Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại Công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng

ang lại. Trong các doanh nghiệp vốn lưu động là một bộ phận quan trọng của vốn đầu tư nói riêng và vốn sản xuất kinh doanh nói chung, quy mô của vốn lưu động, trình độ quản lý, sử dụng vốn lưu động là một nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do ở một vị trí then chốt như vậy nên việc quản lý sử dụng vốn lưu động được coi là một trọng điểm của công tác tài chính doanh nghiệp. Mặt khác, quá trình hội nhập phát triển cùng nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo cho nước ta nhiều cơ hội và thách thức mới. Hội nhập đồng nghĩa với hàng hoá bên ngoài tràn vào với giá rẻ hơn và những hàng hoá trong nước có lợi thế sẽ xuất sang thị trường nước ngoài, nhưng đồng thời cũng làm tăng sức ép cạnh tranh vốn đã gay gắt lại càng gay gắt hơn giữa các doanh nghiệp. Do đó để đứng vững trên thị trường các doanh nghiệp phải vận động tối đa với các chính sách tín dụng, quản lý tiền mặt và dự trữ tồn hàng tồn kho. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải biết ứng dụng kịp thời các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến của nhân loại vào quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tăng sức mạnh cạnh tranh. Đồng thời, các nhà quản trị phải quản lý tốt vốn lưu động để phát triển hoạt động kinh doanh. Là một công ty liên doanh với nước ngoài, Shell Gas Hải Phòng cũng rất quan tâm đến vấn đề tạo lập, quản lý và sử dụng vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng sao cho có hiệu quả nhất nhằm đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho doanh nghiệp. Từ việc nhận thức về tầm quan trọng của vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng trong lĩnh vực kinh doanh, cũng như thấy được vai trò quan trọng của việc cần thiết phải nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn lưu động đối với công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng cũng như bất kỳ một doanh nghiệp, một công ty nào khác. Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng, Được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị trong phòng ban của công ty và thầy giáo hướng dẫn thực tập em đã đi sâu tìm hiểu nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng”. 2. Nội dung nghiên cứu - Phân tích đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng. - Nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu quả quản trị vốn lưu động của công ty. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty trong thời gian tới. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề cơ bản về tổ chức và điều hành việc sử dụng vốn lưu động trong hoạt động kinh doanh của công ty. Bao gồm các chỉ tiêu về nội dung kinh tế được thể hiện qua các báo cáo tài chính tổng hợp như : - Báo cáo kết quả kinh doanh - Bảng cân đối kế toán - Các tài liệu liên quan 4. Phạm vi nghiên cứu 4.1.Phạm vi về không gian Đề tài được tiến hành tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng - địa chỉ số 23 - đường Phan Chu Trinh - thành phố Hà Nội. Địa điểm thực tập tại phòng kế toán và phòng dịch vụ khách hàng. 4.2.Phạm vi về thời gian - Thời gian bắt đầu từ 15/2/2006 đến 15/6/2006. - Quỹ thời gian để hoàn thành bản luận văn này giới hạn trong 4 tháng kể từ ngày nghiên cứu thực tập đề tài. Phần nội dung Chương I : Tổng quan tài liệu I – Quản trị vốn lưu động Vốn lưu động là gì? Theo nghĩa chung nhất: Vốn lưu động được định nghĩa là tài sản lưu động, trong khi vốn lưu động ròng bằng tài sản lưu động trừ nợ ngắn hạn Một cách cụ thể hơn: vốn lưu động của doanh nghiệp là số vốn ứng trước về đối tượng lao động và tiền lương tồn tại dưới hình thái nguyên vật liệu dự trữ sản phẩm đang chế tạo, thành phẩm, hàng hóa và tiền tệ là số tiền ứng trước về tài sản lưu động sản xuất và tài sản lưu động lưu thông ứng ra bằng vốn lưu động nhằm đảm bảo cho quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp diễn ra thường xuyên và liên tục. 1.1.2. Phân loại vốn lưu động Để quản lý vốn lưu động có hiệu quả, cần phải tiến hành phân loại vốn lưu động theo các tiêu thức khác nhau. Thông thường có những cách phân loại sau: 1.1.2.1. Dựa vào vai trò của vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn lưu động được chia làm 3 loại: Vốn lưu động nằm trong quá trình dự trữ sản xuất Vốn lưu động nằm trong quá trình trực tiếp sản xuất Vốn lưu động nằm trong khâu lưu thông Quy trình hoạt động của doanh nghiệp Dự trữ Sản xuất Lưu thông - Nguyên liệu chính - Sản phẩm dở dang - Thành phẩm - Bán thành phẩm - Bán thành phẩm - Tiền - Vật liệu phụ - Phải thu - Nhiên liệu - Phải trả - Công cụ, dụng cụ - Tạm ứng Sơ đồ 1: Vốn lưu động trong quá trình hoạt động 1.1.2.2. Dựa vào hình thái biểu hiện có thể chia ra: Vốn vật tư hàng hóa: Bao gồm vốn NVL chính, vốn NVL phụ, nhiên liệu, vốn sản phẩm dở dang đang chế tạo, vốn chi phí chờ phân bổ, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Vốn bằng tiền: gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản đầu tư ngắn hạn, vốn trong thanh toán. 1.1.2.3. Dựa theo nguồn hình thành có Nguồn vốn chủ sở hữu ( Nguồn vốn tự có): Phản ánh số vốn thuộc về các chủ sở hữu của doanh nghiệp. Bao gồm: Nguồn vốn pháp định: Là số vốn góp ban đầu của các chủ sở hữu doanh nghiệp. Nguồn vốn tự bổ sung: Là số vốn mà doanh nghiệp tự bổ sung mà chủ yếu là doanh nghiệp trích một phần lợi nhuận để lại nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Nguồn vốn ngoài doanh nghiệp: (Các khoản nợ phải trả) bao gồm: Nguồn vốn tín dụng: Là vốn doanh nghiệp đi vay của ngân hàng, các tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế, vay bằng phát hành chứng khoán … Nguồn vốn chiếm dụng: Phản ánh số vốn mà doanh nghiệp chiếm dụng một cách hợp pháp của các chủ thể khác trong nền kinh tế, phát sinh trong quan hệ thanh toán. các khoản phải trả công nhân viên, phải trả người bán, phải nộp ngân sách nhà nước, phải trả nội bộ … 1.1.3. Một số công cụ đánh giá vốn lưu động 1.1.3.1. Vòng quay vốn lưu động Công thức: Doanh thu thuần Vòng quay VLĐ = Vốn lưu động 1.1.3.2. Tỷ số thanh toán nhanh Tỷ số thanh toán nhanh bằng tài sản lưu động trừ hàng tồn kho chia cho nợ ngắn hạn; hệ số này dùng để đo lường độ thanh khoản. Công thức Tài sản lưu động – Hàng tồn kho Tỷ số thanh toán nhanh = Nợ ngắn hạn [ Nguồn: trích từ giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, trang 317] 1.1.3.3. Tỷ số thanh toán hiện thời Tỷ số thanh toán hiện thời bằng tài sản lưu động chia cho nợ ngắn hạn; hệ số này đo lường độ thanh khoản của doanh nghiệp. Tài sản lưu động Tỷ số thanh toán hiện thời = Nợ ngắn hạn [ Nguồn: trích từ giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, trang 317] 1.2.