Nâng cao chất lượng cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt may X19

LỜI MỞ ĐẦU Sự mở cửa và hội nhập với khu vực và trên thế giới của nền kinh tế nước ta đã tạo ra rất nhiều cơ hội cũng như vô vàn thách thức đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngành công nghiệp dệt may là một trong những ngành xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, tốc độ tăng trưởng 20%/năm, kim ngạch xuất khẩu ngành dệt may chiếm khoảng 15% tổng kim ngạch xuất khẩu cả nước. Nhưng hiện nay gần như hoàn toàn phụ thuộc vào nước ngoài: 70% nguyên phụ liệu dệt may Việt Nam phải nhập khẩu. Là một sinh viên kinh tế tôi rất quan tâm đến vấn đề này đặc biệt là muốn giải thích cho lý do tại sao ngành dệt may nói chung và X19 nói riêng lại có được những thành tích đấy trong khi NVL phục vụ sản xuất hầu hết phải nhập khẩu từ nước ngoài. Căn cứ vào tình hình kinh tế, thực trạng hoạt động của ngành dệt may, và qua quá trình thực tập ở X19 , em đã quyết định chọn đề tài chuyên đề tốt nghiệp là: “Nâng cao chất lượng cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt may X19”. Chuyên đề được nghiên cứu theo những mục tiêu là tìm hiểu những lý luận chung về chất lượng cung ứng NVL; căn cứ vào lý luận chung để phân tích, đánh giá về thực trạng chất lượng cung ứng NVL của X19 và đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng cung ứng NVL của Công ty trong thời gian tới. Các phương pháp nghiên cứu được áp dụng trong chuyên đề là phương pháp nghiên cứu của nghĩa duy vật biện chứng, kết hợp với các phương pháp thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp,… Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty dệt may X19. Chương 2: Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt may X19. Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nâng cao chất lượng cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt may X19. Chương I : Giới Thiệu Chung Về Công Ty Cổ Phần May X19. 1: Lịch Sử Hình Thành Và Quá Trình Phát Triển Của Công Ty Công Ty Cổ Phần May X19. Tên công ty: - Công ty cổ phần may 19. + Trụ sở chính : số 311 Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội + Tài khoản số : 4311.01.0230.01, tại Ngân hàng TMCP Quân đội. + Tài khoản ngoại tệ số : 361.111.005.083, tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam. + Điện thoại : 04.8 531 153 / 8 531 908 / 8 537502 Fax: 04.8 530 154 + Chi nhánh phía Nam : số 99 Cộng Hoà, Tân Bình, TP Hồ Chí Minh. Điện thoại : 08.8 114 801 Fax: 08.8 454 001 Công ty Cổ phần may 19 được chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước (Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng) sang Công ty cổ phần theo Quyết định số 1917/QĐ - BQP ngày 09/09/2003 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng. Tên giao dịch quốc tế: 19 GARMENT JOINT STOCK COMPANY. Công ty cổ phần may 19 là một Công ty cổ phần trong quân đội, hạch toán kinh tế độc lập, được phép sản xuất kinh doanh các mặt hàng về may mặc trên thị trường trong nước và quốc tế. Trong quá trình phát triển, Công ty luôn đổi mới thiết bị công nghệ, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá các mặt hàng sản xuất đáp ứng với yêu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Công ty từng bước nâng cao được uy tín, mở rộng thị trường, có quan hệ với nhiều khách hàng trong nước và quốc tế. Quá trình hình thành và phát triển: Ngày 01/04/1983 theo quyết định của quân chủng phòng không thành lập trạm may đo phòng không phục vụ nội bộ quân chủng phòng không, tiền thân của công ty cổ phần May 19 ngày nay.Thành lập và hoạt động trong cơ chế quan liêu bao cấp nên trạm gặp rất nhiều khó khăn. Toàn bộ kinh phí hoạt động của trạm đều do ngân sách quân đội cấp, cơ sở trang thiết bị nghèo nàn lạc hậu, trình độ cán bộ, công nhân còn thấp, quy mô sản xuất nhỏ hẹp. Tuy nhiên, trạm cũng đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao và ngày càng cải thiện tình hình sản xuất kinh doanh hơn như: đào tạo tay nghề cho công nhân, cán bộ, đầu tư mua sắm trang thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng quy mô sản xuất. Cùng với sự chuyển đổi nền kinh tế nước ta từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, ngày 20/5/1991 Bộ quốc phòng quyết định nâng cấp trạm may và thành lập xí nghiệp May 19 nhằm phục vụ may đo phục vụ may đo quân phục cho các bộ trong quân chủng phòng không và một phần các đơn vị thuộc khu vực phía Bắc. Ngoài ra, xí nghiệp còn được phép kinh doanh tất cả các mặt hàng thuộc các lĩnh vực may đo nhằm tăng doanh thu cho xí nghiệp cũng như tăng các khoản phải thu của nhà nước mà xí nghiệp phải nộp. Thực hiện Nghị định 338 của Chính phủ, từ ngày 22/7/1993 xí nghiệp chính thức là doanh nghiệp của nhà nước, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Từ đó xí nghiệp được nhà nước giao vốn có nhiệm vụ tự bảo quản vốn và phát triển vốn. Đến tháng 10/1996, theo Quyết định 1619/QĐQP của Bộ quốc phòng, xí nghiệp May 19 được sát nhập với 3 dơn vị khác của quân chủng phòng không thành công ty 247 – Bộ quốc phòng và lấy xi nghiệp May 19 làm trụ sở chính là trung tâm điều hành mọi hoạt động của công ty. Công ty CP May 19 được thành lập theo QĐ số 1917/QĐ – BQP ngày 9/9/2003 của bộ trưởng Bộ quốc phòng và phê duyệt phương án chuyển công ty 247 thành công ty CP May 19. Giấy phép kinh doanh công ty CP số 0103009102 do cơ sở kế hoạch và đầu tư thành phố thành phố Hà Nội cấp ngày 5/9/2005. Năm 2005, được sự giúp đỡ cảu bộ tư lệnh và các cơ quan chức năng quân chủng, công ty đã thực hiện nghiêm túc chỉ thị, nghị quyết của cấp trên, chủ động tìm các biện pháp đổi mới công nghệ, đầu tư chiều sâu nhằm tăng cường năng suất, chất lượng sản phẩm, khẳng định được vụ thế và uy tín đối với khách hàng trong nước ngoài nước. Trong năm 2005, công ty vừa tổ chức sản xuất kinh doanh vừa triển khai công tác cổ phần hóa, tình hình lao động có sự biến động lớn (250 người chuyển công tác) nhưng công ty vẫn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, giữ đơn vị ổn định, an toàn tuyệt đối. Đến năm 2007, công ty đã hoạt động ổn định và đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh, hiện đại hóa máy móc thiết bị, đặc biệt kế toán máy được bắt đầu triển khai trong công ty. * Thị trường và khách hàng Với quy mô và nguồn lực như hiện nay, công ty tiếp tục theo đuổi chiến lược tăng tốc phát triển bằng các biện pháp đổi mới, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, duy trì nguông khách hàng truyền thống, tăng cường tìm kiếm mở rộng thị trường cả trong và ngoài nước. Nguồn khách hàng chính hiện nay cảu công ty bao gồm: Trong nước: Thị trường đồng phục các ngành như kiểm lâm, quản lý thị trường, viện kiểm soát, tòa án, điện lực… Ngoài nước: Công ty ký hợp đồng với hãng S4 Fashion Partner (Đức) và hãng DAO Import Export (Đức) với hơn 400.000 sản phẩm các loại. * Chiến lược kinh doanh của Công ty là: Tất cả vì khách hàng, mong muốn được phục vụ và hợp tác với mọi khách hàng trong nước và quốc tế với phương châm thuận tiện, chất lượng sản phẩm đảm bảo, giá cả hợp lý, thanh toán sòng phẳng hai bên cùng có lợi. * Cán bộ công nhân trong Công ty cam kết: - Đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm và các dịch vụ may mặc. - Không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ năng lực toàn diện, thực hiện tốt các công việc được giao. * Quá trình hoạt động SXKD, Công ty đã có những thành tích sau: - Được Nhà nước tặng thưởng 2 Huân Chương lao động hạng II (năm 1998 và năm 2002). - Được Bộ Tư lệnh Quân Chủng PK - KQ tặng thưởng: 02 cờ luân lưu “Đơn vị sản xuất kinh doanh khá nhất“ (năm 1997, 1998), 02 cờ đơn vị điển hình tiên tiến xuất sắc (năm 1997, 1999, 2003), 02 cờ đơn vị dẫn đầu thi đua khối Công ty xí nghiệp quốc phòng (năm 1999, 2000), 01 cờ đơn vị điển hình tiên tiến trong phong trào thi đua ngành Hậu cần làm theo lời Bác dạy (năm 2000) và nhiều bằng khen khác. 6 năm liền (từ năm 1999 – nay) Công ty luôn đạt tiêu chuẩn “Đơn vị quyết thắng” được Tư lệnh Quân Chủng tặng Bằng khen. - Được Hội đồng xét thưởng quốc gia tặng: 17 huy chương vàng, 8 huy chương bạc về những sản phẩm chất lượng cao công ty tham gia Hội chợ triển lãm quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam (từ năm 1997 - năm 2002). 