Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh Hồng

PHẦN MỞ ĐẦU 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Đứng trước tiến trình hội nhập AFTA và WTO, các doanh nghiệp không ngừng thay đổi để thích ứng với môi trường xung quanh. Nền kinh tế có xu hướng ngày càng phát triển thì đòi hỏi tính tự chủ của các doanh nghiệp ngày càng cao, họ phải tự hạch toán, tự chuẩn bị các yếu tố đầu vào để vận hành tốt quá trình sản xuất. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải mua các yếu tố đầu vào; đó là yếu tố của quá trình sản xuất để từ đó doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm được người tiêu dùng chấp nhận. Nó quyết định rất lớn đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm dẫn đến ảnh hưởng tới tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty TNHH Minh Hồng, là một Công ty chuyên sản xuất dép nhựa với chất lượng tốt đã chiếm được sự tín nhiệm cao trên thị trường trong nước. Dép nhựa Trường Sơn luôn xác định: “Yếu tố đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng đầu ra”. Vì thế để đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo tính cạnh tranh của doanh nghiệp thì việc chuẩn bị tốt các yếu tố đầu vào mà công tác hậu cần vật tư là chủ yếu. Việc sản xuất sản phẩm với khối lượng lớn, mẫu mã đa dạng nên công tác hậu cần vật tư là công tác thực sự khó khăn và đòi hỏi tính chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế. Tuy công tác hậu cần vật tư của Công ty đạt một số thành tựu nhưng không tránh khỏi một số hạn chế. Chính vì vậy “Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh Hồng” là đề tài mà em lựa chọn nhằm tìm ra những giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp trên cơ sở kết hợp thực trạng hoạt động hậu cần vật tư của Công ty. 2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Khi nghiên cứu đề tài này, mục đích trước mắt của người nghiên cứu là hoàn thành tốt công tác thực tập ở Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân. Việc nghiên cứu đã giúp người học có cái nhìn thực tế về các kiến thức đã thu lượm trên giảng đường. Đó là tiền đề giúp ích cho sinh viên sau khi ra trường. Tiếp theo, việc nghiên cứu đề tài này đã giúp cho sinh viên nắm bắt được các công việc thực tế và kinh nghiệm làm việc. Mục đích cuối cùng của người nghiên cứu muốn góp một phần nhỏ bé của mình để hoàn thiện hơn quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị thực tập. 3. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Đối tượng của đề tài là các nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Các nghiệp vụ hậu cần đó là: Xác định nhu cầu, lập kế hoạch, tổ chức mua sắm, dự trữ bảo quản, cấp phát vật tư, thanh quyết toán vật tư. Với khả năng có hạn đề tài chỉ nghiên cứu những nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho sản xuất gắn liền với thực tế tại Công ty TNHH Minh Hồng với những đặc trưng cụ thể của Công ty này. Phương pháp nghiên cứu môn học dựa trên cơ sở lý luận của triết học duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh. Mặt khác, đề tài này sử dụng phương pháp học lý luận kết hợp với nghiên cứu thực tế. Áp dụng các phương pháp khoa học sử dụng cho các môn học kinh tế như: Phương pháp khái quát, phương pháp thống kê báo cáo, phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp thực tế. 4. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh Hồng” gồm 3 phần: Chương I: Công tác hậu cần vật tư và vai trò của nó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Chương II: Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư cho sản xuất của Công ty TNHH Minh Hồng. Chương III: Phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư của Công ty TNHH Minh Hồng. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Giảng viên hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty để chuyên đề tốt nghiệp hoàn thành tốt hơn. Kính chúc cô và anh, chị trong Công ty sức khỏe, phú quý và hạnh phúc. CHƯƠNG I CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG I. CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG 1. Khái niệm về công tác hậu cần vật tư Thuật ngữ “Hậu cần” trong tiếng anh là logistic xuất hiện cách đây từ rất lâu, khoảng hai ngàn năm. Thuật ngữ đó xuất hiện đầu tiên ở Trung Quốc với nghĩa “Chuẩn bị quân lương, quân trang và các vật khác để phục vụ cho quân đội” và sau đó nó luôn xuất hiện trong các cuộc chiến tranh. Theo từ điển Hán - Việt thì “Hậu cần” là công tác ở hậu phương nhằm phục vụ cho quân đội mọi mặt của đời sống. Như vậy, nếu trong quân đội có hậu cần quân đội thì trong kinh tế có hậu cần cho sản xuất hay hậu cần vật tư, tức là đảm bảo vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Đó là các nguyên nhiên vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng… (được gọi là vật tư). Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thiếu các loại nguyên vật liệu khác nhau. Các tư liệu này được tạo ra trong quá trình lao động của các doanh nghiệp sản xuất khác. Từ khi là thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất khác cho đến khi chúng được các lao động sống của các đơn vị làm tư liệu lao động hoặc đối tượng lao động theo công dụng, tính chất của chúng. Khi đó biểu hiện của chúng là vật tư kỹ thuật. Vật tư kỹ thuật là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất, dùng chỉ những vật có chức năng làm tư liệu sản xuất đang trong qúa trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng chưa bước vào tiêu dùng sản xuất trực tiếp. Vật tư kỹ thuật đó là dạng tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không có nghĩa là mọi tư liệu sản xuất cũng là vật tư kỹ thuật. Chính vì vậy, công tác hậu cần vật tư kỹ thuật là các hoạt động đảm bảo cho các mặt vật tư đầy đủ về số lượng, đúng về quy định (quy cách), về chất lượng và kịp thời về mặt thời gian giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, đều đặn. Như vậy công tác hậu cần vật tư kỹ thuật đóng vai trò quan trọng và quyết định tới sự tồn tại của doanh nghiệp sản xuất. 2. Vai trò của công tác hậu cần vật tư a. Tính tất yếu của công tác hậu cần vật tư Trong bất cứ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng cần phải có đủ 3 yếu tố: Sức lao động, vật tư, tiền vốn. Đây là yếu tố giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh tồn tại, liên tục và phát triển. Để đạt được các mục tiêu chiến lược về ngắn hạn cũng như dài hạn thì trước hết doanh nghiệp phải sản xuất kinh doanh liên tục và ổn định. Muốn vậy, về công tác hậu cần vật tư phải cung ứng đầy đủ về số lượng, đúng về chất lượng, chủng loại, kịp thời về mặt thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng. Có vật tư mới có thể tạo ra sản phẩm. Vì thế, đảm bảo vật tư là yêu cầu khách quan, là một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Tài nguyên không phải là vô tận nên con người đã nhận ra sự cần thiết của tái sản xuất. Để phát triển bền vững phải có công đoạn chuyển hoá một phần sản phẩm tạo ra thành tư liệu sản xuất trở thành một trong các yếu tố tạo nên sản phẩm mới. Xã hội phát triển thì vấn đề chuyên môn hoá trong sản xuất ngày càng sâu sắc, mỗi doanh nghiệp chỉ sản xuất ra một hoặc một số sản phẩm nhất định. Cho nên, khi sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành vật tư của doanh nghiệp kia thì xuất hiện mối quan hệ mật thiết hỗ trợ lẫn nhau giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, hậu cần vật tư ở doanh nghiệp là một công tác tất yếu. b. Vai trò đối với doanh nghiệp Các yếu tố đầu vào DN Đầu ra Hình 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình KHQL tập II, trang 206) Để tạo ra những hàng hoá có chất liệu tốt đáp ứng các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, về vệ sinh và về xã hội phù hợp với xu thế tiêu dùng hiện đại. Thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng xã hội phát triển, mặt khác thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệ trong sản xuất với giá cả thích hợp. Thì công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp phải cung ứng những máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, công nghệ nguồn tiên tiến, hiện đại có năng xuất và giá trị sử dụng cao. Điều đó sẽ thúc đẩy sản xuất phát triển và nó có vai trò đối với doanh nghiệp như sau: + Vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí khoảng 60 - 70%. Khi là nguyên nhiên vật liệu thì vật tư chuyển toàn bộ gía trị của nó vào sản phẩm. Bởi vậy công tác hậu cần vật tư ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật tư và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp và do đó ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. + Công tác hậu cần vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục ổn định, nhịp nhàng bằng việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách. + Trong quá trình dự trữ, bảo quản vật tư kỹ thuật sẽ thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, giúp tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Vì thế có thể giúp cho doanh nghiệp cạnh tranh bằng mọi giá so với đối thủ cạnh tranh. + Công tác cấp phát vật tư trong doanh nghiệp góp phần sử dụng tiết kiệm vật tư, chống lãng phí và nâng cao trách nhiệm của người sử dụng vật tư. II. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT 1. Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất a. Nhu cầu vật tư và những đặc trưng cơ bản của vật tư a.1. Nhu cầu vật tư Nhu cầu thị trường là thuật ngữ được nhiều người hiểu một cách quá đơn giản là sự đòi hỏi của con người về một vật phẩm nào đó. Nhưng để hiểu được và ứng dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh thì phải hiểu sâu sắc hơn bởi thuật ngữ đó bao hàm một nội dung rộng lớn hơn mà nếu nhà kinh doanh chỉ dùng ở đó thì khó có thể tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm của mình nên được. Nhu cầu thị trường là một thuật ngữ mà nội dung của nó hàm chứa ba mức độ bao gồm: Nhu cầu tự nhiên, mong muốn và nhu cầu có khả năng thanh toán. + Nhu cầu tự nhiên là: Cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm nhận được. Và nó được hình thành là do trang thái ý thức của người ta về việc thấy thiếu một cái gì đó để phục vụ cho tiêu dùng. Trạng thái thiếu hụt đó phát sinh có thể do sự đòi hỏi của sinh lý, của môi trường giao tiếp xã hội hoặc có thể do cá nhân con người về vốn tri thức và sự tự thể hiện. Mức độ sự thiếu hụt càng được cảm nhận gia tăng thì sự khao khát được thoả mãn càng lớn và cơ hội kinh doanh càng trở nên hấp dẫn. Do vậy, nhu cầu tự nhiên là vốn có, là một mặt bản thể của con người mà nhà hoạt động Marketing không tạo ra nó. + Mong muốn (hay ước muốn): Là một nhu cầu tự nhiên có dạng đặc thù và đòi hỏi được đáp lại bằng một hình thức đặc thù phù hợp với trình độ văn hoá, với tính cách cá nhân của con người. Như vậy, chỉ có phát hiện ra mong muốn của từng người hoặc một tập hợp người thì người ta mới tạo ra những tính đặc thù của cùng một loại sản phẩm. Do vậy, mà tăng khả năng thích ứng và cạnh tranh trên thị trường, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Như vậy, mong muốn và nhu cầu thực tế là vô hạn và nguồn lực để thoải mãn nhu cầu lại có hạn. Do đó người ta thường lựa chọn những hàng hoá thoả mãn tốt nhất mong muốn của mình trong khả năng thanh toán. Nhu cầu có khả năng thanh toán sẽ biểu hiện ra cầu thị trường. Nhu cầu vật tư là: Những nhu cầu về nguyên nhiên vật liệu, thiết bị, máy móc… để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định. Vật tư là hàng hoá cho nên nhu cầu vật tư cũng có những đặc điểm của nhu cầu hàng hoá dịch vụ nói chung, những điểm khác biệt ở chỗ so với hàng hoá tiêu dùng là ở công dụng của nó. Hàng hoá tiêu dùng cá nhân mà đặc trưng cơ bản của nó là khi phân loại thì căn cứ vào thói quen mua hàng của người tiêu dùng. Còn vật tư được sử dụng để làm ra những sản phẩm