Nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng Xuất khẩu cà phê tại Công ty XNK Intimex

c dân. Xuất khẩu đóng góp vào quá trình chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế, thúc đẩy nền sản xuất phát triển, tạo tiền đề cho mọi ngành cùng có cơ hội phát triển, tăng cường hiệu quả sản xuất của từng nước, giúp các nước tạo ra năng lực sản xuất mới do có sự phân công lao động quốc tế. Đặc biệt, trong quy trình xuất khẩu thì việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu được coi là khâu quan trọng có tính chất quyết định đến sự thành bại của toàn bộ thương vụ xuất khẩu của Doanh nghiệp. Đặc biệt khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO, thì vấn đề xuất khẩu càng được chú trọng phát triển và Nhà nước đẫ sử dụng nhiều chính sách thúc đẩy hoạt động xuất khẩu nhằm đem lại hiệu quả cao cho nền kinh tế nước nhà. Trong quá trình thực tập tại công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex, em nhận thấy đây là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, với kinh nghiệm kinh doanh quốc tế gần 30 năm Công tyđã tạo dựng được cho mình một vị thế vững chắc trên thị trường nội địa và nước ngoài. Thực tế cho thấy, kim ngạch cà phê xuất khẩu của Công ty rất lớn, tuy nhiên còn nhiều vấn đề cần được nghiên cứu nhằm thúc đẩy hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại Công ty để thu được lợi nhuận cao. Bởi vậy, việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đem lại kết quả cao trong hoạt động kinh doanh của Công ty là rất cần thiết, xây dựng một thương hiệu Intimex uy tín trên thị trường thế giới cũng như trong nước. Với những lý do trên và cùng với sụ giúp đỡ của Thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Tuấn và các cô chú trong Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex em đã lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex”. Mục đích nghiên cứu của chuyên đề: là để hệ thống hóa lý thuyết về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê trong điều kiện kinh doanh thực tế của Công ty. Từ đó phân tích, đánh giá và xây dựng kiến nghị để giải quyết vấn đề nảy sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty xuất nhập khẩu Intimex. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: là nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex với phạm vi nghiên cứu là tập trung vào mặt hàng cà phê với thời gian giới hạn từ năm 2005-2007 trên các thị trường chủ yếu của công ty. Phương pháp nghiên cứu: Với đề tài mang tính bao quát và thực tế nên chuyên đề sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, tổng hợp và phương pháp so sánh. Nội dung của đề tài bao gồm các phần sau: Chương I: Lý luận chung về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Chương II: Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex trong thời gian qua. Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty Intimex. PHẦN II. NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA PHẦN II. NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA Ở DOANH NGHIỆP I. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỘT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ 1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hợp đồng xuất khẩu 1.1.Khái niệm hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là sự thoả thuận ý chí giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là Bên xuất khẩu (bên bán) có nghĩa vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho một bên khác gọi là Bên nhập khẩu và nhận thanh toán; và Bên nhập khẩu (bên mua) có nghĩa vụ thanh toán cho Bên xuất khẩu, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận. Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là hợp đồng song vụ: mỗi bên ký kết hợp đồng đều có nghĩa vụ đối với nhau. Bên xuất khẩu có nghĩa vụ giao hàng cho Bên nhập khẩu còn Bên nhập khẩu có nghĩa vụ thanh toán cho Bên xuất khẩu Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là hợp đồng có đền bù: bên có nghĩa vụ thì cũng có quyền lợi và ngược lại. Bên nhập khẩu được hưởng quyền lợi nhận hàng và đổi lại phải có nghĩa vụ trả tiền cân xứng với giá trị đã được giao. Ngược lại, Bên xuất khẩu nhận được tiền phải có nghĩa vụ giao hàng. 1.2. Đặc điểm So với hợp đồng mua bán trong nước, hợp đồng thương mại quốc tế có những đặc điểm khái quát như sau: - Bản chất của hợp đồng: là sự thoả thuận ý chí của các Bên ký kết. Đây là đặc trưng rất cơ bản của hợp đồng nói chung và hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế nói riêng. - Chủ thể của hợp đồng: Bên xuất khẩu và Bên nhập khẩu, là các thương nhân có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau. Nếu các bên không có trụ sở kinh doanh thì sẽ dựa vào nơi cư trú của họ, còn quốc tịch của cá nhân người đại diện của các bên không có ý nghĩa trong việc xác định yếu tố quốc tế của hợp đồng. Hai người trực tiếp ký vào hợp đồng có thể đều mang quốc tịch Việt Nam, nhưng họ đại diện cho các bên có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau thì hợp đồng ký kết giữa các bên này vẫn là hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. - Nguồn luật điều chỉnh: Trụ sở thương mại của các bên trong hợp đồng xuất khẩu nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau chính vì vậy nguồn luật điều chỉnh ở đây rất phức tạp và đa dạng, không chỉ là luật quốc gia mà còn gồm cả điều ước quốc tế về thương mại, luật nước ngoài cũng như tập quán thương mại quốc tế. - Đối tượng của hợp đồng: là hàng hoá di chuyển qua biên giới hải quan của một nước. Biên giới hải quan được hiểu là tập hợp các cửa khẩu, các văn phòng hải quan nơi mà hàng hoá phải được tiến hành các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu theo các quy chế quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu của Chính phủ các nước. Thuật ngữ “biên giới hải quan” được sử dụng xuất phát từ thực tiễn sự hình thành các kho ngoại quan, các khu chế xuất, các đặc khu kinh tế và những quy chế hải quan đặc biệt dành cho sự hoạt động của các khu vực này làm cho biên giới lãnh thổ không thật chính xác để xác định ranh giới di chuyển của hàng hoá xuất nhập khẩu. Luật thương mại Việt Nam năm 2005 khẳng định đặc điểm này khi định nghĩa: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.” (Điều 28, Luật thương mại năm 2005) - Giá cả và phương thức thanh toán: Khả năng thanh toán trong nhiều trường hợp gặp nhiều khó khăn phức tạp vì người bán hàng (bên xuất khẩu) không phải bao giờ cũng có đầy đủ thông tin về người mua (bên nhập khẩu) cũng như thủ tục thanh toán theo pháp luật quốc gia người mua. Do đó, khi ký kết hợp đồng những điều kiện thanh toán đã được nghiên cứu, soạn thảo kỹ, ngoài ra người bán phải cố gắng đưa vào hợp đồng điều kiện đảm bảo thanh toán mà tốt nhất là của ngân hàng tại quốc gia người bán. Đồng tiền tính giá hoặc thanh toán không còn là đồng nội tệ của một quốc gia mà là ngoại tệ đối với ít nhất một bên ký kết. Phương thức thanh toán thông qua hệ thống ngân hàng. - Liên quan mật thiết đến hoạt động vận chuyển: theo nguyên tắc trong hợp đồng xuất khẩu, hàng hóa-dịch vụ được vận chuyển qua biến giới ít nhất hai quốc gia. Vì vậy điều kiện vận chuyển có vị trí rất quan trọng trong hợp đồng. - Quy định trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng: trong quan hệ thương mại quốc tế, có sự rủi ro đáng kể do không có khả năng thực hiện nghĩa vụ vì những sự kiện bất thường như: thuế xuất nhập khẩu tăng cao, nhà nước cấm vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài, chiến tranh, thiên tai bất ngờ…Vì vậy việc đưa vào hợp đồng những quy định để điều chỉnh sự ảnh hưởng của các sự kiện nói trên đối với việc phân chia trách nhiệm của các bên do hoàn toàn không thực hiện hay không thực hiện một phần nghĩa vụ có ý nghĩa quan trọng. - Cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng là toà án hay trọng tài thương mại có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại là cơ quan nước ngoài đối với ít nhất một trong các chủ thể. Điều kiện này quan trọng vì thiếu điều kiện này sẽ làm cho việc giải quyết tranh chấp giữa các bên trở nên khó khăn, phức tạp và nhiều lúc không giải quyết được. - Mối liên hệ chặt chẽ giữa một số loại hợp đồng xuất khẩu: việc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương được đi kèm với việc ký kết một loạt hợp đồng khác (hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng vay tín dụng…). Để đảm bảo thương vụ có hiệu quả cần phải có sự thống nhất, đồng bộ trong việc thực hiện các hợp đồng này. 1.3.Vai trò của hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng xuất khẩu giữ một vai trò rất quan trọng trong kinh doanh TMQT, có xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó. Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ. Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi mà bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp. 2. Kết cấu và nội dung cơ bản của hợp đồng xuất khẩu hàng hóa 2.1.Kết cấu hợp đồng Tuỳ vào thực tiễn giao dịch giữa các bên và hàng hoá mua bán theo hợp đồng mà mỗi một hợp đồng sẽ được soạn thảo với những nội dung cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế có kết cấu gồm ba phần: phần mở đầu, phần các điều khoản và điều kiện và phần kết. * Phần mở đầu thường gồm các nội dung như sau: - Tiều đề: thường được thể hiện bằng các thuật ngữ như Hợp đồng (Contract) hoặc Bản thoả thuận (Agreement) - Số và ký hiệu của hợp đồng: thường được ghi kèm với tiêu đề nhằm giúp cho việc quản lý và lưu trữ hợp đồng của các chủ thể ký kết. Vì vậy, số và ký hiệu thường được thể hiện sao cho có thể nhận biết được các bên ký kết hợp đồng một cách dễ dàng và nhanh nhất. Ví dụ, hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế được ký kết giữa các công ty có tên giao dịch là Uprosexim và Technoimport vào tháng 4 năm 2007 được ký hiệu như sau: Contract No. UPRO-TEC/04/07. - Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng. Ví dụ: Hà Nội,ngày 18 tháng 3 năm 2008 (Hanoi, March 8th 2008). Cũng có nhiều trường hợp người ta lại ghi địa điểm và ngày tháng ký kết ở phần cuối hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng được lập tại Hà Nội vào ngày 8 tháng 3 thành 4 bản có hiệu lực pháp lý như nhau, mỗi bên giữ hai bản (The present contract was made in Danang on March 8th 2008 in quadruplicate of equal force, two of which are kept by each party). Địa điểm ký kết hợp đồng có ý nghĩa góp phần xác định nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nếu các bên không thoả thuận nguồn luật điều chỉnh trong hợp đồng, đó là luật nơi ký kết hợp đồng. Thông thường nếu các bên không có thoả thuận gì khác về thời điểm phát sinh hiệu lực của hợp đồng thì thời điểm này tính từ thời điểm các bên ký kết hợp đồng. - Các bên ký kết hợp đồng: tên các bên ký kết, địa chỉ, số tel, số fax, địa chỉ email, số tài khoản và tên ngân hàng, người đại diện ký kết hợp đồng - Những định nghĩa dùng trong hợp đồng. Những định nghĩa này có thể rất nhiều, ví dụ "hàng hóa" có nghĩa là..., "Thiết kế" có nghĩa là... Ít nhất người ta cũng đưa ra định nghĩa sau đây: Công ty X, địa chỉ..., số điện thoại..., đại diện bởi Ông... dưới đây gọi là Bên bán (X company, address..., Tel...represented by Mr. ...hereinafter referred to as the Seller) - Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng. Đây có thể là hiệp định ký kết giữa các Chính phủ, cũng có thể là Nghị định thư ký kết giữa các Bộ thuộc các quốc gia khác nhau. Chí ít, người ta cũng nêu ra sự tự nguyện của các bên khi ký kết hợp đồng. Ví dụ: Các bên đã cùng nhau thỏa thuận rằng Bên bán cam kết bán và Bên mua cam kết mua những hàng hoá dưới đây theo các điều khoản và điều kiện sau (It has been mutually agreed that the Seller commits to sell and the Buyer commits to buy the undermentioned goods on the following terms and conditions). * Phần các điều khoản và điều kiện quy định hệ thống các điều kiện giao dịch thương mại do hai bên thỏa thuận như: các điều khoản về hàng hoá như tên hàng, số lượng, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, ký mã hiệu, điều kiện kiểm tra số lượng, chất lượng...; các điều khoản tài chính như giá cả, thanh toán...; các điều khoản vận tải, giao nhận và bảo hiểm như điều kiện giao nhận hàng, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện vận tải, điều kiện bảo hiểm ...; và các điều khoản pháp lý như luật áp dụng vào hợp đồng, bất khả kháng, thưởng phạt, khiếu nại, trọng tài... Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng. Các bên thường dành thời gian và công sức nhiều nhất cho phần này khi đàm phán, thoả thuận và ký kết hợp đồng. * Phần kết của hợp đồng quy định các nội dung như: - Số bản hợp đồng và số lượng hợp đồng giữ lại của mỗi bên. - Ngôn ngữ của hợp đồng. Ngôn ngữ của hợp đồng sẽ giúp xác định được hợp đồng được lập bằng ngôn ngữ nào sẽ là hợp đồng gốc, là cơ sở quy định quyền và nghĩa vụ của các bên. - Thời hạn hiệu lực của hợp đồng - Những quy định liên quan đến bổ sung, sửa đổi hợp đồng. - Chữ ký có thẩm quyền của các bên ký kết. 2.2.Nội dung cơ bản các điều khoản chủ yếu của hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Các điều khoản cơ bản của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là tất cả các điều khoản được các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhằm xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Tuy nhiên, để hợp đồng có hiệu lực pháp lý thì những điều khoản này không được trái pháp luật. * Điều khoản về tên hàng (Comodity): Điều khoản về tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn hàng, thư chào hàng, hợp đồng hoặc nghị định thư. Có thể thấy rằng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, việc diễn đạt tên hàng là một điều kiện không thể thiếu được. Điều khoản tên hàng có ý nghĩa luật pháp và thực tiễn quan trọng. Trong điều khoản này, hàng hóa phải được ghi một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kèm theo tên thương mại. Nếu đối tượng của việc mua bán gồm nhiều mặt hàng, chủng loại hàng hóa khác nhau thì phải ghi rõ danh mục các mặt hàng đó. Danh mục hàng hóa này có thể được coi là phụ lục của hợp đồng. Thông thường, có những cách diễn đạt tên hàng như sau: - Ghi tên hàng theo tên thương mại nhưng kèm theo tên thông thường và tên khoa học của nó (thông thường áp dụng cho các loại hóa chất, giống cây). - Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra hàng hóa đó (Rượu vang Bordeaux…) - Ghi tên hàng kèm theo hãng sản xuất ra hàng hóa đó (Tivi L/G, Điện thoại L/G, Tủ lạnh L/G…) - Ghi tên hàng kèm theo quy cách chính của hàng hóa đó (Xe tải trọng tải 5 tấn hay 10 tấn…) - Ghi tên hàng kèm theo nhãn hiệu của nó (Ôtô Toyota, Bia Tiger…) - Ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng hóa đó (Dầu gội dưỡng tóc, kem làm trắng da…) - Ngoài ra, người ta còn kết hợp theo các cách trên với nhau. Điều khoản tên hàng là điều khoản chủ yếu của hợp đồng nên khi quy định điều khoản này cần chú ý: phải phản ánh chính xác đặc điểm hàng hóa, tránh những quy định sáo rỗng; đưa ra quy định trung thực đối với thực tế hàng hóa; nên sử dụng tên gọi thông thường sử dụng trên thị trường quốc tế; chú ý chọn và miêu tả tên hàng sao cho chính xác và phù hợp với danh mục quy định. * Điều khoản về chất lượng (Quality) Điều khoản quan trọng nhất của mọi hợp đồng mua bán hàng hóa, đặc biệt là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế vì chất lượng hàng hoá ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị sử dụng và giá cả hàng hóa. Điều khoản chất lượng hàng hóa là thỏa thuận của các bên liên quan đến việc xác định chất lượng và cách thức kiểm tra chất lượng của hàng hóa, là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hóa, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng. Điều khoản về chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp về chất lượng cho nên tùy từng hàng hóa mà có phương pháp quy định chất lượng cho phù hợp và tối ưu. Trong TMQT có các phương pháp như: - Chất lượng được xác định theo tiêu chuẩn của các cơ quan có thẩm quyền cho loại hàng hóa nhất định, như tiêu chuẩn kích thước, công suất, phương pháp sản xuất… - Chất lượng hàng hóa được xác định theo quy cách hàng hóa hay tài liệu kỹ thuật (ví dụ theo sơ đồ bản vẽ, bản thuyết trình về tính năng…) - Dựa vào xem hàng mẫu: Theo cách này chất lượng của hàng hóa được xác định theo mẫu hàng do người bán đưa ra trước đó. Xác định chất lượng theo cách này thường áp dụng đối với mặt hàng đặc thù không có tính chất quốc tế thống nhất hay không thể miêu tả được. Do có các loại hàng hóa khác nhau nên phương pháp biểu thị chất lượng cũng khác nhau nên trong điều khoản này cần chú ý: vận dụng chính xác các phương pháp biểu thị chất lượng; quy định điều kiện chất lượng cần khoa học và hợp lý; có thể quy định độ cơ động nhất định về chất lượng đối với một số loại hàng hóa nhất định… * Điều khoản về số lượng (Quantity) Điều khoản số lượng là một điều khoản chủ yếu không thể thiếu được trong các hợp đồng TMQT. Số lượng mà hai bên thỏa thuận giao nhận với nhau là căn cứ để giao nhận hàng hóa nên việc ghi chính xác số lượng ký kết trong hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng. Điều khoản này nhằm nói lên mặt “lượng” của hàng hóa giao dịch, điều khoản bao gồm các quy định hàng hóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng của hàng hóa. Những điểm cần chú ý trong quy định điều khoản này: nắm chính xác số lượng ký kết; điều khoản cần quy định cụ thể, rõ ràng để tránh gây ra tranh chấp. * Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking) Bao gói ảnh hưởng đến chất lượng và giá cả của hàng hóa. Điều khoản này liên quan đến lợi ích của hai bên mua bán nên cần được ghi rõ ràng, cụ thể. Bao bì đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trong quá trình vận chuyển và bảo quản cũng như nâng cao tính thẩm mỹ hấp dẫn của hàng hóa. Trong điều khoản này quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì…Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa. Thông tin của ký mã hiệu phải đáp ứng được mục tiêu đề ra như: những dấu hiệu cần thiết cho người nhận hàng, những chi tiết cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa, những dấu hiệu hướng dẫn cho cách sắp xếp, bốc dỡ hàng hóa…Ký mã hiệu phải đơn giản, dễ đọc… không ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa. * Điều khoản về giá cả (Price) Trong TMQT, xác định giá cả hàng hóa XNK và quy định điều khoản giá cả là một vấn đề quan trọng mà hai bên giao dịch quan tâm nhất. Giá cả phải được xác định trên cơ sở giá quốc tế và xuất phát từ điều kiện giao hàng. Thông thường giá thể hiện bằng ngoại tệ mạnh. Theo nguyên tắc giá phải được quy định rõ, đúng và chính xác. Điều khoản giá cả là một trong những điều khoản chủ yếu của hợp đồng TMQT, vì nó có mối quan hệ mật thiết và ảnh hưởng tới các điều khoản khác của hợp đồng. Điều khoản giá cả quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có). Những điều cần chú ý trong quy định điều khoản giá cả hàng hóa là: xác định hợp lý giá cả hàng hóa; vận dụng hợp lý về giảm giá; đơn vị tính số lượng, tiền tính giá, tên nơi bốc dỡ đề cập trong đơn giá cần thiết chính xác, rõ ràng để giúp cho việc thực hiện hợp đồng; nếu buộc phải dùng loại tiền tính giá bất lợi thì cần đặt thêm khoản đảm bảo giá trị… * Điều khoản về thanh toán (Payment) Là điều khoản quan trọng, liên quan trực tiếp quyền lợi và nghĩa vụ cơ bản của hai bên trong mua bán quốc tế do nó có ảnh hưởng đến bộ phận vốn, chi phí và rủi ro trong lưu thông tiền tệ của hai bên. Điều khoản thanh toán quy định loại tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán, điều kiện đảm bảo hối đoái. Có hai hình thức phổ biến: Phương thức nhờ thu (collection of payment) Phưong thức tín dụng chứng từ (L/C) Trong điều khoản này thời hạn thanh toán phải quy định rõ ràng và chặt chẽ trong hợp đồng (phải có một khoảng thời gian cụ thể, rõ ràng). * Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery) Trong điều khoản giao hàng là điều khoản chủ yếu. Điều khoản này quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao nhận, thông báo giao hàng, nội dung thông báo và một số quy định khác về việc giao hàng. Việc thông báo là nhằm để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng vì có sự chuyển giao về trách nhiệm, rủi ro và chi phí trong quá trình giao nhận. Vấn đề cần chú ý khi quy định thời gian giao hàng là cần căn cứ vào tình hình thực tế của nguồn hàng và nguồn tàu để xác định thời hạn giao hàng. Quy định cảng bốc xếp và cảng đích nước ngoài cần đòi hỏi cụ thể, rõ ràng: cần chú ý các điều kiện cụ thể của cảng bốc xếp; cần chú ý có vấn đề trùng tên của cảng nước ngoài hay không… * Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god) Quy định trường hợp miễn trách là điều khoản không thể thiếu được trong các hợp đồng TMQT. Số lượng mà hai bên thỏa thuận giao nhận với nhau là căn cứ để giao nhận hàng hóa nên việc ghi chính xác số lượng ký kết trong hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng. Điều khoản về trường hợp miễn trách hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng cho nên thường quy định: nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê các trường hợp miễn trách và trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra các trường hợp miễn trách. * Điều khoản về khiếu nại (Claim) Khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc việc bên kia vi phạm các cam kết đã ký kết. Nội dung của điều khoản quy định thời gian khiếu nại, thể thức khiếu nại và nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại và cách thức giải quyết khi xảy khiếu nại. * Điều khoản bảo hành (Warranty) Điều khoản này quy định trách nhiệm của người bán đối với chất lượng của hàng hóa trong một thời gian nhất định cho người mua. Trong điều khoản bảo hành hai bên sẽ thỏa thuận về phạm vi bảo đảm của hàng hóa, thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong nội dung bảo hành. * Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty) Điều khoản quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường. Điều khoản này có thể kết hợp cùng với các điều khoản khác trong hợp đồng như điều khoản thanh toán, giao hàng hoặc độc lập thành điều khoản riêng. * Điều khoản trọng tài (Arbitration) Hoạt động kinh doanh quốc tế rất phức tạp nên thường có các tranh chấp xảy ra nếu như các bên không cận thận trong kinh doanh. Khi xảy ra tranh chấp thì có nhiều biện pháp để giải quyết như thương lượng, hòa giải hay thông qua trọng tài và tòa án. Điều khoản trọng tài sẽ quy định ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành… Trên đây là những điều khoản chủ yếu, cơ bản của một hợp đồng TMQT, song trong thực tế tùy thuộc vào từng loại hợp đồng cụ thể với những mặt hàng mà có thể có thêm các điều khoản như: Điều khoản bảo hiểm, Điều khoản vận tải, Điều khoản khác… 3. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Đây là vấn đề được các bên ký kết hợp đồng đặc biệt quan tâm. Bởi chỉ khi hợp đồng ký kết giữa các bên có hiệu lực thì quyền lợi và nghĩa vụ của các bên mới được bảo đảm và thực hiện theo hợp đồng mà các bên đã ký kết và nếu có tranh chấp xảy ra thì mới đảm bảo việc khiếu nại hay tố tụng trước Toà án hay Trọng tài. Để đảm bảo hiệu lực pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế chúng ta cần phải lưu ý các vấn đề sau: 1- Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện thỏa thuận ý chí giữa các Bên, đó chính là sự thuận mua vừa bán. Người bán nhất trí giao hàng mà người mua muốn mua; người mua nhận hàng và trả tiền theo cam kết. Hợp đồng chỉ có hiệu lực pháp lý nếu được ký kết không vi phạm các trường hợp pháp luật ngăn cấm như: có sự cưỡng bức, đe dọa; có sự lừa dối; có sự nhầm lẫn. 2- Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp. Chủ thể của hợp đồng là các thương nhân có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau và có đủ tư cách pháp lý. Tư cách pháp lý của các thương nhân này được xác định căn cứ theo pháp luật của nước mà thương nhân đó có trụ sở. Pháp luật Việt Nam hiện hành đã có những sửa đổi khá cơ bản về quyền kinh doanh xuất nhập khẩu của thương nhân: - Theo Nghị định số 33/CP của Chính Phủ ngày 19/4/1994 về quản lý nhà nước đối với hoạt động xuất nhập khẩu, muốn được kinh doanh xuất nhập khẩu các thể nhân hoặc pháp nhân phải có Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ thương mại cấp. Đối với doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu, để được cấp Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu doanh nghiệp phải đáp ứng đủ 4 điều kiện: + Là doanh nghiệp được thành lập theo đúng luật pháp và cam kết tuân thủ các quy định của luật pháp hiện hành; + Hoạt động theo đúng ngành hàng đã đăng ký khi thành lập doanh nghiệp; + Doanh nghiệp phải có mức vốn lưu động tối thiểu tính bằng tiền Việt Nam tương đương 200 000 USD tại thời điểm đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu. Riêng đối với các doanh nghiệp thuộc các tỉnh miền núi và các tỉnh có khó khăn về kinh tế, các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng cần khuyến khích xuất khẩu mà không đòi hỏi nhiều vốn, mức vốn lưu động nêu trên được quy định tương đương 100 000 USD; + Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ kinh doanh, ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Đối với doanh nghiệp sản xuất, muốn được cấp Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu cần phải: + Được thành lập theo đúng luật pháp; + Có cơ sở sản xuất hàng xuất khẩu ổn định và có thị trường tiêu thụ ở nước ngoài; + Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ kinh doanh, ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu có đủ 3 điều kiện trên, các doanh nghiệp sản xuất được quyền trực tiếp xuất khẩu hàng hoá do mình sản xuất và nhập khẩu vật tư nguyên liệu cần thiết cho sản xuất của chính doanh nghiệp. Như vậy, theo quy định tại Nghị định này những doanh nghiệp chưa có Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu không phải là chủ thể của hợp đồng mua bán ngoại thương. Mọi hợp đồng mua bán ngoại thương do các doanh nghiệp này ký đều không có hiệu lực vì chủ thể ký kết phía Việt Nam không hợp pháp. Và thực tế ở Việt Nam trong một thời gian đã tồn tại những doanh nghiệp được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và những doanh nghiệp không được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu. - Nghị định 57/1998/NĐ-CP có hiệu lực pháp lý từ ngày 1/9/1998 đã tạo bước đột phá trong quy định về quyền kinh doanh xuất nhập khẩu đối với thương nhân. Theo đó, thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, thành lập theo quy định của pháp luật, được phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá theo ngành nghề đã ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố, không phải xin Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu tại Bộ thương mại. Và kể từ ngày Nghị định 57 có hiệu lực pháp lý, các Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ thương mại đã cấp hết hiệu lực thi hành. Như vậy, theo Nghị định 57, quyền kinh doanh xuất nhập khẩu đối với thương nhân đã được mở rộng cho tất cả các doanh các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố là được kinh doanh xuất nhập khẩu, không còn phải xin phép Bộ thương mại. Và cũng không còn sự phân biệt giữa doanh nghiệp được quyền và doanh nghiệp không được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu nữa. - Nghị định 44/2001/NĐ-CP đã tiếp tục mở rộng quyền kinh doanh xuất khẩu cho doanh nghiệp khi quy định thương nhân có thể xuất khẩu tất cả các loại hàng hoá không phụ thuộc vào ngành nghề được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trừ những hàng hoá thuộc danh mục cấm xuất khẩu. Tuy nhiên, quyền kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp vẫn còn bị hạn chế. Cụ thể, thương nhân chỉ được nhập khẩu những hàng hoá theo ngành nghề, ngành hàng ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đối với những hàng hoá thuộc Danh mục hàng hoá xuất nhập khẩu có điều kiện (hàng xuất khẩu, nhập khẩu có hạn ngạch, có giấy phép của Bộ thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành) thì thương nhân phải được cơ quan có thẩm quyền phân bổ hạn ngạch hoặc cấp giấy phép thì mới được tiến hành kinh doanh xuất nhập khẩu. - Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp được mở rộng hơn nữa cùng với sự ra đời của Nghị định 12/2006/NĐ-CP. Nghị định 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/5/2006 và thay thế cho Nghị định 57/1998/NĐ-CP và Nghị định 44/2001/NĐ-CP. Theo Nghị định 12, thương nhân được xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu. 3- Người ký kết hợp đồng có đủ thẩm quyền ký kết theo pháp luật của nước mà thương nhân đó có trụ sở. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, người ký kết là người đại diện cho thương nhân đó theo luật hoặc theo ủy quyền. Đại diện theo luật là đại diện do pháp luật quy định, là người đứng đầu pháp nhân theo quy định của điều lệ pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đại diện theo ủy quyền là đại diện được xác lập theo sự ủy quyền giữa người đại diện và người được đại diện. Phạm vi đại diện theo ủy quyền được xác lập theo sự ủy quyền và người đại diện chỉ được thực hiện giao dịch trong phạm vi đại diện. Ủy quyền phải được làm bằng văn bản và người ủy quyền phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành vi của người được ủy quyền trong phạm vi quy định của sự ủy quyền. (Điều 140-142 Bộ luật dân sự 2005) 4- Đối tượng của hợp đồng phải hợp pháp. Tức là hàng hoá theo hợp đồng phải là hàng hoá được phép mua bán theo qui định của pháp luật của nước bên mua và nước bên bán. Theo qui định của pháp luật Việt Nam, thương nhân được xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu. Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất nhập khẩu phả._.i có giấy phép của Bộ thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành. (Điều 3,4 Nghị Định 12/2006/NĐ-CP). Danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu; Danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ thương mại; Danh mục hàng hoá thuộc diện quản lý chuyên ngành theo quy định của Việt Nam được quy định trong phụ lục số 01, 02 và 03 ban hành kèm theo Nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006. 5- Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp. Nội dung của hợp đồng phải tuân thủ nguồn luật điều chỉnh hợp đồng. Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng có thể được các bên thoả thuận quy định trong hợp đồng. Khi nguồn luật điều chỉnh hợp đồng không được quy định trong hợp đồng thì áp dụng theo quy tắc luật xung đột: "luật nước người bán", "luật nơi xảy ra tranh chấp", "luật nơi ký kết hợp đồng", "luật nơi thực hiện nghĩa vụ". Pháp luật Việt Nam cũng đã có sửa đổi khá cơ bản về yêu cầu đối với nội dung của hợp đồng theo hướng phù hợp hơn với pháp luật quốc tế. Cụ thể: - Theo quy định của Luật thương mại năm 1997 đã hết hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/1/2006, hợp đồng mua bán hàng hoá phải có các nội dung chủ yếu là: tên hàng; số lượng; quy cách, chất lượng; giá cả; phương thức thanh toán; địa điểm và thời hạn giao nhận hàng. Việc quy định hợp đồng phải có 6 nội dung không thể thiếu như trên mâu thuẫn với nguyên lý cơ bản của pháp luật thương mại, theo đó quy định các chủ thể tham gia kinh doanh được tự do thoả thuận mọi giao dịch của mình. Mâu thuẫn rõ ràng là giữa việc các chủ thể cùng lúc phải tuân thủ quy định bắt buộc gồm sáu nội dung của hợp đồng với việc pháp luật đã trao cho các chủ thể quyền tự do thoả thuận hợp đồng. Hơn nữa, Công ước của Liên Hiệp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế (gọi tắt là Công ước Viên 1980) hiện có hơn 60 nước phê chuẩn quy định tối thiểu về các nội dung bắt buộc này, chỉ xoay quanh ba điều khoản: tên hàng; số lượng và giá cả (Điều 14 Công ước Viên 1980). - Vì những lý do trên, để phù hợp hơn với pháp luật quốc tế cũng như tôn trọng nguyên tắc tự do thoả thuận hợp đồng của các chủ thể, Bộ luật dân sự năm 2005 đã quy định khi ký kết hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận về những nội dung sau: Đối tượng của hợp đồng; số lượng, chất lượng; giá cả, phương thức thanh toán; thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; quyền, nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; phạt vi phạm hợp đồng; các nội dung khác (Điều 402). Rõ ràng, quy định mới về nội dung của hợp đồng là nhằm giúp các bên xác định được thoả thuận cụ thể giữa họ chứ không phải để ràng buộc hay hạn chế quyền tự do hợp đồng của họ. 6- Hình thức của hợp đồng phải hợp pháp. Hình thức của hợp đồng phải tuân thủ nguồn luật điều chỉnh hợp đồng. Trong thực tiễn thương mại quốc tế, phần lớn các hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế đều được lập thành văn bản. Hình thức văn bản là cần thiết về phương diện chứng cứ trong giao dịch quốc tế. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế phải được lập thành văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu và các hình thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 3, 27 Luật thương mại 2005). 4. Nguồn luật áp dụng Theo luật thương mại 2005 tại điều 5 quy định: - Trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định áp dụng luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế hoặc có quy định khác với quy định của Luật này thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó. - Các bên trong giao dịch thương mại có yếu tố nước ngoài được thỏa thuận áp dụng pháp luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế nếu pháp luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế không trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Để một hợp đồng chặt chẽ thông thường các bên sẽ thỏa thuận trong hợp đồng nguồn luật nào là nguồn luật điều chỉnh. Hiện nay, các quốc gia biết đến Công ước Vienne năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG) được soạn thảo bởi Ủy ban của Liên Hợp Quốc về Luật Thương mại quốc tế (UNCITRAL) trong một nỗ lực hướng tới việc thống nhất nguồn luật áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Từ khi công ước có hiệu lực (ngày 01/01/1988), đến thời điểm hiện nay tổng số các bản án, phán quyết đã lên tới hơn 1.600. CISG cũng góp phần đáng kể vào việc thúc đẩy sự phát triển của quan hệ thương mại về hàng hoá giữa các quốc gia. Việc cùng trở thành thành viên của công ước giúp các quốc gia xích lại gần nhau hơn trong quan hệ mua bán, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp phát sinh từ hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế được nhanh chóng và thuận lợi hơn. II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1. Ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được liên kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc là làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Như vậy để tổ chức thực hiện tốt hợp đồng là trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự lôgic kế tiếp nhau. Và chúng ta cần hiểu rằng thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng không những tạo điều kiện cho mình thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện thuận cho bên đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Mỗi bên thực hiện tốt từng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho bên còn lại thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình. Mà khi đối tác thực hiện tốt các nghĩa vụ của họ có nghĩa là mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình. Khi thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm cơ sở để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể nảy sinh nhiều tình huống phát sinh. Các tình huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhưng cũng có khi các bên thực hiện tốt mà các tình huống vẫn phát sinh là do trước khi ký hợp đồng các bên không thể dự đoán trước hoặc lường trước các sự việc có thể xảy ra. Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây ra các tổn thất cho mỗi bên nhưng khi có phát sinh các bên đều phải tìm ra giải pháp để giải quyết nhằm hạn chế các chi phí và tổn thất để thực hiện hợp đồng có hiệu quả nhất. 2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Khi hợp đồng xuất khẩu đã được ký kết thì các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế sẽ tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng. Đây là công đoạn phức tạp, có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp phải hoàn tất để đạt kết quả tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. Các doanh nghiệp phải thực hiện thật tốt từng khâu, từng công đoạn và nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có một đội ngũ cán bộ giỏi, có kinh nghiệm. Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu đều tiến hành các công đoạn sau đối với hoạt động xuất khẩu của mình. 2.1.Xin giấy phép xuất khẩu Việc xin giấy phép xuất khẩu là một thủ tục pháp lý quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành các khâu khác trong quá trình xuất khẩu. Thủ tục cho việc xin giấy phép xuất khẩu tuỳ theo quy định của mỗi quốc gia. Đối với Việt Nam, thì hiện nay thủ tục xin giấy phép xuất khẩu đã được đơn giản hơn rất nhiều so với trước đây. Hiện nay, quy định “Thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thoe ngành nghề đã đăng ký kinh doanh”. Trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh XNK tại Cục Hải quan tỉnh, Thành phố. Việc đơn giản thủ tục này đã tạo thuận lợi rất nhiều cho các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. 2.2.Giục người mua mở L/C và tiến hành kiểm tra L/C Trước khi đến thời hạn thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp xuất khẩu phải nhắc nhở, đôn đốc người mua mở thư tín dụng (L/C) đúng thời hạn. Chỉ khi người mua mở L/C mới thể hiện rõ ý chí thực sự muốn giao dịch mua bán và thanh toán tiền hàng cho người bán. Điều này làm cơ sở cho người bán thực hiện các khâu tiếp theo trong hợp đồng. Khi nhận được thông báo về việc L/C đã được mở thì người bán cần kiểm tra lại chính xác nội dung của L/C nhằm đảm bảo sẽ được thanh toán sau khi hoàn thành hợp đồng. 2.3.Chuẩn bị hàng xuất khẩu Theo như hợp đồng xuất khẩu đã ký kết thì nhà xuất khẩu phải tiến hành tổ chức khâu chuẩn bị hàng theo đúng như nội dung của hợp đồng đã ký (số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu…) hoặc theo đúng như L/C (nếu như hợp đồng thanh toán theo L/C). Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Vì chỉ khi nhà xuất khẩu chuẩn bị tốt các công việc thì các khâu tiếp theo sẽ thực hiện tốt như thế. Khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định như trong hợp đồng TMQT. Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung sau: Tập trung hàng hóa xuất khẩu, bao bì đóng gói, ký mã hiệu hàng hóa và kiểm tra hàng hóa. 2.3.1.Tập trung hàng xuất khẩu Hàng phải tập trung đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hóa được chi phí. Tập trung hàng là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu. Tuy nhiên với loại hình doanh nghiệp khác nhau thì việc tập trung hàng hóa là khác nhau để đảm bảo cho hiệu quả quá trình xuất khẩu. Các doanh nghiệp thường tập trung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu vì nó đã và có khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều kiện cho việc xuất khẩu. Ta có sơ đồ tập trung hàng xuất khẩu như sau: Nhận dạng và phân loại nguồn hàng XK Nghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng XK Lựa chọn nguồn hàng XK và hình thức giao dịch Tổ chức hệ thống tập trung hàng XK (Sơ đồ: Quá trình tập trung hàng XK) 2.3.2.Bao gói hàng xuất khẩu Trong TMQT, hầu hết hàng hóa yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy việc tổ chức đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu là khâu quan trọng trong việc chuẩn bị hàng hóa. Bao bì giúp bảo quản hàng hóa đồng thời có tác dụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng. Việc lựa chọn bao bì đóng gói phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đặc điểm loại hàng, điều kiện vận tải và điều kiện pháp luật, tập quán ngành hàng. 2.3.3.Kẻ ký mã hiệu hàng XK Đây là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì ở mặt ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. 2.3.4.Kiểm tra hàng xuất khẩu Đây là công việc cần thiết, là sự tiếp tục quá trình các công đoạn thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Trước khi giao hàng cho nhà nhập khẩu thì nhà xuất khẩu phải có trách nhiệm kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng, trọng lượng bao bì…Nếu là hàng động thực vật thì phải kiểm dịch, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh. Công việc của giai đoạn này là kiểm tra mức độ phù hợp của hàng hóa xuất khẩu so với yêu cầu đã đề ra trong hợp đồng. Sự phù hợp ở đây là sự phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng…Quá trình kiểm tra tiến hành ở hai cấp: - Kiểm tra cấp cơ sở do chính cơ sở sản xuất tiến hành hoặc do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành (phòng bảo vệ thực vật địa phương tiến hành) - Kiểm tra ở cửa khẩu: Việc kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cấp cơ sở. Người xuất khẩu phải căn cứ vào yêu cầu của hợp đồng và L/C để xác định nội dung, yêu cầu giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định hàng hóa, hợp đồng L/C. Cơ quan giám định căn cứ vào đơn xin giám định và L/C để giám định hàng hóa. Kiểm tra thực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hóa và cấp các chứng từ, đây là chứng từ quan trọng trong thanh toán và giải quyết các tranh chấp sau này. 2.4.Thuê phương tiện vận tải (nếu có) Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng phải căn cứ vào điều kiện giao hàng, đặc điểm của hàng hóa, điều kiện vận tải…để tiến hành thuê phương tiện vận tải và giao hàng. Nếu hàng hóa dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển thì doanh nghiệp phải lựa chọn loại phương tiện tốt và phù hợp để đảm bảo chất lượng hàng hóa. Việc thuê phương tiện vận tải trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hóa và liên quan đến nhiều nội dung khác trong hợp đồng, do đó việc thuê phương tiện vận tải đòi hỏi cán bộ của doanh nghiệp phải có nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn, nhất là trong trường hợp thuê tàu biển. 2.5.Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có) Bảo hiểm là sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại…cho hàng hóa được bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm cho hàng hóa là công việc cần thiết vì trong quá trình vận chuyển hàng hóa rất dễ xảy ra các rủi ro, tổn thất. Bảo hiểm sẽ nhanh chóng khắc phục được hậu quả của rủi ro, tạo tâm lý an toàn trong hoạt động kinh doanh, góp phần đề phòng và hạn chế tổn thất cho hàng hóa và tạo một nguồn vốn lớn cho xã hội. Trách nhiệm mua bảo hiểm phụ thuộc vào sự thỏa thuận và điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng đã ký kết. Việc mua bảo hiểm thường được tiến hành mua trước khi hàng hóa được rời kho hoặc nơi chứa hàng tại địa điểm ghi trong hợp đồng để bắt đầu vận chuyển và tiếp tục có hiệu lực trong suốt quá trình vận chuyển bình thường. Tuỳ theo hàng hóa mà bảo hiểm được mua theo điều kiện nào. Người xuất khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp bán theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF, CIP, và điều kiện của nhóm D. Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa phải nghiên cứu kỹ hợp đồng ngoại thương và nội dung của L/C (nếu thanh toán L/C) để nắm vững loại tàu cần thuê, điều kiện (A, B, C) và giá trị bảo hiểm cần mua, nơi khiếu nại đòi hỏi bồi thường. 2.6.Làm thủ tục hải quan Theo pháp luật Việt Nam hiện nay, hàng hóa khi đi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan. Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu theo luật hải quan bao gồm: * Khai và nộp hải quan Nhà xuất khẩu phải tự kê khai đầy đủ và chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan, tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại hàng hóa. Có hai hình thức khai hải quan là người khai hải quan trực tiếp đến các cơ quan hải quan thực hiện khai hải quan hoặc sử dụng hình thức khai điện tử. * Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu gồm: Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (02 bản chính), Hoá đơn thương mại, Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng (01 bản sao), Vận tải đơn (01 bản sao). Ngoài ra, tuỳ theo từng trường hợp thì nhà xuất khẩu còn phải nộp thêm các chứng từ như: Bản kê chi tiết hàng hóa, tờ khai giá trị hàng xuất khẩu…Chứng từ phải xuất trình bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh nhập khẩu. Với trường hợp cơ quan hải quan không chấp nhận đăng ký hồ sơ thì nhà xuất khẩu phải khai báo lại cho phù hợp. * Xuất trình hàng hóa Trong quá trình chuẩn bị cho việc xuất khẩu thì nhà xuất khẩu phải xuất trình hàng hóa đến địa điểm quy định và tổ chức sắp xếp để cho cơ quan hải quan kiểm tra lại hàng hóa trước khi cho phép xuất khẩu. * Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính Dựa vào kết quả kiểm tra và khai báo của doanh nghiệp, cơ quan hải quan sẽ xác định chính xác số thuế phải nộp và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp nếu cần. Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm túc thực hiện các quyết định của hải quan. Tuy nhiên tuỳ theo thời điểm khác nhau mà thủ tục hải quan được thực hiện theo quy trình khác nhau với những quy định khác nhau. 2.7. Giao hàng cho phương tiện vận tải Kinh doanh TMQT có nhiều phương thức vận tải. Mỗi phương thức vận tải có quy trình nhận hàng hóa khác nhau. * Giao hàng với tàu biển: doanh nghiệp tiến hành theo các bước sau: - Tùy theo vào các chi tiết hàng hóa mà lập bảng kê hàng hóa chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng. - Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng. - Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng. - Bốc dỡ hàng lên tàu. - Lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đã giao nhận xong. - Đổi lấy vận đơn đường biển. * Giao hàng khi hàng chuyên chở bằng container - Giao hàng nguyên một container (FCL): thuê hoặc mượn container tương thích với số lượng hàng giao, sau đó mời hải quan kiểm hàng hóa đến xếp hàng vào container và niêm phong kẹp chì các container, cuối cùng giao hàng cho bãi container để nhận biên lai xếp hàng và đổi biên lai lấy vận đơn. - Giao hàng không đủ một container (LCL): người XK vận chuyển hàng đến bãi container do người chuyên chở chỉ định để giao cho người chuyên chở. Việc giao hàng được coi là hoàn tất khi hàng được giao cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở. * Giao hàng cho người vận tải đường sắt Giao hàng cho người vận tải đường sắt cũng có hai hình thức. Đó là: - Giao hàng đủ một toa xe: căn cứ vào số lượng hàng giao kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để cung cấp toa xe cho phù hợp với khối lượng và tính chất của hàng hóa. Khi được cấp toa xe thì doanh nghiệp tổ chức vận chuyển hàng đến địa điểm quy định, sau đó làm thủ tục hải quan. Cuối cùng giao toa hàng đã được cơ quan hải quan kẹp chì cho cơ quan đường sắt để lấy vận đơn đường sắt. - Giao hàng không chiếm đủ một toa xe: người xuất khẩu phải vận chuyển hàng đến nơi tiếp nhận hàng của đường sắt hoặc xếp hàng lên một toa xe do đường sắt chỉ định và nhận vận đơn. * Giao hàng cho người vận tải đường bộ: có thể giao tại cơ sở của người bán hoặc tại cơ sở của người chuyên chở. * Giao hàng cho người vận tải đường hàng không: người xuất khẩu phải liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hóa đến trạm giao nhận chỉ định, thủ tục hải quan giao nhận cho người vận tải hàng không và nhận vận đơn. 2.8.Làm thủ tục thanh toán Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động TMQT, chất lượng của hoạt động này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Mục đích của quá trình thanh toán đối với nhà xuất khẩu là khi giao hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán được tiền hàng. Khi hợp đồng lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau thì quá trình thanh toán cũng khác nhau. Trong TMQT có nhiều phương thức thanh toán như: - Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ: Sau khi đã kiểm tra L/C và thấy L/C hoàn toàn phù hợp thì người xuất khẩu tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ để thanh toán. - Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Nếu trong hợp đồng mua bán quy định phương thức thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải hoàn thành việc lập bộ chứng từ nhanh chóng, chính xác, phù hợp và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng thu đòi tiền. Trong thư uỷ thác nhờ thu, người xuất khẩu phải đề ra những điều kiện nhờ thu và được ngân hàng chấp nhận. - Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền: Việc thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền thì khi đến kỳ hạn mà hai bên đã thỏa thuận, người xuất khẩu phải nhắc nhở bên nhập khẩu đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán. Khi ngân hàng thông báo cho nhà xuất khẩu biết rằng đã thực hiện quá trình thanh toán, tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động. Người xuất khẩu tiến hành giao hàng cho nhà nhập khẩu và nhanh chóng hoàn thành bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của bản ghi nhớ để xuất trình cho ngân hàng. - Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền: Sau khi giao hàng xong thì nhà xuất khẩu phải nhanh chóng hoàn thành việc lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đồng thời chuyển đến cho nhà nhập khẩu để họ tiến hành kiểm tra. 2.9.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp và khiếu nại là phương pháp để giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đua ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thỏa mãn các yêu cầu của bên khiếu nại. Khiếu nại giải quyết các tranh chấp, đảm bảo quyền lợi cho các bên mà không làm mất uy tín cũng như chi phí của mỗi bên. Có thể có những trường hợp khiếu nại như: - Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua. - Người mua và người bán khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm. - Người bán khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên. 3. Giám sát và điều hành hợp đồng 3.1.Khái niệm, vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi bên thực hiện các nghĩa vụ của mình như đã quy định (hay ngầm quy định) trong hợp đồng. Cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp đểc các bên có thể thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Việc thiết lập hệ thống thu nhập các thông tin về thực hiện hợp đồng của bên đối tác cũng cần phải thực hiện để thông qua đó theo dõi tiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác ở các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Như vậy, giám sát hợp đồng là một hệ thống báo cáo sớm, cảnh tỉnh về các giai đoạn mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cho hai bên tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng. Khi cả hai bên thực hiện trung thực các nghĩa vụ hợp đồng thì kết quả hợp đồng sẽ được nâng cao, đem lại lợi ích cho cả hai bên. Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây dựng hợp đồng không dự đoán trước được. Có một số nguyên nhân chính như: một là các bên hiểu các điểu khoản hợp đồng theo hướng khác nhau; hai là có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với các nghĩa vụ đã ký như trong hợp đồng; ba là có một số các điều khoản trong hợp đồng có khi còn để “mở” mà các bên phải quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng. Một số các tình huống trên có thể là thứ yếu, nhưng một số khác lại rất quan trọng điều đó yêu cầu mỗi bên phải có sự điều hành trước những thay đổi đó để hợp đồng được tiến hành thuận lợi. Điều hành hợp đồng là tất cả các quy định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, thường xuyên có các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được. Giám sát hợp đồng liên quan đến việc nhận dạng và theo dõi các sự kiện. Nó cũng lưu ý đến việc quản lý ở những điểm mấu chốt của vấn đề đang được đặt ra và tổ chức hàng loạt hoạt động giám sát xung quanh các sự kiện đó nhằm phòng ngừa những rủi ro. Hoạt động giám sát còn tạo ra những dữ liệu thông tin quan trọng cho hoạt động điều hành hợp đồng. Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu được trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. 3.2.Nội dung, phương pháp giám sát và điều hành hợp đồng Việc giám sát và điều hành hợp đồng đòi hỏi phải xác định những thành phần chủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng thành công. Các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là: Khối lượng hàng hóa, Chất lượng hàng hóa, Bao bì hàng hóa, Lịch giao hàng, Chỉ định tàu, cảng,Chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác, Giá và thanh toán, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Để tiến hành giám sát hợp đồng người ta thường sử dụng các phương pháp: Hồ sơ theo dõi hợp đồng, Phiếu giám sát hợp đồng, Phiếu chỉ số giám sát hợp đồng, các phương pháp sử dụng máy điện toán. Trong đó phiếu giám sát hợp đồng được sử dụng nhiều nhất. Điều hành hợp đồng thường tập trung giải quyết các vấn đề: Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng, các giải quyết khi giao hàng không phù hợp với quy định trong hợp đồng, lịch giao hàng, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, hợp đồng vận tải, bảo hiểm và giải quyết các trường hợp khiếu nại, tranh chấp (nếu có). III. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ. 1. Nhân tố khách quan 1.1.Chính sách của Nhà nước Những nhân tố này không chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp do đó doanh nghiệp phải thích ứng. Các chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp.Các chính sách này bao gồm chính sách về thuế (thuế xuất nhập khẩu và mức thuế suất áp dụng đối với từng loại mặt hàng xuất khẩu), chính sách luật pháp như luật hải quan, luật thương mại…Tất cả các chính sách nhằm khuyến khích hoặc hạn chế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc khuyến khích thể hiện ở các chính sách, biện pháp liên quan đến tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho xuất khẩu, hỗ trợ tài chính cho các doanh nghiệp tham gia xuất khẩu. Tuy nhiên đối với hàng hóa bị cấm thì Nhà nước có hình phạt và biện pháp cưỡng chế riêng. Các doanh nghiệp tham gia xuất khẩu cần tận dụng những chính sách khuyến khích của Nhà nước để có được ưu đãi, điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh, vì đó là hành lang pháp lý đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc Đây là yếu tố phụ thuộc về cơ sở hạ tầng cho hoạt động xuất nhập khẩu. Các yếu tố này hạn chế hay tăng cường năng lực giao dịch mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống giao thông vận tải và dịch vụ giao nhận hàng hóa ảnh hưởng đến việc thu gom, vận chuyển hàng hóa. Sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nhằm đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời về thời gian, địa điểm. Vì vậy nó giúp doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các khâu trong quá trình xuất khẩu. Cùng với việc phát triển hệ thống giao thông vận tải là sự phát triển của hệ thống thông tin liên lạc. Để vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia khác nhau doanh nghiệp cần phải có khả năng giao tiếp với khách hàng mục tiêu, những người cung ứng, các cơ quan và tổ chức có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Việc giao tiếp thành công hay thất bại là phụ thuộc vào hệ thống thông tin liên lạc. Nó giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất. 1.3.Nhân tố tỷ giá hối đoái Đối với hoạt động xuất khẩu, đồng tiền thanh toán mà hai bên thỏa thuận thường là đồng tiền mạnh vì vậy giá hàng hóa xuất khẩu phụ thuộc vào tỷ giá hối đoái. Một sự biến động nhỏ của tỷ giá hối đoái cũng làm ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, đến hiệu quả của hợp đồng thương mại. Tỷ giá hối đoái tác động trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động xuất nhập khẩu, nó là giá cả của ngoại tệ tính theo nội tệ hay là quan hệ giữa tỷ lệ đồng ngoại tệ với nội tệ. Vì vậy tỷ giá tại thời điểm ký kết hợp đồng thấp hơn tỷ giá tại thời điểm thanh toán thì doanh nghiệp bị lỗ, còn nếu tỳ giá cao hơn so với thời điểm thanh toán thì doanh nghiệp lãi. 1.4.Nhân tố khác Ngoài nhân tố trên, quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố khác như: - Đối với mặt hàng nhạy cảm thì yếu tố thời tiết là vô cùng quan