Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Hà Trang

nh tế, mọi loại hình doanh nghiệp được tự do kinh doanh và phát triển trong môi trường mới. Một quốc gia, một tổ chức hay một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải có một đội ngũ lao động có đủ trình độ, năng lực, tay nghề để tiếp thu được khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới. Khi mà nước ta đang gia nhập WTO, AFTA... thì điều này càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết vì đội ngũ lao động này là nhân tố quyết định đưa nền kinh tế nước ta sớm hội nhập với nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới. Tuy nhiên đội ngũ lao động nước ta còn khá yếu kém về nhiều mặt: Như tay nghề kém, trình độ tiếp thu và làm chủ công nghệ còn hạn chế, năng suất lao động thấp... Hoạt động tổ chức nhân lực ở các doanh nghiệp chỉ mang hình thức thụ động. Lý do là các doanh nghiệp chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của công tác tổ chức trong doanh nghiệp. Khắc phục những tồn tại trên là vấn đề khó khăn đối với bất kỳ nhà quản lý nào. Nó đòi hỏi phải có một cách làm tổng thể với sự nỗ lực của rất nhiều tầng lớp từ nhà nước xuống tới các doanh nghiệp và trên hết là ý thức của mỗi người lao động trong công cuộc xây dựng nước nhà. Làm được điều này không những họ cải thiện được chính cuộc sống của họ mà họ còn góp phần không nhỏ vào lợi ích của tổ chức và sự phát triển của đất nước. Xuất phát từ những lý do trên và thực tế trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Hà Trang qua nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty kết hợp với quá trình học tập tại trường, đặc biệt được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo “ Phó giáo sư, tiến sĩ, Phạm Quang Huấn. Em đã chọn đề tài luận văn “ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Hà Trang”. Bài viết được chia thành 3 chương: Chương Giới thiệu chung về Công ty TNHH Hà Trang. Chương 2: Phân tích thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang trong thời gian qua. Chương 3: Giải pháp và một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang. Chương I Giới thiệu chung về công ty TNHH Hà Trang I. khái quát về công ty TNHH Hà Trang Quá trình hình thành và phát triển Công tyTNHH Hà Trang. -Tên Công ty: Công ty TNHH Hà Trang -Tên giao dịch quố tế: Hà Trang company limited. -Tên viết tắt: Hà Trang CO.LTD -Địa chỉ: Hoài Đức Hà Tây -Thành lập: 01/07/1997 Công ty TNHH HàTrang hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân và được sử dụng con dấu riêng. Tổng mức vốn của Công ty tại thời điểm ngày 01/07/2007 là 4.200.000.000đ ( Bốn tỉ hai trăm triệu đồng chẵn ) Trong đó: Vốn cố định là: 3.360.000.000đ Vốn lưu động : 840.000.000đ Công ty được thành lập ngày 01/07/1997. Từ đó dến nay có thể chia thành hai giai đoạn. 1.1.Giai đoạn 1997-2000 Cơ chế thị trường phát triển đã tạo ra cho các công ty, các doanh nghiệp không ít những cơ hội phát triển và ngược lại mang lại nhiều thách thức khó khăn có thể đẩy các công ty đến bờ vực phá sản. Nhu cầu thị trường ngày càng đa dạng và khó tính hơn với thị hiếu và yêu cầu của khách hàng ngày càng cao. Để thích ứng với cơ chế thị trường Công ty luôn tìm tòi và áp dụng đa dạng hoá chủng loại cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường. Do áp dụng những công nghệ sản xuất trên dây chuyền máy móc lạc hậu, năng xuất lao động thấp và nguyên liệu sản xuất không đảm bảo nên đã đưa giá thành sản phẩm lên cao cùng với sự bỡ ngỡ ban đầu do mới thành lập nên sản phẩm của Công ty chưa cạnh tranh được với các sản phẩm cùng loại trên thị trường. Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong thời gian này. 1.2.Giai đoạn từ 2000 đến nay. Công ty đầu tư thêm một dây chuyền máy mới, hiện đại đã nâng công xuất lên gấp 3 lần. Dây chuyền này đã đi vào sản xuất ổn định giúp Công ty từ chỗ khó khăn đã có lợi nhuận, mang một hướng đi mới cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai. Do đầu tư dây chuyền công nghệ hiện đại nên sản phẩm của Công ty có chất lượng cao hơn so với trước. Công ty đã chủ động tìm đối tác để liên doanh, liên kết, sản phẩm của Công ty đã được khách hàng đánh giá cao và dần đi vào ổn định. Sau gần 10 năm hình thành và phát triển Công ty TNHH Hà Trang luôn đạt được những mục tiên đề ra và có tốc độ phát triển nhanh. Những cố gắng và thành tích mà Công ty có được đó là sự ghi nhận của khách hàng bằng sản phẩm của mình. 2 . Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là: + Sản xuất và phân phối thức ăn chăn nuôi 3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty: + Chức năng của Công ty: - Sản xuất thức ăn chăn nuôi. - Phân phối sản phẩm thức ăn chăn nuôi của Công ty tới các đại lý bán buôn bán lẻ. + Nhiệm vụ chủ yếu: Từng bước mở rộng quy mô sản xuất, phát triển thị trường, quảng bá thương hiệu để trở thành Công ty lớn và có thương hiệu mạnh trong khu vực đồng bằng sông Hồng. Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để bảo vệ uy tín với khẩu hiệu “chỉ có chất lượng vàng”. Thực hiện tốt chiến lược sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của ngành chăn nuôi. Trong quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo an toàn cho người lao động, bảo vệ môi trường tuân thủ pháp luật. Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công nhân viên và tham gia hoạt động công ích. Công ty TNHH Hà Trang là một Công ty chuyên sản xuất mặt hàng phục vụ cho chăn nuôi. Mục tiêu của Công ty là hoàn thiện và phát triển sản xuất sản phẩm của mình phục vụ cho nhu cầu chăn nuôi hiện nay. Do đó Công ty TNHH Hà Trang có những nhiệm vụ chính sau. +Bảo toàn và phát triển nguồn vốn đã có. +Thực hiện theo phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất cho công nhân viên bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. - Bảo vệ công việc sản xuất của Công ty, giữ gìn an ninh trật tự an toàn cho Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng đối với đất nước. - Đẩy mạnh đầu tư, mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị, áp dụng tiến độ công nghệ mới nhằm mục đích nâng cao năng xuất lao động, chất lượng lao động và nâng cao hiệu quả - Với những nhiệm vụ quan trọng đó, đòi hỏi Công ty phải có nhiều phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý vững mạnh áp dụng những nhiệm vụ trên Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng bên dưới là các phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất, được phối hợp thường xuyên chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu cho công tác điều hành quản lý của Công ty được đồng bộ thông suốt có hiệu quả. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hà Trang. Sơ đồ1 Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch vật tư Phòng kinh doanh Phòng tàI chính kế toán Phân xưởng - Qua sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty ta thấy rõ cơ cấu tổ chức được xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo kiểu cơ cấu này Giám đốc Công ty được các phòng ban tham mưu trước khi ra một quyết định về các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Công ty. - Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty. Mối quan hệ các cấp trong hệ thống này của Công ty là quan hệ theo chiều dọc từ trên xuống. Việc bố trí các cấp theo ngành dọc như vậy có những ưư điểm sau: - Giúp Giám đốc Công ty nắm sát được những hoạt động của Công ty - Tất cả các đơn vị trong Công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban Giám đốc nên hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty đều thống nhất - Ban Giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị. Do đó việc đánh giá chất lượng công tác của các đơn vị