khác nhau hoặc tham gia điều hành một doanh nghiệp hoặc một cơ sở hoạt động nào đó. Do đó sự khác biệt về đặc điểm của tư liệu sản xuất và đặc điểm của vật tư tiêu dùng dẫn đến sự vận động của cầu vật tư có sự khác biệt rất lớn so với cầu hàng hoá tiêu dùng. Độ co giãn của cầu vật tư ảnh hưởng rất lớn đến nhu cầu về các loại vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. Mặt khác, do vật tư là hàng hoá công nghiệp nên độ co giãn của cầu ít hơn so với hàng hoá tiêu dùng cá nhân. Trong cơ cấu vật tư thì nhóm nguyên liệu chính có cầu đàn hồi hơn so với vật liệu phụ. Quá trình đảm bảo vật tư kỹ thuật là quá trình do sản xuất, công nghệ quyết định chứ không phải do thói quen và người tiêu dùng quyết định. Khái niệm nhu cầu vật tư là một khái niệm có nội dung bao hàm rộng lớn. Ở đây cầu vật tư là cầu vật tư có khả năng thanh toán, nó không chỉ phụ thuộc vào khả năng tài chính, giá cả, cung hàng hoá và điều kiện tín dụng. Nhu cầu vật tư kỹ thuật mang tính khái quát, phản ánh nhu cầu sản xuất và loại vật tư nhất định. a.2. Những đặc trưng cơ bản của vật tư. Phân loại vật tư Ở doanh nghiệp trong quá trình sản xuất sử dụng nhiều loại vật tư khác nhau các loại vật tư này khác nhau về hình dáng, kích thước, đặc điểm cũng như giá trị: Vì vây để quản lý và sử dụng vật tư từ một cách có hiệu quả cần thiết phải tiến hành phân loại chúng. * Các tiêu thức phân loại + Theo hình thức biểu hiện của vật tư trong quá trình sản xuất chia vật tư thành hai nhóm: Những vật tư với tư cách là đối tượng lao động: Nguyên vật liệu, có đặc điểm sử dụng một lần trong quá trình sản xuất và giá trị của chúng được chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm. Những vật tư với tư cách là tư liệu lao động: Máy móc, thiết bị thị đặc điểm là được sử dụng nhiều lần trong quá trình sản xuất và giá trị sản xuất dưới hình thức khấu hao máy móc, thiết bị. Cách phân loại này có ý nghĩa sau: Đối với nguyên vật liệu cho sản xuất thì chúng ta phải bảo đảm thường xuyên, liên tục; đối với máy móc có giá trị lớn thì đảm bảo trong thời gian dài. + Theo tính chất của vật tư trong sản xuất, người ta chia vật tư thành hai nhóm: Các vật tư thông dụng: Là vật tư được sử dụng cho nhiều ngành nghề nhiều lĩnh vực khác nhau: Điện, nước do Bộ Thương Mại quản lý. Các vật tư chuyên dụng: Là vật tư sử dụng cho một ngành nghề, một lĩnh vực do Bộ chuyên ngành quản lý. + Căn cứ vào mức độ cấu thành sản phẩm của vật tư, người ta phân chia toàn bộ vật tư trong doanh nghiệp thành hai nhóm: Vật tư chính (chủ yếu): Là những vật tư tạo nên thực tế, chủ yếu của sản phẩm. Vật tư phụ (phụ liệu): Là những vật tư bổ trợ vào thực thể chủ yếu của sản phẩm. Như vậy, các doanh nghiệp thường dùng kết hợp các cách phân loại để sản xuất kế hoạch, hậu cần vật tư một cách đầy đủ, kịp thời. Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư + Nhu cầu vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. + Nhu cầu vật tư được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất. + Tính thay thế của vật tư + Tính bổ sung cho nhau + Tính đa dạng và nhiều vế của nhu cầu vật tư b. Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành b.1. Kết cấu nhu cầu vật tư Trong doanh nghiệp, nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch để đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh. Kết cấu của nhu cầu vật tư được thể hiện bằng mối liên hệ giữa mỗi loại nhu cầu với toàn bộ nhu cầu vật tư trong doanh nghiệp và được thể hiện qua sơ đồ sau: Tổng nhu cầu vật tư Nhu cầu vật tư cho văn phòng Nhu cầu vật tư cho sản xuất Nhu cầu vật tư cho hoạt động khác Nhu cầu vật tư cho văn Px phụ choPhPPPpchính Nhu cầu vật tư cho văn Px chính Nhu cầu vật tư cho sản phẩm A Nhu cầu vật tư cho sản phẩm B Nhu cầu vật tư cho sản phẩm C Nhu cầu vật tư cho bổ sung dự trữ Hình 2: Kết cấu nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp b.2. Các nhân tố hình thành nhu cầu tư trong doanh