Nâng cao hiệu quả triển khai dự án Edocman của Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm cmcsoft

tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---------@&?--------- Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §Ò tµi: GI¶I PH¸P N¢NG CAO HIÖU QU¶ TRIÓN KHAI Dù ¸N EDOCMAN CñA C¤NG TY Cæ PHÇN GI¶I PH¸P PHÇN MÒM CMC (cmcSOFT) Gi¶ng viªn h­íng dÉn : ThS. TrÇn ThÞ PH­¬ng HiÒn Sinh viªn thùc hiÖn : L­¬ng thÞ nhµi Chuyªn ngµnh : Qtkd tæng hîp Líp : qtkd tæng hîp 46b Kho¸ : 46 HÖ : CHÝnh quy Hµ Néi – 2008 Lời mở đầu Nếu đã từng gặp rắc rối trong việc xử lí các văn bản hành chính, các công văn, giấy tờ thủ tục chắc hẳn bạn sẽ rất khó chịu và mong muốn tìm ra một biện pháp nào đó để không chỉ xử lí nhanh gọn, chính xác công việc giấy tờ này mà còn có khả năng kiểm soát và điều khiển chúng. Nhưng điều đó hiện giờ không còn là bài toán nan giải đối với nhiều cơ quan nữa. Phần mềm quản l‎y' văn bản Edocman đã ra đời. Chức năng cơ bản của eDOCman là quản lý toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ đi - đến của một cơ quan. Khác với hệ thống thư điện tử thông thường chỉ nhận, chuyển thư và quản lý cục bộ, eDOCman có khả năng quản lý, theo dõi được sự luân chuyển của từng công văn, nó cho biết hệ thống biết công văn đã được gửi tới anh A chưa, anh A đã nhận và đọc chưa... Điều này rất quan trọng, bởi chính nó tạo nên sự tin tưởng vào những thủ tục hành chính của cơ quan đó có giá trị pháp lý và kiểm soát được những tác động từ nhiều cấp, phòng lên một công văn. Trong trường hợp một công văn đến có yêu cầu ký duyệt của tổng giám đốc sau khi được sự chỉnh sửa, ký nháy của giám đốc tài chính và trưởng phòng hành chính. Trên đường luân chuyển (online) của công văn từ văn thư (văn phòng) đến trưởng phòng hành chính, rồi đến giám đốc tài chính chỉnh sửa. Tất cả các dấu vết đó đều được lưu lại. Tổng giám đốc hoàn toàn có thể “nhìn” lại con đường đã đi của công văn đó và những vết lưu (chỉnh sửa, ký nháy) của công văn này so với bản gốc. Với chức năng ưu việt cộng thêm việc có khả năng ứng dụng linh hoạt: Hệ thống cung cấp công cụ tự định nghĩa thuộc tính văn bản và tự định nghĩa quy trình công việc. Với công cụ này người sử dụng hoàn toàn chủ động trong việc thiết kế quy trình công việc mà không cần đến sự can thiệp của nhà cung cấp. Phần mềm Edocman ngày càng được các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị hành chính cũng như sự nghiệp tin cậy và đặt hàng. Vấn đề lớn nhất hiện nay của Công ty đã sáng chế ra phần mềm này và hiện tại đang thực hiện việc đưa chúng vào trong ứng dụng của khách hàng (Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMCSoft) là khâu triển khai phần mềm còn gặp nhiều lỗi và vướng mắc chưa giải quyết tốt. Điều đó ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả của dự án phần mềm và độ hài lòng của khách hàng. Chính vì vậy việc tìm ra giải pháp để nâng cao hiệu quả triển khai phần mềm Edocman là một việc làm cần thiết và cấp bách. Sau 4 tháng thực tập tại Công ty, bản thân em có những đánh giá riêng về tình hình triển khai dự án này cũng như có một số đề xuất nhằm cải tiến chất lượng cho việc triển khai. Trên cơ sở đó em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu quả triển khai dự án Edocman của Công ty Cổ phần Giải pháp phần mềm CMCSoft". Do còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm và thời gian nên Chuyên đề khó tránh khỏi những sai lầm,thiếu xót cũng như những đánh giá chủ quan. Để bài viết được hoàn chỉnh và có tính khách quan hơn em rất mong sự đóng góp ‎y' kiến của Thầy cô và các bạn Trong quá trình thực hiện Chuyên đề này em nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn: ThS.Trần Thị Phương Hiền, Ban Giám đốc, các anh chị trong Công ty CMCSoft cùng gia đình và bạn bè. Em xin trân thành cảm ơn! Phần I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CMC (CMCSOFT) I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MỀM CMC Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam: Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC Tên giao dich quốc tế: CMC SOFTWARE SOLUTON CORPORATION Tên viết tắt: CMCSOFT CORP. Ngày thành lập: 30/03/2006 Vốn điều lệ: 20.000.000.000 đồng Việt Nam Trụ sở chính : 16 Hàm Long ,Hoàn Kiếm ,Hà Nội. Tel: 84.4.943 9066 Fax: 84.4.943 9067 Tại TP.Hồ Chí Minh: 134 Lê Hồng Phong ,Phường 3 ,Quận 5 Tel: 84.8.923 8700_Fax: 84.8.923 8708 Ngày thành lập: 30/03/2006 Tổng giám đốc: Ông Hoàng Ngọc Hùng Email: info@ cmc.com.vn Website: Lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính: + Sản xuất sản phẩm phần mềm và cung cấp giải pháp phần mềm + Cung cấp dịch vụ phần mềm và nội dung : tư vấn phần mềm; tích hợp, cung cấp hệ thống; dịch vụ chuyên nghiệp về phần mềm; dịch vụ huần luyện và đào tạo công nghệ thông tin. + Xuất bản phần mềm: thiết kế, cung cấp tài liệu, giúp đỡ cài đặt và cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho việc mua phần mềm. II. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Là 1 trong 3 thành viên của Công ty Cổ phần Tập đoàn Phần mềm CMC (tính đến T6/2007),CMCsoft ra đời ngày 30/03/2006.Tiền thân là Trung tâm Phát triển Phần mềm trực thuộc Công ty Máy tính - Truyền thông.Do tốc độ phát triển chóng mặt của ngành điên tử viễn thông,do nhưu cầu về việc áp dụng công nghệ, phần mềm trong viêc giải quyết những công việc phức tạp cùng với sự đòi hỏi về tốc độ, chất lượng và giá cả ngày càng cao trong những năm gần đây việc phát triển và mở rộng lĩnh vực kinh doanh phần mềm thực sự là bước đi đúng đắn.CMCsoft được thành lập.CMCsoft ra đời không phải là sự bột phát theo nhưu cầu thị trường mà bản thân Trung tâm cũng đã có sự lớn mạnh về chất cần có điều kiện tốt hơn để tiếp tục phát triển.Từ những năm 2001 Trung tâm đã liên tục nhận được những giải thưởng, những danh hiệu do các Hiệp hội trong nước và quốc tế trao tặng.Với những danh hiệu đã đạt được trong 10 năm qua, CMCsoft đã khẳng định được vị thế và uy tín của một doanh nghiệp phần mềm hàng đầu Việt Nam. Năm 2007 Giải thưởng Cúp bạc CNTT-TT Việt Nam cho sản phẩm Giải pháp Tổng thể hệ thống thông tin Đại học IU. Huy chương vàng Phần mềm Doanh số cao dành cho các sản phẩm:eDocman, IU, iLib tại triển lãm CNTT-TT Việt Nam 2007. Giải thưởng Sao Khuê 2007 cho Giải pháp Tổng thể hệ thống thông tin Đại học IU. Năm 2006 Giải thưởng Cúp vàng CNTT-TT Việt Nam trong lĩnh vực Phần mềm, đóng gói, thương phẩm. Giải thưởng Sao Khuê 2006 cho iLib – Phần mềm ưu Việt 4 sao- là một trong những điển hình tiêu biểu có đóng góp xuất sắc cho nghành phần mềm và CNTT nhà nước. Giải thưởng ADOC cho eDocman- 1 trong 9 sản phẩm phần mềm tiêu biểu của CNTT Việt Nam. Năm 2005 CMCsoft nhận được giải thưởng Sao Khuê cho Tổ chức tiêu biểu trong phát triển và ứng dụng phần mềm,góp phần vào sự tiến bộ của nghành CNTT. eDocman được nhận cúp vàng BIT Cup cho sản phẩm được ưa chuộng nhất trong năm do tạp chí PCWorld trao tặng. Giải pháp phần mềm Thư viện điện tử iLib đoạt cúp Bạc cho sản phẩm được bình chọn là 1 trong những sản phẩm CNTT Việt Nam xuất sắc nhất năm 2005 tại tuần lễ tin học IT Week 14. Nhận được chứng chỉ ISO 9001:2000 Năm 2004 eDocman nhận được cúp Bạc cho sản phẩm phần mềm đóng gói- phần mềm thương phẩm tại tuần lễ tin học IT Week 13. Năm 2003 Giải thưởng Sao Khuê 2003 cho công ty CMCsoft – tổ chức tiêu biểu trong khai thác,ứng dụng phần mềm và có những đóng góp cho sự phát triển ngành công nghiệp phần mềm nói riêng,ngành CNTT nói chung. Cúp Vàng Sản phẩm CNTT Việt Nam tại Tuần lễ Tin học 12-2003(IT Week) cho Sản phẩm phần mềm đóng gói: Hệ thống quản lý văn bản điện tử - eDocman của CMCSoft. Năm 2002 Cúp Vàng Sản phẩm CNTT Việt Nam tại Tuần lễ Tin học 11-2003(IT Week) cho Sản phẩm phần mềm Quản lý Thư viện Điện tử iLib của CMC. Năm 2001 CMCSoft cung cấp hệ thống Thư viện Điện tử cho Thư viện Quốc gia và các Thư viện Công cộng trên toàn quốc. III. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC chính thức hoạt động độc lập từ tháng 3/2006, là một đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm, giải pháp, dịch vụ phần mềm 1. Mô hình Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMCSoft (Nguồn:Mô tả mô hình tổ chức và chức năng nhiệm vụ của CMCSoft_QMS1) 2.Mô tả mô hình Mô hình tổ chức Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC gồm các khối: 2.1.Khối hỗ trợ - chức năng (FUs) Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo yêu cầu quản lý của Công ty, hỗ trợ khối kinh doanh, dịch vụ và phát triển phần mềm (SBUs) trong công tác quản trị hành chính, nhân lực, tài chính, kiểm soát chất lượng… Các hoạt động này được chuyên môn hóa theo các phòng/ bộ phận chức năng như sau: Hành chính Quản trị nhân lực Quản lý chất lượng Tài chính - Kế toán Marketing Quản trị mạng 2.2.Khối kinh doanh, dịch vụ và phát triển phần mềm (SBUs) Phát triển phần mềm đóng gói Phát triển phần mềm theo yêu cầu trong lĩnh vực tài chính, bảo hiểm Phát triển phần mềm theo yêu cầu dựa trên các nền tảng công nghệ và sản phẩm lõi Gia công phần mềm Dịch vụ theo phần mềm đóng gói: tư vấn nghiệp vụ, bảo trì hệ thống, nâng cấp ứng dụng, đào tạo Tư vấn và triển khai ứng dụng (ERP) Tích hợp ứng dụng và hệ thống Cung cấp giải pháp tổng thể (chuyên nghành, theo năng lực cụ thể của CMC Soft). Cung cấp (phân phối) các thiết bị, phần mềm đặc thù và chuyên dụng. 2.3. Sản phẩm, giải pháp, dịch vụ - của CMCSoft bao gồm: eDOCman (Quản lý tri thức và quy trình tác nghiệp) iLib (Thư viện điện tử) FIS (Giải pháp Tài chính & Bảo hiểm) IU (Giải pháp Đại học Thông minh) CSS (Giải pháp phần mềm) OSDC (Phát triển phần mềm theo yêu cầu). Chi nhánh CMCSoft SG: kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của CMCSoft khu vực phía Nam.Chức năng, nhiệm vụ của SBUs Như sơ đồ trên có thể thấy CMCSoft lựa chọn hệ thống quản trị kiểu ma trận cho bộ máy tổ chức của mình. Hệ thống quản trị kiểu ma trận kết hợp với hai hệ thống quản trị theo đối tượng và quản trị theo chức năng. Hệ thống này cho phép làm việc trực tiếp giữa phòng chức năng và các SBU, mỗi SBU và phòng chức năng đều có quyền ra mệnh lệnh về các vấn đề liên quan đến cả 2 bộ phận. Lựa chọn này của CMCSoft rất phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty, đã đơn giản hóa cơ cấu tổ chức và rất thích nghi với môi trường kinh doanh hiện nay của chúng ta. Tuy nhiên, hệ thống này có hạn chế cơ bản là đòi hỏi phải có sự phối hợp nhất định giữa các SBU và các phòng ban chức năng cũng như đòi hỏi phải tổ chức tốt hệ thống thông tin trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Điều này không hề đơn giản, dù cố gắng đến đâu cũng không tránh được những mâu thuẫn, không thống nhất trong hoạt động của các bộ phận. Để tiến tới hoàn thiện hơn về hệ thống quản lí hiện CMCSoft đã và đang triển khai hoạt động hệ thống quản lí tổng thể dự án Whizible là phần mềm công cụ quản lí dự án tổng thể đã được Campulink (Ấn Độ) thiết kế. Whizible là phần mềm công cụ quản lí dự án tổng thể đã được Campulink phát triển và triển khai trên thực tế khoảng 10 năm trở lại đây tại nhiều công ty lớn trên thế giới giúp mang tới cái nhìn trực quan và thực tế (real time) về tình hình triển khai các dự án tại công ty sản xuất phần mềm. Theo lộ trình triển khai, CMCSoft sẽ hoàn thành việc triển khai vào cuối tháng 6 năm 2008. IV. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 1.