Nâng cao hiệu quả công tác Tổ chức Văn phòng tại Công ty tư vấn xây dựng công trình giao thông I

ợc sự đồng ý của Công ty Tư vấn Xây đựng Công trình giao thông I em được về thực tập tại Phòng Nhân chính của công ty, sau hai tháng thực tập, bước đầu tiếp xúc với thực tế công việc thời gian quả là hết sức ngắn ngủi nhưng nó đã đem lại cho em rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích, giúp em hiểu rõ hơn những vấn đề mà các thầy cô đã cung cấp cho chúng em qua các bài giảng. Trong thời gian thực tập, được sự giúp đỡ tận tình của đội ngũ cán bộ và nhân viên trong phòng Nhân chính, em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các công tác về hành chính và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Đinh Văn Tiến. Vì vậy, em đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác Tổ chức Văn phòng tại công ty tư vấn xây dựng công trình giao thông I” làm luận văn tốt nghiệp. Bản luận văn này được trình bày theo ba nội dung chính đó là : Phần 1: Lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng. Phần 2: Thực trạng Công tác Tổ chức Văn phòng tại Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình giao thông I. Phần 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Công tác Tổ chức Văn phòng tại Công ty Tư vấn Xây dựng công trình giao thông I. Phần I lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng I. Sự cần thiết của văn phòng Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp, nhưng với tên gọi khác nhau và có các chức năng, nhiệm vụ, cách tổ chức khác nhau. Đã có những cách hiểu khác như nhìn văn phòng dưới dạng tĩnh thì văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch giấy tờ thì đó là văn phòng. Đây là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn, giấy tờ, soạn thảo công văn thư từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo xắp xếp bàn ghế, điều động xe cộ, tiếp khách, đánh máy , in ấn tài liệu ... Chính với cách hiểu này, các trưởng phòng hành chính quản trị đã điều khiển nhân viên của mình thực hiện các công việc hành chính một cách rời rạc, hầu như thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối hợp các hoạt động hành chính của phòng mình với các hoạt động hành chính của các phòng ban khác, vì thế có sự trùng lặp trong hoạt động hành chính hoặc mỗi nơi làm theo một cách riêng của mình khiến tốn công, tốn của lại thiếu thống nhất trong cơ quan. Nếu nhìn văn phòng dưới dạng động, sẽ thấy công tác văn phòng là một chức năng quản lý, không phải chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ, mà chính xác hơn là nơi thu thập và xử lý thông tin.Nó xẽ trở thành một trung tâm thần kinh hoặc não bộ cho một doanh nghiệp. Vị trí công việc và luồng xử lý của nó là những khía cạnh quan trọng của văn phòng nhất là trong bối cảnh có sự tác động của môi trường từ bên trong và bên ngoài. Trong một doanh nghiệp hàng ngày có rất nhiều dữ liệu nảy sinh( Các tài nguyên, số nhân viên, các chi phí, các hồ sơ khách hàng, doanh số bán, các chi tiết giao dịch kinh doanh ) rất cần được xử lý chính xác, kịp thời, thích hợp để trở thành những thông tin hữu ích giúp cho người lãnh đạo ra quyết định kinh doanh. Đó là sự cần thiết của văn phòng. 1.Khái niệm và vai trò của văn phòng Văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Vai trò của văn phòng được thể hiện ở chỗ : + Giúp lãnh đạo hoạt động có chương trình, kế hoạch tránh những công việc mang tính vụ việc. + Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, đảm bảo sự hoạt động và thống nhất. + Đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan được thông xuốt đạt hiệu quả. 2.