nghiệp Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm. Nhu cầu nghiên cứu khoa học. Nhu cầu cho sản phẩm dở dang. Nhu cầu máy móc thiết bị. c. Nội dung của kế hoạch hậu cần vật tư Kế hoạch nhu cầu vật tư đề cập tới nhu cầu tiêu dùng vật tư và tổng nguồn vật tư của doanh nghiệp. Kế hoạch này được xác định theo năm. Nội dung của kế hoạch hậu cần vật tư gồm hai nội dung cơ bản: Phản ánh tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư trong kỳ kế hoạch åijN = NSXSP + NDD + NDT + NNCKH +NMMTB Trong đó: åijN: Tổng nhu cầu vật tư i cho mục đích j. NSXSP: Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm. NDD: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang. NDT: Nhu cầu dự trữ vật tư. NNCKH: Nhu cầu vật tư cho hoạt động nghiên cứu khoa học. NMMTB: Nhu cầu máy móc thiết bị. Phản ánh tổng nguồn vật tư của doanh nghiệp (phương thức đảm bảo vật tư cho doanh nghiệp) trong kỳ kế hoạch. åijP= OĐK + M + E + NĐH Trong đó: OĐK: Tồn kho đầu năm. M: Nguồn vật tư doanh nghiệp tự sản xuất. E: Nguồn doanh nghiệp tiết kiệm. NĐH: Nguồn doanh nghiệp đặt hàng. åijP: Tổng nguồn vật tư i được đáp ứng bởi nguồn j. d. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. d.1. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất (NSXSP). Đây là nhu cầu tiêu dùng vật tư chủ yếu của doanh nghiệp, người ta thường sử dụng các phương pháp sau để xác định nhu cầu này. Phương pháp tính theo lượng sản phẩm. ĐKAD: Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp xác định được số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch và mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất một đơn vị sản phẩm. NSXSP = åni=1 QSpi x mSPi Trong đó: NSXSP: Nhu cầu sản xuất sản phẩm. QSpi: Số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch. mSpi: Mức tiêu dùng cho sản xuất một đơn vị sản phẩm i. n: Số loại sản phẩm trong kỳ kế hoạch. Phương pháp tính theo sản phẩm tương tự. ĐKAD: Người ta sử dụng phương pháp này trong trường hợp kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất các sản phẩm mới nhưng chưa có mức tiêu dùng vật tư. Nếu trong kỳ báo cáo doanh nghiệp đã sản xuất một sản phẩm có kết cấu công nghệ tương tự như: Sản phẩm mới thì có thể dùng mức của sản phẩm này để tiến hành xác định nhu cầu vật tư. NSXSP = QSP x mTT x K Trong đó: QSp: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. mTT: Mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm tương tự. K = PSpmới / PSPttự K: Hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm P: Trọng lượng tinh. Phương pháp tính theo sản phẩm đại diện: ĐKAD: Được sử dụng trong trường hợp kỳ kế hoạch doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau nhưng chưa xác định được số lượng cụ thể của từng loại, sản xuất với các số liệu về mức tiêu dùng vật tư cho từng sản phẩm và tỷ trọng của từng cỡ loại so với tổng số sản phẩm sản xuất trong kỳ báo cáo, người ta tiến hành xác định sản phẩm đại diện và sử dụng mức của sản phẩm đó để xác định nhu cầu vật tư cho tất cả các sản phẩm. NSXSP = QSP x mĐD Trong đó: QSp: Số lượng sản phẩm cần sản xuất. mĐD: Mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm đại diện, mức này được xác định dựa trên mức tiêu dùng bình quân. Ni = NVT x Hi Phương pháp tính theo thành phần vật tư. ĐKAD: Để sản xuất một loại sản phẩm người ta sử dụng nhiều loại vật tư khác nhau--htg sp apới tổng số sp hư sp ___________________________________________________________________________________________. Để xác định nghiên cứu tiêu dùng vật tư cho từng loại thì căn cứ vào tỷ lệ cấu thành của vật tư đó trong sản phẩm để xác định. Công thức: Bước một: Xác định tổng trọng lượng tinh của sản phẩm sản xuất. NSXSP = åni=1 QSPi x HSPi Trong đó: QSp: Số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch. HSpi: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i Bước 2: Xác định tổng số lượng vật tư cần đưa vào sản xuất có tính đến mức độ tổn thất. NVT = NSP/K Trong