Đặc điểm về sản phẩm, dịch vụ và giải pháp do công ty cung ứng 1.1. Sản phẩm * Phần mềm quản lí doanh nghiệp và quản lí hành chính – Edocman Là hệ thống quản lí tài liệu và quản lí quy trình công việc được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến, có khả năng bảo mật cao, phục vụ được nhiều đối tượng sử dụng và dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Hệ thống cho phép quản lå, lưu trữ, tra cứu toàn bộ tài liệu của tổ chức trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Việc tổ chức phân phối và lưu chuyển tài liệu trong tổ chức cũng được theo dõi và lưu trữ trong CSDL và được tập hợp thành các hồ sơ công việc. Các ứng dụng được xây dựng trên Edocman bao gồm: Quản lí điều hành tác nghiệp, quản lí hành chính, công văn giấy tờ, lưu trữ thông tin tài liệu, quản lí hồ sơ nghiệp vụ, hồ sơ khách hàng, Iso, khiếu nại tố cáo, đề tài nghiên cứu khoa học, quản lí quy trình thiết kế báo điện tử và nhiều ứng dụng theo yêu cầu… * Phần mềm quản lí tri thức Nền kinh tế thế giới đang có xu hướng chuyển dịch từ lợi thế cạnh tranh tính sang lợi thế cạnh tranh động. Một trong những mong muốn của CMCSoft là áp dụng những thành tựu tiên tiến của công nghệ thông tin nhằm tạo ra các công cụ cạnh tranh hiệu quả nhất cho khách hàng. ILIB: Nâng cao năng lực hoạt động của các thư viện Việt Nam. ILIB là thư viện điện tử tích hợp giành cho các trung tâm thư viện lớn tại Việt Nam do CMCSoft nghiên cứu và phát triển. Đây là một hệ thống thư viện tích hợp được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của các thư viện trong nước, từ các thư viện công cộng, thư viện các trường ĐH, thư viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trong toàn quốc, đặc biệt là khả năng tích hợp và xử lí tiếng Việt. ILIB 4.0 là phiên bản điện tử tích hợp mới nhất hiện nay của CMCSoft, ILIB4.0 đáp ứng chuẩn nghiệp vụ đảm bảo cho việc tự động hóa công tác nghiệp vụ và liên thông trao đổi nguồn lực thông tin. ILIB.DI – Phần mềm số hóa: Hướng đi mới cho hoạt động thông tin thư viện. Phần mềm thư viện số hóa gồm nhiều cấu thành tích hợp với nhau. Đây là phần mềm áp dụng các công nghệ hiện đại để đưa thư viện trở thành thư viện số, kết hợp với phần mềm thư viện điện tử tích hợp ILIB4.0 để hiện đại hóa thư viện một cách toàn diện, nâng cao năng lực và vai trò của thư viện. Phần mềm nay cung cấp khả năng lưu trữ và khai thác các dạng tài liệu số hóa, âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau. Hỗ trợ xây dựng các giáo trình, sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành các dữ liệu của thư viện. Cho phép bạn đọc truy cập và khai thác thông tin trực tuyến. ILIB.ME – Giải pháp tối ưu nhất cho các thư viện vừa. ILIB.ME là giải pháp tối ưu cho thư viện về quy mô vừa, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu nghiệp vụ của thư viện với các tính năng nổi trội như: Dễ sử dụng và quản trị, công cụ tìm kiếm và truy cứu mạng LAN, WAN, Internet, hỗ trợ đa ngôn ngữ, biên mục thuận tiện linh hoạt theo chuẩn MARC21, hiển thị dưới dạng MARC21 hoặc ISBD, tích hợp mã vạch nhằm hỗ trợ lưu thông, quản lí bạn đọc, biên mục… ILIB.CD – PUB – Công cụ xuất bản thông tin chuyên nghiệp ILIB.CD – PUB là phần mềm giành cho nhà cung cấp dịch vụ thông tin và thư viện, thư mục nhằm phục vụ bạn đọc, khách hành từ xa không có điều kiện khai thác và sử dụng tài nguyên tại thư viện hay cơ quan thông tin. ILIB.CD – PUB giúp tạo ra các sản phẩm thông tin được đóng gói trên CD – ROM dưới dạng phần mềm và có thể hoạt động trên máy tính đơn lẻ để bạn đọc tra cứu và khai thác thông tin tại nhà mà không cần có bất kỳ sự kết nối nào từ máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ thông tin. ILIB.CD – PUB giải pháp cấp ngành trong việc quản trị và khai thác thông tin tập trung. Một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để làm tăng cường nguồn lực thông tin cũng như tăng cường khả năng cung cấp thông tin của các cơ quan thông tin – thư viện chính là hợp tác trao đổi và chia sẻ nguồn thông tin – hệ thông liên thư viện. Công cụ hữu hiệu nhất để thực hiện việc này là hệ thống mục lục liên hợp: Tập hợp và phản ánh đầy đủ về nguồn lực thông tin của cả hệ thống thông tin ngành 1.2. Giải pháp * Giải pháp đại học thông minh Giải pháp đại học thông minh là một giải pháp tổng thể cho hệ thống quản lí thông tin các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp tại Việt Nam. Giải pháp này nhằm giúp các trường đại học từng bước xây dựng một hệ thống quản lí thông tin hiệu quả trên cơ sở tích hợp tất cả các hoạt động của toàn trường bao gồm: Quản lí đào tạo, quản lí hành chính và nghiên cưu khoa học. Mọi thông tin trong nhà trường được tích hợp chặt chẽ đảm bảo sự liên hệ trong toàn trường được thông suốt, đồng thời cung cấp nhiều dịch vụ công cho sinh viên và giáo viên toàn trường. IU có khả năng hỗ trợ số lượng lớn người dùng đồng thời thông qua mạng nội bộ và Internet mà không ảnh hưởng tới hoạt động chung của hệ thống. * Giải pháp E-Learning E-Learning là giải pháp đưa các ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào công tác học tập và đào tạo, giúp cho việc đào tạo đơn giản hơn về triển khai và tiết kiệm hơn về chi phí và thời gian. E-Learning đặc biệt cần thiết đối với các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô vừa và lớn phân bố rộng và thuộc những ngành nghề cần thường xuyên tổ chức các hoạt động đào tạo kiến thức, nghiệp vụ như giáo dục – đào tạo, bảo hiểm - ngân hàng, du lịch – khách sạn, y tế… * Giải pháp cho trung tâm học liệu LRC Giải pháp LRC là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho chương trình đào tạo của một nhà trường bằng việc cung cấp các dịch vụ tham khảo, hướng dẫn, các tài liệu in ấn, các tài liệu không in ấn, các chỉ dẫn thư mục máy tính, thiết bị nghe nhìn, toàn văn CD-ROM, CSDL trực tuyến, truy cập từ xa. Vai trò của giải pháp LRC có thể nói là một tổ hợp các thành tố hạ tầng cơ sở hiện đại, nguồn dữ liệu đa dạng cùng phương thức phục vụ hoàn toàn mở. LRC cung cấp một giải pháp tổng thể về cơ sở hạ tầng công nghệ, phần mềm tích hợp, tổ chức hoạt động nghiệp vụ, đào tạo người dùng, nâng cấp và phát triển hệ thống. cung cấp giải pháp trọn gói và đồng bộ cho khách hàng. * Giải pháp quản trị doanh nghiệp - ERP ERP – Enterprise Resourse Planning là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp, mọi khía cạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như lập kế hoạch, sản xuất, bán hàng, mua hàng, quản lí kho, marketting… Nhiều ứng dụng phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ các nhà quản lí thực hiện áp dụng hệ thống ERP cho các tác nghiệp kinh doanh như quản trị kho hàng, theo dõi hợp đồng, dịch vụ khách hàng, quản lí các tài nguyên về tài chính, nhân sự… CMCSoft đã hợp tác với các nhà cung cấp uy tín hàng đầu thế giới như SAP, Oracle, Mcrosoft nhằm cung cấp giải pháp tốt nhất cho khách hàng Việt Nam. * Giải pháp quản lí quan hệ khách hàng - CRM CRM – Customer Relationship Management là những hệ thống cho phép doanh nghiệp có đầy đủ thông tin khi giao dịch với khách hàng. CRM là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thắt chặt hơn mối quan hệ với khách hàng. * Giải pháp Business intelligence - BI Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì việc phân tích, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động, kinh doanh, tài chính càng quan trọng và phức tạo. Để giúp các doanh nghiệp giải quyết khó khăn này CMCSoft lựa chọn Cognos là đối tác cung cấp giải pháp BI, giúp tự động thực hiện các báo cáo khác nhau sử dụng cho các mục đích khác nhau mà vẫn đảm bảo sự thống nhất của dữ liệu. * Giải pháp quản lí nhân sự Quản lí nguồn nhân lực là quá trình kết hợp các hệ thống, chính sách và các biện pháp quản lí cho một doanh nghiệp tổ chức xây dựng, duy trìn phát triển đội ngũ nhân viên đủ mạnh, đủ năng lực để thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó để thực sự phát huy hiệu quả nguồn lực trong một doanh nghiệp, việc quản trị nguồn nhân lực cần được xây dựng và quản lí như một phần trong chiến dịch tổng quản của doanh nghiệp. Phần mềm quản lí nhân sự mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức một công cụ hỗ trợ đắc lực với khả năng đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như tuyển dụng, tổ chức lao động, lương thưởng… và trợ giúp lãnh đạo trong việc ra quyết định, ban hành các chính sách liên quan đến quản trị nhân lực. * Giải pháp phần mềm quản lí trái phiếu - BMF * Giải pháp phần mềm bảo hiển phi nhân thọ - CPC CPC – CMC Property & Casualty Insurance Software là giải pháp phần mềm trọn gói phục vụ nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ do công ty CMCSoft phát triển. Giải pháp này hỗ trợ toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ. Giải pháp được dựa trên các công nghệ hiện đại giảm thiểu chi phí triển khai, bảo trì và tăng hiệu quả sử dụng: Giao diện Web, ngôn ngữ lập trình Java, J2ee, cơ sở giữ liệu Oracle… được phát triển hoàn toàn dựa trên mô hình hướng đối tượng và mô hình 3 lớp kết hợp với cấu hình lõi phần mềm dựa trên kiến trúc ứng dụng bảo hiểm IAA của IBM đảm bảo cho phần mềm tính linh hoạt cao dễ dàng thích nghi với các đặc thù về nghiệp vụ của các doanh nghiệp khác nhau hay các yêu cầu thay đổi trong tương lai. Giài pháp phần mềm CPC hỗ trợ hơn 70 sản phẩm bảo hiểm được đăng kí tại Việt Nam và được tổng công ty bảo hiểm Việt Nam – Công ty bảo hiểm phi nhân thọ lớn nhất Việt Nam lựa chọn sử dụng tại văn phòng tổng công ty cũng như các đơn vị bảo hiểm thành viên trong hệ thống. * Các giải pháp cho ngân hàng Mong muốn của hầu hết người sử dụng, các doanh nghiệp với ngân hàng là được phục vụ nhanh, tiên lợi và hiệu quả. Đó thực sự là nhu cầu bức xúc của cả khách hàng và các ngân hàng. Giúp hỗ trợ khách hành tối đa bằng các tiện ích dịch vụ hiện đại. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các ngân hàng. CSS lựa chọn nhà cung cấp giải pháp Banking hàng đầu thế giới DMD đến từ Hàn Quốc, với gần 20 năm kinh nghiệm giải pháp của DMD chiếm tới hơn 45% thị phần Hàn Quốc và một số ngân hàng lớn trên thế giới. Tại Việt Nam DMD kết hợp với CMCSoft để cung cấp các giải pháp như: Quản trị lõi hoạt động ngân hàng, hệ thống Ebanking: Home banking, Internet banking, giao dịch chứng khoán qua Internet, Phone banking, Mobile banking…Corbanking: module tiền vay, tiền gửi, thông tin khách hàng, sổ cái, báo cáo quản trị, module giao tiếp với bên ngoài POS, Card, ATM. * Giải pháp cho các hoạt động chứng khoán * Giải pháp cho các hoạt động bảo hiểm * Giải pháp chính phủ điện tử, hải quan, thuế… Mô hình chính phủ điện tử giúp bộ máy hoạt động minh bạch hơn, tiết kiệm thời gian, thu hẹp khoảng cách giữa người dân và chính phủ, đẩy mạnh sự tiến bộ kinh tế, xã hội thông qua tin học hóa hành chính nhà nước, đó chính là chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí hành chính công của Đảng và nhà nước ta. 1.3. Dịch vụ Công ty cổ phần giải pháp phần mềm CMC cam kết bằng nỗ lực của mình, với năng lực và nhiệt tình của mình luôn đem lại chất lượng dịch vụ tốt nhất. CMCSoft cung cấp tổng thể các dịch vụ và cụ thể hóa các giải pháp quy mô lớn trong lĩnh vực Tài chính, Ngân hàng, Bảo hiểm, Giáo dục… * Các dịch vụ trong lĩnh vực Tài chính – Bảo hiểm + Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu CMCSoft cung cấp các dịch vụ bảo trì sửa chữa các thao tác sai lệch, cải thiện quá trình thực thi hoặc làm thích nghi các thay đổi môi trường, các yêu cầu thay đổi của hệ thống phần mềm khách hàng. Các dịch vụ bảo trì của CMCSoft nâng cao năng lực sử dụng thông qua các thao tác cập nhật, nâng cấp sản phẩm của khách hàng nhưng luôn đảm bảo tính chất bảo mật, lưu trữ thông tin tức thời của hệ thống