Một số vấn đề về tổ chức công tác Kế toán bán hàng ở Công ty Cổ phần Dệt 10/10

ng gắn trực tiếp với mục tiêu lợi nhuận. Vì vậy trong điều kiện cạnh tranh thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức công tác kế toán bán hàng có ảnh hưởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nó cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động bán hàng. Nó không những thoả mãn nhu cầu tiêu dùng và cân đối tiền hàng mà còn phản ánh toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy việc sử dụng các đòn bẩy kinh tể trong công tác quản lý nhằm không ngừng nâng cao năng suất lao động, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tình hình công tác tổ chức hạch toán ở công ty cổ phần Dệt 10/10, kết hợp với nghiên cứu những vấn đề lí luận cơ bản về quá trình hạch toán kế toán, em nhận thấy vấn đề kế toán bán hàng trong doanh nghiệp công nghiệp là một vấn đề quan trọng. Vì vậy trong khuôn khổ chuyên đề này em xin đi sâu nghiên cứu đề tài “Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán bán hàng ở công ty cổ phần Dệt 10/10”. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính: Phần 1: Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng ở công ty Phần 2: Nội dung chính của công tác kế toán bán hàng ở công ty Phần 3: Kết luận PHẦN 1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10/10 I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10/10 1. Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động, vị trí của công ty cổ phần Dệt 10/10 đối với ngành Công ty cổ phần Dệt 10/10 trước đây là xí nghiệp Dệt 10/10được thành lập chính thức vào ngày 10/10/1974 theo quyết định số 262 ngày 23/12/1973 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là dệt vải tuyn, vải Valide, màn tuyn trên máy dệt kim đan dọc từ các loại sợi tổng hợp như: poliete, pêtêx, poliamit, bây giờ chủ yếu là pêpêx75D. Tuy là một xí nghiệp nhỏ nhưng là xí nghiệp đầu tiên của miền bắc sử dụng máy dệt kim đan dọc để dệt các sợi tổng hợp, dệt màn tuyn. Quá trình xây dựng và phát triển của xí nghiệp từ năm 1974 cho đến nay được chia thành 4 giai đoạn chính: _ Giai đoạn 1: Giai đoạn chế thể từ đầu năm 1973 đến tháng 6/1975 gọi là Ban nghiên cứu dệt cơ khí. Cuối năm 1974 xí nghiệp đã hoàn thành phần lớn các công trình về xây dựng mặt bằng sản xuất. Địa điểm sản xuất được chia thành 3 khu vực: + Ngô văn Sở: Văn phòng và phân xưởng may + Minh Khai: Chứa nguyên vật liệu (sợi), phân xưởng mắc dệt. + Trần quý Cáp: Phân xưởng văng sấy. _Giai đoạn 2: Từ tháng 7/1975 đến cuối năm 1982 xí nghiệp bước sang giai đoạn sản xuất kinh doanh thực hiện kế hoạch nhà nước giao và xí nghiệp luôn hoàn thành kế hoạch. Giai đoạn này kế hoạch sản xuất và tiêu thụ luôn ổn định. _Giai đoạn 3: Là giai đoạn chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường, hoạt động theo nguyên tắc tự trang trải, tự phát triển. Tuy bước đầu có gặp nhiều khó khăn (không nhập được sợi, hoá chất... ) nhưng sản phẩm của công ty sản xuất ra vẫn đạt chất lượng tốt, xí nghiệp vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Xí nghiệp cũng dùng hình thức gia công chế biến liên doanh liên kết, mua bán nguyên vật liệu, bán thành phẩm, xây dựng giá, tự tìm khách hàng, đảm bảo có hiệu quả, có lãi để cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước. Ngày 10/11/1982 xí nghiệp được thành lập doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 2768 QĐ/UB với số vốn được giao như sau: Vốn kinh doanh : 4294760000 đồng Vốn cố định : 2073530000 đồng Vốn lưu động : 2044900000 đồng Vốn khác : 86320000 đồng Trong đó: Vốn ngân sách : 2778540000 đồng Bổ xung : 1339880000 đồng Vốn khác : 86320000 đồng _Giai đoạn 4: Ngày 29/12/1999 công ty Dệt 10/10 chuyển thành công ty cổ phần Dệt 10/10theo quyết định số 5784/ QĐ- UB của UBND thành phố Hà nội với số vốn điều lệ là 8000000000 đồng được phân bổ như sau: Vốn cố định của công ty : 4300000000 đồng Vốn lưu động : 3700000000 đồng Trong đó: Vốn nhà nước : 2400000000 đồng chiếm 30% Vốn của các cổ đông (là CBCNV) : 5600000000 đồng chiếm 70% Công ty có đội ngũ công nhân viên lành nghề đáp ứng được nhu cầu của sản xuất. Từ ngày thành lập chỉ có 71 cán bộ công nhân viên đến nay đã lên tới 440 người (kể cả công nhân hợp đồng). Có thể nói rằng hơn 27 năm qua công ty Dệt 10/10 đã trưởng thành và lớn mạnh bằng sự cố gắng nỗ lực của bản thân cũng như sự quan tâm của Đảng và nhà nước. Công ty đã chú trọng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đồng thời cùng các nhà máy dệt kháccông ty đã đáp ứng nhu cầu của sản xuất góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và công ty đã nhận được nhiều huân, huy chương và bằng khen do chính phủ và nhà nước trao tặng. Thông qua một số chỉ tiêu những năm gần đây cũng phần nào cho thấy sự quan tâm của nhà nước và sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể công ty Dệt 10/10 để công ty đứng vững trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.1. Cơ cấu quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Dệt 10/10 như sau: Vì đây là một công ty cổ phần nên đến kì theo qui định Đại hội cổ đông triệu tập và họp bàn bầu ra ban kiểm soát và hội đồng quản trị. _ Ban kiểm soát: Đánh giá hiệu quả của công tác quản lý và đưa ra các biện pháp quản trị thích hợp. _ Hội đồng quản trị họp nhất trí bầu ra ban giám đốc gồm: + Giám đốc: là người chịu toàn bộ trách nhiệm lãnh đạo bộ máy quản lí. Được sự cố vấn của 2 phó giám đốc, giám đốc đưa ra phương án kinh doanh xuống phòng kinh doanh. + Phó giám đốc về sản xuất: phối hợp cùng với phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất để cố vấn cho giám đốc và hội đồng quản trị. + Phó giám đốc về kinh tế: chịu trách nhiệm chỉ đạo về các bộ phận giám đốc uỷ quyền và cùng phó giám đốc về sản xuất giúp việc cho giám đốc. _ Các phòng ban: chịu sự lãnh đạo của trực tiếp của ban giám đốc. + Phòng kĩ thuật cơ điện: quản lí bảo dưỡng và có trách nhiệm sửa chữa toàn bộ trang thiết bị máy móc khi xảy ra hỏng hóc. + Phòng đảm bảo chất lượng: chịu trách nhiệm về chất lượng của các sản phẩm làm trên dây truyền sản xuất. + Phòng kế hoạch sản xuất: tham mưu cho phó giám đốc sản xuất về các hoạt động sản xuất, rà soát các kế hoạch theo pháp lệnh nhà nước. + Phòng kinh doanh: tham mưu cho giám đốc sản xuất về các hoạt động kinh doanh đúng lúc, kịp thời. + Phòng tài vụ: trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ + Phòng kiến thiết cơ bản: chịu trách nhiệm về xây dựng cơ bản và kiến thiết công ty. Tại các phòng ban đều có trưởng và phó phòng phụ trách công tác hoạt động của phòng mình. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÍ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10/10 đại hội cổ đông ban kiểm soát hội đồng quản trị giám đốc công ty phó giám đốc sản xuất phó giám đốc kinh tế phòng kĩ thuật cơ điện phòng đảm bảo chất lượng phòng kế hoạch sản xuất phòng kinh doanh phòng tài vụ phòng tổ chức bảo vệ phòng hành chính phòng kiến thiết cơ bản 2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh: Hiện nay công ty có 5 phân xưởng sản xuất: _ Phân xưởng dệt: Chức năng chính là dệt từ sợi sang vải tuyn, rèm. Bao gồm các tổ: tổ quản lí, tổ mắc sợi, tổ dệt. _ Phân xưởng văng sấy: chức năng là tẩy trắng, nhuộm xanh và sấy khôvải. Phân xưởng bao gồm các tổ: tổ nhuộm và 3 tổ văng sấy. _ Phân xưởng cắt: chức năng chính là cắt vải tuyn, rèm theo kích cỡ qui định. Gồm 2 tổ cắt. _ Phân xưởng may 1 và phân xưởng may 2: chức năng chủ yếu là may thành phẩm ( màn hoặc rèm ). Bao gồm tổ may, tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm may KCS và tổ đóng gói. 2.3. Cơ cấu tổ chức qui trình công nghệ: _ Công đoạn mắc sợi: Sợi được đưa vào cacbôbin, cacbôbin mắc xong chuyển sang bộ phận dệt. _ Công đoạn dệt: Sợi được dệt thành vải tuyn khổ 1,8m sau đó vải được chuyển sang bộ phận tẩy trắng hoặc nhuộm màu và văng sấy. _ Công đoạn văng sấy: vải tuyn được đưa vào, văng sấy có nhiệm vụ định hình và kéo khổ vải từ 1,6m sang 1,8m. Sản phẩm của giai đoạn này là vải tuyn và chuyển sang công đoạn cắt may. _ Công đoạn cắt may: thực hiện hoàn chỉnh ra thành phẩm. Màn thành phẩm được chuyển sang bộ phận KCS và đóng gói. SƠ ĐỒ CÔNG NGHỆ Văng sấy Tẩy trắng nhuộm màu Dệt vải Mắc sợi Sợi petex 75D Cắt màn May màn May KCS Đóng gói 4. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán cuả công ty Dệt 10/10 4.1. Nhiệm vụ kế toán được phòng tài vụ công ty đảm nhiệm: Phòng tài vụ được ra đời ngay từ khi công ty được nhà nước giao kế hoạch sản xuất. Hiện nay phòng tài vụ gồm 6 nữ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, hầu hết đã tốt nghiệp đại học tài chính kế toán. Nhiệm vụ cụ thể được phân công như sau: _ Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm bao quát chung, có nhiệm vụ làm báo cáo do lãnh đạo và các cơ quan chức năng yêu cầu, ngoài ra còn kiêm thêm kế toán tổng hợp tính giá thành. _ Kế toán vật liệu có kèm theo công nợ chịu trách nhiệm: + Bảng phân bố số 2: Bảng phân bố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ + Nhật kí chứng từ số 5: phải trả cho người bán + Các sổ chi tiết có liên quan _ Kế toán tiêu thụ kiêm TSCĐ là phó phòng chịu trách nhiệm giữ : + Nhật kí chứng từ số 8, 9 + Bảng kê số 6, 8 + Các số liệu chi tiết có liên quan _ Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội _ Thủ quỹ: có trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt của công ty. Phòng tài vụ có quan hệ với tất cả các phòng ban và phân xưởng trong công ty. Ngoài ra phòng tài vụ còn có mối quan hệ thanh toán với Ngân hàng Hoàn Kiếm, Ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng các tỉnh thành phố , sở chủ quản, sở tài chính và các cấp các ngành có liên quan _ Phòng kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. _ Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung toàn bộ công việc kế toán tại phòng tài vụ của công ty _ Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức kế toán nhật kí chứng từ. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10/10 Giám đốc Trưởng phòng phụ trách chung, tổng hợp giá thành 4.2. Hình thức kế toán áp dụng ở công ty cổ phần Dệt 10/10: Với hình thức kế toán nhật kí chứng từ, trình tự ghi sổ kế toán được khái quát như sau: Trình tự ghi sổ kế toán: Báo cáo tài chính của công ty gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. Đến cuối kì kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu ở các nhật kí chứng từ, các bảng kê, lập bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty được gửi lên cho cơ quan chủ quản là sở công nghiệp Hà nội. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10/10 1. Tổ chức sổ sách chứng từ áp dụng tại công ty cổ phần Dệt 10/10 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là sổ nhật kí chứng từ với hệ thống sổ sachs tương đối đầy đủ. Do vậy các loại sổ tổng hợp mà công ty sử dụng chủ yếu là các sổ nhật kíchứng từ và các bảng kê. Hình thức này tỏ ra rất phù hợp với các đặc điểm về loại hình sản xuất của công ty là rất phức tạp, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đa dạng, số lượng tài khoản sử dụng phing phú cùng với yêu cầu về trình độ quản lí và kế toán cao. Hình thức sổ nhật kí chứng từ bao gồm: _ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết về TSCĐ, vật liệu thanh toán với người mua, người bán, chi phí kinh doanh, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính lương và bảo hiểm xã hội _ Sổ kế toán: + Nhật kí chứng từ số : 1,2,4,5,7,8,9,10 + Bảng kê số: 1,2,3,4,5,9,10 + Sổ cái + Sổ chi tiết một số tài khoản thuế phải nộp, TSCĐ, vật liệu thanh toán với người mua, người bán, sổ chi tiết tiêu thụ + Các bảng phân bố Chứng từ gốc và bảng phân bố Bảng kê Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ tổng hợp Nợ. Có các TK (theo kiểu bàn cờ) Sổ số dư Thẻ và sổ chi tiết kế toán Nhật kí chứng từ Ghi chú: ghi hàng ngày: Ghi cuối ngày: Về chứng từ công ty áp dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống các chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành. _ Loại 1: lao động tiền lương _ Loại 2: hàng tồn kho _ Loại 3: bán hàng. _ Loai 4: tiền tệ _ Loại 5: TSCĐ Tuy nhiên đây chỉ là những chứng từ công ty đã đăng kí sử dụng. Trong thực tế công ty không sử dụng hết các loại chứng từ này. Với nguyên tắc thống nhất, đặc thù , hiệu quả công ty xây dựng một hệ thống TK kế toán phù hợpvới đặc điểm sản xuất và qui mô của doanh nghệp. Đó chính là hệ thống TK thống nhất do BTC ban hành theo quyết định 1141 phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần ngành kế toán. Hệ thống chứng từ này là căn cứ ghi sổ kế toán, còn hệ thống TK là cơ sở để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính khác. Trên đây là những đặc điểm về tổ chức quản lí, tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ . Hiện nay công ty vẫn luôn chú trọng nâng cao chất lượng quản lí và sản xuất kinh doanh có hiệu quả để liên tục đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm của mình. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10/10 Phiế xuát kho ( GTGT) PHẦN II NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10/10 I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DNTM 1. Khái niệm quá trình bán hàng: Quá trình bán hàng của DNTM là quá trình giao hàng hoá cho người mua và người mua nhận được hàng , trả tiền hay chấp nhận trả tiền. Khi đó hàng được coi là tiêu thụ . Quá trình bán hàng hoàn thành khi quyền sở hữu về hàng hoá đã chuyển từ người bán sang người mua. Nói cách khác, hàng hoá đã được giao cho người mua và đã thu được tiền bán hàng Một số trường hợp ngoại lệ được coi là hàng bán như - Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng khác - Hàng hoá xuất để thanh toán cho công nhân viên - hàg hoá hao hụt để đổi lấy hàng hoá trong khâu bán 2. Các phương thức bán hàng của DNTM 2.1. Phương thức bán buôn qua kho: Là bán buôn hàng hoá mà hàng bán được xuất từ kho bảo quản của DN. Có 2 hình thức bán buôn qua kho. - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Là bên mua cử đại diện đén kho của DNTM để nhận hàng. DNTM xuất kho giao cho bên mua hàng và bên mua thanh toán tiền hay chấp nhận nợ. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển thẳng: Là DNTM khi mua hàng và nhận hàng không đưa về nhập kho mà vận chuyển thẳng giao cho bên mua tại kho người bán. sau khi giao, nhânh nàng đại diện bên mua kí nhận đủ hàng. Bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hàng hoá .Hàng hoá được chấp nhận là tiêu thụ. 2.2. Phương thức bán lẻ: Có 4 hình thức : - Hình thức bán hàng thu tiềntập trung: Là việc thu tiền của người mua và giao cho người mua tách rời nhau(khách hàng nhận giấy thu tiền; hoá đơn của nhân viên bán hàng rồi đến nhận hàng ở quầy hàng bán ra thong ngày. - Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách. - Hình thức bán hàng tự phục vụ: Khách hàng tự chọn hàng hoá và trả tiền cho nhân viên bán hàng. - Hình thức bán hàng trả góp: Người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần.DNTM ngoài số tiền thu theo hoa đơn giá bán hàng hoá còn thu thêm khoản lãi tiền trả chậm của khách. 