đó: K: Hệ số thu thành phẩm (tỷ lệ thu thành phẩm + tỷ lệ tổn thất = 100%). K + KTT = 1 Ktt: Hệ số tổn thất. Bước 3: Xác định nhu cầu của từng loại vật tư. Trong đó: Hi: Tỷ lệ của vật tư loại i cấu thành sản phẩm. Phương pháp tính theo hệ số biến động. ĐKAD: Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp xác định được tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư trong kỳ báo cáo và xác định được kế hoạch sản xuất (phản ánh sự tăng hoặc giảm và số lượng sản phẩm sản xuất cũng như mức độ tiết kiệm vật tư nếu có trong kỳ kế hoạch). NSXSP = NBC x K1 x K2 Trong đó: NBC: Tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư trong kỳ báo cáo. K1: Nhịp độ thay đổi của kế hoạch sản xuất. K2: Hệ số tiết kiệm vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo. d.2. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư tiêu dùng cho sản phẩm dở dang (NDD). Sản phẩm dở dang là sản phẩm tại thời điểm nghiên cứu chưa hoàn thành các công đoạn sản xuất. Để xác định nhu cầu vật tư cho nhu cầu này người ta sử dụng một số phương pháp sau: Phương pháp dựa vào mức chênh lệch. ĐKAD: Sử dụng trong trường hợp người ta xác định được số lượng sản phẩm dở dang ở đầu và cuối năm kế hoạch, đồng thời xác định được mức tiêu dùng vật tư bình quân để sản xuất sản phẩm dở dang. NDD = (QDD2 - QDD1) x mDD Trong đó: QDD2, QDD1: Số lượng sản phẩm dở dang ở đầu năm và cuối năm kế hoạch. mDD: Mức tiêu dùng vật tư bình quân để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm dở dang. Phương pháp tính theo chu kỳ sản xuất. ĐKAD: Được sử dụng trong trường hợp khi người ta xác định được số ngày cần thiết trong năm để sản xuất ra các sản phẩm dở dang và mức tiêu dùng vật tư bình quân để sản xuất sản phẩm. NDD = (TK x M) - P Trong đó: TK: Thời gian (số ngày) trong năm để sản xuất sản phẩm dở dang. M: Mức tiêu dùng vật tư bình quân để sản xuất sản phẩm. P: Số lượng vật tư tồn kho đầu năm để sản xuất sản phẩm dở dang. d.3. Nhu cầu vật tư dự trữ (NDT) Ngoài nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm và sản xuất sản phẩm dở dang nêu trên. Do đặc điểm của sản xuất mà làm cho các doanh nghiệp thường là hình thành thêm một bộ phận nhu cầu tiêu dùng vật tư khác, bộ phận này được sử dụng nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra bình thường và liên tục dưới sự tác động của các nguyên nhân chủ quan mà chúng ta có thể dự đoán được. NDT = mnđ x T Trong đó: mnđ: Mức tiêu dùng vai trò bình quân một ngày đêm cho sản xuất sản phẩm. T: Thời gian dự trữ ở doanh nghiệp. Mặt khác, T = TTX + TBH + TCB NDT = mnđ ´ (TTX + TBH + TCB) TTX: Thời gian dự trữ thường xuyên. TBH: Thời gian dự trữ bảo hiểm. TCB: Thời gian dự trữ chuẩn bị. d.4. Nhu cầu máy móc thiết bị Ngoài các nhu cầu tiêu dùng về nguyên vật liệu thì một bộ phận không thể thiếu trong sản xuất đó là nhu cầu về máy móc thiết bị trong năm. Xuất phát từ đặc điểm của nhóm vật tư này thì sản xuất của doanh nghiệp người ta phân chia nhu cầu thành ba bộ phận: NMMTB cần cho các dự án công trình mới. NMMTB thay thế cho các máy móc thiết bị đã hết thời gian khấu hao. NMMTH để mở rộng năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Thứ nhất: NMMTH để mở rộng năng lực sản xuất của doanh nghiệp. NMNTB = - A Trong đó: QSP: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. M: Mức hao phí giờ máy để sản xuất một đơn vị sản phẩm. GK: Số giờ để sản xuất các sản phẩm phụ. T: Số ngày mày làm việc trong năm kế hoạch. C: Số ca làm việc trong một ngày. G: Số ca làm việc trong một ngày. KSD: Hệ số sử dụng máy móc thiết bị có tính đến thời gian ngừng để sửa chữa theo kế hoạch. Km: Hệ số thực hiện mức. A: Số máy móc thiết bị hiện có ở doanh nghiệp. Thứ hai: Nhu cầu máy móc thiết bị cho lắp ráp sử dụng kế hoạch. NTB = MTB x KSP + TCK - TĐK Trong đó: NTB: Nhu cầu máy móc thiết bị cho lắp rắp sản phẩm trong kỳ kế hoạch. MTB: Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm. KSP: Số lượng máy dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch. TCK: Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp rắp máy sản phẩm. TĐK: Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp rắp máy sản phẩm. Thứ ba: Nhu cầu máy móc thiết bị dùng để thay thế những máy móc thiết bị đã hết thời gian khấu hao. Do quá thời hạn sử dụng máy móc thiết bị hư hỏng không sửa chữa được nữa. Do tiến bộ khoa học kỹ thuật xất hiện những máy móc thiết bị hiện đại hơn, tối tân hơn và cho năng suất cao hơn. Do vậy muốn tính được lượng máy móc thiết bị dùng để thay thế phải dựa trên yêu cầu về mở rộng năng lực sản xuất của doanh nghiệp số lượng thực tế máy móc thiết bị hư hỏng loại ra. Mặt khác, cần phải có biên bản của hội đồng giám định về kỹ thuật và có yêu cầu tăng năng suất máy của doanh nghiệp, mức độ lạc hậu và hiệu quả của việc sử dụng máy móc thiết bị. 2. Xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư cho doanh nghiệp Trong cơ chế thị trường, mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác nhau và xu thế chung là ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất ra những sản phẩm đa dạng về chủng loại, mẫu mã, cỡ loại thì đòi hỏi phải có nhiều chi tiết, bộ phận, máy móc và nguyên vật liệu khác nhau. Mặt khác, lượng nguyên vật liệu sử dụng ở những thời điểm khác nhau và luôn thay đổi. Vì thế, cán bộ quản lý vật tư cần theo dõi sát sao danh mục vật tư để có biện pháp cụ thể cho việc đảm bảo qúa trình sản xuất diễn ra liên tục, thường xuyên và không bị gián đoạn nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng. Xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư là biện pháp quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức thấp nhất, vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn. Cơ sở để xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư là dựa vào việc tính toán yêu cầu vật tư của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư phải chính xác, cụ thể đối với từng loại vật tư. Nội dung của kế hoạch yêu cầu vật tư cần đảm bảo: Danh mục nguyên vật liệu và chi tiết từng bộ phận. Khối lượng mỗi loại nguyên vật liệu và chi tiết từng bộ phận Khi nào cần và thời gian cần vật tư . Dựa trên kế hoạch yêu cầu vật tư, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương thức đảm bảo vật tư cho phù hợp theo một trong các nguồn sau đây: 3. Xác định các phương thức đảm bảo vật tư a. Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ Trong nền kinh tế thị trường, thì việc xác định đúng lượng hàng tồn kho đầu kỳ có ý nghĩa to lớn, bởi đối với các doanh nghiệp thực hiện kế hoạch mua sắm thì phụ thuộc rất nhiều vào lượng tồn kho này và được xác định theo công thức: Ođk = Ott + Nđh - X Trong đó: Ođk : Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nđh : Lượng hàng ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo. X : Lượng hàng ước xuất cùng trong thời gian. Căn cứ để xác định Ott : Dựa vào thẻ kho Dựa vào cân đo, đong đếm… Căn cứ để xác định Nđh Dựa vào lượng vật tư dự kiến sẽ mua trong năm báo cáo Dựa vào lượng vật tư thực tế mua tại thời điểm báo cáo đến năm lập kế hoạch. Căn cứ để xác định X: Dựa trên cơ sở nhu cầu vật tư sẽ tiêu dùng. b. Nguồn động viên tiềm lực nội bộ. Nguồn động viên tiềm lực nội bộ được hình thành từ những nguồn chủ yếu sau: Một là: Doanh nghiệp tự tổ chức sản xuất, chế biến thu gom hàng hoá để bổ sung nguồn hàng. Để có được nguồn này cần phải dựa vào yêu cầu sản xuất và khả năng hiện có của doanh nghiệp trong việc chế tạo hàng hoá vật tư bổ sung cho sản xuất. Hai là: Thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phẩm tạo ra nguồn vật tư tiêu dùng cho doanh nghiệp. Để có được nguồn này phải căn cứ và xem xét số luợng, chất lượng, chủng loại phế liệu thu được và khả năng sửa chữa, chế biến của doanh nghiệp. Ba là: Nguồn do doanh nghiệp tự gia công. Tiềm tàng nội bộ của doanh nghiệp có thể nói là vô hạn, cho nên việc doanh nghiệp tự chủ động