đó. + Customisation & Localization CMCSoft cung cấp cho khách hàng một giải pháp tùy biến phần mềm theo yêu cầu. Trung tâm phân tích các đặc tả yêu cầu và tìm ra những điểm đặc thù qua đó đề nghị cách thức tùy biến, mở rộng và tích hợp cho phù hợp với hệ thống của bạn. Từ các giao diện ngẫu nhiên cho các báo cáo và các nhãn ngẫu nhiên, trung tâm có thể nâng cao tính năng phần mềm của bạn và hoàn tất các yêu cầu đặt ra từ trước khi phân tích. + Tích hợp và triển khai hệ thống CMCSoft cung cấp một giải pháp tổng thể cho hệ thống thông tin khách hàng: phần cứng, giải pháp và phần mềm ứng dụng tích hợp hệ thống, mạng truyền thông thông tin… CMCSoft đặc biệt trú trọng vào việc thay đổi giá trị giải pháp công nghệ cho các tổ chức đặc thù. Các dịch vụ triển khai, tích hợp của trung tâm đem lại giá trị đích thực cho hệ thống sản xuất kinh doanh, quản lí của bạn. + Tư vấn + Mã nguồn mở Với 4 năm tham gia vào thị trường Nhật Bản cùng một đội ngũ nhân lực hùng hậu thành thạo các kỹ năng lập trình tiên tiến nhất hiện nay Java, Z2ee,.net, Uml, Xml, Rup… Có đủ năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực mã nguồn mở. * Dịch vụ phát triển ứng dụng phần mềm theo yêu cầu Công ty cổ phần giải pháp phần mềm CMCSoft phát triển các giải pháp phần mềm đặc thù đáp ứng theo các yêu cầu riêng của khách hàng cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề như: Viễn thông, Y tế, Đào tạo, Giao thông vận tải, Sản xuất… Các dịch vụ chiến lược và sáng tạo của công ty cùng với các giải pháp công nghệ phát kiến đã trở thành giải pháp then chốt cho khách hàng. * Dịch vụ Outsourcing với Nhật Bản Nắm bắt được nhu cầu gia công phần mềm của thị trường Nhật Bản, CMCSoft đã tham gia liên doanh với Vijasgate với mục tiêu định hướng tới thị trường trọng tâm là Nhật Bản. Qua thời gian hợp tác, CMCSoft được đánh giá là đối tác có uy tín và nhận được nhiều đề nghị hợp tác mới từ phía các doanh nghiệp quy mô ngày càng lớn. 2. Đặc điểm khách hàng và thị trường tiêu thụ 2.1. Đặc điểm về khách hàng và thị trường tiêu thụ Trong xu thế chung của nền kinh tế là chuyển từ lợi thế cạnh tranh tĩnh sang lợi thế cạnh trang động thì đòi hỏi tất yếu của các Doanh nghiệp là phải có mức độ ứng dụng khoa học công nghệ cao. Điều này còn đặc biệt đúng với Việt Nam khi nền kinh tế của chúng ta vừa mở cửa hội nhập. Các doanh nghiệp, tổ chức trong nước đã có những phân tích chuyên sâu để đi đến những kết luận tương đối chính xác về điểm mạnh, điểm yếu của mình khi hội nhập. Hay các doanh nghiệp tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam họ không thể áp dụng y nguyên các hình thức, phương pháp quản lí của nước mình, của doanh nghiệp mình vào công ty mở tại thị trường Việt Nam. Do có những khác biệt rất lớn về môi trường đầu tư, pháp luật cũng như về nhân lực. CMCSoft chính là công ty đưa đến những giải pháp thích hợp nhất cho những doanh nghiệp này. Hiện nay khách hàng của CMCSoft đã rất đa dạng bao gồm cả những tổ chức, doanh nghiệp thuộc khối nhà nước cũng như các tổ chức doanh nghiệp thuộc khối tư nhân, đầu tư nước ngoài. Như giải pháp chỉnh phủ điện tử, Hải quan, Thuế giúp bộ máy nhà nước hoạt động minh bạch hơn, tiết kiệm thời gian, thu hẹp khoảng cách giữa người dân và chính phủ, đẩy mạnh sự tiến bộ kinh tế xã hội, hay các giải pháp phần mềm cho các ngành ngân hàng, Bảo hiểm, Tiền tệ chứng khoán. Đặc biệt phục vụ cho ngành giáo dục và quản lí doanh nghiệp. CMCSoft đã có những đầu tư lớn và cho ra đời những sản phẩm rất hữu ích giúp nền giáo dục của Việt Nam được hiện đại hóa hơn và các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động đạt hiệu quả cao hơn. Gồm có phần mềm Edocman – quản lí doanh nghiệp và quản lí hành chính, ERP – giải pháp quản trị doanh nghiệp, CRM – giải pháp quản lí quan hệ khách hàng, ILIB – nâng cao năng lực hoạt động của các thư viện Việt Nam, ILIB.DI – phần mềm số hóa, IU – giải pháp đại học thông minh, giài pháp E-learning. 2.2. Quan hệ đối tác Quan hệ chiến lược với các đối tác trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) trên thế giới là một phần không thể thiếu được trong định hướng phát triển kinh doanh của công ty cổ phần giải pháp phần mềm CMC. Kinh nghiệm, sự đầu tư chuyên sâu về giải pháp công nghệ và dịch vụ hoàn hảo mà các công ty đó có thể cung cấp cho khách hàng là 3 yếu tố chính được CMCSoft xác định trước khi thiết lập quan hệ đối tác chiến lược. Các đối tác chiến lược của CMCSoft là các công ty có uy tín trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: Quản trị doanh nghiệp, Quản lí quan hệ khách hàng, Tài chính và phân tích kinh doanh, Quản lí trái phiếu, Bảo hiểm, Ngân hàng, Hoạt động chứng khoán, Chính phủ điện tử, Hải quan, Thuế, Elearning… Năng lực trong vấn đề cung cấp sản phẩm, giải pháp, dịch vụ cũng như việc xây dựng được những mối quan hệ chặt chẽ với nhiều đối tác cung cấp giải pháp đã giúp cho công ty CMCSoft luôn nhận được sự hỗ trợ tối đa về các giải pháp kỹ thuật, bảo hành, bảo trì, đào tạo… tùy theo từ các đối tác này trong việc triển khai các dự án. Tự bản thân luôn đổi mới nhằm thích nghi và cố gắng đi trước tiến trình tin học hóa trong giai đoạn hiện nay, CMCSoft đã được các đối tác công nhận về vai trò của mình trong các mối quan hệ chiến lược. Minh chứng xác thực nhất cho điều này chính là việc CMCSoft luôn là đối tác có uy tín, hiệu quả của các háng CNTT hàng đầu như Microsoft, Oracle, IBM, SAP… là những cơ sở quan trọng để CMCSoft tiếp tục vững bước trên con đường thành công. * Microsoft là công ty phần mềm đứng đầu thế giới về các sản phẩm chính: Hệ điều hành, hệ quản lí cơ sở dữ liệu quan hệ, công cụ phát triển, nền phát triển ứng dụng… CMCSoft cung cấp các sản phẩm dịch vụ của CMCSoft như: + Giải pháp phần cứng OEM và giải pháp cho hệ thống thông tin doanh nghiệp + Giải pháp quản lí dữ liệu + Giải pháp tích hợp và tiến trình nghiệp vụ + Giải pháp hạ tầng mạng + Giải pháp lưu trữ, chuyển đổi thông tin * IBM là hãng hàng đầu thế giới trong việc nghiên cứu phát triển và sản xuất những sản phẩm với công nghệ tiên tiến nhất bao gồm: Các sản phẩm máy tính, máy chủ, các hệ thống mạng, hệ thống lưu trữ thông tin, các giải pháp công nghệ cao… CMCSoft cung cấp các sản phẩm dịch vụ của IBM như: + Server, phụ kiện phần mềm hệ thống + Giải pháp trọn gói cho các ngành giáo dục, tài chính, chính phủ, doanh nghiệp + Dịch vụ ủy quyền. * Oracle Oracle chuyên cung cấp hệ quản trị dữ liệu, công cụ phát triển, nền phát triển ứng dụng, phần mềm quản trị doanh nghiệp và tài chính kế toán. CMCSoft cung cấp các sản phẩm dịch vụ như: + Các giải pháp và sản phẩm cho hệ thống CSDL + Datawarehouse + Portal * SAP CMCSoft hợp tác với SAP trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp doanh nghiệp từ 2006. 2.3. Các khách hàng lớn của CMC Bảng 1: Các khách hàng lớn của CMC Chính phủ Văn phòng Quốc hội, Tòa án Nhân dân tối cao và các Tòa án Tỉnh Thành phố, Viện kiểm sát Nhân dân Tối cao và các Viện kiểm soát Tỉnh và Thành phố. Các bộ: Bộ Nội vụ, Bộ Công an, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ khoa học Công nghệ, Bộ kế hoạch Đầu tư, Bộ Tư pháp, Tổng cục Địa chính, Bộ Thủy sản, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn… Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội và các đơn vị trực thuộc. Tài chính Ngân hàng Bảo hiểm Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Tổng cục thuế, Quỹ Hỗ trợ Đầu tư, Tổng cục Hải quan, Sở Tài chính các Tỉnh Thành phố. Tổng Công ty Bảo hiểm Việt nam, Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Ngân hàng Đầu tư và Phát triển, Ngân hàng Nông nghiệp, Cục Tin học Ngân hàng. Các trường Đại học Đại học Quốc gia (Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh), Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Nông nghiệp, Đại học Giao thông Vận tải, Đại học Ngoại thương, Đại học Ngoại ngữ, Đại học Thái nguyên, Đại học Thương mại, Đại học Sư phạm… Doanh nghiệp Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam và các Công ty trực thuộc. Tổng Công ty Điện lực và các Công ty thành viên. Tổng Công ty Thủy tinh và Gốm sứ Xây dựng. Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam và các Công ty thành viên. Tổng Công ty Xăng dầu và các Công ty thành viên. Công ty đa Quốc gia và các tổ chức nước ngoài Ericsson, Telstra, Nipon Telecom and Telegraph (NTT), Comvik, Chinfon. Ford, Toyota, Marubeni, Canon, UNDP, UNFPA, UNICEF… Nguồn:Phòng kinh doanh 3. Đặc điểm về lao động 3.1. Đội ngũ nhân viên * Biểu đồ tăng trưởng nhân sự của CMC Corporation Bảng 2: Số lượng đội ngũ nhân viên của CMC ._.Corporation từ năm 2003-2007 Năm  2003 2004 2005 2006 2007 Số nhân viên 500 550 580 610 650 Nguồn:Hồ sơ giới thiệu Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC(CMCSoft) Hình 2: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự của CMC Corporation Là nơi tập trung đội ngũ nhân viên năng động và trẻ trung, được đào tạo cơ bản và chuyên sâu về công nghệ tại các trường Đại học nổi tiếng trong và ngoài nước, các cán bộ nhân viên của CMC còn thường xuyên được tham dự các lớp đào tạo của các hãng cung cấp giải pháp, sản phẩm công nghệ ở trong nước cũng như nước ngoài như: IBM, HP, Cisco, Microsoft, Oracle… Luôn được đào tạo nâng cao và thực hành on – job qua các dự án có hàm lượng công nghệ cao, đội ngũ chuyên gia của CMC không ngừng nâng cao hiểu biết, nắm bắt và làm chủ các công nghệ và giải pháp tiên tiến trên thế giới cũng như những hiểu biết chuyên sâu về hoạt động, nghiệp vụ của khách hàng nhằm đem đến cho khách hàng những giải pháp tổng thể tối ưu nhất, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. * Năng lực nhân sự của CMC Soft Tổng số lao động: 162 người Trong đó: Sản xuất: 140 người Kinh doanh và tư vấn: 22 người Mới tách từ CMC Corporation (tháng 3/2006) nên đội ngũ nhân viên nòng cốt của CMC Soft vẫn là cán bộ thuộc Trung tâm Giải pháp (cũ). Nhưng để đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc cũng như để phát triển theo một cơ cấu tổ chức mới, trong vòng 2 năm qua Công ty đã tuyển dụng thêm 55 nhân viên ở các vị trí khác nhau. 3.2. Năng lực, chuyên môn * Đội ngũ nhân viên - Tổng số nhân viên (tháng 06/2007): 162 người - Đội ngũ lập trình: 107 người - Đội ngũ triển khai: 25 người - Đội ngũ tư vấn: 12 người - Đội ngũ quản trị dự án: 8 người - Đội ngũ kinh doanh: 10 người * Trình độ - Tiến sỹ: 8 người - Thạc sỹ: 15 người - Kỹ sư: 70 người - Cử nhân: 41 người - Khác: 28 người * Nghiên cứu và phát triển công nghệ - Ngôn ngữ lập trình: JSP, C#, ASP, Java, Víual Basic, VC++, Microsoft.Net - Cơ sở dữ liệu: Oracle, My SQL, SQL Server * Chứng chỉ tin học của đội ngũ nhân viên CMCSoft - Chứng chỉ Java: 30 chứng chỉ - Chứng chỉ Mcrosoft: 10 chứng chỉ - Chứng chỉ về chất lượng phần mềm: 3 chứng chỉ - Chứng chỉ về test phần mềm: 8 chứng chỉ - Chứng chỉ về thiết kế và phân tích hướng đối tượng UML: 14 chứng chỉ - Chứng chỉ về Oracle: 10 chứng chỉ - Chứng chỉ về IBM: 5 chứng chỉ. 3.3. Kế hoạch tuyển mộ, tuyển dụng và đào tạo Do nhu cầu thị trường ngày càng lớn, đội ngũ nhân viên các phòng ban luôn làm việc với công suất cao nên công ty đang có kế hoạch tuyển dụng bổ xung thêm một lượng khá lớn nhân lực làm việc tại nhiều vị trí: Lập trình viên, Tư vấn, Phụ trách viên khai thác dự án… Đặc biệt là cuối năm 2007 Công ty cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC chính thức thành lập thêm 4 thành viên mới thì nhu cầu về nhân lực càng lớn. Không chỉ phát triển về chiều rộng mà công ty còn thực hiện nhiều đợt tập huấn, đào tạo nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên. Ngành