Nâng cao hiệu quả quản lý vật tư ở Công ty vật tư Nông sản

LỜI MỞ ĐẦU Đứng trước ngưỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế. Nền kinh tế nước ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế. Cùng với quá trình đổi mới đó, vấn đề mới dặt ra cho các doanh nghiệp là phải hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức ngay từ những yếu tố đầu vào đầu tiên. Do đó, vấn đề cung ưng dự trữ vật tư được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thực tế, ở nước ta trong hoàn cảnh chuyển đổi nền kinh tế theo cơ chế thị trường. Các quan hệ kinh tế chủ yếu là quan hệ hàng hoá- tiền tệ vận hành theo các quy luật của nền kinh tế. Với bối cảnh mới đó, hoà nhịp với sự nghiệp Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước. các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện mình, đổi mới , nâng cao hiệu quả kinh doanh như: nâng cao cơ sỏ hạ tầng, đổi mới công nghệvà chất lượng... Nhưng vượt lên tất cả, Doanh nghiệp không thể làm được bất cứ điều gì néu không ổn định được các yếu tố đầu vào vật tư kỹ thuật. Cũng nhờ hoàn thiện công tác này, Doanh nghiệp mới ổn định được sản xuất kinh doanh, tiết kiệm, giảm được chi phí sản xuất kinh doanh. Tất cả những điều kiện đó tạo tiền đề cho một doanh nghiệp phát triển bền và vững chắc. Hơn nữa, cạnh tranh là một yếu tố tạo động lực mạnh mẽ cho quá trình phát triển kinh tế. Cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải giảm thiểu chi phí nếu muốn tối đa hoá lợi nhuận của mình. Trước sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp và các thanh phần kinh tế tự, thì công viêc kinh doanh của các doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả kinh tế xã hội nhất định. Có nghĩa là doanh số bán ra phải lớn hơn và bù đắp được những chi phí mua vào, nhưng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Trong giai đoạn hiện nay, vấn đề cạnh tranh về chất lượng, số lượng dường như rất khó khăn và không thực sự mang lại hiệu quả nhiều lắm. Doanh nghiệp chỉ còn cách duy nhất, đó là phấn đấu giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm: qua trang thiết bị vật tư kỹ thuật - yếu tố cốt lõi của vấn đề. Đó là yếu tố ban đầu ảnh hưởng xuyên suốt tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghịêp. Điều đó tưởng chừng như mơ hồ và đơn giản, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết tận dụng nó . Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác hậu cần vật tư đến lợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh. Với cương vị là một sinh viên Quản trị, tôi mong muốn tìm hiểu và nghiên cứu một vài mặt cũng như một số khía cạnh của công tác tổ chức kế hoạch hậu cần vạt tư tại Công ty vật tư Nông sản- Qua chuyên đề : "Nâng cao hiệu quả Quản lý vật tư ở Công ty vật tư Nông sản`` Phần thứ nhất QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ HIỆU QUẢ CỦA QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG I- Cơ sở lý luận về quản lý vật tư ở doanh nghiệp: 1.1- Khái niệm – phân loại vật tư Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất : nguyên liệu, vật liệu… thiết bị, máy móc, bán thành phẩm. Có thể một sản phẩm của Doanh nghiệp này lại là loại nguyên liệu của Doanh nghiệp khác. Vì mỗi vật có những thuộc tính khác nhau và chính như thực hiệnế nó sẵn sàng có thể dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư kỹ thuật. Bởi vậy, trong mọi trường hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tư kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực.4 1.2- Phân loại vật tư kỹ thuật Theo công dụng: Là những loại vật tư được phân loại theo công dụng và tính chất của nó trong quy trình sử dụng: -Nhóm1 gồm: nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm -Nhóm2 gồm: thiết bị máy móc công cụ , dụng cụ… Theo sự di chuyển giá trị vào thành phẩm -Nhóm 1: nhóm vật tư chuyển một lần vào giá trị sản phẩm -Nhóm 2 : nhóm vật tư chuyển từng phần váo sản phẩm . Phân theo tầm quan trọng của vật tư Chia theo vật tư chính và vật tư phụ (Được xác định theo giá trị của vật tưvà cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó ) -Vật tư quan trọng (các loại vật tư có độ khan hiếm cao, hoặc it có trên thị trường ) -Vật tư cần thiết (nhóm vật tư ít quan trọng hơn nhưng không thể thiếu ) -Vật tư ít quan trọng hơn (vật tư sẵn có trên thị trường, kế hoạchông cần phảI dự trữ nhiều) Phân chia theo A-B-C A=Loại vật tư chủ yếu tiêu dùng hàng ngày ở công ty chiếm khoảng 60-70%giá trị và kế hoạchối lượng, nhưng chỉ chiếm 10-15%danh mục mặt hàng. B=Loại vật tư chiếm 20% giá trị và số lượng cũng như danh mục mặt hàng. Nhóm này ít quan trọng hơn, được liệt kê vào nhóm quản lý của Doanh nghiệp nhưng không chặt chẽ như loại A C= Nhóm vật tư còn lại: nhóm này không quan trọng nhưng để đảm bảo tính đồng bộ và kịp thời thì loại này cũng phải quản lý Phân theo lượng và giá trị -Nhóm 1: chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị -Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nhưng chỉ chiếm 20% giá trị Phân theo mức độ khan hiếm ( cần cấp) của vật tư -Loại1: Nhóm vật tư rất khan hiếm (khó tìm kiếm hay đọc quyền trên thị trường ) -Loại2: Nhóm vật tư khan hiếm -Loại3: Nhóm vật tư không khan hiếm ( có sẵn trên thị trường ) Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật tư có độ khan hiếm cao, với mức dự trữ cao hưn bình thựờng để đảm bảo độ an toàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro . Theo tính chất sử dụng -Nhóm vật tư thông dụng: Nhóm vật tư này được sử dụng nhiều ở các Doanh nghiệp mang tính phổ biến -Nhóm vật tư chuyên dùng: là vật tư dùng cho một số ít các ngành không phổ biến trong nền kinh tế. Loại này, Doanh nghiệp phải xác định nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thoả đáng ổn định hoạt động kinh doanh của mình. Theo sự phân cấp quản lý: -Nhóm vật tư được quản lý tập chung: Thị trường loại vật tư này do nhà nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu. -Nhóm vật tư quản lý không tập chung: loại vật tư được mua bán tự do và có sẵn trên thị trường . 1.3-Tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở Doanh nghiệp : 1.3.1- Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở doanh nghiệp : Tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở doanh nghiệp được hình thành một cách khách quan dựa trên chức năng quản trị của tổ chức về vật tư. nó quyết định một phần hiệu quả của công tác quản trị . Nếu như bộ máy quản trị vật tư được hình thành một cách hợp lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật tư ở doanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ máy quản trị vật tư:Đáp ứng được yêu cầu hoạt động của Doanh nghiệp Xác định được hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việc làm cần thiết, thường xuyên của quá trình tổ chức bộ máy. Vì qua việc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía được tính hiệu quả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ. Từ đó có những kiến nghị kiện toàn bộ máy tổ chức. Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý , nâng cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những mô hình tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp . 1.3.2-Các hình thức tổ chức 1.3.2.1. Tổ chức bộ máy quản trị vật tư theo nguyên tắc chức năng: Theo nguyên tắc này thì chức năng nhiệm vụ chủ yếu của phòng vật tư được chuyên môn hoá cho từng bộ phận, cho từng phòng ban theo sơ đồ sau: Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật tư theo nguyên tắc chức năng Phó giám đốc kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Tổ kế hoạch (hậu cần vật tư) Tổ tiêu thụ sản phẩm Tổ tiếp liệu Tổ kho Đội xe nguyên liệu nhiên liệu Vật liệu hoá chất v.v.. Kho số 1 Kho số 2 Kho số 3 2 v.v đội vận chuyển +Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này như sau: -Tổ kế hoạch thống kê: làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư cho Doanh nghiệp . Lên phương án mua sắm vật tư Lập đơn hàng vật tư kỹ thuật Lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức -Tổ kế hoạch chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật tư thiết bị. Thống kê tình hình xuất – nhập cung ứng vật tư Lập kế hoạch vật tư mới. -Bộ phận nghiên cứu thị trường Nghiệp vụ chủ yếu; nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để có thể trả lời được những câu hỏi: Giá cả, chất lượng, số lượng, nguồn cung ứng -Bộ phận tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật tư, áp tải vật tư hàng hoá, theo dõi giao nhận vật tư đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng. Đội vận chuyển: Đối với các công ty lớn chuyên chở, có đội xe riêng của công ty. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu mà cần đến những số lượng và đội xe khác nhau. Công tác này, nó góp phần chủ động trong việc vận chuyển vật tư trang thiết bị , thuận tiện linh hoạt mọi lúc, mọi nơi 1.3.2.2. Tổ chức bộ máy quản trị vật tư theo nguyên tắc mặt hàng Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản trị vật tư được thành lập theo nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm mặt hàng vật tư chủ yếu của Doanh nghiệp. Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy như sau Sơ đồ tổ chức phòng vật tư theo nguyên tăc mặt hàng: Phó giám đốc kinh doanh Ban vật tư kỹ thuật Ban máy móc thiết bị Ban hoá chất vật liệu tiếp liệu hoá chất vật liệu kho tàng hoá chất vật liệu Tổ kế hoạch thống kê quản lý kho tàng bến bãi tiếp nhận vận chuyển vật tư nghiên cứu kế hoạch Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thường được áp dụng đối các doanh nghiệp co quy mô sản xuất kinh doanh lớn. Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến dược tât cả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc phân quyền chịu trách nhiệm riêng dối với từng mặt hàng. Đặc điểm mô hình tổ chức này; có thêm một cấp trung gian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật tư. Tuỳ theo chủng loại vật tư ở doanh nghiệp, người ta có thể chia theo các nhóm khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản lý nào đó. Từng ban trong bộ may quản trị vật tư đều được cấu thành bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theo nguyên tắc thống nhất từng mặt hàng II - Sự cần thiết thiết của việc đảm bảo vật tư kỹ thuật trong doanh nghiệp . Quá trính sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động ào đối tượng lao động làm thay đổi hình đượcáng, kích thước tính chất lý hoá của đối tượng lao động để tạo ra nhữg sản phẩm chất lượng ngày càng cao. Hoạt động này khi mua các yếu tố đầu vào, không trực tiếp với bán ra nên đòi hỏi phải có một kế hoạch hậu cần ỏn định . Sản xuất kinh doanh là hoạt động nhằm mục đích kiếm lời đượcựa trên các phương pháp, thủ pháp khác nhau sao cho lợi ích thu về lớn hơn và đủ bù đắp những chi phí thu mua bỏ ra. Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tế thị trường nó tác động tới từng doanh nghiệp cho nên Doanh nghiệp phải biết chủ động trong từng tình huống. Đối với vật tư kỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, có tác dụng đảm bảo sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên các doanh nghiệp phải chủ động nó. Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch, có thể ra quyết định mua sắm vật tư như thế nào,tức là cung ứng theo nhu cầu tạo thành mối quan hệ gắn chặt với nhau. ở doanh nghiệp sản xuất, thì khối lượng sản xuất và cơ vấu sản phẩm quyết định khối lượng chủng loại vật tư, nó cũng quyết định thời gian, địa điểm cung ứng vật tư. ở doanh nghiệp thương mại, cung theo cầu- theo đơn hàng và theo mục tiêu kế hoạch của từng thời kỳ. Do đó quản trị vật tư - và đảm bảo sản xuất có một ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.