Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu & nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

lẫn chất lượng. Một trong những yếu tố giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt nguyên vật liệu đạt hiệu quả, đó là kế toán. Với cách thức khoa học hợp lý, bên kế toán sẽ đưa ra những thông tin chính xác giúp cho lãnh đạo công ty nắm được tình hình, để có những quyết định đúng đắn có lợi cho công ty. Trong quá trình viết chuyên đề này, em đã gặp rất nhiều khó khăn, nhưng đã được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo. Tuy nhiên với trình độ còn hạn chế, cho nên em viết chuyên đề này không khỏi những sai sót. Vì vậy mà em kính mong những ý kiến đóng góp, các ý kiến của thầy cô giáo để em có được những kiến thức cơ bản trong con đường lập nghiệp. Phần I Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1. Vai trò của tổ chức nguyên vật liệu 1.1. Đặc điểm và vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là đối tượng chính tạo nên sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, các loại đối tượng lao động được chuyển hoá toàn bộ vào sản phẩm mới và tạo nên chi phí trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng nhất trong giá thành sản phẩm, giá trị NVL không chỉ là đầu vào của khâu sản xuất, mà còn là một bộ phận của hàng tồn kho được bảo quản dự phòng khi cần thiết. Từ các nội dung trên cho thấy NVL chiếm vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó mà doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán NVL, quản lý và sử dụng NVL một cách thiết thực không được lãng phí. 1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL Kế toán vật liệu là phải ghi chép và phản ánh đầy đủ và kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển NVL dự trữ. Thông qua các số liệu bên kế toán mà ta có thể biết được chất lượng, số lượng, giá trị từng loại NVL, để đưa ra được biện pháp quản lý tốt nhất, hạn chế mọi lãng phí để hạ được giá thành sản phẩm. Muốn làm tốt công việc kế toán và quản lý NVL cần làm tốt những yêu cầu sau: - Ghi chép đầy đủ để phản ánh kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của vật liệu, về giá trị và hiện vật, phải tính đúng giá NVL nhập - xuất, nhằm cho việc quản lý và sản xuất một cách tốt nhất. - Kiểm tra quá trình thu mua NVL một cách chặt chẽ đúng với các hoá đơn chứng từ. - Sử dụng kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho. - Kiểm kê vật liệu, tìm ra mạnh yếu và kết quả sử dụng NVL, lập đầy đủ và báo cáo nhập xuất, và tồn sử dụng theo quy định. Trên đây là nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL, muốn làm tốt các yêu cầu trên thì doanh nghiệp phải: - Có đầy đủ kho tàng bảo quản tốt vật liệu, các công cụ cân, đong, đếm cần thiết. - Vật liệu phải được sắp xếp khoa học để thuận tiện cho việc xuất - nhập và kiểm kê. - Xây dựng được các định mức dự trữ và định mức tiêu hao. - Mở sổ danh điểm nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý một cách tốt nhất, thuận lợi và đơn giản hoá giữa kho và phòng kế toán. 2. Phân loại và đánh giá NVL 2.1. Phân loại vật liệu Tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp, do tính chất sản xuất kinh doanh khác nhau mà sử dụng các loại vật liệu khác nhau, phân loại vật liệu và sắp xếp chúng theo từng nội dung cụ thể cả về công dụng lẫn tính chất. Có nhiều cách phân loại như theo công dụng kinh tế, theo nguồn hình thành,... Tuỳ theo tình hình sử dụng mà phân loại vật liệu theo cách này hay cách khác. Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu thường được phân loại theo công dụng kinh tế. Theo cách phân loại này được chia ra thành các loại sau: - NVL chính: Trong các doanh nghiệp khác nhau thì việc sử dụng các loại vật liệu cũng khác nhau, như: sắt, xi măng, gạch,... trong xây dựng cơ bản, vải trong doanh nghiệp may đó là những vật liệu cấu tạo nên thực thể sản phẩm. NVL chính dùng vào sản xuất nên chi phí trực tiếp. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm như bao bì, đóng gói,... - Nhiên liệu: Dùng để phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm, cho phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động như: xăng, than, ga,... - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất,... - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ,... dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ. NVL trong doanh nghiệp thì có 2 loại, đó là NVL mua ngoài, NVL tự gia công. Nếu căn cứ cả vào NVL mục đích sử dụng NVL chia thành NVL trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng,... 2.2. Đánh giá NVL 2.2.1. Nguyên tắc đánh giá Vật liệu hiện có ở doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật liệu đó. 2.2.2. Các cách đánh giá vật liệu ã Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế: - Giá vật liệu nhập kho: + Đối với vật liệu mua ngoài: _ Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế: = + + - _Nếu vật liệu mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT hay dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, dùng vào các hoạt động sự nghiệp, văn hoá, phúc lợi mà được trang trải bằng nguồn kinh phí: = + + - _ Nếu vật liệu mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoá chịu thuế GTGT mà không thể hạch toán riêng được thì giá vật liệu là không có thuế GTGT, phần vật liệu mua vào dùng để sản xuất hàng hoá không chịu thuế GTGT sẽ được tính khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu. + Đối với vật liệu tự gia công chế biến: = + + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: = + + + Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuận do các bên xác định (giá do hội đồng liên doanh xác định và giá theo biên bản). + Phế liệu thu hồi: là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Giá vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá thực tế vật liệu xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. + Phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này trước hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức: = Sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho bằng cách lấy số lượng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ. + Theo phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất trước và lấy giá trị mua thực tế của số hàng đó để tính. + Theo phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo phương pháp này, người ta giả thiết số vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. + Theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính. + Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phương pháp cân đối: Theo phương pháp này, trước hết tính trị giá mua thực tế của vật liệu còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số lượng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua lần cuối cùng trong tháng. Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho. = + - Để tính được trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho cần phải phân bổ chi phí mua cho số vật liệu đã xuất kho theo công thức: = x Trên cơ sở trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho và chi phí mua của vật liệu xuất kho đã tính được, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. + Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này, trị giá mua thực tế của hàng xuất kho được tính bằng công thức: = x ã Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp mua vật liệu thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại vật liệu nhập xuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá hạch toán là loại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Việc nhập, xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ (H). H = Sau đó tính trị giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ: = x 3. Kế toán tăng, giảm NVL 3.1. Kế toán tổng hợp NVL 3.1.1. Phương pháp áp dụng Theo chế độ kế toán hiện hành, một doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai phương pháp sau để hạch toán NVL: ã Phương pháp kê khai thường xuyên: là việc nhập, xuất vật liệu được thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản vật liệu tương ứng. Để tính được trị giá vật liệu theo phương pháp này phải tổng hợp các hoá đơn xuất kho trong kỳ hoặc tính theo các phương pháp đã trình bày trên. Ưu điểm của phương pháp này là giám đốc chặt chẽ tình hình tăng giảm vật tư hàng hoá giá trị vật tư tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Tuy nhiên, do việc phản ánh thường xuyên liên tục tình hình biến động tăng giảm vật liệu nên khối lượng hạch toán nhiều và phức tạp. ã Phương pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất kho vật liệu ở tài khoản hàng tồn kho (152). Tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập NVL được phản ánh ở tài khoản 611 - Mua hàng cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho theo công thức sau: = + - Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng kế toán. Nhưng độ chính xác của giá trị vật liệu không cao trong trường hợp bị hao hụt. Do đó phải tăng cường công tác quản lý bến bãi kho tàng chặt chẽ và nghiêm ngặt. 3.1.2. Kế toán các trường hợp tăng NVL NVL tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, gia công, nhập liên doanh, liên kết,... Mọi trường hợp tăng NVL phải có đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở cho việc ghi tăng vật liệu ở sổ kế toán. Các chứng từ bắt buộc: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) - Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH) Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: - Biên bản kiêm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) - Chứng từ hoá đơn thuế GTGT. Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm vật tư - kế toán sử dụng các tài khoản dưới đây: (1) TK 151 - Hàng mua đang đi đường - tài khoản này phản ánh giá trị vật liệu doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã nhập kho. Kết cấu chủ yếu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ ghi: + Trị giá vật liệu đang đi đường (hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp). + Kết chuyển trị giá vật tư đang đi đường cuối tháng từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ). - Bên Có ghi: + Trị giá vật tư đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. + Kết chuyển trị giá hàng đang đi đường đầu kỳ sang bên nợ TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). (2) TK 152 - Nguyên liệu và vật liệu: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế). Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau: - Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ). - Bên Có ghi: + Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng. + Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). - Số dư nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ. Phương pháp kế toán tăng vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau: - Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 331 - Phải trả người bán Có TK 141 - Tạm ứng .... Các doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn thuế GTGT, phần thuế GTGT được khấu trừ - kế toán ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng .... Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp, ghi trị giá vật tư nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn. - Nếu NVL về trước, hoá đơn chưa về trong tháng, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trị giá thực tế. - Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu. + Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu - kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước  (3333 - Thuế xuất nhập khẩu) + Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu - kế toán ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (13312) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước  (3331- Thuế GTGT phải nộp). + Khi dùng tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT - kế toán ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 331 - Phải trả cho người bán ..... Sang tháng sau khi hàng về nhập kho hoặc đưa ngay vào sử dụng: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường. - Trong quá trình mua vật liệu, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo quy định thoả thuận giữa hai bên, sẽ được hưởng số tiền chiết khấu tính theo tỷ lệ % trên giá mua hoặc hàng mua kém phẩm chất sẽ được bên bán giảm giá hay doanh nghiệp trả lại hàng mua. Trường