trọng. Bởi vì thời tiết liên quan tới chất lượng của các mặt hàng này. Một sự thay đổi nhỏ về thời tiết, khí hậu cũng sẽ làm cho mặt hàng nhạy cảm bị hư hỏng, biến đổi về chất lượng. Khi hàng hóa không đảm bảo chất lượng thì doanh nghiệp sẽ bị khiếu nại và mất uy tín trong kinh doanh. - Đối với việc đóng gói hàng hóa, màu sắc trang trí bao bì vô cùng quan trọng. Nó có thể vi phạm tới văn hóa của bên nước nhập khẩu nên trong quá trình đóng gói hàng hóa đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa của nước nhập khẩu. Khoảng cách địa lý xa làm cho hàng hóa dễ bị hư hỏng, biến dạng, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Việc nghiên cứu khoảng cách địa lý giúp doanh nghiệp đề phòng được các trường hợp xảy ra đối với hàng hóa, tránh bị khiếu nại, tạo uy tín cho bạn hàng về chất lượng sản phẩm. - Tình hình phát triển kinh tế của thị trường xuất khẩu (thể hiện ở sự phát triển của sản phẩm quốc nội (GDP), thu nhập dân cư, tình hình lãm phát, lãi suất…) - Tình hình chính trị, hợp tác quốc tế: thể hiện xu thế hợp tác giữa các quốc gia kéo theo sự hình thành các khối kinh tế và chính trị của nhóm quốc gia đó. Vì vậy nó sẽ tác động đến thị trường xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. - Đặc điểm và sự thay đổi của yếu tố văn hóa-xã hội: ảnh hưởng nhu cầu của khách hàng và khả năng cung cấp của bạn hàng. - Ngoài ra, mức độ cạnh tranh của các doanh nghiệp, mọi thành phần kinh tế khi tham gia xuất nhập khẩu đã dẫn đến sự bùng nổ số lượng doanh nghiệp, đôi khi dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh. Đây là thách thức cho các doanh nghiệp ngoại thương hiện nay. - Mức độ cạnh tranh quốc tế thể hiện ở sức ép của các doanh nghiệp hoạt động trong cùng một thị trường xuất khẩu. Đây là khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn thâm nhập duy trì, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu của mình. Yếu tố này luôn biến đổi tạo thành dòng chảy liên tục, tạo ra cơ hội và rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Nhân tố chủ quan 2.1.Con người Từ khâu nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng đến công tác giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng…đều cần sự có mặt của con người. Vì vậy con người quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi thành viên trong công ty là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công trong kinh doanh. Nếu mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện bởi những cán bộ nhanh nhạy, năng động, có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm thì chắc chắn kết quả kinh tế mang lại rất cao. Những người có nghiệp vụ thành thạo, sức khỏe tốt sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí mà còn làm cho doanh nghiệp phát triển, có uy tín trên thị trường. Đố với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nghiệp vụ mà cán bộ công nhân viên nào cũng phải có đó là kiến thức về kỹ thuật đàm phán, ký kết hợp đồng, khả năng thương lượng và nghệ thuật về marketing. 2.2.Hệ thống thu mua hà._. khẩu cà phê nói riêng của công ty XNK Intimex chưa cao vì còn nhiều hạn chế trong thu mua, tạo nguồn hàng xuất khẩu. Nguyên nhân là do công ty chưa thật sự chủ động trong công tác thu mua nguồn hàng xuất khẩu, việc đầu tư trong khâu chế biến dự trữ mặt hàng cà phê xuất khẩu còn chưa được quan tâm thích đáng, do đó chất lượng và số lượng cà phê xuất khẩu chưa được đảm bảo và vì vậy nó hạn chế đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương của công ty. Vậy nên việc hoàn thiện và nâng cao công tác thu mua hàng xuất khẩu là một trong các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục các tồn tại trên. Ngoài ra công ty đã và đang xây dựng một hệ thống các nhà máy chế biến nông sản, trạm thu mua với mục đích chế biến, nâng cao chất lượng cà phê xuất khẩu đồng thời tôn trữ sản phẩm đã qua chế biến để xuất khẩu. * Hoàn thiện và phát triển nguồn hàng xuất khẩu: là giải pháp đánh giá khả năng cung cấp hàng của các đơn vị sản xuất-kinh doanh dựa trên nguồn nội lực và việc cung ứng thực tế nguồn hàng của các đơn vị này. Việc đánh giá này sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn khác khách quan về việc chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu của mình để từ đó chủ động hơn trong việc thu mua nguồn hàng đúng về chất lượng, đủ về số lượng và mức giá thì hợp lý, đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng đạt kết quả tốt. * Vấn đề lựa chọn nguồn hàng đối với Công ty là rất quan trọng, do đó để lựa chọn nguồn hàng phù hợp, Công ty cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình, tình hình thị trường và yêu cầu của khách hàng. Các nguồn hàng mà công ty có thể khai thác đó là: - Nguồn hàng thu mua qua đại lý: nguồn hàng này số lượng nhỏ nên chỉ phù hợp cho các hợp đồng với số lượng nhỏ. Nguồn hàng này thường đảm bảo được về số lượng, thời gian giao hàng và giá cả tương đối rẻ. Tuy nhiên nó có hạn chế là chất lượng hàng thường không ổn định và công ty thì không kiểm soát được chất lượng hàng vì đã giao toàn quyền lựa chọn hàng cho các đại lý, ngoài ra các công ty kiểm nghiệm hàng hóa như CAFECONTROL lại không có hình thức kiểm nghiệm nào nên chất lượng hàng không được đảm bảo. Từ sự bất cập này thì công ty cần xây dựng hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới các đại lý, hệ thống kho hàng ở các địa phương có hàng. Tùy theo khả năng cung ứng hàng ở các khu vực mà công ty đặt tại các đại lý cho phù hợp, ngoài ra công ty có thể bố trí thêm các đơn vị thu mua cấp thấp hơn, tiến hành thu mua từ các hộ gia đình cá thể. - Nguồn hàng thu mua qua các Công ty, cơ sở sản xuất chế biến: nguồn hàng này tuy về số lượng và chất lượng đều được đảm bảo nhưng giá cả thì thường cao hơn từ nguồn hàng mua từ các đại lý. Hợp đồng ngoại thương có khối lượng hàng lớn thường lấy nguồn hàng từ đây. - Nguồn hàng liên doanh, liên kết: nguồn hàng này có nhiều thuận lợi nhất vì với hình thức này thì công ty chủ động hơn trong việc gom hàng. Với hình thức này công ty có tham gia đầu tư vào khâu chuẩn bị nguồn hàng nên chất lượng hàng và số lượng hàng được đảm bảo ở mức cao, bên cạnh đó bao bì, mẫu mã, giá cả và thời hạn giao hàng công ty đều kiểm soát được. Để phát huy hơn nữa khả năng xuất khẩu cà phê của mình công ty nên chú trọng đầu tư vào nguồn hàng liên doanh, liên kết, ngoài ra việc chủ động xây dựng các cơ sở sản xuất, các kho hàng, các trạm thu mua… cũng giúp công ty có nguồn hàng xuất khẩu dồi dào, tập trung, có chất lượng cao. Để nâng cao công tác tạo nguồn hàng công ty cần quan tâm đến các vấn đề: + Lựa chọn nguồn hàng hợp lý, có khả năng tài chính và năng lực sản xuất, đảm bảo việc tiến hành tốt cho hợp đồng thu mua hàng đã ký kết. + Thiết lập mạng lưới thu mua hàng linh hoạt đồng thời bố trí các kho hàng một cách hợp lý, khoa học để đảm bảo chất lượng, số lượng cho hàng, đầu tư hơn nữa vào cơ sở vật chất cho việc thu mua, đặc biệt là các phương tiện vận chuyển, các thiết bị nhà kho, thiết bị dùng trong kiểm nghiệm hàng hóa. + Trong công tác kiểm nghiệm hàng hóa nên cử nhân viên theo sát công việc kiểm tra cùng cơ quan kiểm nghiệm hàng để đảm bảo cho việc thu mua hàng đạt kết quả tốt như hợp đồng đã ký kết. + Hoàn thiện nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản hàng xuất khẩu cũng là giải pháp thiết yếu, làm thế nào để đảm bảo sau các khâu thu mua thì hàng vẫn giữ được chất lượng và mùi vị đặc trưng của nó. Để làm được điều này thì công ty cần có đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao. * Có thể nói giải pháp để tổ chứa thu mua cà phê cho xuất khẩu là giải pháp then chốt và quan trọng nhất. Nó giúp cho công ty làm chủ được nguồn hàng, nâng cao được hiệu quả cho các khâu khác trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. - Tăng cường đầu tư khâu chế biến: Doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty XNK Intimex nói riêng đều yếu kém trong khâu chế biến hàng xuất khẩu vì công nghệ chế biến còn quá lạc hậu và thực tế sự đầu tư vào đây chưa được thỏa đáng, do đó nó làm giảm khả năng cạnh tranh của hàng xuất khẩu của công ty. Hiện nay công ty đang nỗ lực đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong quá trình chế biến nhằm mục đích giảm tổn thất, hao hụt sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Với mặt hàng cà phê thì việc chế biến cần được chú trọng hơn vì đây là mặt hàng xuất khẩu chủ lực cả công ty. Để cải tiến, nâng cao chất lượng cà phê thì trong những năm tới công ty cần đầu tư đồng bộ từ khâu trồng cho đến khâu thu hoạch, chế biến và bảo quản, đồng thời chuyển từ xuẫt khẩu cà phê thô sang xuất khẩu cà phê chế biến. Việc thu hoạch cà phê là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cà phê. Hiện nay việc thu hoạch cà phê đang được áp dụng phổ biến hiện nay là thu hoạch cà phê hạt xanh nhưng chính điề này là nguyên nhân gây nên nấm mốc, lên men vá hạt đen, bên cạnh đó việc phơi khô cà phê vẫn còn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết nên chất lượng cà phê xuất khẩu bị gảm đáng kể. Do đó để nâng cao hiệu quả trong khâu chế biến thì công ty cần phải đầu tư thêm kiến thức thu hoạch, cơ sở vật chất cho quá trình phơi và sấy khô cho các nguồn hàng. Và đặc biệt công ty phải tổ chức được một hệ thống phục vụ thu mua rộng rãi để tạo thuận lợi cho người nông dân. - Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu và bao bì cho hàng hóa Việc kiểm tra cà phê chưa được công ty quan tâm đúng mức do đó chất lượng cà phê không được đảm bảo như trong hợp đồng. Nghiẹp vụ kiểm tra chủ yếu dựa vào sản phẩm mẫu và kinh nghiệm cả người kiểm tra, dựa theo phương pháp cảm quan và so sánh mẫu hàng nên mang đậm tính chủ quan cao. Kiểm tra hàng là hoạt động phức tạp, tốn thời gian và công sức mà lại rất dễ xảy ra các sai sót. Do đó giải pháp chung để giải quyet khó khăn và tồn tại này là công ty cần phân cáp trách nhiệm cho các cán bộ để họ tiến hành cẩn thận hơn, mặt khác trong điểu khoản chất lương quy định chi tiết, thống nhất một tiêu chuẩn. Việc kiểm tra được tiến hành ở hai cấp nhưng cấp cơ sở là quan trọng vậy nên coông ty phải quan tâm để tiêu chuẩn cà phê phải thoả mãn nhu trong hợp đồng đã ký kết. Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải thì công ty phải mời đầy đủ cơ quan kiển dịch, cơ qan chứng nhận chất lượng, hải quan, đại diện bên mua… để đảm bảo tính khách quan trong nhận định hàng hoá để có thể tránh các trường hợp khiếu nại. Việc kiểm nghiệm phải được lập thành văn bản để hoàn thiện bộ chứng từ tạo thận lợi cho quá trình thanh toán. Tóm lại, để làm tốt các công tác này công ty cần có đội ngũ thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, Thường xuyên tiếp xúc với khách hàng để tìm hiểu yêu cầu của họ cũng như học tập kỹ thuật kiểm tra hàng. 1.4.Hoàn thiện công tác tổ chức thuê phương tiện vận chuyển và giao nhận hàng cho phương tiện vận chuyển Cho đến nay hình thức xuất khẩu của công ty vẫn là hình thức FOB nên trách nhiệm thuê phương tiện vận tải là của bên mua. Điều nay đồng nghĩa với việc công ty đã bỏ lỡ cơ hội một khoản lợi nhuận trong nghiệp vụ này. Trong tương lai công ty có thể ký được những hợp đồng theo điều kiện giao hàng khác và giành được quyền thuê phương tiện vận tải nên công ty cần chú ý nâng cao nghiệp vụ này. * Tổ chức vận chuyển hàng tới địa điểm giao hàng cho phương tiện vận tải: Việc đưa hàng từ kho tới địa điểm giao hàng cho phương tiện vận tải là một khâu quan trọng trong tổ chức thực hiện hợp đồng vì nó ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng nên công ty thường lựa chọn phương tiện vận chuyển có uy tín như Vietrans để giúp công ty vận chuyển hàng đến địa điểm giao hàng cho người vận tải. Công ty giao hàng theo điều kiện FOB nên ít xảy ra rủi ro nhưng trong việc giao hàng công ty cần phải chú ý đến tập kết hàng hóa sao cho đúng thời điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hoặc muộn quá. Đồng thời trong quá trình bốc dỡ xếp hàng hóa công ty phải cử người theo dõi, giám sát để giao hàng đúng số lượng tránh thừa hay thiếu. * Tổ chức thuê phương tiện vận chuyển: Các hợp đồng xuất khẩu cà phê của công ty thường là theo hình thức FOB (90%) nên công ty không có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải cũng như mua bảo hiểm cho hàng hóa. Tuy nhiên trong một số trường hợp công ty xuất theo điều kiện CIF hay CFR thì việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm là trách nhiệm của công ty nhưng do thực tế công ty hay xuất theo điều kiện FOB nên kinh nghiệm của cán bộ về vấn đề này không nhiều. Công ty thường bị động trong việc giao hàng cho phương tiện vận tải. Lợi nhuận công ty thu về từ việc xuất khẩu theo điều kiện FOB không cao nên trong tương lai công ty cần chuyển sang xuất theo điều kiện khác để được lợi nhuận cao hơn. Công ty nên đàm phán với đối tác để được giao hàng theo phương thức CIF. Nếu phải thuê tàu thì công ty phải đảm bảo tàu thuê là tàu đủ tiêu chuẩn chất lượng. Khi ký hợp đồng thuê phương tiện vận tải cần làm rõ trách nhiệm của người vận chuyển (nếu có thể thì yêu cầu hãng vận tải đặt cọc để họ có trách nhiệm hơn trong vận chuyển). Công ty xuất FOB nên không có trách nhiệm mua bảo hiểm nhưng trong một số trường hợp công ty mua bảo hiểm với điều kiện C (vì giữa bên mua và bên bán có mối liên hệ chặt chẽ, phương tiện vận tải thì đảm bảo do bên mua thuê nên rủi ro ít) và tuỳ theo quá trình vận chuyển, địa điểm giao hàng mà mua thêm bảo hiểm phụ. 1.5.Làm tốt hơn các thủ tục 1.5.1.Làm thủ tục hải quan Hiện nay thủ tục hải quan đã được đơn giản hóa đặc biệt là đối với xuất hàng nông sản. Bây giờ doanh nghiệp tự đóng gói hàng vào container và khai báo vào tờ khai hải quan sau đó nộp cho cơ quan hải quan. Doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm khi có sai sót. Công ty Intimex có kinh nghiệm kinh doanh xuất nhập khẩu lâu năm nên hàng xuất khẩu cà phê của công ty luôn được thông quan. Tuy nhiên trong khâu khai báo cán bộ của công ty cần khai báo cẩn thận tránh sai sót để không phải khai lại làm mất thời gian và chi phí. 1.5.2.Làm thủ tục thanh toán Hình thức thanh toán của công ty chủ yếu là CAD và D/P. Hai hình thức này đơn giản nhưng nhiều rủi ro. Khách hàng có thể không nhận hàng nên họ không cần chứng từ trong khi đó hàng đã chuyển đi nên công ty có thể phải chịu thiệt hại. Để giải quyết vấn đề này công ty nên thương lượng yêu cẩu họ đặt cọc 2%-5% giá trị hợp đồng. Hình thức L/C cũng gặp rủi ro là thủ tục mở L/C có nhiều tập quán ở quốc gia nhập khẩu mà công ty không thỏa mãn được và thời gian giao dịch qua nhiều công đoạn nên chi phí sử dụng vốn lớn. Giải pháp là cần kiểm tra cẩn thận sự phù hợp giữa L/C và hợp đồng, nếu thấy không phù hợp thì phải kiến nghị để giải quyết ngay. Khi phù hợp L/C và hợp đồng thì mới tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán. 1.6.Giải quyết tốt các khiếu nại Đối với mặt hàng nông sản nói chung và mặt hàng cà phê nói riêng là mặt hàng dễ hỏng do tác động của thời gian, thời tiết và môi trường nên khó có thể tránh khỏi các sai sót ảnh hưởng tới quyền lợi của hai bên. Do vậy để tránh được các vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả giải quyết khiếu nại, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của các bên thì công ty cần quan tâm. - Quy định rõ địa điểm và cơ quan xác nhận số lượng và chất lượng của hàng hóa không đạt tiêu chuẩn về chất lượng. - Phân định rõ trách nhiệm của các bên trong việc xác định hàng không đủ phẩm chất. - Điều khoản khiếu nại và giải quyết phải tuân thủ các quy định của các điều ước Quốc tế mà Việt Nam là thành viên. - Nhìn chung hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng là giải pháp hữu hiệu tốt nhất cho điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Tất cả các khâu trong tổ chức thực hiện hợp đồng đều có mối liên hệ mật thiết với nhau nên việc thực hiện tốt khâu này sẽ là tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu sau. 1.7. Một số giải pháp khác 1.7.1. Đa dạng hóa hoạt động xuất khẩu cà phê: Năm 2007 là năm đặc biệt thành công đối với ngành cà phê của nước ta với lượng cà phê xuất khẩu đạt 1.209 nghìn tấn và kim ngạch đạt 1,88 tỷ USD, tăng 23,32% về lượng và tăng 54,3% về trị giá so với cùng kỳ năm 2006 (mức kỷ lục về lượng và trị giá). Tuy nhiên, sản xuất cà phê của Việt Nam vẫn ở trong quy mô nhỏ lẻ, các doanh nghiệp chưa chú trọng đến kỹ thuật mà chỉ quan tâm tới khâu chế biến và tiêu thụ. Hiện nay, nước ta có gần 490 nghìn hécta đất trồng cà phê (trong đó Tây Nguyên chiếm tới 90% diện tích đất trồng với 439 nghìn hécta) với năng suất gần 1,7 tấn/ha, sản lượng bình quân mỗi năm gần 1 triệu tấn. Sản phẩm chủ yếu là cà phê nhân xuất khẩu, cà phê rang xay và cà phê hoà tan. Cà phê xuất khẩu chiếm tới 90% cà phê của cả nước. Với lợi thế về khí hậu, chất lượng giống và chi phí vận chuyển, song có đến 95% sản lượng cà phê là sản xuất ở quy mô nhỏ, trên 80% số nông trại có diện tích dưới 2 hécta, hộ lớn nhất cũng chỉ đạt 5 hécta và hộ thấp nhất chỉ là 2 -3 sào/hộ, đó là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến tình trang chất lượng cà phê không đồng đều khiến cho giá xuất khẩu cà phê của nước ta thấp hơn 10% so với giá các sản phẩm cùng loại trên thế giới. Để giữ vững được kim ngạch xuất khẩu cà phê thì không có biện pháp nào tốt hơn là mở rộng thị trường tiêu thụ. Để thực hiện được thì công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường ở những thị trường mới. Việc nghiên cứu là cần thiết vì nó mang lại cho công ty sự hiểu biết sâu sắc toàn diện về khách hàng, về hàng hóa, về sức cạnh tranh của thị trường để từ đó công ty có chiến lược phù hợp với khả năng thành công cao hơn. Mặc dù hiện nay bộ phận nghiên cứu thị trường của công ty hoạt động chưa hiệu quả vì còn nhiều hạn chế trong việc tiếp cận, mở rộng thị trường và nâng cao thị phần trên thị trường. Để nâng cao lợi nhuận trong hoạt động xuất khẩu cà phê thì công ty không chỉ dừng lại ở xuất khẩu cà phê hạt thô, chưa qua chế biến mà công ty cần chủ động chuyển sang chế biến cà phê để đa dạng hóa mặt hàng cà phê cho xuất khẩu. Mục tiêu của công ty trong dài hạn là chế biến các mặt hàng cà phê có chất lượng tiên tiến để tiêu thụ trong thời đại CNH-HĐH. Làm được điều này thì công ty cần đầu tư vào công đoạn chế biến, chuẩn hóa sản phẩm để tạo ra sản phẩm phù hợp cho từng đối tượng khách hàng cụ thể ở thị trường khác nhau và tạo thuận lợi cho sản phẩm của công ty tham gia vào các thị trường có yêu cầu cao về chất lượng, mẫu mã và bao bì. 1.7.2.Nâng cao trình độ đội ngũ lao động, đặc biệt là cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Nhân tố con người ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Sự nỗ lực hết mình của cán bộ công nhân viên của công ty đã mang lại cho công ty những thành công lớn trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên trong quá trình chuyển đổi hướng chiến lược đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì khó khăn công ty gặp phải là thiếu các nhân viên xuất nhập khẩu có trình độ chuyên môn cao. Để giải quyết khó khăn này thì hiện nay công ty tiếp tục tuyển dụng và bổ sung các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu trẻ có trình độ năng lực, có chính sách trọng dụng, ưu tiên đối với các cán bộ làm việc có hiệu quả. Tăng cường mở các lớp bồi dưỡng cung cấp thông tin cập nhật của các văn bản, quy định liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu cho cán bộ xuất nhập khẩu, đồng thời bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho cán bộ làm việc lâu năm để họ kịp thời thích ứng với cơ chế làm việc mới. Việc mời các chuyên gia có uy tín ở các nước như Thái Lan, Trung Quốc…về hỗ trợ kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu là thiết thực.Ngoài ra biện pháp nâng cao hiệu quả giao dịch và ký kết hợp đồng xuất khẩu, biện pháp đổi mới trang thiết bị máy móc tiên tiến phù hợp cũng đóng góp nâng cao hơn nữa hiệu quả của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và hợp đồng xuất khẩu cà phê nói riêng. 2. Một số kiến nghị đối với Nhà nước Nỗ lực của một mình các doanh nghiệp cũng không thể làm nên thành công do đó sự đóng góp của Nhà nước là điều tất yếu. Các doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của Nhà nước. 2.1.Hỗ trợ cho các công ty xuất khẩu Công ty Intimex nói chung và các công ty xuất khẩu khác nói riêng đều cần hỗ trợ của Nhà nước. Vì ngành sản xuất hàng nông sản phù thuộc rất nhiều vào thời tiết và mang tính thời vụ đậm nét với chu kỳ sản xuất tương đối dài trong khi đó hoạt động xuất khẩu mặt hàng này thì lại diễn ra suốt năm và thường đánh giá cao vào các kỳ giáp vụ do đó để đảm bảo cho việc xuất khẩu liên tục thì công ty phải có lượng vốn lớn để mua hàng và dự trữ hàng xuất khẩu cho cả năm. Nhu cầu vốn của công ty là rất nhiều nên công ty vẫn phải vay từ các ngân hàng tuy nhiên khi vay thì công ty gặp khó khăn trong vấn đề tài sản thế chấp, thủ tục vay…Vậy nên Nhà nước cần phải đưa ra một số biện pháp để khuyến khích ngân hàng cho các công ty vay vốn thu mua hàng để từ đó có thể chủ động hơn trong khâu chuẩn bị hàng cho xuất khẩu. * Việc quan trọng hiện nay, Nhà nước cần đẩy mạnh tuyên truyền đến người nông dân trồng cà phê thay đổi cách thức thu hái, chế biến cà phê Việt Nam, không được hái cà phê xanh, cà phê non, tổ chức hái thành 2-3 lần. Hiện cà phê Việt Nam chỉ tuốt 1 lần, mà tỷ lệ này chiếm tới 88%. Nếu thay đổi thói quen đó, ông Tự cho rằng, mỗi năm chúng ta có thể thu thêm 100 triệu USD. Bên cạnh đó, để tạo điều kiện cải thiện chất lượng, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của cà phê Việt Nam trên thi trường thế giới, các doanh nghiệp cần áp dụng tiêu chuẩn TCVN 4193:2005. Đây là hệ thống tiêu chuẩn mới, trong đó áp dụng cách tính lỗi khuyết tật để đánh giá chất lượng, phù hợp với cách đánh giá chất lượng chung của Hội đồng cà phê thế giới (ICO).  