2.3. Phương thức gửi đại lí bán: DNTM giao hàng cho cở nhận đại lí. Họnhận hành và thanh toán tiềncho DNTM rồi được hưởng hoa hồng đại lí bán. Hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ khi DN nhận được tiền do bên nhận đại lí thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 3. Ý nghĩa của công tác kế toán bán hàng. - Kế toán bán hàng phục vụ đắc lực cho công tác quản lí kinh doang trong DN, trong đó có công tác tiêu thụ hàng hoá. Thông qua số liệu của kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng goá mà chủ DN biết được mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh và tiêu thụ của doanh nghiệp, phát hiện những thiếu xót và mất cân đối giữa các khâu từ đó có biện pháp xử lí kịp thời. - Còn các cơ quan quản lí nhà nước thông qua số liệu đó để biết mức độ hoàn thành kế hoạch nộp thuế . Đối với các doanh nghiệp khác có thể xem và đầu tư liên doanh với doanh nghiệp. Tổ chức quản lí công tác tiêu thụ hàng hoá sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ của mình. 4. Các chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng. Căn cứ vào sơ đồ hạch toán; kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm: - Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn GTGT. - Thẻ kho - Báo cáo bán hàng - Bảng kê bán hàng - Sổ chi tiết tiêu thụ - NKCT số 8 - Bảng xác định kết quả kinh doanh - Phiếu thu - Sổ quĩ - NKCT số 1 Các chứng từ hoá đơn tên là căn cứ để tiến hành theo dõi tình hình kinh doanh bán hàng tại công ty cổ phần Dệt 10/10. II. TÌNH HÌNHTHỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10\10 Căn cứ vào sơ đồ trình tự luân chuyển kế toán bán hàng của Công ty cổ phàn Dệt 10/10. Trước khi xuất kho hàng hoá bán ra kế toán ghi “Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn GTGT” phiếu xuất kho kiêm hoá đơn gtgt - Mục đích : Là loại hoá đơn sử dụng để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hoá cho người mua. Hoá đơn là cơ sở để kế toán ghi số doanh thu và các sổ ké toán liên quan để tính thuế GTGT - Yêu cầu: hoá đơn do kế toán bán hàng lập khi bán hàng. Mỗi hoá đơn được lập cho những loại hàng hoá cùng thuế xuất. Phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế tổ chức cá nhân bán hàng và mua hàng, hình thức thanh toán bằng séc hay tiền mặt... - Nội dung : Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn GTGT bao gồm các cột số thứ tự, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và cột thành tiền. Phần trên của phiếu ghi tên , địa chỉ, mã số của đơn vị mua và bán, phần dưới gồm các dòng cộng tiền hàng, thuế suất tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán và dòng số tiền viết bằng chữ. Cuối cùng là chữ kí và họ tên của người mua hàng, kế toán trưởngvà thủ trưởng đơn vị Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn GTGT gồm 3 liên + Liên 1 : Lưu + Liên 2 : Giao cho khách hàng + Liên 3 : Dùng để thanh toán - Phương pháp ghi + Cột A,B : ghi số thứ tự, tên hàng hoá + Cột C : Đơn vị tính theo đơn vị quốc gia qui định + Cột 1 : Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hoá dịch vụ + Cột 2 : ghi đơn giá bán của từng loại hàng hoá + Cột 3 ( 3 = 1 x 2 ) : Bằng cột 1 x cột 2 + Các dòng còn thừa phí dưới các cột A,B,C,1,2,3 được gạch chéo từ trên xuống dưới từ trái qua phải + Dòng cộng tiền hàng : ghi số tiền cộng được ở cột 3 +Dòng thuế suất và tiền thuế GTGT : Ghi thuế suất và số tiền thuế của hàng hoá. + Dòng tổng cộng thanh toán : Ghi bằng số tièn hàng cộng tiền thuế GTGT. + Dòng số tiền viết bằng chữ : ghi bằng chữ số tiền tổng cộng thanh toán. + Khi viết hoá đơn phải đặt giấy than viết 1 lần in sang các liên có nội dung như nhau. - Nhiệm vụ kế toán : Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT theo các chỉ tiêu đơn giá, số lượng, thành tiền... Kế toán có nhiệm vụ đối chiếu số tiền trong phiếu