hợp này - kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán (hoặc TK 111, 112...) Có TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 721 - Thu nhập bất thường (phần chiết khấu mua hàng) Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. - Tăng NVL do doanh nghiệp tự sản xuất gia công, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Tăng NVL do nhận góp vốn liên doanh - kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. - Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho - kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp. 3.1.3. Kế toán giảm NVL Mọi trường hợp giảm vật liệu phải lập đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở ghi sổ kế toán. Các chứng từ giảm vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc sau: - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT). Kế toán giảm vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau: - Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi sổ với trị giá vốn góp được phản ánh TK 412 - Chênh lệch do đánh giá lại: Nợ TK 222 - Góp vốn liên doanh Nợ TK 128 - Đầu tư tài chính ngắn hạn Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm) Có TK 152 - Nguyên vật liệu. Nếu chênh lệch tăng ghi phần chênh lệch đó ở bên có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Để ghi chép kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 - Mua hàng: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn có của hàng luân chuyển trong tháng. Kết cấu cơ bản TK 611 như sau: - Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho. + Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ từ TK 152 sang. - Bên Có ghi: + Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang TK 152. Tài khoản này không có số dư và gồm 2 tài khoản cấp 2. - TK 6111 - Mua nguyên vật liệu - TK 6112 - Mua hàng hoá. Phương pháp kế toán ở TK 611 - Mua hàng như sau: - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu đang đi đường và vật liệu tồn kho cuối kỳ trước sang TK 611 - Mua hàng. Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường Có TK 152 - Nguyên vật liệu. - Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi trị giá vốn hàng nhập (giá chưa có thuế đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT và giá thanh toán đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên GTGT) - kế toán ghi: Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 111, 112, 331... Phần thuế GTGT ở đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ ghi ở bên Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ. - Khoản tiền chiết khấu, giảm giá và hàng mua trả lại - ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán Nợ TK 111 - Tiền mặt .... Có TK 611 - Mua hàng. - Các trường hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh - kế toán ghi: Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. - Cuối kỳ tính giá trị vật tư xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh hoặc gửi bán - kế toán ghi: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Có TK 611 - Mua hàng. - Trị giá vật tư kiểm kê cuối kỳ được chuyển sang TK 152. Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 611 - Mua hàng. 3.1.4. Kế toán chi tiết NVL Kế toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phận kế toán ở doanh nghiệp. - Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. - Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp. - Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị hàng tồn kho. Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo một trong các phương pháp sau: 3.1.5. Phương pháp ghi thẻ song song. - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất lưu kho của từng danh điểm vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ của vật liệu, đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu thực tế phát sinh thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực tế nhập xuất vật liệu vào thẻ kho của vật liệu có liên quan. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng lưu kho để ghi vào cột "Tồn" của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán. - ở phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết NVL, mỗi chứng từ được ghi một dòng. Thẻ (sổ) chi tiết NVL được mở cho từng danh điểm NVL tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất lưu kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết được sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu theo yêu cầu quản trị hàng tồn kho. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết NVL. Sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi vào bảng kê, nhập, xuất, lưu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp hàng tồn kho. - Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: + Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. + Nhược điểm: Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại NVL), ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho. + Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các NVL nhập - xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ nhân viên kế toán chưa cao. 3.1.6. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó thực hiện tập hợp các chứng từ nhập, xuất theo từng NVL (có thể lập bảng kê nhập, xuất NVL để thuận lợi cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển). Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào, cuối mỗi tháng sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập - xuất, lưu kho của từng thứ NVL cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Mỗi thứ NVL được ghi một dòng trên sổ. Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. - Ưu, nhược điểm và phạm vi ứng dụng: + Ưu điểm: Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. + Nhược điểm: Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa chi chép của thủ kho và kế toán. Nếu không lập bảng kê nhập, xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn. Việc kiểm tra đối chiếu chỉ được tiến hành vào cuối tháng vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này. 3.1.7. Phương pháp sổ số dư - ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự 2 phương pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số lưu kho cuối tháng của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng NVL trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho. - ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của hàng tồn kho theo từng nhóm, loại hàng nhập, xuất để ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ. Số liệu thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) NVL theo từng nhóm, loại hàng được ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất NVL. Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho được chuyên môn hoá). Vào cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng lưu kho để ghi vào sổ số dư cột "thành tiền". Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số dư, số liệu này phải khớp với số liệu cột "lưu kho cuối tháng" của nhóm, loại vật liệu tương ứng trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất lưu kho cùng kỳ. - Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng. + Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của NVL theo nhóm và theo loại. Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng trong kho. + Nhược điểm: Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại hàng tồn kho, vì vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất hiện còn thứ vật liệu nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất lưu kho thì việc tìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp. + Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật liệu, sử dụng giá hạch toán, trình độ chuyên môn của kế toán và thủ kho cao. 3.1.8. Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê NVL Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí vật tư, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực, nhằm quản lý tốt NVL. Đánh giá lại NVL thường được thực hiện trong trường hợp đem vật liệu đi góp vốn liên doanh và trong trường hợp Nhà nước quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động về giá cả. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể được thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay bất thường. Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban kiểm kê. Hội đồng hoặc Ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản NVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viên doanh nghiệp. Khi kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lập biên bản kiểm kê (mẫu 08-VT), xác định chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán, trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch. Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau: - Căn cứ vào biên bản kiểm vật liệu, trường hợp phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân - kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 338 - Phải trả phải nộp khác (3381) - Trường hợp thiếu vật liệu chưa rõ nguyên nhân - kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) Có TK 152 - Nguyên vật liệu - Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu người chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thường - kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên Có TK 152. - Khi kiểm tra nhận vật tư mua về nhập kho, nếu số kiểm nhận thực tế lớn hơn hoặc nhỏ hơn số ghi trên hoá đơn, Hội đồng hoặc Ban kiểm nhận phải lập biên bản kiểm nghiệm và xác định nguyên nhân cụ thể để ghi sổ kế toán. + Nếu thừa với khối lượng lớn do bên bán giao nhầm kế toán phải ghi vào TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, gia công hộ và phải có trách nhiệm báo cho bên bán biết để xử lý. Trong quá trình này doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản số vật liệu đó. + Nếu thừa hoặc thiếu với khối lượng ít do tính chất thương phẩm của vật liệu gây nên, kế toán phản ánh trong sổ kế toán giống như các trường hợp thừa thiếu khi kiểm kê đã trình bày ở trên. - Trường hợp đánh giá vật tư, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban đánh giá lại. Căn cứ vào biên bản đánh giá lại vật tư - kế toán ghi sổ như sau: + Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch được ghi vào bên Có TK 412 - Chênh lệch do đánh giá lại tài sản: Nợ TK 152 Có TK 412 + Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán phần chênh lệch được ghi ở bên Nợ TK 412: Nợ TK 412 Có TK 152. Phần II Thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty bánh kẹo hải hà 1. Khái quát chung về công ty bánh kẹo hải hà 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Bánh kẹo Hải Hà Công ty Bánh kẹo Hải Hà lúc đầu cũng chỉ là một công ty nhỏ sản xuất ít mặt hàng, được thành lập 2/7/1968 cho đến nay thì công ty thực sự vững mạnh. Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một pháp nhân kinh tế đầy đủ, trên cơ sở hoạt động vốn của công ty và vốn của Nhà nước, được hạch toán riêng, độc lập và có tài khoản ở ngân hàng, có con dấu riêng và chịu mọi trách nhiệm với cấp trên và Nhà nước. Công ty được đặt tại 29 - Trương Định - Hà Nội, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu bao gồm (theo giấy phép kinh doanh 25/4/1992): - Kinh doanh các loại bánh kẹo. - Kinh doanh mì ăn liền. - Kinh doanh bột gia vị. - Kinh doanh sản phẩm nước uống có cồn và không cồn. - Xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài những mặt hàng mà công ty kinh doanh. 1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và công tác kế toán ở công ty Bánh kẹo Hải Hà Xuất phát từ điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, số lượng và chủng loại mặt hàng đa dạng địa bàn sản xuất tập trung, các phân xưởng ở gần nhau và gần với phòng kế toán. Do đó, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập chung tại phòng Tài vụ (còn gọi là phòng Tài chính - Kế toán). Tại các phân xưởng chỉ có các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng Tài chính - Kế toán. Việc sử dụng hình thức kế toán này tạo điều kiện thuận lợi cho phòng Tài chính - Kế toán chỉ đạo nghiệp vụ, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban toàn công ty. Sơ đồ 6: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty Bánh kẹo Hải Hà Kế toán trưởng Kế toán các PX Kế toán tài sản cố định Kế toán vật liệu Kế toán thanh toán và tiền mặt Kế toán tiền lương và ngân sách Kế toán công nợ Kế to._.