Nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện Hợp đồng Nhập khẩu trong Hoạt động xuất nhập khẩu Uỷ Thác tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu & hợp tác đầu tư Vilexim

n kinh tế của mình và tham gia tốt vào mối quan hệ kinh tế quốc tế, Đảng và Nhà nước ta có những chính sách phù hợp .Đó là việc phát triển kinh tế theo xu hướng mở cửa, chuyển từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước.Do đó trong việc xúc tiến Thương mại quốc tế Đảng và Nhà nước đã quan tâm đến việc thành lập các Doanh nghiệp trực tiếp tiến hành các hoạt động kinh tế đối ngoại, đứng ra ký kết các Hợp đồng Xuất Nhập Khẩu hoặc Nhận ủy thác xuất nhập cho các Doanh nghiệp khác . Bên cạnh việc khuyến khích đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thì vấn đề nhập khẩu nhằm để tăng cường lực lượng sản xuất, thúc đẩy sự phát triển của các ngành kinh tế, tiết kiệm chi phí sản xuất, hỗ trợ cho hoạt động xuất khẩu, đáp ứng nhu cầu dân sinh... Đối với nước ta - một nước đang ở giai đoạn đầu của quá trình Công nghiệp hoá -Hiện đại hoá đất nước là một hoạt động tối cần thiết. Để ký kết và thực hiện Hợp đồng Nhập Khẩu có hiệu quả đạt được mục tiêu lợi nhuận là vấn đề mà tất cả các nhà Nhập Khẩu quan tâm. Tuy nhiên trong quá trình này do có khoảng cách xa về không gian, sự khác biệt của các chủ thể về các yếu tố ngôn ngữ, văn hoá, luật pháp và quan trọng nhất là yếu tố quyền lợi nên các nhà kinh doanh Nhập Khẩu thường gặp rủi ro, sự cố dẫn đến thiệt hại lớn. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu và hợp tác đàu tư VILEXIM Hà Nội , em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện Hợp đồng Nhập Khẩu trong hoạt động XNK Uỷ Thác một số mặt hàng tại Cty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM Hà Nội.” Nội dung đề tài gồm ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận chung về hoạt động Xuất Nhập Khẩu Uỷ thác. Chương II: Thực trạng thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu Uỷ Thác tại công ty VILEXXIM Hà nội. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện Hợp đồng Nhập Khẩu trong hoạt động XNK uỷ thác tại Cty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM Hà Nội. Trong quá trình tìm hiểu lý luận và thực tế để hoàn thành bài viết em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của tập thể phòng Dịch vụ và Xuất nhập khẩu IV có Cô Dương Thị Hải Thanh trưởng phòng ,anh Chu Hải Bằng phó phòng, anh Nguyễn Hồng Hải, anh Bùi Việt Hà, chị Nguyễn Lan Phương .Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế, đặc biệt là về các vấn đề thực tế cho nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong thầy, cô và các bạn đóng góp ý kiến để em có thể bổ sung và hoàn thiện kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn! LÃI THẾ CƯỜNG Lớp 4CKD2 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Thương Mại CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU ĐỐI VỚI NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN. Xuất Nhập Khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi quốc tế , nhằm mục đích đẩy mạnh sản xuất hàng hóa phát triển, chuyển đổi cơ kinh tế ổn định và nâng cao đời sống. Nó cho phép khai thác tiềm năng, thế mạnh của các nước trên thế giới, tiếp cận được nền công nghiệp hiện đại của các nước phát triển.Ngoài ra Xuất Nhập khẩu là cầu nối thông suốt giữa nền kinh tế trong nước và nước ngoài tạo điều kiện cho phân công lao động và hợp tác quốc tế, phát huy được lợi thế so sánh của đất nước trên cơ sở chuyên môn hoá tạo đều kiện nâng cao hiểu biết về thế giới, tiếp thu được nền văn hoá, văn minh của nhân loại . Trong giai đoạn hiện nay, Đảng và Nhà nước ta chủ trương mở rộng và phát triển quan hệ đối ngoại, trong đó lĩnh vực cực kỳ quan trọng là thương mại hoá và dịch vụ với nước ngoài. Đó là chủ trương hoàn toàn đúng đắn và phù hợp với thời đại, xu thế phát triển của nhiều nước trên thế giới trong những năm gần đây. Do Việt nam là một nước bước vào công cuộc đổi mới công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, nên lẽ dĩ nhiên Xuất Nhập Khẩu vẫn là hoạt động quan trọng, nó tác động một cách trực tiếp và quyết định tới yếu tố sản xuất và đời sống. Xuất Nhập Khẩu là để tăng cường cơ sở sở vật chất kỹ thuật, công nghệ tiên tiến, hiện đại cho sản xuất, và các hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp ứng được nhu cầu. Xuất Nhập Nhẩu còn để thay thế nghĩa là Nhập Khẩu những mặt hàng mà sản xuất không có lợi bằng Nhập khẩu. Làm được như vậy sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối và khai thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về sức lao động, vốn, cơ sở vật chất, tài nguyên và khoa học kỹ thuật. Chính những điều kiện như vậy mà hoạt động Xuất Nhập Khẩu là một trong những nhân tố quan trọng để thúc đẩy nền kinh tế quốc gia. *Hoạt động Xuất Nhập Khẩu có thể phân thành 2 loại: -Xuất Nhập Khẩu trực tiếp: Là hoạt động diễn ra một cách trực tiếp giữa doanh nghiệp có nhu cầu xuất-nhập khẩu và doanh nghiệp có nguồn hàng. -Xuất Nhập Khẩu uỷ thác: Khái niệm về hoạt động Xuất nhập khẩu uỷ thác giữa các pháp nhân trong nước đã được Bộ thương mại qui định cụ thể trong thông tư số 18/TT-BTM của Bộ trưởng Bộ thương mại kí ngày 18/08/1998 ban hành qui chế thực hiện trên cơ sở hợp đồng uỷ thác giữa các pháp nhân như sau: Xuất nhập khẩu uỷ thác là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình thức thuê và nhận làm dịch vụ xuất nhập khẩu . Hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng uỷ thác xuất khẩu hoặc nhập khẩu giữa các doanh nghiệp phù hợp với các qui định của pháp lệnh hợp đồng kinh tế. * Nội dung và đặc điểm của hoạt động Xuất Nhập khẩu uỷ thác Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác là hình thức xuất ,nhập khẩu thông qua trung gian thương mại ,là một hoạt động dịch vụ thương mại mà doanh nghiệp tiến hành nhằm mục đích kiếm lợi nhuận từ phí uỷ thác. Như vậy ,phương thức uỷ thác có những đặc điểm sau: -Trong hoạt động Xuất nhập khẩu uỷ thác doanh nghiệp nhận uỷ thác không phải bỏ vốn ,không phải xin hạn ngạch ,không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ cũng như tiêu thụ hàng hoá mà chỉ đứng ra làm đại diện cho bên uỷ thác để tìm kiếm và giao dịch cới bạn hàng nước ngoài ,kí kết và thực hiện hợp đồng uỷ thác cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu kiện ,đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra. -Sau khi đã thực hiện xong công việc ,doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ được nhận một khoản phí gọi là phí uỷ thác .Phí uỷ thác được tính theo tỷ lệ thoả thuận trên tổng giá trị hơp đồng đã kí giữa hai bên. -Khi tiến hành Xuất nhập khẩu uỷ thác các doanh nghiệp chỉ tính phí uỷ thác vào doanh thu chứ không được tính giá trị nhập khẩu vào doanh thu dồng thời chịu thuế thu nhập doanh nghiệp cho phần uỷ thác được nhận. -Khi Xuất nhập khẩu uỷ thác ,các doanh nghiệp nhận uỷ thác phải lập hai bản hợp đồng la: .Hợp đồng nội (hợp đồng giữa bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác ) gọi là hợp đồng uỷ thác. .Hợp đồng ngoại (kí kết giữa bên nhận uỷ thác và nước ngoài ) gọi là hợp đồng thương mại quốc tế ,hợp đồng xuất nhập khẩu. -Về chủ thể: Chủ thể uỷ thác nhập khẩu là tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh trong nước hoặc giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu. Chủ thể nhận uỷ thác Nhập khẩu là tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu. Hàng hoá: các loại hàng hoá được lưu thông đều được phép nhận uỷ thác nhập khẩu Phí uỷ thác: phí uỷ thác do hai bên thoả thuận trong hợp dồng hoặc theo qui định của pháp luật -Về điều kiện chủ thể Xuất Nhập khẩu uỷ thác: Theo ngị định 57/1998/NĐ-CP và thông tư số 18/TT-BTM thì điều kiện : *Đối với bên nhận uỷ thác: -Tất cả các doanh nghiệp nhận uỷ thác bắt buộc phải có giấy phép kinh doanh trong nước hoặc có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu. -Có ngành hàng phù hợp với hàng hoá nhận uỷ thác *Đối với bên uỷ thác: -Có giấy phếp kinh doanh trong nước hoặc có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu -Có hạn ngạch hoặc chỉ tiêu xuất nhập khẩu -Được cơ quan chuyên nganh đồng ý bằng văn bản đối với những mặt hàng nhập khẩu chuyên ngành . -Có khả năng thanh toán hàng hoá nhập khẩu - Phạm vi hoạt động Xuất nhập khẩu uỷ thác: Trong hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác thì các mặt hàng phải là những mặt hàng không thuộc diện Nhà nước cấm xuất nhập khẩu. Bên uỷ thác chỉ được uỷ thác Xuất Nhập khẩu những mặt hàng nằm trong pham vi kinh doanh đã được qui định trong giấy phép kinh doanh trong nước hoặc giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu -Nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên: Bên nhận uỷ thác phải cung cấp cho bên uỷ thác các thông tin về thị trường, giá cả, khách hàng có liên quan đến đơn hàng uỷ thác nhập khẩu.Bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác sẽ thương lượng và kí kết hợp đồng uỷ thác . Quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của hai bên do hai bên thoả thuận và ghi trong hợp đồng uỷ thác . Bên uỷ thác sẽ phải thanh toán cho bên nhận uỷ thác phí uỷ thác và các loại chi phí phát sinh khác như: phí mở L/C tiền thuế.Tiền thuê kho bãi,vận chuyển… -Trách nhiệm trước pháp luật: Các bên tham gia thực hiện hợp đồng uỷ thác Xuất nhập khẩu phải nghiêm chỉnh thực hiện những qui định trong hợp đồng đã kí kết .Nếu 1 trong 2 bên (hoặc ca hai bên) vi phạm qui định trong hợp đồng tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử ký theo pháp luật và các qui định hiện hành . Mọi tranh chấp giữa các bên kí kết hợp đồng sẽ do các bên thương lượng để giải quyết .Nếu thượng lượng không đi đến kết quả thì sẽ đưa ta toà án kinh tế để giải quyết, phán quyết của toà án sẽ là quyết định cuối cùng bắt buộc các bên phải thi hành . Nhìn chung trước năm 1989 hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác ít được mọi người chú ý quan tâm ,nhưng đến nay do chính sách mở cửa nền kinh tế cộng với sự chuyên môn hoá trong lĩnh vực ngoại thương nên hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác đang được Nhà nước quan tâm chú ý đến, biểu hiện là những văn bản luật như: -Quyết định 117-HĐBT ngày 16/06/1985 qui định về chính sách ,biện pháp đẩy mạnh xuất nhập khẩu ,về tăng cường xuất nhập khẩu. -Quyết định 305-CT 30/09/1988 về cấp hạn ngạch và giấy phép xuất nhập khẩu hàng hoá. -Quyết định 64-HĐBT 10/06/1989 nói về chấn chỉnh và đổi mới cơ chế xuất nhập khẩu . -Chỉ thị số 131-CT ngày 03/05/1990 của Chủ tịch HĐBT về tiếp tục đổi mới chính sách và cơ chế quản lý hoạt động xuấ nhập khẩu . -Nghị định 114/HĐBT 07/04/1992 qui định toàn diện các mặt hoạt động xuất nhập khẩu nước ta. -Pháp lệnh về hợp đồng kinh tế ,nghị định 57/CP của chính phủ về quản lý Nhà nước đối với xuất nhập khẩu -Thông tư của Bộ trưởng Bộ thương mại số 18/1998/TT-BTM ban hành riêng về việc điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác. II. KHÁI QUÁT VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC 1.Khái niệm, vị trí, vai trò và đặc điểm của hợp đồng Xuất Nhập khẩu Uỷ thác. 1.1. Khái niệm: Hợp đồng Xuất Nhập Khẩu (uỷ thác) nói chung là sự thỏa thuận giữa các bên đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau. Trong đó một bên gọi là Bên xuât khẩu (bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là Bên nhập khẩu (bên mua) một tài sản nhất định ,gọi là hàng hoá ; Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. * Định nghĩa trên đây nêu rõ : - Bản chất của hợp đồng là sự thoả thuận của các bên ký kết (các đương sự). - Chủ thể của hợp đồng này là bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu). Họ có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. Bên bán giao một giá trị hàng hoá nhất định và đổi lại bên mua phải trả một đối giá cân xứng với giá trị được giao. - Đối tượng của hợp đồng là tài sản; do được đem ra mua bán, tài sản này biến thành hàng hoá. Hàng hoá này có thể là hàng đặc định(Specific goods) và cũng có thể là hàng đồng loại (Generic goods). - Khách thể của hợp đồng này là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá(chuyển chủ hàng hoá). 