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 2.1.Chức năng của văn phòng Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp là cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng doanh nghiệp, bởi vì văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động theo chức năng thẩm quyền . Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau đây: Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. Có thể thấy rằng :Quản lý dựa trên các công việc của văn phòng, sản phẩm của văn phòng là thông tin, phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan tới việc thu thập, xử lý, ghi lại và truyền thông thông tin .từ góc độ công việc, văn phòng có bốn loại công việc hành chính sau đây: a.Soạn thảo các công văn giấy tờ, các bản tường trình . b.Quản lý các hồ sơ kể cả việc xắp xếp phân loại và thiêu huỷ hồ sơ. c. Tính toán hoạt động sổ sách giá cả. d.Thông đạt hay truyền thông dưới các hình thức thư từ, điện thoại, fax, các bản tường trình, hội nghị tiếp tân, các cuộc hẹn …. + Nội dung thông tin hành chính hỗ trợ bao gồm: a.Thông tin đầu vào b.Thông tin nội bộ doanh nghiệp c.Thông tin đầu ra Chức năng dịch vụ - hỗ trợ của văn phòng. Chức năng nhiệm vụ hỗ chợ của văn phòng được thể hiện qua công việc của các bộ phận : Kế toán Tài vụ Kế hoạch – thống kê Viễn thông In ấn Quản trị hành chính Xử lý dữ liệu Xử lý văn bản Quản lý công văn giấy tờ hồ sơ tài liệu Tổng hợp Quản lý nhân sự Hai chức năng này đều quan trọng như nhau nó phối hợp chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất phục vụ cho công tác văn phòng. 2.2.Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có nhiệm vụ tổng quát sau đây: + Xây dựng chương trình công tác năm ,sáu tháng quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc theo dói thực hiện chương trình. + Thu thập và sử lý thông tin, chuẩn bị văn bản đề án ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trưởng doanh nghiệp. + Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn bản . +Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp, giữ vị trí chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và công dân.Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt của doanh nghiệp. +Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp. Văn phòng phải chú ý hoàn thiện bộ máy của mình từ cán bộ đến lề lối làm việc, coi trọng vấn đề hoạch định công việc nhằm phối hợp tốt các bộ phận, kiểm tra kịp thời làm cho hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. II.Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng 1.Các nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng Bộ máy văn phòng rất quan trọng cho một doanh nghiệp nên cần phải tổ chức bộ máy này một cách thích hợp và năng động giúp cho các bộ phận phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ của họ. Một cơ cấu tổ chức tốt phần lớn là do biết áp dụng một số nguyên tắc có giá trị đối với việc tổ chức bộ máy văn phòng. 1.1.Nguyên tắc về mục tiêu. Mọi loại công việc được định ra để đạt mục tiêu nhất định cho nên trước khi định ra một mục tiêu nào đó thì mục tiêu bộ phận đó phải được xác định rõ ràng. Muốn biết một công việc có cần thiết hay không phải nhìn vào sản phẩm trực diện của nó, mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả các hoạt động của các bộ phận khác hoạt động thuận lợi .Công việc của văn phòng đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách gián tiếp hay trực tiếp. 1.2.Nguyên tắc về chức năng Mục tiêu quyết định chức năng.Chức năng được xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng với nhau.Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả chung của tổ chức. 1.3. Nguyên tắc về nhân viên Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc được ấn định cho nhân viên cá biệt. Nói cách khác, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó. Có thể miêu tả mối quan hệ này như sau: Nhân sự Chức năng Mục tiêu Phương tiện Vật chất Nên để cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề về quản lý có ảnh hưởng đến công việc của họ nhằm nâng cao khả năng xác định vai trò của họ đối với các mục tiêu và các quy định từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối với công việc. 1.4. Nguyên tắc trách nhiệm và quyền hạn Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau.Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn.Trách nhiệm và quyền hạn bổ xung và tăng cường lẫn nhau, nhưng không nên vượt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào.Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công công việcphải được phân công cụ thể. 1.5.Nguyên tắc về uỷ quyền. Thủ trưởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng phải biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý của mình .Uỷ quyền đúng đắn có hai điều lợi: Người lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển. 1.6.Nguyên tắc tính duy nhất của mệnh lệnh Bất kỳ các nhân nào trong một tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một người cao cấp duy nhất, có nghĩa là mối quan hệ báo cáo nên đi theo chiều dọc như một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc. 1.7 .Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát Nguyên tắc này liên quan đến số người dưới quyền một người kiểm soát, cần hết sức tránh sai lầm trong việc đánh giá phạm vi kiểm soát Phạm vi kiểm soát càng rộng thì số cấp quản lý càng ít ngược lại. Nếu nó quá rộng thì các nhiệm vụ có thể được tiến hành không hiệu quả, nếu quá hẹp thì có thể lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp. 1.8.Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức Các dịch vụ hỗ trợ các văn phòng không đồng nhất và có sự thay đổi tạm thời khối lượng, phải chú trọng và nhạy cảm với sự thay đổi. Tính linh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm có thể điều động khi cần thiết. Tám nguyên tắc nói trên giúp cho doanh nghiệp xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp, bảo đảm cho bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, đúng chất lượng. Từ những nguyên tắc trên và thực tế tình hình doanh nghiệp mà lựa chọn nên tập trung hay phân tán các dịch vụ hỗ trợ văn phòng. Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không thống nhất, đúng hơn là hỗn tạp, chúng được đặt ra là để làm dễ dàng cho hoạt động của các bộ phận chức năng khác nhau. Vì thế mà việc tập trung các dịch vụ văn phòng cũng có những thuận lợi và bất lợi. Cách bố trí tập trung: Tập trung có hai thuận lợi chính : Một loại liên quan đến thiết bị văn phòng và mặt bằng như: tiết kiệm khi sử dụng thiết bị, văn phòng, mặt bằng và giảm nhu cầu trùng lặp, tận dụng hết những thiết bị chuyên biệt, tạo điều kiện quy định thời gian biểu tốt hơn cho máy móc nhằm đáp ứng nhu cầu lúc cao điểm; Một loại liên quan đến những người thực hiện công việc như :tránh sự trùng lặp nhân sự thực hiện chức năng thư ký ở một số văn phòng bộ phận. Các nhân viên văn phòng tập trung có thể chuyên sâu vào vào những lĩnh vực công việc khác nhau được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn hoá, tuy rằng họ có thể được huấn luyện làm việc với một chức năng khác, tạo điều kiện cho một nhân viên có thể đảm trách công việc của người khác. Tập trung còn cho phép tập chung nỗ lực của nhân viên vào những chức năng riêng biệt vào những lúc cao điểm. Những điều nói trên đòi hỏi đào tạo, phân bố và kiểm soát kỹ lưỡng những nhân viên tập chung để họ thực hiện công việc có hiệu quả hơn trong điều kiện tập trung hoá. Những bất lợi của tập trung các dịch vụ văn phòng