xuất kho với số tiền thanh toán trong hoá đơn , hai con số phải khớp nhau. Như vậy qua “ Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn GTGT” ngày 31/3/2001 công ty đã xuất kho số hàng trị giá là 7.490.880, thuế suất GTGT là 10% vậy số tiền thuế là 749.088. Tổng cộng số tiền bán hàng thu được là: 70490.880 + 749.088 = 8.239.968 Khách hàng sẽ cầm liên 2 và liên 3 của hoá đơn GTGT chuyển cho thủ kho để thủ kho căn cứ vào đó mà giao hàng cho khách. Thue kho sẽ mở “ Thẻ kho” theo dõi tình hình bién động của hàng hoá. Thẻ kho - Mục đích : Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ để xác định tồn kho dự trữ vật tư, sản phẩm... và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho - Yêu cầu : Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu, qui cách ở cùng một kho. Sau mối lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số lượng trên thẻ kho cho phù hợp với số thực tế kiểm kê theo chế độ qui định. - Nội dung : Thẻ kho phản ánh ghi chép lượng hàng hoá, sản phẩm vật tư nhập vào bán ra trong từng ngày và cả tháng của từng mặt hàng trên mỗi thẻ kho đẻe từ đó rút ra lượng hàng tồn. Thẻ kho gồm các cột ngày thàng, số hiệu chứng từ nhập xuất, cột diễn giải, cột số lượng nhập, xuất, tồn và cột xác nhận của kế toán. Phía trên của bảng có ghi tên và đơn vị tính. - Phương pháp ghi: Khi lập thẻ kho phải ghi rõtên và kho của đơn vị, tên nhãn hiệu qui cách vật tưvà đơn vị tính của thành phẩm + Cột A,B,C,D,E ghi rõ ngày tháng, số phiếu nhập, xuất và lí do nhập xuất, tồn kho. + Cột1,2,3 ghi rõ số lượng nhập, xuất, tồn kho + Cột 4 : kế toán kí xác nhận - Nhiệm vụ của kế toán : Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu tên ,nhãn hiệu, qui cách... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu xuất khoghi các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối ngaỳ tính số tồn kho. Theo định kì , nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó kí xác nhận vào thẻ kho. Công ty cổ phần Dệt 10/10 Mẫu số 06 - VT Kho: Ngô Văn Sở ( Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Tờ số 3 THẺ KHO Tháng 3/2001 - Tên nhãn hiệu: MĐ01 - X - Đơn vị : Cái Chứng từ Số lượng Xác nhận của kế toán Ngày Số phiếu Ngày Diễn giải Nhập Xuất tồn tháng Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 1/3 Tồn đầu tháng 80 9/3 41 Xuất kho cho khách 69 12/3 188 300 189 200 500 13/3 45 157 16/3 95 128 22/3 298 17 28/3 332 131 31/3 346 16 518 62 Qua phiếu xuất kho kiêm hoá đơn GTGT ngày 31/3/2001 đối với mặt hàng MĐ01 - X đã xuất kko với số lượng là 16 cái. Cùng ngày đó thủ kho đã vàothẻ kho theo đúng cột xuất là16 cái MĐ01- X Số tồn kho cuối tháng = 80 + 500 - 518 = 62 ( cái) Vì thẻ kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của thành phẩm. Do đó kế toán căn cứ vào thẻ kho để lên “ Báo cáo bán hàng” hàng ngày. Báo cáo bán hàng - Mục đích: Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hoá bán ra trong ngày, đơn giá của từng mặt hàng và tổng số tiền thu được về bán hàng trong một ngày. - Yêu cầu: “Báo cáo bán hàng” hàng ngàytheo dõi tất cả các mặt hàng bán ra trong ngày. Phải ghi rõ số và ngày bán hàng. - Nội dung : Phản ánh lượng hàng hoá bán ra và số tiền thu được về bán hàng trong ngày. Báo cáo gồm các cột tên hàngvà kí hiệu, đơn vị tính, số lượng, đơn giá ,thành tiền. Phía trên của biểu có ghi tên công ty, số, ngày tháng, năm lên báo cáo. Phía dưới có dòng cộng tiền hàng, thuế suất và tiền thuế GTGT, tổng cộng thanh toán và dòng số tiền viết bằng chữ. Cuối cùng là chữ kí của kế toán trưởng và kế toán bán hàng. - Phương pháp ghi : Cơ sở để lập báo cáo bán hàng hàng ngày là các thẻ kho. Hết ngày kế toán phải có nhiệm vụ lên báo cáo bán hàng và phải phản ánh được chính xác số lượng, đơn giá, tên hàng, số tiền đúng cột đúng dòng. - Nhiệm vụ kế