Nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách & Thiết bị trường học Hà Nội

lưu động 15 1.2.4. Nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động 28 Chương 2: Thực trạng sử dụng TSLĐ tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 32 2.1. Qúa trình hình thành và quá trình phát triển của Công ty 32 2.2. Cơ cấu tổ chức 35 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 40 2.2. Thực trạng về sử dụng TSLĐ tại Công ty Sách và thiết bị trường học Hà Nội 43 2.2.1. Cơ cấu Tài sản lưu động 43 2.2.2. Thực trạng về hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty 45 2.3. Đánh gía thực trạng SXKD và hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 48 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 50 3.1. Định hướng pháp triển của Công ty trong thời gian tới 50 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty 51 3.2.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng dự trữ hàng tồn kho 53 3.2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả ngân quỹ 54 3.2.3. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý khoản phải thu 56 3.3. Một số kiến nghị với công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 60 Kết luận 61 Nhận xét của đơn vị thực tập 62 Tài liệu tham khảoLời mở đầu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước trong những năm gần đây, các doanh nghiệp ở Việt Nam cũng đang có những bước phát triển mới và đóng góp vào sự phát triển chung của đất nước. Riêng đối với doanh nghiệp Nhà nước, quá trình quản lý doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi kể từ khi chuyển từ cơ chế quản lý quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Trong thời kì bao cấp, các doanh nghiệp Nhà nước hoàn toàn sản xuất theo kế hoạch mà Nhà nước giao cho nên hoạt động của nó rất trì trệ và mang tính thụ động. Song kể từ khi chuyển sang có chế thị trường, các doanh nghiệp Nhà nước phải tự định hướng cho hoạt động của mình, chủ động trong các kế hoạch sản xuất. Với môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh và có nhiều biến động, các doanh nghiệp luôn phải có những chính sách quản lý phù hợp để đạt được mục tiêu tối đa hoá giá trị vốn của chủ sở hữu. Trình độ quản lý là một trong những yếu tố quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng nguồn vốn cũng như tài sản của doanh nghiệp mình một cách có hiệu quả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà trong thời gian thực tập tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội, em đã đi sâu vào nghiên cứu hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động và lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội” với mong muốn đưa ra được những biện pháp để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty. Chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài lời mở đầu, phần kết luận, danh mục và tài liệu tham khảo chuyên đề gồm có 3 chương: Chương 1: Tài sản lưu động và hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động trong doanh nghiệp Phần này là những lý luận chung về doanh nghiệp, về tầm quan trọng của việc nghiên cứu hiệu quả sử dụng tài sản lưu động cũng như nội dung và phương pháp để nghiên cứu đánh giá. Chương 2: Thực trạng sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Đây là phần thực tiễn hoạt động của Công ty. Trong chương này bên cạnh việc giới thiệu về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của xí nghiệp là việc đi sâu vào tìm hiểu tình hình sử dụng tài sản lưu động của xí nghiệp trong 2 năm 2003, 2004; phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của Công ty trong 2 năm gần đây. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Chương này bao gồm phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới và những giải pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của Công ty trên cơ sở lý luận và phân tích thực tiễn của hai chương trên. Do trình độ lý luận và nhận thức còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo để chuyên đề thêm hoàn thiện. Chương I: Tài sản lưu động và hiệu quả sử dụng TSLĐ trong doanh nghiệp Tổng quan về TSLĐ. 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của TSLĐ Khái niệm và phân loại tài sản lưu động của doanh nghiệp Khái niệm Khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, đến chu kỳ sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng khác. Phần lớn các đối tượng lao động thông qua quá trình chế biến để trở thành thực thể của sản phẩm còn một số khác bị mất đi như các loại nhiên liệu. Bất kì hoạt động sản xuất - kinh doanh nào cũng cần phải có đối tượng lao động. Lượng tiền ứng trước để thoả mãn nhu cầu về các đối tượng lao động gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp. Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường luân chuyển vào quá trình sản xuất kinh doanh. Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, tài sản lưu động được thể hiện ở bộ phận tiền mặt, các chứng khoán thanh khoản cao, phải thu và dự trữ tồn kho. Giá trị các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp, sản xuất thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của chúng. Phân loại Tài sản lưu động Để phân loại tài sản lưu động người ta bắt đầu nghiên cứu chu kỳ vận động của tiền mặt. Chu kỳ vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý tài sản lưu động vừa là căn cứ phân loại TSLĐ. Chu kỳ vận động của tiền mặt là độ dài thời gian từ khi thanh toán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu được tiền từ những khoản phải thu do việc bán sản phẩm cuối cùng. Có thể hình dung trình tự vận động của vốn lưu động như sau: + Công ty mua nguyên vật liệu để sản xuất, phần lớn những khoản mục này chưa phải trả ngay, tạo nên những khoản phải trả. Do vậy, việc mua trong trường hợp này không ảnh hưởng ngay đến luồng tiền. + Lao động được sử dụng để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng và thông thường tiền lương không được trả ngay vào lúc công việc được thực hiện, từ đó hình thành các khoản lươngphải trả. + Hàng hoá thành phẩm được bán, nhưng là bán chịu, do đó tạo nên khoản phải thu và từ đó việc bán hàng không tạo nên luồng tiền vào ngay lập tức. + Tại một thời điểm nào đó trong quá trình vận động nói trên, doanh nghiệp phải thanh toán những khoản phải trả và nếu những khoản thanh toán này được thực hiện trước khi thu được những khoản phải thu thì sẽ tạo ra những luồng tiền ròng. Luồng tiền này phải được tài trợ bằng một biện pháp nào đó. Đặc điểm TSLĐ Tài sản lưu động trong Doanh nghiệp sản xuất tham gia vào tất cả các giai đoạn của một chu kì SXKD: dự trữ - sản xuất - tiêu thụ. Đặc điểm nổi bật của tài sản lưu động là không ngừng tuần hoàn và chu chuyển giá trị. Tài sản lưu động bắt đầu từ hình thái vốn tiền tệ tuần tự qua các giai đoạn khác nhau và biến đổi hình thái biểu hiện để cuối cùng lại trở về hình thái vốn bằng tiền như điểm xuất phát nhưng lớn hơn về chất và lượng. Đó là sự tuần hoàn liên tục không ngừng của vốn lưu động làm một vòng tuần hoàn và được gọi là vòng chu chuyển của TSLĐ. TSLĐ chỉ dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Vì phần lớn đối tượng lao động thông qua quá trình chế biến để hợp thành thực thể sản phẩm như bông thành sợi, cát thành thủy tinh. Cũng do đó mà TSLĐ chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD. Các đối tượng lao động chỉ được sử dụng trong một chu kì sản xuất, chu kì sau lại phải sử dụng đối tượng khác. Khi chu kỳ sản xuất kết thúc, TSLĐ được thu hồi lại sau đó tiếp tục được đầu tư cho chu kỳ tiếp theo, phục vụ cho sản xuất được diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Nhìn chung, nếu tốc độ luân chuyển của TSLĐ càng cao thì ứ đọng vốn dự trữ của Doanh nghiệp càng ít. Doanh nghiệp nhanh chóng tiêu thụ được sản phẩm và thu tiền hàng, làm tăng số lần thu lợi nhuận. Vai trò TSLĐ Để tiến hành hoạt động SXKD, mọi Doanh nghiệp cần phải có một số lượng tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động nhất định. Trong nền kinh tế thị trường, mọi vận động kinh tế đều được tiền tệ hóa, do đó để được những yếu tố nói trên đòi hỏi Doanh nghiệp phải có một số lượng tiền tệ ứng trước để SXKD. Đặc điểm nổi bật của đồng vốn trong Doanh nghiệp là chúng luôn vận động không ngừng. Trong SXKD, sự vận động đó diễn ra rất đa dạng. Có thể đó là sự dịch chuyển giá trị, chuyển quyền sở hữu, sự thay đổi trạng thái biểu hiện của giá trị. Nhờ vào sự vận động của vốn tiền tệ mà quá trình SXKD của các doanh nghiệp được diễn ra liên tục. Vốn được biểu hiện bằng tiền nhưng phải là tiền được vận động với mục đích sinh lợi. Trong qúa trình vận động, vốn ra đi và trở lại điểm xuất phát của nó lớn hơn lên sau một chu kì vận động. Đồng thời vốn cũng thường thay đổi hình thái và nhờ đó tạo ra khả năng sinh lợi. Khả năng sinh lời của vốn vừa là mục đích của SXKD, vừa là phương tiện để vốn bảo tồn và tăng trưởng, tiếp tục vận động ở chu kì sau. Với tư cách là một bộ phận của vốn kinh doanh, Tài sản lưu động cũng giữ một vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Nhờ có Tài sản lưu động mà quá trình SXKD được diễn ra từ khâu mua sắm vật tư cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Tài sản lưu động chuyển một lần toàn bộ giá trị vào sản phẩm, do vậy nó là cơ sở để tính giá sản phẩm. Bất kì một Doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động đầu tư đều không chỉ là đầu tư vào TSCĐ mà còn cần đầu tư vào TSLĐ. Vì nếu, đầu tư vào TSCĐ tức là đầu tư cơ bản, đầu tư theo chiều sâu để tạo ra cơ sở nền tảng cho sự phát triển thì đầu tư vào TSLĐ là để tạo ra động lực thúc đẩy sự phát triển, phát huy tác dụng của đầu tư cơ bản. Kết cấu Tài sản lưu động Các khoản mục cấu thành gồm: - Vốn bằng tiền gồm: tiền gửi ngân hàng, tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển. ở các nước phát triển thị trường chứng khoán thì chứng khoán ngắn hạn cũng xếp vào khoản mục này. Vốn băng tiền được sử dụng để trả lương công nhân, mua sắm nguyên vật liệu, mua TSCĐ, trả tiền thuế, trả nợ… Tiền mặt bản thân nó là tài sản không sinh lãi. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp việc giữ tiền mặt là cần thiết. Khi Doanh nghiệp giữ đủ lượng tiền mặt cần thiết thì Doanh nghiệp vừa không lãng phí vốn tiền mặt, vừa có được những lợi thế trong kinh doanh như: + Được hưởng lợi thế chiết khấu nếu có đủ tiền thanh toán ngay các khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ, nguyên vật liệu. + Giúp Công ty duy trì tốt các chỉ số thanh toán ngắn hạn, nhờ đó Công ty có thể mua hàng hoá với điều kiện thuận lợi và được hưởng hạn mức tín dụng rộng rãi. + Giúp Công ty tận dụng được các cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán, chi trả. + Giúp Công ty có tiền mặt để đáp ứng kịp nhu cầu chi tiêu khẩn cấp như đình công, hoả hoạn, chiến dịch Marketing của đối thủ cạnh tranh, khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kì kinh doanh. + Đầu tư ngắn hạn: Công ty có thể sử dụng một phần vốn của mình để đầu tư vào chứng khoán ngắn hạn, đầu tư ngắn hạn khác như góp vốn liên doanh ngắn hạn… nhằm mục tiêu sinh lợi. Đặc biệt các khoản kinh doanh chứng khoán ngắn hạn của Công ty còn có ý nghĩa là bước đệm quan trọng trong việc chuyển hoá giữa tiền mặt và các tài sản có tính lỏng kém hơn. Điều này giúp Doanh nghiệp sinh lợi tốt hơn và huy động được một lượng tiền mặt đủ lớn và kịp thời đảm bảo cho nhu cầu thanh khoản. - Khoản phải thu: Cạnh tranh là cơ chế vận động của nền kinh tế thị trường. Các Doanh nghiệp muốn đứng vững trong cạnh tranh cần phải nỗ lực vận dụng các chiến lược cạnh tranh đa đạng từ cạnh tranh giá đến cạnh tranh phi giá cả như hình thức quảng cáo, các dịch vụ trước, trong và sau khâu bán hàng. Mua hàng chịu cũng là một hình thức cạnh tranh khá phổ biến và có ý nghĩa quan trọng với các Doanh nghiệp. Nó đem lại những lợi thế sau: + Tăng doanh thu bán hàng. + Giảm chi phí tồn kho hàng hoá. + Tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị và TSCĐ, hạn chế hao mòn vô hình. + Tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. + Bán được hàng hoá với giá cao hơn do trong giá bán đã bao hàm của lãi suất bán chịu. Tuy nhiên tín dụng thương mại: cũng tạo ra bất lợi như: + Tăng chi phí SXKD do tăng chi phí đòi nợ. Chi phí trả cho nguồn tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quỹ. + Rủi ro không đòi được nợ. Các khoản tín dụng thương mại mà Doanh nghiệp cung cấp đã tạo ra khoản mục phải thu của Doanh nghiệp từ khách hàng, từ nội bộ Doanh nghiệp hay các khoản ứng trước cho người bán… Khoản phải thu qúa lớn hay quá nhỏ đều không có lợi cho Doanh nghiệp, Doanh nghiệp cần có biện pháp điều chỉnh kịp thời. - Hàng tồn kho: Trong qúa trình sản xuất, việc tiêu hao đối tượng lao động diễn ra thường xuyên liên tục, nhưng việc cung ứng nguyên vật liệu thì đòi hỏi thực hiện ngắt quãng, mỗi lần mua vào một lượng nhất định. Do đó Doanh nghiệp phải thường xuyên có một số lượng lớn nguyên vật liệu… nằm trong qúa trình dự trữ, hình thành nên các khoản mục vốn dự trữ. Vốn dự trữ là biểu hiện bằng tiền của nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, thành phẩm mua ngoài, bao bì, vật liệu bao bì. Loại vốn này thường chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng Tài sản lưu động. Đồng thời, Doanh nghiệp cũng phải luôn duy trì một số lượng vốn lưu động dưới dạng vốn sản xuất và vốn thành phẩm. Đó là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ sản phẩm, phí tổn chờ phân bổ và vốn thành phẩm nhập kho. - Tài sản lưu động khác: Là biểu hiện bằng tiền của các khoản tạm ứng, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển… Đây là những khoản mục chi phí cần thiết phục vụ cho những nhu cầu thiết yếu của qúa trình SXKD của Doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp khác nhau có kết cấu Tài sản lưu động không giống nhau. Có nhiều nhân tố ảnh hưởng tới kết cấu Tài sản lưu động như: - Điều kiện sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ, của các Doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ: Nhà máy điện hầu như không có vốn thành phẩm, điện sản xuất ra đến đâu thì được tiêu thụ ngay đến đó nên không có thành phẩm tồn kho. - Các phương thức thanh toán trong bán hàng khác nhau dẫn đến khoản mục phải thu của các Doanh nghiệp có quy mô không giống nhau. - Trình độ quản lý sản xuất, trình độ quản lý tài chính của Doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kết cấu Tài sản lưu động. - Quy mô sản xuất lớn hay nhỏ tác động tới nhu cầu vốn khác nhau nên kết cấu Tài sản lưu động cũng khác nhau giữa các Doanh nghiệp có cùng điều kiện sản xuất và đặc điểm kinh tế kỹ thuật. Mỗi khoản mục nằm trong Tài sản lưu động đều rất cần thiết cho quá trình SXKD của Doanh nghiệp nhưng tác động của nó tới sản xuất lại không giống nhau. Trong đó, bộ phận hàng tồn kho dưới hình thái vốn sản xuất trực tiếp tham gia vào quá trình sáng tạo ra giá trị. Số vốn trong sản xuất ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động, cần không ngừng cải tiến kết cấu Tài sản lưu động theo phương hướng chung là tăng tỷ trọng của vốn sản xuất, giảm tỉ trọng của các loại vốn khác như vốn bằng tiền, vốn phải thu, vốn dự trữ tồn kho… một cách hợp lý đồng