Một số vấn đề về công tác kiểm soát trong Doanh nghiệp ở Việt Nam

thực hiện chính sách mở cửa, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các thành phần kinh tế phát triển, cho các doanh nghiệp các nhà đầu tư có môi trường tốt để kinh doanh, đầu tư. Nhân tố chính tạo nên sự vượt bậc đó là sự phát triển không ngừng các loại hình doanh nghiệp, các hình thức kinh doanh tiên tiến và hiện đại, đó là sự ăn lên làm ra có lợi nhuận tốt của các doanh nghiệp chủ đầu tư bên. Chúng ta đều thấy được vai trò cực kỳ quan trọng của hệ thống doanh nghiệp trong nền kinh tế đất nước; có thể nói xã hội hiện đại là xã hội doanh nghiệp, doanh nghiệp ngoài chức năng tạo ra của cải, hàng hóa sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng, tạo sự thịnh vượng cho nền kinh tế nếu doanh nghiệp kinh doanh tốt, còn nếu kinh doanh kém nó tạo ra sự rối loạn trong nền kinh tế và cả xã hội. Vì thế nhà nước cần phải có chiến lược định hướng cho các loại hình doanh nghiệp. Nhưng trước hết bản thân các doanh nghiệp cũng phải xác định đúng chiến lược phát triển của mình ở tầm toàn doanh nghiệp hay ở các đơn vị, các cấp chức năng, hay ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Để doanh nghiệp có thể kinh doanh phát đạt đòi hỏi không chỉ sự lỗ lực của mọi thành viên trong doanh nghiệp mà còn phải thực hiện thật tốt các nhiệm vụ chính như: Lập kế hoạch kinh doanh chu đáo như thế nào? thực hiện ra sao, cần tổ chức lãnh đạo những gì? và công tác kiểm tra kiểm soát phải thực hiện như thế nào? để đảm bảo thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra. Kiểm soát là một giai đoạn của quá trình quản lý, nó được xem xét ở mức độ doanh nghiệp và bản thân nó cũng là quá trình liên tục là một trong những chức năng rất quan trọng. Thông qua công tác kiểm soát có thể kiểm định, điểu chỉnh hoạt động quản trị ở các lĩnh vực nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Để có thể thực hiện tốt công tác kiểm soát cần có sự đòi hỏi khác nhau về con người, phương tiện, công cụ, phương pháp kiểm soát sao cho phù hợp. Bên cạnh đó cũng phải có sự kiểm tra kiểm soát về nhiệm vụ trách nhiệm của các cấp quản lý và của người lao động trong doanh nghiệp. Được sự hướng dẫn của thầy Phạm Vũ Thắng em nghiên cứu đề tài “Một số vấn đề về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp ở Việt Nam” với kết cấu đề tài như sau: Chương I: Tính tất yếu và mục đích của công tác kiểm soát trong doanh nghiệp. Chương II: Trình tự, nội dung của công tác kiểm soát. Chương III: Hình thức và phương pháp kiểm soát. Chương IV: Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp. Mặc dù đề tài này được xem xét ở tầm vi mô song chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự chỉ bảo thêm của các thầy các cô. Trước khi đi vào phần nội dung, em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Vũ Thắng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề án này. Chương I: tính tất yếu và mục đích của kiểm soát trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của các cấp và để đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. 2. Mục đích cơ bản của kiểm soát H.Fayol đã khẳng định “Trong ngành kinh doanh sự kiểm soát gồm có việc kiểm chứng xem xét mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra với những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa ngăn ngừa sự tái phạm. Nó đối phó với mọi sự vật, con người và hành động” Goctr: “Sự hoạch định quản trị tìm cách thiết lập những chương trình thống nhất, kết hợp và rõ ràng” còn “ Sự kiểm soát quản trị tìm cách bắt buộc công việc phải theo đúng với kế hoạch”. Từ những quan điểm nói trên về kiểm soát có thể rút ra mục đích cơ bản của kiểm soát là: Xác định rõ những mục tiêu, kết quả đã đạt được theo kế hoạch đã định. Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu vào, các yếu tố chi phí sản xuất cũng như thị trường đầu ra. Xác định chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện chính sách chỉ thị. Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân. Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính xác thích hợp. Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm đạt mục tiêu đã định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận, từng cấp, từng cá nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh. 3. Tính tất yếu của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp Sự cần thiết của kiểm soát nảy sinh từ ý muốn của những người ra quyết định, muốn biết kết quả những hành động của mình hoặc những người có thẩm quyền, muốn xem tổ chức hoạt động có phù hợp với mục tiêu không. Ngoài ra còn do bản thân mối liên hệ giữa các hoạt động kiểm soát. Kiểm soát có ý nghĩa to lớn trong việc phối hợp các hoạt động quản trị từ xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược, xác định cơ cấu, đổi mới và kích thích động cơ của người lao động trong doanh nghiệp. Để khẳng định tính tất yếu của kiểm soát từ sự tác động của nó tới hệ thống quản trị, nó được thể hiện ở sơ đồ sau: Khuynh hướng (ý tưởng) Mục tiêu Các quyết định thường dùng Tác động đối với môi trường Xác định chiến lược và cơ cấu Hệ thống thông tin Tác động giữa quyết định và kiểm soát Việc kiểm soát được thực hiện trong hai loại hệ thống khác nhau đó là hệ thống quyết định và hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Chương II: Trình tự và nội dung của công tác kiểm soát 1. `Trình tự của quá trình kiểm soát Kiểm soát là một quá trình gồm ba bước đó là: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát ( định mức, chuẩn mực) Đo lường, so sánh mức độ đạt được với các tiêu chuẩn đã định Điều chỉnh các sai lệch Cụ thể như sau: 1.1. Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát 1.1..1. Các loại tiêu chuẩn Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đó lường thành quả đã đạt được. Thông thường các tiêu chuẩn đề ra đặc trưng cho các mục tiêu hoạch định của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn đặt ra thường được phản ánh về mặt định tính hay mặt định lượng. Tuy nhiên, người ta cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn định lượng như: Số lượng sản phẩm dịch vụ Lượng chi phí đầu tư Lượng phế phẩm, giá cả Số giờ làm việc thực tế Số lượng quản trị viên được đào tạo … Các tiêu chuẩn định tính như: ý thức trách nhiệm của các đốc công Lòng trung thành với doanh nghiệp Kỷ luật làm việc. … Các tiêu chuẩn định tính khó xác định bằng lượng nhưng cần được đặt ra để kiểm soát xem mỗi hành động có đúng đường lối mục tiêu của doanh nghiệp không. Thí dụ: Khả năng tổ chức, năng lực hoạch định, khả năng chỉ huy, uy tín… được đặt ra cho từng loại quản trị viên, đánh giá qua kết quả hoạt động của đơn vị, sự tin cậy, khâm phục của đồng nghiệp và cấp dưới.ư Để đánh gía được cần thông qua các nhân tố trung gian: quản trị viên các cấp có liên quan, công nhân… hoặc xác định một chương trình quảng cáo có đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. 1.1.2 Các bước xác định đánh giá các tiêu chuẩn - Xác định các mục đích, kết quả cuối cùng bằng số như: gia tăng tài sản cố định, lãi do bán hàng… Sắp xếp các yếu tố quan trọng theo thứ bậc có ảnh hưởng tới thực hiện mục đích. - Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát bằng các đơn vị tính toán cụ thể: bằng tiền, bằng đơn vị sản phẩm, số giờ làm việc… - Tập hợp các yếu tố và diễn tả mối quan hệ giữa chúng trên biểu đồ hay sơ đồ. - Nghiên cứu phân tích chỉ ra được thành tích hay tồn tại qua so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra theo dự kiến. - Xác định xu hướng phát triển mới, dự kiến khó khăn rủi ro có thể xảy ra. - Xác định các phương pháp, công cụ kiểm soát cần dùng. Các báo cáo định kỳ, khả năng vốn, khả năng tổ chức phối hợp hoạt động… - Kiểm tra lại báo cáo, sơ đồ, biểu đồ xem có phản ánh được nội dung biện pháp kiểm soát đã đặt ra hay không. 