1.2. Vị trí : Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu là một trong những hoạt động kinh tế quan trọng của mỗi quốc gia.Vì vậy hoạt động Xuất Nhập Khẩu Uỷ thác có vị trí quan trọng trong quá trình tổ chức và vận hành hệ thống thương mại xã hội. Nó là một khâu trung gian trong kênh phân phối và vận động của hàng hoá, là nhịp cầu nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng trong và ngoài nước, giữa các khu vực, các ngành kinh tế và giữa thị trường trong nước và thị trường quốc tế. 1.3. Vai trò: Đứng trên góc độ nền kinh tế quốc dân, Xuất Nhập Khẩu Uỷ thác góp phần hình thành nên môi trường cạnh tranh trong nước buộc các nhà sản xuất trong nước phải xác định cơ cấu sản xuất, kinh doanh sao cho hợp lý và đạt được hiệu quả. Nhờ có hoạt động Xuất Nhập Khẩu Uỷ thác của các doanh nghiệp, người tiêu dùng có thể sử dụng các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ mà điều kiện sản xuất trong nước không đáp ứng được với một mức giá thích hợp. Đồng thời nhờ có hoạt động Xuất Nhập Khẩu sẽ tạo công ăn, việc làm cho người lao động thông qua việc sản xuất hàng hoá trong nước xuất khẩu ra thị trường nước ngoài nhằm tăng lợi nhuận và nguồn thu ngân sách cho nhà nước. Ngoài ra, thông qua hoạt động Xuất Nhập Khẩu, doanh nghiệp sẽ thiết lập được mối quan hệ kinh tế chặt chẽ với bạn hàng trong và ngoài nước, đồng thời củng cố và phát triển nguồn cung ứng và tiêu thụ hiện có của doanh nghiệp. 1.4. Đặc điểm: Trong hợp đồng mua bán nói chung và hợp đồng Xuất nhập khẩu uỷ thác nói riêng có nhiều điểm khác với hợp đồng mua bán trong nước ở những điểm sau: -Hàng hoá-đối tượng của hợp đồng được di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia. -Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ. -Các bên ký kết có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. 2. Nôi dung Hợp đồng xuất Nhập khẩu uỷ thác Hợp đồng Xuất nhập khẩu uỷ thác được ký kết giữa hai đơn vị kinh tế là các pháp nhân trong nước.Căn cứ vào công văn chấp nhận uỷ thác và đồng ý uỷ thác trên cơ sở bàn bạc thống nhất với hai bên sẽ đi đến kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác . Hợp đồng là sự thoả thuận bằng văn bản ,tài liệu giao dịch ,ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thảo thuận khác có mục đích kinh doanh với sự qui định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của bên xác nhận và thực hiện kế hoạch của mình. Thông thường các điều khoản của bên A và bên B sẽ được thoả thuận ghi trong hợp đồng như sau: Điều I: Tên hàng, giá cả, số lượng Tên hàng là điều kiện quan trọng của hợp đồng, nó nói lên chính xác đối tượng mua bán, trao đổi.Chính vì vậy tên hàng phải được diễn đạt một cách đầy đủ.Có thể chú thích tên hàng theo một số cách như sau: -Ghi tên thương mại của hàng hoá và tên khoa học (VD cafe hạt Arabica) -Ghi tên hàng kèm tên địa phương sản xuất: Rượu vang Bordeaux ,thuỷ tinh Bohemia…) -Ghi tên hàng kèm theo nhãn hiệu: bia Tiger, thuốc lá Vinataba… -Ghi tên hàng kèm theo công dụng: Máy cắt giấy, máy xay sinh tố, máy bơm dầu … Trong hợp đồng phải ghi rõ đièu khoản về giá cả. Điều khoản này gồm những vấn đề: đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp qui cách định giá, phương pháp xác định mức giá, cơ sở của giá và việc giảm giá …giá cả được hiểu theo điều kiện giao hàng CIF hoặc FOB (Incoterm 2000) tại kho bên A (trường hợp xuất khẩu) hoặc bên B (trường hợp nhập khẩu). Một điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng nữa là điêu fkhoản về số lượng .Điều khoản này làm rõ số lượng, khối lượng hàng hoá được giao dịch ,trên cơ sở đó mới xác định được tổng giá trị của hợp đồng. Điều II: Qui cách phẩm chất Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất lượng của đối tượng hàng hoá bán ,nghĩa là tính năng (lí tính, hoá tính, tính chất cơ lí…), qui cách, kính thước, tác dụng, công suất, hiệu suất …của hàng hoá đó.Chính vì vậy điều này được qui định chặt chẽ như sau: Bê B phải giao hàng theo đúng qui cách phẩm chất theo mẫu do bên A xác nhận. Trước khi xác nhận số lượng sản xuất, bên A phải gửi cho bên B 02 sản phẩm mẫu để xác nhận mẫu hàng.Bên B phải chịu trách nhiệm cả về số lượng và chất lượng hàng hoá tới tay khách hàng nước ngoài. Điều III: Bao bì, đóng gói, kí mã hiệu Trong điều kiện về bao bì ,các bên giao dịch thường phải thoả thuận với nhau những vấn đề về yêu cầu chất lượng và giá cả của bao bì. Trong buôn bán quốc tế đã hình thành một số tập quán quốc tế về các loại bao bì như: - Qui cách chất lượng của bao bì phải phù hợp với một phương thức vận tải nào đó.VD: bao bì thích hợp với vận chuyển bằng đường sắt, đường biển, hàng không … - Qui định cụ thể các yêu cầu về bao bì như: +yêu cầu về vật liệu của bao bì +yêu cầu về hình thức của bao bì +yêu cầu về số lớp và cánh thức cấu tạo mỗi lớp … Ở điều khoản này vì qui cách của hàng hoá thường xuyên thay đổi và phức tạp nên sau phần hợp đồng người ta thường đính kèm các phụ lục chi tiết có liên quan đến hàng hoá . Nhìn chung điều khoản này thường được qui định theo nhu cầu hợp đồng ngoại mà bên nhận uỷ thác đã kí kết với phía nước ngoài. Điều IV: Giao hàng Nội dung của điều kiện giao hàng là sự xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, sự xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng .Trong hợp đồng cần phải ghi rõ về: -Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng .Nếu hai bên không có thoả thuận gì khác thì thời hạn giao hàng này cũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ người bán sang người mua, -Địa điểm giao hàng: việc lựa chọn địa điểm giao hàng có liên quan chặt chẽ đến phương thức chuyên chở hàng hoá và đến điều kiện cơ sở giao hàng .Tuy nhiên ,có những điều kiện cơ sở giao hàng chỉ là xác định cảng đến mà không có cảng đi (CIF ,CFA) hoặc có trường hợp hai bên muốn giành dật hơn nữa lợi thế về mình.Vì thế hai bên cần qui định rõ địa điểm giao hàng trong hợp đồng . -Phương thức giao hàng: thực tiễn giao hàng trong mua bán hàng hoá làm nảy sinh nhiều phương thức giao hàng .Người ta có thể qui định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao hàng sơ bộ hoặc là giao nhận cuối cùng. -Thông báo giao hàng: trước khi giao hàng thường có những thông báo của người bán về việc hàng đã sẵn sàng để giao hoặc về đích của người mua về những điểm hướng dẫn bán trong việc gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến nhận hàng. Điều V: Thanh toán *Trong nhập khẩu uỷ thác: Bên nhận uỷ thác (bên A) sẽ chịu trách nhiệm giao dịch và ký kết hợp đồng ngoại với khách hàng nước ngoài để nhập khẩu hàng hoá về cho bên uỷ thác(bên B) theo đúng yêu cầu uỷ thác.Tiền thanh toán cho lô hàng bên B sẽ chuyển cho bên A để bên A chuyển cho bên phía nước ngoài.Thông thường bên B sẽ thanh toán cho bên A gồm 3 phần và chuyển cho bên A vào 3 đợt trong lúc thực hiện hợp đông. -Trước tiên bên B sẽ chuyển tiền đặt cọc (thường là 30%) cho bên A trong thời gian X ngày kể từ ngày kí hợp đồng. -Tiếp đó bên B sẽ chuyển tiền hàng cho bên A để thanh toán với phía nước ngoài.Còn 10% còn lại sẽ được thanh toán nốt khi bên B có kết quả nghiệm thu hàng. (Hình thức thanh toán có thể bằng TTR ,chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt…) Chứng từ thanh toán: -Đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không hoặc đường biển yêu cầu 3 bản chính của vận đơn. -Bảng kê chi tiết hàng hoá -Hoá đơn thương mại đã ký -Giấy chứng từ xuất xứ -Giấy chứng nhận số lượng do nhà sản xuất cấp -Hợp đồng bảo hiểm 100% giá trị hàng hoá với điều kiện mọi rủi ro sẽ được thanh toán tại Việt Nam bằng ngoại tệ như hoá đơn -Bản Copy Telex/Fax thông báo cho bên A chi tiết giao hàng. *Trường hợp xuất khẩu uỷ thác: Thông thường bên B sẽ chuyển tiền vào tài khoản của bên A ngay sau khi phía nước ngoài thanh toán tiền hàng.Tuỳ theo từng điều kiện thanh toán giữa bên B với bên nước ngoài trong hợp đồng ngoại mà tiền được chuyển cho bên A một lần hay nhiều lần ,nhanh hay chậm. Điều khoản thanh toán trong hợp đồng xuất khẩu uỷ thác cũng sẽ gần giống như điều khoản thanh toán giữa bên B kí kết với phía nước ngoài trong hợp đồng ngoại.Có điều, tiền chuyển cho bên A sẽ chậm hơn ít ngày. Điều VI: Giám định hàng hoá *Đối với nhập khẩu uỷ thác : Việc giám định hàng hoá cuối cùng sẽ do cơ quan giám định hàng hoá của Việt Nam (Vinacontrol) tiến hành. Mọi khiếu nại nếu có sẽ được thông báo ngay cho nhà ủy thác, nhà sản xuất và đựơc xác nhận bằng thư bảo đảm có cùng với các điều kiện kèm theo của Vinacontrol trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận hàng.Nếu trách nhiệm thuộc về nhà sản xuất thì nhà sản xuất phải giải quyết ngay không được chậm trễ. *Đối với xuất khẩu uỷ thác : Việc giám định hàng hoá cuối cùng sẽ do cơ quan giám định hàng hoá của người nhập khẩu tiến hành, mọi khiếu nại nếu có sẽ được thông báo cho xuất khẩu.Thông thường khiếu nại được thông báo bằng thư bảo đảm cùng với tài liệu kèm theo chứng minh về hàng hoá, trong vòng 10 ngày kể từ ngày phía nước ngoài nhận hàng hoá khiếu nại chứng tỏ trách nhiệm thuộc về bên xuất khẩu thì xuất khẩu phải cùng với uỷ thác giải quyết ngay không được chậm trễ. Điều VII: Bảo hành Tuỳ theo từng loại hàng hoá mà thời hạn của nó khác nhau ,thông thường trong hợp đồng Xuất Nhập Khẩu uỷ thác qui định như sau : Hàng hóa được bảo hành trong vòng X ngày kể từ ngày kí biên bản giao hàng theo đúng các điều kiện lưu kho, lưu bãi như đã qui định . Bên uỷ thác và nhà sản xuất sẽ chịu trách nhiệm về bất cứ sự hư hỏng nào đó từ nguyên vật liệu hay chế tạo sản xuất trong thời gian bảo hành. Trong trường hợp khiếu nại bên A giao cho bên B ,bên B sẽ báo cho nhà sản xuất và có xác nhận thư trong vòng 10 ngày cho phía khách hàng đặt.Bên B và nhà sản xuất sẽ chịu trách nhiệm giải quyết bất kỳ khiếu nại nào được chứng minh là thuộc trách nhiệm của mình.Sau đó nhà sản xuất sẽ gửi hàng hoá mới để thay thế và chịu các chi phí khác có liên quan. Điều VIII: Bất khả kháng Trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác phải được thông báo bằng điện tín cho mỗi bên trong vòng 5 ngày và được xác nhận bằng văn bản trong vòng 7 ngày sau ngày điện báo cùng với giấy chứng nhận bất khả kháng do cơ quan có thẩm quyền của chính phủ cấp.Ngoài thời gian nói trên trường hợp bất khả kháng không được xem xét. Điều IX : Trọng tài Trong quá trình thực hiện hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu giữa bên A và bên B nếu có tranh chấp thì sẽ căn cứ vào điều khoản trọng tài trong hợp đồng để giải quyết.Thông thường điều khoản trọng tài trong hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu được qui định như sau: Trong quá trình thực hiện hợp đồng mọi tranh chấp phát sinh trái ngược nhau hay khác biệt ,không đạt được sự thoả thuận giữa hai bên sẽ được giải quyết cuối cùng bởi trọng tài kinh tế Việt Nam. Phán quyết của trọng tài sẽ là quyết định cuối cùng bắt buộc hai bên liên quan. Chi phí trọng tài và các chi phí khác sẽ do bên thua kiện chịu ,ngoài trừ các thoả thuận khác. Điều X: Phạt vi phạm *Trong trường hợp uỷ thác nhập khẩu: Do hàng hóa đa dạng từ đơn giản đến phức tạp nên trong từng hợp đồng điều khoản phạt cũng thể hiện một cách khác nhau.Thông thường điều khoản