thời phải duy trì ở mức tối thiểu cho phép, tránh ứ đọng vốn gây lãng phí. 1.3.Nguồn hình thành Tài sản lưu động 1.3.1. Theo quan hệ sở hữu nguồn hình thành Tài sản lưu động gồm * Vốn chủ sở hữu: là vốn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp, các chủ Doanh nghiệp có toàn quyền sử dụng và định đoạt. Trong vốn chủ sở hữu lại chia thành: vốn tự có và vốn tự bổ sung. - Vốn tự có: Tuỳ từng loại hình Doanh nghiệp, vốn tự có của Doanh nghiệp được thể hiện dưới những hình thái như: + Vốn ngân sách Nhà nước cấp cho Doanh nghiệp Nhà nước. Nhà nước chỉ cấp một phần vốn lưu động ban đầu, phần còn lại Doanh nghiệp phải tự huy động trên thị trường theo lãi suất thị trường. Ngoài ra, trong qúa trình hoạt động của mình, nếu Doanh nghiệp Nhà nước giải trình kế hoạch tài chính tốt sẽ được Nhà nước cấp thêm vốn lưu động bổ xung trong năm sau. Khi sử dụng vốn ngân sách Nhà nước cấp, Doanh nghiệp phải nộp thuế thu trên vốn như một nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của Nhà nước. + Với Công ty cổ phần, vốn tự có hình thành nên Tài sản lưu động do Công ty phát hành và bán cổ phiếu cho các cổ đông theo luật Công ty cổ phần. Chi phí khoản vốn này là lợi tức cổ phần mà Công ty cho các cổ đông hàng năm. + Với Công ty liên doanh, vốn tự có hình thành nên Tài sản lưu động là một phần của vốn góp liên doanh với các Doanh nghiệp khác. Các Doanh nghiệp có thể góp vốn bằng tiền hay vật tư, hàng hoá. + Với Doanh nghiệp tư nhân, Tài sản lưu động do chủ Doanh nghiệp bỏ ra đầu tư. - Vốn tự bổ sung: Nguồn vốn này được hình thành từ lợi nhuận để lại hay từ các quỹ của Doanh nghiệp để bổ sung cho Tài sản lưu động. * Vốn vay: là vốn Doanh nghiệp có được do: Đi vay ngân hàng và các tổ chức tài chính trung gian khác. Phát hành trái phiếu để huy động vốn đầu tư từ dân cư. Huy động các khoản nợ chưa thanh toán. Thuê mua tài chính. Như vậy, các Doanh nghiệp có nhiều cách thức để tài trợ cho Tài sản lưu động nhưng vấn đề đặt ra là lựa chọn nguồn tài trợ nào để đem lại hiệu quả nhất. Nói cách khác là Doanh nghiệp cần xác định cho mình một cơ cấu nguồn vốn tối ưu. Cơ cấu nguồn vốn tối ưu là cơ cấu đạt tới sự cân bằng giữa rủi ro và lãi suất, làm cho chi phí vốn nhỏ nhất, giá cổ phiếu của Công ty là cao nhất. Về nguyên tắc, Doanh nghiệp sẽ ưu tiên lựa chọn những nguồn vốn có chi phí vốn thấp nhất để tài trợ cho hoạt động SXKD. Muốn vậy, Doanh nghiệp cần so sánh tương quan giữa hai chỉ tiêu Doanh lợi vốn và chi phí vốn. Doanh lợi vốn = Lợi nhuận trước thuế và lãi Tổng tài sản Chi phí vốn vay trong kỳ = Chi phí nợ vay trong kì Vốn vay Nếu doanh lợi vốn lớn hơn chi phí vốn thì có nghĩa là Doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt hay tình hình kinh doanh có nhiều khả quan. Lúc này, Doanh nghiệp nên huy động vốn từ nguồn vốn vay. Việc sử dụng nợ vay trong điều kiện này sẽ có tác dụng làm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của chủ sở hữu nhiều hơn. Đồng thời chủ sở hữu chỉ cần một số vốn hạn chế cũng vẫn nắm bắt được quyền kiểm soát Doanh nghiệp và tỉ trọng vốn sở hữu nhỏ thì rủi ro của Doanh nghiệp chủ yếu do người cho vay gánh chịu. Ngược lại, nếu doanh lợi vốn nhỏ hơn chi phí vốn nghĩa là tình hình kinh doanh của Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn thì vốn chủ sở hữu lại là là chắn chống phá sản cho Doanh nghiệp. 1.3.2. Theo thời gian huy động và sử dụng nguồn hình thành Tài sản lưu động gồm: * Nguồn vốn dài hạn: là những nguồn vốn có tính chất ổn định dài hạn được sử dụng để hình thành nên các tài sản thường xuyên. Vốn lưu động thường xuyên gồm vốn chủ sở hữu và vốn vay dài hạn. * Nguồn vốn ngắn hạn: là nguồn vốn có tính chất ngắn hạn (< 1 năm) sử dụng để đáp ứng yêu cầu có tính chất tạm thời. Thuộc nguồn vốn ngắn hạn có: - Vốn vay ngắn hạn tại ngân hàng: đây là nguồn quan trọng, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, có thời hạn từ vài ngày đến 1 năm. Vay ngắn hạn có hai hình thức. + Vay theo món. + Vay luân chuyển. - Vay nợ tín dụng thương mại: nguồn tín dụng thương mại được khai thác phổ biến qua quan hệ mua bán trả góp, trả chậm. Nguồn tín dụng thương mại dưới dạng các khoản phải trả chiếm 20%, thậm chí 40% tổng nguồn vốn. Đây là hình thức tài trợ linh hoạt, tạo khả năng mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh. Tuy nhiên cũng cần thấy tính chất rủi ro của nó khi quy mô vượt quá giới hạn an toàn. Chi phí mua hàng hoá trả chậm ẩn dưới hình thức thay đổi mức giá ( giá bán trả chậm cao hơn, bao hàm lãi suất tín dụng trong đó). Quy mô của nó phụ thuộc vào tính chất kinh tế của sản phẩm, tình trạng tài chính của người mua và bán. - Vốn chiếm dụng khác do chưa thanh toán lương cho CBCNV, chưa nộp thuế cho Nhà nước… Quản lý nguồn vốn hình thành Tài sản lưu động theo thời gian huy động và sử dụng vốn giúp Doanh nghiệp ra quyết định huy động vốn phù hợp với tiến độ thi công các dự án đầu tư đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo cho sản xuất không bị dán đoạn vì thiếu vốn và có kế hoạch trả nợ vay kịp thời. Hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Quan điểm về hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, các doanh nghiệp được Nhà nước cấp vốn, tài sản. Vì thế tiền vốn huy động được không phải mất chi phí. Khi sử dụng, các doanh nghiệp cũng không cần quan tâm đến hiệu quả sử dụng vốn, nếu kinh doanh thua lỗ thì có Nhà nước bù đắp, trang trải mọi thiếu hụt. Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường với đa thành phần kinh tế, doanh nghiệp là đơn vị kinh tế hoạch toán độc lập, tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất. Trừ một số doanh nghiệp Nhà nước được Nhà nước cấp một phần Tài sản lưu động từ nguồn vốn Nhà nước, còn lại cũng như các doanh nghiệp khác đều phải tự huy động vốn từ thị trường và phải trả một khoản chi phí nhất định, phải trả đúng thời hạn. Vì vậy khi sử dụng vốn, doanh nghiệp cần thu hồi đủ vốn ban đầu và có lãi. Nếu không Doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng nợ nhiều, nợ quá hạn, mất khả năng thanh toán và thậm chí là phá sản. Thực tế hiện nay cả nước có khoảng 6.000 Doanh nghiệp Nhà nước với tổng số vốn kinh doanh khoảng 80.000 tỷ đồng. Trong đó Tài sản lưu động chiếm 18% nhưng chỉ có khoảng một nửa trong số này thực huy động vào kinh doanh, số còn lại là nợ khó đòi, lỗ chưa được bù đắp, vật tư hỏng, mất mát. Tình hình này làm cho các Doanh nghiệp lâm vào tình trạng thiếu vốn, doanh nghiệp phải vay ngân hàng hay chiếm dụng lẫn nhau. Vì vậy, hiệu quả sử dụng Tài sản nói chung và Tài sản lưu động nói riêng đã quyết định đến sự tồn tại của Doanh nghiệp. 1.2.2 Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Từ thực tế trên cho thấy việc nâng cao hiệu của việc sử dụng Tài sản lưu động là rất quan trọng đối với doanh nghiệp nó quyết định sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp. Quan điểm về hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động trong SXKD của các doanh nghiệp sản xuất được thể hiện như sau: Khả năng sinh lợi và khả năng sản xuất của Tài sản lưu động phải cao và không ngừng tăng so với ngành và giữa các kì. Nghĩa là phải đảm bảo một đồng vốn lưu động có thể đem lại lợi nhuận tối đa cho phép để không ngừng những bảo toàn mà còn phát triển vốn. Khả năng tiếtt kiệm Tài sản lưu động cao và ngày càng tăng: sử dụng Tài sản lưu động tiết kiệm cũng là một chỉ tiêu thể hiện hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động. Nó giúp doanh nghiệp không phải huy động thêm vốn. Giảm được chi phí, tăng lợi nhuận và vẫn đáp ứng nhu cầu Tài sản lưu động cho sản xuất. Tốc độ luân chuyển Tài sản lưu động cao: Giúp doanh nghiệp đẩy nhanh thu hồi vốn. Tiếp tục tái đầu tư cho kì sản xuất tiếp theo. Nắm bắt kịp thời các cơ hội kinh doanh có khả năng sinh lời. Xây dựng được cơ cấu vốn tối ưu và một tiềm lực tài chính vững chắc cho doanh nghiệp. Xét một cách toàn diện, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động là khả năng góp phần tăng lợi nhuận không ngừng cho doanh ngiệp vì suy cho cùng lợi nhuận chính là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp sản trong nền kinh tế thị trường. Xét theo quan điểm hiệu quả kinh tế xã hội thì hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của doanh nghiệp sản xuất là góp phần tăng trưởng kinh tế xã hội, tăng tổng sản phẩm quốc dân và nâng cao đời sống cho CBCNVC. 