành các thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo. Giao nhận tài sản đảm bảo. Các thủ tục về đảm bảo tín dụng phải được hoàn thành trước khi ký kết hợp đồng tín dụng. 7. Ký kết các hợp đồng: Căn cứ kết quả phê duyệt cấp tín dụng, CBTD soạn thảo Hợp đồng tín dụng và trình Trưởng phòng nghiệp vụ phê duyệt về nội dung và chuyển các bên liên quan ký kết. 8. Cấp tín dụng: Sau khi Hợp đồng tín dụng được ký kết, CBTD căn cứ các điều khoản của Hợp đồng tín dụng, nhu cầu của khách hàng để cấp tín dụng. 9. Giám sát khoản vay và thu nợ, thu lãi: Sau khi cấp tín dụng cho khách hàng, CBTD có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn vay, tình hình thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. 10. Thanh lý hợp đồng: Sau khi khách hàng hoàn tất các nghĩa vụ đã quy định trong hợp đồng tín dụng, CBTD có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng lập Đề nghị giải chấp tài sản đảm bảo gửi PVFC (nếu có) Sau khi các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đã quy định trong Hợp đồng tín dụng đã ký, nếu không có quy định gì khác thì có thể lập Biên bản thanh lý hợp động tín dụng. * Một số chỉ tiêu dư nợ tại PVFC Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Đơn vị I. Tổng dư nợ cho vay 661.138.846 1.173.367.195 1.869.786.798 1000 đồng 1. Cho vay các TCTD khác 207.083.279 1020.622.952 1433.472.415 nt 2. Cho vay các TCTD, cá nhân trong nước (chỉ có trong ngành) 454.055567 152.744.243 436.314.383 nt II. Cho vay / Tổng tài sản 53 .72 40.52 44.44 % 1. Cho vay các TCTD / Tổng tài sản 16.82 35.25 34.07 % 2. Cho vay các TCTD, cá nhân trong nước / Tổng tài sản 36.90 5.27 10.37 % III. Tổng Tài sản 1.230.625.129 2.895.530.738 4.207.025.343 1000 đồng 2.2.2.2 Quy trình và nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát tín dụng tại PVFC. Bước 1. CHUẨN BỊ KIỂM TRA: 1.1 Khảo sát và thu thập thông tin: Trước khi tiến hành kiểm tra đoàn kiểm tra phải thu thập các thông tin cần thiết. - Phải nắm được các quy trình quy chế liên quan đến hoạt động nghiệp vụ được kiểm tra, phải biết các văn bản pháp quy mới nhất chi phối hoạt động của đơn vị được kiểm tra. - Những vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị được kiểm tra - Các số liệu liên quan đến nội dung kiểm tra (Sao kê tín dụng, các tài khoản chi tiết của Phòng Kế toán, Sao kê bảo lãnh, tất toán, thu nợ thu lãi...) - Những khó khăn, vướng mắc hiện tại và sắp tới - Những thay đổi về loại hình dịch vụ, quy trình kinh doanh các nghiệp vụ.... - Những nội dung được lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm - Báo cáo kết quả kiểm tra của các lần kiểm tra trước (nếu có) Phương pháp thu thập thông tin Yêu cầu các Phòng được kiểm tra cung cấp trong Thông báo kiểm tra các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra, các số liệu đó đã được đơn vị được kiểm tra kiểm soát. Phối hợp với tổ kiểm toán cập nhật số liệu tại bảng cân đối phát sinh, các tài khoản chi tiết... để đối chiếu số liệu. Thu thập bằng các nguồn khác 1.2 Lập đề cương kiểm tra: Bước này chỉ lập lần đầu cho mỗi nghiệp vụ kiểm tra trong trường hợp có sự thay đổi về nội dung, phạm vi kiểm tra thì cần tiến hành lập lại Dựa vào các thông tin thu thập được trong thời gian khảo sát, nhóm kiểm tra xây dựng đề cương kiểm tra 1.3 Tổ chức thông báo chương trình kiểm tra: - Sau khi Đề cương kiểm tra đã được Giám đốc phê duyệt, Phòng KT&KSNB có trách nhiệm lập Thông báo chương trình kiểm tra gửi cho đơn vị được kiểm tra. - Trước khi gửi Thông báo kiểm tra (trong trường hợp cần thiết), lãnh đạo phòng hoặc trưởng nhóm kiểm tra có thể trao đổi trước với lãnh đạo đơn vị được kiểm tra về thời gian và phương thức làm việc. Các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra do đơn vị được kiểm tra cung cấp được sử dụng làm một trong các tài liệu kiểm tra. - Thời gian gửi Thông báo cho đơn vị được kiểm tra chậm nhất là 3 ngày trước khi thực hiện kiểm tra. 1.4 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho kiểm tra: Trưởng nhóm kiểm tra: - Phổ biến cho các thành viên trong nhóm về những nội dung cụ thể của cuộc kiểm tra: mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp, phạm vi và thời gian của cuộc kiểm tra - Có thể tổ chức thảo luận trong nhóm để thống nhất về cách thức tiến hành công việc - Sau khi nhận được các tài liệu của đơn vị được kiểm tra (các Phòng tín dụng) trưởng nhóm tập hợp, rà soát để xem mức độ công việc của quá trình kiểm tra, Dựa vào sao kê tín dụng phân loại theo các nội dung: + Số phát sinh hồ sơ trong thời hiệu kiểm tra có giải ngân mới + Các phát sinh hồ sơ tất toán của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Các phát sinh hồ sơ bảo lãnh cho khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Các phát sinh hồ sơ được gia hạn nợ của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Công tác thu nợ, lãi trong kỳ. +Căn cứ các nội dung kiến nghị trong báo cáo kiểm tra tín dụng các tháng trước. Sau đó giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Phân công từng cán bộ kiểm tra phụ trách các bộ hồ sơ công việc hay từng mảng công việc tuỳ vào tình hình cụ thể của đọt kiểm tra - Đánh giá mức độ dư nợ tín dụng (nhiều hay ít, vay theo món hay theo hạn mức), tính chất khoản vay (ngắn hay dài hạn), đặc điểm khách hàng (trong hay ngoài ngành, DNNN hay Công ty TNHH, ...vvv...) qua đó xác định hồ sơ trọng yếu để kiểm tra kỹ hơn + Chuẩn bị checklist để kiểm tra (phiếu ghi chép): để ghi chép những phát hiện trong quá trình kiểm tra Bước 2. THỰC HIỆN KIỂM TRA: 2.1 Thu thập bằng chứng kiểm tra: a/ Phương pháp thu thập bằng chứng - Sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh, xác minh: Sử dụng số liệu do Phòng được kiểm tra cung cấp để so sánh với cân đối của Phòng Kế toán, để kiểm tra việc cập nhật số liệu của các phòng tín dụng có được thường xuyên, kịp thời và chính xác không. - Kiểm tra thông qua việc quan sát, phỏng vấn cán bộ tín dụng: Khi có điể._.