do ban Giám đốc Công ty quyết định tránh được tình trạng bao che lẫn nhau giữa các đơn vị - Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng - Mỗi cấp dưới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên do đó tăng cường được trách nhiệm cá nhân - Mệnh lệnh được thi hành nhanh. - Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh và các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng, các tổ sản xuất. Cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng ngoài những ưu điểm còn bộc lộ những nhược điểm sau: Thứ nhất Giám đốc Công ty còn phải sử lý quá nhiều công việc, phải quản lý tất cả các đơn vị. Như vậy nhiệm vụ của Giám đốc quá nặng nề trong khi nhiệm vụ của các phòng ban lại quá đơn giản. Các phòng ban không trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị dưới mình khi có sự chỉ đạo của Giám đốc. Cách quản lý này làm cho các phòng ban không chủ động được khi thực hiện những nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện để phát huy. Sáng kiến, cải tiến kỹ thuật. Nguy hiểm hơn là nếu các phòng ban trong Công ty không phối hợp chặt chẽ, ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau giữa các chỉ thị hướng dẫn. Thứ hai: thời gian sử lý các thông tin thường chậm chưa phát huy được tính sáng tạo của các phòng ban. Như vậy ở đây nên chăng chỉ có một mô hình quản lý mới kiểu phân cấp ở đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập chung ở lãnh đạo và bộ phận chức năng mà phải mở rộng đến từng cá nhân, bộ phận nhỏ, làm sao cho mọi người đều có quyền, có trách nhiệm, sử dụng tốt những nguồn lực của mình phục vụ cho lợi ích của mình và lợi ích của toàn Công ty. Thứ ba: việc tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cũng chưa tốt. Nguyên nhân là do thiếu sự phân công trách nhiệm, quyền hạn một cách chính xác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty. Tổ chức không có ý nghĩa về số lượng mà có ý nghĩa về chất lượng, do đó phải cải tiến tổ chức hoàn thiện lại bộ máy quản lý của Công ty, không nhất thiết phải đòi hỏi chi phí thêm các thiết bị và sức lao động tránh lãng phí. 4. Mối quan hệ giữa các đơn vị: Qua sơ đồ tổ chức của Công ty, ta thấy cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hà Trang thiết lập theo kiểu cơ cấu trực tuyến, Giám đốc Công ty được hai phó Giám đốc tham mưu về từng chức năng trước khi ra quyết định. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm và toàn quyền quyết định các vấn đề có liên quan trong toàn nội bộ Công ty. Kiểu cơ cấu tổ chức năng này có mối liên hệ chiều dọc và chiều ngang. - Quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty gọi là quản lý theo tuyến, mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuống gọi là hệ thống theo chiều dọc. Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban và xuống các phân xưởng. Cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý sản xuất kinh doanh thuộc bộ phận mình được giao. Quan hệ này thể hiện rõ: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có hai phó Giám đốc, các phó Giám đốc này có trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc mà Giám đốc giao một cách nhanh chóng kịp thời, chính xác để trình lên Giám đốc khi có yêu cầu. - Việc bố trí theo chiều dọc như trên giúp Giám đốc Công ty bám sát được những hoạt động của Công ty. Tuy nhiên kiểu bố trí như vậy cũng bộc lộ nhược điểm như: Thời gian sử lý các thông tin thường chậm vì phải thông qua các phòng ban chức năng rồi mới tới phân xưởng và cuối cùng mới tới người công nhận. Giữa các phòng ban của Công ty nếu không phối hợp tốt, phối hợp nhịp nhàng, ăn ý thì sẽ dẫn tới chồng chéo, thậm chí có thể ngược nhau và hiểu sai vấn đề trong việc ban hành các chỉ thị hướng dẫn … - Quan hệ theo chiều ngang: Toàn bộ hệ thống quản lý đựợc chia thành nhiều chức năng và phân công lao động sao