Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác Kế toán vật liệu, công cụ - Dụng cụ ở Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội

ơn vị cũng như quản lý vĩ mô của nền kinh tế . Đất nước ta hiện nay đang thực hiện bước chuyển đổi nền kinh tế ,việc hiện đại hoá cơ sở hạ tầng đang diễn ra nhanh chóng ở khắp mọi nơi làm thay đổi bộ mặt đất nước từng ngày . Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để quản lý có hiệu qủa , khắc phục tình trạng lãng, thất thoát vốn . Trong điều kiện sản xuất kinh doanh xây lắp phải trải qua nhiều khâu , thiết kế , lập dự toán , thi công, nghiệm thu... Sự tồn tại của doanh nghiệp hiện nay phụ thuộc vào nhiều nhân tố nhưng điều tiên quyết là doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một cách linh hoạt , biết tính toán chi phí bỏ ra, biết khai thác khả năng của mình giảm chi phí đến mức thấp nhất để sau một chu kỳ kinh doanh sẽ thu được lợi nhuận tối đa . Muốn vậy , Doanh nghiệp phải chú trọng vào công tác tổ chức hạch toán vật liệu , công cụ - dụng cụ thật tinh tế , thật đầy đủ chính xác thì mới phục vụ cho việc phân tích đánh giá kết quả hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý , tổ chức sản xuất để doanh nghiệp tồn tại và phát triển . Nhận thức sự tồn tại của vấn đề trên , trong thời gian thực tập tại công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội , Tôi đã mạnh dạn chọn chuyên đề : “ Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu , công cụ - dụng cụ đối với Công Ty Quảng Cáo Trẻ” cho chuyên đề thực tập của mình . Không kể phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập được chia ra làm 3 Chương : chương 1 : Lý luận chung về kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ trong doanh nghiệp . chương 2 : Thực trạng kế toán vật liệu , công cụ - dụng cụ ở Công Ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , công cụ - dụng cụ ở Công Ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội chương 1 Lý luận chung về kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp 1.1 những vấn đề chung về kế toán vật liệu, công cu -dụng cụ 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm về vật liệu, công cụ dụng cụ Vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất , là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm . Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khác với vật liệu , công cụ - dụng cụ là những vật tư lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định , tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu và giá trị thì bị hao mòn dần , chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ , song do công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ , thời gian sử dụng ngắn nên được mua dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với vật liệu . Vì vật liệu, công cụ- dụng cụ có vai trò đặc điểm như trên nên trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu , công cụ dụng cụ từ khâu mua , bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ . Vật liệu , công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất , thường xuyên biến động , các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua vật liệu , công cụ dụng cụ , để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất , chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu phục vụ . Quản lý các doanh nghiệp trong khâu thu mua phải quản lý về khối lượng , quy cách chủng loại , gia mua và chi phí mua , thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ , thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tổ chức vận chuyển và quá trình đem ra sử dụng , thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng vật liệu , công cụ dụng cụ , tránh hư hỏng mất mát , đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ . Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi thì có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất , giá thành sản phẩm tăng thu nhập , tích luỹ cho doanh nghiệp , do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép tình hình sản xuất và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh . Trong khâu dự trữ , đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dữ trữ tối đa , tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường , không bị ngừng trệ bị gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều . 1.1.2 Phân loại vật liệu , công cụ dụng cụ Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu ,công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại ,thứ khác nhau với nội dung kinh tế , công cụ và tính năng lý hoá học khác nhau , đế quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết với từng thứ , loại vật liệu công cụ dụng cụ phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu , công cụ dụng cụ . Căn cứ vào nội dung kinh tế , vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh , vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp vật liệu được chia làm các loại sau : Nguyên vật liệu chính ( Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ) : Nguyên vật chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt , thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy , cơ khí xây dựng cơ bản . Bông trong các nhà máy sợi vải trong doanh nghiệp may . Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục sản xuất ra sản phẩm hàng hoá Nguyên vật liệu phụ : Là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sx, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động được hoạt động bình thường, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý (keo hồ, giẻ lau, xà phòng, dầu nhờn…) Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp quá trình nhiệt lượng trong quá trình sản xuất , kinh doanh như than củi , xăng dầu , hơi đốt , khí đốt v.v Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết , phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị ... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp và không cần lắp , vật kết cấu, công cụ , khí cụ ...) mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản . Phế liệu : là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản , có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào , vải vụn, gạch , sắt...) Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như đinh vít… đặc chủng. Việc phân loại như trên có ưu điểm là giúp người quản lý thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó đưa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộc một số nhược điểm: Nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp, có lúc nguyên vật liệu chính được sử dụng như nguyên vật liệu phụ. Tính giá vật liệu Tính giá vật liệu nhập Trong hạch toán vật liệu được tính theo giá thực tế ( giá gốc) . Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) hay không có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) Với vật liệu mua ngoài : Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán ( + ) thuế nhập khẩu ( nếu có ) và các chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển , bốc dỡ , chi phí nhân viên thu mua , chi phí của bộ phận thu mua độc lập , chi phí thuê kho , thuê bãi , tiền phạt lưu kho , lưu hàng , lưu bãi ...) trừ các khoản giảm gia hàng mua được hưởng . Với vật liệu tự sản xuất : tình theo giá thành sản phẩm thực tế ( giá thành công xưởng thực tế ). Với vật liệu thuê ngoài gia công , chế biến : Giá thực tế gồm gía trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công , chế biến , chi phí vận chuyển , bốc dỡ...) Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị , tổ chức các cá nhân tham gia liên doanh : Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng chi phí tiếp nhận ( nếu có ) Với phế liệu : giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng , thưởng : tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí tiếp nhận ( nếu có ) Tính giá vật liệu xuất *Tính theo đơn giá bình quân vật liệu , công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ Giá thực Số lượng Đơn giá thực tế = xuất X bình quân xuất kho kho đầu kỳ Đơn giá Giá thực tế tồn = bình quân đầu kỳ đầu kỳ Số lượng tồn đầu kỳ *Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ : Về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ + = Đơn giá Giá thực tế Giá thực tế bình tồn đầu kỳ nhập trong kỳ quân Số lượng tồn trong kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho cũng được tính bằng cách lấy số lượng xuất kho nhân với đơn giá bình quân. *Tính theo giá thực tế đích danh : Phương pháp này thường được áp dụng đối với loại vật liệu có giá trị cao , các loại vật tư đặc chủng, giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu xuất kho cho từng lô , từng lần nhập và số liệu xuất kho theo từng lần. *Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước : Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập , sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc : Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước , số còn lại ( Tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước ) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau , như vậy giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng . * Tính theo giá nhập sau xuất trước : Ta phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho . Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ . * Phương pháp hệ số giá : áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp ) để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuât hàng ngày , cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số gía thực tế với giá hạch toán vật liệu . Hệ số giá Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu vật liệu Tồn đầu kỳ nhập trong tháng công cụ = Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu dụng cụ tồn đầu tháng nhập trong tháng Tính giá thực tế vật liệu xuất kho : Giá thực tế vật liệu, Giá công cụ dụng cụ = hạch toán x Hệ số giá xuất kho xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu, công cụ dụng cụ có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cho cả loại vật liệu . Có nhiều phương pháp tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ đã trình bày ở trên nhưng mỗi phương pháp có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định do đó mỗi doanh nghiệp cần chọn cho mình một phương pháp riêng phù hợp nhất định do đó mỗi doanh nghiệp cần chọn cho mình một phương pháp riêng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh , khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên đôn kế toán . Trước khi đi sâu vào từng phần hạch toán tổng hợp , kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ ta phải biết được vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ như thế nào ? Vai trò của kế toán đối vơí việc quản lý và sử vật liệu , công cụ dụng cụ . Nếu như công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinh tế tài chính thì hạch toán kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu , kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ có đầy đủ, chính xác , kịp thời hay không ,có ảnh hưởng lớn đến tình hình quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ của xí nghiệp . Hạch toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo công ty , xí nghiệp nắm tình hình và chỉ đạo sản xuất , hạch toán vật liệu có phản ánh chính xác , kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được một cách toàn diện tình hình thu mua nhập xuất , dự trữ vật liệu , tính chính xác của hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ ảnh hưởng đến việc tính giá thành vì chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm . Để thực hiện chức năng của mình trong phạm vi quản lý vật liệu , theo điều lệ tổ chức công tác kế toán Nhà nước , kế toán vât liệu ,công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép , phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua , vận chuyển bảo quản tình hình nhập , xuất và tồn kho vật liệu , tính giá thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho xí nghiệp , kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu , công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại, giá cả , thời hạn ... nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ , hướng dẫn , kiểm tra các bộ phận kho hàng trong đơn vị , thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán . Tạo điều kiện thuận lợi , cho công tác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi nghành kinh tế quốc dân . - Kiểm tra việc chấp hành , bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ , phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những xử lý nguyên vật liệu thừa , thiếu, ứ đọng, kém chất lượng , tính toán chính xác số lượng về giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng . - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ theo chế độ Nhà nước quy định , lập các báo cáo về vật liệu , công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý . Từ việc nhận biết vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ ở trên , ta đi sâu xem xét cách hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ được phản ánh như thế nào ? . Kế toán chi tiết vật liệu ,công cụ dụng cụ Việc hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch toán khá phức tạp ở công ty , hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị , số lượng và chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách . Chứng từ sử dụng Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp , kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ phải được thực hiện theo từng kho , từng loại , nhóm , thứ vật liệu , công cụ dụng cụ và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ . Các chứng từ kế toán về vật liệu , công cụ dụng cụ bao gồm : - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 -VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08- VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - BH ) - Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 - BH ) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước , các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT ) , Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 - VT ) , phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT ) ... và các chứng từ khác phụ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp . Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau : - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ - Sổ theo dõi luân chuyển - Sổ số dư Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ . Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán , cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo ba phương pháp sau : a - Phương pháp thẻ song song *Nội dung của phương pháp này là : _ ở kho : Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các nghiệp vụ nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ và thủ kho cũng được ghi chép trên hệ thống thẻ kho do kế toán lập như sau : + Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu , công cụ dụng cụ , thủ kho kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của chứng từ thực hiện các nghiệp vụ nhập , hoặc xuất vật liệu , công cụ dụng cụ . + Cuối ngày phân loại các chứng từ nhập, xuất kho theo từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ , để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ( mỗi thứ vật liệu , công cụ dụng cụ được mở một tờ thẻ kho ) , sau đó tính ra số tồn kho cuối ngày trên từng thẻ kho . - ở phòng kế toán : Kế toán mở bộ thẻ vật liệu , công cụ dụng cụ ( tương tự thẻ kho ) nhưng được theo dõi cả chỉ tiêu về mặt số lượng và giá trị . Hoặc kế toán mở sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lư ợng và giá trị cho từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ . Cụ thể là : Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ do thủ kho bàn giao , kế toán kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ , phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ hoặc sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị cho từng thứ vật liệu công cụ dụng cụ . Cuối tháng kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ phải tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn vật liệu , công cụ dụng cụ theo từng nhóm , từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ , các bảng kê tổng hợp này được sử dụng để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối tháng có thể đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho ( ghi theo số lượng ) vơí thẻ vật liệu , công cụ dụng cụ hoặc sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ . Về nguyên tắc các số liệu trên phải bằng nhau . *Ưu điểm của phương pháp này là việc hạch toán đơn giản , dễ kiểm tra dễ đối chiếu đến từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ . *Nhược điểm : Hạch toán giữa kế toán và thủ kho còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , việc kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . *Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ , chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ ít . b - Phương pháp đối chiếu luân chuyển *Nội dung của phương pháp này như sau + ở kho : Thủ kho sử dụng bộ thẻ kho do kế toán lập và bàn giao để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng . ( cụ thể tương tự như phương phạp trên ) + ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm để hạch toán tổng hợp tình hình vật liệu ,công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo tổng số nhập , tổng số xuất trong tháng và tồn cuối tháng cho tứng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu về số lượng và giá trị . Định kỳ khi nhận các chứng từ nhập ,xuất vật liệu công cụ dụng cụ do thủ kho bàn giao , kế toán phân loại các chứng từ , kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ sau đó lập bảng kê nhập , bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ đồng thời theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị . Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê nhập, xuất đã được lập theo định kỳ để tổng hợp lại tổng số nhập , tổng số xuất của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị rồi ghi vào sổ theo dõi luân chuyển . Đồng thời cuối tháng kế toán tính được số tồn kho của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. _ Ưu nhược điểm của phương pháp này là : + Ưu điểm : Giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán so với phương pháp trên + Nhược điểm : Kế toán vẫn hạch toán trùng lặp , chỉ tiêu số lượng việc kiểm tra , đối chiếu số liệu giữa thủ kho với kế toán chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến chức năng kiểm tra của kế toán _ Phương pháp này vận dụng với các doanh nghiệp không có điều kiện bố trí kế toán chi tiết vật liêụ , công cụ dụng cụ riêng , và khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất không lớn . c - Phương pháp sổ số dư Nội dung của phương pháp này là : - ở kho : Thủ tục thực hiện tương tự như như phương phạp thẻ song song . Cuối tháng căn cứ vào khối lượng tồn kho vật liệu , công cụ dụng cụ trên từng thẻ kho , thủ kho ghi vào cột số lượng trong sổ số dư cho từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ . - ở phòng kế toán : Kế toán được sử dụng sổ số dư để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối tháng . Cụ thể là : + Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho bàn giao , tiến hành kiểm tra hợp lý , hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ , phân loại chúng từ sau đó nhập bảng kê nhập , bảng kê xuất theo chỉ tiêu giá hạch toán . Sử dụng các bảng kê nhập , bảng kê xuất đã được lập theo định kỳ để lập bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất , theo từng nhóm hàng , từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho từng nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị . Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho bàn giao , căn cứ vào số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ mà thủ kho đã ghi và giá hạch toán đơn vị để tính được giá hạch toán của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho ghi vào cột giá trị trong sổ số dư. Cuối tháng đối chiếu số liệu chỉ tiêu giá trị ( giá hạch toán ) trên sổ số dư với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn . Về nguyên tắc giá trị tồn kho của từng nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ trong hai sổ này phải bằng nhau . *Ưu nhược điểm của phương pháp này : + Ưu điểm : Phương pháp này hạch toán giảm bớt được khối lượng ghi chép của sổ kế toán , quá trình hạch toán được dàn trải trong tháng và sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ hàng ngày . + Nhược điểm : Do kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị , nên muốn biết tình hình cụ thể của 1 thứ vật liệu , công cụ dụng cụ nào đó thì không thể xem trên sổ kế toán được . Khi đối chiếu số liệu nếu có chênh lệch thì việc kiểm tra , phát hiện sai sót rất khó khăn, tốn nhiều thời gian . *Phương pháp này vận dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ nhiều , tình hình biến động xuất, nhập thường xuyên , doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu , công cụ dụng cụ với hệ thống giá hạch toán đến từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ . Cán bộ kế toán và thủ kho đòi hỏi phải có trình độ cao , có tinh thần trách nhiệm . Hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ : Để hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ ta sử dụng một trong hai phương pháp sau : Hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên , liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu , công cụ dụng cụ thành phẩm hàng hoá ... trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho . Như vậy việc xác định vật liệu , công cụ xuất dùng được căn cứ trực tiếp váo các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp , phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các sổ tài khoản và sổ kế toán . Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại kinh doanh các loại mặt hàng có giá trị lớn . - Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu là TK 151, 152 ,153,331 ngoài ra còn sử dụng các tài khoản còn liên quan khác như TK 111, 112 , 141, 341 ... TK 152 , 153 : Dùng để phản ánh tình hình hiện có và biến động theo giá thực tế của nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ . Đối với doanh nghiệp kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 , 153 phản ánh thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho và xuất kho cũng như tình hình tăng , giảm vật liệu , công cụ dụng cụ trong kỳ . Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp mà TK 152 , 153 được tổ chức thành các tài khoản cấp hai cho phù hợp . _ TK 331 “ Phải trả người bán” : Tài khoản này để theo dõi phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán , người nhận thầu về các khoản vật tư , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã được ký kết . TK331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể : từng người bán người nhận thầu . _ TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật tư , hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua , đã chấp nhận thanh toán ( thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp ) nhưng chưa về nhập kho cuối tháng , đồng thời tài khoản này còn được theo dõi thực tế của hàng đi đường về nhập kho trong tháng Trình tự kế toán : Trong doanh nghiệp , có nhiều trường hợp làm cho vật liệu , công cụ dụng cụ tăng hoặc giảm . Để kế toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên ta thể hiện trên sơ đồ sau : Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên TK152 , 153 TK151 SD ĐK : XXX TK621 (1) (9) TK111,112,141,311,331 TK627,641,642,241 (2) (10) TK333 TK 142(1421) (3) (11a) (11b) TK411 TK632(157) (4) (12) TK154 TK154 (5a) (5b) TK128,222 TK128,222 (6a) (6b) TK338(3381) TK138(1381) (7a) (7b) TK421 TK412 (8a) (8b) SDCK : XXX Chú thích: Nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ đang đi đường kỳ trước . Nhập kho do mua ngoài ghi . Nợ TK 152, 153 : Vật liệu , CCDC: giá hoá đơn + chi phí vận chuyển ( nếu có ) Có TK 111, 112, 141: Trả ngay bằng tiền mặt , tiền gửi , tạm ứng Có TK 311 : Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Có TK 331 : Chưa trả người bán Thuế nhập khẩu vật liệu , CCDC phải nộp Nhận vốn góp liên doanh ( vốn cổ phần , cấp phát ...) Nhập xuất vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến 5a : Nhập vật liệu , CCDC thuê ngoài gia công chế biến . 5b : Xuất vật liệu , CCDC thuê ngoài gia công chế biến . 6a : Nhập kho do nhận lại vốn góp liên doanh : _ Nếu nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn ghi : Nợ TK 152,153 Có TK 12 _ Nếu nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn ghi : Nợ TK 152,153 Có TK 222 6b : Xuất kho mang đi góp vốn liên doanh _ Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn ghi : Nợ TK 128 Có TK 152,153 _ Nếu góp vốn liên doanh dài hạn ghi : Nợ TK 222 Có TK 152, 153 (7a,7b ) : Phát hiện thừa thiếu khi kiểm kê vật liệu , công cụ dụng cụ 7a: Nếu phát hiện thừa ghi : Nợ TK 152, 153 Có TK 338 ( 3381) 7b : Nếu phát hiện thiếu : Xác định được bồi thường ghi Nợ TK 138 (1381) Có TK 152 , 153 ( 8a , 8b ) : Đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho : 8a : Chênh lệch tăng 8b : Chênh lệch giảm Xuất kho vật liệu , công cụ dụng trực tiếp cho sản xuất , chế tạo sản phẩm . 10 - Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ phục vụ cho : -Sản xuất chung ghi : Nợ TK 627 -Bán hàng Nợ TK 641 -Quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 -Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 241 Có TK 152 , 153 11a - Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần 11b - Phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ để bán 1.3.2 Hạch toán tổng hợp vật liệu , CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho . Việc xác định giá trị hàng vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ mua ( nhập ) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính , chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng ( hoặc xuất bán ) cho từng đối tượng , các nhu cầu khác nhau sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp ... hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết rõ được số mất mát , hư hỏng , tham ô ( nếu có ). Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ , chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh có giá trị thấp , mặt hàng nhiều . 1.3.2.1- Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng TK 151 , 152 , 153 , 331 , 611. + Các TK 151, 152 , 153 , 331 Nội dung được giới thiệu ở phần 1.3.1 Đối với các phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 151, 152 , 153 khác với phương pháp kê khai thường xuyên . Nghĩa là đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152,153,151 không thể dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ mà hàng mua đang đi đường lúc đầu kỳ , cuối kỳ vào tài khoản 611 “ mua hàng” + TK 611 “ Mua hàng” : TK này dùng để phản ánh giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 : không có số dư và mở thành 2 Tk cấp 2 6111 : Mua nguyên vật liệu 6112 : Mua hàng hoá Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như : Phương pháp kê khai thường xuyên . Trình tự kế toán Đế kế toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thực hiện trên sơ đồ sau : Sơ đồ kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611(6111) TK151,152,153 TK151,152,153 ( 1 ) ( 8 ) TK 111,112 TK 331,111,112,138 ( 2a ) ( 7 ) ( 3a ) TK 331,311,341,141 TK621 (2b ) (10a ) TK333 (3b ) TK632 TK411 ( 10b ) ( 4 ) TK138,111,334 TK631 ( 5 ) ( 9 ) TH412 TK412 ( 6a ) ( 6b ) Chú thích : 1 - Kết chuyển số dư đầu tháng của các tài khoản hàng tồn kho 2a - Mua vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt , tiền gửi Ngân hàng . 2b - Mua vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho Ghi : Nợ TK 611 : Giá hoá đơn Có TK 331 : Chi trả tiền người bán Có TK311 : Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Có TK 141 : Mua bằng tiền tạm ._.