1.2. MỤC ĐÍCH: Sổ tay chất lượng cung cấp toàn bộ những thông tin về Công ty cổ phần may 19. Sổ tay này được sử dụng để kiểm soát các hoạt động của hệ thống chất lượng nhằm nâng cao chất lượng và dich vụ của Công ty để thoả mãn và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. 1.3. PHẠM VI PHÂN PHỐI: Sổ tay chất lượng được cấp tới: Ban giám đốc, các trưởng phòng, ban, xí nghiệp trong Công ty. Ngoài ra sổ tay chất lượng còn có thể được cung cấp cho khách hàng, cơ quan, đơn vị bên ngoài khi được Tổng giám đốc phê duyệt cho phép. 1.4- DUY TRÌ VÀ KIỂM SOÁT: Sổ tay chất lượng được lưu giữ tại các bộ phận được cấp ở điểm 2, được đăng ký theo danh sách cấp của bảo mật, được các đơn vị duy trì và thường xuyên bổ sung ý kiến khi có những thay đổi. Sổ tay chất lượng được ban lãnh đạo công ty xem xét bổ sung hàng năm. 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY CP MAY 19 Công ty CP May 19 tổ chức sản xuất theo quy trình sản xuất phức tạp kiểu chế biến liên tục. Sản phẩm sản xuất ra trải qua 2 giai đoạn liên tiếp nhau theo dây truyền công nghệ khép kín cắt – may. Trong giai đoạn may, các bộ phận, chi tiết sản phẩm lại được sản xuất độc lập song song và cuối cùng được lắp ráp, ghép nối thành phẩm là sản phẩm hoàn thiện. Quy trình sản xuất của công ty được mô tả như sau: Khi vải được xuất kho xuống phân xưởng cắt theo phiếu xuất kho, phân xưởng cắt thực hiện công nghệ cắt và pha thành các bán thành phẩm. Bán thành phẩm hoàn thiện được chuyển xuống các phân xưởng may. Tại mỗi phân xưởng đều bố trí các nhân viên kiểm tra chất lượng. Mỗi công nhân may phải thực hiện may hoàn chỉnh sản phẩm, nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm. Bộ phận hoàn thiện thực hiện những công việc hoàn thiện cuối cùng, đóng và chuyển xuống kho thành phẩm để xuất trả khách hàng. Quy trình công nghệ sản xuất được thể hiện qua sơ đồ: . SƠ ĐỒ SẢN XUẤT KINH DOANH: Sơ Đồ Nguyên Vật Liêụ: Nguyên vật liệu Xí nghiệp cắt Phân xưởng may 5 Phân xưởng may cao cấp Phân xưởng may 3 Kho thành phẩm Xuất trả khách hàng Sơ đồ: Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp may đo X19 Phòng kinh doanh Phân xửơng cắt GIÁM ĐỐC CÔNG TY PGĐ KINH DOANH Phòng kế koạch Phòng chính trị Phòng hành chính XÍ NGHIỆP MAY X19 Phân xưởng may I Phân xưởng may II Phân xưởng may cao cấp Cửa hàng PGĐ KỸ THUẬT Phòng tài vụ Phòng kỹ thuật Phòng thiết kế TỔNG GIÁM ĐỐC VP công ty Phòng kinh doanh Phòng KH-Điều độ Phòng kỹ thuật-CN Phòng TC, LĐ-Tlương Phòng kế toán CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PX Cắt PX may CC PX may III PX may V Ban CBSX Ban cơ điện GIÁM ĐỐC XÍ NGHIÊP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT Theo sơ đồ ta sẽ thấy bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến: -Giám đốc là người chỉ huy cao nhất và điều hành mọi hoạt động của công ty . -Phó giám đốc, các Phòng ban, chức năng là người giúp việc cho giám đốc. 2.2: Chức Năng Của Từng Bộ Phận Trong Công Ty Cổ Phần May X19: Công ty cổ phần may X19 là một công ty hạch toán độc lập, tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến, chức năng. Hội đồng quản trị: Là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu của công ty, là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. - Phòng kinh doanh: Tổ chức tốt công tác tiêu thụ như phụ trách công tác marketing, quảng cáo, công tác xuất nhập khẩu , ký kết các đơn hàng Phòng kế hoạch-vật tư: Đảm bảo các yêu cầu về nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, lập và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch. Một chức năng khác là phụ trách tuyển dụng, xa thải lao động và các vấn đề liên quan đến lao động khác Phòng chính trị: Có nhiệm vụ chăm lo xây dựng công tác Đảng, công tác chính trị cho toàn thể công nhân viên trong Xí nghiệp Phòng hành chính: Giúp giám đốc quản lý công tác hành chính văn thư, quản lý các phương tiện phục vụ sinh hoạt, tổ chức phục vụ đời sống, chăm lo đời sống tinh thần, sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Chịu trách nhiệm tiếp khách và phục vụ các hội nghị trong xí nghiệp Phòng tài vụ: Trực tiếp làm công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ ban hành, làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về toàn bộ hạt đông tài chính của xí nghiệp, theo dõi hạch toán quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, xác định kết quả sản xuất kinh doanh của công ty hàng tháng, hàng quí, hàng năm một cách kịp tkời và chính xác. Tham gia phân tích hoạt động kinh tế của công ty giúp giám đốc trong việc ra quyết định điều hành sản xuất, cân đối và xử lý về tài chính, cũng như chính sách tiêu thụ sản phẩm thích hợp, góp phần tạo ra hiệu quả cao trong công ty Phòng kỹ thuật: Quản lí công tác kỹ thuật và chất lượng sản phẩm trong công ty. Cụ thể xây dựng qui trình công nghệ, quy phạm ký thuật trong các công đoạn sản xuất, lập kế hoạch trung tu, tiểu tu máy móc thiết bị và sửa chữa bổ xung đầu tư mới thiết bị phụ tùng. Giúp giám đốc theo dõi, xem xét các đề tài cải tiến kĩ thuật, xây dựng kế hoạch tiến độ kỹ thuật. Ngoài ra phòng còn thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu và bảo đảm chất lượng sản phẩm Phòng thiết kế: Nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới, đa dạng hoá mẫu mã phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng Nhìn chung, cơ cấu quản lý của Xí nghiệp đã hình thành các phòng ban chức năng cụ thể. Nhưng các chức năng còn chồng chéo như chưa có phòng tổ chức lao động riêng mà chức năng của phòng lại nằm trong phòng kế hoạch-vật tư. Do vậy gây khó khăn cho sản xuất kinh doanh nói chung và cho công tác quản lý lao động nói riêng. Vì vậy Xí nghiệp cần phải hoàn thiện hơn nữa bộ máy quản lý của mình. Qua một số quá trình hoàn thiện, đổi mới, cho tới nay Xí nghiệp may X19 đã lựa chọn cơ cấu sản xuất phù hợp với địa hình Doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất, đặc điểm sản phẩm. Cơ cấu sản xuất của Xí nghiệp bao gồm các bộ phận sau: Bộ phận sản xuất chính bao gồm phân xưởng cắt, phân xưởng may cao cấp và phân xưởng hoàn tất. Bộ phận này chiếm khoảng 80% tài sản của Xí nghiệp và chiếm 93% tổng số lao động Bộ phận sản xuất phù trợ bao gồm: Tổ cơ điện bao gồm 6 công nhân với tay nghề bậc thợ trung bình là 4. Tổ này có nhiệm vụ sửa chữa bảo hành các thiết bị may, ở Xí nghiệp công tác bảo hành được tiến hành 6 tháng một lần, các hỏng hóc nhỏ đều được các nhân viên khắc phục ngay. Nhìn chung bộ phận này đã hoàn thành được nhiệm vụ, máy móc luôn hoạt động tốt, hệ số hoạt động đều cao. Tuy nhiên bộ phận này phải đảm nhận một công việc khá lớn, thường xuyên kiểm tra bảo hành cho 400 máy công nghiệp và nhiều thiết bị chuyên dùng khác do đó nên cần phải bổ xung cho bộ phận này Bộ phận phục vụ sản xuất gồm: Tổ bảo vệ, tổ y tế, hệ thống kho tàng phương tiện vận tải và công trình phúc lợi công cộng khác. Bộ phận này gồm cả hệ thống kho tàng được bố trí