Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại nhà máy gạch ngói Long Xuyên

áy em đã vận dụng kiến thức tích lũy trong những năm học qua cùng những hoạt động thực tế tại Nhà máy để hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn: Các thầy, cô giáo Trường Đại Học An Giang nói chung và tất cả thầy cô trong Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh đã tận tình dạy dỗ và giúp đỡ em trong 04 năm học ngồi ghế nhà trường. Đặc biệt là thầy Huỳnh Nhựt Nghĩa đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn này. Ban Giám Đốc Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên Cùng tất cả các cô chú, anh chị trong Nhà Máy, đặc biệt là các cô chú, anh chị Phòng Kế Toán - tài Vụ dù thời gian rất bận rộn nhưng vẫn tận tình hướng dẫn và cung cấp đầy đủ số liệu để em hoàn thành luận văn một cách tốt nhất. Sau cùng em xin kính chúc các Quý thầy cô Trường Đại Học An Giang và tất cả các cô chú, anh chị trong Nhà Máy luôn dồi dào sức khỏe, luôn đạt được những thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống. Trong quá trình thực hiện luận văn, do thời gian có hạn và kiến thức còn non kém nên ít nhiều cũng còn thiếu sót mong Quý thầy cô thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Trân trọng kính chào./. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Đức Hạnh Lớp: Tài Chính 3_Khóa I MỤC LỤCG J G Trang PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................ 1 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu ..........................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................... 2 3. Phương pháp nghiên cứu ........................................................ 2 4. Phạm vi nghiên cứu ................................................................ 3 PHẦN NỘI DUNG .................................................................... 4 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN................................................................... 4 1 QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG...................................................................... 4 1.1 Vốn lưu động ................................................................ 4 1.1.1 Vốn lưu động là gì? ............................................... 4 1.1.2 Phân loại vốn lưu động .......................................... 4 1.1.3 Một số công cụ đánh giá vốn lưu động ................. 5 1.2 Định nghĩa quản trị vốn lưu động................................. 5 2. QUẢN TRỊ TIỀN MẶT ................................................................................ 5 2.1 Sự cần thiết quản trị tiền mặt ........................................ 5 2.2 Các yếu tố ảnh hưởng quản trị tiền mặt........................ 6 2.2.1 Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt .................................. 6 2.2.2 Giảm tốc độ chi tiêu............................................... 6 2.3 Lập dự toán ngân sách tiền mặt .................................... 6 2.4 Một số công cụ theo dõi tiền mặt ................................. 7 3. QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU ................................................................. 7 3.1 Chính sách tín dụng (chính sách bán chịu)................... 7 3.1.1 Khái niệm............................................................... 7 3.1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng 7 3.1.2.1 Các khái niệm ................................................... 8 a.Tiêu chuẩn tín dụng ................................................. 8 b.Chiết khấu thương mại ............................................ 8 c.Thời hạn bán chịu .................................................... 8 d.Chính sách thu tiền .................................................. 8 3.1.2.2Đánh giá những thay đổi chính sách tín dụng ... 8 a. Đánh giá tiêu chuẩn tín dụng .................................. 8 b. Phân tích thời hạn bán chịu .................................... 9 c. Chính sách chiết khấu ............................................. 9 d. Chính sách thu tiền ............................................... 10 3.2 Theo dõi các khoản phải thu ....................................... 10 3.2.1 Mục đích .............................................................. 10 3.2.2 Một số công cụ theo khoản phải thu.................... 10 4. QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO.................................................... 11 4.1 Khái niệm và phân loại ............................................... 11 4.1.1 Khái niệm............................................................. 11 4.1.2 Phân loại .............................................................. 11 4.2 Quản trị chi phí tồn kho .............................................. 11 4.2.1 Chi phí tồn trữ...................................................... 12 4.2.2 Chi phí đặt hàng ................................................... 12 4.3 Một số công cụ đánh giá hàng tồn kho ....................... 12 Chương 2: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY GẠCH NGÓI LONG XUYÊN ........................................................................................ 13 1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH NHÀ MÁY GẠCH NGÓI LONG XUYÊN ........... 13 2.CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ ........................................................................ 14 2.1Chức năng ........................................................................ 14 2.2Nhiệm vụ.......................................................................... 14 3.CƠ CẤU TỔ CHỨC.......................................................................................... 15 3.1 Sơ đồ tổ chức .................................................................. 15 3.2 Ban Giám Đốc................................................................. 16 3.3 Chức năng - nhiệm vụ các phòng ban ............................ 17 3.4 Công nhân sản xuất ......................................................... 18 4.THỰC TRẠNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NHÀ MÁY19 5.THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG ............................................. 19 5.1Thuận lợi .............................................................................. 19 5.2 Khó khăn ............................................................................. 20 5.3 Định hướng ......................................................................... 20 Chương 3:THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG TẠI NHÀ MÁY GẠCH NGÓI LONG XUYÊN QUA 3 NĂM 2001, 2002, 2003. 22 1.THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG .............................................. 22 2.THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TIỀN MẶT .................................................... 26 2.1Sự cần thiết quản trị tiền mặt đối với Nhà Máy .......... 26 2.2Các yếu tố ảnh hưởng quản trị tiền mặt....................... 27 2.2.1.Thực trạng tăng tốc độ thu hồi tiền mặt............... 27 2.2.2.Thực trạng giảm tốc độ chi tiền mặt .................... 33 2.2.3 Lập dự toán ngân sách tiền mặt ........................... 33 2.3 Một số công cụ đánh giá hiệu quả quản trị tiền mặt... 36 3.THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CÁC KHOẢN PHẢI THU ............................ 37 3.1Chính sách tín dụng sử dụng quản lý khoản phải thu.. 37 3.1.1Tiêu chuẩn tín dụng .............................................. 40 3.1.2Thời hạn bán chịu ................................................. 41 3.1.3Chính sách chiết khấu ........................................... 43 3.1.4Chính sách thu tiền ............................................... 