Định nghĩa quản trị vốn lưu động 1.2.1. Quản trị doanh nghiệp là gì ? Quản trị doanh nghiệp là khoa học về tổ chức quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho phù hợp với những quy luật của nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước về kinh tế. ở đây tôi xin đi sâu phân tích và nghiên cứu về quản trị vốn lưu động. 1.2.2.Quản trị vốn lưu động trong doanh nghiệp Quản trị vốn lưu động của doanh nghiệp trong đề tài này được định nghĩa cụ thể là quản trị về tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho nhằm đảm bảo quá trình tái sản xuất diễn ra thường xuyên và liên tục. 2.Quản trị tiền mặt Tiền mặt của doanh nghiệp được hiểu là tiền trong két, tiền gửi tại các tài khoản giao dịch ở ngân hàng thương mại và tiền đang chuyển. Tiền mặt của doanh nghiệp thông thường là tài sản không sinh lời hoặc có tỷ suất sinh lời thấp. Do đó, tiền mặt có chi phí cơ hội và buộc nhà quản trị tài chính phải có chính sách và chiến lược quản trị hiệu quả để dung hòa giữa mục tiêu sinh lời và mục tiêu thanh khoản trên bước đường tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. [ Nguồn: trích từ giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, trang 330- 331] 2.1. Sự cần thiết quản trị tiền mặt Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi lưu trữ tiền mặt cũng nhằm đến các mục đích sau: - Thông suốt quá trình tạo ra các giao dịch kinh doanh ( Động cơ hoạt động sản xuất, kinh doanh): Mua sắm NVL, Hàng hóa và thanh toán các chi phí cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động bình thường ( Trả lương công nhân, nộp thuế …) - Duy trì số dư ký theo yêu cầu của ngân hàng khi ngân hàng cung cấp các khoản vay hoặc các dịch vụ. Chẳng hạn việc giữ quy mô tiền mặt hợp lý giúp doanh nghiệp duy trì tốt các chỉ số thanh toán: như thanh toán nhanh, thanh toán hiện thời… là cơ sở để có lòng tin đối với nhà cung cấp cũng như các tổ chức tín dụng. - Mục đích đầu cơ: Doanh nghiệp lợi dụng các cơ hội tạm thời như sự sụt giá tức thời về nguyên vật liệu, chiết khấu … để gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Mục đích dự phòng: Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiền mặt có điểm luân chuyển không theo một quy luật nhất định nào. Do vậy doanh nghiệp cần phải duy trì một vùng đệm an toàn để thỏa mãn nhu cầu tiền mặt bất ngờ. Việc quản lý tiền mặt phải chặt chẽ, tuân theo những nguyên tắc nhất định. Mục đích nhằm thấy được tình hình tăng giảm và nguyên nhân tăng giảm của nó, qua đó thấy được mức độ đáp ứng cho các nhu cầu kinh doanh, đề ra những biện pháp quản lý hữu hiệu. [ Nguồn: tổng hợp từ giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, trang 331] 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tiền mặt 2.2.1. tăng tốc độ thu hồi tiền mặt - Lựa chọn có hiệu quả phương thức thanh toán, phương thức chuyển tiền khi bán hàng (đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn bằng cách vi tính hóa hóa đơn, gửi kèm theo hàng, gửi qua fax, yêu cầu thanh toán trước, cho phép ghi nợ trước). Vì nếu thu hồi được sớm tiền mặt, doanh nghiệp có thể sử dụng để đầu tư kiếm lời trong ngắn hạn. Đem lại cho khách hàng những mối lợi để khuyến khích họ sớm trả nơ bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ thanh toán trước hạn. [ Nguồn: tổng hợp từ giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, trang 333] 2.2.2. Giảm tốc độ chi tiêu Doanh nghiệp có thể thu được lợi nhuận bằng cách thực hiện giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt nhằm đầu tư sinh lợi bằng cách: Tận dụng thời gian chênh lệch thu – chi sử dụng hối phiếu khi mua hàng Chậm chi trả lương (trong khả năng có thể) Nhưng chỉ trong phạm vi thời gian mà các chi phí tài chính, tiền phạt hay sự xói mòn vị thế tín dụng thấp hơn những lợi nhuận do việc chậm thanh toán đem lại. [ Nguồn: trích từ giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, trang 334] 2.3. Dự báo tiền mặt Dự báo tiền mặt là quá trình ước tính các dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp để trên cơ sở đó xác định dòng tiền ròng trong một đơn vị thời gian. Mục đích của việc dự báo này để các nhà quản trị tài chính có khả năng tốt hơn về xác định nhu cầu tiền mặt tương lai hoạch định cho các nhu cầu tái sản xuất, thực hiện việc kiểm soát tiền mặt và khả năng thanh toán của doanh nghiệp từ đó có những bước xử lý thích hợp nhằm duy trì ngân quỹ ở mức tối ưu. Các bước dự báo được tiến hành như sau: * Lập bảng thu dự tính * Lập bảng chi dự tính * Cân đối ngân quỹ dự tính * Xử lý để đạt được trạng thái tối ưu về tiền mặt ( có thể mua hay bán các chứng khoán thanh khoản cao) 2.4. Một số công cụ đánh giá tiền mặt 2.4.1. Vòng quay tiền mặt Chỉ tiêu này cho biết trong một thời kỳ nhất định, tiền mặt quay được mấy vòng. Công thức: Doanh thu thuần Vòng quay tiền mặt = Tiền mặt bình quân Trong đó : Tiền mặt đầu kỳ + Tiền mặt cuối kỳ Tiền mặt bình quân = 2 2.4.2. Chu kỳ vòng quay tiền mặt Chỉ tiêu này cho biết thời gian cần thiết để hoàn thành một vòng luân chuyển ( vòng quay) tiền mặt. Tiền mặt Chu kỳ vòng quay tiền mặt = Tiền bán hàng trung bình một ngày 3. Quản trị khoản phải thu Các khoản phải thu của mỗi doanh nghiệp được quản lý thông qua chính sách tín dụng phù hợp đặc điểm ngành nghề, giai đoạn phát triển của họ nhằm đạt doanh thu cao nhất và tối đa hóa lợi nhuận. 3.1. Chính sách tín dụng (chính sách bán chịu) 3.1.1 Khái niệm Chính sách tín dụng là một yếu tố quyết định quan trọng liên quan đến mức độ, chất lượng và rủi ro của doanh thu bán hàng. 3.1.2. Những yếu tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng Một doanh nghiệp khi nới lỏng chính sách tín dụng là nhằm mục đích tăng doanh thu nhưng đồng thời tăng rủi ro, tăng vốn đầu tư vào các khoản thu, tỷ lệ chiết khấu tăng, thời gian bán chịu dài hơn và phương thức thu tiền ít gắt gao hơn. 3.1.2.1. Các khái niệm a – tiêu chuẩn tín dụng Là một tiêu chuẩn định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu. Tức là khách hàng nào có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn tín dụng có thể chấp nhận được thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng theo thể thức tín dụng thương mại. b – Chiết khấu thương mại Là phần tiền chiết khấu đối với những giao dịch mua hàng bằng tiền. Chiết khấu thương mại tạo ra những khuyến khích thanh toán sớm hơn các hợp đồng mua hàng nhưng giảm khối lượng tiền nhận được trên mỗi đơn vị hàng bán. c – Thời hạn bán chịu (kỳ hạn tín dụng) Là độ dài thời gian mà các khoản tín dụng được phép kéo dài.(Tăng kỳ hạn tín dụng thường kích cầu doanh số, tuy nhiên có chi phí liên quan tới động tháigia tăng các khoản phải thu). d – Chính sách thu tiền Là chính sách đề cập đến các thủ tục mà doanh nghiệp tuân thủ để thu tiền từ các khoản phải thu đến hạn. Quá trình thu tiền có thể tốn kém về mặt chi phí xét trên phương diện chi phí trực tiếp và danh tiếng bị tổn thất, tuy nhiên ít nhất phải có tính kiên định cần thiết để tránh tình trạng kéo dài thời gian thu tiền quá mức và để tối thiểu hóa tổn thất hiện hữu. 3.1.2.2. Đánh giá những thay đổi trong chính sách tín dụng Xem xét ảnh hưởng của từng yếu tố trong 4 biến số có thể kiểm soát được của khoản phải thu đối với lợi nhuận của doanh nghiệp bằng cách lần lượt phân tích từng chính sách và ảnh hưởng của chúng đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng. a - Đánh giá tiêu chuẩn tín dụng - Doanh số bán của doanh nghiệp có thể bị tác động khi tiêu chuẩn tín dụng thay đổi, cụ thể: Khi tiêu chuẩn tăng lên mức cao hơn thì doanh số bán giảm. Ngược lại, khi các tiêu chuẩn tín dụng giảm thì doanh số bán sẽ tăng vì thông thường nó sẽ thu hút nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Ngoài ra, khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi nhiều hơn hay khả năng thua lỗ tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. Hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng thì phát sinh chi phí: Chi phí quản lý và chi phí thu nợ tăng do trả lương nhân viên thu nợ, chi phí văn phòng phẩm ( điện thoại, chi phí công tác đòi nợ); chi phí chiết khấu tăng, nợ khó đòi tăng và chi phí cơ hội của vốn tăng. Do đó về nguyên tắc khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích chi phí và lợi nhuận trước và sau khi thay đổi sao cho đem lại lợi nhuận cao hơn. b- Phân tích thời hạn bán chịu Thời hạn bán chịu là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Nhà quản lý có thể tác động đến doanh thu bán hàng bằng cách thay đổi thời hạn tín dụng. Nếu tăng thời hạn bán chịu đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Nhưng doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. c - Chính sách chiết khấu Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hóa đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng thì doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi giảm khi tỷ lệ chiết khấu mới đưa ra tác dụng tích cực. d – Chính sách thu tiền Là những biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn như : Gửi thư, điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, ủy quyền cho người đại diện tiến hành các thủ tục pháp lý … Khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn thu hồi nợ càng lớn hơn nhưng chi phí thu tiền càng tăng cao. Đối với một số khách hàng khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn làm cho doanh số tương lai có thể bị giảm xuống. 