1.2. So sánh kết quả đạt được với những tiêu chuẩn đã đặt ra Mục đích của bước này: đánh giá đúng kết quả đã đạt được, khẳng định thành tích, phát hiện sai lệch làm cơ sở đề ra giải pháp Để đánh giá một cách khách quan cần thực hiện các nguyên tắc sau: Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá kết quả Vận dụng nguyên tắc này sẽ khó khăn trong trương hợp kiểm soát những mục tiêu định tính khó có thể đo lường được như: cải tiến tổ chức sản xuất, nâng cao trình độ chuyên môn, rèn luyện phong cách tác phong làm việc. Để khắc phục tình trạng này cần cụ thể hoá các tiêu thức như: Xác định kết quả, mục tiêu cuối cùng Đánh giá thông qua các mục tiêu chung tâm Dùng chỉ tiêu chu kỳ sản xuất để đánh giá kết quả tổ chức sản xuất Dùng những tiêu chuẩn về phẩm chất, trình độ kiến thức, uy tín để đánh giá việc nâng cao trình độ Đảm bảo tính khách quan trong kiểm soát Để đảm bảo nguyên tắc này trong quá trình kiểm soát phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ của các cấp quản trị cấp trên, không thành kiến độc đoán, tránh buộc tội bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có chứng cớ. Cấp dưới phải có lòng tin và chấp hành nghiêm túc những quy định và nội dung kiểm soát. Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận là đối tượng của kiểm soát. Thông qua kiểm soát quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực của quản trị viên cấp dưới. Đối với cấp dưới, họ khẳng định vị trí của mình, những khiếm khuyết, hướng khắc phục để đạt tiêu chuẩn mục tiêu đã định. Đồng thời họ cần cải tiến phương pháp làm việc, nâng cao năng lực tổ chức. 1.3. Điều chỉnh các sai lệch Kiểm soát không chỉ đơn thuần đo lường kết quả đã đạt được so với những tiêu chuẩn đã đặt ra mà còn đề ra những biện pháp để sửa chữa sai lầm. Nhờ thực hiện bước trên của quá trình kiểm soát, quản trị viên biết chính xác cần phải áp dụng những biện pháp sửa chữa ở những khâu, bộ phận, cá nhân nào. Các hướng điều chỉnh sai lệch thường gồm: Điều chỉnh kế hoạch Thay đổi mục tiêu Sửa đổi công tác tổ chức Tăng cường nhân viên Lựa chọn bố trí lại dân cư Tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ cách chức… Sơ đồ quá trình kiểm soát: Vào (các nguồn lực) Đề ra biện pháp sửa đổi Thực hiện biện pháp sửa đổi Điều hành (các tiêu chuẩn) So sánh kết quả (tìm sai lệch) Ra (mục tiêu) Phân tích nguyên nhân sai lệch Trình tự kiểm soát nhằm hai mục đích: Kiểm soát ảnh hưởng của các quyết định chiến lược, sách lược với những hoạt động doanh nghiệp Đánh giá, thông báo, nêu nguyên nhân các tồn tại. 2. Nội dung kiểm soát Công tác kiểm soát trong doanh nghiệp mang tính toàn diện, bao trùm tất cả các lĩnh vực hoạt động: Marketing, nhân sự, tài chính, sản xuất, kỹ thuật. Một số nội dung kiểm soát chủ yếu: 2.1. Kiểm soát tài chính. Tài chính là một nhân tố rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động bình thường, nếu không có nó cho dù kế hoạch, chiến lược đặt ra tốt đến đâu cũng đều bị loại bỏ. Do vậy công tác kiểm soát tài chính ở đây được xem xét đầu tiên. Nói đến tài chính doanh nghiệp chúng ta không đơn thuần hiểu đó là tiền mà nó còn bao hàm nguồn lực khác về con người, hàng hoá, thông tin… Để kiểm soát được trong lĩnh vực này chúng ta cần phải dựa vào các chỉ tiêu, chỉ số như khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhân, chỉ số nợ của doanh nghiệp, tỷ số về tỷ suất lợi nhuận, vòng quay của vốn và hàng hóa… để từ đó phân tích được năng lực về tài chính doanh nghiệp, cho thấy được bức tranh về thực trạng tài chính của doanh nghiệp, cho thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có tốt hay không, hiệu quả sử dụng vốn như thế nào trong cơ cấu nợ của doanh nghiệp… Từ sự phân tích này chúng ta biết được doanh nghiệp đang ở vị trí như thế nào? cần phải huy động vốn thêm nữa không, ở đâu và thực hiện công tác trả lương,tiền thưởng, tiển thuế cho người lao động đất nước ra sao, và sẽ có quyết định đầu tư sản phẩm nào ở thị trường nào, sử dụng công nghệ dây truyền sản xuất gì thích hợp để đáp ứng nhu cầu thị trường. 