44 3.2Một số công cụ dùng theo dõi khoản phải thu............. 48 3.2.1Kỳ thu tiền bình quân ........................................... 48 3.2.2Phân tích tuổi khoản phải thu khách hàng ............ 49 3.2.3Mô hình số dư trên tài khoản 131 ......................... 50 4.THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO ......................................... 51 4.1Nguyên liệu tồn kho..................................................... 52 4.1.1Đặc điểm đất dùng sản xuất gạch ......................... 53 4.1.2Nguồn cung cấp đất sản xuất gạch ....................... 53 4.1.3Thực trạng quản lý đất tồn kho............................. 55 Chương 4: GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ VỐN LƯU ĐỘNG 59 1.GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TIỀN MẶT ................................................ 59 2.GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TỐT CÁC KHOẢN PHẢI THU.......................... 60 2.1Tăng thêm thời hạn tín dụng cho các khách hàng ....... 60 2.2 Áp dụng tỉ lệ chiết khấu thanh toán nhanh......................... 64 3.GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO………………………..65 PHẦN KẾT LUẬN ................................................................. 67 1.KẾT LUẬN .................................................................................................. 67 2.KIẾN NGHỊ.................................................................................................. 68 SƠ ĐỒ - BIỂU BẢNG UUU Trang Sơ đồ 1 :Vốn lưu động trong quá trình hoạt động ........................ 4 Sơ đồ 2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy .................................................. 16 Sơ đồ 3 :Hàng tồn kho trong hoạt động của Nhà máy................ 51 Bảng 1 :Thực trạng kết quả kinh doanh của Nhà máy .............. 19 Bảng 2 :Kết cấu vốn của Nhà Máy ............................................ 23 Bảng 3 :Một số chỉ tiêu đánh giá vốn lưu động......................... 24 Bảng 4 :Kết cấu vốn lưu động ................................................... 26 Bảng 5 :Dự toán ngân sách tiền mặt ......................................... 35 Bảng 6 :Một số công cụ theo dõi quản lý tiền mặt .................... 36 Bảng 7 :Chỉ tiêu các khoản phải thu .......................................... 42 Bảng 8 :Đánh giá hiệu quả chi phí thu nợ ................................. 47 Bảng 9 :Tốc độ luân chuyển khoản phải thu ............................. 48 Bảng 10:Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho.................. 51 Bảng 11:Kết cấu hàng tồn kho.................................................... 52 Bảng 12:Nhập xuất tồn kho nguyên liệu đất năm....................... 55 Bảng 13:Lịch trình mua đất trong năm ....................................... 56 Bảng 14:Tồn kho nguyên liệu đất tháng 12 ................................ 56 Bảng 15:Nhu cầu nguyên vật liệu kế hoạch năm 2003 .............. 57 Bảng 16:Ước tính hiệu quả tăng thời hạn tín dụng..................... 62 Bảng 17:Ước tính hiệu quả tăng chiết khấu thanh toán nhanh ... 66 CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ¾}½ Viết tắt Giải thích VLĐ: vốn lưu động VCĐ: vốn cố định TSLĐ: tài sản lưu động UBND: Ủy Ban Nhân Dân TPHCM: thành phố Hồ Chí Minh TT: trước thuế LNTT: lợi nhuận sau thuế LNST: lợi nhuận sau thuế Trđ: triệu đồng Đvt: đơn vị tính CL: chênh lệch TTS: tổng tài sản CP: chi phí Pthu: phải thu K/h: khách hàng TM: tiền mặt QLDN: quản lý doanh nghiệp CPBH: chi phí bán hàng +/-: tương đối %: tuyệt đối (%): tỉ trọng PHẦN MỞ ĐẦU X W 1.TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Quá trình hội nhập phát triển cùng nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo ra cho nước ta nhiều cơ hội và thử thách mới. Hội nhập đồng nghĩa với hàng hoá bên ngoài tràn vào với giá rẻ hơn và những hàng hóa có lợi thế trong nước sẽ xuất sang thị trường nước ngoài, nhưng đồng thời cũng làm tăng sức ép cạnh tranh vốn đã gay gắt lại càng gay gắt hơn giữa các doanh nghiệp. Do đó để đứng vững trên thị trường các doanh nghiệp phải vận động tối đa với các chính sách tín dụng, quản lý tiền mặt và dự trữ hàng tồn kho. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải biết ứng dụng kịp thời các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến của nhân loại vào sản xuất nhằm tăng sức cạnh tranh. Đồng thời, các Nhà quản trị phải quản lý tốt vốn lưu động để phát triển hoạt động kinh doanh. Vì vậy, quản trị vốn lưu động là một việc rất quan trọng giúp doanh nghiệp đứng vững và phát huy hơn nữa thế mạnh của mình điển hình Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên. Kết quả sự đi lên của Nhà Máy cũng chính nhờ một phần lớn là do thực hiện tốt việc quản trị tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho. Một thị trường gay gắt, song trong nền kinh tế luôn sôi động như hiện nay, để tiến xa hơn nữa cũng như chuẩn bị những bước tiến lên khi chuyển sang loại hình công ty cổ phần, doanh nghiệp đòi hỏi phải tăng cường hơn nữa việc quản trị tốt vốn lưu động thông qua các chính sách quản lý phù hợp với giai đoạn sống của Nhà Máy. Xuất phát từ tình hình thực tiễn đó mong muốn Nhà Máy luôn quản trị tốt hơn vốn lưu động trong thời gian tới nhằm phát huy thế mạnh của mình trên thị trường sản xuất gạch ngói, cung ứng gạch ngói rộng khắp trong và ngoài Tỉnh đưa sản phẩm ra thị trường nước ngoài, đáp ứng kịp thời nhu cầu xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng của người dân, đất nước như giữ vững sự tín nhiệm của khách hàng với các sản phẩm của Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên. Do đó, được sự chấp thuận của Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học An Giang với sự chỉ đạo của giáo viên hướng dẫn và cô chú Nhà Máy để có thể nghiên cứu một cách bao quát được nhiều khía cạnh “Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động của Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên” là đề tài mà tôi đã chọn với hy vọng góp một phần nhỏ trong sự nghiệp phát triển của Nhà Máy. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU - Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động tại Nhà Máy. - Tìm ra nguyên nhân làm giảm hiệu quả quản trị vốn lưu động - Đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động 3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Trong phạm vi đề tài này, chủ yếu sử dụng các phương pháp sau: - Thu thập số liệu + Từ bảng kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, bảng thu chi tiền mặt. + Từ tài liệu sách báo có liên quan + Phỏng vấn trực tiếp các vấn đề liên quan đến đề tài. - Phương pháp so sánh + Xác định mức độ thay đổi biến động ở mức tuyệt đối, tương đối cùng xu hướng các chỉ tiêu phân tích. - Phương pháp mô tả + Dùng các biểu bảng, đồ thị để miêu tả chỉ tiêu cần thiết cho việc phân tích. 4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Hoạt động kinh doanh của Nhà máy Gạch rất đa dạng và phong phú, muốn đánh giá một cách chính xác đòi hỏi phải có một quá trình nghiên cứu về mọi hoạt động của doanh nghiệp và số liệu được cung cấp phải tương đối đầy đủ nên chuyên đề này chỉ đi vào phân tích :”Đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động của Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên trong ba năm 2001, 2002, 2003”. Cụ thể là đánh giá thực trạng tiền mặt, khoản phải thu và nguyên liệu đất tồn kho trong ba năm vừa qua 2001-2003. Từ đó đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vốn lưu động của Nhà Máy trong thời gian tới. Do thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, bài luận văn này chắc chắn sẽ không tránh khỏi sai sót về nội dung lẫn hình thức. Tôi mong quý thầy cô, cô chú, anh chị Nhà Máy chân tình góp