công nghệ thông tin là một ngành đặc thù có hệ tiêu chuẩn riêng CMMI (Iso chỉ là tiêu chuẩn chung), với mong muốn đạt mức CMMI level 4 và tiêu chuẩn Iso 27001 CMCSoft đã có những khóa huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên trong công ty. Với cả những lĩnh vực mới và cả những lĩnh vực cũ nhưng cần cải tổ , đổi mới: UCP, WBC, Development projeet, Process Tailoring, Project management… Tổ chức "khóa học phát triển kỹ năng lãnh đạo" với đối tượng tham gia là các giám đốc Trung tâm SBU và các cán bộ chủ chốt, kế cận của công ty. Khóa học đã mang lại cho cán bộ tham gia các kỹ năng lãnh đạo trong các tình huống khác nhau và nắm được những chiến lược công cụ để tổ chức, quản lí, phát huy được tinh thần tập thể sáng tạo trong công ty. Để mở rộng thị trường nguồn nhân lực phòng nhân lực cũng có tham gia các hội chợ việc làm như "Ngày hội tuyển dụng IT" do báo lao động, trung tâm giao dịch CNTT, trung tâm đào tạo LTV quốc tế Aptech Hà Nội và các doanh nghiệp ngành CNTT hợp tác tổ chức. 3.4. Về lương thưởng Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh làm về phần mềm nên chế độ làm việc của các nhân viên trong công ty cũng không giống nhau. Có những nhân viên làm việc theo chế độ quy định với mức lương cố định theo hợp đồng như: Phòng nhân lực, phòng hành chính tổng hợp, phòng kế toán… có những nhân viên làm việc theo dự án, thường xuyên đi công tác tới nơi chủ thể của các dự án để triển khai thì mức lương thưởng cũng rất linh động và xứng đáng với công sức của người lao động. Do sản phẩm, dịch vụ của công ty cung ứng đôi lúc đòi hỏi những chuyên gia chuyên sâu trong lĩnh vực làm part time công ty cũng có chế độ đãi ngộ riêng đối với những nhân viên này. Về thời gian làm việc của các phòng chức năng đặc biệt như phòng lập trình hay phòng dự án thì luôn có sự linh hoạt sao cho phù hợp nhất với yêu cầu của công việc. 4. Đặc điểm về công nghệ và trang thiết bị Do không phải là công ty sản xuất đơn thuần nên CMCSoft không lấy những hệ thống dây truyền sản xuất lớn hiện đại làm lợi thế cạnh trang của mình. Nguồn tài nguyên quí giá nhất của doanh nghiệp chính là tri thức, với việc trang bị cho mỗi nhân viên một máy tính (cố định) còn máy tính xách tay chiếm tới 30% (do nhân viên tự mua) cùng hệ thống văn phòng được trang bị hiện đại kết hợp giữa phương thức bố trí mở và đóng phù hợp với từng phòng ban chức năng đã tạo ra một môi trường làm việc thực sự thoải mái cho người lao động. Những sản phẩm mà CMCSoft cung cấp cũng chính là những sản phẩm, công nghệ thuộc sở hữu của công ty. Tập đoàn CMC đã renew chứng nhận cisco silver năm 2008. Chứng nhận cho thấy CMC đã vượt qua những tiêu chuẩn quốc tế mà cisco đã đặt ra cho các đối tác về chất lượng, dịch vụ trong thiết bị văn phòng Lab, đội ngũ tư vấn và dịch vụ khoa học chuyên nghiệp, trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/24h và 7/7 ngày. 5. Tình hình tài chính của công ty Tóm tắt năng lực tài chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC Bảng 3: Năng lực tài chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC Đơn vị tính: Đồng Việt Nam 2004 2005 2006 2007 1.Tổng tài sản 140.559.595.692 246.562.850.669 400.451.297.685 546.262.358.473 2.Tổng nợ phải trả 128.420.296.234 208.643.314.205 330.182.099.204 450.393.314.560 3.Vốn lưu động 130.678.522.224 248.543.234.509 376.319.212.922 513.487.532.641 4.Doanh thu 236.540.317.976 656.765.908.280 751.026.955.994 1024.468.135.287 5.Lợi nhuận trước thuế 1.919.903.908 4.457.056.253 23.214.019.994 33.683.216.755 6.Lợi nhuận sau thuế 1.635.979.980 3.661.953.228 19.512.172.451 31.579.164.253 Nguồn:Hồ sơ giới thiệu Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC(CMCSoft) Hình 3: Biểu đồ doanh thu của Tập đoàn Công nghệ CMC Hình 4: Biểu đồ lợi nhuận sau thuế của Tập đoàn Công nghệ CMC Bảng 4: Năng lực tài chính của Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC Đơn vị tính: Đồng Việt Nam 2006 2007 1. Tổng tài sản 19.352.100.272 38.721.564.379 2. Tổng nợ phải trả 11.747.034.566 30.241.673.125 3. Vốn lưu động 17.648.202.242 35.236.115.243 4. Doanh thu 12.450.459.485 50.452.318.411 5. Lợi nhuận trước thuế 2.188.991.852 6.143.258.578 6. Lợi nhuận sau thuế 2.188.991.852 5.467.825.133 Nguồn: Hồ sơ giới thiệu Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC(CMCSoft) Phần II : THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN EDOCMAN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CMCSOFT I. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của CMCSoft qua một số năm 1. Một số chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận Với nguồn lực tài chính dồi dào, vững mạnh cùng với nhận định hướng phát triển đúng đắn, Tập đoàn CMC luôn nhận được sự tín nhiệm của khách hàng và đối tác trong các hoạt động kinh doanh của mình, góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh, phát triển thị trường và nâng cao uy tín của CMC trên thị trường công nghệ thông tin Việt Nam. Vốn pháp định đến thời điểm 07/02/2007 của Tập đoàn CMC là: 300.000.000.000 VNĐ Bảng 5: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn CMC Đơn vị tính:Tỷ Việt Nam đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng vốn 140.56 264.563 400.451 546.262 Vốn pháp định 10 35 53 300 2. Tổng doanh thu 236.54 656.766 751.027 1024.468 3. Doanh thu thuần 217.772 614.646 704.106 986.145 4. Lợi nhuận trước thuế 1.92 4.457 23.214 33.683 5. Thuế phải nộp NSNN trong đó: 3.189 3.712 8.413 11.267 - Thuế TNDN 0.862 2.768 2.589 3.501 - Thuế GTGT 0.142 2.498 3.115 - Thuế XNK 2.007 0.426 2.665 3.748 - Thuế GTGT hàng NK 0.320 0.376 0.661 0.903 Nguồn:Hồ sơ giới thiệu Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC(CMCSoft) 2.Kết quả triển khai một số dự án của Công ty qua các năm Hiện nay nhưu cầu sử dụng các phần mềm công nghệ trong mọi hoạt động quản lí xã hội ngày càng lớn. Không riêng gì các doanh nghiệp cần các công cụ quản lí hiện đại để năng cao năng lực đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà ngay cả các trường Đại học, các Bộ, Ngành của Chính phủ, các tổ chức phi chính phủ cũng cần áp dụng các giải pháp để đơn giản hoá các hoạt động của bộ máy và nâng cao tính công khai minh bạch trong điều hành. Việc áp dụng các phần mềm quản lí vốn bỏ ra ban đầu là khá lớn nhưng hiệu quả mà nó đem lại còn lớn hơn rất nhiều. Đã có rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức áp dụng, kí hợp đồng triển khai các phần mềm này. Trong điều kiện hội nhập,nhưu cầu thị trường vô cùng lớn như thế,CMCSoft đã có những bước đi đúng đắn để chiếm lĩnh một thị phần lớn trong thị trường giàu tiềm năng này. Từng bước trở thành đối tác, nhà phân phối của các Tập đoàn Tin học hàng đầu trên thế giới, trở thành nhà cung cấp triển khai nhiều phần mềm, giải pháp cho các tổ chức trong nước và quốc tế Bảng 6: Tỉ trọng số lượng các dự án tiêu biểu Năm Dự án 2004 2005 2006 2007 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Edocman 9 45% 11 50% 15 53,6% 19 47,5% ERP 2 10% 2 9,1% 3 10,7% 4 10% ILib 3 12% 4 18,2% 4 14,3% 5 12,5% IU 1 5% 2 9,1% 2 7,1% 3 7,5% Khác 5 25% 3 13,6% 4 14,3% 9 22,5% Nguồn: Phòng Kinh doanh Hình 5:Tỷ trọng các dự án triển khai Bảng 7:Tỉ trọng doanh thu dự án Năm Dự án 2004 2005 2006 2007 Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Edocman 4.079 46% 5.621 53,1% 5.79 51,3% 20 47% ERP 1.419 16% 1.355 12,8% 1.55 13,7% 7.78 18,3% ILib 1.153 13% 1.852 17,5% 1.72 15,2% 5.83 13,7% IU 0.621 7% 0.836 7,9% 0.96 8,5% 4 9,4% Khác 1.596 18% 0.921 8.70% 1.28 11,3% 4.93 11.60% Nguồn:Phòng kinh doanh Hình 6: Tỷ trọng doanh thu dự án II. Phân tích thực trạng triển khai Edocman của Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMCSoft 1.Giới thiệu chung về phần mềm Edocman Với quá trình hơn 5 năm phát triển, giải pháp quản lý công văn eDOCman do công ty CMC nghiên cứu xây dựng được giới quản lý đánh giá là một công cụ quản lý hiệu quả giúp giảm bớt gánh nặng trong công việc hành chính, đặc biệt ở những tổ chức lớn. Giải pháp này hiện đã được triển khai ứng dụng tại rất nhiều công ty lớn như tổng công ty Điện Lực Việt Nam, tổng công ty Dầu Khí, tổng công ty Bảo Hiểm... và nhiều tổ chức khác. Chức năng cơ bản của eDOCman: quản lý toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ đi-đến của một cơ quan. Khác với hệ thống thư điện tử thông thường chỉ nhận, chuyển thư và quản lý cục bộ, eDOCman vừa quản lý, vừa theo dõi sự luân chuyển của từng công văn. Ví dụ: hệ thống biết công văn đã được gửi tới anh A chưa, anh A đã nhận và đọc chưa... Điều này rất quan trọng bởi nó hỗ trợ người quản lý “nhìn” lại con đường đã đi của công văn đó và những vết lưu (chỉnh sửa, ký duỵêt) của công văn này so với bản gốc. Những điểm nổi bật của eDOCman: Quản lý toàn diện: eDOCman cho phép quản lý từ khâu tiếp nhận, phân phối, xử lý, lưu trữ đến, theo dõi, điều hành toàn bộ quá trình giải quyết công việc. Hệ thống đồng thời cung cấp những báo cáo theo các tiêu chí mà lãnh đạo quan tâm. Khả năng ứng dụng linh hoạt: Hệ thống cung cấp công cụ tự định nghĩa thuộc tính văn bản và tự định nghĩa quy trình công việc. Với công cụ này người sử dụng hoàn toàn chủ động thiết kế quy trình công việc mà không cần đến sự can thiệp của nhà cung cấp. Giao diện thuận tiện: eDOCman cho phép người dùng có thể tự thiết kế, thay đổi giao diện. Hệ thống có thể tích hợp với Fax Server, máy quét, tích hợp với hệ thống nhận dạng văn bản tiếng Việt, tích hợp tin nhắn SMS và đặc biệt tích hợp mở rộng ODMA (Open Document Management Application). Hệ thống cho phép tương tác và trao đổi thông tin với những hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tương tự, trao đổi trực tiếp từ hệ thống tổng công ty tới các công ty thành viên và chi nhánh. Để sử dụng eDOCman, yêu cầu trang thiết bị tối thiểu phải có mạng nội bộ (LAN), máy chủ để điều phối và lưu trữ tương đương với mức công văn, giấy tờ mà cơ quan đó có. Vì eDOCman chưa phát triển thành sản phẩm đóng gói nên giá thành của sản phẩm tùy thuộc yêu cầu và quy mô người sử dụng. 2.Chu trình triển khai dự án phần mềm Edocman Tham chiếu (Mục) Trách nhiệm Tiến trình Mô tả/Kết quả/Biểu mẫu 2.1 QTDA  Lập kế hoạch triển khai Báo cáo triển khai Chuẩn bị triển khai Bắt đầu Thực hiện triển khai Kết thúc triển khai Kết thúc Điều chỉnh No Yes 02/BM/CL 2.2.1 TNTK + KH 01/BM/CL 02/BM/CL 2.2.2 CBTK + TNTK 03/BM/CL 2.2.3 CBTK 01/05QT/PM 02/05QT/PM 03/BM/CL 2.2.4 CBTK 03/BM/CL TNTK Kế hoạch điều chỉnh 2.2.5 TNTK BCDGTK BCKTTK 2.1 Hình 7: Sơ đồ luồng công việc Trong đó: QTDA: Quản trị dự án TNTK: Trưởng nhóm triển khai KH: Khách hàng CBTK: Cán bộ triển khai BCDGTK: Báo cáo đánh giá triển khai BCKTTK: Báo cáo kết thúc triển khai 01/BM/CL: Biểu mẫu chất lượng Kế hoạch công việc 02/BM/CL: Biểu mẫu chất lượng Biên bản họp 03/BM/CL: Biểu mẫu chất lượng Báo cáo kết quả công việc 01/05QT/PM: Biểu mẫu thuộc quy trình triển khai phần mềm Nhật k‎y' triển khai 02/05QT/PM: Biểu mẫu thuộc quy trình triển khai phần mềm Biên bản đánh giá kết quả cài đặt. 2.1. Khái quát chung Đầu vào: Quy trình triển khai được khởi động khi có Biên bản khởi động triển khai (Biên bản họp). Đầu ra Kết thúc các công việc triển khai, các sản phẩm bàn giao được khách hàng chấp nhận. 2.2. Các bước thực hiện và kết quả 2.2.1. Lập kế hoạch triển khai Trưởng nhóm triển khai căn cứ trên phạm vi triển khai, thông tin trong hợp đồng, các thông tin do bộ phận kinh doanh cung cấp, xác định mục tiêu triển khai, xác định các công việc và mốc thời gian chính cần hoàn thành, phương pháp triển khai, khối lượng người dùng. Xác định nhân lực và trang thiết bị. Trưởng nhóm triển khai Lập kế hoạch kế hoạch triển khai Kế hoạch triển khai có thể là một phần của kế hoạch dự án. (Kế hoạch công việc) bao gồm: mục tiêu, phạm vi, công việc, các sản phẩm bàn giao, thời gian thực hiện và các tiêu chí nghiệm thu Trưởng nhóm triển khai tiếp xúc KH cùng KH lập kế hoạch triển khai chi tiết, bố trí nhân lực hai bên, xác định rõ vai trò, thống nhất phương pháp làm việc, thương thảo điều kiện và phương pháp nghiệm thu và phương án hỗ trợ sau khi triển khai. Quản trị dự án xem xét, phê duyệt kế hoạch triển khai. Trưởng nhóm triển khai tổ chức họp nội bộ khởi động công việc triển khai (Biên bản họp). 