3.2. Theo dõi khoản phải thu 3.2.1. Mục đích Nhà quản trị tài chính theo dõi khoản này nhằm: Xác định đúng thực trạng của các khoản phải thu. Đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền. 3.2.2. Một số công cụ theo dõi các khoản phải thu 3.2.2.1. Kỳ thu tiền bình quân Là công cụ theo dõi các khoản phải thu. Là độ dài thời gian bình quân để chuyển các khoản phải thu thành tiền tức là thu tiền sau khi bán. Các khoản phải thu Kỳ thu tiền bình quân = Doanh thubán chịu bình quân một ngày Trong đó doanh thu bán chịu bình quân một ngày bằng tổng doanh thu chia cho số ngày dương lịch trong một năm (thường là 360 ngày). [ Nguồn: trích giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp trang 323] 3.2.2.2. Vòng quay khoản phải thu Doanh thu thuần Vòng quay khoản phải thu = Các khoản phải thu 3.2.2.3. Mô hình tuổi các khoản phải thu Phương pháp này dựa trên thời gian biểu về “ Tuổi” của khoản phải thu. Phương pháp này rất hữu hiệu đối với khoản phải thu có sự biến động về mặt thời gian. 3.2.2.4. Mô hình số dư trên tài khoản phải thu Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. 4. Quản trị hàng tồn kho Hầu hết các doanh nghiệp đều có hàng tồn kho bởi vì tất cả các công đoạn mua, sản xuất và bán không diễn ra cùng vào một thời điểm. Mặt khác, trong quá trình luân chuyển vốn lưu động để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh thì việc tồn tại vật tư hàng hóa dự trữ, tồn kho là bước đệm cần thiết cho quá trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp, hàng tồn kho duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoạt động phân phối, ngăn chặn những bất trắc trong sản xuất. Mỗi doanh nghiệp đều muốn duy trì một mức tồn kho “ tối ưu” vì nếu dự trữ “ quá lớn” sẽ gây tốn kém chi phí, ứ đọng vốn, còn nếu dự trữ “ quá ít” sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn gây ra hàng loạt các hậu quả tiếp theo. Vì vậy quản trị hàng tồn kho là một việc làm rất quan trọng. 4.1. Khái niệm và phân loại 4.1.1. Khái niệm Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. (Đối với các doanh nghiệp thương mại thì thì dự trữ nguyên vật liệu cũng có nghĩa là dự trữ hàng hóa để bán). 4.1.2. Phân loại Hàng tồn kho bao gồm: Thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang; sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho. 4.2. Quản trị chi phí tồn kho Để dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp phải tốn kém chi phí. Các chi phí liên quan đến việc dự trữ tồn kho là: chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội … 4.2.1.Chi phí tồn trữ (chi phí lưu kho) 4.2.1.1. Khái niệm Chi phí tồn trữ là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa hay những chi phí biến đổi tăng, giảm cùng với hàng tồn kho. Tức là những chi phí tăng giảm phụ thuộc vào hàng tồn kho nhiều hay ít. 4.2.1.2. Phân loại Chi phí hoạt động: gồm chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí do giảm giá trị hàng hóa, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản … Chi phí tài chính bao gồm: Chi phí sử dụng vốn tiền vay, chi phí thuế, khấu hao … 4.2.2. Chi phí đặt hàng ( chi phí hợp đồng) Bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng như : chi phí giấy tờ, chi phí vận chuyển, chi phí nhận hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng hóa được mua. [Nguồn: tổng hợp từ giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, trang 348-349] 4.3. Một số công cụ đánh giá hàng tồn kho 4.3.1. Vòng quay hàng tồn kho Doanh thu thuần Vòng quay hàng tồn kho = Hàng tồn kho 4.3.2. Số ngày luân chuyển hàng tồn 360 Số ngày luân chuyển hàng tồn kho = Vòng quay hàng tồn kho Chương II. giới thiệu khái quát về công ty TNHH shell gas Hải phòng và phương pháp nghiên cứu 1.Giới thiệu chung về tập đoàn Royal Dutch Shell Vào năm 1833, Marcus Samuel mở một cửa hàng nhỏ ở Luân Đôn, bán sò biển cho công ty Victorian Natural. Chẳng bao lâu nó trở thành một doanh nghiệp xuất nhập khẩu thịnh vượng. Vào năm 1891, Marcus Samuel và công ty bán thương hiệu dầu hỏa “Shell” cho công ty Far East, và công ty ấy sau này trở thành công ty thương mại vận tải Shell vào năm 1897. Trong thời gian đó công ty Royal Dutch được thành lập ở Hà Lan để khai thác các mỏ dầu ở Châu á. Vào năm 1896 công ty đã tự xây dựng đội tàu trở dầu để cạnh tranh với các công ty Anh. Vào năm 1907, Shell Strasport & Trading Company và Royal Dutch phối hợp các hoạt động trong khi vẫn giữ tư cách pháp nhân của mình và hình thành tập đoàn Royal Dutch / Shell Group nổi tiếng với nhãn hiệu “Shell”. Liên doanh này vẫn được duy trì cho tới năm 2005 với hơn 1700 công ty đang hoạt động. Công ty Royal Dutch petroleum ( Hà Lan) nắm giữ 60% cổ phần và Shell Transport And Trading Company (Anh) nắm 40% cổ phần trong 3 công ty đầu tư tài chính: Shell Petroleum NV ở Hà Lan. Shell Petroleum Company LTD ở Anh. Shell Petroleum INC ở Mỹ. 2. Shell tại Việt Nam Công ty Shell có mặt tại Việt Nam từ năm 1894, lúc các nhà buôn bán những thùng dầu hỏa trong thùng bằng thiếc. Trong nhiều năm dài mãi cho tới năm 1975 Shell phát triển rất thành công việc kinh doanh xăng dầu và chiếm lĩnh tới 70% thị phần tại miền nam Việt Nam. Shell trở lại Việt Nam năm 1988 sau khi luật đầu tư nước ngoài được ban hành, ngay lúc đó Shell ký được hợp đồng phân chia sản phẩm đầu tiên để thăm dò dầu khí ngoài khơi Đà Nẵng và sau đó là ngoài khơi Vũng Tàu. Hoạt động thăm dò kết thúc vào năm 1996. các hoạt động kinh doanh thương mại bắt đầu vào năm 1989 với sự khai trương văn phòng đại diện Shell quốc tế tại Hà Nội và sau đó 4 năm chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Hiện nay Shell hoạt động 4 lĩnh vực: Nhựa đường, Dầu nhờn và hóa chất dưới tên công ty TNHH Shell Việt Nam, và công ty liên doanh Shell Gas Hải Phòng. 3. Giới thiệu về công ty liên doanh Shell Gas Hải Phòng 3.1. Lịch sử hình thành Công ty liên doanh Shell Gas Hải Phòng là công ty được cấp giấy phép đầu tư vào tháng 9 năm 1995 và hoạt động dựa trên cơ sở luật đầu tư nước ngoài và pháp luật Việt Nam. Theo giấy phép đầu tư, tổng số vốn điều lệ là 13.400.000 USD, tổng số vốn đầu tư là 20.300.000 USD. Tỷ lệ vốn chủ sở hữu trên vốn đầu tư là 66,66%. Lưu ý là vốn đầu tư chỉ là một phần của tổng nguồn vốn kinh doanh vì chỉ bao gồm vốn điều lệ và vốn vay ngân hàng (dài hạn và ngắn hạn). Do Shell Gas Hải Phòng có thể mở rộng khả năng vay nợ bằng các nguồn vốn khác mà tỷ lệ vốn chủ sở hữu tổng nguồn vốn có thể thấp hơn 66,66%. Các bên liên doanh bao gồm: Tập đoàn Royal Dutch/ Shell góp 80% vốn điều lệ. Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Việt Nam (VINASHIN) góp 20% vốn điều lệ. Hiện nay công ty có 2 văn phòng đại diện: +Văn phòng chính ở Hà Nội: Tầng 6F - Tòa nhà 23 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm. +Văn phòng ở Hải Phòng : Chùa Vẽ - Ngô Quyền, Quận Ngô Quyền. 3.2. Lĩnh vực hoạt động Lĩnh vực hoạt động và sản phẩm của Shell Gas hải Phòng là tồn trữ, đóng bình và phân phối khí hóa lỏng (LPG) trên thị trường miền bắc Việt Nam. Cụ thể: * Vận hành một nhà máy tồn trữ và đóng bình LPG tại Hải Phòng với công suất tồn trữ 1000 (MT) LPG. *Phân phối ga loại bình 12.5 kg, 45 kg và 49 kg LPG qua mạng lưới phân phối và đại lý bán lẻ toàn miền bắc. *Bán hàng trực tiếp ga loại bình 45 kg, 49 kg cho các khách hàng sử dụng vào mục đích tiêu dùng, sản xuất, kinh doanh. *Bán trực tiếp với khối lượng lớn cho các khách hàng là doanh nghiệp sử dụng Gas làm nhiên liệu cho các dây chuyền sản xuất hoặc sử dụng cho các khách sạn lớn. Shell Gas Hải Phòng đầu tư xây dựng các hệ thống tồn trữ ga hoặc sử dụng các hệ thống sẵn có của khách hàng và dùng xe bồn chuyên dụng để vận chuyển ga tới 4.1. Sản phẩm và dịch vụ khách hàng. 4. Đặc điểm kinh doanh chủ yếu Khí ga hóa lỏng LPG là một loại nhiên liệu sạch mới được sử dụng ở nước ta trong vài năm gần đây. LPG lầ hỗn hợp khí hóa lỏng khi được nén ở áp suất cực cao của butan và Prôpan được pha trộn theo tỷ lệ 30 – 70% Butan và 70 – 30% Propan. LPG được sử dụng rộng rãi làm nhiên liệu trong tiêu dùng, công nghiệp, thương mại … So với các loại nhiên liệu truyền thống như: Điện, than, dầu, củi …LPG là loại nhiên liệu có nhiều ưu điểm như: + Sạch, không gây ô nhiễm môi trường: Sau khi bị đốt chỉ tạo thành CO2 và H2O + Nhiệt năng cao: LPG có thể sử dụng để hàn, cắt kim loại, khi bị đốt cháy kết hợp với oxi nguyên chất nhiệt độ lên tới hàng nghìn độ C. + Kinh tế và tiết kiệm: giá thành không cao vì LPG được chiết suất từ các mỏ khí tự nhiên – một tài nguyên sẵn có ở nước ta cũng như trên thế giới. Nhược điểm duy nhất của LPG là loại nhiên liệu và luôn tồn tại ở thể lỏng trong môi trường áp suất lớn nên khi có sự cố xảy ra LPG rất dễ dàng bị rò rỉ và gây cháy nổ. Do vậy việc tồn trữ, vận chuyển, phân phối và sử dụng LPG luôn phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt nhất về các quy định an toàn phòng chống cháy nổ. Đặc điểm này của LPG quy định toàn bộ quy trình tồn trữ, vận chuyển, phân phối và sử dụng LPG. Tuy kinh doanh LPG chỉ mang tính chất thương mại, dịch vụ thuần túy, tức là không có quá trình sản xuất làm thay đổi tính chất của LPG đầu vào mà chỉ đơn thuần là tồn trữ, đóng bình, vận chuyển, phân phối, Nhưng do yêu cầu rất cao về an toàn nên việc đầu tư tổng kho tồn trữ, nhà máy đóng bình và các trang thiết bị phân phối như : xe bồn, bình ga … đòi hỏi vốn đầu tư rất lớn. Ngoài ra quy trình bán hàng và phân phối cũng đòi hỏi các chi phí lưu thông cao do phải đào tạo, huấn luyện kỹ càng không chỉ các kiến thức kinh doanh mà cả kiến thức về an toàn phòng chống cháy nổ, chi phí đóng bảo hiểm và các chi phí khắc phục sự cố khi không may xảy ra … Nên phương châm kinh doanh của Shell Gas Hải Phòng là luôn coi trọng an toàn và coi an toàn là ưu tiên số 1 khi ra bất cứ quyết định gì. Một đặc điểm khác của lĩnh vực kinh doanh LPG là do LPG được mua vào hoặc nhập khẩu từ một nguồn cung cấp nên bản thân sản phẩm LPG của các hãng không có sự khác biệt. Nên để tạo ra ưu thế của mình trong cạnh tranh, Shell Gas Hải Phòng luôn coi hai yếu tố an toàn cao nhất và dịch vụ hoàn hảo là đặc điểm để phân biệt nhãn hiệu Shell Gas với các nhãn hiệu LPG khác. Vì vậy để luôn duy trì dịch vụ tốt nhất, Shell Gas Hải Phòng phải đầu tư và chi phí khá lớn vào trang thiết bị, đào tạo, huấn luyện, các hoạt động mang lại sự thoải mái, thuận tiện nhất cho khách hàng khi sử dụng Shell Gas. 4.2. Đặc điểm thị trường Khí ga hóa lỏng LPG là loại nhiên liệu rất phổ biến và được tiêu thụ rộng rãi. Tuy LPG mới được đưa vào Việt Nam từ năm 1993, 1994 nhưng thị trường LPG đã có tốc độ phát triển rất nhanh, trung bình mỗi năm phát triển từ 20 – 30%. Cho đến nay tại các thành phố lớn, mức độ sử dụng LPG khá cao từ 50 – 60% hộ dân. ở các vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa tuy tỷ lệ sử dụng LPG còn thấp nhưng tốc độ tăng trưởng lại rất khả quan. LPG ngày càng được chứng minh là loại sản phẩm thiết yếu không thể vắng mặt trong nhà bếp của gia đình, trong nhiều ngành công nghiệp, thương mại, dịch vụ … Vậy LPG ngày càng trở thành sản phẩm có tính xã hội cao và có mức nhạy cảm rất cao. 4.3. Đặc điểm cạnh tranh Nhận thức LPG là thị trường đầy tiềm năng, nên ngày càng có nhiều hãng trong nước và nước ngoài tham gia vào thị trường LPG. Mức độ cạnh tranh theo đó cũng ngày càng tăng cao. Tuy vậy do nhà nước chưa ban hành đầy đủ các chuẩn mực bắt buộc về LPG nhiều hãng do chạy theo lợi nhuẩn trước mắt đã rất tùy tiện trong kinh doanh bỏ qua các yêu cầu an toàn tối thiểu. Vì vậy lợi ích của người tiêu dùng không được đảm bảo, môi trường cạnh tranh thiếu lành mạnh. Ngoài ra hiện tại trên thị trường LPG Việt Nam, Petro Việt Nam vừa đóng vai trò hãng bán buôn vừa đóng vai trò hãng bán lẻ nên tạo ra sự cạnh tranh không bình đẳng về giá giữa Petro Việt Nam và các hãng LPG khác do giá cả của các hãng này phải tính trên cơ sở giá bán buôn của Petro Việt Nam, trong khi bản thân Petro Việt Nam có thể tính giá trên cơ sở giá thành sản xuất tại nhà máy Dinh Cố, thấp hơn nhiều so với giá bán buôn. Hiện nay luật pháp Việt Nam chưa đưa ra quy định cụ thể chống cạnh tranh không lành mạnh qua việc bán phá giá. 4.4. Đặc điểm nguồn cung cấp Do khả năng cung cấp trong nước chưa đáp ứng đủ nhu cầu LPG nên các hãng dầu khí vẫn phải nhập khẩu thêm. Do vậy thị trường LPG Việt Nam vẫn chịu ảnh hưởng khá cao của thị trường dầu khí thế giới, vốn được coi là rất nhạy cảm và bấp bênh. Ngoài ra hiện nay chính phủ quy định cơ chế giá cả tự do và cho phép Petro Việt Nam được bán với giá thế giới. Do vậy nguồn cung cấp LPG của các hãng không những không được đảm bảo đầu vào về lượng mà còn bị phụ thuộc hoàn toàn vào giá dầu khí thế giới. Trong khi đó giá LPG bán trong nước hầu hết lại quy định cố định nên khả năng phải chịu rủi ro về giá đầu vào tăng là rất lớn do không kịp điều chỉnh theo giá thế giới hoặc thị trường không chấp nhận việc điều chỉnh. 5. Chức năng và nhiệm vụ 5.1. Chức năng Shell Gas Hải Phòng có chức năng tồn trữ, đóng bình và phân phối khí hóa lỏng (LPG) trên thị trường toàn miền bắc Việt Nam. 5.2. Nhiệm vụ 5.2.1. Về phân phối sản phẩm Shell Gas Hải Phòng phân phối 3 loại sản phẩm tương đương với 3 thị trường: + Ga gia dụng loại bình 12,5 kg : khách hàng là các hộ gia đình sử dụng cho mục đích nấu ăn. + Ga thương mại loại bình 45 và 49kg : Khách hàng chủ yếu là các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng làm nhiên liệu cho sản xuất , dịch vụ. + Ga khối lượng lớn: Khách hàng là những doanh nghiệp hoặc khách sạn lớn sử dụng làm nhiên liệu cho dây chuyền sản xuất và cơ sở dịch vụ. Sản phẩm phân phối phải đảm bảo về số lượng, chất lượng kịp thời và thực hiện tốt các dịch vụ sau bán hàng. Sơ đồ 2 - Hệ thống phân phối Gas của Shell Gas Hải Phòng Kênh không (M – C) Kênh 1 mức độ (M- R – C) Kênh 2 mức độ (M- W – R – ._.C) Kênh nhiều mức độ (M- A – W – R – C) Shell Gas Hải Phòng Tổng đại lý Đại lý bán Đại lý bán buôn buôn Bán lẻ Bán lẻ Bán lẻ Khách hàng dùng ga 5.2.2. Nghĩa vụ với nhà nước Trên cơ sở việc kinh doanh có hiệu quả, công ty đã thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ với nhà nước, với cơ sở bằng cách nộp đầy đủ các khoản thuế cho nhà nước theo qui định . Hoạt động theo luật doanh nghiệp. 5.2.3.