Nâng cao hiệu quả sử dụng tại sản lưu động tại Xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc

Phương pháp đánh giá 11 2.2.1. Phương pháp so sánh 11 2.2.2. Phương pháp tỷ số 13 2.3. Nội dung quản lý TSLĐ 17 2.3.1. Quản lý dự trữ tồn kho 17 2.3.2. Quản lý ngân quỹ và các chứng khoán thanh khoản cao 20 2.3.3. Quản lý các khoản phải thu 25 Các nhân tố ảnh hưởng và những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ 29 3.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng TSLĐ 29 3.2. Các biện pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ 32 Chương 2: Thực trạng sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc 33 Giới thiệu chung về xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc 33 1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của xí nghiệp 33 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của xí nghiệp 37 1.3. Bộ máy tổ chức của xí nghiệp 38 2. Thực trạng về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 40 2.1. Tình hình kinh tế xã hội Việt Nam và môi trường kinh doanh của xí nghiệp trong những năm qua 40 2.2. Hoạt động quản lý tài chính của xí nghiệp 42 2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh ở xí nghiệp 44 3. Thực trạng về sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp II 50 3.1. Tình hình nguồn tài trợ cho TSLĐ 50 3.2. Thực trạng tình hình sử dụng hàng dự trữ, tồn kho 53 3.3. Thực trạng tình hình sử dụng ngân quỹ 57 3.4. Thực trạng tình hình quản lý khoản phải thu 61 3.5. Đánh giá hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp 64 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc 68 1. Phương hướng hoạt động của xí nghiệp trong năm 2003 68 2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ 70 2.1. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng hàng dự trữ, tồn kho 72 2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ 73 2.3. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu 76 Một số kiến nghị với công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí 79 Kết luận 81 Nhận xét của đơn vị thực tập 82 Tài liệu tham khảo 83 Lời nói đầu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước trong những năm gần đây, các doanh nghiệp ở Việt Nam cũng đang có những bước phát triển mới và đóng góp phần nào trong sự phát triển chung của đất nước. Riêng đối với doanh nghiệp nhà nước, quá trình quản lý doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi kể từ khi chuyển đổi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Trong thời kỳ bao cấp, các doanh nghiệp nhà nước hoàn toàn sản xuất theo kế hoạch mà nhà nước giao cho nên hoạt động của nó rất trì trệ và mang tính thụ động. Song kể từ khi chuyển sang cơ chế thị trường, các doanh nghiệp nhà nước phải tự định hướng cho hoạt động của mình, chủ động trong các kế hoạch sản xuất. Với môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh và có nhiều biến động, các doanh nghiệp luôn phải có những chính sách quản lý phù hợp để đạt được mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu. Trình độ quản lý là một trong những yếu tố quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng nguồn vốn cũng như tài sản của doanh nghiệp mình một cách có hiệu quả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà trong thời gian thực tập tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc, em đã đi sâu vào nghiên cứu hiệu quả sử dụng tài sản lưu động và lựa chọn đề tài : “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc” với mong muốn đưa ra được những biện pháp để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp. Trong luận văn này em đã tiếp cận vấn đề từ việc đưa ra những lý luận về phương pháp đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản lưu động, rồi tìm hiểu thực trạng và đánh giá thực trạng sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp, trong đó sử dụng hai phương pháp đánh giá là phương pháp tỷ số và phương pháp so sánh. Từ đó tìm ra những điểm mạnh và những mặt còn hạn chế và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc. Luận văn này bao gồm 3 chương: Chương 1: Phương pháp đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc. Phần này là những lý luận chung về doanh nghiệp, về tầm quan trọng của việc nghiên cứu hiệu quả sử dụng tài sản lưu động cũng như nội dung và phương pháp để nghiên cứu đánh giá. Chương 2: Thực trạng sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc. Đây là phần thực tiễn hoạt động của xí nghiệp. Trong chương này bên cạnh việc giới thiệu về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của xí nghiệp là việc đi sâu vào tìm hiểu tình hình sử dụng tài sản lưu động của xí nghiệp trong ba năm 2000, 2001, 2002; phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của xí nghiệp trong ba năm này. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc. Chương này bao gồm phương hướng hoạt động của xí nghiệp trong thời gian tới và những giải pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của xí nghiệp trên cơ sở lý luận và phân tích thực tiễn của hai chương trên. Do trình độ lý luận và nhận thức còn hạn chế nên luận văn này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để đề tài thêm hoàn thiện. Chương 1 Phương pháp đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản lưu động trong các doanh nghiệp ********* Khái niệm và kết cấu tài sản lưu động của doanh nghiệp: Tổng quan về doanh nghiệp: Doanh nghiệp là chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh trên thị trường nhằm làm tăng giá trị của chủ sở hữu. Theo Luật doanh nghiệp của Việt Nam thì doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh, tức là thực hiện một, một số hay tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp bao gồm các chủ thể kinh doanh sau: kinh doanh cá thể, kinh doanh góp vốn, công ty. Các doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm: Doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty liên doanh, doanh nghiệp tư nhân. Các doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục tiêu là tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu. Tuy nhiên để đạt được mục đích này thì không phải là dễ, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Mỗi doanh nghiệp đều phải chịu sự tác động của hàng loạt các yếu tố như: sự phát triển của công nghệ tạo ra các phương thức sản xuất, phương thức quản lý mới; chịu sự ràng buộc của hệ thống pháp luật bao gồm luật, các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế quản lý tài chính để đảm bảo sự quản lý của Nhà nước đối với các doanh nghiệp; chịu sức ép của thị trường cạnh tranh. Quá trình hoạt động cũng như phương thức quản lý của mỗi doanh nghiệp khác nhau là khác nhau. Vì vậy mỗi doanh nghiệp phải tự điều chỉnh hướng đi của riêng mình, đặc biệt muốn phát triển bền vững, các doanh nghiệp phải làm chủ và dự đoán trước được sự thay đổi của môi trường để sẵn sàng thích nghi với nó. Có như vậy thì mới có thể ra được những quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp mình. Điều quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là hoạt động quản lý tài chính. Tài chính doanh nghiệp được hiểu là những quan hệ giá trị giữa doanh nghiệp với các chủ thể trong nền kinh tế bao gồm quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước, với thị trường tài chính và các thị trường khác, quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp. Một trong những nội dung quan trọng của quản lý tài chính là các doanh nghiệp phải biết xác định một cơ cấu vốn và tài sản một cách phù hợp, từ đó có thể tiếp tục hoạt động để sử dụng tài sản của mình nhằm bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất trên cơ sở phân tích về doanh thu và chi phí. Quản lý tài chính tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường và đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và lợi ích cho toàn bộ nền kinh tế. Khái niệm TSLĐ và sự cần thiết phải quản lý TSLĐ: Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều cần phải trả lời ba câu hỏi: sản xuất cái gì, sản xuất cho ai và sản xuất như thế nào. Trong nền kinh tế thị trường, dưới áp lực của sự cạnh tranh gay gắt, cùng với sự tham gia của nhiều loại hình doanh nghiệp, nhiều thành phần kinh tế, các doanh nghiệp đều nhằm tìm ra lời giải đáp trên với mục đích thu được lợi ích tối đa. Để làm được điều này trước hết doanh nghiệp phải có vốn. Nó là yếu tố không thể thiếu được của mọi quá trình sản xuất kinh doanh. Vốn là biểu hiện bằng tiền, là giá trị của tài sản mà doanh nghiệp đang nắm giữ. Tài sản và vốn là hai mặt hiện vật và giá trị của một bộ phận nguồn lực sản xuất mà doanh nghiệp huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy quản lý vốn và tài sản trở thành một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính. Mục tiêu quan trọng nhất của quản lý vốn và tài sản là đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường với hiệu quả kinh tế cao nhất. Tài sản trong doanh nghiệp bao gồm tài sản cố định và tài sản lưu động, trong đó giá trị các tài sản lưu động của các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của chúng. Đối với tài sản lưu động chúng ta có thể hiểu đó là những tài sản sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh. Tài sản lưu động liên tục vận động, chu chuyển trong chu kỳ kinh doanh nên nó tồn tại ở tất cả các khâu, các lĩnh vực trong quá trình tái sản xuất của một doanh nghiệp. Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động (TSLĐ) có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp đó. Các doanh nghiệp cần phải quản lý tốt và có hiệu quả TSLĐ vì: TSLĐ có thời gian luân chuyển ngắn, thường xuyên biến đổi, nhạy cảm với những biến đổi của thị trường, của doanh nghiệp. Hiệu quả sử dụng TSLĐ có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý tốt TSLĐ sẽ góp phần giảm chi phí giá thành sản phẩm và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Xác định nhu cầu tài sản lưu động hợp lý trong mối tương quan với nhu cầu tài sản cố định, từ đó tránh được tình trạng dư thừa hay thiếu hụt TSLĐ; sử dụng TSLĐ một cách hợp lý, tiết kiệm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được bình thường và liên tục. Việc quản lý TSLĐ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình về việc sử dụng TSLĐ tại doanh nghiệp, từ đó dự báo và đề ra các kế hoạch về TSLĐ cũng như việc xác định nguồn tài trợ hợp lý cho TSLĐ của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Kết cấu tài sản lưu động: Theo lĩnh vực tham gia luân chuyển: TSLĐ sản xuất: gồm tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất (nguyên, nhiên vật liệu, công cụ, dụng cụ,…đang dự trữ trong kho) và tài sản trong sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang). TSLĐ lưu thông: gồm tài sản dự trữ cho quá trình lưu thông (thành phẩm, hàng hóa dự trữ trong kho hay đang gửi bán) và tài sản trong quá trình lưu thông (tiền, các khoản phải thu). TSLĐ tài chính: là các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn với các mục đích kiếm lời (đầu tư liên doanh, đầu tư chứng khoán,…). Theo các khoản mục trên bảng cân đối kế toán: Ngân quỹ: bao gồm tiền mặt tại két, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Đầu tư ngắn hạn: đầu tư chứng khoán ngắn hạn và đầu tư ngắn hạn khác. Các khoản phải thu: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, tạm ứng, chi phí trả trước. Dự