cho đúng người, đúng việc. Việc phân bố các chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn, kỹ năng, kỹ xảo, cùng các điều kiện lao động quản lý, phân nhóm lao động quản lý có từng chức năng vào cùng một bộ phận, từ đó thành các phòng ban và những phòng ban này có trọng trách phân công cho các lao động trong phòng, đảm nhiệm một số nhiệm vụ, một số khâu nhất định phù hợp với năng lực, sở trường của từng người. Qua sơ đồ hoàn chỉnh ta thấy Công ty TNHH Hà Trang có 6 phòng ban và các phân xưởng. Đi sâu cụ thể từng phòng ban, phân xưởng, ta thấy mỗi người có một nhiệm vụ nhất định được cấp trên giao phó và người đó phải có nghĩa vụ thực hiện, chẳng hạn phải thu nhập bổ sung những thông tin ban đầu về một số lĩnh vực, một số vấn đề quy định trước, sau đó báo cáo cho trưởng phòng, trưởng phòng có nhiệm vụ sử lý các thông tin để đưa ra các quyết định sử lý công việc. Về hợp tác giữa các phòng ban chức năng ở Công ty vẫn còn thả lỏng, trong khi làm việc vẫn duy trì phong cách của nền kinh tế kế hoạch hoá, chưa có tác phong công nghiệp trong quá trình phát triển công việc có lúc sử dụng kết quả của nhân viên ở bộ phận khác, hoặc kết quả của phòng ban này là căn cứ sây dựng và thực hiện của phòng ban kia … Như vậy việc chậm trễ hoặc sai sót vì thiếu chính xác ở phòng ban này sẽ dễ dàng lan truyền sang các phòng ban khác, và một loạt sai sót, thiếu chính xác kéo theo. Do đó ảnh hưởng đến nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Về hợp tác giữa các phân xưởng: trong Công ty TNHH Hà Trang các phân xưởng có mối liên hệ mật thiết với nhau, các sản phẩm sản xuất của phân xưởng này lại là nguyên liệu bán thành phẩm của các phân xưởng khác, nếu như giữa các phân xưởng này không phối hợp một cách đồng bộ ăn khớp thì sẽ dẫn đến sự gián đoạn do các nguyên nhân chủ quan : như thiếu nguyên liệu thiếu bán thành phẩm… Và do vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ bị chậm trễ. Muốn khắc phục tình trạng này phải có phương hướng giải quyết như: Định rõ tính chất công việc, giao nhiệm vụ cho từng người, từng phòng ban, phân xưởng rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo công việc và tránh bị mù quáng, ỷ lại …. Những công việc mà sử dụng kết quả giống nhau thì phải có quy định rõ thời gian chuyển giao hoặc thông báo số liệu, mức độ kết quả có liên quan. Chương II Phân tích Thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang. I. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Hà Trang: 1. Bộ máy quản lý của Công ty: + Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là người có quyền hạn cao nhất, ra quyết định tổ chức quản lý bộ máy của Công ty và phân công công tác cho các phó Giám đốc các phó Giám đốc chủ động giải quyết các công việc thuộc phạm vi mình phụ trách, kết hợp giữa Giám đốc và phó Giám đốc để giao việc cho các phòng ban phân xưởng sản xuất để sản xuất kịp thời. Giám đốc chỉ đạo thực hiện mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. + Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Là người giúp Giám đốc về kỹ thuật của Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc chỉ đạo kiểm tra kỹ thuật đảm bảo hoàn thành tốt việc sản xuất, an toàn lao động của toàn Công ty + Phó Giám đốc kinh doanh và dịch vụ: Là người giúp Giám đốc trong điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về vốn đầu tư, nguyên liệu và xây dựng giá cả cho cho sản phẩm. Với quy mô công việc không lớn thì việc phân công theo chức năng như vậy là hợp lý. 1.1. Phòng kỹ thuật: - Cơ cấu tổ chức: Gồm 2 người. - Một trưởng phòng phụ trách công tác vật tư, năng xuất lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm - Một cán bộ theo dõi vật tư máy móc,và là kỹ thuật viên của các tổ sản xuất. + Chức năng và nhiệm vụ của phòng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý công tác kỹ thuật