2.2. Kiểm soát về nhân sự Trong lĩnh vực kiểm soát này chúng ta nói đến con người là chủ yếu bởi con người là một nhân tố không thể thiếu được ở bất kỳ lĩnh vực, tình huống, hay quá trình quản lý nào. Con người là nhân tố quyết định sự tồn tại, phát triên của doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh doanh nghiệp đòi hỏi phải tuyển người vào, họ cần phải đáp ứng những yêu cầu gì, những đòi hỏi mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra như về kinh nghiệm, năng lực trình độ về ngoại ngữ, tin học và chuyên môn, yêu cầu về phẩm chất đạo đức như thế nào để có thể phù hợp với từng công việc nhiệm vụ được giao. Kế tiếp giám đốc hay tổng giám đốc doanh nghiệp , bộ phận chuyên trách về nhân sự phải cắt cử người lao động, bố trí họ vào những vị trí nhất định trong cơ cấu doanh nghiệp sao cho họ có thể phát huy hết khả năng của mình và quan trọng hơn phải phù hợp với năng lực trình độ của họ. Những con người đó họ làm lợi cho công ty do vậy ban lãnh đạo cần phải có định hướng về bồi dưỡng, đào tạo nguồn nhân lực của mình đáp ứng yêu cầu tình hình sản xuất, sự thay đổi về tri thức, khoa học công nghệ để nắm được những cơ hội mới. Chính vì thế tiền thưởng thỏa đáng, mức lương hợp lý và sự thăng tiến, cân nhắc họ vào vị trí mới tốt hơn… sẽ là động lực rất tốt cho họ thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao. Điều này cần phải được phòng nhân sự công ty kiểm soát. 2.3. Kiểm soát về tình hình thị trường doanh nghiệp. Thị trường đó là nơi doanh nghiệp thực hiện chức năng đáp ứng nhu cầu về sản phẩm, là nơi doanh nghiệp có thể tồn tại được,kiếm được lợi nhuận, và đó là một chiến trường không tiếng súng với sự cạnh tranh ở mọi khía cạnh của các đối thủ cạnh tranh về sự sống còn của mình. Các nhà marketing hay các phòng ban phụ trách về thị trường cần phải kiểm soát xem trong việc hoạch định chiến lược việc xác định thị trường mục tiêu nào, lựa chọn đoạn thị trường nào phù hợp với khả năng nguồn lực của doanh nghiệp chưa. Hay đối với doanh nghiệp đang hoạt động thì kiểm tra xem thị trường mục tiêu của doanh nghiệp chiếm tỷ lệ bao nhiêu so với đối thủ cạnh tranh, kiểm soát xem khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp về chất lượng, gía cả để chiếm lĩnh thị trường của các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cùng loại, tìm hiểu xem thị hiếu nhu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu có gì thay đổi, hay yêu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp để từ đó có giải pháp tốt hơn trong việc thoả mãn nhu cầu khách hàng. Từ đó xác định được thị trường tiềm năng của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp… 2.4. Kiểm soát về năng suất và tình hình sản xuất Không chỉ các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm mới cần kiểm soát về năng suất mà công tác này còn thực hiện ở các doanh nghiệp tạo ra dịch vụ. Sau khi xác định thị trường mục tiêu, sản phẩm và dịch vụ cần cung cấp với chất lượng số lượng giá cả… thích hợp nhu cầu khách hàng thì doanh nghiệp tiến hành sản xuất tạo ra sản phẩm dịch vụ đó. Đòi hỏi công tác kiểm soát ở đây thật cụ thể, sát sao đến từng chi tiết, công đoạn… Kiểm soát xem chúng ta đã có được dây truyền công nghệ sản xuất nào, liêu có khả năng chế tạo sản phẩm mới với số lượng đã đủ so với nhu cầu hay là thiếu hụt trong điều kiện chất lượng được tạo ra như thế nào và với mẫu mã bao bì có đạt được như mục tiêu, tiêu