Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm từng bước nâng cao hiệu quả quản lý tại Công ty May Chiến Thắng

Dưới dạng tĩnh, văn phòng được hiểu là nơi làm việc giấy tờ như: viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công văn thư từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế...Dưới dạng động, công tác văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ, mà là nơi xử lý thông tin. Văn phòng là tổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh nghiệp, một tổ chức. Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là tổ chức sản xuất hàng hoá, dịch vụ hoặc làm các công việc quản lý hành chính đều có nơi làm việc, giao dịch giấy tờ thì đó là văn phòng. Như vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Đẻ thực hiện mục tiêu trên văn phòng được xây dựng với hai chức năng cơ bản sau: -Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ -Dịch vụ hỗ trợ Quản lý dựa trên các công việc của văn phòng. Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc thu nhập, xử lý, ghi lại và truyền thông tin. Thông tin hỗ trợ việc điều hành ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản lý. Những thông tin mà văn phòng thu thập- xử lý- truyền đạt là những thông tin từ môi trường bên trong, ngoài có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng tham mưu tổng hợp-xử lý thông tin hành chính hỗ trợ tồn tại ở mọi ban, phòng và khối với yêu cầu thông tin đặc thù khác nhau cho mỗi nơi, Ví dụ: một nữ thư ký làm việc ở phòng kinh doanh đảm nhận công việc nhận đơn đặt hàng, ghi chép rồi liên lạc với kho hàng, với bộ phận tiếp thị... tức là chức năng hỗ trợ hành chính gắn liền công việc từ phòng ban này tới phòng ban khác. Luồng thông tin hỗ trợ giữa các nhân viên của các phòng ban khác nhau đan xen tạo nên luồng thông tin xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Muốn luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp, cần phải gắn liền công việc từ phòng, ban này với phòng, ban khác, không nên khoán trắng cho từng phòng, ban tự tổ chức và xử lý thông tin cho riêng mình. Như vậy, việc xử lý thông tin hỗ trợ vừa phân tán ở mọi phòng, ban vừa có quan hệ thông tin xuyên suốt, tạo nên luồng thông tin hỗ trợ cho toàn doanh nghiệp, kịp thời thông báo cho doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp có chức năng tham mưu tổng hợp là đầu mối thu thập, chuyển tải và xử lý thông tin hỗ trợ. Gắn chặt với văn phòng doanh nghiệp có văn phòng giám đốc hay văn phòng tổng giám đốc. Chức năng dịch vụ hỗ trợ của văn phòng được thể hiện qua công việc của các bộ phận: -Kế toán. -Tài vụ. -Kế hoạch – Thống kê. -Viễn thông. -In ấn. -Quản trị hành chính. -Xử lý dữ liệu. -Xử lý văn bản. -Quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu. -Tổng hợp. -Quản lý nhân sự.. Có thể chia dịch vụ này thành ba loại: - Chức năng dịch vụ chuyên đề như kế toán, tài chính, kế hoạch thống kê - Chức năng dịch vụ của quy trình xử lý thông tin như xử lý văn bản viễn thông - Chức năng dịch vụ, hành chính, nhân sự Cả ba chức năng đó được tổ chức thành hệ thống hành chính hỗ trợ mà mục tiêu là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng chính xác, kịp thời, chấtlượng cao để các cấp quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh. Thiếu sự thống nhất và quán xuyến trong toàn hệ thống thì kết quả sút kém, mục tiêu không đạt. Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có các nhiệm vụ tổng quát sau: - Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện chương trình. - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản đề án ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trưởng doanh nghiệp. - Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản. -Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp, giữ chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và công dân. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt doanh nghiệp. - Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật tư tài sản của doanh nghiệp. Như vậy với hoạt động của mình văn phòng doanh nghiệp có vai trò sau: -Giúp lãnh đạo hoạt động có chương trình, kế hoạch tránh những công việc mang tính sự vụ -Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất. -Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao. II. Một số vấn đề cơ bản trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp: 1. Các yêu cầu đối với của tổ chức tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp: Văn phòng có một vai trò quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó tạo cho việc điều hành một cách trôi chảy, hiệu quả. Muốn vậy việc xây dựng, tổ chức hoạt động bộ máy phải đảm có được yêu cầu sau: Tính tối ưu : Giữa các khâu và các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện cách phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc, đều thiết lập những mối liên hệ với số lượng cấp quản lý là ít nhất trong doanh nghiệp nên cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất. Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong doanh ngiệp cũng như ngoài môi trường. Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. 2. Các kiểu văn phòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng: 2.1 Các kiểu văn phòng chính: Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà doanh nghiệp có 2 mô hình khác nhau: -Mô hình kiểu tập trung: Đặc trưng của mô hình này là mọi dịch vụ của hãng, các công ty, các tập đoàn lớn thường áp dụng mô hình này thực hiện chức năng xử lý thông tin hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được phân công phụ trách từng mảng công việc theo 11 loại dịch vụ đã nêu ở trên hay theo từng nhóm dịch vụ . Có hai thuận lợi chính của mô hình này là: - Do sử dụng chung các thiết bị văn phòng nên tiết kiệm được chi phí mua thiết bị , mặt bằng sử dụng - Công việc được giải quyết tại một nơi không bị trùng lặp. Gắn với việc tập chung thì các nhân viên văn phòng có kỹ năng chuyên môn hoá cao làm việc hiệu quả hơn. Bất lợi của tập chung dịch vụ là nó làm tăng thêm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ do khoảng cách từ nơi phát sinh tới trung tâm dịch vụ. -Mô hình kiểu phân tán: Loại mô hình này thơng áp dụng cho các doanh nghiệp, công ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo; còn phòng hành chính quản trị giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính, công văn giấy tờ. Đặc trưng của mô hình này là các dịch vụ có tính chất chuyên môn được tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng như: phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch thống kê, phòng tổ chức nhân sự. Các dịch vụ còn lại như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp giao phòng hành chính quản trị chịu trách nhiệm. Phân tán ít nhiều ngược lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu của nó là tạo nên tính linh hoạt trong công việc, và nhân viên có cơ hội chủ động sáng tạo trong công việc. Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc sễ bị trùng lặp, hao tổn văn phòng phẩm và sức lực. 2.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng: Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu: trực tuyến và chức năng. Đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhng chỉ đơn thuần về mặt chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Ưu, nhược điểm của cơ cấu này là: Ưu điểm: - Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. - Tạo điều kiện cho cấc giám đốc trẻ. Nhược điểm: - Nhiều tranh luận xảy ra. Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết. - Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn . - Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng . Mô hình cơ cấu quản trị trực tuyến-chức năng thể hiện qua sơ đồ sau: Giám Đốc Phó Giám Đốc sản xuất Phó Giám Đốc Kinh Doanh Phòng KH Phòng QLNS Phòng TCKT Phòng HCQT Phòng TH Phân xưởng II Phân xưởng III Phân xưởng I Phân xởng III Cửa hàng số 1 Phân xởng III Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3 (Các đơn vị chức năng) 2.3. Sơ đồ chung về tổ chức văn phòng: Ta có thể hình dung ra bộ máy văn phòng với mô hình theo sơ đồ sau đây: -Với DN có quy mô nhỏ hoặc trung bình : Chủ tịch Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Trợ lý hành chính phòng tài chính chính Khối sản xuất Phòng tiếp thị Phòng nhân sự Với DN có quy mô lớn : Chủ tịch PCT điều hành Trợ lý hành chính Giám đốc nghiên cứu và phát triển Phó chủ tịch sản xuất Phó chủ tịch Tài chính Phó chủ tịch tiếp thị Giám đốc nhân sự 3. Một số nguyên tắc chính trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp Để có thể xây dựng được bộ máy VP hoạt động tốt-đảm bảo các chức năng như trên ta chú ý đến một số nguyên tắc chính của tổ chức bộ máy 3.1 Nguyên tắc về mục tiêu: Mọi công việc đặt ra để đạt mục tiêu nhất định, công việc đó có cần thiết hay không phải nhìn vào sản phẩm trực diện của nó. Trong tổ chức cũng vậy, mục tiêu chung của cả bộ máy văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả sao cho các hoạt động của các bộ phận khác (mà văn phòng như một chiếc cầu nối) hoạt động được thuận lợi. Nên trớc khi định ra một bộ phận, con người của phòng ban nào đó thì phải xác định rõ mục tiêu của nó. 3.2. Nguyên tắc về chức năng: Từ mục tiêu ta xác định vào chức năng nhằm để thực hiện những mục tiêu đó . Chức năng được xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công công việc để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả của tổ chức. 3.3. Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành nhiệm vụ , trách nhiệm khi công việc được chia cho từng nhân viên cá biệt. mục tiêu Nhân sự Phương tiện vật chất chức năng Ta chú ý: nên cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề về quản lý có ảnh hưởng đến công việc của họ nhằm nâng cao khả năng xác định được vai trò của họ đối với các mục tiêu từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối với công việc 3.4. Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau. Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn. Trách nhiệm và quyền hạn bổ sung tăng cường lẫn nhau, nhng không nên vượt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tượng: Có trách nhiệm mà không có quyền hạn và ngược lại có quyền mà không chịu trách nhiệm. Cố gắng cân bằng cả hai cái (mặc dù rất khó) để người đợc giao trách nhiệm phải có quyền hạn cần thiết. Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công công việc và phải được phân công cụ thể. Khi phân công công việc phải chú ý đến vấn đề chuyên môn hoá, nhng đồng thời phải phát triển sự phối hợp. Những chức năng có liên quan đến nhau hoặc tơng tự cần được ghép chung thành nhóm. 3.5. Nguyên tắc về ủy quyền: Thủ trưởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng là biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý của ông ta. Uỷ quyền đúng đắn có hai điều lợi: người lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển. 3.6. Nguyên tắc tính duy nhất của mệnh lệnh: Bất kỳ cá nhân nào trong tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một ngời cấp cao duy nhất, nghĩa là mối quan hệ báo cáo nên đi theo chiều dọc nh một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc. Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong một tổ chức được hút theo một hướng, mọi sự tiết kiệm thu được là do thủ tục chung và tiêu chuẩn hoá. Các nhân viên cũng biết được vị trí và quyền hạn của họ vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất 3.7. Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát: Nguyên tắc này liên quan đến số người dưới quyền của một người kiểm soát, cần hết sức tránh sai lầm trong việc đánh giá phạm vi kiểm soát . Phạm vi kiểm soát càng rộng thì số cấp quản lý càng ít và ngược lại. Nếu nó quá rộng thì các nhiệm vụ có thể tiến hành không hiệu quả, nếu quá hẹp có thể lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp. Phạm vi kiểm soát còn đợc gọi là phạm vi quản lý là một trong những yếu tố chủ yếu được xem xét khi quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay chiều ngang và nên phát triển theo hớng nào. Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý hiệu quả, cần biết những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát. Những yếu tố đó bao gồm: các hoạt động có liên quan, kỹ năng của những người được kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức. 3.8. Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức: Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất và có sự thay đổi tạm thời khối lợng. Phải chú trọng và nhạy cảm với sự thay đổi này. Tính linh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm có thể điều động khi cần thiết. Nói tóm lại, tám nguyên tắc nói trên giúp cho doanh nghiệp xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp, đảm bảo cho bộ máy văn phòng tinh gọn ,hiệu lực, đúng chất lượng. Chương II BỘ MÁY CÔNG TY MAY CHIẾN THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THẮNG: I. Giới thiệu tổng quát về công ty May Chiến Thắng 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty may Chiến Thắng tiền thân là xí nghiệp may Chiến Thắng được thành lập ngày... tháng... năm 1968. Thành lập trong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ cứu nước, xí nghiệp may Chiến Thắng sản xuất chủ yếu là quân phục cho bộ đội, quần áo bảo hộ lao động và quần áo trẻ em các loại. Từ năm 1973-1986 Xí nghiệp bắt đầu làm quần áo bảo hộ lao động xuất khẩu cho CHDC Đức và Liên Xô cũ và sau đó đã sản xuất được các sản phẩm cao cấp hơn: sơ mi nam, áo bay Liên Xô, áo khoác... cho việc xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. Từ năm 1987-1989 sau hơn nửa năm tích luỹ và nâng cấp nhà xưởng,trang thiết bị, công nghệ sản xuất. Xí nghiệp đã tham gia hiệp định 1915 gia công hàng may mặc cho các nước XHCN ở Đông Âu và các sản phẩm đó đã được khách hàng chấp nhận. Từ năm 1989-nay: năm 1989 là mốc quan trọng đối với nền kinh tế Việt Nam và Xí nghiệp may Chiến Thắng khi nền kinh tế chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Với việc hạch toán độc lập, Xí nghiệp đã chủ động đa dạng hoá mặt hàng, chuyển đổi sản phẩm có giá trị thấp sang sản phẩm có giá trị cao, đổi mới trang thiết bị, cải tạo nâng cấp nhà xưởng và cải tổ sắp xếp lại cơ cấu bộ máy quản lý theo hướng phù hợp với nền kinh tế và yêu cầu mới. Vào năm 1989 Xí nghiệp đã chuyển đổi thành Công ty may Chiến Thắng trực thuộc Bộ Công Nghiệp nhẹ và sau này trực thuộc Tổng công ty may Việt Nam. Công ty may Chiến Thắng có: -Trụ sở chính ở: Số 10 Thành Công-Ba Đình-Hà Nội. -Diện tích: 12 000 m2. -Số lao động: 2 700 LĐ. -9 xí nghiệp thành viên (6 xí nghiệp May, 01 xí nghiệp Da, 01 xí nghiệp In Thêu, 01 xí nghiệp Thảm Len). -Trên 2000 thiết bị máy móc hiện đại chuyên dùng tự động hoá cao.Là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trên lĩnh vực sản xuất kinh doanh các sản phẩm may mặc, sản phẩm may da và thảm len (trực thuộc tổng công ty may việt nam). 