toán: hết ngày, kế toán có nhiệm vụ đối chiếu giữa số lương jthực bán và số lượng ở cột xuất trên thẻ kho xem có khớp nhau không, đồng thời phải kiểm tra số hàng thừa hay thiếu và phải giải quyết số thiếu. Qua “Báo cáo bán hàng” ngày 31/12/2001 của công ty ta thấy tổng số tiền thu được về bán hàng trong ngày là 31.372.089 trong đó tiền thuế GTGT là 2.852.006, số tiền thu về bán hànglà 28.520.083. Cuối ngày , sau khi bán hàng thu được tiền, kế toán căn cứ vào bảng kê biên lai thu tiền và báo cáo bán hàng để lập “phiếu thu” làm thủ tục nhập quĩ hoặc nhập ngân hàng và ghi sổ quĩ Phiếu thu - Mục đích: Xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc... thực tế nhập quĩ và làm căn cứ để thủ quĩ thu tiền, ghi sổ quĩ, kế toán ghi sổ và các thẻ kho có liên quan . Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ... nhập quĩ nhất thiết phải có phiếu thu. Đối với ngoại tệ, vàng bạc, đá quí... trước khi nhập quĩ phải được kiểm nghiệm và lập “ Bảng kê ngoại tệ, vàng bac, đá quí” đính kèm với phiếu thu. - Nội dung: Phiếu thu gồm các dòng họ tên người nộp tiền,địa chỉ, lí do nộp và dòng chứng từ gốc. Phía trên cùng của phiếu thu ghi ngày tháng năm lập phiếu. Phía dưới có chữ kí của kế toán trưởng và người lập biểu. Cuối cùng là chữ kí của thủ quĩ và tỉ giá ngoại tệ, số tiền qui đổi (nếu có) - Phương pháp ghi: + Ghi rõ họ tên địa chỉ người nộp tiền + Dòng “ Lí do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền + Dòng “ Số tiền” ghi bằng số và ghi bằng chữ số tiền nộp quĩ + Dòng tiếp theo ghi số lượng, chứng từ gốc kèm theo phiếu thu - Nhiệm vụ kế toán: Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần ) ghi đầy đủ các nội dung trên và kí vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt , chuyển cho thủ quĩ nhập quĩ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quĩ vào phiếu thu truớc khi kí tên. Thủ quĩ giữ lại một liên để ghi sổ quĩ, một lieen giao cho người nộp tiền, một liên lưu lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chúng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ quĩ. Công ty cổ phần Dệt 10/10 Mẫu số 12a-SKT/NQĐ Số 6-Ngô văn Sở SỔ QUĨ TIỀN MẶT (Ban hành theo QĐ số 5 TC/ Tháng 3/2001 CĐKT ngày 8/12/1990 của BTC ) Ngày Số phiếu Diễn giải Số tiền tháng Thu Chi Thu Chi Tồn 1 2 3 4 5 6 7 1/3 73 Nhận lãi TGNH sổ số 29 10.000.000 21.824.055 5/3 74 Nhận lãi TGNH sổ số 30 26.500.000 278 CPBH,CPQLDN,CPSX chung 32.039.730 6/3 291 Trả lãi NH,CPBH,CPSX chung 48.275.788 9/3 Thu tiền bán hàng theo h/đ51805 18.655.500 12/3 Thu tiền BH và tiền nộp phạt 14.712.000 301 Phải trả cho người bán, trả lương 249.838.919 13/3 Thu tiền bán màn theo h/đ 51805 134.391.466 315 Trả cho người bán, lãi vay NH 44.670.580 15/3 Thu tiền bán hàng h/đ 51816 12.127.500 318 Chi tạm ứng,CPBH,CPQLDN... 24.521.408 16/3 Thu tiền bán hàng, thu lãi NH 518.146.756 329 Chi tạm ứng, trả lương, CPBH... 321.988.956 20/3 351 Chi tạm ứng, phải trả người bán 178.819.950 21/3 Thu tiền bán màn 213.790.902 22/3 Thu tiền bán màn 95.000.000 352 CPQLDN,trả vay ngắn hạn NH 42.599.000 23/3 Thu tiền BH và lãi TGNH 28.979.975 26/3 Vay ngắn hạn ngân hàng 100.000.000 355 Phải trả người bán, chi tạm ứng 48.011.536 27/3 364 Chi quĩ phúc lợi 100.000 28/3 Thu tiền bán hàng và lãi NH 545.550.621 365 CPQLDN, tạm ứng, phải trả NB 222.770.112 29/3 388 CPQLDN. tạm ứng,trả người bán 150.301.360 30/3 403 Mua NVL, CPBH, CPSX chung 39.673.110 31/3 Thu tạm ứng, tiền bán phế liệu 42.282.800 Thu tiền bán hàng h/đ 85041... 