Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại Xi măng (ko lý luận - Nhật ký chung)

Trong quá trình phát triển và hội nhập Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã luôn duy trì được cơ chế tài chính vững mạnh. Tuy nhiên, để hiểu sâu sắc hơn về tình hình tài chính của một doanh nghiệp có vững mạnh, ổn định hay không còn phụ thuộc rất lớn vào khả năng thanh toán của doanh nghiệp đó. Quy trình tổ chức công tác hạch toán kế toán thanh toán sẽ cung cấp các số liệu, thông tin để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp và qua đó giúp hiểu sâu về tình hình tài chính của doanh nghiệp hơn. Hiện nay, khi nước ta đã gia nhập WTO có rất nhiều Nghị định, Quyết định, Thông tư quy định về kế toán mới được ban hành để phù hợp với thông lệ quốc tế. Các chính sách, thủ tục này đã giúp cho các doanh nghiệp cải thiện được tình hình tài chính nhưng cũng gây khó khăn không nhỏ cho công tác kế toán tại doanh nghiệp. Và công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp vì thế mà cũng bị ảnh hưởng đáng kể. Xuất phát từ vị trí, vai trò của kế toán thanh toán em đã chọn đề tài nghiên cứu “ Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng “. Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng và qua việc tìm hiểu thực tế tại Công ty, em đã thu thập được thông tin về công tác kế toán thanh toán tại Công ty. Nội dung chuyên đề thực tập chuyên ngành gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Phần II: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua , người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Phần III: Đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tình hình công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Em xin chân thành cảm ơn Th.S Đặng Thị Thuý Hằng và các cô, chú, anh, chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành này. Phần I. Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng I. Tổng quan chung về Công ty cổ phần Thương mại xi măng 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản tại Ngân hàng. Công ty có trụ sở đóng tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiền thân là Công ty Vật tư kỹ thuật Xi măng là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 31 tháng 09 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, Quyết định số 833 TCT - HĐQT ngày 23 tháng 5 năm 1998 của Hội đồng quản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam. Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023/BXD - TCLĐ thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (nay đổi tên là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam). Lúc này, chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp là kinh doanh các mặt hàng xi măng, vật tư kỹ thuật xi măng và thực hiện tổ chức lực lượng bán lẻ mặt hàng xi măng trên địa bàn Hà Nội. Theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xây dựng nước ta, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các loại vật tư kỹ thuật phục vụ cho các nhà máy sản xuất xi măng, tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng và dự trữ xi măng để bình ổn thị trường tiêu thụ xi măng trên thành phố Hà Nội. Đến ngày 10/07/1995, Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Xi măng Việt Nam ra quyết định số 833/TCT - HĐQT giao bổ sung nhiệm vụ cho Công ty vật tư kỹ thuật vật tư xi măng tổ chức kinh doanh, lưu thông hàng hoá xi măng, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam như: Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bút Sơn... trên cơ sở chuyển giao tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên của chi nhánh Công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội và chi nhánh Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý kể từ ngày 22/07/1995 và Công ty bắt đầu hoạt động theo nhiệm vụ mới kể từ ngày 01/08/1995. Công ty vật tư kỹ thuật Xi măng Việt Nam trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam chính thức chuyển sang Công ty cổ phần Thương mại xi măng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236 ngày 02 tháng 07 năm 2007 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, hoạt động của Công ty bao gồm: - Kinh doanh các loại xi măng, sản xuất và kinh doanh các vật liệu xây dựng, phụ gia và vật tư phục vụ cho việc sản xuất xi măng. - Công ty sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dân dụng và công nghiệp). - Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí. - Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt và đường bộ. - Kinh doanh các loại dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí. - Công ty xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuê bất động sản. Công ty cổ phần Thương mại xi măng hiện nay đang kinh doanh theo phương thức mua đứt bán đoạn, địa bàn kinh doanh của Công ty bao gồm 15 tỉnh thành phía Bắc: Hà Nội, Lào Cai, Lai Châu, Bắc Kạn, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang và Lạng Sơn. Hiện nay Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh và tiêu thụ xi măng của 6 công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam: - Xi măng Hoàng Thạch. - Xi măng Hoàng Mai. - Xi măng Bỉm Sơn. - Xi măng Hải Phòng. - Xi măng Bút Sơn. - Xi măng Tam Điệp. 1.2. Các chức năng và nhiệm vụ của Công ty 1.2.1 Chức năng Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một đơn vị tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước và Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam. Công ty có chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát điều tiết phân phối và tiêu thụ sản phẩm xi măng trên các địa bàn được Tổng công ty phân công. 1.2.2. Nhiệm vụ Công ty cổ phần Thương mại xi măng có nhiệm vụ mua xi măng từ các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam như Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn và Công ty xi măng Tam Điệp để đáp ứng nhu cầu xi măng của 15 tỉnh thành phía Bắc. Công ty hoạt động tổ chức, lưu thông hàng hoá và kinh doanh tiêu thụ xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật và làm các dịch vụ nhằm tìm kiếm lợi nhuận trên thị trường. Công ty có ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác kinh tế khi mua và bán hàng hoá. Công ty cũng là nhân tố chính trong việc bình ổn giá cả thị trường xi măng, góp phần đấu tranh chống lại các hiện tượng làm giả, làm nhái mác xi măng, thực hiện tốt các nhiệm vụ và kế hoạch sản lượng, bán đúng giá xi măng do Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam quy định. Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đại hóa, công nghiệp hoá máy móc, trang thiết bị và phương thức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty. Tổ chức công tác tốt quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, lập kế hoạch xin cấp xi măng sát đúng nhu cầu, ký kết hợp đồng với các công ty nhằm thực hiện mục tiêu, tránh để không xảy ra đột biến về nhu cầu và giá cả xi măng. Tổ chức tốt công tác hệ thống kho hàng để đảm bảo mọi kế hoạch giao hàng của các công ty sản xuất, tổ chức, quản lý và kiểm tra tốt lực lượng phương tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị mình. Công ty luôn cố gắng phục vụ, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu đòi hỏi của các khách hàng, cung cấp tốt các dịch vụ trong và sau khi bán hàng. Cung cấp cho khách hàng các thông tin về sản phầm và tính trung thực của các thông tin khi bán hàng. Tổ chức mạng lưới các cửa hàng, trung tâm, đảm bảo lưu thông hàng hoá, tiêu thụ xi măng theo định hướng kế hoạch được giao và hợp đồng kinh tế với khách hàng được tổ chức hệ thống các đại lý bán lẻ xi măng trên cơ sở Công ty sẽ lựa chọn các chủ hộ, cá nhân có đầy đủ năng lực điều kiện kinh doanh và có quy chế đại lý chặt chẽ. 1.3. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Bảng 1-1 Bảng cân đối kế toán năm 2005, 2006, 2007 của Công ty: Đơn vị tính: VNĐ Tài sản Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 172.483.179.024 132.000.366.032 166.528.823.917 I. Tiền và khoản TĐ tiền 72.252.647.508 66.468.718.754 93.818.152.022 II. Các khoản phải thu 67.958.356.366 43.481.993.831 66.324.794.313 III. Hàng tồn kho 32.113.741.050 22.031.953.447 6.329.626.340 IV. Tài sản ngắn hạn khác 17.700.000 56.251.242 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 42.103.413.630 15.601.058.871 13.141.289.771 I. Các khoản phải thu dài hạn 76.168.908 76.168.908 II. Tài sản cố định 25.151.928.441 11.420.012.945 9.946.624.899 II. Bất động sản đầu tư III. Các khoản ĐTTC dài hạn IV. Tài sản dài hạn khác 4.104.877.018 3.118.495.964 V. Chi phí XDCBDD 16.951.485.189 Tổng cộng tài sản 214.586.592.654 147.601.424.903 179.670.113.688 Nguồn vốn Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 A. NỢ PHẢI TRẢ 146.958.610.036 102.364.184.808 115.497.633.410 I. Nợ ngắn hạn 102.086.047.523 98.331.827.685 112.582.154.941 II. Nợ dài hạn 39.502.953.474 4.032.357.123 2.915.478.469 III. Nợ khác 5.369.609.039 B. VỐN CHỦ SỞ HỮU 67.627.982.618 45.237.240.095 64.172.480.278 I. Vốn chủ sở hữu 66.875.508.441 41.673.198.655 62.717.384.838 II. Nguồn KP và Quỹ khác 752.474.177 3.564.041.440 1.455.095.440 Tồng cộng nguồn vốn 214.586.592.654 147.601.424.903 179.670.113.688 Nguồn: Bảng cân đối kế toán của Công ty năm 2005, 2006, 2007. Qua bảng cân đối kế toán trên ta thấy: Tổng tài sản và tổng nguồn vốn của Công ty năm 2006 giảm so với năm 2005. Tuy nhiên đến năm 2007 thì tổng tài sản và tổng nguồn vốn của Công ty đã tăng so với năm 2006. Công ty hiện mới cổ phần hoá từ tháng 6 năm 2007 và đang cố gắng mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Thể hiện: Tuy năm 2006 tài sản ngắn hạn giảm so với năm 2005 nhưng lại tăng mạnh trong năm 2007. Điều này cho thấy trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty đang phát triển theo chiều hướng thuận lợi. Tài sản dài hạn của Công ty giảm dần từ năm 2005 đến 2007 từ 42.103.413.630 triệu đồng xuống năm 2007 chỉ còn 13.141.289.771 triệu đồng. Nguyên nhân là do TSCĐ đã giảm mạnh từ năm 2005 đến 2007 với giá trị là 15.205.303.542 triệu đồng. Do quá trình chuyển đổi từ Công ty Nhà nước sang Công ty cổ phần vì vậy những tài sản khi xác định giá trị doanh nghiệp Công ty đã rà soát lại những tài sản có hiệu quả để giữ lại Công ty cổ phần còn những tài sản sử dụng kém hiệu quả Công ty bàn giao trả cho Nhà nước hoặc đề nghị nhượng bán thanh lý. Do đó, giá trị TSCĐ giữa các thời điểm 2005, 2006, 2007 là chênh lệch. Các chỉ tiêu nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty trong năm 2006 giảm so với năm 2005 nhưng đến năm 2007 các chỉ tiêu này lại tăng so với năm 2006. Nợ phải trả tăng chứng tỏ Công ty chiếm dụng vốn bên ngoài để sử dụng, vì vậy Công ty nên xem xét khoản nào là chiếm dụng hợp lý, khoản nào là không hợp lý để sử dụng vốn có hiệu quả hơn. Bảng 1-2 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2005, 2006, 2007 Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Doanh thu thuần 1.384.997.779.489 1.150.536.096.326 562.153.042.096 2. Giá vốn hàng bán 1.286.461.266.869 1.062.399.156.910 532.903.331.037 3. Lợi nhuận gộp 98.536.512.620 88.136.939.416 29.249.711.059 4. Doanh thu HĐTC 2.370.481.252 1.949.322.443 1.140.959.835 5. Chi phí tài chính 993.316.625 2.826.875.446 1.169.316.459 6. Chi phí bán hàng 65.442.814.154 67.023.455.863 20.543.032.608 7. Chi phí QLDN 21.417.413.036 18.750.400.734 5.543.061.455 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 13.053.450.057 1.485.529.816 3.135.260.372 9. Thu nhập khác 7.703.173.497 4.482.330.836 779.883.548 10. Chi phí khác 5.177.949.863 1.777.281.131 140.998.311 11. Lợi nhuận khác 2.525.223.634 2.705.049.705 638.885.237 12. Tổng LNTT 15.578.673.691 4.190.579.521 3.774.145.609 13. Chi phí thuế TNDN hiện hành 4.481.889.353 2.527.170.677 1.306.504.450 14. Chi phí thuế TNDN hoãn lại (964.289.138) (249.743.679) 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 11.096.784.338 2.627.697.982 2.717.384.838 16. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 453 đồng/CP Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2005, 2006, 2007. Qua bảng báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có thể thấy rằng doanh thu thuần của năm 2007 giảm so với 2 năm trước là năm 2005, 2006. Tuy nhiên lợi nhuận sau thuế của năm 2007 đã tăng lên so với năm 2006 chứng tỏ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty đã được mở rộng. Công ty đã tăng được sản lượng tiêu thụ và thị phần tiêu thụ cũng tăng hơn so với năm 2006 và tăng được lợi nhuận là 89.686.856 triệu đồng. Tuy mức tăng này là không nhiều nhưng điều đó cho thấy Công ty có dần có bước tiến đúng đắn trong chiến lược kinh doanh. 1.4. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình thể hiện ở sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần thương mại xi măng với trên 300 cán bộ công nhân viên. Đây là một mô hình rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý chặt chẽ hơn trong công tác quản lý tiền hàng, công tác báo cáo kết quả kinh doanh. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: - Đại hội đồng cổ đông. - Hội đồng quản trị. - Ban kiểm soát. - Ban giám đốc. - Văn phòng công ty. - Phòng Tài chính kế toán. - Phòng Tổ chức lao động. - Phòng Thị trường. - Phòng Quản lý dự án. - Phòng Kinh doanh sắt thép. - Phòng Kinh doanh dịch vụ. - Phòng Tiêu thụ xi măng. - Các văn phòng đại diện tại Yên Bái, Lào Cai, Vĩnh Phúc, Phú Thọ. - Chi nhánh tại Thái Nguyên. Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: Sơ đồ 1-1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần thương mại xi măng Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám Đốc Ban kiểm soát Đảng uỷ Công ty Công đoàn Công ty Văn phòng Công ty Phòng Tài chính Kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng thị trường Phòng Quản lý Dự án Phòng Kinh doanh sắt thép Phòng kinh doanh dịch vụ Phòng Tiêu thụ Xi măng Các văn phòng đại diện Chi nhánh Thái Nguyên Ban kế toán Các kho xi măng Trạm đấu nguồn Các cửa hàng Trung tâm Hà Tây Các cửa hàng Nhà phân phối Các cửa hàng Sau đây là từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trong Công ty: ● Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường được tổ chức mỗi năm một lần, phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông thảo luận và thông qua các vấn đề sau: - Báo cáo tài chính kiểm toán từng năm. - Báo cáo của Ban kiểm soát. - Báo cáo của Hội đồng quản trị. - Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty. ● Hội đồng quản trị: + Mọi hoạt động kinh doanh và công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. + Có trách nhiệm giám sát Giám đốc và các cán bộ quản lý khác. ● Ban kiểm soát: + Ban kiểm soát của Công ty có ba thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và trong đó ít nhất phải có một thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá 5 năm, thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. + Ban kiểm soát là một tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý và điều hành Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty và cán bộ quản lý phải cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. ● Ban giám đốc: Công ty sẽ ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị. Công ty có một Giám đốc Công ty, một số Phó Giám đốc Công ty và một Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. + Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động xảy ra hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. + Phó Giám đốc Công ty: Phụ trách các hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiểm soát vật tư hàng hóa tại kho. + Kế toán trưởng: Giúp cho Giám đốc thực hiện các chuẩn mực của Nhà nước về kế toán, luật do Nhà nước ban hành và thống kê trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. ● Các phòng của Công ty gồm có: + Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành công tác quản trị, hành chính, đảm bảo an toàn trật tự cho Công ty. Gồm: - Hành chính, văn thư lưu trữ, thư viện. - Công tác quản trị mua sắm văn phòng phẩm, in ấn. - Quản lý nhà đất, các công cụ lao động của Công ty. - Công tác tạp vụ y tế, chăm sóc sức khỏe. + Phòng tài chính kế toán: - Quản lý vốn, vật tư, hàng hoá, tiền mặt và sử dụng có hiệu quả không để thất thoát vốn, hàng hoá của Công ty. - Phòng có nhiệm vụ thu thập chứng từ để lập báo cáo tài chính theo năm tài chính, theo quy định chuẩn mực của Nhà nước. - Có nhiệm vụ chỉ đạo về nợ và thu hồi nhanh chóng công nợ cho Công ty. - Kiểm tra các chứng từ, đảm bảo các chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước. - Thực hiện công tác hạch toán tài chính giúp cho Công ty không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh và đảm bảo kinh doanh luôn hiệu quả. + Phòng Tổ chức Lao động: - Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. - Xây dựng bảng đơn giá tiền lương cho nhân viên trong Công ty. - Ban hành một số các quy chế về lao động, công tác thi đua tuyên truyền. - Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh chính trị, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy trong Công ty. - Tổ chức lực lượng lao động phù hợp, thực hiện chế độ chính sách cho công nhân viên toàn Công ty, chăm lo công tác đào tạo nguồn nhân lực. + Phòng Thị trường: - Giúp Công ty nắm bắt nhu cầu sử dụng xi măng trên địa bàn hoạt động . - Theo dõi sự biến động về giá cả các mặt hàng xi măng trên thị trường cả nước. - Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng và cung cấp mọi thông tin chi tiết về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường. Từ đó, giúp cho Công ty có phương án kinh doanh hiệu quả đối với từng địa bàn tiêu thụ. + Phòng quản lý dự án: - Phòng quản lý dự án có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, quản lý các dự án và nghiên cứu đầu tư xây dựng các dự án kinh doanh cho Công ty. + Phòng kinh doanh sắt thép: - Tổ chức, quản lý, giám sát có hiệu quả hoạt động kinh doanh sắt thép theo mục tiêu, kế hoạch được Công ty giao. - Tổ chức mở các sổ sách theo dõi và quản lý chặt chẽ các loại hàng hoá, tài sản, hoá đơn, chứng từ, tài liệu,… kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lý, hợp pháp của các hoá đơn chứng từ và số liệu thống kê, báo cáo, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo và các nguyên tắc tài chính theo quy định của Nhà nước và Công ty. - Tổ chức nghiên cứu, điều tra nắm bắt chính xác, kịp thời về nhu cầu của người tiêu dùng, khả năng và ưu thế cạnh tranh của các đối tác trên thị trường…vv đối với các mặt hàng kinh doanh của phòng, để đề xuất và tổ chức thực hiện có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phòng kinh doanh dịch vụ: - Có nhiệm vụ quảng bá, giới thiệu chi tiết sản phẩm dịch vụ của Công ty tới các khách hàng. Tổ chức các cuộc nghiên cứu nhu cầu sử dụng sản phẩm của các đối tác khách hàng trên cả nước và đưa ra những phương án kinh doanh dịch vụ hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. + Phòng tiêu thụ xi măng: - Phòng có nhiệm vụ tổ chức, quản lý tình hình tiêu thụ xi măng ở các trung tâm, các cửa hàng bán xi măng theo đúng quy định của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam. - Mở rộng mạng lưới cửa hàng, đại lý nhằm đẩy mạnh thị trường tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội, phục vụ tốt yêu cầu của người tiêu dùng một cách thuận tiện, nhanh chóng và chu đáo. - Phòng còn có nhiệm vụ điều tiết giá cả cho từng thời kỳ theo quy định của Công ty ban hành. + Chi nhánh Thái Nguyên: Chi nhánh này làm nhiệm vụ đại diện tiêu thụ xi măng ở các tỉnh phía Bắc là các địa bàn của Công ty. Các chi nhánh có ban Giám đốc gồm một Giám đốc, một Phó Giám đốc, ban Kế toán, ban Tổ chức hành chính và ban Quản lý kho.. 1.5. Đặc điểm tình hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng 1.5.1. Đặc điểm về lao động Do sự biến đổi về cơ cấu tổ chức trong Công ty nên kéo theo sự thay đổi về số lượng người lao động. Công ty cổ phần Thương mại xi măng có đội ngũ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trong bộ phận bán hàng được huấn luyện và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn Công ty. Theo báo cáo hiện nay của phòng tổ chức lao động thì tổng số lao động trong toàn Công ty là hơn 300 người. Trình độ đại học và cao đẳng trong Công ty là hơn 165 người chiếm hơn 55%, trình độ trung cấp là 135 người chiếm 45%. 