một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển thành phẩm, bán thành phẩm và nguyên vật liệu. Các kho tàng mới được tu sửa khang trang, hiện đại, với các kệ, tủ để sắp xếp hàng hoá rất thuận lợi ngăn nắp, đảm bảo tốt cho công tác dự trữ, lưu kho thành phẩm hay nguyên vật liệu, tránh mối mọt ẩm ướt ... Hệ thống phòng trống cháy, chống ẩm được bảo đảm ở khắp mọi nơi, riêng hệ thống chống cháy mới được sửa sang nâng cấp hiện đại đảm bảo nhanh chóng kịp thời dập tắt lửa khi có hoả hoạn xảy ra ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO VỀ CHẤT LƯỢNG - Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì. - Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và mọi nhu cầu cải tiến. - Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng. - Là đại diện của công ty để liên hệ với Trung tâm năng suất để tư vấn về các vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng. - Có quyền tạm đình chỉ những công việc không phù hợp với yêu cầu của hệ thống chất lượng xem xét để xử lý. Phối hợp với các bộ phận trong công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng. - Có quyền tạm đình chỉ những công việc không phù hợp với yêu cầu của hệ thống chất lượng xem xét để xử lý. Phối hợp với các bộ phận trong công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng. THƯỜNG TRỰC VÀ THƯ KÝ CHƯƠNG TRÌNH ISO 9001 - Thu thập các ý kiến về sửa đổi văn bản, tài liệu về hệ thống chất lượng trình đại diện lãnh đạo. - Giúp lãnh đạo công ty về các vấn đề chất lượng trong hệ thống và xử lý các công việc còn kém chất lượng. - In ấn tài liệu đã soát xét, trình duyệt tài liệu và tiến hành phân phối tài liệu theo đúng trình tự. BiÓu sè 1 : T×nh h×nh doanh thu lîi nhuËn vµ c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch STT ChØ tiªu §vt N¨m 2006 N¨m 2007 N¨m 2008 1 Tæng doanh thu Ng® 44,240,840 52,557,786 58,433,746 2 Tæng lîi nhuËn Ng® 2,257,251 2,489,219 2,688,357 3 Nép ng©n s¸ch Ng® 3,216,848 4,154,587 6,531,975 4 Tæng sè vèn SXKD Ng® 38,978,360 40,885,432 43,318,137 5 Thu nhËp b×nh qu©n Ng® 1,050 1498 1,813 Nh×n vµo biÓu ®å ta thÊy t×nh h×nh c¸c kho¶n Doanh thu, lîi nhuËn, nép ng©n s¸ch, Thu nhËp b×nh qu©n cña c«ng ty t¨ng nhanh dÇn trong ba n¨m gÇn ®©y. ®Æc biÖt thu nhËp b×nh qu©n ®Çu ng­êi t¨ng nhanh tõ n¨m 2007 ®Õn n¨m 2008 t¨ng gÇn 800 ngh×n ®ång gÇn gÊp 2 lÇn so víi n¨m 2006. Cã ®­îc ®iÒu nµy là do tæng doanh thu t¨ng nhanh n¨m 2008 t¨ng 1.3 lÇn so víi n¨m 2006, t­¬ng tù ®Õn n¨m 2008 tæng lîi nhuËn t¨ng 1.24 lÇn so víi n¨m 2006. Nép ng©n s¸ch t¨ng 2.03 lÇn. Sè vèn kinh doanh n¨m 2008 t¨ng 1.06 lÇn so víi n¨m 2009. ®iÒu nµy cho thÊy møc ®é t¨ng doanh thu, lîi nhuËn, nép ng©n s¸ch t¨ng nhanh so víi møc ®é t¨ng cña vèn kinh doanh. Doanh nghiÖp ®ang trªn ®µ ph¸t triÓn, lµ doanh nghiÖp b¶o toµn vèn cña nhµ n­íc vµ gãp phÇn kh«ng nhá vµo ng©n s¸ch c¸c n¨m. Chương II: Thực Trạng Quản Trị Cung Ứng Nguyên Vật Liệu Của Công Ty Cổ Phần May X19. 1: Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Tới Hoạt Động Của Quản Trị Cung Ứng Nguyên vật Liệu Tại Công Ty Cổ Phần May X19: 1.1 Cơ sở vật chất của công ty : A : Kho tàng nhà xưởng: - Diện tích của toàn Xí nghiệp là : 9282 m2 - Diện tích sử dụng: 6280 m2 - Diện tích nhà kho: 500 m2 -Nơi đặt phân xưởng sản xuất: 311-Trường Trinh-Đống Đa-Hà Nội Đặc điểm chính của kiến trúc nhà xưởng là nhà xây 3 tầng có cầu thang đi lại thuận tiện cho việc vận chuyển nguyên vật liệu cho các phân xưởng. Xung quanh phân xưởng được lắp kính tạo ra một không gian rộng rãi thoải mái cho công nhân. Các phân xưởng đều có hệ thống điều hoà không khí. đường xá trong Xí nghiệp đều được đổ bê tông Nhận xét: Xí nghiệp may đo X19 đã tạo điều kiện làm việc tốt cho công nhân vào việc đầu tư nhà xưởng, nâng cấp chất lượng môi trường làm việc. Điều đó đã tạo ra sự an toàn trong sản xuất, vệ sinh cho các sản phẩm làm ra. Chính điều kiện sản xuất cũng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Do đó để khách hàng trong và ngoài nước chấp nhận sản phẩm thì tất yếu Xí nghiệp ngày càng phải hoàn thiện điều kiện làm việc trong nhà xưởng. Điều kiện làm việc tốt cũng góp phần nâng cao năng xuất lao động của công nhân. Nhà kho của Xí nghiệp được đặt ở tầng 1 tạo điều kiện dễ dàng cho việc vận chuyển nguyên vật liệu lên tầng và chuyển thành phẩm từ tầng xuống. Điều kiện bảo quản nhà kho rất tốt giúp cho sản phẩm không bị hỏng do bị ẩm hay mất vệ sinh. Với hệ thống nhà kho rộng 500m2 sẽ tạo điều kiện cho Xí nghiệp dự trữ các khối lượng lớn để cung cấp kịp thời cho các thị trường khi có nhu cầu tạo điều kiện mở rộng thị trường cho Xí nghiệp Tuy nhiên do Xí nghiệp nằm trong nội thành nên diện tích mặt bằng hạn hẹp, Xí nghiệp không thể mở rộng sản xuất, xây dựng thêm kho tàng nhà xưởng B: Máy móc trang thiết bị : Do đặc điểm nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp là may hàng phục vụ cho các ngành Quân đội, Công an, Kiểm lâm, Hải quan, Quản lý thị trường... và cho xuất khẩu do đó Xí nghiệp phải đảm bảo chất lượng sản phẩm làm ra. Chính vì vậy mà Xí nghiệp đã không ngừng đổi mới máy móc trang thiết bị, công nghệ. Phần lớn máy móc thiết bị của Xí nghiệp là do Nhật và Đức chế tạo và có năm sản xuất từ năm 1994 đến năm 1999. Như vậy máy móc thiết bị và công nghệ của Xí nghiệp thuộc vào loại mới, tiên tiến và hiện đại đảm bảo cho chất lượng sản phẩm làm ra. Xí nghiệp có 25 loại máy chuyên dùng khác nhau ( Số liệu cụ thể ở biểu số 1 ). Chính điều này sẽ tạo cho Xí nghiệp điều kiện làm việc hoàn thiện các công đoạn của quá trình sản suất sản phẩm, làm cho sản phẩm hoàn thiện hơn, chất lượng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước từ đó tạo lòng tin đối với khách hàng nâng cao chữ “tín” cho Xí nghiệp góp phần vào việc mở rộng thị trường. Biểu Đồ 1: Các loại máy móc thiết bị của Xí nghiệp may X19 stt Tên thiết bị Năm sử dụng ĐVT Số lượng Nguyên giá Giá trị còn lại 1 Máy may một kim bằng brother 1994 Cái 80 528000000 174240000 2 Máy may một kim bằng brother 1995 Cái 20 132960000 53184000 3 Máy may một kim bằng brother 1995 Cái 25 126181150 81090575 4 Máy may một kim bằng juki 1996 Cái 20 135766400 70598528 5 Máy may một kim bằng juki 1996 Cái 14 95036480 58147725 6 Máy may một kim bằng juki 1996 Cái 10 71825000 44531500 7 Máy may một kim bằng juki 1997 Cái 24 175580064 1229060448 8 Máy may một kim bằng juki 1998 Cái 11 93275710 78351596 9 Máy may một kim bằng juki 1999 Cái 20 167268010 153886570 10 Máy may một kim bằng juki 1999 Cái 14 115946432 111308566 11 Máy may một kim bằng juki5 1998 Cái 1 8475950 7289317 12 Máy may 5một kim bằng juki3 1996 Cái 5 42500000 13 Máy may 1một kim bằng juki2 1998 Cái 15 117761700 91854126 14 Máy vắt sổ 2 kim 5 chỉ brother1 1995 Cái 3 41260992 15541644 15 Máy vắt sổ 2 kim 5 chỉ juki1 1997 Cái 1 27756528 27965527 16 Máy vắt sổ 2 kim 3 chỉ juki 1998 Cái 2 30350000 26708000 17 Máy vắt sổ 1 kim 3 chỉ juki 1998 Cái 1 14825965 12750330 18 Phương tiện vận tải xe jeep 1994 Cái 1 45296000 22648000 19 Phương tiện vận tải xe kpa 1994 Cái 1 30000000 24000000 20 Trạm điện, thiết bị điện 1998 Cái 1 270264600 2096955105 21 Máy vắt sổ singer 1996 Cái 2 18000000 10080000 22 Máy vắt gấu 1996 Cái 1 14300000 8294000 23 Máy vắt gấu jukj 1999 Cái 1 38586415 35499502 24 Máy thùa juki 1995 Cái 1 38292368 19146185 25 Máy thùa đầu tròn singer 1996 Cái 1 150646000 85868220 Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng của mọi Doanh nghiệp đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách đều đặn, liên tục. Đặc biệt đối với ngành may mặc, nguyên vật liệu càng chở nên đặc biệt quan trọng vì nó chiếm khoảng 70-> 80% giá trị