là : - Nó tăng thêm thời gian cần để hoàn thành một nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ vì phải có những thủ tục ghi nhận những công việc từ các bộ phận giữ đến và từ các trung tâm dịch vụ giữ đi. Do đó có thể phải chấp nhận một sự quan liêu với những thủ tục cứng nhắc để bảo đảm tính thống nhất trong công việc được thực hiện và kiểm soát việc nhận và phân phối công việc. Do công việc được thực hiện xa nơi phát sinh nên không tránh khỏi những sự hiểu lầm và sai sót có thể gây ra những chậm trễ không thể chấp nhận được. Có hai hình thức tập trung đó là tập trung theo địa bàn và tập trung theo chức năng. a/ Tập trung hoá vào một địa bàn là mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất dưới quyền quản lý của nhà quản lý hành chính. Nhà quản Lý hành chính Mọi công việc hành chính cho các bộ phận A,B,C Tập trung vào một địa điểm có nhiều thuận lợi như dễ huy động được nhân sự,dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị và dễ dàng nghiên cứu cải tiến thủ tục.Tuy nhiên nó cũng có những bất lợi như :khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác, thiếu quan tâm đến sự ưu tiên của từng loại công việc và trì trệ do chuyển giao công việc,các doanh nghiệp nhỏ và cá thể thường áp dụng hình thức này. b/ Tập trung theo chức năng là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà quản lý hành chính. Công việc hành chính bộ phận B Quản lý hành chính Công việc hành chính bộ phận C Công việc hành chính bộ phận A Hình thức này có thuận lợi là thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý, làm tham mưu về hoạt động hành chính cho nhà quản lý hành chính của từng bộ phận chuyên môn.Nhưng nó có những bất lợi là nếu áp dụng không khéo xẽ xảy ra việc lấn quyền các cấp quản lý chuyên môn. Phân tán văn phòng Phân tán ít nhiều ngược lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu là tạo nên tính linh hoạt trong công việc, thêm vào đó là làm việc trong những đơn vị nhỏ có thể động viên thúc đẩy nhân viên, họ có nhiều cơ hội sử dụng sáng kiến hơn và thấy ngay những gì sẩy ra trong công việc giúp họ cải tiến chất lượng và tốc độ làm việc.Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc xẽ trùng lặp, hao tổn văn phòng phẩm và sức lực. Vấn đề quyết định tập trung hay phân tán các dịch vụ hỗ trợ văn phòng cần được nghiên cứu và tiến hành một cách thận trọng phải dựa trên những tiêu chuẩn nhất định như: Nhu cầu của người sử dụng, chú ý đến tính linh hoạt của công việc. So sánh giữa chi phí và lợi ích của các phương pháp khác nhau có thể có . Mục đích của tập trung hay phân tán là làm cho cơ cấu tổ chức càng phù hợp với những yêu cầu của tổ chức càng tốt. 2. Xây dựng sơ đồ bố trí văn phòng Việc xây dựng và bố trí văn phòng rất quan trọng, khi xây dựng sơ đồ văn phòng chúng ta cần chú ý xây dựng văn phòng sao cho văn phòng phải tinh gọn, đáp ứng đúng yêu cầu của một văn phòng hiện đại để làm việc có hiệu quả hơn. Khi xây dựng và bố trí văn phòng cần chú ý những vấn đề sau: Thiết bị văn phòng Bố trí các phòng ban sao cho hợp lý Có phòng họp rộng rãi Anh sáng phù hợp Các dụng cụ văn phòng phẩm Các dịch vụ nhắn tin Môi trường trong văn phòng phải sạch xẽ, thoáng mát Trên đây là những vấn đề mà khi xây dựng và bố trí văn phòng chúng ta cần chú ý tới. III.Quản lý văn phòng một cách khoa học 1.Các chức năng của quản lý Do tính chất quan trọng và rất đa dạng của văn phòng nên cần quản lý văn phòng một cách khoa học.Nói cách khác phải có người quản lý văn phòng chuyên nghiệp. Hiện nay, đối với chức năng này có rất nhiều tên gọi khác nhau: Trợ lý hành chính cho tổng giám đốc Chánh văn phòng Giám đốc hành chính Quản trị viên văn phòng … Trên đây tâp trung trình bày những yêu cầu cần có những chức danh này để quản lý văn phòng một cách khoa học và có hiệu quả. 2.Phẩm chất của người quản lý văn phòng Người quản lý văn phòng trong một mức độ lớn, tạo động cơ thúc đẩy các lĩnh vực mình phụ trách nên cần có những phẩm chất cơ bản sau: Có khả năng về chuyên môn kỹ thuật. Có khả năng quản lý . Có khả năng ra quyết định Có khả năng về quản lý hành chính. 