1.5.2. Đặc điểm về các sản phẩm Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh chủ yếu sáu loại xi măng đó là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bút Sơn, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệp. Sáu loại xi măng trên đều là những loại xi măng có chất lượng và uy tín trên thị trường Việt Nam. Ví dụ về một số chỉ tiêu chất lượng của xi măng Bỉm Sơn được phản ánh: - Giới hạn biểu nén: Sau 3 ngày/16N/mm và sau 28 ngày/30N/mm. - Thời gian đông kết: Bắt đầu không sớm hơn 45 phút, kết thúc không muộn hơn 10 giờ. Sau khi sản xuất xi măng tất cả các cơ sở sản xuất đều có trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng về thành phần hoá học và cơ lý để đảm bảo chất lượng của sản phẩm là tốt, đạt chỉ tiêu theo quy định. Tuy nhiên, một đặc thù của xi măng là loai hút nước và khí CO trong không khí gây ra hiện tượng vón cục, đóng rắn chậm, cường độ giảm. Theo điều tra cụ thể thì Việt Nam sau 3 tháng chất lượng xi măng giảm từ 15-30%, sau 6 tháng chất lượng xi măng giảm từ 20-30%, sau 1 năm chất lượng xi măng giảm 25-40%. Do đó sản phẩm xi măng đòi hỏi cần phải có kỹ thuật bảo quản hợp lý, cẩn thận để tránh tình trạng giảm chất lượng xi măng. 1.5.3. Đặc điểm về thị trường kinh doanh, địa bàn kinh doanh và giá cả 1.5.3.1. Đặc điểm về thị trường hoạt động kinh doanh Hiện nay, thị trường tiêu thụ xi măng ở nước ta luôn trong tình trạng cung không đủ cầu, thiếu xi măng nhiều. Năm 2001, Việt Nam đã phải nhập 1,3 triệu tấn Clinker, năm 2002 đã phải nhập 2,5 triệu tấn và được các nhà kinh tế dự báo vẫn còn tiếp tục nhập. Theo khảo sát về tình hình kinh tế Việt Nam cho thấy, dân số nước ta khoảng hơn 80 triệu dân và bình quân cứ 162kg xi măng/ người, tỷ lệ này vẫn còn rất thấp so với các nước trên thế giới như Hồng Kông 724 kg xi măng/ người, Hàn Quốc 1002 kg xi măng/ người. Mặt khác nước ta đi lên từ một nước nông nghiệp lạc hậu, trình độ dân trí thấp, cơ sở hạ tầng và các công trình công cộng nhà ở còn lạc hậu nên nhu cầu xi măng còn rất ít. Vì vậy, trong tương lai Việt Nam sẽ là thị trường tiềm năng cho sản phẩm xi măng. Đây cũng là lợi thế cho Công ty cổ phần Thương mại xi măng mở rộng thị trường tiêu thụ và tăng sản lượng bán hàng hoá. Đặc biệt trong hai năm 2002, 2003 do yêu cầu gấp rút của các công trình phục vụ Seagames phải hoàn thành cho nên lượng xi măng được tiêu thụ khá lớn, do đó cả 2 năm Công ty đã hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch 120%. 1.5.3.2. Đặc điểm về địa bàn hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần Thương mại xi măng có địa bàn kinh doanh tiêu thụ rộng lớn gồm 15 tỉnh thành phía Bắc. Đây là cơ hội thuận lợi để Công ty quảng cáo, tiếp thị sản phẩm xi măng tuy nhiên với địa bàn rộng lớn như thế đã gây ra không ít khó khăn trong việc quản lý các địa bàn của Công ty. Đối với những khu vực hệ thống giao thông không thuận tiện phải qua nhiều lần trung chuyển, thời gian vận chuyển lâu do đó chi phí tăng lên kéo theo giá bán xi măng cũng tăng lên. Do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường tiêu thụ đồng thời trong quá trình vận chuyển hàng hoá nếu không bảo quản tốt làm hư hỏng và giảm chất lượng xi măng. Công ty có một chi nhánh đó là Chi nhánh Thái Nguyên và các Văn phòng đại diện đó là: - Văn phòng đại diện Yên Bái. - Văn phòng đại diện Lào Cai. - Văn phòng đại diện Vĩnh Phúc. - Văn phòng đại diện Phú Thọ. Công ty có một trung tâm Hà Tây. 1.5.3.3. Về giá cả Giá xi măng mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất định giá theo sự quản lý của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam. Giá bán ra nằm trong khung giá trần - giá sàn của Tổng công ty theo quy định theo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc Công ty sản xuất và kinh doanh căn cứ vào đó để điều chỉnh cho phù hợp, định ra giá bán buôn, bán lẻ phù hợp với chiến lược kinh doanh cụ thể. Công ty tiếp nhận xi măng bằng các phương thức vận chuyển khác nhau nên cũng xây dựng các kênh bán hàng khác nhau. Các kênh bán hàng bao gồm: + Bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ. + Bán hàng tại ga. + Bán hàng tại cảng. + Bán hàng tại kho. + Bán hàng tại chân công trình. Chính sách giá cả của Công ty rất phù hợp, linh hoạt dựa trên 2 yếu tố: chi phí sản xuất và những điều kiện khách quan khác của thị trường. Tuy nhiên so với đối thủ cạnh tranh khác như: Công ty xi măng Nghi Sơn, Chinfon,.. giá xi măng của Công ty vẫn cao hơn do chi phí sản xuất của công ty họ ít hơn. Hiện nay, Công ty đang nỗ lực cố gắng giảm thiểu chi chí vận chuyển để có thể giảm giá bán sản phẩm, nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ và tăng lợi nhuận. II. Tổ chức công tác hạch toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý, phù hợp đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy tốt vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán trưởng. Công ty là một doanh nghiệp thương mại cổ phần có các chi nhánh nằm rải rác trên khắp địa bàn phân công, vì thế nên Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng mô hình kế toán vừa phân tán vừa tập trung cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty. Các chi nhánh ở xa Công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý kinh doanh ở đơn vị mình, công việc kế toán ở các chi nhánh phải do các nhân viên kế toán các chi nhánh đó thực hiện và đến cuối tháng tổng hợp tất cả số liệu gửi về phòng kế toán tài chính của Công ty. Phòng tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo kế toán. Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 12 người trong đó đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng; phó phòng; 2 kế toán tổng hợp; 1 kế toán Đầu tư XDCB-SCL, TSCĐ, CCDC và kế toán thuế; 1 kế toán ngân hàng, 3 kế toán hàng hóa; 1 kế toán Thanh toán vận tải, bốc xếp; 1 thủ quỹ. Công ty có 6 phần hành kế toán và một bộ phận quỹ, gồm: Kế toán ĐT-SCL TSCĐ, báo cáo thuế. Kế toán hàng mua. Kế toán tiền mặt. Kế toán vận chuyển bốc xếp. Kế toán ngân hàng. Kế toán hàng bán. Bộ phận quỹ. Sơ đồ 1-2 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Trưởng phòng Bộ phận tổng hợp Phó phòng KT ĐT-SCL TSCĐ BC thuế KT hàng mua KT V/C Bốc xếp KT tiền mặt KT Ngân hàng KT Hàng bán KT Chi nhánh Trung tâm Chức năng và nhiệm vụ của từng người: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhịêm trước Hội đồng quản trị, ban Giám đốc Công ty về việc tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán thống kê đáp ứng theo yêu cầu với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động tại phòng kế toán của Công ty. Kế toán trưởng phải xây dựng kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chính trong năm tài chính cho Công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, công tác phân tích kinh tế, công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa lớn và phát triển vốn. - Kế toán phó: Phụ trách, chỉ đạo bộ phận kế toán tổng hợp, thực hiện công tác báo cáo quyết toán tài chính định kỳ và báo cáo quản trị của Công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách và điều hành những lĩnh vực trên địa bàn toàn Công ty cụ thể như sau: + Theo dõi các hợp đồng kinh tế tiêu thụ xi măng, hợp đồng đại lý, hợp đồng thuê cửa hàng và thuê kho. Phụ trách công việc quản lý và thu hồi công nợ, chi phí bán hàng. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công tác kiểm tra và kiểm soát những số liệu phản ánh trên chứng từ kế toán của Công ty. Quyết toán hàng tháng đối với các Chi nhánh về việc định mức chi tiêu mà Công ty đã quy định. Bộ phận này còn lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị đúng theo thời gian quy định của Công ty. - Kế toán Đầu tư – Sửa chữa lớn, kế toán TSCĐ và kế toán thuế: Trực tiếp theo dõi và hạch toán quản lý TSCĐ, CCDC tiến hành trích khấu hao, phân bổ khấu hao, đánh giá lại giá trị TSCĐ. Theo dõi tình hình thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm nghĩa vụ của đơn vị. - Kế toán vận chuyển, bốc xếp: Theo dõi hợp đồng vận chuyển theo từng phương thức vận chuyển, từng loại hình vận chuyển và từng loại xi măng về các địa bàn của Công ty. Các hình thức vận chuyển bao gồm: + Vận chuyển hàng từ nhà máy. + Vận chuyển hàng từ kho, cảng. + Vận chuyển hàng từ đầu mối giao nhận. Các phương tiện vận tải bao gồm: đường sắt, đường thuỷ, đường bộ. Kế toán viên ở bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi giá cước vận chuyển và tình hình biến động về giá cả của cước vận chuyển. - Kế toán hàng bán: Theo dõi q._.uá trình bán hàng do các trưởng ban kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng gửi các chứng từ gốc lên Công ty. Kế toán hạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu khách hàng, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của các chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách kế toán. Kế toán cũng lưu trữ toàn bộ hợp đồng, hoá đơn chứng từ có liên quan của từng khách hàng mua hàng, cố gắng thu hồi công nợ nhanh để đảm bảo vốn cho kinh doanh cho Công ty. - Kế toán hàng mua: Theo dõi mọi quá trình mua hàng hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán hàng mua còn lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn các mặt hàng xi măng trong từng tháng cho toàn Công ty. - Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền tạm ứng. Ngoài ra, kế toán tiền mặt trong Công ty còn đảm nhiệm công việc viết hóa đơn bán hàng các dịch vụ thuê kho, thuê văn phòng và các dịch vụ thu tiền điện, nước, sinh hoạt. - Thủ Quỹ: Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt, thu tiền và chi tiền tại Công ty. Kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu chi trước khi nhập tiền mặt hoặc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ. Thủ Quỹ và kế toán tiền mặt cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng theo đúng quy định. - Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi giao dịch thanh toán của Công ty với các khách hàng thông qua tài khoản tại Ngân hàng. 2.2. Tổ chức công tác hạch toán kế toán 2.2.1. Các chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và các quy định của Tổng Công ty. Cụ thể: Về niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch. Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Tình hình nhập xuất hàng hoá xi măng được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp đích danh: xác định giá xuất kho từng loại hàng hóa theo giá thực tế của từng lần nhập hàng, từng nguồn nhập cụ thể. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc: 10-50 năm. + Máy móc, thiết bị: 09-10 năm. + Thiết bị văn phòng: 03-08 năm. + Phương tiện vận tải: 07-10 năm. Tài sản cố định vô hình là quyền sử dụng đất không có thời hạn của Công ty và Công ty không được thực hiện trích khấu hao cho những tài sản cố định vô hình này. Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung. 2.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Công ty hiện đang sử dụng 2 loại chứng từ là chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu. + Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Đây là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc các yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực các thành phần kinh tế. + Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là: Là những ứng dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần, tổ chức kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể nhất định. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Nội dung chứng từ kế toán bao gồm: - Nhóm chứng từ về tiền mặt, gồm có: Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05-TT), Phiếu thu (mẫu số 01-TT), Phiếu chi (mẫu số 02-TT), Biên lai thu tiền (mẫu số 06-TT), Bảng kê chi tiền (mẫu số 09-TT),… - Nhóm chứng từ về hàng tồn kho, gồm có: Phiếu Nhập kho (mẫu số 01-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK-3LL), Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT), Phiếu Xuất kho (mẫu số 02-VT), Biên bản kiểm kê (mẫu số 05-VT), Thẻ kho (mẫu số 06-VT),… - Nhóm chứng từ về lao động - tiền lương, bao gồm: Giấy đi đường (mẫu số 04-LĐTL), Bảng chấm công (mẫu số 01a-LĐTL), Bảng kê các khoản trích lập theo lương (mẫu số 10-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL),… - Nhóm chứng từ về bán hàng, bao gồm: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 04DHL-3LL), Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTGT-3LL), Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi (mẫu số 01-BH),… - Nhóm chứng từ về TSCĐ, gồm có: Biên bản thanh lý TCSĐ (mẫu số 05-TSCĐ), Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ), Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06-TSCĐ),… Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định. Chứng từ gốc do Công ty lập ra hoặc bên ngoài đưa vào đều phải được tập trung vào bộ phận kế toán tại đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ càng những chứng từ đó và sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển gồm 4 bước: Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ. Kiểm tra chứng từ. Ghi sổ. Lưu giữ, bảo quản chứng từ. Trong đó kiểm tra chứng từ gồm các nội dung sau: + Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Kiểm tra tính chính xác của các số liệu, thông tin trên chứng từ. + Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. 2.2.3. Hệ thống các tài khoản sử dụng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của Công ty. Đối với các khách hàng, ngân hàng, chi nhánh Công ty đã chi tiết các tài khoản theo từng đối tượng để dễ dàng trong việc quản lý các đối tượng đó. Tuy nhiên, một số tài khoản Công ty không sử dụng do không phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Các tài khoản không sử dụng bao gồm: - TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng_Tiền ngoại tệ. - TK 1123: Tiền gửi Ngân hàng_Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - TK 161: Chi sự nghiệp. - TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế. - TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu. - TK 343: Trái phiếu phát hành. - TK 611: Mua hàng. - Tài khoản ngoại bảng: TK 001: Tài sản thuê ngoài. TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công. TK 007: Ngoại tệ. TK 008: Dự toán chi sự nghiệp, dự án. 2.2.4. Đặc điểm về hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy SAS. Sơ đồ 1-3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Chứng từ gốc Sổ NKC Sổ Cái TK Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan (bao gồm: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì số liệu này được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ kế toán. Các sổ sách kế toán bao gồm: Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản. Bảng cân đối số phát sinh. Sổ chi tiết các tài khoản. Sổ theo dõi số dư công nợ. Phần mềm kế toán SAS Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS. Với phần mềm kế toán này, người sử dụng chỉ việc cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. Các công việc ghi chép tổng hợp số liệu tiếp theo, chương trình kế toán máy sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã được Nhà nước quy định, đồng thời cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc Công ty. Nhờ áp dụng phần mềm kế toán máy với khả năng tập hợp tự động của máy tính mà hai bộ phận kế toán chi tiết và tổng hợp được thực hiện đồng thời giúp giảm thiểu khối lượng công việc đối với kế toán. Vì vậy, các thông tin trên các sổ tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ kinh tế đã được cập nhập một cách tự động. Với phần mềm kế toán này, kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp mà khi cần có thể xem trên máy tính và in sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. Người lãnh đạo sẽ theo dõi chi tiết hoạt động của bộ phận kế toán thường xuyên và luôn có các báo cáo, số liệu ngay khi cần. Sơ đồ 1-4 Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm SAS 2.2.5. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm và lập đủ bốn Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo xác định kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán sẽ lập các báo cáo này, chỉ riêng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là do bộ phận kế toán lập thủ công. Công ty hiện nay không lập thêm báo cáo quản trị như báo cáo theo dõi địa bàn tiêu thụ, báo cáo theo dõi công nợ. - Các báo cáo tài chính được lập theo năm của Công ty được nộp cho Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Công ty kiểm toán AVA . - Các báo cáo tài chính được lập theo quý Công ty nộp cho Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam và được sử dụng trong nội bộ Công ty. Các báo cáo tài chính được lập theo tháng được sử dụng trong nội bộ Công ty. Phần II. Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp kinh doanh các loại xi măng là chủ yếu. Do đó, quan hệ thanh toán là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động tài chính của Công ty và cũng là cơ sở cho công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty. Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách chính xác, linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định và đảm bảo tình hình tài chính của Công ty. Các nghiệp vụ thanh toán quan trọng của Công ty có liên quan tới các đối tượng bao gồm: Thanh toán với người bán. Thanh toán với người mua. 2.1. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 2.1.1. Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty: - Hàng hóa kinh doanh chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là mặt hàng xi măng. Công ty mua xi măng từ sáu công ty xi măng trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, đó là: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Hải Phòng và xi măng Tam Điệp. Các loại xi măng chính mà Công ty mua bao gồm: xi măng bao PCB30, xi măng rời PCB30, xi măng bao PCB40, xi măng rời PCB40 và giá mua xi măng là do Tổng công ty quy định cụ thể đối với từng công ty xi măng. - Các chi phí khác phát sinh trong Công ty làm phát sinh quan hệ thanh toán với người bán (các công ty thuộc Tổng công ty và đối tượng khác ngoài Tổng công ty) như: chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển xi măng, mua TSCĐ, mua CCDC phục vụ quản lý và các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, sinh hoạt, văn phòng phẩm,…phát sinh không thường xuyên hoặc mật độ phát sinh không nhiều hay giá trị thanh toán không lớn. Riêng chi phí vận chuyển xi măng đã chiếm khoảng 60% đến 70 % tổng chi phí của Công ty. Công ty thường xuyên thuê vận chuyển xi măng của các Công ty như: Công ty cổ phần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh,… Đối với việc thanh toán chi phí mua xăng Công ty hạch toán trên các sổ chi tiết riêng. Còn các nghiệp vụ thanh toán với người bán do mua TSCĐ, mua văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, phí sinh hoạt… được kế toán hạch toán trên một sổ chi tiết chung theo từng đối tượng cần thanh toán. Chính sách thanh toán tại Công ty Với các chi phí mua xăng, chi phí vận chuyển phát sinh thường xuyên và mật độ nghiệp vụ phát sinh nhiều có giá trị thanh toán lớn Công ty thường thanh toán cho người bán trên cơ sở hóa đơn và hợp đồng cung cấp hàng hóa bằng cách trả chậm. Chính sách thanh toán phụ thuộc vào mối quan hệ và tùy từng điều kiện mà Công ty có phương án thỏa thuận thanh toán đối với từng Công ty cung cấp xi măng. Các đơn vị trong Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam có thỏa thuận mang tính chất thông qua hợp đồng kinh tế nên cụ thể thời hạn thanh toán đối với từng công ty như sau: Đối với xi măng Hoàng Thạch: chậm trả 25 ngày. Đối với xi măng Tam Điệp: chậm trả 40 ngày. Đối với xi măng Bút Sơn: chậm trả 15 ngày. Đối với xi măng Hải Phòng: chậm trả 10 ngày. Đối với xi măng Hoàng Mai: chậm trả 25 ngày. Đối với xi măng Bỉm Sơn: chậm trả 25 ngày. Do vậy TK 331- “ Phải trả người bán “ thường có số dư Có, số dư bên Nợ phản ánh số tiền mà Công ty ứng trước cho người bán là không nhiều. Căn cứ vào số dư Có của TK 331 và tính toán của kế toán thanh toán mà Công ty thanh toán tiền hàng với người bán. Thông thường giá trị hợp đồng kinh tế của Công ty với các đơn vị cung cấp hàng hóa xi măng là rất lớn nên hình thức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với các người bán này chủ yếu là thanh toán qua tài khoản tại ngân hàng. Do số tiền thanh toán thường là lớn nên thanh toán bằng tiền mặt và bù trừ với nhà cung cấp là rất ít. Công ty cổ phần Thương mại xi măng và sáu đơn vị sản xuất xi măng trên đều trực thuộc Tổng Công ty công nghiệp xi măng. Giá cả xi măng luôn được Tổng công ty theo dõi và có các văn bản chỉ đạo điều hành giá cả đối với từng nhà máy xi măng. Do vậy, Công ty không được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua như trường hợp các công ty thương mại khác. Đối với các chi phí khác như: mua sắm TSCĐ, văn phòng phẩm, điện nước,…Vì những khoản chi phí phát sinh này không thường xuyên và giá trị thanh toán cho mỗi lần là không lớn nên Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt. Để công việc hạch toán được rõ ràng, nên tất cả các chi phí phát sinh đó được Công ty hạch toán vào TK 33113 trước sau đó kế toán mua hàng mới chuyển từ bên có TK 111, 112 sang bên Nợ TK 33113. Chi phí vận chuyển là khoản chi phí rất quan trọng và chiếm 60-70% tổng chi phí của Công ty. Đây là khoản chi phí thường xuyên, kế toán thanh toán thường xuyên phải theo dõi số tiền chi trả cho mỗi nghiệp vụ một cách chi tiết và đầy đủ. Khoản chi phí này có thể được tách riêng làm hai khoản chi phí: Chi phí vận chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển xi măng từ các nhà máy về đến địa bàn. Khoản chi phí này chiếm khoảng 60% tổng chi phí. Chi phí trung chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển xi măng từ kho, ga, cảng về các cửa hàng bán xi măng của Công ty. Khoản chi phí này chiếm khoảng 10% tổng chi phí. Công ty chỉ có phát sinh quan hệ thanh toán với người bán trong nước và không phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ. 