của giá thành sản phẩm. Tổng số nguyên vật liệu được sử dụng cho sản suất của Xí nghiệp bao gồm 17 danh mục sau đây: Biểu Đồ 2: Số lượng vải tiêu thụ của Xí nghiệp may đo X19 Đơn Vị Tính: Mét. stt Chủng loại Số lượng Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1 Ksơmia 2328 2425 2500 2 Royl 2793 2910 3000 3 Accuna 3293 3395 3500 4 Sline 3724 3380 4000 5 Topline 2141 2208 2300 6 Típ si bogo 6798 7901 7300 7 Típ si boy 5028 5238 5400 8 Len tím than 132800 242500 250007 9 Típ si tím than VT 5289 5510 5842 10 Típ si tím than BT 79152 82550 875620 11 Len Liên xô 55872 57600 60714 12 Bay zin cỏ úa 176889 182360 188000 13 Vải peco 238378 245760 256120 14 Kaky trắng 34640 36084 37210 15 Lót lụa Nam Định 791520 824500 850106 16 MEX vải 3259 3395 3500 17 MEX giấy 6025 6035 6520 Nguyên vật chính của Xí nghiệp là lót lụa Nam định, vải peco, bayzin cỏ úa và len tím than. Đặc biệt là lót lụa Nam định, nó chiếm tỷ trọng cao nhất trong giá thành sản phẩm. Năm 1998 chiếm 51,06%, năm 1999 chiếm 48,11%, năm 2000 chiếm 49,27% ( Tăng 1,16% so với năm 1999 ). Có thể nói chất lượng lót lụa cũng chính là chất lượng sản phẩm và nó luôn luôn chiếm được cảm tình của khách hàng trên thị trường . 1.2:Đặc Điểm Về Vốn Của Công Ty May X19: Bất Cứ một Doanh nghiệp nào muốn hoạt động sản xuất kinh doanh thì yếu tố không thể thiếu được là vấn đề về tài chính của Doanh nghiệp. Khả năng tài chính mạnh hay yếu phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Có vốn Doanh nghiệp mới đảm bảo các yếu tố đầu vào ( Mua nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,thuế đất xây dựng, thuê công nhân... ). Doanh nghiệp muốn đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng qui mô sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh của Doanh nghiệp cũng cần phải có vốn đầu tư. Một khi Doanh nghiệp có khả năng về tài chính sẽ tạo niềm tin cho các đối tác, cho các nhà đầu tư, cho khách hàng. Qua đó Doanh nghiệp có những cơ hội làm ăn mới ( Thu hút các nhà đầu tư, kí kết các hợp đồng đấu thầu, có các lô hàng lớn của khách hàng ... ) thực hiện mục tiêu duy trì và mở rộng thị trường Tổng vốn sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tính đến hết ngày 31/12/2000 là 21.202.692.900 đồng trong đó vốn ngân sách nhà nước cấp là 9.323.000.000 đồng, vốn tự có 6.344.839.900 đồng và vốn khác là 5.534.853.000 đồng. Để thấy được tình hình sử dụng vốn của Xí nghiệp ta hãy theo dõi bảng số liệu trang sau: Qua bảng phân tích cho thấy các hệ số phân tích hiệu quả sử vốn kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm đều tăng. Trong đó mức tăng bình quân của doanh thu là 10,45%/năm, mức tăng của lợi nhuận là 12,22%/năm và vốn chủ sở hữu tăng 3,704%/năm. Qua đó nó phản ánh qui mô sản xuất của Xí nghiệp ngày càng tăng. Năm 2000 cứ 100 đồng vốn chủ sở hữu tạo ra 15,5 đồng lợi nhuận mức tăng bình quân là 8,4%/năm và 100 đồng doanh thu tạo ra được 4,4 đồng lợi nhuận mức tăng bình quân là 2,35%/năm điều đó phản ánh tình hình sử dụng vốn kinh doanh của Xí nghiệp qua các năm đều tăng. Nhưng xét đến các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn thì chỉ đạt ở mức độ trung bình nguyên nhân chính là do trong các năm qua Xí nghiệp đã đẩy mạnh việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Dự trữ cuối kì qua các năm đều giảm nên tốc độ luân chuyển vốn nhanh nhờ việc Xí nghiệp đã quan tâm đến công tác tiêu thụ như: Mở thêm một phòng kinh doanh, xây dựng cửa hàng giới thiệu sản phẩm, sử dụng các hình thức khuyến mại như giảm giá, hạ giá bán sản phẩm, bố trí sản xuất hợp lý... Biểu Đồ 3: Hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp Chỉ tiêu Đvt Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận Tài sản cố định Vốn chủ sở hữu đồng đồng đồng đồng đồng 18381214933 18094468003 781127139 9188960900 5900123400 19888474577 19635890967 858727125 8602387000 6175653400 22414431815 22024420725 983325603 10459490200 6344839900 Hiệu quả sử dụng TSCĐ -DT/TSCĐ -LN/TSCĐ % 2,0 8,5 2,312 9,98 2,142 9,4 Hiệu suất sử dụng VSH -DT/VCSH - LN/VCSH % 2,56 13,2 3,22 13,9 3,53 15,5 Tỷ xuất lợi nhuận LN/DT % 4,2 4,3 4,4 Vòng quay của vốn (Doanh thu/ Dự trữ BQ) Vòng 3,48 3,55 4,08 1.3: Đặc Điểm Sản Phẩm Của Công Ty: Sản phẩm chính của Xí nghiệp là các loại đồng phục đông, đồng phục hè, áo comple, áo jacket, áo sơ mi, quần âu... Nhìn chung chất lượng sản phẩm tốt nhưng giá khá cao, hình thức mẫu mã đẹp nhưng chưa phong phú. Thông thường sản phẩm của Xí nghiệp phục vụ cho các khách hàng là các cơ quan nhà nước như: Quân đội, Kiểm lâm, Quản lý thị trường, Công an, Hải quan... cho nên khối lượng tiêu thụ hàng năm tương đối lớn và kiểu dáng mẫu mã luôn phải thay đổi cho từng ngành nói trên. Càng ngày chất lượng, kiểu dáng sản phẩm của Xí nghiệp ngày càng sang trọng và đẹp hơn hẳn so với các đối thủ cạnh tranh, hơn nữa sản phẩm của Xí nghiệp luôn luôn được hoàn thiện nhờ có sự quan tâm thích đáng tới công tác kĩ thuật và thiết kế mẫu. Các cuộc thí nghiệm và kiểm định chất lượng thường xuyên được tổ chức nhằm tiếp tục hoàn thiện tính năng của sản phẩm. Năm 1998 các sản phẩm sản xuất theo bộ của Xí nghiệp đều hoàn thành vượt mức kế hoạch. Năm 1998 kế hoạch của Xí nghiệp là 76364 bộ quần áo, thực hiện được 84846 bộ vượt 11,1% kế hoạch. Trong đó đồng phục đông vượt 15% kế hoạch, đồng phục hè vượt 9,7% kế hoạch, comple vượt 7,33% kế hoạch và đờ mi vượt 5,7% so với kế hoạch. Năm 1999 ngoài mặt hàng comple không hoàn thành kế hoạch còn các mặt hàng khác đều hoàn thành vượt mức kế hoạch trong đó phải kể đến đồng phục hè vượt 7,5% kế hoạch làm cho cả năm Xí nghiệp hoàn thành vượt 6,43% so với kế hoạch ( tương đương với 8029 bộ quần áo ). Năm 2000 kế hoạch là 59340 bộ quần áo nhưng chỉ thực hiện được 55808 bộ không hoàn thành 5,96% so với kế hoạch. Nguyên nhân chủ yếu là do mặt hàng comple, đờ mi, đồng phục hè không hoàn thành kế hoạch. Năm 1998 kế hoạch là 165492 sản phẩm nhưng chỉ thực hiện được 154834 sản phẩm không hoàn thành 96,44% so với kế hoạch. Tuy nhiên áo măng tô vẫn vượt 8,5%, áo jacket vượt 12% so với kế hoạch. Năm 1999 kế hoạch là 191293 sản phẩm thực hiện được 196715 sản phẩm vượt 2,83% so với kế hoạch trong đó phải kể đến áo măng tô vượt 16,32% so với kế hoạch và áo jacket vượt 7,2% so với kế hoạch. Năm 2000 kế hoạch là 221749 sản phẩm thực hiện được 229743 sản phẩm vượt 3,6% so với kế hoạch tăng hơn so với năm 1999 là 0,77%. Trong đó chủ yếu là do áo jacket, áo sơ mi và quần âu vượt mức kế hoạch. Biểu Đồ 4: Số lượng từng loại sản phẩm sản xuất từ năm 1998 đến năm 2000 Các chỉ tiêu ĐVT Thực hiện Tỷ lệ so sánh ( % ) Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 99/98 2000/99 A Sản phẩm sản xuất theo bộ Bộ 84846 132802 55808 156,52 42,02 1 Comple Bộ 3426 3500 3595 102,16 102,71 2 Đờ mi Bộ 983 1119 950 113,83 84,89 3 Đồng phục đông Bộ 25739 38455 17942 149,4 46,65 4 Đồng phục hè Bộ 54698 89728 33321 164,04 37,13 B Sản phẩm đơn chiếc Chiếc 154834 196715 229743 127,05 116,78 1 áo măng tô Chiếc 2613 3181 3091 121,73 97,17 2 áo jacket Chiếc 21952 24293 28328 110,66 116,6 3 áo sơ mi Chiếc 59309 66947 83822 112,87 125,2 4 quần âu Chiếc 70960 102294 114502 144,16 11,93 Qua biểu đồ ta thấy, Số lượng quần áo được cấp phát của các ngành Kiểm lâm, Hải quan , Điện lực, Viện kiểm sát...qua các năm là không đồng đều nhau. Nó phụ thuộc vào chỉ tiêu pháp lệnh của cấp trên giao cho. Đối với các mặt hàng sản xuất đơn chiếc như : áo jacket, áo sơ mi, quần âu thì mức độ biến động là tương đối ổn định chỉ trừ có áo măng tô có xu hướng giảm trong năm 2000 so với năm 1999. Qua những số liệu trên chúng ta thấy được tình hình sản xuất các sản phẩm và thực hiện kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp may X19. 