Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

vị sản xuất ra ( đối với DNSX ), cũng có thể là các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà DN mua vào với mục đích để bán ( đối với DNTM ). Dịch vụ cung cấp đuợc thực hiện trên cơ sở những công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán. Quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hóa vốn kinh doanh từ hình thái thành phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng . Như vậy quá trình bán hàng chỉ đuợc hoàn tất khi thỏa mãn hai điều kiện là - Giao sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. - Khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đó. Kết quả bán hàng: Khi quá trình bán hàng hình thành bao giờ doanh nghiêp cũng thu về một kết quả nhất định, đó là kết quả bán hàng. Đó là sự chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần và chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng . Kết quả bán hàng có thể là lãi hoặc lỗ. Nếu có lãi thì đây là một dấu hiệu tích cưc, an toàn đối với DN vì nó đảm bảo cho sự tồn tại, phát triển của DN trên thị truờng. Nguơc lại, lỗ trong bán hàng là một truờng hợp bất khả quan trong kinh doanh vi điều này đồng nghĩa với việc doanh thu không bù đắp đuơc chi phí, sẽ gây khó khăn về vốn cho giai đoạn hoạt động sau.. 1.1.2.Vai trò của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hoạt động đơn lẻ cũng đồng nghĩa với viêc DN đang tuớc bỏ dần quyền được hoạt động của mình. Như vậy để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thi trường, các DN luôn tạo cho mình các mối quan hệ mật thiết với các đối tượng khác như : DN bạn, nhà đầu tư, ngân hàng, nhà nuớc… và đối tượng không thể thiếu là khách hàng Mỗi một đối tượng quan tâm đến kết quả bán hàng ở những phương diện khác nhau nhưng đều có chung một mục đích là đưa ra những quyết định có lợi nhất cho mình. Đáp ứng yêu cầu được biết, kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng luôn là công cụ đắc lực trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho đối tượng này. Thông qua số liệu mà kế toán bán hàng và kết quả bán hàng cung cấp, cho phép DN nắm bắt chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa của DN: Tiêu thụ nhanh hay chậm, kinh doanh lãi hay lỗ… để có cơ sở điều chỉnh lại các kế hoạch, chiến lược trong kinh doanh như: Kế hoạch dự trữ hàng hóa, nên hay không nên chuyển hướng kinh doanh, mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh. Từ đó góp phần tích cực trong việc thúc đẩy nhanh hơn, tốt hơn hoạt động kinh doanh và đưa DN tới một vị thế cao hơn trên thị trường. Đối với các đối tượng khác, như Nhà nước từ những số liệu đó sẽ thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động của DN để đưa ra kế hoạch, đường lối phát triển nhanh và toàn diện trong nền KTQD. Về các đối tác khác như nhà kinh doanh, nhà cung cấp, nhà đầu tư, ngân hàng… Sẽ dựa vào đó để đưa ra quyết định phù hợp: Như có nên tiếp tục làm ăn với DN hay không, nên mở rộng hay thu hẹp quy mô đầu tư nên tiếp tục cho vay hay không Khách hàng người quyết định tới vận mệnh của DN, có thể nắm bắt được một số thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ đó thấy được mức độ phù hợp của sản phẩm mà đưa ra quyết định mua nhiều thậm chí tẩy chay SP của DN … Qua những phân tích trên đây phần nào cho thấy tầm quan trọng của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng . 1.1.3. Yêu cầu quản lý KTBH và XĐKQBH. Thứ nhất: Xác định chính xác thời điểm hàng hóa được coi la tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Đồng thời đôn đốc việc thu tiền hàng, tránh hiên tượng thất thoát tiền hàng, anh hưởng đến kết quả chung . Thứ hai: Tổ chức chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển hợp lý, hợp pháp. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản vào sổ sách phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị . Thứ ba: Sử dụng phương pháp xác định trị giá vốn hàng bán, tổng hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN phát sinh, phân bố chúng hợp lý cho số hàng còn lại cuối kỳ kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định chính xác KQBH . Thứ tư: Sử dụng phương pháp tổng hợp cân đối kế toán để phản ánh mối liên hệ cân đối vốn có giữa chi phí, thu nhập và KQKD . Thực hiện tốt các yêu cầu trên góp phần đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ, nâng cao hiệu quả hoạt động, thu lợi nhuận cao, đồng thời đáp ứng đầy đủ , kịp thời nhu cầu thông tin cho các đối tượng . 1.1.4. Nhiệm vụ của KTBH và XĐKQBH trong DN . Để thực hiện tốt vai trò quan trọng đó, KTBH và XĐKQBH có nhiêm vụ sau Phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về số lượng, chất lượng giá cả và thời hạn thanh toán . Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng đã bán, tổng hợp, phân bố đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN cho từng loại hàng bán… Nhằm xác định đúng kết quả bán hàng đồng thời kiểm tra tình hình thưc hiện các dự toán chi phí của DN. Phản ánh và tính toán đúng đắn, chính xác doanh thu bán hàng, doanh thu thuần và kết quả bán hàng, kiểm tra tình hình thưc hiện kế hoạch doanh thu và kết quả kinh doanh của DN. Kiểm tra giám sát tiến độ thưc hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả . 1.2. Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.2.1. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán. Quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hóa vốn kinh doanh từ hình thái thành phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng . Có các phương thức bán hàng sau: 1.2.1.1. Phương thức bán hàng trực tiếp. Theo phương thức này, bên khách hàng ủy quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của DN bán hoặc giao nhận tay ba. Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của DN thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ, số tiền về cung cấp hàng hóa người mua có thể thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Các hình thức trong phương thức này đó là: Bán buôn trực tiếp. Bán lẻ. Bán theo phương thức trả góp. Trường hợp hàng đổi hàng. 1.2.1.2. Phương thức gửi hàng đi bán. Theo phương thức này, định kỳ DN gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở của thỏa thuận hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi hàng đi bán thì hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của DN, chỉ khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. Các hình thức trong phương thức này là: Bán buôn theo hình thức gửi hàng. Bán hàng đại lý ký gửi. Dù theo phương thức trực tiếp hay gửi bán, khi khách hàng thanh toán có thể sử dụng các phương thức sau: Thanh toán bằng tiền mặt: DN thường áp dụng phương thức này đối với người mua là khách hàng nhỏ, mua hàng với khối lượng nhỏ và chưa mở tài khoản ở ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng: Khác với phương thức trên, phương thức này được coi là phương thức thanh toán gián tiếp với trung gian thanh toán là ngân hàng. ở đây ngân hàng làm nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của DN và ngược lại. Khách hàng có thể sử dụng các hình thức thanh toán như : +Thanh toán bằng séc. +Thanh toán bằng thư tín dụng. +Thanh toán bù trừ. +ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi… Phương thức này được DN áp dụng phổ biến đối với khách hàng lớn và đã mở tài khoản tại ngân hàng. 1.2.2. Doanh thu bán hàng, thuế GTGT, các khoản giảm trừ. 1.2.2.1. Doanh thu bán hàng, nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng: là toàn bộ số tiền thu được hoặc số thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán(nếu có). Kế toán doanh thu bán hàng được thực hiện theo nguyên tắc: - Đối với DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT. -Đối với DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán của số hàng đã bán. Doanh thu bán hàng có thể được ghi nhận trước, trong hoặc sau thời điểm thu tiền. Song nó chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện sau: DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua. DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu thuần: Là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu tính trên doanh thu bán hàng thực tế mà DN đã thực hiện trong một kỳ kế toán. 1.2.2.2. Thuế GTGT. Thuế GTGT là phần thuế người tiêu dùng phải chịu nhưng người bán phải nộp hộ. Số thuế ở đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì được khấu trừ vào thuế đầu vào. Còn đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần thuế.phí, lệ phí để tính trừ vào kết quả hoạt động kinh doanh. 1.2.2.3. Các khoản giảm trừ. Mục tiêu của các DN không chỉ nhằm duy trì sự tồn tại mà cao hơn là mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tạo tích lũy và phát triển.Đó cũng chính là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho DN một chỗ đứng vững vàng, một vị thế cao trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Do đó các DN luôn chạy đua với nhau trong các chiến lược quảng bá sản phẩm, thu hút, khuyến khích khách hàng nhằm đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, mở rộng thị phần.Với việc làm đó doanh thu của DN có thể giảm đi nhưng xét về lâu dài đó là những quyết định rất sáng suốt. Cũng vì mục tiêu đó,cácDN còn áp dụng các chính sách bán hàng sau: -Chiết khấu thương mại: Là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. -Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa của DN kém phẩm chất,sai quy cách hay lạc thị hiếu. -Hàng bán bị trả lại: Là giá trị của khối lượng hàng bán đã xác định tiêu thụ nay bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. -Các khoản thuế: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. 1.2.3. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng hóa. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá vốn xuất kho để bán: Đối với DNSX, trị giá vốn thành phẩm xuất kho để bán hoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đưa đi bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm hoàn thành. Đối với DNTM, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng xuất kho. Trị giá vốn hàng xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: -Phương pháp thực tế đích danh. -Phương pháp bình quân gia quyền. -Phương pháp nhập trước xuất trước. -Phương pháp nhập sau xuất trước. *Phương pháp thực tế đích danh: theo phương pháp này khi hàng nhập kho phải theo dõi riêng từng lô hàng về số lượng cũng như giá cả khi xuất ra sử dụng thuộc lô hàng nào thì tính theo giá của lô hàng đó. Phương pháp này được áp dụng đối với DN có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. *Phương pháp bình quân gia quyền: theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình cũng có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của DN. *Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này đặt trên giả định là hàng tồn kho được nhập trước thì sẽ xuất trước và hàng tồn kho cuối kỳ là hàng tồn kho được nhập tại thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính thưo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. *Phương pháp nhập sau xuất trước: áp dụng trên giả định là hàng tồn kho được nhập sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được nhập trước đó. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Tính trị giá vốn của hàng đã bán: Kế toán căn cứ vào trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN của số hàng đã bán để tổng hợp lại tính trị giá vốn của hàng đã bán như sau: Trị giá vốn Trị giá vốn Chi phí bán hàng và Hàng đã bán = hàng xuất kho + chi phí quản lý DN để bán của số hàng đã bán Trị giá vốn hàng đã bán được thể hiện theo sơ đồ tài khoản sau: Sơ đồ 1: TK 632 TK 641 TK 642 TK 911 Giá vốn hàng bán CPBH của số hàng đã bán CPQLDN của số hàng đã bán Giá vốn hàng đã bán 1.2.4. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN. 1.2.4.1.Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như chí phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hóa, chi phí vận chuyển, tiếp thị hàng hóa… Nội dung: theo quy định hiện hành CPBH của DN bao gồm các loại chi phí sau: Chi phí nhân viên: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng…và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương theo quy định. Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí để bao gói sản phẩm. Bảo quản, nhiên liệu trong quá trình vận chuyển hàng hóa… Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm chi phí công cụ, dụng cụ đo lường, tính toán, làm việc.. trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao về nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển… Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa: Bao gồm các chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian quy định. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí thuê TSCĐ, thuê kho, bãi, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho các đại lý bán hàng… Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, tiếp thị… Sơ đồ: Kế toán CPBH TK 335 TK 641 TK 214 TK 111,112 TK 242 TK 152,153 TK 334,338 TK 641 TK 111,112 TK 911 TK 1422 TK 111,112,331 TK 133 (2) (1) (7) (8) (9a) (4) (5) (6a) (6b) (7) (9b) (3a) (3b) Diễn giải sơ đồ: Chi phí nhân viên phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Giá trị vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng. (3a) CC,DC cho quá trình bán hàng trong trường hợp phân bổ một lần. (3b) CC,DC cho quá trình bán hàng trong trường hợp phân bổ nhiều lần. (4) Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng. (5) Trích trước chi phí bảo hành sản phẩm trong kỳ. (6) Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình bán hàng. (7) Các khoản được ghi giảm CPBH thực tế phát sinh trong kỳ (nếu có). (8) Cuối kỳ xác định và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh. (9a) Phân bổ CPBH cho số sản phẩm, hàng hóa còn lại cuối kỳ chưa tiêu thụ (9b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPBH từ TK1422 sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh. 1.2.4.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý DN là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động chung của DN. Nội dung:theo quy định hiện hành, CPQLDN gồm các loại chi phí sau: Chí phí nhân viên quản lý: Bao gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của DN và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo quy định. Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban của DN, cho sửa chữa TSCĐ…dùng chung cho toàn DN. Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí về đồ dùng, dụng cụ văn phòng dùng trong công tác quản lý chung toàn DN. Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho toàn DN như văn phòng làm việc, kho tàng… Thuế, phí, lệ phí: Bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài…và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà… Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung toàn DN. Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ… CPQLDN là một khoản chi phí gián tiếp do đó cần được lập dự toán và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Đây là chi phí liên quan đến mọi hoạt động trong DN, do vậy cuối kỳ cần phải được tính toán, phân bổ để xác định kết quả kinh doanh. Việc hach toán, phân bổ và kết chuyển CPQLDN vào cuối kỳ cũng tương tự như đối với CPBH. TK 642 TK 334,338 TK 152,153 TK 111,112 TK 911 TK 1422 TK 242 TK 214 TK 133 TK 3331 TK 111,112,331 (1) (2) (4) (5) (6) (8) (9) (10a) (10b) (3a) (3b) Sơ đồ: Kế toán CPQLDN Diễn giải sơ đồ: Chi phí nhân viên quản lý. Giá trị vật liệu phục vụ cho quản lý chung toàn DN. (3a) CC,DC cho quản lý chung toàn DN trong trường hợp phân bổ một lần. (3b) CC,DC cho quản lý chung toàn DN trong trường hợp phân bổ nhiều lần. Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận quản lý. Thuế, phí, lệ phí. Chi phí dự phòng. Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quản lý chung toàn DN. Các khoản được ghi giảm CPQLDN thực tế phát sinh trong kỳ (nếu có). Cuối kỳ xác định và kết chuyển CPQLDN để xác định KQKD. (10a) Phân bổ CPQLDN cho số sản phẩm, hàng hóa còn lại cuối kỳ chưa tiêu thụ. (10b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPQLDN từ TK 1422 sang TK 911 để xác định KQKD. 1.2.5. Xác định kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với trị giá vốn hàng bán ra và CPBH,CPQLDN phân bổ cho hàng đã bán. Để tính toán chính xác kết quả bán hàng của từng nhóm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng trị giá vốn hàng bán, CPBH,CPQLDN và doanh thu của từng nhóm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… 1.3. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng. 1.3.1.1. Chứng từ sử dụng. Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành ở các đơn vị. Chứng từ kế toán là cơ sở kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của mọi nghiệp vụ, đồng thời là căn cứ kế toán để thực hiện việc tổ chức hạch toán ban đầu cũng như kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách, tài liệu..trong DN. Trong các DNTM thường sử dụng các chứng từ bán hàng sau: Hợp đồng mua bán hàng hóa. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng. Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng. Báo cáo bán hàng… 1.3.1.2.Tài khoản sử dụng. Để phản ánh quá trình bán hàng và kết quả bán hàng trong DN, kế toán sử dụng một số tài khoản sau: TK 156 “Hàng hóa”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm hàng hóa trong DNTM, dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hóa. TK 156 gồm 2 tài khoản cấp 2: + TK 156(1): Trị giá mua hàng hóa. + TK 156(2): Chi phí thu mua hàng hóa. TK 611” Mua hàng”: Phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng( trong trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên). TK 157 “Hàng gửi đi bán”:Phản ánh trị giá hàng hóa, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng như gửi bán đại lý, ký gửi nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán. TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 512 “Doanh thu nội bộ”: Phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ DN. TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”: Phản ánh doanh thu chưa thực hiện của DN trong kỳ kế toán. TK 521 “Chiết khấu thương mại”: Phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà DN đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. TK 521 có 3 tài khoản cấp 2: + TK 521(1): Chiết khấu hàng hóa. + TK 521(2): Chiết khấu thành phẩm. + TK 521(3): Chiết khấu dịch vụ. TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, sai quy cách… TK 532 “Giảm giá hàng bán”: Phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán. TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp(đối với DN xây lắp) bán trong kỳ. TK 641 “Chi phí bán hàng”: Phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán đại lý, chi phí đóng gói sản phẩm. TK này được mở thành 7 tài khoản cấp 2 tương ứng với các nội dung của CPBH. TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Phản ánh các khoản chi phí quản lý chung toàn DN như chi phí lương nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ… Tài khoản này được mở thành 8 tài khoản cấp 2 tương ứng với nội dung của từng loại CPQLDN. TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuê GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN. TK3331 có 2 tài khoản cấp 3: TK 3331(1): Thuế GTGT đầu ra. TK 3331(2): Thuế GTGT hàng nhập khẩu. TK 911 “Xác định kết quả”: Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của DN trong một kỳ kế toán. 1.3.2. Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu. * Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 911 TK 111 TK 511 TK 632 TK 156 TK 157 TK 642 TK 531,532 TK 3331 TK 421 TK 156 TK 641 (1) (6) (2b) (7) (8) (9a) (9b) (5b) (4a) (4b) (5a) (2a) (3) Diễn giải sơ đồ: Giá vốn hàng xuất kho. (2a) Hàng hóa xuất gửi bán. (2b) Hàng gửi bán đã được tiêu thụ. Nhập kho hàng gửi đi bán. (4a) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu tiền ngay. (4b) Thuế GTGT phải nộp. (5a) Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào TK 511 để xác định DTT. (5b) Kết chuyển DTT. Kết chuyển giá vốn hàng bán. Kết chuyển CPBH. Kết chuyển CPQLDN . (9a) Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. (9b) Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. * Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 156 TK 611 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111 TK 157 TK 531 TK 3331 TK 641 TK 642 TK 421 TK 156 (8) (9) (10a) (10b) (2a) (4a) (4b) (6a) (5b) (5a) (6b) (7) (3) (1) (2b) Diễn giải sơ đồ: DN mua