trữ, tồn kho: gồm nguyên, nhiên vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh; sản phẩm dở dang và thành phẩm. TSLĐ khác: bao gồm các khoản tạm ứng chưa thanh toán, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển, tài sản thiếu chờ xử lý và các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. Trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề này tập trung vào ngân quỹ, các khoản phải thu và hàng tồn kho, dự trữ. Vai trò của TSLĐ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh: TSLĐ là điều kiện vật chất không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Trong cùng một lúc, TSLĐ của doanh nghiệp được phân bổ trên khắp các giai đoạn luân chuyển. Muốn cho quá trình tái sản xuất được liên tục doanh nghiệp cần phải đảm bảo đủ về nhu cầu TSLĐ. Nếu không quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn, gặp nhiều trở ngại, tăng chi phí hoạt động và dẫn tới kết quả kinh doanh không tối ưu. Trong quá trình theo dõi sự vận động của TSLĐ, doanh nghiệp quản lý gần như được toàn bộ các hoạt động diễn ra trong chu kỳ sản xuất kinh doanh. Vì vậy mà TSLĐ có ảnh hưởng lớn đến việc thiết lập chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quy mô TSLĐ có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất. Với một quy mô TSLĐ hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí, tăng hiệu quả hoạt động, từ đó tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Ngoài ra cơ cấu TSLĐ còn thể hiện phần nào tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Cụ thể: khả năng sinh lời của các khoản đầu tư ngắn hạn, tính an toàn cao hay thấp của các khoản phải thu, mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với sự biến động của thị trường (nguyên, nhiên vật liệu, hàng hoá,…). Nguồn tài trợ TSLĐ của doanh nghiệp: Để tài trợ cho TSLĐ người ta có thể sử dụng nhiều nguồn khác nhau. Điều quan trọng là xác định hợp lý từng nguồn để có thể kiểm soát và sử dụng một cách có hiệu quả. Sự hiệu quả được thể hiện ở việc giảm chi phí tài trợ, tạo sự phù hợp giữa chu kỳ của TSLĐ và kỳ hạn nguồn tài trợ. Có hai nguồn tài trợ chính cho TSLĐ của một doanh nghiệp là: Nguồn tài trợ ngắn hạn: bao gồm vay ngắn hạn ngân hàng, tạo vốn bằng cách bán nợ, chiết khấu thương phiếu và các khoản vốn chiếm dụng của các đối tượng khác như các khoản thuế phải nộp nhưng chưa nộp, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên nhưng chưa đến hạn trả, các khoản đặt cọc của khách hàng, mua chịu hàng hoá. Nguồn tài trợ dài hạn: bao gồm nguồn vốn chủ sở hữu (vốn góp ban đầu, vốn huy động thêm bằng cách phát hành thêm cổ phiếu, lợi nhuận giữ lại) và vay dài hạn. Mỗi nguồn tài trợ trên đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Nếu sử dụng toàn bộ là nguồn tài trợ dài hạn thì doanh nghiệp sẽ ít phải chịu rủi ro về khả năng thanh toán, không phải chịu rủi ro về lãi suất huy động. Tuy nhiên huy động nguồn tài trợ dài hạn doanh nghiệp phải chịu phí tổn cao vì chi phí huy động của nguồn dài hạn thường cao hơn nguồn ngắn hạn và có thể dẫn tới hiện tượng lãng phí vốn khi chưa tài trợ cho nhu cầu TSLĐ mới. Ngược lại nếu sử dụng nguồn ngắn hạn để tài trợ cho TSLĐ thì chi phí huy động thấp hơn và tránh được những lãng phí khi không có nhu cầu mới. Nhưng sử dụng nguồn này doanh nghiệp lại phải đối mặt với những rủi ro về thanh khoản, rủi ro biến động lãi suất. Do vậy các doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp cả hai nguồn trên để tài trợ cho nhu cầu TSLĐ. Tuy nhiên cũng cần thấy rằng thông thường các doanh nghiệp không chọn duy nhất một mô hình nào mà tuỳ từng thời kỳ doanh nghiệp sẽ có sự lựa chọn phù hợp. 2. Phương pháp đánh giá và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSLĐ: 2.1. Hiệu quả sử dụng TSLĐ: Hiệu quả sử dụng TSLĐ là một phạm trù kinh tế phản ánh tình hình sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp để đạt được hiệu quả cao nhất trong kinh doanh với tổng chi phí thấp nhất. Hiệu quả TSLĐ được biểu hiện tập trung ở các mặt sau: Khả năng sử dụng tiết kiệm, hợp lý TSLĐ của doanh nghiệp càng cao và càng tăng so với mức sử dụng chung của ngành và so với kỳ trước đó. Việc sử dụng tiết kiệm TSLĐ chỉ là một chỉ tiêu cần được xem xét khi tính hiệu quả sử dụng TSLĐ. Bởi nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí, không phải tài trợ thêm cho TSLĐ khi mở rộng quy mô, từ đó tăng lợi nhuận và đáp ứng đầy đủ, thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. Tốc độ luân chuyển cao của TSLĐ trong quá trình sản xuất. Đây cũng là biểu hiện của hiệu quả sử dụng TSLĐ vì khi TSLĐ có tốc độ luân chuyển cao thì khả năng thu hồi vốn cao và nhanh, tiếp tục tái đầu tư cho kỳ sản xuất tiếp theo, chớp được cơ hội kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh. Mặt biểu hiện nữa là khả năng sinh lời và khả năng sản xuất của TSLĐ phải cao, không ngừng tăng so với ngành và giữa các thời kỳ. Điều này có nghĩa là một đồng giá trị TSLĐ phải đem lại một khoản doanh thu cao (thể hiện khả năng sản xuất) và một khoản lợi nhuận cao (thể hiện khả năng sinh lời). Ngoài ra hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp còn là việc doanh nghiệp có một kết cấu tài sản hợp lý cùng với một kết cấu tối ưu của TSLĐ. . Phương pháp đánh giá: Phương pháp so sánh: Ngoài việc quan sát, thu thập, thống kê số liệu, tài liệu liên quan thì để phân tích và đánh giá được hiệu quả sử dụng TSLĐ có nhiều phương pháp trong đó có thể sử dụng hai phương pháp là phương pháp so sánh và phương pháp tỷ số. Phương pháp so sánh là phương pháp được sử dụng phổ biến trong phân tích hoạt động kinh doanh. Khi sử dụng phương pháp này thì chúng ta phải lựa chọn tiêu chuẩn để so sánh. Tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu của một kỳ được lựa chọn làm căn cứ để so sánh, được gọi là gốc so sánh. Tuỳ theo mục đích của nghiên cứu mà lựa chọn gốc so sánh thích hợp. Các gốc so sánh có thể là: Tài liệu của năm trước (kỳ trước) nhằm đánh giá xu hướng phát triển của các chỉ tiêu. Các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự toán, định mức) nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự toán, định mức. Các chỉ tiêu trung bình ngành, khu vực kinh doanh, nhu cầu đơn đặt hàng,…nhằm khẳng định vị trí của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu,… Các chỉ tiêu của kỳ được so sánh với kỳ gốc lựa chọn được gọi là chỉ tiêu kỳ thực hiện và là kết quả mà doanh nghiệp đã đạt được. Để phép so sánh có ý nghĩa thì điều kiện tiên quyết là các chỉ tiêu được sử dụng phải đồng nhất. Trong thực tế thường điều kiện có thể so sánh được giữa các chỉ tiêu kinh tế cần được quan tâm cả về mặt thời gian và không gian. Về mặt thời gian thì các chỉ tiêu được tính trong cùng một khoảng thời gian hạch toán phải thống nhất trên ba mặt: phải cùng phản ánh nội dung kinh tế, phải cùng một phương pháp tính toán và phải cùng một đơn vị đo lường. Về mặt không gian thì các chỉ tiêu cần phải được quy đổi về cùng quy mô và điều kiện kinh doanh tương tự nhau. Thông thường, người ta sử dụng các kỹ thuật so sánh sau: So sánh bằng số tuyệt đối: là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện khối lượng quy mô của các hiện tượng kinh tế. So sánh bằng số tuyệt đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, mức phổ biến của các hiện tượng kinh tế. So sánh bằng số bình quân: số bình quân là dạng đặc biệt của số tuyệt đối, biểu hiện của tính chất đặc trưng chung về mặt số lượng, nhằm phản ánh đặc điểm chung của một đơn vị, một bộ phận hay một tổng thể chung có cùng một tính chất. Tuỳ theo mục đích và yêu cầu của phân tích, tính chất và nội dung của các chỉ tiêu kinh tế mà người ta sử dụng kỹ thuật so sánh thích hợp. Quá trình phân tích theo kỹ thuật của phương pháp so sánh có thể thực hiện theo ba hình thức: So sánh theo chiều dọc: là quá trình so sánh nhằm xác định tỷ lệ quan hệ tương quan giữa các giữa các chỉ tiêu từng kỳ của các báo cáo kế toán tài chính, nó còn được gọi là phân tích theo chiều dọc. So sánh theo chiều ngang: là quá trình so sánh nhằm xác định các tỷ lệ và chiều hướng biến động giữa các kỳ trên báo cáo kế toán tài chính. So sánh xác định xu hướng và tính liên hệ của các chỉ tiêu: các chỉ tiêu riêng biệt hay các chỉ tiêu tổng cộng trên báo cáo được xem xét trong mối quan hệ với các chỉ tiêu phản ánh quy mô chung và chúng có thể được xem xét nhiều kỳ để cho ta thấy rõ hơn xu hướng phát triển của các hiện tượng nghiên cứu. Các hình thức sử dụng kỹ thuật so sánh trên thường được phân tích trong các báo cáo kế toán tài chính, nhất là bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và bảng lưu chuyển tiền tệ là các báo cáo tài chính định kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Trong chuyên đề này, việc sử dụng phương pháp so sánh để nghiên cứu được áp dụng cả sử dụng cả so sánh bằng số tuyệt đối, tương đối với số liệu được thu thập trong ba năm 2000, 2001, 2002; hình thức so sánh là so sánh theo chiều ngang, so sánh kết quả năm sau so với năm trước để thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như xu hướng phát triển của nó và so sánh theo chiều dọc để thấy được tỷ trọng, kết cấu của các thành phần trong TSLĐ. Phương pháp tỷ số: Phương pháp tỷ số là phương pháp trong đó các tỷ số được sử dụng để phân tích. Đó là các tỷ số đơn được thiết lập bởi chỉ tiêu này so với chỉ tiêu khác. Đây là phương pháp có tính hiện thực cao với các điều kiện áp dụng ngày càng được bổ sung và hoàn thiện do nguồn thông tin kế toán - tài chính được cải tiến và được cung cấp đầy đủ hơn làm cơ sở để hình thành những tỷ lệ tham chiếu tin cậy cho việc đánh giá một tỷ số của một doanh nghiệp hay một nhóm doanh nghiệp; việc áp dụng công nghệ tin học ngày càng rộng rãi với nhiều chức năng và công dụng mới cho phép tích luỹ dữ liệu và thúc đẩy nhanh quá trình tính toán hàng loạt các tỷ số; đồng thời phương pháp này giúp nhà phân tích khai thác có hiệu quả những số liệu và phân tích một cách hệ thống hàng loạt tỷ số theo chuỗi thời gian liên tục theo từng giai đoạn. Để đánh giá hiệu quả sử dụng TSLĐ, người ta sử dụng các tỷ số sau: Vòng quay TSLĐ: Vòng quay TSLĐ = Doanh thu TSLĐ bình quân Chỉ tiêu này cho biết TSLĐ luân chuyển được mấy vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng chứng TSLĐ luân chuyển với tốc độ cao, một điều rất có lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy vòng quay TSLĐ càng tăng thì hiệu quả sử dụng TSLĐ càng tăng và ngược lại. Kỳ luân chuyển TSLĐ: là số ngày bình quân cần thiết để TSLĐ thực hiện một vòng quay trong kỳ. Kỳ luân chuyển TSLĐ = Thời gian của kỳ phân tích Số vòng quay của TSLĐ trong kỳ Với thời gian của kỳ phân tích được quy ước là 1 năm tương ứng với 360 ngày; 1 quý tương ứng với 90 ngày; 1 tháng tương ứng với 30 ngày. Thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn, hiệu quả sử dụng TSLĐ càng cao. Chỉ tiêu này phản ánh sự phát triển của trình độ kinh doanh, công tác quản lý và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khả năng sinh lời TSLĐ: Khả năng sinh lời = LNST TSLĐ TSLĐ sử dụng bình quân trong kỳ Chỉ tiêu này phản ánh khả năng sinh lợi của TSLĐ. Nó cho biết mỗi đơn vị TSLĐ có trong kỳ đem lại bao nhiêu đơn vị lợi nhuận sau thuế. Tỷ số khả năng thanh toán hiện hành: Khả năng thanh toán = TSLĐ hiện hành Nợ ngắn hạn TSLĐ ở đây thông thường bao gồm tiền, các chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhượng (tương đương tiền), các khoản phải thu và dự trữ (tồn kho); còn nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản vay ngắn hạn ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng khác, các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải trả, phải nộp khác,… Cả TSLĐ và nợ ngắn hạn đều có thời gian nhất định, tới một năm. Tỷ số này là thước đo khả năng thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp, nó cho biết mức độ các khoản nợ của các chủ nợ ngắn hạn được trang trải bằng các tài sản có thể chuyển thành tiền trong một giai đoạn tương đương với thời hạn của khoản nợ đó. Tỷ số khả năng thanh toán nhanh: Khả năng thanh toán = TSLĐ - dự trữ nhanh Nợ ngắn hạn Đây là tỷ số giữa các tài sản quay vòng nhanh với nợ ngắn hạn. Tài sản quay vòng nhanh là những tài sản có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền bao gồm tiền, chứng khoán ngắn hạn và các khoản phải thu. Tài sản dự trữ (tồn kho) là các tài sản khó chuyển thành tiền hơn trong tổng TSLĐ và dễ bị lỗ nhất nếu được bán. Do vậy tỷ số khả năng thanh toán nhanh cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn không phụ thuộc vào việc bán tài sản dự trữ (tồn kho). Vòng quay tiền: Vòng quay tiền = Doanh thu Tiền + chứng khoán dễ chuyển nhượng Tỷ số này được xác định bằng cách chia doanh thu trong năm cho tổng số tiền và các loại tài sản tương đương tiền bình quân (chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhượng). Tỷ số này cho biết số vòng quay của tiền trong một năm. Nếu tỷ số này càng lớn chứng tỏ trong một năm TSLĐ của doanh nghiệp quay được nhiều vòng hơn và doanh nghiệp sử dụng TSLĐ có hiệu quả hơn. Thời gian vòng quay tiền: Thời gian vòng = Số ngày trong kỳ quay tiền Số vòng quay tiền Chỉ tiêu này phản ánh số ngày cần thiết để tiền chu chuyển được một vòng. Chỉ tiêu này càng thấp thì hiệu quả sử dụng TSLĐ càng cao và ngược lại. Vòng quay dự trữ, tồn kho: Vòng quay dự trữ = Doanh thu Giá trị dự trữ bình quân Đây là chỉ tiêu khá quan trọng để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vòng quay dự trữ được xác định bằng tỷ số giữa doanh thu trong năm và giá trị dự trữ (nguyên vật liệu, vật liệu phụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm) bình quân. Tỷ số này cao chứng tỏ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả và ngược lại. Thời gian vòng quay dự trữ: Thời gian vòng quay dự trữ = Số ngày trong kỳ Số vòng quay dự trữ Chỉ tiêu này cho biết kỳ đặt hàng bình quân của doanh nghiệp là bao nhiêu ngày. Kỳ thu tiền bình quân: Kỳ thu tiền bình quân = Khoản phải thu x 360 Doanh thu Kỳ thu tiền được sử dụng để đánh giá khả năng thu tiền trong thanh toán trên cơ sở các khoản phải thu và doanh thu bình quân một ngày. Các khoản phải thu lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chính sách tín dụng thương mại của doanh nghiệp và các khoản trả trước. Tuy nhiên nếu tỷ số này cao thì không tốt cho doanh nghiệp. Nó chứng tỏ vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng trong khâu thanh toán hoặc do khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp kém. Nội dung quản lý TSLĐ: Quản lý dự trữ, tồn kho: Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, các doanh nghiệp thông thường phải dự trữ một lượng hàng hoá nhất định để cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách liên tục. Hàng hoá tồn kho bao gồm ba loại: nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành. Nguyên liệu thô là những nguyên liệu và bộ phận, linh kiện rời do các doanh nghiệp mua và sử dụng trong quá trình sản xuất. Trong sản xuất nếu các doanh nghiệp mua nguyên liệu với số lượng quá lớn hay quá nhỏ đều không đạt hiệu quả tối ưu bởi nếu mua với số lượng quá lớn thì doanh nghiệp sẽ phải chịu nhiều chi phí tồn trữ và rủi ro do hàng hoá bị hư hao, mất mát. Mặt khác nếu mua hàng hoá với số lượng quá nhỏ có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất và làm tăng những chi phí không cần thiết và không đạt hiệu quả cao. Do đó doanh nghiệp sẽ có lợi khi mua vừa đủ nguyên liệu để tạo ra một miếng đệm an toàn giữa cung ứng và sản xuất. Tồn kho trong quá trình sản xuất là các loại nguyên liệu nằm trong từng công đoạn của dây chuyền chế tạo. Thông thường không thể có sự đồng bộ hoàn toàn giữa các công đoạn sản xuất của doanh nghiệp bởi các bộ phận sản xuất không thể có cùng công suất hoạt động trong mọi thời điểm. Bởi vậy mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng. Nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào các bộ phận đứng trước nó. Do đó các loại nguyên vật liệu tồn kho có tác dụng tạo ra sự thông suốt và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất. Dây chuyền sản xuất càng dài và các công đoạn sản xuất càng nhiều sẽ dẫn tới nhu cầu tồn kho càng lớn. Khi tiến hành sản xuất xong, hầu như các doanh nghiệp chưa thể tiêu thụ hết sản phẩm, phần thì do có độ trễ nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, phần do phải có đủ lượng hàng mới xuất được. Lúc này sản phẩm hoàn thành tồn kho tạo ra khoảng an toàn cần thiết giữa sản xuất và tiêu thụ. Những doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh mang tính mùa vụ và có quy trình chế tạo tốn nhiều thời gian thường có lượng sản phẩm hoàn thành tồn kho lớn bởi nhu cầu đối với sản phẩm trong những mùa tiêu thụ vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp và ngược lại. Do đó các doanh nghiệp này cần có sản phẩm dự trữ. Lý thuyết về mô hình EOQ, mô hình độ lớn của đơn hàng tối ưu, mô hình này được dựa trên giả định là những lần cung cấp hàng hoá là bằng nhau. Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ hàng hoá sẽ kéo theo hàng loạt các chi phí như chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm,… nhưng tựu chung lại có hai loại chi phí chính là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. Chi phí lưu kho (chi phí tồn trữ) là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hoá bao gồm: chi phí hoạt động (gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản,…) và chi phí tài chính (bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí về thuế, khấu hao). Nếu gọi số lượng mỗi lần cung ứng hàng hoá là Q thì dự trữ trung bình sẽ là Q/2 và C1 là chi phí lưu kho đơn vị hàng hoá thì tổng chi phí lưu kho của doanh nghiệp (T1) sẽ là: T1 = Q C1 2 Chi phí đặt hàng (chi phí hợp đồng) bao gồm chi phí quản lý giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng hoá được mua. Nếu gọi D là toàn bộ lượng hàng hoá cần sử dụng trong một đơn vị thời gian (năm, quý, tháng) thì số lượng lần cung ứng hàng hoá sẽ là D/Q và gọi C2 là chi phí mỗi lần đặt hàng thì tổng chi phí đặt hàng (T2) sẽ là: T2 = D C2 Q Gọi TC là tổng chi phí tồn trữ hàng hoá, ta sẽ có: TC = T1 + T2 TC = Q C1 + D C2 2 Q TC sẽ nhỏ nhất khi: Q* = 2.D.C2 C1 Vậy Q* sẽ là lượng hàng hoá dự trữ tối ưu. Điểm đặt hàng mới: Về mặt lý thuyết người ta có thể giả định là khi nào lượng hàng kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới. Trong thực tiễn hoạt động hầu như không có doanh nghiệp nào để đến khi nguyên vật liệu hết rồi mới đặt hàng. Nhưng nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên liệu tồn kho. Do vậy các doanh nghiệp cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới. Thời điểm đặt hàng mới được xác định bằng số lượn._.g nguyên liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng. Trong thực tế nguyên vật liệu sử dụng mỗi ngày không phải là số cố định mà chúng luôn biến động không ngừng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ hoặc sản xuất những hàng hoá nhạy cảm với thị trường. Do đó để đảm bảo cho sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Lượng dự trữ an toàn là lượng hàng hoá dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Lượng dự trữ an toàn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp. 2.3.2. Quản lý ngân quỹ và các chứng khoán thanh khoản cao: Sự cần thiết của việc giữ tiền mặt: Tiền mặt được hiểu là tiền tồn quỹ, tiền trên tài khoản thanh toán của doanh nghiệp ở ngân hàng. Nó được dùng để trả lương, mua nguyên vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả nợ,… Tỷ lệ sinh lời trực tiếp trên tiền mặt rất thấp, thậm chí tỷ lệ sinh lời trên tiền giấy trong két của doanh nghiệp và tiền trong tài khoản bảo chi có tỷ lệ sinh lời bằng không. Trong khi đó sức mua của tiền tệ luôn có khuynh hướng giảm do chịu ảnh hưởng của lạm phát. Bởi vậy có thể nói tỷ lệ sinh lời thực trực tiếp của tiền giấy và tiền gửi ngân hàng đối với tài khoản bảo chi có tỷ lệ âm. Các chứng khoán thanh khoản cao Đầu tư tạm thời bằng cách mua chứng khoán có tính thanh khoản cao Bán những chứng khoán thanh khoản cao để bổ sung cho tiền mặt Tiền mặt Tiền mặt Tiền mặt Quản lý tiền mặt có liên quan chặt chẽ đến việc quản lý các loại tài sản gắn với tiền mặt như các loại chứng khoán thanh khoản cao. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một bước đệm cho tiền mặt, vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Như vậy trong quản trị tài chính người ta sử dụng chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Ta có thể thấy điều này qua sơ đồ luân chuyển sau: Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc gửi tiền mặt là cần thiết nhưng việc giữ đủ tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh có những lợi thế sau: Khi mua các hàng hoá dịch vụ, nếu có đủ tiền mặt, doanh nghiệp có thể được hưởng lợi thế chiết khấu. Giữ đủ tiền mặt, duy trì tốt các chỉ số khả năng thanh toán ngắn hạn giúp doanh nghiệp có thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi và được hưởng mức tín dụng rộng rãi. Giữ đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp tận dụng được những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán chi trả. Việc có đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu trong trường hợp khẩn cấp như đình công, hoả hoạn, chiến dịch marketing của đối thủ cạnh tranh, vượt qua khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Như vậy chúng ta thấy tuy rằng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi trong tài khoản bảo chi của doanh nghiệp tại ngân hàng không sinh lời nhưng việc nắm giữ nó là rất cần thiết và điều cần thiết là chúng ta phải giữ một lượng vừa đủ để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì tốt đồng thời lại không gây lãng phí cho doanh nghiệp, đảm bảo khả năng sinh lời cho doanh nghiệp là lớn nhất. Nội dung quản lý ngân quỹ và chứng khoán thanh khoản cao: a/ Xác định mức dự trữ tiền mặt tối ưu (theo mô hình Baumol): Người đầu tiên vận dụng mô hình EOQ vào quản trị tiền mặt là nhà khoa học người Hoa Kỳ William J. Baumol (1952). Mô hình này cho rằng mỗi doanh nghiệp đều có một dòng lưu kim thuần ổn định, là kết quả của dòng lưu kim chi phí và dòng lưu kim thu nhập trên phương diện kế hoạch. Trong kinh doanh, doanh nghiệp cần phải có một lượng tiền mặt và dùng nó để trả cho các hoá đơn một cách đều đặn. Khi lượng tiền mặt này hết, doanh nghiệp phải bán các chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để lại có lượng tiền như ban đầu. Có hai loại chi phí cần được xem xét trong trường hợp này: thứ nhất là khoản thiệt hại tiền lãi do số tiền được giữ dưới dạng tiền mặt hoặc chính là chi phí cơ hội cho việc lưu giữ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp và thứ hai là chi phí trong mỗi lần giao dịch chứng khoán. Nếu ta gọi M là cán cân tiền mặt thì cán cân tiền mặt trung bình (mức dự trữ tiền mặt trung bình) là M/2. Vậy số tiền lãi bị bỏ qua do duy trì cán cân tiền mặt trung bình (C1) là: C1 = M i 2 với i là lãi suất sinh lời của các công cụ được giao dịch trên thị trường tiền tệ. Gọi Cb chi phí cho một lần bán chứng khoán thanh khoản cao và Mn là tổng mức tiền mặt giải ngân hàng năm. Vậy chi phí cho mỗi lần giao dịch chứng khoán (C2) là: C2 = Mn i M Gọi TC là tổng chi phí dự trữ tiền mặt. Ta có: TC = C1 + C2 TC = M i + Mn i 2 M Tổng chi phí sẽ nhỏ nhất khi : M* = 2.Mn.Cb i Vậy M* chính là mức dự trữ tiền mặt tối ưu. Từ công thức trên cho thấy nếu lãi suất càng cao thì người ta càng giữ ít tiền mặt và ngược lại nếu chi phí cho việc bán chứng khoán càng cao họ càng giữ nhiều tiền mặt. Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp rất hiếm khi lượng tiền vào, ra của doanh nghiệp lại đều đặn và dự kiến trước được, từ đó tác động đến mức dự trữ cũng không thể đều đặn như việc tính toán trên. Bằng việc nghiên cứu và phân tích thực tiễn, các nhà kinh tế học đã đưa ra mức dự trữ tiền mặt dự kiến dao động trong một khoảng tức là lượng tiền dự trữ sẽ biến thiên từ cận thấp nhất đến giới hạn cao nhất. Nếu lượng tiền mặt ở dưới mức thấp (giới hạn dưới) thì doanh nghiệp phải bán chứng khoán để có lượng tiền mặt ở mức dự kiến, ngược lại tại giới hạn trên doanh nghiệp sử dụng số tiền vượt quá mức giới hạn mua chứng khoán để đưa lượng tiền mặt về mức dự kiến. b/ Hoạch định ngân sách: để xác định nhu cầu chi tiêu và nguồn thu ngân quỹ. Kế hoạch này thường được xây dựng dựa trên cơ sở từng tháng, từng tuần hoặc mỗi ngày. Yếu tố quan trọng được một ngân sách tiền mặt có ý nghĩa dựa trên tính xác thực của những dự báo về doanh số bán. Trước hết chúng ta phải xác định về doanh thu bán hàng trong kỳ. Một khi đã dự báo được doanh thu bán hàng, doanh nghiệp có thể dự thảo được ngân sách tiền mặt bằng cách ước tính thời điểm cụ thể sẽ thu hồi tiền bán hàng và các khoản chi tiêu có liên quan đến sản xuất, mua nguyên vật liệu và doanh số bán hàng tương lai. Việc dự báo này phải được dựa trên nhiều yếu tố như các chính sách kinh tế - xã hội, môi trường cạnh tranh, nhu cầu của thị trường về sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp và dựa theo cả những thống kê trong quá khứ. Sau khi xác định tổng số tiền mặt thu về trong từng tháng, doanh nghiệp phải xác định tổng chi tiền mặt trong tháng tương ứng bằng cách dự tính các khoản phải chi trả trong tháng đó rồi tổng hợp các khoản chi đó lại. Dựa trên số liệu về thu chi tiền mặt trong từng tháng, doanh nghiệp có thể hoạch định ngân sách dự kiến. Doanh nghiệp sẽ tính chênh lệch giữa tổng thu và tổng chi tiền mặt trong từng tháng rồi cộng với số dư tiền mặt đầu tháng sẽ được số dư tiền mặt cuối tháng. So sánh số dư này với mức tiền mặt trong quỹ cần duy trì để thấy được trong tháng đó ngân quỹ của doanh nghiệp thừa hay thiếu so với mục tiêu để từ đó doanh nghiệp có những biện pháp thích hợp trong việc sử dụng ngân quỹ. Nếu như số dư tiền mặt cuối tháng lớn hơn mức tiền mặt trong quỹ cần duy trì thì doanh nghiệp có thể sử dụng số tiền chênh lệch đó để đầu tư ngắn hạn. Nếu số dư tiền mặt cuối tháng nhỏ hơn mức dự trữ tiền trong quỹ cần duy trì thì tùy tình hình mà doanh nghiệp sẽ có những cách xử lý linh hoạt. Với số dư tiền mặt cuối tháng là âm thì doanh nghiệp phải sử dụng các biện pháp như vay ngắn hạn hoặc bán các chứng khoán ngắn hạn có tính thanh khoản cao để bù đắp vào chỗ thiếu hụt, đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Với số dư tiền mặt cuối tháng dương nhưng nhỏ hơn mức tiền mặt dự trữ cần duy trì trong quỹ thì doanh nghiệp có thể không cần tìm nguồn tài trợ. Do các khoản tiền nhập, xuất quỹ còn mang tính thời điểm nên việc đầu tư hay vay mượn phải do doanh nghiệp xử lý tuỳ tình hình. Nếu kế hoạch ngân quỹ được hoạch định càng cụ thể, chi tiết thì càng tạo thuận lợi cho việc thực hiện sử dụng ngân quỹ một cách hiệu quả. Khoản đầu tư ngắn hạn của doanh nghiệp có thể là đầu tư vào chứng khoán ngắn hạn hoặc gửi ngân hàng để thu lãi. Số tiền lãi này sẽ được tính vào thu nhập từ hoạt động tài chính. Thực tiễn hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cho thấy luồng tiền vào ra của các doanh nghiệp hàng ngày là rất lớn. Việc xuất nhập quỹ phải được quản lý chặt chẽ bởi thủ quỹ, việc thực hiện xuất, nhập quỹ phải được tiến hành một cách đầy đủ, chính xác theo đúng các kế hoạch và quy định về ngân quỹ đề ra cũng như việc kiểm tra quỹ phải được tiến hành thường xuyên. Quản lý khoản phải thu: Để thắng lợi trong quá trình cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp ngoài việc áp dụng các chiến lược marketing như quảng cáo, chiến lược giá cả, các dịch vụ kèm theo,… thì doanh nghiệp có thể tăng doanh thu bán hàng từ việc áp dụng hình thức mua bán chịu (tín dụng thương mại). Tín dụng thương mại có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường nhưng cũng có thể đem đến những rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp: Tín dụng thương mại tác động đến doanh thu bán hàng. Do được trả tiền chậm nên sẽ có nhiều người mua hàng hoá của doanh nghiệp hơn, từ đó làm cho doanh thu tăng. Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng thì doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc trả tiền và vì tiền có giá trị thời gian nên giá bán sẽ được quy định cao hơn. Tín dụng thương mại làm giảm được chi phí tồn kho của hàng hoá. Tín dụng thương mại làm cho tài sản cố định được sử dụng có hiệu quả hơn và hạn chế phần nào về hao mòn vô hình. Tuy nhiên việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại cũng có những hạn chế sau: Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng có thể làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Tín dụng thương mại làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí trả cho người tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quỹ. Thời hạn cấp tín dụng càng dài thì chi phí ròng càng lớn. Xác suất không trả tiền của người mua làm cho lợi nhuận bị giảm nên thời hạn cấp tín dụng càng dài thì rủi ro càng lớn. Với những tác động nêu trên buộc các nhà quản lý phải so sánh giữa thu nhập và chi phí tăng thêm, từ đó để quyết định có nên cấp tín dụng thương mại hay không và các điều khoản trong đó như thế nào cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện các giao dịch bán hàng, nhà quản trị tài chính có hai nhiệm vụ chính là: thiết lập chính sách tín dụng, tổ chức thực hiện nó và giám sát các khoản phải thu. a/ Đối với việc thiết lập chính sách tín dụng: trong từng thời kỳ kinh doanh mà chính sách tín dụng có thể thay đổi để phù hợp với tình hình. Bằng cách thay đổi các tiêu chuẩn tín dụng, doanh nghiệp có thể tác động đến doanh số bán hàng của mình. Khi các tiêu chuẩn tín dụng tăng lên ở mức cao hơn, doanh số bán sẽ giảm và ngược lại khi các tiêu chuẩn này giảm thì doanh số bán tăng. Thông thường khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Một hệ quả tất yếu khác là khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi hay thua lỗ cũng tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. Do đó về nguyên tắc, khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích về chi phí và lợi nhuận. Mặc dù có vô số các tiêu chuẩn tín dụng được lựa chọn khi ra quyết định nhưng trong thực tế chỉ có một số lượng hạn chế trong số đó thường được sử dụng. Doanh nghiệp có thể hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng bằng cách kéo dài hơn thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Với việc kéo dài thời gian tín dụng, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư lớn hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chính sách chiết khấu. Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng, nhiều yếu tố khác sẽ thay đổi tương tự, doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi khi tỷ lệ chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực. Đối với việc thực hiện chính sách tín dụng, điều quan trọng là doanh nghiệp phải tiến hành phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Công việc này liên quan đến việc xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng được tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được. Việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng đòi hỏi nhà quản trị tài chính phải đạt đến sự cân bằng thích hợp để thiết lập được một chính sách với những tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và có thể làm giảm lợi nhuận. Ngược lại nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá thấp có thể thúc đẩy doanh số bán hàng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chịu những chi phí thu tiền cao hơn. Quyết định mở rộng phạm vi tín dụng đối với một khách hàng tiềm năng dựa trên các mức độ thoả mãn các tiêu chuẩn tín dụng do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp phải tiến hành thu thập thông tin về khách hàng, phân tích, đánh giá, so sánh với những tiêu chuẩn đã thiết lập và quyết định chấp thuận hay từ chối bán hàng theo hình thức tín dụng thương mại. Cuối cùng nếu chấp nhận thì cần xác định khối lượng hàng bán chịu sẽ cung cấp cho khách hàng. Các thông tin về tư cách tín dụng của khách hàng có thể được thu thập thông qua điều tra trực tiếp như phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp trước hoặc đến thăm khách hàng để thu thập trực tiếp,… Việc phân tích vị thế tín dụng của khách hàng được thể hiện ở việc phân tích các yếu tố như: tư cách tín dụng, năng lực trả nợ, sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng, tài sản thế chấp, điều kiện kinh tế. b/ Giám sát các khoản phải thu: Sau khi thực hiện các chính sách tín dụng thương mại, nhà quản trị tài chính phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng của chúng. Từ đó doanh nghiệp có thể nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu về quản lý những khoản hao hụt. Một phương pháp được áp dụng để theo dõi các khoản phải thu là việc phân tích tuổi của các khoản phải thu. Theo phương pháp này, nhà quản lý sẽ sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ khi đến hạn. Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập bảng theo dõi bao gồm thời gian (tuổi) của các khoản phải thu được tính theo ngày và tỷ lệ % của các khoản phải thu so với tổng số nợ tính trong kỳ hoạt động (thường là một quý). Sự phân tích theo phương pháp này có tác dụng rất hữu hiệu, nhất là khi các khoản phải thu được xem xét dưới giác độ sự biến động về mặt thời gian. Bởi vậy nó có thể tạo ra một phương thức theo dõi hiệu quả đối với các khoản phải thu. Tuy nhiên phương pháp này chịu sự chi phối rất mạnh mẽ của doanh số bán theo mùa vụ. Hay nói cách khác nếu doanh số bán thay đổi thất thường thì thời gian biểu cho thấy có sự thay đổi rất lớn dù rằng mô hình thanh toán không thay đổi. Việc theo dõi các khoản phải thu còn có thể áp dụng phương pháp xác định số dư khoản phải thu. Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. Mỗi cột trong bảng theo dõi theo phương pháp này cho thấy các khoản phải thu vẫn còn tồn đọng ở thời điểm cuối tháng, những khoản tồn đọng này bao gồm những khoản phải thu của tháng đó và những khoản nợ của tháng trước chuyển sang. Phương pháp này có ưu điểm là các khoản phải thu không chịu tác động của yếu tố mùa vụ. Sử dụng phương pháp này doanh nghiệp có thể hoàn toàn thấy được nợ tồn đọng của khách hàng nợ doanh nghiệp. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng cho các khoản phải thu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp có các đối tượng khách hàng ở các vùng địa lý khác nhau do cung cách thanh toán các khoản tín dụng của các khách hàng là khác nhau. Bởi vậy cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. Dựa vào bảng sắp xếp tuổi hay bảng xác định số dư khoản phải thu, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản phải thu và từ đó có thể áp dụng các chính sách thu tiền để thu hồi những khoản nợ mua hàng. Các biện pháp áp dụng ở đây có thể là gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý,…Tuy nhiên khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi họ cũng lớn hơn, nhưng các biện pháp càng cứng rắn thì chi phí thu tiền càng cao. Hơn nữa các khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn, do đó doanh số tương lai có thể bị giảm xuống. Các nhân tố ảnh hưởng và những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ: 3.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng TSLĐ: 3.1.1. Các nhân tố khách quan: a/ Môi trường tự nhiên: Môi trường tự nhiên là toàn bộ các yếu tố tự nhiên tác động đến doanh nghiệp như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,… Nhân tố này ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến quyết định quản lý TSLĐ của doanh nghiệp, cụ thể là mức dự trữ. Sở dĩ như vậy là do tính mùa vụ của thị trường cung ứng lẫn thị trường tiêu thụ. Hơn nữa, khi điều kiện tự nhiên không thuận lợi thì doanh nghiệp sẽ phải chi phí nhiều hơn cho công tác dự trữ (chi phí vận chuyển, bảo quản,…), từ đó làm giảm hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp. b/ Môi trường chính trị - xã hội: Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn có một sự ổn định, nhất quán lâu dài trong hệ thống luật pháp và các chính sách kinh tế để có thể yên tâm đầu tư sản xuất. Chính vì vậy mà sự ổn định về chính trị sẽ là một điều kiện thuận lợi cho kinh doanh. Bên cạnh đó, vì các hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới phục vụ khách hàng tốt hơn nên các yếu tố xã hội như cơ cấu giới tính, cơ cấu độ tuổi, đời sống văn hoá, phong tục tập quán, sở thích tiêu dùng,… của người dân cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. c/ Môi trường kinh doanh: có nhiều nhân tố trong môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: Biến động cung cầu hàng hoá: tác động vào khả năng cung ứng của thị trường đối với nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp hay khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp trên thị trường. Từ đó sẽ làm tăng hay giảm mức dự trữ của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới khả năng quay vòng của TSLĐ, đến mức sinh lợi. Mức độ cạnh tranh trên thị trường: để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất là trong nền kinh tế thị trường thì mỗi doanh nghiệp phải có những biện pháp hấp dẫn hơn so với đối thủ cạnh tranh như chấp nhận bán chịu, cung ứng đầu vào ổn định, chi phí thấp,… Như vậy doanh nghiệp sẽ phải đề ra các biện pháp, các chiến lược thích hợp để tăng vòng quay TSLĐ và giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Sự thay đổi của chính sách kinh tế vĩ mô: bằng luật pháp kinh tế và các chính sách kinh tế, Nhà nước thực hiện việc quản lý và điều tiết nguồn lực trong nền kinh tế, tạo môi trường và hành lang cho các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh theo định hướng nhất định. Chỉ một sự thay đổi nhỏ trong chế độ chính sách hiện hành cũng có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói riêng. Thông tin: hiện nay thông tin đã trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng tác động đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Những thông tin chính xác, đầy đủ mà doanh nghiệp nhận được sẽ là căn cứ quan trọng cho việc xây dựng chính sách quản lý ngân quỹ, các khoản phải thu và dự trữ. Ngoài ra hiệu quả sử dụng TSLĐ còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác như lạm phát, sự phát triển của thị trường tài chính, của cơ sở hạ tầng kỹ thuật,… d/ Môi trường khoa học công nghệ: sự phát triển của khoa học công nghệ không những làm thay đổi chất lượng, số lượng sản phẩm mà còn làm phát sinh những nhu cầu mới, khách hàng trở nên khó tính hơn. Ngoài ra nó còn ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển tiền, các khoản dự trữ, tồn kho nhờ tăng năng suất, rút ngắn thời gian sản xuất. Do vậy các doanh nghiệp phải nắm được điều này để có biện pháp đầu tư đổi mới công nghệ cho phù hợp. 3.1.2. Các nhân tố chủ quan: a/ Trình độ quản lý: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều chúng ta quan tâm nhất ở đây là công tác quản lý TSLĐ tại doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có một ban lãnh đạo có trình độ quản lý tốt từ trên xuống sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động với hiệu quả cao và ngược lại trình độ quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp mà yếu kém sẽ dẫn tới việc thất thoát vật tư hàng hoá trong quá trình mua sắm, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ, làm giảm tính hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. b/ Trình độ nguồn nhân lực: nếu một doanh nghiệp chỉ có cán bộ lãnh đạo tốt thì chưa đủ, mà quan trọng hơn là doanh nghiệp phải có một đội ngũ người lao động tốt, đủ sức thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Sở dĩ như vậy là vì chính người lao động mới là những người thực hiện các kế hoạch đề ra, là người quyết định vào sự thành công hay thất bại của kế hoạch đó. Nếu người lao động có trình độ tay nghề cao, có ý thức kỷ luật, gắn bó và hết mình vào sự phát triển của doanh nghiệp thì chắc chắn hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất cao và thực hiện thắng lợi các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. c/ Trình độ công nghệ: nếu doanh nghiệp áp dụng công nghệ hiện đại thì sẽ giảm được định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm chi phí sản xuất dở dang, rút ngắn chu kỳ sản xuất. 3.2. Các biện pháp cơ bản nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ: Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp có thể quan tâm đến một số biện pháp sau: Thứ nhất, xác định một cách chính xác nhu cầu về TSLĐ tối thiểu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra kế hoạch tổ chức huy động các nguồn tài trợ thích hợp, cũng như các kế hoạch mua sắm hay dự trữ TSLĐ trong kỳ sản xuất. Thứ hai, tổ chức tốt quá trình sản xuất và đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm. Doanh nghiệp cần phải phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sản xuất, không ngừng nâng cao năng suất lao động nhằm sản xuất những sản phẩm có chất lượng tốt, giá thành hạ, tiết kiệm được nguyên vật liệu, mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, tăng cường các hoạt động marketing,…để nhanh chóng tiêu thụ sản phẩm, hạn chế đến mức thấp nhất sản phẩm tồn kho, tăng nhanh vòng quay TSLĐ. Thứ ba, làm tốt công tác thanh toán công nợ, chủ động phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh. Doanh nghiệp cần chủ động trong thanh toán công nợ, hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn. Đồng thời vốn bị chiếm dụng còn chứa đựng rủi ro không thu hồi được, gây thất thoát nguồn vốn của doanh nghiệp. Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm hoặc lập các quỹ dự phòng. Trên đây là những biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ. Trong thực tế các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp phải sử dụng kết hợp các biện pháp này một cách linh hoạt, đồng thời thực hiện một số biện pháp cụ thể khác phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc ********* Giới thiệu chung về xí nghiệp kinh doanh sản phẩm khí miền Bắc: Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của xí nghiệp kinh doanh sản phẩm khí miền Bắc: Tên gọi: Xí nghiệp kinh doanh sản phẩm khí Miền Bắc (sau đây gọi tắt là xí nghiệp II). Trụ sở chính: số 29F Hai Bà Trưng - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội . Tel: 9.348344 Fax: 9.348353/9.348354. Do xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc (xí nghiệp II) là một đơn vị trực thuộc của công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí (sau đây gọi là công ty) nên phần này sẽ giới thiệu những nét tổng quát về công ty và giới thiệu chi tiết hơn về đơn vị thực tập là xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc. Những nét chính về công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí: a/ Quá trình hình thành và phát triển công ty: Công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí (viết tắt là PVGAS- Petro Vietnam Gas Company) là một đơn vị trực thuộc tổng công ty dầu khí Việt Nam, được thành lập từ 9/1990, có trụ sở tại 101 Lê Lợi, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu với tổng số vốn ban đầu là gần 70 tỷ VNĐ. Đây là đơn vị duy nhất của tổng công ty dầu khí Việt Nam làm công việc chế biến, phân phối và kinh doanh các sản phẩm khí. Tháng 5/1995, công ty đã khánh thành hệ thống ống dẫn khí ở mỏ Bạch Hổ để nhận gas từ ngoài khơi vào bờ. Hệ thống ống dẫn được xây dựng để phân phối gas từ mỏ Bạch Hổ và các mỏ khác vào bờ rồi phân phối cho các kho, trạm. Việc khai thác gas từ mỏ Bạch Hổ đã tăng từ 2 triệu m3/ngày trước năm 1997 và tăng lên 4 triệu m3/ngày vào cuối năm 1998. Đến tháng 4/1999, dự án gas Dinh Cố được đi vào hoạt động. Tháng 5/1999, công ty đã thực hiện kế hoạch sản xuất gas đầu tiên bắt đầu là 250000 tấn khí lỏng/năm. Từ đó công ty thoả mãn phần lớn các nhu cầu về gas trong nội địa và xuất khẩu ra các nước. Ngoài hai dự án ở mỏ Bạch Hổ và Dinh Cố, công ty còn tiến hành xây dựng và thực hiện các dự án Nam Côn Sơn với trữ lượng 58 tỷ m3 gas, được xây dựng hệ thống ống dẫn dài 400 km để đưa gas từ ngoài khơi vào mỏ Lan Tây để công ty phân phối gas đến các trạm ở Phú Mỹ; dự án xây dựng hệ thống ống dẫn Phú Mỹ- thành phố Hồ Chí Minh để dẫn gas đến các trạm và nhà máy công nghiệp dọc bờ biển từ Phú Mỹ vào thành phố Hồ Chí Minh. Khí tự nhiên được sử dụng ở nhiều nước với nhiều lợi ích như làm trong sạch môi trường, giảm chi phí sản xuất và thuận tiện trong sử dụng. Gas hiện nay được sử dụng rộng rãi như một loại nhiên liệu được lựa chọn để tạo ra năng lượng nói chung và năng lượng phục vụ cho công nghiệp nói riêng. Gas ở Việt Nam được sử dụng chủ yếu cho việc sản xuất điện, làm nhiên liệu phục vụ cho hoạt động công nghiệp và đời sống của dân cư. Từ khí đồng hành khai thác ở các mỏ, công ty đã xây dựng hệ thống ống dẫn đưa về các kho, trạm và thực hiện quá trình tách, lọc để tạo ra hai sản phẩm chính là khí hoá lỏng (viết tắt là LPG với thành phần bao gồm 50% propan và 50% butan ± 10(mol)) và condensate. Từ đây công ty có thể thoả mãn nhu cầu về LPG của Việt Nam và xuất khẩu một phần LPG ngay khi thị trường LPG chưa phát triển mạnh. Để đáp ứng được nhu cầu về gas, giảm chi phí vận chuyển và chi phí hoạt động, công ty đã xây dựng các trung tâm phân phối ở khắp cả nước. Công ty đã thành lập hai xí nghiệp ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh để quản lý mạng lưới phân phối gas ở miền Bắc và miền Nam. Như vậy sau hơn 10 năm hoạt động, công ty từ chỗ có hơn 100 nhân viên thì đến nay số lượng nhân viên