Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

và sử dụng nguyên vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngưng trệ sản xuất, hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn, bởi vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với nguyên vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán nguyên vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô giúp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, nguyên vật liệu được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đó việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm được chính xác, giúp cho ban lãnh đạo có sự nhìn nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Công Ty Cổ Phần kỹ thuật ELCOM đứng trước một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả nhất và làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất. Vì chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75% đến 80% giá trị công trình đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về nguyên vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất, đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Thời gian qua Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những mặt tồn tại, vướng mắc, do vậy đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác quản lý nguyên vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng Thương Mại và sự hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị Hồng Thắm em đã lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM ”. Nội dung của đề tài gồm ba phần: Chương I: Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM Chương II: Thực trạng công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Do trình độ và thời gian có hạn nên Báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Cô giáo, và các Cô, Chú Cán bộ, cùng các Anh, Chị trong phòng Thương mại của Công ty để em hoàn thiện Báo cáo tốt hơn nữa. CHƯƠNG I  GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦNKỸ THUẬT ELCOM 1.1. Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM. Năm 2005 Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM được thành lập. ELCOM đã nghiên cứu, thiết kế, sản xuất đại trà thành công loạt các sản phẩm công nghệ hiện đại phục vụ cho Ngành giao thông vận tải, giao thông đô thị như: Hệ thống điều khiển đèn tín hiệu giao thông – E37, Hệ thống điều khiển đèn chiếu sáng công cộng – PowerTek, Hệ thống Biển báo, Dải phân cách, Hệ thống xử lý nước, nước thải theo hình thức EPC, BOT, BT... Công ty ELCOM đã đầu tư nghiên cứu, chế tạo thành công “Hệ thống chấm điểm thi Sát hạch lái xe ô tô tự động – ESMART”: ứng dụng công nghệ điện tử, viễn thông tiên tiến nhất, tự động hoá hoàn toàn, đạt tiêu chuẩn ngành 22/TCVN có chất lượng cao, bản quyền phần mềm số 03/2006/QTG ngày 20/03/2006. Đến nay ELCOM đã, đang cung cấp, lắp đặt trên 30 Trung tâm sát, với hơn 420 xe sát hạch hạch được lắp thiết bị trên cả nước. Các hệ thống được lắp đặt tại các Trung tâm sát hạch đều được Cơ quan có thẩm quyền nghiệm thu, cho phép đưa vào sát hạch. Hệ thống ESMART của ELCOM được Cơ quan có thẩm quyền và các Chủ đầu tư đánh giá cao nhất về chất lượng và dịch vụ, với chi phí đầu tư hợp lý, mang lại hiệu quả đầu tư lâu dài tối ưu cho Chủ đầu tư. Luôn phấn đấu là một doanh nghiệp vững mạnh trong lĩnh vực phát triển công nghệ điện tử viễn thông trong nước, ELCOM tin tưởng rằng xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, bổ ích thực sự là nền tảng cho sự phát triển doanh nghiệp mang tính lâu dài. Với phương châm “làm hết sức, chơi hết mình”, ELCOM luôn đảm bảo cung cấp những giá trị vật chất đầy đủ cho nhân viên đồng thời quan tâm, tạo điều kiện phát triển các hoạt động văn hóa tinh thần trong toàn công ty. Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM chính thức được thành lập ngày 04-11-2005 theo quyết định số: 0103009821 của Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần kỹ tuật ELCOM Tên giao dịch: ELCOM Technologies Trụ sở chính: 18 Nguyễn Chí Thanh, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 0438359359 Fax: 04 37711766 Website: www.elcom.com.vn Email: hn.info@elcom.com.vn Văn phòng đại diện : Chi nhánh TPHCM Địa chỉ :  100A4 Thích Quảng Đức, Phường 5, Quận Phú Nhuận, TPHCM Điện thoại : 08-39956174 Fax : 08-39956173 Các ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuất các chương trình phần mềm, sản phẩm tin học; Thiết kế, sản xuất, lắp ráp, buôn bán máy móc thiết bị và các sản phẩm điện, điện tử, đo lường, thí nghiệm, tự động hoá, cơ khí và xử lý môi trường (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); Sản xuất các thiết bị viễn thông, internet, ứng dụng công nghệ mới để sản xuất thiết bị thông tin, viễn thông; Ứng dụng công nghệ cao, ứng dụng công nghệ mới về sinh học trong xử lý môi trường, thu gom rác thải, xử lý chất thải, xử lý ô nhiễm môi trường, tái chế phế liệu, phế thải; Xuất nhập khẩu tư liệu sản xuất (chủ yếu là máy móc thiết bị vật tư: điện, điện tử, viễn thông, đo lường, điều khiển, tự động hoá, cơ khí và xử lý môi trường) và các trang thiết bị công nghiệp; Dịch vụ kỹ thuật (Bao gồm thí nghiệm kiểm tra) điện, điện tử, tự động hoá, công nghệ thông tin, cơ khí, viễn thông, tổng đài, thuê bao dung lượng nhỏ và kỹ thuật môi trường; Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông; Tư vấn, chuyển giao công nghệ, lắp đặt, thẩm định, giám sát công nghệ môi trường, tự động hoá công nghiệp, công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, cơ khí, điện, điện tử, viễn thông; Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi các dự án xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); Tư vấn, sản xuất và chuyển giao các sản phẩm ứng dụng công nghệ kỹ thuật cao ; Tư vấn đầu thầu cho các dự án trọn gói – chìa khoá trao tay (EPC) Tư vấn, xây lắp các công trình điện đến 35KV (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); Thiết kế công trình giao thông cầu, đường bộ; Dịch vụ duy tu, bảo trì hệ thống chiếu sáng. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM. 1.2.1. Chức năng.  Do công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM là Công ty Thương mại, sản xuất và lắp đặt nên chức năng của công ty là : - Cung cấp, lắp đặt và chuyển giao các hệ thống điện tử, tự động hoá, xử lý môi trường. 1.2.2. Nhiệm vụ . Thực hiện đúng các chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành, xây dựng kế hoạch kinh doanh đảm bảo có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cũng như các nghĩa vụ khác đối vói nhà nước. Thực hiện đúng chế độ tiền lương, BHXH, BHYT, các chế độ chính sách khác nhà nước quy định đối với cán bộ công nhân viên. Thường xuyên chủ động áp dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị để phù hợp với sản xuất kinh doanh của công ty. 1.2.3. Quyền hạn. - Được quyền sử dụng vốn, tài sản, lao động của Công ty theo chế độ chính sách do nhà nước quy định - Được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,hợp đồng lao động và các hợp đồng khác thuộc phạm vi, quyền hạn và nhiệm vụ của công ty. - Được quyền mở tài khoản tại các Ngân hàng và sử dụng con dấu riêng. 