toàn Công ty đề xuất với Giám đốc các giải pháp kỹ thuật, sửa chữa thường xuyên đánh giá chất lượng sản phẩm Nghiên cứu, sáng chế ra những kỹ thuật mới, những quy trình sản xuất tối ưu giúp cho Công nhân thực hiện tốt hơn công việc và nâng cao hiệu quả sản xuất. Hướng dẫn các tổ ở các phân xưởng cải tiến và áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Theo dõi an toàn thiết bị máy móc trong Công ty. - Tình hình bố trí sử dụng cán bộ: Qua nghiên cứu và tìm hiểu phòng kỹ thuật có 2 cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành kỹ thuật. Với trình độ như vậy là phù hợp với chức năng nghiên cứu của phòng.Về số lượng 2 nguời là hợp lý nhưng không có người có trình độ Đại học về chuyên ngành kỹ thuật như vậy Công ty nên xem xét để có phương hướng điều chỉnh - Mối quan hệ của phòng: Phối hợp với phòng kế toán xây dựng giá cả, định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Đồng thời kết hợp để thanh lý nguyên vật liệu thừa. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ báo cáo với ban Giám đốc tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, định mức năng xuất lao động và các vướng mắc kỹ thuật trong sản xuất để lãnh đạo kịp thời giải quyết. Việc hướng dẫn chỉ đạo này góp phần cho quá trình sản xuất tiết kiệm được nguyên liệu, giảm chi phí sản xuất dẫn đến giảm giá thành để tăng sức cạnh tranh. 1.2. Phòng kế hoạch vật tư: Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người được bố chí như sau - Một trưởng phòng phụ trách chung - Một cán bộ phụ trách thống kê, điều độ sản xuất - Một nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật tư + Chức năng và nhiệm vụ của phòng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về sản xuất , theo dõi tình hình nguyên liệu, quản lý nguyên liệu trong Công ty được hợp lý đúng định mức và tiết kiệm. Chịu trách nhiệm mua sắm và cấp phát vật tư sử dụng và điều hoà trong phạm vi Công ty nhằm phục vụ cho mọi yêu cầu kế hoạch. - Xây dựng kế hoạch vật tư hàng quý, năm, lập hợp đồng kinh tế mua sắm vật tư dự phòng - Ký kết các hợp đồng kinh tế, phối hợp với các phòng ban để xây dựng kế hoạch tài chính, giá thành vật tư… Ngoài ra còn phải lo nguyên liệu đảm bảo liên tục, cân đối vật tư cho quá trình sản xuất. - Thường xuyên theo dõi việc hoàn thành kế hoạch của từng tổ sản xuất - Điều độ tiến trình sản xuất sản phẩm để hoàn thành đúng với hợp đồng. Phòng kế hoạch được bố chí 3 người, việc bố chí sử dụng cán bộ và nhân viên trong phòng là phù hợp với chức năng của công việc. Nhưng xem ra số lượng công việc quá nhiều sẽ gây ra vất vả cho các thành viên trong phòng. Phòng có 3 người có trình độ Cao đẳng không có thành viên nào có trình độ Đại học. Để tạo được hiệu quả công việc, tránh cho các nhân viên phải làm việc quá sức, Công ty nên xem xét lại và có biện pháp tuyển thêm nhân viên có trình độ Đại học để cho công tác trong phòng diễn ra một cách thuận lợi nhất. - Mối quan hệ: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty, phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng tài chính kế toán để xây dựng kế hoạch sản xuất, phân bố kế hoạch cho từng phân xưởng sản xuất, cân đối nguyên vật liệu, thường xuyên cung cấp nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất, báo cáo tình hình hoàn thành kế hoạch lên cấp trên theo định kỳ. Để xây dựng kế hoạch sát với thực tế phòng phải dựa vào định mức tiêu hao nguyên liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Qua đó có biện pháp chuẩn bị nguyên liệu cho các tổ sản xuất một cách hợp lý nhất. 1.3. Phòng tài chính kế toán: Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người được bố chí công việc cụ thể như sau: - Một trưởng phòng phụ trách chung - Một cán bộ giá thành, thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, thanh toán nguyên liệu - Một cán bộ thanh toán Ngân hàng và