Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các DNSX

ồng bộ các biện pháp quản lý các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch toán kế toán, cụ thể là hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giữ vai trò rất quan trọng. Kế toán NVL là một phần của công tác kế toán, nhằm thông tin, phản ánh kịp thời và trung thực tình hình mua sắm yếu tố đầu vào - đó là NVL, cũng như quá trình xuất kho sử dụng NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định được giá thành sản phẩm - dịch vụ cung cấp cho thị trường. Do vậy, kế toán NVL có tốt thì mới đảm bảo cho việc cung cấp NVL, ngăn chặn sự lãng phí vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành. Nhận thức được vai trò rất quan trọng của kế toán NVL nên em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán NVL trong các DNSX “ để từ đó thấy được những mặt còn tồn tại, đề xuất ý kiến với hy vọng đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL dựa trên cơ sở phân tích về lý luận, về thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp sản xuất. Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề án có các phần sau: Phần 1: Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ của kế toán. Phần 2: Thực trạng kế toán NVL ở các DN sản xuất kinh doanh và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL. Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Mục lục Lời mở đầu 1 Mục lục Chú thích 2 Phần 1 Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ của kế toán 4 I Đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động SXKD 4 1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu 4 1.2 Vai trò của nguyên vật liệu 4 II Phân loại và tính giá NVL 5 2.1 Phân loại nguyên vật liệu 5 2.2 Tính giá nguyên vật liệu 5 III Yêu cầu quản lý NVL trong hoạt động SXKD 8 IV Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp SX 9 Phần 2 Hạch toán NVL trong các doanh nghiệp theo chế độ hiện hành 10 I Hạch toán chi tiết NVL 10 II Hạch toán tổng hợp NVL 16 2.1 Tài khoản sử dụng 16 2.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 16 2.3 Hạch toán tổng hợp NVL phương pháp KKĐK 21 III Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán NVL 23 3.1 Đối với DN áp dụng hình thức NK-SC 23 3.2 Đối với DN áp dụng hình thức NKC 23 3.3 Đối với DN áp dụng hình thức CT-GS 23 3.4 Đối với DN áp dụng hình thức NK-CT 23 Phần 3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất 24 I Đánh giá chung về công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp hiện nay 24 1.1 Về chế độ kế toán 24 1.2 Tồn tại 24 II Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán NVL trong các doanh nghiệp SX 25 2.1 Củng cố quản lý NVL về số lượng tại doanh nghiệp 25 2.2 Về xác định giá trị thực tế NVL nhập kho 25 2.3 Lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho thích hợp và lập bảng phân bổ NVL 26 2.4 Nâng cao hiệu quả áp dụng phương pháp hạch toán HTK đã lựa chọn 26 2.5 Về việc trích lập và hạch toán dự phòng giảm giá HTK 27 III Điều kiện thực hiện 28 3.1 Về phía các cơ quan quản lý Nhà nước 28 3.2 Về phía doanh nghiệp 29 Kết luận 30 Tài liệu tham khảo 31 Chú thích NVL : Nguyên vật liệu VL : Vật liệu SXKD: Sản xuất kinh doanh DN : Doanh nghiệp Phần 1 - Đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ của kế toán Đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu. - Khái niệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Đặc điểm nguyên vật liệu Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất nó thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Về mặt kỹ thuật: vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau: phức tạp về đặc tính lý hoá dễ bị tác động của thời tiết khí hậu môi trường xung quanh. Vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu, đối tượng lao động là vật liệu chỉ khi đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người. Nó thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành của sản phẩm. Là đầu vào để thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. 1.2.Vai trò của nguyên vật liệu. Từ đặc điểm trên cho ta thấy nguyên vật liệu là yếu tố ban đầu quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến cả số lượng và chất lượng sản phẩm, đáp ứng thị hiếu nhu cầu thị trường, tạo ra sức cạnh tranh cao cho sản phẩm. Bên cạnh đó, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì doanh nghiệp mới có chỗ đứng và phát triển trên thị trường hiện nay. Chi phí vật liệu thường chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản xuất sản phẩm do vậy buộc doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp bảo quản, quản lý vật liệu ở các khâu mua, bảo quản, dữ trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả. Phân loại và tính giá NVL 2.1.Phân loại nguyên vật liệu. Đối với mỗi doanh nhiệp , do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại vật liệu khác nhau. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng tiêu thức nào đó vào một loại, ta dựa vào từng nội dung, tính chất của chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý sử dụng của doanh nghiệp. Có các cách phân loại sau đây: * Theo nội dung kinh tế, nguyên vật liệu bao gồm: Vật liệu chính, phụ; Nhiên liệu; Phụ tùng thay thế; Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp; Phế liệu và các loại vật liệu khác. Có những trường hợp loại vật liệu có thể là vật liệu phụ ở doanh nghiệp này nhưng lại là vật liệu chính ở doanh nghiệp khác. * Ngoài ra có thể phân loại theo nguồn hình thành, theo mục đích sử dụng. Phân loại vật liệu căn cứ vào nguồn hình thành, có thể chia ra: - Vật liệu tự sản xuất gia công chế biến của doanh nghiệp - Vật liệu mua ngoài - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh Phân loại vật liệu căn cứ vào mục đích sử dụng, có thể chia thành: - Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. - Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: dùng trong quản lý , phục vụ cho nhu cầu xử lý thông tin. Doanh nghiệp thường dựa trên các cách phân loại trên để lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu được chia thành từng nhóm, từng thứ vật liệu có số hiệu tài khoản cấp 2, 3 hoặc 4... theo yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu. 2.2.Tính giá nguyên vật liệu. Việc tớnh giỏ hàng tồn kho ở doanh nghiệp sản xuất một cỏch trung thực và đỏng tin cậy là yờu cầu thiết yếu. Song để thực hiện được điều này, trong quỏ trỡnh hạch toỏn hàng tồn kho núi chung phải đảm bảo tuõn thủ theo cỏc nguyờn tắc giỏ gốc, nguyờn tắc thực chất, nguyờn tắc phự hợp, nguyờn tắc nhất quỏn... Quỏ trỡnh tuõn thủ cỏc nguyờn tắc này thể hiện trong việc xỏc định nội dung cấu thành giỏ hàng tồn kho, cỏc phương phỏp xỏc định trị giỏ hàng tồn kho tăng, giảm và tồn cuối kỳ. Trong đú có các phương pháp: - Giá thực tế vật liệu nhập kho: cho các trường hợp mua ngoài, thuê gia công chế biến, tự sản xuất hay nhận góp vốn, biếu tặng, thu hồi phế liệu. - Giá thực tế vật liệu xuất kho: giá bình quân (cuối kỳ trước, liên hoàn, gia quyền), giá đích danh, giá FIFO, LIFO. - Giá hạch toán. 2.2.1. Tính giá NVL nhập kho. Giá trị vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Tuy theo loại hình DN tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế hay không có thuế. - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn + thuế NK, thuế TTĐB ( nếu có ) + chi phí thu mua - các khoản chênh lệch, giảm giá hàng mua - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá TT = giá trị vật liệu xuất chế biến + chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến) - Đối với vật liệu tự sản xuất: giá thực tế = giá thành sản xuất thực tế. - Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh cổ phần: Giá thực tế = giá trị vật liệu được các bên tham gia góp vốn chấp nhận + chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có). - Đối với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế = giá thị trường + chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có) - Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị tối thiểu. Ngoài ra khi tính giá NVL nhập vào, người ta còn sử dụng giá hạch toán. Vật liệu nhập kho chỉ được tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngay trong kinh doanh nhưng chưa biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn được gọi là giá tạm tính hay giá kế hoạch. Giá hạch toán = số lượng thực nhập x đơn giá hạch toán. Vật liệu nhập trong kỳ vẫn được tính theo giá thực tế, đến cuối kỳ trên cơ sở ghi sổ giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng. 2.2.2. Tính giá vật liệu xuất Trong quá trình sản xuất, việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế rất quan trọng. Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ quản lý của từng cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO): phương pháp này giả định vật tư nào nhập kho trước sẽ được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy: giá trị vật liệu tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Đặc điểm này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. - Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO). Phương pháp này tính trên cơ sở giả định lô vật tư nào nhập sau sẽ được xuất dùng trước. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. - Phương pháp trực tiếp: theo phương pháp này khi NVL thực tế xuất kho thuộc lô hàng nào thì tính theo giá thực tế của lô đó. Phương pháp này còn gọi là phương pháp thực tế đích danh thường sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. - Phương pháp giá hạch toán: theo phượng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế VL xuất = giá hạch toán VL x Hệ số giá VL dùng hay tồn cuối kỳ xuất dùng hay tồn cuối kỳ - Phương giá đơn vị bình quân: theo phương pháp này, giá thực tế VL xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hay bình quân theo mỗi lần nhập). Trong đó: Giá thực tế VL = Số lượng VL x Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Giá đơn vị Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ = bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá đơn vị bình Giá thực tế VL tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trước = quân cuối kỳ trước Lượng thực tế VL tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trước Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn trước khi nhập + số nhập = sau mỗi lần nhập Lượng thực tế VL tồn trước khi nhập + số nhập Phương pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ nhưng không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên nhưng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. - Phương pháp trị giá tồn VL cuối kỳ: theo phương pháp này, cuối kỳ hạch toán, các DN tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho và trị giá vật liệu tồn kho theo một mức giá nào đó ( thường là giá thực tế của lần nhập cuối cùng). Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Hệ số giá (H ) = Giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá thực tế VL xuất kho = giá hạch toán của VL xuất x H Yêu cầu quản lý NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lưu vật tư… Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu là: - ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản , nhập kho, hay xuất kho đêù phải sử dụng một cách hợp lý nhất. - Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn giá chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất. - Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu. Tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liêu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt. - Đối với khâu dự trữ: đảm bảo dự trữ một lượng nhất định vừa đủ để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phải dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. - Cuối cùng là khâu sử dụng: cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả nhất. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu. Với công tác kiểm tra thực hiện chức năng giám đốc, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các yêu cầu sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu theo chi tiết danh điểm vật liệu. - Tính toán đúng đắn giá vốn thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại cho quá trình sản xuất kinh doanh. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật tư mở sổ kho, thẻ kho, kế toán chi tiết đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. - Tham gia kiểm kê vật tư tồn kho. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Từ đó tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng cũng như xuất phân bổ chi phí nguyên vật liệu và chi phí thu mua vào các đối tượng phù hợp. - Phân tích tình hình và đề xuất với nhà quản lý điều chỉnh kịp thời kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn và liên tục. Phần 2 - Hạch toán NVL trong các doanh nghiệp theo chế độ hiện hành Hạch toán chi tiết NVL 1.1. Chứng từ kế toán Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau. Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và những chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên, dù loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản , tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quả lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Theo chế độ kế toán ban hành QĐ 1141-TC/QĐCĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành các chứng từ về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu02 – VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu03 – VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm hàng hóa ( Mẫu08 – VT ) - Hóa đơn GTGT (Mẫu01 GTGT –3LL ) - Hóa đơn bán hàng ( Mẫu02 GTGT – 3 LL ) - Hóa đơn cước vận chuyển ( Mẫu03 – BH ) Ngoài ra DN còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn như: - Phiếu hạn mức vật tư ( Mẫu 04 – VT ) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 – VT ) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT ) 1.2. Các phương pháp kế toán vật liệu Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp , sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu vừa được thực hiện ở kho vừa được thực hiện ở phòng kế toán Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song , phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp số dư. 1.2.1Phương pháp ghi thẻ song song. Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lượng ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể: ở kho : hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu , thủ kjho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập , thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lượng và giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật tư phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu , cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho . Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu. Phương pháp vày áp dụng thích hợp đói với những doanh nghiệp có ít chứng từ loại vật liệu , khối lượng loại nghiệp vụ ít . Song phương pháp này đơn giản , dễ thực hiện và rất tiện lợi khi xử lý bằng máy tính. *Sơ đồ kế toán theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vl Phiếu xuất kho Bảng xuất tổng hợp nhập tồn vl Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Đối chiếu số liệu :Ghi cuối tháng Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Tháng ......... năm........... Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất hàng tháng Tồn cuối tháng NVL chính VL A VL B Cộng NVL phụ VL A VL B .............. 