Đảm bảo vật tư kỹ thuật đầy đủ, kịp thời, chính xác nó là điều kiện có tính chất tiền đề tạo sự liên tục của qúa trình sản xuất kinh doanh và tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng. Đảm bảo vật tư kỹ thuật tốt là điều kiện nâng cao chất lượng kinh doanh, chất lượng sản phẩm, tạo uy tín và nâng con sức cạnh tranh của Doanh nghiệp trong công tác tiên thụ của mình. Có được kế hoạch vật tư kỹ thụât , giúp cho việc nâng cao trình độ khoa học kỹ thuạt của sản xuất, han chế thừa thiếu gây ứ đọng vật tư kỹ thuật. Từ việc xác định được kế hoạch định kỳ, nó đòn bẩy để tiết kiệm và tăng năng xuất lao động, góp phần cải thiện việc sử dụng máy mócthiết bị kỹ thuật. Vì thế, công tác vật tư là công tác then chốt khởi sự cho mọi sự thành công hay thất bạị của Doanh nghiệp, do đó bất cứ Doanh nghiệp nào cũng phải quản lý sát sao chúng.\ III- Nhu cầu và các biện pháp xác định nhu cầu vật tư kỹ thuật: 3.1 - Khái niệm. Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong marketing, nhu cầu nói chung được hiểu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm nhận được. Nhu cầu nói chung rất đạng và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri thức, văn hoá, giải trí… nó thuộc trong các cấp bậc nhu cầu từ thấp đến cao của con người Nhưng nếu xét về lĩnh vực vật tư sản xuất kinh doanh thì nhu cầu được cụ thể hơn. Nó là một phạm trù kinh tế quan trọng, phản ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất kinh doanh về các điều kiện tái sản xuất xã hội. Nhu cầu mang tính chát khách quan cũng giống như những điều kiện và tính quy luật của tái sản xuất xã hội. Tính khách quan của nhu cầu thể hiện ở chỗ: lượng nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào việc xác định hoặc không xác định giá trị của nó. Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh nhất định mà doanh nghiệp khả năng thanh toán. Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, nhu cầu vật tư luôn luôn biểu hiện dưới dạng cầu. Cầu là một phạm trù kinh tế phức tạp có mối liên hệ trực tiếp tới các quy luật và các phạm trù của sản xuất và lưu thông hàng hoá và là một yếu tố của thị trường vật tư . Cũng như cầu và nhu cầu nói chung, cầu và nhu cầu vật tư có đôi chỗ khác nhau cần phân biệt: Trước hết nếu như nhu cầu vật tư liên hệ trực tiếp được đến sản xuất thì cầu vật tư lại liên hệ đến sản xuất thông qua nhu cầu vật tư, qua khả năng thanh toán, qua giá cả, cung hàng hoá và khả năng tín dụng . Thứ hai, cầu vật tư được xác định bởi nhu cầu vật tư có khả năng thanh toán cho nên nhu cầu vật tư rộng lớn hơn cầu vật tư, không có nhu cầu vật tư thì không có cầu vật tư, và cầu vật tư không phải là toàn bộ nhu cầu. 3.2- Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư Cũng như quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất, nhu cầu vật tư kỹ thuật mang tính khách quan phản ánh yêu cầu của sản xuất về một loại vật tư nào đó. Vì vậy, nhu cầu vật tư có những đặc trưng sau đây: -Nhu cầu vật tư liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp -Nhu cầu vật tư được hình thành trong quá trình sản xuất vật chất hoặc nhu cầu kinh doanh . -Nhu cầu vật tư mang tính xã hội bởi vì nguyên vật liệu của Doanh nghiệp này lại là kết quả sản xuất của doanh nghiệp khác, chỉ khi nó được tiêu dùng cuối cùng .Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư .Tính bổ xung cho nhau của nhu cầu vật tư .Tính khách quan của nhu cầu vật tư - là sự cần thiết tất yếu cho nhu cầu sản xuất. Muốn sản xuất phải có vật tư, đó là nhu cầu cụ thể được vật hoá bằng sức lao động của con người .Tính đa dạng nhiều vẻ của vật tư: khi nhu cầu sản xuất hàng hoá ngày càng phát triển thì chủng loại vật tư hàng hoá cũng ngày càng đa dạng 3.3- Kết cấu nhu cầu và các phương pháp xác định nhu cầu Đối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ. Kết cấu nhu cầu vật tư được thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗiloại nhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp. Nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp được phản ánh ở sơ đồ sau : Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật tư doanh nghiệp : Tổng nhu cầu Cho sản xuất kinh doanh Nhu câù cho xây dựng cơ bản Xây dựng cơ bản Cho dự trữ Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Sửa chữa Cho dự trữ Sản xuất sản phẩm Sản xuất công cụ Hợp đồng tiêu thụ Sửa chữa thường xuyên (đội xe) Khấu hao máy móc thiết bị Phân xưởng 1 3- Các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư kỹ thuật ở Doanh nghiệp Nhu cầu vật tư nhu cầu được hình thành dưới tác động của nhiều nhân tố khác nhau. Những nhân tố này có thể phân theo các nhóm sau : Một là tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất. Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư . Hai là quy mô sản xuất ở các ngành, các Doanh nghiệp. Nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng tiêu dùng vật tư ngày càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư ngày càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng gia tăng và đIều đó đòi hỏi nhu cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế . Ba là cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất. Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đỏi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cảI tiến chất lượng sản phẩm từ vật tư tiêu dùng. ĐIều này ảnh hưởng tới cơ cấu của vật tư tiêu dùng và do đó tác động tới cơ cấu của nhu cầu vật tư . Bốn là quy mô thị trường vật tư. Quy mô thị trường biểu hiện số lượng Doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cach chủng loạI vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trường : quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều. Năm là nguồn cung vật tư- hàng hoá trên thị trường : cung vật tư thể hịên khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng . Cung vật tư có tác động đến cầu vật tư thông qua giá cảvà do đó đến toàn bộ nhu cầu . Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều các nhân tố khác ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư như : Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cảI thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng những chỉ tiêu như trình độ cơ giới hoá, tự động hoá sản xuất và cảI thiện điều kiện lao động. Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư Giá cả vật tư hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh . Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau của công tác kế hoạch hoá. Qúa trình này có ý nghĩa quan trọng cho công tác lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trường . IV- Nội dung công tác hậu cần vật tư 4.1- Trình tự kế hoạch hậu cần vật tư Trong nền kinh tế thị trường, nội dung chủ yéu của công tác hạu cần vật tư kỹ thuật bao gồm từ khâu nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệ, xác định nguồn vật tư, lập kế hoạch mua sắm vật tư, dư trữ bảo quản và cấp phát vật tư, đến việc quản lý sử dụng và quyết toán vật tư . Nội dung của công tác hậu cần vật tư kỹ thuật có thể biểu diễn qua sơ đồ sau : Trình tự công tác hậu cần vật tư kỹ thuật doanh nghiệp nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm vật tư Tổ chức mua sắm vật tư Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp tiếp nhận và bảo quản vật tư về chất lượng và số lượng Tổ chức cấp phát vật tư ở nội bộ doanh nghiệp Trong đó kế hoạch mua sắm vật tư là khâu then chốt nhất và bao gồm các bước như sau : 4.2 - Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắm vật tư + Nội dung Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biéu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật tư một cách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh. Muốn vậy công tác vật tư phải xác định cho được lượng vật tư cần thiết phải có là bao nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất lượng, số lượng và thời gian . Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ những nguồn vật tư để thoả mãn những nhu cầu đó. Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bản sau: Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là dự trữ là bao nhiêu. Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu nói trwn bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nội bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài… + Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư như sau: Trước hết lập kế hoạch mua sắm vật tư là công việcphải làm để có được kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp, việc lạp kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành Doanh nghiệp -Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiẹn các công việc sau: nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; chuẩn bị cho tài liệu về phương án sản xuất – kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất ở doanh nghiệp . -Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua sắm vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng nhu cầu vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang trải, và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa rất to lớn. -Giai đoạn xác định số lượng vật tư nhu cầuự trữ đầu kỳ và cuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc xác định này thường nhu cầu dựa vào định mức từ trước hay ước tính lượng vật tư nhập xuất trong kỳ -Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá càn phải mua về doanh nghiệp: Nhu cầu này của Doanh nghiệp thường được xác định thông qua các chỉ tiêu cân đối lượng vật tư trong kỳ kế hoạch: Nghĩa là: Trong đó : Là nhu cầu về loai vật tư i dùng cho công việc j Là tổng nguồn về loại vật tư i cung ứng bằng nguồn j Trong cơ chế thị trường, theo yêu cầu của quy luật cạnh tranh , đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, cân nhắc tới mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc lên kế hoạch là lám sao với số lượng vật tư cần thiết tối thiểu mua về Doanh nghiệp mà ổn định đươc nhu cầu sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp . V- Tổ chức công tác đảm bảo vật tư trong nội bộ doanh nghiệp 5.1 - Cấp phát vật tư Vấn đề hạch toán nội bộ chuyển giao quyền sử dụng vật tư không mang tính nội bộ. Cấp phát vật tư cho các phân xưởng là công việc rất quan trọng của phòng quản trị vật tư ở doanh nghiệp. Nó giúp cho việc sử dụng vật tư có hiệu quả thể hiẹn ở một só ý nghĩa sau: Công tác hậu cần vật tư vai trò chức năng đảm bảo vật tư, không tính đến các yếu tố thương mại, kinh tế mà hiệu quả của của nó còn gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh +Nhiệm vụ của cấp phát vật tư Đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt hàng, số lượng, quy cách phẩm chất. Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trong công tác quản trị vật tư Để thực hiện đươc nhiệm vụ này, bộ phận quản trị vật tư phải tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các phân xưởng. Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất đảm bảo giao vật tư dưới dạng thuận lợi nhất ccho sản xuất Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc liên quan đến hậu cần vật tư. Mục tiêu giảm chi phí cho công việc chuẩn bị, thực hiẹn chuyên môn hoá cho công việc chuẩn bị. Kiểm tra việc giao vật tư và tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn . -Để thực hiện việc cấp phát vật tư được tốt, phòng vật tư phải làm các công việc sau: .Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp theo tháng, quý. Dựa trên cơ sở khối lượng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật tư. Người ta xác định lượng vật tư cần thiết tối thiểu được cung cấp trong kỳ kế hoạch .Lập chứng từ cấp phát vật tư là chứng từ liên quan đến việc xuất kho (phiếu lĩnh vật tư, lệnh xuất kho ... ) .Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật tư để cấp phát, đúng đầy đủ về chủng loại chất lượng, số lượng... .Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ doanh nghiệp .Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật tư . 5.2 –Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật: Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật tư, người ta thường sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật cho sản xuất 5.2.1 Mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật: là một lượng cần thiét đủ để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối lượng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật nhất định, trong từng doanh nghiệp cụ thể Khái niệm mức này hoàn toàn khác với mức trong nền kinh tế tập chung bao cấp Trong nền kinh tế kế hoạc hoá thì, mức tiêu dùng vật tư thường được áp dụng cho một ngành, địa phương hay một quốc gia, đồng thời nó là cơ sở để xây dựng ké hoạch, phát triẻn sản xuất. Đồng thời nó là cơ sở để quản lý nhà nước, hạch toán kinh tế. Ngày nay,trong nền kinh tế thị trường thì mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật không được áp dụng một cách thống nhất chung cho toàn bộ nền kinh té hy một ngành mà chỉ áp dụng cho từng doan nghiệp cụ thể, với từng trường hợp cụ thể. -Mức tiêu dùng vạt tư kỹ thuật có vai trò rất quan trọng trong viẹc tổ chức cà quản lý sản xuất ở các doanh nghiệp. Nó là công cụ để điều hành các hoạt động sản xuất của nhà quản trị, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc hạch toán đầy đủ cho doanh nghiệp. Mức tiêu dùng vật tư thẻ hiẹn ở mọt số đặc điểm sau: Nó là cơ sở đẻ xác định nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp Là chỉ tiêu đánh giá trình dộ sử dụng kỹ thuật trong sản xuất, trình độ lành nghềcủa công nhân và trinh độ tổ chứcquản lý sản xuất của các nhà quản trị 5.2.2 Định mức: Là những giải pháp về kinh tế kỹ thuật của nhà quản trị nhằm tính toán xác định mọt mức tiêu dùng hợp lý trong diều kiẹn lao động bình thường , năng xuất lao động bình thường. Như vậy, nói đến công tác định mức là những hoạt động của các nhà quản trị dựa trên cơ sở khoa học, những thí nghiệm, những giải pháp tối ưu vè sản xuất... Nhằm xác định một lượng vật tư tối ưu cho sản xuất. -Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật tư: -Có thể dùng định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật trước: Nó nhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nhưng không phản ánh mức tiên tiến và có thể gây lãng phí vật tư -Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thực tế (phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đưa ra các định mưc mới. Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối ưu hoá khi tiêu dùng vật tư để tiết kiệm vật tư -Phương pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức tương tự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng vật tư ở doanh nghiệp. Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật qua sơ đồ sau: Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: căn cứ định mức của kế hoạch hoá và quản lý thương mại mức sử dụng thiết bị máy móc mức tiêu dùng NVL mức dự trữ cho tiêu thụ căn cứ tiêu dùng và sử dụng vật tư kỹ thuật căn cứ điều tiết quá trình kinh doanh và quản lý thương mại mức dự trữ sản xuất mức điều tiết thương mại đầu vào mức tiêu dùng NVL chính mức tiêu dùng vật liệu ohụ mức tiêu dùng phụ phẩm mức tiêu dùng điện mức tiêu dùng vật tư chuyển thẳng giá cả vật tư hàng hoá các mức và định kế hoạch khác 5.2.3.Lập hạn mức câp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa theo quy định được cấp phát cho từng phân xưởng nhằm hoàn thành một khối lượng công việc hoắc sản phẩm được giao. Yêu cầu của hạn mức: -Hạn mức cấp phát vật tư phải chính xác và phải được tính toán dựa trên cơ ở khoa học . -Hạn mức cấp phát vật tư phỉ được quy định trong một thời gian nhất định, thường là tháng, quý hay là cho việc hoàn thành một kế hoạchối lương công việc nào đó -Hạn mức cấp phát vật tư phải rõ ràng cụ thể và quy định rõ mục đích sử dụng vật tư Căn cứ để lập hạn mức cấp phát vật tư vào kế hoạch sản xuất sản phẩm theo quý hoặc theo tháng hay căn cứ vào mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật, lượng vật tư dự trữ ở các đơn vị tiêu dùng vật tư kỹthuạt Công thức quy định hạn mức: H=Ntp + Ncd + D – Ođk H Hạn mức Ntp Nhu cầu vật tư vật tư cho sản xuất thành phẩh Ncd Nhu cầu vật tư cho sản phẩm chế dở D Dự trữ vật tư ở phân xưởng Ođk Lượng tồn đầu kỳ Trong đó: Ođầu kỳ = Ott + C - (Ptp + Psc + Ptch + Ppp ) C : Lượng vật tư được cung ứng trong kỳ Ptp : Lượng vật tư được dùng dể sản xuất thành phẩm Psc : Lượng vật tư được dùng dể sửa chữa Ptch : Lượng vật tư được dùng dể chế tạo thành phẩm Ppp : Lượng vật tư được dùng dể sản xuất ra phế phẩm 5.2.4 - Định mức dự trữ vật tư Dự trữ vật tư không đủ mức sẽ có nguy cơ làm cho công việc sản xuất kinh doanh bị đình chệ, gián đoạn. Mặt khác, Nếu như dự trữ quá mức sẽ phát sinh nhứng chi phí không cần thiết do tình trạng vật tư ứ đọng quá mức và phải sử dụng một lượng vốn lớn không được luân chuyển, đồng thời cũng có những phát sinh trong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh. Chính vì vậy, xác định lượng vật tư cần thiết hợp lý nhằm tránh tình trạng thiéu hoặc thừa vật tư cho sản xuất nhằn nâng cao hiệu qủa hoạt động sản xuất kinh doanh . Định mức dự trữ vật tư cho sản xuất là công tác xác định lượng vật tư tối thiểu cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đều đặn và có hiệu quả. + Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật tư: Việc xác định đại lượng dự trữ vật tư tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lượng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách thường xuyên, liên tục với bất kỳ điều kiện xảy ra nào. Xác định lượng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng tong kỳ kế hoạch. Điều này thực tế rát khó tính toán trước những biến động trong kỳ tiếp theo, nhất là dài hạn thì rất khó . Xây dựng định mức dự trữ phải dược tiến hành từ cụ thể đén tổng hợp, từ chi tiết đến khái quát. Mức dự trữ chung dựa trên cơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết Xác định mức dự trữ tối đa và điạ lượng dự trữ tối thiểu cũng như mức dự trữ bảo hiểm . 5.3- Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật tư và lập kế hoạch cung ứng vật tư : 5.3.1- Quyết toán sử dụng vật tư : Khi đã lập kế hoạch hậu cần vật tư, chuyển giao vật tư trong nội bộ doanh nghiệp với các mức và định mức. Nhà quản trị vần phải kiẻm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư để có thể đưa ra những hiệu chỉnh khi cần thiết vềg mức và định mức. Lập các kế hoạch về nhu cầuự trữ và hậu cần vật tư cho kỳ kế hoạch . Xây dựng mức dự trữ vật tư hợp lý là một hoạt động cần thiết của Doanh nghiệp. Tuy đã dựa trên cơ sở tính toán khoa học nhưng trước những sự biến động của nhiều nhân tố tác động đến công tác hậu cần và việc dự trữ của Doanh nghiệp làm cho lượng vật tư dự trữ thực tế khác với kế hoạch, thậm chí còn làm thay đổi cả mức và ảnh._. hưởng nhiều đến hạn mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật. Do vậy, buộc các Doanh nghiệp phải có các biện pháp theo dõi và điều chỉnh kịp thời lượng vật tư dự trữ nhằm đảm bảo các mức nhu cầuự trữ hợp lý. Một số biện pháp nhằm điều chỉnh lượng vật tư dự trữ hợp lý: Nếu thiếu vật tư cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ vật tư thiếu. Nếu nguồn vật tư không đảm bảo – phải có các giải pháp quan hệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt chẽ để tạo nguồn vật tư ổn định.Mặt khác, kịp thời quan hệ với các nguồn hàng khác để bổ xung kịp thời, nâng cao nghiệp vụ marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm năng mới. Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật tư gia cong chế biến, tái sử dụng những phế liệu… để bù đắp những thiéu hụt. Riêng đối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng vật tư cao hơn so với kế hoạch phải nhanh hóng mở rộng nguồn hàng để bù đắp cho những thiếu hụt đó. Trước mắt, thoả thuận việc giao hàng sớm hơn thời hạn đó kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ. Đối với vật tư thừa: Nghiên cứu ngay kế hoạch ,điều chỉnh ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý Giải pháp tổ chức tiêu thụ vật tư thừa: Nếu vật tư vẫn còn có thể cần đến hoặc sẽ dùng cho sản xuất thì có thể nhu dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa quá mức,dân đến thừa vật tư ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng cường biện pháp marketing tìm thị trường tiêu thụ để giữ vững được tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng. Những biện pháp tiên tiến hơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, áp lực hàng về kho 5.3.2-Theo dõi và đảm bảo cơ cấu, chủng loại và số lượng mặt hàng: Mục đích việc theo dõi: nhằm thực hiện kế hoạch và đơn hàng một cách tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để thích nghi với điều kiện thực tế hơn. -Theo dõi tình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội dung sau; . Tình hình thực hiện đảm bảo vật tư về mặt hàng: xem mặt hàng đó có khớp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúng với cơ cấu chủng loại hay không .Tình hình đảm bảo về mặt số lượng với những cơ câu chủng loại cần nhập trong từng thời kỳ phù hợp với từngđon hàng và sản phẩm . Tình hình đảm bảo vật tư về mặt chất lượng có đáp ưng đúng với nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không. Vấn đề kiểm tra chất lượng rất khó khăn và tốn kém nên it được các doanh nghiệp quan tâm. Việc theo dõi chất lượng hàng hoá để phát hiện ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở đểta khiếu lại khi cần thiết .Tình hình đảm bảo vật tư về mặt thời gian và tiến độ địa điểm: đảm bảo vật tư theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về thời gian tiến độ có ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản xuất ở doanh nghiệp. Mặt khác, địa điểm, thời gian khi sai lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Cho nên phải phân công giám sát chặt chẽ ván đề này. . Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầuự trữ tồn kho: Dự trữ là một khói lượng vật tư cần thiết nhu cầuữ lại phục vụ cho một kỳ tươnglai đề phòng những yếu tố bất ngờ xảy ra. Dự trữ quá mức sẽ là tồn kho và đương nhiên sẽ đem lại chi phí cho doanh nghiệp. Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thay đổi nên yêu cầu về dự trữ vật tư phải được thay đổi thường xuyên, luôn xem xét giảm lượng dự trữ tồn kho không cần thiết, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp .\./ Phần II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY VẬT TƯ NÔNG SẢN I- Đặc điểm và cơ cấu tổ chức của công ty vật tư Nông Sản 1.1-Lịch sử hình thành và phát triển công ty Công ty vật tư Nông Sản có tiền thân là công ty vật tư nông nghiệp thuộ Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển nông thôn, ra đời theo quyết định số 20-NN-TCCB/QĐ (ngày 8 tháng 1năm1993) của Bộ trưởng bộ Nông Nghiệp và Cong Nghiệp thực phẩm Tên giao dịch:Công ty Vật Tư Nông Sản-AGRICULTURAL-PRODUCE-AND-MATERIAL-COMPANY ( Viết tắt APROMACO ) Trụ sở chính : Số 14b /226 Phường Văn Miếu – Quận Đống Đa – Hà Nội. Đến 31 tháng 5 năm 1997 Theo quyết định số 1111NN-TCCB/QĐ cuả Bộ trưởng Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn quy định sáp nhập công ty Vật tư - Dịch vụ nông nghiệp với công ty vật tư nông sản. Có tên mới công ty Vật Tư Nông Sản với số vốn pháp định là 2516,747 triệu đồng và vốn kinh doanh là 11085 triệu đồng. Trong đó vốn cố dịnh bằng2367 triệu đồng. Quyết định nêu rõ ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là thương nghiệp buôn bán lẻ hàng hoá tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng Từ những năm 1990, thực hiện chủ chương đổi mới chuyển sang cơ chế thị trường, công ty đã gặp nhiều khó khăn. Nhưng nhờ đổi mới tư duy kinh tế, sắp xếp lại lực lượng, năng động trong chủ động điều hành, bám sát thị trường, từng bước đầu tư chiều sâu, áp dụng công nghệ tiên tiến, đậc biệt là tập chung nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh nên công ty đã đứng vững và đã tạo được những bước phát triển mới . Hoàn thành việc xuất khẩu 150 nghìn tấn phân bón các loại sang Trung Quốc ,Thái Lan và một số nước Đông Âu. Mở thêm nhiều chi nhánh và đại lý mới ở Băc giang, Hải phòng và Hà Nội… Thực hiện đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về sản phẩm dịch vụ nông nghiệp trên thị trường, công ty đã kinh doanh đa nhu cầuạng các mặt hàng vật tư kỹ thuật nông nghiệp phân bón, phân lân, thuốc trừ sâu… Đặc biệt, doanh nghiệp đã hoàn thiện phân xưởng sản xuất bao bì và dụng cụ nông nghiệp, ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ và cung ứng đối với thị trường . Nhờ không ngừng đầu tư, nâng cao trang thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới cơ chế quản lý hành chính, giá thành sản phẩm hợo lý, chất lượng cao. Công ty luôn được khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm. Điều đó đã tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trường và cạnh tranh tốt hơn Từ năm 1996, thực hiện chủ chương Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá của đảng, và nhà nước, doanh nghiệp đã sắp xếp và kiện toàn lại bộ máy và đã được xếp loai doanh nghiệp nhà nước loại-I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty đã lập được nhiều thành tích trên các mặt sản xuất cũng như phục vụ nền nông nghiệp nước nhà, góp phần an ninh lương thực và hoàn thành nghiã vụ đối với nhà nước, chăm lo đời sống cán bộ công hân viên. Công ty đă được tặng 5 huân chương các loại, trong đó có 3 huân chương hạng nhất. Nhờ định hướng và sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo đảng và nhà nước,Công ty đã đề ra nhiều biện pháp thu hút khách hàng, mở rông thị trường, Doanh thu hàng năm tăng 12% - là Doanh nghiệp đứng đầu trong ngành vật tư nong nghiệp nước nhà. 1.2- Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty Vật tư nông sản Để quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty, mỗi Doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý của mình. Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, cũng như điều kiện và đặc điểm sản xuất của mình mà doanh nghiệp thành lập nên bộ máy quản lý thích hợp. Công ty vật tư nông sản là một Doanh nghiệp nhỏ, nên bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức phân cấp chức năng hoàn chỉnh Thực hiện đường lối đổi mới của đảngvà nhà nước đề ra, chuyển từ cơ chế quản lý tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, thực hiện mục tiêu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá của nhà nước. Trong những năm qua, bộ máy tổ chức và quản lý của Doanh nghiệp đã được hiệu chỉnh nhiều lần cho phù hợp với yêu cầu mới đặt ra. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên là 250 người trong đó số lao động trực tiếp sản xuất là 186 người số lao động gián tiếp là64 người. Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm 9 phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ và 6 phân xưởng và chi nhánh cùng với đội vận tải. Cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau: Ban giám đốc : Gồm một Giám đốc và hai phó Giám đốc phụ trách điều hành, Trong đó Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành, ra quyết định cuối cùng, và chịu trách nhiệm toàn bộ với Công ty . - Phó giám đóc kinh doanh : chịu trách nhiệm về công việc kinh doanh và sử dụng nguồn lao động . Phó giam đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, xây dựng và phân phối công việc cho các phương tiện vận tải + Các phòng ban chức năng Tại Công ty vật tư nông sản, các phòng ban được tổ chức gọn nhẹ, tinh giản theo yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm 7 phòng ban với các chức năng quản lý cụ thể sau : . Phòng kinh doanh Là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp Giám đóc về sản xuất kinh doanh và đơn hàng, cũng như dịch vụ vận tải… chịu sự quản lý trực tiếp của phó Giám đốc kinh doanh Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng, theo đơn hàng, định mức nhu cầu vật tư vật liệu hàng tháng . . Phòng tổ chức hành chính Là phòng nghiệp vụ, tham mưu giúp phó Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lương trong hoạt động kinh doanh. Quản lý khai thác và sử dụng lao động của công ty theo kế hoạch phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của công ty. .Phòng kế toán hành chính Phòng này có chức năng quản lý hoạt động tài chính và vật tư, cũng như hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng quy định kế toán hiện hành. Kiểm soát quản lý các thủ tục thanh toán, đề xuất giúp công ty thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về tài chính, vốn và lợi nhuận .Phòng vật tư Là phòng nghiệp vụ quản lý cấp phát nguyên vật liệu vật tư cho toàn công ty. Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật: quản lý tồn kho, xuất nhập, và tiếp liệu. Lập các kế hoạch - lên các phương án kinh doanh sao cho phù hợp với mục tiêu của Công ty, lập dự toán công trình, lập các dự án đầu tư ngắn hạn, dài hạn , thống kê tình hình hoạt động của Công ty Làm công tác nhập xuất vật tư cho các đơn vị, phân tích công tác kinh doanh tham mưu cho giám đốc. Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác kế hoạch của công ty và lập các mô hình về quy mô sản xuất, kế hoạch tác nghiệp, giao khoán cho các đơn vị trực thuộc. . Phòng hành chính hoạch định Marketing Phòng này chuyên về các công việc hành chính thị trường, và tiêu thụ sản phẩm. Phân tích và vạch ra kế hoạch c kinh doanh cho từng thời kỳ. Hiện nay, Công ty có 6 chi nhánh và văn phòng tại các tỉnh phía bắc: Chi nhánh Bắc Giang, Xưởng bao bì Ngọc Hồi, Trạm Văn Điển, Trạm Ngọc hồi, và 2 cửa hàng Phương Liệt và Cầu Giấy.Là các đơn vị trực thuộc Công ty được thành lập theo yêu cầu quản lý điều hành để phục vụ sản xuất tại những nơi đầu mối kinh tế, xa trụ sở chính của Công ty phụ vụ tối da nhất nhu cầu của kế hoạchách hàng. Ngoài ra, Công ty còn có đọi xe chuyên chở riêng phục vụ vận chuyển và dịch vụ vận tải. Đội xe có 24 xe tất cả hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền. Việc thành lập đội xe do yêu cầu cần thiết của công ty và nó đã thực sự phát huy được tác dụng và đầy đủ tính năng ưu việt của nó: linh hoạt, chủ động, tiết kiệm nhiều chi phí và mang lại nguồn doanh lợi đáng kể cho công ty. 1.3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp Để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp mmột cách có hiệu quả cao nhất các nhà quản lý phải nắm bắt được những thông tin kinh tễ của thị trường và ở doanh nghiệp. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế tyóan hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Tại công ty vật tư nông sản bộ phận tài vụ mà đứng đâù là kế toán trưởng do giám đôc công ty trực tiếp phụ trách. Sau đây là một vài thông tin chính về bộ máy kế toán doanh nghiệp ở công ty vật tư nông sản Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán vật tư Kế toán vật tư Kế toán vật tư Do có ít nhân viên nên trong thực tế mỗi kế toán viên phải chịu trách nhiệm một số mảng công việc sau: - Kế toán lương ngoài việc làm lương còn theo dõi bảo hiểm xã hội, theo dõi thanh toán với người bán - Kế toán vật tư chịu trách nhiệm theo dõi vật tư và giá thành, tài sản cố định , các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng -Kế toán thanh toán: theo dõi tiền mặt , tiền ngân hàng , các loại quỹ -Thủ quỹ kiêm cả kế toán tổng hợp + Trong những năm qua , công ty đã áp dụng chế độ kế toán như sau: -Niên độ kế toán theo năm, tháng, quý - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong doanh nghiệp : đồng Việt Nam - Phương pháp nguyên tắc chuyển đổi các loại tiền khác: theo tỷ giá chuyển đổi của Ngân hàng -Hình thức số kế toán áp dụng: Nhật ký - chứng từ -Phương pháp kế toán TSCĐ: . Nguyên tắc đánh giá TSCĐ:theo nguyên giá . Phương pháp khấu hao áp dụng: Theo quyết định số 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14 tháng 4 năm 1996 của Bộ Taì Chính -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: . Nguyên tắc đánh giá: Căn cứ vào thời điểm thực tế tại thời điểm đánh giá . Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho; Cộng dồn luỹ kế ( tồn kho đầu kỳ + phát sinh tăng trong kỳ - phát sinh giảm trong kỳ = dư cuối kỳ) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính các khoản trích lập dự phòng và hoàn nhập dự phòng: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc, hoật đông theo chế độ kế toán hiện hành. Trong những năm vừa qua, phòng tài vụ đã phát huy được tác dụng của mình, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. II- Thực trạng quản lý vật tư ở Công ty vật tư nông sản: 2.1- Sơ bộ báo cáo kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty vật tư nông sản qua các năm 1999,2000,2001và dự báo xu hướng phát triển công ty năm 2002. + Kết quả hoạt dộng sản xuất kinh doanh năm 1999 , 2000, 2001 Đơn vị: đồng chỉ tiêu Mã 1999 2000 2001 Tổng doanh thu O1 357.831.254.250. 513.167.228.886. 537.435.202.644 Doanh thu thuần O2 357.831.254.250. 513.167.228.886. 537.435.202.644 Giá vốn hàng bán O3 34.465.052.519. 478.821.102.013. 509.431.406.778 Lãi gộp O4 17.366.201.731. 34.346.126.873. 28.003.795.866. Chi phí bán hàng O5 10.754.003.604. 26.535.298.759. 28.169.415.329. Chi phí quản lý DN O6 7.248.120.681. 6.623.645.284. 6.268.525.411. Lợi tức từ hoạt động kinh doanh O7 -635.922.554. 1.187.182.830. -6.434.144.874. Lợi tức từ hoạt động tài chính O8 0 0 0 Chi phí hoạt động tài chính O9 -1.908.476.712. -3.816.605.083. 469.472.063. lợi nhuận hoạt động tài chính 10 -1.908.476.712. -3.816.605.083. -469.472.063. thu nhập bất thường 11 2.621.712.173. 3.413.207.500. 11.666.937.642. chi phí bất thường 12 -31.717.171. -251.298.145. 0 Lọi nhuận bất thường 13 2.653.429.344. 3.161.909.355. 