Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8/3

n trị văn phòng chưa chuyên sâu thành chuyên môn hoá mà mới chỉ tiếp cận với các công việc theo kinh nghiệm. Nhưng trước sự đốc thúc của các tiến trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Nhà nước nói riêng không thể không vận động theo nền kinh tế thông tin. Bởi muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trước hết phải củng cố và tạo dựng mối quan hệ thông tin thống nhất trong và ngoài đơn vị. Với nhận thức đó em đã chọn vấn đề về quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên cứu luận văn của mình. Đề tài vừa nhằm đề cao hoạt động của văn phòng trong Công ty vừa mong muốn xây dựng được một văn phòng có khả năng hoạch định, tổ chức quản lí và kiểm tra hỗ trợ cho Ban lãnh đạo Công ty, các bộ phận đem lại hiệu quả kinh doanh cao. Cũng như nhiều Công ty khác, Công ty Dệt 8-3 luôn mong muốn có được kết quả kinh doanh cao nhất. Vì vậy, Công ty rất quan tâm chú trọng đến việc xây dựng bộ máy các phòng ban và đội ngũ nhân viên hoạt động sao cho có hiệu quả. Mà việc phối hợp các bộ phận hoạt động cho có hiệu quả là một việc làm không phải lúc nào cũng đạt được, bởi đôi khi các phòng ban, các bộ phận thực hiện công việc chỉ dựa vào chức năng và nhiệm vụ được phân công để hoàn thành công việc của mình mà chưa quan tâm đến công việc của bộ phận khác. Do đó, em muốn hệ thống các mối quan hệ hiện có giữa văn phòng với các bộ phận khác trong Công ty để thấy được những ưu nhược điểm trong hệ thống, để từ đó có một số biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện các mối quan hệ nội bộ của Công ty chặt chẽ hơn nữa, tạo sự phối hợp đồng bộ để cùng hoàn thành công việc tốt nhất, đồng thời góp phần nâng cao sự hiểu biết cả về lý luận và thực tiễn cho bản thân. Do điều kiện thời gian thực tập nên đề tài: "Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3" chỉ đề cập đến nội dung chủ yếu là việc xây dựng mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3, cụ thể là: - Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với lãnh đạo Công ty. - Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các phòng ban khác trong Công ty. - Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các phân xưởng, xí nghiệp trong Công ty. - Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với một số bộ phận khác liên quan. Công ty Dệt 8-3 là một Công ty có quá trình hình thành và phát triển hơn 35 năm, những tư liệu sử dụng để phục vụ cho chuyên đề được thu thập trong những năm gần đây. Đó là thời gian Công ty phát triển khá ổn định. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của bản luận văn gồm những phần sau: Chương I: Cơ sở lý luận về mối quan hệ I. Cơ sở lý luận chung về mối quan hệ. II. Cơ sở thực tế và xu thế phát triển các mối quan hệ trong tương lai. Chương II: Thực trạng hoạt động và mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3. A. Thực trạng hoạt động của Công ty Dệt 8-3. I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. II. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. III. Kết quả hoạt động của Công ty. B. Xác định mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty. I. Các mối quan hệ trong Công ty. II. Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty. Chương III. Một số đề xuất nhằm tăng cường mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty. NộI DUNG cHƯƠNG I : Cơ sở khoa học về mối quan hệ . I./ Cơ sở lí luận chung về mối quan hệ. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty là một vấn đề nghiên cứu khá phức tạp, bởi nó liên quan đến rất nhiều đối tượng trong các cơ quan đơn vị. Các mối quan hệ này được xây dựng vừa mang tính bình đẳng, vừa có trên - dưói, quan hệ theo chiều dọc - ngang, quan hệ theo các bộ phận, theo cấp quản trị, theo phạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn của các đối tượng tham gia và theo tính chất của công việc. 1./ Về mối quan hệ Tuỳ theo từng đối tượng quan hệ với nhau trong các môi trường khác nhau mà có thể có các quan niệm khác nhau về mối quan hệ. Và đến nay, khái niệm trong quan hệ được đề cập chỉ mang tính chất chung chung. Để phù hợp với vấn đề cần nghiên cứu trong báo cáo này, khi đặt khái niệm quan hệ trong cuốn từ điển Tiếng Việt được nêu: " Quan hệ là sự ràng buộc, là mối liên hệ qua lại giữa hai bên chủ thể" vào trong lĩnh vực hoạt động văn phòng thì mối quan hệ được hiểu là sự tác động qua lại giữa các bộ phận cấu thành trong một tổng thể trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ được giao để nhằm đạt mục tiêu chung. Mối liên hệ ở đây thể hiện tính ràng buộc theo hai chiều của các đối tượng tham gia, bởi trong quan hệ phải có ít nhất hai thành phần trở lên thì mới tạo thành mối quan hệ. Các mối quan hệ này có thể vừa độc lập vừa cùng nhau hợp tác. Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta diễn ra rất nhiều mối quan hệ khác nhau: trong gia đình có các mối quan hệ giữa các thành viên với nhau, ngoài xã hội có quan hệ bạn bè, quan hệ giữa ta với đồng nghiệp hay quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới...Mối quan hệ trên sẽ đi theo các hướng khác nhau với mỗi một đối tượng khác nhau, trong các môi trường khác nhau. Do đó, việc lựa chọn và xây dựng nên các mối quan hệ là rất phức tạp. Và đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào để tạo dựng được mối quan hệ cùng cấp tốt là một trong những vấn đề khó có thể giải quyết được ngay. Nó phải trải qua một thời gian nhất định để hình thành nên một sự "thấu hiểu", có thể là tình cảm giữa người với người, giữa đối tượng này với đối tượng kia, giữa lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, giữa phòng này với phòng kia hay giữa đơn vị này với đơn vị khác. Sự phức tạp này sẽ tăng lên theo từng mức độ trong các quan hệ giữa các đối tượng khác nhau. Vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong một Công ty đem lại hiệu quả cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là một yêu cầu đặt ra đối với tất cả các thành viên trong Công ty, nó sẽ gắn chặt với lợi ích của chính bản thân người tham gia trong các quan hệ đó. Như tác giả Nguyễn Hữu Thân khẳng định ở trang 78 giáo trình Quản trị hành chính văn phòng "Vấn đề tổ chức đối với nhà quản trị hành chánh căn bản có hai mặt, đó là: Nhà quản trị phải tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công việc đạt hiệu quả. Nhà quản trị phải tổ chức bộ phận chức năng hành chánh của mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng khác trong xí nghiệp". Nghĩa là, nhà quản trị phải tổ chức trong phạm vi chức năng hành chính của mình đồng thời phải đặt chức năng hành chính trong mối quan hệ tương quan với các chức năng khác của doanh nghiệp đó. Vấn đề tổ chức và phối hợp này có tính chất sống còn đối với sự thành công của hoạt động văn phòng khoa học. Bởi công việc hành chính văn phòng là một chức năng dịch vụ nhằm giúp cho các chức năng khác hoàn thành công việc nên hành chính văn phòng không thể tách rời các bộ phận khác. Trước kia, văn phòng chỉ được hiểu là phòng Hành chính với nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ hậu cần, đánh máy, văn thư lưu trữ hay tiếp khách, pha trà, tạp vụ .. đó là những công việc có thể thấy là rất đơn giản, đơn điệu nhưng xét trên một bình diện thực tế chung thời kỳ đó với cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nó đã không phát huy được tối đa sức sáng tạo của người lao động mà chỉ tạo nên sự ỷ lại cho người lao động. Không phải chỉ có phòng Hành chính mà hầu như tất cả các phòng ban khác trong Công ty cũng nằm trong tình trạng tương tự. Với những kế hoạch do Nhà nước, lãnh đạo Công ty giao xuống và nhiệm vụ của bộ phận nào thì bộ phận đó phải hoàn thành nó một cách thụ động. Còn