1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Nguyên tắc: ở kho theo dõi mặt lượng ở phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị theo từng thứ từng loại vật tư nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Cụ thể: ở kho: thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về mặt số lượng (Thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song) ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng trong cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi chéo mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ cuối tháng kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm ra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp . Phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất không nhiều không bố trí riêng nhân viên kế toán chi trả vật tư nên không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày. *Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển D. điểm VL Tên VL Đv tính Đơn giá SD đầu tháng 1 L/c trong tháng 1 SD đầu tháng 2 SL ST SL ST SL ST SL ST 1.2.3 Phương pháp sổ số dư Đây là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất , tồn kho . Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị ( theo giá hạch toán ). + ởkho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập- xuất – tồn trên cơ sở chứng từ nhập xuất . Ngoài ra vào cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập xuất sau khi dã vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập – xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ. ởphòng kế toán: nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm định kỳ từ 3 đến 5 ngày xuống kho để kiểm tra hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập xuất đã được thủ kho ghi lại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ , thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nhận được , kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quán sau đó, căn cứ vào giá hạch toán sử dụng để ghi vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ .Từ phiếu giao nhận chứng từ kế toan tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn vật liệu. Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn vật liệu được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi trên một dòng. Vào cuối tháng kế toán phải tổng hợp số tiền nhập xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng lũy kế. Số dư trên bảng lũy kế phải khớp số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư do thủ kho chuyển về. Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kế toán phát sinh về nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại VL và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán. Trong ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu , yêu cầu trình độ quản lý , trình độ kế toán tương đối cao. Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp N-X-T *Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng Sổ số dư Năm............ Kho........... D. đ VL Tên VL Đgiá HT Đm d.trữ Đv tính Số dư đ. Năm Số dư cuối tháng 1 .............. SL ST SL ST SL ST Hạch toán tổng hợp NVL 2.1 - Tài khoản sử dụng - TK 151 “ hàng mua đang đi trên đường “ phản ánh tình hình biến động giá thực tế hàng mua đang đi trên đường đã có hoá đơn. - TK 152: “ nguyên liệu - vật liệu”: phản ánh sự biến động nhập - xuất - tồn kho NVL theo giá thực tế. - TK 611: Mua hàng (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). - TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT). - TK 111, 112, 141, 331, 311…: nhập mua vật liệu đã thanh toán hay chưa thanh toán, vay mua hàng… - TK 138, 338, 334: giá trị hàng nhập mua, tồn kho thiếu, thừa chưa xác định được lý do hay trừ vào lương. - TK 711, 811: thu nhập khác, chi phí khác do chênh lệch hàng thừa, thiếu. - TK 621: chi phí NVL trực tiếp. - TK 627, 642, 641: xuất chi phí vật liệu sử dụng cho các bộ phận. - TK 159: “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. - TK 002: “Hàng hóa nhận giữ hộ”; và các TK liên quan khác. 2.2 - Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) 2.2.1. Khái niệm. KKTX là phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phản ánh, ghi chép một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, hàng hoá trên sổ sách kế toán. Phương pháp này, thường được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những tiện ích của nó: độ chính xác cao, cung cấp một cách kịp thời, cập nhật và được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền. Theo phương pháp này, tình hình nhập - xuất kho NVL được ghi chép phản ánh hàng ngày theo lần phát sinh, do đó, lúc nào kế toán cũng xác định được giá trị xuất - nhập, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng trên các tài khoản tồn kho. 2.2.2. Hạch toán tình hình biến động NVL ở doanh nghiệp. a) Hạch toán tình hình biến động tăng NVL * Thủ tục và chứng từ: - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để mua NVL. - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để người mua thực hiện vận chuyển NVL về doanh nghiệp. Bên bán phải giao cho bên mua hợp đồng bán hàng và hoá đơn GTGT or hoá đơn kiểm phiếu xuất kho. - Trước khi nhập kho NVL, phải kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm để xác định số lượng vật liệu đúng quy cách phẩm chất hoặc sai quy cách phẩm chất để xác định trách nhiệm các bên có liên quan. - Lập phiếu nhập kho và chỉ nhập kho đối với vật