3.Công việc và phương pháp của người quản lý văn phòng. Công việc của người quản lý văn phòng thể hiện ở một số chức năng sau đây: Chức năng kiểm soát Chức năng diễn đạt và thi hành các kế hoạch của ban lãnh đạo doanh nghiệp Chức năng thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực hơn Chức năng duy trì kỷ luật Chức năng giải quyết sai phạm Phương pháp của người quản lý văn phòng : Muốn công việc văn phòng được tiến hành trôi chảy một cách khoa học, không mang tính chủ quan nhất là đối với các thủ tục hành chính, cần có phương pháp khoa học. Muốn giải quyết một vấn đề hay một tình huống cần có sự phân tích cụ thể, xác định vấn đề một cách cẩn thận và tiến hành một cách logic để đi đến một giải pháp.Sau đây là những giải pháp cơ bản : Nhận thức vấn đề Thiết lập giả thiết Thu thập giữ liệu Trắc nghiệm mỗi giả thiết áp dụng. Phần II Thực trạng công tác Tổ chức Văn phòng tại Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Giao thông i I Một số khái quát về Công ty Tư vấn Xây dựng công trình giao thông 1. 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty tư vấn Xây dựng công trình giao thông I thuộc Tổng công ty Xây dựng Công trình giao thông I dược thành lập theo quyết định số 1289/TC-LĐ ngày 1/6/1984 của bộ giao thông vận tải và quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 612/TCCB-LĐ ngày 05/04/1993 và số 4226/TCCB-LĐ ngày 20/05/1995 của Bộ giao thông vận tải. Công ty tư vấn XDCTGT I được cấp chứng chỉ hành nghề số 260 ngày 29/2/1995 hoặc đăng ký 0101.030.1.035 do Bộ xây dựng cấp. Công ty tư vấn XDCTGT I được cấp giấy phép kinh doanh số 109940 do UB kế hoạch thành phố Hà nội cấp ngày 29/09/95. 2.Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Tư vấn XDCTGT I là một doanh nghiệp nhà nước theo các quyết đinh thành lập của Bộ GTVT với chức năng nhiệm vụ : Lập dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông đường bộ nhóm B-C. Khảo sát địa hình ,địa chất các công trình giao thông giao thông đường bộ nhóm B-C. Thiết kế các công trình đường bộ nhóm B-C, công trình cầu loại trung Giám sát kỹ thuật và nghiệm thu chất lượng và khối lượng các công trình giao thông đường bộ nhóm B-C . Tổng thầu thiết kế và quản lý Dự án các công trình giao thông đường bộ nhóm B-C. Xây dựng thực nghiệm công trình theo các đề tài nghiên cứu kỹ thuật xây dựng giao thông cấp Bộ, cấp Nhà nước do Công ty nghiên cứu và thiết kế. Thẩm tra dự án đầu tư ,thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giao thông đường bộ nhóm B-C,cầu loại trung . 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. * Ban giám đốc. 1.Giám đốc. 2.Phó giám đốc. - Phó giám đốc phụ trách kinh doanh - Phó giám đốc phụ trách thiết kế - Phó giám đốc phụ trách khảo sát * Các phòng ban: 1-Phòng nhân chính 2-Phòng kế hoạch 3-Phòng kế toán –tài chính 4-Phòng ký thuật KCS * Các đơn vị sản xuất : 1-Đội khảo sát 1 : Khảo sát địa hình, khảo sát đường 2-Đội khảo sát 2 : Khảo sát địa chất, thuỷ văn 3-Phòng thiết kế 1 : Thiết kế lập dự án ,thiết kế kỹ thuật,thiết kế KT-TC,thiết 4-Phòng thiết kế 2 : Thiết kế BVTC,thẩm định lập hồ sơ mời thầu theo kế hoạch công Cơ cấu quản lý của công ty là mô hình quản lý kết hợp các quan hệ điều kiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu – hướng dẫn ở mỗi cấp. Đây là dạng cơ cấu được áp dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và