là hơn 700 với mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước, góp phần trong sự phát triển chung của đất nước. b/ Các hoạt động của công ty: Vận chuyển, tồn trữ và phân phối các sản phẩm khí. Kinh doanh khí và các sản phẩm khí. Xây dựng, tổ chức và duy trì các dự án gas. Kinh doanh nguyên liệu, công cụ và hoá chất phục vụ cho quá trình sản xuất gas. Hợp tác với các đối tác trong nước và quốc tế trong việc kinh doanh, sản xuất và phân phối các sản phẩm gas. Giới thiệu chung về xí nghiệp II: Xí nghiệp kinh doanh sản phẩm khí miền Bắc là một đơn vị trực thuộc của công ty chế biến và kinh doanh sản phẩm khí, được thành lập tại quyết định số 2062/QĐ-HĐQT ngày 29/11/2000 của hội đồng quản trị tổng công ty dầu khí Việt Nam. Xí nghiệp có trụ sở chính tại 29F Hai Bà Trưng-Hoàn Kiếm-Hà Nội. Tuy nhiên trước khi chính thức được thành lập thì xí nghiệp vẫn hoạt động với tư cách là chi nhánh của công ty và đại diện cho công ty ở miền bắc. Xí nghiệp chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mạng lưới phân phối sản phẩm khí trong phạm vi từ Đà Nẵng lên toàn bộ các tỉnh phía bắc. Gas sẽ được chuyển từ Vũng Tàu đến kho đầu mối Hải Phòng bằng đường thuỷ. Sau đó gas sẽ được đưa từ Hải Phòng đến trạm nạp ở Yên Viên, Yên Bái, Hà Tĩnh,…bằng hệ thống xe bồn. Tại các trạm nạp, gas sẽ được nạp vào các bình gas và được phân phối đến các tỉnh từ Đà Nẵng trở lên các tỉnh phía Bắc để phục vụ cho công nghiệp và dân dụng. Bình gas mà xí nghiệp kinh doanh có hai loại: 12 kg và 45 kg, sản xuất cả ở trong và ngoài nước, được chế biến với áp suất thiết kế 17 kg/cm2, áp suất thử 34 kg/cm2 , được cơ quan có thẩm quyền thẩm định, cấp chứng nhận đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn DOT-4BA-240 và DOT-4BW-240, giấy phép sử dụng thiết bị chịu áp lực. Loại bình 45 kg được sử dụng để phục vụ cho các hộ công nghiệp nhỏ, các nhà hàng, khách sạn,… còn loại bình 12 kg được sử dụng để phục vụ sinh hoạt của dân cư. Thành phần của LPG trong các bình là 50% propan +50% butan ±10 (mol). Bình có hai loại van là van ngang (pol) và van chụp (compact). Với một mạng lưới phân phối rộng như vậy, xí nghiệp đã tiến hành thuê một số trạm để thuận tiện cho việc vận chuyển, lưu trữ và làm giảm chi phí hoạt động. Xí nghiệp có hệ thống đại lý phân phối rộng khắp và cho đến nay, xí nghiệp đã có trên 100 đại lý (hệ thống cửa hàng cấp 1, cấp 2) và rất nhiều các cửa hàng phân phối khác (hệ thống cửa hàng cấp 3, cấp 4,…). Xí nghiệp là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, được tự chủ trong sản xuất kinh doanh theo sự phân cấp của công ty và chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với công ty trong phạm vi số vốn do công ty giao cho xí nghiệp quản lý sử dụng. Cụ thể là trong hoạt động sản xuất kinh doanh, xí nghiệp có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ do xí nghiệp thực hiện. Việc tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ của xí nghiệp phải tuân thủ._. cả còn năm 2002 chỉ tiêu này quá cao vì trong năm này các khoản phải thu tăng nhanh hơn so với tốc độ tăng doanh thu. Vì vậy xí nghiệp cần phải có những biện pháp quản lý khoản phải thu hiệu quả hơn nữa để làm giảm chỉ tiêu này xuống. 3.5. Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh và hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp II: Để đánh giá một cách tổng quát về hiệu quả sử dụng TSLĐ của xí nghiệp II, ngoài việc tìm hiểu và phân tích thực trạng sử dụng hàng dự trữ, tồn kho; ngân quỹ và các khoản phải thu ra chúng ta sẽ xem xét thêm một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng TSLĐ ở biểu đồ sau: Nhìn vào khả năng thanh toán hiện hành của xí nghiệp ta thấy trong ba năm khả năng thanh toán không có biến động lớn. Như vậy tốc độ tăng của giá trị TSLĐ và của các khoản nợ ngắn hạn là tương đối đồng đều. Tuy nhiên như ta thấy chỉ tiêu này của xí nghiệp chưa cao vì xí nghiệp phần lớn nguồn tài trợ là nợ ngắn hạn nên mặc dù giá trị TSLĐ trong tổng tài sản lớn thì khả năng thanh toán hiện hành cũng không cao. Khả năng thanh toán nhanh cũng vậy. Giữa các năm không có sự biến đổi lớn nhưng chỉ tiêu này có thể nói là thấp. Mặc dù vậy thì xí nghiệp vẫn có thể đảm bảo thanh toán tốt cho người bán vì phần nợ ngắn hạn chủ yếu là nợ công ty mà thông thường cuối năm xí nghiệp mới tiến hành trả nội bộ. Nhìn trên biểu đồ chúng ta thấy hiệu quả sử dụng TSLĐ của xí nghiệp ngày càng giảm đi (năm 2000, TSLĐ quay được 2,5 vòng; năm 2001 là 2 vòng và năm 2002 là 1,6 vòng), từ đó dẫn đến kỳ luân chuyển của TSLĐ ngày càng lớn (năm 2000 kỳ luân chuyển TSLĐ là 145 ngày; năm 2001 là 184 ngày; năm 2002 là 230 ngày). Thực tế đây là điều không tốt vì như vậy tức là mặc dù giá trị TSLĐ xí nghiệp tăng lên nhưng càng ngày thì một đồng giá trị TSLĐ lại tạo ra được ít doanh thu hơn. Về khả năng sinh lãi của TSLĐ thì xí nghiệp duy trì ở mức khá ổn định. Điều này có nghĩa là tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế được duy trì bằng với tốc độ tăng của giá trị TSLĐ. Như vậy, qua việc tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như việc sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp II, chúng ta có thể thấy hoạt động của xí nghiệp có những mặt tốt và cũng có những mặt chưa tốt. Cụ thể là: a/ Những thành tựu đạt được: Nhìn chung qua 3 năm hoạt động, xí nghiệp đã đạt được kết quả tốt, kinh doanh có lãi, doanh thu tăng, LNST tăng, giá trị tài sản nói chung tăng, hoàn thành các kế hoạch đề ra, tuân theo đúng các yêu cầu về công tác hạch toán kế toán và đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước và công ty, mạng lưới tiêu thụ ngày càng mở rộng. Mặc dù doanh thu thuần tăng với tốc độ chưa cao so với tốc độ tăng của các khoản mục trong TSLĐ làm các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng còn thấp nhưng với việc làm giảm chi phí, đặc biệt là chi phí quản lý nên hoạt động kinh doanh của xí nghiệp vẫn đem lại lợi nhuận sau thuế cao.Từ đó làm cho khả năng sinh lãi của TSLĐ ổn định. Đối với việc sử dụng TSLĐ cũng có những ưu điểm như các hoạt động xuất, nhập kho, quỹ được thực hiện một cách nghiêm túc và có đầy đủ các hoá đơn chứng từ. Các kế hoạch về ngân quỹ hay hàng dự trữ, tồn kho cũng được xây dựng cho từng tháng, các mức dự trữ bao gồm cả mức dự trữ an toàn, bảo đảm cho xí nghiệp kịp thời giải quyết với những biến động xảy ra. Các hợp đồng thương mại cũng được xây dựng một cách chi tiết, trong đó có quy định rất rõ về các tiêu chuẩn tín dụng thương mại. Việc theo dõi các khoản phải thu được thực hiện theo cả hai mô hình sắp xếp tuổi và mô hình xác định số dư khoản phải thu nên xí nghiệp có thể giám sát được chặt chẽ các khoản phải thu. b/ Hạn chế: Bên cạnh những thành tựu đạt được trong những năm qua, xí nghiệp II cũng còn một số hạn chế như sau: Qua ba năm, doanh thu của xí nghiệp đều tăng song tốc độ tăng còn chưa cao. So với tốc độ tăng của giá trị tài sản thì tốc độ tăng của doanh thu chậm hơn làm cho khả năng sản xuất của tài sản bị giảm đi. Xét về tình hình sử dụng khoản dự trữ, tồn kho; ngân quỹ và các khoản phải thu chúng ta thấy mức độ ổn định chưa cao, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng còn thấp. Tuy vòng quay dự trữ tăng nhưng vòng quay dự trữ hàng hoá giảm chứng tỏ việc dự trữ hàng hoá (LPG) chưa tốt và hiệu quả chưa cao. Xí nghiệp chưa sử dụng các chứng khoán thanh khoản cao để dự trữ mà chỉ tiến hành dự trữ tiền hoặc gửi tiền vào ngân hàng. Như vậy là việc sử dụng ngân quỹ chưa linh hoạt và chưa đảm bảo mức sinh lời tối ưu, từ đó làm vòng quay tiền bị giảm. Xí nghiệp chưa có bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ khiến cho việc theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn quỹ còn khó khăn. Việc dự trữ ở các kho trạm cùng một lúc có mức dự trữ an toàn gây ra tình trạng hàng hoá chưa quay vòng nhanh, hiệu quả sử dụng chưa cao. Ngoài ra việc các kho trạm ở các tỉnh cuối tháng mới nộp các chứng từ về xí nghiệp khiến cho việc hạch toán bị chậm trễ. Đặc biệt là các khoản phải thu của khách hàng quá lớn làm khả năng thanh toán không cao cũng như vốn không quay vòng nhanh vì bị ứ đọng ở đây. Đối với chính sách tín dụng thương mại, thời hạn tín dụng còn cứng nhắc gây khó khăn cho khách hàng và dẫn tới việc khách hàng thường thanh toán chậm. Việc xác định thông tin về khách hàng chưa cao nên dẫn tới tình trạng bị chiếm dụng vốn lớn. Đối với nguồn tài trợ cho TSLĐ của xí nghiệp còn chưa linh hoạt, chủ yếu vẫn dựa vào nguồn cung cấp của công ty mà hầu như là các nguồn ngắn hạn làm cho chi phí vốn lớn và khi cần nguồn tài trợ ngay thì chưa có. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt nhưng xí nghiệp vẫn chưa chú trọng đến các hình thức quảng cáo, giới thiệu sản phẩm để người tiêu dùng biết đến. Các hình thức dịch vụ đi kèm chưa phổ biến. Xí nghiệp hoạt động song chưa có một số quỹ như quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi, quỹ dự phòng rủi ro tỷ giá do xí nghiệp tiến hành nhập bình gas từ nước ngoài để đề phòng trong những trường hợp có rủi ro xảy ra. Ngoài ra việc xác định nhu cầu về TSLĐ cũng như việc xác định các mức dự trữ còn chưa chính xác và chưa tối ưu. Từ đó làm cho kết quả hoạt động chưa đạt được hiệu quả cao nhất. Nhìn chung tình hình hoạt động của doanh nghiệp qua ba năm là tốt song xí nghiệp cần áp dụng các biện pháp quản lý TSLĐ một cách linh hoạt hơn để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ cũng như hiệu quả hoạt động của mình trong thời gian tới. Chương 3 giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc ********* 1. Phương hướng hoạt động của xí nghiệp II trong năm 2003: Với những thành tựu đạt được trong những năm qua, xí nghiệp II đang tiếp tục vươn lên để có thể đứng vững trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm khí. Để đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn và cùng với mục tiêu phát triển kinh tế đất nước trong năm 2003 là GDP tăng từ 7% đến 7,5%; ngành dầu khí sẽ khai thác và kinh doanh 20,86 triệu tấn dầu khí, xí nghiệp II đã đề ra kế hoạch hoạt động cụ thể trong năm 2003 như sau: Vận chuyển, đóng bình, kinh doanh tiêu thụ LPG, các phụ kiện và thực hiện các hoạt động dịch vụ khác có liên quan như tư vấn, cung cấp, lắp đặt vật tư, thiết bị chuyên dụng,… trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm khí. Phát triển mạnh mạng lưới bán lẻ LPG; phối hợp với phòng kinh doanh xí nghiệp miền Nam phấn đấu thị phần bán lẻ LPG đạt 25%vào năm 2005; gia tăng tỷ trọng bán lẻ bằng bình. Chủ trì, phối hợp với các phòng ban dơn vị trực thuộc Công ty chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư các dự án liên quan đến kinh doanh LPG, xăng dầu như: Kho chứa, xưởng sửa chữa, bảo dưỡng bình, trạm nạp khí hoá lỏng, cây xăng, phương tiện vận chuyển, bình chứa LPG, trụ sở làm việc,… Đảm bảo vận hành an toàn các cơ sở sản xuất kinh doanh; tăng cường công tác an toàn, an ninh, PCCC, bảo hộ lao động và vệ sinh môi trường. Quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất kinh doanh, kinh doanh hiệu quả; bảo toàn và phát triển nguồn vốn và tài sản được công ty giao. Tích cực phối hợp với ban quản lý dự án Hải Phòng xử lý dứt điểm tồn đọng, hoàn thành quyết toán căn cứ đầu mối phân phối khí hoá lỏng Hải Phòng, trạm nạp Yên Viên. Các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể: Kế hoạch về sản lượng: LPG đạt 45.739 tấn, trong đó: LPG