1.3. Cơ cấu tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM. 1.3.1. Tổ chức bộ máy của công ty . Căn cứ vào nhiệm vụ , chức năng , đặc điểm của quá trình kinh doanh , tính phức tạp của hợp đồng mua bán , xuất nhập sản phẩm, bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật ELCOM được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Cơ cấu này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây : Hình 1 : Sơ đồ bộ máy hành chính công ty Giám đốc Phòng hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng phần mềm máy tính Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng thương mại Hội Đồng Quản Trị Phó Giám Đốc ( Nguồn : Phòng hành chính nhân sự ) * Hội đồng quản trị: Là nơi đại diện cho cả công ty. Chức năng: Quản lý toàn bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp. Nhiệm vụ: Là nơi bàn bạc, thông qua các kế hoạch, cũng như quyết định thực hiện các hoạt động của công ty. * Giám Đốc : Là người có quyền lực cao nhất, là người đại diện pháp nhân của công ty, được phép sử dụng con dấu riêng. Giám Đốc công ty là người ra quyết định chiến lược và chiến thuật cho công ty, là người có quyền điều hành và phân cấp hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc công ty có thể tự xem xét quýêt định thành lập, tổ chức lại, giải thể hoặc sát nhập các đợn vị trực thuộc. Giám đốc công ty có quyền uỷ quyền cho cấp dưới thay mình điều hành các hoạt động của công ty trong thời gian giám đốc vắng mặt * Phó giám đốc : Hỗ trợ cho Giám đốc giải quyết tất cả các công việc có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Xây dựng, đề xuất các phương án kinh doanh. Hỗ trợ cho ban Giám đốc là các phòng ban chức năng. Bộ máy tổ chức của công ty Cổ Phần Kỹ Thuật ELCOM gồm các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc cho Gám Đốc trong quản lý điều hành công việc phù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty : + Phòng hành chính. + Phòng kỹ thuật. + Phòng tài chính kế toán. + Phòng kinh doanh. + Phòng Thương mại . + Phòng phần mềm máy tính. Các phòng ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, mỗi phòng ban đều có người đứng đầu là các trưởng phòng được phân công nhiệm vụ đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty được thông suốt. * Phòng hành chính : Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác quản lý văn phòng, hội nghị, văn thư lưu trữ, quản lý và điều động trang thiết bị văn phòng, công tác bảo vệ và thông tin liên lạc. Tổ chức sắp xếp bố trí nguồn nhân lực một cách hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. * Phòng kỹ thuật : Phụ trách về kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật và các dự án. Nhân viên của phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, sử dụng máy vi tính thành thạo. Phòng kỹ thuật chia làm 3 mảng chính : - Nghiên cứu chế tạo thiết bị điện tử, tự động hoá và kỹ thuật môi trường. Mỗi ban nghiên cứu, hoạt động độc lập và có sự hỗ trợ lẫn nhau trong việc thực hiện các dự án tổng hợp. + Bộ phận điện tử : Nghiên cứu, thiết kế các sản phẩm điện tử, lập trình phần mềm, thiết kế bo mạch cho các sản phẩm trong nghành đo lường, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông …. + Bộ phận kỹ thuật môi trường : thiết kế các hệ thống sử lý nước cấp, nước thải cho các khu công nghiệp, khu chế suất, bệnh viện, khu dân cư…. + Bộ phận kỹ thuật tự động hoá : Thiết kế phần công nghệ phục vụ chủ yếu cho vận hành các dự án về môi trường. Bộ phận này trong tương lai gần chưa thực hiện các dự án độc lập. * Phòng tài chính kế toán : Đứng đầu