kiêm thủ quỹ + Chức năng và nhiệm vụ: Tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý công tác kinh tế tài chính hạch toán toàn Công ty và quản lý công tác tài chính, kế toán, tài vụ, quản lý, vốn, theo dõi công tác tiêu thụ, thanh toán lương thanh toán bảo hiểm xã hội, các khoản chi phí tài chính.Theo dõi về nguyên liệu, lợi nhuận, thông tin kinh tế, tổ chức kiểm tra thực hiện các chế độ hạch toán ngân sách của Công ty Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, kịp thời quyết toán và thanh lý hợp đồng Tổ chức công tác hạch toán lập báo cáo tài chính toàn Công ty, làm báo cáo quý, năm của Công ty. Trình Giám đốc phê duyệt. + Tình hình bố chí sử dụng cán bộ. Nhìn chung là tương đối phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cả phòng có 3 người hai người tốt nghiệp Cao đẳng kế toán, còn một người tố nghiệp Cao đẳng kinh tế. Không có người tốt nghiệp Đại học. Như vậy trình độ chuyên môn của các cán bộ có phần nào đáp ứng được nhu cầu chuyên môn của công việc Qua thực tế của Công ty ta thấy với quy mô nhỏ khối lượng công việc chưa lớn thì bố trí người của phòng chưa hợp lý số lượng cán bộ trong phòng 3 người là hơi nhiều trong khi một người có thể đảm đương nhiều công việc. Do đó cần xem xét để có thể chuyển công tác một cán bộ nhân viên sang bộ phận khác để có thể không lãng phí năng lực lãnh đạo của mỗi cá nhân. + Mối quan hệ của phòng Trên cơ sở định mức lao động của phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch, phòng kinh doanh, phòng kế toán tiến hành xây dựng giá thành sản phẩm, lo tài chính cho bộ phận mua sắm nguyên liệu thanh toán kịp thời mọi chi phí tiền công , tiền lương cho các phòng ban, công nhân. Đồng thời hạch toán lỗ lãi và báo cáo thường xuyên lên Giám đốc kế hoạch chi tiêu, lỗ lãi của Công ty. Từ đó cùng với ban Giám đốc, các phòng ban khác phân bổ chi phí sản xuất, tiêu thụ hợp lý hơn làm cho công tác chỉ đạo công việc diễn ra một cách nhịp nhàng liên tục. 1.4. Phòng kinh doanh: Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người - Một trưởng phòng phụ trách chung - Một cán bộ lập các kế hoạch ngắn và dài hạn về sản xuất kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh - Một nhân viên làm các nhiệm vụ khác + Chức năng và nhiệm vụ: Tham mưu cho Giám đốc Công ty và quản lý toàn diện về nhiệm vụ kinh doanh của Công ty Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về sản xuất kinh doanh, phát triển khách hàng, giá bán sản phẩm bình quân Thực hiện các giao dịch, đàm phán mua, cung ứng nguyên vật liệu, tiêu thụ sản phẩm, doanh thu, chi phí trình Giám đốc phê duyệt, tổ chức theo dõi, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện, thực hiện chính sách chất lượng của Công ty với các đơn vị khác. Tính toán quản lý sản phẩm Công ty giao cho các đại lý bán buôn, bán lẻ, đáp ứng nhu cầu sản xuất, kế hoạch không ngừng nâng cao. + Tình hình bố trí sử dụng cán bộ: Phòng kinh doanh được bố chí 3 người đều có trình độ Cao đẳng 2 cán bộ và 1 nhân viên.Công việc đơn giản, như vậy việc bố trí sử dụng cán bộ ở đây là hơi thừa. 2.Trình độ của các nhân viên thuộc các phòng ban chức năng: Trong quản lý sản xuất kinh doanh, chất lượng và năng lực các cán bộ lãnh đạo là vô cùng quan trọng, nó có ảnh hưởng tới sự thành bại của tổ chức Vì vậy dù ở cương vị nào người lãnh đạo phải có năng lực thực sự và khả năng đảm nhiệm được công việc. Trách nhiệm đặt ra cho người lãnh đạo là phải liên kết các bộ phận trong bộ máy quản lý và các chức năng quản lý thành một hệ thống, linh hoạt có hiệu quả cao. Biểu 1: Trình độ chuyên môn hoá của lao động quản lý ở Công ty TNHH Hà Trang. STT Các phòng ban số người lao động Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp 1 Ban Giám đốc 3 3 0 0 2 Phòng tài chính kế toán 3 0 3 0 3 Phòng kỹ thuật 2 0 2 0 4 Phòng kế họach 3 0 3 0 5 Phòng kinh doanh 