1.2.3.Chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động 1.2.3.1.Hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động là một phạm trù kinh tế phản ánh tình hình sử dụng Tài sản lưu động của doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh với tổng chi phí thấp nhất. Hiệu quả Tài sản lưu động được biểu hiện tập trung ở các mặt sau: - Khả năng sử dụng tiết kiệm, hợp lý Tài sản lưu động của doanh nghiệp càng cao và càng tăng so với mức sử dụng chung của ngành và so với kì trước đó. Việc sử dụng tiết kiệm Tài sản lưu động chỉ là một chỉ tiêu cần được xem xét khi tính hiệu qủa sử dụng TSLĐ. Bởi nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí, không phải tài trợ thêm cho TSLĐ khi mở rộng quy mô, từ đó tăng lợi nhuận và đáp ứng đầy đủ, thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. Tốc độ luân chuyển cao của TSLĐ trong quá trình sản xuất. Đây cũng là biểu hiện của hiệu quả sử dụng TSLĐ vì khi TSLĐ có tốc độ luân chuyển cao thì khả năng thu hồi vốn cao và nhanh, tiếp tục tái đầu tư cho kì sản xuất tiếp theo, chớp được cơ hội kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh. Mặt biểu hiện nữa là khả năng sinh lời và khả năng sản xuất của TSLĐ phải cao, không ngừng tăng so với ngành và giữa các kì. Điều này có nghĩa là một đồng giá trị TSLĐ phả đem lại một khoản doanh thu cao (thể hiện khả năng sản xuất) và một khoản lợi nhuận cao (thể hiện khả năng sinh lời). Ngoài ra hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp còn là việc doanh nghiệp có kết cấu tài sản hợp lý cùng với một kết cấu tối ưu của TSLĐ. 1.2.3.2 Phương pháp so sánh: Ngoài việc quan sát, thu thập, thông kê số liệu, tài liệu liên quan thì để phân tích và đánh giá được hiệu quả sử dụng TSLĐ có nhiều phương pháp trong đó có thể sử dụng hai phương pháp so sánh và phương pháp tỉ số. Phương pháp so sánh là phương pháp được sử dụng phổ biến trong phân tích hoạt động kinh doanh. Khi sử dụng phương pháp này thì chúng ta phải lựa chọn tiêu chuẩn để so sánh. Tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu của một kỳ được lựa chọn làm căn cứ để so sánh, được gọi là gốc so sánh. Tuỳ theo mục đích của nghiên cứu mà lựa chọn gốc so sánh thích hợp. Các gốc so sánh có thể là: Tài liệu của năm trước (kỳ trước) nhằm đánh giá xu hướng phát triển của các chỉ tiêu. Các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự toán, định mức) nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự toán, định mức. Các chỉ tiêu trung bình ngành, khu vực kinh doanh, nhu cầu đơn đặt hàng… nhằm khẳng định vị trí của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu… Các chỉ tiêu của kỳ được so sánh với kỳ gốc lựa chọn được chỉ tiêu kỳ thực hiện và là kết quả mà doanh nghiệp đã đạt được. Để phép so sánh có ý nghĩa thì điều kiện tiên quyết là các chỉ tiêu sử dụng phải đồng nhất. Trong thực tế thường điều kiện có thể so sánh được giữa các chỉ tiêu kinh tế cần được quan tâm cả về mặt thời gian và không gian. Về mặt thời gian thì các chỉ tiêu được tính trong cùng một khoảng thời gian hạch toán phải thông nhất trên ba mặt: phải cùng phản ánh nội dung kinh tế, phải cùng một phương pháp tính toán và phải cùng một đơn vị đo lường. Về mặt không gian thì các chỉ tiêu cần phải được quy đổi về cùng quy mô và điều kiện kinh doanh tương tự nhau: Thông thường , người ta sử dụng các kỹ thuật so sánh sau: So sánh bằng số tương đối: là kết quả của phép trừ trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện khối lượng quy mô của các hiện tượng kinh tế. So sánh bằng số tuyệt đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kì gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, mức phổ biến của các hiện tượng kinh tế. So sánh bằng số bình quân: số bình quân là dạng đặc biệt của số tuyệt đối, biểu hiện của tính chất đặc trưng chung về mặt số lượng, nhằm phản ánh đặc điểm chung của toàn bộ đơn vị, một bộ phận hay một tổng thể chung có cùng một tính chất. Tuỳ theo mục đích và yêu cầu của phân tích, tính chất và nội dung của các chỉ tiêu kinh tế mà người ta sử dụng kỹ thuật so sánh thích hợp. Quá trình phân tích theo kỹ thuật của phương pháp so sánh có thể thực hiện theo ba hình thức: So sánh theo chiều dọc: là quá trình so sánh nhằm xác định tỷ lệ quan hệ tương quan giữa các chỉ tiêu cùng kỳ của các báo cáo kế toán tài chính. Nó còn được gọi là phân tích theo chiều dọc. So sánh theo chiều ngang: là quá trình so sánh nhằm xác định các tỷ lệ và chiều hướng biến động giữa các kỳ trên báo cáo kế toán tài chính. So sánh xác định xu hướng và tính liên hệ của các chỉ tiêu: các chỉ tiêu riêng biệt hay các chỉ tiêu tổng cộng trên báo cáo được xem xét trong mối quan hệ với các chỉ tiêu phản ánh quy mô chung và chúng có thể được xem xét nhiều kỳ để cho ta thấy rõ hơn xu huớng phát triển của các hiện tượng nghiên cứu. Các hình thức sử dụng kỹ thuật so sánh trên thường được phân tích trong các báo cáo tài chính, nhất là bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và bảng lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính định kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Trong chuyên đề này, việc sử dụng phương pháp so sánh để nghiên cứu được áp dụng cả so sánh bằng số tuyệt đối, tương đối với số liệu được thu thập trong ba năm 2002, 2003, 2004; hình thức so sánh là so sánh theo chiều ngang, so sánh kết quả năm sau so với năm trước để thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như xu hướng phát triển của nó và so sánh theo chiều dọc để thấy được tỷ trọng, kết cấu của các thành phần trong TSLĐ. 1.2.3.3. Phương pháp tỷ số: Phương pháp tỷ số là phương pháp trong đó các tỷ số đuợc sử dụng để phân tích. Đó là các tỷ số đơn được thiết lập bởi chỉ tiêu này so với chỉ tiêu khác. đây là phương pháp có tính hiện thực cao với các điều kiện áp dụng ngày càng được bổ sung và hoàn thiên do nguồn thông tin kế toán – tài chính được cải tiến và được cung cấp đầy đủ hơn làm cơ sở để hình thành những tỷ lệ tham chiếu tin cậy cho việc đánh giá một tỷ số của một doanh nghiệp hay một nhóm doanh nghiệp; việc áp dụng công nghệ tin học ngày càng rộng rãi với nhiều chức năng và công dụng mới cho phép tích luỹ dữ liệu và thúc đẩy nhanh quá trình tính toán hàng loạt các tỷ số; đồng thời phương pháp này giúp nhà phân tích khai thác có hiệu quả những số liệu và phân tích một cách hệ thống hàng loạt tỷ số theo chuỗi thời gian liên tục theo từng giai đoạn. Để đánh giá hiệu quả sử dụng TSLĐ, người ta sử dụng các tỷ số sau: Vòng quay TSLĐ: Doanh thu Vòng quay TSLĐ = TSLĐ bình quân. Chỉ tiêu này cho biết TSLĐ luân chuyển được mấy vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng chứng tỏ TSLĐ luân chuyển tốc độ cao, một điều rất có lợi cho hoạt động của sản xuất kinh doanh. Như vậy vòng quay TSLĐ càng tăng thì hiệu quả sử dụng TSLĐ càng tăng và ngược