khi hoàn thành đúng kế hoạch hay hoàn thành vượt kế hoạch thì đơn vị chưa được đánh giá đúng mức. Vì thế, không những không khuyến khích được sức sáng tạo trong các phòng ban, các cá nhân mà còn không tạo được bầu không khí thi đua trong toàn Công ty. Tiếp đó, các phòng ban bố trí không hợp lí, chỗ thừa nhân sự, chỗ thì lại thiếu nhân sự nên nguồn lực lao động trong mỗi bộ phận không phát huy được. Hiện nay, công tác văn phòng đã được nhìn nhận lại một cách đúng đắn, nhất là trong nền kinh tế thị trường thì văn phòng được coi đây là một bộ phận góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thương trường. Nhận thức được điều đó, Công ty Dệt 8-3 đã tổ chức lại cơ cấu các phòng ban hợp lí hơn như: giảm biên chế một số nhân viên có khả năng làm việc kém xuống các phân xưởng. Hoặc cho thôi hay tiếp tục cho đi đào tạo thêm để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trong các lĩnh vực như kĩ thuật quản lí, tài chính để xây dựng một đội ngũ nhân viên và phòng ban như hiện tại, để làm sao cho họ có đủ điều kiện thực hiện các công việc được giao, tạo điều kiện cho các nhân viên và công nhân phát huy sức sáng tạo, đưa ra những ý kiến, phương pháp làm tiết kiệm chí phí, tăng năng suất lao động, tạo một cơ cấu mở trong việc quản lí. Có lẽ chính do có một cơ cấu hợp lí, Công ty đã phát huy được mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong đơn vị, giữa các cán bộ với nhân viên nhằm tạo nên không khí thân mật, tạo cho người lao động có cảm giác được làm chủ thực sự để họ thấy rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình. Như vậy, họ sẽ hăng say lao động phát huy sáng kiến góp phần đưa Công ty ngày một đi lên. 2./ Đặc trưng - tính chất của các mối quan hệ Đối với bất kỳ mối quan hệ nào thì cũng phải xuất phát từ hai thành phần trở lên, đây là đặc trưng tiêu biểu nhất trong mối quan hệ và xuất phát từ hai chủ thể này mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác động với nhau theo đúng hướng cụ thể để cùng hướng về một mục tiêu, mục đích nào đó. Trong mỗi một mối quan hệ, nó phụ thuộc rất nhiều vào các chủ thể trong quan hệ đó, nó sẽ dẫn đến mối quan hệ đó là ngang bằng, trên hay dưới. Mối quan hệ đó diễn ra trong thời gian ngắn hay dài đều phụ thuộc vào mỗi đối tượng hay các thành phần có trong mối quan hệ. Có thể các đối tượng đó bắt đầu xây dựng nên các mối quan hệ cùng một lúc, nó có thể bắt đầu từ một đối tượng duy nhất tác động vào đối tượng kia để hình thành nên mối quan hệ. Tuy nhiên, cho dù mối quan hệ đó được xây dựng trên cơ sở nào thì cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Nhưng những nguyên tắc này không cố định mà nó tuân theo quy luật vận động chung của xã hội với những biểu hiện mang đặc trưng cơ bản sau: - Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên. - Mối quan hệ được xây dựng trên cơ sở tác động qua lại với nhau giữa các đối tượng tham gia quan hệ, vì nếu không có sự tác động qua lại thì mối quan hệ đó sẽ không thể duy trì hoặc nếu có duy trì thì mối quan hệ này cũng không thể tồn tại lâu được. - Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng và ngày càng đa dạng do các hoạt động kinh tế- xã hội phát triển. - Mối quan hệ này phải tác động qua lại trên cơ sở tuân theo những nguyên tắc chung trong quan hệ ( chức năng- nhiệm vụ). - Xây dựng mối quan hệ phải mang tính định hướng mà không mang tính chung chung, hay nó phải được xây dựng trên cơ sở các mục tiêu đã định bởi có như vậy mới phù hợp với yêu cầu công việc. Hiện nay, phòng Tổ chức hành chính trong Công ty Dệt 8-3 gần như là đầu mối trong mọi quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty với Ban lãnh đạo. Bởi chức năng của phòng là kết hợp với các phòng ban khác để tham mưu giúp việc cho Ban lãnh đạo trong Công ty. 3./ Cơ sở xây dựng mối quan hệ trong Công ty. Việc tạo dựng các mối quan hệ là dựa trên cơ sở các chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Biểu hiện rõ nét nhất là trong việc xây dựng mối quan hệ phối hợp giữa các chủ thể để cùng thực hiện một mục tiêu chung. Bất cứ mối quan hệ nào khi đã xây dựng nên thì đều có một mục đích, trên một cơ sở cụ thể. Chính từ mục đích cơ sở đó mà mối quan hệ sẽ được hình thành, tồn tại và phát triển. Còn việc vận động theo chiều tăng tiến hay không thì tuỳ thuộc mức độ thiết lập mối quan hệ của các chủ thể như sự phối hợp với nhau hay sự ràng buộc nhau như thế nào. Đồng thời mức độ gia tăng sẽ được thể hiện bằng mức độ tiếp xúc thường xuyên liên tục hay không của các chủ thể trong các quan hệ. Nhưng cho dù các mối quan hệ xuất phát từ đâu, trong môi trường nào thì nó cũng phải xuất phát trên cơ sở những nguyên tắc liên kết ràng buộc, cụ thể là: Nguyên tắc bình đẳng. Nguyên tắc phối hợp. Nguyên tắc tuân thủ. Nguyên tắc tác động lẫn nhau. Đối với công tác hành chính văn phòng thì các nguyên tắc này có những nét đặc trưng riêng, bởi các hoạt động văn phòng là mang tính chuyên môn khác so với các lĩnh vực, nó tập trung chủ yếu đến hoạt động thông tin. Các nguyên tắc này gồm: + Nguyên tắc xây dựng quan hệ trên cơ sở bình đẳng trong các quan hệ đối với các đồng nghiệp cùng cấp. + Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa trên sự phối hợp các công việc theo từng chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty để cùng thực hiện một mục tiêu đặt ra trước đó. + Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa trên trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong Công ty. Tuy vậy, các nguyên tắc này chỉ mang tính "định hình" chứ chưa thể là chuẩn xác bởi tất cả các mối quan hệ đều xuất phát từ sự giao tiếp trong xã hội mà tạo nên, chính vì lẽ đó mà khi các mối quan hệ này thay đổi hay có sự xáo trộn nào đó thì tự khắc các nguyên tắc này cũng sẽ thay đổi theo. Bên cạnh đó, các mối quan hệ trong công tác quản trị hành chính văn phòng là rất đa dạng, nó bao gồm rất nhiều các đối tượng khác nhau, từ Tổng giám đốc đến công nhân viên và nhiều bộ phận khác trong Công ty... rất phong phú. Trong đó có: + Các mối quan hệ mang tính nội bộ trong Công ty, có liên quan đến các cấp các bộ phận từ Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc đến các phòng ban - Giám đốc các xí nghiệp, nhân viên- công nhân ở các xí nghiệp. + Các mối quan hệ với khách hàng, bao gồm khách hàng thường xuyên và khách hàng tiềm năng. + Các mối quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến các đồng nghiệp tại đơn vị mình và với các đơn vị bạn khác. ứng với mỗi mối quan hệ thì các nguyên tắc này cũng được sử dụng một cách linh động để có thể mang lại những kết quả nhất định trong việc xây dựng nên các mối quan hệ này, chính các yếu tố trên đã tạo nên một không gian vật chất và môi trường trong các mối quan hệ. 4./ Môi trường trong việc xây dựng các mối quan hệ. Hầu hết tất cả các mối quan hệ đều xuất phát trong một môi trường nào đó, bởi môi trường là yếu tố bao gồm nhiều điều kiện khách quan khác nhau, đan xen nhau tác động vào các mối quan hệ. Thậm chí trong môi trường đó các yếu tố tác động có thể chuyển hoá lẫn nhau như các yếu tố về hoá học, vật lí, kinh tế - chính trị - xã hội...Và người ta có thể nhận thức môi trường ở các góc độ, quy mô khác nhau do vậy nội dung về môi trường rất phong phú đa dạng và phức tạp. Một khái niệm về môi trường được khá nhiều nhà khoa học thống nhất là : Môi trường là tổng hợp các điều kiện bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến các thực thể tồn tại trong đó. Vì vậy, các yếu tố tác động đối với việc xây dựng các mối quan hệ chủ yếu sau: - Điều kiện về tự nhiên: bao gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thuỷ văn cấu thành các nguồn tài nguyên thiên nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương. Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và chịu tác động của các quy luật kinh tế - xã hội. chính điều kiện tự nhiên này tác động đến các mối quan hệ của văn phòng. - Điều kiện về chính trị pháp lí: bất kì các hoạt động nào của cơ quan, đơn vị cũng phải gắn chặt với lợi ính quốc gia và phải tuân theo pháp luật. Chính vì thế mà trong việc hoạch định các chính sách phát triển Nhà nước ta luôn định hướng cho các đơn vị về mục tiêu và giải pháp phát triển thông qua các công cụ quản lý vĩ mô. Các công cụ mang tính pháp lí được Nhà nước bảo vệ và cũng đồng thời là căn cứ để văn phòng xây dựng nên nội quy, quy chế thống nhất mọi hoạt động của đơn vị mình. Vì vậy, việc xác lập các mối quan hệ cũng phải dựa trên cơ sở này theo nội quy, quy chế của đơn vị đã được xác lập. - Điều kiện về kinh tế: kinh tế là cơ sở hàng đầu quyết định và duy trì sự tồn tại của các tổ chức về phương diện cơ sở vật chất, tài chính ....Nếu tiềm lực kinh tế mạnh sẽ khuyến khích các cơ quan, đơn vị tăng cường đầu tư về cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh ... có thể nói đây là yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến hoạt động của công tác văn phòng, tác động đáng kể đến việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị. - Điều kiên về xã hội: điều kiện này bao gồm các yếu tố như trình độ dân trí, tập quán, truyền thống, đạo đức, xã hội. Chính những điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị. Cụ thể là ảnh hưởng tới sự giao tiếp giữa các chủ thể như: giữa nhân viên với người quản lí hay giữa các nhân viên với nhau, vì trong các mối quan hệ luôn mang đậm tính văn hoá. Xây dựng được một môi trường làm việc lành mạnh, khoa học sẽ tạo dựng được một điều kiện không nhỏ là cho nhân viên cảm thấy hoà đồng, vui vẻ, giúp họ phối hợp với nhau dễ dàng, chặt chẽ. Từ đó vừa đồng thời tạo động lực thúc đẩy các hoạt động sản xuất vừa giúp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng trong các mối quan hệ. II./ Cơ sở thực tế và xu thế phát triển các mối quan hệ trong tương lai. 1./ Cơ sở thực tế. Trên thực tế hiện nay, công tác văn phòng đang hiện diện ở mọi nơi, mọi lĩnh vực, trong tất cả các cơ quan, xí nghiệp. Từ phòng Hành chính, Tài chính kế toán... tất cả khối hành chính mà chúng ta gọi là khối văn phòng cơ quan từ cấp quản trị cho đến nhân viên thì hầu như ai cũng phải làm công việc văn phòng. Từ việc sắp xếp tài liệu, phân loại thông tin, tính toán và ghi chép lại mọi loại công văn giấy tờ. Mỗi người, tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lí công văn giấy tờ vì họ luôn thường xuyên tiếp xúc với chúng khi giải quyết công việc. Với sự có mặt ở hầu hết trong các lĩnh vực, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau nên việc xây dựng mối quan hệ là không dễ. Ngay trong nội bộ Công ty mối quan hệ đó đã là rất đa dạng, từ việc tiếp xúc với các cấp quản trị cao cấp đến tiếp xúc với các phòng ban khác, các xí nghiệp thành viên. Hiện tại, đối với nước ta thì việc xây dựng một văn phòng theo đúng nghĩa của nó là rất khó, nó phụ thuộc vào yếu tố của đơn vị là lớn hay nhỏ. Từ đó sẽ tạo cho phòng Hành chính quản trị khối lượng công việc nhiều hay ít, nên khi xây dựng quy mô, phương thức hoạt động cho phòng hành chính quản trị ở những đơn vị này cũng sẽ khác nhau. ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng công văn giấy tờ tương đối ít thì hầu như các đơn vị này không thành lập phòng Hành chính quản trị mà họ thường tuyển một đến hai người vừa phụ trách đánh máy soạn thảo công văn giấy tờ vừa sử dụng máy vi tính-máy Fax, lưu trữ công văn giấy tờ vừa tiếp khách và trực điện thoại. Ngay thủ trưởng đơn vị cũng là người kiêm luôn chức vụ nhà quản trị hành chính. Còn trong các cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng công văn giấy tờ nhiều, doanh thu tương đối lớn thì họ sẽ thành lập phòng Hành chính quản trị (phòng Tổ chức hành