chuẩn đã đặt ra không. Để từ đó có biện pháp cải tiến. Đó còn là công tác dự trữ sản phẩm hàng hoá để đề phòng nhu cầu thị trường thay đổi như thế nào, liệu số lượng dự trữ đã đủ chưa với chi phí dự trữ nhất định của doanh nghiệp có hiệu quả không, do vậy cần phải xây dựng nhà kho bến bãi để đáp ứng yêu cầu dự trữ về hàng hóa. Chúng ta còn phải xem xét xem lượng phế phẩm tạo ra có nhiều không so với chính phẩm đã được tạo ra nó chiếm bao nhiêu, việc thực hiện các quy định nguyên tắc trong sản xuất có đúng không. Và phải đo lường được khả năng của doanh nghiệp trong việc sử dụng các nguồn lực kể cả máy móc thiết bị con người, khả năng tăng tốc độ sản xuất sản phẩm trên một đơn vị thời gian sao cho chi phí nhỏ nhất. Số giờ làm việc, bầu không khí thi đua của tập thể công nhân trong doanh nghiệp hay là các cơ sở vật chất trang bị cho sản xuất làm phương tiện phục vụ cho sản xuất… 2.5. Kiểm soát về thái độ, trách nhiệm của quản trị viên trong doanh nghiệp Quản trị viên đó là những người quản lý ở cấp doanh nghiệp và lao động của họ là lao động gián tiếp tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ nhưng những công việc mà họ thực hiện lại thật sự quan trọng có ý nghĩa quyết định, vì vậy càng cần phải kiểm soát ở họ không chỉ thực hiện đúng mà còn hiệu quả các công việc được giao. Đánh giá về thái độ của họ trong công việc có tận tâm tận lực không, họ có thật sự chú ý vào công việc của mình được giao không và họ có trách nhiệm như thế nào trong phần việc được giao hay là xem xét xem họ có quan hệ tốt với mọi người trong doanh nghiệp và ngoài cộng đồng trong xã hội. 2.6. Kiểm soát về mục tiêu Mục tiêu đó là cái đích, cái kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp cần phải đạt được. Đó là mục tiêu chung của doanh nghiệp, mục tiêu của các bộ phận, mục tiêu của các quá trình hay các công việc cụ thể. Mục tiêu nó được nhắc đến trong khi chúng ta thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh, vì vậy để có được kết quả như mong muốn ban kiểm soát hay giám đốc (tổng giám đốc) phải biết được đâu là mục tiêu dài hạn đâu là mục tiêu ngắn hạn và giữa các mục tiêu này có thống nhất không, mục tiêu ngắn hạn có nhằm thực hiện mục tiêu dài hạn không. Và quan trọng hơn trong quá trình thực hiện mục tiêu hay vạch ra mục tiêu cần phải tính đến yếu tố về nguồn lực đó là hạn chế tất yếu bởi không có doanh nghiệp nào tự cho rằng mình dư thừa về nguồn lực. Ta còn phải tính đến những khả năng tiềm ẩn đặc biệt là về con người và nhất là những khó khăn hay thuận lợi mà môi trường cả bên trong bên ngoài doanh nghiệp tạo ra. 2.7. Kiểm soát về việc thực hiện các dự án đầu tư phát triển doanh nghiệp Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được cụ thể hoá băng việc thực hiện các dự án ở các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Để thực hiện tốt dự án cần phải tổ chức ra phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện dự án với cơ cấu thích hợp, liệu bộ phận thực hiện dự án hoạt động có hiệu quả không và trách nhiệm của bộ phận đó đã đủ chưa… Bên cạnh đó chúng ta phải xem xét dự án có ảnh hưởng như thế nào đến môi trường vĩ mô cũng như môi trương vi mô. Quan trọng hơn đó là lợi nhuận, chi phí từ việc thực hiện dự án, từ đó xác định triển vọng cũng như thuận lợi khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong tương lai. Tóm lại: Nội dung cơ bản của kiểm soát phải trả lời được những vấn đề cơ bản sau: + Mục đích phải đạt được của tổ chức là gì? Có những tiêu chuẩn gì đánh giá mức độ hoàn thành công việc? Cách thức thay đổi khi cần thiết. + Hội đồng quản trị hay tổng giám đốc ban hành các quyết định quản lý dựa vào những căn cứ nào? + Hệ thống sổ sách, biểu mẫu, nguồn thông tin lập ra để cung ứng, phục vụ cho việc hoàn thành các báo cáo có hợp lý không? khoa học không? + Chế độ trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý và ghi chép sổ sách của từng cấp, từng cá nhân. + Tình hình tài chính của doanh nghiệp.? + Các quan hệ nhân sự trong doanh nghiệp? 