này qui định: Bên B (nhà cung cấp) cùng nhà sản xuất cam kết sản xuất những hàng hoá theo đúng yêu cầu của bên A(bên đặt hàng).Nếu hàng hóa đặc biệt thì qui định bên B cùng hãng sản xuất chỉ sản xuất đúng số lượng mà bên A yêu cầu theo đơn đặt hàng. Nếu bên A có chứng cớ hàng hoá sai qui định (hoặc số lượng thiếu hụt) thì bên A yêu cầu nhà sản xuất điều tra xác minh về nguồn gốc.Nếu hàng hoá thực sự sản xuất sai so với yêu cầu đơn hàng của bên A thì bên B có trách nhiệm tìm ra nguyên nhân và chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề. Trong trường hợp giao hàng chậm: nếu hàng hoá không thể xếp lên tàu trước X tuần (thường là từ 15-17 ngày đối với các nhà sản xuất ở Châu Âu) thì bên B cùng nhà sản xuất bị phạt 0.2%/tuần nhưng không quá 6% giá trị hợp đồng .Ngoài X ngày, bên A có quyền huỷ hợp đồng .Bên B cùng nhà sản xuất có trách nhiệm bồi thường tiền phạt và tiền đặt cọc . *Trường hợp uỷ thác xuất khẩu: Nếu hàng hoá do bên B cấp khác với bên A gửi hàng hoặc khác với đơn đặt hàng thì bên B chịu trách nhiệm bồi thường cho bên A và phía nước ngoài đồng thời bên B phải chịu mọi phí tổn mà bên A đã bỏ ra để thực hiện hợp đồng. Nếu lỗi do bên B không thể làm cho bên A giao hàng lên tàu trước X ngày kể từ ngày phía nước ngoài chuyển tiền đặt cọc thì bên A sẽ chịu phạt 0.2%/tuần(không quá 6% giá trị hợp đồng). Điều XI: Trách nhiệm của mỗi bên *Trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác : -Trách nhiêm của bên B : Bên B thoả thuận kí với nhà sản xuất nhập hàng theo đúng số lượng ,chất lượng , các tính năng kĩ thuật đã ghi trong bản phụ lu hợp đồng ,đồng thời đảm bảo hàng nhập và đến cơ sở đầy đủ an toàn. Thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hoá với các cơ qua hữu quan và chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng với nước ngoài Làm mọi thủ tục nhận hàng và thông báo cho bên A để cùng giao nhận hàng ,và thông báo cho cho bên A bằng văn bản trước 8 ngày và cùng bên A giao nhận số hàng trong hợ đòng cới các cơ quan hữu quan .Bên B có tránh nhiệm đưa hàng về cơ sở của bên B một cách an toàn. Làm thủ tục kiểm hàng với các cơ quan hữu quan đảm bảo hàng nhập khẩu mang đầy đủ tính hợp pháp. Làm thủ tục mời các các bên hữu quan giám sát (kể cả thuê chuyên gia cua hãng sản xuất) trong suốt quá trình lắp đặt bảo hành và bàn giao đầy đủ thiết bị cũng như vật tư phụ kiện kèm theo đã được ghi trong phụ lục của hợp đồng cho bên A.Làm thủ tục khiếu nại (nếu có), đòi bồi thường thiệt hại hoặc huỷ hợp đồng với phía nước ngoài khi các điều khoản giao hàng qui định về bảo mật bản quyền bị vi phạm . -Trách nhiệm của bên A: Bên A có trách nhiệm thanh toán toàn bộ số tiền của tổng giá trị hợp đồng theo điều khoản thanh toán đã qui định và theo vạn đơn bằng USD vào tài khoản ngoại tệ cả bên B. Phí uỷ thác và các chi phí khác (chi phí phát sinh nằm ngoài các điều khoản đã thoả thuận ) thì bên A sẽ thanh toán bằng tài khoản tiền Việt cho bên B trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Phí uỷ thác có thể được thanh toán theo từng giai đoạn như các bên đã thống nhất với nhau. Khi có thông báo ngày giờ hàng về, bên A có trách nhiệm bố trí đầy đủ các phương tiện nhận cũng như các bên đã thống nhất với nhau. Khi nhận hàng nếu phát hiện hàng hóa không đảm bảo qui cách vận chuyển theo qui định: vỡ kiện hàng …thì bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B để bên B có trách nhiệm yêu cầu hãng vận chuyển và các cơ quan hữu quan lập biên bản xác nhận đồng thời tổ chức giám định ngay. Việc kết toán hợp đồng này được thực hiện trong vòng ngày kể từ khi hết hạn ghi trong điều khoản bảo hành của hợp đồng. *Trường hợp xuất khẩu : -Trách nhiệm bên B: Bên B đảm bảo nhận việc kí kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá theo đúng chất lượng ,số lượng ,tính năng kĩ thuật với khách hàng nước ngoài. Làm mọi thủ tục xuất khẩu hàng hoá với các cơ quan hữu quan ,thủ tục giao hàng ,nhận tiền và chuyển tiền cho bên A. -Trách nhiệm của bên A: Bên A có trách nhiệm sản xuất và thu gom hàng hoá ,đóng gói bao bì theo đúng yêu cầu mà bên B thông báo, chở hàng ra tập kết ở cảng đúng thời hạn để cùng bên B làm thủ tục cần thiết cho việc xuất khẩu. Bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B phí uỷ thác và các chi phí khác như đã thoả thuận. Điều XII: Các điều khoản khác Đây là điều khoản qui định tính pháp lý của hợp đồng như: - Mọi sự thay đổi hay điều chỉnh của hợp đồng chỉ có giá trị khi được lập thành văn bản và được sự đồng ý của hai bên - Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí. - Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí. - Bằng việc kí kết hợp đồng ,các văn bản và cuộc đàm phán liên quan trước đay đều vô giá trị. - Các vấn đề khác chưa nêu trong hợp đồng sẽ được hai bên căn cứ vào qui định hiện hành của Nhà nước và chế độ hợp đồng kinh tế để giải quyết . 3. Nội dung Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Theo hợp đồng này đơn vị đặt hàng gọi là bên uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiến hành Nhập khẩu một số hàng nhất định .Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác.Thực chất đây là một hoạt động dịch vụ thương mại do doanh nghiệp trung gian này tiến hành để hưởng một khoản thù lao gọi là phí uỷ thác.Về bản chất pháp lý, bên nhận uỷ thác là một đại lý hoa hồng của bên uỷ thác, cho nên phí uỷ thác thực chất là tiền thù lao (hoa hồng) trả cho đại lý. Trên cơ sở thông tư số 03 BNgT/XK ngày 11/01/1984 của Bộ Ngoại thương(nay là Bộ thương mại), ta thấy trách nhiệm của bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác nhập khẩu như sau: - Bên uỷ thác nhập khẩu phải : Đưa đơn hàng kèm theo xác nhận ngân hàng Ngoại thương Việt Nam về khả năng thanh toán, tham gia giao dịch mua hàng, khi hàng về phải mở hòm trong vòng 1 tháng và nếu phát hiện hàng không đúng hợp đồng hoặc hàng tổn thất ,phải để nguyên trạng đồng thời mời Cty giám định tới lập biên bản giám định ,phải trả chi phí uỷ thác . - Bên nhận uỷ thác phải: ký hợp đồng nhập khẩu với điều kiện có lợi cho bên uỷ thác; thực hiện các thủ tục hải quan, kiểm tra chất lượng,báo tin hàng về ...và giúp đỡ mọi mặt để bên uỷ thác có thể nhận hàng ; tiến hành các biện pháp hạn chế tổn thất nếu hàng về có hư hỏng tổn thất. III.CÁC HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC. Qui trình nghiệp vụ, phương thức xuất-nhập khẩu uỷ thác phức tạp hơn phương thức xuât-nhập khẩu trực tiếp .Ngoài việc luôn phải nghiên cứu tìm hiểu thị trường ,mặt hàng và bạn hàng thì doanh nghiệp còn phải quan tâm tìm hiểu bạn hàng uỷ thác,mặt hàng nhận uỷ thác . Bên cạnh đó xuất-nhập khẩu uỷ thác liên quan đến 3 bên: bên uỷ thác ,bên nhận uỷ thác ,bên xuất khẩu .Mối quan hệ giữa bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác là mối quan hệ trực tiếp ,được ràng buộc bằng hợp đồng uỷ thác xuất-nhập khẩu.Giữa người cung ứng nước ngoài và bên uỷ thác cũng là mối quan hệ trực tiếp ràng buộc bằng hợp đồng xuất nhập khẩu không thể tách rời khỏi hợp đồng xuất nhâp khẩu.Các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến phương thức xuất nhập khẩu uỷ thác bao gồm: -Đàm phán kí kết hợp đong uỷ thác xuất nhập khẩu (giữa bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác). -Đàm phán kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu(giữa bên nhận uỷ thác và phía nước ngoài). -Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. -Bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác, nhận phí uỷ thác và thanh lí hợp đồng. -Tổ chức khiếu nại và giải quyết tranh chấp(nếu có). 1. Đàm phán kí kết hợp đồng uỷ thác xuất nhâp khẩu Để có thể đi đến việc kí kết hợp đồng uỷ thác ,trước hết các bên phải thông qua đàm phán để đi đến một thoả thuận chung trong việc uỷ thác.Trong quá trình đàm phán, căn cứ vào yêu cầu của mình để cùng nhau xem xét,bàn bạc đi đến sự thống nhất làm căn cứ soạn thảo hợp đồng uỷ thác .Đây là sự gặp gỡ giữa đại diện của các bên, thể hiện nhu cầu và mong muốn của mình trong việc uỷ thác nên đòi ._.hỏi phải chuẩn bị kĩ lưỡng về mọi mặt sao cho đàm phán đem lại những thoả thuận có lợi mà vẫn giữ được những mối quan hệ tốt đẹp bền vững giữa các bên trong công việc . Trong đàm phán thường sử dụng 3 hình thức : -Đàm phán qua thư tín dụng -Đàm phán qua điện thoại -Đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp. Mỗi loại đàm phán đều có ưu nhược điểm nhất định.Vì vậy trong đàm phán để đem lại hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất ,các bên phải lựa chọn hình thức đàm phán hợp lý cho từng trường hợp cụ thể.Sau khi bàn bạc xong bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác sẽ đi tới ký kết hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu. Có 2 hình thức kí kết hợp đồng uỷ thác ; -Hình thức uỷ thác toàn bộ. -Hình thức uỷ thác bộ phận. 2. Đàm phán ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu Do có hai hình thức ký kết hợp đồng uỷ thác nên việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu có thể do bên nhận uỷ thác và bên nước ngoài thoả thuận ,cũng có thể phụ thuộc vào mối quan hệ của khách hàng nội(bên uỷ thác ) với khách hàng ngoại. Nếu mối quan hệ có sẵn từ trước thì việc kí kế hợp đồng xuất nhập khẩu sẽ giảm đi bước đàm phán trong quá trình ký kết.Trong trường hợp đàm phán ký kết hợp đồng khi chưa có mối quan hệ nào giữa bên uỷ thác và bên nước ngoài thì sẽ tiến hành theo phương thức thông thường trong thương mại quốc tế ,bao gồm các bước: 2.1. Gửi đơn đặt hàng Công việc này được tiến hành sau khi đã ký hợp đồng uỷ thác.Bên nhận uỷ thác sẽ thiết lập một đơn đặt hàng đề nghị mua(hoặc bán) một số hàng hoá theo những điều kiện nhất định về giá cả ,thời gian giao hàng ,phương thức thanh toán.Đây chỉ là lời đề nghị ký kết hợp đồng và hai bên chưa có gì ràng buộc. 2.2. Đàm phán và ký kết Nội dung gồm có: -Hỏi giá: Là việc bên mua đề nghị cho bên bán biết các điều khoản bán hàng như giá cả, thời gian giao hàng ,điều kiện thanh toán... -Báo giá: Khi đã báo giá tức là đã có sự cam kết của người bán với giá đó và kèm theo các điều khoản trong thư báo giá mà người mua không có quyền từ chối. -Chào hàng: Là đề nghị của bên bán gửi cho bên mua biểu thị muốn bán một số hàng nhất định theo những điều khoản nhất định. -Đặt hàng : Là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người mua dưới hình thức đơn đặt hàng. -Hoàn giá: Khi nhận được đơn đặt hàng hoặc chào hàng, nếu không chấp nhận hoàn toàn nội dung trong đó thì một trong hai bên đưa ra đề nghị mới gọi là hoàn giá và chào hàng hay đặt hàng cũ bị huỷ bỏ. -Chấp nhận: Là người được chào hàng hay báo giá đồng ý hoàn toàn với đơn chào hàng hay báo giá đó. -Xác nhận: Là khảng định sự thoả thuận mua bán bằng văn bản xác nhận của bên mua hoặc bên bán hoặc cả hai bên. 3. Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác Đây là bước cuối cùng trong số các nghiệp vụ của người nhận uỷ thác .Nếu như không có tranh chấp xảy ra bởi thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu nó cũng đồng thời kết thúc việc thực hiện hợp đồng uỷ thác.Việc tực hiện hợp đồng là một công việc phức tạp đòi hỏi phải tuân thủ pháp luật quốc gia và giữ chữ tín cho đơn vị mình đồng thời phải tiết kiệm chi phí ,nâng cao doanh lợi và hiệu quả công việc. 4. Bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác, thu phí uỷ thác và thanh lý hợp đồng. Sau khi hàng hoá về nơi tuỳ theo thoả thuận của bên trong hợp đồng uỷ thác mà việc nhận hàng hoá là do bên uỷ thác hay bên nhận uỷ thác trực tiếp nhận.Thông thường người nhận uỷ thác phải lấy hàng và kiểm tra trước khi giao lại cho bên uỷ thác để tránh rủi ro.Nếu hàng hoá được giao đúng hạn qui định và không có tranh chấp xả ra thì nghĩa vụ của người nhận uỷ thác coi như hoàn thành .Căn cứ vào hợp đồng uỷ thác bên nhân uỷ thác có quyền được nhận phí uỷ thác.