2.1.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm: Chứng từ là những bằng chứng chứng minh cho sự xác thực của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, và cũng là căn cứ để vào các sổ sách liên quan. Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng từ sau: - Các chứng từ mua hàng: + Hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho. + Hoá đơn tài chính. + Phiều xuất kho của người bán. + Phiểu kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa. + Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng… Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán hàng: + Biên bản nhận nợ. + Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi. + Giấy báo Nợ của ngân hàng,…. Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán bao gồm: Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung. Nhật ký mua hàng. Sổ chi tiết tài khoản 331 Sổ Cái Tài khoản 331. Bảng tổng hợp hàng mua. Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 331. Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người bán bao gồm: Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp thanh toán với người bán tại Công ty là TK 331 – Phải trả người bán. Về tính chất thì đây là một tài khoản hỗn hợp. Kết cấu và nội dung của tài khoản 331 như sau: Bên Nợ phản ánh: + Số nợ phải trả người bán mà Công ty đã trả. + Số tiền Công ty ứng trước cho người bán để mua hàng hóa. Bên Có phản ánh: + Số tiền nợ phải trả cho người bán phát sinh khi mua hàng. Số dư Có phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán. Số dư Nợ phản ánh số tiền hàng Công ty ứng trước cho người bán nhưng đến cuối kỳ hàng chưa nhận được. TK 331 được Công ty mở thêm các TK chi tiết như sau: TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bán. + TK 33111: Phải trả các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. Đối với từng doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty, TK 33111 Công ty theo dõi sáu công ty chuyên cung cấp hàng hóa xi măng thông qua các mã khách sau: Đối với Công ty xi măng Tam Điệp, mã khách là: HNTAD. Đối với Công ty xi măng Bút Sơn, mã khách là: HNBUS. Đối với Công ty xi măng Bỉm Sơn, mã khách là: HNBIS. Đối với Công ty xi măng Hoàng Thạch, mã khách là: HNHOT. Đối với Công ty xi măng Hải Phòng, mã khách là: HNHAP. Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, mã khách là: HNHOM. Đối với tiền phạt do chậm trả các nhà máy, mã khách là: CTXM. + TK 33112: Phải trả các khoản vận chuyển. Công ty có thuê một số công ty vận chuyển hàng hóa xi măng từ nhà máy về địa bàn và từ kho, ga, cảng tới các cửa hàng của Công ty. Một số công ty chuyên vận chuyển hàng hóa cho Công ty cổ phần Thương mại xi măng là: Công ty vận tải hàng hóa đường sắt, Công ty vận tải đường sắt Hà Nội, Công ty vận tải Sông Biển Việt Anh, … + TK 33113: Phải trả các khoản khác. Các khoản phải trả khác bao gồm: phải trả tiền chi môi giới, tiền vệ sinh, tiền sinh hoạt, … + TK 33114: Phải trả tiền mua thép. Ngoài kinh doanh mặt hàng xi măng là chính, Công ty còn mới kinh doanh thêm mặt hàng sắt thép, TK 33114 phản ánh tiền trả cho việc mua thép để kinh doanh. + TK 33115: Phải trả cước VCXM đường sắt. TK này phản ánh tiền chi trả cước vận chuyển xi măng bằng đường sắt. Tiền cước chi trả được tính thông qua số lượng xi măng vận chuyển từ các đầu mối về các cửa hàng TK 3312: Các khoản phải trả của CN Thái Nguyên. + TK 33121: Các khoản phải trả vận chuyển của CN. TK 3313: Các khoản phải trả của CN Lào Cai. TK 3314: Các khoản phải trả của CN Vĩnh Phúc. TK 3315: Các khoản phải trả của CN Phú Thọ. TK 3316: Các khoản phải trả của CN Yên Bái. Trong quan hệ thanh toán với người bán còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 1561, TK 1562, TK 627, … 2.1.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và Chế độ kế toán quy định trong Quyết định số 15/2006 ngày 20/03/2006. Để phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, Công ty đã sử dụng hình thức kế toán “ Nhật Ký Chung” để quản lý số liệu và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lựa chọn hình thức kế toán này có nhiều ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, thuận tiện trong việc xử lý và kiểm tra chính xác của công tác kế toán. Đối với nghiệp vụ thanh toán với người bán quy trình luân chuyển sổ của Công ty được máy tính thực hiện như sau: Sơ đồ 2-1 Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người bán Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cái TK 156, 111, 112, 331 Sổ chi tiết hàng mua Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp hàng mua Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với người bán, Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiến hành mua xi măng hoặc tài sản theo đúng thời gian và các quy định khác trong hợp đồng. Xi măng được vận chuyển về kho của Công ty hoặc được chuyển đến các chi nhánh hay vận chuyển thẳng cho khách hàng và đồng thời người bán sẽ xuất hoá đơn bán hàng cho Công ty. Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT mà công ty xi măng Bút Sơn giao cho Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Biểu số 2-1: Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 2: Khách hàng) 2.1.3.1. Sổ kế toán tổng hợp đối với nghiệp vụ thanh toán với người bán Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy, khối lượng công việc của nhân viên trong phòng tài chính kế toán được giảm đi đáng kể. Phần mềm kế toán sẽ xử lý các thông tin đầu vào và xuất ra các loại sổ, báo cáo kế toán công nợ định kỳ theo yêu cầu nhà quản lý. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho,… đã kiểm tra dùng làm căn cứ nhập vào máy tính theo từng khoản mục và đối tượng cụ thể. Sau khi ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ căn cứ số liệu ở sổ này để vào Sổ Cái tài khoản 331- Phải trả người bán. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, máy tính căn cứ số liệu trên Sổ Cái 331 để lập Bảng cân đối số phát sinh công nợ TK 331. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu khớp, đúng thì số liệu trên Sổ Cái được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sau đây là hai mẫu sổ kế toán tổng hợp và hai bảng cân đối phát sinh công nợ tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng: - Mẫu sổ Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng. - Mẫu Sổ Cái TK 331- Phải trả người bán. - Bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 3311 - Phải trả các DN trong nội bộ TCty. - Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 33115 - Phải trả cước VCXM đường sắt. Biểu số 2-2 Sổ Nhật ký chung Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ CÓ 31/12 177 Chuyển tiền bán hàng về Công ty (Công ty cp Thương mại xi măng) Tiền đang chuyển tiền Việt Nam tại CN Vĩnh phúc 11314 12.402.300 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 12.402.300 Tổng cộng 12.402.300 12.402.300 31/12 178 Lệ phí chuyển tiền (NH công thương Vĩnh phúc) Chi phí dịch vụ mua ngoài khác tại CN Vĩnh phúc 641794 33.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 33.000 Tổng cộng 33.000 33.000 31/12 178 Lệ phí đóng tài khoản (Ngân hàng công thương Vĩnh phúc) Chi phí dịch vụ mua ngoài khác tại CN Vĩnh phúc 641794 22.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 22.000 Tổng cộng 22.000 22.000 31/12 11/12 Chuyển tiền bán hàng về Công ty Công ty phải thu từ CN Thái Nguyên 13682 3.700.000.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Thái Nguyên 11212 3.700.000.000 Tổng cộng 3.700.000.000 3.700.000.000 31/12 CGLC12/5 Chuyển tiền về Công ty (Nguyễn Ngọc Thực) Công ty phải thu từ CN Lào Cai 13683 1.400.000.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại Ngân hàng ĐTPT Lào cai 112131 1.400.000.000 Tổng cộng 1.400.000.000 1.400.000.000 31/12 CGNA1260 Trả tiền mua XM Tam Điệp qua Cty TCCPXM (Cty xi măng Tam Điệp) Phải trả các DN trong nội bộ TCty 33111 3.000.000.000 Tiền gửi tại NH NN và PTNT Nam Hà Nội 112117 3.000.000.000 Tổng cộng 3.000.000.000 3.000.000.000 Cộng chuyển sang trang sau: 8.112.457.300 8.112.457.300 Số trang trước chuyển sang: 8.112.457.300 8.112.457.300 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/12 CGNA1261 Trả tiền mua XM Bút Sơn (Cty xi măng Bút Sơn) Phải trả các DN trong nội bộ TCty 33111 1.000.000.000 Tiền gửi tại NH NN và PTNT Nam Hà Nội 112117 1.000.000.000 Tổng cộng 1.000.000.000 1.000.000.000 31/12 CGNA1262 Trả tiền mua XM Hải Phòng (Cty xi măng Hải Phòng) Phải trả các DN trong nội bộ TCty 33111 69.662.482 Tiền gửi tại NH NN và PTNT Nam Hà Nội 112117 69.662.482 Tổng cộng 69.662.482 69.662.482 …………………………… Tổng cộng 858.792.685.984 858.792.685.984 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Biểu số 2-3 Sổ cái Tài khoản 331 - Phải trả người bán Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 331 - Phải trả người bán Từ ngày: 31/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 5.016.659.859 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ứ Số phát sinh Ngày SỐ Nợ CÓ 31/12 CGNA1260 Cty xi măng Tam Điệp - HNTAD Trả tiền mua XM Tam Điệp 112117 3.000.000.000 31/12 CGNA1261 Công ty cổ phần xi măng bút sơn - HNBUS Trả tiền mua XM Bút Sơn` 112117 1.000.000.000 31/12 CGNA1262 Công ty cổ phần xi măng Hải phòng - HNHAP Trả tiền mua XM Hải Phòng 112117 69.662.482 31/12 CGNA1264 Công ty xi măng Hoàng Mai - HNHOM Trả tiền mua XM Hoàng Mai 112117 500.000.000 31/12 CGTC1227 Công ty xi măng hoàng Thạch - HNHOT Trả tiền mua XM HoàngThạch 