11.666.937.642. Tổng lãi trước thuế 14 77.312.907 532.487.102 538.672.117 Trích : Báo cáo tài chính năm 1999,2000,2001 Biểu đồ so sánh lãi thuần các năm 1999,2000,2001 đồng 77312907 538672117 532487102 Ký hiệu -Lãi thuần các năm 1999 2000 năm 2001 Bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp năm 2000,2001 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Chênh lệch Tỷ suất so với doanh thu ( %) năm Năm 2000 năm 2001 Tiền % 2000 2001 Tổng doanh thu ( đồng) 513167228886 537435202644 24267973758 4.73 100.00 100.00 Doanh thu thuần 513167228886 537435202644 24267973758 4.73 100.00 100.00 Giá vốn hàng bán 478821102013 509431406778 30610304765 6.39 93.31 94.79 Lãi gộp 34346126873 28003795866 -632331007 -18.47 6.69 5.21 Chi phí bán hàng 26535298759 28169415329 1634116570 6.16 5.17 5.24 Chi phí quản lý DN 6623645284 6268525411 -355119873 -5.36 1.29 1.17 Lợi tức từ hoạt động kinh doanh 1187182830 -6434144874 -7621327704 -641.97 0.23 -1.20 Nguồn: Trích thuyết minh báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 1999,2000 Phân tích và sánh kết quả kinh doanh năm 2000 với năm 2001 ta thấy do năm 2001 lượng vật tư ứ đọng quá nhiều hơn nữa kế hoạch cung ứng vật tư không đồng bộ và kịp thời dẫn đến lượng tồn kho vẫn cứ quá tăng so với dự trữ an toàn và do đó doanh nghiệp phải có chính sách giảm giá để khắc phục tình trạng tồn kho vá đọng hàng hoá. Đó là chưa kể đến việc cạnh tranh của các nhà máy phân bón khác trong cả nước đặc biệt là nhà máy phân đạm Hà Bắc phân lân Văn điển... Không những phải hạ giá bán sản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chịu nhiều các chi phí khác có liên quan đén vật tư và tồn kho. Do đó kết quả kinh doanh năm 2001 giảm hẳn so với năm 2000 và thậm chí còn không thể thu hòi vốn và có lãi. Nhưmg trong kỳ do đa dạng hoá các loại hình kinh doanhcác mặt hàng và các sản phẩm khác nhau nhất là mở rộng kin doanh bao bì và gạo xuất khẩu nên đã bù đắp được những chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là tổng lượng thu nhập bất thường ngoài kinh doanh và thu kỳ trước 11.666.937.642 đồng đã làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghịêp có lãi 538.672.117 đồng Nghiên cứu các tác nhân gây ra việc giảm lợi tức từ hoạt động kinh doanh ta thấy ở đây giá vốn chiếm tới hơn 90% trong tổng doanh thu và chi phí bán hàng ở mức là ttừ 5% - 6% Tổng doanh thu. Điều đó có nghĩa là giá vốn hàng bán đã có tác động cùng với giá bán không đủ bù đắp những chi phí và vốn. Nghiên cứu các tác nhân gây ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm chỉ tiêu doanh lợi ta có kết luận rút ra làm kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch. Đó là việc nâng cao, hoặc ít nhất cũng là ổn định giá bán để đủ bù đắp vốn kinh doanh bỏ ra và những chi phí khác liên quan đến tiêu thụ sản phẩm. Trước hết đó là việc lập kế hoach hậu cần tháng và quý để đảm bảo mức cun ứng vật tư một cách hợp lý nhất không làm hạ giá thành sản phẩm. Có như thế mới có rhể nâng cao được doanh lợi của doanh nghiệp trong kỳ. 2.2 – Phân tích tình hình mua( nhập) vật tư ở doanh nghiệp : Tình hình nhập vật tư vào doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch vật tư và đến việc đảm bảo vật tư cho sản xuất. Phân tích tình hình nhập vật tư là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dung theo số lượng, chất lượng, theo quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều đặn theo từng đơn vị kinh doanh . 2.2.1-Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt số lượng Chỉ tiêu về mặt số lượng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói nên quá trình nhập vật tư vào doanh nghiệp. Chỉ tiêu này phản ánh số lượng của một loại vật tư nào đó nhập trong kỳ kế hoạch từ tất cả các nguồn. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư bắy đầu từ việc xác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng loại vật tư theo số lượng và ảnh hưởng của từng nhân tố đối với việc hoàn thành kế hoạch đó. Mức hoàn thành kế hoạch được xác định bằng thương sốgiữa khối lượng thưc tế nhập vào của mỗi loại vật tư trong kỳ báo cáo so với kế hoạch đã lập ra. Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch hậu cần vật tư về số lượng là các khách hàng không hoàn thành kế hoạch giao hàng hoặc hàng đã chuyển đi nhưng đang còn trên đường đi. Để xác định ảnh hưởng của từng nguyên nhân đối với việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư cụ thể trong quý 4 của Công ty vật tư nông sản như bảng sau: tên vật tư đơn vị kế hoạch mua thực tế mức độ hoàn thành kế hoạch (%) kế hoạch hoàn thành(%) Số hàng nhập từ những lần trước đã chuyển hàng nhập KH giao hàng hàng trên đường Tổng số Urea tấn 110000 215135 123933 112.66 95.57 12.6 108.24 91202 KCL tấn 5000 9525 9525 190.5 90.5 90.5 181 SA tấn 0 50 50  -  -  -  - 50 Đạm tấn 0 0 0  -  -  -  - NPK tấn 7500 5500 5500 73.3 -26.66 -26.66 -53.33 DAP tấn 15000 17257 17257 115.14 15.04 15.04 30.09 Lân tấn 0 0 0 0  0  0  0   Tổng  Tấn 137500 247467 156265 113.6 79.97 13.64 93.62 Bảng tình hình nhập vật tư theo số lựợng Nguồn Trích Báo cáo hàng hoá năm 2001 Ở đây, Tình hình giao hàng nhìn chung hoàn thành về mặt số lượng, mức độ hoàn thành kế hoạch là 173,6% nhưng về thực tế giao chỉ đạt tỷ lệ 93.62 % so với mức giao hàng và hàng đã nhận được do đó không đảm bảo tình hình cung ứng vật tư doanh nghịêp. Do đó có tình trạng vật tư ứ đọng lại và giao khi không cần thiết dẫn đến tình trạng tồn kho. Trong kế hoạch dự báo nhu cầu và đơn hàng,đảm bảo đày đủ trong quá trìh kinh doanh nhưng do một số mặt hàng như urea, kali, DAP vượt quá đơn hàng cùng với việc tiếp nhận vật tư kỳ trước dẫn đến khối lượng tồn kho tăng lên và đã vượt quá chỉ tiêu 13,6% và vượt quá chỉ tiêu tiếp nhận là 93,6% lượng vật tư kế hoạch. Tuy đó là lượng vật tư thừa nhưngvề mặt hàng NPK lại chỉ thực hiện có 73% kế hoạch tức là còn thiếu một lượng bằng 2000 tấn tương đương với 26.66% kế hoạch giao hàng Đó là một hạn chế trong việc quản lý quá trìh cung ứng vật tư trong doanh nghiệp. Điều đó gây cho doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn cho những vật tư thiếu và chi phí bảo quản vật tư trong doanh nghiệp. Hơn nữa là cả một lượng vốn lớn trong kỳ không được huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh. Tóm lại, các chỉ tiêu ảnh hưởng đến kế hoạch hoàn thành số lượng đơn hàng có 2 nhân tố chính là chỉ tiêu số lượng hàng giao và số lượng hàng nhập. Cả 2 chỉ tiêu này đều được đảm bảo thì mới đảm bảo toàn diện được kế hoạch nhập hàng. Nếu một trong hai chỉ tiêu này mà không hoàn thành thì không thể xem việc thực hiện đơn hàng là hoàn thành được. Ở Công ty vật tư nông sản, việc thực hiện đơn hàng không đúng về mặt số lượng cả 3 mặt hàng, các chỉ tiêu không được hoàn thành toàn diện.Từ đó, lượng vật tư tồn kho không ổn định và thường cao hơn dự kiến: biểu hiện trong bảng sau: Bảng cân đối vật tư tồn kho các năm 1999,2000,2001 đơn vị: tấn Vật tư Tồn cuối kỳ 99 Nhập 2000 Tồn cuối kỳ 2000 Nhập 2001 Tồn cuối 2001 Urea 37,709,035.75 190,447.69 40,021,166.76 215,135.74 40,055,839.81 KCL 3,978.40 16,806.00 4,283.00 92,525.45 84,593.70 SA 170 55 0 50 0 Đạm 199.824 3,120.00 2,995.32 0 2,052.47 NPK 9,984.41 5,750.00 0 5,500.00 873.74 DAP 3,304.67 22,095.00 262.826 17,257.00 909.85 Lân 0 4,224.20 430 0 0 Total 37,726,673.04 242,497.89 40,029,137.91 330,468.19 40,144,269.58 Nguồn: Trích báo cáo nhập xuất tồn năm 1999,2000,2001 2.2.2- Phân tích kế hoạch nhập vật tư về mặt chất lượng: Nhu cầu tiêu dùng vật tư cho sản xuất không chỉ đòi hỏi phải đủ về số lượng mà còn đòi hỏi đúng về chất lượng vì chất lượng vật tư tốt, xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chất lượng tiêu dùng đến giá thành của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường… Vì vậy, khi nhập vật tư phải đối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp đã đề ra hay tiêu chuẩn của nhà nứơc hay với các hợp đồng đã ký để nhận Ta dùng chỉ số chất lượng mua sắm vật tư để quản lý vật tư nhập về mặt chất lượng. Chỉ số chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bình quân của vật tư thực tế mua so với giá bán buôn bình quân mua theo nhu cầu dự kiến kế hoạch. áp dụng chỉ tiêu đó để phân tích tính chất lượng của việc nhập vật tư trong doanh nghiệp theo bảng sau: Bảng phân tích tình hình nhập vật tư về mặt chât lượng tên vật tư đơn vị giá nhập kế hoạch mua thực hiện Lượng tiền lượng tiền urea tấn 1848538.796 110000 203339267538.8 215,135.74 397,686,756,209.00 KCL tấn 2053286.423 5000 10266432113.7 92,525.42 189,981,188,645.00 SA tấn 1080002.7 110 118800297.0 50 54,000,135.00 Đạm tấn - 0 0.0 0 0 NPK tấn 2096217.69 5500 11529197295.0 5,500.00 11,529,197,295.00 DAP tấn 2842554.03 15000 42638310454.6 17,257.00 49,053,954,901.00 Lân tấn - 0 0. 0 0 Tổng - 135610 267892007699.1 330,468.16 648,305,097,185.00 Nguồn: Trích Báo cáo mua hàng năm 2001 + Tính chỉ số chất lượng Chỉ só chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bibhf quân của thực tế vật tư mua so với giá bán buôn bình quân mua theo dự kiến kế hoạch Icl = Trong đó Q1= Sản lượng thực tế mua trong kỳ G1= Giá thực tế mua trong kỳ Q0= Lượng kế hoạch dự kiến mua G0= Giá bán buôn dự kiểntong kỳ TínhIcl = = 1,0069 hay = 100,69 % Như vậy kế hoạch mua sắm theo chất lượng vượt mức 0,69 % + Tính hệ số loại Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua sắm với tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua tính theo giá loại vật tư kỹ thuật có chất lượng cao nhất. Hệ số loại mua sắm kế hoạch Kkh = =0,69 hay 69% Hệ số loại mua sắm vật tư thực tế Ktt = = 0,69014 = 69,014% Hệ số này càng tiến tới 1 thì biêủ hiện chất lượng mua sắm ngày càng cao và ngược lại. Hệ số bằng 1 biểu hiện tất cả các loại hàng hoá mua sắm đều thuộc loại 1 ở đây, hệ số mua sắm thực tế có tăng hơn so với kỳ kế hoạch nhưng tăng hơn có 0,14 % không đáng kể. Kỳ sau, để có hiệu quả hơn trong việc mua sắm thiết bị vật tư, doanh nghiệp càn chú ý tới cơ cấu vật tư nhập theo những mức giá khác nhau đảm bảo lượng vật tư tối ưu nhât cho doanh nghiệp 2.2.3- Phân tích tính đồng bộ khi nhập vật tư hàng hoá . Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu, cũng như doanh nghiệp kinh doanh không chỉ kinh doanh một loại mặt hàngmà yêu cầu có nhiều loại hàng hoá theo các chủng loại và tỷ lệ nhất định. Hơn nữa loại vật liệu này không tể thay thế co loại vật liệu khác. Ta nói vật tư được tieeu dùng đồng bộ, và nếu thực hiện đơn hàng thì cũng thực hiện đồng bộ các loại hàng hoá. Để minh hoạ cho tính dồng bộ trong việc dáp ứng vật tư , ta minh hoạ trrong bảng sau: chỉ tiêu KH mua TH % Nhu cầu đơn hàng % Số lượng lượng vật tư tồn UREA 110000 215,135.74 195.58 70 150595 64,540.72 Kaly 5000 92,525.42 1850.51 87 80497.12 12,028.30 SA 50 50 100.00 65 32.5 17.50 Đạm 2 lá 0 0 - 0 0.00 NPK 5000 5,500.00 110.00 56 3080 2,420.00 DAP 15000 17,257.00 115.05 68 11734.76 5,522.24 Lân 0 0 0 0.00 TOTAL 135050 330,468.16 244.70 346 245939.4 84,528.77 Nguồn Trích báo cáo đặt hàng năm 2001 Bảng phân tích vật tư về mặt đồng bộ Nguồn Trích báo cáo đặt hàng năm 2001 Qua bảng trên ta thấy số lượng vật tư nhập vào,đạt 244,7% kế hoạch lý do cho sự vượt mưc này là tất cả các chỉ tiêuđều hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra do đó ở doanh nghiệp ta không tính đến mức độ đồng bộ mà ta tính ra các nguyên nhân gây rá sự ứ đọng quá nhiều vật tư như thế này..Lượng vật tư thừa do nhập các lần không đông bộ có lần nhập nhiều có lần nhập ít dẫn đến lượng vật tư bị ứ đọng dồn lại qua các kỳ. Cuối năm lượng vật tư tồn đọng không sử dụng đúng mục đích là 84258 tấn . Điều đó dẫn đến lượng tồn kho quá so với mức cho phép và gây ra nhiều tốn kém cho doanh nghiệp. Nguyên nhân của tình hình trên là nhập vật tư vào doanh nghiệp không đảm bảo được tính dồng bộ. Đây là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng tồn đọng vật tư ở doanh nghiệp và ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh . 2.2.4- Phân tích về mặt kịp thời Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng mọt cách đầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật tư một cách kịp thời và đầy đủ trong một thời gian dài. Rõ ràng nếu doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thì không kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình.Do đó doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đơn hàng, dự toán đơn hàng vàdự trữ cho sản xuất và cung ứng sản phẩm. Tình hình thực hiện tính kịp thời trong xuất nhập vật tư ở công ty vật tư nông sản được trình bày ở bảng sau: urea kế hoạch thực nhập chênh lệch năm2001 lượng % lượng % lượng % quý 1 60000 54.5 23711 21.6 -36289 -33.0 quý 2 25000 22.7 48586 44.2 23586 21.4 quý 3 11000 10.0 45241 41.1 34241 31.1 quý 4 14000 12.7 6395 5.8 -7605 -6.9 Tổng 110000 100 123933 112.7 13933 12.7 Phân tích tính đều đặn khi nhập Urea năm 2001 Trích: Báo cáo quý về tình hình nhập urea năm 2001 Xét riêng loại hàng Urea. Đó là hàng hoá chính của công ty vật tư nông sản chiếm tỷ trọng lớn trong khói lựng mặt hàng kinh doanh. Do vậy kết quả kinh doanh nói riêng và việc nhập vật tư urea nói riêng là một vấn đề cần phải quan tâm hơn cả đặc biệt là tính đều đặn của nó: xét trong năm 2001 kế hoạch nhập urea tổng số là 110000 tấn trong đó dựa vào nhu cầu của các quý. Riêng quý 1 do nhu cầu tồn đọng của năm trước nên phải nhập với tỷ trọng lớn chiếm tới 54,5 % tổng số tức là 60000 tấn bao gồm các loại cả urea Liên Xô, urea Indonexia, urea asia… Còn các quý khác nhập theo nhu cầu quý và cụ thể theo nhu cầu tháng từ 10- 22 nghìn tân. Như đã nhận xét về kế hoạch cung ứng vật tư ở doanh nghiệp, chỉ có quý 2 và quý 3 là nhu cầu đơn hàng được đảm bảo và vượt mức cũng chính vì lý do đó mà nhu cầu cac quý 1 và 2 lượng vật tư thiếu dù đã huy động của tổng vông ty. Nhưng lượng tồn kho cuối năm lạo ở mức rất cao: lý do chính là lượng vật tư cung ứng các loại không đảm bảo tính đều đặn dẫn đến nguyên nhân khi thì thừa, ứ đọng vật tư, khi thì thiếu vật tư rất gây bất lợi cho doanh nghiệp .Cụ thể như urea quý 1 chỉ thực hiện được 21,6% tổng số trong khi đó kế hoạch nhập là 54,6 % tổng kế hoạch. Như vậy lượng 33% thiếu hụt lại phải nhận vào quy sau trong khi đó vật tư quý này bị thiếu hụt mà quý sau lại phải chịu các chi phí vật tư không cần thiết. Đó là một điều bất hợp lý trong việc cung ứng vật tư hiện tại tại Công ty vật tư Nông Sản.Tương tự như vậy, do có sự không đều đặn trong quá trình cung ứng vật tư. Lượng Urea trong quý vẫn vượt chỉ tiêu 12,7% tức là về lượng là vượt chỉ tiêu kế hoạch là 13933 tấn. Đó là lý do tổng lượng vật tư cả năm lại vượt mức dự kiến tong khi đó hàng vẫn không đảm bảo tính kịp thời và phương hại đến tình hình thực hiện doanh thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kịp thời hiệu chỉnh và có kế hoạch cũng như việc xác định nguồn hàng sát sao hơn, đặc biệt là các nguồn hàng mới. Điều đó cũng là động lực giúp cho nguồn hàng cũ thực hiện tốt hơn, đặc biệt hơn trong việc chú trọng thực hiện đơn hàng và hợp đồng mua hàng. 2.2.5- Phân tích biến động chất lượng tên vật tư đơn vị khối lượng sp Giá bán chỉ tiêu phân tích 2000 - q0 2001-q1 2000-g0 2001-g1 q0g0 q1g0 q1g1 urea tấn 163.432.45 207.477.93 1964788.976 192820.96 321110278022 407650339774 40006092686 KCL tấn 16.501.40 12.214.75 1895154.011 1987162 31272686811 23148832452 24272686811 SA tấn 225 50 282328.0444 1190476.2 63523810 14116402 59523810 Đạm tấn 324.5 942.85 302939609.7 5625394.6 98303903333 285626610963 5303903333 NPK Tấn 15.734.41 4.626.26 5985553.992 2200293.7 94179130667 27690729013 10179130667 DAP Tấn 25.136.84 16.609.98 2569855.497 3106449.3 64598049019._.ên cạnh đó có sự so sánh về chất lượng và giá thành giữa người bán và người muađể cho phép tính toán được hiệu quả kinh tế khi mua hàng.Trong những nguồn hàng, phòng cung tiêu vẫn chọn những bạn hàng có mối quan hệ lâu dài và các nguồn hàng khác mang tính chất phụ bổ xung khi nhu cầu cần cấp và đột xuất mà nguồn chính không thể đáp ứng được ngay. Song chính các nguồn phụ này lại là động lực cạnh tranh để nguồn chính cung cấp tốt hơn. Công ty có kế hoạch đảm bao vật tư cho năm, quý, tháng để nêu kế hoạch mua sắm vật tư một cách cụ thể. - Từ kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phòng phòng kế hoạch lập báo cáo quyết toán nhằm xác định số lượng chủng loại vật tư cần thíêt, số lượng và thời gian nhận hàng trước nmột thòi gian nhất định và nên tham khảo ý kiến của các đơn vị thành viên liên quan. Sau đó soát tên cơ sở đặt hàng và ký hợp đồng kinh tế về mua bán vật tư. 2.2.4- Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư để đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh: Để công ty có thể sử dụng khai thác tạo nghuồn vật tư kịp thời cho sản xuất, điều kiện cần thiết là côn ty phải cụ thể hoá các biện pháp, chính sách để đạt được yêu cầu đề ra.Theo tôi đi dúng hướng theo điều kiện hiện nay cần phải đổi mới theo những hướng sau; - Cần áp dụng nững hình thức thu mua đa dạng khả năng đáp ứng nhu cầu của từng trường hợp cụ thể một cách tôt nhất. Việc cứng nhắc trong hình thức thu mua sẽ không nấm được hàng hoặc ít ra cũng không tận dụng nắm bắt thời cơ một cách tốt nhất, khi đó giá cả sẽ không phù hợp, sẽ không thuận lợi. - Để chủ đọng khai thác tạo nguồn vật tư một cách linh hoạt công ty có thể thực hiện các hình thức mua săm như sau: . Mua gom bằng tiền mặt hoặc bằng tổng thể mọt số hình thức nào đó kết hợp . Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết các hợp đồng kinh tế từ tất cả các nguồn sản xuất , các đối tượng có hàng hoá . Mua bằng thình thức ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất, với các tư thương có nguồn hàng được phép kinh doanh và được phép thực hiện qua uy tín hàng - Công ty cần thống nhất khâu mua và khâu bán bằng cách chuyên môn hoá hoặc hàng kinh doanh cho cacs bộ phụ trách, khi chuyên môn hoá sẽ tạo điều kiện và đảm bảo cho cán bộ am hiểu một cách kỹ lưỡng về các loại vật tư, thị trường vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Khai thác triệt để các nguồn vật tư đã tìm được, phải luôn tìn thêm các nguồn mới có lượng vật tư phong phú, có chất lượng cao và ổn định - Nguồn liên doanh liên két với các đơn vị sản xuất, cac mặt hàng cần thiết của công ty, công ty có thể góp vốn cùng với các đơn vị sản xuất này, sau quá trình sãnuất góp vốn liên doanh được chia bằng sản phẩm hoặc công ty có thể bao tiêu toàn bọ só vật tư cho một số cơ sở sản xuất ra. - Nguồn trao đổi vật tư thừa lấy vật tư thiếu Do quá trình xác dịnh nhu cầu vật tư trong kế hoạch không chính xác hoặc do sự thay đổi nhu cầu vật tư thực tế, có loại vật tư thừa nhiều so với yêu cầu song lại có loại vật tư lại thiếu, công ty có thể đổi những vật tư thừa này cho các đơn vị khác lấy vật tư thiếu theo tỷ lệ do hai bên thoả thuận. Việc trao đổi này rất có ý nghĩa, một mặt nó góp phần đảm bảo đầy đủ nhu cầu vật tư của công ty, mặt khác nó tránh tình trạng ứ đọng, gây thiẹt hại đến hiệu quả kinh tế của công ty. -Đối với nguồn tồn kho đầu kỳ: Việc xác định nguồn tồn kho đầu kỳ có ý nghĩa to lớn bởi vì lượng vật tư mua sám ở doanh nghiẹp phụ thuộc vào lượng tồn kho nàynên cần xác định một cách khgoa học để có kết quả tương đối chính xác có như vậy mới đảm bảo được vật tư cho sản xuất và tiết kiệmk được chi phí có liên quan đến bảo quản và dự trữ hàng hoá. Doanh nghiệp nên chủ động đàm phán với các nhà cung cấp để giảm mức tồn kho cuối kỳ và củng cố lòng tin đối với các nhà cung cấp để khuyến khích họ. -Chủ động tìm kiếm các nhà cung cấp mới thông qua các đơn vị khác -Đối với nguồn mua trên thị trừng, doanh nghiệp cần phải có sự tính toán và lựa chọn chính xác để có thể thay thế được vật tư ở nước ngoài bằng vật tư ở trong nước. 2.3- Hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư và xuất nhập vật tư ở Công ty Vật Tư Nông Sản: +Để sản xuất ra một loại sản phẩm cũng như thực hiện đơn hàng cần nhièu loại vật tư khác nhau theo một tỷ lệ và số lượng nhất định, hơn nữa loại vật tư này lại không thể thay thế cho loại vật tư khác. Ta nói vật tư được thực hiện đồng bộ khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ của nó, trong quá trình thực hiện kế hoạch có loại vật tư nào đó không đảm bảo yêu cầu thì các loại vâtj tư khác hoặc không thể sử dụng được hoặc chỉ sử dụng một phần tương xứng với tỷ lệ loại vật tư nhập khong đảm bảo yêu cầu với tỷ lệ thấp nhất. Để phân tích tình hình thực hiện kế hoạc hậu cần vật tư có những nhân tố ảnh hưởng trực tiếpnhư sau: 2.3.1 Đối với doanh nghiệp: + Điều kiện về con người và các chính sách điều chỉnh: Nói đến sản xuất kinh doanh trước hết ta phải nói đến vấn đề con người vì con người quyết định đến toàn bộ vấn đề sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường muốn đạt được hiệu quả cao thì rất cần chú ý đến vấn đề sử dụng nguồn nhăn lực một cách hiệu quả Để làm được điều đó, Doanh nghiệp nên chú ý: -Luôn cải tiến thực hiện chế độ thưởng phạt nghiêm minh: Thưởng phạt sẽ tác động đến lợi ích của mỗi con người, qua đó sẽ phát huy được tính tích cực thông qua sự cạnh tranh. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế theo cách thức cho điểm sao cho đánh giá đúng được thành tích cũng như vi phạm của mỗi con người, phải làm sao cho công nhân viên thực sự thi đua với nhau, nhưng vẫn đảm bảo sự kết hợp giữa các cá nhân, cac bộ phận trong doanh nghiệp Nếu quy chế không chặt chẽ sẽ dẫn đến thưởng phạt không đúng sẽ có ngược lại với mong muốn. Doanh nghiệp cần phải có hình phạt nghiêm kghắc mang tính giáo dục đối với các cá nhân vi phạm kỷ luật, kể cả các cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệ, tạo lập một thói quen làm việc khoa học, chặy chẽ và tự giá trong doanh nghiệp . Việc thực hiện thưởng phạt được tiến hành ở những thời gian thích hợp nhằm đạt được hiệu quả mong muốn, tránh sự mất đoàn kết nội bộ trong tập thể cán bộ công nhân viên ở Công ty thông qua các tổ chức xã hội trong doanh nghiệp như: tổ chức công đoàn, tổ chức thanh niên,kết hợp với ban thi đua và khen thưởng và ý liến của các đơn vị có thành viên cần phải thưởng hay phạt. -Doanh nghiệp cần có chính sách đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ công nhân vien về nghiệp vụ kinh doanh trong cơ chế thị trường, về nghiệp vụ vật tư. Trong sự chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tạp chung sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, các quy định chính sách pháp luật của nhà nước thường xuyên thay đổi nhằm quản lý và hướng dẫn các doanh nghiệp hoạt động cho phù hợp với cơ chế kinh tế mớ. Do đó, doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho các án bộ cônh nhân viên luôn nắm bắt được những biến đổi của quy định, chính sách pháp luật cũng như sự biến đổi của thị trường . -Phổ biến kịp thời các quy định mới về công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh của cấp trên đến từng tổ, đội và chi nhánh sản xuất. Có thể có những quy định riêng cho từng bộ phận thực hiện công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo tính kinh tế và pháp lý kh thực hiện nhiệm vụ của họ. Việc bố trí các cán bộ có năng lực, trình độ nên xem xét cả các yếu tố phẩm chất cán bộ và xét đến tâm tư tình cảm của từng người nhàm xây dựng đội ngũ đảm bảo vật tư ở công ty hoạt động tốt nhất, có kết quả cao hơn. Động viên toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật với tinh thần mọi thay dổi nhỏ trong công tác vật tư, tạo điều kiện làm tốt hơn công tác này đều được coi là sáng kiến cải tiến và đều được khen thưởng kịp thời. + Điêù kiện về vốn: Vấn đề vốn trong sản xuất kinh doanh đối với các doanh nghiệp là vấn đề luôn luôn được quan tâm và cânnhắc của lãnh đạo cong ty. Vật tư thiết bị nói chung phục vụ cho sản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng tương đối lớn trongvốn lưu động, vì thế doanh nghiệp luôn phải có các chính sách thích hợp để huy động vốn của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiêp và có các chính sách vay vốn và cơ cấu vốn thích hợp, mở rộng hơn khả năng vay vốn từ cácnguồn ngoài doanh nghiệp, tăng cường liên doanh, lien kết trên cơ sở được phép của cơ quan chủ quản và theo đúng quy định về chế độ quản lý vốn hiẹn hành. Có kế hoạch dự trữ vật tư thiết bị thích hợp hơn nhằm tránh ứ đọng vốn cụ thể ở công ty lượng vốn còn ứ đọng lớn qua tồn kho các năm như sau: năm chỉ tiêu 1999 2000 2001 Lượng tồn kho(tấn) 37.726.673,04 40.056.203,15 40.151.977,39 Giá trị tồn kho(đồng) 86.689.603.221,78 87.322.743.737,0 85.336.988.041,0 Trich thuyết minh tài chính của công ty vật tư nông sản Bảng kê giá trị vật tư tồn kho hàng năm Do kế hoạch xuất nhập và dự trữ tồn kho chưa khoa học và chưa dự đoán đúng nhu cầu sản xuất kinh doanh nên lượng tồn kho còn nhiêu điểm bất hợp lý. Cụ thể lượng tồn kho qúa lớn nên có một lượng vốn khá lớn bị ứ đọng. Đó là một trong những nguyên nhân làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệo mặc dù doanh số bán ra của các kỳ rất cao. Để đạt hiệu quả trong công tác tổ chức và quản lý vật tư, vật liệu, công ty còn phải nên rút ngắn thời gian tổ chức tiếp nhận, cấp phát sử dụng vật tư thiét bị và quyết toán. Đó cũng là nhiệm vụ trong công tác đảm bảo vật tư doanh nghiệp. 2.4-Một số ý kiến về công tác quản lý vật tư và kho bãi: -ý kiến 1: Kiểm tra nhận và nhập vật tư vào kho: Tại công ty hiện nay, khi phòng tổ chức kinh doanh nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hay giấy báo nhận hàngcủa người bán guửi đến như đã trình bày ở phần II. Quy trình tiếp nhận và bbảo quản vật tư coa những đặcc điểm như sau: . Ưu điểm: Đảm bảo đúng số lượng, chất lượng vật tư nhập kho, đúng thủ tục chứng từ quy định của bộ tài chính ban hành . Nhược điểm: Thời gian chờ đợi để nhập nguyên vật liệu vào kho còn lâu. Vật tư nằm ngoài cảng, bãi lâu dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và khí hậu kèm theo đó là các chi phí bảo quản và bến bãi . Nguyên nhân: Khi đã có giấy báo nhân hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng của trung tâm KCS thì người giao hàng lại phải quay lên phòng kinh doanh để làm “ Phiếu nhập kho” sau đó mới xuống kho để nhập vật tư vào kho. Để khắc phục được nhữnh nhược điiểm trên, theo tôi khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm của trung tâm KCS thì người nhập hàng (nguyên vật liệu) giao ngay vật tư cho thủ kho. Nếu thủ kho nhận đủ số lượng chát lượng theo yêu cầu thì thủ kho ký nhận ngay vào góc trái hay mặt sau giấy báo nhận hàng ( ghi bằng số hoặc bằng chữ). Sau đó người nhập hàng mang giấy báo nhận hàngvà biên bản kiểm nghiệm lên phòng kinh doanh hoàn tất thủ tục, như vậy giảm bớt thời gian mà vật tư nằm chờ tại bãi. + ý kiến 2: Để quản lý đảm bảo tốt chất lượng vật tư trong kho, theo tôi phải tăng cường thêm hệ thống phòng cháy nổ và vệ sinh an toàn vật tư kho bãi tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra như ở chi nhánh Cháy kho Ngọc Hồi hồi cuuôí tháng 4 năm 2001 vừa qua. Hệ thống ánh sáng còn kém cũng ảnh hưởng đến quản lý và sắp xếp vật tư kho bãi . Ngoài ra, vấn đề điều kiện vật chất cán bộ cong nhân viên nói cung trong công ty chưa đươc quan tâm thoả đáng tinh thần trách nhiêm với công việc chưa cao do đó cũng gây nhiều lãng phí trong công tác dự trữ và bảo quản vật tư +ý kiến 3: Hiện nay, ở công ty khi xuát dùng vật tư cho sản xuất hay cho các chi nhánh, khi sử dụng không hết vật tư đơn vị sử dụng vẫn để lại tại đơn vị như vậy sẽ không đảm bảo được chất lượng và số lượng của vật tư ảnh hưởng lớn đến côngtác quản lý vật tư của doanh nghiệp . Theo tôi muốn khắc phục được những nhược điểm trên thì khi các đơn vị lĩnh vật tư nếu không sử dụng hết thì tiến hành làm thủ tục nhập ngay lại kho.Như vậy công tác bảo quản vật tư vật liệu và kiểm tra chất lượng được thường xuyên và tốt hơn. +ý kiến4: Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ trong kh. Theo thông tư số64TC/TCDN của bộ tài chính ban ngày 15/09/1997 áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh đã quy định việc lập dự phòng giảm giá đối với vật tư vật liệu hàng hoá tồn kho với điều kiện -Thứ nhất: Là những vật liệu , hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính thường có giá trị thường thấp hơn số giá trị ghi trên sổ kế toán. -Thứ hai: Là vật tư hàng hoá phải là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp -Thứ ba:Là phải có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khácchứng minh giá trị vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường giá cả luôn luuo biến động veef các nhu cầu như : mẫu mã kiểu dáng chất lượng ngày càng cao kéo theo giá cả yêu cầu nguyên vật liệu thay đổi. Mặt khác, do nguyên nhân nguyên nhiên vật liệu dự trữ trong kho có thể bị hao hụt hoặc có thể bị giảm chất lượng. Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho quản lý, sản xuất kinh doanh công ty nên lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ nói riêng và cho hàng hoá tồn kho nói chung. Những vật tư kém phẩm chất còn ứ đọng trong kho phải được xem xét rõ nguyên nhân, quy rõ trách nhiệm. Giải phóng toàn bộ số vật tư còn tồn đọng để đảm bảo cho tất cả số vật tư dự trữ có thể đáp ứng được với yêu cầu sản xuất kinh doanh và toàn bộ số vốn lưu động của công ty được huy động một cách hiệu quả nhất. Kế toán phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn không thực tế của từng loại vật tư để xác định mức dự phòng một cách hiệu quả nhất. Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm 31/12 Lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo - 5 = Mức dự phòng giảm giá vật tư năm kế hoạch Giá hạch toán trên sổ kế toán Giá thực tế trên thị trường của tất cả các loại vật tư tồn kho bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty. III – Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư - các yếu tố của sản xuất kinh doanh : Chế độ tiết kiệm là hệ thống những biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật và giáo dục được thực hiện theo một chương trình nhất định nhằm sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực của mỗi doanh nghiệp, hộ tiêu dùng và nền kinh tế quốc để phát triển nền kinh tế quốc dân. Tiết kiệm không chỉ là sử dụng dè sẻn tất cả các nguồn tài nguyên, là tránh sự mất mát mà còn là sử dụng hợp lý những nguồn tài nguyên đó, là tiêu dùng có căn cứ, khoa học các phương tiện nhằm hoàn thiện công nghệ sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Nói cách khác, trong cơ chế thị trường, tiết kiệm theo nghĩa rộng chính là toàn bộ các giải pháp kinh tế– tổ chức–kỹ thuật …nhằm giải quyết tốt nhất các vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh ở mọi cấp của nền kinh tế quốc dân. 3.1- Tăng cường xác đinh nhu cầu vật tư một cách chính xác Phân định rõ nhu cầu vật tư ở công ty gồm ba bộ phận: Nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động kinh doanh khác, và nhu cầu vật tư cho dự trữ. Đối với nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chính gồm có: Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm :Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp nàyphải căn cứ vào định mức sử dụng vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm QsP mSP Nsx = å Trong đó: Nsx-Là nhu càu vật tư dùng đễ sản phẩm QsP-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch Msp-Là mức sửdụng vật tư cho đơn vị sản phẩm Phương pháp tính theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm QM Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào sản lượng của các sản phẩm cùng loại trong kỳ kees hoạchvà mức sử dụng bình quân của sản phẩm ồ Nsx = Trong đó: Nsx-Là nhu càu vật tư dùng đễ sản phẩm Q-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch M-Là mức sử dụng vật tư bình quân cho đơn vị sản phẩm Phương pháp tính theo hệ số biến động NsX= NBC + TsX+ HSD Trong đó NBC -Là số lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo TsX -Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch HSD -Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sửdụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoach so với kf báo cáo Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác : khi tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm này nên sử dụng hệ số biến động NsX= NBC + TKH+ HTk Việc xác định Tkh (chỉ số phát triển kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào kê hoạch sản xuất chung của công ty trong kỳ kế hoạch căn cứ vào dự đoán tình hìnhcung cầu vật tư trên thị trường và căn cứ vào số lượng cũng như khả năng cạnh tranh của các đối thủ. Việc xác đinh HTK ( hệ số tiết kiệm kỳ KH so với kỳ BC) phải căn cứ vào biện pháp và khả năng tiết kiệm vật tư trong kỳ kế hoạch - Đối với nhu cầu vật tư cho dự trữ: phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định các mức dự trữ hợp lý. 3.2-ý nghĩa kinh tế củaviệc tiết kiệm các yếu tố vật chất : -Tiết kiệm là một nhân tó làm tăng quy mô sản xuất kinh doanh . Việc tiết kiệm cho phép với các yếu tố đầu vào sản xuất hạn chế nhất có thể sản xuất ra được những sản phẩm chất lượng cao đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường . -Việc giảm lượng tiêu hao vật chất trên một đơn vị sản phẩm dịch vụ góp phần làm tăng năng suất lao động xã hội . -Tiết kiệm các yếu tố đầu vào làm tăng năng suất thiết bị máy móc và giảm tổng chi phí tính bằng tiền để sản xuất ra sản phẩm. -Tiết kiệm các yếu tố vật chất làm tăng thêm khối lượng hàng hoá sẽ sản xuất ra và làm tăng thêm khả năng thoả mãn nhu cầu vật tư hàng hoá của xã hội. -Tiết kiệm các yếu tố vật chất là một yếu tố quan trọng để giảm giá thành sản phẩm, dich vụ. Hiện nay, trong nền kinh tế nước ta tiêu hao vật chất còn chiếm tỷ lệ rất cao ~51,69%,doanh nghiệp Nhà nước 61,34%,doanh nghiệp ngoài quốc doanh 44,81%. Như vậy tiêu hao các yếu tố vật chất lớn, tỷ lệ chất thải cao gây ô nhiễm môi trường không nhỏ. Tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh góp phần khắc phục những khuyết tật đó.Với ý nghĩa kinh tế quốc dân to lớn, tiết kiệm đã trở thành quốc sách của nhiều nước hiện nay trên thế giới. 3.3- Các biện pháp tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh : Nói đến nguồn tiết kiệm là nói đến hướng có thể thực hành tiết kiệm, hay nói một cách khác là chỉ ra những con đường nào, chỗ nào cần phải chú ý để thực hành tiết kiệm Nói đến biện pháp tiết kiệm là nói đến những cách thức để thự hành tiết kiệm , tức là làm cách nào để thực hiện tiết kiệm Mỗi nguồn tiết kiệm có nhiều biện pháp tiết kiệm. Người ta thường phân thành từng khâu :sản xuất,lưu thông, tiêu dùng. Trong mỗi khâu ngừơi ta vạch ra những nguồn và biện pháp tiết kiệm thích hợp. Tiết kiệm phải được thực hành ở mọi khâu của nền kinh tế quốc dân. Trong các khâu trên thì sản xuất là khâu quan trọng nhất, vì sản xuất là nơi tiêu dùng ( sử dụng ) các yếu tố của quá trình