Nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Cổ phần giao nhận Phương Đông OEC trong bối cảnh hội nhập quốc tế

(2005-2007) 52 KÝ HIỆU VIẾT TẮT OEC Oriental Express Company. Công ty cổ phần Phương Đông. HQKD Hiệu quả kinh doanh. HĐQT Hội đồng quản trị. SOP Standard Operation Proceduce Quy trình làm hàng riêng biệt. FCL Full contaniner load . Vận chuyển hàng nguyên công. LCL Less contaniner load. Vận chuyển hàng lẻ. CO Certificate of Origin. Giấy chứng nhận xuất xứ. FCR Forwarding Cargo receipt. D/O Delivery Order. Lệnh giao hàng. PO Purchuse Oder. Số đơn đặt hàng. OCS Oriental Express Communication System Hệ thống ODS Operation and Documentation Executive System. Hệ thống quản lý dơn dặt hàng. LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cấp thiết của đề tài Kể từ khi Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO (năm 2007 ) đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng đối với toàn bộ nền kinh tế của Nước ta. Bên cạnh những cơ hội to lớn như việc giao thương ra thị trường quốc tế của hàng hoá nội địa trở lên thuận lợi, sự tăng trưởng đầu tư vào trong nước mạnh mẽ, khả năng tiếp cận các loại hàng hoá đa dạng và giá rẻ từ nước ngoài…là những thách thức to lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Tình trạng cạnh tranh gia tăng ngay trên sân nhà giữa các doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài sẽ dẫn đến nhiều bất lợi cho các doanh nghiệp còn non trẻ của chúng ta. Không nằm ngoài các ảnh hưởng đó, các doanh nghiệp giao nhận vận tải của Việt Nam cũng đang đón bắt được rất nhiều cơ hội kinh doanh thông qua sự gia tăng mạnh mẽ của các hoạt động xuất, nhập khẩu. Bên cạnh đó thị trường Logistic được mở của cũng gây không ít những khó khăn cho các doanh nghiệp trong ngành. OEC là một Công ty giao nhận vận tải mới được thành lập năm 2005, trong ba năm qua, Công ty đã bước đầu gặt hái được các thành tựu trong hoạt động kinh doanh của mình từ chỗ lợi nhuận sau thuế năm 2005 đạt hơn 1,9 tỷ đồng, tăng lên hơn 2,8 tỷ đồng năm 2007. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh của Công ty cũng còn không ít những bất cập, như các vấn đề liên quan đến chất lượng chăm sóc khách hàng, chất lượng của đội ngũ nhân sự, chất lượng ra quyết định của ban quản trị,...đã dẫn đến các hạn chế trong hiệu quả kinh doanh của Công Ty. Những bất cập trong hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC là lý do chính để tôi lựa chọn đề tài  ‘‘Nâng cao hiệu qủa kinh doanh của Công ty cổ phần giao nhận Phương Đông OEC trong bối cảnh hội nhập quốc tế’’ để nghiên cứu trong luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu  Mục đích chính của Luận Văn là nghiên cứu đề xuất các giải pháp giúp Công ty OEC nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh hiện tại của mình. Để đạt được mục đích trên, Luận Văn sẽ tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau : Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiệu quả kinh doanh giao nhận vận tải. Phân tích, đánh giá thực trạnh hiệu quả kinh doanh và các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC. Đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu là hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Giai đoạn nghiên cứu là từ năm 2005 đến năm 2007. Đây là ba năm đầu thành lập và hoạt động của Công ty lên phản ánh rõ nét các quyết tâm và bản lĩnh của ban lãnh đạo Công ty trong việc đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh. 4. Kết cấu của luận văn Ngoài các phần mở đầu, kết luận, luận văn được trình bày theo ba chương như sau : Chương 1: Cơ sở lý luận về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp giao nhận vận tải. Chương 2: Thực trạng hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC. Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC trong bối cảnh hội nhập quốc tế. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI 1.1. Khái luận chung về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm và bản chất của hiệu quả kinh doanh Như chúng ta đã biết, kinh doanh trong cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước, mọi doanh nghiệp đều hướng tới một mục tiêu chung là hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiệu quả kinh doanh là yếu tố cơ bản quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Như vậy hiệu quả kinh doanh thực chất là gì, và hiểu như nào là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp? Trong quá khứ cũng như hiện tại, còn nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên người ta có thể chia hiệu quả kinh doanh thành các nhóm cơ bản như sau: Quan điểm thứ nhất cho rằng: Hiệu quả kinh doanh là kết quả thu được trong hoạt động kinh doanh, là doanh thu tiêu thụ hàng hoá. Theo quan điểm này thì hiệu quả kinh doanh đồng nhất với kết quả kinh doanh và với các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh. Quan điểm này không đề cập đến chi phí kinh doanh, nghĩa là nếu hoạt động kinh doanh tạo ra cùng một kết quả thì có cùng một mức hiệu quả kinh doanh, mặc dù hoạt động kinh doanh đó có hai mức chi phí khác nhau. Nhóm quan điểm thứ hai cho rằng: Hiệu quả kinh doanh là quan hệ tỷ lệ giữa phần tăng thêm của kết quả và phần tăng thêm của chi phí. Quan điểm này đã nói lên quan hệ so sánh một cách tương đối giũa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để đạt kết quả đó, nhưng lại chỉ xét đến phần kết quả và chi phí bổ sung. Nhóm thứ ba cho rằng: Hiệu quả kinh doanh là một đại lượng so sánh giữa kết quả thu được và chi phí bỏ ra để có được kết quả đó. Quan điểm này đã phản ánh được mối liên hệ bản chất của hiệu quả kinh doanh, vì nó gắn được kết quả với các chi phí bỏ ra, coi hiệu quả là sự phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực. Tuy nhiên, kết quả và chi phí đều luôn luôn vận động, quan điểm này chưa thể hiện được tương quan về lượng và chất giữa kết quả và chi phí. Nhóm thứ tư cho rằng : Hiệu quả kinh doanh phải thể hiện được mối quan hệ giữa sự vận động của kết quả với sự vận động của chi phí tạo ra kết qua đó, đồng thời phản ảnh được mối quan hệ giữa sự vận động của kết quả với sự vận động của chi phí tạo ra kết quả đó, đồng thời phản ánh được trình độ sử dụng các nguồn lực sản xuất. Quan điểm này đã chú ý đến sự so sánh tốc độ vận động của hai yếu tố phản ánh hiệu quả kinh doanh, đó là tốc độ vận động của kết quả và tốc độ vận động của chi phí. Mối quan hệ này phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực sản xuất của doanh nghiệp. Như vậy, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực sản xuất, trình độ tổ chức và quản lý của doanh nghiệp để thực hiện ở mức cao nhất các mục tiêu kinh tế xã hội với chi phí thấp nhất. Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp gắn rất chặt với hiệu quả kinh tế của toàn xã hội, vì thế nó cần xem xét toàn diện cả về mặt định tính lẫn định lượng, không gian và thời gian. Về mặt định tính, mức độ hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp là những lỗ lực của doanh nghiệp và phản ánh trình độ quản lý của doanh nghiệp đồng thời gắn những lỗ lực đó với việc đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp và của xã hội về mặt kinh tế, chính trị và xã hội. Về mặt định lượng, hiệu quả kinh doanh thể hiện mối tương quan so sánh giữa kết quả thu được và chi phí bỏ ra. Mức chênh lệch này càng lớn thì hiệu quả kinh doanh càng cao và ngược lại. Cả hai mặt định tính và định lượng của hiệu quả kinh doanh có quan hệ chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau, trong đó hiệu quả về lượng phải gắn với việc thực hiện các mục tiêu chính trị, xã hội, môi trường nhất định. Do vậy, chúng ta không thể chấp nhận việc các nhà kinh doanh tìm mọi cách để đạt được các mục tiêu kinh tế cho dù phải chi phí với bất cứ giá nào thậm chí đánh đổi các mục tiêu chính trị, xã hội, môi trường để đạt được các mục tiêu kinh tế. Về mặt thời gian hiệu quả doanh nghiệp đạt được trong từng thời kỳ, từng giai đoạn không được làm giảm sút hiệu quả của các giai đoạn, thời kỳ tiếp theo. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp không được vì lợi ích trước mắt mà bỏ đi lợi ích lâu dài. Trong thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp, điều thường không được tính đến là con người khai thác, sử dụng tài nguyên thiên nhiên và tài nguyên nhân văn không có kế hoạch, thậm chí khai thác và sử dụng bừa bãi, làm cạn kiệt tài nguyên, phá huỷ môi trường. Cũng không thể quan niệm rằng cắt giảm chi phí và tăng doanh thu lúc nào cũng có hiệu quả, một khi cắt giảm tuỳ tiện và thiếu cân nhắc các chi phí cải tạo môi trường, đảm bảo cân bằng sinh thái, đầu tư cho giáo dục đào tạo. . Tóm lại, về mặt định tính, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp là một phạm trù kinh tế tổng hợp phản ánh trình độ sử dụng các yếu tố sản xuất nói riêng, trình độ tổ chức và quản lý nói chung để đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đã xác định. Trong điều kiện hiện nay, khi các quốc gia trên thế giới luôn đặt cao sự an toàn của người tiêu dùng, an toàn vệ sinh môi trường, vấn đề lao động và trách nhiệm xã hội thì hiệu quả kinh doanh nhiều khi còn gắn với hiệu quả kinh tế xã hội. Về mặt định lượng, đó là một đại lượng biểu thị sự tương quan giữa kết quả mà doanh nghiệp đạt được với các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để đạt được các kết quả đó và mối quan hệ giữa sự vận động của chi phí tạo ra nó trong những điều kiện nhất định. 1.1.2. Chi phí kinh doanh và hiệu quả kinh doanh Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của tất cả các khoản chi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm mua sắm nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, công cụ sản xuất khác, thuê lao động, đất đai, xây dựng nhà xưởng, chi phí quản lý, chi phí trong quá trình sản xuất, chi phí tiếp khách, giao dịch…. nghĩa là tất cả các khoản chi cho đến khi giao được hàng đến người tiêu dùng, kể cả nộp thuế và mua bảo hiểm. Chi phí kinh doanh được biểu thị bằng một số chỉ tiêu: Tổng chi phí kinh doanh, chi phí sản xuất (giá thành) chi phí ngoài sản xuất (cho lưu thông hàng hoá, như vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, báo vệ hàng hoá…) chi nộp thuế, mua bảo hiểm, chi tiếp thị và các khoản khác. Để tính hiệu quả kinh doanh, người ta thường dùng các chỉ tiêu như tổng chi phí sản xuất, tổng vốn kinh doanh, vốn cố định, vốn lưu động. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là toàn bộ những thành quả thu được sau một quá trình kinh doanh được xã hội thừa nhận. Định nghĩa trên cho thấy, có thể có nhiều đại lượng xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp như sản lượng, giá trị tổng sản lượng, giá trị sản lượng hàng hoá và giá trị sản lượng hàng hoá thực hiện, doanh thu, giá trị sản phẩm thuần tuý, giá trị sản phẩm thặng dư. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp thì: Giá trị sản phẩm thuần tuý và hiệu số của giá trị tổng sản phẩm và tổng chi phí vật chất (gồm nhà xưởng, thiết bị máy móc (C1) và nguyên vật liệu (C2). Trong các doanh nghiệp chỉ tiêu này bao gồm: tiền lương chính và phụ cấp của công nhân viên chức chi phí bảo hiểm xã hội Các chi phí bằng tiền khác Các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước Phần lợi nhuận để lại cho doanh nghiệp trích các quỹ. Chỉ tiêu giá trị sản phẩm thuần tuý có ưu điểm là phản ánh kết quả tích cực của quá trình sản xuất, đó là lượng gia tăng của cải vật chất và tiết kiệm lao động xã hội: phạm vi doanh nghiệp và phạm vi ngành, lượng gia tăng này biểu hiện ở mức tăng giá trị sản phẩm thuần tuý, còn trên giác độ toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì lượng gia tăng này biểu hiện ở mức tăng thu nhập quốc dân. Chỉ tiêu giá trị sản phẩm thặng dư có ưu điểm là phản ánh được mục tiêu của hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong điều kiện giá cả thiếu ổn định thì chỉ tiêu lợi nhuận mang nhiều tính giá trị hơn. 1.1.3. Phân loại hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Trong thực tiễn có nhiều loại hiệu quả kinh doanh khác nhau. Để tiện cho việc quản ký và nâng cao hiệu quả kinh doanh người ta thường phân loại hiệu quả theo các tiêu thức khác nhau. Sau đây là một số cách phân biệt hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp: Thứ nhất, căn cứ vào phương pháp tính hiệu quả : Hiệu quả tuyệt đối và hiệu quả tương đối. Đây là hai hình thức biểu hiện mối quan hệ giữa kết quả và chi phí. Hiệu quả tuyệt đối là phạm trù chỉ lượng hiệu quả của từng phương án kinh doanh, từng thời kỳ kinh doanh của từng doanh nghiệp. Nó được tính bằng công thức: ∑kết quả - ∑chi phí =∑P. (1) Hiệu quả tương đối là phạm trù phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực sản xuất của doanh nghiệp. Nó được tính bằng công thức: H1= Kết Qủa / Chi Phí (2) H2= Chi Phí / Kết Qủa (3) Công thức (2) cho biết lượng hiệu quả mà doanh nghiệp đạt được từ phương án kinh doanh, từng thời kỳ kinh doanh. Công thức (3) cho biết một đơn vị chi phí thì tạo ra bao nhiêu đơn vị kết qủa hoặc một đơn vị kết quả tạo ra bao nhiêu đơn vị chi phí. Thứ hai, căn cứ vào phạm vi tính toán hiệu quả : Hiệu quả kinh doanh tổng hợp và hiệu quả kinh doanh bộ phận: Hiệu quả kinh doanh tổng hợp là hiệu quả kinh doanh tính chung cho toàn doanh nghiệp, cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Hiệu quả kinh doanh bộ phận là hiệu quả kinh doanh tính riêng cho từng bộ phận của doanh nghiệp hoặc từng yếu tố sản xuất. Thứ ba, căn cứ thời gian mang lại hiệu quả : Hiệu quả trước mắt và hiệu quả lâu dài. Hiệu quả trước mắt là hiệu quả kinh doanh tính cho thời gian ngắn, thường là một năm, nó phản ánh tính tức thời trong hoạt động kinh doanh, và thường không phản ánh được hiệu quả kinh doanh trong cả một quá trình. Hiệu quả kinh doanh lâu dài là hiệu quả kinh doanh được tính cho một thời gian dài, thường là từ 3- 5 năm, và thậm chí còn lâu hơn từ 5-10 năm…nó phản ánh hiệu quả kinh doanh trong cả chặng đường kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ tư, căn cứ vào đối tượng xem xét hiệu quả : Hiệu quả trực tiếp và hiệu quả gián tiếp. Hiệu quả kinh doanh trực tiếp được tính trực tiếp từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, như doanh thu, lợi nhuận… còn hiệu quả kinh doanh gián tiếp được tính thông qua các đại lượng gián tiếp như hiệu quả của bộ máy quản trị, hiệu quả công tác xúc tiến thị trường… Thứ năm, căn cứ vào khía cạnh khác nhau của hiệu quả : Hiệu quả tài chính, hiệu quả chính trị- xã hội. Hiệu quả tài chính là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp về mặt kinh tế tài chính được biếu hiện qua các chỉ tiêu thu, chi trực tiếp của doanh nghiệp. Hiệu quả chính trị- xã hội là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp về mặt chinh trị - xã hội- môi trường. 1.1.4. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh kinh doanh của doanh nghiệp Hiệu quả kinh doanh không chỉ là mục tiêu kinh tế tổng hợp mà là nhiệm vụ cơ bản của công tác quản trị doanh nghiệp. Để đánh giá hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, người ta thường sử dụng một hệ thống các chỉ tiêu. Hệ thống chỉ tiêu này cho chúng ta rõ kết quả về mặt lượng của phạm trù hiệu quả kinh tế, hiệu quả đạt được cao hay thấp sau mỗi kỳ kinh doanh. Để có những hiểu biết đúng đắn về bản chất của hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, người ta phân loại các chỉ tiêu trong hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp: Một là, các chỉ tiêu sử dụng để tính toán hiệu quả kinh doanh. Hai là, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh. Ba là, các chỉ tiêu so sánh hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Thứ nhất: Các chỉ tiêu sử dụng để tính toán hiệu quả kinh doanh Mỗi chỉ tiêu này cho biết rõ chi phí bỏ ra và kết quả đạt được của từng mặt hay từng lĩnh vực hoạt động sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế mỗi chỉ tiêu loại này không phản ánh đầy đủ hiệu quả kinh doanh của các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Do có đặc trưng này nên sau khi đã tính toán, xác định được loại chỉ tiêu này, người ta sẽ sử dụng chúng trong mối liên hệ với các chỉ tiêu khác để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như, chỉ tiêu quản trị sản lượng hàng hoá, giá thành, doanh thu tiêu thụ hàng hoá, vốn đầu tư. . Thứ hai: Các chỉ tiêu được sử dụng để phản ánh hiệu quả kinh doanh Mỗi chỉ tiêu thuộc loại này phản ánh trực tiếp hiệu quả kinh doanh thông qua quan hệ giữa kết quả đạt được và các chi phí đã bỏ ra để có được kết quả đó, nói cách khác, chỉ tiêu này thể hiện mặt lượng của hiệu quả kinh doanh. Ví dụ như NSLĐ, thời hạn thu hồi vốn đầu tư, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận… Thứ ba: Các chỉ tiêu sử dụng để so sánh hiệu quả kinh doanh Trong thực tế kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thường xây dựng và lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất để thực hiện. Để chọn được một phương án kinh doanh có hiệu quả, người ta phải tính toán các chỉ tiêu để tiến hành so sánh kết quả đạt được của các phương án kinh doanh khác nhau về cùng một vấn đề để áp dụng trong kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích và lựa chọn phương án có hiệu quả nhất người ta phải sử dụng các chỉ tiêu để tính toán hiệu quả kinh doanh hoặc chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh để so sánh giữa các phương án và chọn lựa. Trong ba nhóm chỉ tiêu nói trên, chỉ tiêu dùng để phản ánh hiệu quả kinh doanh có ưu điểm là phản ánh một cách trực tiếp hiệu quả kinh doanh thông qua quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra, lên tiện lợi cho việc tính toán và đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp một cách bao quát. Do vậy trong bài chỉ giới thiệu các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh và được dùng để tính hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống các chỉ tiêu chủ yếu phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp đó là: Chỉ tiêu lợi nhuận (p) Trong cơ chế thị trường, lợi nhuận (p) vừa được coi là nhân tố để tính toán hiệu quả kinh tế, vừa được coi là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này được tính như sau: P = D- (Z+ TH+ TT) (4) Trong đó: P : Lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh D : Doanh thu tiêu thụ trong một kỳ kinh doanh Z : Gía thành sản phẩm trong một kỳ kinh doanh Th : Các loại thuế phải nộp sau một kỳ kinh doanh. TT : Các tổn thức sau mỗi kỳ kinh doanh. Chỉ tiêu này cho biết tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty sau một kỳ kinh doanh. Mức vốn hao phí cho một đơn vị sản phẩm Chỉ tiêu này được tính theo công thức : Sv = ( tr/hđ) (5) Trong đó : Sv : Suất hao phí vốn. Đơn vị triệu Đồng / hợp đồng V : Tổng vốn Q : Sản lượng Chỉ tiêu này cho biết hiệu quả sử dụng các loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp. Lượng vốn sử dụng trong quá trình kinh doanh của doanh ngiệp gồm: Vốn đầu tư cơ bản, vốn cố định, vốn lưu động … Do đó, trong thực tiễn ở các doanh nghiệp, công thức (5) được cụ thể hoá cho từng loại vốn như sau: Svđt = Svcđ = Svlđ = Trong đó: Svđt : Suất hao phí vốn đầu tư Vđt : Tổng vốn đầu tư Q : sản lượng sản phẩm Svcđ : Suất vốn cố định Svlđ : Suất hao phí vốn lưu động Các hệ số đảm nhận này cho biết một đơn vị vốn sẽ tạo ra được bao nhiêu sản phẩm hàng hoá. Các suất hao phí vốn thấp và các hệ số đảm nhận của vốn cao thì các giải pháp đưa ra mang lại hiệu quả cao. Chỉ riêng trường hợp suất hao phí vốn đầu tư cơ bản là hơi khác, vì khi các phương án đầu tư có trình độ kỹ thuật khác nhau thì phương án đầu tư nào có trình độ kỹ thuật cao thì lại đòi hỏi vốn đầu tư lớn, nên suất hao phí vốn cũng lớn. Các phương án này sẽ tạo ra các điều kiện tiền đề để nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành và nâng cao hiệu quả kinh tế. Trong trường hợp này mà chọn phương án đầu tư có suất hao phí thấp lại không thích hợp. Thời hạn thu hồi vốn đầu tư Chỉ tiêu này được tính toán căn cứ vào mức lợi nhuận thu được sau mỗi kỳ kinh doanh và do đó, nó cho biết rõ hiệu quả của việc sử dụng sử dụng vốn đầu tư sau khi đã được vật hoá. Thời hạn thu hồi vốn đầu tư phản ánh khoảng thời gian mà vốn đầu tư dần dần được thu hồi lại sau mỗi kỳ kinh doanh và được xác định theo công thức sau: Tv = (6) Trong đó: Tv : Thời hạn thu hồi vốn đầu tư P : Lợi nhuận thu được sau mỗi kỳ kinh doanh Vđt : Tổng số vốn đầu tư chu kỳ kinh doanh đó. Chỉ tiêu này cho thấy thời hạn thu hồi vốn đầu tư mà càng ngắn thì hiệu quả sử dụng vốn đầu tư sẽ càng cao và ngược lại. Năng suất lao động (NSLĐ) Chỉ tiêu này được tính theo công thức: NSLĐ = (7) Trong đó : NSLĐ : Năng suất lao động bình quân của kỳ kinh doanh. Q: Khối lượng sản phẩm được tạo ra trong kỳ kinh doanh L: Số lượng lao động bình quân của kỳ kinh doanh hoặc lượng thời gian lao động bình quân của kỳ kinh doanh. Chỉ tiêu cho ta biết khối lượng sản phẩm tạo ra trên một đầu người. Chỉ tiêu này càng lớn thì hiệu quả kinh doanh càng cao. Suất hao phí lao động sống suất hao phí lao động sống được tính theo công thức: Slđ = (8) Trong đó: Slđ : Là suất hao phí lao động sống L : Số lao động sống ( Số nhân viên ) Q : Sản lượng sản phẩm, trong doanh nghiệp giao nhận vận tải thì Q là số hợp đồng Doanh nghiệp đạt được. Chỉ tiêu này cho biết lượng lao động sống hao phí trên một đơn vị sản phẩm. Chỉ tiêu này càng thấp thì chứng tỏ doanh nghiệp càng sử dụng hiệu quả lực lượng lao động của mình. Tóm lại để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, một phương án kinh doanh, người ta phải sử dụng đồng thời một hệ thống chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh. Đồng thời, qua sự phân tích sự biến động của từng chỉ tiêu qua một thời kỳ, mối quan hệ giữa các chỉ tiêu và sự vận động của chúng mà đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, tìm ra các nguyên nhân dẫn đến hiệu quả thấp để từ đó tìm ra các biện pháp năng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh lợi doanh thu (ROS) ROS = (9) ROS cho biết trong một đồng doanh thu thuần thì có bao nhiêu đồng lợi nhuận sau thuế. Doanh lợi vốn chủ sở hữu ROE ROE = (10) Chỉ tiêu này phản ánh khả năng sinh lợi của một đồng vốn chủ sở hữu và được các nhà đầu tư đặc biệt quan tâm khi họ quyết định khi quyết định bỏ vốn đầu tư vào doanh nghiệp. Tăng mức doanh lợi vốn chủ sở hữu là một mục tiêu quan trọng nhất trong hoạt động quản lý tài chính của doanh nghiệp Doanh lợi tài sản (ROA) ROA = (11) Đây là một chỉ tiêu tổng hợp nhất được dùng để đánh giá khả năng sinh lợi của một đồng vốn đầu tư. Tùy theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp được phân tích và phạm vi so sánh mà người ta lựa chọn thu nhập trước thuế và lãi hoặc thu nhập sau thuế để so sánh với tổng tài sản. Mức sinh lời MSL = (12) MSL phản ánh một đồng chi phí bỏ ra thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận (R) R = (13) Chỉ tiêu này cho biết được mức độ tăng trưởng lợi nhuận năm sau so với năm trước. 1.1.5. Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp Kinh doanh trong cơ chế thị trường đòi hỏi mọi doanh nghiệp đều phải cố gắng tìm mọi biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của từng thương vụ kinh doanh và của toàn doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là các doanh nghiệp sẽ thực hiện điều đó theo con đường nào? Căn cứ vào công thức tính toán hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thì con đường cơ bản để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp là tìm mọi cách để tăng doanh thu hoặc giảm chi phí, hoặc là làm cho tốc độ tăng doanh thu phải nhanh hơn tốc độ tăng chi phí. Đây là ba con đường cơ bản để một doanh nghiệp nói chung có thể đạt được mục tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các biện pháp để thực hiện ba con đường này rất khác nhau tùy thuộc vào tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp, tuy nhiên cũng có thể tổng kết thành một số biện pháp cơ bản dựa trên mỗi con đường sau đây: Thứ nhất: Tăng doanh thu là một con đường cơ bản để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn tăng doanh thu thì các doanh nghiệp phải tìm ra các biện pháp để tiêu thụ được nhiều hàng hóa, hoặc là sản xuất ra được nhiều hàng hóa, dịch vụ tốt hơn trước đây để có thể bán được nhiều hàng hóa, hoặc bán hàng với giá cao hơn trước. Tiếp đến, để tiêu thụ thụ được nhiều hàng hóa cũng đòi hỏi hoặc là tạo ra được các sản phẩm, dịch vụ tốt hơn trước đây hoặc là làm công tác marketinh thật tốt để để nhiều khách hàng biết đến và chấp nhận sản phẩm, dịch vụ của Công ty. Thứ hai: Giảm chi phí là con đường quan trọng không kém con đường tăng doanh thu. Giảm chi phí giúp doanh nghiệp có thể bán được hàng hóa với giá thấp hơn trước và thậm chí còn thấp hơn đối thủ cạnh tranh, nhờ đó mà doanh nghiệp có thể bán được nhiều hàng hơn trước hoặc là thu được nhiều lợi nhuận hơn trước đây. Việc giảm chi phí sẽ dẫn đến lợi nhuận tăng và điều đó có nghĩa là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng tăng theo. Thứ ba: Tìm cách để cho tốc độ tăng doanh thu tăng nhanh hơn tốc độ tăng chi phí. Kinh doanh trong điều kiện sản xuất lớn thì chi phí không thể giảm đi được. Trong trường hợp này doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để tăng tốc độ của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng chi phí làm cho tương quan giữa doanh thu và chi phí theo chiều hướng có lợi. Điều đó cũng có nghĩa là doanh nghiệp phải sử dụng các chi phí một cách tiết kiệm và hợp lý, tránh lãng phí. Từ những biện pháp trên đây, các doanh nghiệp còn phải tìm các biện pháp cụ thể hơn để thay đổi tương quan giữa kết quả và chi phí theo chiều hướng có lợi nhất. Chẳng hạn cần cân nhắc trong điều kiện hiện tại thì yếu tố nào là yếu tố chưa được sử dụng tiết kiệm, thậm chí còn lãng phí, để từ đó đưa ra các biện pháp cụ thể trong việc sử dụng tiết kiệm các yếu tố đó. Nếu nguyên vật liệu sử dụng còn lãng phí thì phải dùng cách nào để tiết kiệm và quản lý nguyên vật liệu. Nếu lao động sống ở doanh nghiệp sử dụng chưa hợp lý thì phải tìm biện pháp tổ chức lại lao động cho hợp lý hơn nhằm tiết kiệm lao động sống và làm giảm chi phí sản xuất hoặc làm giảm tốc độ tăng của các yếu tố đó. Từ đó mà có thể gia tăng được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2. Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp giao nhận vận tải 1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Dịch vụ giao nhận vận tải Giao nhận vận tải hàng hóa là bất cứ một dịch vụ nào liên quan đến gom hàng, vận chuyển, lưu kho, bốc xếp hay đóng gói, phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn liên quan đến các dịch vụ trên. Thông thường là các dịch vụ hải quan, bảo hiểm, tài chính, thanh toán, và các chứng từ liên quan đến hàng hóa. Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế là dịch vụ giao nhận hàng hóa trong đó hàng hóa liên quan đến dịch vụ được vận chuyển xuyên qua biên giới ít nhất hai quốc gia, bao gồm hàng hóa xuất khẩu và hàng hóa nhập khẩu, và các loại hàng quá cảnh. Hiệu quả kinh doanh giao nhận vận tải: Là khái niệm dùng để chỉ trình độ sử dụng và khai thác các yếu tố đầu vào như con người, vật chất…trong việc cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá, nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế: Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế cũng là một loại hình dịch vụ trong hệ thống các dịch vụ nên trước hết cũng mang những đặc điểm chung của một sản phẩm dịch vụ thông thường, ngoài ra cũng mang những đặc điểm riêng của ngành. Đặc điểm chung của sản phẩm dịch vụ gồm có: Tính không mất đi về khả năng, kỹ năng sau khi dịch vụ được cung cấp. Khả năng, kỹ năng của dịch vụ không mất đi sau khi cung cấp cho khách hàng là một đặc điểm dễ thấy của dịch vụ. Những khả năng, kỹ năng của người cung cấp dịch vụ ngày càng được hoàn thiện sau khi họ cung ứng các dịch vụ thành công tới khách hàng, vì đây là quá trình tích luỹ các kinh nghiệm từ thực tế để hoàn thành kỹ năng của nhà cung ứng dịch vụ. Tính vô hình hay phi vật chất. Dịch vụ không tồn tại dưới hình thái vật thể. Không thể nhận biết dịch vụ bằng mắt, bằng khứu giác, vị giác hay âm thanh. Khách hàng sử dụng dịch vụ không thể biết trước kết quả khi chưa tiếp nhận sự cung ứng và tiêu dùng dịch vụ. Dịch vụ không thể lưu kho hay cất trữ, không thể được cấp bằng sáng chế, không thể trưng bày hay quảng bá và việc dịch giá dịch vụ là khá khó khăn. Tính không thể phân chia. Dịch vụ có đặc tính không thể tách rời. Qúa trình sản xuất và tiêu thụ dịch vụ diễn ra đồng thời, việc cung ứng dịch vụ song trùng với việc tiêu dùng dịch vụ. Khác với sản xuất vật chất, dịch vụ không thể sản xuất cất sẵn vào kho, sau đó với tiêu thụ. Dịch vụ không thể tách rời nguồn gốc của nó, trong khi hàng hoá vật chất tồn tại không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt nguồn gốc của nó. Vì vậy sản phẩm dịch vụ được tiêu dùng ở mọi thời điểm với sự tham gia của người tiêu thụ, việc tạo ra sản phẩm dịch vụ và việc tiêu dùng sản phẩm dịch vụ là một sự thống nhất. Tính không ổn định và khó xác định chất lượng. Chất lượng dịch vụ giao động trong một khoảng rất rộng tuỳ thuộc vào hoàn cảnh tạo ra dịch vụ, như người cung ứng , thời gian địa điểm cung ứng. Việc cung ứng dịch vụ và thoả mãn nhu cầu khách hàng phụ thuộc nhiều vào hoạt động của nhân viên. Đó là yếu tố khó kiểm soát được.Vì thế không một lý thuyết nào có thể chắc chắn liệu rằng dich vụ được giao có phù hợp với dịch vụ được đặt hàng hay quảng cáo. Điều này cũng giải thích vì sao người mua dịch vụ thường tham khảo ý kiến của người mua trước để lựa chọn người cung cấp dịch vụ. Tính tiêu dùng trực tiếp, không lưu giữ được và mau hỏng. Sản phẩm dịch vụ tiêu dùng trực tiếp, chóng hỏng và không thể cất trữ dịch vụ trong kho. Điều này có nghĩa là dịch vụ không thể hoàn trả, khó thu hồi hay bán lại. Tính không lưu giữ được của dịch vụ là một khó khăn đối với nhà cung ứng dịch vụ nhưng có thể giải quyết nếu nhu cầu dịch vụ là ổn định và có thể biết trước. Đặc điểm riêng của ngành giao nhận hàng hoá quốc tế bao gồm các đặc điểm sau: Đầu vào của dịch vụ giao nhận hàng hoá chủ yếu gồm yếu tố con người với các khả năng chuyên môn và các kỹ năng nhất định. Khác với một số dịch vụ khác, dịch vụ giao nhận thuần tuý không cần đầu tư nhiều về cơ sở vật chất, yếu tố vật chất chủ yếu chỉ gồm văn phòng hoạt động, hệ thống thông tin liên lạc tốt. Dịch vụ được cung cấp chủ yếu liên quan đến các nghiệp vụ như thuê tàu, làm thủ tục hải quan, giao hàng, nhận hàng…Các dịch vụ này liên quan đến các công việc thủ tục giấy tờ là chủ yếu. Tuy là một dịch vụ không đòi hỏi phải đầu tư nhiều nhưng tỷ suất lợi nhuận thu được từ dịch vụ này lại lại rất lớn và đem lại cho doanh nghiệp một nguồn thu lớn. Chính