Đối với xã hội Tiến hành kinh doanh với vai trò của một thành viên có trách nhiệm của xã hội, chấp hành các luật lệ và quy định hiện hành, ủng hộ các quyền con người cơ bản phù hợp với vai trò hợp pháp của doanh nghiệp và lưu ý thích đáng đến sức khỏe, an toàn, an ninh và môi trường. Đảm bảo quá trình phát triển bền vững. 5.2.4.Đối với khách hàn Giành và giữ được khách hàng bằng cách phát triển và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tạo ra giá trị về phương diện giá cả, chất lượng, sự an toàn và giảm tác động đến môi trường, được hỗ trợ bằng năng lực chuyên môn cao cấp về thương mại, môi trường và công nghệ. 5.2.5. Về đời sống Tôn trọng quyền con người của nhân viên và đảm bảo cho họ những điều kiện làm việc tốt và an toàn, những quyền lợi và điều kiện làm việc có tính cạnh tranh. ủng hộ sự phát triển và tận dụng năng lực của nhân viên, tạo ra môi trường làm việc hòa nhập thuận lợi sao cho mọi nhân viên đều có cơ hội bình đẳng để phát triển tay nghề và tài năng của mình. Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc lập kế hoạch và định hướng công việc. 5.2.6. Đối với những đối tác có quan hệ làm ăn Shell Gas Hải Phòng nỗ lực tạo dựng các mối quan hệ cùng có lợi cho các nhà thầu, nhà cung ứng, với các đối tác liên doanh và ủng hộ việc áp dụng các nguyên tắc kinh doanh chung của tập đoàn Shell hoặc các nguyên tắc tương đương trong các mối quan hệ đó. Khả năng tận dụng thực hiện các nguyên tắc này một cách có hiệu quả sẽ là một yếu tố quan trọng trong quyết định thiết lập hoặc duy trì các mối quan hệ như vậy. 5.2.7.Về bảo toàn và phát triển nguồn vốn Những năm qua hoạt động kinh doanh của công ty đã có bước phát triển mới nên vốn của công ty đã tăng lên từ việc bổ sung lợi nhuận sau thuế sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trích các quỹ theo quy định. 6. Cơ cấu tổ chức quản lý Toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất được sắp xếp bố trí thành từng phòng ban, phân xưởng để đáp ứng nhu cầu chuyên môn hóa sản xuất kinh doanh, thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi và hạch toán kinh tế. Shell Gas Hải Phòng được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, chế độ điều hành một thủ trưởng. Sơ đồ 3: bộ máy quản lý của công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc phòng bán hàng công nghiệp phòng bán hàng gia dụng phòng kỹ thuật& sản xuất phòng dịch vụ khách hàng(phòng marketting) phòng kế toán phòng hàng chính [ Nguồn lấy từ phòng hành chính của công ty ] Tổng số lượng nhân sự là 62 người, trong đó trình độ trên đại học là 4 người, đại học là 38 người, trung cấp là 3 người và công nhân lao động phổ thông ( Đã qua đào tạo và huấn luyện) là 18 người. Tổng giám đốc là người điều hành trực tiếp - được giúp việc bởi một phó tổng giám đốc. Công ty có 6 phòng ban, đứng đầu là các trưởng phòng và số lượng nhân viên mối phòng phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của công ty và nhu cầu của chính phòng ban đó. Trong mỗi phòng việc tổ chức sắp xếp công việc cho từng nhân viên tùy thuộc vào sự bố trí của từng trưởng phòng. Các nhân viên phòng ban phải thường xuyên báo cáo, lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo. Các lãnh đaọ được phân công phụ trách lĩnh vực nào thì có trách nhiệm xây dựng phương án, kế hoạch để giả quyết công việc của mình. 6.1.Tổng giám đốc:1 người Do hộ đồng quản trị bầu ra. Là người đại diện cho công ty trước pháp luật và trước cơ quan nhà nước, là người ra quyết định về việc điều hành các hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm chung về kết quả hoạt động của công ty trước nhà nước về việc chấp hành chính sách và chế độ hiện hành. 6.2. Phó tổng giám đốc: 1 người Là người tham mưu cho tổng giám đốc. Chịu sự lãnh đạo của tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao. 6.3. Các phòng ban và nhiệm vụ 6.3.1.Phòng bán hàng gas công nghiệp Chịu trách nhiệm về vấn đề bán hàng, tiêu thụ hàng hóa cho các khách hành công nghiệp theo kế hoạch của công ty. 6.3.2. Phòng bán hàng gas gia dụng Chịu trách nhiệm về vấn đề bán hàng, tiêu thụ hàng hóa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của các cá nhân và hộ gia đình … 6.3.3. Phòng tổ chức hành chính Tham mưu cho tổng giám đốc về tổ chức cán bộ và sử dụng có hiệu quả đội ngũ công nhân viên, giải quyết mọi chế độ chính sách cho người lao động. 6.3.4. Phòng dịch vụ khách hàng ( phòng marketing) Thiết lập các mối quan hệ với bạn hàng, tổ chức ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, tiến hành lập kế hoạch theo yêu cầu đã đặt ra.Thực hiện các chức năng marketting cho sản phẩm. 6.3.5. Phòng kế toán tài chính Thực hiện các nhiệm vụ kế toán theo quy định tính toán và xác định kết quả sản xuất kinh doanh cho toàn bộ công ty, thực hiện chi trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên. 6.3.6. Phòng kỹ thuật sản xuất Tham mưu cho tổng giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật, ban hành các chỉ tiêu định mức kinh tế – kỹ thuật, quy trình công nghệ và an toàn lao động. Đồng thời chịu trách nhiệm nghiên cứu, tìm hiểu thị trường nước ngoài và ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm cùng các hoạt động nhập khẩu. 6.4. Đặc điểm bộ máy quản lý tài chính – kế toán Sơ đồ 4: bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng kế toán vật liệu CCDC & TSCĐ kế toán tổng hợp kế toán thanh khoản công nợ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành XDCB Thủ quỹ [ Nguồn lấy từ phòng hành chính của công ty ] - Kế toán trưởng: Thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc. Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán. - Kế toán vật liệu CCDC & TSCĐ: Thực hiện việc theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, CCDC. - Kế toán tổng hợp: Tập hợp, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và các khoản nợ, xác nhận công nợ cuối tháng. - Kế toán thanh khoản: Theo dõi thanh toán với người bán và với khách hàng. - Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành và XDCB: Theo dõi chi phí đầu tư, xây dựng cơ bản và nguồn hình thành, cuối kỳ tính toán tập hợp chi phí kinh doanh và giá thành sản phẩm. - Thủ quỹ: Giữ tiền mặt, ghi sổ chi tiền mặt. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức sổ kế toán áp dụng áp dụng phổ biến và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có thể nói, đây là hình thức đơn giản, dễ dàng, dễ kiểm tra, số liệu kịp thời, chính xác phục vụ nhạy bén cho yêu cầu quản lý. 6.Thực trạng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Shell Gas Hải phòng qua 2 năm 2004 – 2005 Mục tiêu hoạt động của công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng là tồn trữ, đóng bình và phân phối khí hóa lỏng ( LPG ) với chất lượng và sự an toàn đáp ứng nhu cầu ngày một gia tăng của các đối tượng khách hàng. Do biết tận dụng ưu thế riêng của mình cùng với sự phục vụ tận tình, trong những năm gần đây sản phẩm mang nhãn hiệu Shell Gas được biết đến và sử dụng ngày một nhiều hơn. Shell Gas Hải Phòng đã vươn lên trở thành một trong những công ty dầu khí có thị phần hàng đầu Việt Nam. Bảng 1: Thực trạng kết quả kinh doanh của công ty Chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tuyệt đối % Tổng thu 1000đ 261,040,933 318,161,665 57,120,731 21.88 Tổng chi 1000đ (259,437,758) (310,784,763) (51,347,005) 19.79 Lợi tức 1000đ 1,6.3,176 7,376,901 5,773,726 360.14 Tỷ suất LNST % 2.62 3.8 1.18 45.27 Lợi nhuận trước thuế 1000đ 1,665,604 2,025,531 359,926 21.61 tỷ suất lợi nhuận TT % 3.63 5.28 1.65 45.27 [ Nguồn : Trích bảng kết quả kinh doanh và tính toán của tác