Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors

o là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác nhau với các phương thức quản lý đó. Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ hoạt động này trong doanh nghiệp. Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hy vọng bài viết này sẽ góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors và là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm. Nội dung của luận văn được trình bầy trong các phần chính như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lưu động của doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện chuyên đề này em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất trong việc lựa chọn đề tài và tìm hướng phân tích lôgíc, của các anh chị phòng kiểm toán Công ty Kiểm toán KPMG để lựa chọn được khách hàng phù hợp với đề tài này. Do nhận thức và trình độ có hạn nên trong bài viết này còn nhiều sai sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp để em có điều kiện nâng cao kiến thức của mình để phục vụ cho quá trình công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn. Chương 1 cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lưu động của doanh nghiệp 1.1. Hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1.1. Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ - các báo cáo tài chính chính là nguồn thông tin cơ bản nhất. Trong đó, Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tượng có quan hệ sở hữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán chính là một báo cáo tài chính mô tả tình trạng tài chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó. Thông thường, Bảng cân đối kế toán được trình bày dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanh nghiệp. Những đối tượng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tài sản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán như nguồn tư liệu đầu tiên để đánh giá chất lượng của hoạt động này tại doanh nghiệp được nghiên cứu. Cơ cấu tài sản được thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế toán. Vì thế, người quan tâm có thể có được cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lưu động và tài sản cố định cũng như biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp qua các thời kì kế tiếp nhau. Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lưu động mà đặc biệt là hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản. Theo dõi Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí và giá trị của hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Hàng tồn kho không chỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình hình tiêu thụ và các chính sách quản lý khác nhau. Nếu xét khía cạnh các năm tài chính, tỉ trọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán thay đổi đột biến qua các kì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồn kho nói riêng và quản lý tài sản lưu động nói chung của doanh nghiệp. Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trước hết ta cần nắm bắt những vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp. 1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp Tài sản lưu động Một trong những điều kiện thiết yếu nhất để tiến hành các hoạt động sản xuất – kinh doanh là đối tượng lao động. Khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia và một chu kì sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chính vì vậy, đến chu kì sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng lao động khác. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng để nhận biết cũng như tổ chức quản lý tài sản lưu động. Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lưu động: Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Mỗi một loại tài sản đều có vai trò, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lưu động thường chiếm một tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Vì thế, yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản lưu động để góp phần hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Để đạt được điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng bộ phận của tài sản lưu động bao gồm: Tiền mặt Chứng khoán có tính thanh khoản cao Các khoản phải thu Dự trữ/Hàng tồn kho Hàng tồn kho Trong những bộ phận trên của tài sản lưu động, hàng tồn kho luôn được đánh giá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán – tài chính, kiểm toán… cũng như trong các cuộc thảo luận của các chuyên gia tài chính. Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng: Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý; Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình. Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính; Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm; Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác. Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng; Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý…Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý. Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng. Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất. Nội dung hàng tồn kho Hàng tồn kho: Là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. 1.1.3. Phân loại hàng tồn kho Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính: Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận; Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao. Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều; Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ… Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như: Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại. Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể được phân chia làm hai loại: Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng; Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì. 1.1.4. Đặc điểm của các loại hàng tồn kho 1.1.4.1. Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên. Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau. Với điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau: Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp; Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý; Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường; Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định; Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản; Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu “. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu. Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Nguyên vật liệu được nhập xuất kho thường xuyên. Chính vì vậy đã phát sinh yêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các phương thức kiểm kê khác nhau. Dưới đây là hai phương pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ sách kế toán. Tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá được thể hiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán đều có thể nắm bắt được. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán ta sẽ xác định được số vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lí kịp thời. Phương pháp này có nhiều ưu điểm nên được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp kiểm kê định kì (KKĐK): Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kì trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kì theo công thức: Trị giá vật tư, hàng hoá xuất kho = Tổng trị giá vật tư, hàng hoá mua vào trong kì + Trị giá vật tư, hàng hoá tồn đầu kì - Trị giá vật tư, hàng hoá tồn cuối kì Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động nguyên vật liệu sẽ không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho được phản ánh trên tài khoản “mua hàng”. Phương pháp này thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ công việc hạch toán, tuy nhiên độ chính xác về nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. 1.1.4.2. Bán thành phẩm Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp. Bán thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra ngoài. Tồn kho bán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau. Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lượng hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuất hay giảm chi phí sản xuất. Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được đưa vào cho đến khi đưa ra được thành phẩm. Đó chính là thời gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất. Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lượng hàng tồn kho bán thành phẩm và năng suất có mối quan hệ như sau: Thời gian thông qua bình quân = Lượng tồn kho bình quân bán thành phẩm Năng suất của hệ thống Công thức này được gọi là định luật Little. Nó chứng minh rõ ràng rằng nếu giảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) được rút ngắn. Khi tồn kho bán thành phẩm được giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả như: Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc rút ngắn chu kì sản xuất – vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăng mẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất như một mũi tên bắn trúng hai đích; Việc giảm sản lượng bán thành phẩm còn rút ngắng chu kì sản xuất, khiến cho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ được rút ngắn, từ đó lượng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ được giảm đi. Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lượng tồn kho bán thành phẩm là mục tiêu chính. 