1.4: Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty: Do đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng vì vậy chủng loại sản phẩm rất đa dạng, phong phú. Mỗi đơn đặt hàng có yêu cầu về quy cách, mẫu mã sản phẩm khác nhau. Chẳng hạn v._.ới những đơn đặt hàng là áo dạ, hoặc complee thì cần những loại vật liệu như: Vải áo, cạnh tóc, mex, vải lót trong, kem vai,… còn đối với đơn đặt hàng của quân đội may áo sơ mi cho các chiến sĩ thì chỉ cần một loại vải và một loại cúc. Do vậy, vật liệu của công ty rất đa dang,với chủng loại,quy cách,cũng như mẫu mã. Ví dụ len thì có: len Liên Xô, len thô, len QLTT, len VKS, len mịn. vải bay thì có các loại như: bay cỏ úa, bay Zin K14, bay đất, bay ghi, rất nhiều loại chỉ màu, cũng như hàng trăm chủng loại cúc khác nhau. HiÖn nay, c¸c lo¹i vËt liÖu dïng cho c«ng nghÖ may cña C«ng ty ®Òu cã s½n trªn thÞ tr­êng, gi¸ c¶ Ýt biÕn ®éng. §©y còng lµ mét ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó cho C«ng ty ®ì ph¶i dù tr÷ nhiÒu nguyªn vËt liÖu ë trong kho mµ th­êng khi thÊy s¶n xuÊt cã nhu cÇu th× bé phËn cung øng vËt liÖu míi ®i mua vÒ, tr¸nh ®­îc hiÖn t­îng ø ®äng vèn, gióp cho viÖc sö dông vèn ®­îc linh ho¹t . C«ng ty cæ phÇn May 19 cã ®Æc ®iÓm lµ t×m thÞ tr­êng tiªu thô tr­íc kh¸ch hµng, råi míi tiÕn hµnh khai th¸c nguyªn vËt liÖu ®ã tiÕn hµnh ®· cã quan hÖ mua b¸n l©u dµi víi C«ng ty.Th«ng th­êng víi nh÷ng l« hµng lín th× c«ng ty tiÕn hµnh ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ mua nguyªn vËt liÖu cña c¸c nhµ m¸y dÖt trong n­íc nh­ DÖt Nam §Þnh, DÖt 8-3, DÖt Ph­íc Long... hoÆc cña c¸c tæ chøc th­¬ng m¹i nhËp nguyªn vËt liÖu tõ n­íc ngoµi vÒ. Ng­îc l¹i, ®èi víi nh÷ng l« hµng nhá kh«ng ®ßi hái l­îng nguyªn vËt liÖu nhiÒu th× tr­íc khi tiÕn hµnh s¶n xuÊt C«ng ty sÏ mua vËt t­ t¹i c¸c c«ng ty nhá hoÆc thÞ tr­êng tù do (chñ yÕu lµ ë chî). Do viÖc tæ chøc, qu¶n lý t×nh h×nh thu mua vµ sö dông vËt t­ lµ rÊt phøc t¹p ®ßi hái kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i cã tr×nh ®é, h¬n thÕ n÷a lµ tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao vµ nhiÖt t×nh víi c«ng viÖc. Do ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt c«ng viÖc s¶n xuÊt mµ vËt t­ sö dông cña C«ng ty lµ c¸c lo¹i v¶i vµ phô liÖu ngµnh may mÆc, cã nh÷ng lo¹i v¶i c©y cuén trßn dµi nªn rÊt cång kÒnh, c¸c lo¹i v¶i rÔ bÞ Èm, mèc, mèi mät hoÆc chuét c¾n... §ßi hái C«ng ty ph¶i cã hÖ thèng kho tµng ®ñ tiªu chuÈn quy ®Þnh ®Ó ®¶m b¶o cho viÖc b¶o qu¶n vËt t­. §Ó qu¶n lý tèt khèi l­îng vµ chñng lo¹i vËt t­ c«ng ty ph¶i thùc hiÖn ®ång bé nhiÒu biÖn ph¸p qu¶n lý tèt ë tÊt c¶ c¸c kh©u, ®iÒu nµy gãp phÇn quan träng trong viÖc cung cÊp vËt t­ mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ ®óng chÊt l­îng, phÈm cÊp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ho¹t ®éng liªn tôc, trong ®ã c«ng t¸c kÕ to¸n lµ biÖn ph¸p v« cïng quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc. 1.5: Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu VËt liÖu mµ C«ng ty sö dông gåm nhiÒu lo¹i kh¸c nhau vÒ c«ng dông, phÈm cÊp chÊt l­îng... §Ó quản lý chÝnh x¸c tõng lo¹i vËt liÖu nµy, người quản lý vËt liÖu cña c«ng ty ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt liÖu. ViÖc ph©n lo¹i vËt liÖu ph¶i dùa vµo tiªu thøc nhÊt ®Þnh ®Ó s¾p xÕp nh÷ng vËt liÖu cã cïng mét tiªu thøc nhÊt ®Þnh vµo mçi lo¹i, nhãm t­¬ng ®­¬ng phï hîp. C¨n cø vµo yªu cÇu qu¶n lý vµ néi dung kinh tÕ vµ c«ng dông cña tõng thø vËt liÖu trong s¶n xuÊt kinh doanh mµ toµn bé vËt liÖu cña C«ng ty ®­îc chia thµnh nh÷ng lo¹i sau: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ ®èi t­îng lao ®éng chñ yÕu h×nh thµnh nªn s¶n phÈm míi, bao gåm: V¶i c¸c lo¹i (v¶i bay, v¶i len, v¶i Tr«pical, v¶i tuýt si, v¶i pªc«,...) sè l­îng vµ chñng lo¹i c¸c lo¹i v¶i rÊt phong phó víi ®Çy ®ñ c¸c kÝch cì vµ mµu s¾c kh¸c nhau. - VËt liÖu phô: Lµ ®èi t­îng lao ®éng kh«ng cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm nh­ng nã cã t¸c dông nhÊt ®Þnh vµ cÇn thiÕt trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm, bao gåm: mex, v¶i lãt, cóc, chØ, kho¸, ken, mex... - Phô tïng thay thÕ: Gåm c¸c phô tïng chi tiÕt dÔ thay thÕ söa ch÷a: m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i nh­ (d©y cudoa m¸y kh©u, kim m¸y kh©u, x¨m lèp « t«; vßng bi...) - PhÕ liÖu: Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu lo¹i ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm, phÕ liÖu cña C«ng ty chñ yÕu lµ v¶i vôn c¸c lo¹i. Nh×n chung, viÖc ph©n lo¹i vËt liÖu cña C«ng ty nãi chung lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm, vai trß, t¸c dông cña mçi thø trong s¶n xuÊt tõ ®ã gióp cho viÖc qu¶n lý ®­îc dÔ dµng h¬n. Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy c«ng ty theo dâi ®­îc sè l­îng tõng lo¹i vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô, phô tïng thay thÕ tõ ®ã t¹o ®iÒu kiªn thuËn lîi cho bé phËn cung øng vËt t­ cã kÕ ho¹ch cung cÊp vËt liÖu cho kÞp thêi. 1.7: Đặc Điểm Các nguồn Cung Ứng nguyên Vật Liệu Của Công Ty: Nguồn cung ứng trong nước: Nguồn cung ứng trong nước của Xí nghiệp hiện nay là các Công ty dệt như: Dệt Nam định, dệt 8/3, dệt 10/10, dệt Phước long... Đây là những Công ty có uy tín trên thị trường nhờ chất lượng vải tốt và giá cả phải chăng. Điều đó tạo điều kiện cho Xí nghiệp luôn luôn chủ động trong việc tìm nguồn cung ứng. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là nếu không xác định nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng thì chất lượng sẽ không cao và không đòng đều. Từ đó dẫn đến các thông số kĩ thuật không đạt yêu cầu như độ ẩm, độ dầu vượt quá cho phép, độ bền Nguồn cung ứng nước ngoài: Hiện nay sản phẩm xuất khẩu của Xí nghiệp chủ yếu diễn ra dưới hình thức gia công cho các đối tác nước ngoài như các hãng Habitex- Bỉ, Sr Fashion Partner- Đức, Litva, Nhật bản, Hàn quốc,... Xí nghiệp nhập nguyên vật liệu của các khách hàng này theo hình thức mua nguyên vật liệu bán thành phẩm. Do đó mà chất lượng nguyên vật liệu luôn đảm bảo tạo điều cho Xí nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình. 1.8: Đặc Điểm Về Lao động : Lao động là yếu tố không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh bởi vì con người là chủ thể của quá trình sản xuất. Cho dù được trang bị máy móc hiện đại, công nghệ sản xuất tiên tiến nhưng thiếu lao động có trình độ , tổ chức thì cũng không thể sản xuất được. Tính đến hết ngày 31/12/2000 thì số lượng và chất lượng lao động của Xí nghiệp như sau: * Số lượng lao động: Tổng số lao động của toàn Xí nghiệp là: 845 người + Công nhân trực tiếp sản suất là: 770 người + Lao động gián tiếp: 75 người + Lao động thuộc biên chế nhà nước: 107 người + Lao động làm hợp đồng dài hạn: 456 người + Lao động làm hợp đòng ngắn hạn: 282 người *Chất lượng lao động + Trình độ đại học: 38 người + Thợ bậc cao: 102 người + Bậc thợ bình quân: 2,6/6 Thu nhập bình quân của người lao động năm 1998 là 610.000 đồng, năm 1999 là 670.000 đồng và năm 2000 là 730.000 đồng. Nhìn chung mức thu nhập bình quân trên đầu người của Xí nghiệp là tương đối cao so với các Doanh nghiệp khác trong cùng ngành may mặc. Điều đó cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp là có hiệu quả. Công tác đào tạo, bồi dưỡng con người luôn được Xí nghiệp quan tâm. Với nhận thức nguồn lao động là yếu tố quýêt định thúc đẩy sự phát triển trong cả một thời gian dài từ năm 1994 đến nay. Xí nghiệp luôn tạo điều kiện cho việc học tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ và tay nghề cho người lao động và thu hút lực lượng lao động giỏi từ bên ngoài vào. Có chế độ ưu đãi với người giỏi tay nghề. Hàng năm thông qua các hội trợ triển lãm, Xí nghiệp đã tổ chức cho cán bộ quản lý đi thăm quan khảo sát các thị trường nước ngoài nhằm nắm bắt được các công nghệ mới và xu hướng phát triển của thị trường Nhận xét: -Đội ngũ lao động gián tiếp của Xí nghiệp chiếm tỷ lệ nhỏ ( 8,87% ) nhưng lại giữ một vai trò hết sức quan trọng. Họ có trình độ chuyên môn về các lĩnh vực tài chính, thương mại, xuất nhập khẩu, kĩ thuật công nghệ... Do đó họ sẽ giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuất, thực hiện việc mua nguyên vật liệu và tiêu thụ hàng hoá giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng và liên tục. Chính vì vậy để phát triển thị trường đòi hỏi lực lượng này không ngừng tìm tòi thị trường, sử dụng các biện pháp marketing tìm kiếm và kí kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng. -Đội ngũ lao động trực tiếp quyết định tới số lượng và chất lượng sản phẩm làm ra. Để mở rộng được thị trường của mình thì Xí nghiệp cần phải nâng cao uy tín thông qua chất lượng sản phẩm và thời hạn giao hàng. Chính vì vậy mà Xí nghiệp cần phải đào tạo nâng cao tay nghề công nhân nhằm giảm đến tối đa sản phẩm hỏng và đảm bảo năng xuất được ổn định và nâng cao. 2: Thực Trạng Quản Trị Cung Ứng Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty: 2.1. Một số lý luận cơ bản về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. 2.1.1. Khái niệm về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là tập hợp các quá trình bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất, nó bao gồm hoạt động mua và hoạt động dự trữ. Quá trình đó được biểu hiện trong sơ đồ giản lược sau: Sơ đồ 2.1: Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Thị trường nguyên vật liệu Hoạt động mua Hoạt động dự trữ Hoạt động chế tạo Hoạt đông cung ứng 2.1.2. Hoạt động mua nguyên vật liệu. Sơ đồ 2.2: Quy trình mua nguyên vật liệu. Biểu hiện cầu Tìm và chọn người bán Đặt hàng Thực hiện đơn hàng Đánh giá kết quả mua Thoả mãn Không thoả mãn 2.1.2.1. Vị trí hoạt động mua nguyên vật liệu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, để thực hiện quá trình chế tạo sản phẩm và đưa sản phẩm ấy ra thị trường tiêu thụ, doanh nghiệp phải tìm mua các yếu tố cần thiết trên thị trường tương ứng. Hoạt động mua nguyên vật liệu có tầm ảnh hưởng vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, vì nguyên vật liệu là yếu tố mà doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Bởi vậy, doanh nghiệp phải đồng thời tổ chức các hoạt động mua nguyên vật liệu của mình trên thị trường bằng các phương thức khác nhau. Chẳng hạn: - Sử dụng vốn tiền tệ của mình trả cho các nhà cung ứng các yếu tố; - Mua bán đối lưu: Trao đổi sản phẩm hàng hoá cảu mình lấy các yếu tố cần thiết; - Mua trả chậm: Nhận hàng sau một thời gian nhất định mới thanh toán tiền; - Trả tiền trước ( toàn bộ hoặc một phần ) sau thời gian nhất định sẽ nhận hàng ( ứng trước ) .... Nói cách khác thị trường nguyên vật liệu là thị trường doanh nghiệp thường xuyên xuất hiện và hoạt động với tần suất cao hơn các thị trường khác. Mặt khác, trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì hoạt động mua là hoạt động thứ nhất có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác: - Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp; - Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiêp; - Khả năng thực hiện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo tài chính của doanh nghiệp; - Hoạt động mua có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1.2.2. Yêu cầu đối với hoạt động mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Do đó, để phát huy vai trò tích cực trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: * Thứ nhất, đúng số lượng mong muốn. Xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua của doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu của sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành binh thường, đủ khả năng đối phó với những biến động thị trường ( khi khan hiếm hoặc khi cung lớn hơn cầu ). Nếu việc mua nguyên vật liệu là quá ít hoặc quá nhiều đều gây nên những bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp. - Nếu lượng mua về ít hơn lượng cần thiết thì dường như nó sẽ làm tiết kiệm chi phí cho nguyên vật liệu trong việc lưu kho, bảo quản nhưng hậu quả của tình trạng này là không đủ NVL cung ứng cho sản xuất dẫn tới việc sản xuất bị đình trệ và việc tung sản phẩm ra thị trường không đáp ứng đủ nhu cầu. - Nếu lượng mua về nhiều hơn lượng cần thiết sẽ dẫn tới tình trạng ứ động vốn lưu động. Mặt khác, điều đó còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên do phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản NVL ( lưu kho, nhân công ...). Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lượng, doanh nghiệp phải giải quyết một tinh huống: Với lượng NVL cần mua nhất định doanh nghiệp nên mua làm một lần hay mua làm nhiều lần. Do đó, việc xác định số lần mua cần phải dựa vào sự biến đổi của Thị trường, dự báo sự biến động của quan hệ cung - cầu và giá cả loại NVL ấy. - Nếu cung = cầu, giá cả ổn định. Việc mua làm một lần có lợi hơn vì nó tiết kiệm được chi phí mua (lượng tiền bỏ ra mua một lần ít, quay vòng vốn nhanh, chi phí bảo quản ít). - Nếu cung > cầu, giá cả biến động theo chiều hướng giảm xuống. Việc mua nhiều lần có lợi. - Nếu cung < cầu, giá cả hàng hoá tăng lên. Việc mua một lần có lợi, trong trường hợp này doanh nghiệp có thể mua nhiều hơn lượng mong muốn để đầu cơ. * Thứ hai, đúng chủng loại mong muốn. Để tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh như người sản xuất mong muốn cần nhiều loại NVL khác nhau. Trong số các loại NVL đó có những loại chất lượng tốt xấu khác nhau, số lượng khác nhau. Bởi vậy, đúng chủng loại các yếu tố cần mua là một yêu cầu có tính bắt buộc. * Thứ ba, đúng chất lượng mong muốn. Việc xác định yêu cầu chất lượng NVL cần mua được thực hiện theo quy trình sau: Sơ đồ 2.3: Xác định yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu khách hàng về chất lượng hàng hoá Thiết kế sp bảo đảm chất lượng theo yêu cầu Yêu cầu về chất lượng NVL cần mua Sản xuất sản phẩm có chất lượng theo thiết kế Đưa sản phẩm ra thị trường Điều đặc biệt cần chú ý ở đây là, chất lượng NVL mua về phải phù hợp với yêu cầu chế tạo để có được sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên Thị trường. Chất lượng cao nhất về mặt kỹ thuật chưa phải là tối ưu, nếu noa dẫn đến nguy cơ tăng chi phí và gây khó khăn cho khách hàng trong lựa chọn nhà hàng hoá thích hợp, với khả năng thanh toán và điều kiện sử dụng của mình. * Thứ tư, đúng thời điểm mong muốn. Trong thực tế việc mua NVL sớm hoặc muộn hơn thời điểm dự tính đều có những bất lợi về kinh tế: - Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn, người quản lý cảm thấy yên tâm vì thấy NVL cần có cho sản xuất đã có sẵn tại doanh nghiệp. Nhưng điều đó lại gây nên những bất lợi về mặt kinh tế và phát sinh nhiều chi phí. - Nếu mua muộn hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến việc tung sản phẩm ra thị trường chậm và nhường thị trường của mình cho đối thủ cạnh tranh. Bởi vậy, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, khi thực hiện hoạt động mua hàng, nhanh nhất không phải là sự ưu tiên số một mà chính là sự kịp thời đúng thời điểm mong muốn. Do đó, việc xác định thời điểm mua NVL là vô cùng quan trọng. Sơ đồ 2.4: Xác định thời điểm mua nguyên vật liệu. Thời điểm đưa sản phẩm ra thị trường Thời gian dự trữ thành phẩm Độ dài chu kỳ sản xuất Thời điểm mua NVL Thời gian dự trữ NVL * Thứ năm, chi phí nhỏ nhất Việc giảm thiểu chi phí các yếu tố đầu vào là một trong những điều kiện quan trọng để giảm giá thành trong sản xuất sản phẩm và cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng linh hoạt giá cả trong tiêu thụ sản phẩm. Chi phí mua NVL được cấu thành từ: - Giá trị lô hàng mua: phụ thuộc đơn giá và số lượng mua; - Chi phí phục vụ quá trình mua: chi phí vận chuyển, hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển và bảo quản, chi phí bảo quản, chi phí hành chính. 