giả Kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm có chiều hướng tốt được phản ánh qua lợi nhuận trước thuế tăng lên ở năm 2005. Nguyên nhân do doanh thu bán hàng tăng, thị trường tiêu thụ được mở rộng trên hầu hết các tỉnh tại khu vực miền Bắc Việt Nam. 7 – Thuận lợi, khó khăn và định hướng 7.1. Thuận lợi Shell Gas Hải Phòng có trụ sở đặt tại cảng chùa Vẽ - Quận Ngô Quyền - Hải Phòng. Trụ sở tại Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Đây là những trung tâm kinh tế - chính trị – Văn hóa của cả nước, đặc biệt có cảng Hải Phòng là nơi nhập khẩu, tiếp nhận gas từ nước ngoài thông qua đường biển. Có quốc lộ 1A liên tỉnh phù hợp cho sản phẩm công ty tiêu thụ khắp các tỉnh khu vực miền Bắc. - Shell Gas Hải Phòng là công ty liên doanh với 80% vốn nước ngoài vì vậy cơ sở vật chất được trang bị hiện đại với quy mô lớn. - Tiềm năng về mỏ dầu khí trong nước lớn. - Sản phẩm của công ty được sản xuất ra bằng máy móc thiết bị hiện đại, được đảm bảo bằng dịch vụ an toàn cao, đáp ứng mọi đối tượng khách hàng theo yêu cầu thị trường. - Ngành dầu khí hiện nay đang được sự quan tâm và khuyến khích phát triển của nhà nước. Gas giờ đây đã trở thành một trong những mặt hàng thiết yếu của đời sống các hộ gia đình và công nghiệp thay thế các chất đốt truyền thống trước đây. - Tình hình chính trị xã hội trong nước trong những năm gần đây luôn có sự ổn định, kinh tế phát triển vững chắc, môi trường pháp luật ngày càng hoàn thiện. - Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên công ty có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc. 7.2. Khó khăn - Nhận thức LPG là một thị trường tiềm năng, nên ngày càng có nhiều hãng trong và ngoài nước tham gia vào thị trường LPG. Mức độ cạnh tranh theo đó cũng ngày càng cao. Tuy vậy, do nhà nước chưa ban hành đầy đủ các chuẩn mực bắt buộc về LPG nên nhiều hãng do chạy theo lợi nhuận trước mắt đẫ rất tùy tiện trong việc kinh doanh bỏ qua các yêu cầu về an toàn tối thiểu. Vì vậy lợi ích của người tiêu dùng không được đảm bảo , môi trường cạnh tranh thiếu lành mạnh. - Giá bán ra của Shell Gas Hải Phòng luôn cao hơn các hãng khác. Cơ chế định giá bán cứng nhắc và cao đã hạn chế việc Shell Gas Hải Phòng thâm nhập thị trường tiềm năng. - Thị trường gas trong nước và quốc tế rất nhạy cảm và bấp bênh, khả năng chịu rủi ro cao. 7.3. Định hướng - Công ty tiếp tục đầu tư công nghệ cao đảm bảo sản xuất được sản phẩm khối lượng lớn, đạt chất lượng cao, tăng cường chất lượng dịch vụ. Qua đó duy trì và nâng cao lòng tin và thói quen sử dụng của người tiêu dùng đối với sản phẩm nhãn hiệu Shell Gas. - Mở rộng kinh doanh đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động nhằm đảm bảo quá trình sản xuất liên tục, đạt kết quả là hạ giá thành, tăng doanh thu, tăng thị phần, tăng lợi nhuận, qua đó tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. 8. Phương pháp nghiên cứu 8.1. Các phương pháp nghiên cứu chung Trong phạm vi đề tài này, chủ yếu sử dụng các phương pháp sau: - Thu thập số liệu: + Từ bảng kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, xuất – nhập kho NVL, bán thành phẩm. bảng thu chi tiền mặt. + Từ tài liệu sách báo có liên quan. - Phương pháp so sánh: Xác định ở mức độ thay đổi biến động ở mức tuyệt đối, tương đối cùng xu hướng các chỉ tiêu phân tích. - Phương pháp mô tả: Dùng các biểu bảng, đồ thị miêu tả chỉ tiêu cần thiết cho việc phân tích. Chương III. Thực trạng quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng qua 2 năm 2004 – 2005 1. Thực trạng quản trị vốn lưu động Trong những năm qua, công việc quản lý vốn lưu động của công ty do bộ phận kế toán công nợ kết hợp với nhân viên phòng dịch vụ khách hàng và phòng kinh doanh. Nhân viên đảm nhiệm công việc này rất thuận lợi do bộ phận dịch vụ khách hàng và phòng kinh doanh có trách nhiệm quản lý dự trữ nguyên liệu, lập kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, kế hoạch kinh doanh, cân đối nhu cầu tiêu thụ hàng hóa, quản lý vốn phù hợp với chuyên môn của họ. Nhưng việc quản lý vẫn còn bị một số hạn chế do quyền quyết định thuộc về ban giám đốc công ty. Sau hơn 10 năm hoạt động, công ty đã có thể đứng vững và phát triển trên thị trường phần lớn là do các nhà điều hành doanh nghiệp có khả năng về quản trị vốn tốt đặc biệt là quản lý hiệu quả vốn lưu động. Với đặc điểm là một công ty phân phối sản phẩm gas, quản lý vốn lưu động là một trong những vấn đề rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp như Shell Gas Hải Phòng. Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh là hệ quả của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ đơn thuần do quản trị vốn lưu động tồi. Nhưng cũng thấy rằng sự bất lực của một số công ty trong việc hoạch định và kiểm soát một cách chặt chẽ các loại tài sản lưu động và các tài khoản nợ ngắn hạn hầu như là một nguyên nhân dẫn tới sự thất bại cuối cùng của họ. Công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng đã chứng minh được điều này qua thành tích hoạt động năm sau luôn cao hơn năm trước nên thực hiện tốt việc bảo tồn và phát triển nguồn vốn đồng thời công ty không ngừng tự bổ sung nguồn vốn, trang bị cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh và đảm bảo tình hình tài chính tương đối mạnh. Để đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động khái quát hơn cần dựa vào kết cấu vốn của công ty. Bảng 2. Kết cấu vốn của công ty Chỉ tiêu/ năm Đvt Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tuyệt đối % Vốn lưu động 1000đ 47,698,707 51,963,826 4,265,119 8.94 Vốn cố định 1000đ 198,314,360 201,083,351 2,768,991 1.40 Nợ phải trả 1000đ 200,171,464 214,671,123 14,499,659 7.24 Nguồn vốn (TTS) 1000đ 246,013,067 253,047,178 7,034,110 2.86 Vốn lưu động/nguồn vốn % 19.39 20.54 1.15 5.91 Vốn cố định / NV % 80.61 79.46 (1.15) -1.42 Tỉ số nợ / NV(tts) % 81 85 4 4.26 [Nguồn : trích bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Qua bảng trên, nguồn vốn của công ty tăng từ 246 tỷ (năm 2004) lên đến 253 tỷ (năm 2005), tăng hơn 7 tỷ tương đương 2.86%. Nguyên nhân do vốn cố định và vốn lưu động đều tăng, trong đó vốn cố định tăng 1.4%, đặc biệt vốn lưu động tăng trên 4 tỷ tương đương 8.94% so với năm 2004. Điều này cho thấy nguồn vốn của công ty được mở rộng với quy mô lớn hơn, tỷ trọng vốn lưu động ngày càng càng tăng trong nguồn vốn thể hiện qua năm 2004 vốn lưu động chỉ chiếm 19.39% đến năm 2005 chiếm 20.53%. Sự tăng lên này tuy chưa nhiều nhưng đó là biểu hiện tốt cho việc đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Nhận thấy tỷ trọng vốn cố định cao hơn tỷ trọng vốn lưu động, đây là một điều rất hợp lý đối với doanh nghiệp kinh doanh khí hóa lỏng (LPG) có yêu cầu rất cao về an toàn nên việc đầu tư tổng kho tồn trữ, nhà máy đóng bình và các trang thiết bị phân phối như : xe bồn chuyên dụng, bình gas, dụng cụ đóng bình, chi phí bảo hiểm … đòi hỏi vốn đầu tư lớn. Tuy nhiên, cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp còn nhiều bất hợp lý. Tỷ lệ nợ trên nguồn vốn rất cao, thường trên ngưỡng 80% và có xu hướng tăng do vốn chủ sở hữu giảm. Nguyên nhân do: + Quan điểm kinh doanh của Shell Gas là tận dụng tối đa khả năng vay nợ chừng nào mức độ rủi ro tài chính còn được chấp nhận bởi các ngân hàng. Vay nợ cao sẽ là đòn bẩy tài chính để gia tăng tỷ lệ lãi trên vốn chủ và giảm tối thiểu chi phí vốn. Quan điểm này là đúng đắn. Nhưng thực tế sự gia tăng nhanh chóng của tỷ lệ vay nợ đặc biệt là nợ ngắn hạn đã làm cho mục tiêu của vận dụng đòn bẩy tài chính chưa đạt hiệu quả như mong muốn. + Quan điểm của Shell là vay nợ sẽ tạo áp lực rất