lớn, cơ cấu “trực tuyến – chức năng” được mô phỏng theo sơ đồ sau: Phó GĐ-KT 1 Phó GĐ-KT 2 Phó GĐ Kinh doanh Phòng KT KCS Phòng Nhân chính Phòng Kế hoạch Phòng TC-KT Giám đốc Phòng TK1 Phòng TK2 Phòng TK3 Đội Khảo sát 1 Đội Khảo sát 2 1. Cơ cấu tổ chức của phòng nhân chính CBTTCCB KT - KL Trưởng Phòng Phó Phòng CB TL CB QTrị Y tế Văn thư Thủ Kho T.Lái xe Bảo vệ Tạp vụ Tổ Hồ sơ Chức năng nhiệm vụ các vị trí 1.1.Trưởng phòng 1.2.Phó phòng * Chức năng: Phụ trách công tác hành chính – quản trị theo sự phân công của trưởng phòng . * Nhiệm vụ: Phụ trác quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. Thực hiên công tác lưu trữ các tài liệu thường và tài liệu quan trọng, bảo mật của công ty. - Xây dựng lịch công tác , lịch giao ban hội họp. - Phụ trách điều động tổ bảo vệ, lái xe, tạp vụ, hồ sơ phục vụ cho nhu cầu sản suất. - Tham gia bảo vệ môi trường ,phòng cháy ,chữa cháy của công ty . - Quản lý và lập kế hoạch mua sắm cấp phát vật tư văn phòng phẩm, máy móc thiết bị bảo hộ lao động, y tế. - Thư ký cho giám đốc và các hội nghị giao ban cùng các hội nghị của công ty. - Đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị nơi làm việc. - Tham mưu cho giám đốc về việc cải tiến điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty. - Điều hành các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng. 1.3. Nhân viên làm công tác tổ chức cán bộ thi đua khen thưởng, kỷ luật, quân sự. * Chức năng: - Theo dõi và thực hiện công tác tổ chức cán bộ thi đua, khen thưởng, kỷ luật quân sự. * Nhiệm vụ: xây dựng chức năng nhiệm vụ cho từng vị trí - Xây dựng nội quy, quy chế quản lý của công ty. - Tiếp nhận và điều động cán bộ công nhân viên trong công ty. - Lập kế hoạch giáo dục đào tạo ngắn hạn ,dài hạn cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Thực hiện các chế độ tuyển dụng ,bổ nhiệm ,bãi nhiệm ,miễn nhiệm kỷ luật thi đua khen thưởng . - Phối hợp cùng các cấp, ban thanh tra nhân dân, xem xét giải quyết các vụ việc tiêu cực, vi phạm kỷ luật trong công ty, lập báo cáo, hồ sơ trình hội đồng kỷ luật công ty xem xét xử lý. - Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, nhân kỷ niệm những ngày lễ tết cũng như các phong trào thi đua khác của ngành ,của nhà nước và của tổ chức xã hội khác để đề ra phát động phong trào thi đua trong công ty. - Tổng hợp phong trào thi đua của nghành ,của nhà nước và của các tổ chức xã hội khác để phát động phong trào thi đua trong công ty. - Tổng hợp phong trào thi đua của cán bộ công nhân viên theo các đợt phát động phong trào thi đua và theo định kỳ hàng năm trình hội đồng thi đua của công ty xét và làm báo cáo đề nghị hội đồng thi đua cấp trên khen thưởng. 1.4. Nhân viên làm công tác lao động tiền lương. 1.4.1. Chức năng: Thực hiện công tác quản lý tiền lương cho công ty. 1.4.2. Nhiệm vụ : - Xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương. - Xây dựng định mức nội bộ. - Xây dựng quy chế khoán. - Duyệt công hàng tháng cho các đơn vị trong công ty. - Tổ chức đào tạo và thi nâng bậc CNTT/CNDA, nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Lập sổ bảo hiểm xã hội và giải quyết các chính sách BHXH. 1.5. Nhân viên phụ trách công tác quản trị hành chính, y tế. 1.5.1.Chức năng: - Thực hiện công tác quản trị và y tế. 1.5.2.Nhiện vụ: - Lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, vật tư, máy móc, thiết bị, trang bị điều kiện làm việc cho các đơn vị trong công ty. - Tổ chức phục vụ các cuộc họp của công ty lễ tân và tiếp khách. - Thực hiện những công việc như hiếu hỉ, quan hệ đối nội, đối ngoại và những công việc xã hội khác. - Theo dõi và quản lý tài sản, công cụ lao động của công ty. - Lập kế hoạch tổ chức và quản lý cấp