là kế toán trưởng. Phòng có chức năng thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến hoạt động tài chính kế toán : + Cung cấp thông tin về kinh tế. + Quản lý toàn bộ công tác tài chính kế toán : quản lý vốn, thu hồi vốn, huy động vốn... + Tập hợp các khoản chi phí kinh doanh, đánh giá giá thành sản phẩm qua các lần xuất nhập sản phẩm. + Tính toán kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước về các khoản phải nộp. * Phòng Kinh doanh : Đứng đầu là trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng hoá. Có nhiệm vụ nắm bắt những biến động trên thị trường tiêu thụ, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty, giúp DN tăng cường lợi nhuận và ngày càng phát triển, tư vấn cho khách hàng về tính năng, công dụng của sản phẩm, tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía khách hàng. Các nhân viên của phòng kinh doanh phải biết sử dụng máy vi tính, thành thạo nghiệp vụ kinh doanh, am hiểu thị trường về lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh. * Phòng Thương mại : Có chức năng nhiệm vụ lo cung ứng vật tư thiết bị cho việc nghiên cứu, sửa chữa hay lắp ráp sản phẩm điện tử, cung ứng vật tư thiết bị tự động hoá và môi trường, kế hoạch dự trữ sản phẩm của công ty, kế hoạch hoá dự trữ thiết bị nhằm phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm. Nhân lực tại phòng thương mại được phân bổ chuyên trách cho 1 cụm công việc nhất định có sự quản lý trực tiếp từ trưởng phòng, trưởng dự án và ban giám đốc. Ngoài ra trong phòng còn có 1 nhân viên tổng hợp theo dõi các số liệu báo cáo phụ giúp giám đốc trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên, đánh giá thực trạng triển khai các yêu cầu mua hàng. * Phòng Phần mềm - máy tính : Giúp DN sửa chữa các thiết bị vi tính cho đối tác khách hàng, cho hệ thống mạng nội bộ và máy móc thiết bị của các phòng ban. Hỗ trợ bộ phận điện tử trong kiểm tra thử nghiệm, chạy thử các phần mềm, sản phẩm nghiên cứu. 1.3.2. Phân bổ nhân lực. Do đặc điểm là công việc sản xuất, nghiên cứu, kinh doanh nên công việc luôn ổn định; vì vậy bố trí lao động trong Công ty luôn hợp lý. Yêu cầu lao động làm trong Công ty phải là những người có trình độ, có năng lực, có bằng cấp và sức khỏe tốt. Bảng 1: Cơ cấu lao động trong Công ty (2006 - 2009) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 SL % SL % SL % SL % Tổng số lao động 35 42 65 95 Phân theo tính chất công việc Lao động trong danh sách 3 8.83 3 7.14 4 6.15 9 8.9 Hợp đồng 32 91.2 39 92.9 61 93.9 86 91 Phân theo trình độ, cấp bậc Đại học 20 57.1 25 59.5 41 63.1 90 95 Trung cấp + cao đẳng 15 42.9 17 40.5 24 36.9 5 5.3 Nam 42 60 48 60 56 62.2 61 64 Nữ 28 40 32 40 34 37.8 34 36 (Nguồn: Phòng Hành chính) Số lao động bố trí trong các phòng ban của Công ty được thể hiện trong bảng 2.. Bảng 2: Lao động trong các phòng ban Đơn vị: Người Phòng ban Tổng CBCNV hiện có Tổng số lao động 65 Ban lãnh đạo 2 Phòng Tài chính Kế toán 10 Phòng Kỹ thuật 17 Phòng Kinh doanh 22 Phòng Hành chính 4 Phòng Thương Mại 5 Phòng Phần mềm - Máy tính 5 (Nguồn: Phòng Hành chính) 1.4. Một số chỉ tiêu tài chính trong những năm gần đây. Bảng tóm tắt năng lực tài chính của Công ty cổ phần kỹ thuật Elcom trong vòng 5 năm gần đây nhất trên cơ sở Báo cáo tài chính năm đã được duyệt. Bảng 3 : Một số chỉ tiêu tài chính trong những năm gần đây Đơn vị tính: đồng (VNĐ) Stt Danh mục Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Tổng Tài Sản 5.243.219.112 7.143.192.119 19.412.362.062 19.155.502.183 21.835.615.006 2 Tổng nợ phải trả 6.346.827.331 5.818.584.132 