3 0 3 0 6 Phân xưởng 4 0 0 4 7 Tổng lao động 18 3 11 4 Qua biểu đồ trên ta thấy lao động quản lý có trình độ Đại học chiếm tỉ lệ ít nhất: 4,5%. số có trình độ Cao đẳng có 11 người chiếm 16,4% trên tổng số lao động toàn Công ty; số lao động có trình độ Trung cấp có 4 người chiếm 5,97%. Với những con số này không hợp lý với đặc thù quản lý của Công ty, dẫn đến nhân viên không làm hết khả năng của mình và tinh thần trách nhiệm cá nhân kém, hiệu quả lao động không cao. Số lượng nhân viên ở các phòng như phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh nên giảm đi vì hiện nay tổng số lao động của Công ty chỉ có 67 người, hơn nữa số lượng nhân viên ở các phòng như phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh là hơi thừa. 3. Bộ máy chỉ huy điều hành sản xuất tại các phân xưởng: 3.1. Cơ cấu tổ chức của mỗi phân xưởng sản xuất. Gồm có: 4 người, có trình độ trung cấp. Một tổ trưởng phụ trách chung - Một tổ phó phụ trách về mặt kỹ thuật kiểm tra chất lượng và số cấp phát nguyên liệu cho tổ. Ngoài ra giúp việc cho tổ trưởng còn có các nhân viên sau: + Nhân viên kỹ thuật thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra chất lượng sản xuất sao cho phù hợp. + Nhân viên thống kê có nhiệm vụ giúp tổ trưởng thống kê số liệu hàng ngày về lao động và năng xuất công việc của từng lao động, cuối tháng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội cho công nhân. Biểu:2 Bộ máy quản lý sản xuất ở các phân xưởng: Tổ trưởng Nhân viên phòng kỹ thuật thuật Tổ phó Thống kê Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 3.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận quản lý. Có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp các mặt sản xuất, kỹ thuật, phục vụ cho các phân xưởng sản xuất đảm bảo hoàn thành kế hoạch do Giám đốc Công ty giao cho. Kiểm tra việc sử lý nguyên liệu, ra quyết định cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời chu đáo. 3.3. Điều hành sản xuất. Hàng ngày tổ trưởng dựa vào kế hoạch sản xuất mà Công ty giao. phối hợp với các bộ phận phụ trợ khác để chuẩn bị điều kiện sản xuất cho tổ được đầy đủ nguyên liệu,đồng phục bảo hộ lao động. Đồng thời cũng kiểm tra lại để công việc có thể diễn ra một cách thuận lợi tổ phó trực tiếp hướng dẫn và kiểm tra kỹ thuật trong qúa trình sản xuất và quản lý máy móc, vật tư. II. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hà Trang trong những năm gần đây. 1. Các đặc điểm của hoạt động sản xuất của Công ty: 1.1 Máy móc thiết bị: Máy móc thiết bị là một yếu tố không thể thiếu được ở bất kỳ một doanh nghiệp, một đơn vị nào muốn tham gia sản xuất kinh doanh. Máy móc thiết bị quyết định khả năng sản xuất kinh doanh của Công ty. Máy móc thiết bị hiện đại là một yếu tố vô cùng quan trọng cho việc nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống máy móc thiết bị kỹ thuật hiện đại và cơ sở hạ tầng tốt thì có khả năng cạnh tranh mạnh hơn các doanh nghiệp khác trên thị trường. Có một thực tế là hầu như toàn bộ nhà xưởng , máy móc đã cũ. Từ khi hoạt động đến hết năm 2000 Công ty thực hiện sản xuất trên một dây chuyền máy móc lạc hậu, năng xuất thấp. Nên từng năm hoạt động, Công ty đều chú trọng công tác đầu tư mua mới và sủa chữa bảo dưỡng. Công ty đã tổ chức thực hiện kế hoạch sửa chữa định kỳ, nâng cấp một số thiết bị chính quan trọng, duy trì công tác bảo dưỡng, bảo quản máy tại nơi sản xuất. Đầu năm 2006 tới nay Công ty đầu tư thêm 01 dây chuyền máy mới hiện đại và đã nâng công suất lên gấp 3 lần 1.2 Nguyên liệu: Nguyên liệu là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất, cấu thành lên sản phẩm. Vì vậy nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm. Chính vì vậy tổ chức tốt về nguyên liệu sẽ có vai trò nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khác với các công ty khác Công ty TNHH Hà Trang là một Công