Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thương

h lớn nhất của mình trong kinh doanh, đó là lợi nhuận. Nhưng đáng tiếc là không ít những doanh nghiệp Việt nam phải chịu nhiều thua lỗ, thiệt hại khi buôn bán với nước ngoài, mà một trong những nguyên nhân chủ yếu lại xuất phát từ việc đàm phán ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương Vì vậy, quá trình đàm phán ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại và được các nhà kinh doanh thương mại quốc tế quan tâm. Để góp phần vào việc nghiên cứu đầy đủ và kịp thời những vấn đề nêu trên em đã lựa chọn đề tài : “Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thương”. Do sự hạn chế về thời gian cũng như chiều sâu về kiến thức nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo góp ý của thầy giáo để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn. Em xin chân trọng cảm ơn! Phần nội dung I. Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thương. 1. Khái niệm đàm phán trong hoạt động ngoại thương Trong giao dịch ngoại thương, các chủ thể thường có sự khác biệt về quan điểm, luật pháp, tập quán thông lệ buôn bán, tôn giáo, văn hoá, truyền thống và quyền lợi trong giao dịch. Những sự khác biệt này dẫn đến các xung đột cần được giải quyết để các bên có thể tiến hành giao dịch ngoại thương ổn thoả và đảm bảo cân bằng về quyền và lợi ích cũng như trách nhiệm đối với nhau. Cơ chế giải quyết phổ biến và hiệu quả nhất để giải quyết những xung đột đó là thông qua đàm phán thương lượng, tức là quá trình tìm hiểu lẫn nhau và trao đổi ý kiến về những vấn đề quan tâm giữa hai bên trong giao dịch ngoại thương. Cơ chế giải quyết xung đột này trong mua bán quốc tế được gọi là đàm phán thương mại. Người ta định nghĩa về đàm phán thương mại là quá trình trao đổi ý kiến giữa các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhất về cách nhận định, thống nhất quan niệm và cách xử lý các vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều chủ thể. 2. Đặc điểm và vai trò của đàm phán trong hoạt động ngoại thương - Đàm phán thương mại là bước đầu tiên trong quá trình giao dịch trực tiếp giữa hai bên, vì vậy sự thành công hay thất bại trong giai đoạn này sẽ quyết định đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương. - Đàm phán thương mại là quá trình cần thiết để các bên giới thiệu về nhau về những vấn đề chung của mỗi quốc gia và những vấn đề cụ thể xung quanh giao dịch mà các bên đang quan tâm, nhằm đi tới sự thông hiểu và thống nhất về cách thức tiến hành giao dịch. - Đàm phán thương mại là biện pháp đầu tiên và hiệu quả nhất để phòng ngừa từ xa các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. 3. Bản chất của đàm phán trong hoạt động ngoại thương Từ việc nghiên cứu khái niệm, vai trò và đặc điểm của đàm phán trong hoạt động ngoại thương cho thấy bản chất thực sự của đàm phán chính là giải quyết những xung đột, vướng mắc cũng như các vấn đề nảy sinh giữa các bên tham gia giao dịch để đi tới một vấn đề tập trung, thống nhất đó là bước khởi đầu để tiến tới đạt được mục đích cuói cùng: ký kết một bản Hợp đồng hoàn hảo. 4. Các phương thức đàm phán 4.1. Phương pháp đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp Phương thức đàm phán đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp là phương thức đàm phán mà các bên gặp gỡ nhau trực tiếp để trao đổi vấn đề liên quan đến việc ký kết hợp đồng. Phương thức này đặc biệt quan trọng vì nó rút ngắn được thời gian giao dịch, giúp cho các bên có thể giải thích cặn kẽ các điều kiện để đi đến thống nhất các điều khoản của hợp đồng, đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề. Tuy nhiên, do khoảng cách không gian giữa các bên ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương thường xa nhau nên việc đàm phán trực tiếp không phải lúc nào cũng đạt hiệu quả cao. Phương thức này đòi hỏi chi phí rất tốn kém, thủ tục rườm rà, đôi khi các bên vấp phải khó khăn do bất đồng ngôn ngữ. Nếu các bên không tỉnh táo, mất bình tĩnh, không tự chủ sẽ dễ bị để lộ ý định của mình cho đối phương biết. Vì vậy các doanh nghiệp thường chỉ sử dụng phương thức đàm phán này đối với những hợp đồng có giá trị lớn, có tính chất phức tạp. Trong phương thức này, thời điểm các bên hoàn toàn thống nhất với nhau về các vấn đề đã nêu ra trong quá trình đàm phán và cùng nhau ký kết voà bản dự thảo hợp đồng được coi là thời điểm ký kết hợp đồng. Ngày và nơi ký kết hợp đồng cũng sẽ được xác định theo ngày và nới các bên cùng ký vào bản dự thảo hợp đồng đó. Khi sử dụng phương thức đàm phán này, ngoài trình độ chuyên môn vững vàng, các bên cần chú ý thái độ mềm mỏng, lịch sự, kiên nhẫn, thể hiện thiện chí hợp tác, có như vậy mới đảm bảo được sự thành công của cuộc đàm phán. 4.2. Phương pháp đàm phán thông qua thư từ, điện tín, telex Phương thức đàm phán thông qua thừ từ, điện tín, telex (còn gọi là phương thức đàm phán gián tiếp) là phương thức đàm phán mà trong đó các vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng được các bên thoả thuận thông qua việc trao đổi bằng thư từ, điện tín, telex... Phương thức đàm phán này ngày nay được sử dụng rất rộng rãi trong hợp đồng mua bán ngoại thương vì nó khắc phục được một số nhược điểm của phương thức đàm phán trục tiếp, cho phép các bên không cần phải gặp gỡ trực tiếp nên có thể giảm bớt chi phí đàm phán, nó còn giúp các bên có thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng những đề nghị của nhau, khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình. Tuy nhiên, các bên sẽ phải mất nhiều thời gian chờ đợi, có thể bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh. II. Quy trình của đàm phán trong hoạt động ngoại thương Nói chung quy trình đàm phán bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn đàm phán và giai đoạn sau đàm phán. 1. Giai đoạn chuẩn bị: Do tính chất phức tạp của đàm phán ký kết Hợp đồng mua bán ngoại thương nên để tránh thất bại cần chuẩn bị chu đáo, đầy đủ trước khi đàm phán. Việc chuẩn bị phải được tiến hành cẩn thận, nhưng phải nhanh chóng. 1.1. Nghiên cứu bạn hàng: Đây là khâu đầu tiên của công tác chuẩn bị trong đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng trong hoạt động thương mại, vì chỉ khi hiểu cặn kẽ về đối tác thì ta mới có thể định hướng của mình trong cuộc đàm phán với mục đích cuối cùng là hợp đồng sẽ được ký kết theo mong muốn. Chúng ta có thể nghiên cứu về: tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, uy tín kinh doanh,nhu cầu, mục đích và mục tiêu kinh doanh của đối tác. ... 1.2. Nghiên cứu thị trường: Tình hình thị trường cũng đóng vai trò quan trọng để giúp người đàm phán có hướng để chủ động đưa ra những giải pháp cần thiết trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương. Như nghiên cứu về tình hình cung cầu, giá cả thị trường của mặt hàng định mua, bán.... 1.3. Chuẩn bị kiến thức chuyên môn cho đàm phán Các nhà đàm phán cần nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị kỹ các phương án thay thế để trên cơ sở đó cùng đối tác tìm kiếm các giải pháp hợp lý, giải quyết ổn thoả mâu thuẫn giữa hai bên. 1.4. Xây dựng chiến lược, chiến thuật đàm phán Sau khi nghiên cứu thị trường, bạn hàng và đã có những phân tích nhất định về chuyên môn ta phải xác định các mục tiêu cụ thể, các chiến lược, chiến thuật đàm phán để thực hiện các mục tiêu đó dựa trên sự so sánh mối quan hệ về lực, về mục đích của ta và đối tác. 1.5. Lập kế hoạch đàm phán chi tiết Vạch khuôn khổ cho đàm phán, trình tự các vấn đề đàm phán. Dự tính các giải pháp và phản ứng của đối tác với các giải pháp đó. Có giải pháp thay thế. 2. Giai đoạn đàm phán Đây là giai đoạn chính của đàm phán, là giai đoạn triển khai kế hoạch đàm phán đã vạch ra trong giai đoạn chuẩn bị. Trong giai đoạn này hai bên trực tiếp gặp gỡ tiếp xúc nên có điều kiện hiểu rõ hơn về lập trường quan điểm, mục tiêu của nhau. 2.1. Giai đoạn tiếp xúc ban đầu Nhiệm vụ của giai đoạn này là giới thiệu các thành viên, trình tự các vấn đề bàn bạc, xây dựng bầu không khí thuận lợi, kích thích sư quan tâm, nắm quyền chủ động trong thương lượng. 