ý để bài luận văn của tôi được hoàn thiện. PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN [ ] 1.QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG 1.1Vốn lưu động 1.1.1Vốn lưu động là gì? Vốn lưu động của doanh nghiệp là vốn ứng trước về đối tượng lao động và tiền lương tồn tại dưới hình thái nguyên vật liệu dự trữ, sản phẩm đang chế tạo, thành phẩm, hàng hoá và tiền tệ hoặc là số vốn ứng trước về tài sản lưu động sản xuất và tài sản lưu thông ứng ra bằng vốn lưu động nhằm đảm bảo cho quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp thường xuyên và liên tục. 1.1.2Phân loại vốn lưu động - Dựa theo vai trò của vốn lưu động trong quá trình hoạt động được chia làm 3 loại: Quy trình hoạt động của doanh nghiệp Dự trữ -Nguyên liệu chính -Bán thành phẩm -Vật liệu phụ -Nhiên liệu -Công cụ,dụng cụ Sản xuất -Sản phẩm dở dang -Bán thành phẩm Lưu thông -Thành phẩm -Tiền -Phải thu -Phải trả -Tạm ứng Sơ đồ 1:VỐN LƯU ĐỘNG TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG - Dựa theo hình thái biểu hiện có thể chia ra: vốn vật tư hàng hóa và vốn tiền tệ. - Dựa theo nguồn hình thành có nguồn vốn chủ sở hữu và vốn đi vay. 1.1.3Một số công cụ đánh giá vốn lưu động 1.1.3.1Vòng quay vốn lưu động Vòng quay vốn lưu động = 1.1.3.2Tỉ số thanh toán nhanh Doanh thu thuần Vốn lưu động Tỉ số thanh toán nhanh = Tài sản lưu động – Hàng tồn kho Nợ ngắn hạn 1.1.3.3Tỉ số thanh toán hiện thời Tỉ số thanh toán hiện thời = Tài sản lưu động Nợ ngắn hạn 1.2Định nghĩa quản trị vốn lưu động Quản trị vốn lưu động của doanh nghiệp trong chuyên đề này được định nghĩa là quản trị về tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho nhằm đảm bảo quá trình tái sản xuất diễn ra thường xuyên và liên tục. 2.QUẢN TRỊ TIỀN MẶT 2.1Sự cần thiết quản trị tiền mặt Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi lưu trữ tiền mặt cũng nhằm đến các mục đích sau: - Thông suốt quá trình tạo ra các giao dịch kinh doanh (động cơ hoạt động sản xuất kinh doanh): mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa và thanh toán các chi phí cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động bình thường (trả lương công nhân, nộp thuế…). - Mục đích đầu cơ: doanh nghiệp lợi dụng các cơ hội tạm thời như sự sụt giá tức thời về nguyên vật liệu, chiết khấu…để gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Mục đích dự phòng: trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tiền mặt có điểm luân chuyển không theo một quy luật nhât định nào. Do vậy doanh nghiệp cần phải duy trì một vùng đệm an toàn để thỏa mãn các nhu cầu tiền mặt bất ngờ. 2.2Các yếu tố ảnh hưởng quản trị tiền mặt 2.2.1Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt - Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gởi hóa đơn bằng cách vi tính hóa hóa đơn, gửi kèm theo hàng, gửi qua fax, yêu cầu thanh toán trước, cho phép ghi nợ trước. - Đem lại cho khách hàng những mối lợi để khuyến khích họ sớm trả nợ bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ thanh toán trước hạn. 2.2.2Giảm tốc độ chi tiêu Doanh nghiệp có thể thu được lợi nhuận bằng cách thực hiện giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt để có thêm tiền mặt nhằm đầu tư sinh lợi bằng cách: thay vì dùng tiền thanh toán sớm các hóa đơn mua hàng, nhà quản trị tài chính nên trì hoãn việc thanh toán nhưng chỉ trong phạm vi thời gian mà các chi phí tài chính, tiền phạt hay sự xói mòn vị thế tín dụng thấp hơn những lợi nhuận do việc chậm thanh toán đem lại. 2.3Lập dự toán ngân sách tiền mặt Ngân sách tiền mặt là dự án lưu chuyển tiền tệ cho thấy thời điểm và số lượng luồng tiền mặt vào và ra trong một thời kỳ, thường là hàng tháng. Mục đích lập dự toán này để các nhà quản trị tài chính có khả năng tốt hơn về xác định nhu cầu tiền mặt tương lai, hoạch định để tài trợ cho các nhu cầu tái sản xuất, thực hiện kiểm soát tiền mặt và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 2.4Một số công cụ sử dụng đánh giá tiền mặt 2.4.1Vòng quay tiền mặt Vòng quay tiền mặt = Doanh thu thuần Tiền mặt bình quân Trong đó: Tiền mặt bình quân = (TM đầu kỳ + TM cuối Kỳ)/2 2.4.2Chu kỳ vòng quay tiền mặt Chu kỳ vòng quay tiền mặt = Tiền mặt Tiền bán hàng trung bình 1 ngày 3.QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU Các khoản phải thu của mỗi doanh nghiệp được quản lý thông qua chính sách tín dụng phù hợp đặc điểm ngành nghề, giai đoạn phát triển của họ nhằm đạt doanh thu cao nhất và tối đa hóa lợi nhuận. 3.1Chính sách tín dụng (chính sách bán chịu) 3.1.1Khái niệm: Chính sách tín dụng là một yếu tố quyết định quan trọng liên quan đến mức độ, chất lượng và rủi ro của doanh thu bán hàng. 3.1.2Những yếu tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng Một doanh nghiệp khi nới lỏng chính sách tín dụng là nhằm mục đích tăng doanh thu nhưng đồng thời tăng rủi ro, tăng vốn đầu tư vào các khoản phải thu tỉ lệ chiết khấu tăng, thời gian bán chịu dài hơn và phương thức thu tiền ít gắt gao hơn. 3.1.2.1Các khái niệm a.Tiêu chuẩn tín dụng Là một tiêu chuẩn định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu. Tức là khách hàng nào có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn có thể chấp nhận được thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng theo thể thức tín dụng thương mại. b.Chiết khấu thương mại Là phần tiền chiết khấu đối với những giao dịch mua hàng bằng tiền. Chiết khấu thương mại tạo ra những khuyến khích thanh toán sớm hơn các hợp đồng mua hàng. c.Thời hạn bán chịu Là độ dài thời gian mà các khoản tín dụng được phép kéo dài. d.Chính sách thu tiền Là phương thức xử lý các khoản tín dụng thương mại quá hạn. 3.1.2.2.Đánh giá những thay đổi trong chính sách tín dụng Xem xét ảnh hưởng của từng yếu tố trong số bốn biến số có thể kiểm soát được của khoản phải thu đối với lợi nhuận của doanh nghiệp bằng cách lần lượt phân tích từng chính sách và ảnh hưởng của chúng đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng. a.Đánh giá tiêu chuẩn tín dụng - Doanh số bán của doanh nghiệp có thể bị tác động khi tiêu chuẩn tín dụng thay đổi cụ thể: + Khi các tiêu chuẩn tăng lên mức cao hơn thì doanh số bán giảm. + Ngược lại khi các tiêu chuẩn giảm thì doanh số bán sẽ tăng vì thông thường nó sẽ thu hút nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. - Ngoài ra, khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi nhiều hơn hay khả năng thua lỗ tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. - Hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng thì phát sinh chi phí: chi phí quản lý và thu nợ tăng do trả lương nhân viên thu nợ, chi phí văn phòng phẩm (điện thoại, chi phí công tác đòi nợ); chi phí chiết khấu tăng, nợ khó đòi tăng và chi phí cơ hội của vốn tăng. * Do đó về nguyên tắc khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích chi phí và lợi nhuận trước và sau khi thay đổi sao cho đem lại lợi nhuận cao hơn. b.Phân tích thời hạn bán chịu - Thời hạn bán chịu là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. - Nhà quản lý có thể tác động đến doanh thu bán hàng bằng cách thay đổi thời hạn tín dụng. Nếu tăng thời hạn bán chịu đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Nhưng doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. c.Chính sách chiết khấu - Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hóa đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. - Khi tỉ lệ chiết khấu tăng thì doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi giảm khi tỉ lệ chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực. d.Chính sách thu tiền Là những biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn như: gửi thư, điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, ủy quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý…Khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn thu hồi nợ càng lớn hơn nhưng chi phí thu tiền càng tăng cao. Đối với một số khách hàng khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn làm cho doanh số tương lai có thể bị giảm xuống. 