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công ty: * Chức năng hoạt động của Công ty: Hoạt động chủ yếu của công ty hiện nay là may gia công xuất khẩu sang thị trường khu vực II thông qua các công ty nước ngoài (chủ yếu là Nam Triều Tiên, Đài Loan, Nhật Bản...) Và sản xuất các hàng may mặc trong nước. Ngoài ra công ty còn phải thực hiện tốt một số nhiệm vụ chủ yếu như: - Bảo toàn và phát triển vốn được Nhà nước giao. - Thực hiện các nhiệm vụ và nghĩa vụ với Nhà nước. - Thực hiện phân phối theo kết quả lao động; chăm lo và không ngừng cải thiện đời sồng vật chất và tinh thần của CBCNV trong toàn công ty. Tổ chức bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá khoa học kỹ thuật, chuyên môn hoá nghiệp vụ của công nhân viên chức. -Bảo vệ công ty, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh, an toàn xã hội, làm nghĩa vụ quốc phòng. Theo chức năng hoạt động của Công ty, các sản phẩm chính hiện nay của công ty là: + Sản phẩm may mặc: áo Jacket các loại, veston len dạ áo váy các loại của phụ nữ Quần áo sơ mi nam nữ của người lớn và trẻ em áo váy của phụ nữ mang thai + Sản phẩm da: Găng tay chơi gôn Găng tay da mùa đông Túi da + Sản phẩm thảm len: Thảm trải sàn Thảm tranh + Sản phẩm khăn trẻ sơ sinh Bên cạnh sản suất các mặt hàng chính nhằm phục vụ xuất khẩu, công ty còn chủ động khai thác thị trường tìm mua nguyên vật liệu để sản xuất và bán các mặt hàng phục vụ nhu cầu trong nước, nhận may đo theo yêu cầu, phục vụ các đơn đặt hàng mang tình thời vụ khác.  3. Khái quát quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: Công ty May Chiến Thắng là một trong những công ty lớn mạnh của nước ta về cả quy mô lẫn hiệu quả sản xuất kinh doanh. Những năm gần đây tuy không mở rộng về mặt bằng sản xuất nhưng hiệu quả sản xuất ngày càng cao. Điều này được thể hiện rõ trong một số chỉ tiêu của công ty trong những năm 1999, 2000,2001. BẢNG 1:BẢNG CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY MAY CHIẾN THẮNG TỪ NĂM 1999 ĐẾN NĂM 2001 Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1. Tổng doanh thu 2. Đầu tư 3. Tổng thuế phải nộp 4. Lợi nhuận sau thuế 5. Thu nhập bình quân (1000đ) 59 002tr 901tr 720tr 1 041tr 790 63 984tr 905tr 1 340tr 1 489tr 864 58 107tr 18 000tr 863tr 1 301tr 965 Tình hình sản xuất kinh doanh của năm 2000 tăng rõ rệt so với năm 1999, doanh thu tăng 8,4% (tăng 4.800trVNĐ), lợi nhuận sau thuế tăng 43%(tăng448trVNĐ), đóng góp vào ngân sách nhà nước tăng 86,1 %(tăng 620tr VNĐ), thu nhập bình quân lao động tăng 9,4% (tăng 74.000đ). Như vậy trong năm 2000 công ty đã đẩy mạnh làm hàng gia công xuất khẩu (hàng gia công xuất khẩu không bị tính thuế) do vậy lợi nhuận của công ty tăng so với năm trước. Doanh thu của năm 2001 có giảm so với năm 2000 và các năm trước là 9,2%, lợi nhuận sau thuế giảm 12,7%, khoản đóng góp vào ngân sách nhà nước cũng giảm xuống 37,6%, nhưng thu nhập bình quân so với năm 2000 lại tăng 0,1%. Sự giảm sút này một mặt là do việc đầu tư mở rộng thêm quy mô sản xuất, năm 2001 công ty mới mở thêm một xí nghiệp mới ở Thái Nguyên. Mặt khác hàng may mặc xuất khẩu của Việt Nam bị hàng may mặc của Trung Quốc cạnh tranh quyết liệt trên mọi phương diện. Nguyên nhân trực tiếp khác không thể không tính đến là bộ máy quản lý của Công ty vẫn còn cồng kềnh, chưa năng động với sự biến động của thị trường, đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng yếu kém cả về năng lực lẫn trình độ chuyên môn... Yêu cầu cải cách bộ máy quản lý, con người, hệ thống thông tin một cách đồng bộ là một nhiệm vụ quan trọng và rất cần thiết. Điều này chắc chắn sẽ giúp công ty không những tăng doanh thu mà còn có thể mở rộng thêm thị trường, có thêm nhiều đối tác mới và khách hàng tiềm năng... 3. Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động a. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo Quyết Định số 228 CNN /TCLĐ ngày 24 /3 /1993 của Bộ công nghiệp nhẹ về việc phê chuẩn điều lệ tổ chức hoạt động của công ty May Chiến Thắng. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty (Sơ dồ 01) ta thấy cơ cấu bộ máy quản lý của công ty May Chiến Thắng có dạng cơ cấu trực tuyến- chức năng. Cơ cấu tổ chức bao gồm 01 Tổng Giám Đốc; 02 Phó Tổng Giám Đốc; 01 Giám Đốc Điều Hành. Tổng Giám Đốc phụ trách chung, chịu trách nhiệm toàn bộ công ty và có quyền quyết định mọi vấn đề. 01 Phó Tổng Giám Đốc phụ trách về vấn đề kỹ thuật; 01 Phó Tổng Giám Đốc phụ trách vấn đề kinh doanh. Công ty có 11 phòng ban chức năng gồm: Văn Phòng – Tổng hợp, phòng Tổ chức lao động, phòng Tài vụ, phòng Xuất nhập khẩu, phòng Phục vụ sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh tiếp thị, Trung tâm thiết kế thời trang, Xưởng dạy nghề, phòng bảo vệ, phòng Ytế. Theo cơ cấu này quyền quyết định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp sức của trưởng các bộ phận chức năng và chuyên gia, từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho những vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh nghiệp. Do đó phát huy hết năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng và nó đảm bảo quyền chỉ huy thống nhất của hệ thống trực tuyến. Kiểu cơ cấu này được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay do nó có nhiều ưu điểm nhất và đã khắc phục được những khiếm khuyết của 3 kiểu cơ cấu trên. Các phòng ban được chia thành hai loại là: -Khối hành chính Văn phòng gồm: phòng tổng hợp, phòng tổ chức lao động, -Khối chuyên môn gồm: phòng tài chính kế toán, phòng XNK, phòng kinh doanh tiếp thị, xưởng dạy nghề, phòng kỹ thuật... và các phòng còn lại. Các phòng hoạt động theo mô hình kiểu văn phòng phân tán; Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách ra thành các phòng chức năng riêng như: phòng XNK, phòng kế toán... các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo và đảm bảo nhận các công việc hành chính liên quan đến mình, văn phòng(phòng HC-quản trị) giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính còn lại. Mô hình kiểu phân tán có những thuận lợi như: tạo nên tính linh hoạt, phat huy nhiều cơ hội sử dụng sáng kiến, dễ phát hiện sai sót để kịp thời cải tiến chất lượng và tốc độ công việc. Tuy nhiên cũng có những bất lợi như: thiếu sự phối hợp thống nhất, dễ trùng lặp các hoạt động trong công việc, hao tổn văn phòng phẩm và sắc lực, thiếu sự trợ giúp của các chuyên viên. Đánh giá đúng những thuận lợi và bất lợi để phát huy tính hiệu quả của từng loại mô hình là rất cần thiết. Mô hình tổ chức hoạt động của Công ty hiện nay đang thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, thiếu sự điều phối thống nhất trong công việc của một quản trị viên hành chính chuyên môn. Cơ cấu về nhân sự giữa các bộ phận trong hệ thống chưa được phân bổ đều cả về chất lượng lẫn số lượng. Đây cũng chính là vấn đề lớn, bức xuác mà công ty chưa tập trung giải quyết triệt để làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động trợ giúp của hoạt động văn phòng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. b. Cơ chế hoạt động Thành lập theo QĐ 228/ TCLĐ của BCNN, Công ty May Chiến Thắng là một đơn vị hạch toán độc lập. Công ty hoạt động tuân thủ theo điều lệ của Tổng Công ty May Việt Nam và các quy định pháp lý khác của luật doanh nghiệp. Ban Giám đốc được sự