3. Mối quan hệ giữa kiểm soát và các hoạt động trong doanh nghiệp Hoạt động trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại đó là: Những hoạt động thuộc kế hoạch hoá chiền lược và những hoạt động thuộc kế hoạch tác nghiệp. Dưới đây thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động này với hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp Những hoạt động thuộc kế hoạch hoá chiến lược Những hoạt động thuộc kế hoạch hoá tác nghiệp Loại kiểm soát - Xác định các mục tiêu - Xác định tổ chức - Xác định chính sách tài chính - Xác định chính sách Marketing - Xác định chính sách nghiên cứu phát triển - Chọn hướng đổi mới sản phẩm - Quyết định kế hoạch sản xuất - Đánh giá kết quả của ban lãnh đạo và các biện pháp đề ra - Chuẩn bị các kế hoạch ngân sách - Chuẩn bị chương trình nhân sự ở các cấp - Chuẩn bị kế hoạch dự trù tài chính và cấp kinh phí - Quyết định các chương trình thăm dò, quảng cáo - Quyết định các dự án - Quyết định những cải tiến đối với sản phẩm - Chuẩn bị các chương trình sản xuất và cung ứng vật tư - Đánh giá thành tích của người lãnh đạo và các nhân viên - Kiểm soát ngân sách - Kiểm soát tuyển dụng - Kiểm soát tín dụng - Kiểm soát hiệu quả quảng cáo - Kiêm soát giá, thực hiện dự án - Kiểm soát lãi của sản phẩm - Kiểm soát tính liên tục của sản xuất và tiến độ chất lượng cung ứng vật tư - Kiểm soát năng lực của nhân viên. Chương III: Hình thức và phương pháp kiểm soát 1. Các hình thức kiểm soát 1.1. Kiêm soát định kỳ Theo hình thức này, việc kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian và tập trung vào một số chức năng. Đối tượng của kiểm soát định kỳ là các quản trị viên thừa hành và quản trị viên thực hiện. Mục đích: Giúp quản trị viên cấp trên xem xét một cách toàn diện quản trị viên cấp dưới từ đó có các quyết định về việc mở rộng hay thu hẹp trách nhiệm, quyền hạn của nhà quản lý cấp cơ sở. Giúp nhà quản lý doanh nghiệp cấp dưới biết được những sai sót, khuyết điểm mình đã gây ra. Làm cơ sở cho việc thưởng phạt, thăng cấp, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhà quản lý cấp cơ sở Kiểm soát định kỳ muốn có kết quả khả quan cần chú ý kết hợp với điều chỉnh lương bổng, thưởng, thăng cấp và cấp trên phải tránh tuỳ tiện kiểm soát cấp dưới theo ý đồ chủ quan của mình. 1.2. Kiểm soát liên tục Là thực hiện việc kiểm soát thường xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp, mọi khâu và với nội dung toàn diện. Mục đích: Giúp cho cấp trên nắm được đầy đủ những thông tin cần thiết, bổ sung thêm những thông tin đã được phản ánh qua các đợt kiểm soát định kỳ. Đo lường khả năng tổng hợp, mức độ thành thạo trong công việc của người dưới quyền 1.3. Kiểm soát bằng mục tiêu và kết quả Với hình thức này, việc kiểm soát được tiến hành trên cơ sở những mục tiêu ngắn hạn đã hoạch định và kết quả đạt được của quá trình quản trị So với hai hình thức kiểm soát trên, hình thức này có ưu điểm cơ bản là: Nội dung kiểm soát chính xác, sát hợp với việc đạt tới mục tiêu ngắn hạn, từ đó kịp thời điều chỉnh những sai phạm nhằm đạt mục tiêu dài hạn, Những nội dung kiểm soát được xác định rõ ràng nhờ đo lường giữa kết quả đã đạt được với mục tiêu hoạch định, tránh sự mập mờ không chính xác. Thông qua kết quả kiểm soát có thể đánh giá được đầy đủ hơn phẩm chất, năng lực tính sáng tạo của quản trị viên cấp dưới ở những lĩnh vực họ phụ trách. Tạo điều kiện cho quản trị viên cấp dưới phát huy tài năng tổ chức, tính chủ động trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ quản lý. Mỗi nhà quản lý tự học hỏi bồi dưỡng để tạo ra một phương pháp quản lý phù hợp, có hiệu quả đối với bản thân cũng