3.2 Theo dõi các khoản phải thu 3.2.1 Mục đích: Nhà quản trị tài chính theo dõi khoản này nhằm: - Xác định đúng thực trạng của các khoản phải thu. - Đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền. 3.2.2Một số công cụ theo dõi các khoản phải thu 3.2.2.1Kỳ thu tiền bình quân Là công cụ được dùng để theo dõi các khoản phải thu Các khoản phải thu Kỳ thu tiền bình quân = Doanh thu bán chịu bình quân một ngày trong kỳ 3.2.2.2Vòng quay khoản phải thu  Doanh thu thuần Vòng quay khoản phải thu = Các khoản phải thu 3.2.2.3Mô hình tuổi các khoản phải thu Phương pháp phân tích này dụa trên thời gian biểu về “tuổi” của các koản phải thu. Phương pháp này rất hữu hiệu đối với các khoản phải thu có sự biến động về mặt thời gian. 3.2.2.4Mô hình số dư trên tài khoản phải thu Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. 4.QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Hầu hết các doanh nghiệp đều có hàng tồn kho bởi vì tất cả các công đoạn mua, sản xuất và bán không diễn ra vào cùng một thời điểm. Mặt khác, cần có hàng tồn kho để duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoạt động phân phối, ngăn chặn những bất trắc trong sản xuất, vì vậy quản trị hàng tồn kho là một việc làm rất quan trọng. 4.1 Khái niệm và phân loại 4.1.1 Khái niệm Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. 4.1.2 Phân loại Hàng tồn kho bao gồm: Thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho. 4.2Quản trị chi phí tồn kho Để dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp phải tốn kém chi phí. Các chi phí liên quan đến việc dự trữ tồn kho là: Chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội… 4.2.1Chi phí tồn trữ 4.2.1.1Khái niệm: Chi phí tồn trữ là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hoá hay những chi phí biến đổi tăng, giảm cùng với hàng tồn kho. Tức là những chi phí tăng giảm phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho nhiều hay ít. 4.2.1.2Phân loại - Chi phí hoạt động bao gồm: chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, chi phí hao hụt mất mát, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hoá. - Chi phí tài chính bao gồm: chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao… 4.2.2Chi phí đặt hàng Bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng như: chi phí giấy tờ, chi phí vận chuyển, chi phí nhận hàng. Chi phí này thường ổn định, khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng nên tổng chi phí đặt hàng cao và ngược lại. 4.3Một số công cụ đánh giá hàng tồn kho 4.3.1 Vòng quay hàng tồn kho Doanh thu thuần Vòng quay hàng tồn kho = Hàng tồn kho 4.3.2Số ngày luân chuyển hàng tồn kho Hàng tồn kho * 360 Số ngày luân chuyển hàng tồn kho = Doanh thu thuần Chương 2: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY GẠCH NGÓI LONG XUYÊN \ ^ 1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH NHÀ MÁY GẠCH NGÓI LONG XUYÊN Từ lâu, An Giang đã có những nơi tập trung sản xuất gạch thủ công đã cung cấp cho nhu cầu xây dựng tại Tỉnh nhà, gạch làm thủ công thì chất lượng kém, đưa vào sử dụng công trình tốn kém nhiều vật liệu khác như: xi măng, cát, công thợ, không phù hợp nhu cầu xây dựng trong tình hình mới hiện nay, thời kỳ mà nước ta đang tiến lên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Ngày nay gạch ngói các loại không những để xây dựng mà còn để trang trí các công trình kiến trúc với mẫu mã đa dạng và phong phú. Mà gạch ngói là mặt hàng đã và đang có nhu cầu ngày càng lớn trên thị trường nước ta và cả quốc tế, nhất là những quốc gia phát triển. Riêng ở Việt Nam, nhu cầu ngày càng phát triển ở thành thị lẫn nông thôn theo chương trình trọng điểm của UBND Tỉnh An Giang và cả nước đến năm 2000. Để đảm bảo sức cạnh tranh và cung cấp đủ vật liệu xây dựng trong tình hình mới hiện nay đòi hỏi chúng ta phải nhanh chóng tiếp thu những tiến bộ khoa học kỹ thuật, chuyển đổi công nghệ từ thủ công sang máy móc thiết bị hiện đại với chất lượng đảm bảo và giá thành phù hợp. Xuất phát từ tình hình trên, Công Ty Sản Xuất & Kinh Doanh Vật Liệu Xây Dựng Xây Lắp An Giang được Uỷ Ban Nhân Dân Tỉnh An Giang cho phép được thực hiện dự án đầu tư Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên trực thuộc Công Ty Sản Xuất & Kinh Doanh Vật Liệu Xây Dựng Xây Lắp An Giang theo quyết định số 549/QĐ.UB, ngày 06/09/1994 của UBND Tỉnh An Giang. Với vốn đầu tư là 10 tỷ 843 triệu đồng có công suất là 20 viên gạch ngói các loại/năm. Trong quá trình thực hiện, Công ty đã xem xét so sánh về công nghệ và dây chuyền sản xuất đã lực chọn thiết bị từ lò Tuynel Bulgaria sang lò Tuynel Italia đã xây dựng dự án bổ sung để thay đổi thiết bị và vốn đầu tư được UBND Tỉnh An Giang phê duyệt bằng Quyết định số 1029/QĐ.UB ngày 08/12/1996. Tổng vốn đầu tư 19 tỷ 706 triệu đồng, trong đó vốn cố định là 18 tỷ 934 triệu đồng. Đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất gạch bằng lò nung Tuynel với công suất 25 triệu viên gạch ngói các loại/năm, tương ứng 40 nghìn tấn sản phẩm. Tổng vốn đầu tư đến 31/12/1997 là 25 tỷ 200 triệu đồng, nguồn hình thành chia ra trong đó vốn vay:14 tỷ 500 triệu đồng và vốn ngân sách:10 tỷ 500 triệu đồng. 2.CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ 2.1Chức năng Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên trực thuộc Công Ty Sản Xuất & Kinh Doanh Vật Liệu Xây Dựng Xây Lắp An Giang là một doanh nghiệp Nhà Nước, sản xuất kinh doanh các mặt hàng gạch ngói các loại với nguồn nguyên liệu cao lanh phong phú. 2.2Nhiệm vụ 2.2.1Về sản xuất sản phẩm xuất khẩu - Tổ chức mở rộng sản xuất không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đáp ứng ngày càng nhiều hàng hóa cho xã hội, tổ chức xuất khẩu các loại gạch ngói ra nước ngoài. - Mở rộng liên kết với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế, tăng cường hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật với nước ngoài góp phần tích cực vào việc tổ chức cải tạo sản xuất. 2.2.2Nghĩa vụ đối với Nhà Nước Trên cơ sở sản xuất kinh doanh có hiệu quả tận dụng năng lực sản xuất, ứng dụng khoa học kỹ thuật, tự bù đắp chi phí, tự trang trải vốn và làm tròn nghĩa vụ đối với Ngân Sách Nhà Nước, với đại phương sở tại bằng cách nộp đầy đủ các khoản thuế cho Nhà Nước theo quy định. 2.2.3Về đời sống Thực hiện theo lao động phân phối theo sản phẩm của người lao động và công bằng xã hội, không ngừng nâng cao trình độ văn hóa và nghiệp vụ cán bộ công nhân viên. 2.2.4Về bảo toàn và phát triển vốn Những năm qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà Máy không có lãi nên việc bảo toàn và phát triển vốn của Nhà Máy bị chựng lại nhưng Nhà Máy vẫn hoạch toán đầy đủ các khoản chi phí thep qui định Nhà Nước. Trong đó trích khấu hao theo Quyết Định 1062 của Bộ Tài Chính và trả lãi vay. Thời gian gần đây doanh nghiệp kinh doanh có lãi nên vốn của Nhà máy đã tăng lên từ việc bổ sung lợi nhuận sau thuế sau khi thực hiện nghĩa vụ và trích các quỹ theo quy định. 3.CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.1 Sơ đồ tổ chức * Lao động bình quân: 179 người -Trực tiếp: 162 người -Gián tiếp: 17 người Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA NHÀ MÁY BAN GIÁM ĐỐC Phòng Phòng Phòng Kho Tổ kỹ Phân Phân tổ kế kế thuật xưởng xưởng chức toán hoạch tạo nung thành hành cung hình sấy phẩm chánh bảo vệ ứng Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ tạo phơi xếp xuống cơ đốt cơ hình goòng goòng điện lò giới Nguồn: Lấy từ phòng tổ chức hành chánh Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên 3.2 Ban Giám Đốc ._. 