bổ nhiệm từ Tổng công ty Dệt May, các phòng ban chuyên môn được thành lập phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và những yêu cầu thực tế của Công ty. Việc thay đổi nhập hay tách, lập mới các phòng ban đều phải báo cáo với Tổng công ty Dệt May. Ban Giám đốc có quyền tuyển dụng và bãi miễn các vị trí còn lại trong bộ máy tổ chức của Công ty. Hoạt động kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ chính đã được ghi rõ trong quyết định thành lập, Công ty có quyền lựa chọn các mặt hàng thuộc lĩnh vực dệt may và mở rộng lực lượng sản xuất tuỳ theo sự phát triển của mình. Cơ chế hoạt động của Công ty hiện nay thực hiện theo chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân và phát huy quyền làm chủ thông qua các tổ chức đoàn thể, hội phụ nữ, ban thanh tra công nhân và đại hội công nhân viên chức hàng năm. Cùng vời Ban Giám đốc hoạt động các tổ chức Đảng, Đoàn Thanh niên, Công Đoàn phối hợp góp phần làm tăng sức mạnh đoần kết và ý trí lao động trong toàn công ty. Các đại hội Đảng họp đều đặn hàng tháng vạch ra đường lối làm chỗ dựa cho hướng đi chiến lược cuả Công ty.Tổ chức Đoàn Thanh niên góp phần xây dựng nếp sống, lao động tập thể với tinh thần sảng khoái. Hàng năm Đại hội Công nhân viên chức được diễn ra để bầu Ban lãnh đạo Công đoàn và kỹ vào bãn thoả ước lao động tập thể, thể hiện tinh thần đoàn kết đồng lòng của tập thể công nhân lao động. Ban Giám đốc là tổ chức có quyết định cao nhất tới những hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty. Họ xây dựng các chức năng nhiệm vụ, phạm vi quyền hạn cho các phòng, ban từ những yêu cầu thực tế của quá trình sản xuất kinh doanh.Việc xây dựng các quy chế thưởng phạt và cách tính lương cho công nhân, cán bộ quản lý góp phần làm tăng tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Ví dụ: Điều lệ: lương công nhân được tính dựa theo giá trị sản phẩm của đơn vị sản xuất đó; lương của các cán bộ quản lý được tính dựa vào trung bình thu nhập của công nhân tại các xí nghiệp của toàn công ty. II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY MAY CHIẾN THẮNG: 1.Tổ chức hoạt động và sự phối hợp của các phòng ban chuyên môn: Cùng với sự phát triển không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu của Công ty, sau khi xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang sản xuất kinh doanh độc lập tự chủ có sự quản lý của Nhà nước, bộ phận quản lý của Công ty đang được từng bước hoàn thiện nhằm đảm bảo chất lượng công tác quản lý. Những cán bộ quản lý trong Công ty mỗi người đều có một công việc riêng biệt và chịu trách nhiệm cá nhân khác nhau dựa trên mối quan hệ nhất định. Tuy nhiên, làm thế nào để xác định rõ các mối quan hệ của từng loại công việc, từng bộ phận, nâng cao hiệu quả hoạt động, hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo và quá trình sản xuất của công ty đang là vấn đề nổi cộm. Muốn phối hợp với nhau hiệu quả, mỗi người trong bộ phận, mỗi bộ phận trong hệ thống phải hiểu rõ từng bộ phận của nhau, hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của nhau, để cùng khắc phục và phát huy nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản lý. Tổng Giám Đốc Công ty là người phụ trách chung và chịu trách nhiệm một số các công việc trọng yếu như đưa ra kế hoạch chiến lược dài hạn, phụ trách kinh tế đối ngoại, tổ chức cán bộ, các vấn đề về tài chính và xây dựng cơ bản.Trong cơ cấu tổ chức hiện nay của Công ty, Tổng Giám Đốc(TGĐ) còn chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp một số phòng như: phòng tổ chức lao động, phòng XNK và phòng tài chính kế toán. Tuy nhiên, về mặt tổ chức khoa học luồng công việc cho người lãnh đạo để phù hợp với công