vì vậy nếu các dịch vụ giao nhận hàng hoá nói riêng và các dịch vụ Logistic nói chung nếu để cho các doanh nghiệp nước ngoài chi phối thì Đất Nước sẽ mất đi một nguồn lợi nhuận khổng lồ. Đối tượng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế là các tổ chức, doanh nghiệp có các hoạt động ngoại thương, do tính phức tạp của các hoạt động ngoại thương lên kéo theo các dịch vụ giao nhận cũng đòi hỏi rất nhiều kỹ năng phức tạp khi tác nghiệp, như các nghiệp vụ về thanh toán quốc tế, ký kết hợp đồng vận tải ngoại thương… Chủ._. thể cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế chỉ bao gồm các Công ty, doanh nghiệp có tiềm lực vật chất và đặc biệt là kinh nghiệm trên lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, do vậy số Công ty hoạt động trong lĩnh vực này không nhiều về số lượng. Giao nhận vận tải vẫn là một ngành còn rất non trẻ ở Việt Nam, do vậy một đặc điểm dễ thấy là các doanh nghiệp giao nhận của Việt Nam còn rất thiếu kinh nghịêm. Do vậy để nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập quốc tế như ngày nay là một bài toán khó cần giải quyết. Từ các đặc điểm chung và riêng của dịch vụ giao nhận vận tải đã nói ở trên, ta có thể thấy rằng việc nghiên cứu hiệu quả kinh doanh giao nhận vận tải vừa có thể áp dụng các phương pháp nghiên cứu chung cho một ngành kinh doanh bất kỳ, vừa mang những sắc thái riêng, như phải dùng thêm một số các chỉ số đo lường hiệu quả khác nhằm phản ánh rõ nhất hiệu quả kinh doanh của nó. 1.2.2. Các chỉ tiêu đo lường HQKD của doanh nghiệp Giao nhận vận tải Ngoài các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung, (đã được trình bày trong mục 1.1.4) thì đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải còn các chỉ tiêu sau đây: Năng suất khai thác tuyến (K) Chỉ tiêu này được tính toán dựa trên công thức sau: Đối với hàng hoá vận chuyển bằng container K = (14) Đối với hàng rời: K= (15) Trong đó một đơn vị thời gian có thể là tính theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Thông thường thì đơn vị thời gian được chọn là một tháng, vì nó phản ánh kịp thời năng suất khai thác tuyến đường, đồng thời cũng có thể so sánh ngay được giữa các tháng với nhau. Phản ánh khả năng và tốc độ khai thác của một Công ty giao nhận với một tuyến đường cụ thể, ví dụ tuyến vận tải đường biển nói chung, hoặc có thể tính chi tiết tuyến vận tải biển Thượng Hải- Hải Phòng. . . Đối với đường hàng không và vận tải đa phương thức cũng tính toán tương tự. Mức tăng trưởng khách hàng M = % (16) Chỉ tiêu này phản ánh tình hình tăng giảm khách hàng của doanh nghiệp trong thời gian một năm. Khác với lĩnh vực khác, khách hàng của các Công ty Giao nhận vận tải là các doanh nghiệp và hoàn toàn có thể thống kê được trong một thời gian nhất định. Một doanh nghiệp làm ăn hiệu quả thì không những M ≥ O mà phải càng lớn càng tốt. Chỉ tiêu này cũng có những hạn chế nhất định là không phản ánh được mặt chất lượng của một khách hàng mà chỉ phản ánh mặt số lượng. Có những Công ty số khách hàng tăng trưởng hàng năm nhỏ nhưng mỗi khách hàng đến với họ lại có giá trị hợp đồng rất lớn. Tuy nhiên M cũng phản ánh được hiệu quả của công tác xúc tiến bán hàng của doanh nghiệp. 1.2.3. Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp giao nhận vận tải ở Việt Nam. Có ba yếu tố khiến các doanh nghiệp giao nhận vận tải ở Việt Nam cần nâng cao hiệu quả kinh doanh trong bối cảnh hiện nay: Thứ nhất, nâng cao hiệu quả kinh doanh giao nhận nhằm là tăng năng lực cạnh tranh. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và thế giới đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, các doanh nghiệp giao nhận vận tải của Việt Nam đang đứng trước những thách thức to lớn trước sự cạnh tranh của các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là khi xắp tới thời điểm mở cửa thị trường giao nhận vận tải của Việt Nam vào năm 2009. Để tồn tại và phát triển được đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình nhằm làm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Hiện nay số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận ở Việt Nam không ít, có tới hàng ngàn doanh nghiệp. Tuy nhiên thị phần của các doanh nghiệp Việt Nam với chỉ chiếm 18% trong tổng nhu cầu về giao nhận và logistic ở nước ta, chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa với sức cạnh tranh kém hơn nhiều so với các doanh nghiệp nước ngoài. Xu hướng trong những năm tới chắc chắn sẽ diễn ra theo hai chiều hướng: Một là, các doanh nghiệp Việt Nam liên minh liên kết để trở thành những doanh nghiệp lớn với sức cạnh tranh lớn hơn nhiều so với hoạt động riêng rẽ. Hai là, các doanh nghiệp còn sống sót sẽ phải tìm mọi biện pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. Để nâng cao sức cạnh tranh của ngành đòi hỏi cần có những giải pháp đồng bộ từ phía chính phủ và doanh nghiệp. Thứ hai, nâng cao hiệu quả kinh doanh giao nhận hàng hóa giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ nền kinh tế. Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay, khi các hoạt động xuất- nhập khẩu ngày càng có xu hướng gia tăng mạnh mẽ, do vậy đòi hỏi theo đó là sự hoàn thiện của các dịch vụ hỗ trợ đầu vào (Input support services) và các dịch vụ hỗ trợ đầu ra (Output support services), trong đó dịch vụ giao nhận hàng hóa và cao hơn là dịch vụ logistic cần ngày càng hoàn thiện. Khi các dịch vụ giao nhận ngày càng được chuyên môn hóa, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động xuất- nhập khẩu ngày càng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Các doanh nghiệp xuất –nhập khẩu sẽ mất ít thời gian và chi phí trong việc giao nhận hàng hóa so với tự họ đứng ra đảm nhiệm. Vì vậy nâng cao hiệu quả kinh doanh giao nhận ngoài việc đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp giao nhận còn giúp ra tăng sức cạnh tranh của các doanh nghiệp thuộc các ngành khác, do vậy làm tăng hiệu quả của nền kinh tế. Thứ ba, nâng cao hiệu quả kinh doanh giao nhận vận tải và logistic còn góp phần đáng kể vào việc điều tiết cán cân thương mại và làm tăng GDP của đất nước . Điều này là do chi phí cho các hoạt động giao nhận và vận tải chiếm phần không nhỏ trong tổng chi phí của một hàng hóa. Hiện nay thị trường béo bở này đang do các doanh nghiệp nước ngoài chiếm lĩnh là chủ yếu, do vậy hàng năm chúng ta phải bỏ ra một lượng ngoại tệ khá lớn để nhập khẩu dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa. Điều này gây ra bất lợi trong cán cân thương mại của nước ta. Do vậy việc nâng cao hiệu quả kinh doanh giao nhận của các doanh nghiệp của Việt Nam trở lên cấp thiết, nhằm đem lại nguồn thu cho nền kinh tế, tránh tình trạng phụ thuộc vào nước ngoài. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY OEC 2.1. Giới thiệu Công ty OEC 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN PHƯƠNG ĐÔNG Tên giao dịch: ORIENTAL EXPRESS JOIN STOCK COMPANY Viết tắt là : OEC. Địa chỉ trụ sử chính: Số nhà 24, ngõ 30, phố Tạ Quang Bửu, Phường Bách Khoa, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Website: WWW. ORIENTALEXPRESS. COM. VN OEC được thành lập ngày 27/12/2004.Với số vốn ban đầu (vốn điều lệ) là 850.000.000 ĐồNG. Oriental Express là một Công ty được sáng lập và điều hành bởi các doanh nhân người Hải Dương giàu kinh nghiệm trên thương trường quốc tế, Oriental Express đã và đang đi đầu trong hoạt động cung cấp các dịch vụ thủ tục hải quan, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, đại lý vận tải cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước. Phương châm của Công ty là lấy sự thỏa mãn và quyền lợi của khách hàng là điều kiện tiên quyết dẫn đến thành công. Công ty không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng và tôn trọng triệt để các nguyên tắc về tính độc lập, khách quan và bảo mật phù hợp với luật pháp Việt Nam cũng như các điều kiện thương mại quốc tế hiện hành được Việt Nam công nhận. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Chức năng của Công ty : Công ty có chức năng cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá cho thị trường theo giấy phép kinh doanh, đây là nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải thực hiện chức năng phân phối theo hai hướng cơ bản: Thiết lập được một mạng lưới các đại lý của Công ty trên khắp các cảng biển, sân bay …của thế giới. Đây là một công việc khó khăn đòi hỏi một tiềm lực lớn về vốn. Phân phối công bằng và hợp lý mọi kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh đạt được Nghĩa vụ của Công ty : Công ty phải có nghĩa vụ kinh doanh các loại hàng hoá dịch vụ theo giấy phép kinh doanh Tuân thủ pháp luật của nhà nước về kinh doanh dịch vụ logstics Tuân thủ các quy định của nhà nước về các chế độ kế toán hiện hành và thực thi việc đóng thuế đầy đủ Đảm bảo thực hiện đúng theo pháp luât về việc sử dụng lao động Trích 5%- 10% lãi dòng hàng năm để lập quỹ dự trữ bắt buộc theo điều lệ của Công ty. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng theo mô hình cơ cấu chức năng, trong đó các công việc chuyên môn được phân ra thành các phòng ban tương ứng như phòng kinh doanh, phòng dịch vụ khách hàng, phòng kế toán, (hình 2.1). Mô hình này cho phép nâng cao hiệu quả tác nghiệp trong cùng một bộ phận và làm tăng tính chuyên môn hoá, bên cạnh đó vẫn không làm cản trở tới việc tác nghiệp giữa các phòng ban khác nhau. Do vậy cơ cấu này rất phù hợp với Công ty OEC trong điều kiện quy mô Công ty còn nhỏ. Mô hình cơ cấu tổ chức Hội đồng quản trị Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Phòng Dịch vụ khách hàng Phòng kế toán Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty OEC Các phòng ban chức năng Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ giám sát Giám Đốc điều hành và những người quản lý khác trong Công ty. quyền và nghĩa vụ của HĐQT do pháp luật và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định. Hiện tại hội đồng quản trị của Công ty gồm ba thành viên là : Ông Phạm Hồng Đăng (Giám Đốc), Ông Trần Trung Thành (Trưởng phòng dịch vụ khách hàng), Bà Đinh Thị Huyền Trâm, cổ đông. Giám Đốc : Là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các công việc chính của Giám Đốc gồm : - Hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty - Thay mặt Công ty thực hiện ký kết các hợp đồng kinh doanh với đối tác - Thực hiện việc hoạch định nguồn nhân lực Phòng Kinh Doanh (Sales Department): Thực hiện các công việc sau - Tìm kiếm khách hàng là các Công ty có nhu cầu về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. - Thực hiện các nghiệp vụ giao nhận với khách hàng . - xây dựng các chương trình marketing cho Công ty. Phòng Dịch Vụ Khách Hàng (Operation – service customer department) : Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc hoàn thiện việc cung cấp các dịch vụ của Công ty một cách tốt nhất. Các dịch vụ mà Công ty thực hiện sẽ được mô tả chi tiết trong phần sau. Phòng Kế toán : Có chức năng thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán liên quan và thay mặt Công ty thực hiện các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước 2.1.4. Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của Công ty 2.1.4.1. Hệ thống thông tin của Công ty Hệ thống thông tin của Công ty là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hoá. Các nhân viên của Oriental Express sử dụng rất thành thạo hệ thống thông tin của Công ty được thiết lập để trao đổi thông tin với các đại lý của Công ty được thiết lập tại các cảng biển mà Công ty có quan hệ giao nhận, trao đổi thông tin giữa khách hàng và Công ty, phát hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hoá, phân tích và tổng hợp các số liệu để lâp báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt cung cấp cho khách hàng những thông tin về tình trạng hàng hoá của họ ở mọi nơi mọi lúc. Hiên nay Oriental Express đang sử dụng các hệ thông tin sau đây. Hệ thống truyền tin (Oriental Express Communication System OCS) OCS là hệ thống trao đổi thông tin giữa Công ty và đại lý của họ ở khắp nơi trên thế giới giới dưới dạng telex. OCS là hệ thống thông tin hữu hiệu với nhiều chức năng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin nhanh chóng. OCS được hầu hết các nhân viên Oriental Express sử dụng hàng ngày. Hệ thống quản lý đơn đặt hàng (Operations and Documentation Execution System ODS)) ODS là một trong những hệ thống quan trọng nhất của Oriental Express. Ban đầu ODS được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management). ODS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng. Hệ thống này có những đặc điểm chính như: - Với những khách hàng đặc biệt, ODS được cài đặt để nhận biết ngay được số đơn đặt hàng (Purchase Order- PO) vừa được cập nhật là đúng hay sai, giúp nhân viên cập nhật số liệu có thể ngay lập tức liên hệ với khách hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đúng. - Trong trường hợp, nhiều khách hàng cung cấp trước cho Oriental Express số đơn đặt hàng cùng chi tiết của từng đơn hàng, trong đó nêu rõ thời hạn sớm nhất và hạn trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; ODS sẽ cập nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các PO được cung cấp trước từ khách hàng. Công việc này có tên gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhân viên cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Cũng nhờ ODS, Công ty có thể biết rõ nhà cung cấp có cung cấp đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? vào những thời điếm nào? - ODS được cài đặt chương trình đặc biệt là Shipping Window để quản lý thời hạn giao hàng. Nếu sau thời gian chậm nhất phải giao hàng của một PO nào đó mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của PO đó, thì hệ thống sẽ tự động gửi một thông báo giao hàng trễ đến cho khách hàng. Việc này giúp giảm một lượng thời gian đáng kể trong việc truyền tin và nhận lệnh từ khách hàng. Khi ODS được mở rộng cho vận tải hàng không thì khoảng thời gian tiết kiệm được là rất có ý nghĩa. Hệ thống ODS có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ quá trình làm hàng như: + Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order); + Nhận hàng vào kho (Cargo Receiving); + Hàng được xếp lên chuyến bay/tàu (Container Stuffing); + Vận đơn (B/L); + Tính cứoc phí; + Chứng từ được gửi đi (Shipping Advice); Và nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển từ khi Oriental Express nhận được yêu cầu của người gửi hàng cho đến khi hàng được giao tận tay người nhận. Nhờ những chương trình nêu trên mà các nhân viên của Oriental Express sử dụng ODS để cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu: + Nhận thông báo xếp hàng (Shipping Order); + Nhận hàng vào kho; + Nhận hàng tại bãi container (CY); + Sơ đồ và số lượng hàng hoá được đóng trong từng container… + Tính toán cước phí; + Phát hành chứng từ: Forwarder’s Cargo Receipt (FCR), House Bill of Lading (HBL). . . + Gửi hướng dẫn chi tiết B/L cho các hãng tàu liên quan. Đặc biệt hệ thống này giúp Oriental Express quản lý chi tiết các đơn đặt hàng của khách hàng, số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng… Hệ thống dữ liệu và đặt hàng trực tuyến (Online Booking &Documentation System for Shipper) Đây là công cụ chính được Oriental Express sử dụng trong chiến lược phát triển thương mại điện tử của mình. Hệ thống này cho phép các khách hàng của Công ty gửi những yêu cầu uỷ thác xếp hàng/ đặt chỗ (Booking