11211TC 4.000.000.000 31/12 46/12 Đại lý 17 – Nguyễn Đức Điểm – TNDL17 Thanh toán tiền vận chuyển tháng 12 năm 2008 11112 11.520.000 31/12 48/12 Đại lý 7 (Nguyễn Thị Tuyên) – TNDL07 Thanh toán tiền vận chuyển bốc xếp xi măng 11112 9.642.750 31/12 62/12 Đại lý 7 (Nguyễn Thị Tuyên) – TNDL07 Thanh toán tiền trung chuyển xi măng tháng 12 năm 2008 11112 51.118.058 31/12 CM12/200 Cy TNHH truyền thông HANAGASHI – HĐ0108 Tạm ứng 50% hợp đồng in ấn & thiết kế quảng cáo trên xe ôtô 11111 10.395.000 31/12 CM12/203 Cy TNHH In và quảng cáo hiệu quả – HN01 Tạm ứng 50% hợp đồng sản xuất áo thể thao cho Công ty 11111 141.000.000 31/12 CM12/207 Cy CP đầu tư xây dựng Hòa Thắng – HN33 Thanh toán tiền thi công nhà ăn ca dịch vụ (trừ phần đã tạm ứng) 11111 178.414.000 31/12 CM12/208 Cy TNHH VT TM & XD Thành Công – VCXM16 Thanh toán tiền vận chuyển xi măng tháng 12 năm 2008 11111 45.252.610 31/12 CM12/210 Cy CP đầu tư xây dựng Hòa Thắng – HN33 Thanh toán tiền thi công công trình nhà bảo vệ Công ty 11111 18.841.781 Cộng chuyển sang trang sau Số trang trước chuyển sang 9.035.846.681 9.035.846.681 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ứ Số phát sinh Ngày Số Nợ CÓ 31/12 CM12/211 Cty TNHH SX hàng may mặc & DVTM Việt Nhật – HMM01 Tạm ứng tiền theo HĐ112 về đặt mua áo mưa 11111 53.317.000 31/12 CM12/217 Công ty cổ phần xi măng Bút Sơn - HNBUS Chi trả tiền xi măng 11111 1.000.000.000 31/12 CM12/220 HTX vận tải thủy Quang Tiến – VCXM19 Thanh toán tiền vận chuyển xi măng tháng 11+12/2008 11111 93.713.423 31/12 36457 Cty xi măng Tam Điệp – HNTAD Nhập mua 1511 5.757.627.301 31/12 VC1211 Công ty CP TM Xi măng - HNCTY Hạch toán bù trừ cước vận chuyển quý 4/08 33112 130.986.357 31/12 VC1211 Công ty TNHH VT TM & XD Thành Công – VCXM16 Hạch toán bù trừ cước vận chuyển quý 4/08 33112 130.986.357 31/12 VC1212 Công ty CP TM Xi măng - HNCTY Hạch toán bù trừ cước vận chuyển quý 4/08 33112 793.373.631 31/12 VC1212 Cty Trung Hà – VCXM01 Hạch toán bù trừ cước vận chuyển quý 4/08 33112 793.373.631 31/12 VC1213 Công ty CP TM Xi măng - HNCTY Hạch toán bù trừ cước vận chuyển quý 4/08 33112 1.147.309.163 31/12 VC1213 Cty Vận tải Sông Biển Việt Anh – VCXM27 Hạch toán bù trừ cước vận chuyển quý 4/08 33112 1.147.309.163 …………………………………………. …………………………………………. Tống phát sinh Nợ: 21.249.253.006 Tổng phát sinh Có: 102.289.636.012 Số dư Có cuối kỳ: 76.023.723.147 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP ._.1.000 720.000.000 710.600 125 DL402 Đại lý 402 - Đường Bởi 182.781.000 332.189.000 500.000.000 14.970.000 126 DL403 Đại lý 403 - Dục Nội 29.477.250 62.772.000 63.810.000 28.439.250 127 DL405 Đại lý 405 - Xuân Hoàng 608.122.250 5.389.240.000 5.620.000.000 377.362.250 79 HD01 HD01-Cty TNHH DVTM & hoá chất Kim châu 2.480.595.860 3.031.848.700 3.180.000.000 2.332.444.560 80 HD02 HD02-CTy Cổ phần Minh hoàng 337.231.965 1.056.198.500 1.160.000.000 233.430.465 81 HD03 HD03-Cty XD công trình hàng không ACC 994.509.400 682.588.000 311.921.400 82 HD04 HD04-Cty CP MCO Việt Nam 60.210.000 306.475.000 266.740.000 20.475.000 83 HD05 HD05-XN cảng & KD VLXD - TCTy Thành an 833.336.550 2.029.363.600 1.850.000.000 1.012.700.150 84 HD06 HD06- CTy CP PT công trình TM DHL 15.043.000 15.043.000 3 HD07 Công ty CP Xây dựng & Phát triển Cơ sở Hạ tầng 31.637.460 31.637.460 2 HD09 Công ty CP XD số 11 502.228.000 103.150.400 399.077.600 85 HD12 HD12-CTy TNHH Thành tiến 3.978.698.400 1.600.000.000 2.378.698.400 86 HD15 HD15-Cty TNHH TM và XD Đức Trung 332.621.350 1.883.260.000 1.890.000.000 325.881.350 87 HD16 HD16-Cty CP ĐT & bê tông Thịnh liệt 862.056.180 3.507.929.500 2.948.485.740 1.421.499.940 88 HD17 HD17-CTy CPTM An Châu(HĐ24-88LĐ) 591.524.000 2.434.455.000 2.285.000.000 740.979.000 89 HD19 HD19-CTyCPXDsố4T.Long(HĐ17-26BLĐ) 474.207.350 506.180.000 696.576.395 283.810.955 90 HD20 HD20-CTyCPVLXDsông Đáy(HĐ30-26BLĐ) 343.858.005 1.604.751.400 996.882.655 951.726.750 91 HD21 HD21 - Cty CP KDoanh Vật t & XD 53.725.000 82.020.000 53.725.000 82.020.000 92 HD22 HD22-CTyTNHHXNKXD&TMVN 1.640.584.100 1.640.584.100 93 HD23 HD23-CTy Quang Vinh (HĐ 278) 1.014.576.000 2.138.880.000 2.260.565.000 892.891.000 94 HD24 HD24-XN SX&KD VLXD (HUD) (HĐ303) 1.237.737.600 2.642.473.200 3.007.186.800 873.024.000 95 HD25 HD25-CTy CPTM Hải Hà 225.000 326.250.000 253.350.000 73.125.000 96 HD26 HD26-CTy TNHH Thành Nam Phương (HĐ313-26/9/08) 133.920.000 133.920.000 1 HD27 CTy TNHH TM VT du lịch Nhật thảo 1.669.306.800 629.000.000 1.040.306.800 97 HNKS Khách sạn FORTURA Hà Nội 3.760.000 3.760.000 Tổng cộng: 43.534.060.104 178.715.400 247.537.719.750 247.180.967.191 43.744.094.530 31.997.267 KẾ TOÁN TRƯỞNG Ngày 31 tháng 12 năm 2008 (Ký, họ tên) NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) 2.2.3.1. Sổ kế toán chi tiết đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua Phòng tiêu thụ của Công ty có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình xuất xi măng trong Nhật ký bán hàng. Kế toán hàng bán theo dõi chi tiết tình hình xuất kho bán hàng và theo dõi trên Sổ chi tiết tài khoản 131, chi tiết cho từng đối tượng công nợ. Số liệu của kế toán thanh toán với người mua tại Công ty là số liệu tổng hợp phát sinh tại văn phòng công ty hoặc từ các trung tâm, chi nhánh và được phản ánh trên Sổ tổng hợp tài khoản 131 hoặc Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131. Định kỳ cuối tháng, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ lấy số liệu từ sổ này để vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái tài khoản 131. Sau đây là mẫu sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu khách hàng của Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Biểu số 2-10 Sổ chi tiết tài khoản 131-Phải thu khách hàng CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 – Phải thu khách hàng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ứ Số phát sinh Ngày SỐ Nợ CÓ 12/31/2008 59/12 Cửa hàng 97 -Cát Quế - CH097 NH Nam HN 136816 5,630,000 12/31/2008 60/12 Của hàng 94 -Chùa Thông - CH094 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 99,600,000 12/31/2008 61/12 Cửa hàng 96 -Đức Thượng - CH096 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 50,000,000 12/31/2008 62/12 Cửa hàng 97 -Cát Quế - CH097 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 332,750,000 12/31/2008 63/12 Cửa hàng 98 - An khánh - CH098 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 95,000,000 12/31/2008 64/12 Cửa hàng 96 -Đức Thượng - CH096 Séc : CTY UDIC 136816 500,000,000 12/31/2008 65/12 Cửa hàng 97 -Cát Quế - CH097 Séc : CTY UDIC 136816 500,000,000 12/31/2008 TM12/294 Đại lý 343 - Đức Giang - DL343 Nộp tiền xi măng 11111 126,131,600 12/31/2008 TM12/295 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 Nộp tiền xi măng cho CH 84 Cổ Loa 11111 162,850,000 12/31/2008 TM12/298 Cửa hàng 50 - Phú Thuỵ - CH050 Nộp tiền xi măng cho CH 50 Phú Thuỵ 11111 29,595,000 12/31/2008 TM12/301 Cửa hàng 88 - Linh Đàm - CH088 Nộp tiền xi măng 11111 100,000,000 12/31/2008 TG12687 Cửa hàng 74 - Mai Dịch - CH074 Tiền XM nộp ngân hàng - CH074 11211TC 20,000,000 12/31/2008 TG12688 Cửa hàng 22 - Yên Sở - CH022 Tiền XM nộp ngân hàng - CH022 11211TC 80,000,000 12/31/2008 TG12689 Cửa hàng 55 - Ngô Gia Tự - CH055 Tiền XM nộp ngân hàng - CH055 11211TC 50,000,000 12/31/2008 TG12690 Cửa hàng 46 - Long Biên - CH046 Tiền XM nộp ngân hàng - CH046 11211TC 200,000,000 12/31/2008 TG12691 Của hàng 30 - Hoàng Văn Thái - CH030 Tiền XM nộp ngân hàng - CH030 11211TC 10,000,000 12/31/2008 TG12692 Cửa hàng 34 - Cầu Diễn - CH034 Tiền XM nộp ngân hàng - CH034 11211TC 70,000,000 12/31/2008 TGNA12157 HD02-CTy Cổ phần Minh hoàng - HD02 HD02- Cty CP Minh Hoàng 112117 150,000,000 12/31/2008 TGNA12159 HD16-Cty CP ĐT & bê tông Thịnh liệt - HD16 HD16 - Cty CP ĐT & bê tông Thịnh Liệt 112117 200,000,000 12/31/2008 TGNA12160 Cửa hàng 69 - Giải Phóng - CH069 Cty CP XLắp GTCC 112117 20,000,000 12/31/2008 TGNA12163 Đại lý 401 - Đông Ngạc - DL401 DL401- Tiền XM nộp ngân hàng 112117 100,000,000 12/31/2008 TGNA12164 Cửa hàng 28 - Văn Điển - CH028 Tiền XM nộp ngân hàng - CH028 112117 75,000,000 12/31/2008 TGNA12165 Cửa hàng 40 - Cảng Thanh Trì - CH040 Tiền XM nộp ngân hàng - CH040 112117 30,300,000 12/31/2008 22791 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51111 38,409,100 12/31/2008 22791 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 3,840,900 12/31/2008 22792 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51114 2,857,150 12/31/2008 22792 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 142,850 12/31/2008 22793 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51111 11,522,730 12/31/2008 22793 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 1,152,270 12/31/2008 22794 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51114 857,145 12/31/2008 22794 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 42,855 12/31/2008 22795 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51111 49,816,603 12/31/2008 22795 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 4,981,647 12/31/2008 22796 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51114 3,705,724 12/31/2008 22796 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 185,276 12/31/2008 22798 Cửa hàng 63 - Phủ Lỗ - CH063 51114 1,257,146 12/31/2008 22798 Cửa hàng 63 - Phủ Lỗ - CH063 333111 62,854 12/31/2008 22799 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 51111 30,727,280 12/31/2008 22799 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 333111 3,072,720 12/31/2008 22800 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 51114 2,019,040 12/31/2008 22800 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 333111 100,960 ………………………………… Phần III. Đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tình hình công tác thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 3.1. Những ưu, nhược điểm trong kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Trong những năm vừa qua, cùng với sự nổ lực, phấn đấu không ngừng của cán bộ, công nhân viên, bộ phận kế toán thanh toán trong Công ty đã gặt hái được một số thành công nhất định, tuy nhiên cũng có một số khó khăn đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của Công ty. 3.1.1. Ưu điểm Trong quá trình tìm hiểu công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng em nhận thấy kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty đã đảm bảo được yêu cầu trong hạch toán kế toán theo quy định chung của Nhà nước, của Bộ Tài chính và đồng thời cũng phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng tài chính kế toán với chức năng thực hiện công tác kế toán tài chính của Công ty đã không ngừng đổi biến cả về cơ cấu lẫn phương pháp làm việc, do đó từng bước được hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn mau chóng hoà hợp với hệ thống kế toán mới, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có liên quan. - Sự phân công nhiệm vụ cho từng đối tượng lao động trong phòng kế toán là hết sức khoa học, hợp lý, vừa đủ. Thể hiện ở chỗ, trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra tình trạng không có việc làm hay dư thừa lao động. Sự phân công này cho thấy kế toán thanh toán phù hợp với trình độ năng lực của mình và do đó đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, hầu hết những kế toán viên đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có trình độ cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty và chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty. Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn. - Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một công ty lớn, đối tượng mua, bán là nhiều nên để theo dõi để thuận lợi và dễ dàng hơn trong công việc, bộ phận kế toán đã tách riêng trong việc theo dõi các khoản phải thu và theo dõi các khoản phải trả thành: kế toán hàng mua và kế toán hàng bán. - Kế toán thanh toán ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác tình hình kinh doanh của Công ty. Công tác lập báo cáo định kỳ cuối tháng, quý, năm theo chỉ tiêu, số lượng và giá trị, luôn cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho nhà quản trị. Căn cứ vào việc ghi chép đúng số lượng hàng hóa mua vào, bán ra mà bộ phận kinh doanh có các phương án kinh doanh cụ thể: như kì tới sẽ nhập bao nhiêu hàng xi măng, số lượng xi măng mua kì tới là bao nhiêu; tránh tình trạng mua nhiều để lâu trong kho hàng hóa. Có thể nói, kế toán thanh toán đã làm tốt nhiệm vụ của mình và giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phương án kinh doanh. Bộ máy kế toán luôn biết tiếp thu, lắng nghe ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty cũng như các cấp quản lý và xứng đáng là một bộ phận tham mưu và là một công cụ quản lý kinh tế của Công ty. - Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp theo trình tự có khoa học. Chứng từ hạch toán trong Công ty vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ liên quan đến công tác kế toán thanh toán có trình tự, các chứng từ gốc đến báo cáo tổng hợp cuối tháng được sắp xếp, phân loại đánh giá, kiểm tra, giám sát của các bộ phận liên quan và phòng kế toán. Chứng từ được bảo quản và lưu trữ an toàn tại kho, hệ thống chứng từ vảo quản phân loại theo quý, theo năm rất thuận tiện trong kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu. Hơn nữa, kế toán trưởng trong Công ty thường xuyên kiểm tra, giám sát để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra đều đã được phê chuẩn đúng bởi những người có thẩm quyền; từ đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan. Do đó, Công ty có một quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng trình độ của kế toán thanh toán tại Công ty. Các sổ sách kế toán: Nhật ký chung, Sổ Cái, Báo cáo kế toán, Sổ chi tiết,… được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của Công ty. Trong công tác kế toán công nợ, kế toán của Công ty có những sáng tạo, linh hoạt trong quản lý chứng từ, quản lý tình hình công nợ và luôn đề xuất những phương thức thanh toán phù hợp với khách hàng và nhà cung cấp... Chính điều này góp phần tạo nên thành công chung của công tác kế toán tại Công ty trong những năm vừa qua. Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhờ trách nhiệm quản lý công nợ được quy định rõ cho từng bộ phận (phòng kế toán Công ty đôn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng) nên việc thu hồi nợ được thực hiện khá kịp thời. - Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho các tài khoản 331 và tài khoản 131. Các tài khoản này được Công ty mở chi tiết đối với doanh nghiệp nội bộ trong Tổng Công ty và chi tiết mã khách cho các tiểu khoản đó. Việc chi tiết các tài khoản thanh toán trên giúp cho kế toán thanh toán theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty một cách cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng người bán xi măng. Điều này cũng giúp cho nhà quản lý theo dõi được các đối tượng công nợ của Công ty và có hoạt động kinh doanh cụ thể đối với từng đối tượng. - Hiện tại, Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán đảm bảo tính khách quan, chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan. - Vấn đề công nợ phải thu khách hàng được Công ty tổ chức theo dõi và quản lý khá chặt chẽ theo một quy trình thống nhất, từ việc xét duyệt bán hàng cho đến công tác thu hồi nợ. Theo một quy trình này các bộ phận, các cá nhân có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều phối hợp với nhau để theo dõi, quản lý tốt các khoản nợ. Cho nên trong những năm qua công tác quản lý các khoản phải thu cuả Công ty là tốt, việc thanh toán với người mua, người bán luôn theo kế hoạch đề ra và thường không để xảy ra tình trạng nợ khó đòi xảy ra. - Truyền thống và uy tín nhiều năm trong kinh doanh của Công ty vẫn được duy trì phát huy tiếp tục cũng cố và nâng cao. Nhiều bạn hàng truyền thống và bạn hàng mới muốn hợp tác với Công ty nên công tác bán hàng luôn hoạt động với năng suất cao. - Măc dù gặp không ít những khó khăn thách thức khi nước ta hội nhập vào WTO nhưng Công ty đã liên tục hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, người lao động có thu nhập ổn định. Đó là nhờ vào công tác quản lý theo dõi chặt chẽ của kế toán thanh toán về các khoản công nợ trong Công ty, đảm bảo thu hồi nợ, giúp Công ty luôn thanh toán kịp thời với Nhà nước và công nhân viên. 3.1.2. Nhược điểm Tuy đạt được những thành công như trên, song Công ty cổ phần Thương mại xi măng vẫn tồn tại những hạn chế nhất định về công tác hạch toán và tình hình thanh toán. Sau đây là một số nhược điểm còn tồn tại tại Công ty: - Thứ nhất: Về công tác hạch toán: + Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên Sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng nhưng chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng. Đồng thời, Công ty cũng chưa phân loại nợ phải thu khách hàng và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng khách hàng để thuận tiện trong công tác quản lý. + Đối với khoản phải trả, Công ty cũng chỉ theo dõi các khoản phải trả trên Sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng nhà cung cấp mà chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thanh toán cho nên sẽ ảnh hưởng đến công tác thanh toán các khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng nhà cung cấp. - Thứ hai: Về công tác thanh toán: + Hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là rất rộng trên 15 tỉnh thành phía Bắc, Công ty thu mua xi măng của sáu công ty sản xuất xi măng ở các tỉnh như Thanh Hóa, Ninh Bình, Hải Phòng,...Với địa bàn hoạt động rộng lớn nên việc vận chuyển xi măng là rất đa dạng. Quá trình mua bán xi măng tại các điểm đầu mối là phân tán nên hầu hết các chứng từ hoá đơn tập hợp cước vận chuyển đều chậm so với thời gian quy định của Công ty. Vì thế, việc thanh toán dự chi cước vận tải trong mỗi kỳ lập báo cáo quyết toán của Công ty vẫn phải diễn ra sau thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Công ty đã có rất nhiều biện pháp chỉ đạo trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… nhưng ở một số chi nhánh, trung tâm do chưa ý thức được sâu sắc công tác này nên việc điều hành quản lý ở một số trung tâm, chi nhánh là chưa đạt được yêu cầu đề ra. + Do ảnh hưởng khách quan, diễn biến thời tiết thất thường như hạn hán, lũ lụt,… nên Công ty phải áp dụng một số chính sách hỗ trợ các công tác vận chuyển. Chính sách này nhằm khuyến khích đơn vị vận chuyển hàng hóa tăng khả năng tiếp nhận từ nơi sản xuất về địa bàn Công ty khi có diễn biến thất thường của thời tiết xảy ra. Vì thế, chính sách giá cước phí vận tải hàng tháng không đồng nhất làm ảnh hưởng tới công tác ghi vào sổ của kế toán thanh toán. Đồng thời cũng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán phải thực sự giỏi để theo dõi kịp thời, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Mặt hàng xi măng là mặt hàng có nhu cầu sử dụng nhiều trong dân cư, hàng ngày tại các cửa hàng của Công ty diễn ra rất nhiều nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Do đó, tại các cửa hàng phát sinh thanh toán lượng lớn tiền mặt không qua hệ thống ngân hàng. Việc thu nộp tiền giữa các cửa hàng trong Công ty cũng rất khó khăn và phức tạp, chưa đạt theo yêu cầu đề ra. Vì vậy làm gây ảnh hưởng tới công tác kế toán thanh toán, làm chậm công tác ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan. - Thứ ba: Hầu hết các chứng từ nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đều thông qua lập séc chuyển khoản, séc bảo chi. Quá trình séc chuyển khoản giao dịch giữa các ngân hàng thường thường lâu và tiền bán hàng của Công ty phải theo dõi trong thời gian dài. Việc tiền từ ngân hàng gửi về tài khoản của Công ty chậm đã làm ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu của kế toán viên. - Thứ tư: Hơn nữa, trong một số chứng từ là các hoá đơn giá trị gia tăng của Công ty còn chưa ghi đầy đủ các yếu tố thông tin. Cụ thể ở biểu số 2-7: Hoá đơn giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu) nhân viên kế toán chưa ghi đầy đủ các thông tin sau: + Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, Số tài khoản, mã số thuế. + Người mua hàng chưa kí và ghi rõ họ tên. Hoá đơn này tuy có dấu đỏ của Công ty nhưng thực sự là chưa đạt yêu cầu hoàn toàn. - Thứ năm: Hiện nay Công ty tuy đã áp dụng hình thức kế toán máy vào trong công việc nhưng phần mềm này cũng đã bộc lộ một số nhược điểm. Phần mềm thi thoảng xuất hiện virut gây khó khăn trong quá trình nhập số liệu của nhân viên kế toán. Vì vậy, kế toán thanh toán tại Công ty phải thường xuyên cập nhập các chương trình diệt virus để đảm bảo cho công tác theo dõi công nợ của mình. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: - Thứ nhất: Về công tác bán hàng: + Công ty cần có những biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh, cửa hàng để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng là kịp thời, nhanh chóng giúp cho kế toán phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán của Công ty. + Khuyến khích khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, không để kéo dài khoản nợ để giảm kỳ thu tiền bình quân và tăng vòng quay khoản phải thu. Khi đó khả năng thanh toán của Công ty sẽ cao hơn, tình hình tài chính của Công ty sẽ được đảm bảo hơn. Công ty không nên để những khoản nợ kéo dài nếu không Công ty sẽ phải chịu một chi phí cơ hội do chưa thu được nợ và đưa vốn đó vào chi phí kinh doanh. + Với những khách hàng có quan hệ lâu năm với Công ty và có uy tín trong thanh toán nợ, Công ty nên kéo dài thời hạn thanh toán và số nợ lớn hơn so với những khách hàng khác. Công ty nên tăng thời hạn thanh toán, cụ thể: hiện tại Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 25 ngày thì Công ty có thể tăng thêm thời hạn thanh toán để những khách hàng ở xa có thể thanh toán đúng hạn nhằm bảo đảm Công ty có thể thu hồi nợ, khi đó khoản tiền hàng thu về được đảm bảo. Đồng thời quan hệ bạn hàng trong kinh doanh được giữ vững cũng như thu hút được nhiều khách hàng do đó doanh thu bán hàng tăng thêm. Và đối với những khách hàng mới ký kết hợp đồng lần đầu thì Công ty cần tìm hiểu tài chính và có phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược,…nhằm hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ. + Hiện tại, Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho những khách hàng mua với số lượng lớn và trả tiền trước thời hạn. Tuy nhiên trên thị trường hiện nay có đang xuất hiện nhiều sản phẩm xi măng của các đối thủ cạnh tranh với Công ty, vì vậy Công ty có thể kiến nghị với Tổng công ty áp dụng thêm hình thức chiết khấu, ưu đãi với khách hàng mua nhiều, khách hàng quen thuộc nhằm tạo uy tín và tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác. Thứ hai: Về công tác mua hàng: + Bên cạnh việc quản lý các khoản thu khách hàng, việc quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp cũng có tầm quan trọng rất lớn. Quản lý các khoản phải trả chính là những giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn của các tổ chức để trong quá trình kinh doanh không thiếu vốn. Đồng thời thanh toán những khoản nợ với người bán sẽ đảm bảo uy tín trong kinh doanh của Công ty. Do đó, Công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản còn nợ và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đến hạn phải thanh toán gấp, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để chủ động trong thanh toán và vận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn. Vì hiện tại Công ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ. + Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của Công ty, nhằm giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ Công ty nên thực hiện trao đổi trong trường hợp cần thiết. - Thứ ba: Về vấn đề công tác thu thập chứng từ + Công ty cổ phần Thương mại xi măng cần có những biện pháp chỉ đạo chặt chẽ hơn nữa trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… ở một số chi nhánh, trung tâm. Việc tập hợp đầy đủ chứng từ về bộ phận kế toán sẽ giúp cho kế toán phản ánh đúng, kịp thời về số lượng, chất lượng, cước phí mua hàng, giá mua, thuế trên hệ thống sổ sách thích hợp. Đồng thời giúp cho nhà quản lý kịp thời đề ra được các phương án kinh doanh hiệu quả cho Công ty. + Công ty phải thường xuyên cập nhập thông tin thời tiết để có thể đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa bảo đảm, đúng thời gian đề ra. Từ đó, giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định đúng đắn khi mà giá cước phí thay đổi. + Công ty cần kiểm tra thật kỹ lưỡng đối với các hoá đơn chứng từ khi xuất bán xi măng, tránh tình trạng thông tin trên hoá đơn không ghi hết như đối với hóa đơn bán hàng ở biểu số 2-7. Hóa đơn giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu). Cần phải ghi đầy đủ thông tin: - Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, Số tài khoản, mã số thuế. - Người mua hàng phải kí và ghi rõ họ tên đầy đủ. - Người bán hàng phải kí và ghi rõ họ tên đầy đủ - Hoá đơn phải có dấu đỏ của Công ty đầy đủ. Nhà quản lý cần nhắc nhở các nhân viên kế toán làm tốt khâu lập hoá đơn bán hàng, đồng thời kế toán cũng phải nghiêm túc chấp hành theo quy định trong việc lập và xuất hoá đơn, cố gắng không để xảy ra việc hoá đơn ghi thiếu như trên. - Thứ tư: Công ty cần tổ chức nhiều các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán, các buổi nói chuyện với những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao đối với các nhân viên kế toán chung. Thông qua những buổi giao lưu này, mọi người có thể chia sẻ những kinh nghiệm nghề nghiệp cho nhau và có thêm những kiến thức phù hợp với các quy định của Nhà nước mới ban hành. Định kỳ, Công ty tổ chức chương trình kiểm tra nghiệp vụ, đánh giá năng lực trình độ của các nhân viên trong bộ phận kế toán. Đối với những nhân viên xuất sắc Công ty có thể có chính sách khen thưởng khuyến khích động viên, đối với nhân viên chưa đạt yêu cầu thì tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp áp dụng đối với nhân viên đó như: yêu cầu nghỉ việc hoặc cho học thêm một lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ,… - Thứ năm: Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang chuẩn bị thử nghiệm áp dụng phần mềm kế toán mới. Nếu phần mềm này hoạt động tốt, phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của Công ty thì nó sẽ được chính thức sử dụng. Vì vậy, kế toán cần phải thường xuyên theo dõi mọi nghiệp vụ trong máy, tránh tình trạng có virus xuất hiện làm hỏng dữ liệu Công ty. - Thứ sáu: Cuối tháng, quý, năm các nhân viên kế toán thanh toán trong Công ty cổ phần Thương mại xi măng phải thực hiện lập nhiều báo cáo tài chính. Vì vậy, để nâng cao năng suất lao động trong công việc Công ty nên có những biện pháp khuyến khích động viên tinh thần làm việc cho nhân viên như: tổ chức các phong trào thi đua nhân viên làm tốt sẽ được thưởng xứng đáng,… - Thứ bẩy: Công ty cũng phải không ngừng hiện đại hóa phương pháp quản lý, cập nhật nhanh thông tin giữ nghiêm tính kỷ luật của chế độ báo cáo thường xuyên và định kỳ thông tin đề làm cơ sở ra quyết định chính xác, kịp thời, tránh tình trạng chồng chéo và thông tin không phù hợp với quy định của Nhà nước. KẾT LUẬN Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tình hình thanh toán nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là việc tất yếu. Qua nghiên cứu tổng quan tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã giúp em có cái nhìn toàn diện và đầy đủ hơn về một doanh nghiệp Nhà nước điển hình trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng. Thực tập tại phòng kế toán công ty sẽ giúp em hiểu kỹ hơn công tác kế toán giữa kiến thức đã học ở nhà trường với thực tế ngoài xã hội. Tuy thời gian nghiên cứu, tìm hiểu về Công ty cổ phần Thương mại xi măng chưa lâu, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em xin chân thành cảm ơn các cô, chú nhân viên trong Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Ths. Đặng Thị Thuý Hằng đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề thực tập chuyên ngành này. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BXD: Bộ xây dựng CCDC: Công cụ dụng cụ CP: Cổ phần Cty BIS: Công ty xi măng Bỉm Sơn Cty BUS: Công ty xi măng Bút Sơn Cty HM: Công ty xi măng Hoàng Mai Cty HP: Công ty xi măng Hải Phòng Cty HT: Công ty xi măng Hoàng Thạch Cty TĐ: Công ty xi măng Tam Điệp ĐS: Đường sắt ĐTTC: Đầu tư tài chính GTGT: Giá trị gia tăng HĐ: Hóa đơn HĐQT: Hội đồng quản trị HĐTC: Hoạt động tài chính HN: Hà Nội KP: Kinh phí KT: Kế toán LNTT: Lợi nhuận trước thuế NXB: Nhà xuất bản PGS: Phó giáo sư TS: Tiến sĩ QĐ: Quyết định QLDN: Quản lý doanh nghiệp TCLĐ: Tổng cục liên đoàn TCTy: Tổng Công ty TĐ tiền: Tương đương tiền TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TS: Tài sản TSCĐ: Tài sản cố định VC: Vận chuyển VCXM: Vận chuyển xi măng XDCB – SCL: Xây dựng cơ bản – sửa chữa lớn XDCBDD: Xây dựng cơ bản dở dang. DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1-1: Bảng cân đối kế toán năm 2005, 2006, 2007 của Công ty: 7 Bảng 1-2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005, 2006, 2007.. 9 Biểu số 2-1: Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 2: Khách hàng) 37 Biểu số 2-2: Sổ Nhật ký chung 39 Biểu số 2-3: Sổ cái Tài khoản 331 - Phải trả người bán 41 Biểu số 2-4: Bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 3311 - Phải trả các DN trong nội bộ TCty 43 Biểu số 2-5: Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 33115 - Phải trả cước VCXM đường sắt 44 Biểu số 2-6: Sổ chi tiết Tài khoản 33111-Phải trả các DN trong nội bộ TCty 46 Biểu số 2-7: Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu) 56 Biểu số 2-8: Sổ Cái tài khoản 131 – Phải thu khách hàng 58 Biểu số 2-9: Bảng cân đối số phát sinh công nợ tài khoản 13112-Phải thu tiền bán xi măng 59 Biểu số 2-10: Sổ chi tiết Tài khoản 33111-Phải trả các DN trong nội bộ TCty 65 Sơ đồ 1-1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần thương mại xi măng ..11 Sơ đồ 1-2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty 19 Sơ đồ 1-3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 26 Sơ đồ 1-4: Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm SAS 28 Sơ đồ 2-1: Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người bán 35 Sơ đồ 2-2: Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người mua.. 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tài chính Công ty cổ phần Thương mại xi măng các năm 2005, 2006, 2007, 2008. Bộ Tài chính, 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp - Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, Hướng dẫn ghi sổ kế toán. Hà Nội: NXB Tài chính. Bộ Tài chính, 20/3/2006, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Luận văn tốt nghiệp khoa Kế toán các năm. PGS.TS. Đặng Thị Loan, 2006. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp. Hà Nội: NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. TS. Phan Đức Dũng, 2007, Kế toán tài chính – Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: NXB Thống kê. ._.