giải quyết nguồn hàng cho sản xuất là hết sức quan trọng. c. Nguồn tiết kiệm tiêu dùng, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để có được nguồn tiết kiệm thực sự có hiệu quả thì đòi hỏi doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý mức tiêu dùng vật tư và đặc biệt quan trọng là đưa ra các chế tài thưởng phạt để nâng cao mức tiết kiệm. Do đó, quản lý yếu tố con người cực kỳ phức tạp và khó khăn. Doanh nghiệp cần có biện pháp xây dựng mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật hợp lý cho quá trình sản xuất . Mặt khác, việc quản lý thực hiện mức tiêu dùng đưa ra phải tiến hành song song, đều đặn với quá trình sản xuất. d. Nguồn mua trên thị trường Đây là nguồn quan trọng chủ yếu của việc bảo đảm vật tư cho doanh nghiệp. Nguồn mua trên thị trường có thể được phân loại theo một số tiêu thức sau: Theo khối lượng mua bán: + Nguồn vật tư chính: Đây là nguồn chiếm tỷ trọng cao chiếm phần lớn khối lượng mua bán. Nguồn vật tư chính giữ vai trò chủ đạo quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hình thức mua bán bao gồm: Theo hợp đồng hoặc đổi hàng để bảo đảm tính chắc chắn, chủ động. Vì vậy, để thực hiện tạo nguồn vật tư cần nghiên cứu kỹ hợp đồng mua để xác định chính xác nhu cầu, độ tin cậy của nguồn. Đồng thời, phải theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của người cung ứng vật tư. Nguyên tắc “tránh bỏ trứng vào một giỏ” được áp dụng khi lựa chọn người cưng ứng. Doanh nghiệp nên đặt mua hàng của nhiều nhà cung ứng, không nên đặt hàng của một nhà cung ứng duy nhất tránh bị động trong quá trình sản xuất khi có biến động hàng cung ứng vật tư. + Nguồn vật tư phụ mới: Đây là nguồn bổ sung, và là nguồn không thường xuyên chiếm tỷ trọng thấp nên khối lượng nhỏ không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng vai trò cực kỳ quan trọng khi nguồn vật tư chính đảm bảo không kịp thời hoặc thiếu hụt. Vì thế, doanh nghiệp phải nắm bắt được nhu cầu phát sinh để xác định mức độ thoải mãn của đơn hàng để phục vụ nhu cầu chính của doanh nghiệp và công tác hậu cần vật tư phải luôn mang tính chủ động để cung ứng vật tư cho sản xuất. Doanh nghiệp luôn nghiên cứu khả năng phát triển của nguồn hàng, để khi cần sẵn thay thế khi có sự thay đổi nguồn vật tư chính. Đối với nguồn hàng trôi nổi: Đặc trưng lớn nhất là đáp ứng nhu cầu sản xuất và là nguồn hàng không ổn định về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức mua bán. Vì vậy, đòi hỏi người mua bán phải am hiểu về mặt hàng và có cách nhìn đúng đắn về giá cả thị trường. Mặt khác, nó là nguồn hàng bổ xung cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo nơi sản xuất ra hàng hoá “vật tư “. + Nguồn vật tư nhập khẩu: Trong quá trình doanh nghiệp cân đối giữa yêu cầu sản xuất với khả năng nguồn vật tư mà doanh nghiệp đáp ứng cho sản xuất. Thì trong tính toán của doanh nghiệp có thể một số máy móc, thiết bị, hoặc một số vật tư bị thiếu hụt nhưng do sản xuất trong nước chưa đáp ứng về yêu cầu kỹ thuật, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất. Do vậy, trong trường hợp này doanh nghiệp có thể đặt mua ở nước ngoài bằng ngoại tệ vay hoặc doanh nghiệp tự có. Khi xác định mua nguồn vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp cần tính toán tỷ mỷ, cụ thể từng chỉ tiêu để tránh ứ đọng vốn gây lãng phí nguồn ngoại tệ. Nếu doanh nghiệp chưa hiểu rõ về nguồn hàng cung ứng do doanh nghiệp nước ngoài sản xuất hoặc chưa hiểu rõ thông lệ quốc tế thì có thể mua qua các nhà trung gian thương mại. Còn ngược lại doanh nghiệp có thể đặt mua hàng trực tiếp từ nước ngoài. Đặc điểm chung của nguồn này: Nguồn hàng có chất lượng cao, cơ chế điều tiết phức tạp như chịu sự điều chỉnh ít nhất hai hệ thống luật pháp, chế tài xử lý các vụ việc vi phạm cũng phức tạp. + Nguồn sản xuất trong nước: Căn cứ vào khả năng tiêu thụ sản phẩm và tiềm lực kinh tế của doanh nghiệp mà bộ phận quản lý công tác hậu cần vật tư cần xây d._.