2.2.2. Chuẩn bị triển khai Cán bộ triển khai xác định rõ người liên hệ hay có trách nhiệm phía khách hàng tiến hành khảo sát địa điểm triển khai, có thể tiến hành trực tiếp hay gửi mẫu khảo sát tới khách hàng. Việc khảo sát các thông tin phục vụ cho: Đào tạo, Cài đặt, Chuẩn bị cho hỗ trợ. (Nếu cần) Cán bộ triển khai lập báo cáo khảo sát triển khai (Báo cáo kết quả công việc) và hồ sơ khảo sát triển khai sau khi quá trình khảo sát triển khai kết thúc. (Hồ sơ khảo sát triển khai được cập nhật vào danh mục hồ sơ khảo sát chung) Trưởng nhóm triển khai căn cứ vào kế hoạch triển khai chi tiết, thông báo kế hoạch triển khai đã thống nhất trong nội bộ và khách hàng. Chuẩn bị nhân lực, phương tiện và trang thiết bị cần cho triển khai. Xác nhận lại thời gian triển khai và các điều kiện triển khai phía khách hàng. Trưởng nhóm triển khai đánh giá điều kiện triển khai căn cứ vào các yêu cầu cần thiết cho triển khai: Hồ sơ khảo sát triển khai, kế hoạch thống nhất với khách hàng, để ra quyết định triển khai. 2.2.3. Thực hiện triển khai * Cài đặt phần mềm Cán bộ triển khai thực hiện cài đặt chương trình phần mềm chính và phụ trợ lên máy chủ và các máy trạm, ghi nhận kết quả công việc cài đặt. (Nhật ký triển khai). Cán bộ triển khai vận hành thử nghiệm, ghi nhận các lỗi phát sinh. (Nếu cần) Cán bộ triển khai tiến hành chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. (Nếu cần) Cán bộ triển khai cùng khách hàng xác nhận kết quả cài đặt phần mềm (Biên bản đánh giá kết quả cài đặt). * Đào tạo Cán bộ triển khai chuẩn bị chương trình đào tạo, nội dung, phương thức và thời gian đào tạo. (Nếu cần) Cán bộ triển khai cùng với khách hàng chuẩn bị môi trường, trang thiết bị phục vụ cho đào tạo. Cán bộ triển khai tiến hành đào tạo theo chương trình đào tạo. Ghi lại quá trình đào tạo theo thời gian và được khách hàng xác nhận (Nhật ký triển khai). Cán bộ triển khai tổng kết và lấy ý kiến phản hồi về chương trình đào tạo. * Chuẩn bị cho hỗ trợ Cán bộ triển khai thực hiện cài đặt các phần mềm phục vụ cho hỗ trợ. (Nếu cần) Cán bộ triển khai thu thập các thông tin phục vụ hỗ trợ: thông tin về hệ thống, người liên quan phía khách hàng, số điện thoại… Cán bộ triển khai trao đổi và thống nhất phương án và kế hoạch hỗ trợ tiếp theo với khách hàng. Cán bộ triển khai ghi lại quá trình thực hiện công việc (Nhật ký triển khai) và tập hợp các thông tin phục vụ cho hỗ trợ vào báo cáo triển khai (Báo cáo kết quả công việc). Ghi nhận các yêu cầu thay đổi Cán bộ triển khai thu thập và ghi nhận các yêu cầu thay đổi, yêu cầu hỗ trợ (nếu có). (Biên bản ghi nhận thay đổi với khách hàng) Cán bộ triển khai thực hiện ghi lại các công việc đã làm vào Nhật ký triển khai và lấy ý kiến của khách hàng. 2.2.4. Báo cáo triển khai Cán bộ triển khai lập báo cáo tình hình triển khai theo định kỳ (Báo cáo kết quả công việc) hoặc khi có xự vụ cho trưởng nhóm triển khai. Trưởng nhóm triển khai dựa trên báo cáo triển khai thực tế và đề xuất của cán bộ triển khai, đánh giá tiến độ triển khai, điều chỉnh kế hoạch triển khai cho phù hợp với tình hình thực tế. Trưởng nhóm triển khai lên kế hoạch điều chỉnh, thông báo tới phụ trách bộ phận hoặc QTDA và KH (nếu cần) 2.2.5. Kết thúc triển khai Trưởng nhóm triển khai lập hồ sơ triển khai: Tổng hợp các kết quả triển khai, thu thập các chứng cứ, báo cáo kết quả triển khai. Tham khảo việc kết thúc triển khai của quy trình quản lý dự án nếu công việc triển khai có quy mô dự án. Trưởng nhóm triển khai báo cáo kết thúc triển khai cho các bên có liên quan: Nội bộ, khách hàng, các đối tượng liên quan. Trưởng nhóm triển khai đánh giá việc thực hiện triển khai: tiến độ, nhân viên, tính toán các chỉ tiêu liên quan. 3. Đánh giá chung công tác triển khai các dự án Edocman của Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMCSoft 3.1. Đánh giá chung tình hình triển khai dự án Edocman Theo như biểu đồ Tỉ trọng các dự án triển khai và biểu đồ Tỉ trọng doanh thu các dự án ở trên có thấy Edocman là sản phẩm chủ đạo của CMCSoft. Luôn chiếm tỉ trọng sấp sỉ 50% doanh thu cũng như số lượng các hợp đồng dự án kí kết với khách hàng, không chỉ bởi phần mềm Edocman có nhiều tính năng quan trọng đối với các khách hàng, các tổ chức mà còn do đội ngũ triển khai giàu kinh nghiệm đã có những tư vấn xác thực và đem lại hiệu qủa thực sự cho khách hàng. Đạt được hiệu quả như vậy là do sự cố gắng lỗ lực của toàn Trung tâm trong suốt thời gian qua. Trung tâm không ngừng có những đánh giá bổ xung về trình độ nhân lực, trang thiết bị, tài liệu, cải tiến quy trình ... để nâng cao chất lượng hiệu quả của các phần mềm đem đi triển khai. Tuy vẫn còn khá nhiều vấn đề hiện vẫn đang trong quá trình hoàn thiện và nâng cao nhưng đó là những vấn đề mà bất cứ một dự án hay một đơn vị triển khai nào cũng có thể gặp phải. Điều rất đáng ghi nhận là luôn có một hệ thống theo dõi giám sát quá trình triển khai đưa ra những điều chỉnh phù hợp đồng thời tìm ra nguyên nhân, đúc rút kinh nghiệm phổ biến cho toàn bộ đội ngũ cán bộ triển khai nhằm loại bỏ triệt để những sai phạm đã gặp phải 3.2. Hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng dự án Edocman 3.2.1. Danh sách các chỉ tiêu được chia theo nhóm chỉ tiêu tại CMCSoft Bảng 8: Hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng dự án Edocman Nhóm chỉ tiêu Chỉ tiêu Trách nhiệm tính toán Nhóm chỉ tiêu Năng suất Độ lệch Thời gian thực hiện Quản trị dự án Tỷ lệ sử dụng Nguồn lực Quản trị dự án Tính đúng hạn bàn giao các sản phẩm của dự án Quản trị dự án Tỷ lệ hoàn thành các Yêu cầu Quản trị dự án Năng suất Lập trình thực tế Quản trị dự án Nhóm chỉ tiêu Chất lượng Điểm hài lòng của khách hàng Cán bộ chất lượng Độ bao phủ của testcase trên yêu cầu Trưởng nhóm Kiểm thử Tỷ lệ test case được thực hiện/ số lượng test case của dự án Trưởng nhóm Kiểm thử Tỷ lệ lỗi dự án / MD lập trình Trưởng nhóm Lập trình Tỷ lệ lỗi bỏ sót / Quy mô dự án (MM) Quản trị dự án Nhóm chỉ tiêu Quy trình Số NC/NX trên 1MM dự án Cán bộ chất lượng Tỉ lệ NC/NX đóng đúng hạn Cán bộ chất lượng Tỉ lệ NC/NX lặp Cán bộ chất lượng Mục tiêu chất lượng cho loại hình dự án Nguồn: Tài liệu hướng dẫn chỉ tiêu phần mềm 3.2.2. Mục tiêu chất lượng cho loại hình dự án Bảng 9: Các mục tiêu cụ thể cho các loại hình dự án khác nhau STT Chỉ tiêu Đơn vị Phát triển theo YC Out source Phát triến sản phẩm Triển khai sản phẩm Trọng số Nhóm chỉ tiêu năng suất 01 Độ lệch thời gian thực hiện % <=20 <=0 <=20 <=20 40% 02 Tỷ lệ sử dụng nguồn lực % <= 120 <= 120 <= 120 <= 120 40% 03 Tính đúng hạn bàn giao các SP của dự án % >=80 >=80 >=80 >=80 10% 04 Tỷ lệ hoàn thành các YC % 100 100 100 100 5% 05 Năng suất lập trình thực tế: - Số LOC/ MD lập trình - Số UCP/MD lập trình - Số FP/MD lập trình LOC Điểm Điểm >=5 >=10 >=10 NA 5% Nhóm chỉ tiêu Chất lượng 06 Điểm hài lòng của KH Điểm >=80 >=80 >=80 >=80 80% 07 Độ bao phủ của testcase trên yêu cầu % 100 100 100 NA 5% 08 Tỷ lệ test case được thực hiện/ số lượng test case của dự án % 100 100 100 NA 5% 09 Tỷ lệ lỗi dự án [weight defects]/ MD lập trình % <=5 <=5 <=5 <=5 5% 10 Tỷ lệ lỗi bỏ sót / Quy mô dự án (MM) % <=5 <=5 <=5 <=5 5% Nhóm chỉ tiêu Quy trình 11 Số NC/NX trên 1MM NC/NX <= 0.5 <= 0.5 <= 0.5 <= 0.5 40% 12 Tỉ lệ NC/NX đóng đúng hạn % >=70% >=70% >=70% >=70% 30% 13 Tỉ lệ NC/NX lặp % <=20% <=20% <=20% <=20% 30% Nguồn:Phòng P&Q(Phòng chất lượng) 3.3. Đánh giá chi tiết tình hình thực hiện các chỉ tiêu 3.3.1. Nhóm chỉ tiêu năng suất 3.3.1.1.Độ lệch thời gian thực hiện Chỉ tiêu Độ lệch thời gian thực hiện nhằm cung cấp thông tin độ lệch về tiến độ của dự án. Kết thúc mỗi giai đoạn, mỗi mốc kiểm soát và khi kết thúc dự án Quản trị dự án sẽ là người phải trực tiếp tiến hành tính toán chỉ tiêu này. Công thức tính toán: Độ lệch thời gian thực hiện = (Ngày kết thúc thực tế - Ngày kết thúc dự kiến) / (Ngày dự kiến kết thúc - Ngày dự kiến bắt đầu) Trong đó nguồn thông tin được lấy từ các biên bản: Quyết định tổ chức dự án, Kế hoạch dự án, Báo cáo tiến trình dự án, Báo cáo kết thúc giai đoạn, Báo cáo tổng kết dự án, Biên bản nghiệm thu Với quy ước là: Thông tin về ngày dự kiến được lấy trong bản KHDA được phê duyệt gần nhất, Chỉ tiêu này khi tính cho toàn SBU thì lấy trung bình các chỉ tiêu của dự án trong SBU đó Bảng 10: Số liệu về độ lệch thời gian thực hiện của Dự án Edocman DLTGTH Năm 2004 2005 2006 2007 <=20% 8 15 23 18 >20% 12 7 5 22 Trung bình 31% 18% 7.13% 60.67% Nguồn: Phòng chất lượng Theo như tài liệu hướng dẫn về các chỉ tiêu chất lượng của dự án phần mềm thì mức tiêu chuẩn mà chỉ tiêu Độ lệch thời gian thực hiện cần thỏa mãn là <=20%, nếu vượt mức 20% tức là tiến độ thực tế của dự án thực hiện đã quá khác biệt so với kế hoạch. Điều này có thể là lí do khách quan mà người lập dự án cũng như người đi triển khai chưa thể lường trước được, cũng có thể do những lí do chủ quan của cả bên khách hàng và của đội ngũ cán bộ triển khai của Trung tâm. Theo bảng số liệu trên có thể thấy: Năm 2004: Đây là thời điểm trung tâm Edocman vẫn thuộc sự quản lí của Công ty máy tính truyền thông CMC, số lượng các dự án Edocman được triển khai trên thị trường đã là khá lớn do những giải thưởng những uy tín mà sản phẩm Edocman có được. Nhưng trong số 20 dự án được triển khai thì thì chỉ có 8 dự án tức là 40% đạt tiêu chuẩn về độ lệch thời gian thực hiện còn lại 12 dự án vẫn có sự sai lệch vượt quá mức độ cho phép. Dự án Edocman đã được khẳng định về tính hiệu quả của nó trên tính toán nhưng việc áp dụng triển khai vào thực tế hoạt động của các tổ chức còn rất nhiều vấn đề mà cần có thực tế để rút kinh nghiệm nên những gì mà trung tâm Edocman đạt được đã là những thành quả đáng ghi nhận. Tính trung bình độ lệch về thời gian thực hiện của 20 dự án năm 2004 đạt tới 31% vẫn là quá cao. Trung tâm cần có những chỉnh sửa hợp lí trong kế hoạch để nâng cao tính quy trình cũng như đảm bảo chất lượng của phầm mềm khi đến tay khách hàng Năm 2005: Sau một năm có kinh nghiệm trong việc triển khai, đã có những điều chỉnh về kế hoạch cho phù hợp với thực tế, sự cải thiện trong Độ lệch về thời gian thực hiên đã đạt được hiệu quả trông thấy, trung bình về độ lệch thời gian thực hiện của các dự án chỉ còn 18% tức là mức trung bình đã đạt yêu cầu đặt ra. Trong 22 dự án chỉ còn 7 dự án >20%. Năm 2006: Trung bình về Độ lệch thời gian thực hiện của toàn SBU chỉ là 7.13% thấp hơn rất nhiều so với ngưỡng mà tài liệu hướng dẫn đặt ra. Đây là năm của một mốc sự kiện lớn đó là năm công bố mô hình mới của Tập đoàn CMC, mặc dù sự kiện này đã ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí mới, nhân sự … trong toàn công ty nhưng kết quả mà trung tâm Edocman đạt được thì gần như không bị tác động và ngày càng to lớn. Có một vấn đề mà những người lập dự án cũng nên lưu tâm, đó là ngưỡng 20% mà Trung tâm P&Q đưa ra không phải là đòi hỏi việc triển khai phải luôn đạt mức càng thấp càng tốt mà cũng cần phải có những sai lệch nào đó ở mức cho phép để tạo tiền đề cho những cải tiến mới nhằm hoàn thiện và phát triển phần mềm Edocman Năm 2007: Năm 2006 sự sai lệch về thời gian thực hiện là con số rất nhỏ thì năm 2007 sự sai lệch này đã lên tới 60,67%.