như việc bồi dưỡng đào tạo cấp dưới. 2. Phương pháp kiểm soát Chất lượng công tác kiểm soát không chỉ phụ thuộc vào việc quy định chính xác những nội dung kiểm soát và lựa chọn hợp lý hình thức kiểm soát mà còn phụ thuộc rất lớn vào việc áp dụng hợp lý các phương pháp kiểm soát. 2.1 Các phương pháp cổ truyền - Kiểm soát dựa vào các số liệu thống kê, là những số liệu phản ánh kết quả đã đạt được và có thể là những số liệu phản ánh dự báo tương lai. Các số liệu này có thể được trình bày dưới các biểu, bảng liệt kê hay các sơ đồ. - Kiểm soát thông tin qua các bản báo cáo và phân tích. Thông thường những bản báo cáo và phân tích được tập trung vào việc phát hiện ra những khâu, những bộ phận xung yếu, nhờ các báo cáo và kết quả phân tích mà không có một bản thống kê hay sơ đồ nào phản ánh được đầy đủ, thậm chí có thể phát hiện được những vấn đề bất thường, đột biến xảy ra. - Kiểm soát dựa vào sự phân tích điểm hoà vốn thông qua phân tích sơ đồ điểm hoà vốn có thể thấy rõ tương quan của hai yếu tố thu và chi của một đơn hàng, một thương vụ. Với phương pháp này có thể dự đoán được mức lãi của các phương án để lựa chọn phương án tối ưu. Như vậy với phương pháp này hoạt động kiểm soát chỉ có ý nghĩa là kiểm tra lại cái đã làm mà còn tác dụng kiểm tra lại cái sẽ làm để lựa chọn phương án tối ưu. - Kiểm soát bằng hình thức kiểm tra các nguồn lực, việc kiểm tra được thực hiện do một nhóm nhân viên tiến hành đều đặn trong các lĩnh vực: kế toán, tài chính, sản xuất, kỹ thuật, lao động. Việc kiểm soát phải đánh giá một cách tổng quát và so sánh kết quả thực tế đạt được với dự kiến đồng thời xem xét đến tình hình thực hiện các chính sách, sử dụng quyền hành, phẩm chất của nhà quản lý cấp cơ sở, hiệu quả của các biện pháp sử dụng. 2.2 Phương pháp kiểm soát hiện đại Xuất phát từ việc thay đổi phương thức kiểm soát và phát triển các công cụ kiểm soát, ngày nay người ta không kiểm soát những công việc cụ thể, mà kiểm soát kết quả cuối cùng dựa vào các tiêu chuẩn đã xác định. Phương pháp PERT (Program Evaluation and Review Technique) phương pháp này xuất phát từ phương pháp biểu đồ Gantt do Henry Gant sáng tạo vào đầu thế kỷ XX. Biểu đồ Gantt phản ánh mức tương đối về thời gian giữa các biến cố của một chương trình sản xuất, biểu đồ này được xây dựng theo quan điểm những mục tiêu của một chương trình hành động phải được xem như là một chuỗi kế hoạch với các biến cố của nó mà ta có thể hiểu và theo dõi. Do vậy, kiểm soát phải được tiến hành trên cơ sở tuyển lựa được những yếu tố quan trọng then chốt của một số kế hoạch theo dõi chính xác. Pert được ứng dụng rất rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và nhiều giai đoạn của quá trình quản lý - Biểu đồ Gantt biểu diễn thời gian dự tính để hoàn thành các công việc. Công việc Mua hàng Sản xuất trục A Sản xuất bánh xe B Sản xuất thân máy bay C Sản xuất hộp số DE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 tháng Biểu đồ dự tính thời gian hoàn thành công việc - Gantt biểu diễn các mốc xác định để hoàn thành một công việc. 1 33 2 5 4 6 7 15 10 11 12 8 13 14 9 18 19 17 16 Công việc t t Thời gian Biểu đồ xác định mốc để hoàn thành công việc Trên cơ sở biểu đồ Gantt để hình thành biểu đồ Pert, như ví dụ cách lắp ráp những bộ phận chính của một chiếc máy bay. 12 5 4 2 1 3 7 13 8 9 6 11 10 Biểu đồ Pert Chú thích: Xúc tiến chương trình Bắt đầu mua máy móc Hoàn tất kế hoạch Hoàn tất những bản vẽ về thân máy móc Trình những điều kiện trang bị cho máy bay do chính phủ cấp Thuê ráp đuôi phía trước Thuê sản xuất cánh phía trước Chế tạo chọn vẹn thân máy bay Lắp ráp hoàn chỉnh hệ thống máy trong thân máy bay Nhận thuê ngoài sản xuất Nhận việc lắp ráp đuôi thuê ngoài Nhận trang bị máy bay do chính phủ cấp Hoàn tất máy bay Biểu đồ Pert được xác lập để phân tích một hệ thống thời gian và các