sản xuất như: nguyên liệu, máy móc thiết bị và cả thời gian lao động của người lao động. Biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm là biện phap khoa học công nghê tiên tiến mới nâng cao được chất lượng sản phẩm và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực cúa sản xuất. Nói như vậy không có nghĩa là các khâu kế hoạchác không quan trọng, mà các khau khác đều có vị trí quan trọng nhất định và đều góp phần trong việc tiết kiệm tài sản của loài người. Nguồn tiết kiệm gồm về kỹ thuật, công nghệ của sản xuất, nguồn tiết kiệm về tổ chức quản lý kinh doanh và nguồn tiết kiệm về người trực tiếp sử dụng nguyên, nhiên vật liệu. Có thể nói tiết kiệm vạtt tư có vai trò quan trọng trongviệc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty. Do đó công ty phải nghiêm túc và kiên quyết thực hiện các biện pháp sau: -Nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản vật tư sản phẩm trong đội ngũ cán bộ công nhan viên. -Tiến hành hạch toán kinh doanh cụ thể trong từng phân xưởng sản xuất. -Hoàn thiện hệ thống kho tàng mộtcách tối ưu nhất nhằm bảo quản tốt nhất giá trị vật tư hàng hoá. -Tiến hành nâng cấp và hoàn chỉnh hệ thỗng máy móc thiết bị trên cơ sở nhập mới các dây chuyền công nghệ hiện đại -Thường xuyên kiểm tra giám sát thệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ xung đièu chỉnh kịp thời những bất hợp lý -Sử dụng các đơn bảng kinh tế, các chính sách thưởng phạt bằng lợi ích vật chất -Có quyết toán hàng thángcho các loại vật tư cụ thể Biết kết hợp một cách hài hoà các biện pháp trên cùng với các chỉ tiêu hướng dãn như sau, công ty sẽ tạo ra dược môi trường sản xuất kinh doanh tốt: 3.3.1- Về kỹ thuật công nghệ sản xuất có thể áp dụng các biện pháp sau: 3.3.1.1- Giảm trọng lượng tịnh của sản phẩm : trọng lượng tuyệt đối của sản phẩm là sản phẩm đó cân nặng bao nhiêu kg, tạ, yến…Trọng lượng tương đối của sản phẩm là tỷ số của trọng lượng tuyệt đối so với một đơn vị công suất ( hoăc công dụng của sản phẩm ). Trên cơ sở công dụng của sản phẩm, cần phải cải tiến thiết kế sản phẩm, sử dụng các loại vật liệu thay thế có độ bền tốt hơn để giảm trọng lượng tương đối của sản phẩm. Như vậy, với khối lượng nguyên vật liệu như cũ có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn. 3.3.1.2- Giảm bớt phế liệu, phế phẩm, các tổn thất trong quá trình sản xuất: Phế liệu là những thứ phát sinh trong quá trình sản xuất. Phế liệu có hai loại : loại sử dụng lại đươc trong quá trình sản xuất sản phẩm đó và loại phế liệu không thể sử dụng lại được. Để giảm bớt phế liệu cần phải cải tiến các công cụ lao động, đặc biệt chú ý các công cụ chuyên dùng, cải tiến quy trình công nghệ và sử dụng tói đa loại phế liệu mà có thể sử dụng lại được trong quá trình sản xuất. Phế phẩm là những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm chính.Tỷ lệ phế phẩm cao hay thấp liên quan đến quy trình công nghệ, đến chất lượng nguyên vật liệu, đến công cụ sản xuất đến tay nghề của công nhân và cả những điều kiện khác như: điều kiện làm việc, cung cấp các yếu tố sản xuất, điều kiện khí làm việc, khí hậu của nơi sản xuất . Cải tiến quy trình công nghệ tổ chức sản xuất hợp lý cũng góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất bao gồm nhiều kế hoạchâu, từ kế hoạchâu thiết kế sản phẩm đến giai đoạn hoàn chỉnh sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có các loại tổn thất kế hoạchác nhau. Cần chú ý đến khâu tổn hao nhiều để giảm bớt khối lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm . 3.3.1.3 - Sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu: Trong mộ sản phẩm sản xuất ra, tuỳ theo cơ cấu của nó, các bộ phận có các yêu cầu khác nhau.Vì thế, có thể sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu khác nhau, với điều kiện vừa đảm bảo chất lượng, tính năng công dụng của sản phẩm vừa tiêt kiệm loại nguyên vật liệu quý hiếm, đắt tiền hoặc loại phải nhập ngoại. Sử dụng tổng hợp nguyên vật liệu đòi hỏi phải đa dạng hoá sản phẩm. Rất nhiều loại nguyên vật liệ, khi dùng để chế tạo loai sản phẩm chính này, loại phế liệu không dùng được lại có thể là nguyên vật liệu để sản xuất loại sản phẩm chính khác.Vì vậy tận dụng hết các loại phế liệu, phế thải các loại thu hồi được của sản xuất chính vào sản xuất các mặt hàng khác là biện pháp sử dụng tối đa nguyên vật liệu trong sản xuất 3.3.1.4- Sử dụng các loại nguyên vật liệu thứ cấp: Các loại nguyên vật liệu thay thế, các loại nguyên vật liệu rẻ tiền. Sử dụng các loại nguyên vật liệu trên cần đặc biệt chú ý các biện pháp kỹ thuật để tăng cường chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của sản xuất vừa đảm bảo giảm chi phí trong giai đoạn dài hạn đối với doanh nghiệp . 3.3.1.5- Sử dụng nhiều lần nguyên vật liệu : Có những loại nguyên vật liệu có thể sử dụng được nhiều lần ví dụ: đồng, nhôm, thép, nhu cầuầu nhờn… Sau quá trình sử dụng thải ra cần phải được thu hồi và sử dụng lại. Đây là biện pháp kinh tế, đặc biêt trong vệc tiết kiẹm nguồn tài nguyên thiên nhiên mà sau nhiều năm khai thác sẽ cạn kiệt. 3.3.1.6- Nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm và công dụng của thành phẩm và các chất có ích trong nguyên, nhiê vật liệu. Nguyên nhiên vật liệu chất lượng cao sẽ cho sản phẩm chất lượng cao. Trước và trong khi sử dụng cần nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo sức cạnh tranh của sản phẩm, dễ tiêu thụ, vừa tiết kiệm đươc các nguồn tiềm năng. ở một số nguyên vật liệu, người ta chỉ sử dụng chất có ích. Để sử dụng tốt hơn nguyên vật liệu, người ta nâng cao tỷ lệ sử dụng chất có ích trong nguyên vật liệu để sử dụng tối đa nguyên vật liệu . 3.3.2- Về tổ chức quản lý kinh doanh : Nếu như biện pháp về kỹ thuật công nghệ có tác dụng trực tiếp tiết kiệm nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên nhiên vật liệu thì những biện pháp thuộc về hướng tổ chức quản lý kinh doanh chỉ góp phần tạo điều kiện tiền đề và điều kiện cần thiết để các biện pháp kỹ thuật được thực hiện ở doanh nghiệp, cũng như tránh được những lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất . Những biện pháp đó là: -Đảm bảo cung ứng cho các nơi làm việc trong doanh nghiệp những nguyên nhiên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại , kịp thời gian yêu cầu ; đồng bộ để chế tạo sản phẩm hoàn chỉnh. Nếu không đảm bảo những nội dung trên, sẽ gây ra nhiều lãng phí. Lãng phí cả nguyên nhiên vật liệu sử dụng, lãng phí thời gian sử dụng thíêt bị máy móc và lãng phí cả sức lao động của công nhân, lãng phí do ngừng sản xuất … - Thực hiện việc sử dụng các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức: sử dụng theo định mức là cách sử dụng khoa học . Vì vậy, các loại nguyên vật liệu chính , sử dụng khối lượng lớn phải xây dựng các định mức và sử dụng theo định mức đó -Thực hiện dự trữ các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức.dự trữ theo định mức đảm bảo việc sử dụng liên tục, đều đặn trong doanh nghiệp. Những loại nguyên vật liệu có nguồn cung ứng khó khăn cần phải có dự trữ: dự trữ thường xuyên, dự trữ chuẩn bị, dự trữ bảo hiểm. Những loại sử dụng theo thời vụ phải có dự trữ theo thời vụ. -Tổ chức thu hồi, tận dụng các loại phế liệu phế thải trong quá trình sản xuất . -Tích cực ngăn nhừa và kiên quyết chống mọi hành vi tiêu cực, làm thất thoát nguyên vật liệu và sản phẩm dưới mọi hình thức. -Bảo quản tốt các loại nguyên nhiên vật liệuvà hoá chất trong thời gian lưu kho của doanh nghiệp. Giảm hao hụt, biến chất, tích cực phòng ngừa, chống cháy nổ, phòng chống mưa lũ lụt gây tổn thất nguyên nhiên vật liệu và sản phẩm . -Sử dụng nguyên nhiên vật liệu đúng yê cầu, đúng định mức, đúng quy trình công nghệ, đúng đối tượng . -Tổ chức hạch toán kiểm tra, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên nhiên vật liệu..ở doanh nghiệp. 3.3.3 -Về yếu tố con người trong việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu : Người công nhân là người sử dụng trực tiép nguyên nhiên vật liệu trong quá trình sản xuất .Họ biết rõ giá trị của các loại nguyên nhiên vật liệu và công dụng của chúng. Vì vậy cần áp dụng các biện pháp sau: -Nâng cao giáo dục về ý thức tiết kiệm, lợi ích của tiết kiệm đối với doanh nghiệp, đối với từng người. -Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ, trình độ tay nghề của người công nhân. -Có các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần thích đáng, kịp thời đối với mọi việc tiết kiệm -Có chế độ giao nhận, chế độ trách nhiệm vật chất, chế độ sử dung máy móc thiết bị nguyên nhiên vật liệu rõ ràng trong doanh nghiệp, trách nhiệm đến từng người công nhân để nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần chấp hành kỷ luật lao động, dể sử dụng tốt nhất các yếu tố vật chất . Tiết kiệm các yếu tố vật chất trng sản xuất kinh doanh phải bao gồm cả trong quá trình sản xuất và cả trong qú trình lưu thông sản phẩm ừ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong khâu kinh doanh cần chú ý khâu bảo quản, bảo vệ ở kho, các khâu giao nhận, các khâu vận chuyển bốc xếp dỡ hàng đóng gói hàng hoá tích cực phòng chống hoả hoạn, mất cắp sản phẩm hàng hoá ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ ˜ KẾT LUẬN Trong một nền kinh tế nói chung, và một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng , để có thể tồn tại và phát triẻn trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải hội tụ đầy dủ các nguồn lực cơ bản phục vụ cho các yếu tố đầu vào và phải quản lý cúng một cách sát sao để nó thựu sự mang lại nguồn hiệu qủa và là một lợi thế cuỷa doanh nghiệp. Trong đó vật tư là nguồn quan trọng nhất vốn luôn vận động và tích luỹ trong quá trình sản xuất. Vì vậy cần phải có một khoa hoc quản lý và tổ chức chúng để đạt được hiệu quả thực sự là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong đề tài “ Hiệu quả sử dụng vật tư kỹ thuật” tại công ty vật tư nông sản, sử dụng những kiến thức đã học, vận dụng các điều kiện thực tế tại Công ty, trong một khuôn viên nhỏ, tôi không thẻ man hết những ý kiến của mình được, đôi khi còn một vài khiếm khuyết, tôi mong được sự đòng tình ủng hộ và góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để tôi có thể hoàn thgành tốt đề tài của mình. Qua đây tôi cũng xin trân thành cảm ơn Phó giáo sư tiến sỹ Nguyễn Cảnh Hoan cũng như toàn bộ tập thể thầy cô giáo trường Đại Học Mở Hà Nội và các bạn học sinh, sinh viên cùng với đồng nghiệp của tôi đã hết sức giúp đỡ tôi trong việc nghiên cứu đề tài này ./. YYYYYYYYYY TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Chủ biên : PGS- PTS Phạm thị Gái- Nhà xuất bản Giáo dục Giáo trình quản trị vật tư doanh nghiệp Trường Đại Học KINH Tế Quốc Dân xuất bản 2000 Chủ biên:PGS – PTS Đặng Đình Đào Nhà xuất bản thống kê1998 Giáo trình quản trị kinh doanh Chủ biên: PGS – PTS LÊ VĂN TÂM- Nhà xuất bản Giáo dục Tạp chí kinh tế vật tư nông nghiệp- tháng 3- 2000 Báo Hải Phòng, số ra ngày 28/3/1997 Văn kiện Đại Hội Đảng lần IX( tháng 7- 2000) Báo cáo quyết toán Công ty vật tư Nông Sản 1999,2000,2001 Kế hoạch hàng hoá vật tư Công ty vật tư Nông sản năm 1999, 2000, 2001 Phương hướng Nhiệm vụ Công ty vật tư nông sản 5 năm 2000- 2005 10- Báo cáo tài chính và quyết toán tài chính công ty vật tư nông ản năm 1999,2000,2001( Phòng kế hoạch kinh doanh) 11-Giáo trình Chiến lược kinh doanh - Đại học kinh tế quốc dân năm 1999- nhà xuất bản Giáo dục và đào tạo 12- Nghệ thuật Quản trị kinh doanh : - Rayer Merphere- nhà xuất bản thế giới năm 1996 ._.