Việc áp dụng tiêu chuẩn mới còn được xem là bước đột phá để hướng dẫn nông dân thay đổi tạp quán tư duy sản xuất và nâng cao chất lượng cà phê cũng là xu hướng tất yếu trong quá trình hội nhập. Trên thực tế, TCVN 4193:2005 đã ban hành từ năm 2006 nhưng đến nay mới có khoảng 10% số doanh nghiệp xuất khẩu cà phê trong nước áp dụng và chỉ chiếm 1-2% sản lượng cà phê xuất khẩu. Mặt khác, phần lớn các hợp đồng xuất khẩu cà phê của Việt Nam hiện nay vẫn theo hình thức thoả thuận về chất lượng dựa theo cách phân loại cũ, chủ yếu dựa trên 3 tiêu chí: độ ẩm, tỷ lệ hạt đen, hạt vỡ, chưa theo tiêu chuẩn mới. Bộ tiêu chuẩn này rất phù hợp với ISO của thế giới nhưng cái khó của Việt Nam là phải chọn giải pháp nào để thay đổi cách canh tác của nông dân đồng thời Nhà nước cần tạo điều kiện về sân bãi, thiết bị phục vụ cho việc bảo quản và sơ chế. Mặt khác, Nhà nước cũng cần có chính sách hỗ trợ về tài chính đề phòng lúc thời tiết xấu, ảnh hưởng đến chất lượng cà phê Việt Nam. * Nhà nước cần lập quỹ bình ổn giá cả để trợ giúp cho công ty Giá cả hàng nông sản biến động liên tục, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay tỷ lệ lạm phát rất cao, sự sụt giá làm cho các công ty và cả các cơ sở chế biến bị thua lỗ nên Nhà nước cần có một quỹ bình ổn giá để giảm đi một phần khó khăn cho các doanh nghiệp nói chung và công ty Intimex nói riêng. Đối với hệ thống ngân hàng thì nhà nước cần xem xét lại các quỹ về tài sản thế chấp để giữ đúng vai trò là điều kiện đảm bảo an toàn vốn vay chứ không phải là căn cứ giữa ngân hàng và công ty. * Lập quỹ bảo hiểm cho hoạt động xuất khẩu các mặt hàng cà phê Để chiếm lĩnh thị trường nhiều công ty đã thực hiện hình thức bán chịu cho khách hàng hoặc là thanh toán chậm. Việc mua bán theo hình thức này giúp cho các công ty tiêu thụ hàng hóa và giữ chân được khách hàng nhưng công ty thường gặp rủi ro vì không có vốn. Bên cạnh đó thị trường cà phê thì luôn biến động, giá cả lên xuống thất thường cộng thêm mặt hàng cà phê dễ bị hao hụt và hư hỏng do đó Nhà nước nên lập quỹ bảo hiểm xuất khẩu để khuyến khích các công ty yên tâm xuất khẩu và giúp bảo toàn vốn khi gặp rủi ro. * Nhà nước cần trợ giúp công ty trong việc thu mua sản phẩm vì tình hình hiện nay việc thu mua cà phê rất phức tạp, việc phân định chất lường cà phê cần theo một hệ thống tiêu chuẩn thống nhất. Do vậy cần có một hệ thống thu mua đúng thời vụ, giá cả, quản lý chặt chẽ sản phẩm và nâng cao chất lượng cà phê. Tránh hiện tượng tranh mua, tranh bán và hiện tượng độc quyền, ép giá trong việc thu mua nguyên liệu của người sản xuất. * Nhà nước cần có giải pháp hữu hiệu để giữ diện tích cà phê ở Việt Nam ở mức phù hợp, theo hướng giảm diện tích cà phê vôi có hiệu quả kinh tế thấp và tăng diện tích trồng cà phê chè ở những nơi có điều kiện sinh thái phù hợp. Biện pháp này nhằm mục đích duy trì sản lượng cà phê trong nước ổn định ở mức thu hoạch khoảng 750.000 tấn/năm. Thông qua sản xuất thì hàng hóa được tạo ra để phục vụ cho tiêu dùng. Việc sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô cơ cấu, chất lượng của hàng hóa. Đối với ngành sản xuất cà phê nói riêng thì việc sản xuất chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Do đó Nhà nước cần phải đầu tư mạnh cho phát triển sản xuất theo chiều sâu để từng bước nâng cao chất lượng hàng. * Tạo nguồn vốn ban đầu cho sản xuất Vốn là yếu tố cơ bản cho việc đầu tư sản xuất và đối với người nông dân thì nguồn vốn rất hạn chế do đó để phát triển họ cần được hỗ trợ nguồn vốn ban đầu. Hỗ trợ cho người nông dân cũng góp phần giúp công ty chuẩn bị tốt trong khâu chuẩn bị hàng cho xuất khẩu. Hiện nay chính sách nhà nước cho người dân vay vốn được áp dụng phổ biến nhằm hỗ trợ cho việc mở rộng diện tích gieo trồng, thay đổi cơ cấu giống cây trồng, đầu tư khoa học hiện đại…Chính sách vay vốn với lãi suất ưu đãi được đưa ra để nông dân có điều kiện đầu tư cho sản xuất nhưng hiện nay chính sách này diễn ra còn dàn trải chưa thực sự tập trung nên hiệu quả của nó mang lại chưa thực sự thiết thực cho người dân. Vì vậy Nhà nước nên cải cách cơ chế cho vay vốn theo hướng đơn giản hơn nữa đối với các thủ tục cho vay, thực hiện đưa vốn cho vay trực tiếp đến từng cơ sở, từng hộ nông dân bên cạnh đó là đưa cán bộ kỹ thuật về các địa phương để hướng dẫn caho người dân cách thức sử dụng vốn một cách có hiệu quả. * Đầu tư chi phí cho nghiên cứu cải tạo giống cây trồng nhằm nâng cao năng suất chất lượng của sản phẩm. Sự hiểu biết của người dân đối với nông nghiệp, thị trường trong và ngoài nước chưa đầy đủ nên nảy sinh một vài hiện tượng như: người dân chạy theo những giống cây trồng có năng suất cao mà không chú ý đến chất lượng của nó (ví dụ như cà phê chủ yếu là loại Rubuta). Việc này làm ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu, làm cho giá cả luôn ở mức thấp hơn so với giá trung bình của thế giới. Mặt khác xu thế hiện nay đối với ngành nông sản là chuyển từ cạnh tranh giá cả sang cạnh tranh bằng chất lượng của hàng hóa nên đây sẽ là một khó khăn cho ngành nông sản nói chung và ngành sản xuất mặt hàng cà phê nói riêng. Để hạn chế bớt sự bất lợi này thì cần sự hỗ trợ của Nhà nước đó là Nhà nước nên đầu tư một nguồn vốn cho việc nghiên cứu tạo ra giống cây trồng mới để vừa đảm bảo năng suất cao đồng thời đảm bảo chất lượng tốt, ngoài ra là các chương trình phổ biến kiến thức về cây trồng cho người nông dân, về cách diệt trừ sâu bệnh, về việc sử dụng thuốc trừ sâu, về phân bón…nhằm bổ sung kiến thức cho người dân. * Tạo vùng nguyên liệu tập trung Nhà nước phải có chính sách cụ thể để tạo ra các vùng nguyên liệu tập trung có quy mô lớn, có cơ sở hạ tầng đầy đủ phục vụ cho việc sản xuất ra các sản phẩm cà phê có chất lượng cao. * Khuyến khích nước ngoài đầu tư kinh doanh vào lĩnh vực sản xuất chế biến nông sản nói chung và mặt hàng cà phê nói riêng. Mặt hàng cà phê xuất khẩu hiện nay là cà phê thô nên dù kim ngạch xuất khẩu có tăng nhưng giá trị thu về lại không cao. Do đó yêu cầu đặt ra là phải tăng hàm lượng tinh của mặt hàng này hơn nữa bằng cách thu hút đầu tư nước ngoài vào ngành chế biến vì đầu tư nước ngoài thường có vốn để áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến từ đó nâng cao giá trị sản phẩm, tạo ra sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao và mẫu mã đẹp hơn. Trong những năm tới đẩy mạnh phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngành cà phê nên phải xây dựng thêm nhiều cụm chế biến công nghiệp bao gồm công nghệ chế biến ướt và khô, hệ thống xay xát, đánh bóng, sân phơi nhà kho…Nhu cầu trang bị đồng bộ rất lớn song không thể chế tạo hoặc mua sắm chắp vá như hiện nay mà cần phải cân nhắc kỹ khi nhập thiết bị để đảm bảo chất lượng và giá cả. 2.2.Hoàn thiện chính sách và cơ chế quản lý xuất nhập khẩu theo hướng đơn giản, thông thoáng hơn, phù hợp với cơ chế thị trường và xu thế nền kinh tế thế giới Những quy định và các hàng rào thương mại là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động xuất khẩu, đặc biệt là mặt hàng nông sản. Hiện nay các chính sách và quy định xuất nhập khẩu được đổi mới và hoàn thiện dần. Đặc biệt khi Việt Nam đã là thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới WTO thì các hàng rào thương mại đang được dần gỡ bỏ. - Hệ thống các văn bản pháp lý, quy định phải đảm bảo được tính đồng bộ nhất quán trong việc khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia sản xuất hàng xuất khẩu để tạo nguồn hàng ổn định lâu dài hơn. Thực trạng hiện nay việc khuyến khích xuất khẩu trực tiếp và khuyến khích đầu tư sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta mới chỉ tập trung ở các công ty sản xuất trực tiếp hàng xuất khẩu và kinh doanh xuất nhập khẩu. Do đó Nhà nước cần điều chỉnh sao cho nó đồng bộ để khuyến khích tất cả doanh nghiệp tham gia nhiệt tình, tạo ở họ sự tin tưởng hơn nữa. - Hoàn thiện cơ chế quản lý xuất khẩu Công tác quản lý xuất khẩu của Nhà nước còn nhiều bất cập, nhiều khi còn không ít các thiếu sót và nhược điểm cần khắc phục và giải quyết. Nhà nước cần sửa đổi bổ sung tạo điều kiện cho hoạt động xuất khẩu phát triển hơn nữa. Hiện nay các thủ tục xuất khẩu đã được đơn giản nhưng vẫn còn gây khó khăn cho các công ty xuất khẩu nên gây lãng phí thời gian, công sức của doanh nghiệp. Các cơ quan quản lý hoạt động xuất nhập khẩu nhiều khi còn tỏ ra quan liêu cửa quyền gây khó dễ cho các doanh nghiệp khi hoàn thành các thủ tục. Nhà nước cần áp dụng các biện pháp để tránh hiện tượng tiêu cực, đem lại niềm tin cho các doanh nghiệp. Trước mắt Nhà nước nên giao hạn ngạch cho các công ty đáng tin cậy đủ điều kiện về vốn, mạng lưới thu mua và khả năng dữ trữ lớn. Mặt khác Bộ thương mại cũng cần phải giám sát chặt chẽ phối hợp hoạt động giữa các doanh nghiệp nhằm tránh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp bằng cách hạ giá một cách bất hợp lý, gây thiệt hại cho cả doanh nghiệp và Nhà nước. 2.3.Phát huy vai trò của các ngành liên quan cùng với việc nâng cấp và phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng. Để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động xuất khẩu trong thời gian tới, việc phát huy vai trò các ngành có liên quan như Bảo hiểm-Ngân hàng-Hải quan-Vận tải cùng với việc phát triển cơ sở hạ tầng thực sự cần thiết và quan trọng. Mở rộng và phát triển các dịch vụ nghiên cứu-triển khai cùng với công tác giáo dục và đầu tư cơ sỏ hạ tầng nông thôn. Hoàn thiện hệ thống kho bãi và dịch vụ giao nhận, quy hoạch và phát triển cơ sở hạ tầng hỗ trợ cho xuất khẩu như hệ thống giao thông, các bến cảng, kho hàng… PHẦN III. KẾT LUẬN Trong vài năm gần đây việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê nói riêng và nông sản nói chung của Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã có xu hướng tăng lên. Điều đó được chứng minh qua sự gia tăng của kim ngạch xuất khẩu cà phê qua mấy năm gần đây. Sụ gia tăng này là do số lượng và chất lượng hàng xuất khẩu đã được công ty chú trọng. Tuy vẫn còn một số mặt hạn chế nhất định về chất lượng. Mặt hàng cà phê vốn là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty nói riêng và nước ta nói chung nên việc đẩy mạnh sản xuất cà phê trong nhiều năm tới đang được khuyến khích đầu tư. Công ty xuất nhập khẩu Intimex là doanh nghiệp trực thuộc Bộ thương mại nên việc tìm ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng thực sự rất có ý nghĩa quan trọng nhằm phát huy vai trò quan trọng của Công ty ở thị trường trong nước và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường quốc tế. Xu hướng hợp tác trong khu vực và trên toàn cầu đang diễn ra mạnh mẽ, tạo ra những cơ hội cũng như những thách thức đối với toàn thể các doanh nghiệp. Công ty là một trong những đơn vị đứng đầu về xuất khẩu nông sản, hoàn thành chỉ tiêu đề ra của Bộ. Từ kết quả đạt được và những tổn tại mà công ty đang gặp phải nói chung và trong xuất khẩu trong những năm qua nên em xin đưa ra một số biện pháp như trên. Đề tài tập trung nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trên cơ sở thực tế của Công ty XNK Intimex và có xu hướng phát triển kinh tế của Việt Nam và thế giới hiện nay, do đó cần có những nghiên cứu mới theo diễn biến mới. Với hiểu biết còn hạn chế và thời gian nghiên cứu cũng như các điều kiện khách quan không cho phép nên mức độ giải quyết vấn đề trong đề tài chưa thể đạt đến mức hoàn thiện và còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy cô và các bạn quan tâm đến đề tài để chuyên đề của em được hoàn thiện và có ý nghĩa thực tiễn hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Văn Tuấn và các cô chú, cùng các anh chị đang công tác tại phòng XNK số 6 đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Quản trị kinh doanh thương mại quốc tế - Trường Đại học Kinh tế quốc dân. 2. Luật Thương mại – Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 3. Luật hải quan – Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 4. Báo cáo tổng kết kinh doanh các năm 2005 – 2007 của Công ty XNK Intimex. 5. Một số trang web: http:// www.intimexco.com MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................................108 ._.