chính) phù hợp với từng mức độ của công việc mà phòng này sẽ đảm nhận dưới quyền điều hành của Trưởng phòng. Nhưng với một Công ty có quy mô lớn thì việc tạo dựng các mối quan hệ trong một khuôn khổ, phạm vi rộng như vậy là tương đối khó, điều này đòi hỏi các nhà quản trị hành chính phải thiết lập được một cơ cấu tổ chức đồng bộ và thống nhất giúp cho lãnh đạo và các bộ phận khác thực hiện công việc. Bởi là những nhà quản trị hành chính, họ được tham dự mọi phiên họp của các cấp lãnh đạo trong Công ty nên họ hiểu biết, nắm vững mọi chiến lược và hoạt động của Công ty. Họ sẽ có điều kiện thuận lợi hơn để hỗ trợ lãnh đạo cùng các cấp quản trị những công việc khi cần thiết. Điều này cho thấy, văn phòng có quan hệ với hầu hết các bộ phận trong toàn Công ty là một tất yếu. Nên không ai có thể phủ nhận vai trò của văn phòng trong việc đóng góp tích cực và có hiệu quả của sự tồn tại và phát triển đối với mỗi Công ty. Hiện tại, trong toàn bộ các hoạt động của các doanh nghiệp nước ta nói chung thì việc tạo lập các mối quan hệ theo nhiều chiều, đa phương diện là hầu như không có, các mối quan hệ chỉ xoay quanh các mối quan hệ hai chiều là chính. Trong đó, các mối quan hệ này chủ yếu tập trung vào các chức năng, nhiệm vụ hoạt động của văn phòng với các bộ phận liên quan và xây dựng trên cơ sở vì mục tiêu chung phải hoàn thành của đơn vị hay chỉ chú trọng tới việc xây dựng và phát triển trong nội bộ. Với những lí do này làm hạn chế sự giao lưu, tiếp xúc với thế giới bên ngoài, cơ hội thu nhận, học hỏi các thành tựu mới trong các công tác giải quyết công việc nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng. Đặc biệt bước sang thế kỷ 21, thế kỷ của khoa học công nghệ thông tin thì sự phát triển hiện đại trong công nghệ văn phòng đặt ra cho chúng ta là sẽ phải có giải pháp như thế nào để đối phó kịp thời. Vì nếu không theo kịp với thế giới bên ngoài chúng ta sẽ đẩy khoảng cách lạc hậu giữa nước ta với các nước phát triển ngày càng xa. 2./ Xu thế phát triển của các mối quan hệ trong tương lại. Ngay từ bây giờ, chúng ta đã thấy được sự phát triển không ngừng của các ngành công nghiệp và các hoạt động kinh tế nói chung. Khi đứng trước sự phát triển của một thế giới đa cực, đa chiều đã tác động không nhỏ vào hoạt động văn phòng, quá trình phân loại và xử lí thông tin càng trở nên khó khăn hơn đòi hỏi văn phòng phải hoạt động liên tục và năng động hơn. Do đó hoạt động của văn phòng càng trở nên bận rộn với biết bao công việc từ việc tổ chức hoạch định nhân sự tới việc quản trị nguồn thông tin. Trong đó các công việc mang tính thu thập và xử lí thông tin được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu vì chính sự tồn tại của họ. Tiếp đến, các mối quan hệ cũng phải được xây dựng chặt chẽ để bắt kịp với guồng máy hoạt động đó. Và nó không đơn thuần là quan hệ giữa hai đối tượng hay hai chủ thể với nhau mà giờ đã phát triển theo nhiều hướng với nhiều chủ thể, nhiều đối tượng cùng thực hiện giao tiếp trong cùng một nơi một thời điểm. Có thể nói công nghệ máy móc hiện đại, thu thập thông tin nhanh từ nhiều phía đã giúp ích rất nhiều tới mọi hoạt động và trong đó kể đến công tác văn phòng nói riêng. Các mối tiếp xúc đã ngày càng mở rộng ra bên ngoài và sang cả các nước đối tác. Điều này càng đòi hỏi các nhà quản trị ngoài việc phải giỏi chuyên môn nghiệp vụ thì họ phải có kỹ năng giao tiếp tốt, đó chính là các công cụ giúp ích cho họ hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao. Việc tạo dựng được các mối quan hệ mới là rất phức tạp nên muốn làm tốt được trước tiên việc cơ bản phải làm là tạo dựng chính các mối quan hệ trong nội bộ Công ty rồi mới phát triển rộng các mối quan hệ đó ra bên ngoài. Phương thức quan hệ đa phương hướng như vậy ở nước ta chưa được phổ biến. Do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của văn phòng trong việc đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty nên công tác văn phòng của chúng ta mới chỉ phát triển như hiện tại. Việc trang bị những thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác này cũng chưa nhiều, nếu được trang bị hiện đại, đầy đủ thì việc xây dựng các mối quan hệ theo phương thức mới này sẽ rất thuận lợi. Nếu chúng ta có sự đầu tư cho lĩnh vực này trong tương lai thì chắc chắn chúng ta phát triển mạnh hơn rất nhiều, có thể bắt kịp các nước trong khu vực và thế giới, bao gồm cả sự phát triển về kinh tế. Hy vọng chúng ta sẽ cùng nỗ lực và với sự trợ giúp của công nghệ công tác văn phòng ngày càng phát triển. Chương II : tHực trạng hoạt động và mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty dệt 8-3 a. Thực trạng hoạt động của công ty dệt 8-3. I./ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dệt 8-3. 1./ Quá trình xây dựng và trưởng thành của Công ty Dệt 8-3. Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt nam, nằm ở phía Nam thành phố Hà nội, địa chỉ 460 đường Minh Khai với diện tích toàn bộ là 24 ha. Đầu năm 1959 Chính phủ ra quyết định cho xây dựng Nhà máy Liên Hiệp Sợi- Dệt - Nhuộm ở Hà nội. Từ năm 1960 - 1963, đây là thời gian Nhà máy vừa tiến hành xây dựng vừa tiến hành lắp đặt máy móc, thiết bị sản xuất. Đến năm 1965, Nhà máy được cắt băng khánh thành - Nhà máy Dệt 8-3 chính thức ra đời. Đến năm 1985, cùng với sự chuyển đổi sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường Nhà máy đã lắp đặt thêm phân xưởng sợi, hai dây chuyền may và thành lập phân xưởng may khép kín. Năm 1991, theo Quyết định của Bộ Công nghiệp để phù hợp với tình hình chung của toàn doanh nghiệp, Nhà máy Dệt 8-3 đổi tên thành Liên hiệp Dệt 8-3 và thay đổi về cơ cấu tổ chức chia thành hai khối là khối phòng ban (9 phòng chứa năng) và các khối xí nghiệp ( 6 xí nghiệp và 1 phân xưởng). Năm 1994, để thích hợp hơn nữa với việc sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường, Bộ Công nghiệp đã quyết định đổi tên Liên hiệp Dệt 8-3 thành Công ty Dệt 8-3 với cơ cấu về cơ bản vẫn giữ nguyên như cũ nhưng xí nghiệp May - Dịch vụ được tách thành xí nghiệp May và xí nghiệp Dịch vụ. Căn cứ vào Quyết định thành lập doanh nghiệp của Bộ Công nghiệp nhẹ những hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm: - Sản xuất và bán các sản phẩm sợi, vải các loại. - Thực hiện các công việc khác liên quan tới việc sản xuất và phân phối sản phẩm. - Nhập khẩu các nguyên vật liệu thị trường trong nước và ngoài nước để sản xuất sản phẩm. - Trực tiếp hoặc gián tiếp xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoài hoặc cung cấp các sản phẩm như nguyên liệu chính cho các cơ sở in nhuộm, cơ sở may trong nước để sản xuất các sản phẩm xuất khẩu có giá trị. - Trực tiếp hay gián tiếp tiêu thụ sản phẩm trên thị trường trong nước, cung cấp sản phẩm như là nguyên liệu thay thế hàng nhập khẩu cho cơ sở nhuộm - may để sản xuất các sản phẩm tiêu thụ nội địa có giá trị cao. Công ty Dệt 8-3 từ khi thành lập cho đến nay, mặc dù đã trải qua rất nhiều khó khăn nhưng Công ty Dệt 8-3 luôn phấn đấu vượt qua và đã khẳng định vị thế của mình trong nghành Dệt May Việt Nam. 2./ Chức năng và nhiệm vụ. Công ty Dệt 8-3 là doanh nghiệp Nhà nước có chức năng sản xuất và cung ứng cho thị trường các sản phẩm dệt, may, sợi, nhuộm, in hoa đảm bảo các yêu cầu tiêu chuẩn do Nhà nước đặt ra và được người tiêu dùng chấp nhận. Công ty Dệt 8-3 có nhiệm vụ chính: - Đóng góp vào sự phát triển của ngành Dệt May và nền kinh tế quốc dân, sự phát triển của Công ty Dệt 8-3 sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy ngành Dệt - May Việt Nam phát triển. Điều này thể hiện ở các hoạt động như chuyển giao công nghệ mới xâm nhập vào các thị trường quốc tế, tạo thêm các cơ hội vệ tinh cho Công ty. - Bình ổn thị trường của các doanh nghiệp Nhà nước khi nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường. Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty Dệt 8-3 và các đơn vị thuộc Tổng Công ty Dệt - May Việt Nam cũng thực hiện chính sách quản lý thị trường của Nhà nước như: bình ổn giá quản lý chất lượng sản phẩm, chống hàng giả, hàng nhái mẫu. Thực hiện hỗ trợ các doanh nghiệp địa phương về nguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm trong những lúc khó khăn. - Tạo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần ổn định xã hội. Do quy mô lớn của Công ty, đặc điểm của ngành Dệt May là cần nhiều lao động. Những năm qua, Công ty đã tạo hàng ngàn chỗ làm cho người lao động, đặc biệt là đối với sinh viên mới ra trường. Góp phần làm giảm tỷ lệ thất nghiệp, giảm các tệ nạn xã hội do tình trạng thất nghiệp gây ra. - Nhiệm vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước là nghĩa vụ chung của doanh nghiệp trong nền kinh tế. Hiện nay Công ty Dệt 8-3 đã tiến hành hạch toán kinh doanh độc lập, Nhà nước chỉ cấp lượng vốn nhỏ khoảng 20% phần còn lại Công ty phải tự huy động từ nguồn khác. 3./ Các mặt hàng sản xuất chính. Các mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty Dệt 8-3 bao gồm: - Các loại sợi bông, sợi pha chải thường và chải kỹ. - Vải may mặc : vải bông, phin, vải katê, vải chéo, vải pha từ mộc đến nhuộm, kẻ và in hoa khổ rộng 0.8 đến 1.6m. - Hàng may mặc: với đầy đủ chủng loại như sơ mi, quần âu, jacket nam nữ, quần áo bảo hộ lao động và quần áo trẻ em.... Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của các đối tác trong và ngoài nước. II./ Tổ chức và quy mô hoạt động của Công ty Dệt 8-3. 1./ Cơ cấu tổ chức. Do Công ty Dệt 8-3 là một Công ty lớn có khoảng 3200 cán bộ công nhân, nên việc tổ chức và điều hành hoạt động của Công ty đòi hỏi phải chặt chẽ như vậy mới kết nối được các bộ phận lại với nhau. Chính vì thế để tạo lập được một cơ cấu tổ chức hợp lí, năng động và hiệu quả trong công việc nên Công ty đã chọn hình thức tổ chức là trực tuyến chức năng. Ưu điểm: hình thức tổ chức này là nhằm duy trì quyền lực, trách nhiệm cung cấp cho Tổng Giám đốc sự hỗ trợ của các bộ phận chức năng về các lĩnh vực chuyên môn. Đồng thời, nó vừa kết hợp được các chuyên viên chức năng gắn với người lãnh đạo trực tuyến ( Tổng Giám đốc) vừa khắc phục được sự tách rời giữa Ban lãnh đạo và bộ phận chức năng tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng. Nhược điểm: với kiểu tổ chức này tuy phát huy được nhiều ưu điểm nhưng trong một số trường hợp có thể gây ra mâu thuẫn do sự không nhất quán trong việc tham mưu cho Tổng Giám đốc của các bộ phận. Sơ đồ hệ thống tổ chức của Công ty Dệt 8-3. 2./ Chức năng của từng bộ phận. * Về ban lãnh đạo của Công ty. Công ty Dệt 8-3 kinh doanh ngày một phát triển, một phần bởi hoạt động có hiệu quả của ban lãnh đạo và các phòng ban trong Công ty. Tổng Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung trong việc điều hành của Công ty đồng thời cũng là người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ và điều hành tài chính, sản xuất, xuất nhập khẩu ... của Công ty. Người đứng đầu Công ty hiện nay là Tổng giám đốc Phan Việt Hảo. Ba phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trong công tác điều hành và quản lý Công ty: - Phó Tổng Giám đốc kĩ thuật: là người tham mưu giúp việc Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm chung về mảng kĩ thuật của Công ty. - Phó Tổng Giám đốc sản xuất: là người tham mưu giúp việc Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về mảng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. - Phó Tổng giám đốc phụ trách chế độ lao động: là người tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về các chế độ lao động đối với toàn bộ lao động trong Công ty. Giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty có các phòng ban, tuỳ theo chuyên môn, nghiệp vụ được giao và các xí nghiệp, phân xưởng trự._.