ty chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi, nguyên liệu sản xuất mang đặc điểm chung về nguyên liệu sử dụng trong sản xuất nông nghiệp, nguyên liệu đa dạng từ ngô khoai sắn lúa gạo cho đến bột cá, bột thịt, bột xương, khoáng hữu cơ, men tiêu hoá và đầy đủ acid amin vi ta min chất chống oxi hoá … Chi phí dành cho nguyên liệu chiếm tỉ trọng không cao khoảng 50% đến 55% trong tổng số chi phí cho sản xuất. Nguồn cung cấp nguyên liệu chủ yếu là thị trường trong nước (thị trường nông thôn) 1.3 Quy trình sản xuất sản phẩm: Sản phẩm của Công ty TNHH Hà Trang rất đa dạng về chủng loại mẫu mã. Công ty nhận sản xuất từ những sản phẩm như thức ăn hỗn hợp dạng viên dùng cho heo lai từ 30KG đến 60KG, cho heo con từ khi tách đàn đến xuất chuồng thức ăn hỗn hợp cho gia cầm, gia cầm lấy chứng, thuỷ cầm và thuỷ cầm lấy chứng ngoài ra Công ty còn sản xuất loại thức ăn phục vụ cho chăn nuôi thuỷ sản … Bên cạnh đó Công ty còn nhận sản xuất các loại bao bì cho các Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi. Sản phẩm của Công ty TNHH Hà Trang, được sản xuất qua nhiều công đoạn và phải mất nhiều thời gian. Có thể minh hoạ qua sơ đồ tổng quát sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình sản xuất của Công ty TNHH Hà Trang Nguyên liệu Sàng lọc Sấy khô Nghiền Trộn đều Hoàn thiện sản phẩm Kiểm nghiệm Đóng gói Nhập kho Các sản phẩm của Công ty có thể sản xuất hàng loạt. 1.4 Đặc điểm về lao động. 1. Số lượng lao động: Biểu: 3 Số lao động của Công ty qua các năm. Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2006/2005 Năm 2007/2006 Số ngưòi TT (%) Số người TT (%) Số người TT (%) Mức chênh (%) Mức chênh (%) Số lao động 46 100 53 100 67 100 7 15,2 14 26,4 chia TT/GT L/đ trực tiếp 37 80,4 42 79,2 53 79,1 5 13,5 11 26,1 L/đ gián tiếp 9 19,6 11 20,8 14 20,9 2 22,2 3 27,3 Giới tính Lao động nam 25 54,4 29 54,7 37 55,2 4 16 8 27,6 Lao động nữ 21 45,6 24 45,3 30 44,8 3 14,3 6 26 Qua biểu 3 ta thấy tổng số công nhân viên của Công ty qua các năm, năm 2005: có 46 người, năm 2006: có53 người, năm 2007: có 67 người. Như vậy tổng số người qua các năm của Công ty là có chiều hướng tăng dần về số lượng Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 67 người trong đó có 30 người là nữ và 37 người là nam. Số lao động trực tiếp của Công ty năm 2005 là: 37 người Số lao động gián tiếp của Công ty là: 9 người Số lao động trực tiếp của Công ty năm 2006 là: 42 người Số lao động gián tiếp của Công ty là: 11 người Số lao động trực tiếp của Công ty năm 2007 là: 53 người Số lao động gián tiếp của Công ty là: 14 người. 2. Chất lượng lao động: Công ty TNHH Hà Trang là một đơn vị thuộc ngành công nghiệp sản xuất sản phẩm phục vụ cho chăn nuôi. Hoạt động lao động về công nghệ gắn bó với ngành sản xuất vì vậy đòi hỏi công nhân phải có tay nghề và có tư duy công việc tốt. Nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân là một khâu quan trọng cho sự nghiệp phát triển của Công ty. Trong tổng số 67 lao động của Công ty có 14 người có trình độ Đại Học Cao Đẳng. Trình độ trung cấp có 4 người, còn lại là công nhân hầu hết đã tốt nghiệp phổ thông sau đó được dưa vào Công ty để đào tạo, cho đến nay cấp bậc kỹ thuật trung bình của cán bộ Công nhân viên của Công ty là bậc 3/7. Từ số liệu trên cho ta thấy: Số lượng có trình độ ĐH-CĐ chiếm 20.9% Số lượng có trình độ trung cấp chiếm 5,97% Số lượng công nhân kỹ thuật chiếm 73,1% Qua tình hình trên ta thấy công nhân chiếm 73,1% là lớn sở dĩ như vậy là do Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi nên số công nhân chiếm tỉ lệ cao. Còn trình độ ĐH- CĐ chiếm tỉ lệ không cao, trình độ trung cấp không thay đổi 1.5. Đặc điểm về sản phẩm, thị trường và tiêu thụ sản phẩm. 1. về sản phẩm Có thể nói trên thị trường có hai loại sản phẩm chính đó là tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng. ._.