Một số vấn đề Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

tài chính của mọi quốc gia của mọi nền kinh tế và ở bất cứ quốc gia nào cũng có chế độ chính sách về quản lý tài chính cũng như quản lý công việc kế toán. Tại Việt Nam cũng vậy, Nhà nước ta cũng có những quy định trong việc quản lý tài chính nhất là trong giai đoạn kinh tế suy thoái như hiện nay, công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp luôn được đặt lên hàng đầu. Đối với công tác quản lý nguồn lực đầu vào hay chính là tư liệu sản xuất đang được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm sát sao. Việc hoàn thiện công tác kế toán trong các doanh nghiệp nói chung cũng như hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải phù hợp với tình hình thực tế của đất nước hiện nay. Thực tập là một quá trình giúp sinh viên tiếp cận thực tế, bổ sung, kiểm nghiệm kiến thức. Nó chứng tỏ sâu sắc phương pháp học phải đi đôi với hành.Thời gian thực tập tổng hợp ở Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã giúp em trưởng thành hơn trong tư duy cũng như kiến thức chuyên ngành. Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành anh chị phòng kế toán tại công ty, cảm ơn Ths Trương Anh Dũng - Giảng viên chính khoa kế toán trường đại học Kinh tế quốc dân đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành giai đoạn thực tập này. Qua thời gian thực tập tổng hợp tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, em đã có được một sự hiểu biết tương đối về công ty và được hiểu về thực hành của bộ máy kế toán tại một doanh nghiệp. Và để góp phần hoàn thiện hơn bộ máy kế toán của công ty đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu, qua quá trình tìm hiểu em đã hoàn thành chuyên đề: Một số vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập của em gồm 3 phần: Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Chương 2 : Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Chương 3 : Một số đánh giá khái quát về công tác hạch toán kế toán tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Do hạn chế về thời gian thực tập và thiếu sót của bản thân nên bản báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy và các anh chị. Em xin cảm ơn. CHƯƠNG - I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một doanh nghiệp được thành lập theo Quyết định số 1744/QĐTM của Bộ Thương Mại ngày 27/06/2005. Tên giao dịch Việt Nam là : Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. Tên giao dịch quốc tế: Friendship High Quality Confectionery Join Stock Company Trụ sở chính tại 122 Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội. Tel: 043 8643362 / 043 8646669 Fax: 84 048642579 Website: http:// www.huunghi.com.vn Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp số: 0103014796, đăng ký lần đầu ngày 01/12/2006, đăng ký thay đổi lần 1 ngày 17/12/2007. Ngành nghề kinh doanh chính là : Kinh doanh vật tư nguyên liệu, hàng tiêu dùng, hàng thực phẩm tươi sống, thực phẩm công nghệ, kinh doanh kho bãi, sản xuất chế biến bia, nước giải khát, bánh kẹo thực phẩm (không bao gồm kinh doanh quán bar). Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh Vốn điều lệ đăng ký: 22.500.000.000 VND (Hai mươi hai tỷ, năm trăm triệu đồng) Từ khi bắt đầu thành lập đến nay trải qua hơn 10 năm (từ năm 1997) công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã có những bước phát triển và đã thay đổi tên gọi cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. Ban đầu là Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty thực phẩm Miền Bắc. Do đó quá trình hình thành và phát triển của công ty gắn liền với sự hình thành và phát triển của công ty thực phẩm Miền Bắc. Công ty thực phẩm Miền Bắc được thành lập theo Quyết định số 699/QĐTM-TCCB của Bộ Thương Mại. Khi mới thành lập công ty đã gặp rất nhiều khó khăn nhưng nhờ sự mạnh dạn nhiệt tình của Ban giám đốc Công ty thực phẩm Miền Bắc đã đầu tư dây chuyền sản xuất bánh Cookíe của Công hoà Liên Bang Đức với công suất 10 tấn/ ngày. Đây là một dây chuyền sản xuất tiên tiến về trang thiết bị hiện đại với lò nướng được điều khiển đốt bằng ga tự động. Sau một thời gian lắp đặt chảy thử thành công, nhà máy đã chính thức đi vào hoạt động theo Quyết định số 1260 ngày 08/12/1997 do Ban giám đốc Công ty thực phẩm Miền Bắc ký với tên gọi Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị thực hiện sản xuất các loại bánh quy, bánh kem xốp, kẹo, lương khô… và các loại sản phẩm khác mang tên Hữu Nghị. Một bước ngoặc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty là năm 1999 nhà máy đã nhận chuyển giao công nghệ và tổ chức sản xuất thành công sản phẩm bánh quy xốp của hãng Meiji Nhật Bản. Công ty trở thành cơ sở duy nhất sản xuất các loại bánh mang thương hiệu Meiji Nhật Bản tại Việt Nam. Một bước ngoặc quan trọng với công ty, với mục đích phát triển hơn nữa và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và để phù hợp hơn với tình hình thực tế của nên kinh tế nước ta ngày 27/06/2005 theo Quyết định 1744/QĐTM của Bộ Thương Mại, nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được chuyển thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, tên giao dịch quốc tế Friendship High Quality Confectionery Join Stock Company, trở thành một công ty hoạt động hoàn toàn độc lập. Tháng 12/2006, công ty chính thức đi vào hoạt động với 51,4% vốn Nhà nước, là công ty Thực phẩm Miền Bắc; 48,6% vốn được bán cho cán bộ công nhân viên của công ty. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một doanh nghiệp chuyên sản xuất bánh kẹo, công ty có chức năng nhiệm vụ chủ yếu là: Sản xuất và kinh doanh các loại mứt, kẹo, lương khô, bánh kem xốp, bánh ruốc … phần lớn là đáp ứng cho nhu cầu thị trường trong nước, ngoài ra công ty còn sản xuất một số loại sản phẩm đặc thù vào các dip lễ tết như bánh nướng, bánh dẻo, mứt tết và rất nhiều sản phẩm khác mang tên Hữu Nghị. Trước thời điểm chuyển sang công ty cổ phần, Nhà máy có 7 phân xưởng sản xuất hoàn toàn được trang bị máy móc thiết bị nhập ngoại với phương thức quản lý tiên tiến ISO9001-2000 theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Nhiều mặt hàng đã được tặng huy chương vàng bạc, danh hiệu hàng Việt Nam chất lượng cao…tại các hội chợ thương mại và triển lãm trong nước và quốc tế. Tuy thời gian chính thức đi vào hoạt động còn ít, chỉ hơn 10 năm, công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã vươn lên để đứng vững trên thị trường, và trở thành một thương hiệu bánh kẹo có uy tín và được người tiêu dùng ưa thích. Cùng với việc trang bị những dây chuyên sản xuất tiên tiến, công ty còn tiếp tục nghiên cứu, cải tiến máy móc thiết bị nhằm mang lại hiệu quả và năng suất kinh doanh cao, công ty luôn đảm bảo tốc độ tăng trưởng cao, đấy mạnh mở rộng sản xuất. Nhờ vậy đời sống của cán bộ công nhân viêc trong công ty được cải thiện, thu nhập bình quân của người lao động đã được nâng lên nhiều, mức đóng góp của công ty vào ngân sách nhà nước cũng tăng theo hàng năm. Đặc biệt từ năm 2001 đến nay công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 2002 do tổ chức DNV & Quacert cấp giấy chứng nhận nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế. Mỗi năm công ty đưa ra thị trường hơn 8.000 tấn sản phẩm các loại bao gồm: bánh quy xốp, kẹo cứng có nhân, bánh lương khô, bánh Trung thu, mứt Tết, bánh tươi, các loại bánh kem sinh nhật, bánh cưới…đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm có chất lượng cao, mẫu mã bao bì đẹp, cơ cấu chủng loại hàng hoá đa dạng phong phú, giá cả hợp lý…Vì vậy tất cả sản phẩm mang thương hiệu cao cấp Hữu Nghị đã được tặng nhiều huy chương vàng trong các Hội chợ triển lãm Quốc tế và trong nước. Được người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam chất lượng cao trong nhiều năm, và được khách hàng trong nước, ngoài nước rất ưa chuộng. Để đáp ứng nhu cầu cung ứng tiêu thụ sản phẩm bánh kẹo Hữu Nghị, Công ty đã xây dựng hệ thống chi nhánh phân phối, nhà máy tại Miền Bắc và miền Nam :_ Nhà máy sản xuất bánh các loại tại Định Công Hà Nội Chi nhánh Hà Nam- nhà máy sản xuất tại Đồng Văn Chi nhánh Bình Dương- Nhà máy tại Bình Dương Chi nhánh Hồ Chi Minh- Trung tâm phân phối thương mại Chi nhánh Quy Nhơn- nhà máy tại Quy Nhơn Hệ thống mạng lưới chi nhánh của công ty không ngừng được mở rộng, phù hợp với chiến lược kinh doanh dài hạn đưa thương hiệu Hữu Nghị thành số 1 tại Việt Nam. Người lao động: Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty tại chi nhánh Hà Nội là 450 người trong đó: trình độ thạc sỹ: 10 người, trình độ đại học: 92 người, cao đẳng và trung cấp 85 người, vào những thời vụ kinh doanh số lượng lao động của công ty có thể lên tới 400 người. Lương của cán bộ, nhân viên của công ty khoảng từ 2.5-3 triệu đồng/tháng, tuỳ thuộc vào vị trí và tính chất công việc. Trong những năm gần đây công ty đã đạt một số thành tựu đáng kể về mặt tài chính và về tình hình bán hàng cũng như những thành công về thương hiệu của công ty. Biểu số 1.1: Tình hình tài chính khái quát của công ty trước và sau khi cổ phần hoá Đvt- nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tài sản ngắn hạn 42.085.950 86.648.476 80.827.450 Tiền và các khoản tương đương tiền 65.450 7.577.742 2.703.850 Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 6.347.630 Các khoản phải thu ngắn hạn 17.510.100 36.552.558 25.555.559 Hàng tồn kho 23.687.150 37.318.956 40.878.670 Tài sản ngắn hạn khác 823.250 4.199.220 5.341.741 Tài sản dài hạn 50.566.215 64.057.982 78.990.250 Tài sản cố định 49.055.700 49.057.982 58.990.250 Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 15.000.000 20.000.000 Tài sản dài hạn khác 1.510.515 7.973.972 6.999.850 Cộng tài sản 92.652.165 150.706.458 220.817.700 Nợ phải trả 74.793.801 102.950.390 152.967.940 Nợ ngắn hạn 25.808.040 89.443.617 96.400.400 Nợ dài hạn 48.985.761 13.536.773 56.567.540 Nguồn vốn chủ sở hữu 17.858.364 47.756.068 67.849.760 Vốn chủ sở hữu 17.858.364 47.756.068 66.632.384 Nguồn kinh phí, quỹ khác 1.217.376 Cộng nguồn vốn 92.652.165 150.706.458 220.817.700 Biểu số 1.2:Tóm tắt tình hình tài chính: Đơn vị nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 130.200.300 348.000.750 552.180.315 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 25.692 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 130.200.300 348.000.750 552.154.623 4. Giá vốn hàng bán 112.660.670 308.898.800 480.990.480 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.539.630 39.101.950 71.164.143 6. Doanh thu hoạt động tài chính 1.106.180 193.710 7. Chi phí tài chính 6.453.947 5.620.430 12.301.170 8. Chi phí bán hàng 8.259.440 18.600.745 25.860.150 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.239268 10.040.355 22.591.800 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 586.975 5.946.600 10.604.733 11. Thu nhập khác 7.197.672 6.240.315 64.834 12. Chi phí khác 184.101 607.050 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 7.784647 12.002.814 10.062.517 14. Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.946162 3.000.703 2.515.630 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 5.838.485 9.002.111 7.547.887 Biểu số 1.3: Cơ cấu doanh thu theo mặt hàng năm 2007 Đvt: triệu đồng TT Mặt hàng Sản lượng (tấn) Doanh thu Tỷ trọng 1 Bánh Quy Xốp 525 8.550 2,44% 2 Bánh Quy Cracker 2.970 67.200 19,17% 3 Lương Khô 1.110 14.550 4,15% 4 Bim bim, snack 135 7.545 2,15% 5 Thạch 930 20.302,5 5,79% 6 Bánh kem xốp các loại 3.030 65.475 18,68% 7 Kẹo các loại 147 3.142,5 0,90% 8 Bánh Trung Thu 390 35.250 10,06% 9 Mứt tết các loại 441 27.783 7,93% 10 Bánh tươi các loại 2.205 83.055 23,70% 11 Mặt hàng khác ( ruốc, giò,TM…) 51 17.646 5,03% Cộng 11.934 360.498 100,00% Qua bảng trên ta thấy từ sau khi cổ phần hoá công ty đã có những bước phát triển vượt bậc. Tổng tài sản của công ty tăng lên đáng kể.Năm 2007 so với năm 2006: tổng tài sản tăng 58.054.243 nghìn đồng ( tăng 62,6%), trong đó tài sản ngắn hạn tăng 44.561.526 nghìn đồng (tăng 105%),tài sản dài hạn tăng 13.491.767 nghìn đồng (tăng 27%), vốn chủ sở hữu tăng 29.897.704 ( tăng 167% ), doanh thu tăng 217.800.450 nghìn đồng (tăng 167%), lợi nhuận sau thuế tăng 3.163.626 nghìn đồng (tăng 54%). Năm 2008 so với năm 2007: tổng tài sản tăng 70.111.242 nghìn đồng (tăng 75,7%) trong đó tài sản ngắn hạn giảm 5.821.026(giảm 6,7%) tài sản dài hạn tăng 14.932.268 nghìn đồng (tăng 23,3%), vốn chủ sở hữu tăng 20.093.692 nghìn đồng (tăng 42%), Các thành tựu mà công ty đã đạt được trong các năm vừa qua: Bằng khen của thủ tướng chính phủ năm 2004 Huân chương Lao động hạng Ba (năm 2005) do Chủ Tịch nước tặng. Bằng khen của Bộ thương mại ( Bộ Công thương) các năm 2001-2007. Huy chương vàng Hội chợ Expo các năm 2000-2008. Hệ thống ISO trong hoạt động quản lý doanh nghiệp Loại ISO: 9001: 2000 Ngày cấp: 09/07/2007-08/07/2010 và 21/06/2007- 20/03/2010 Nơi cấp: Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert và Det Norske Veritas- DNV Thương hiệu các sản phẩm của Công ty Hữu Nghị đã đạt được trong thời gian qua: Bảng 1.4: Xếp hạng thị phần một số sản phẩm của công ty TT Tên sản phẩm Thị phần 1 Sản phẩm Bánh Tươi, bánh mỳ ruốc Staff, Lucky, safety Lớn nhất Việt Nam 2 Mứt tết Lớn Nhất Việt Nam, có truyền thống về Mứt tết 3 Bánh kem xốp Lớn nhất Việt Nam 4 Bánh Trung Thu Đứng thứ 3 Việt Nam, thứ 2 tại miền Bắc 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Trước năm1997 Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là Nhà máy trực thuộc Công ty thực phẩm miền Bắc do Bộ Thương Mại quản lý, nên mọi hoạt động của nhà máy đều phải theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo Công ty thực phẩm miền Bắc. Nhưng từ khi chuyển sang cổ phần hoá, năm 2005, trở thành công ty hoạt động hoàn toàn độc lập, mọi hoạt động của công ty đều nằm dưới sự chỉ đạo của hội đồng quản trị của công ty. Đó cũng chính là cơ hội để công ty khẳng định sự chủ động và trách nhiệm trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Công ty có bộ máy quản lý tương đối đầy đủ với các phòng ban chức năng tạo điều kiện cho việc điều hành từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ. Là công ty cổ phần nên bộ máy tổ chức công ty theo đúng cơ cấu của công ty cổ phần: Có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, và Ban kiểm soát. Ngoài ra trong công ty cũng có tổ chức Công đoàn, Đoàn thanh niên và các tổ chức chính trị xã hội khác hoạt động theo hiến pháp và pháp luật, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của các cấp trên. Đây là các tổ chức tham gia vào hoạt động của công ty nhưng không tham gia vào bộ máy quản lý của công ty. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được hình thành theo cơ chế trực tiếp và có mối quan hệ thống nhất, mỗi phòng ban chức năng đảm nhận một chức năng cụ thể theo chuyên môn riêng của mình. Các phòng ban chức năng đều nằm dưới sự quản lý lãnh đạo chung của ban giám đốc công ty. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc tổ chức lao động Phó giám đốc kinh doanh z Phòng cơ điện Chi nhánh Hà Nam Chi nhánh Tp. HCM ính Phòng thị trường Phòng kế hoach vật tư Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Chi nhánh Tp. HCM Chi nhánh Bình Dương Chi nhánh Quy Nhơn Chi nhánh Hà Nam Chi nhánh Hà Nội Thành phần, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty: Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị của công ty gồm 3 thành viên, nhiệm kỳ của hội đồng quản trị là 5 năm. Thành viên của hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Theo điều lệ của công ty, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định, thực hiện mọi vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên, được bầu ra trên nguyên tắc bỏ phiếu kín, để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép kế toán và báo cáo tài chính đồng thời kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức, quản lý điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc công ty: Là người trực tiếp điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị vể việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Nhiệm kỳ của giám đốc là 5 năm, có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác quản lý và trách nhiệm về tình hình tiêu thụ sản phẩm và công tác sản xuất kinh doanh của công ty, xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lập kế hoạch tiêu thụ hàng năm đối với sản phẩm các loại, xây dựng mạng lưới tiêu thụ khắp cả nước. Phó giám đốc kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách công tác về kỹ thuật sản xuất, công nghệ sản xuất của công ty, trực tiếp chỉ đạo sản xuất và công tác an toàn lao động, công tác kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm vật tư hàng hoá nhập kho… Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề liên quan tới sản xuất như chất lượng, số lượng, kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm, định mức tiêu hao nguyên liệu. Phó giám đốc phụ trách lao động: chịu trách nhiệm các vấn đề về tổ chức, quản lý nguồn lao động, đào tạo lao động…ra các quyết định và ký kết các hợp đồng lao động với nhân viên. Công ty có 6 phòng ban chức năng: Phòng tài chính kế toán: Trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ Nhà nước quy định, tham mưu cho giám đốc hoạch định quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Thực hiện ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quản lý mặt tài chính của công ty, tính toán và trích nộp đầy đủ đúng thời hạn các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước và trích lập các quỹ khác của công ty theo đúng điều lệ của công ty. Phòng kế hoạch vật tư: có chức năng xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, trung hạn, dài hạn về nguyên liệu, bao bì, xây dựng kế hoạch tiêu thụ, lập kế hoạch nghiên cứu sản xuất sản phẩm mới. Thực hiện xây dựng đinh mức tiêu hao nguyên vật liệu cho cả công ty, theo dõi tình hình thực hiện các định mức này. Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật công nghệ của công ty, hướng dẫn thực hiện hoạt động của các khâu theo quy định của ISO 9002, phối hợp với các phòng khác để lập kế hoạch sản xuất. Thường xuyên kiểm tra theo dõi chất lượng sản phẩm trên dây chuyền sản xuất. Phòng thị trường: Thực hiện nghiệm thu và giao hàng hoá, thành phẩm cho khách hàng, cung cấp đúng chủng loại, quy cách sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, đảm bảo cho quá trình bán hàng của công ty được thuận lợi. Nghiên cứu thị trường và nắm bắt nhu cầu thị trường về các loại sản phẩm, đưa ra các biện pháp tiêu thụ hợp lý và đảm bảo các yếu tố khác cho quá trình sản xuất kinh doanh. Phòng cơ điện: Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến điện, máy móc, thiết bị văn phòng, đảm bảo cho quá trình hoạt động của công ty được diễn ra liên tục. Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm, phụ trách chung về nhân lực, thực hiện xây dựng mức đơn giá tiền lương, theo dõi quá trình thực hiện các định mức kinh tế kế hoạch, kỹ thuật căn cứ vào yêu cầu phát triển sản xuất và định hướng phát triển của công ty. Lập kế hoạch đào tạo lại cán bộ có thời gian công tác từ 5-10 năm, đào tạo mới công nhân có kỹ thuật, có năng lực, đạo đức tốt. Quản lý các vấn đề về mặt nhân sự, con dấu, giấy giới thiệu của công ty, tham mưu và giúp giám đốc soạn thảo các nội dung quy chế hoạt động, quy chế thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật của công ty. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì công nghệ sản xuất là yếu tố ảnh hưởng lớn đến việc quản lý nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng. Tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị sản phẩm của công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, mỗi chủng loại sản phẩm có một quy trình sản xuất và chế biến riêng biệt. Do đó công ty xây dựng một hệ thống trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác sản xuất kinh doanh. Công ty có hệ thống máy móc, thiết bị sản xuất hiện đại cùng dây chuyền sản xuất tiên tiến được nhập khẩu từ các nước có công nghệ hiện đại. Toàn bộ dây chuyền sản xuất được bố trí chặt chẽ và có khoa học tại các phân xưởng sản xuất, việc kết hợp giữa lao động thủ công và máy móc tại công ty đã tạo nên quy trình sản xuất đảm bảo chất lượng và có năng suất cao. Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm diễn ra liên tục, khép kín, không bị gián đoạn về mặt thời gian và kỹ thuật. Vì vậy việc tổ chức và quản lý sản xuất cũng mang tính đặc thù riêng biệt. Ở tất cả các khâu, công việc sản xuất luôn thực hiện không ngừng và luôn có bộ máy kiểm tra thường xuyên đối với quy trình hoạt động. Tại công ty có nhiều phân xưởng sản xuất các loại bánh, kẹo khác nhau. Mỗi sản phẩm của công ty lại có quy trình sản xuất và chế biến khác nhau phù hợp với từng loại sản phẩm. Tuy nhiên, quy trình sản xuất công nghệ của các phân xưởng cũng có nét tương đồng và ta có thể khái quát như sau: Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất công nghệ NVL Phân xưởng lương khô Px bánh trung thu Px kem xốp Px bánh quy KCS Nghiền phối trộn Ép bánh Gói giấy KCS Đóng thùng Lưu kho bảo quản KCS Bánh không đạt yêu cầu KCS KCS Bao gói Bánh đạt yêu cẩu Qua sơ đồ trên ta thấy quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tuy nhiên chất lượng sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào nguyên vật liệu đầu vào. Do đó trong quá trình sản xuất việc giám sát chất lượng các khâu sản xuất được thực hiện rất chặt chẽ, qua rất nhiều khâu kiểm soát chất lượng nhất là các nguyên liệu đầu vào. Vì chất lượng của nguyên liệu đầu vào chính là chất lượng của các sản phẩm được tạo ra. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại công ty giản đơn nhưng được chế biến liên tục, khép kín, sản xuất với số lượng lớn và công tác sản xuất được tiến hành theo hướng cơ giới hoá có sự tham gia một phần thủ công. Chu kỳ sản xuất ngắn và đối tượng sản xuất là bánh kẹo, khi kết thúc ca máy cũng là khi sản phẩm hoàn thành. Do vậy công ty không có sản phẩm dở dang trong danh mục hàng tồn kho. Các nhà máy của công ty được xây dựng trong các khu công nghiệp có quy hoạch, thuận lợi trong giao thông vận chuyển đi các tỉnh thành. Tại các nhà máy đều được đầu tư hệ thống dây chuyền thiết bị hiện đại và có năng suất cao, do đó công tác sản xuất của công ty luôn đạt được kết quả cao. Công ty có hệ thống máy móc thiết bị như sau: Biểu số 1.5: Dây chuyền thiết bị sản xuất của công ty tại chi nhánh Hà Nội Nhà máy Phân xưởng sản xuất Xuất xứ thiết bị Nhà máy tại Định Công Phân xưởng 1: Cracker 01 Dây chuyển thiết bị của Đức Phân xưởng 2: Kem xốp 02 Dây chuyển thiết bị của Đức Phân xưởng 3: Bim Bim, kẹo… 01 Dây chuyển thiết bị của Đài Loan Phân xưởng 4: Bánh quy 01 Dây chuyển thiết bị của Đức Phân xưởng 5: Lương khô 01 Dây chuyển thiết bị của Malaixia Phân xưởng 6: bánh tươi 08 Dây chuyển thiết bị của Đài Loan Hệ thống máy móc thiết bị của công ty hiện nay mới được đầu tư, giá trị lớn hiện đại mức độ tự động hóa cao. Dây chuyển sản xuất của công ty được thực hiện theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001-2000 đảm bảo vệ sinh an toàn, đảm bảo chất lượng sản phẩm trong vận chuyển và sử dụng. năng lực sản xuất đáp ứng tốt nhu cầu tiêu thụ kinh doanh hiện tại ( hầu hết các dây chuyền này được đầu tư bằng nguồn vốn vay trung hạn, và thuê mua tài chính). Công ty có 6 phân xưởng chính sau: Phân xưởng lương khô Phân xưởng bánh craker Phân xưởng bánh quy Phân xưởng kem xốp Phân xưởng kẹo Phân xưởng bánh tươi, bánh trung thu, mứt tết Sơ đồ 1.3. Sơ đồ các phân xưởng sản xuất PX bánh quy PX bánh kem xốp PX lương khô PX kẹo PX bánh Cracker PX bánh tươi, trung thu, mứt tết Công ty CP bánh kẹo cao cấp HỮU NGHỊ 1.4. Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị 1.4.1. Cơ cấu Tổ chức bộ máy kế toán Dựa vào nguyên tắc quản lý và xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, bộ máy kế toán công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được xây dựng theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán của công ty được tập trung tại phòng kế toán tài chính. Ngoài ra trong cơ cấu tổ chức của công ty, tại mỗi phân xưởng, cửa hàng đều bố trí một nhân viên kế toán nhưng chỉ hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ gửi toàn bộ chứng từ liên quan về phòng kế toán. Phòng kế toán của công ty thực hiện tổ chức hạch toán kế toán, theo dõi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp lên các báo cáo. Tất cả đều được thực hiện dưới sự chỉ đạo chuyên môn trực tiếp của Kế toán trưởng và sự quản lý chặt chẽ của Ban giám đốc. Sơ đồ 1.4. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tiền mặt Kế toán TGNH Kế toán vật tư Kế toán TSCĐ Kế toán lương, chi phí giá thành Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu Kế toán công nợ phải trả Thủ quỹ Ghi chú: : quan hệ chỉ đạo :quan hệ chi phối Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành trực tiếp các công việc của phòng kế toán tài chính, có trách nhiệm bao quát toàn bộ tình hình tài chính của cả công ty, thông báo cụ thể cho giám đốc về mọi hoạt động tài chính, lập các báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước và đúng thời hạn quy định. Phòng kế toán công ty có 2 phó phòng, tuy nhiên các phó phòng đang kiêm nhiệm cả kế toán các phần hành như phần hành tiêu thụ, chi phí - giá thành. Kế toán tiền mặt: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc,từ đó lập các phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nhiệm vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện các quá trình thanh toán giữa công ty với các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng, định kỳ lập biểu thuế về các khoản mà công ty phải thanh toán với Nhà nước, giám sát việc thu chi qua hệ thống ngân hàng. Kế toán vật tư ( nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ): Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp, tính ra giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiện nay kế toán vật tư đã được tách riêng thành kế toán nguyên vật liệu và kế toán công cụ dụng cụ. Kế toán TSCĐ: theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của TSCĐ, tính ra mức khấu hao TSCĐ, phản ánh các chi phí và quyết toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản. Kế toán tiền lương, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Là người có trách nhiệm hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương để phân bổ vào chi phí trong kỳ, theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ như khen thưởng ,phúc lợi…; Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó tính đúng và đủ giá thành các sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Giúp việc cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ thay mặt cho kế toán trưởng giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc được phân công. Kế toán tiêu thụ: Là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng lên doanh thu, theo dõi giá vốn, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho công ty. Kế toán tiêu thụ còn kiêm nhiệm chức danh phó phòng, giúp đỡ và thay kế toán trưởng giải quyết các công việc khác của phòng. Kế toán công nợ phải trả: Là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình mua hàng, nguyên vật liệu…, theo dõi công nợ phải trả và đôn đốc tình hình thanh toán với nhà cung cấp của công ty. Hàng tháng tổng hợp hàng nhập, đối chiếu với thủ kho và lên cân đối hàng nhập gửi báo cáo tới Kế toán trưởng, kê khai thuế đầu vào, đề xuất các vấn đề cần giải quyết liên quan đến công việc của mình. Thủ quỹ: Là người chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, quản lý tiền mặt tồn tại quỹ của công ty phục vụ cho các hoạt động kinh tế của công ty. Thực hiện việc ghi sổ quỹ tiền mặt kịp thời theo quy định, định kỳ đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản tiền mặt với kế toán tiền mặt; nhận các khoản tiền mặt thu về của công ty và phát lương cho toàn bộ CNV trong công ty, chi trả các khoản chi khác của công ty theo quy định. 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chính sách kế toán Chế độ kế toán áp dụng trong công ty là theo Quyết định số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức trong công ty là Đồng Việt Nam. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số ngoại tệ khác. Ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá ngân hàng. Niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12. Kỳ hạch toán theo tháng, quý, năm Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp kế khai thường xuyên. Giá trị vốn hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá và giá trị còn lại. Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được áp dụng theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ Thuế suất thu nhập doanh nghiệp phải nộp là 25%. 1.4.3. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/QĐ- BTC ngày 30/6/2006. Hiện ._.nay công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên công ty chi tiết hoá các tài khoản theo từng đối tượng cụ thể để phù hợp với yêu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh. Hiện tại công ty chưa sử dụng các tài khoản ghi đơn và một số tài khoản khác như TK 151, 213,. 1.4.4. Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/ QĐ_ BTC và một số văn bản pháp luật khác. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ về tiền tệ, tài sản cố định, hàng tồn kho, lao động, tiền lương, bán hàng, theo đúng quy định của Nhà nước. Ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từ do công ty lập phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được Bộ Tài chính chấp nhận. Cụ thể, hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp sử dụng gồm: Hạch toán tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ); Thẻ tài sản cố định (mẫu số 02-TSCĐ); Biên bản xử lý TSCĐ (mẫu số 03-TSCĐ); Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 04-TSCĐ); Biên bản kiểm kê TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ), bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06-TSCĐ)… Đối với hạch toán hàng tồn kho: Các chứng từ sử dụng về nhập vật liệu: Phiếu kiểm nghiệm vật tư; Hợp đồng bán hàng của người bán (mẫu số 01 – BH); Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01-GTGT); Phiếu yêu cầu nhập kho; Phiếu nhập kho vật tư (mẫu số 01-VT)… Các chứng từ sử dụng về xuất vật tư: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư; Phiếu lĩnh vật tư; Phiếu xuất vật tư (mẫu số 02-VT); Thẻ kho (mấu số 06-VT)… Đối với hạch toán thanh toán: Biên bản đối chiếu công nợ; Giấy báo Có; Phiếu thu (mẫu số 01-TT); Phiếu chi (mẫu số 02-TT); Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT); Sổ bảng kê của ngân hàng kèm chứng từ gốc… Đối với hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động: Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL); Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT); Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (mẫu số 10-LĐTL); Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL); Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ (mẫu số 06-LĐTL); Bảng chấm công (mẫu số 01a – LĐTL)… Đối với hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Phiếu nhập kho thành phẩm ( mẫu số 01-VT); Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (hoá đơn giá trị gia tăng); Báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm; Thẻ kho… Đối với hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; Bảng phân bổ vật liệu; Công cụ dụng cụ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Các chứng từ khác phản ánh chi phí bằng tiền khác… 1.4.5. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Phần mềm kế toán trên máy vi tính do công ty tự thiết kế vừa kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán trên máy. Hiện công ty đang sử dụng các loại sổ kế toán tổng hợp như là: Sổ nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10 Bảng kê số 1, 2, 4, 8, 10, 11 Sổ cái được mở cho tất cả các tài khoản mà công ty đang sử dụng Các loại sổ kế toán chi tiết là : Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi Ngân hàng Sổ tài sản cố định Thẻ tài sản cố định Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm Thẻ kho Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại sổ chi tiết khác nhằm phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh do công ty tự thiết kế đã được sự đồng ý của Bộ tài chính như là sổ chi tiết bao bì… 1.4.6. Đặc điểm hệ thống báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính của công ty được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 về chế độ báo cáo tài chính. Định kỳ theo quý, năm, phó phòng kế toán lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước dưới sự giám sát chỉ đạo của kế toán trưởng. Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN): Công ty sử dụng theo đúng mẫu để lên báo cáo. Đối với các chỉ tiêu không sử dụng công ty để trống trên báo cáo. Các chỉ tiêu này thường bao gồm các mã số 120, 134, 135, 210, 240, 251, 262, 331, 412, 417, 418, 419, 420, 430 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN): Công ty sử dụng theo mẫu quy định. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN): Công ty sử dụng theo mẫu quy đinh. Có nhiều mã số thường có ghi giá trị 0 trên báo cáo gồm: 25, 31, 32, 61 Thuyết minh báo cáo tài chính: Bản thuyết minh theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Việc lập các báo cáo trên của công ty được thực hiện vào cuối tháng, quý kỳ kế toán (cuối năm tài chính). Một số báo cáo quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp: Do yêu cầu quản lý doanh nghiệp, phòng kế toán lập 1 số báo cáo quản trị phục vụ đắc lực cho công tác quản lý tài chính tại công ty. Các báo cáo quản trị cung cấp thông tin về tình hình công nợ, khả năng thanh toán, dự kiến các chi phí phát sinh. Bao gồm: Báo cáo thanh toán tạm ứng; Báo cáo về công nợ của khách hàng; Báo cáo về tình hình sử dụng hoá đơn, Báo cáo dự toán các chi phí theo tháng... Các báo cáo này phục vụ cho công tác kế hoạch là chính. 1.4.7. Phần hành kế toán máy đang đươc sử dụng tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Hiện tại công ty đang sử dụng phần hành kế toán máy ADVAN ACCOUNTING là phần hành kế toán máy do công ty tự thiết kế nên phù hợp với hoạt động của công ty. ADVAN ACCOUNTING gồm các phân hệ sau: Hệ thống Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ phải thu Kế toán công nợ phải trả Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán chi phí và giá thành Kế toán nguyên vật liệu Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán tài sản cố định Kế toán bán hàng Sơ đồ 1.5. Trình tự xử lý số liệu của phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING Chứng từ, tài liệu (về nghiệp vụ kinh tế) Nhập dữ liệu vào máy(nhập các thông tin trên chứng từ) Khai báo các yêu cầu với máy Máy tự xử lý thông tin Lập báo cáo sổ sách theo yêu cầu Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ tương ứng Các tệp nhật ký chứng từ Chuyển sang sổ cái các TK Tệp sổ cái các TK Lên báo cáo Báo cáo kế toán, sổ sách kế toán. Trước khi sử dụng phần mềm kế toán phải khai báo các tham số hệ thống và hệ thống các danh mục cho phân mềm. Trong quá trình sử dụng cũng có thể khai báo thêm hoặc khai báo lại cho phù hợp với công việc kế toán, đúng với chính sách chế độ kế toán của Nhà nước. CHƯƠNG - 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Một số đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Một trong những điều kiện thiết yếu của quá trình sản xuất là nguyên vật liệu, nguyên vật liệu được thể hiện dưới dạng vật chất chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và giá trị của nó được chuyển dịch ngay vào giá trị của thành phẩm. Tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị do đặc điểm là công ty sản xuất bánh kẹo, các mặt hàng thực phẩm nên nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng cũng mang tính đặc thù riêng: các loại đường, bột mỳ, tinh dầu, mạch nha, bơ, sữa, các loại gia vị….Với khối lượng sản phẩm sản xuất hàng năm hơn 8000 tấn sản phẩm, với nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, nên nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng. về chủng loại và yêu cầu về nguyên vật liệu cũng rất phức tạp. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là hàng thực phẩm mang tính thời vụ và phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thời tiết và công tác sản xuất của ngành nông nghiệp. Nguyên vật liệu công ty sử dụng có thời gian sử dụng ngắn yêu cầu bảo quản cao, nếu để quá hạn hoặc bảo quản không tốt sẽ bị biến đổi tính chất do đó làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm, qua đó sẽ ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Do đặc điểm của sản xuất nông nghiệp tại nước ta mang tính thời vụ, không ổn định chịu ảnh hưởng nhiều của thời tiết nên chất lượng và sản lượng của nguyên vật liệu mà công ty thu mua cũng không được ổn định. Mặt khác giá cả nguyên vật liệu cũng thay đổi theo thời vụ và thay đổi theo năm, trong khi đó quá trình sản xuất của công ty thì luôn phải diễn ra liên tục không thể để gián đoạn, do đó công ty cần phải có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu linh động và phù hợp với thực tế. Ngoài ra số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, nguyên vật liệu là các chất hữu cơ rất dễ bị phân huỷ, chịu ảnh hưởng nhiều bởi điều kiện môi trường bảo quản nên mỗi loại nguyên vật liệu cần phải có điều kiện bảo quản cẩn thận đúng tiêu chuẩn và có khoa học. 2.2. Đặc điểm công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Quản lý nguyên vật liệu là một khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, quản lý tốt các khâu thu mua, dự trữ, và sử dụng tốt nguyên vật liệu sẽ làm tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí giảm giá thành và do đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm nên công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện rất kỹ càng. Các kế hoạch về thu mua, dự trữ được công ty chuẩn bị cận thận , hợp lý và có hiệu quả. Đối với khâu thu mua nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của sản xuất nông nghiệp, có tính thời vụ nên các kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất và tình hình thực tế về nông nghiệp, các kế hoạch không chỉ được lập cho một tuần, tháng mà phải được lập cho cả năm. Hàng tháng, quý, năm dựa vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính của công ty, căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm, công ty xây dựng kế hoạch thu mua và thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất. Nguyên vật liệu trước khi thu mua và trước khi nhập kho đều được kiểm tra chặt chẽ bởi phòng KCS về tất cả các mặt chủng loại, số lượng, chất lượng… Đối với khâu bảo quản: công ty có khối lượng nguyên vật liệu lớn và phần lớn là hàng thực phẩm dễ hỏng, khó bảo quản nên khâu bảo quản được công ty rất chú trọng. Tai mỗi cơ sở sản xuất công ty đều xây dựng kho bảo quản nguyên vật liệu cạnh các phân xưởng sản xuất. Các kho nguyên vật liệu đảm bảo đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, có đầy đủ phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong kho được sắp xếp gọn gàng, có quy tắc thuận lợi cho việc nhập xuất nguyên vật liệu. Mỗi kho có trưởng kho trực tiếp quản lý công việc tại kho và các nhân viên kho phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và công tác nhập xuất nguyên vật liệu. Tại kho công ty có trang bị hệ thống thiết bị như máy tính, máy in… phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và hỗ trợ công việc cho các nhân viên kho. Đối với khâu sản xuất: Nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất đều đã được kiểm tra chất lượng bởi phòng KCS của công ty. Nguyên vật liệu đưa vào sử dụng theo đúng định mức đã được lập và nhu cầu sản xuất, thường không có hiện tượng xuất thừa hoặc thiếu do các khâu từ xây dựng định mức tới việc xuất nguyên vật liệu và sản xuất được tổ chức chặt chẽ và có khoa học. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng được theo dõi chặt chẽ và được phòng kế hoạch vật tư tổng hợp lại, từ đó xây dựng nên định mức sử dụng nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm và từng phân xưởng. Công ty cũng có chính sách khuyến khích việc tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Đối với khâu dự trữ: Để tránh sự biến động của thời tiết và giá cả thị trường không làm gián đoạn quá trình sản xuất, công ty xây dựng định mức dự trữ đối với từng loại vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu sản xuất thực tế đối với từng loại sản phẩm và từng phân xưởng. Đặc biệt đối với các loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì thường có kế hoạch dự trữ cho cả năm. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Do sự đa dạng, và khối lượng nguyên vật liệu tại công ty rất lớn nên việc phân loại nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó không chỉ để phục vụ cho nhu cầu sản xuất mà còn phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhất là đối với công tác bảo quản nguyên vật liệu. Tại công ty, nguyên vật liệu được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Bao gồm: đường, sữa, bột mỳ, bột gạo, mạch nha, thịt lợn… đây chính là cơ sở vật chất chính cấu thành nên sản phẩm. Công ty có hơn 300 loại nguyên vật liệu chính. Vật liệu phụ: Bao gồm Các loại bao gói để đóng gói sản phẩm, các loại hương liệu, nhãn mác, chất chống ẩm, phẩm màu…Các vật liệu này vừa tạo thêm hương vị, màu sắc giữ được cho sản phẩm lâu hỏng, tạo hình thức bên ngoài của sản phẩm, nâng cao tính năng và mẫu mã cho sản phẩm. Các loại nhiên liệu: Bao gồm than, dầu Diezel, gas, dầu…dùng cho các loại máy móc trong phân xưởng, Các phụ tùng thay thế để sửa chữa: Bao gồm pin, dây curoa, bánh răng, bulong… dùng để thay thế và sữa chữa các bộ phận của máy móc khi có hiện tượng hư hỏng nhằm tránh sự gián đoạn của quá trình sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Phế liệu thu hồi: Bao gồm thùng cactong, bao bì hỏng… Đây là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Công tác tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được thực hiện theo Chuẩn mực kế toán 02 – Hàng tồn kho, nguyên vật liệu tại công ty được xác định giá trị theo giá thực tế Đối với nguyên vật liệu nhập kho Tất cả nguyên vật liệu của công ty đều là do mua ngoài, do đó căn cứ tính giá là các hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển…Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá trị nguyên vật liệu không bao gồm thuế GTGT. Giá trị thực tế nguyên vật liệu mua nhập kho được xác định như sau: Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho = Giá mua chưa có thuế GTGT + Chi phí thu mua thực tế phát sinh - Các khoản được giảm trừ Trong đó: Giá mua chưa có thuế GTGT: là giá được ghi trên hoá đơn mua hàng. Chi phí thu mua thực tế phát sinh: là các chi phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho: chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển… Các khoản được giảm trừ : là giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại… Ví dụ: Theo hoá đơn số 0089867 ngày 14/1/2008 công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị mua 200 Kg Super Rise SSL của công ty TNHH TM-DV Nam Giang với giá 61.198,00 đồng / Kg ( giá chưa có thuế GTGT), hoá đơn mua hàng có kèm theo vận đơn với giá chưa thuế là 600.000,00. Như vậy, giá của lô hàng trên là: 200* 61.198 +600.000 = 12.839.600.000 Đối với nguyên vật liệu xuất kho Hiện tại công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền theo tháng. Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, đến cuối tháng mới tiến hành xác định đơn giá bình quân và giá trị thực tế xuất kho. Đơn giá và giá thực tế xuất kho được xác định theo công thức sau: Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ số lượng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho Ví dụ: Vào cuối tháng 11 năm 2008, số liệu về nguyên vật liệu bột mỳ của công ty như sau: Biểu số 2.1. Tính giá NVL xuất kho Chỉ tiêu Số lượng(kg) Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 2.000 7,500 15.000 Nhập trong tháng 8.525 7,450 63.511,25 Cộng tồn và nhập trong tháng 10.525 78.511,25 Giá đơn vị bình quân trong tháng Xuất dùng trong tháng 9.030 7,4595 67.359,285 Nhờ sử dụng phần mềm kế toán máy nên công việc tính giá nguyên vật liệu tại công ty trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu nhập các chứng từ : Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… vào máy. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân cả tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu theo công thức trên, như vậy độ chính xác sẽ cao hơn và giảm bớt sự phức tạp cho kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ vật tư tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Các chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL, công ty sẽ tiến hành tìm hiểu về thị trường, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng mua bán nguyên vật liệu và nhập kho. Các chứng từ được sử dụng: Đối với hoá đơn mua hàng, thường là hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao, công ty giữ liên thứ 2 (hoá đơn đỏ) có ghi đầy đủ các thông tin cần thiết theo mẫu của bộ tài chính đã ban hành, tuy nhiên công ty cũng có mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty, khi nhận được hóa đơn, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu. Mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty như sau: Biểu số 2.2. Mẫu hóa đơn nhập hàng Biểu số 2.3. Hóa đơn mua hàng Biếu số 2.2: Hóa đơn mua hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 14 tháng 11 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AA/2008N 0089878 CTY TNHH TM-DV NAM GIANG 133/11 Hồ Văn Huệ - P9 – Q.PN MST: 0301442146-1 Số TK: 102010000110460-NH CÔNG THƯƠNG CN2-TP HCM Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công, Q. Hoàng Mai, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: ….TM/CK……MS 01 021009239 STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Super Rise SSL (25kg/carton) Tỷ giá: 17,65 Kg 300 61.198 18.359.400 Cộng tiền hàng 18.359.400 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 1.835.940 Cộng tiền thanh toán 20.195.340 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm chín mươi lăm nghìn ba trăm bốn mươi đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu còn phải được kiểm tra về chất lượng, mẫu mã, số lượng…, đối chiếu với hợp đồng mua hàng và hoá đơn GTGT bởi phòng KCS của công ty. Việc kiểm nghiệm về nguyên vật liệu được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số ). Nếu vật tư đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành cho nhập kho. Biếu số 2.4. Biên bản kiểm nghiệm C.TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN PHÒNG KỸ THUẬT SỐ: 23/11 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày…14… tháng….11 năm 2008 Căn cứ HĐ số …………..ngày …24... tháng… 11… năm 2008 Của đơn vị…….CTy TNHH TM - DV Nam Giang …………………………………….. Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại: STT Tên nhãn hiệu hàng hóa Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Lượng đúng quy cách Lượng sai quy cách Super Rise SSL (25kg/carton Kg 300 KCS ĐẠI DIỆN BÊN GIAOHÀNG _ Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào các chứng từ trên viết phiếu nhập kho (Biểu số ). Phiếu nhập kho nguyên vật liệu có thể được lập cho nhiều nguyên vật liệu cùng loại trong cùng một lần nhập. Các thông tin trên phiếu nhập kho được thực hiện theo đúng quy định của bộ tài chính. Chủ yếu do kế toán nguyên vật liệu nhập các thông tin về nguyên vật liệu nhập kho lên phần mềm kế toán máy và in thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết Liên 2 thủ kho giữ và là căn cứ ghi vào thẻ kho Liên 3 phòng kế hoạch vật tư giữ Sau khi nhập liệu các chứng từ, các hóa đơn, các thông tin có liên quan trên phần mềm kế toán của công ty ta có ví dụ về nhập kho nguyên vật liệu tại ông ty trên màn hình nhập liệu sau: Biếu số 2.5. Hóa đơn nhập hàng (nhập dữ liệu về PNK trên máy) Biếu số 2.6. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 11 năm 2008 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hồng Phương – Vũ Thị Như Ngọc Lý do nhập: Phiếu nhập kho Nhập tại kho: Kho nguyên liệu STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Super Rise SSL (25kg/carton NL0404 Kg 300 61.198 18.359.400 Cộng 18.359.400 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu ba trăm năm mươi chín ngàn bồn trăm đồng chẵn Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Các chứng từ xuất kho nguyên liệu Khi các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư (khi tiến hành sản xuất) sẽ lập Giấy đề nghị cấp vật tư. Căn cứ vào nhu cầu cụ thể như là : loại vật tư sử dụng, số lượng sử dụng… các phân xưởng sẽ ghi vào Giấy đề nghị cấp vật tư và nộp cho ban giám đốc. Ban giám đốc công ty sẽ xem xét nhu cầu và Giấy đề nghị cấp vật tư, căn cứ vào định mức sử dụng vật tư sẽ quyết định cho xuất hay không cho xuất vật tư. Nếu yêu cầu sử dụng vật tư là hợp lý sẽ đồng ý cho xuất vật tư. Việc xuất kho nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất là theo định mức do phòng kế hoạch vật tư đã xác định, các phân xưởng sẽ căn cứ vào định mức và kế hoạch sản xuất để lập Giấy đề nghị cấp vật tư. Sau khi nhận được sự phê duyệt của ban giám đốc công ty, các phân xưởng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư cho phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho và có sự xét duyệt của Kế toán trưởng. Phiếu xuất kho được lập 3 liên theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Liên 1: được lưu tại phòng kế toán và là căn cứ để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết và các phân hệ kế toán khác như xác định chi phí và tính giá thành. Liên 2: lưu tại kho, do thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Liên 3: lưu tại phòng kế hoạch vật tư làm căn cứ xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu và các vấn đề phục vụ nhu cầu quản lý. Biếu số 2.7. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 11 năm 2008 Họ tên người nhận hàng: …………………………… Lý do xuất kho: Phiếu xuất kho Xuất tại kho: Kho nguyên liệu STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sorbate NL0133 Kg 100 70.830 7.083.000 2 Acid Sorbic NL0139 Kg 100 68.796 6.879.600 Cộng 13.962.600 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Mười ba triệu chín trăm sáu mươi hai nghìn sáu trăm đồng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu các vấn đề liên quan đến xuất kho, như là phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, mã hàng hóa xuất kho trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán máy của công ty. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty đang được thực hiện đồng thời tại kho và tại phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu THẺ KHO PHIẾU NHẬP KHO SỔ CHI TIẾT NVL PHIẾU XUẤT KHO BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NVL KẾ TOÁN TỔNG HỢP : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Tổ chức hạch toán tại kho: Công ty mở thẻ kho cho tất cả các danh điểm nguyên vật liệu chính và phản ánh các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư vào thẻ kho hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, ngay khi có nghiệp vụ nhập - xuất vật tư. Trên thẻ kho không phản ánh giá trị của nguyên vật liệu xuất - nhập mà chỉ phản ánh về mặt số lượng của vật tư nhập vào, xuất ra hay tồn kho. Biểu số 2.8. Thẻ kho nguyên vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2008 Tên vật liệu: …………….Super Rise SSL (25kg/carton……… Trang: Quy cách phẩm chất:……………….. Đơn vị tính: Kg Cộng 0 120 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG Ghi chú Ngày tháng Số hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 31/10 Tồn đầu 120 14/11 0089878 Nhập kho 300 420 14/11 0045986 Xuất sx LK 150 270 18/11 0045996 Xuất sx LK 170 100 22/11 0089920 Nhập kho 200 300 …… ……. ……….. …….. …….. 30/11 004621 Xuất sx LK 120 100 Đối với các nghiệp vụ nhập kho: căn cứ vào PNK thủ kho dựa vào cột số lượng thực nhập ghi vào thẻ kho, mỗi phiếu ghi vào một hàng trên thẻ kho. Thủ kho phải ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, nội dung … Đối với các nghiệp vụ xuất kho: căn cứ vào số lượng vật tư thực xuất và căn cứ vào PXK, phiếu yêu cầu xuất vật tư… thủ kho ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, số lượng xuất kho, tồn… Mỗi lần xuất ghi vào một hàng trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cộng trên thẻ kho số lượng vật liệu thực nhập và thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu trên sổ chi tiết vật tư về mặt số lượng. Đồng thời thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ về nhập kho, xuất kho và chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Định kỳ, kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời, thủ kho còn phải lập Bảng Xuất – Nhập nguyên liệu. Đây là cơ sở để phòng kế hoạch vật tư tính ra định mức đối với từng loại nguyên vật liệu. Bảng Xuất – Nhập nguyên vật liệu phải có sự xác nhận của thủ kho ( người giao nguyên vật liệu ) người nhận nguyên vật liệu , thủ kho nhận (người nhận nguyên vật liệu ) và người giao Biểu số 2.9. Bảng Xuất- nhập nguyên vật liệu CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ PHÒNG KẾ HOẠCH – VẬT TƯ Mẫu số : PX-CT-01 Lần ban hành: 01 Ngày :01/01/2008 Số : 233 BẢNG XUẤT-NHẬP NGUYÊN LIỆU BÁNH MỲ STAFF… Ngày 14/11/2008 Ca sản xuất : I Thu Quản đốc phân xưởng : A.Thắng Loại bánh Mỳ ruốc staff Mỳ D.d ưỡng Mỳ lucky Mẻ bột 35,0 0,0 0,0 Mẻ nước sốt 13,0 0,0 0,0 Stt Danh mục ĐVT Xuất KH Bổ sung lần 1 Bổ sung lần 2 Bổ sung lần 3 Nhập lại Thực sản xuất Ghi chú 1 Đường RS Kg 260,8 0 0 0 0 2 Ruốc Kg 80,5 18,2 0,3 … ……….. …. …. … … … … … … Lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho giao (ký, ghi rõ họ tên) Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho nhận (ký, ghi rõ họ tên) Người giao (ký, ghi rõ họ tên) Nhận bổ sung (ký, ghi rõ họ tên) Tổ chức kế toán tại phòng kế toán Hàng ngày, khi nhận được PNK, PXK kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán. Công việc ghi sổ được thực hiện như sau: Bước 1: Kiểm tra danh điểm vật tư xem đã cập nhập thông tin về vật tư hay chưa ( nếu là PNK). Nếu chưa có thì tiến hành khai báo vật tư mới vào danh mục vật tư mới. Bước 2: Nhập dữ liệu từ PNK, PXK… vào máy vi tính. Quy trình nhập dữ liệu như sau: Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập dữ liệu nghiệp vụ vật tư Từ PNK và hóa đơn mua hàng… kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng cả về mặt giá trị và số lượng. Biểu số 2.10. Bảng kê chi tiết nhập vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2008 Kho: Nguyên liệu Đơn vị tính: Đồng STT Chứng từ Tên hàng hóa vật tư Đơn vị tính Nhập Ngày tháng Số hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 1/11 1 Bột nở Kg 2.000 4.500 9.000.000 2 3/11 6 Bột mỳ Kg 18.000 6.500 117.000.000 …. …. …. ……… ….. ….. ….. …… Cộng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Mỗi nghiệp vụ nhập vật tư được phản ánh trên một dòng và phản ánh đầy đủ các thông tin theo trình tự ngày tháng. Từ PXK và các chứng từ có lien quan kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết xuất vật tư nhằm theo dõi tình hình nhập vật tư trong cả tháng chỉ về mặt số lượng, cuối tháng khi tính được đơn giá xuất thì kế toán mới theo dõi về mặt giá trị. Bảng kê chi tiết xuất vật tư được mở chi tiết theo từng phân xưởng, khi xuất nguyên vật liệu nào cho phân xưởng nào thì sẽ nhập dữ liệu vào bảng kê chi tiết nguyên vật liệu xuất kho của phân xưởng đó. Biểu số 2.11. Bảng kê chi tiết xuất vật tư Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Phân xưởng bánh Staff Tháng 11 năm 2008 Đơn vị tính: Chứng từ Tên sản phẩm Đường RS(Kg) Bột mỳ (kg) Ruốc (kg) Dầu Cái Lân (lit) ….. SH NT … … ….. …. …. ….. ….. …. …. …. Bánh Staff hương dâu 260 1.754 80,5 474 … … … Bánh Staff socola 260 1.754 80,5 474 …. Cộng …. …. …. ….. ….. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán NVL (Ký, họ tên) Hàng ngày căn cứ Bảng kê chi tiết xuất vật tư kế toán sẽ lấy số liệu để ghi vào Sổ chi phí nguyên vật liệu nhưng chỉ ghi ở mục số lượng. Đến cuối tháng sau khi tính được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì mới ghi vào mục giá trị. Sổ này được lập để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và mặt số lượng và cũng là cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. Biểu số 2.12. Sổ chi phí nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 SỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2008 STT Danh mục ĐVT Tổng nguyên vật liệu Bánh staff hương dâu … SL ĐG TT SL TT … 1 Đường RS Kg 260 12.500 3.250.000 12.000 150.000.000 … 2 Bột mỳ Kg 1.754 6.500 11.401.000 10.500 68.250.000 … 3 Ruốc Kg 80,5 135.000 11.475.000 5.250 708.750.000 … 4 Dầu Cái Lân Lit 474 30.000 14.220.000 7.560 226.800.000 … …. …. …. …. …. ….. …. …. …. Cộng … …. ….. ….. ….. ….. … Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký,._.