3.2.1Giám Đốc:1 người Là người đại diện cho Nhà Máy trước Pháp Luật và trước cơ quan Nhà Nước, là người quyết định việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của Nhà Máy trước Nhà Nước trong việc chấp hành chính sách và chế độ hiện hành. 3.2.2Phó Giám Đốc: 2 người - 01 Phó Giám Đốc: phụ trách điều hành hoạt động sản xuất - 01 Phó Giám Đốc: phụ trách quản lý các hoạt động kinh doanh Là người tham mưu cho Giám Đốc, điều hành công việc do Giám Đốc phân công, đôn đốc và giám sát các hoạt động của các bộ phận, các khâu sản xuất của Nhà Máy, tiến độ sản xuất sản phẩm, quy cách khai thác và chế biến gạch ngói các loại. Thực hiện việc tham gia nhận hợp đồng mua bán với bên ngoài công ty giao dịch dự đoán thanh quyết toán, nghiệm thu coi đúng với hợp đồng kinh tế. 3.3Chức năng - nhiệm vụ các phòng ban: 14 người 3.3.1Phòng tổ chức hành chánh: 2 người Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, theo dõi và đề bạt cán bộ, sắp xếp nhân sự, quản lý về chế độ chính sách như: khen thưởng, kỹ luật, lương bổng…Đảm trách công việc mang tính chất phục vụ, tiếp khách khi có những liên hệ thuần tuý về hành chánh, quản trị, tiếp nhận và xữ lý các công văn đến và đi, nhằm tổ chức cán bộ quản lý gọn nhẹ đạt hiệu quả cao. 3.3.2Phòng kế toán tài vụ: 4 người Có nhiệm vụ giải quyết những quan hệ tài chính hoàn thành trong quá trình luân chuyển vốn trong sản xuất kinh doanh; tổ chức thực hiện công tác kế toán; quản lý vốn, tài sản, hàng hoá, kinh phí; hướng dẫn các bộ phận trong việc thanh toán, chế độ biểu mẫu, sổ sách theo đúng qui định. 3.3.3Phòng kinh doanh, kế hoạch vật tư: 2 người Có trách nhiệm giúp Ban Giám Đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, kế hoạch sản xuất, cân đối nhu cầu tiêu thụ mua bán, dự trữ vật liệu và công cụ lao động đáp ứng kịp thời cho sản xuất, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tiếp xúc và giao dịch với khách hàng, chuẩn bị mọi thủ tục để Giám Đốc ký hợp đồng kinh tế. 3.3.4Thủ kho, bảo vệ: 3 người Quản lý và giám sát bảo vệ tài sản về người và của của Nhà Máy. 3.3.5Tổ kỹ thuật: 3 người Quản lý định mức kỹ thuật; giải quyết các vấn đề liên quan về kỹ thuật sản xuất và chất lượng sản phẩm; giám sát kỹ thuật và an toàn lao động. 3.4Công nhân sản xuất: 162 người Đối với công nhân đứng máy trực tiếp sản xuất làm theo ca (mỗi ngày 3 ca). Đứng đầu mỗi ca là ca trưởng, chịu trách nhiệm điều hành trong ca của mình và thực hiện bàn giao cho ca kế tiếp theo qui chế của Nhà Máy. - Nhận xét về cơ cấu nhân sự Là đơn vị sản xuất gạch ngói các loại mặt hàng có giá trị kinh tế cao trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, do tính chất phức tạp của công việc sản xuất kinh doanh nên đòi hỏi Nhà Máy phải có một đội ngũ cán bộ nhân viên có nghiệp vụ cao, năng nổ và có nhiều kinh nghiệm trong công tác sản xuất kinh doanh. Với quy mô của Nhà Máy tương đối lớn trên cơ sở tổ chức bộ máy quản lý ngày càng gọn nhẹ, năng suất lao động ngày càng cao, phân công công tác đúng với nghiệp vụ chuyên môn, giúp người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách dễ dàng và đạt hiệu suất cao nhất. Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên sắp xếp tương đối hợp lý và từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý nhưng trình độ cán bộ nhân viên còn hạn chế, tốt nghiệp đại hoạc chiếm tỷ trọng rất thấp. 4.THỰC TRẠNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NHÀ MÁY GẠCH NGÓI LONG XUYÊN QUA 3 NĂM Mục tiêu hoạt động của Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên là chuyên sản xuất cung cấp gạch ngói chất lượng cao không những đáp ứng nhu cầu xây dựng mà còn đáp ứng nhu cầu về trang trí các công trình lớn ngày một gia tăng. Để sản xuất gạch chất lượng cao với công suất 25 triệu viên/năm Nhà Máy đã nhập dây chuyền công nghệ hiện đại với số vốn đầu tư do ngân sách Nhà Nước cấp. Do biết vận dụng thành tựu khoa học của nhân loại vào thực tiễn nên trong những năm gần đây sản phẩm của doanh nghiệp được người tiêu dùng bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao. Bảng 1:THỰC TRẠNG KẾT QUẢ KINH DOANH NHÀ MÁY Chỉ tiêu/Năm ĐVT 2001 2002 2003 CL2002-2001 CL2003-2002 +/- % +/- % Tổng thu trđ 13.402 14.726 16.974 1.324 9,9 2.248 15,3 Tổng chi trđ 12.342 13.757 15.846 1.415 11,5 2.089 15,2 Lợi tức trđ 1.060 969 1.128 -91 -8,6 159 16,4 Tỷ suất LNST % 7,9 6,6 6,6 -1,3 -16,8 0,1 1,0 Lợi nhuận TT trđ 1414 1.425 1.659 11,0 0,8 234,0 16,4 Tỷ suất LNTT % 10,6 9,7 9,8 -0,9 -8,3 0,1 1,0 Nguồn: trích bảng kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh Nhà Máy sau 3 năm có chiều hướng tốt phản ánh qua lợi nhuận trước thuế mỗi năm tăng lên thể hiện rõ tăng nhanh vào năm 2003. Nguyên nhân do doanh thu bán hàng gia tăng, thị trường tiêu thụ được mở rộng trên hầu hết các Tỉnh tại khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long kể cả Thành Phố Hồ Chí Minh. 5.THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG 5.1 Thuận lợi - An Giang là tỉnh thuộc vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long với thế mạnh về kinh tế nông nghiệp nên trong nhiều năm qua Tỉnh đã tập trung sức phát huy thế mạnh này. Đặc biệt An Giang có nhiều vùng đất sét cao lanh tập trung vào 3 Huyện: Châu Thành, Tịnh Biên và Tri Tôn; mỗi vùng có tính chất khác nhau về sắc màu, tính chất cơ lý hóa đây là tiềm năng khoáng sản ưu tiên cho Tỉnh nhà. Những đặc tính đất sét ở đây là nguồn nguyên liệu tốt, cần thiết cho xây dựng và làm các sản phẩm dân dụng khác. - Nhà Máy Gạch đặt tại một vị trí vô cùng thuận lợi về đường thủy và sông Hậu lớn rộng, đường lộ nằm ngay trên quốc lộ 91 nằm liên Tỉnh, liên Huyện phù hợp cho những sản phẩm của Nhà Máy tiêu thụ hầu như khắp các Tỉnh của vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long và thị trường ngoài nước. - Sản phẩm của Nhà Máy được sản xuất ra từ máy móc thiết bị với mẫu mã và chất lượng cao cấp, giá thành hợp lý với thị trường. - Được sự quan tâm của các ngành chức năng của Tỉnh, đặc biệt là Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh An Giang. - Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Nhà Máy luôn cải tiến làm việc để phù hợp với phát triển của Nhà Máy. Trong nội bộ Nhà Máy luôn có sự đoàn kết và giúp đỡ cùng nhau vượt khó hoàn thành nhiệm vụ được giao. 5.2 Khó khăn - Sản xuất còn hao hụt cao đối với những gạch cao cấp và các loại gạch mới do nhân viên chưa quen với các thiêt bị mới. - Công nợ sản phẩm cho các đơn vị thi công công trình thu hồi chậm. - Cạnh tranh gay gắt với các Nhà Máy gạch ngói tại các Tỉnh thành và các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm thay thế như: tole giả ngói. 5.3 Định hướng - Nhà Máy sẽ đầu tư công nghệ mới và vận hành trong năm 2004 với công suất dự án sán xuất 10 triệu viên gạch ngói các loại/năm để mở rộng kinh doanh đáp ứng kịp thời nhu cầu xây dựng ngày càng tăng, vốn lưu động tăng nhằm đảm bảo quá trình sản xuất liên tục đạt kết quả tăng doanh thu, tăng thị phần, tăng lợi nhuận. - Xử lý tốt các công nợ, định giá tài sản và các bước khác chuẩn bị cho quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp vào năm 2005. Chương 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG TẠI NHÀ MÁY GẠCH NGÓI LONG XUYÊN QUA 3 NĂM 2001, 2002, 2003 Z Y 1.THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG Trong những năm qua, công việc quản lý vốn lưu động của Nhà Máy do bộ phận kế toán tài vụ quản lý kết hợp cùng với nhân viên phòng kinh doanh kế hoạch vật tư. Nhân viên đảm nhiệm công việc này rất thuận lợi do bộ phận kinh doanh có trách nhiệm quản lý dự trữ vật liệu và công cụ lao động, lập kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, kế hoạch sản xuất, cân đối nhu cầu tiêu thụ hàng hoá, quản lý vốn phù hợp chuyên môn của họ. Nhưng việc quản lý còn bị hạn chế do quyền quyết định thuộc về Ban Giám Đốc Nhà Máy và Ban Giám Đốc Công Ty. Ngày nay Nhà Máy có thể đứng vững và phát triển trên thị trường phần lớn là do các nhà điều hành doanh nghiệp có khả năng quản trị vốn tốt đặc biệt là quản lý hiệu quả vốn lưu động. Bởi vì quản lý vốn lưu động không tốt sẽ dễ dẫn đến doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản hoặc giải thể vì nếu lượng tiền mặt dự trữ không đủ thanh toán cho các nhà cung cấp, chủ nợ và không có tiền chi trả lương cho nhân viên hay chi trả chậm. Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên đã chứng minh được điều này qua thành tích hoạt động năm sau luôn cao hơn năm trước nên thực hiện tốt việc bảo tồn và phát triển vốn đồng thời Nhà Máy không ngừng tự bổ sung nguồn vốn trang bị tài sản cố định trong hoạt động kinh doanh và đảm bảo tình hình tài chính tương đối mạnh. Sự kết luận này được đúc kết từ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau 3 năm Để đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động khái quát hơn cần dựa vào kết cấu vốn Bảng 2: KẾT CẤU VỐN CỦA NHÀ MÁY Chỉ tiêu / Năm Đvt 2001 2002 2003 CL2002-/2001 CL2003-2002 +/- % +/- % Vốn lưu động trđ 8.054 9.116 9.170 1.062 13,2 54 0,6 Vốn cố định trđ 13.375 11.172 10.528 -2.203 -16,5 -644 -5,8 Nợ phải trả trđ 11.039 9.538 8.081 -1.501 -13,6 -1.457 -15,3 Nguồn vốn (TTS) trđ 21.429 20.288 19.698 -1.141 -5,3 -590 -2,9 VLĐ/ Nguồn vốn % 37,6 44,9 46,6 7,3 19,6 1,6 3,6 VCĐ/ Nguồn Vốn % 62,4 55,1 53,4 -7,3 -11,8 -1,6 -2,9 Tỉ số nợ lần 0,5 0,5 0,4 0,0 -8,7 -0,1 -12,7 Nguồn: trích bảng cân đối kế toán Qua bảng trên, nguồn vốn của doanh nghiệp sau 3 năm đã giảm từ 21,4 tỉ đồng xuống 19,7 tỉ do vốn cố định giảm. Ngược lại, vốn lưu động lại liên tục tăng lên từ 8 tỉ năm 2001 lên 9,1 tỉ năm 2002 tăng một lượng tương đối là 1,1 tỉ và sang năm 2003 tăng lên là 9,17 tỉ đồng. Điều này cho thấy vốn lưu động chiếm tỉ trọng ngày càng cao trong nguồn vốn thể hiện qua năm 2001 vốn lưu động chỉ chiếm 37,6% đến 2003 chiếm 46,6%, sự tăng lên này rất tốt cho việc đảm bảo quá trình hoạt động. Ta nhận thấy tỉ trọng vốn cố định cao hơn so với tỉ trọng vốn lưu động, đây là một điều rất hợp lý đối với doanh nghiệp sản xuất như Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên. Vì đối với hoạt động sản xuất thì tỉ trọng vốn nằm trong máy móc, thiết bị là chủ yếu. Nói chung chỉ tiêu cơ cấu vốn của doanh nghiệp phản ánh sự phân bổ vốn phù hợp. Tốc độ gia tăng vốn cố định thấp hơn tốc độ gia tăng của vốn lưu động cho thấy thị trường tiêu thụ ngày càng tăng vì thế doanh nghiệp cần đầu tư thêm công nghệ mới để mở rộng hoạt động kinh doanh. Nhu cầu vốn lưu động tăng lên do doanh thu bán hàng tăng vì 2 chỉ tiêu này có tương quan rất mật thiết và trực tiếp. Do vậy, Ban Giám Đốc bắt buộc phải luôn luôn ý thức được diễn tiến các hoạt động liên quan đến vốn lưu động của Nhà Máy. Đương nhiên sự gia tăng doanh thu kéo dài sẽ đòi hỏi phải tăng tài sản cố định, mặc dù có tầm quan trọng thiết yếu cho doanh nghiệp trong sách lược dài hạn, thông thường không khẩn cấp như đầu tư vào tài sản lưu động. Doanh thu có xu hướng tăng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Nhà máy cần vay thêm vốn để tăng vốn lưu động và một số công cụ mà các Ngân hàng thường sử dụng theo dõi tình hình biến động của vốn lưu động, quá đó xác định hạn mức tín dụng cho khách hàng. Bảng 3: MỘT SỐ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ VỐN LƯU ĐỘNG Chỉ tiêu /Năm ĐVT 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 Vòng quay vốn LĐ vòng 1,66 1,62 1,85 -0,04 0,23 Số ngày luân chuyển VLĐ ngày 217 223 195 6 -28 Tỷ số thanh toán hiện thời lần 0,73 0,96 1,36 0,23 0,4 Tỷ số thanh toán nhanh lần 0,5 0,6 0,85 0,1 0,25 Nợ ngắn hạn trđ 10.999 9.494 6.745 -1.505 -2.749 Nguồn: trích bảng cân đối kế toán Dựa vào các chỉ tiêu này giúp ta rút ra nhận xét về hiệu quả sử dụng vốn lưu động ngày thêm gia tăng và kết quả kinh doanh liên tục phát triển hơn sau 3 năm. Đây cũng là một điểm thuận lợi cho Nhà Máy khi đi vay vốn các cơ sở tín dụng để mở rộng hoạt động trong những năm tới nhưng vòng quay vốn lưu động của doanh nghiệp còn rất chậm. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn lưu động tăng, doanh nghiệp đi vay vốn Ngân hàng, hai trong số các chỉ tiêu liên quan vốn lưu động Ngân hàng dựa vào để cấp hạn mức tín dụng cho doanh nghiệp là tỉ số thanh toán hiện thời (tỉ số luân chuyển tài sản lưu động). Giá trị của tỉ số này tăng nhanh sau 3 năm chứng tỏ khả năng trả nợ của doanh nghiệp ngày càng tăng và tỉ số này lớn hơn 1 theo Ngân hàng kết quả này là tốt. Mặt khác tỉ số này cũng chưa phản ánh đúng khả năng thanh toán của doanh ngiệp vì còn phụ thuộc vào hàng tồn kho, nếu hàng tồn kho là những hàng khó bán thì doanh nghiệp khó biến chúng thành tiền để trả nợ. Vì vậy để đáp ứng đúng khả năng thanh toán của Nhà Máy, ta kết hợp sử dụng tỉ số thanh toán nhanh. Do tỉ số này được tính dựa trên các tài sản lưu động có thể chuyển đổi nhanh thành tiền để đáp ứng những yêu cầu thanh toán cần thiết. Là tiêu chuẩn đánh giá khắt khe hơn về khả năng thanh toán. Nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khả năng thanh toán của doanh nghiệp sẽ ra sao? Bởi vì hàng tồn kho không phải là nguồn tiền mặt tức thời đáp ứng ngay cho việc thanh toán. Giá trị của tỉ số này của Nhà máy năm 2003 là 1,36. Điều này pảnn ánh mặc dù cứ 1VNĐ nợ ngắn hạn được đảm bảo bởi 1,36 VNĐ tài sản lưu động nhưng tỉ số thanh toán nhanh chỉ ra rằng có quá nhiều tài sản lưu động nằm dưới dạng hàng tồn kho (chiếm hơn 37%). Do đó doanh nghiệp cần đánh giá lại lượng hàng tồn kho. Theo đánh giá của Ngân hàng tỉ số thanh toán nhanh lớn hơn 0,5 được đánh giá là tốt, tỉ số này qua các năm đều lớn hơn 0,5 phản ánh tình hình thanh toán nhanh của doanh nghiệp tương đối khả quan và có thể đáp ứng yêu cầu thanh toán nhanh và mở rộng hoạt động kinh doanh hơn nữa. Sau khi đánh giá tổng quát về vốn, tôi tiếp tục đánh giá kết cấu của vốn lưu động bao gồm tỉ trọng của các thành phần tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác Bảng 4: KẾT CẤU VỐN LƯU ĐỘNG  ĐVT:triệu đồng Chỉ tiêu /Năm 2001 2002 2003 2002-2001 2003/2002 Tiền (%) Tiền (%) Tiền (%) +/-∆ % +/-∆ % Tiền mặt 34 0,4 28 0,3 0 0,0 -6 -17,6 -28 0 Khoản phải thu 4.742 58,9 4.527 49,7 4.595 50,1 -215 -4,5 68 1,5 Hàng tồn kho 2.541 31,5 3.379 37,1 3.431 37,4 838 33,0 52 1,5 TSLĐ khác 736 9,1 1.181 13,0 1.144 12,5 445 60,5 -37 -3,1 Nguồn: trích bảng cân đối kế toán Thành phần khoản phải thu chiếm tỉ trọng hơn 50% vốn lưu động do doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng gối đầu nên vốn đầu tư nhiều cho khách hàng. Vốn đầu tư vào hàng tồn kho cũng tương đối cao so với các thành phần còn lại là nguyên nhân chủ yếu làm tính thanh khoản nợ ngắn hạn chưa cao. Nhưng điều đáng quan tâm là lượng tiền mặt tồn cuối năm rất thấp thậm chí bằng không tỉ trọng chiếm dưới 0,4%. Để tìm ra nguyên nhân giải thích tiền mặt vào ngày khóa sổ tồn trữ rất nhỏ và ảnh hưởng của nó đến quản trị vốn lưu động tôi hướng vào phân tích thực trạng quản trị tiền mặt của Nhà Máy 2.THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TIỀN MẶT Khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền mặt. Tương đương tiền mặt là các chứng khoán khả nhượng . Tiền mặt của Nhà Máy thường được giữ dưới hình thức tiền mặt tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng trong tài khoản Tổng công ty và dạng ngân phiếu. 