1.1.4.3. Thành phẩm Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kĩ thuật quy định và nhập kho. Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát được tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với thành phẩm, ta không thường đưa ra các mô hình quản lý dự trữ cụ thể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện pháp phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho. Tuy nhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung như: Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải được phản ánh theo giá thực tế; Thành phẩm phải được phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm và từng thứ thành phẩm; Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho được thực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho. Nhờ đó, phòng kế toán cũng như ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán; Sản phẩm sản xuất xong sẽ được nhân viên bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định và ghi vào “Bảng công tác của tổ”. Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ trưởng sản xuất lập “Phiếu nhập kho” và giao thành phẩm vào kho. Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập “Phiếu xuất kho thành phẩm”. Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loại thành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm. Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng. Vì thế, quy trình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để đưa ra phương pháp và mô hình quản lý hiệu quả. 1.2. Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.2.1. Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậm chí dẫn đến phá sản. Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn đầu tư dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lưu động. Trong đó, quản lý tài sản lưu động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng như các quyết định tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp. Vì vậy, công tác quản lý tài sản lưu động đóng một vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung. Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lưu động – có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp. Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho. Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung. Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất. Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho càng gắt gao. Có thể minh họa điều này bằng một vài con số: Bình quân mức tồn kho trong hệ thống sản xuất chế tạo thường đạt vào khoảng 1,6 doanh số bán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm, công ty bán lẻ khoảng 1,4 doanh số bán/tháng hay 12% doanh số năm, công ty bán buôn khoảng 1,2 doanh số bán/tháng hay 10% doanh số năm. Quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp trước những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trường như: Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu; Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn; Đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi; Bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất như đình công, thiếu hụt trong khâu cung cấp… Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất… 1.2.2. Nội dung của quản lý hàng tồn kho Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy được sự hiện diện của hàng tồn kho cũng như các loại kho trong từng công đoạn đó. Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen kĩ thuật thành các đầu ra. Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra như một quá trình dịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra. Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng. Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau: Mua sắm Kho NVL Tiếp nhận Kho bán thànhphẩm Kho SP Gửi hàng Khách hàng Các giai đoạn sản xuất Kho nhà phân phối Người cung cấp Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm. Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh. Nội dung của quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho là tính lượng tồn kho tối ưu sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất. Hoạt động quản lý hàng tồn kho được đặt trên cơ sở bốn câu hỏi lớn sau: Lượng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định; Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng; Loại hàng tồn kho nào được chú ý; Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không. Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho cũng như chi phí tồn kho có thể có. Chi phí tồn kho Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh như chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ. Vì thế, việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trước khi đưa ra các mô hình. Chi phí tồn kho thường bao gồm: Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ) Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng) Chi phí khác Để có thể hình dung từng bộ phận của chi phí tồn kho ta có bảng minh hoạ sau với các số liệu giả định: Chi phí tồn kho (năm) (% giá trị hàng tồn kho) I. Chi phí lưu kho Chi phí đóng gói hàng 12% Chi phí bốc xếp hàng vào kho 0.5% Thuế kho 1% Bảo hiểm 0.5% Khấu hao thiết bị kho và thanh lý hàng cũ 12% Tổng cộng 26% II. Chi phí đặt hàng Phí đặt hàng Thay đổi theo lô hàng Phí vận chuyển 2.5% III. Các chi phí khác Giảm doanh thu (do mất hàng) Thay đổi Mất uy tín với khách hàng Thay đổi Gián đoạn sản xuất Thay đổi Chi phí lưu kho Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và được phân ra làm hai loại: Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí về thuế, khấu hao… Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản… Bảng dưới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có: Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ Chi phí về nhà cửa và kho tàng Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng Chi phí cho thuê nhà đất Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị Chi phí năng lượng Chi phí vận hành thiết bị Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý Phí tồn kho việc đầu tư vào hàng dự trữ Thuế đánh vào hàng dự trữ Chi phí cho việc vay mượn (vốn) Bảo hiểm cho hàng dự trữ Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được Chiếm 3% - 10% Chiếm từ 1% - 4% Chiếm từ 3% - 5% Chiếm từ 6% - 24% Chiếm từ 2% - 5% Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm, và N là số lần đặt hàng trong một năm thì lượng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N Lượng tồn kho trung bình A = D 2N Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp như sau: D =120,000đơn vị N = 4 lần đặt hàng Như vậy, lượng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N=120,000/4=30,000đv/1 lần đặt hàng Lượng tồn kho trung bình A=30,000/2=15,000đv Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lượng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là 30,000 đơn vị và trước khi lô hàng mới nhập kho, lượng hàng tồn kho ở mức thấp nhất và bằng 0. Lượng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15,000 đơn vị. Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15,000 = $30,000 Chi phí lưu kho = 10% giá trị hàng lưu kho = 10% x 30,000 = $3,000/năm Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/năm Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng được $1,000/năm Tổng chi phí tồn kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500 Như vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6,500/30,000 = 0.217 Nếu gọi: t : Tỉ lệ chi phí lưu kho TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho p : Đơn giá hàng lưu kho A : Giá trị tồn kho trung bình C : Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá TCC = t x p x A = C x Q/2 = 0.217 x 2 x 15,000 = $ 6,500 Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng) Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới. Chi phí này bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí này thường cố định cho một lô hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lô đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ. Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi. Nếu gọi: N : Số lần đặt hàng trong năm TOC (Total ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng C : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C=$100 TOC = C x N Mà ta biết: N = D/Q Do vậy: TOC = C x D Q Theo ví dụ trên ta sẽ có: TOC = 100 x 120,000 = $400 30,000 Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhân viên ngoài giờ… Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức: TIC = TCC + TOC min Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là: TIC = C x Q + C x D 2 Q min (1) ._.Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dưới đây. 1.2.3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải quyết hai câu hỏi trọng tâm là: Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất Khi nào thì tiến hành đặt hàng 1.2.3.1. Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity) Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm 1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người ta đã phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là: Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi; Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi; Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước; Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng; Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian. Lượng hàng cung ứng Sơ đồ 2: Mô hình hàng tồn kho cơ bản Q* Q*/2 Dự trữ trung bình O A B C Thời gian Trong đó: Q* - Sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa) O – Dự trữ tối thiểu Q*/2 – Lượng dự trữ trung bình OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt đặt hàng dự trữ Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ Lượng đặt hàng tối ưu Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ. Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phương trình: TIC = C x Q + C x D 2 Q min (1) Xét phương trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q. Từ đó ta có thể tính được lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau: Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một lượng xác định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất. Q* tối ưu tại điểm có chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau. Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau: Chi phí đặt hàng CxD/Q Lượng hàng cung ứng Chi phí O Chi phí lưu kho CxQ/2 Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy như sau: Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí mỗi lần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng. Lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là: Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu Chi phí lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có: T = Số ngày làm việc trong năm Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N) Giả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữa hai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày Tổng chi phí dự trữ TIC = 0,5 x 80 + 1 x 1600 = 40 2 80 b) Xác định thời điểm đặt hàng mới Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng trong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Đồng thời không có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp. Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá. Lượng hàng tồn kho Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng. Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau: ROP Q* O L A Thời gian Sơ đồ 3: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó: L: thời gian vận chuyển đơn hàng d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho d = D Số ngày sản xuất trong năm Vẫn giả thiết về công ty sản xuất xe máy trên. Toàn bộ số hàng tồn kho cần sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, số ngày làm việc mỗi năm là 320 ngày thì hàng tồn kho được dùng mỗi ngày d = 1600/320 = 5 đơn vị/ngày. Nếu thời gian giao hàng L = 4 ngày không kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng khi lượng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị. c) Lượng dự trữ an toàn Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinh doanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo thời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường. Tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có thể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặt đến nơi. Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàng ngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn. Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba loại: tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời. Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Thành phần của NWC bao gồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho. Vì thế, lượng dự trữ an toàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động ròng được duy trì trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệp này quyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hoá, điểm đặt hàng mới sẽ là 20 + 10 = 30 đơn vị. Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất do thiếu hàng. Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho. Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặt cần phải xác định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng. Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoá chi phí đặt hàng và lưu kho. Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mô hình này người ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất (POQ), nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ. 1.2.3.2. Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ bằng không a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự phòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối tiêu thụ. Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt là các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT). Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó nhiều bộ phận sản xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hướng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất những gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời. Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật thiết. Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản phẩm dở dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho. Phương pháp này có ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho. Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điều hành hoạt động bình thường. Với phương pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng không, người ta có thể xác định khá chuẩn xác số lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó được đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay muộn quá. Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số loại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Ví dụ, các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JIT cho những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mô hình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày. Tương tự, nếu trong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thể không lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thể xảy ra. Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp với các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn vị sản xuất với nhau. b) Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ (không đúng lúc) của quá trình cung ứng Mục đích của việc tìm hiểu những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của quá trình cung ứng là để hiểu được các tác động của những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến phương pháp quản lý hàng tồn kho này. Những nguyên nhân thường gặp là: Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của nguồn cung ứng không bảo đảm các yêu cầu. Vì thế, những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng, hoặc số lượng sản xuất không đủ lô hàng phải giao đến đơn vị có nhu cầu và áp dụng mô hình dự trữ bằng 0; Thiết kế công nghệ, kĩ thuật sản phẩm không chính xác; Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kĩ thuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện; Không nắm chắc yêu cầu của doanh nghiệp có nhu cầu; Các doanh nghiệp chưa thiết lập được mối liên kết chặt chẽ giữa các khâu; Hệ thống cung cấp đúng lúc chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ (gây ra mất mát, hư hỏng). Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phương pháp JIT, họ phải cân nhắc về những nguyên nhân trên và tìm ra mô hình quản lý phù hợp với doanh nghiệp mình cũng như khả năng cung ứng của các nhà cung cấp. c) Những giải pháp để giảm hàng tồn kho trong các giai đoạn Để thực hiện được mô hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn kho trong các giai đoạn sản xuất vì trong mô hình này lượng dự trữ bằng không. Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu. Nguyên vật liệu dự trữ ban đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp. Cách đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những thay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giao hàng. Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. Trong quá trình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau, việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên. Muốn giảm thiểu hàng tồn kho trong giai đoạn này, ta cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất. Từ đó làm giảm được lượng dự trữ này. Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng. Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thời gian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ. Nhu cầu này tương đối khó xác định. Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa, thay thế. Giảm thành phẩm dự trữ. Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định. Nếu chúng ta dự đoán được chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này. Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành công mô hình JIT, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ, những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn kho tại các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu. Hệ thống vận chuyển này người Nhật gọi là hệ thống Kanban. Để khái quát về hệ thống Kanban, ta có thể thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu, tại các thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo yêu cầu. Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu hai phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ bản. Ngoài ra còn một số mô hình dựa trên cơ sở hai mô hình này. Tuy nhiên, mô hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó không được áp dụng hiệu quả vào thực tiễn. Chính vì thế ta phải đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp. 1.3. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.3.1. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho 1.3.1.1. Chu kì vận động của tiền mặt Chu kì vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý tài sản lưu động vừa là căn cứ để phân loại tài sản lưu động. Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Vì thế ta cũng có thể dựa vào chỉ tiêu này để đánh giá phần nào thực tiễn hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Chu kì vận động của tiền mặt được hiểu là độ dài thời gian từ khi thanh toán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu được tiền từ nhưngx khoản phải thu do việc bán sản phẩm cuối cùng. Chu kì vận động của tiền mặt = Thời gian vận động của nguyên vật liệu + Thời gian thu hồi khoản phải thu - Thời gian chậm trả khoản phải trả Nếu ở đây chỉ bàn đến thời gian vận động của nguyên vật liệu ảnh hưởng thế nào đến chu kì vận động của tiền mặt ta thấy rằng nếu thời gian vận động của nguyên vật liệu càng giảm (thông qua sản xuất và bán hàng nhanh hơn), chu kì vận động của tiền mặt cũng được rút ngắn. Thời gian vận động của nguyên vật liệu là độ dài thời gian trung bình để chuyển nguyên vật liệu đó thành sản phẩm cuối cùng và thời gian bán những sản phẩm đó. Thời gian vận động của nguyên vật liệu = Hàng tồn kho Mức bán mỗi ngày Giả thiết rằng một công ty xe máy có mức tồn kho trung bình là 2 triệu đơn vị, mức bán hàng trong năm là 10 triệu đơn vị thì thời gian vận động của nguyên vật liệu sẽ là: Thời gian vận động của nguyên vật liệu = 2.000.000 = 72 ngày 10.000.000/360 Như vậy, công ty này cần trung bình 72 ngày để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng và bán nó. Mục tiêu của các doanh nghiệp là rút ngắn chu kì vận động của tiền mặt càng nhiều càng tốt mà không có hại cho sản xuất. Nếu doanh nghiệp duy trì chu kì vận động tiền mặt càng dài, có nghĩa là nhu cầu tài trợ từ bên ngoài sẽ càng lớn. Nguồn tài trợ nào cũng phát sinh chi phí làm giảm lợi nhuận hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3.1.2. Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó. Vòng quay dự trữ Vòng quay dự trữ = Doanh thu trong năm Giá trị hàng tồn kho bình quân Vòng quay dự trữ có thể được dùng để so sánh hiệu quả hoạt động giữa các năm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động của doanh nghiệp với tỉ số trung bình của ngành. Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay dự trữ. Tỉ số này có thể giúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp đã tốt chưa, có sự bất hợp lý nào không... Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho = 360 Vòng quay dự trữ Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển được một vòng cần bao nhiêu ngày. Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Hàng tồn kho bình quân Doanh thu thuần Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho. 1.3.1.3. Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồn kho Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho = Lợi nhuận trước thuế/sau thuế Hàng tồn kho bình quân Chỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế. 1.3.2. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phương pháp dự trữ Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoa học của việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do dự trữ quá nhiều. Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể được phân tích trên ba khía cạnh: Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ được sử dụng để quyết định lượng đặt hàng tối ưu để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng như chi phí lưu kho; Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lượng lớn để được chiết khấu, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng tiền nhất định cho việc mua các bộ phận của hàng tồn kho; Dù sử dụng phương pháp kiểm tra liên tục hay kiểm tra định kì như đã trình bày ở trên, các doanh nghiệp cần phải xác định được lượng hàng tồn kho dự phòng (tất nhiên sẽ làm tăng đầu tư của doanh nghiệp vào tài sản lưu động) để giảm và loại trừ rủi ro của việc thiếu dự trữ. Nguyên nhân thiết lập tồn kho dự phòng là tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của hệ thống sản xuất. Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa trên việc nghiên cứu các phương pháp, mô hình mà còn phải dựa trên những kinh nghiệm và chính sách loại trừ những nhân tố bất thường trong hệ thống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors 2.1. Khái quát về Hioda Motors Việt Nam 2.1.1. Lịch sử hình thànhvà phát triển của Hioda Motors Hioda Motors là công ty liên doanh được thành lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư số 1521/GP cấp bởi Bộ kế hoạch và đầu tư vào ngày 22 tháng 3 năm 1997 và điều chỉnh theo giấy phép đầu tư số 1521/GPĐC1 ngày 13 tháng 4 năm 2003. Hoạt động của Hioda Motors sẽ kéo dài trong 50 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư đầu tiên. Hoạt động chính của công ty là sản xuất và lắp ráp xe máy, sản xuất các phụ tùng để bán ở thị trường Việt Nam và nước ngoài, cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa xe máy. Tại phiên họp lần thứ 9 của Ban giám đốc công ty vào tháng 9 năm 2004, Ban giám đốc đã thông qua kế hoạch để phát triển hoạt động sản xuất xe máy của Hioda Motors với lượng vốn pháp định và lượng vốn đầu tư ước đạt tương ứng là 10 triệu Đô la Mỹ và 90 triệu Đô la Mỹ. Hioda Motors hi vọng các cơ quan quản lý có thẩm quyền của Việt Nam (như Bộ kế hoạch và đầu tư) sớm thông qua kế hoạch này của công ty. Công ty bắt đầu thực hiện hoạt động sản xuất vào tháng 5 năm 1997. Hioda Motors có 2 dòng sản phẩm chính là Buddy và Karla. Vào tháng 11 năm 2003, công ty tiếp tục cho ra mắt hai mẫu sản phẩm mới, kế thừa hai dòng xe truyền thống là Buddy-4U và Karla9. Hioda Motors là công ty mới thành lập và hoạt động tại Việt Nam được 5 năm nên kết quả đạt được mới dừng lại ở những bước ban đầu. Trên thị trường xe máy hiện nay đã tồn tại nhiều hãng sản xuất nổi tiếng như Honda Việt Nam, Suzuki, Yamaha... cũng như sự bùng nổ của lượng xe máy sản xuất tại Trung Quốc nhập khẩu hoặc lắp ráp tại Việt Nam với chất lượng không cao và giá thành rất rẻ. Vì thế, Hioda Motors gặp rất nhiều khó khăn trong thời kì đầu tạo lập vị thế trên thị trường. Hioda Motors đang phấn đấu để giảm giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh, tăng doanh thu cho công ty. Đứng trước mục tiêu này, công ty vẫn không quên tôn chỉ là giữ vững chất lượng sản phẩm mang nhãn hiệu Hioda Motors. Có như vậy, thương hiệu của Hioda Motors mới có thể được người tiêu dùng nhớ đến giữa một lượng lớn các hãng sản xuất xe máy như hiện nay. Dù chưa có nhiều thành tựu nổi bật nhưng công ty đã tồn tại được trên thị trường với những tín hiệu phát triển đáng mừng. Trong năm 2004, với sự thay đổi vốn pháp định và vốn đầu tư theo giấy phép đầu tư điều chỉnh, vốn pháp định của công ty đã lên tới 10 triệu Đô la Mỹ bao gồm: 1. Tập đoàn máy cơ khí và nông nghiệp Việt Nam (30%) Quyền sử dụng đất: Lợi nhuận giữ lại: 1,900,000 Đô la Mỹ 1,100,000 Đô la Mỹ 2. Công ty trách nhiệm hữu hạn Hioda Motors (42%) Tiền mặt: Lợi nhuận giữ lại: 2,660,000 Đô la Mỹ 1,540,000 Đô la Mỹ 3. Công ty xe máy Đông Tây (28%) Tiền mặt: Lợi nhuận giữ lại: 1,773,000 Đô la Mỹ 1,026,000 Đô la Mỹ Trong quý III của năm 2002, Hioda Motors đã thực hiện xây dựng dây chuyền sản xuất thuộc dự án nội địa hoá nhằm giảm chi phí sản xuất xe máy, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường cho công ty. Dây chuyền này đã được hoàn thành và đưa vào hoạt động từ quý II của năm 2003. Từ đây, Hioda Motors không còn phải nhập khẩu một số linh kiện xe máy từ Công ty xe máy Đông Tây nữa. Ngoài ra, cũng vào cuối năm 2003, đầu năm 2004, Hioda Motors đã đầu tư thêm 1,5 triệu Đô la Mỹ tăng vốn cổ phần của mình lên 30% tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam. Đây là công ty mới được thành lập vào tháng 12 năm 2002 với hoạt động chủ yếu là cung cấp phụ tùng cho Hioda Motors Việt Nam. Hioda Motors hi vọng sẽ tăng tỉ lệ nội địa hoá cho xe máy và phụ tùng xe máy từ 40% hiện nay lên 54% với nỗ lực giảm chi phí và giá thành sản phẩm. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors 2.1.2.1. Đặc điểm chung Hioda Motors được thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất xe máy Việt Nam đã có sự phát triển ngày càng cao. Vì thế, công ty phải không ngừng cải tiến quy trình sản xuất, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm giá thành sản phẩm để có thể đứng vững trên thị trường biến động và cạnh tranh không ngừng. Hiện nay thị trường, sản phẩm dịch vụ, khách hàng của Hioda Motors có một số đặc điểm cơ bản là: Về thị trường: Thị trường hiện nay của Hioda Motors là người tiêu dùng có thu nhập trung bình và khá. Công ty đang dần tạo lập thương hiệu của mình, tuy nhiên để có thể trở thành một trong những công ty hàng đầu về sản xuất xe máy tại Việt Nam còn cần thêm nhiều thời gian. Đồng thời, công ty cũng xuất khẩu các sản phẩm của mình ra một số nước, đặc biệt là những nơi có nhu cầu cao như khu vực Đông Nam á (như Philipin, Myanma, Lào...). Lượng sản phẩm xuất khẩu trong năm 2004 theo kế hoạch là 7.500 chiếc tương đương với khoảng 4 triệu Đô la Mỹ (năm 2003 là 5.200 chiếc tương đương với khoảng 2.8 triệu Đô la Mỹ). Các sản phẩm và dịch vụ: Sản phẩm chủ đạo của công ty là xe máy với hai dòng xe hướng tới đối tượng thanh niên trẻ là Rubi và Karla và gần đây là hai dòng cải tiến Rubi4U và Karla9. Đồng thời, phụ tùng xe máy thương hiệu Hioda Motors cũng được sản xuất và phân phối kèm hoặc độc lập với sản phẩm xe máy. Dịch vụ hậu mãi ưu đãi cho khách hàng bao gồm kiểm tra xe miễn phí (hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng) và bảo hành cho những hỏng hóc hoặc trục trặc về kĩ thuật (trong vòng hai năm kể từ khi mua). Khách hàng: Khách hàng chủ yếu của Hioda Motors là các đại lý ủy quyền của Hioda Motors. Các đại lý này phải trả tiền đầy đủ cho công ty trước khi công ty bán sản phẩm cho họ. Để có thể mua phụ tùng xe máy do Hioda Motors sản xuất, các đại lý phải đặt cọc một khoản tiền nhất định như sự đảm bảo cho việc chi trả. Điều này nhằm đảm bảo không có các khoản nợ nào có liên quan đến việc phân phối và tiêu thụ giữa hãng và các đại lý. Cho đến nay, Hioda Motors đã có khoảng 50 đại lý trên cả nước. Nhà cung cấp và các bên liên quan khác: Các nhà cung cấp chính bao gồm: Công ty xe máy Đông Tây (nhà đầu tư và cung cấp nguyên vật liệu thô - thành phần nhập khẩu); Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc (cung cấp nguyên vật liệu thô nhập khẩu); Tập đoàn Hioda Motors (nhà đầu tư, hỗ trợ kĩ thuật); Các nhà cung cấp trong nước (cung cấp đầu vào trong nước, nguyên vật liệu và các dịch vụ có liên quan). Các ngân hàng giao dịch chủ yếu: ABN AMRO Bank (tiền gửi không kì hạn và mua Đô la Mỹ); Ngân hàng Tokyo Mitsubishi (hoạt động bán hàng và tiền gửi không kì hạn); Vietcombank (chi trả tiền mặt); Fuji Bank (mua Đô la Mỹ và Yên Nhật). 2.1.2.2. Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp Cơ sở lập các báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính được trình bày bằng Đô la Mỹ được lập theo luật pháp và các quy định về kế toán của Việt Nam. Mục đích của các báo cáo tài chính này nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến tại Việt Nam. Các báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc. Công ty áp dụng nhất quán các chính sách kế toán trong năm và nhất quán với các chính sách kế toán áp dụng trong năm trước. Năm tài chính Năm tài chính của Hioda Motors bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 theo công văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 2003 của Bộ tài chính. Đơn vị tiền tệ dùng trong ghi sổ kế toán là Đô la Mỹ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời. Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời được lập dựa vào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi các khoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán hàng ước tính. Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) và bao gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ. 2.1.3. Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu Các quy trình sản xuất kinh doanh chính Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng trong báo cáo tài chính Hoạt động kinh doanh xe máy/marketing Quy trình kinh doanh xe máy/marketing bao gồm các hoạt động để đạt và giữ lượng hàng bán được cũng như bảo đảm giá bán sản phẩm tới người tiêu dùng cuối cùng được hoàn toàn kiểm soát. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Chi phí bán hàng và marketing; Doanh thu từ hoạt động bán hàng; Tài khoản phải thu, bao gồm dự phòng các khoản phải thu khó đòi (nếu có), tạm ứng mua hàng từ các đại lý. Các dịch vụ bảo hành (Các dịch vụ chăm sóc khách hàng) Quy trình này bao gồm toàn bộ các hoạt động cần thiết để cung cấp các dịch vụ kiểm tra miễn phí (hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng) và các dịch vụ bảo hành cho những hư hỏng lớn (cho hai năm kể từ ngày bán hàng). Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Các chi phí bảo hành bao gồm kiểm tra miễn phí, bảo hành bán hàng và bảo đảm theo đường dây nóng; Tiền mặt; Các khoản phải trả. Mua/nhập khẩu nguyên vật liệu thô Quy trình này liên quan đến tất cả các hoạt động từ việc xác định nhu cầu hàng tồn kho thông qua các kế hoạch, đơn đặt hàng, giữ và biến động của hàng tồn kho và các khoản chi trả cho việc mua các loại hàng tồn kho. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Hàng tồn kho (chủ yếu là nguyên vật liệu thô); Giá vốn hàng bán; Tiền mặt; Các khoản phải trả; Thuế nhập khẩu phải trả. Sản xuất xe máy Quy trình này liên quan đến toàn bộ các hoạt động từ việc xác định nhu cầu hàng tồn kho cần cho sản xuất tới việc bán hàng: kế hoạch sản xuất, biến động của hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu thô và thành phẩm và chi phí để sản xuất ra thành phẩm. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Hàng tồn kho (bao gồm thành phẩm, nguyên vật liệu thô); Giá vốn hàng bán; Tiền mặt; Các khoản phải trả. Quy trình quản lý các nguồn lực Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng trong báo cáo tài chính Bảo hành máy móc thiết bị và trang bị cho văn phòng Bảo hành máy móc thiết bị và trang bị cho văn phòng liên quan đến tất cả các hoạt động được yêu cầu để bảo đảm khả năng sản xuất của các động cơ máy móc, thiết bị và điều kiện làm việc tốt tại khu sản xuất đi kèm với những mục tiêu của kế hoạch chiến lược. Các thành phần trong báo cáo tài chính bao gồm: Máy móc và thiết bị, bao gồm cả khấu hao luỹ kế; Tài sản cố định vô hình, bao gồm cả khấu hao; Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình; Chi phí sửa chữa và bảo hành; Tiền mặt và các khoản phải trả; Chênh lệch tăng giảm do thanh lý nhà máy và thiết bị. Quy trình quản trị nhân lực Quy trình này xác định các yêu cầu về nguồn nhân lực, phân tích thị trường cung cấp nguồn nhân lực, những lợi ích bổ sung, tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn. Quy trình này cũng liên kết yêu cầu về nguồn nhân lực với các hoạt động kế hoạch khác của tổ chức. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Tiền công và tiền lương; Các loại thuế liên quan đến thu nhập của người lao động; Lợi ích của người lao động; Các chi phí trả trước liên quan đến tiền lương (dự phòng trợ cấp mất việc làm). Quy trình tài chính/kế toán Quy trình này liên quan đến hoạt động quản lý về kế toán, báo cáo tài chính và quản lý ngân quỹ. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Các tài khoản tiết kiệm và đặt cọc cố định; Các số dư thuộc về nội bộ công ty; Tiền mặt; Các hợp đồng liên quan đến ngoại hối; Các chênh lệch do tỉ giá chuyển đổi có thể nhận biết và không nhận biết được. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy Để đảm bảo cho việc sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả, Hioda Motors chủ trương thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến. Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là hai Phó giám đốc, một Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng. Ban giám đốc lãnh đạo và lãnh đạo trực tiếp đến các phòng ban, các phân xưởng sản xuất. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất._.ho thực tế tại doanh nghiệp. Các số liệu cho thấy về mặt định lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho qua ba năm của Hioda Motors đã tăng lên. Điều này sẽ giúp công ty giảm được nhiều chi phí, tăng tốc độ luân chuyển vốn, tăng doanh thu và lợi nhuận. 2.3.2. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại Hioda Motors Nhắc đến hoạt động quản lý là nhắc đến nguồn nhân lực. Để có thể quản lý hiệu quả bất cứ một đối tượng nào, với hình thức nào cũng cần tổ chức khoa học, hợp lý các bộ phận có trách nhiệm, tách biệt các bộ phận đó với sự chuyên môn hoá rõ ràng. Quản lý hàng tồn kho là hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải biết tổ chức và phân công các phòng ban một cách hợp lý. Tại Hioda Motors, có hai phòng ban thực hiện hoạt động này là phòng kế toán tài chính và phòng kinh doanh, cùng các bộ phận dưới các kho, phân xưởng và bộ phận chuyên trách kiểm tra. Về cơ bản, hệ thống tổ chức này đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, với nguyên tắc của một hệ thống quản lý hàng tồn kho (các bộ phận phải chuyên trách về một công việc nào đó trong toàn bộ chu trình và phải độc lập với nhau), hệ thống tổ chức quản lý hàng tồn kho của Hioda Motors còn có một số nhược điểm cần được cải thiện. Hiện nay, phòng kinh doanh vẫn kiêm nhiều nhiệm vụ là mua hàng hoá vật tư, phê chuẩn xuất thành phẩm theo đơn đặt mua hàng. Đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện như vậy. Tuy nhiên, Hioda Motors là một công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh khá sôi động, lượng vốn đầu tư tương đối lớn. Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ thích đáng với các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho, mỗi phòng ban chỉ nên kiêm nhiệm một chức năng nhất định. Ngoài ra, bộ phận nhận và kiểm tra hàng vẫn chưa được thành lập thành phòng riêng biệt với các phòng mua hàng, lưu hàng và vận chuyển. Chức năng của phòng này rất quan trọng, bảo đảm hàng vào kho đáp ứng chất lượng và tiêu chuẩn kĩ thuật đề ra. Tuy nhiên, tại Hioda Motors, hoạt động của bộ phận này vẫn chưa được tăng cường. Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho về cơ bản được ghi chép cẩn thận, cụ thể. Tuy nhiên, để quản lý được cả chất lượng và số lượng hàng tồn kho, hệ thống sổ sách này cần được hoàn thiện thêm, các mẫu phiếu như Phiếu nhập kho, xuất kho chưa nêu rõ nhu cầu nhập, xuất phát sinh dựa trên mục đích hay cơ sở nào (Đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch mua hàng từ nhà cung cấp của kho nào, loại hàng gì...). Nếu công ty thiết kế các loại phiếu cần thiết trong chu trình quá đơn giản có thể dẫn đến việc sử dụng thiếu mục đích rõ ràng có thể gây lãng phí hoặc gian lận, chứng từ thiếu thống nhất gây khó khăn cho chính các nhà quản lý. Công ty đã thực hiện kiểm kê thường xuyên đối với hầu hết các loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, công cụ và dụng cụ, tuy là thành phần phụ, chưa được chú ý kiểm kê thích hợp. Cụ thể là các loại hàng tồn kho khác đều có biên bản kiểm kê từng tháng và cuối năm nhưng công cụ dụng cụ lại không được kiểm kê lại vào cuối năm. Như vậy, hoạt động quản lý hàng tồn kho vẫn chưa đều, chưa thống nhất giữa các thành phần đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét thêm. 2.3.3. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors qua các mô hình dự trữ Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh cũng cố gắng tìm cho mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp. Với một doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy như Hioda Motors, điều này lại càng quan trọng vì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm... đều đóng những vai trò nhất định trong hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, không phải loại hàng tồn kho nào cũng áp dụng mô hình EOQ hay mô hình JIT một cách cứng nhắc mà tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu của thị trường mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng mình. Dựa vào tỉ trọng của từng thành phần hàng tồn kho, công ty sẽ xác định lượng đặt mua thích hợp cho từng đơn hàng. Chỉ tiêu Giá trị trong một đơn vị sản phẩm (USD) Tỉ trọng trong giá trị một đơn vị sản phẩm Nguyên vật liệu nhập khẩu bao gồm cả thuế 540 54% Nguyên vật liệu nội địa 420 42% Các loại khác 40 4% Giá trị trung bình một đơn vị sản phẩm 1000 100% Nguyên vật liệu nhập khẩu Nguyên vật liệu nhập khẩu được đặt mua trung bình mỗi tháng một lần. Giá trị đặt mua mỗi lần dựa trên giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu ước tính đưa vào sản xuất tháng đó. Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu và thuế nhập khẩu tính trên một đơn vị sản phẩm bình quân là 54%. Dựa vào kế hoạch sản xuất trong tháng, công ty sẽ xác định lượng đặt mua mỗi lần. Tuy nhiên, giữa kế hoạch và thực hiện luôn có một độ chênh lệch nhất định. Công ty xác định lượng nguyên vật liệu nhập khẩu đặt mua mỗi đơn hàng theo kế hoạch sản xuất hàng tháng với cơ sở: NVL nhập khẩu tháng (T) = Tổng giá trị sản xuất theo kế hoạch tháng (T) x 54% Trong đó, tỉ lệ 54% dựa trên giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu trên một đơn vị sản phẩm hoàn thành. Tuy nhiên, thời gian để hàng về đến cảng Hải Phòng trung bình là 20 ngày (nơi sản xuất chính của Công ty Đông Tây – nhà cung cấp nguyên vật liệu nhập khẩu chính của Hioda Motors được đặt tại Inđônêxia) và về đến kho của công ty là 30 ngày. Điều này có ảnh hưởng quan trọng đến cách tính lượng nguyên vật liệu nhập theo mỗi đơn hàng. Trung bình một lần đặt hàng có giá trị: 1.623.000 USD Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu: 540 USD Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần: 1.623.000/540 = 3000 (bộ) Từ đây ta có nhu cầu hàng hoá trung bình một năm: 3000 x 12 = 36.000 (bộ) Chi phí cho một lần đặt hàng bao gồm: Chi phí quản lý giao dịch 4000USD (C2) bao gồm chi phí đàm phán thương lượng, hội họp, vận chuyển hàng hoá từ cảng Hải Phòng về nhà máy sản xuất chính tại Hà Nội. Chi phí lưu kho một bộ nguyên vật liệu nhập khẩu trung bình là 50 USD (C1) bao gồm chi phí bảo quản 15 USD và chi phí tài chính (thuế 30 USD, bảo hiểm 5 USD). Xét theo mô hình EOQ ta có lượng đặt hàng tối ưu là: Số lần đặt hàng trong năm là: 36.000/2.400 = 15 lần Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là: 360/15 = 24 ngày Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu thấp hơn lượng đặt hàng trung bình của công ty và số lần đặt hàng trong năm sẽ là 15 lần. Xét về tổng thể, đây cũng không phải là sự chênh lệch lớn. Hơn nữa, giữa kế hoạch sản xuất và thực tiễn sản xuất diễn ra trong tháng không hoàn toàn trùng nhau. Vì thế, nhu cầu ở đây chỉ có thể xem xét dưới khía cạnh bình quân hoá. Theo xu hướng này, công ty đang định hướng quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho theo mô hình EOQ. Với tỉ lệ nhập khẩu ngày càng giảm, về dài hạn, mô hình này sẽ bị thu hẹp. Chỉ có những loại nguyên vật liệu nào thực sự cần nhập khẩu mới áp dụng mô hình này để xác định lượng đặt hàng tối ưu. Thời gian giao hàng từ cảng Hải Phòng về đến nhà máy của công ty trung bình là 10 ngày. Mỗi ngày công ty sử dụng số nguyên vật liệu nhập khẩu trung bình = Tổng nguyên vật liệu nhập khẩu đưa vào sản xuất trong năm / 360 ngày = 85(bộ) Vậy, điểm đặt hàng mới là 85 x 10 = 850 (bộ). Trên thực tế, công ty chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng mà ước lượng theo khả năng sản xuất, đặt hàng vào những ngày cuối tháng. Công ty chưa xác định lượng dự trữ an toàn vì cho rằng tại thời điểm đặt hàng, lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho vẫn đủ đáp ứng nhu cầu trong những ngày lô hàng mới chưa về đến nhà máy. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến nhiều kết quả không lường hết như tàu chở hàng trên đường gặp trục trặc không về kịp nên ngày giao hàng bị lùi lại, đã hết nguyên vật liệu trong kho mà hàng chưa về đến nơi. Trường hợp khác đã từng xảy ra là lô hàng nhập về không đáp ứng được tiêu chuẩn kĩ thuật trong hợp đồng hoặc có thông số kĩ thuật khác với yêu cầu của nhà máy. Chính vì vậy, vẫn cần một lượng dự trữ an toàn để đề phòng những trường hợp xấu có thể xảy ra. Nguyên vật liệu nội địa Nguyên vật liệu nội địa tồn kho được quản lý hướng tới mô hình JIT. Đây là mô hình rất thích hợp với thực tiễn hoạt động của công ty. Với mối quan hệ mật thiết với các công ty sản xuất khác, Hioda Motors đã thiết lập được mạng lưới các nhà cung cấp chuyên nghiệp. CT sản xuất phụ tùng tự động CT sản xuất thiết bị Machiniri NVL nội địa Công ty cao su Super Hioda Motors CT TNHH Quảng Đông (Sunny) Công ty Cella Break Công ty TNHH THC Hàng tháng, Hioda Motors đặt hàng các công ty này và được đáp ứng kịp thời với số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo phù hợp với yêu cầu đề ra. Dù quản lý trên cơ sở mô hình JIT, công ty vẫn xác định lượng nguyên vật liệu tồn kho cho tháng tới trong bảng kế hoạch chi tiết của mình: NVL nội địa tồn kho tháng T = NVL nội địa ước tính đưa vào sản xuất theo kế hoạch tháng (T-1) - NVL nội địa tồn kho ước tính tháng (T-1) Tuy nhiên, thông thường, lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho khi hàng về là lượng đáp ứng khoảng 2 đến 3 ngày sản xuất mà thôi. Công ty sẽ yêu cầu đơn hàng tuỳ theo tình hình nhu cầu nguyên vật liệu của mình và nhà cung cấp sẽ có thể cung cấp ngay cho Hioda Motors đúng lượng hàng mà công ty đặt mua. Vì vậy, gần như không có lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho an toàn (dự phòng). Bán thành phẩm tồn kho Bán thành phẩm tồn kho của công ty biến động khá nhiều giữa các tháng, các kì. Bán thành phẩm trong quá trình chế tạo được vận chuyển ngang hàng (sản phẩm qua công đoạn này được vận chuyển đến nơi khác để thực hiện công đoạn tiếp theo ngay sau đó) trong những khâu thực hiện bằng máy như hàn (welding), nén ép (pressing), lắp ráp (resembling). Đây là điều kiện rất tốt để giảm lượng bán thành phẩm tồn kho trong trạng thái sản xuất dây chuyền. Tuy nhiên, vẫn còn một số công đoạn trong các khâu kiểm tra tiêu chuẩn kĩ thuật được áp dụng phương pháp vận chuyển theo lô (khi thực hiện được một số sản phẩm nhất định trong công đoạn này mới chuyển toàn bộ số sản phẩm đó sang công đoạn khác để tiếp tục hoàn thiện). Phương pháp này có thể làm tăng thời gian nghỉ giữa các công đoạn, gây ra chi phí không đáng có cho doanh nghiệp. Để giải quyết nhược điểm của phương pháp này, khống chế lượng bán thành phẩm tồn kho, công ty cần xác định lượng sản phẩm vận chuyển trong một lần thích hợp để giảm chi phí sản xuất không cần thiết. Hơn nữa, tự động hoá sản xuất một cách thống nhất, đồng bộ sẽ giúp công ty cải thiện được hiệu quả trong hoạt động quản lý hàng tồn kho. Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors 3.1. Định hướng hoạt động của Hioda Motors trong tương lai Trong những năm vừa qua, Hioda Motors đã đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Kế thừa những kết quả đã đạt được, Hioda Motors chủ trương kiên trì theo đuổi những mục tiêu đã đặt ra để ngày càng tiến những bước vững chắc để đi tới thành công. Trước hết, Công ty vẫn xác định mục tiêu khuyếch trương thương hiệu, sản phẩm ngày càng được người tiêu dùng biết đến và đón nhận. Trước thị trường xe máy sôi động và đầy cạnh tranh với nhiều hãng đã có uy tín và thành tựu tại Việt Nam, Hioda Motors vẫn mong muốn tăng thị phần, mở rộng phạm vi tiêu thụ, hướng tới đối tượng khách hàng là tầng lớp dân cư có thu nhập trung bình và khá. Trong thời gian tới, công ty sẽ cố gắng giảm chi phí hơn nữa, tăng tỉ lệ nội địa hoá để giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường Việt Nam. Ngoài ra, trong năm 2004, Công ty đã kí kết được một số hợp đồng xuất khẩu xe máy sang Philipines, Lào và Cămpuchia (như hợp đồng xuất sang Philipines là 1000 chiếc xe máy Buddy). Đây cũng là những thị trường tiềm năng mà Công ty muốn mở rộng tiêu thụ ngoài thị trường Việt Nam. Từ Việt Nam, Công ty có thể xâm nhập vào thị trường Đông Dương và các vùng lân cận. Công ty đang xúc tiến quảng cáo thương hiệu và gây dựng mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng để đến năm 2006 có thể xây dựng thêm một nhà máy sản xuất xe máy tại Lào, từ đó càng đưa thương hiệu đến với người tiêu dùng và tăng doanh thu đồng thời thực hiện kế hoạch sản xuất dài hạn hiệu quả. Cũng với mục tiêu đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng, Công ty sẽ tiếp tục tăng số lượng Đại lý uỷ quyền từ 50 lên 100 trong 2 năm tới và xâm nhập thị trường các khu vực khác như miền Trung, miền Nam của Việt Nam. Mục tiêu thứ hai không kém phần quan trọng và luôn được nhắc đến trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp là mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản cho các chủ sở hữu. Để thực hiện mục tiêu này, mục tiêu thứ nhất trước hết phải đạt được. Có thực hiện thành công chiến lược sản phẩm mới có thể tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và đưa mô hình sản xuất đạt hiệu quả tối ưu. Đồng thời, chiến lược sáp nhập dọc (thôn tính các nhà cung cấp) để giảm chi phí, tăng tỉ lệ nội địa hoá cũng được Hioda Motors vạch rõ và thực hiện ngay từ những năm đầu hoạt động. Trong năm 2003, Công ty đã tăng lượng vốn cổ phần tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam lên 30% và nắm quyền kiểm soát công ty này. Trong năm 2005, Công ty dự định sẽ tăng vốn cổ phần tại Công ty TNHH Quảng Đông – Trung Quốc để chủ động trong việc sản xuất các thành phần của xe máy. Đây cũng là biện pháp nhằm giảm nhu cầu phụ thuộc (lượng xe máy sản xuất ra tỉ lệ với lượng nguyên vật liệu mà các nhà cung cấp phân phối cho doanh nghiệp). Từ đó, có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng khả năng tự chủ trong sản xuất cho công ty. 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Hioda Motors cần xác định tầm quan trọng của vấn đề này trong hoạt động quản lý tài sản của mình. Mục đích của quản lý hàng tồn kho là nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động tìm kiếm đầu vào cho sản xuất. 3.2.1. áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp cho các thành phần hàng tồn kho khác nhau áp dụng mô hình EOQ để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho Với các bước tính toán như đã trình bày trong phần 2.3.3., Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho doanh nghiệp mình trước khi bước vào một năm tài chính mới. Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của Công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hoá được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Thay vì đặt mỗi lô 3000 bộ mỗi tháng một lần, áp dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng 2400 bộ và một năm đặt hàng 15 lần sẽ giúp công ty cải thiện được vấn đề này. Tương tự như nguyên vật liệu nhập khẩu, đối với các thành phần hàng tồn kho phải nhập từ bên ngoài về hoặc nhà cung cấp chưa đủ gắn bó để thực hiện mô hình JIT, Hioda Motors cũng nên tính toán cụ thể để tìm được cho mỗi loại hàng tồn kho một lượng đặt hàng tối ưu. Có như vậy, chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm mới có thể giảm để có thể cạnh tranh với các hãng sản xuất xe máy khác. Cũng với nguyên vật liệu nhập khẩu, do điểm đặt hàng lại là khoảng 800 bộ nên Công ty chưa có chính sách về lượng dự trữ an toàn. Tuy nhiên, dựa trên những biến động của lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho đưa vào sản xuất thực tế trong năm, đặt ra một lượng dự trữ an toàn là rất cần thiết. Thực tế cho thấy trong năm 2004, lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất thực tế hầu hết đều lớn hơn lượng đặt mua mỗi lần. Vì thế, Công ty có thể đặt ra một tỉ lệ nhất định cho lượng dự trữ an toàn. Tỉ lệ tham khảo có thể là 20% của điểm đặt hàng mới tức là 850 x 20% = 170 (bộ) tương ứng với hai ngày sản xuất bình quân. áp dụng mô hình JIT để quản lý nguyên vật liệu nội địa tồn kho Mô hình JIT là sự lựa chọn rất hợp lý cho loại hình hàng tồn kho này. Lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho được giảm thiểu. Để nâng cao hiệu quả mô hình JIT trong trường hợp này, Công ty nên kí kết những hợp đồng thương mại lâu dài với các nhà cung cấp để tránh trường hợp vì giá mua của công ty khác cao hơn mà nhà cung cấp bỏ dở việc phân phối giữa chừng gây khó khăn rất lớn khiến Công ty rơi vào tình trạng bị động, hoạt động sản xuất bị ngừng trệ. Một giải pháp khác đã được nhắc đến là tăng cường sáp nhập, hợp nhất và thâu tóm các nhà cung cấp tạo thành một tập đoàn sản xuất – kinh doanh có hệ thống và quan hệ khăng khít. Đây chính là giải pháp mang tính chiến lược cho sự tồn tại lâu dài của Hioda Motors tại thị trường Việt Nam. Liên tục giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Để thực hiện được điều này, Công ty phải thực hiện đồng bộ hoá quá trình sản xuất. Với một dây chuyền lắp ráp xe máy khá hiện đại và tự động hoá, để tăng năng suất lao động, giảm bán thành phẩm, Công ty cần chú trọng vào các khâu được thực hiện bởi người lao động. Đây chính là những khâu gây ứ đọng nguyên vật liệu và các loại hàng tồn kho khác đưa vào sản xuất, làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Triết lý sản xuất JIT là đem phương thức sản xuất dây chuyền số lượng lớn kết hợp với phương thức sản xuất luân phiên theo lô. Từ đó sẽ giúp ngắn thời gian chuyển đổi công việc và đồng bộ hoá quá trình sản xuất. Nếu có thể lập kế hoạch sản xuất theo ngày, xác định lượng hàng tồn kho cần sử dụng trong một ngày làm việc sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý hàng tồn kho theo mô hình JIT. Tuy nhiên, đây chỉ là một giải pháp mang tính lý thuyết mà rất ít công ty có khả năng và đã thực hiện trên thực tế. 3.2.2. Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra và mô hình chiết khấu giảm giá Nếu Công ty đặt hàng chiết khấu với số lượng lớn, mô hình EOQ cơ bản sẽ có thể được thay đổi đôi chút. Để quyết định có nên yêu cầu lô hàng với số lượng lớn để được chiết khấu hay không, doanh nghiệp cần tối thiểu hoá tổng chi phí mua hàng, đặt hàng và chi phí lưu kho. Tổng chi phí cần phải được tối thiểu hoá: tại lượng đặt hàng tối ưu EOQ trước chiết khấu – tại đó chiết khấu sẽ không có lợi, hoặc tại lượng đặt hàng tối thiểu để chiết khấu là có lợi. Ví dụ: Công ty sử dụng một loại hàng tồn kho với các thông tin sau: Giá mua: 96$/1 đơn vị sản phẩm Nhu cầu năm: 4000 đơn vị Chi phí 1 lần đặt hàng: 300$ Chi phí lưu kho hàng năm: bằng 10% giá mua Lượng đặt mua tối ưu: 500 đơn vị Nếu công ty đặt mua mỗi lần 1000 đơn vị sẽ được chiết khấu 8% Giải pháp: Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 500 đơn vị sản phẩm thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là: Chi phí mua hàng: 4.000 x 96$ = 384.000$ Chi phí đặt hàng: 300$ x (4.000/500) = 2.400 Chi phí lưu kho: 96$ x 10% x (500/2) = 2.400 Tổng chi phí: 384.000 + 2.400 + 2.400 = 388.800 Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 1.000 đơn vị sản phẩm với giá chiết khấu 8% thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là: Chi phí mua hàng: 384.000 x 92% = 353.280 Chi phí đặt hàng: 300$ x (4.000/1.000) = 1.200 Chi phí lưu kho: 96$ x 92% x 10% x (1.000/2) = 4.416 Tổng chi phí: 353.280 + 1.200 + 4.416 = 358.896 Kết luận: Công ty nên đặt hàng với lượng 1.000 đơn vị sản phẩm mỗi đơn hàng. Như vậy, Công ty sẽ tiết kiệm được 1 số tiền là 388.000 – 358.896 = 29.904$ một năm. Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình đặt hàng chiết khấu cũng có thể được áp dụng tại Hioda Motors vì ưu điểm của nó là Công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho một năm nếu đặt hàng đủ lớn để hưởng tỉ lệ chiết khấu hợp lý. Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên (như chi phí lưu kho), chi phí nào giảm đi (như chi phí mua hàng). Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm giá trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp. 3.2.3. Hoàn thiện tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho Trước hết, dù áp dụng mô hình nào, đặc biệt là mô hình JIT, vấn đề đặt ra là nhà quản lý làm thế nào để quản lý con người, phát huy được đầy đủ tính tích cực của nhân viên và tính sáng tạo của họ, khiến họ có tinh thần trách nhiệm cao. Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được hoàn thiện hơn, đặc biệt là các phiếu xuất, nhập kho cần được thiết kế sao cho có thể chuyển tải được những nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh những sai sót, gian lận hoặc nhầm lẫn có thể xảy ra trong mọi hoạt động liên quan đến hàng tồn kho. Các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho cần được phân công nhiệm vụ rõ ràng và độc lập để nâng cao khả năng chủ động và trách nhiệm trong công việc. Phòng kinh doanh cần được phân tách nhiệm vụ và giao bớt một số nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho cho các bộ phận khác. Để đạt được hiệu quả trong quản lý, Công ty cần thành lập các phòng chức năng liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho của mình. Cơ cấu có thể như sau: Phòng mua hàng Tương tác lẫn nhau Phòng nhận hàng kiểm tra Phòng lưu hàng Phòng vận chuyển Kho NVL nhập khẩu Kho NVL mua trong nước Kho công cụ, dụng cụ Kho thành phẩm Kho phụ tùng Việc phân công trách nhiệm cụ thể trong cơ cấu các phòng ban sẽ giúp Công ty đạt hiệu quả cao hơn trong việc quản lý hàng tồn kho. Đối với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, điều này sẽ khó thực hiện vì hạn chế về nhân lực. Tuy nhiên, tại một công ty sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy mà nguyên vật liệu chiếm một ý nghĩa quan trọng thì rất cần thực hiện chuyên môn hoá hoạt động của các phòng ban có liên quan. Cùng với những phòng ban độc lập quản lý, các kho cũng cần tuyển chọn những thủ kho có kinh nghiệm và hiểu biết để cùng phối hợp quản lý. 3.3. Một số kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors và với các cơ quan quản lý Nhà nước 3.3.1. Kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors Về phương pháp quản lý hàng tồn kho Công ty đã có nhiều nỗ lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Về cơ bản, hàng tồn kho của Hioda Motors được giữ ở mức vừa phải và có xu hướng tỉ trọng thấp dần trong tổng tài sản. Để có thể đạt được hiệu quả cao hơn, Công ty cần có những kế hoạch mua sắm hàng tồn kho và kế hoạch sản xuất đồng bộ, thống nhất. Công ty nên xem xét lại lượng đặt hàng và số lần đặt hàng đối với nguyên vật liệu nhập khẩu vì thành phần này vẫn chiếm tới 54% tổng giá trị một đơn vị sản phẩm. Cụ thể là giảm lượng đặt hàng mỗi lần và tăng số lần đặt hàng một năm lên trung bình 15 lần/năm. Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, định kì có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là công cụ dụng cụ phải thực hiện kiểm kê như các thành phần hàng tồn kho khác. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được lập nhiều hơn để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trường hợp như hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng... Trong những năm vừa qua, Công ty luôn có một lượng hàng tồn kho tồn tại trong thời gian dài mà không được sử dụng. Công ty cũng cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa giảm được chi phí lưu kho, lại giảm được lượng dự phòng có thể phải lập. Về hệ thống quản lý và hệ thống sản xuất Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu như phiếu xuất kho, phiếu lưu kho, phiếu vận chuyển hàng... với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển và thanh toán, nơi đến, nơi đi... Các phòng ban cần được phân tách nhiệm vụ. Phòng kinh doanh chỉ nên thực hiện chức năng mua hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ. Phòng kiểm tra chất lượng và số lượng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kì cần được thành lập. Các cán bộ liên quan phải được đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn kho của công ty mình, từ đó hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình hơn. Dây chuyền sản xuất cần đồng bộ hoá. Bên cạnh các khâu tự động hoá, những khâu có công nhân tham gia, Công ty nên thực hiện phương thức sản xuất luân phiên theo lô. Sự kết hợp của phương thức sản xuất dây chuyền số lượng lớn và phương thức sản xuất luân phiên theo lô sẽ đem đến hiệu quả cao, là nọi dung chính của mô hình JIT. 3.3.2. Kiến nghị đối với các cơ quan quản lý Nhà nước Môi trường bên ngoài có tác động lớn đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, với mỗi một hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đều chịu ảnh hưởng dù ít dù nhiều của những tác nhân bên ngoài này. Để giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Nhà nước cũng có thể tác động dưới một số góc độ như: Giảm thuế nhập khẩu đối với các nguyên vật liệu mà doanh nghiệp phải nhập khẩu từ nước ngoài về. Tại Hioda Motors, đó là nguyên vật liệu nhập khẩu (chiếm 54% chi phí một đơn vị sản phẩm). Nếu được giảm thuế, doanh nghiệp có thể tăng lượng nguyên vật liệu mua vào, tăng lượng sản phẩm sản xuất ra, tăng doanh thu bán hàng. Đối với ngành công nghiệp xe máy, từ sau Đại hội X năm 2002, Nhà nước không còn chủ trương coi đây là ngành công nghiệp ưu tiên. Việc cấm các quận huyện nội thành đăng kí mua xe máy đã khiến các doanh nghiệp trong ngành này chịu nhiều tổn thất. Với doanh nghiệp còn chưa có chỗ đứng vững chắc trên thị trường như Hioda Motors, điều này càng là khó khăn lớn. Khi giảm lượng hàng bán, tồn kho sẽ tăng lên, thời gian lưu kho lâu hơn gây tăng chi phí cho doanh nghiệp và có thể giảm chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như giảm chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì thế, bên cạnh những chính sách thắt chặt đối với hoạt động đăng kí xe máy, Nhà nước cần cải thiện cơ sở hạ tầng, mở rộng đường xá, đa dạng hoá các phương thức vận chuyển để giảm ách tắc, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất xe máy tồn tại và phát triển. Kết luận Thực tập cần thiết cho sinh viên như một cầu nối giữa lý luận và thực tiễn. Trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán KPMG, em đã tìm hiểu và học hỏi được nhiều điều mới mẻ bổ ích, lý thú về tài chính doanh nghiệp nói chung và quản lý hàng tồn kho nói riêng. Qua đợt thực tập này, em đã được tìm hiểu một cách sâu sắc và thực tế những kiến thức đã được học trong bốn năm tại trường đại học, đồng thời cũng giúp em hiểu thêm rằng muốn trở thành một nhà tài chính giỏi thì không chỉ cần am hiểu những vấn đề lý luận mà còn phải biết vận dụng những lý luận đó một cách sáng tạo vào thực tiễn để giải quyết những vấn đề thực tế phát sinh. Giai đoạn thực tập đã kết thúc với kết quả cụ thể là chuyên đề với đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu quả hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors". Hioda Motors là một trong những khách hàng của KPMG mà em có dịp được tìm hiểu sâu trong quá trình thực tập tại Công ty. Em thấy rằng quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quản lý khá phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải vận dụng sáng tạo các phương pháp, mô hình trong thực tiễn cũng như phải lập được hệ thống cơ cấu quản lý hiệu quả. Để có được thành công trong quản lý hàng tồn kho, người quản lý phải thực sự bỏ công sức và thời gian để tìm cho doanh nghiệp mình những giải pháp phù hợp. Trong quá trình nghiên cứu đề tài do sự hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết này được hoàn thiện hơn. Qua đây em cũng xin bầy tỏ lòng cảm ơn chân thành tới cô giáo hướng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất và các anh chị phòng Kiểm toán Công ty KPMG đã tạo mọi điều kiện giúp em hoàn thành chuyên đề này. Danh mục tham khảo Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Chủ biên: TS. Lưu Thị Hương – Nhà Xuất bản Giáo dục – 2002 Giáo trình Quản trị Tài chính căn bản – Tác giả: PTS. Nguyễn Quang Thu – Nhà Xuất bản Giáo dục – 1999 Giáo trình Quản trị Sản xuất và tác nghiệp – Chủ biên: Th.S.Trương Đoàn Thể – Nhà Xuất bản Giáo dục – 1999 Quản trị Sản xuất và tác nghiệp – Tác giả: Nguyễn Thanh Liêm, Nguyễn Hữu Hiển – Nhà Xuất bản Giáo dục – 2001 Giáo trình Kiểm toán tài chính – Chủ biên: GS.TS. Nguyễn Quang Quynh – Nhà Xuất bản Tài chính – 2001 Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan - Nhà Xuất bản Giáo dục - 2001 Tổ chức và quản lý sản xuất – Tác giả: Lê Anh Cường, Bùi Minh Nguyệt – Nhà Xuất bản Lao động – 2004 Quản lý sản xuất – Trung tâm Pháp Việt đào tạo về quản lý – Tác giả: Gerard Chevalier, Nguyễn Văn Nghiến – Nhà Xuất bản Thống kê – 1998 Tài liệu về quản lý tài sản – Biên soạn: Công ty KPMG Luận văn các khóa trước Mục lục 2002 (USD) 2003 (USD) 2004 (USD) 2003/2002 2004/2004 Chênh lệch % Chênh lệch % Doanh thu thuần năm (1) 88.683.848 114.929.821 145.851.478 26.245.973 29.6% 30.921.657 26.9% Lợi nhuận trước thuế (2) 16.725.924 21.150.444 25.090.969 4.424.520 26.5% 3.940.525 18.6% Hàng tồn kho bình quân năm (3) = (Hàng tồn kho bình quân 4 quý) / 4 8.756.500 8.169.000 7.298.700 (587.500) (6.7%) (870.300) (11%) Vòng quay hàng tồn kho (4) = (1)/(3) (lần) 10,128 14,069 19,983 3.941 lần 39% 5.914 lần 42% Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho (5) = 360 ngày / (4) (ngày/vòng) 35,55 25,59 18,02 9,958 ngày 28% 7,573 ngày 30% Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho (6) = (3)/(1) (USD) 0,0987 0,0711 0,05 0,028 USD 28% 0,021 USD 30% Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho (7) = (2)/(3) (USD) 1,1226 1,3699 1,94 0,247 USD 22% 0,57 USD 42% Chỉ tiêu 2002 Đô la Mỹ 2003 Đô la Mỹ 2004 Đô la Mỹ 2003/2002 2004/2003 Chênh lệch % Chênh lệch % Tổng doanh thu 88.683.848 114.929.821 145.851.478 26.245.973 29.6% 30.921.657 26.9% Giá vốn hàng bán (71.957.925) (93.779.377) (120.760.509) 21.821.453 30.3% 26.981.131 28.8% Lợi nhuận gộp 16.725.924 21.150.444 25.090.969 4.424.520 26.5% 3.940.525 18.6% Doanh thu hoạt động tài chính 950.255 1.136.168 1.994.790 185.913 19.6% 858.622 75.6% Chi phí hoạt động tài chính (2.092.925) (706.043) (572.721) 1.386.882 -66.3% 133.323 -18.9% Chi phí bán hàng (2.560.510) (3.994.602) (5.641.134) 1.434.092 56.0% 1.646.531 41.2% Chi phí quản lý doanh nghiệp (1.445.537) (6.414.474) (6.824.481) 4.968.937 343.7% 410.006 6.4% Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9.676.696 11.171.492 14.047.424 1.494.796 15.4% 2.875.932 25.7% Kết quả từ các hoạt động khác 153.468 19.146 112.397 -134.322 -87.5% 93.251 487.0% Lợi nhuận trước thuế 9.830.194 11.190.638 14.159.822 1.360.474 13.8% 2.969.184 26.5% Thuế thu nhập doanh nghiệp - (557.131) (707.991) 557.131 - 150.860 27.1% Lợi nhuận sau thuế 9.830.194 10.633.507 13.451.831 803.343 8.2% 2.818.324 26.5% Nguồn: Báo cáo tài chính các năm 2002, 2003, 2004 củ Công ty Hioda Motors ._.