dân dụng : 12.539 tấn LPG công nghiệp : 33.210 tấn Kế hoạch về tài chính : Doanh thu : 255.235 triệu đồng Lợi nhuận trước thuế : 210 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế : 140 triệu đồng Nộp ngân sách : 730 triệu đồng Ngoài ra xí nghiệp còn đưa ra các kế hoạch chi tiết, cụ thể về khối lượng, số lượng bình; các loại hàng hoá khác,… cũng như các kế hoạch hoạt động bán hàng, dự trữ, quỹ tiền, kế hoạch về tài sản cố định,... Và với những gì đã đạt được trong các năm trước, xí nghiệp sẽ tiếp tục phát huy khả năng của mình để đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra. 2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp II: Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, xí nghiệp cũng cần có những giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ của mình để phần nào đạt được mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp đều phải hướng tới đó là tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu. Trước hết chúng ta thấy về hiệu quả sử dụng TSLĐ thể hiện ở số vòng quay TSLĐ. Chỉ tiêu này được tính bằng doanh thu thuần chia cho TSLĐ bình quân và nếu trong một chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp (thường là 1 năm) số vòng quay của TSLĐ càng nhiều thì việc sử dụng TSLĐ càng hiệu quả. Vì vậy để nâng cao chỉ tiêu này, xí nghiệp phải có những biện pháp làm tăng doanh thu thuần. Cụ thể là xí nghiệp phải làm tăng được doanh số bán hàng của mình lên. Muốn làm được điều này thì xí nghiệp có thể có nhiều biện pháp như mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của mình, mở thêm một số cửa hàng, đại lý đặc biệt là ở các tỉnh khác. Tuy nhiên việc mở thêm cửa hàng ở đâu phải có sự nghiên cứu kỹ càng bằng việc nghiên cứu thị trường. Với những nơi có nhu cầu lớn về gas như các khu dân cư có mức sống cao (thị xã, thành phố) hay các khu du lịch với nhiều nhà hàng khách sạn thì nên mở thêm các cửa hàng, đại lý hoặc kho, trạm. Để tăng doanh thu thì xí nghiệp có thể phải tăng thêm các dịch vụ kèm theo khi bán hàng để khách hàng cảm thấy được hưởng nhiều ưu đãi khi sử dụng sản phẩm của xí nghiệp. Các dịch vụ có thể là dịch vụ vận chuyển hàng hoá tận nơi, sửa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt phụ kiện, hay có hình thức bảo hiểm cho các bình gas, đảm bảo độ an toàn cho khách hàng,… Tiếp tục duy trì tốt mối quan hệ với những khách hàng quen thuộc. Đồng thời, xí nghiệp phải tăng cường các hình thức quảng cáo để có thể giúp khách hàng biết về sản phẩm của mình vì hiện nay có rất nhiều các hãng gas khác nhau cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp tăng doanh thu phải dựa trên việc phân tích doanh thu và chi phí để đảm bảo tốc độ tăng doanh thu cao hơn tốc độ tăng chi phí và LNST tăng lên. Việc xác định nhu cầu TSLĐ hàng năm tại xí nghiệp là hết sức cần thiết. Để xác định nhu cầu TSLĐ thì xí nghiệp nên lập kế hoạch và căn cứ vào thống kê về TSLĐ của các năm trước. Ngoài ra, cần phải kết hợp với sự tính toán cụ thể, chi tiết về nhu cầu TSLĐ trong năm có thể là từng tháng, quý hay năm. Với việc xác định được nhu cầu về TSLĐ trong năm, xí nghiệp sẽ có thể chủ động kịp thời huy động được nguồn tài trợ cho TSLĐ một cách hợp lý, kịp thời và hiệu quả nhất. Như trên đã phân tích, nguồn vốn tài trợ chủ yếu cho TSLĐ tại xí nghiệp là nguồn vốn do công ty cấp cho và một phần rất nhỏ là chiếm dụng của người bán. Như vậy nguồn vốn vay ngắn hạn ngân hàng chưa được sử dụng. Trong những trường hợp nhu cầu về TSLĐ mà chưa có nguồn tài trợ hoặc công ty chưa kịp tài trợ cho thì đây là một nguồn quan trọng có thể áp dụng. Ngoài ra xí nghiệp có thể chậm trả tiền hàng cho người bán để tăng cường việc chiếm dụng vốn hơn nữa bởi vì so với những khoản xí nghiệp bị chiếm dụng thì khoản mà xí nghiệp đi chiếm dụng không lớn. Xí nghiệp cần phải tăng cường nâng cao ý thức tổ chức, phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đồng thời phải có chế độ thưởng phạt hợp lý nhằm khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình cũng như có thêm trách nhiệm đối với công việc mình làm. Việc sử dụng và quản lý vốn cũng như tài sản của xí nghiệp chưa phải là đạt mức hiệu quả cao một phần là do trình độ quản lý của cán bộ xí nghiệp. Vì vậy xí nghiệp cần chú trọng tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên học tập thêm nâng cao trình độ. Định kỳ nên có những cuộc kiểm tra trình độ và có thể căn cứ vào kết quả kiểm tra để tiến hành tăng lương. Từ đó sẽ tạo động lực cho cán bộ của xí nghiệp phấn đấu hơn trong công việc. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ còn được thể hiện ở các biện pháp sau: 2.1. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng hàng dự trữ, tồn kho: Do hệ thống kho trạm của xí nghiệp được đặt ở nhiều tỉnh thành nên việc quản lý không dễ dàng. Tại mỗi kho trạm cần phải được theo dõi lượng hàng hoá vật tư chặt chẽ và thời gian báo cáo cần được rút ngắn 1 tuần một lần. Không nên dự trữ một lúc quá nhiều như năm 2001 làm giảm tốc độ luân chuyển của hàng hoá, vật tư. Xí nghiệp cũng nên đề ra kế hoạch chung cho toàn xí nghiệp và kế hoạch cụ thể về dự trữ cho các kho trạm. Việc áp dụng mức dự trữ tối ưu theo mô hình EOQ là cần thiết và nên làm để chi phí cho việc dự trữ, tồn kho đến mức thấp nhất. Chẳng hạn như xí nghiệp trong năm định sử dụng 45000 tấn LPG, chi phí mỗi lần đặt hàng là 2 triệu đồng, chi phí lưu kho đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng thì lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là: Q* = 600 tấn, số lần đặt hàng trong năm là 75, chi phí đặt hàng trong năm là 150 triệu đồng, chi phí lưu kho hàng hoá là 150 triệu đồng. Ngoài ra xí nghiệp có thể tiến hành dự trữ thêm một lượng nhỏ hàng hoá làm khoảng an toàn. Việc dự trữ thêm không cần thiết là phải ở tất cả các kho vì cùng một lúc tất cả các kho cùng dự trữ thêm, mặc dù lượng này tại mỗi kho trạm là không lớn song tính tổng thể lại thì mức dự trữ thêm là khá cao. Vì vậy chỉ cần một trong các kho ở gần nhau dự trữ thêm và khi cần có thể huy động lẫn nhau. Việc làm này cũng làm giảm chi phí tồn kho của hàng hoá dự trữ thêm. Sau khi tính toán lượng hàng dự trữ thì xí nghiệp sẽ phải tính toán để phân bổ hàng cho từng kho trạm căn cứ vào nhu cầu của từng nơi. Đối với những hàng hoá phải qua nhiều lần vận chuyển, nhập kho thì tốt nhất là giảm số lần nhập kho đến mức thấp nhất có thể. Làm được điều này sẽ giảm bớt chi phí bốc dỡ và chi phí tồn kho. Việc tính toán thời điểm đặt hàng chính xác là một điều hết sức quan trọng. Thời điểm đặt hàng đúng lúc sẽ làm cho các chi phí tồn kho, dự trữ giảm xuống và có thể giao hàng cho khách hàng của mình đúng lúc, đảm bảo uy tín trong kinh doanh. Đây là nhiệm vụ của phòng kinh doanh xí nghiệp. Phải tính toán sao cho thời gian nhận hàng và thời gian vận chuyển hàng của xí nghiệp là vừa khít với thời gian lấy hàng của khách. Việc kiểm tra phải được diễn ra thường xuyên để đối chiếu với lượng hàng thực tế xuất, nhập, tồn kho với lượng hàng được ghi trên sổ sách. Cùng với lượng hàng còn tồn kho trong tháng này để lên kế hoạch nhập kho trong tháng tới. Đồng thời việc kiểm tra thường xuyên sẽ tránh được tình trạng thất thoát tài sản của xí nghiệp. Xí nghiệp phải đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Đây là việc làm quan trọng để tăng hiệu quả hoạt động của xí nghiệp. Nó vừa làm tăng doanh thu, vừa giảm chi phí tồn kho của hàng hoá, vật tư và giúp cho tài sản được quay vòng nhanh hơn. Trong quá trình hoạt động của mình, xí nghiệp có tiến hành nhập khẩu bình gas. Việc nhập khẩu này có ảnh hưởng đến ngân quỹ của xí nghiệp do biến động tỷ giá. Sự tăng giảm của tỷ giá sẽ làm tăng giảm chi phí của xí nghiệp và ảnh hưởng đến mức dự trữ tiền. Do vậy xí nghiệp nên lập thêm quỹ dự phòng tỷ giá để đề phòng trong những trường hợp tỷ giá thay đổi theo hướng bất lợi cho xí nghiệp. 2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ: Việc xí nghiệp thực hiện việc hoạch định ngân quỹ hàng tháng là rất tốt nhưng việc dự trữ ngân quỹ chỉ bằng tiền mặt là chưa hiệu quả. Ngày nay khi thị trường chứng khoán Việt Nam bắt đầu hoạt động và đang có những bước phát triển thì việc sử dụng các chứng khoán là có thể áp dụng được. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh công nghiệp thì việc kinh doanh chứng khoán là hơi mạo hiểm và cần phải có những chuyên gia tài chính. Nhưng với những loại chứng khoán có tính thanh khoản cao và độ rủi ro thấp như tín phiếu kho bạc, trái phiếu kho bạc thì việc nắm giữ nó là một lợi thế. Cụ thể là thay vì dự trữ hoàn toàn bằng tiền mặt thì xí nghiệp có thể nắm giữ một phần chứng khoán này. Số tiền mặt trong ngân quỹ không phải một lúc là có thể dùng tất cả cho việc xuất quỹ mà có những khoản tiền nhàn rỗi chưa dùng đến. Hơn nữa mức tiền dự trữ còn bao gồm cả mức dự trữ an toàn, có thể có những kỳ hoạt động xí nghiệp không dùng đến số tiền đó. Và tất nhiên số tiền mặt nằm tại quỹ không có khả năng sinh lời, thậm chí là khả năng sinh lời âm. Vậy nếu ta thay bằng việc dự trữ chứng khoán thì trong lúc ta chưa dùng đến một khoản tiền thì khoản tiền đó được đầu tư và sinh lời, đem lại thu nhập từ hoạt động tài chính cho xí nghiệp. Việc đầu tư vào các loại chứng khoán này là rất an toàn tuy khả năng sinh lợi chưa phải là lớn. Nhưng vì thời hạn thường ngắn nên nó có tính thanh khoản cao, hơn nữa trong trường hợp xí nghiệp có cần đến tiền mặt ngay thì việc đem đến ngân hàng xin chiết khấu là rất dễ dàng và nhanh chóng, chi phí không cao. Tất nhiên là việc dự trữ bao nhiêu là cũng phải dựa trên kế hoạch ngân quỹ và sự phân tích về doanh thu và chi phí. Từ việc sử dụng các chứng khoán thì xí nghiệp có thể áp dụng việc xác định mức dự trữ ngân quỹ tối ưu theo mô hình Baumol.Với việc áp dụng mô hình này, xí nghiệp sẽ làm giảm tối đa chi phí cho việc sử dụng ngân quỹ, từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng ngân quỹ tại xí nghiệp. Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này không phải dập khuôn theo như lý thuyết vì mô hình Baumol dựa trên giả định doanh nghiệp hàng năm có dòng lưu kim thuần ổn định. Nhưng vì trên thực tế, dòng lưu kim này không ổn định mà biến động theo từng thời kỳ nên xí nghiệp chỉ dựa vào mô hình này để xác định mức dự trữ tối ưu, căn cứ vào kế hoạch về mức tổng mức tiền giải ngân mỗi năm. Sau đó mỗi tháng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho các khoản xuất nhập quỹ. Trong tháng hoạt động, xí nghiệp sẽ dùng những khoản tiền mặt vừa nhập quỹ để chi dùng cho việc xuất quỹ. Như vậy xí nghiệp cần phải so sánh giữa mức tiền sẽ nhập, sẽ xuất và lượng tiền dự trữ tối ưu theo tính toán để xác định số tiền mặt thực tế tại quỹ trong tháng cần bao nhiêu. Số tiền này sẽ không lớn vì nó chủ yếu dùng để trả cho một số khoản xuất quỹ khi khoản tiền nhập quỹ chưa kịp nhập. Và trong trường hợp cần thiết, xí nghiệp có thể bán chứng khoán để lấy tiền mặt chi trả. Thông thường nếu như kế hoạch được lên chi tiết thì không cần phải bán chứng khoán. Cuối tháng, xí nghiệp cần dựa vào kế hoạch ngân quỹ của tháng sau để quyết định giữ lại bao nhiêu, còn lại tiếp tục đem đầu tư chứng khoán hoặc gửi ngân hàng lấy lãi. Như vậy xí nghiệp sẽ không phải định kỳ đem bán chứng khoán để thu tiền mặt dùng cho việc chi trả vì làm như vậy sẽ dẫn đến tăng chi phí giao dịch trong khi xí nghiệp lại không tận dụng được các khoản nhập quỹ trong tháng. Nếu như xí nghiệp có thể lập được chi tiết hơn cho ngày hoạt động thì ngay trong ngày, số tiền thừa đã có thể sinh lãi. Do đó xí nghiệp nên chú trọng đến khâu lập kế hoạch ngân quỹ một cách chi tiết, cụ thể cũng như việc tính toán mức dự trữ phải chính xác. Như vậy sẽ giúp cho các quyết định sử dụng ngân quỹ được chính xác, hợp lý và đem lại hiệu quả cao. Đối với các cửa hàng, đại lý được đặt ở các tỉnh khác, số tiền bán hàng trong ngày nên hoặc là áp dụng hình thức thanh toán chuyển khoản ngay trong ngày hoặc là gửi ngân hàng để lấy lãi rồi định kỳ thanh toán cho xí nghiệp để giảm chi phí. Việc tăng tốc độ nhập quỹ và việc chậm tốc độ xuất quỹ là một việc làm cần thiết trong việc sử dụng ngân quỹ có hiệu quả. Bằng việc áp dụng các phương thức thanh toán hiện đại, có tốc độ chuyển tiền nhanh, xí nghiệp sẽ nhanh chóng thu được tiền khách hàng trả, đồng thời có thể trì hoãn trong thời gian ngắn mới trả tiền cho người bán. Tất nhiên là việc sử dụng các dịch vụ này thì phải mất một khoản chi phí. Do đó với một khoản tiền lớn thì việc sử dụng dịch vụ thanh toán nhanh có hiệu quả hơn so với một khoản tiền nhỏ. Vì vậy việc áp dụng hình thức thanh toán nào thì phải được tính toán kỹ càng về chi phí bỏ ra để có thể sử dụng một cách linh hoạt nhất, đem lại hiệu quả cao nhất. Hiện nay tại xí nghiệp chưa lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Đây là một loại báo cáo tài chính khá quan trọng để theo dõi các khoản nhập quỹ, xuất quỹ trong từng tháng và một phần nó có tác dụng hỗ trợ cho việc lập bảng cân đối kế toán. Việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng giúp cho xí nghiệp có thể làm căn cứ để lên kế hoạch về ngân quỹ cũng như theo dõi tình hình thực hiện ngân quỹ có theo đúng kế hoạch hay không. Với những tác dụng như vậy, xí nghiệp nên lập bảng báo cáo này. 2.3. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu: Như đã phân tích trong chương hai, các khoản phải thu của xí nghiệp là lớn, tốc độ tăng của nó cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu, trong đó phần lớn là các khoản phải thu của khách hàng. Chính điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý các khoản phải thu nói riêng và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói chung. Vậy để giảm các khoản phải thu này xuống mức có thể chấp nhận thì xí nghiệp có thể có các biện pháp như sau: Tăng cường công tác thẩm định tài chính của khách hàng trước khi đưa ra quyết định bán chịu. Việc đánh giá này thường dựa trên các thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh trong thời gian qua (có thể xác định dựa trên các báo cáo tài chính, các ngân hàng có quan hệ với khách hàng, thông qua cục thuế xem việc tình hình thanh toán của khách hàng có tốt hay không,…). Các thông tin về tình hình ngân quỹ của khách hàng cần được quan tâm và đưa ra các chính sách tín dụng thương mại hợp lý. Đối với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, để được mua chịu thì phải có bảo lãnh hoặc có tài sản thế chấp vì có những khách hàng mua hàng với giá trị lên đến hàng tỷ đồng. Không nên để các món nợ chồng chất nhau. Nếu khách hàng nào có hiện tượng trì trệ trong thanh toán và hoạt động kinh doanh có dấu hiệu không tốt thì xí nghiệp nên ngừng việc cung cấp tín dụng thương mại cho họ. Nếu khoản nợ đã quá hạn và sau khi áp dụng các biện pháp đòi nợ mà khách hàng vẫn chưa chịu thanh toán thì có thể bán tài sản thế chấp để thay thế. Điều này cần phải được nêu rõ trong hợp đồng tín dụng thương mại để tránh mâu thuẫn sau này. Xí nghiệp có thể sử dụng thương phiếu trong hoạt động kinh doanh của mình để trong trường hợp cần thiết có thể đem đi chiết khấu. Thường xuyên theo dõi số dư các khoản phải thu của từng khách hàng cũng như tổng thể để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Xí nghiệp cần lập thêm quỹ dự phòng phải thu khó đòi cho phù hợp để đảm bảo có thể bù đắp trong trường hợp khoản nợ đã quá hạn lâu hoặc không thu hồi được. Quỹ này không nhất thiết phải ở dưới dạng tiền mặt mà có thể đầu tư vào chứng khoán có độ rủi ro thấp. Như vậy vừa đảm bảo tính sinh lời, vừa đảm bảo được mục đích phòng ngừa rủi ro vì có thể đem bán hay chiết khấu các chứng khoán này để bù đắp vào vốn lưu động khi rủi ro xảy ra. Việc áp dụng các chính sách chiết khấu cũng rất cần thiết vì nó nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ sớm. Tuy nhiên mức chiết khấu là bao nhiêu thì phải có sự tính toán. Việc tính toán mức chiết khấu phải được căn cứ vào lãi suất trên thị trường và mức lợi được hưởng khi sử dụng chính sách này. Ngoài ra việc thực hiện vận chuyển, bốc dỡ, giao hàng đúng hạn cũng làm cho khách hàng hài lòng hơn và sẽ thanh toán đúng hạn. Đối với thời hạn tín dụng, việc quy định khách hàng phải thanh toán sau thời gian 1 tháng 10 ngày kể từ ngày hợp đồng được ký kết là quá cứng nhắc. Với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn thì xí nghiệp nên kéo dài hơn về thời gian thanh toán vì với số tiền trả quá lớn có thể khách hàng chưa chuẩn bị đủ để kịp trả nợ đúng hạn. Còn đối với các khách hàng mua hàng với giá trị nhỏ thì có thể rút ngắn thời hạn thanh toán. Xí nghiệp có thể đề ra một bảng quy định về thời hạn thanh toán cho những mức giá trị hàng bán ra khác nhau. Ngoài ra xí nghiệp có thể áp dụng các hình thức thanh toán tiền hàng khác nhau. Có thể áp dụng hình thức thanh toán một lần khi đến hạn hoặc thanh toán theo hình thức trả góp. Việc thanh toán theo hình thức trả góp nên được áp dụng đối với những khách hàng mua hàng giá trị lớn. Thanh toán theo hình thức này sẽ giúp cho xí nghiệp giảm rủi ro khách hàng không trả nợ hoặc khách hàng chậm trả nợ vì với một khoản tiền lớn được chia ra làm nhiều lần trả sẽ giúp khách hàng dễ thanh toán hơn, đồng thời xí nghiệp cũng có thể thu hồi dần dần khoản tiền bán hàng và sử dụng ngay số tiền đó để quay vòng hoạt động. Khi quyết định cấp tín dụng thương mại cho khách hàng, giá bán trả chậm phải đảm bảo bù đắp được những rủi ro tiềm ẩn của khoản phải thu đó như rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do tác động của lạm phát, giá trị thời gian của tiền,…và các phí tổn khác phát sinh trong quá trình đòi nợ. Hay nói cách khác chính các nhà quản trị tài chính của xí nghiệp phải lập dự toán cho tất cả các thiệt hại có thể cũng như các lợi thế liên quan đến việc cấp tín dụng thương mại cho khách hàng. Trên cơ sở tính toán các chi phí bù đắp rủi ro,xí nghiệp nên xác định một cách chính xác nhất có thể giá trị NPV của việc bán chịu và chỉ chấp nhận cấp tín dụng thương mại cho khách hàng trong trường hợp NPV thực sự lớn hơn 0. Đây là một vấn đề quan trọng mà xí nghiệp ít quan tâm tới. Trong hợp đồng tín dụng xí nghiệp nên tăng mức lãi suất phạt đối với các khách hàng trả tiền hàng chậm. Thời gian thanh toán tiền hàng càng lớn thì mức phạt càng cao. Có như vậy thì mới hạn chế được việc xí nghiệp bị chiếm dụng vốn. Ngoài các biện pháp tăng cường hiệu quả sử dụng TSLĐ, việc quan tâm đến những biến động của thị trường để đề ra các chính sách quản lý đúng đắn cũng rất quan trọng. Do đó xí nghiệp phải tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường thông qua các nguồn thông tin trên báo chí, qua tìm hiểu khách hàng, qua mạng Internet,… Trên đây là một số biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ ở xí nghiệp II. Tuy nhiên không phải việc thực hiện được là dễ dàng vì trên thực tế các khoản mục ràng buộc với nhau. Muốn tăng doanh thu thì lại có các chi phí quản lý mới phát sinh hay muốn khả năng thanh toán thực tế tốt thì dự trữ tiền mặt phải lớn, từ đó lại làm giảm hiệu suất sử dụng tiền mặt,… Chính vì vậy các nhà lãnh đạo xí nghiệp cần phải có một trình độ quản lý tốt. 3. Một số kiến nghị với công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí: Việc công ty hàng năm quyết định phân bổ quỹ khen thưởng phúc lợi cho xí nghiệp như những năm 2000, 2001, 2002 là không hợp lý. Vì thực tế trong ba năm qua xí nghiệp đều thực hiện theo đúng kế hoạch mà công ty giao cho và mức LNST qua ba năm đều tăng. Song số tiền trong quỹ khen thưởng phúc lợi mà công ty phân bổ cho xí nghiệp lại giảm. Điều này sẽ không tạo động lực cho xí nghiệp làm hết khả năng của mình. Vì vậy công ty nên phân bổ quỹ này theo % LNST mà xí nghiệp đã thực hiện được trong năm. Từ đó xí nghiệp sẽ hoạt động có hiệu quả hơn vì LNST tăng thì xí nghiệp cũng sẽ được hưởng lợi nhiều hơn. Để xí nghiệp có thể hoạt động có hiệu quả hơn thì các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp phải được nâng cao hơn nữa về trình độ nghiệp vụ của mình. Do đó công ty nên phân bổ thêm cho xí nghiệp quỹ đào tạo và phát triển để xí nghiệp có thể tạo điều kiện cho cán bộ của mình học tập thêm nhằm nâng cao trình độ. Công ty nên để cho xí nghiệp chủ động hơn trong việc tìm kiếm nguồn tài trợ vì hiện nay nguồn vốn chính của xí nghiệp là nguồn vốn do công ty cấp cho. Một vấn đề nữa là hiện nay xí nghiệp chưa có một trụ sở ổn định mà vẫn phải đi thuê. Chi phí hàng tháng cho việc thuê trụ sở là khá tốn kém. Vì vậy công ty nên tạo điều kiện để cho xí nghiệp có một trụ sở giao dịch ổn định, vừa tạo tâm lý làm việc thoải mái và không phải tốn kém nhiều chi phí thuê tài sản cố định. Xí nghiệp II là đơn vị trực thuộc công ty nên nếu xí nghiệp hoạt động có hiệu quả thì công ty cũng được hưởng lợi nhiều. Do đó với những kiến nghị này, rất mong được công ty xem xét để có thể tạo điều kiện tốt nhất cho xí nghiệp hoạt động hiệu quả. Kết luận Như vậy qua tìm hiểu về xí nghiệp kinh doanh các sản phẩm khí miền bắc, chúng ta thấy rằng xí nghiệp có những bước phát triển đáng kể trong thời gian qua. Tuy mới thành lập chính thức song xí nghiệp đã xây dựng một cơ cấu tổ chức mang tính tập trung, chuyên môn hoá cao với những chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận rõ ràng, phát huy được khả năng của từng bộ phận. Mạng lưới phân phối ngày càng mở rộng với hệ thống kho, trạm, đại lý, cửa hàng ngày càng nhiều, khối lượng sản phẩm cung cấp cho thị trường ngày càng lớn. Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp nói chung là tốt, phần LNST tăng qua các năm. Xí nghiệp luôn thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định cũng như các nghĩa vụ của mình đối với nhà nước và với công ty, đồng thời xí nghiệp cũng quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên, mức lương bình quân/người tăng, các chế độ bảo hiểm và chế độ an toàn lao động luôn được quan tâm thực hiện nghiêm túc. Đối với việc sử dụng các TSLĐ tại xí nghiệp tuy việc sử dụng trong những năm qua cũng có hiệu quả song chưa cao, đặc biệt là đối với các khoản phải thu. Qua quá trình thực tập, nghiên cứu và tìm hiểu em cũng mạnh dạn đưa ra một số biện pháp để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ tại xí nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Đào Văn Hùng cùng ban Giám đốc và cán bộ phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính,…của xí nghiệp II đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2003. Sinh viên Đỗ Thu Hồng. Tài liệu tham khảo -----o0o----- TS. Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, NXB Giáo dục. Nguyễn Hải Sản, Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống kê. Phan Văn Dược _ Đặng Kim Cương, Phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Thống kê. Tạp chí kinh tế và phát triển. Tạp chí thông tin tài chính. Website: www.vinaseek.com ._.