2.1Sự cần thiết quản trị tiền mặt đối với Nhà Máy Như các doanh nhiệp sản xuất khác, Nhà Máy chuyên sản xuất cung cấp gạch ngói chất lượng cao với nhiều mẫu mã với dây chuyền công nghệ hiện đại nên để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì các Nhà quản lý phải quản trị tiền mặt thật tốt cũng như việc lưu giữ tiền mặt là một việc làm thiết yếu nhằm đáp ứng các mục đích sau: - Làm thông suốt quá trình tạo ra các giao dịch kinh doanh hay hoạt động kinh doanh như: tiền mua nguyên vật liệu chính cụ thể là đất; nhiên liệu dầu dùng để vận hành máy, vận chuyển hàng, đốt gạch mộc; cát và các hoá chất pha chế đất để đảm chất lượng đất trước khi đưa vào sản xuất; men và nước sơn dùng để tráng các gạch cao cấp dùng trang trí công trình; công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất. Bên cạnh đó tiền sử dụng thanh toán các chi phí cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động bình thường như: trả lương cho công nhân; hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với Nhà Nước và nộp về Tổng công ty. - Ngoài ra, tiền dùng vào mục đích dự phòng khi xãy ra tình huống bất lợi cho hoạt động của Nhà máy. - Tiền không dùng vào mục đích đầu cơ do dự báo giá nhiên liệu cũng như tình hình biến động giá các mặt hàng trên thị trường nhìn chung chưa chính xác và công việc dự báo biến động thị trường còn rất hạn chế. Đây chính là điểm yếu mà các Nhà điều hành cần khắc phục vì chính đầu cơ này mang lại lợi nhuận hoạt động tài chính hay bất thường trong tương lai mà các khoản thu nhập này hiện nay không phát sinh chỉ phát sinh chi phí trả lãi vay, kết quả lợi nhuận tài chính thường mang giá trị âm. 2.2Các yếu tố ảnh hưởng quản trị tiền mặt 2.2.1.Thực trạng tăng tốc độ thu hồi tiền mặt 2.2.1.1 Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gởi hóa đơn Tốc độ thu hồi tiền mặt phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ gạch và cách thức bán hàng của Nhà Máy do vậy tôi đánh giá sơ lược về tình hình tiêu thụ này: Nhờ biết phát huy tốt thế mạnh chất lượng gạch kết hợp hoạt động tiếp thị giỏi kết quả gạch ngói được người tiêu dùng chấp nhận và bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao liên tục ba năm liền 2002, 2003, 2004 và thị trường tiêu thụ mở rộng trên khắp các Tỉnh ở khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, TPHCM và xuất sang thị trường Campuchia. Trong 3 năm qua doanh nghiệp chủ yếu sản xuất đáp ứng đơn đặt hàng từ các Cửa hàng, các Nhà thầu xây dựng. Sau khi nhận lệnh đặt hàng Nhà Máy sẽ đảm nhận luôn khâu giao tận nơi tiêu thụ, tại thời gian gạch xuất kho được bốc xếp lên xe cũng là thời điểm kế toán viên xuất hóa đơn bán hàng và tài xế là người có trách nhiệm gửi chúng đến các khách hàng. Kết quả là khách hàng nhận được hàng và hóa đơn cùng một thời điểm. Chính việc kết hợp hai công đoạn này đã rút ngắn thời gian từ khi xuất hàng đến khi hoá đơn bán hàng đến với khách hàng góp phần tăng tốc độ thu hồi tiền mặt. Chính sự chấp nhận của người tiêu dùng đã tạo thuận lợi hơn cho Nhà Máy trong thời gian gần đây gạch sản xuất vượt công suất dự án và công suất máy được nâng lên do lắp đặt bổ sung một số thiết bị mới nhưng vẫn không đủ đáp ứng nhu cầu. Xuất phát từ tình hình này Ban Giám Đốc đưa ra chiến lược dài hạn đầu tư thêm dây chuyền thiết bị giai đoạn hai trong kế hoạch năm 2003 và đưa vào vận hành năm 2004 với công suất 10 triệu viên gạch ngói/năm để mở rộng kinh doanh. Để có thể rút ngắn được thời gian chuyển hóa đơn đến khách hàng doanh nghiệp đã không ngừng tìm ra các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động bán hàng và Nhà máy nhận được kết quả cao cụ thể: các năm trước đây doanh nghiệp còn gặp không ít khó khăn trong việc tiêu thụ gạch nguyên nhân thứ nhất do người tiêu dùng có thói quen sử dụng gạch sản xuất thủ công với giá rẻ và nguyên nhân kế tiếp do nền kinh tế chưa phát triển cao nên thu nhập bình quân đầu người thấp nên nhu cầu về thẩm mỹ cũng như chất lượng chưa được quan tâm nhiều. Và điểm bất lợi khác là gạch sản xuất theo tiêu chuẩn quốc tế với kích thướt và trọng lượng gạch lớn hơn gạch dùng vào xây dựng trước đây như: gạch ống 9x19, 8x18 so với gạch ống 7x17 được các Nhà thầu sử dụng xây dựng công trình và các loại gạch trang trí chưa phù hợp thị hiếu người tiêu dùng. Vì thế để khắc phục bất lợi này Nhà máy đã thay đổi chính sách cơ cấu mặt hàng cho phù hợp thị hiếu người tiêu dùng, tiếp tục tăng cường các hoạt động Marketing giúp người tiêu dùng dần dần làm quen với gạch chất lượng cao. Tại những năm Nhà máy mới đi vào hoạt động thì thời gian từ khi xuất hàng đến gửi hóa đơn cho khách hàng rất lâu vì sau khi gạch xuất kho phải trải qua giai đoạn chào hàng cho các Nhà thầu xây dựng hay Xí nghiệp xây dựng và các Cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng. Số gạch xuất kho chưa được người tiêu dùng chấp nhận thì phải dự trữ tại vỉa hè trước các công trình xây dựng như khu chung cư Kiên Giang hậu quả doanh nghiệp phải chịu thêm khoản chi phí nộp phạt do vi phạm lấn chiếm lề đường. Số gạch này tác động đến khách hàng thông qua nhân viên bán hàng,họ phải trực tiếp giới thiệu về các tính năng ưu thế của gạch đến với khách hàng, khi khách hàng chấp nhận thì nhân viên bán hàng gọi điện báo cho kế toán để kế toán xuất hóa đơn và gửi chúng cho khách hàng sớm. 2.2.1.2 Yêu cầu khách hàng thanh toán trước Do truyền thống bán hàng cho khách hàng ghi nợ, chính điều này giúp giữ mối quan hệ mua bán lâu dài và là cơ sở để đánh giá sự tín nhiệm của khách hàng đối với Nhà Máy. Và để có thể cạnh tranh với các doanh ngiệp cùng ngành Nhà máy áp dụng chính sách bán hàng theo phương thức trả chậm để giữ khách hàng truyền thống và thu hút khách hàng mới. Nhưng Nhà máy cũng tranh thủ áp dụng chính sách yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng trước cho doanh nghiệp khi họ đặt mua gạch ngói với mẫu mã mới. Số tiền khách hàng ứng trước được bù đắp vào khấu hao thiết bị và mua khuôn mẫu mới để sản xuất các gạch mới theo yêu cầu của khách hàng ghi trong hợp đồng. Ngoài ra, thanh toán tiền trước còn áp dụng đối với những khách hàng mới đặt hàng những lần đầu vì doanh nghiệp hầu như không thực hiện công tác đánh giá đối với khách hàng mới vì nếu doanh nghiệp chỉ bắt đầu bán hàng khi tìm hiểu kỹ về khách hàng thì mất một khoảng thời gian và đánh mất cơ hội. Chính công việc này có thể làm giảm khách hàng vì họ sẽ sang các doanh nghiệp khác đặt hàng, để hạn chế việc đánh mất khách hàng doanh nghiệp vẫn giao hàng cho họ nhưng buộc họ phải thanh toán một khoản tiền trên giá trị lô hàng. 2.2.1.3Chính sách thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền sớm Cùng với việc đẩy nhanh chuẩn bị và gởi hoá đơn cho khách hàng các Nhà quản trị kết hợp với chính sách chiết khấu cho khách hàng kích thích họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn cụ thể trong thời gian quan hệ kinh tế nếu khách hàng thanh toán tiền hàng trước hoặc đúng hạn thì trong những lần mua hàng kế tiếp doanh nghiệp được ghi nợ thay vì phải thanh toán tiền mặt ngay tại thời điểm gạch sản xuất không đủ cung cấp. Ở đây các Nhà quản lý không áp dụng tỉ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho khách hàng khi họ thanh toán tiền mặt hoặc trước thời hạn, điều này chính là điểm yếu mà Giám đốc cần xem xét lại vì khi khách hàng không cảm thấy có lợi cho chính họ trong những lần thanh toán sớm và họ phản ứng ngược lại bằng cách kéo dài thời gian trả nợ thì vốn đầu tư vào các khoản phải thu tăng dễ dẫn đến thiếu hụt vốn lưu động và doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng xấu. Nguyên nhân Nhà quản lý không sử dụng suất chiết khấu là do: mục đích chính của việc sử dụng chiết khấu thanh toán là tăng doanh thu và lợi nhuận hay nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ gạch với tình hình hiện nay sản lượng gạch sản xuất ra bao nhiêu thì được tiêu thụ bấy nhiêu với công suất lên đến 36 triệu viên/năm vẫn không đáp ứng đủ cho khách hàng. 2.2.1.4Thời