Đồng tiền thanh toán phí uỷ thác thương là đông tiền nội tệ và người uỷ thác thanh toán trực tiếp cho người nhận uỷ thác hoặc chuyển vào tài khoản tại ngân hàng. 5. Tổ chức khiếu nại và giải quyết tranh chấp nếu có Thực hiện hợp đồng uỷ thác là một côg việc khá phức tạp vì nó không chỉ liên quan đến các chủ thể kinh tế trong nước mà còn liên quan đén chủ thể kinh tế nước ngoài.Vì vậy trong hợp đồng các bên phải có qui định cụ thể vấn đề giẩi quyết tranh chấp như nơi và thủ tục giải quyết. IV.ĐIỀU KIỆN HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU UỶ THÁC Theo Điều 81 của Luật thương mại Việt Nam,hợp đồng mua bán quốc tế(Hay hợp đồng xuất nhập khẩu) có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây: - Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp: Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp có nghĩa là các doanh nghiệp (công ty, hãng...) phải được thành lập một cách hợp pháp và có quyền kinh doanh xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp Việt Nam muốn được ký kết hợp đồng Nhập khẩu uỷ thác thì phải có giấy phép Xuất nhập khẩu. Nếu không có giấy phép xuất nhập khẩu mà ký kết với doanh nghiệp nước ngoài thì hợp đồng sẽ không có hiệu lực. Chủ thể là doanh nghiệp nước ngoài cũng phải hợp pháp. Nếu không may ký kết với doanh nghiệp nước ngoài, sau đó mới phát hiện doanh nghiệp này không phải là chủ thể hợp pháp thì cần phải tuyên bố hợp đồng vô hiệu để khỏi phải thực hiện hợp đồng. Bởi vì nếu vẫn tiếp tục thực hiện hợp đồng có khi sẽ bị thiệt hại và có đòi được tiền thì cũng mất rất nhiều thời gian và chi phí. -Hình thức của hợp đồng Nhập Khẩu uỷ thác phải hợp pháp: Tuỳ theo luật pháp của các nước quy định hình thức của hợp đồng có thể bằng miệng, bằng văn bản, hoặc bằng bất kỳ hình thức nào khác hay hình thức của hợp đồng bắt buộc phải được lập thành văn bản. Công ước Viên 1980 trong Điều 11 có quy định rằng: Hợp đồng mua bán ngoại thương có thể được ký kết bằng miệng và không phải tuân thủ bất kỳ yêu cầu nào khác về mặt hình thức của hợp đồng, nhưng ở Điều 96 thì lại cho phép các quốc gia bảo lưu không áp dụng Điều 11 nếu luật pháp quốc gia quy định hình thức mua bán bằng văn bản là bắt buộc đối với hợp đồng mua bán ngoại thương. Luật pháp Việt Nam quy định, hợp đồng mua bán ngoại thương phải được ký kết bằng văn bản mới có hiệu lực. Ngoài ra nó còn quy định cụ thể thêm rằng: mọi sửa đổi, bổ xung mua bán hợp đồng ngoại thương cũng phải được làm bằng văn bản(thư từ, điện tín, fax, telex cũng được coi là văn bản). Mọi hình thức thoả thuận bằng miệng đều được coi là không hợp pháp và không có giá trị. Vì vậy, khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu(uỷ thác), các doanh nghiệp Việt Nam phải nhất thiết ký kết hợp đồng bằng văn bản, nếu không hợp đồng đó được coi là không hợp pháp và người nhập khẩu sẽ phải gánh chịu những rủi ro pháp lý phát sinh. - Nội dung của hợp đồng nhập khẩu uỷ thác phải hợp pháp: Thứ nhất, nội dung của hợp đồng hợp pháp khi hợp đồng có đủ các điều khoản chủ yếu của hợp đồng. Luật pháp mỗi nước quy định một khác và các điều khoản chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu. Luật pháp Việt Nam quy định rằng điều khoản chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương gồm có các điều khoản tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, thời hạn và địa điểm giao hàng, giá cả và điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán. Thứ hai, để cho nội dung của hợp đồng nhập khẩu hợp pháp thì đối tượng của hợp đồng phải hợp pháp.Vì vậy người xuất nhập khẩu chủ yếu chỉ ký kết những hợp đồng nhập khẩu những mặt hàng không thuộc diện cấm nhập khảu của nước mình, cũng như không thuộc diện cấm xuất khẩu của nước người xuất khẩu. Nếu ký hợp đồng nhập khẩu một mặt hàng được phép nhập khẩu của nước mình nhưng thuộc diện cấm xuất khẩu của nước người xuất khẩu (và ngược lại)thì hợp đồng sẽ không có hiệu lực. Từ đó, người xuất nhập khẩu phải thường xuyên theo dõi danh mục hàng cấm xuất nhập khẩu để tránh ký kết các hợp đồng thuộc mặt hàng này. -Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện. Nguyên tắc tự nguyện cho phép các bên hoàn toàn tự do thoả thuận về những vấn đề liên quan tới quyền và nghĩa vụ của các bên trong khuôn khổ pháp luật. Theo nguyên tắc này, tất cả các hợp đồng được ký trên cơ sở dùng bạo lực, do bị đe doạ, bị lừa bịp hoắc do có sự nhầm lẫn đều được coi là vô hiệu. Vì vậy, khi ký kết hợp đồng, người nhập khẩu không thể dùng ưu thế của mình để đe dọa người xuất khẩu hay không dùng thủ đoạn lừa bịp người xuất khẩu và ngược lại, người nhập khẩu cũng cần phải chú ý không để tình trạng đó diễn ra đối với mình(áp dụng cho ca bên uỷ thác).Việc ký kết như thế sẽ làm cho hợp đồng không có hiệu lực.Và nếu tiếp tục thực hiện hợp đồng như thế sẽ có thể bị thiệt hại lớn. V. CÁC ĐIỀU KHOẢN CHỦ YẾU CỦA MỘT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU (UỶ THÁC) - Tên hàng: Tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng ,thư hỏi hàng hợp đồng hoặc nghị định thư. Nó nói nên chính xác đối tượng trao đổi, mua bán. Vì vậy người ta luôn tìm cánh diễn đạt chính xác tên hàng Có những cách sau đây để diễn đạt tên hàng : + Người ta ghi tên thương mại của hàng hoá nhưng còn ghi kèm theo tên thông thường và tên khoa học của nó . + Người ta ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó . + Người ta ghi tên hàng kèm theo nhãn hiệu của nó. + Người ta ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng đó . + Người ta ghi tên hàng kèm theo mã số của hàng hoá đó . - Điều khoản số lượng nêu rõ: + Đơn vị đo lường (dựa vào tập quán quốc tế ). + Phương pháp xác định số lượng : thường có 2 cách: Một là bên bán và bên mua quy định cụ thể số lượng hàng hoá giao dịch. Phương pháp này thường được dùng với những hàng tính bằng cái, chiếc.Hai là bên bán và bên mua quy định một cánh phỏng chừng về số lượng hàng hoá giao dịch. Điều khoản này thường áp dụng đối với những mặt hàng có khối lượng lớn như ngũ cốc, than, quặng, dầu mỏ. Đó là do việc sản xuất những mặt hàng đó có quy mô lớn ,do việc cân đo hàng đó khó đảm bảo chính xác tuyệt đối và còn do khó khăn trong việc tìm phương tiện chuyên chở cho phù hợp với mặt hàng.Cho nên đối với những mặt hàng này việc quy định dung sai về số lượng cho phép tránh được những khó khăn trong khi thực hiện hợp đồng. + Phương pháp xác định trọng lượng: người ta thường dùng những phương pháp sau đây : .Trọng lượng cả bì: đó là trọng lượng của hàng hoá cùng với trọng lượng của các loại hàng hoá bao bì đó. .Trọng lượng tịnh: đó là trọng lượng thực tế của bản thân hàng hoá .Nó bằng trọng lượng cả bì trừ đi trọng lượng của vật liệu bao bì. - Điều kiện phẩm chất: Thường có những phương pháp xác định như sau : +Dựa vào mẫu hàng: Theo phương pháp này chất lượng của háng hoá được xác định căn cứ vào chất lượng của một số ít hàng hoá gọi là mẫu hàng, do người bán đưa ra và được người mua thoả thuận. Những hàng hoá này thường là những hàng hoá khó tiêu chuẩn hoá và khó mô tả ,ví dụ hàng mỹ nghệ và một số hàng nông sản . +Dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn : Khi ký kết hàng hoá dựa trên tiêu chuẩn hoặc phẩm cấp người ta phải tìm hiểu nội dung hoặc tiêu chuẩn của phẩm cấp đó +Dựa vào quy cách của hàng hoá:Thường được dùng trong việc mua bán các thiết bị, máymóc công cụ vận tải. +Dựa vào các chỉ tiêu đại khái quen dùng :khi mua những mặt hàng nông sản nguyên liệu mà chất lượng của chúng khó có tiêu chuẩn hoá ,trên thị trường quốc tế người ta thường dùng một số chỉ tiêu phỏng chừng như FAQ, GMQ...: .Dựa vào hàm lượng chủ yếu của chất trong hàng hoá: Quy định phần trăm của thành phần chất chủ yếu chiếm trong hàng hoá . .Dựa vào số lượng thành phẩm thu được từ hàng hoá đó . .Dựa vào hiện trạng hàng hoá . .Dựa vào sự xem hàng trước . .Dựa vào dung trọng hàng hoá . .Dựa vào tài liệu kỹ thuật . .Dựa vào nhãn hiệu hàng hoá . .Dựa vào mô tả hàng hoá . - Điều khoản giao hàng: Nội dung cơ bản của điều kiện này là sự xác định địa điểm và thời hạn giao hàng, sự xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng . +Thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng là thời hạn mà người bánphải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.Thông thường có ba kiểu quy định thời hạn giao hàng như sau: .Thời hạn giao hàng có định kỳ. .Thời hạn giao hàng ngay. .Thời hạn giao hàng không định kỳ. +Địa điểm giao hàng:Trong buôn bán quốc tế người ta phân biệt các phương pháp sau đây về việc quy định địa điểm giao hàng : .Quy định cảng (ga) giao hàng, cảng(ga )đến, cảng (ga) thông quan. .Quy định một cảng(ga) và nhiều cảng(ga). .Quy định cảng (ga) khẳng định và cảng (ga) lựa chọn. +Phương thức giao hàng:Trong mua bán hàng hoá thường nẩy sinh nhiều phương thức giao hàng : .Người ta có thể quy định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận hồ sơ hoặc giao nhận cuối cùng . .Người ta cũng có thể quy định việc giao nhận được tiến hành ở một địa điểm nào đó là việc giao nhận về số lượng hoặc là việc giao nhận về chất lượng +Thông báo giao hàng. +Những quy định khác về việc giao hàng. - Điều kiện giá cả: Trong điều khoản này các bên thường phải xác định những vấn đề về đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp quy định giá, giảm giá , điều kiện cỏ sở giao hàng tương ứng . +Đồng tiền tính giá: có thể được thể hiện bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc nước Nhập Khẩu hoặc của một nước thứ ba . +Mức giá: trước khi ký hợp đồng các bên phải tuân theo những nguyên tắc xác định giá quốc tế . +Phương pháp quy định giá:Tuỳ theo phương pháp quy định, người ta có thể phân biệt các loại giá sau đây: giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt và giá di động . -Điều kiện thanh toán: Cần quy định đồng tiền thanh toán ,thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán,các chứng từ thanh toán : +Đồng tiền thanh toán: có thể được thanh toán bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc bằng đồng tiền của nước Nhập Khẩu hoặc bằng đồng tiền của nước thứ ba. +Thời hạn thanh toán: thông thường trong giao dịch các bên thoả thuận trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc trả tiền sau. +Phương thức thanh toán: Thường gồm có: phương thức trả tiền mặt ,phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ(L/C), phương thức ghi sổ... - Khiếu nại: Điều khoản này quy định các bên chỉ được quyền khiếu nại khi có tranh chấp xẩy ra. Khiếu nại phải được quy định trình tự tiến hành khiếu nại , thời hạn có thể nộp đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc phát đơn khiếu nại, phương pháp đièu chỉnh khiếu nại . - Điều kiện bảo hành: Bảo hành là sự bảo đảm của người bán về chất lượng hàng hoá trong một thời gian nhất định.Thời hạn này gọi là thời hạn bảo hành và trong điều kiện bảo hành người ta thường thoả thuận về phạm vi bảo đảm của hàng hoá ,thời hạn bảo hành và trách nhiệm của người bán trong thời hạn bảo hành. - Trọng tài: Các bên phải quy định rõ người đứng ra giải quyết tranh chấp luật áp dụng, địa điểm tiến hành trọnng tài, phân định chi phí trọng tài . - Trường hợp miễn trách (bất khả kháng): Bất khả kháng là những rủi ro ngẫu nhiên bất ngờ, không thể lường trước được. Để tránh miễn trách, người gây ra thiệt hại phải chứng minh được là bất khả kháng, có thủ tục ghi nhận khả kháng. - Bảo hiểm: Trong điều khoản này cần quy định ai là người mua bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm cần mua. - Phạt và bồi thường thiệt hại: Trong điều khoản này cần quy định rõ trường hợp sẽ bị phạt ,mức độ phạt bồi thường thiệt hại . CHƯƠNG II THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC TẠI CÔNG TY VILEXIM HN I. TỔNG QUAN VỀ CTY CỔ PHẦN XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ VILEXIM HN 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty: *Tên cty : -Tên Việt Nam: “Cty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM”. -Tên tiếng Anh: “VILEXIM IMPORT EXPORT and CO-OPERATION INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY”. -Tên viết tắt: “VILEXIM”. *Trụ sở chính của cty: 170 Đường Giải Phóng-Thanh Xuân -Hà Nội. Ngoài ra Cty còn có chi nhánh và văn phòng đại diện tại: -Chi nhánh tại TPHCM: “Vilexim TPHCM” Đc: 36/22 Đường D2-Phường 25-Q.Bình Thạch-TPHCM -Chi nhánh tại Hải Phòng : “Vilexim Hải Phòng” Đc: 138 Lê Lai-Q.Ngô Quyền-Tp HảI Phòng . -Chi nhánh tại Hà Tây: “Vilexim Hà Tây” ĐC:570 Quang Trung-Thị xã Hà Đông-Hà Tây. -Trung tâm xuất khẩu lao động: Đc: 139 Lò Đúc-Hai Bà Trưng-Hà Nội. -Văn Phòng đại diện và Cty liên doanh thép VILASTEEL tại Viên Chăn nước CHDCND Lào: Đc: Bản Thongpong-Vientiane-Lao. Cty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư Vilexim tiền thân là Cty XNK với Lào (trước đây thuộc tổng cty XNK biên giới ) được thành lập căn cứ quyết định số 82/VNT-TCCB ngày 24/02/1987 của Bộ Ngoại Thương nay là Bộ Thương Mại). Cty được Bộ giao cho tiến hành các hoạt động kinh doanh XNK với CHDCND Lào. Nhưng từ năm 1983 đến nay theo xu thế khách quan của thị trường và sự đổi mới của đất nước cty không chỉ thực hiện kinh doanh với Lào mà đã mở rộng thi trường với nhiều nước như: Đài Loan,Trung Quốc, Nhật Bản , Hàn Quốc....và nhiều tổ chức khác trong và ngoài nước.Cty thông qua hoạt động kinh doanh XNK để đẩy mạnh quan hệ Thương mai và các hoạt động khác có liên quan. Tháng 11/2003 Cty XNK với Lào đã đổi tên thành Cty XNK và hợp tác đầu tư Vilexim. Do tính khách quan của việc Cổ phần hóa Doanh nghiệp nên ngày 23/08/2004 thực hiện số 1188/QĐ-BTM của Bộ Thương Mại, Cty XNK và hợp tác đầu tư Vilexim chính thức đổi tên thành Cty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư Vilexim ngày 07/01/2005. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty: 2.1. Chức năng : Cty có các chức năng sau: -Trực tiếp xuất nhập khẩu theo Bộ Thương Mại với CHDCND Lào, các nước khác trong khu vực và trên thế giới . -Kinh doanh XNK hàng hóa trực tiếp, XNK ủy thác các mặt hàng nông lâm sản, hóa chất (trừ những loại hóa chất Nhà nước cấm ), dược liệu bông vải sợi, điện má, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ, thiết bị dùng cho giáo dục ... -Xuất khẩu lao động đi nước ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo duc định hướng và nghề nghiệp cho lao động đi làm việc ở nước ngoài . -Đại lý tiêu thụ hàng hóa . -Kinh doanh hàng ăn uống . -Kinh doanh vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất cho các ngành công ,nông, ngư, nghiệp; kinh doanh thủy sản, lương thực thực phẩm, phương tiện vận tải, vận tải quá cảnh, dịnh vụ và hàng tiêu dùng. -Lắp ráp, bảo hành, sửa chửa xe máy . - Cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho bãi. 2.2. Nhiệm vụ: Thông qua hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu để đẩy mạnh và phát triển quan hệ thương mại hợp tác đầu tư và các hoạt động khác có liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại với các tổ chức kinh tế Việt Nam và nước ngoài đặc biệt là với Lào.Cty hoạt động theo pháp luật của Nhà nước CHXHCN Việt Nam và những qui định riêng trong toàn bộ cty. Xây dựng và tổ chức thực hiện các kết quả Kinh doanh của Cty theo chế độ hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của cty . Tuân thủ các chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nước và quản lý kinh tế tài chính , quản lý Xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại thực hiện các cam kết hợp đồng kinh tế mà Cty đã ký. Quản lý và xử dụng có hiệu quả các nguồn vốn nhằm thực hiện tốt các nghiệp vụ kinh doanh của cty. Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất Attention: ATTN: lượng hàng hóa, nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ. Góp phần tăng thu ngoại tệ. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cty VILEXIM : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CTY VILEXIM Kho Tứ Kỳ Kho Cổ Loa Độ xe Phó GĐ Chi nhánh Phó GĐ Kinh Doanh P.Tổ chức hành chính P.Tài chính tổng hợp Phòng XNK I Phòng XNK III Phòng XNK IV Phòng XNK II Phòng DV XNK Chi nhánh & Văn phòng đại diện P.Tổng hợp &Marketing P.Kế toán tài vụ P.Kế toán Tổng hợp GIÁM ĐỐC Bao gồm Ban Giám Đốc do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm trực tiếp điều hành cty theo chế độ một thủ trưởng (Giám Đốc) toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả và chịu trách nhiệm toàn diện trước Bộ Thương Mại và Tập thể cán bộ công nhân viên của Cty về các quyết định của mình . Giúp việc cho Giám đốc có hai Phó Giám đốc. Các Phó giám đốc do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bộ nhiệm hoặc miễn nhiệm.Phó giám đốc Cty được phân một hoặc một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm với Giám đốc những lĩnh vực mà mình đảm nhiệm.Trong Phó giám đốc có một Phó giám đốc thứ Nhất thay mặt Giám đốc điều hành Cty khi Giám đốc vắng mặt . Dưới Giám đốc và Phó giám đốc là các phòng ban chức năng, các chi nhánh và các văn phòng đại diện . Cụ thể : +Phòng tổ chức hành chính : tham mưu cho Giám đốc và tổ chức bộ máy hành chính, bộ máy quản lý Cty có hiệu quả trong từng thời kỳ, đánh giá chất lượng cán bộ, chỉ đạo xây dựng và xét duyệt định mức lao động tiền lương cho các thành viên . Tổ chức quản lý thực hiện các công việc hành chính, quản trị và nhằm duy trì các hoạt động cần thiết cho hoạt động kinh doanh.Thực hiện chế độ chính sách đối với thành viên, tổ chức công tác hành chính văn thư lưu trữ, các công tác quản trị cty. +Phòng kế toán tài vụ : có nhiệm vụ làm các công việc theo dõi nghiệp vụ có liên quan đến công tác hạch toán kế toán, làm công tác kiểm tra, thực hiện các chế độ quản lý kinh tế lập báo cáo quyết toán phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ.Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tà chính của cty.Trong đó kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng chế độ Nhà nước qui định. +Phòng kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ lập ra kế hoạch chung cho toàn bộ cty và phân bổ kế hoach kinh doanh cho từng phòng kinh doanhcụ thể và báo cáo lên ban lãnh đạo tình hình hoạt động và kinh doanh của Cty từng tháng . +Phòng nghiệp vụ XNK I: Được Cty giao nhiệm vụ kinh doanh XNK chủ yếu với thị trường Lào và có thể kinh doanh XNK với một số thị trường khác . + Phòng nghiệp vụ XNK III : Có nhiệm vụ chuyên kinh doanh XNK với thị trường Trung Quốc. Ngoài ra phòng còn ủy thác một số mặt hàng khác của Cty. + Phòng nghiệp vụ XNK II, IV và Phòng dịch vụ XNK : là các phòng kinh doanh đa ngành có nhiệm vụ tự tìm khách hàng và thị trường cho mình, các phòng này phải tập trung phương án kinh doanh trình lên Giám đốc. Giám đốc sẽ duyệt những phương án khả thi và đứng ra làm đại diện và ký kết hợp đồng với khách hàng . +Chi nhánh văn phòng đại diện : Hoạt động theo phương thức Chứng khoán. Trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện có quyền quyết định và quản lý mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất kinh doanh của từng chi nhánh, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc, pháp luật, tập thể cán bọ công nhân viên chi nhánh. II. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY VILEXIM 1. Đặc điểm về sản phẩm hàng hóa và thị tường của cty 1.1. Phạm vi hoạt động của cty: Với chính sách mở cửa không giới hạn về thị trường trong và ngoài nước : Cty trực tiếp tìm bạn hàng, tổ chức thu mua các mặt hàng trong nước để xuất khẩu sang các nước có nhu cầu đồng thời nhập khẩu về các mặt hàng mà thị trường trong nước đang thiếu hay chưa đáp ứng đủ về số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa. a /Những sản phẩm xuất khẩu : Cty xuất khẩu những mặt hàng do Cty gia công chế biến hoặc do trực tiếp liên doanh sản xuất . Nhận ủy thác xuất khẩu và làm dịch vụ thuộc phạm vi kinh doanh của Cty, của khách hàng trong và ngoài nước . Các mặt hàng xuất khẩu : *Nông sản : -Gạo -Cafê -Hạt tiêu -Lạc -Đậu xanh -Đậu tương -Chè xanh -Chè đen -Hoa hồi -Quế *Hàng thủ công nghệ: -Hàng thêu -Mây tre đan -Gốm sứ. b/ Những mặt hàng Nhập Khẩu : Cty trực tiếp thực hiện Nhập khẩu những mặt hàng mà thị trường trong nước có nhu cầu (theo hạn ngạch của Bộ Thương Mại cấp). Nhận làm ủy thác nhập khẩu đối với khách hàng trong và ngoài nước. Làm nhiệm vụ nhận nợ của Nhà nước giao(nhập khẩu các mặt hàng do Lào trả nợ theo hình thức nhập khẩu). Các mắt hàng nhập khẩu : *Nguyên vật liệu sản xuất: -Vòng bi -Dây đồng -Giấy -Hạt nhựa -Sắt thép *Máy móc thiết bị : -Nồi cơm điện -Xe máy -Xe tải -Máy xúc -Máy ủi *Hàng tiêu dùng: -Tivi -Máy xay sinh tố -Máy xay thực phẩm -Phíc điện -Lò vi sóng -Bếp ga -Điều hòa -Tủ lạnh . 1.2. Thị trường của cty: Cty Vilexim có quan hệ ngoại giao với hơn 40 quốc gia trên thế giới và có quan hệ kinh doanh với 23 nước, chủ yếu là các nước Đông Nam á và Châu Âu trong đó các thi trường xuất khẩu, nhập khẩu lớn là Nhật Bản,Hàn Quốc, Singapo, Trung Quốc…ngoài ra Cty còn xuất khẩu sang một vài thị trường thuộc Châu Mĩ, Châu Phi nhưng khối lượng không đáng kể. Với thi trường trong nước Cty không trực tiếp thực hiện phân phối cũng như giao đại lý phân phối cho các đối tượng cụ thể mà cty nhập khẩu về các mặt hàng có từ đơn đặt hàng hay thị trường trong nước đang có nhu cầu cần thiết . 2. Điều kiện về vật chất kỹ thuật Trong thời kỳ bao cấp cty được Nhà nước xây dựng, có trụ sở tại 139 Lò Đúc-Hà Nội. Ngày nay Cty đã xây dựng được tòa nhà 4 tầng ở 170 Đường GiảI Phóng-Hà Nội. Cty còn có các chi nhánh tại Tp HCM, chi nhánh tại Hải Phòng , chi nhánh tại thị xã Hà Đông -Hà Tây, trung tâm xuất khẩu lao động 139 Lò Đúc-Hà Nội, văn phòng đại diện và liên doanh sắt thép tại CHDCND Lào. Ngoài ra Cty còn có một số kho chứa hàng tại Đông Anh, Gia Lâm, Thanh Trì -Hà Nội. Cty có 6 ôtô con ,các phòng ban được trang bi đầy đủ trang thiết bị như: Điện thoại, Máy vi tính đặt tại bàn làm việc cho mỗi nhân viên, điều hòa có ở các phòng…và các trang thiết bị, vật dụng thông thường khác. Hiện tại Cty đang tiến hành sửa sang và nâng cấp cho trụ sở chính ở 170 Giải Phóng-Hà Nội. 3. Đặc điểm về nguồn nhân lực và vốn kinh doanh của cty 3.1. Nguồn nhân lực Số cán bộ công nhân viên trong Cty là 90 người được phân bổ hợp lý cho các phòng ban, về mặt chuyên môn các cán bộ đều có đầy đủ năng lực,mặt khác các nhân viên không ngừng được nâng cao trình độ bằng các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ vào lúc 18h hàng tuần. 3.2. Vốn Số vốn ban đầu : Vốn cố định gần 2 tỷ đồng Vốn lưu động gần 3 tỷ đồng Số vốn hiện nay: Vốn cố định 15 tỷ đồng Vốn lưu động 10 tỷ đồng Vốn luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi đơn vị sản xuất kinh doanh trong mọi lĩnh vực. Việc huy động vốn và sử dụng vốn có hiệu quả hay không sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của Doanh nghiệp. Không phải lúc nào Doanh nghiệp có đủ vốn để đáp ứng được cho nhu cầu thực tế của mình chính vì vậy Doanh nghiệp cần có kế hoạch phân bổ và sử dụng hợp lý. Cty huy động vốn bằng nhiều hình thức : -Bổ sung vốn cố định và vốn lưu động của Cty trích từ lợi nhuận hàng năm. Đây là nguồn vốn còn phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm, do đó luôn có sự thay đổi. -Từ khi chuyển sang Cty cổ phần thì vốn do các cổ đông góp trở thành nguồn vốn quan trọng và cơ bản của Cty.Tuy nhiên nguồn cốn này cũng có hạn. -Tiến hành liên doanh liên kết với các bạn hàng nước ngoài nhằm thu hút tận dụng vốn.Cùng với chủ trương của Nhà nước là kêu gọi, khuyến khích sự đầu tư của các nước phát triển vào Việt Nam thì việc Cty tiến hành liên doanh liên kết với các bạn hàng nước ngoài nhằm mở rộng vốn sử dụng các dây chuyền công nghệ hiện đại, học hỏi kinh nghiệm quản lý kinh doanh là việc nên làm.Tuy nhiên tiến hành liên doanh liên kết mà không ảnh hưởng tới tương lai lâu dài của Cty mới là vấn đề quan trọng. Trước hết đối tác mà Cty chon liên doanh phải cùng chung lĩnh vực kinh doanh, thứ hai phải có bề dày kinh nghiệm và uy tín trên thương trường quốc tế. Ngoài ra cần thiết phải có những thỏa thuận về liên doanh liên kết, tỷ lệ góp vốn… -Huy động vốn thông qua các tổ chức tài chính tín dụng. Cùng với sự lớn mạnh của cơ chế thi trường là sự hoàn thiện các hệ thống ngân hàng và các hoạt động ngân hàng của nước ta. Ngân hàng trở thành một nơi tin cậy của các Doanh nghiệp có thể huy động vốn thông qua hình thức vay ngắn hạn, dài hạn, tín dụng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoật động xuất nhập khẩu. III. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CTY VILEXIM TRONG THỜI GIAN VỪA QUA. Sự mở của của nền kinh tế đã mở ra cho Cty nhiều thuân lợi và cơ hội hơn để tự khảng định tiềm năng thực sự của mình. Đặc biệt trong những năm qua, việc kinh doanh của Cty đã đạt được phần lớn các chỉ tiêu mà Bộ giao phó, Phát triển thêm nhiều mối quan hệ kinh doanh tốt và luôn giữ được uy tín với nhiều bạn hàng. Tuy nhiên bên cạnh những thuân lợi đó thì những khó khăn và hạn chế mà cty phải đối mặt cũng không ít, do đó phần nào đã ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của cty. 1. Về kim ngạch. Từ ngày thành lập cho đến nay, bằng mọi nỗ lực và cố gắng Cty đã không ngừng nâng cao tổng kim ngạch xuất nhập khẩu từng bước xâm nhập và cũng cố thị trường. Nhìn lại những năm đầu mới thành lập Cty phải đối diện với rất nhiều khó khăn và hạn chế trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu do cơ sở vật chất kỹ thuật yếu kém chưa có kinh nghiệm trên thị trường. Đặc biệt trong những năm qua thi trường Châu Á gặp nhiều bất ổn như khủng hoảng tài chính tiền tệ cộng thêm sự mất giá liên tục của đồng ngoại tệ làm cho nền kinh tế thế giới chao đảo. Vì thế Việt Nam cũng là nước chịu ảnh hưởng của biến động đó với những biểu hiện như: trong những năm vừa qua tốc độ tăng trưởng kinh tế giảm sút rõ rệt, sức mua giảm, dẫn đến giảm phát và Nhà nước phải dùng đến mọi biên pháp kích cầu để lấy lại đà tăng trưởng. Trong hoàn cảnh đó cty cũng bị tác động lớn đến hoạt động kinh doanh. Điển hình là số lượng khách hàng giảm sút dẫn đến kim ngạch xuất nhập khẩu cũng giảm theo. Thêm vào đó chính sách của Nhà nước liên tục thay đổi (áp luật thuế VAT ,thuế GTGT,và thuế TNDN thay thế cho thuế Doanh thu và thuế Lợi tức)…cũng gây khó khăn không ít đến tình hình hoạt động của cty.Vượt qua những khó khăn trên tập thể lãnh đạo cty cùng toàn thể công nhân viên chức đã không ngại khó khăn phấn đấu tìm mọi biện pháp khắc phục vướng mắc.Vì thế hiệu quả kinh doanh của cty đạt được rất đáng kể. Tổng kim ngạch tăng dần, các hoạt động kinh doanh của cty dần được thay đổi, cơ cấu mặt hàng kinh doanh ngày càng đa dạng và phong phú khả năng chiếm lĩnh thị trương ngày càng cao. Để đánh giá kết quả đạt được ta có bảng tổng kết về Kim ngạch xuất nhập khẩu ở Cty trong những năm gần đây như sau: BẢNG 1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VILEXIM HN 2002-2004 Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Kế hoạch Thực hiện %thực hiện KH Kế hoạch Thực hiện %thực hiện KH Kế hoạch Thực hiện %thực hiện KH Kim ngạch XNK (Tr.USD) 20 30,6 153 24 37,9 158 35 42,5 121 XUẤT KHẨU 10 10,6 106 10 14 140 13 18,5 142 XK trực tiếp 6,98 6,7 6,6 9,2 6,3 8,9 XK uỷ thác 3,1 3,3 3,4 4,8 6,7 9,6 NHẬP KHẨU 10 20 200 14 23,9 170 22 24 109 NK trực tiếp 7,15 14,3 9,8 16,7 13,8 15 NK uỷ thác 2,95 5,7 4,2 7,2 8,2 9 Doanh số (Tỷ đồng) 300 450 150 350 560 160 390 610 156 Nộp ngân sách (Tỷ đồng ) 50 78 156 55 100 182 67 112 167 Lợi nhuận (Tr.Đồng) 700 900 129._.xuất khẩu cũng không yêu cầu L/C phải được xác nhận tại một ngân hàng nổi tiếng trên thế giới, do đó người nhập khẩu không phải chịu phí xác nhậm L/C và thực hiện nghĩa vụ thanh toán sau này được dễ dàng hơn. Việc mở L/C đòi hỏi người nhập khẩu phải ký trước tiền ký quỹ và trả thủ tục phí. Nếu lựa chọn ngân hàng trong nước, người nhập khẩu không những nâng cao được uy tín của ngân hàng trong nước, mà còn tránh được sự đọng vốn ở nước ngoài. *Lựa chọn L/C dùng để thanh toán: Thông thường người xuất khẩu thích lựa chọn L/C không huỷ ngang, có xác nhận và miễn truy đòi vì nó đảm bảo cho người xuất khẩu chắc chắn thu được tiền hàng và không phải truy hoàn lại tiền. Tuy nhiên, người nhập khẩu chỉ nên sử dụng L/C không huỷ ngang vì nếu đồng ý sử dụng loại L/C có xác nhận sẽ phải chịu xác nhận phí rất cao. Người ra khi lựa chọn L/C, người nhập khẩu nên hạn chế loại L/C chuyển nhượng vì nếu L/C được chuyển nhượng cho một thương nhân không đáng tin cậy thì hợp đồng sẽ không được đảm bảo thi hành tốt, có thể dẫn tới những rắc rối sau này cho người nhập khẩu. Trong trường hợp phải dùng L/C chuyển nhượng, người nhập khẩu nên có ý tránh việc chuyển nhượng cho người thứ ba không cùng quốc gia so với ngươì được hưởng lợi đầu tiên vì động đến luật pháp của quốc gia về việc chuyển nhượng rất phức tạp, quy định rõ chi phí hưởng lợi do người hưởng lợi chịu. *Thời hạn hiệu lực của L/C: Là thời hạn mà ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trình bộ chứng từ thanh toán trong thời hạn phù hợp với L/C. Thời hạn của L/C tính từ ngày mở đến ngày hết hạn hiệu lực của L/C. Khi xác định thời hạn hiệu lực của L/C, cần phải chú ý rằng ngày giao hàng phải là ngày trong thời hạn hiệu lực của L/C. Ngày giao hàng cách ngày mở L/C một khoảng cách hợp lý để người xuất khẩu chuẩn bị, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán và luân chuyển nó đến ngân hàng trả tiền. Như vậy khi quy định thời hạn hiệu lực của L/C, người nhập khẩu cần nên xác định thời hạn mở L/C một cách hợp lý để tránh đọng vốn và chủ yếu là để người xuất khẩu sớm giao hàng. *Bộ chứng từ thanh toán mà người xuất khẩu phải trình cho ngân hàng trả tiền: Là nội dung chính của một thư tín dụng, bởi bộ chứng từ quy định trong thư tín dụng là một bằng chứng của người xuất khẩu chứng minh mình đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và làm đúng với những điều của thư tín dụng. Nếu bộ chứng từ đó phù hợp với thư tín dụng, ngân hàng sẽ tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu. Bộ chứng từ này gồm những loại nào, nhiều hay ít phụ thuộc vào yêu cầu của người nhập khẩu và các yêu cầu này phải được thoả thuận trong hợp đồng. Khi quy định bộ chứng từ thanh toán trong hợp đồng, người nhập khẩu cần chú ý xác định các loại chứng tờ cần thiết, số lượng của mỗi loại, yêu cầu về việc ký phát từng loại đó... -Việc áp dụng “Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ số 500 bản sửa đổi năm 1993 “Đây là văn bản pháp lý thông dụng về tín dụng chứng từ của phòng Thương mại Quốc tế. Tuy nhiên, việc sử dụng bản quy tắc này mang tính chất tuỳ ý. Do vậy, nếu các bên tham gia muốn áp dụng thì phải dẫn chiếu tới trong hợp đồng. Và chính vì nó là quy phạm tuỳ ý, nên ngay cả khi dẫn chiếu tới trong hợp đồng, các bên vẫn có thể thoả thuận để sửa đổi một hay nhiều nội dung nào đó. Ngoài ra cũng giống như Incoterms, khi dẫn chiếu cần phải chú ý ghi cụ thể là “Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ số 500, bản sửa đổi năm 1993 “Vì bản quy tắc này đã được sửa đổi nhiều lần. -Trong nhiều trường hợp không phải lúc nào người nhập khẩu cũng lựa chọn được những hợp đồng thuận lợi cho mình nhất, vì việc thoả thuận các điều kiện hợp đồng phụ thuộc vào ưu thế của các bên trên thị trường. Chẳng hạn nếu thị trường thuộc về người xuất khẩu (trường hợp giá cả hàng hoá là đối tượng của hợp đồng có xu hướng tăng... )người xuất khẩu sẽ lựa chọn những điều khoản có lợi cho mình nhất nhưng bất lợi cho người nhập khẩu. Tuy nhiên nếu có thể, người nhập khẩu nên cân nhắc những vấn đề đã đề cập ở trên để có thể thoả thuận những điều khoản thanh toán có lợi cho mình nhất. 4. Về điều khoản bảo hành Nó bảo vệ lợi ích của người nhập khẩu và vì thế nhà nhập khẩu phải có những quan tâm thích đáng tới những vấn đề này. Trong điều khoản này, người nhập khẩu phải: - Xác định phạm vi đảm bảo của người xuất khẩu: ví dụ, cần quy định rõ, người xuất khẩu phải đảm bảo hàng hoá có khả năng làm việc bình thường, hay đảm bảo hàng hoá phù hợp với tiêu chuẩn ban hành và có khả năng làm việc tốt, hay đảm bảo cả tính hiện đại, tính kinh tế của hành hoá... -Xác định thời hạn bảo hành: Người nhập khẩu phải quy định thời những thời gian hàng hoá được bảo hành và mốc tính thời gian bảo hành. Thời gian bảo hành có thể dài hay ngắn phụ thuộc vào tính chất của ngoài hoá, tập quán của nghành hàng và cả vào tương quan giữa hai bên trên thị trường. Thời gian bảo hành có thể tính từ ngày hàng hoá được giao cho người nhập khẩu, hay từ khi đưa vào khai thác, sử dụng, trong trường hựp hàng hoá là máy móc, thiết bị... -Tránh nhiệm của người xuất khẩu trong thời hạn bảo hành: Người nhập khẩu phải quy định rõ, trong thời hạn này, nếu phát hiện thấy hàng hoá có những khuyết tật trong phạm vi được bảo hành hoặc không phù hợp vơí quy định trong hợp đồng thì người xuất khẩu phải chịu trách nhiệm như thế nào (sửa chữa khuyết tật của hàng hoá, thay thế hàng đã giao bằng hàng hoá mới phù hợp với hợp đồng, hoặc giảm giá hàng đã giao... ) -Người nhập khẩu cũng cần quan tâm đến nơi bảo hành sẽ được thực hiện Vì những hàng hoá là thiết bị máy móc thiết bị sẽ cồng kềnh , khoảng cách giữa hai bên mua bán rất xa nhau, chi phí vận chuyển lớn... nên không thể lúc nào cũng đưa hàng hoá đến cơ sở bảo hành ở nước người xuất khẩu được. Ngoài ra người nhập khẩu có thể quy định rõ ràng việc phân định chi phí vận chuyển máy móc, phụ tùng thay thế đến nơi bảo hành, chi phí đi lại, lưu trú của nhân viên bảo hành, hay việc bồi thường các phí tổn trong thời gian hàng hoá là máy móc ngừng hoạt động để sửa chữa, thay thế... 5.Về điều khoản bất khả kháng Ở điều khoản này người nhập khẩu phải thoả thuận với người xuất khẩu cách giải quyết khi gặp trường hợp bất khả kháng. Người nhập khẩu cần chú ý tới những vấn đề sau: -Quy định bên gặp bất khả kháng phải thông báo ngay cho bên kia về trường hợp bất khả kháng. -Quy định cơ quan có them quyền xác định về trường hợp bất khả kháng. -Quy định việc khắc phục hậu quả. -Nếu có quy định việc kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng thì phải quy định khoảng thời gian đó là bao nhiêu để nếu trường hợp bất khả kháng kéo dài quá thời hạn đó thì một bên sẽ được tuyên bố huỷ hợp đồng và được miễn trách. *Một số giải pháp khác đối với Doanh nghiẹp kinh doanh XNK nhằm hạn chế rủi ro trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Để ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đảm bảo được mục đích kinh doanh là “Lợi nhuận“ thì cần phải chú ý tới những vấn đề pháp lý, cũng như một số giải pháp đã đề cập và phân tích ở các phần trên thì các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cũng phải đặc biệt chú ý tới các thông tin thương mại cần thiết sau: -Cung và cầu, sự biến động của các nhân tố và tác động của chúng lên sự biến động của giá cả. -Giá hàng nguyên liệu trong trao đổi với sản phẩm. -Thống kê về số lượng và giá trị tính theo giá CIF hàng nhập khẩu. -Giá cước vận tải. -Thuế và chi phí nhập khẩu. -Nước cung cấp (hoặc sản xuất ), nước xuất khẩu. -Danh mục các nhà sản xuất. -Đặc