13.393.770.271 9.491.767.910 8.913.648.376 3 TS ngắn hạn 4.651.689.314 6.994.294.687 18.464.531.981 17.417.601.110 16.889.614.337 4 Nợ ngắn hạn 6.061.826.479 5.783.326.132 13.055.443.158 9.258.767.910 7.648.913.267 5 Chí phí 4.710.940.777 4.959.321.294 21.201.837.820 23.411.553.992 25.319.063.351 6 Doanh thu 4.927.619.823 5.234.988.321 25.654.650.575 27.328.432.534 30.998.614.553 7 LN trước thuế 216.679.046 275.667.027 4.452.812.755 3.916.878.542 5.679.551.202 8 LN sau thuế 156.008.913 198.480.259 3.206.025.184 2.820.152.550 4.089.276.865 ( Nguồn : Phòng kế toán ) Bảng 4: Bảng đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009 2006/2005 2007/2006 2008/2007 2009/2008 ±∆ % ±∆ % ±∆ % ±∆ % Doanh thu (tỷ đồng) 4.93 5.23 25.66 27.33 30.99 0.31 106.21 20.42 490.16 1.67 106.52 3.66 113 Lợi nhuận (tỷ đồng) 0.16 0.20 3.21 2.82 4.09 0.04 126.92 3.01 1619.19 -0.39 87.96 1.27 1153 ( Nguồn : Phòng kế toán ) Qua Bảng đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và Tốc độ tăng trưởng của công ty từ năm 2005 đến năm 2009 chúng ta rút ra được những nhân xét : - Doanh thu của công ty qua các năm đều tăng . Tốc độ tăng lợi nhuận thấp hơn tốc độ tăng doanh thu làm cho doanh lợi tiêu thụ của công ty giảm thấp, sử dụng vốn của công ty kém hiệu quả. Mặc dù doanh thu tăng, nhưng do không tiết kiệm được chi phí nên lợi nhuận giảm. Do vậy, công ty cần có biện pháp quản lý chi phí để tăng lợi nhuận nâng cao khả năng sinh lời của đồng vốn. Tuy đã một phần chiếm lĩnh được thị trường trong nước trong một số mảng như Điện tử và tự động hoá ( trong các sản phẩm về hệ thống Sát Hạch lái xe ôtô tự động ) tuy nhiên công ty vẫn gặp phải một số khăn khăn sau: - Việt Nam là nước đang trong giai đoạn công nghiệp-hoá hiện đại hoá nên còn hạn chế về luật môi trường. Do đó các dự án về xử lý nước thải còn ít. - Hạn chế về vốn do các dự án (môi trường) thường có giá trị lớn nên vốn thường là đi vay. - Chưa đủ khả năng để tiếp cận và mở rộng thị trường quốc tế. 1.5. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM. 1.5.1. Nhân tố môi trường bên ngoài. + Khung cảnh kinh tế: Trong giai đoạn suy thoái kinh tế ảnh hưởng rất lớn đến điều kiện của các nhà đầu tư, từ đó ảnh hưởng đến việc ký kết hợp đồng , chiến lược của công ty cũng từ đó bị ảnh hưởng. Công tác cung ứng nguyên vật liệu phục vụ cho chiến lược phát triển ngắn hạn , dài hạn của công ty cũng cần thay đổi theo cho phù hợp. + Tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật: Việt Nam là 1 đất nước đang phát triển, ngành công nghệ điện tử nghiên cứu trong lĩnh vực điện tử, tự động hoá, phần mềm đang đi sau các nước tiên tiến. Cung ứng nguyên vật liệu cho ngành điện tử đòi hỏi phải nhanh nhạy để theo kịp đà phát triển của đất nước và tránh bị lạc hậu về công nghệ. ELCOM mặc dù đi đầu trong công nghệ điện tử, tự động hoá phục vụ cho sát hạch lái xe, thiết bị đo lường…nhưng cũng không tránh khỏi nguy cơ bị tụt hậu so với công nghệ trên thế giới. Tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật là yếu tố anh hưởng lớn nhất và sâu sắc nhất tới việc cung ứng nguyên vật liệu trong công ty. Việc đào tạo cán bộ cung ứng vật tư, việc ứng dụng công nghệ điện tử, công nghệ số trong việc cung cấp thong tin, quản lý … cũng từ đó được đặt nên nhằm đáp ứng tốc độ phát triển đó + Mạng lưới các nhà cung cấp: Nguồn cung ứng cho ngành điện tử rất hạn chế một phần do nền kinh tế chưa phát triển thật mạnh của ngành này trên đất nước ta. Hiện tại Việt Nam chưa có nhà sản xuất linh kiện lớn phục vụ cho sản xuất trong nước như chíp điện tử, bo