phát bảo hộ lao động. - Lập kế hoạch và thực hiện công tác về y tế, cấp phát thuốc, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ, phun thuốc thanh khiết môi trường trong công ty tuyên truyền công tác vệ sinh an toàn lao động. 1.6.Nhân viên văn thư. 1.6.1.Chức năng: - Thực hiện công tác quản lý văn bản và con dấu. 1.6.2.Nhiệm vụ: - Quản lý, tiếp nhận và vào sổ công văn đến, xem và phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn. - Quản lý công văn đi. - Đánh máy công văn đi và trình lãnh đạo ký công văn. - Vào sổ gửi công văn đi. - Quản lý lưu giữ hồ sơ tài liệu con giấu theo quy định. - Viết phiếu nhập xuất vật tư văn phòng phẩm. 1.7.Nhân viên phụ trách kho. 1.7.1.Chức năng: - Là nhân viên quản lý kho vật tư ,văn phòng phẩm . 1.7.2.Nhiệm vụ: - Thực hiện công tác nhập xuất vật tư văn phòng phẩm theo yêu cầu đã được duyệt của các đơn vị trong công ty. - Nghiệm thu khối lượng hoàn thành của tổ hồ sơ. - Tham gia công tác kiểm kê. 2.Sơ đồ tổ chức ,chức năng ,nhiệm vụ đội khảo sát . Đội Trưởng Đội Phó 1 Đội Phó 2 Tổ Khảo sát địa hình 1 Tổ Khảo sát địa hình 2 Tổ Địa chất thuỷ văn Các chủ trì Khảo sát Các chủ trì Khảo sát Các tổ viên phụ trách 2.1.Đội phó 1: 2.1.1.Chức năng: - Phối hợp cùng đội trưởng và thay mặt đội trưởng khi đội trưởng đi vắng để quản lý chung và điều hành công việc của đội để hoàn thành các nhiệm vụ của đội. 2.1.2.Nhiệm vụ: Quản lý và tổ chức thực hiện vẽ lại các mẫu sản phẩm mới của khách hàng. Chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các máy đo đạc của đội khảo sát. Xây dựng và hướng dẫn các quy định công nghệ mới. Theo dõi và có biện pháp khắc phục phòng ngừa sai hỏng trong quá trình sản suất. Điều hành công việc của đội trưởng khi đội trưởng đi vắng. 2.2.Đội phó 2. 2.2.1.Chức năng: Phối hợp cùng với đội trưởng và đội phó 1, thay mặt đội trưởng khi đội phó 1 và đội trưởng đi vắng để quản lý chung và điều hành công việc của đội để hoàn thành các nhiệm vụ của đội ,kiêm chức năng tổ trưởng tổ địa chất thuỷ văn. 2.2.2.Nhiệm vụ: Quản lý và tổ chức thực hiện vẽ lại các mẫu sản phẩm mới của khách hàng. Chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các máy móc của tổ địa chất thuỷ văn. Xây dựng và hướng dẫn các quy định công nghệ mới . Theo dõi và có biện pháp khắc phục phòng ngừa sai hỏng trong quá trình sản suất . Điều hành công việc của tổ địa chất và của đội trưởng khi đội trưởng và tổ phó đi vắng. 2.3.Tổ khảo sát địa hình 1và 2. 2.3.1.Chức năng: - Khảo sát và lập các dự án tiền khả thi, dự án khả thi, thiết kế mỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công các công trình cầu nhỏ, cầu trung và cầu lớn, đường bộ. 2.3.2.Nhiệm vụ: Thực hiện các công việc khảo sát và lập bản vẽ khảo sát theo yêu cầu của chủ nhiệm đề án và chủ nhiệm hạng mục. Theo dõi quá trình thực hiện công nghệ , thực hiện và hoàn chỉnh hồ sơ khảo sát . Quản lý các tài liệu sản phẩm kỹ thuật . Đảm bảo an toàn cho các thiết bị đo đạc và máy móc ,đảm bảo an toàn lao động cho công nhân khảo sát . 2.4.Tổ địa chất thuỷ văn. 2.4.1. Chức năng: Khảo sát địa chất thuỷ văn ,thí nghiệm địa chất công trình các dự án tiền khả thi ,dự án khả thi ,thiết kế kỹ thuật ,thiết kế bản vẽ thi công các công trình cầu nhỏ ,cầu trung ,cầu lớn và đường bộ. 2.4.2. Nhiệm vụ. Thực hiện các công tác địa chất thuỷ văn tính toán nội nghiệp và lập bản vẽ khảo sát theo yêu cầù của chủ nhiệm đề án và chủ nhiệm hạng mục. Theo dõi quá trình thực hiện công nghệ ,thực hiện và hoàn chỉnh hồ sơ khảo sát địa chất thuỷ văn . Quản lý các tài liệu kỹ thuật sản phẩm . Quản lý các thiết bị sản xuất được giao. Đảm bảo an toàn cho các thiết bị đo đạc và máy móc ,đảm bảo an toàn lao động cho công nhân khảo sát . 2.5. Tổ trưởng tổ địa hình 1 và 2. 