lớn đối với người lãnh đạo vì việc chi trả lãi vay sẽ là một phần thâm hụt dòng tiền đáng kể buộc người lãnh đạo phải kiểm soát tốt hơn chi phí, tài sản lưu động bao gồm: Tiền mặt, khoản phải thu khách hàng, hàng hóa tồn kho. Ngoài áp lực từ nội bộ công ty, sự giám sát chặt chẽ của các ngân hàng tài trợ cũng là một áp lực đáng kể đối với người lãnh đạo khi đưa ra các quyết định quản trị . Mặt khác tỷ lệ vay nợ tăng cao đặc biệt nợ ngắn hạn có thể sẽ khiến Shell Gas Hải Phòng gặp phải rủi ro kinh doanh và rủi ro tài chính cao. Rủi ro kinh doanh mang tính khách quan khó kiểm soát nên về lý thuyết các nhà quản trị Shell Gas Hải Phòng cần có những quyết định đúng đắn hạn chế tài trợ bằng vay nợ để giảm mức độ rủi ro xuống, đồng thời điều chỉnh dần tỷ lệ vay nợ của công ty ở mức an toàn. Bảng 3: Một số chỉ tiêu đánh giá vốn lưu động Chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Vòng quay VLĐ Vòng 5.47 6.02 0.55 Số ngày luân chuyển VLĐ ngày 65.78 59.82 (5.96) Tỷ số thanh toán hiện thời Lần 0.47 0.45 (0.02) Tỷ số thanh toán nhanh Lần 0.37 0.39 0.02 Nợ ngắn hạn 1000đ 102,499,259 116,043,281 13,544,021 Nợ ngắn hạn/TSLĐ % 215 223 8.43 [ Nguồn: lấy từ bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Vòng quay vốn lưu động tăng nhanh cho thấy khả năng thu hồi vốn của công ty là tốt, hiệu quả của công tác thu nợ và huy động vốn cao. Vốn quay vòng nhanh thì khả năng đầu tư cho tái sản xuất cao, qua đó tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô hoạt động và tăng số lần thu lãi từ đó tăng lợi nhuận trong kỳ hoạt động. Số ngày luân chuyển vốn lưu động giảm từ 65.78 ngày/1 vòng xuống còn 59.82 ngày /1 vòng, cho thấy tốc độ tiêu thụ sản phẩm nhanh qua đó hạn chế các chi phí cho việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và các chi phí trong việc bảo quản, lưu kho sản phẩm. Có được kết quả này một phần là do sự hoạt động có hiệu quả của bộ phận kế toán công nợ của công ty. Tỷ số thanh toán hiện thời cho biết hiệu quả luân chuyển tài sản lưu động. Giá trị của tỷ số này qua 2 năm không có sự biến động đáng kể (xu hướng giảm) mặt khác tỷ lệ nợ ngắn hạn trên TSLĐ rất cao chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp thấp. Tuy nhiên tỷ số này cũng chưa phản ánh đúng khả năng thanh toán của công ty vì còn phụ thuộc vào hàng tồn kho, nếu hàng tồn kho khó bán thì công ty khó biến chúng thành tiền để trả nợ. Vì vậy, để phản ánh đúng khả năng thanh toán của công ty ta kết hợp sử dụng tỷ số thanh toán nhanh. Tỷ số này được tính dựa trên các tài sản lưu động có thể chuyển đổi nhanh thành tiền để đáp ứng những yêu cầu thanh toán cần thiết, là tiêu chuẩn đánh giá khắt khe hơn về khả năng thanh toán. Nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khả năng thanh toán của công ty sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Bởi vì hàng tồn kho không phải là nguồn hàng tiền mặt tức thời đáp ứng ngay cho việc thanh toán. Tỷ số thanh toán nhanh cho thấy lượng tài sản lưu động nằm dưới dạng tồn kho của công ty là không cao(~13%). Tuy nhiên giá trị lượng tài sản lưu động này là cao có thể chuyển có thể chuyển đổi thành tiền và đáp ứng nhu cầu thanh toán cần thiết. Theo đánh giá của ngân hàng tỷ số thanh toán nhanh lớn hơn 0.5 được đánh giá là tốt, tuy nhiên tỷ số này của công ty qua các năm đều ở mức ~0.4 nhỏ hơn 0.5 phản ánh tình hình thanh toán nhanh của công ty là chưa khả quan do đó công ty cần đánh giá lại kết cấu vốn. Cụ thể, qua công thức tỷ số thanh toán nhanh để tăng tỷ số này cần giảm hàng tồn kho và giảm nợ ngắn hạn. Ta thấy, hàng tồn kho qua 2 năm đã giảm 34.66% vì vậy vấn đề đặt ra là cần giảm nợ ngắn hạn. Hiện nay số nợ ngắn hạn của công ty đang tăng và ở mức rất cao. Sau khi đánh giá tổng quát về vốn, tôi tiếp tục đánh giá kết cấu của vốn lưu động bao gồm tỷ trọng của các thành phần tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác. Bảng 4: Kết cấu vốn lưu động Chỉ tiêu / Năm Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Tiền mặt 3,803,847 7.97 3,101,409 5.97 (702,438) -18.47 Khoản phải thu 32,434,045 68 39,543,930 76.10 7,109,886 21.92 Hàng tồn kho 10,201,694 21.39 6,665,396 12.83 (3,536,298) -34.66 TSLĐ khác 1,259,122 2.64 2,653,091 5.11 1,393,969 110.71 Tổng 47,698,707 100 51,963,826 100 4,265,119 8.94 [Nguồn: trích bảng cân đối kế toán ] Thành phần khoản phải thu chiếm tỷ trọng 76.1 % vốn lưu động do doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng gối đầu nên vốn đầu tư nhiều cho khách hàng. Vốn đầu tư vào hàng tồn kho cũng tương đối cao so với các thành phần còn lại và đây là nguyên nhân chủ yếu làm tính thanh toán các khoản nợ ngắn hạn chưa cao. Nhưng điều đáng quan tâm là lượng tiền mặt tồn cuối năm qua 2 năm đã giảm 18.47%. Để tìm ra nguyên nhân giải thích lượng tiền mặt tồn cuối năm qua 2 năm giảm và ảnh hưởng của nó đến quản trị vốn lưu động tôi sẽ đi vào phân tích thực trạng quản trị tiền mặt của công ty. 2. Thực trạng quản trị tiền mặt khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền mặt. Tiền mặt của công ty thường được giữ dưới hình thức tiền mặt tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng tiền đang chuyển. 2.1. Sự cần thiết quản trị tiền mặt đối với công ty Như các doanh nghiệp thương mại khác, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì các nhà quản lý phải quản trị tiền mặt thật tốt cũng như việc lưu giữ tiền mặt là một việc làm thiết yếu nhằm đáp ứng các mục đích sau: - Làm thông suốt quá trình tạo ra các giao dịch kinh doanh hay hoạt động kinh doanh như: tiền mua nguyên liệu cụ thể là gas, bình gas, van gas…Bên cạnh đó tiền sử dụng thanh toán các chi phí cần thiết cho công ty hoạt động bình thường như : trả lương cho nhân viên, bảo hiểm … hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nước và nộp về tổng công ty. - Ngoài ra, tiền dùng vào mục đích dự phòng khi xảy ra tình huống bất lợi cho hoạt động của công ty. - Tiền có thể dùng vào mục đích đầu cơ do dự bào giá nguyên liệu cũng như tình hình biến động giá gas trên thị trường trong nước cũng như trên thế giới luôn biến động theo chiều hướng tăng lên. Việc đầu cơ này đôi khi cũng mang lại lợi nhuận tài chính hay bất thường trong tương lai mà các khoản thu nhập này hiện nay vẫn phát sinh đã bù lại cho chi phí trả lãi vay, kết quả là lợi nhuận tài chính mang giá trị dương. 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị tiền mặt 2.2.1. Thực trạng tăng tốc độ thu hồi tiền mặt 2.2.1.1. Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn Tốc độ thu hồi tiền mặt phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ gas và cách thức bán hàng của công ty. Do vậy, tôi đánh giá sơ lược tình hình tiêu thụ này như sau: Công ty đã khai thác điểm mạnh của mình, trong đó một yếu tố quan trọng là “ nhãn hiệu Shell” là nhãn hiệu uy tín hàng đầu. Công ty đã tận dụng được thương hiệu của mình, tạo lòng tin trong khách hàng về chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Công tác phân phối đã có kết quả nhất định sau thời gian dài đầu tư và phát triển. Shell Gas Hải Phòng đã xây dựng một mạng lưới tiêu thụ rộng rãi với khoảng trên 100 đại lý chính thức bán các sản phẩm Shell Gas trên toàn miền Bắc, Đặc biệt là các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng. Các đại lý này được chia thành các khu vực chính và do một nhân viên về bán hàng phụ trách. Trong 2 năm qua, công ty chủ yếu sản xuất đáp ứng đơn đặt hàng từ các khách hàng gia dụng, các cửa hàng, các đại lý, các nhà hàng khách sạn và các khách hàng công nghiệp trong và ngoại tỉnh … Sau khi nhận yêu cầu giao hàng công ty sẽ đảm nhận luôn khâu giao tận nơi tiêu thụ, tại thời gian gas xuất kho được xếp lên xe cũng là thời điểm kế toán viên xuất hóa đơn bàn hàng và tài xế là người có trách nhiệm gửi chúng đến khách hàng. Kết quả là khách hàng nhận được hàng và hóa đơn cùng một thời điểm. Chính việc kết hợp 2 công đoạn này đã rút ngắn thời gian từ khi xuất hàng đén khi hóa đơn bán hàng đến với khách hàng góp phần tăng tốc độ thu hồi tiền mặt. Để có thể rút ngắn được thời gian chuyển hóa đơn đến khách hàng công ty đẫ không ngừng tìm ra các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động bán hàng và công ty nhận được kết quả khá khả quan. Các năm trước đây, công ty còn gặp không ít khó khăn trong việc tiêu thụ gas, nguyên nhân thứ nhất do người tiêu dùng có thói quen sử dụng các nguồn nhiên liệu truyền thống: than, củi, dầu … với giá rẻ và nguyên nhân kế tiếp là do nền kinh tế chưa phát triển cao nên thu nhập bình quân đầu người thấp nên nhu cầu về nguồn nhiên liệu sạch và kinh tế cũng như chất lượng chưa được quan tâm nhiều chủ yếu là tận dụng những thứ có sẵn.Vì thế để khắc phục những bất lợi này công ty đã thay đổi chính sách cơ cấu mặt hàng cho phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, chẳng hạn như sản xuất loại bình 11kg, 12kg cho khách hàng gia dụng, bình 45kg, gas bồn cho khách hàng thương mại và công nghiệp. Tiếp tục tăng cường các hoạt động marketting giúp người tiêu dùng dần dần thay đổi thói quen tiêu dùng cũ, chấp nhận sản phẩm gas với nhiều ưu điểm mới. Tại những năm công ty mới đi vào hoạt động thì thời gian từ khi xuất hàng đến gửi hóa đơn cho khách hàng lâu vì sau khi gas xuất kho phải trải qua giai đoạn chào hàng cho các đại lý, các nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình … Số hàng tồn kho lớn phát sinh thêm chi phí bảo quản lớn. Công ty còn chịu các khoản chi trả đào tạo huấn luyện nhân viên về công tác an toàn phòng chống cháy nổ và hỗ trợ cho các đại lý độc quyền của Shell gas trong việc giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Khi khách hàng chấp nhận thì nhân viên bán hàng thông báo cho kế toán xuất hóa đơn gửi chúng cho khách hàng sớm. 2.2.1.2. Yêu cầu khách hàng thanh toán trước Một trong những cách thức mà Shell Gas Hải Phòng thu hút và marketting sản phẩm là sử dụng tín dụng khách hàng và đại lý. Đây là hình thức công ty cho các đại lý mua trước sản phẩm và thanh toán sau. Với hình thức này, các đại lý lấy hàng, bán hàng sau đó mới thanh toán với công ty theo một thời hạn nhất định thông qua việc chuyển tiền vào tài khoản riêng tại ngân hàng, do đó không phải chịu sức ép của việc phải có vốn kinh doanh lớn. Công ty có lượng vốn lưu động mang tính luân chuyển nghĩa là trong khi có một số khách hàng đang nợ thì một số khách hàng thanh toán với công ty. Nhờ tính quay vòng và gối vụ của các khoản nợ của khách hàng mà công ty không phải tồn đọng một lượng vốn lớn trong các hàng hóa bán chịu. Tín dụng còn được áp dụng đối với khách hàng lớn, khách hàng truyền thống và khách hàng công nghiệp. Đối với các thị trường mới, các địa phương mới, công ty có chính sách ưu đãi tín dụng thương mại và hoa hồng khuyến khích các đại lý trung thành với công ty đồng thời tích cực mở rộng địa bàn phân phối tăng doanh thu. Đại lý mới sẽ được kéo dài thời gian thanh toán. Đây là cơ sở để đánh giá sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty và đã tạo ra ưu thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.Tuy nhiên, công ty cũng tranh thủ áp dụng chính sách yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi giao hàng. Đó là những khách hàng ngoại tỉnh (trừ khách hàng ngoại tỉnh công nghiệp) và những khách hàng đặt mua với số lượng ít và không thường xuyên vì công ty hầu như không thực hiện công tác đánh giá với những khách hàng này với số lượng khách hàng lớn thường xuyên đặt mua hàng thì công ty không có đủ thời gian theo dõi đầy đủ sự phát sinh các khoản nợ nhỏ khó kiểm soát. Do vậy công ty yêu cầu khách hàng này phải trả tiền trước cho những lô hàng sẽ đặt. Chính công việc này có thể sẽ là nguyên nhân làm giảm khách hàng vì họ sẽ sang các doanh nghiệp khác đặt hàng. 2.2.1.3. Chính sách thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền sớm Cùng với việc đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn cho khách hàng các nhà quản trị kết hợp với chính sách chiết khấu cho khách hàng kích thích thích họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn. Cụ thể trong thời gian quan hệ kinh tế, nếu khách hàng thanh toán tiền hang trước thời hạn hoặc đúng hạn thì trong những lần mua hàng kế tiếp doanh nghiệp sẽ được ghi nợ thay vì phải thanh toán tiền măt. ở đây, các nhà quản trị không áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho khách hàng khi họ thanh toán tiền mặt hoặc trả trước thời hạn, điều này chính là điểm yếu mà nhà quản trị cần xem xét lại vì khi khách hàng không cảm thấy có lợi cho chính họ trong những lần thanh toán sớm và họ phản ứng ngược lại bằng cách kéo dài thời gian trả nợ thì vốn đầu tư vào các khoản phải thu tăng và dễ dẫn đến thiếu hụt vốn lưu động và doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng xấu. Nguyên nhân nhà quản trị không sử dụng suất chiết khấu là do: mục đích của việc sử dụng chiết khấu thanh toán là tăng doanh thu và lợi nhuận hay nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ gas, với tình hình hiện nay số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng không ngừng gia tăng và bộ phận chuyên chở của kho Gia Lâm và kho Hải Phòng luôn hoạt động ở mức công suất cao ( Làm việc cả tuần). 2.2.1.4. Thời gian chuyển tiền từ khách hàng về công ty Trong những năm vừa qua, hệ thống chuyển tiền của doanh nghiêp có những bước tiến triển rõ rệt thể hiện qua việc bán hàng rất chạy nên xe vận chuyển hàng mỗi ngày đến các cửa hàng giao hàng. Nhận thấy được việc vận chuyển thường xuyên bộ phận kinh doanh đã tận dụng việc vận chuyển và kết hợp thu tiền rất hiệu quả bằng cách cử người thu tiền đi theo xe để trực tiếp đến nhận tiền của khách hàng làm giảm chi phí thu tiền đối với những khách hàng trung thành chấp nhận thanh toán đúng hạn. Đối với Shell Gas Hải Phòng việc thu tiền mặt trực tiếp là rất ít, công ty chủ yếu áp dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là các khách hàng có thể đi nộp tiền vào tài khoản của công ty tương ứng với lượng hàng hóa cần mua sau đó fax ủy nhiệm chi về công ty. Sau khi nhân viên phòng dịch vụ khách hàng kết hợp với bộ phận kế toán kiểm tra và xác nhận tiền đã nộp đủ thì đơn đặt hàng sẽ được giao. Việc này giúp thời gian luân chuyển tiền được giảm bớt và rất tiện lợi cho việc chuyển tiền hay rút tiền tại ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cần thiết của công ty khi được tổng giám đốc phê duyệt. Ngoài ra, việc chuyển tiền bằng hệ thống ngân hàng giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng thuận lợi cho việc vay vốn phát triển kinh doanh và công ty thu được một khoản lợi nhuận từ tiền gửi này. Tóm lại, thời gian chuyển tiền đã được rút ngắn hiện nay việc thanh toán tiền qua hệ thống ngân hàng rất phổ biến giúp hạn chế lượng tiền thừa quá nhiều tồn đọng tại quỹ tiền mặt của công ty, và phương thức này cũng được Shell Gas Hải Phòng sử dụng tốt, nhân viên cũng phản ứng nhanh nhạy thành thạo với áp dụng này. Do vậy các nhà quản trị nên cân nhắc tính toán đến lợi ích của nó mang lại trong thời gian tới. Nhìn chung trong 2 năm qua nhà điều hành đã quản lý tốt các khoản tiền mặt thông qua các chính sách đẩy nhanh việc thu hồi tiền về cho công ty nhưng vẫn còn những hạn ch._.