mạch nhiều lớp…Toàn bộ các nhà cung cấp đều nhập hàng từ nước ngoài nên chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ còn rất cao và khó kiểm soát chất lượng theo yêu cầu. Do đó đây là yếu tố khó khăn để Công ty thực hiện việc giảm giá thành cho dự án. Phải dựa vào các trung gian, các nhà nhập khẩu nên vấn đề bảo mật trong thiết bị nghiên cứu, vấn đề cạnh tranh với các đối tác cung gặp nhiều khó khăn. + Khách hàng Đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng, giảm giá thành là nhu cầu tất yếu. Sự thay đổi về sản phẩm, liên tục đưa ra những sản phẩm mới đáp ứng được nhu cầu khách hàng cũng là yếu tố lớn ảnh hưởng tới việc tìm kiếm những linh kiện , nguồn hàng cần cung ứng. Đối tượng khách hang tương đối đa dạng, từ các cơ quan nhà nước, các công ty có yếu tố nước ngoài đến những doanh nghiệp tư nhân với lượng đầu tư chưa cao. Điều này đòi hỏi các sản phẩm cung cấp phải năng động, phù hợp với nhu cầu từng đối tượng khách hàng. Từ đó bộ phận cung ứng cũng phải đáp ứng các nhu cầu một cách linh hoạt. Yêu cầu ngày càng cao trong việc đáp ứng về mặt môi trường của nhà nước, của dư luận xã hội cũng làm khối lượng khách hàng trong hệ thống sử lý nước cấp, nước thải của công ty cung cấp ra thị trường trong một vài năm gần đây bắt đầu phát triển mạnh. 1.5.2.Môi trường bên trong. + Sự hạn chế về cán bộ kỹ thuật trong nghiên cứu thiết kế : Chưa hỗ trợ đắc lực được cho cán bộ thương mại trong việc định tên quốc tế, tìm mã phù hợp, tìm kiếm các nhà cung cấp trực tiếp tiềm năng. Khi sản phẩm của công ty là các bo mạch điện tử cần đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, sử tỉ mỉ trong khâu nghiên cứu thiết kế thì những lồi nhỏ nhất cũng làm cho việc đạt được yêu cầu trong sản phẩm đặt hàng mặt hàng này trở nên khó khăn. Quan hệ với bên gia công cũng thường xuyên xảy ra xung đột, khó kiểm soát. + Điều kiện nhân sự : Một số nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cần mua tại nước ngoài như chíp điện tử, các thiết bị tự động hoá… thì Công ty chưa có cán bộ chuyên môn phụ trách về xuất nhập khẩu nên phải tìm kiếm nguồn hàng qua trung gian. Mà tìm kiếm nguồn hàng qua trung gian sẽ phải chịu chi phí nhập nguyên vật liệu lớn, không chủ động về mặt thời gian. Ngoài ra, với tình trạng quá tải do các hợp đồng, các yêu cầu nghiên cứu thiết kế thì việc cung ứng đủ, quản lý và cấp phát hợp lý là điều khó khăn với lượng nhân viên chưa đủ như hiện nay. + Chế độ dãi ngộ với nhân viên: Được sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo, các nhân viên nói chung và các nhân viên phục vụ cho công tác cung ứng vật tư nói riêng cũng được thoả đáng. Đời sống về vật chất và tinh thần của toàn bộ anh chị em nhìn chung đều phong phú và đảm bảo đủ điều kiện để cống hiến cho công việc. Thời gian làm việc, chế độ đãi ngộ trong việc làm thêm, công tác phí cũng phần nào tao sự động viên, khích lệ cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM 2.1. Các đặc điểm đặc thù của nguyên vật liệu sử dụng để nghiên cứu sản xuất, thi công tại Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM. 2.1.1. Nguyên vật liệu cho nghiên cứu, sản xuất các sản phẩm điện tử . Gồm 2 loại chính : - Bo mạch điện tử và vỏ thiết bị : Đây là sản phẩm của sự kết hợp giữa việc nghiên cứu thiết kế tại công ty với việc đặt và gia công bên ngoài. Bo mạch chủ yếu được đặt hàng là mạch RF4 2 lớp, vỏ thiết bị là hộp nhựa hoặc hộp sắt. Sau khi được nghiên cứu, thiết kế bản vẽ chi tiết sẽ được gửi kèm yêu cầu mua hàng để thực hiện gia công, chế tạo… - Linh kiện điện tử và các thiết bị ngoại vi : Nguyên vật liệu này chủ yếu được đặt hàng tại những công ty trong nước chuyên trách về xuất nhập khẩu, gồm có IC , chíp điện tử, tụ điện cuộn cảm ….. 