2.5.1. Chức năng: Quản lý chung và điều hành công việc của tổ khảo sát địa hình 1 để hoàn thành các chức năng nhiệm vụ của tổ. Tham mưu với lãnh đạo đội và công ty các lĩnh vực khoa học kỹ thuật. 2.5.2.Nhiệm vụ: Quản lý ,tổ chức thực hiện và điều hành công việc được giao cho tổ . Xây dựng và hướng dẫn các quy trình công nghệ mới . Theo dõi và có biện pháp khắc phục phòng ngừa sai hỏng trong quá trình sản xuất . 2.6.Tổ viên tổ địa hình 1 và 2. 2.6.1.Chức năng. Thực hiện các công việc khảo sát hiện trường và nội nghiệp . 2.6.2.Nhiệm vụ. Thực hiện các công việc khảo sát hiện trường và nội nghiệp do chủ nhiệm đề án chủ trì khảo sát ,đội trưởng và đội phó giao. Phối hợp với các tổ viên khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thực hiện các công việc khác do đội trưởng và đội phó giao. 2.7.Tổ viên tổ địa chất thuỷ văn. 2.7.1.Chức năng. - Khảo sát địa chất, thuỷ văn, thí nghiệm địa chất công trình các dự án tiền khả thi,mỹ thuật ,thiết kế bản vẽ thi công các công trình cầu nhỏ, trung, lớn, đường bộ. 2.7.2.Nhiệm vụ. Thực hiện các công việc khảo sát địa chất thuỷ văn, tính toán nội nghiệp và lập bản vẽ khảo sát theo yêu cầu của chủ nhiệm đề án và chủ nhiệm hạng mục. Theo dõi quá trình thực hiện công nghệ ,thực hiện và hoàn chỉnh hồ sơ khảo sát địa chất và thuỷ văn. Quản lý các tài liệu kỹ thuật sản phẩm . Quản lý các thiết bị sản suất được giao ,đảm bảo an toàn cho các thiết bị đo đạc và máy móc ,đảm bảo an toàn lao động cho công nhân khảo sát . 3.Sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ phòng thiết kế 1. Tổ thiết kế cầu Tổ thiết kế đường Tổ khảo sát Các CNHM cầu Các CNHM đường TPphụ trách tổ khảo sát Trưởng phòng Phó phòng 3.1.Phó phòng. 3.1.1.Chức năng. Phối hợp cùng với trưởng phòng và thay trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng để quản lý chung và điều hành công việc của phòng để hoàn thành các nhiệm vụ của phòng . 3.1.2.Nhiệm vụ. Quản lý và tổ chức thực hiện vẽ lại các mẫu sản phẩm mới của khách hàng. Chịu trách nhiệm kiểm tra các bản vẽ chi tiết (KCS). Xây dựng và hướng dẫn các quy định công nghệ mới. Theo dõi và có biện pháp khắc phục và phòng ngừa sai hỏng trong quá trình sản suất. Điều hành công việc của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng giao.  3.2.Tổ thiết kế đường. 3.2.1.Chức năng. Thiết kế thẩm định các dự án tiền khả thi ,thiết kế kỹ thuật , thiết kế bản vẽ thi công các công trình cầu nhỏ ,cống và đường .Tư vấn giám sát thi công các công trình cầu nhỏ cống và đường. 3.2.2.Nhiệm vụ. Thực hiện các bản vẽ kỹ thuật theo yêu cầu của phòng. Theo dõi quá trình thực hiện công nghệ thực hiện và hoàn chỉnh đề án. Quản lý các tài liệu kỹ thuật sản phẩm. Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng giao. 3.3.Tổ KCS. 3.3.1.Chức năng. Kiểm tra soát xét các hồ sơ trước khi trình lãnh đạo công ty. 3.3.2.Nhiệm vụ. Tổ chức điều hành các tổ viên hoàn thành các công việc được giao. Trực tiếp tham gia công đoạn kiểm tra chất lượng sản phẩm ở công đoạn hoàn chỉnh. Kiểm tra vật tư đầu vào ,ghi chép sổ sách có liên quan. Xác nhận sản phẩm hoàn thành ghi phiếu nghiệm thu sản phẩm . Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng giao. 3.4.Các chủ nhiệm hạng mục. 3.4.1.Chức năng. Là chủ nhiệm tổng thể, chủ nhiệm đề án hoặc chủ nhiệm các hạng mục của đề án . 3.4.2.Nhiệm vụ. Phụ trách hướng dẫn và giao nhiệm vụ cho các tổ viên thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được trưởng hoặc phó phòng giao. Giám sát quá trình thực hiện, kế hoạch thực hiện. Cùng với khảo sát đi hiện trường, lập đề cương khảo sát thực hiện công việc đúng đề cương được duyệt. Thực hiện các công việc khác được trưởng phòng giao. 3.5.Các tổ viên thiết._.