lại. Kì luân chuyển TSLĐ: là số ngày bình quan cần thiết để TSLĐ thực hiện một vòng quay trong kỳ. Thời gian của kỳ phân tích Kì luân chuyển TSLĐ = Số vòng quay TSLĐ trong kỳ. Với thời gian của kỳ phân tích được quy ước là một năm tương ứng với 360 ngày; 1 quý tương ứng với 90 ngày; 1 tháng tương ứng với 30 ngày. Thời gian của mộ._.t vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn, hiệu quả sử dụng TSLĐ càng cao. Chỉ tiêu này phản ánh sự phát triển của trình độ kinh doanh, công tác quản lý và tình hình tài chính của doanh nghiệp. _ Khả năng sinh lời TSLĐ: Khả năng sinh lời Lợi nhuận sau thuế = TSLĐ TSLĐ sử dụng bình quân trong kỳ. Chỉ tiêu này phản ánh khả năng sinh lời của TSLĐ. Nó cho biết mỗi đơn vị Tài sản lưu động có trong kỳ đem lại bao nhiêu lợi nhuận sau thuế. Tỷ số khả năng thanh toán hiện hành: Khả năng thanh toán TSLĐ = hiện hành Nợ ngắn hạn. TSLĐ ở đây thông thường bao gồm tiền, các chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhượng (tương đương tiền), các khoản phải thu và dự trữ (tồn kho); còn nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản vay ngắn hạn của ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng khác. các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phả trả , phải nộp khác… Cả TSLĐ và nợ ngắn hạn đều có thời gian nhất định tới một năm. Tỷ số này là thước đo khả năng thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp, nó cho biết mức độ các khoản nợ của các chủ nợ ngắn hạn được trang trải bằng các tài sản có thể chuyển thành tiền trong một giai đoạn tương đương với thời hạn của khoản nợ đó. Tỷ số khả năng thanh toán nhanh: TSLĐ - Dự trữ Khả năng thanh toán nhanh = Nợ ngắn hạn. Đây là tỷ số giũa các tài sản quay vòng nhanh với nợ ngắn hạn. Tài sản quay vòng nhanh là những tài sản có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền bao gồm tiền chứng khoán ngắn hạn và các khoản phải thu. Tài sản dự trữ (tồn kho) là các tài sản khó chuyển thành tiền hơn trong tổng TSLĐ và dễ bị lỗ nhất nếu được bán. Do vậy tỷ số khả năng thanh toán nhanh cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn không phụ thuộc vào việc bán tài sản dự trữ(tồn kho). Vòng quay tiền: Doanh thu Vòng quay tiền = Tiền + Chứng khoán dễ bán. Tỷ số này được xác định bằng cách chia Doanh thu trong năm cho Tổng số tiền và các loại tài sản tuơng đương tiền bình quân (chứng khoán ngắn hạn dễ bán dễ chuyển nhượng). Tỷ số này càng lớn chứng tỏ trong một năm TSLĐ của doanh nghiệp quay được nhiều vòng hơn và doanh nghiệp sử dụng TSLĐ có hiệu quả hơn. Vòng quay của tiền: Số ngày trong kỳ Thời gian vòng quay dự trữ = Số vòng quay dự trữ. Chỉ tiêu này cho biết kỳ đặt hàng bình quân của doanh nghiệp là bao nhiêu ngày. Khoản phải thu x 360 Kỳ thu tiền bình quân = Doanh thu. Kỳ thu tiền được sử dụng để đánh giá khả năng thu tiền trong thanh toán trên cơ sở các khoản phải thu và doanh thu bình quân một ngày. Các khoản phải thu lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chính sách tín dụng thương mại của doanh nghiệp và các khoản trả trước. Tuy nhiên nếu tỷ sổ này còn thì không tốt cho doanh nghiệp. Nó chứng tỏ vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng trong khâu thanh toán hoặc do khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp kém. Nội dung quản lý TSLĐ: Quản lý dự trữ, tồn kho: Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, các doanh nghiệp thông thường phải dự trữ một lượng hàng hoá nhất định để cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách liên tục. Hàng hoá tồn kho bao gồm ba loại: nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành. Nguyên liệu thô là những nguyên liệu và bộ phận, linh kiện rời do các doanh nghiệp mua và sử dụng trong quá trình sản xuất. Trong sản xuất nếu các doanh nghiệp mua nguyên liệu với số lượng quá lớn hay quá nhỏ đều không đạt hiệu quả tối ưu bởi nếu mua với số lượng quá lớn thì doanh nghiệp sẽ phải chịu nhiều chi phí tồn trữ và rủi ro do hàng hoá bị hư hao, mất mát. Mặt khác nếu mua hàng hoá với số lượng quá nhỏ có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất và làm tăng những chi phí không cần thiết và không đạt hiệu quả cao. Do đó doanh nghiệp sẽ có lợi khi mua vừa đủ nguyên liệu để tạo ra một miếng đệm an toàn giữa cung ứng và sản xuất. Tồn kho trong quá trình sản xuất là các loại nguyên liệu nằm trong từng công đoạn của dây chuyền chế tạo. Thông thường không thể có sự đồng bộ hoàn toàn giữa các công đoạn sản xuất của doanh nghiệp bởi các bộ phận sản xuất không thể có cùng công suất hoạt động trong mọi thời điểm. Bởi vậy mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng. Nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào các bộ phận đứng trước nó. Do đó các loại nguyên vật liệu tồn kho có tác dụng tạo ra sự thông suốt và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất. Dây chuyền sản xuất càng dài và các công đoạn sản xuất càng nhiều sẽ dẫn tới nhu cầu tồn kho càng lớn. Khi tiến hành sản xuất xong, hầu như các doanh nghiệp chưa thể tiêu thụ hết sản phẩm, phần thì do có độ trễ nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, phần do phải có đủ lượng hàng mới xuất được. Lúc này sản phẩm hoàn thành tồn kho tạo ra khoảng an toàn cần thiết giữa sản xuất và tiêu thụ. Những doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh mang tính mùa vụ và có quy trình chế tạo tốn nhiều thời gian thường có lượng sản phẩm hoàn thành tồn kho lớn bởi nhu cầu đối với sản phẩm trong những mùa tiêu thụ vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp và ngược lại. Do đó các doanh nghiệp này cần có sản phẩm dự trữ. Trong thực tế nguyên vật liệu sử dụng mỗi ngày không phải là số cố định mà chúng luôn biến động không ngừng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ hoặc sản xuất những hàng hoá nhạy cảm với thị trường. Do đó để đảm bảo cho sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Lượng dự trữ an toàn là lượng hàng hoá dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Lượng dự trữ an toàn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp. 1.2.4.2. Quản lý ngân quỹ và các chứng khoán thanh khoản cao 1.2.4.2.1. Sự cần thiết của việc giữ tiền mặt Tiền mặt được hiểu là tiền tồn quỹ, tiền trên tài khoản thanh toán của doanh nghiệp ở ngân hàng. Nó được dùng để trả lương, mua nguyên vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả nợ. Tỷ lệ sinh lời trực tiếp trên tiền mặt rất thấp, thậm chí tỷ lệ sinh lời trên tiền giấy trong két của doanh nghiệp và tiền trong tài khoản bảo chi có tỷ lệ sinh lời bằng không. Trong khi đó sức mua của tiền tệ luôn có khuynh hướng giảm do chịu ảnh hưởng của lạm phát. Bởi vậy có thể nói tỷ lệ sinh lời thực trực tiếp của tiền giấy và tiền gửi ngân hàng đối với tài khoản bảo chi có tỷ lệ âm. Quản lý tiền mặt có liên quan chặt chẽ đến việc quản lý các loại tài sản gắn với tiền mặt như các loại chứng khoán thanh khoản cao. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một bước đệm cho tiền mặt, vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Như vậy trong quản trị tài chính người ta sử dụng chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Ta có thể thấy điều này qua sơ đồ luân chuyển sau: Các chứng khoán thanh khoản cao Đầu tư tạm thời bằng cách mua chứng khoán có tính thanh khoản cao Bán những chứng khoán thanh khoản cao để bổ sung cho tiền mặt Tiền mặt Tiền mặt Tiền mặt Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc gửi tiền mặt là cần thiết nhưng việc giữ đủ tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh có những lợi thế sau: Khi mua các hàng hoá dịch vụ, nếu có đủ tiền mặt, doanh nghiệp có thể được hưởng lợi thế chiết khấu. Giữ đủ tiền mặt, duy trì tốt các chỉ số khả năng thanh toán ngắn hạn giúp doanh nghiệp có thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi và được hưởng mức tín dụng rộng rãi. Giữ đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp tận dụng được những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán chi trả. Việc có đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu trong trường hợp khẩn cấp như đình công, hoả hoạn, chiến dịch marketing của đối thủ cạnh tranh, vượt qua khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Như vậy chúng ta thấy tuy rằng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi trong tài khoản bảo chi của doanh nghiệp tại ngân hàng không sinh lời nhưng việc nắm giữ nó là rất cần thiết và điều cần thiết là chúng ta phải giữ một lượng vừa đủ để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì tốt đồng thời lại không gây lãng phí cho doanh nghiệp, đảm bảo khả năng sinh lời cho doanh nghiệp là lớn nhất. 1.2.4.3. Quản lý khoản phải thu: Để thắng lợi trong quá trình cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp ngoài việc áp dụng các chiến lược marketing như quảng cáo, chiến lược giá cả, các dịch vụ kèm theo,… thì doanh nghiệp có thể tăng doanh thu bán hàng từ việc áp dụng hình thức mua bán chịu (tín dụng thương mại). Tín dụng thương mại có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường nhưng cũng có thể đem đến những rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp: Tín dụng thương mại tác động đến doanh thu bán hàng. Do được trả tiền chậm nên sẽ có nhiều người mua hàng hoá của doanh nghiệp hơn, từ đó làm cho doanh thu tăng. Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng thì doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc trả tiền và vì tiền có giá trị thời gian nên giá bán sẽ được quy định cao hơn. Tín dụng thương mại làm giảm được chi phí tồn kho của hàng hoá. Tín dụng thương mại làm cho tài sản cố định được sử dụng có hiệu quả hơn và hạn chế phần nào về hao mòn vô hình. Tuy nhiên việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại cũng có những hạn chế sau: Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng có thể làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Tín dụng thương mại làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí trả cho người tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quỹ. Thời hạn cấp tín dụng càng dài thì chi phí ròng càng lớn. Xác suất không trả tiền của người mua làm cho lợi nhuận bị giảm nên thời hạn cấp tín dụng càng dài thì rủi ro càng lớn. Với những tác động nêu trên buộc các nhà quản lý phải so sánh giữa thu nhập và chi phí tăng thêm, từ đó để quyết định có nên cấp tín dụng thương mại hay không và các điều khoản trong đó như thế nào cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện các giao dịch bán hàng, nhà quản trị tài chính có hai nhiệm vụ chính là: thiết lập chính sách tín dụng, tổ chức thực hiện nó và giám sát các khoản phải thu. a/ Đối với việc thiết lập chính sách tín dụngthương mại: trong từng thời kỳ kinh doanh mà chính sách tín dụng có thể thay đổi để phù hợp với tình hình. Bằng cách thay đổi các tiêu chuẩn tín dụng, doanh nghiệp có thể tác động đến doanh số bán hàng của mình. Khi các tiêu chuẩn tín dụng tăng lên ở mức cao hơn, doanh số bán sẽ giảm và ngược lại khi các tiêu chuẩn này giảm thì doanh số bán tăng. Thông thường khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Một hệ quả tất yếu khác là khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi hay thua lỗ cũng tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. Do đó về nguyên tắc, khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích về chi phí và lợi nhuận. Mặc dù có vô số các tiêu chuẩn tín dụng được lựa chọn khi ra quyết định nhưng trong thực tế chỉ có một số lượng hạn chế trong số đó thường được sử dụng. Doanh nghiệp có thể hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng bằng cách kéo dài hơn thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Với việc kéo dài thời gian tín dụng, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư lớn hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chính sách chiết khấu. Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng, nhiều yếu tố khác sẽ thay đổi tương tự, doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi khi tỷ lệ chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực. Đối với việc thực hiện chính sách tín dụng, điều quan trọng là doanh nghiệp phải tiến hành phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Công việc này liên quan đến việc xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng được tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được. Việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng đòi hỏi nhà quản trị tài chính phải đạt đến sự cân bằng thích hợp để thiết lập được một chính sách với những tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và có thể làm giảm lợi nhuận. Ngược lại nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá thấp có thể thúc đẩy doanh số bán hàng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chịu những chi phí thu tiền cao hơn. Quyết định mở rộng phạm vi tín dụng đối với một khách hàng tiềm năng dựa trên các mức độ thoả mãn các tiêu chuẩn tín dụng do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp phải tiến hành thu thập thông tin về khách hàng, phân tích, đánh giá, so sánh với những tiêu chuẩn đã thiết lập và quyết định chấp thuận hay từ chối bán hàng theo hình thức tín dụng thương mại. Cuối cùng nếu chấp nhận thì cần xác định khối lượng hàng bán chịu sẽ cung cấp cho khách hàng. Các thông tin về tư cách tín dụng của khách hàng có thể được thu thập thông qua điều tra trực tiếp như phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp trước hoặc đến thăm khách hàng để thu thập trực tiếp,… Việc phân tích vị thế tín dụng của khách hàng được thể hiện ở việc phân tích các yếu tố như: tư cách tín dụng, năng lực trả nợ, sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng, tài sản thế chấp, điều kiện kinh tế. b/ Giám sát các khoản phải thu: Sau khi thực hiện các chính sách tín dụng thương mại, nhà quản trị tài chính phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng của chúng. Từ đó doanh nghiệp có thể nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu về quản lý những khoản hao hụt. Một phương pháp được áp dụng để theo dõi các khoản phải thu là việc phân tích tuổi của các khoản phải thu. Theo phương pháp này, nhà quản lý sẽ sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ khi đến hạn. Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập bảng theo dõi bao gồm thời gian (tuổi) của các khoản phải thu được tính theo ngày và tỷ lệ % của các khoản phải thu so với tổng số nợ tính trong kỳ hoạt động (thường là một quý). Sự phân tích theo phương pháp này có tác dụng rất hữu hiệu, nhất là khi các khoản phải thu được xem xét dưới giác độ sự biến động về mặt thời gian. Bởi vậy nó có thể tạo ra một phương thức theo dõi hiệu quả đối với các khoản phải thu. Tuy nhiên phương pháp này chịu sự chi phối rất mạnh mẽ của doanh số bán theo mùa vụ. Hay nói cách khác nếu doanh số bán thay đổi thất thường thì thời gian biểu cho thấy có sự thay đổi rất lớn dù rằng mô hình thanh toán không thay đổi. Việc theo dõi các khoản phải thu còn có thể áp dụng phương pháp xác định số dư khoản phải thu. Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. Mỗi cột trong bảng theo dõi theo phương pháp này cho thấy các khoản phải thu vẫn còn tồn đọng ở thời điểm cuối tháng, những khoản tồn đọng này bao gồm những khoản phải thu của tháng đó và những khoản nợ của tháng trước chuyển sang. Phương pháp này có ưu điểm là các khoản phải thu không chịu tác động của yếu tố mùa vụ. Sử dụng phương pháp này doanh nghiệp có thể hoàn toàn thấy được nợ tồn đọng của khách hàng nợ doanh nghiệp. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng cho các khoản phải thu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp có các đối tượng khách hàng ở các vùng địa lý khác nhau do cung cách thanh toán các khoản tín dụng của các khách hàng là khác nhau. Bởi vậy cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. Dựa vào bảng sắp xếp tuổi hay bảng xác định số dư khoản phải thu, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản phải thu và từ đó có thể áp dụng các chính sách thu tiền để thu hồi những khoản nợ mua hàng. Các biện pháp áp dụng ở đây có thể là gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý,…Tuy nhiên khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi họ cũng lớn hơn, nhưng các biện pháp càng cứng rắn thì chi phí thu tiền càng cao. Hơn nữa các khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn, do đó doanh số tương lai có thể bị giảm xuống. Các nhân tố ảnh hưởng và hiệu quả sử dụng TSLĐ: Các nhân tố khách quan: a/ Môi trường tự nhiên: Môi trường tự nhiên là toàn bộ các yếu tố tự nhiên tác động đến doanh nghiệp như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng. Nhân tố này ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến quyết định quản lý TSLĐ của doanh nghiệp, cụ thể là mức dự trữ. Sở dĩ như vậy là do tính mùa vụ của thị trường cung ứng lẫn thị trường tiêu thụ. Hơn nữa, khi điều kiện tự nhiên không thuận lợi thì doanh nghiệp sẽ phải chi phí nhiều hơn cho công tác dự trữ (chi phí vận chuyển, bảo quản), từ đó làm giảm hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp. b/ Môi trường chính trị - xã hội: Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn có một sự ổn định, nhất quán lâu dài trong hệ thống luật pháp và các chính sách kinh tế để có thể yên tâm đầu tư sản xuất. Chính vì vậy mà sự ổn định về chính trị sẽ là một điều kiện thuận lợi cho kinh doanh. Bên cạnh đó, vì các hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới phục vụ khách hàng tốt hơn nên các yếu tố xã hội như cơ cấu giới tính, cơ cấu độ tuổi, đời sống văn hoá, phong tục tập quán, sở thích tiêu dùng, của người dân cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. c/ Môi trường kinh doanh: có nhiều nhân tố trong môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: Biến động cung cầu hàng hoá: tác động vào khả năng cung ứng của thị trường đối với nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp hay khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp trên thị trường. Từ đó sẽ làm tăng hay giảm mức dự trữ của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới khả năng quay vòng của TSLĐ, đến mức sinh lợi. Mức độ cạnh tranh trên thị trường: để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất trong nền kinh tế thị trường thì mỗi doanh nghiệp phải có những biện pháp hấp dẫn hơn so với đối thủ cạnh tranh như chấp nhận bán chịu, cung ứng đầu vào ổn định, chi phí thấp. Như vậy doanh nghiệp sẽ phải đề ra các biện pháp, các chiến lược thích hợp để tăng vòng quay TSLĐ và giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Sự thay đổi của chính sách kinh tế vĩ mô: bằng luật pháp kinh tế và các chính sách kinh tế, Nhà nước thực hiện việc quản lý và điều tiết nguồn lực trong nền kinh tế, tạo môi trường và hành lang cho các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh theo định hướng nhất định. Chỉ một sự thay đổi nhỏ trong chế độ chính sách hiện hành cũng có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói riêng. Thông tin: hiện nay thông tin đã trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng tác động đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Những thông tin chính xác, đầy đủ mà doanh nghiệp nhận được sẽ là căn cứ quan trọng cho việc xây dựng chính sách quản lý ngân quỹ, các khoản phải thu và dự trữ. Ngoài ra hiệu quả sử dụng TSLĐ còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác như lạm phát, sự phát triển của thị trường tài chính, của cơ sở hạ tầng kỹ thuật,… d/ Môi trường khoa học công nghệ: sự phát triển của khoa học công nghệ không những làm thay đổi chất lượng, số lượng sản phẩm mà còn làm phát sinh những nhu cầu mới, khách hàng trở nên khó tính hơn. Ngoài ra nó còn ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển tiền, các khoản dự trữ, tồn kho nhờ tăng năng suất, rút ngắn thời gian sản xuất. Do vậy các doanh nghiệp phải nắm được điều này để có biện pháp đầu tư đổi mới công nghệ cho phù hợp. 1.2.5.2. Các nhân tố chủ quan: a/ Trình độ quản lý: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều chúng ta quan tâm nhất ở đây là công tác quản lý TSLĐ tại doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có một ban lãnh đạo có trình độ quản lý tốt từ trên xuống sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động với hiệu quả cao và ngược lại trình độ quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp mà yếu kém sẽ dẫn tới việc thất thoát vật tư hàng hoá trong quá trình mua sắm, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ, làm giảm tính hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. b/ Trình độ nguồn nhân lực: nếu một doanh nghiệp chỉ có cán bộ lãnh đạo tốt thì chưa đủ, mà quan trọng hơn là doanh nghiệp phải có một đội ngũ người lao động tốt, đủ sức thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Sở dĩ như vậy là vì chính người lao động mới là những người thực hiện các kế hoạch đề ra, là người quyết định vào sự thành công hay thất bại của kế hoạch đó. Nếu người lao động có trình độ tay nghề cao, có ý thức kỷ luật, gắn bó và hết mình vào sự phát triển của doanh nghiệp thì chắc chắn hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất cao và thực hiện thắng lợi các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. c/ Trình độ công nghệ: nếu doanh nghiệp áp dụng công nghệ hiện đại thì sẽ giảm được định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm chi phí sản xuất dở dang, rút ngắn chu kỳ sản xuất. 1.2.6. Các biện pháp cơ bản nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ: Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp có thể quan tâm đến một số biện pháp sau: Thứ nhất, xác định một cách chính xác nhu cầu về TSLĐ tối thiểu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra kế hoạch tổ chức huy động các nguồn tài trợ thích hợp, cũng như các kế hoạch mua sắm hay dự trữ TSLĐ trong kỳ sản xuất. Thứ hai, tổ chức tốt quá trình sản xuất và đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm. Doanh nghiệp cần phải phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sản xuất, không ngừng nâng cao năng suất lao động nhằm sản xuất những sản phẩm có chất lượng tốt, giá thành hạ, tiết kiệm được nguyên vật liệu, mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, tăng cường các hoạt động marketing, để nhanh chóng tiêu thụ sản phẩm, hạn chế đến mức thấp nhất sản phẩm tồn kho, tăng nhanh vòng quay TSLĐ. Thứ ba, làm tốt công tác thanh toán công nợ, chủ động phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh. Doanh nghiệp cần chủ động trong thanh toán công nợ, hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn. Đồng thời vốn bị chiếm dụng còn chứa đựng rủi ro không thu hồi được, gây thất thoát nguồn vốn của doanh nghiệp. Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm hoặc lập các quỹ dự phòng. Trên đây là những biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ. Trong thực tế các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp phải sử dụng kết hợp các biện pháp này một cách linh hoạt, đồng thời thực hiện một số biện pháp cụ thể khác phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty sách và thiết bị trường học hà nội. 2.1. Quá trình hình thành, phát triển và chức năng Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội: Công ty sách và Thiết bị trường học Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước thành lập theo quyết định số 1210 QĐ/TCCQ ngày 30/03/1981 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty là đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, được phép sử dụng con dấu và tài khoản riêng để giao dịch hoạt động sản xuất và kinh doanh và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Chức năng nhiệm vụ của công ty là: cung cấp sách giáo khoa và đồ dùng dạy hoc cho giáo viên và học sinh trong toàn thành phố Hà Nội. Là một doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở tách và sát nhập từ chức năng chuyên môn của 2 phòng Phát hành sách thư viện và Thiết bị thuộc Sở Giao Dục và Đào Tạo Hà Nội. Mô hình mới và là đơn vị đầu tiên thí điểm trên cả nước vừa có chức năng phục vụ công tác chuyên môn chỉ đạo thư viện và thiết bị trường học nhưng tồn tại trên phương thức hạch toán kinh doanh có lãi vừa phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành giáo dục. Vào những năm đầu mới thành lập từ đơn vị hành chính sự nghiệp, tập thể lãnh đạo cùng cán bộ công nhân viên toàn Công ty đã không ngừng học hỏi, nỗ lực vươn lên, nội bộ đoạn kết nhất trí đã từng bước đi vào hoạt động và thực hiện tốt cả hai chức năng: -Phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành giáo duc. -Kinh doanh có hiệu quả. Sự ổn định, hoạt động có hiệu quả của Công ty Hà Nội ở năm 1981 đã góp thêm quyết tâm của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo lần lượt thành lập các Công ty Phát hành sách và Thiết bị trường học ở khắp các tỉnh thành trong cả nước. Đến năm 2004 trong cả nước đã có 63 tỉnh, thành phố đều có Công ty phát hành Sách và Thiết bị trường học. Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước ngành giáo dục và đào tạo thủ đô tiếp tục thực hiện Nghị quyết Trung ương IV về đổi mới sự nghiệp giáo dục đào tạo, quy mô giáo dục tào tạo tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng ở hầu hết các ngành học và cấp hoc. Điều kiện kinh tế xã hội ngày càng phát triển, số học sinh đến trường ngày cành tăng ở tất cả các cấp học. Trong giáo dục vấn đề đổi mới phương pháp giạy và học, cơ cấu chương trình có nhiều thay đổi khiến cho nhu cầu về sách giáo khoa phục vụ cho giảng dậy và học tập thêm nhiều phong phú và đa dạng. Số sách giáo khoa từ vài trăm bản phát hành hàng năm, đến nay đã lên đến hơn 10 triệu bản sách, đảm bảo cho học sinh Hà Nội tới ngày khai giảng có đủ sách giáo khoa và thiết bị đồ dùng dậy học phục vụ giảng dậy học tập của giáo viên và học sinh từ cấp Tiểu học đến cơ sở và Phổ thông trung học. Cụ thể qua số liệu 4 năm dưới đây: Bảng 1: Các loại sách và thiết bị cung cấp Stt Loại Sách Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sách giáo khoa 1000 Cuốn 6.792 9.352 10.163 Sách hoc sinh 5.678 8.134 8.567 Sách giáo viên 357 575 632 Sách tham khảo 757 643 964 2 Thiết bị ấn phẩm 1000 Cuốn 93,1 98,6 105,4 Sổ điểm 82 86 92 Học bạ 11,1 12,6 13,4 Giấy thi 1000 tờ 1000 1600 1800 Theo thống kê (tính hết năm 2004) Hà Nội đã có gần 53.767 lớp học ở các cấp học từ tiểu học đến Phổ thông trung học với số lượng học sinh gần 1.987.520 và số giáo viên là 83.380 người. ý thức được về tiềm năng to lớn đó đồng thời để thích ứng với cơ chế thị trường Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã không ngừng đổi mới tổ chức kiện toàn bộ máy, sắp xếp lại hoạt động kinh doanh, phục vụ ứng với điều kiện mới. Từ năm 1993, Công ty được thành lập lại theo nghị quyết 388, được giao vốn chuyển đổi cơ chế quản lý, chuyển toàn bộ nhân viên Công ty từ biên chế sang ký kết hợp đồng lao động, xây dựng Thoả ước lao động tập thể chặt chẽ và hợp lý, khoán lương, khoán việc song song với các biện pháp về tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định cho từng cán bộ nhân viên trong Công ty hiểu rõ kinh doanh tự hoạch toán trong cơ chế thị trường với tất cả những khó khăn phức tạp của nó, phải chấp nhận cạnh tranh để giữ vững thị trường để tồn tại và phát triển. Với tỷ lệ triết khấu thương nghiệp được Nhà xuất bản giáo dục giành cho Hà Nội thấp nhất trên cả nước (19% theo giá bìa) lại bị hàng ngàn tư thương tham gia kinh doanh sách giáo khoa hết sức năng động, vừa có tiềm lực lớn về vốn lẫn kinh nghiệm trốn tránh quản lý thị trường và trốn thuế, trở thành mạng lưới nhanh nhạy điều chuyển sách giáo khoa của các tỉnh ban có chiết khấu cao hơn về Hà Nội, cạnh tranh với Công ty Hà Nội. Từ thực tế đó, muốn đứng vững, muốn thắng trong cạnh tranh con đường duy nhất là phải bám lấy đối tượng phục vụ của mình là khách hàng, đưa sách giáo khoa vào từng trường học, từng cơ quan, nhà máy xí nghiệp (mà Công ty trực tiếp liên hệ), bám lấy từng phiên họp phụ huynh học sinh, củng cố quản lý lại đại lý bán hàng, vận dụng các biện pháp kinh tế để kinh doanh có hiệu quả, khuyến khích khách hàng, tận dụng sự giúp đỡ của Nhà xuất bản Giáo Dục, các cấp của ngành và Thành phố. Trong hoàn cảnh hiện nay, ngoài chức năng phục vụ nhu cầu về sách giáo khoa cho Hà Nội, nhằm đáp ứng yêu cầu dạy và học ngày càng tăng ở Hà Nội, Công ty đã tiến hành tổ chức liên doanh, liên kết xuất bản những loại sách tham khảo, bồi dưỡng, sách hướng dẫn thực hành để phục vụ nhu cầu khách hàng ngay càng tốt hơn và đã tạo được uy tín đối với khách hàng. Quan hệ bạn hàng kinh tế của Công ty không ngừng được mở rộng từ chỗ chỉ có Nhà xuất bản Giáo dục, bạn hàng truyền thống, đến nay đã có thêm Nhà xuất bản Hà Nội, Báo Giáo dục và thời đại, các Công ty sách và thiết bị trường học tỉnh bạn, các đại lý… Đối với mặt hàng thuộc nhóm thiết bị, thực hiện Quyết định số 20-TC/CBNN của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 17/01/1996 về việc ban hành quy chế đấu thầu mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, Công ty đã tiếp tục hoà nhập với cơ chế thị trường, giữ vững được vai trò chủ đạo trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng này. Cùng với việc mở rộng quan hệ kinh doanh trong năm 2004 Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã phối hợp với Sở Giáo Dục và Đào tạo Hà Nội tiếp tục làm công tác chỉ đạo, phát triển quan hệ với các Phòng Giáo dục của các quận, huyện, thiết lập quan hệ mật thiết với các trường học trên địa bàn Hà Nội, chủ động lập kế hoạch đưa sách giáo khoa xuống tận nơi phục vụ trực tiếp nhu cầu khách hàng. 2.2. Cơ cấu tổ chức kinh doanh. 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy. Bộ máy của Công ty hiện nay gồm 43 người được phân bố theo các phòng như sau: Ban Giám Đốc Phòng kế toán tài chính Phòng hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Kho Cửa hàng bán lẻ số 1 Cửa hàng bán lẻ số 12 … Chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước là bước ngoặt quan trọng giúp cho nước ta thoát khỏi tình trạng khủng hoảng trầm trọng, triền miên. Với những bỡ ngỡ ban đầu khi chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường từ cách suy nghĩ mới, cách kinh doanh mới các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty ._.