2.1.2. Nguyên vật liệu cho Thi công lắp đặt cho các dự án . Tuỳ thuộc vào các dự án được ký kết thì chủng loại nguyên vật liệu được phân tích, tính toán và phân loại để tổ chức cung ứng cho phù hợp. + Dự án về điện tử : Trên cơ sở những sản phẩm điện tử được sản xuất, kết hợp với những thiết bị và phụ liệu khác như dây cáp điện, ống máng nhựa, các nguyên liệu như gạch, xi măng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản… + Dự án trong lĩnh vực môi trường và tự động hoá: Tuỳ theo công nghệ và phương pháp sử lý sẽ có những chủng loại nguyên vật liệu, hệ thống bồn bể và hoá chất khác nhau. Với các dự án này, chủng loại nguyên vật liệu hầu như đã được tính toán từ chủng loại, số lượng và nguồn gốc xuất xứ từ khi chào hàng, ký hợp đồng. Chủ yếu gồm : Hệ thống bồn bể, hoá chất, bơm, lọc, van, thiết bị đo nồng độ… 2.2. Thực tế công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công ty ELCOM. Công tác cung ứng nguyên vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên trong quá trình tổ chức thi công công trình. Hơn nữa, cung ứng nguyên vật liệu là bộ phận hợp thành của kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm. Nhiệm vụ của kế hoạch này là phải lập kế hoạch cung ứng hợp lý, giảm tồn đọng vật tư trong kho dài ngày làm tăng vốn lưu động, có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất. Cung ứng nguyên vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả. Trong các công ty, các xí nghiệp nguyên vật liệu luôn dịch chuyển, ở Công ty ELCOM cũng vậy sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất. Dòng dịch chuyển của nguyên vật liệu có thể chia làm 3 giai đoạn: + Giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: Đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận. + Giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp với tiến độ sản xuất. + Giai đoạn ở đầu ra gồm gửi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển. Đối với các tổ chức sản xuất dịch vụ dòng dịch chuyển vật chất không đầy đủ các hoạt động như đối với hàng chế tạo, nội dung và tầm quan trọng của mỗi hoạt động sẽ tuỳ thuộc loại dịch vụ. * Xác định rõ tầm quan trọng của công tác cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu nên ban lãnh đạo đã lựa chọn phương pháp quản lý theo quy trình ISO 9001 – 2000. Theo phương pháp này công tác cung ứng là giai đoạn đầu của quy trình quản lý nguyên vật liệu: 2.2.1. Phạm vi áp dụng . Tại công ty chỉ thực hiện cung ứng vật tư từ các nhà cung cấp trong nước ( các nhà cung cấp có thể có chức năng sản xuất hoặc nhập khẩu ) nên phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động mua hàng phục vụ nghiên cứu, sản xuất, thi công lắp đặt cho công trình, các dự án trong công ty. 2.2.2 Các tài liệu được sử dụng . Các biểu mẫu quy trình gồm có : Quy trình nhập/xuất kho của Elcomtek Quy định thanh toán và tạm ứng của Elcomtek Biểu mẫu: 01.BM.QTCN.ETC_Phiếu yêu cầu mua hàng Biểu mẫu: 02.BM.QTCN.ETC_Đơn đặt hàng (tham khảo) Biểu mẫu: 03.BM.QTCN.ETC_Phiếu đề nghị nhập kho Biểu mẫu: 04.BM.QTCN.ETC_Phiếu kiểm tra hàng hóa Biểu mẫu: 05.BM.QTCN.ETC_Phương án mua hàng 2.2.3. Quy trình cung ứng nguyên vật liệu. Hình 2 : Quy trình cung ứng nguyên vật liệu Bắt đầu Lựa chọn phương án mua Phê duyệt Ký kết Hợp đồng/ Đơn đặt hàng (nếu có) Nếu có Xử lý vấn đề phát sinh Thực hiện mua hàng Kết thúc Tổng hợp, báo cáo Hoàn tất thủ tục Đã hoàn