Điều đáng lưu ‎y' là trong 40 dự án được triển khai cũng chỉ có 22 dự án vượt 20% nhưng độ lệch trung bình lại quá lớn. Đó là do có những dự án mà độ sai lệch đạt tới 276%. Đó là những phát sinh vượt ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp hay có những dự án mà khách hàng yêu cầu kéo dài hơn thời gian triển khai với sự bổ xung về kinh phí 3.3.1.2. Tỉ lệ sử dụng nguồn lực Chỉ tiêu tỉ lệ sử dụng nguồn lực được tính toán nhằm mục đích theo dõi mức độ sử dụng nguồn lực thực tế trên nguồn lực kế hoạch Cũng như chỉ tiêu độ lệch thời gian thực hiện, Tỉ lệ sử dụng nguồn lực được Quản trị dự án trực tiếp tính toán khi hết mỗi giai đoạn, hết mốc dự án, và khi kết thúc dự án. Công thức tính toán: Tỉ lệ sử dụng nguồn lực = Nguồn lực sử dụng thực tế / Nguồn lực Kế hoạch Chỉ tiêu này được tính toán dựa trên nguồn: Quyết định tổ chức dự án, Kế hoạch dự án, Báo cáo tiến trình dự án, Báo cáo kết thúc giai đoạn Báo cáo tổng kết dự án, Biên bản nghiệm thu Với quy ước là: Chỉ tiêu này khi tính cho toàn SBU phải lấy tổng của nguồn lực thực hiện của tất cả các dự án/ tổng nguồn lực dự kiến của tất cả các dự án Với mỗi dự án, cần phải theo dõi cả chỉ số sau là chỉ số về sản lượng của dự án. - Số MM kế hoạch * chi phí trên 1MM (cost 2: đã tính billable) của SBU - Số MM thực tế * chi phí trên 1 MM (cost 2: đã tính billable) của SBU Bảng 11: Số liệu về tỉ lệ sử dụng nguồn lực Năm TLSDNL 2004 2005 2006 2007 <=120% 16 16 25 35 >120% 4 6 3 5 Trung bình 97% 108% 86.42% 91.3% Nguồn: Phòng chất lượng Nói chung tỉ lệ sử dụng nguồn lực của các dự án Edocman trong 4 năm 2004-2007 gần như toàn bộ đều nằm trong kế hoạch thậm chí thực tế còn rất nhiều dự án giảm được mức độ sử dụng nguồn lực. Điều này được gây lên bởi cả yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Có thể do trình độ của khách hàng nên thời gian mà cán bộ triển khai đào tạo tập huấn có thể được rút ngắn hoặc kéo dài ra, do có những cán bộ cùng một lúc tham gia triển khai nhiều dự án chỉ cần một dự án gặp sự cố nếu không điều chỉnh kịp thời sẽ ảnh hưởng đến nhiều dự án, trong kế hoạch dự án luôn có thời gian và nguồn lực dự trù để xử lí khi có sự cố xảy ra nên nếu trong quá trình tiến trình triển khai mà không gặp rủi ro gì thì dự án sẽ được hoàn thành trước thời hạn. Năm 2004: Chỉ có 3 dự án không sử dụng hết nguồn lực kế hoạch còn lại các dự án đều sử dụng 100% nguồn lực kế hoạch của dự án. Giai đoạn đầu mới đưa phần mềm Edocman vào triển khai, kết quả đạt được như vậy là do sự nỗ lực cố gắng của tập thể SBU cũng như sự hỗ trợ của các SBU, các phòng ban chức năng khác Năm 2005: So với năm 2004, năm này có nhiều dự án lớn với nhiều mốc quan trọng nên sau mỗi mốc dự án theo yêu cầu của khách hàng cũng như tự nhận thấy cần có những đánh giá thêm về thực tế triển khai để có những điều chỉnh hợp lí nên nguồn lực sử dụng tăng nhiều đạt mức trung bình là 108%. Như vậy dù nguồn lực sử dụng tăng nên nhưng vẫn nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp.Điều quan trọng nhất là đội ngũ cán bộ triển khai thu được rất nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án lớn nhiều giai đoạn nhiều mốc. Năm 2006: Từ những kinh nghiệm rút ra trong việc triển khai dự án năm 2005, năm 2006 này việc sử dụng nguồn lực trở nên hiệu quả và tiết kiệm hơn rất nhiều.Mức trung bình đạt 82,46% Năm 2007: phần mềm Edocman đã xuất hiện trên thị trường 4 năm, nhiều tổ chức doanh nghiệp đã áp dụng và thấy được hiệu quả to lớn khi đầu tư cho dự án này. Chính vì thế Edocman đã đạt được doanh thu tăng vượt bậc so với 3 năm trước đạt mức 42,5 tỷ đồng. Đây v._.các công việc của mình và nhiệm vụ của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu chất lượng đề ra. Mỗi cán bộ có đủ năng lực thực hiện các công việc được giao dựa trên cơ sở đào tạo kỹ năng và rèn luyện để có những kinh nghiệm phù hợp. Nội dung của giải pháp: Một trong những hạn chế làm giảm hiệu quả việc triển khai dự án Edocman là đội ngũ triển khai chưa hiệu quả, để khắc phục tình trạng này giải pháp đưa ra là đào tạo kỹ năng và nâng cao ‎ y' thức tuân thủ quy trình trong quá trình triển khai. Khi lập kế hoạch đào tạo, nên sắp xếp các nội dung đào tạo gắn liền với mảng công việc mà mỗi người đảm trách trong dự án. Cụ thể các công việc của giải pháp này là: Định hướng người lãnh đạo trong đơn vị việc xây dựng và quản l‎y' nhóm. Đảm bảo rằng tất cả các cán bộ trong công ty đều được đào tạo bắt buộc về làm việc theo nhóm Định hướng cho mỗi thành viên trong đơn vị làm việc theo nhóm, theo các quá trình, phương pháp, các tiêu chuẩn được xác định và phối hợp với các nhóm khác Đào tạo nhận thức về hệ thống chất lượng của CMCSoft cho cán bộ nhân viên từ khi mới được tuyển dụng Đào tạo các quá trình của CMCSoft nói chung và của Edocman nói riêng phù hợp với từng vị trí, nhiệm vụ của cán bộ triển khai Kế hoạch dự án cần chỉ rõ kế hoạch và nhưu cầu đào tạo cụ thể Xây dựng các thủ tục đối với việc đào tạo để xác định xem một cá nhân đã có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện vai trò được giao hay chưa Thực hiện đánh giá định kỳ đối với từng cán bộ, nhân viên, duy trì hồ sơ về giáo dục đào tạo, cũng như kỹ năng kinh nghiệm của từng cán bộ nhân viên. Phát động các phong trào thi đua khen thưởng về chất lượng , những thành viên thực hiện tốt công việc, tuân thủ quy trình tốt nhất, có y' thức và thành tích trong việc xây dựng và đảm bảo tính quy trình trong triển khai thì được tuyên dương khen thưởng Điều kiện cần có để áp dụng giải pháp: Điều kiện đầu tiên để khai thông vấn đề này là ban lãnh đạo phải hết sức coi trọng vấn đề đảm bảo chất lượng và giảm thiểu tỷ lệ lỗi, rủi ro trong việc triển khai dự án, chịu trách nhiệm chỉ đạo và công bố chính sách chất lượng, cũng như việc tổ chức thực hiện chính sách chất lượng từ đó năng cao ‎y' thức của cán bộ nhân viên cấp dưới nhằm đảm báo kế hoạch chất lượng đã đề ra Việc thường xuyên đánh giá về năng lực trình độ nhân viên phải thực sự được tiến hành một cách nghiêm túc và có hiệu quả. Cán bộ thực hiện triển khai tự nhận thấy việc thực hiện nhiệm vụ của mình cần được đào tạo thêm về một kỹ năng nào nữa thì có thể kiến nghị với lãnh đạo hoặc phòng chất lượng để giải quyết Hiệu quả đạt được khi triển khai giải pháp Khi đào tạo về các kỹ năng, nâng cao khả năng thực hiện công việc và nâng cao việc tuân thủ quy trình dự án điều đó là yếu tố đảm bảo chắc chắn cho sự thành công của dự án 3. Nâng cao khả năng phối hợp với các bên tham gia và khách hàng Sự cần thiết: Nhiều dự án triển khai bị chậm tiến độ hoàn toàn không do ban quản l‎y' dự án của công ty mà do các bên cùng tham gia triển khai và do khách hàng. Sự không chủ động này cũng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của dự án. Có thể do sự phối hợp không tốt giữa các bên tham gia triển khai dẫn đến quy trình triển khai không được đảm bảo, giữa các bên có sự chồng chéo về vấn đề và thời gian triển khai, hay định kỳ của khách hàng vào thời điểm đó thường tổ chức các hoạt động làm gián đoạn tiến trình. Vì vậy việc nâng cao khả năng phối hợp với các bên tham gia và khách hàng là việc làm cần thiết và phải được tiến hành ngay Nội dung của giải pháp: Làm việc với đối tác về phần việc của mỗi bên trong việc triển khai dự án, thống nhất lịch trình và yêu cầu bên đối tác phải tuân thủ nghiêm ngặt để tránh tình trạng ảnh hưởng tới hoạt động của nhau cũng như tiến trình chung của dự án Tăng cường họp nội bộ giữa các đội dự án, thường xuyên trao đổi để nắm được tiến độ của các bên, kịp thời điều chỉnh kế hoạch(gia tăng nhân sự và thời gian thực hiện) và thông báo với bên liên quan Nếu bên đối tác có kinh nghiệm hơn trong việc thực hiện một nghiệp vụ nào đó có thể tham khảo thêm kinh nghiệm của họ,hàng tuần có thể thảo luận về các vướng mắc gặp phải đối với từng nghiệp vụ cụ thể trên hệ thống để tiến hành cùng nhau giải quyết. Điều dó không những làm tăng cường mối quan hệ đối tác giữa 2 bên mà còn tránh được việc ảnh hưởng đến tiến trình cũng như chất lượng chung của dự án Đàm phán với khách hàng trong việc vận hành, không giải đáp các vấn đề lẻ tẻ, nếu đề nghị của khách hàng muốn lùi thời gian thực hiện dự án cần đảm bảo hạn chế tối đa tối đa nguồn lực phát sinh và ngân sách của dự án. Điều chỉnh lịch của kế hoạch và yêu cầu khách hàng xác nhận để họ có trách nhiệm hơn với việc phối hợp triển khai dự án khi họ không bố trí được nhân lực tham gia Phân tích mức độ ảnh hưởng đến tiến độ và mức độ hài lòng để nghiệm thu của khách hàng để kịp thời điều chỉnh kế hoạch dự án. Có thể đàm phán để thực hiện sau khi nghiệm thu dự án để đảm bảo tiến độ(khi không khảo sát hết các yêu cầu của khách hàng trong SRS) Điều kiện áp dụng: Các bên tham gia dự án có thái độ hợp tác và ‎y' thức vì hiệu quả chung của dự án. Mỗi bên cần thông báo cho các bên còn lại biết khi xảy ra sự cố để cùng phối hợp giải quyết Mỗi bên đều phải có cam kết trong việc thực hiện tiến trình chung. Hạn chế tối thiểu những sự cố phát sinh từ phía mình Hiểu rõ công việc của khách hàng và đối tác. Tăng cường sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau Hiệu quả đạt được khi áp dụng giải pháp này Nếu áp dụng thành công giải pháp này sẽ khó xảy ra tình trạng một bên bị động khi bên kia xảy ra rủi ro, nếu các bên thường xuyên làm việc với nhau thì có thể thông báo về tiến độ lịch trình cho nhau, có thể có những hỗ trợ giải quyết vì hiệu quả chung của dự án. Tránh được tình trạng một bên không thể hoàn thành bước công việc của mình thì bên kia cũng phải ngồi chờ cho tới khi sự vụ được giải quyết xong thì mới tiếp tục và việc không hoàn thành tiến độ thì đổ lỗi hoàn toàn cho bên đối tác Đối với khách hàng cũng vậy, nếu hiểu được đặc trưng công việc của khách hàng, có những ứng biến linh hoạt về lực lượng cũng như thời gian triển khai thì không những có thể đảm bảo chất lượng và tiến độ triển khai dự án mà còn đạt được mức độ hài lòng rất cao của khách hàng 4. Thực hiện phương pháp cải tiến chất lượng không ngừng Sự cần thiết: Ban lãnh đạo dự án cần phải thường xuyên nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản l‎y' chất lượng, các mục tiêu chất lượng, các kết quả đánh giá, việc phân tích dữ liệu, các hành động khắc phục và phòng ngừa đặc biệt là quá trình xem xét của lãnh đạo. Thực chất quá trình cải tiến không ngừng là một chuỗi các hành động khắc phục và phòng ngừa, mục đích làm cho hoạt động triển khai có khả năng thực hiện hiệu quả và duy trì những tiêu chuẩn chất lượng để ra theo tiêu chuẩn hệ thống quản l‎y' chất lượng của Doanh nghiệp. Nội dung giải pháp: Sau khi tìm ra những khuyết tật, sai lệch trong quá trình thực hiện công việc so với kế hoạch đã đặt ra, áp dụng các biện pháp, các công cụ thống kê để tìm ra giải pháp từ đó hoạch định lưu đồ, các thủ tục để khắc phục phòng ngừa sự lặp lại của các sai sót đã xảy ra trong quá trình trước và cải tiến tiến trình đó cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Với những điểm không phù hợp phát sinh trong quá trình thực hiện công việc cần phải được đưa đối tượng vào quá trình cải tiến liên tục bao gồm các công việc sau: Hoạt động cải tiến không ngừng phải được tiến hành từng bước nhỏ đó với các quá trình đang tồn tại và các thay đổi mang tính đột phá đối với những cơ hội nâng cao hiệu quả triển