31.372.089 407 Phải trả người bán, trả lương 338.305.715 Cộng 1.791.509.609 1.741.906.164 71.427.500 Thủ quĩ Sổ này có... trang được đánh từ 01... Ngày tháng năm (Kí, họ tên) Xác nhận của cơ quan thuế Kế toán trưởng (Kí, đóng dấu) (Kí, họ tên) - Mục đích của sổ quĩ tiền mặt: Dùng để theo dõi 1 cách chính xác chặt chẽ các khoản thu và chi về tiền mặt của doanh nghiệp như doanh thu bán hàng, thu lãi tiền gửi ngân hàng, chi phí bán hàng, quản lí doanh nghiệp, nguyên vật liệu và trả lương... - Yêu cầu: Phải ghi rõ ngày,tháng, năm vào sổ quĩ. Sau mỗi lần thu hay chi tiền phải vào sổ quĩ một lần. Ghi rõ ràng chính xác số tiền thu được hay phải chi. + Sổ quĩ tiền mặt phải có đầy đủ chữ kí của người ghi sổ, người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, có đóng dấu của thủ trưởng đơn vị . Hết tháng hay hết quyển phải có xác nhận của cơ quan thuế, kí tên đóng dấu, ghi rõ ngày tháng và số trang... - Nội dung: + Sổ quĩ tiền mặt được ghi hàng ngày từ ngày 01 đầu tháng cho đến hết ngày cuối cùng của tháng đó. + Sổ quĩ tiền mặt gồm các cột ngày, tháng, số phiếu (thu chi), cột diễn giải, cột số tiền thu, chi, tồn. + Nội dung của sổ quĩ dùng để ghi chép phản ánh số tiền thu được về tiền mặt của công ty và các khoản chi phí để từ đó xác định được số tiền cuối tháng. - Phương pháp ghi: + Cột 1: Ghi rõ ngày tháng thu, chi tiền mặt. + Cột 2,3: Ghi rõ số phiếu thu hay chi vào cột thu và chi. + Cột 4: Ghi rõ lí do thu hay chi tiền. + Cột 5,6 7: Ghi rõ số tiền thu, chi, tồn vào từng cột tương ứng. Số tồn cuối tháng bằng số tồn đầu tháng cộng với số tiền thu được trong tháng. - Nhiệm vụ kế toán: Kế toán có nhiệm vụ đối chiếu số tiền thu chi tồn trong quĩtiền mặt với phiếu thu và phiếu chi phải khớp nhau. Như vậy, phiếu thu ngày 31/3/2001 có số tiền thu được về bán hàng là 31.375.089 vào sổ quĩ tiền mặt cũng với số tiền là 31.375.089. Tổng số tiền mặt trong tháng 3/2001 thu được là 1.791.509.609 trong đó tổng số tiền mặt thu được về bán hàng là 152.789.616 còn lại là số tiền thu được từ các khoản như lãi tiền gứi ngân hàng, phải thu khác ... + Còn tổng số tiền mặt chi trong tháng 3/2001 là 1.741.906.164 trong đó chủ yếu làchi trả lương cho cán bộ công nhân viên là 577.295.700 chi phí bán hàng 210.389.928,phải trả cho ngưòi bánlà 298.016.039.... + Số tồn cuối tháng = 21.814.055 +1.791.509.609 - 1.741.906.164 = 71.427.500 Để theo dõi số đã chi trong tháng, kế toán vào “nhật kí chứng từ số 1”. Nhật kí chứng từ số 1 - Mục đích: Dùng để phản ánh số phát sinh lên có tài khoản 111 tiền mặt ( phần chi ) đối ớng nợ với các tài khoản có liên quan. - Yêu cầu: Phỉa ghi rõ ngày tháng năm chi quĩ tiền mặt. Cuối tháng kế toán khoá sổ nhật kí lại và phải có chữ kí của kế toán ghi sổ, kế toán tổng hợp và kế toán trưởng. - Nội dung: “Nhật kí chứng từ số 1” dùng để theo dõi số tiền chi ra trong tháng. Nó bao gồm các cột số thứ tự, ngày, tháng, các cột phản ánh số phát sinh bên có tài khoản 111 đối ứng nợ với các tài khoản có liên quan và cột cộng có tài khoản 111. - Phương pháp ghi: Cơ sở để ghi “NKCT số 1” là báo cáo quĩ kèm theo các chứng từ gốc như phiếu chi, hoá đơn... Mỗi báo cáo quĩ ở sổ quĩ được ghi một dòng trên “ NKCT số 1” theo thứ tự thời gian. - Nhiệm vụ của kế toán: Cuối tháng kế toán khoá sổ “NKCT số1”, kế toán xác định tổng số phát sinh bên có tài khoản 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của “NKCT số 1” để ghi sổ cái. Công ty cổ phần dệt10/10 Mẫu số 01/NKCT NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1 (Ban hành theo thông tư số 28 ngày Tháng 3/2001 31/12/1995 của BTC ) Ghi Có TK 111 “Tiền mặt “ stt ngày tháng ghi nợ TK 111 - có TK 152 641 627 642 133 311 331 334 141 138 622 cộng có 1 5/3 7.130.000 1.822.500 2.835.592 451.638 19.500.000 300.000 32.039.730 2 6/3 10.793.236 648.285 229.267 14.605.000 22.000.000 48.275.788 3 12/3 11.835.500 5.435.400 18.230.770 4.737.949 204.199.300 5.400.000 249.838.919 4 13/3 2.664.000 1.365.000 35.000.000 4.648.980 992.600 44.670.580 5 15/3 1.000.000 2.805.000 976.108 389.000 13.000.000 1.831.300 2.000.000 2.520.000 24._.