tất thủ tục? N Y Tiếp tục 2.2.3.1. Điều kiện bắt đầu. * Để thực hiện 1 dự án, dự phòng cho kế hoạch phát triển, nghiên cứu hay sản xuất sản phẩm là sự chuẩn bị công phu, có sự kết hợp giữa ban lãnh đạo, các bộ phận và giữa các bộ phận trong công ty với nhau. Nhu cầu cung ứng hàng hoá từ đó mà nảy sinh nên người có nhu cầu luôn phải tìm hiểu sâu về đặc tính, đặc thù hàng hoá mà mình hoặc bộ phận mình sử dụng. - Khi ai có nhu cầu cung ứng hàng hoá, người đó sẽ thông báo với các bộ phận liên quan như kế toán kho, thủ kho và bộ phận thương mại để tìm hiểu thông tin về hàng hoá, lượng tồn kho, mã hàng, nhà sản xuất để có thông tin ban đầu. Bộ phận thương mại có trách nhiệm tìm kiếm những thông tin về giá thành, khả năng đáp ứng ( có thể tập hợp từ những nguồn như : từ dự án đả triển khai trước, từ nhà cung cấp…) để thông tin cho người có nhu cầu cung ứng. - Thông tin này sẽ giúp người có nhu cầu hiểu về tình trạng hàng hoá, sơ bộ về thời gian cung ứng, giá thành… để điền vào phiếu yêu cầu mua hàng trình cán bộ phụ trách và ban lãnh đạo. Phiếu yêu cầu mua hàng có thể gồm một vài mục với những thông tin hiện có hoặc một bản dự toán theo hợp đồng hay một công trình... Xem xét bản “dự toán nguyên vật liệu” dưới đây để thấy rõ hơn về những thông tin ban đầu cần có khi trình ban lãnh đạo khi có nhu cầu mua hàng: Bảng 5 : Dự toán nguyên vật liệu Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 STT Tên vật tư ĐVT SL thực Dự phòng SL Tổng Kho SL mua nhập Đơn giá dự kiến Thành tiền dự kiến Mua ngoài (dự kiến) Ghi chú Vật tư chính trên sân 1 Nam châm Y30 Thanh 1020 0 1020 900 120 22,000 22,440,000 2,640,000 2 Nẹp nam châm Mét 540 0 540 160 380 14,000 7,560,000 5,320,000 3 Ống cao su Mét 620 0 620 400 220 100,000 62,000,000 22,000,000 4 Nẹp ống cao su Mét 620 0 620 400 220 28,000 17,360,000 6,160,000 5 Sensor khí Chiếc 22 2 24 13 11 630,000 15,120,000 6,930,000 6 Tủ điện nhỏ Chiếc 22 0 22 0 22 80,000 1,760,000 1,760,000 7 Tủ điện to Chiếc 3 0 3 0 3 120,000 360,000 360,000 Vật tư Phụ trên sân 1 Băng dính điện Cuộn 50 0 50 0 50 3,000 150,000 150,000 2 Keo con chó Hộp 5 0 5 0 5 20,000 100,000 100,000 3 Ống nhựa mềm Ø10mm Mét 200 0 200 0 200 4,500 900,000 900,000 4 Đai sắt Ø27mm Chiếc 200 0 200 0 200 3,500 700,000 700,000 5 Đai sắt Ø50mm Chiếc 40 0 40 0 40 4,000 160,000 160,000 6 Cốt càng cua 2.5 Chiếc 100 0 100 0 100 250 25,000 25,000 7 Cốt càng cua 3.5 Chiếc 100 0 100 0 100 500 50,000 50,000 8 Ruột gà Ø20mm Mét 400 0 400 0 400 2,500 1,000,000 1,000,000 9 Ống nhựa C3 Ø34mm Mét 80 0 80 0 80 14,900 1,192,000 1,192,000 10 Ống nhựa C3 Ø42mm Mét 60 0 60 0 60 19,400 1,164,000 1,164,000 11 Cút 76 Chiếc 10 0 10 0 10 12,500 125,000 125,000 12 Ống nhựa Ø90mm Mét 120 0 120 0 120 28,800 3,456,000 3,456,000 13 Dây tín hiệu bọc kim 4 lõi Mét 1400 0 1400 0 1,400 2,700 3,780,000 3,780,000 14 Dây tín hiệu bọc kim 10 lõi Mét 500 0 500 0 500 7,500 3,750,000 3,750,000 15 Cầu đấu 12 mắt, 15A Chiếc 10 0 10 0 10 6,000 60,000 60,000 16 Cút đồng nối thẳng Chiếc 100 0 100 0 100 6,000 600,000 600,000 TỔNG DỰ TOÁN LẮP ĐẶT SÂN SÁT HẠCH ( dự kiến ) 143,812,000 MUA NGOÀI LẮP ĐẶT SÂN SÁT HẠCH ( dự kiến ) 62,382,000 Phê duyệt Phụ trách dự án Kế toán kho Người lập - Mạng nội bộ công ty là nơi trao đổi, cung cấp những thông tin nội bộ chính xác, kịp thời, đáp ứng được một phần lớn lượng thông tin cần thiết để những người cố nhu cầu về nguyên vật liệu có thể tham khảo và nắm vững các quy trình, quy định. - Do đặc thù nghiên cứu, thiết kế nên lượng hàng hoá, tên, mã hàng rất lớn và phong phú. Kế toán hàng hoá dựa._.