2.1.3. Hoạt động dự trữ nguyên vật liệu. 2.1.3.1. Bản chất hoạt động dự trữ. Dự trữ là hoạt động tồn trữ NVL, bán thành phẩm để phục vụ quá trình sản xuất của doanh nghiệp cúng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan: - Xuất phát từ yêu cầu bảo đảm tính liên tục của quá trình sản xuất. Dù quá trình sản xuất sản phẩm có chu kỳ sản xuất dài ngắn như thế nào, cũng đòi hỏi phải có lượng dự trữ gối đầu. - Sự không ổn định của quan hệ cung cầu NVL làm cho các nhà quản trị phải xác định được một cách hợp lý lượng dự trữ để đối phó với những biến động của Thị trường. - Tính thời vụ của sản xuất và chế biến từ một loại NVL nào đó. - Sự khác nhau giữa chu kỳ sản xuất sản phẩm với chu kỳ kinh doanh và sự không cân đối của các khâu trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Dự trữ có thể là kết quả mua ít lần với khối lượng rất lớn với mỗi lần mua, vì muốn hưởng chiết khấu do mua lượng lớn. Dự trữ là cần thiết, nhưng nếu dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí bảo quản. Đó chính là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đấy giá bán hàng hoá lên cao, làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất, chậm trẽ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm cho doanh nghiệp mất khách hàng. Điều khó khăn chính của doanh nghiệp là phải dự báo được sự biến động của quan hệ cung - cầu NVL để xác định được lượng dự trữ hợp lý. Trong thực tế không loại trừ trường hợp, nếu doanh nghiệp dự báo thị trường NVL sẽ biến động theo hướng cung nhỏ hơn cầu, giá cả NVL tăng lên, sẽ tăng lượng dự trữ cao hơn mức bình thường. Với tình huống này nếu doanh nghiệp không lợi dụng cơ hội để thực hiện hành vi “đầu cơ” thì nó vẫn có lợi nhờ giảm bớt một cách tương đối nhu cầu vốn cho mua sắm NVL và mặc dù có biến động giá cả đầu vào nhưng giá sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp tung ra thị trường vẫn có thể giữ mức bình ổn. Thông thường các doanh nghiệp áp dụng nhiều loại dự trữ như: - Dự trữ thường xuyên dùng để bảo đảm cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành liên tục giữa hai lần mua NVL; - Dự trữ bảo hiểm dùng để đề phòng những bất trắc trong bảo đảm NVL. Dự trữ này bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguyên liệu cho sản xuất khi không còn dự trữ thường xuyên; - Dự trữ theo mùa vụ được tính toàn cho các loại NVL mà việc sản xuất có tính thời vụ. Xét một cách tổng quát lượng dự trữ của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào những nhân tố cơ bản sau: - Lượng NVL tiêu dùng bình quân một ngày đêm.; - Mức cung cấp tối thiểu mỗi lần của người bán và số lần cung cấp; - Khoảng cách giữa doanh nghiệp và người bán NVL, khả năng bảo đảm phương tiện vận tải NVL; - Tính chất của loại NVL mà doanh nghiệp sử dụng. Trong tính toán mức dự trữ doanh nghiệp có thể xác định loại dự trữ tối đa, dự trữ tối thiểu và dự trữ trung bình. Nội dung của quản trị dự trữ được xem xét trên ba phương diện chính: - Quản trị hiện vật dự trữ nhằm hướng tới tối ưu hoá việc lưu kho của vật tư thông qua việc lực chọn các kiểu kho tàng và phương pháp sắp xếp vật tư trong kho; - Quản trị kế toán dự trữ nhằm hiểu biết tốt hơn sự vận động về số lượng và giá trị vật tư dự trữ thông qua việc sử dụng phiếu kho theo các phương thức xuất, nhập khác nhau; - Quản trị kinh tế dự trữ nhằm cho phép doanh nghiệp hoạt động với lượng dự trữ vật tư tối ưu thông qua việc xác định nhịp điệu dự trữ, số lượng hàng đặt và thời điểm giao hàng. 2.1.3.2. Hệ thống cung ứng đúng thời điểm. Trong điều kiện nền KTTT, cách cung ứng NVL theo kiểu truyền thống (có sản xuất là có dự trữ NVL, mức dự trữ NVL thường rất lớn, chi phí lưu kho cao...) không còn phù hợp. Bởi vậy, để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số doanh nghiệp đã thành công trong việc sử dụng phương pháp J.I.T. Theo phương pháp này mức dữ trữ có xu hướng giảm dần đến 0. Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản xuất. Quan điểm này được thể hiện như sau:             * Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được đem bán đúng thời điểm trên thị trường.             * Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:             - Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn chỉnh; - Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết;            - Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết.             Trong hệ thống sản xuất “đúng thời điểm” hay còn gọi là “hệ thống sản xuất không dự trữ”, lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có xu hướng tiến sát đến mức đơn vị. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là giảm đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.              Những ưu điểm của J.I.T:            - Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ;             - Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung ứng mới.             Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và bên ngoài quá trình điều hành sản xuất.             Những nhược điểm của J.I.T:             - Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp;             - Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn. 2.1.3.3. Quản trị cung ứng có lựa chọn. Tất cả các nguyên liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng một tầm quan trong như nhau:  thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng người cung ứng hạn chế). Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn. Doanh nghiệp cần phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất. 2.2. Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên liệu của Công ty. 2.2.1. Một số quy định về hoạt động mua nguyên vật liệu. Sơ đồ 2.5: Quy trình lập nhu cầu mua nguyên vật liệu. 1 Nhu cầu nguyên vật liệu Không cần mua Có đủ tồn kho Hàng tồn kho hoặc 3 Phê duyệt 2 tồn kho không đủ Loại Không đạt Đạt Duyệt Ghi chú: 1. Kiểm tra tồn kho. 2. Kiểm tra xác nhận nhu cầu. B 3. Lựa chọn nhà cung ứng. Trả lại Không y/c chạy thử Chạy thử Sơ đồ 2.6: Quy trình xử lý nguyên vật liệu sau mua. B Vật tư, phụ tùng Hàng hoá khác xnkq Mua hàng Đạt Không đạt Không đạt K.Tra hàng T.T phản hồi từ khách hàng Cập nhật hồ sơ b/c quý Khắc phục, phòng ngừa Theo dõi nhà cung ứng Tiếp nhận, lắp đặt, thay thế Lưu hồ sơ Xử lý theo quy định Đạt Nhập kho Xem xét của lãnh đạo 2.2.1.1. Nhu cầu hàng hoá. 2.2.1.1.1. Lập nhu cầu. * Căn cứ yêu cầu sử dụng, dự trữ NVL các đơn vị lập nhu cầu hàng hoá theo các biểu mẫu sau: nhu cầu NVL, kế hoạch NVL, kế hoạch kiểm định NVL năm. Trước khi lập nhu cầu, các nhà máy rà soát thông tin liên quan do phòng xuất nhập khẩu, phòng khách hàng cung cấp. * Nguyên vật liệu. - Đơn vị có nhu cầu NVL khi lập nhu cầu phải chịu trách nhiệm độ chính xác về số lượng, chủng loại; - Lập nhu cầu theo 3 mức: khẩn cấp, thường xuyên, dự trữ. - Nhu cầu NVL khẩn cấp: Căn cứ nhu cầu NVL phát sinh cần khẩn cấp khi xảy ra sự cố NVL tồn kho, cán bộ phụ trách thiết bị của đơn vị lập nhu cầu NVL khẩn cấp kèm biên bản sự cố thiết bị. Trường hơp đặc