tính, tiêu chuẩn sản phẩm. -Nguồn thông tin về giá cả của các nhà sản xuất. -Quy định về giá xuất khẩu ở nước người xuất khẩu -Chỉ số giá được sử dụng trong công thức tính giá và do các tổ chức của các nước xuất khẩu công bố chính thức. -Đánh giá nhu cầu: Sự thiếu hụt hàng nhập khẩu và chu kỳ thời gian của nó. -Đánh giá môi trường kinh tế chung và triển vọng của nó. -Thông tin về cung và cầu toàn cầu của hàng hoá hoặc sản phẩm đang kinh doanh. -Giá cả hiện hành và xu hướng dự đoán. -Tình hình vận tải và phí vận chuyển. -Tỷ giá hối đoái và xu hướng. -Lãi xuất trong nước và ngoài nước -VV......VV... Những nguồn thông tin mà tính chất toàn diện và chiều sâu nội dung của nó gần sát với yêu cầu của tổ chức nhập khẩu ( không nênh thiếu hoặc quá thừa những thông tin không cần thiết ). Những nguồn thông tin mang tính chất thời sự, được xuất bản định kỳ với mức độ vừa phải. Những nguồn thông tin được tín nhiệm theo truyền thống về sự thành công của nhà xuất bản và sự đánh giá của người sử dụng theo thời gian Điều tra ”Khảo sát kinh tế của các bộ “, tổng cục, viện nghiên cứu, ngân hàng thương mại, hiệp hội kinh tế, các tuần báo chuyên đề. Thông báo về chính sách xuất nhập khẩu của Chính phủ. Các ấn phẩm của chính phủ về thống kê thương mại và kinh tế. Báo cáo của các đại diện thương mại ở nước ngoài và của các tổ chức nước ngoài ở nước mình. Các danh mục và hướng dẫn về luật lệ buôn bán, cơ cấu thuế, thủ tục hải quan và luôn được bổ xung thông tin mới nhất . Văn phòng đại diện ở nước ngoài và đại diện thương mại nước ngoài tại nước mình . Phòng thương mại của các hiệp hội kinh doanh và công nghiệp trong và ngoài nước. Đại lý tại địa phương của những người cung cấp hàng ngoài nước. Các nhà nhập khẩu khác cùng kinh doanh các sản phẩm tương tự. Hội chợ thương mại, triển lãm... Các tổ chức dịch vụ (ngân hàng, vận tải ... B. VỀ PHÍA CTY VILEXIM. 1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy ,bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ vủa cán bộ trong Cty. Việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu là rất quan trọng nhưng việc thực hiện hợp đồng lại càng quan trọng hơn .Do đó việc bồi dưỡng nâng cao trình đọ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công viên là việc làm hết sức cần thiết .Hàng năm Cty Vilexim cũng đã có các khoá học thêm cho cán bộ tại một số trường Đại học như : Ngoại Thương ,KTQD …Chính vì thế mà Cty đã chọn lọc một đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ năng động ,bám sát các đơn vị ,các cơ sở cung ứng hàng hoá xuất nhập khẩu cũng như đơn vị nhập khẩu ,nắm bắt được được xu hướng biến động giá cả ở thị trường trong và ngoài nước .Lãnh đạo trong Cty thường xuyên tổ chức các cuộc hợp tác trao đổi kinh nghiệm và tiếp thu ý kiến cho cán bộ nghiệp vụ trong Cty và Giám đốc luôn theo dõi và kiểm tra định kỳ nghiệp vụ từ các khoá mà các cán bộ công nhân viên được học. Để việc kinh doanh và ký kết các hợp đồng với khách nước ngoài có hiệu quả đòi hỏi các cán bộ Cty phải có nghiệp vụ, kiến thức ,sự hiểu biết về luật pháp cũng như con người họ .Uy tín trong kinh doanh là yếu tố quan trọng, cần thiết không thể thiếu khi giao dịch và đàm phán với khách hàng nước ngoài .Chính vì thế mà cán bộ trong Cty cần phải được bồi dưỡng nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu mang tính chất thực tế và quốc tế nhiều hơn nữa để tránh những rui ro thường gặp phải do không hiểu biết như về mặt luật pháp,phong tục,về con người . Để đi đến việc ký kết hợp đồng đòi hỏi phải được làm tốt trong khâu giao dịch và đàm phán .Vì thế mà nghệ thuật đàm phán phải thường xuyên được trau dồi học hỏi.Trên thế giới có hai trường phái đàm phán chính là đàm phán theo phong cách Á Đông (điển hình như Nhật Bản ,Trung Quốc..)v à đàm phán theo phong cách Âu –Mĩ ,mỗi trường phái đều có những ưu điểm mà ta cần học tập và nghiên cứu để trong quá trinh đàm phán đạt được kết quả cao nhất. 2. Đẩy mạnh hoạt động Marketing xuất nhập khẩu. Marketinglaf một hoạt đọng quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào ,ở mỗi môi trường khác nhau các chiến lược Mar đem ra áp dụng khác nhau bởi có sự khác nhau về các yếu tố kinh tế, chính trị, văn hoá ...Trong kế hoạch Mar của Cty cần phản ánh được những yếu tố không thể kiểm soát nổi có ảnh thế nào đến hoạt động bán hàng và thu lợi nhuận của Cty, những yếu tố đó có thể là cạnh tranh ,thời tiết ,sự thay đổi thị hiếu người tiêu dùng...hoạt động Mar của Cty cần dựa trên 3 yếu tố sau: -Xác định mục tiêu đoói với hoạt động xuất khẩu ,nhập khẩu của Cty. Đó là mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, trung hạn và sự tối đa hoá lợi nhuận thu được, không ngừng tìm cách thâm nhập thị trường mới Những tiêu chuẩn cụ thể mà cty đưa ra để đánh giá sự thành công là doanh thu ,lợi nhuận của hoạt động xuất nhập khẩu và thị phần của cty trên mỗi loại thị trường . -Dựa trrên cơ sở những mục tiêu đã xác định ,Cty xây dựng chươg trình hoạt động Mar xuất nhập khẩu bao gồm việc triển khai chiến lược và chiến thuật Mar -Mix. -Sử dụng các khả năng của cty để thực hiên Mar-Mix. Trong bốn nhân tố của Mar-Mix: sản phẩm ,giá cả ,phân phối và khuyếch trường thì hoạt động khuyếch trương chưa được quan tâm đúng với tác dụng của nó .Cty cần tích cực hơn nữa trong việc đưa thông tin mở rộng các hệ thống cửa hàng ,quãng bá sản phẩm cũng như hoạt động kinh doanh giới thiệu cả ở trong và ngoài nước.Có như vậy thì khả năng xâm nhập thị của cty mới được tăng lên. 3. Công tác huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. Công ty đang rất khó khăn về vốn và vốn là một trong những nhân tố rất quan trọng mang lại chiến thắng và lợi nhuận cho Cty, mà Cty lại không thể nào trông chờ vào ngân sách của nhà nước được.Do vậy Cty nên huy động nguồn vốn từ các ngân hàng ,các đơn vị kinh tế khác và vốn của cán bộ công nhân viên trong công ty. Hiện nay không chỉ riêng Cty Vilexim mà ở một số Cty xuất nhập khẩu khác chưa có biên pháp sử dụng vốn cho hiệu quả ,đang diễn ra tình trạng sử dụng vốn một cách bừa bãi ,lãng phí không đúng mục đích. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cty cần xem xét một số biện pháp sau : -Đẩy mạnh tiến độ thực hiện hợp đồng xuất -nhập khẩu ,thực hiện thanh toán đúng thời hạn để tránh bị chiếm dụng vốn . -Phân bổ cơ cấu vốn hợp lý trong kinh doanh ,ưu tiên sưe dụng vốn lưu động vào việc khai thác các nguồn có khả năng quay vòng nhanh. -Có các biện pháp giảm những chi phí bất hợp lý đặc biệt là chi phí giao dịch đi lại hiẹn vẫn còn chiếm tỷ lệ lớn. -Tranh thủ các điều kiện tín dụng mà phía các bạn hàng dành cho Cty như các hợ động có trả trước bằng tiền mặt . Công ty đang rất khó khăn về vốn và vốn là một trong những nhân tố rất quan trọng mang lại chiến thắng và lợi nhuận cho công ty,mà công ty lại không thể nào trông chờ vào ngân sách của nhà nước được .Do vậy công ty nên huy động nguồn vốn từ các ngân hàng ,các đơn vị kinh tế khác và vốn của cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài ra để sử dụng vốn có hiệu quả Cty cần phải giải quyết tốt các công việc như: thu hồi nợ và giải phóng hàng tồn kho nhanh chóng ,cần phải chú ý đầu tư vào những hoạt động có khả năng đem lại hiệu quả và thu hồi vốn nhanh chóng. 4. Thực hiện tốt quá trình hạch toán nghiệp vụ Là một Cty hoạt động theo nguyên tắc độc lập nên để thực hiện tốt quá trình hạch toán nghiệp vụ ,Cty cân diều chỉnh lại một số vấn đề sau : -Làm lại các chi phí phát sinh và khả năng lợi nhuận thu được .Nhờ quá trình này mà cty có thể đưa ra những quyết định dứt khoát đối với các hợp đồng .Hạch toán đàu vào rõ ràng giúp việc hạch toán đàu ra chính xác dễ dàng hơn ,qua đó xác định đúng lợi nhuận thu được. -Làm tốt hơn nữa qua trình hạch toán nghiệp vụ trong quan hệ của Cty với khách ngoại ở nhiều giai đoạn thực hiện hợp đồng .Điều này sẽ cho phép Cty nhanh chóng phát hiện ra những thiếu sót để kịp thời điều chỉnh nhằm nâng cao uy tín với khách hàng . Đồng thời đánh giá bạn hàng mình tốt hơn. -Nhằm nâng cao chất lượng của quá trình hạch toán ,Cty cần thường xuyên đôn đốc kiểm tra công việc ở từng bộ phận đồng thời bố trí hợp lý những người có trình độ chuyên môn thực hiện ghi chép đầy đủ , chính xác các nghiệp vụ để từ đó đưa ra những phương án ứng phó kịp thời . -Thanh lí hợp đồng cần được tiến hành ngay sau khi hợp đồng được thực hiện xong ,tránh thất lạc hồ sơ giấy tờ .Công tác lưu trữ ,sắp xếp có quy cũ trong Cty cũng cần được thực hiên tốt hơn để thuận tiện cho các hoạt động kinh doanh ,tránh tinh trang thất lạc, chồng chéo hồ sơ giấy tờ . 5. Hoàn thiện các giai đoạn thực hiện hợp đồng nhập khẩu . Khi hợp đồng đã được ký kết Cty phải hoàn tất các yêu cầu có ghi trong hợp đồng đồng thời phải đôn đốc các đối tác hoàn thành đúng nghĩa vụ của mình. Việc thực hiện hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Cty, bất kỳ một sai sót nào trong quá trình nào đề có thể tạo ra những hậu quả không lường dẫn đến việc tranh chấp, tồn đọng vốn. Hơn nữa các chủ chương chính sách của nhà nước luôn thay đổi, do đó người làm công tác Nhập Khẩu phải luôn nắm bắt được những đổi thay và phải có những kiến thức sâu rộng đồng thời có những am hiểu về tập quán thương mại về các thị trường mà công ty quan tâm. Chính vì vậy mà đòi hỏi công ty phải có những thông tin, phải có tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu để kịp nắm bắt được các thông tin, thay đổi của thị trường. Do vậy để hoàn thiện được việc thực hiện được hợp đồng Nhập Khẩu, công ty phải thực hiện được tốt các vấn đề sau: 5.1. Hoàn thiện trình độ và công tác nghiệp vụ xuất nhập khẩu : Cán bộ xuất nhập khẩu của công ty phải hiểu và áp dụng được các chính sách nhà nước ,luật quốc tế và các tập quán thương mại một cách linh hoạt .Điều này đòi hỏi Cty phải thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho cho cán bộ xuất nhập khẩu của mình để họ có thể nâng cao được nghiệp vụ kinh doanh ,trâu dồi kiến thức. 5.2. Về phương tiện vận chuyển: Do công ty ở xa cảng hàng nên công ty phải chịu một giá cước phí đáng kể, mà hàng năm Cty nhập khẩu một khối lượng sắt thép, máy móc, đồ dùng tiêu dùng tương đối lớn, nên phần chi phí cho thuê container là rất lớn. Để khắc phục khó khăn này, Cty nên chủ động hơn trong việc nhập hàng, Cty nên đầu tư thêm một số xe ôtô chuyên trở dùng container. Đồng thời, có thể phát triển thêm dịch vụ cho thuê container để khai thác hết thời gian nhàn rỗi của xe. Để giải quyết được vấn đề này một cách có hiệu quả, công ty cần cân nhắc, tính toán một cách có hiệu quả. 5.3. Về phương thức thanh toán: Khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ ,Cty nên lưu ý một số vấn đề sau: +Khi mở L/C không nên dùng loại L/C có thể chuyển nhượng được cho người thứ ba vì phải đề phòng người bán là một trung gian không có hàng, sẽ chuyển nhượng L/C đó cho một khách hàng không đáng tin cậy, thì hợp đồng không đảm bảo hiệu quả tốt. +Khi bên bán giục mở L/C, Cty không nên mở quá sớm vì Cty sẽ bị đọng vốn, còn mở L/C muộn quá cũng sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên bán, ảnh hưởng đến việc Nhập Khẩu của công ty. Vì vậy, công ty nên xác định thời gian mở L/C hợp lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất. -Tuy nhiên, trong trường hợp hai bên buôn bán có quan hệ lâu dài ,tin cậy lẫn nhau thì việc áp dụng phương thức thư tín dụng này sẽ rất cứng nhắc và mất nhiều thời gian, cũng như tốn thêm một khoản chi phí mở L/C của công ty .Do đó đối với những khánh hàng tin cậy thì công ty nên áp dụng phương thức chuyển tiền Tranfer Telegragh ,hay phương thức L/C trả chậm. 5.4. Mua bảo hiểm hàng hoá: Trong trường hợp công ty phải mua bảo hiểm hàng hoá, một số vấn đề đặt ra là: Khi nào mua bảo hiểm hàng hoá, và lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào cho thích hợp. Do đó khi mua bảo hiểm hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau: +Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng: nếu rủi ro hàng hoá trong quá trình vận chuyển thuộc về người Nhập Khẩu thì cần xem xét để mua bảo hiểm hàng hoá. +Căn cứ vào hoá vận chuyển: Nếu lô hàng hoá có giá trị lớn lại dễ chịu tác động trong quá trình bốc xếp vận chuyển làm hư hỏng hao hụt thì để tránh rủi ro công ty cần mua bảo hiểm ở điều kiện nào để đáp ứng được nhu cầu của mình. +Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Các điều kiện như loại phương tiện vận chuyển, chất lượng phương tiện, bao bì bốc dỡ... là các yếu tốtạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để lựa chọn loại hình bảo hiểm nào cho thích hợp. 5.5. Làm thủ tục hải quan: Do thủ tục hải quan gồm nhiều thủ tục, nhiều bước, nên nếu gặp bất cứ sai sót nào về hàng hoá, giấy tờ đều rất mất nhiều thời gian và tiền bạc.