liệu đúng quy cách, phẩm chất * Tài khoản sử dụng. Nợ 151 Có giá trị NVL đang đi trên - Giá trị NVL đã nhập đường đă có hoá đơn kho Dư nợ: giá trị NVL đang đi đường - TK 151 “ hàng mua đang đi trên đường “ phản ánh tình hình biến động giá thực tế hàng mua đang đi trên đường đã có hoá đơn. Nợ 152 Có - Giá thực tế VL nhập kho Dư nợ: giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ TK 152: “ nguyên liệu - vật liệu”: phản ánh sự biến động nhập - xuất - tồn kho VL theo giá thực tế. Các DN khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để hạch toán riêng từng loại NVL nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của DN. * Trình tự hạch toán: NVL mua vào sử dụng hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khâú trừ: Nợ TK 152 : giá mua NVL chưa có thuế Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: tổng số tiền theo giá thanh toán Mua NVL phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152: trị giá NVL theo giá thanh toán Có TK 111, 112, 141, 331 - Mua NVL nhập kho phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho cả NVL thừa (lập biên bản ) Nợ TK 152: trị giá mua của NVL thực nhập chưa có thuế VAT Nợ TK 133: thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: số phải trả người bán theo hoá đơn Có TK 3381: trị giá mua của NVL thừa Khi xác định được nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK có liên quan. + Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xin mua cả NVL thừa - bên bán đồng ý thì ghi: Nợ TK 3381: giá mua NVL chưa thuế (NVL thừa) Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: số tiền phải trả thêm cho người bán + Nếu do bên bán xuất nhầm, DN phải trả lại bên bán: Nợ TK 3381 Trị giá NVL trả lại bên bán Có TK 152 + Nếu do nguyên nhân tự nhiên, DN được hưởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thường: Nợ TK 3381 Trị giá NVL thừa Có TK 711 + Nếu nguyên nhân do bên bán xuất nhập hoặc NVL phải chuyển sai hợp đồng DN từ chối mua và chỉ bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK 002 Nợ TK 002: trị giá NVL bảo quản hộ Khi xuất trả lại bên bán : Có TK 002: trị giá NVL trả lại bên bán - Nhập kho NVL tự sản xuất gia công Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 154 - Nhập kho NVL nhận đóng góp liên doanh Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 411 - Nhập kho NVL được cấp: Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 411 - Nhập kho NVL được biếu, tặng, viện, trợ Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 411 - Trường hợp NVL được mua từ tháng trước, nhập kho DN tháng này, khi nhận được phiếu nhập vật tư phản ánh số NVL này, kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho NVL và giá mua ghi: Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 151 - Nhập kho phế liệu thu hồi từ sản xuất Nợ TK 152 Giá trị phế liệu thu hồi Có TK 154, 142, 721, 621 - Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 222 b) Hạch toán tình hình giảm NVL * Thủ tục: Để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và quản lý trong các phân xưởng, bộ phận sản xuất, NVL cần được phản ánh kịp thời, tính toán chính xác dựa trên các chứng từ như phiếu xuất kho, hoá đơn kiểm phiếu xuất kho,... khi có nhu cầu, bộ phận xin lĩnh hay phòng cung ứng lập phiếu xuất kho cho các loại vật tư cần dùng cho sản xuất. Sau khi thủ kho ghi số thực xuất và cùng người nhận ký vào phiếu, phiếu được lập làm ba liên: 1 giao cho người lĩnh, 1 cho người cung ứng NVL, 1 lưu lại để ghi thẻ và chuyển cho phòng kế toán. * Trình tự hạch toán: - Xuất kho NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Trị giá NVL xuất kho Có TK 152 - Xuất vốn NVL góp vốn liên doanh: trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hợp đồng kinh tế và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh: + Nếu trị giá vốn góp lớn hơn trị giá thực tế của NVL Nợ TK 222, 128 : trị giá vốn góp Có TK 152 : trị giá NVL Có TK 421 : chênh lệch + Nếu trị vốn góp nhỏ hơn trị giá thực tế của NVL Nợ TK 222, 128: trị giá vốn góp Nợ TK 421 : chênh lệch Có TK : trị giá thực tế NVL - Kiểm kê kho, phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân. Nợ TK 1381 trị giá NVL thiếu Có TK152 Khi xác định được nguyên nhân: + Nếu quy được trách nhiệm, bắt người phạm lỗi phải bồi thường Nợ TK 1388 : số tiền theo giá thành khi mua NVL Có TK 1381 : giá mua NVL chừa thuế VAT Có TK 133 : thuế VAT của NVL thiếu + Nếu NVL thiếu trong định mức: theo quy định hiện hành – ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 trị giá NVL thiếu Có TK 1381 + Nếu do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm: ghi vào chi phí bất thường Nợ TK 811 trị giá NVL thiếu Có TK 1381 - Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Xuất kho NVL cho vay mượn Nợ TK 128 Có TK 152 2.3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). 2.3.1. Khái niệm. Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động các loại vật tư hàng hoá sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cở sở kiểm kê cuối cùng, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, việc theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày khó khăn. Độ chính xác của phương pháp này không cao nhưng tiết kiệm._.