biến cố + Mỗi vòng tròn biểu thị một biến cố + Mỗi mũi tên biểu thị một hoạt động + Thời gian hoạt động là thời gian cần thiết để hoàn thành một biến cố + Đường tới hạn (đường Gantta) diễn tả các biến cố xảy ra trong thời gian dài nhất và do đó ít bị chậm chễ nhất. Là nhà quản lý doanh nghiệp cần biết cách rút ngắn thời gian thực hiện trên đường Gantt sao cho đạt mục tiêu trong điều kiện chi phí của mình bởi thời gian được rút ngắn càng nhiều thì chi phí ngày càng tăng. Thông thường có rất nhiều công việc thầm chí hàng trăm ngàn công việc (biến cố). Để đơn giản người ta chia một hệ thống Pert lớn phức tạp thành nhiều hệ thống nhỏ. Với nhà quản lý cao cấp: Cần nắm vững những biến cố lớn, mỗi biến cố (công việc) là sự tóm lược những biến cố nhỏ. Còn với các nhà quản lý cấp thấp cần nắm các tiểu biến cố. Việc sử dụng phương pháp này trong kiểm soát sẽ có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: Để sử dụng được sơ đồ Pert bắt buộc nhà quản lý phải lập kế hoạch hoạt động, nhờ các kế hoạch mới có các thời gian và biến cố để lập biểu đồ Pert và việc phân tích sự kết hợp giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu. Tuỳ theo các cấp quản lý khác nhau mà lập kế hoạch tổng quát hay cụ thể theo những chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực quản lý. Tạo điều kiện cho nhà quản lý phát hiện và tập trung vào các khâu yếu cần phải tác động. Thông qua biểu đồ Pert người ta có thể xác định dễ dàng các yếu tố phụ cần tác động ở những thời điểm thích hợp để hoàn thành mục tiêu. Theo dõi diễn biến các biến cố để điều hành Nhờ xác định nhiều đường tới hạn mà lựa chọn con đường hợp lý nhất theo thứ tự. Nhược điểm: Biểu đồ Pert mới chỉ phản ánh chủ yếu về tiến độ thời gian thực hiện mục tiêu chứ chưa phản ánh chi phí cần thiết để thực hiện mục tiêu, từ đó chỉ thích hợp trong phạm vi những chương trình hành động chủ yếu cần đẩy nhanh về tiến độ thời gian thực hiện. Để khắc phục nhược điểm này người ta phát triển từ biểu đồ Pert thời gian sang biểu đồ Pert chi phí do vậy điều kiện cơ bản là phải tập hợp đầy đủ các dữ liệu. 3. Dụng cụ và phương tiện kiểm soát Ngoài các dụng cụ, phương tiện kiêm soát thông thương như: các hệ thống văn bản báo cáo, hệ thống biểu mẫu, mô hình, sơ đồ, các bảng Cân đối tài chính, các chính sách… Ngày nay do khả năng phát triển và ứng dụng phương tiện ngày càng sâu rộng như hệ thống máy móc thông tin hiện đại: máy vi tính, máy fax, hệ thống vô tuyến đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra về tâm lý. Các cộng cụ này là yếu tố cơ bản giúp các nhà quản lý thực hiện tốt công tác kiểm soát của mình song yếu tố con người vẫn là nhân tố quyết định nhất không chỉ trong công tác kiểm soát mà còn trong các hoạt động khác của doanh nghiệp. Chương IV: Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp Mỗi loại cơ cấu tổ chức khác nhau thì trách nhiệm và hình thức kiểm soát khác nhau: Trong các doanh nghiệp nhỏ kiểu như gia đình ít có hoạt động kiểm soát. Nếu có thường do người đứng đầu doanh nghiệp tiến hành theo hình thức kế toán dựa vào các quy định pháp lý, chính sách thuế… Trong các cơ cấu tổ chức, chức năng hoạt động kiểm soát được thực hiện ở các cấp dưới hình thức kiểm soát thường là kế toán, thuế, ngân sách, kiểm tra, sổ sách… Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm các cấp các cơ quan kiểm soát: Các cấp kiểm soát: Gồm từ cấp lãnh đạo cao nhất đến cấp cơ sở những người lao động trong doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết trong doanh nghiệp có ba cấp quản lý tuỳ theo nhiệm vụ vị trí khác nhau mà yêu cầu về năng lực, tổ chức, khả năng làm việc với người lao động là khác nhau ở mỗi cấp: - Quản trị viên hàng đầu (Cấp cao) Bao gồm giám đốc, phó giám đốc phụ trách từng phần việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến._.