việc của họ cũng nên xem xét lại. Các phòng thuộc sự quản lý của TGĐ có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau: *Phòng tổ chức lao động tiền lương: có 12 người và có chức năng nhiệm vụ như sau: -Quản lý các mặt thuộc phạm vi tổ chức nhân sự, thực hiện các chính sách đối với người lao động, chăm lo đời sống sức khoẻ đối với cán bộ công nhân viên -Xây dựng các mức tiêu chuẩn định mức lao động, kế hoạch tiền lương cho công ty theo quy chế đảm bảo chế độ chính sách kịp thời. -Xây dựng và có kế hoạch đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân bậc cao cho công ty theo yêu cầu của cơ chế quản lý mới và yêu cầu đổi mới công nghệ, quy mô phát triển của công ty -Giải quyết các chế độ hưu trí, mất sức thôi việc, ốm đau thai sản, BHYT, BHXH...Quản lý hồ sơ nhân sự, lập sổ bảo hiểm cho người lao động. *Phòng xuất nhập khẩu: gồm 12 người làm nhiệm vụ xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho công ty, nhập khẩu hàng hoá nguyên phụ liệu, vật tư, thiết bị: soạn thảo các hợp đồng kinh tế về việc xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu, thiết bị, giúp tổng giám đốc khai thác mở rộng thị trường trong và ngoài nước. *Phòng tài chính kế toán: gồm 10 người với nhiệm vụ thực hiện đúng pháp lệnh kế toán, kiểm toán, lập báo cáo và gửi báo cáo quyết toán tháng, quý, năm theo đúng biểu mẫu, thời gian quy định. Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của số liệu báo cáo. -Tổ chức chỉ đạo hạch toán tổng hợp toàn công ty và các xí nghiệp thành viên -Tổ chức hạch toán toàn công ty và phân tích hoạt động kinh tế -Tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý tài chính toàn công ty. Lập các dự án từng phần, tổng thể cho việc đầu tư cả về chiều sâu lẫn chiều rộng. -Đảm bảo về tài chính cho các hoạt động toàn công ty, quản lý tất cả các loại vốn. Lập và trình duyệt kế hoạch thu chi tài chính với cấp trên. -Tham mưu cho giám đốc giám sát, kiểm tra các việc sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh từ công ty đến các xí nghiệp thành viên. Phó Tổng Giám Đốc Kỹ Thuật phụ trách trực tiếp các phòng như: phòng kỹ thuật, phòng y tế, xưởng dạy nghề, phòng bảo vệ. Các phòng có chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau: *Phòng kỹ thuật + cơ điện: gồm 20 người có nhiệm vụ quản lý và thực hiện các nhiệm vụ kỹ thuật, nghiên cứu chế thử mặt hàng mới, kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổng hợp ý kiến khiếu nại của khách hàngvề chất lượng sản phẩm, tìm nguyên nhân và sửa chữa, quản lý máy móc và thiết bịi, hệ thống điện nước toàn công ty... *Xưởng dạy nghề: có 10 người có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng tay nghề cho công nhân lao động kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất của công ty. *Phòng bảo vệ: gồm 31 người làm công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự trị an, bảo vệ tài sản, cơ quan nhà máy an toàn, thực hiện công tác quốc phòng, công tác quân sự địa phương, tự vệ công ty. *Phòng y tế: theo dõi, điều trị, khám bệnh cho toàn lao động của công ty, cung cấp thuốc quản lý thuốc dược và công tác phòng bệnh dịch Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh phụ trách các phòng: phòng kinh doanh tiếp thị, TT thiết kế thời trang, phòng tổng hợp, phòng phục vụ sản xuất. Các phòng đó thực hiện những nhiệm vụ sau: * Văn phòng tổng hợp của công ty (văn phòng): gồm 16 người có chực năng nhiệm vụ sau: - Quản lý công tác hành chính quản trị và hành chính pháp chế -Tổ chức lễ tân tiếp khách.Giúp giám đốc tổ chức các buổi họp, hội nghị -Quản lý các văn bản và công tác phục vụ cho công nhân -Giúp Giám đốc trong công tác tổng hợp thi đua, lập báo cáo tổng hợ._.