khai dự án với các quá trình hoàn toàn mới, như vậy bộ phận quản l‎y' dự án cũng như các cán bộ triển khai cần có sự linh hoạt trong việc áp dụng các biện pháp cải tiến chất lượng liên tục Trong phương pháp cải tiến chất lượng không ngừng hoạt động điều chỉnh và cải tiến là hoạt động được tiến trong cả quá trình triển khai cũng như sau khi kết thúc nghiệm thu dự án. Chính vì thế hoạt động cải tiến liên tục luôn được tiến hành một cách thường xuyên và không ngừng theo các bước sau: Hình 11: Sơ đồ các bước cải tiên liên tục Xác định vấn đề Nhận dạng và mô tả quá trình Đo lường Tìm nguyên nhân Phát triển y' tưởng Áp dụng các giải pháp Cải tiến liên tục đòi hỏi phải biết được quá trình được tiến hành cải tiến là quá trình gì? Đo lường chúng như thế nào và tại sao chúng lại xảy ra như thế. Những vấn đề đặt ra cần giải quyết là gì. Mô hình này bắt đầu bằng công việc xác định các vấn đề, rủi ro gặp phải, tìm hiểu yêu cầu của khách hàng nội bộ, xác định quá trình tạo nên đầu ra đó, xác định người chịu trách nhiệm với quá trình. Nhận dạng quá trình là bước tiếp theo nhằm xác định rõ từng hoạt động của mỗi quá trình. Việc nhận dạng các quá trình cho phép xác định rõ từng hoạt động cấu thành của quá trình đó. Trong bước này phải xác định được nhiệm vụ và công việc của từng người. Đây là cơ sở cho việc hoạch định chính xác những hoạt động và thời gian cần thiết cho từng công việc. Đo lường khả năng hoạt động của quá trình là bước quan trọng, mọi hoạt động cần được lượng hóa một cách chi tiết đầy đủ, lượng hóa cho phép biết được chính xác các yêu cầu cần đạt để thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Đồng thời, nó cũng cho biết khả năng của quá trình trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc lượng hóa là yêu cầu bắt buộc cho dù đó là những hoạt động dịch vụ khó có thể lượng hóa. Đo lường cũng chính là cơ sở cho việc định chuẩn là các căn cứ cho các hoạt động đánh giá tình hình triển khai dự án Edocman. Chính nhờ việc đo lường mà chúng ta có thể nhận ra rõ ràng là tổ chức của chúng ta đang đứng ở trình độ nào về chất lượng, biết rõ những mặt nào còn yếu, còn hạn chế cần thiết phải cải tiến chất lượng hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nhưu cầu của khách hàng trong tương lai Xác định nguyên nhân là bước dựa trên cơ sở đo lường, đánh giá được tình hình thực hiện, so sánh với yêu cầu tìm ra các vấn đề chất lượng.Mỗi vấn đề đều có nguyên nhân là cơ sở cho những quyết định loại bỏ những hoạt động sai sót gây ảnh hưởng tới chất lượng dự án triển khai. Nó được coi là con đường cơ bản để phát triển, cải tiến sản phẩm dịch vụ và quá trình. Sau 4 bước trên là bước phát triển và thử nghiệm ‎ y' tưởng mới nhằm liên tục cải tiến. Các y' tưởng nhằm phục vụ cải tiến chất lượng phải luôn nhằm vào các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Chỉ trên cơ sở loại bỏ nguyên nhân gốc rễ mới có thể giải quyết triệt để các vấn đề chất lượng. Những sai sót về chất lượng được phản ánh thông qua các công cụ thống kê, các phần mềm quản ly'…Các ‎y' tưởng cần được thiết kế và thử nghiệm để khẳng định tính tích cực và hiệu quả của chúng trước khi thực hiện sự thay đổi. Kết quả tử thử nghiệm là căn cứ cho việc xem xét lại các nguyên nhân dẫn đến những y' tưởng mới đó, tạo ra sự tin tưởng chắc chắn vào hiệu quả do chúng đem lại. Bước cuối cùng là áp dụng các giải pháp cải tiến này và đánh giá kết quả của các giải pháp đó. Các giải pháp này lại cần được đo lường đánh giá tìm ra nguyên nhân mới để cải tiến chất lượng. Hoàn thành bước cải tiến này là kết thúc một quá trình cải tiến, các quá trình này có thể diễn ra song song đồng thời hoặc có thể kết thúc một quá trình mới bắt đầu quá trình tiếp theo. Điều kiện thực hiện giải pháp: Để có các hành động cải tiến, lãnh đạo cần xác định và thực hiện một quá trình cải tiến liên tục có thể áp dụng với mọi dự án trong Trung tâm và tiến hành các hoạt động như: Mức độ thực hiện các hoạt động đã được hoạch định và đạt được các kết quả đã đề ra, kiểm soát các thay đổi đã và đang lên kế hoạch, do lường các lợi ích dự kiến. Ban quản l‎y' dự án cần tạo ra một nền văn hóa lôi kéo các thành viên tìm kiếm cơ hội cải tiến một cách chủ động hiệu năng của các quá trình hoạt động chứ không chờ đợi quá trình tự cải tiến xảy ra. Để Trung tâm có thể thực hiện được thành công phương pháp cải tiến chất lượng liên tục này thì nhất thiết phải xây dựng được các chế độ khen thưởng phù hợp với những người đã có đóng góp cho cải tiến chất lượng. Hiệu quả đạt được khi áp dụng thành công phương pháp này Chất lượng hay hiệu quả một dự án đem đi triển khai là kết quả của nhiều cá nhân, của tập thể,mọi người đều có những đóng góp cho hiệu quả đó. Chính vì đó là thành quả cố gắng của rất nhiều người nên không thể để vì những rủi ro nhỏ hay một số sự cố nào đó làm cho kết quả ấy không được đánh giá hay ghi nhận. Điều đó càng khẳng định ‎y' nghĩa quan trọng của việc cải tiến không ngừng. Đồng thời việc cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống triển khai của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện đáp ứng tốt hơn nhưu cầu của khách hàng. 5. Nâng cao hiệu quả đánh giá nội bộ Sự cần thiết: Các quản trị dự án cần thường xuyên tổ chức hoạt động sinh hoạt nhóm, tiến hành đánh giá nội bộ để xác định xem việc tiến hành triển khai của mỗi cá nhân và của cả nhóm có tuân thủ quy trình không, có những tồn đọng gì do nguyên nhân nào gây ra. Những sai sót và không phù hợp phát hiện sẽ được đánh giá tìm ra nguyên nhân gốc rễ, có những hành động khắc phục tận gốc đảm bảo tính phù hợp quy trình và chất lượng của dự án Nội dung của giải pháp Công tác đánh giá nội bộ cũng cần phải có kế hoạch thực hiện, chu kỳ mỗi lần nên nằm trong khoảng thời gian 3 tháng là hợp l‎y'. Các nhân viên đánh giá không chỉ được lấy trong nhóm thực hiện mà còn có thể là lấy từ các bộ phận khác để đảm bảo tính khách quan. Quá trình đánh giá tại đơn vị cần phải được tiến hành theo tưng bước sau: Lập kế hoạch đánh giá Quản trị dự án phải lập kế hoạch đánh giá đơn vị. Kế hoạch đánh giá được xây dựng cập nhật dựa trên vị trí và tầm quan trọng của hoạt động được đánh giá, thực trạng của các yếu tố được đánh giá. Kế hoạch đánh giá cần được trưởng phong P&Q xem xét trước khi phê duyệt. Khi cần thiết, cán bộ chất lượng đơn vị thực hiện những thay đổi cần trong kế hoạch đánh giá của đơn vị đã được phê duyệt. Ngoài các cuộc đánh giá theo kế hoạch định kỳ, có thể có các cuộc đánh giá đột xuất theo quyết định của Quản trị dự án hoặc Cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị. Chuẩn bị đánh giá Cán bộ chất lượng phòng thành lập đoàn đánh giá gồm những người không thuộc đơn vị và chỉ định trưởng đoàn đánh giá. Sau đó đoàn đánh giá tìm hiểu các thông tin cần thiết, các thủ tục, quy định liên quan đến bộ phận sẽ được đánh giá. Tiếp theo trưởng đoàn đánh giá lập chương trình đánh giá gửi cho cán bộ phụ trách chất lượng của phòng phê duyệt, bao gồm các thông tin tối thiểu về bộ phận, thời gian, địa điểm , mục đích phạm vi đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên đánh giá, các nhân viên đánh giá cần được thông báo về nhiệm vụ của mình trong cuộc đánh giá ít nhất 3 ngày trước khi đánh giá theo thời gian biểu, nhân viên đánh giá chuẩn bị phiếu hạng mục đánh giá dưới dạng câu hỏi và các vấn đề cần xem xet. Triển khai đánh giá Trưởng đoàn đánh giá thông báo Quản trị dự án trong lần gặp đầu tiên về phương pháp đánh giá, phạm vi đánh giá, và những yêu cầu để tạo thuận lợi cho việc đánh giá. Nhân viên đánh giá thực hiện các công việc sau: Xem xét tài liệu để xác định tính phù hợp với quy trình của việc thực hiện triển khai dự án, xem xét các báo cáo đánh giá trước đây để theo dõi việc xử ly' và khắc phục những sự không phù hợp, kiểm tra xác nhận việc áp dụng các tài liệu hướng dẫn thông qua việc xem xét các dữ liệu và lịch báo cáo tuần,thu thập các bản biên nhận bàn giao của khách hàng trong từng giai đoạn của dự án. Sauk hi tiến hành xong toàn bộ chương trình đánh giá, trưởng đoàn đánh giá thực hiện việc : Xem xét lại các ghi nhận để đánh giá vấn đề không phù hợp, có những hành động khắc phục gì.Trưởng đoàn đánh giá phải đảm bảo những điều này được lập thành văn bản rõ ràng có chứng cứ. Thông báo sự không phù hợp này cho Quản trị dự án. Báo cáo đánh giá nội bộ Trưởng đoàn đánh giá cần lập báo cáo đánh giá cần chứa ít nhất những thông tin sau:Thành phần đoàn đánh giá, các thông tin cơ bản về nhóm triển khai, các phát hiện về sự không phù hợp (nếu có), các chỉ tiêu chính về đợt đánh giá như thời gian, số người tham gia, số sự việc không phù hợp được tìm thấy. Trưởng đoàn đánh giá báo cáo cho cán bộ phụ trách chất lượng của nhóm dự án và Quản trị dự án . Hành động khắc phục(nếu có) Quản trị dự án chỉ đạo cán bộ phụ trách chất lượng của nhóm dự án tổ chức xác định và thực hiện một cách nhanh nhất những hành động khắc phục đối với sự không phù hợp đã được kết luận trong báo cáo đánh giá tuân theo quy định chất lượng về khắc phục và phòng ngừa. Các hành động khắc phục cần được cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị xem xét đồng ‎ trước khi thực hiện. Cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị tổ chức theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục được phê duyệt và ghi nhận về tính hiệu quả của các hành động khắc phục này. Các hành động khắc phục và tình trạng hoàn thành được ghi nhận và chuyển tới cuộc đánh giá sau nhằm xác định hiệu lực của chúng. Báo cáo quá trình đánh giá nội bộ Báo cáo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất khi cần thiết. Các báo cáo định kỳ phải có ít nhất các nội dung sau: Các thông tin về các cuộc đánh giá được thực hiện trong kỳ như thời gian và nguồn lực thực hiện, số lượng lỗi được phát hiện và các nguyên nhân chính gây ra, các hành động khắc phục phòng ngừa được thực hiện, các cơ hội cải tiến quá trình và các đề xuất Các báo cáo đánh giá tổng hợp định kỳ phải được đưa ra xem xét tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo dự án và ban kế hoạch kinh doanh. Báo cáo đánh giá nội bộ có thể là tình hình triển khai. Điều kiện thực hiện giải pháp Việc lựa chọn chuyên gia đánh giá cần tiến hành một cách khách quan và vô tư, các chuyên gia đánh giá không được tiến hành đánh giá công việc của chính mình Cần có thái độ phối hợp của đội ngũ cán bộ triển khai để việc đánh giá được thực hiện một cách khách quan. Không che dấu các lỗi gặp phải để đảm bảo chất lượng của từng dự án và của cả tổ chức. HHHHiệu quả đạt được khi thực hiện giải pháp Khi đã thực hiện tốt việc đánh giá nội bộ thì công việc của Quản trị dự án và cán bộ chất lượng đơn vị sẽ rất dễ dàng đưa ra được các biện pháp khắc phục sai sót, khuyết tật. Hệ thống đánh giá nội bộ sẽ cung cấp cho đội ngũ lãnh đạo những cái nhìn khách quan về tình hình thực hiện công việc của bộ phận cho lãnh đạo một cách cụ thể, trách nhiệm của mỗi cá nhân cán bộ trong quá trình được cụ thể hóa một cách rõ ràng từ đó góp phần nâng cao ‎y' thức thực hiện công tác quản l‎y' chất lượng hơn. 6. Áp dụng các phần mềm công cụ quản l‎y' dự án toàn diện -Sự cần thiết: Quản trị dự án là một quá trình thực hiện các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các giai đoạn của một dự án từ khâu hình thành, thẩm định, triển khai và vận hành dự án theo một mục tiêu nhất định, đến đánh giá hiệu quả đạt được của dự án trong từng thời kỳ và trong cả thời hạn đầu tư , đồng thời phối hợp các giai đoạn của dự án với nhau làm cho dự án hoạt động nhịp nhàng và có hiệu quả cao. Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích, đánh giá trong suốt quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản trị cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án. Quản trị dự án chỉ dựa vào việc đảm bảo tính quy trình và các hướng dẫn thực hiện luôn gặp phải các rủi ro và sai phạm rất lớn. chính vì vậy để nâng cao năng lực cạnh tranh của các sản phẩm phần mềm cần có hệ thống triển khai hiệu quả hơn. Phần mềm quản l‎y' dự án toàn diện là công cụ hỗ trợ hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được mức độ thành công cao trong việc triển khai Nội dung giải pháp: Quản trị về tổ chức Quản lý dự án về tổ chức và nhân sự để thực hiện công việc soạn thảo, triển khai và vận hành dụ án bao gồm định ra ban điều hành, xác định số lượng nhân sự, nguồn kinh phí.. Các thông tin được cập nhật và tập hợp nhanh chóng, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quát về toàn bộ dự án.Nếu dự án đang được đồng thời tiến hành, hệ thống sẽ tự động lọc ra các dự án mà người quản trị/ người thực hiện có tham gia Quản lý tiến độ thực hiện dự án Mỗi giai đoạn của dự án mang lại một đặc thù riêng, vì vậy các yếu tố công việc, nhiệm vụ, nhân lực, chi phí, thời gian ...cần được hoạch định riêng biệt và cụ thể. Phần mềm quản l‎y' dự án sẽ hỗ trợ phân chia và quản lý công việc 1 cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai đoạn của dự án. Các báo cáo của nhân viên giúp cho người quản trị nắm bắt và điều chỉnh kịp thời những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Quản lý được tiến độ thực hiện giúp cho việc phối hợp các giai đoạn dự án hài hòa, ăn khớp, một yếu tố quan trọng đảm bảo tính hiệu quả, thành công của dự án. Quản lý nhân sự dự án Quản lý thông tin cá nhân của nhân viên và các thông tin khác như địa điểm, thời gian, lý do... truy cập vào hệ thống. Các thông tin này xác định quyền đăng nhập vào hệ thống, giúp người quản lý theo dõi, kiểm tra công việc và tiếm độ làm việc của từng nhân viên thực hiện dự án... đồng thời thu nhận ý kiến từ những nhân viên một cách nhanh chóng, dễ dàng, chính xác. Nhân sự tham gia dự án có thể được bổ sung hoặc xóa bỏ khi cần thiết Quản lý tài chính Bao gồm quản trị vốn, kinh phí soạn thảo dự án, doanh thu, chi phí và lỗ lãi của dự án, các quan hệ tài chính bên trong và bên ngoài dự án. Quản lý các chi phí của dự án như chi phí xây dựng hệ thống, mua trang thiết bị, biên soạn tài liệu, chi phí công tác, chi phí lương v.v.. Các thông tin tài chính được cập nhật kịp thời giúp người quản trị dự án kiểm soát và xem xét nhanh chóng những phát sinh tăng/giảm tài chính của dự án để có những quyết định kịp thời. Chức năng bảo mật Bao gồm bảo mật theo tính phân quyền, phân cấp quản lý và bảo mật thông tin nội bộ. Tùy theo công việc của từng dự án, ngừoi quản trị dễ dàng tạo lập/ xóa bỏ nhóm chức năng, phân quyền sử dụng một cách hợp lý. Mỗi người sử dụng hệ thống đều bắt buộc phải đăng kí thông tin cá nhân để cho phép truy cập và sử dụng những thông tin thuộc lĩnh vực công việc và trách nhiệm của mình. Chức năng báo cáo Cho phép lựa chọn công việc cần báo cáo trong số những nhiệm vụ của dự án mà người sử dụng đang tham gia. Người quản trị, với cách tương tự, cũng có thể xem xét báo cáo khác nhau theo yêu cầu như: Báo cáo ngày/ tuần làm việc: Thời gian, khối lượng công việc, công việc phải làm... Báo cáo cho từng giai đoạn thực hiện của dự án: Thời gian bắt đầu và kết thúc, số nhân viên tham gia, nhiệm vụ trọng tâm của giai đoạn... Báo cáo tổng hợp: Toàn bộ khối lượng công việc, chi phí cho dự án, kết quả dự án Điều kiện thực hiện giải pháp Để thực hiện giải pháp trước tiên đội ngũ cán bộ quản trị cần phải thấy được sự bức thiết về vấn đề chất lượng trong triển khai dự án, từ đó có những sự đầu tư về tài chính cũng như nguồn lực cho việc áp dụng giải pháp này Có những chuẩn bị về công nghệ, nhân lực phần cứng cũng như phần mềm để có thể tiến hành triển khai dự án. Ví dụ: Để áp dụng phần mềm quản l‎y' dự án ePrj cần: Ngôn ngữ: VisualStudio.Net CSDL: SQLServer 7.0 HĐH: Windown 2000 AdvancedServer Hiệu quả đạt được khi áp dụng thành công giải pháp: Giải pháp quản trị trực tuyến cho phép cập nhật, tổng hợp thông tin trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo quản lý hiệu quả nhất. Cho phép quản lý cùng 1 lúc nhiều dự án khác nhau: có khả năng tích hợp các dự án làm giảm chi phí nhân lực hành chính; Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng của nhà cung cấp khác; Giao diện đồ hoạ và sử dụng Tiếng Việt thuận tiện cho người sử dụng; Cơ chế bảo mật tin cậy, phân quyền sử dụng tuỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp. Kiến nghị với Công ty Cổ phần Giải pháp phần mềm CMCSoft Công nghệ thông tin là một trong những thị trường sôi động nhất sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO. Đúng theo nguyên l‎y' kinh tế vế sự phát triển và tồn tại của các ngành kinh tế, ngành kinh doanh nào có tốc độ phát triển chậm thì nó sẽ dần loại bỏ được những rủi ro tiềm ẩn trong mình nó và có mức độ cạnh tranh không cao, ngược lại những thị trường hấp dẫn hơn sẽ có tốc độ phát triển lớn đi kèm với nó là độ rủi ro cao, mức độ cạnh tranh khốc liệt. Chính vì thế hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh đang nóng của nền kinh tế CMCsoft cần có chiến lược kinh doanh hiệu quả đi đôi với sự phát triển bền vững. Không chỉ mở rộng về quy mô lĩnh vực kinh doanh mà còn phải đảm bảo về chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng. Mục tiêu mà CMCsoft hướng tới là: trở thành Công ty phần mềm có các sản phẩm và dịch vụ được công nhận chất lượng quốc tế,có khả năng cạnh tranh cao trong khu vực và trên thế giới. Hiện nay Công ty đã là bạn hàng của nhiều Tập đoàn tin học lớn trên thế giới và là nhà cung cấp của nhiều khách hang lớn trong nước: Văn phòng Quốc hội,Văn phòng T.Ư Đảng, Bộ Thủy Sản, Ủy ban Kiểm tra Trung Ương, Các tổ chức giáo dục và các trường đại học trên cà nước: Bộ Giáo dục và đào tạo, Đại học Bách Khoa, Giao thông Vận tải, Kinh tế Quốc dân…Các doanh nghiệp Nhà nước, tư nhân: Tổng công ty Dầu khí Việt nam, ông ty Thông tin di động VMS,Tổng công ty Điện lực Việt Nam,Tổng công ty hàng không Việt Nam…Để tiếp tục khẳng định minh hơn nữa CMCSoft cần có những đầu tư bền vững.Đó là sự đầu tư về chất lượng. Đã áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000,ISO 27001-2005, CMMi là những bước đi đúng đắn của Công ty.Trong thời gian tới, Công ty cần nỗ lực hơn nữa trong các hoạt động đảm bảo chất lượng nhằm tiến gần hơn tới nơi mà doanh nghiệp muốn đến: "Hướng tới tương lai số!" Kiến nghị: Quản ly' và giám sát chặt chẽ, cũng như xây dựng một cơ chế kiểm tra hiệu lực của đội ngũ cán bộ trị. Tạo điều kiện bồi dưỡng các kỹ năng thiếu sót cũng như kỹ năng làm việc theo nhóm Tạo điều kiện cho cán bộ được học tập và lấy các chứng chỉ tin học uy tín quốc tế Xây dựng một cơ chế quản l‎y' chất lượng gọn nhẹ nhưng hiệu quả Thành lập quỹ khen thưởng các đơn vị và cá nhân, tổ chức có thành tích tốt trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Kết luận Thời gian là vàng bạc”, câu ngạn ngữ này luôn đúng, đặc biệt là trong thời kinh tế thị trường sôi động như hiện nay. Chính vì thế, càng rút gọn được thời gian trong các hoạt động tác nghiệp, giấy tờ, văn bản, đồng nghĩa với việc càng tiết kiệm được “vàng bạc”. Điều đó cho thấy ‎y' nghĩa của phần mềm Edocman trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp, các tổ chức giải bài toán bức xúc về quản lý hồ sơ, công văn ngày càng chất cao như núi, tốn nhiều thời gian kiểm soát và phân bổ. Không ai còn nghi ngờ gì về hiệu quả của phần mềm Edocman nhưng để triển khai thành công và đưa nó đi vào hoạt động hiệu quả cũng là việc làm không đơn giản. Là một trong những doanh nghiệp phần mềm hàng đầu tại Việt Nam hiên nay, có quan hệ hợp tác với nhiều tập đoàn tin học lớn trên thế giới, đang có lợi thế về thị trường trong nước, CMCSoft nhận thấy rõ những thử thách khắc nghiệt của thị trường, chịu sức ép về rào cản kỹ thuật. Công ty đã có những áp dụng về tiêu chuẩn chất lượng quốc tế như Bộ tiêu chuẩn ISO, Tiêu chuẩn CMMi để ngày một khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước. Những tiêu chuẩn đó cũng là tấm giấy thông hành cho doanh nghiệp đi vào thị trường nước ngoài. Hiện tại hoạt động mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho doanh nghiệp vẫn là các hoạt động triển khai.Theo ma trận BCG thì việc triển khai dự án đang nằm ở ô Bò sữa chính vì thế cần có sự đầu tư tốt nhất để hoạt động trển khai tiếp tục đạt hiệu quả cao đem lại lợi nhuận cho Công ty đồng thời cũng tạo nguồn ngân sách đầu tư cho các hoạt động khác tiếp tục phát triển và đem lại hiệu quả trong tương lai. Trong Chuyên đề tốt nghiệp này Em có đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả triển khai dự án Edocman của Công ty. Mong rằng trong tương lai không xa các nhược điểm ảnh hưởng tới hiệu quả triển khai dự án sẽ được giải quyết triểt để để khách hàng có thể tiếp xúc và sử dụng những phần mềm tốt nhất cho hoạt động của mình! MỤC LỤC Danh mục tài liệu tham khảo Hồ sơ giới thiệu Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC(CMCSoft) và Giải pháp ERP Oracle – Năm xuất bản 2007 Tạp chí CMCSoft Weekly số 387,388,399 xuất bản tháng 2,3/2008 File QMS1- tài liệu hướng dẫn nhân viên trong công ty thực hiện các yêu cầu và quy trình bắt buộc GS.TS Nguyễn Đình Phan – Giáo trình quản trị Chất lượng trong tổ chức – Năm xuất bản: 2005 – Nhà xuất bản Lao động Xã hội GS.TS Nguyễn Thành Độ và TS Nguyễn Ngọc Huyền – Giáo trình Quản trị kinh doanh – Năm xuất bản: 2004 – NXB Lao động xã hội Bảng hướng dẫn chỉ tiêu dự án phần mêm, Bản báo cáo kết quả triển khai dự án Edocman năm 2004,2005,2006,2007 – Phòng P&Q Danh sách khách hàng, doanh thu, số lượng các dự án triển khai – Phòng Kinh doanh Một số trang Web: www.cmcsoft.com www.thuonggiavietnam.com www.vnnetsoft.com www.edu.net.vn www.hanoi- itt.edu.vn. www.pcworld.com.vn DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMCSoft 6 Hình 2: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự của CMC Corporation 22 Hình 3: Biểu đồ doanh thu của Tập đoàn Công nghệ CMC 27 Hình 4: Biểu đồ lợi nhuận sau thuế của Tập đoàn Công nghệ CMC 27 Hình 5:Tỷ trọng các dự án triển khai 31 Hình 6: Tỷ trọng doanh thu dự án 32 Hình 7: Sơ đồ luồng công việc 34 Hình 8: Minh họa biểu đồ nhân quả 54 Hình9: Minh họa biểu đồ Pareto 55 Hình 10: Sơ đồ luồng thông tin báo cáo 64 Hình 11: Sơ đồ các bước cải tiên liên tục 82 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Các khách hàng lớn của CMC 20 Bảng 2: Số lượng đội ngũ nhân viên của CMC Corporation từ năm 2003-2007 21 Bảng 3: Năng lực tài chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC 26 Bảng 4: Năng lực tài chính của Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC 28 Bảng 5: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn CMC 29 Bảng 6: Tỉ trọng số lượng các dự án tiêu biểu 30 Bảng 7:Tỉ trọng doanh thu dự án 31 Bảng 8: Hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng dự án Edocman 40 Bảng 9: Các mục tiêu cụ thể cho các loại hình dự án khác nhau 41 Bảng 11: Số liệu về tỉ lệ sử dụng nguồn lực 46 Bảng 12: Mức độ bàn giao đúng hạn các sản phẩm của dự án Edocman 48 Bảng 13: Tỷ lệ hoàn thành các yêu cầu của dự án Edocman 50 Bảng14: Mức độ hài lòng của khách hàng 52 Bảng 15: Tỷ lệ lỗi phần mềm phát hiện trong dự án 56 Bảng 16: Tỷ lệ lỗi bỏ xót trên quy mô dự án 57 Bảng 17: Tỷ lệ đảm bảo tính quy trình của dự án 61 ._.