hàng hóa. (2a) Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ. (2b) Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ. (3) Xác định tổng giá trị hàng xuất bán. (4a) Giá trị hàng hóa gửi bán nhưng chưa được chấp nhận thanh toán (4b) Giá trị hàng hóa gửi bán đã được chấp nhận tiêu thụ (5a) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu tiền ngay. (5b) Thuế GTGT phải nộp. (6a) Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào TK 511 để xác định DTT. (6b) Kết chuyển DTT. (7) Kết chuyển giá vốn hàng bán. (8) Kết chuyển CPBH. Kết chuyển CPQLDN. (10a) Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. (10b) Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Số lượng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở DN phụ thuộc vào hình thức kế toán đã lựa chọn trong 4 hình thức kế toán sau: Hình thức Nhật ký chung. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức Nhật ký- Sổ cái. * Hình thức Nhật ký chung sử dụng các loại sổ sau: - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái các TK: 111,1561,1562,131,511,632,641,642,911… - Sổ chi tiết các TK: 131,641,642… - Thẻ kho ……… Hình thức Nhật ký chứng từ sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số 1,2,5 Sổ cái các TK: 111,1561,1562,131,632,641,642,911… Sổ chi tiết các TK: Thẻ kho ….. Hình thức Nhật ký- sổ cái sử dụng các loại sổ sau: Sổ Nhật ký sổ cái Sổ cái các TK: 111,1561,1562,131,632,641,642,911… Sổ chi tiết các TK: Thẻ kho ….. Hình thức Chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các TK: 111,1561,1562,131,632,641,642,911… Sổ chi tiết hàng hóa, bán hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người mua Thẻ kho ….. 1.3.4. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện áp dụng máy vi tính. 1.3.4.1. Mã hóa các đối tượng. Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin. Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng cần quản lý. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã. Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị DN. Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản…Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục. 1.3.4.2. Xác định danh mục * Danh mục tài khoản. Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống. Hầu hết các thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khai thác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy. Bằng việc khai báo và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối ( có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tùy theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở DN ), tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau: Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được Nhà nước quy định để khai báo các biến mã nhận biết tương ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của DN kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể. Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết. Danh mục chứng từ . Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được DN quy định. Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ. Danh mục khách hàng. Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết bán sản phẩm, hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mă hóa cho phù hợp và hiệu quả: Nếu khách hàng lớn, có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1,2,3…Song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ. Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng. Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao. Mã hóa theo kiểu khối : mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay tính chất tổ chức công việc. Ngoài ra, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán… Danh mục hàng hóa. Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa. Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho… 1.3.4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của DN về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Kế toán không phải lập các sổ kế toán, các báo cáo mà chỉ lọc và in ra theo yêu cầu sử dụng. Trong trường hợp cần thiết có thể cải tiến, sửa đổi nội dung, mẫu biểu của các sổ kế toán cũng như các báo cáo kế toán quản trị, song phải đảm bảo tính hợp lý, thống nhất và đúng chế độ kế toán quy định. 1.3.4.4. Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng. Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho DN về tính bảo mật dữ liệu. Do đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như quyền in sổ sách, báo cáo kế toán cho các nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khác trong DN một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu. Như vậy, ngoài việc quản lý đối tượng liên quan trực tiếp đến chu trình bán hàng theo các danh mục đặc thù cũng như các phần hanh kế toán khác, việc quản lý, sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán trong kế toán máy cũng rất khác so với kế toán thủ công. Tuy nhiên nội dung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn phải tuân theo chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính và chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành. Chương 2: Thực trạng kế ._.