gian chuyển tiền từ khách hàng về Nhà Máy Trong 3 năm vừa qua, hệ thống chuyển tiền của doanh nghiệp có những bước tiến triển rõ rệt thể hiện qua việc bán hàng rất chạy nên xe vận chuyển hàng mỗi ngày đều đến các cửa hàng giao hàng. Nhận thấy được việc vận chuyển thường xuyên bộ phận kinh doanh đã tận dụng việc vận chuyển kết hợp chuyển tiền rất hiệu quả bằng cách cử nhân viên thu tiền đi theo xe để trực tiếp đến các Cửa hàng nhận tiền hàng làm giảm chi phí thu tiền đối với những khách hàng trung thành chấp nhận thanh toán đúng hạn. Nhân tố giúp cho việc luân chuyển tiền nhanh hơn là do doanh nghiệp thành lập những văn phòng đại diện tại các Tỉnh thành chủ yếu nhằm phát triển việc bán hàng và thực hiện tốt việc thu tiền. Các nhân viên tại đây có trách nhiệm đi thu tiền theo lịch bán hàng và mỗi ngày gửi tiền hàng cho nhân viên thu tiền chuyển về Nhà Máy và nộp trực tiếp cho thủ quỹ. Thời gian chuyển tiền chậm nhất mất khoảng một ngày, nhân viên nhận tiền về nộp thủ quỹ để chuyển vào quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp. Nhưng khác với các doanh nghiệp khác do đây là đơn vị thành viên hạch toán trực thuộc Tổng công ty nên sau mỗi ngày nhận được tiền Nhà máy giữ lại một phần tiền mặt để chi theo dự toán ngân sách tiền mặt và Nhà Máy phải báo cáo lại cho công ty nếu thừa tiền thì cử nhân viên đem nộp cho thủ quỹ Công ty, với lượng tiền thừa tại quỹ Nhà máy thì cử nhân viên đem nộp cho thủ quỹ Công Ty và chúng sẽ được Công ty chuyển sang cho các đơn vị thành viên khác hoặc gửi tại Ngân hàng để hưởng lãi suất. Vì thế, tài khoản đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp mỗi năm đều bằng không. Nếu lượng tiền thu không đủ chi theo dự toán ngân sách thì lập báo cáo gửi về Công ty đến nhận tiền tại thủ quỹ Công ty. Bước tiến triển diễn ra rất nhanh vào năm 2003 đối với Nhà Máy nói riêng hay Công ty nói chung thời gian luân chuyển tiền đều được giảm bớt do Công ty áp dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống Ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là doanh nghiệp có thể fax báo cáo về Công ty và chuyển tiền vào tài khoản Công ty mở tại ngân hàng hay rút tiền tại Ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cấp thiết của Nhà máy khi được Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Việc chuyển tiền bằng hệ thống Ngân hàng giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng thuận lợi cho việc vay vốn để phát triển kinh doanh và Công ty thu được một khoản lợi nhuận từ tiền gửi này. Tóm lại, thời gian luân chuyển tiền đã đươc rút ngắn nhưng hiện nay việc thanh toán qua hệ thống tài khoản Ngân hàng rất phổ biến giúp hạn chế lượng tiền thừa tồn đọng tại các văn phòng đại diện của Nhà Máy. Do vậy các Nhà quản lý nên cân nhắc đến ích lợi của nó và nên làm quen với việc thanh toán qua ngân hàng trong những năm tới. Nhìn chung, trong ba năm qua Nhà điều hành đã quản lý tốt tiền mặt thông qua các chính sách đẩy nhanh việc thu hồi tiền về cho Công ty nhưng còn những điểm hạn chế cần đưa ra các biện pháp khắc phục để quản lý tốt hơn. Bên cạnh tăng tốc độ thu hồi tiền mặt doanh nghiệp cần có những chính sách tối ưu để giảm lượng tiền chi ra và tôi đi vào phân tích thực trạng tốc độ chi tiền mặt qua ba năm tại Nhà Máy. 2.2.2Thực trạng giảm tốc độ chi tiền mặt Để có thể sản xuất gạch Nhà Máy phải chi tiền mua nguyên vật liệu chính là đất và nhiên liệu giúp máy hoạt động, nung gạch mộc và các chi phí khác. Do đó, các nhà quản trị doanh nghiệp cần tính đến thời gian trả tiền hàng cho tương ứng với khoản thời gian thu tiền từ bán hàng qua việc lập dự toán thu chi tiền mặt và quan trọng hơn là họ đã biết tận dụng hết thời gian bán chịu của nhà cung cấp vì Nhà máy thường mua hàng từ một số ít nhà cung cấp để tạo mối quan hệ tốt trong mua bán. Thông thường Nhà Máy thanh toán tiền cho nhà cung cấp khi đặt hàng vào lần kế tiếp theo phương thức gối đầu, nếu đến hạn doanh nghiệp không thanh toán dễ dẫn đến hạn mức tín dụng được cấp giảm xuống phát sinh thêm chi phí vận chuyển và số lượng hàng cung cấp giảm xuống do thanh toán trễ hạn và có thể bị phạt tiền với mức cao hơn lãi suất ngân hàng như thanh toán tiền dầu cho cửa hàng xăng dầu. Thời gian chi trả lương cho công nhân chỉ có thể kéo dài không quá 2,3 ngày do doanh nghiệp chi trả lương theo tổ, tổ trưởng đại diện nhận lương sau đó phát lại cho từng người trong tổ. Vì vậy thủ quỹ không thể kéo dài lâu hơn sẽ xãy ra tình trạng nhân viên bãi công ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất. Do nhân viên không quen với việc nhận lương qua hệ thống ngân hàng hay sử dụng thẻ tín dụng nên biện pháp này rất khó thực hiện vì cần một khoản thời gian tương đối dài để cho nhân viên tiếp xúc với việc thanh toán qua Ngân hàng nếu họ chấp nhận. 2.2.3 Lập dự toán ngân sách tiền mặt Nhà Máy có bộ phận kế toán lập dự toán ngân sách tiền mặt cho từng ngày, tháng, năm sắp tới và được chuyển về bộ phận kế toán của Công ty kiểm tra lại các dự toán tháng, năm. Việc này giúp tăng thêm tính chính xác cho dự toán. Dự toán này giúp Nhà quản trị thấy được sự biến động của số dư về tiền bằng cách tổng kết các khoản thu chi đã xãy ra trong kỳ kế toán, xử lý các chi phí đã qua, đồng thời thể hiện tính thanh khoản của Nhà máy trong việc ảnh hưởng đến số lượng và yếu tố thời gian của luồng tiền nhằm giúp cho Nhà quản lý thích nghi với các điều kiện và cơ hội luôn thay đổi. Và dự toán tiền mặt được lập trình tự theo các bước sau - Dự toán doanh thu + Nội bộ . Từ các đại dện bán hàng dự báo cho kỳ sắp tới: thông qua dự toán đặt hàng của các Cửa hàng, nhận định của nhân viên bán hàng. . Sàng lọc và sắp xếp thành dự báo cho từng nhóm sản phẩm. . Gộp các nhóm sản phẩm thành dự báo doanh thu cho doanh nghiệp. + Bên ngoài . Dự báo nền kinh tế và xu hướng phát triển của ngành (còn nhiều hạn chế do không có bộ phận riêng thực hiện trách nhiệm này). . Ước tính thị phần cho những sản phẩm mới. . Gộp nhóm sản phẩm thành doanh thu Nhà máy. Sau khi thực hiện trình tự trên, bộ phận kế toán tổng hợp thành bảng dự toán tiền mặt có dạng: Bảng 5: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TIỀN MẶT Chỉ tiêu Nguồn số liệu lấy từ Tháng Quý I 1 2 3 -Số dư TM đầu kỳ -Cộng thực thu +Thu bán hàng +Thu vận chuyển -Trừ các khoản chi +Cp nguyên vật liệu +Cp nhân công +Cp sản xuất chung +Cp bán hàng, QLDN +Mua trang thiết bị +Nộp bảo hiểm, KPCĐ, các khoản nộp khác -Cân đối thu chi +Thừa chuyển về tài khoản Công ty +Thiếu lập kế hoạch vay ngắn hạn Qua đó, giúp cho doanh nghiệp hạn chế mọi thiếu sót của việc lập kế hoạch, các mối quan hệ hoặc các số dư dùng cho mục tiêu dâu dài của Nhà máy sẽ nhanh chóng được xác định. Mặt khác giúp liên kết chính xác chi trả lãi với hoạt động của Nhà máy, lập kế hoạch tài trợ sản phẩm mới mua sắm máy móc thiết bị, tìm ra phương hướng giải quyết tình trạng thiếu tiền mặt và do đó sẽ có phương hướng hoạt động trong tín dụng rất lớn cho Nhà Máy trong việc lập kế hoạch về dự toán tiền mặt, khi lập dự toán tiền mặt chính là nhằm mục đích dự báo các khoản thu chi tiền mặt cho kỳ kế toán trong tương lai, xem xét Nhà máy thực sự có căng thẳng về tiền, có ảnh hưởng xấu cơ cấu tài chính. Từ đó giúp cho nhà quản lý thích hợp cho việc lập được kế hoạch đi vay hoặc giữ một lượng tiền, tránh tình trạng khan hiếm tiền mặt hoặc dư thừa tiền mặt. Mặt khác, khi lập dự toán tiền mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt tốt hơn tính chất thời vụ các hoạt động của doanh nghiệp, giúp hiểu rõ hơn mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài và đối tác chính của doanh nghiệp qua sự nghiên cứu này cho phép đánh giá được khả năng phản ứng của doanh nghiệp trong trường hợp khách hàng thanh toán chậm hay trước, một yêu cầu rút ._.