biệt phải có bản giải trình kèm theo. - Nhu cầu NVL thường xuyên: Căn cứ vào số NVL hiện có, kế hoạch lịch xích, mức độ hao mòn hư hỏng của các kỳ trước và lượng NVL tồn kho hàng quý các đơn vị lập nhu cầu NVL theo biểu mẫu chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý gửi nhu cầu quý sau (đã được GĐ/ người uỷ quyền phê duyệt) về phòng xuất nhập khẩu và khách hàng. - Nhu cầu NVL dự trữ: Căn cứ vào NVL tồn kho, mức độ cần thiết phải dự trữ các đơn vị lập nhu cầu dự trữ theo biểu mẫu đã quy định. * Nhu cầu NVL phải ghi model hàng, mã số theo catalogue hoặc theo bản chào hàng (nếu có) và mã số công ty. * Nhu cầu NVL được các đơn vị chức năng kiểm tra, trình Giám đốc/ người được uủy quyền, sau đó chuyển cho đơn vị có chức năng mua hàng thực hiện, đồng thời đơn vị lập nhu cầu gửi cho phòng khách hàng 01 bản duyệt để theo dõi mã hoá khi hàng về. 2.2.1.1.2. Kiểm tra tồn kho. Đơn vị có nhu cầu tự kiểm tra hàng tồn kho tại đơn vị mình trước khi chuyển cho đơn vị liên quan. 2.2.1.1.3. Trách nhiệm kiểm tra và các định nhu cầu. * Phòng kỹ thuật kiểm tra: - Nhu cầu kỹ thuật, chủng loại, hoá chất thuốc nhuộm, dịch vụ kỹ thuật, kiểm định hiệu chuẩn NVL, mã hoá NVL. - Nhu cầu số lượng NVL đã đưa vào sử dụng dựa trên cơ sở báo cáo hàng quý của các đơn vị, chất lượng NVL, yêu cầu kỹ thuật. - Các yêu cầu khác theo chỉ đạo của TGiám đốc/ người được ủy quyền. * Phòng kế hoạch kiểm tra. - Hàng tồn kho tại kho do phòng quản lý kể cả hàng đã về nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. Số lượng tồn kho được cung ứng kịp thời cho đơn vị liên quan để xác định nhu cầu. - Xác nhận số lượng tồn kho trong nhu cầu và xác nhận tồn kho trong báo cáo tình hình sử dụng NVL hàng quý và hàng năm của các đơn vị. - Nhu cầu nguyên liệu cho may, dệt. - Hàng hoá gia công (trường hợp cần thiết có phòng kế hoạch kiểm tra). - Theo dõi số lượng NVL đã nhập về theo từng đơn vị và nhu cầu theo biểu mẫu và gửi biểu mẫu này cho phòng kế toán làm cơ sở tính chi phí cho đơn vị sử dụng. * Phòng Thương mại. - Xác định số lượng NVL (cho hàng nội địa) cần mua trên cơ sở nhu cầu của các đơn vị. - Cung cấp cho đơn vị có nhu cầu hàng hoá và các đơn vị liên quan thông tin về đơn hàng đã được ký hợp đồng, thời điểm dự kiến hàng về công ty, đơn hàng đã và đang giao dịch, sẽ ký hợp đồng. * Phòng tài chính. Kiểm tra nhu cầu dịch vụ đào tạo (hàng năm, đột xuất). * Phòng xuất nhập khẩu. - Xác định số lượng bông sơ cần nhập trên cơ sở nhu cầu của phòng kế hoạch thị trường và tình hình thị trường. - Cung cấp cho đơn vị có nhu cầu NVL và các đơn vị liên quan thông tin về đơn hàng đã được ký hợp đồng, thời điểm dự kiến hàng về công ty, đơn hàng đã và đang giao dịch, sẽ ký hợp đồng. - Theo dõi số lượng NVL đã nhập về theo từng đơn vị và nhu cầu theo biểu mẫu đã quy định và gửi biểu mẫu này cho phòng kế toán tài chính làm cơ sở tính chi phí cho đơn vị sử dụng. * Phòng kế toán. Lập sổ sách theo dõi tỷ lệ giá trị vật tư phụ tùng ngay sau khi ký hợp đồng cho đơn vị đặt hàng. Tháng 12 hàng năm cấp cho phòng Kỹ thuật đầu tư giá trị NVL nhập về của các đơn vị. * Yêu cầu thời gian xem xét. - Tuỳ theo nội dung cần xem xét, nhu cầu NVL phải được gửi trước cho đơn vị có chức năng kiểm tra ít nhất 1 ngày (24h) so với thời điểm cần thông tin. - Đơn vị kiểm tra có thông tin trả lời trong thời gian nhanh nhất, nhưng không chậm hơn 24 giờ, đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất. 2.2.1.1.4. Trình tự phê duyệt nhu cầu. *Các đơn vị có nhu cầu gửi cho phòng chức năng theo quy định để xác định nhu cầu, kiểm tra tồn kho và trình Giám đốc/ người được uỷ quyền phê duyệt. *Ghi chú. NVL thuộc dự án đầu tư và xây dựng, phòng kế toán thực hiện theo quy chế hiện hành của Nhà nước và chuyển kết quả trúng thầu cho đơn vị mua hàng thực hiện. 2.2.1.2. Mua hàng. Sơ đồ 2.7: Quy trình mua nguyên vật liệu. Thu thập thông tin Phân tích thông tin Chọn lựa nhà thầu Dựa vào danh sách nhà thầu phụ Chọn nhà thầu phụ Nhà thầu ngoài nước Nhà thầu trong nước Nhận hàng Đàm phán Lập hợp đồng hoặc mua trực tiếp Phê duyệt Xem xét Chọn nhà thầu phụ Phê duyệt Giám định Ký hợp đồng Phê duyệt nhà thầu phụ Đàm phán Ghi chú: Hoạt động có thể xảy ra * Đơn vị mua NVL lựa chọn nhà cung ứng có trong danh sách đã được phê duyệt, nếu nhà cung ứng có trong danh sách được duyệt, thì phải đánh giá nhà cung ứng. * Đơn vị mua NVL gửi thông tin mua hàng đến nhà cung ứng được lựa chọn. Đối với NVL khi có bản chào hàng, đơn vị mua hàng gửi thông tin chào hàng tới đơn vị có nhu cầu. Đơn vị có nhu cầu chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận các thông tin kỹ thuật như: chủng loại, mã số, kích thước trong bản chào hàng theo đúng nhu cầu đặt mua (các thông tin thay đổi hoặc các yêu cầu đặc biệt cần phải ghi chú vào bản chào hàng cho các đơn vị liên quan biết). * Đàm phán và phê duyệt nhà cung ứng: - Đối với việc mua NVL: Giám đốc/ người được uỷ quyền phê duyệt nhà cung ứng. - Phòng kế hoạch thị trường và xuất nhập khẩu đàm phán với các nhà cung cấp NVL để xem xét khả năng cung cấp ngay khi cần đối với trường hợp khẩn cấp để giảm lượng dự trữ. * Ký kết hợp đồng : hợp đồng ký kết theo thoả thuận giữa hai bên phù hợp với pháp luật của nhà nước và luật quốc tế. * Thực hiên hợp đồng Đơn vị mua NVL thực hiện hợp đồng và làm thủ tục mua hàng. Ngay sau khi ký kết hợp đồng, đơn vị mua hàng thông báo cho đơn vị có nhu cầu về hợp đồng dã ký. * Ghi chú: Đối với những NVL mua trực tiếp không thông qua ký kết hợp đồng, đơn vị mua hàng trình Giám đốc/ người uỷ quyền phê duyệt. Sau khi được duyệt, đơn vị làm thủ tục mua hàng. 2.2.1.3. Kiểm tra hàng. * Đơn vị mua hàng thông báo cho các đơn vị có nhu cầu và các đơn vị có chức năng kiểm tra hàng theo hợp đồng hoặc theo những thoả thuận riêng. Đối với vật tư, ohụ tùng thay thế trước khi nhập kho, thủ kho tiến hàng kiểm tra: - Hố sơ chứng từ, bằng chứng, xuất xứ hàng hoá. - Số lượng, chủng loại, tên, đã có mã hoá chưa? (nếu thiếu thì yêu cầu đơn vị kỹ thuật có nhu cầu bổ sung mã hoá). - Kiểm tra sơ bộ ngoại quan: xem có rách, sờn ... không? * Nếu phát hiện sự không phù hợp: thủ kho, đơn vị kiểm tra hàng lập phiếu CAR theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp và quy trình khắc phục phòng ngừa. * Đơn vị mua hàng cập nhật theo dõi nhà cung ứng, nếu nhà cung ứng vi phạm hợp đồng phải mở phiếu CAR thực hiện theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, quy trình khắc phục phòng ngừa và xử lý theo quy định. 2.2.1.4. Nhập kho. - Ngay khi hàng về Công ty, đơn vị mua hàng thông báo cho các đơn vị liên quan. - Các loại hàng hoá có phương thức thanh toán trả trước, không yêu cầu có cơ quan giám định kiểm tra. Trong vòng 7 ngày kể từ ngày hàng về kho, không có tổn thất. Phòng kế hoạch thị trường làm thủ tục nhập kho theo bản kê chi tiết và hoá đơn của nhà cung ứng. Sau khi nhập kho, nếu phát hiện có tổn thất, đơn vị mua hàng liên hệ với khách hàng và giải quyết theo quy định. - Các loại hàng hoá có phương thức thanh toán trả sau hoặc không thanh toán, trong vòng 14 ngày kể từ ngày hàng về kho. Nếu kiểm tra đạt yêu cầu quy định trong hợp đồng , phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Nếu không đạt yêu cầu, đơn vị mua hàng liên hệ với khách hàng và giải quyết theo quy định. Trong trường hợp phải xác định chất lượng qua chạy thử, thời gian chạy thử do lãnh đạo công ty xác định. 2.2.1.5. Báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu. * Các đơn vị sử dụng NVL trước ngày 15 tháng đầu quý sau lập báo cáo quý trước, chậm nhất ngày 20/12 lập báo cáo năm báo cáo tình hình sử dụng NVL (có xác._.