note) qua mạng internet rất nhanh chóng và tiện lợi. Hình thức này sẽ thay thế dần cho việc gửi yêu cầu uỷ thác xếp hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền thống: qua fax hay điện thoại. Hình thức này giúp cho cả hai bên khách hàng và Công ty trong giao dịch hàng ngày. Khách hàng có thể gửi Booking note qua internet mọi lúc, mọi nơi và cũng nhận được xác nhận của Oriental Express qua internet nhanh chóng. Oriental Express cũng dễ dàng có được các booking note với đầy đủ thông tin và xác nhận các booking note kịp thời. Oriental Express đang tích cực chuẩn bị cho hoạt động thương mại điện tử của mình trong tương lai gần. Thương mại điện tử là xu thế tất yếu của thời đại. Một khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở nước ta được hoàn thiện hơn, cơ sở pháp lý thương mại điện tử được hình thành và phát triển, thanh toán điện tử và bảo mật điện tử có đủ trình độ, chắc chắn Oriental Express sẽ áp dụng thành công trong lĩnh vực này. Công cụ theo dõi tình trạng hàng hoá của khách hàng ( Client Visibility Tool ) Hệ thống Startrach được thiết kế để kiểm tra tình trang hàng hoá của khách hàng. Hệ thống được điều hành bởi Tradevision- một tổ chức chuyên cung cấp các thông tin có mạng kết nối hàng trăm Website của các hàng hàng không và hàng tàu trên thế giới. Khách hàng của Oriental Express có thể tìm kiếm thông tin về tình trạng hàng hóa của mình thông qua hệ thống này. Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong hệ thống bằng cách nhập một trong các số liệu sau: - Số đơn đặt hàng. - Số vận đơn. - Số container. - Ngày khởi hành. …… Khách hàng cũng có thể có các số liệu thống kê thông qua hệ thống này. Hệ thống thông tin vận tải hàng không toàn cầu ( Global Airfreight System AxsFreight) Hệ thống này được Công ty thiết lập sau ODS là hệ thống được cài đặt riêng cho việc giao nhận hàng hóa bằng hàng không. AirFreight được dùng để phát hành vận đơn hàng không: House Airway Bill, Master Airway Bill và cả Direct Airway Bill. AirFreight có một chương trình tự động tích cước phí và tự động lấy mức cước phí của các hợp đồng cước phí đang có hiệu lực được lưu trong hệ thống, chương trình này cũng có thể tự động chuyển các số liệu cước phí sang bộ phận phát hành các không vận đơn và không kết nối với các hệ thống Startrack- hệ thống kiểm tra tình trạng hàng hoá vận chuyển bằng hàng không. AxssFreight khắc phục được các nhược điểm trên, nhưng lại bộc lộ điểm yếu khác: không có chương trình quản lý PO như ODS. Do hai hệ thống ODS và Axsfreight chưa tương thích, dẫn đến các nhân viên Oriental Express phải cùng lúc cập nhật thông tin vào cả hai hệ thống, làm cho công việc giảm hiệu quả. Sắp tới Oriental Express sẽ nâng cấp hai hệ thống này để đạt mức độ phối hợp cao hơn, giúp người sử dụng có thể tận dụng các tiện ích của chương trình PO Upload và Shipping Window của ODS. Hiện nay, nhờ hệ thống AxsFreight người sử dụng có thể: - Nhập các thông tin về hàng hoá. - Phát hành không vận đơn hàng không. - In nhãn hiệu hàng hoá. - Tính toán cước phí và phát hành hoá đơn. Đặc biệt hệ thống này được gắn kết nối với mạng Tradevision- một công cụ tìm kiếm thông tin về hàng hoá hàng không rất hiệu quả. Do vậy khách hàng của Oriental Express nhận được thông tin về hàng hoá được vận chuyển đường hàng không khá nhanh và chính xác. 2.1.4.2. Đặc điểm về vốn Nguồn vốn hình thành gồm : Vốn chủ sở hữu, là vốn do các cổ đông đóng góp và nguồn vốn từ lợi nhuận giữ lại. Trong năm 2005 với số vốn ban đầu là 850 triệu đồng, số vốn tăng qua các năm do nhu cầu đầu tư và mở rộng kinh doanh, cụ thể năm 2006 số vốn là 1,3 tỷ đồng, năm 2007 số vốn là 1,5 tỷ đồng. Số vốn của Công ty OEC nhỏ và nhu cầu vốn tăng qua các năm không cao là do quy mô hoạt động của Công ty còn nhỏ và do đặc điểm của dịch vụ giao nhận thông thường là đầu tư đơn giản, chủ yếu chỉ gồm chi phí văn phòng, hệ thống thông tin, và đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn là đủ. 2.1.4.3. Đặc điểm về lao động Số lượng nhân viên trong Công ty là năm 2005 là15 nhân viên; năm 2006 là 17 nhân viên; năm 2007 là 20 nhân viên. Trình độ: 15/15 cán bộ nhân viên trong Công ty đều có bằng đại học. Tuổi trung bình: độ tuổi trung bình của người lao động là 28. Đây là một mức tuổi đang còn rất trẻ, tràn đầy long nhiệt tình và hoài bão, với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, OEC luôn biết khai thác và tận dụng những thế mạnh của họ trong công việc, đặc biệt là đội ngũ bán hàng và marketing của Công ty rất năng động và nhiệt tình. Kỹ năng của nhân viên: 100% nhân viên của Công ty đều thành thạo các nghiệp vụ giao nhận, thành thạo sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc thực hiện nghiệp vụ, khả năng tiếng anh thương mại (liên quan đến nghiệp vụ giao nhận) thành thạo cũng là một thế mạnh của OEC trong việc làm ăn với các đối tác nước ngoài. 2.1.5. Các dịch vụ chính do Công ty OEC cung cấp OEC cung ứng các dịch vụ giao nhận hàng hoá trong và ngoài nước, bao gồm các hoạt động sau: Giao nhận hàng hoá đường biển Giao nhận hàng hoá hàng không Giao nhận vận tải đa phương thức Các dịch vụ khác 1) Đối với giao nhận hàng hóa đường biển Giao nhận hàng xuất khẩu Quy trình: Nhận hàng từ phía nhà xuất khẩu và vận chuyển nội địa đến cảng Đăng kí với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch, . . . Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu và theo dõi quá trình xếp hàng lên tàu Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng tình trạng hàng hoá xếp hàng lên tàu Nhận Master B/L từ người chuyên chở có chữ kí của thuyền trưởng Cấp vận đơn House B/L cho chủ hàng có chữ kí của Công ty giao nhận Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần) Thông báo cho người xuất khẩu biết về thời gian dự kiến khởi hành (ETD- estimate time of depature) và thời gian dự kiến tàu đến (ETA- estimate time of arriver Giám sát quá trình vận chuyển, hành trình của tàu và thông báo cho các bên khi cần thiết Đối với hàng nhập khẩu (dịch vụ nhận hàng hoá nhập khẩu) Lập bộ chứng từ cần thiết để nhận hàng như : 02 bản chính tờ khai hải quan; 01 bản sao hợp đồng; 01 bản sao vận đơn đường biển; 03 bản chính giấy uỷ quyền của khách hàng cho nhà giao nhận, … Nhận thông báo hàng đến (NOA- Notice of arrive)) từ cảng Mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O- delivery order) Mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tầu tại cảng để xác nhận D/O Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng Thông báo cho chủ hàng mang House B/L đến nhận hàng và lập hoá đơn thương mại để thanh toán với chủ hàng. 2) Giao nhận hàng hoá vận tải bằng đường hàng không Đây là loại dịch vụ dành cho các hàng cao cấp, cần chuyển gấp. Công ty sẽ nhận hàng từ các nhà xuất khẩu và thực hiện các giao dịch cần thiết nhằm chuyên trở hàng hoá nhanh và tiết kiệm chi phí nhất. Hiện tại Oriental Express đang cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá hàng không như sau: Giao nhận hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không từ cửa tới cửa (Door to Door service) Giao nhận hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không đến các sân bay (Airport to Airport) 3) Giao nhận vận tải đa phương thức Vận tải đa phương thức Multimodal Transport hay Combined Transport là một phương pháp vận tải trong đó hàng hóa được vận chuyển bằng hai hay nhiều phương thức vận tải khác nhau, trên cơ sở một chứng từ vận tải, một chế độ trách nhiệm và chỉ một người chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình chuyển trở từ một địa điểm nhận hàng để chở ở nước này đến một địa điểm giao hàng ở nước khác. Hiện tại Công ty OEC cung cấp các loại hình vận tải liên hợp như sau : Sea/Air : Đây là kiểu kết hợp giữa tính kinh tế của vận tải biển và vận tải hàng không. Air/Road : Dịch vụ ‘ nhặt và giao’ (Pick up and delivery) của vận tải Ôtô gắn liền với vận tải hàng không. Rail /Road (hay còn gọi là Piggback) : Đây là sự kết hợp tính an toàn và tốc độ của vận tải đường sắt với tính cơ động của Ôtô. Rail/Road/Inland Waterway-sea-Rail/Road/Inland Waterway : Kiểu kết hợp này thường được áp dụng khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển từ nước này đến nước khác. 4) Các dịch vụ khác Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm các hoạt động Chào giá với các hãng vận tải để tìm ra mức giá tốt nhất thị trên thị trường thuê vận tải Chào giá với khách hàng Ký kết hợp đồng với hãng vận tải và với khách hàng Giám sát quá trình vận tải đồng thời thông báo cho khách hàng biết thời gian khởi hành và thời gian hàng đến Thu tiền vận tải từ khách hàng và trả tiền thuê vận tải cho hãng vận tải Dịch vụ đại lý tàu biển và môi giới hàng hải, gồm có : Môi giới tàu biển Vận chuyển hàng trọn gói Vận tải hàng xuất nhập bằng FCL hoặc LCL Làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu Phát hành chứng từ vận tải (House Bill of lading) Mua bảo hiểm vận tải Đóng gói và bao bì Kho bãi và phân phối Vận chuyển hàng trọn gói Dịch vụ thủ tục hải quan gồm có: ORIENTAL EXPRESS CƠ QUAN THÔNG QUAN KHÁCH HÀNG (NGƯỜI MUA) Xác định giá hàng hoá Tính thuế và áp mã thuế phù hợp Làm thủ tục hàng hoá xuất nhập khẩu Làm thủ tục giao nhận tại cảng Dịch vụ quản trị dây truyền cung ứng (Supply Chain Management) Đây là dịch vụ cốt lõi của một nhà cung ứng dịch vụ giao nhận như Công ty Oriental Express. Mặc dầu để thực hiện thành công dịch vụ này đòi hỏi Công ty phải hoạt động như một Công ty logistic thực thụ, tuy chưa phải là Công ty logistic theo đúng nghĩa nhưng Oriental Express cũng đã ký kết với các Công ty vận tải và kinh doanh kho bãi để cung cấp cho khách hàng một cách tốt nhất dịch vụ này. Nhờ tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa người mua, khách hàng và người bán, dịch vụ này góp phần quan trọng để nâng cao hiệu quả của hoạt động cung ứng, giao nhận hàng hoá. Qúa trình thực hiện dịch vụ quản trị dây chuyền cung ứng gồm các hoạt động: lập kế hoạch, thực hiện và quản lý dòng chảy hàng hoá và thông tin từ nơi đặt hàng, thông qua sản xuất, vận chuyển( thuê vận chuyển), kho bãi ( Công ty thuê kho bãi của các Công ty khác), phân phối đến tận tay khách hàng cuối cùng. Trong thời gian qua Công ty giao nhận vận tải Phương Đông chỉ tâp chung vào các hoạt động hậu cần đầu ra, dịch vụ này gồm các công việc sau: nhận booking từ các doanh nghiệp, nhà máy xuất khẩu hàng hoá (vendors); Công ty sẽ có một mẫu riêng (form) cho các vendor điền thông tin đặt hàng. Về cơ bản những người đặt hàng cần cung cấp thông tin về đơn hàng (po number), số lượng thể tích (cbm), số khối hàng và một số thông tin đặc biệt cho các mặt hàng yêu cầu sử lý đặc biệt. Liên lạc chặt chẽ và quản lý các yêu cầu xếp hàng của khách hàng. Với mỗi lô hàng, Công ty thông báo trước đến khách hàng (người mua hàng) hoặc xin chỉ dẫn xếp hàng (shipping instruction) của khách hàng trước khi xếp hàng. Lập kế hoạch vận chuyển hàng hoá: Tuỳ theo lượng hàng được đặt hàng lẻ (LCL) hay hàng nguyên container (FCL) mà nhân viên của Công ty sẽ lên kế hoạch phù hợp. Kế hoạch đóng hàng sẽ gồm các thông tin cơ bản sau: loại hàng, số đơn hàng, cách thức đóng hàng, loại container, và quan trọng nhất là một số lựa chọn về lịch tàu của các hàng tàu khác nhau. Kế hoạch đóng hàng sẽ được gửi trực tiếp cho khách hàng ( người mua, nhà nhập khẩu) để phòng mua hàng, phòng xuất nhập khấu của khách hàng có điều kiện kiểm tra tình hình kho bãi, tiêu thụ, nhu cầu mà chọn lựa lịch tàu có ngày đến thích hợp. Đóng hàng vào container và xếp hàng theo đúng yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng liên kết với các nhà cung cấp kho bãi cung cấp cho khách hàng dịch vụ kho bãi và bảo quản hàng hoá Gửi tới khách hàng kết quả xếp hàng (container loading result) Phát hành chứng từ vận tải cần thiết: sau khi hàng hoá đã lên tàu an toàn, Công ty Oriental Express sẽ phát hành một số chứng từ vận tải cần thiết như: FCR (Forwarding Cargo receipt) hoặc House Bill of Lading để người bán –vendors có thể hoàn tất thủ tục làm chứng từ thương mại khác, như chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) hay visa nếu cần. Dịch vụ thu gửi chứng từ thương mại: tuỳ từng cấp độ dịch vụ mà khách hàng mua, Oriental Express có thể thu chứng từ của các vendors, kiểm tra và sắp xếp theo một thứ tự quy định, gửi đến người mua để người mua làm thủ tục nhận hàng ở hải quan. Dịch vụ này giúp người mua có thể kiểm soát được tiến độ gửi chứng từ đi kèm hàng hoá, đảm bảo hàng đến, chứng từ đến, giảm được chi phí lưu container tại bãi do chậm chứng từ. Quản lý hay thông báo cho khách hàng (người mua hàng) tình hình hàng hoá của từng đơn hàng (PO- Purchase Order). Oriental Express còn cung cấp một số dịch vụ khác như: vận tải nội địa, hàng hoá quá cảch…. khi có yêu cầu từ phía khách hàng. Các dịch vụ này đang được Công ty cung cấp như: Thiết lập và thực hiện các quy trình làm hàng riêng biệt theo yêu cầu của khách hàng: Những khách hàng khó tính thường yêu cầu Oriental Express tuân theo những yêu cầu đặc biệt khi làm hàng cho họ. Oriental Express sẽ tổng hợp tất cả các yêu cầu và làm thành một quy trình làm riêng cho khách hàng đó. Khi quy trình đã được thông qua, các nhân viên Oriental Express đều phải tuân thủ theo các điều đã quy định Quy trình làm hàng riêng biệt có tên gọi tắt là SOP (Standard Operation Procedure) SOP thường có các nội dung: Quy định về việc giao nhận hàng Quy định về thời gian xếp hàng Quy định về chứng từ Quy định về số liệu và thời gan cập nhật số liệu Quy định về tuyến đường Quy định về cách thức giải quyết các tình huống bất trắc Nhận và đóng gói hàng hoá 2.2. Thực trạng hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC 2.2.1. Khái quát hoạt động giao nhận vận tải của Công ty 2.2.1.1. Tình hình chung Bảng 2.1 chỉ ra trong ba năm hoạt động, Công ty đã thu được các thành tích nổi bật trong kinh doanh. Tổng số hợp đồng giành được là 620 hợp đồng, đạt tổng giá trị là 10,49 tỷ Đồng. Mức tăng trưởng hàng năm đạt 30%. Thị trường giao nhận chủ yếu của Công ty là các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc các tỉnh từ miền trung trở ra. Nhiều nhất là các tỉnh Hà Nội, Quảng Ninh, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc… Bảng 2. 1. Kết quả giao nhận trong 3 năm 2005- 2007 Hình thức hợp đồng Giá trị (tỷ đồng) Tỷ trọng (%) Đường Biển 310 7, 124 67, 9 Hàng Không 158 2, 165 20, 6 Đa phương thức 160 1, 201 11,5 Tổng 620 10, 490 100 Nguồn: Phòng kế toán Công ty OEC Giá trị trung bình của một hợp đồng đường biển là 22, 98 triệu đồng, đường hàng không là 13, 7 triệu đồng, vận tải đa phương thức là 7,506 triệu đồng. Nhìn chung giá trị trung bình không lớn, phản ánh khách hàng của Công ty chủ yếu là vừa và nhỏ, đây cũng là số khách hàng trọng điểm của Công ty Tỷ trọng giá trị vận tải biển là 67, 9% phản ánh khách hàng của Công ty chủ yếu là sử dụng vận tải biển, tiếp đó là vận tải hàng không 20, 6% chiếm tỷ trọng cũng không nhỏ, điều này cũng thấy rất rõ thông qua số lượng hàng hoá vận tải hàng không hàng năm lên tới hàng trăm tấn. Và chiếm tỷ trọng ít nhất là vận tải đa phương thức 11, 5% phản ánh loại hình vận tải này chưa được Công ty chú trọng khai thác trong những năm qua. Trung bình một năm số hợp đồng là 209, 7 hợp đồng. Điều này chỉ ra rất rõ hiệu quả của đội ngũ nhân viên bán hàng trong việc tìm kiếm khách hàng và năng lực đàm phán ký kết hợp đồng. Trong thực tế để có được một hợp đồng trong._.