Để có thể rút ngắn được thời gian làm thủ tục hải quan ,Cty cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ ,chứng từ hợp lệ ,cần sắp xếp hàng hoá có trật tự ,thuận tiện cho việc kiểm tra của hải quan. Do vậy để làm thủ tục hải quan một cách trọn vẹn Cty cần chú ý ở hai bước sau: + Bước 1: Công ty cần lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. + Bước 2: Kiểm hoá: Hàng hoá sẽ được đối chứng từ, nên thường gặp rất nhiều khó khăn và tốn kém nhiều thời gian. Nên để giảm bớt rắc rối trong khâu kiểm hoá, công ty cần phải chú ý những điểm sau: Lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Đồng thời ghi rõ các quyền lợi về khiếu nại và được bồi thường của bên mua trong trường hợp bên bán không giao đúng toàn bộ chứng từ cho bên mua. Việc kê khai nội dung chứng từ phải đúng, đòi hỏi công ty phải nghiên cứu thật kỹ biểu thuế, áp dụng linh hoạt biểu thuế này vào việc kê khai hàng hoá. Điều này đòi hỏi công ty phải cử người có trình độ nghiệp vụ cao để đảm nhiệm công việc này. 5.6. Nhận hàng : Để làm tốt công việc này công ty nên thực hiện các bước sau: +Khi nhận hàng từ tàu biển: Công ty phải . -Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng. -Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga, cảng về việc giao hàng. -Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng như hoá đơn, lệnh giao hàng. -Tiến hành nhận hàng: phải xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, kích thước, thông số, chất lượng, bao bì, ký hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. -Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp bảo quản hàng cho cơ quan ga cảng. 5.7. Kiểm tra hàng hoá Nhập khẩu: Khi hàng Nhập khẩu về khi qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ sở tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công tác kiểm tra. Khi kiểm tra hàng hoá, công ty cần phải kiểm tra theo các nội dung sau: -Kiểm tra về chất lượng: số lượng hàng hoá sai về chủng loại, kích thước, nhãn hiệu, quy cách, màu sắc. - Kiểm tra về số lượng: số lượng hàng thiếu, số lượng hàng đổ vỡ và nguyên nhân. Nếu thấy nghi ngờ hoặc hàng hoá sai về chủng loại, kích thước, quy cách...thì phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu hàng bị tổn thất lặng trong phạm vi được bảo hiểm, hoặc mời cơ quan giám định đến tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng từ giám định để có cơ sở pháp lý và đồng thời thông báo ngay cho người bán biết. III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ NƯỚC VÀ CTY VILEXIM GÓP PHẦN ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XUÂT NHẬP KHẨU UỶ THÁC Góp phần đưa nên kinh tế nước nhà tiến lên, có thể sánh ngang với các quốc gia khác trong khu vực và trên thế giới thì công tác ngoại thương là một lĩnh vực không thể xem nhẹ đòi hỏi cần có sự nổ lực từ phía các cty xuất nhập khẩu và sự trợ giúp rất lơn từ phía Nhà nước nhằm tăng cường hơn nữa các mối quân hệ giao thương kinh tế để đẩy mạnh công tác công nghiệp hoá hiên đại hoá đưa đất nước trở thành một nước công nghiệp trong một tương lai gần. 1.Từ phía Nhà nước -Nhà nước cần xây dựng và công bố một lịch trình giảm thuế cụ thể nhằm giảm đần sự bảo hộ đối với một số ngành sản xuất trong nước. -Hỗ trợ khuyến khích các doanh nghiệp xây dựng các tiêu chuẩn quản trị chất lượng quốc tế như ISO 9000, 9001...tiêu chuẩn về vệ sinh thực phẩm GMP ...để từng bước nâng cao chất lượng hàng hoá của Việt Nam . -Tiếp tục thực hiên cải cách hành chính : đơn gianr các thủ tục cấp giấy phép xuất nhập khẩu ,tủ tục hải quan ,thủ tục giám định hàng hoá ...tạo thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ,nhưng vẫn đảm bảo sự chặt chẻ đối với quá trình này. -Tạo điều kiện hơn nữa trong việc hỗ trợ đầu tư về vốn cho các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong các doanh nghiệp -Cung cấp đày đủ thông tin cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu .Một trong những khó khăn lớn nhất của các doanh nghiệp là thiếu thông tin về thị trường trong và nước ngoài mà thông tin có đến được thì cung muộn.Để giải quyết được vấn đề này đòi hỏi Nhà nước cần cung cấp đầy đủ thông tin một cách nhanh và chính xác nhất ,thông tin trước hết là các thị trường có quan hệ ưu đãi với Việt Nam bằng nhiều hình thức khác nhau : thông tin đại chúng ,nói chuyện chuyên đề ...Tìm mọi biện pháp giúp các doanh nghiệp hiểu được thị trường nước ngoài để họ có thể bán được những thứ khách hàng cần chứ không phải những gì họ có. -Thúc đẩy hộ trợ các doanh nghiệp đổi mới công nghệ ,nâng cao trình độ quản lý để nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường quốc tế . -Cần có cơ chế mua bán thông tin về lĩnh vực xuất nhập khẩu .Chi phí để đi khảo sát ở nước ngoài là rất lớn do đó thông tin có được thường chắp vá, không có điều kiện để kiểm tra.Cũng chính vì thế mà không có định hướng xuất nhập khẩu,dễ bị thua thiệt về giá,hoặc phải qua trung gian dẫn đến việc tăng chi phí. -Mở rộng các quan hệ song phương, đa phương tham gia kí kết các hiệp định thương mại có lợi cho Việt Nam. 2. Về phía Cty Vilexim. Để đảy mạnh và nâng cao hiệu quả của hoật động xuất nhập khẩu ,xuất phát từ những hoạt động thực tế trong kinh doanh những năm qua cty cần rút kinh nghiệp hơn nữa ở một số vấn đế sau: *Công tác đàm phán, giao dịch và kí kết hợp đồng : Công tác này rất quan trọng nên cán bộ thực hiện đòi hỏi phải có rình độ nghiệp vụ giỏi ,nhất là yêu cầu về ngoại ngữ .Trước khi đàm phán Cty phải chuẩn bị đầy đủ các chi tiết liên quan đến hợp đồng để trả lời những câu hỏi của khách hàng một cách rõ ràng .Mặt khác phải tìm hiểu khách hàng đẻ tìm những điểm mạnh ,những điẻm yếu của họ, từ đó để ra những quyết định hợp lý có lợi nhất .Quá trình ký kết hợp đồng cần nhiều chứng từ kèm theo, các loại chứng từ này thường là kết quả xác nhận các bước thực hiện hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanh toán, giải quyết tranh chấp, khiếu nại…Cty phải thận trọng đối với từng loại chứng từ, trong ghi chép phải yêu cầu rõ ràng không tẩy xoá. Trong quá trình kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu ,điều kiện cơ sở giao hàng mà Cty thường thoả thuận là xuất FOB ,nhập CIF .Xuất theo hình thức này tránh cho Cty được những rũi ro về hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển ,nhưng lại bị hạn chê ở chỗ: Cty không được chủ động ,giá xuất thấp vì đã bị chi phí vận chuyển, bảo hiểm quốc tế thao túng. Vì thế để tìm kiếm được lợi nhuận một cách cao nhất cần phẩi nắm ro chi phí cho việc xuất nhập theo giá CIF hay giá FOB cho từng lô hàng cụ thể. *Một số vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng : -Cần kiểm tra chính xác ngày hàng về, ngày giờ tàu cập cảng để kịp thời nhan hàng để trách châm trể việc giao hàng cho khác . -Chuẩn bị đầy đủ các phương tiện vận tải ,đội ngũ cán bộ vận chuyển để tiến bốc dỡ hàng đưa hàng về kho hoạc trực tiếp giao cho khách . -Luôn rà soát các nghiệp vụ, phát hiện và có biện pháp sửa chữa kịp thời những sai soát có thể xảy ra. -Chuẩn bị đầy đủ các giáy tờ cần thiết trong khau nhận hàng để tạo điều kiên cho khâu làm thủ tục hải quan nhanh chóng không gây cản trở và để mất nhiều thời gian . -Tạo điều kiện cho phía bạn hàng thuận tiện an toàn ,đúng như qui định trong hợp đồng .Viêc đảm bảo uy tín đối với khách hàng là vấn đề cần then chốt của quá trình xuất nhập khẩu nhằm duy trì và củng cố các mối quan hệ kinh doanh lâu dài. *Một số biện pháp giảm rủi ro trong kinh doanh xuất nhập khẩu Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu Cty thường gặp những rủi ro nhất định như: bạn hàng thanh toán chậm tiền hàng hoặc không đủ khẳ năng thanh toán tiền hàng trong quá trình vận chuyển bị hư hại ,mất mát …những sự cố này thường dẫn đến các tranh chấp ,khiếu nại đáng tiếc xẩy ra làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh trước mắt cung như các mối quan hệ làm ăn lâu dài .Để giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xẩy ra ,Cty có thể giải quyết theo các cách thư sau: -Cty có thể ngừng việc xuất nhập sang những thị trường có nhiều rủi ro hoặc có nhiều qui định chặt chẽ đối với những mặt hàng của Cty .Bán hàng thêo hình thức LC có xác nhân và không thể huỷ ngang . -Đảm bảo hàng xuất nhập không tập trung vào thị trường . -Mua bảo hiểm. KẾT LUẬN Nhìn chung Hoạt động Xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây rất sôi động, kết quả đạt được là không nhỏ góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Ngoài ra việc nhà nước tiến hành trao quyền tự do cho các doanh nghiệp được phép nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng kinh doanh, càng làm cho các doanh nghiệp có ý thức học hỏi các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương của các bạn hàng trong nước cũng như trên thế giới .Do đó cùng với sự phát triển của nền kinh tế là sự gia tăng ngày càng nhiều của các đơn vị kinh doanh Xuất nhập khẩu Nhưng bên cạnh đó việc thực hiện hợp đồng Xuất Nhập Khẩu là một nghiệp vụ hết sức phức tạp ,nó khác hẳn so với các loại hợp đồng kinh tế trong nước .Do đó nó đòi hỏi các doanh nghiệp Viêt Nam khi tham gia vào lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu cần phải tìm hiểu kỹ về luật pháp kinh doanh trên lĩnh vực ngoại thương ,đồng thời phải tìm hiểu kỹ về tập quán thương mại quốc tế . Còn đối với Cty VILEXIM HN, trong thời gian vừa qua tuy gặp không ít những khó khăn, hoạt động kinh doanh nhập khẩu đạt hiệu quả chưa cao song Cty đã luôn phấn đấu để vượt qua mọi trở ngại, thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu và hoàn thành được nhiệm vụ kinh doanh của mình. Tuy nhiên để nâng cao được hiệu quả của các quá trình kinh doanh nói chung và kinh doanh Xuất Nhập Khẩu nói riêng Cty cần phải có sự quan tâm thích đáng của các cơ quan nhà nước, các ngành, các cấp liên quan và đồng thời phải có sự đồng tâm, nhất trí cố gắng đoàn kết của các cán bộ công nhân viên trong Cty . Do vậy,với đề tài “Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện Hợp đồng nhập khẩu uỷ trong Hoạt động Xuất Nhập Khẩu các mặt hàng tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM HN”.Em mong muốn rằng được đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói chung và công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác nói riêng tại Cty .Tuy nhiên, do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết của em khó tránh khỏi những thiếu sót ,em kính mong được sự góp ý kiến của các thầy, cô và bạn đọc. Cuối cùng ,em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Văn Cốc ,cùng các anh chị phòng xuất nhập khẩu của công ty VILEXIM HN đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết này.  MỤC LỤC ._.