2.2. Giai đoạn thương lượng Đây là giai đoạn hai bên tiến hành bàn bạc về các vấn đề liên quan đến giao dịch mua bán. Tuỳ tính chất của từng thương vụ mà một số vấn đề nào đó được đề cập đến nhiều hoặc ít, hoặc được đề cập đến đầu tiên, hay đề cập đến sau cùng. 2.3. Kết thúc thương lượng: Các cuộc đàm phán bao giờ cũng đi đến hai kết cục cơ bản hoặc là đạt được thoả thuận và ký kết hợp đồng hoặc là không đạt được thoả thuận. Mặc dù mục đích của đàm phán đạt được thoả thuận và ký kết hợp đồng tuy nhiên có nhiều nguyên nhân khiến cho đàm phán không thể đi đến thoả thuận được. Bất kể vì lý do nào nếu thây việc đạt được thoả thuận không còn có lợi thì nhà đàm phán nên nhã nhặn rút khỏi cuộc thương lượng còn hơn là tiếp tục thương lượng để ký kết một hợp đồng bất lợi. 3. Giai đoạn sau đàm phán (kết thúc đàm phán) Sau khi hợp đồng được ký kết, cuộc đàm phán của chúng ta về cơ bản đã thành công. Sau khi chia tay đối tác nhà đàm phán cần đánh giá rút kinh nghiệm về quá trình thương lượng. Vì sao có những mục tiêu thực hiện được và vì sao có những mục tiêu ta chưa thực hiện được. Trong trường hợp cuộc đàm phán đổ vỡ thì càng phải đánh giá phân tích những nguyên nhân thất bại để rút kinh nghiệm cho những cuộc thương lượng sau này. III. Một số nghệ thuật để bảo đảm thành công trong đàm phán ngoại thương Để đảm bảo thành công trong đàm phán ngoại thương là cả một nghệ thuật. Có rất nhiều bí quyết, thủ thuật nhưng yếu tố đầu tiên và quan trọng lại chính là yếu tố con người. Đó phải là những người có trình độ được đào tạo chuyên sâu về chuyên môn, nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức và tinh thần trách nhiệm cao. Ngoài ra có một số bí quyết sau: 1. Bí quyết dành chủ động trong đàm phán (áp dụng trong đàm phán trực tiếp) 1.1. Kiểm soát chương trình đàm phán Nếu một bên kiểm soát được chương trình đàm phán thì sẽ giành được quyền chủ động trong đàm phán. Mở đầu cuộc thương lượng một bên có thể chủ động nêu ra những vấn đề cần thảo luận để tránh bị đưa vào những cuộc tranh luận nằm ngoài dự kiến. đồng thời để đạt được tất cả các vấn đề mình mong muốn thì nhà đàm phán cần đặt xen kẽ với các vấn đề thật những vấn đề “ảo” (đó là những vấn đề có thể nhượng bộ, những vấn đề không thật sự quan trọng). 1.2 Thăm dò kế hoạc dấu kín của đối phương Thông thường mỗi bên tham gia đàm phán đều mang theo một kế hoạch đàm phán bao gồm những mục tiêu giấu kín, mục tiêu có thể nhượng bộ và những mục tiêu không thể nhượng bộ. Việc xác định được dự định giấu kín của bên kia giúp nhà đàm phán biết được đâu là thật đâu là gỉa để có các biện pháp đối phó thích hợp. Do đó tìm hiểu được kế hoạch dấu kín của đối phương chính là điều kiện tiên quyết để giành chủ động và thành công trong đàm phán. 1.3 Giữ bí mật kế hoạch giấu kín Để cho đối phương biết được những điều quan tâm thực sự của bạn thì coi như họ đã tóm được gáy của bạn. Vì vậy, nhà đàm phán cần nhớ rằng kinh doanh là quá trình cảnh giác thường xuyên và khuyến khích kẻ khác sơ hở. 1.4 Để đối phương nêu ra yêu cầu trước Khi đối phương nêu lên trước các yêu cầu của họ thì bạn có thể dự tính được mức độ kỳ vọng của mình và chủ động hơn trong đàm phán. Do vậy nếu nhà đàm phán biết cách chi phối thời gian thì chắc chắn sẽ giành quyền chủ động trong đàm phán. 2. Bí quyết tạo bầu không khí hợp tác trong đàm phán (áp dụng trong đàm phán trực tiếp) 2.1 Tạo ấn tượng tốt: Trang phục chỉnh tề, vì hình thức là thông điệp đầu tiên mà bạn gửi đến đối tác Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đàm phán với các đối tác nước ngoài. 2.2 Tạo tiếng nói chung trong đàm phán Khi bắt đầu đàm phán, nên thảo luận những vấn đề dễ giải quyết trước, rồi hãy thoả luận những vấn đề dẫn đến tranh cãi. Nhấn mạnh những điều khoản có lợi cho cả hai bên sau đó mới thoả thuận những lợi ích đối kháng..... 3. Bí quyết tránh xung đột trong tranh luận (áp dụng trong đàm phán trực tiếp) Mục đích của thương lượng là để đạt được thoả thuận có lợi cho cả hai bên.Vì vậy: không nêu những vấn đề gây tranh luận mà không liên quan hoặc chỉ liên quan gián tiếp đến đề tài đang thảo luận, nên tập trung nghe, nói ít, đừng ham tranh luận. Luôn tập trung vào trọng tâm của vấn đề, tránh đi lệch hướng...... 4. Bí quyết làm dịu sự căng thẳng trong đàm phán (áp dụng trong đàm phán trực tiếp) 4.1. Sử dụng sự dí dỏm, hài hước 4.2. Nghỉ giải lao 5. Bí quyết đối phó với thái độ xấu chơi trong đàm phán 5.1. Đối phó với thái độ nóng nảy Hãy tỏ ra bình thản trước thái độ của nóng nảy của đối phương, kiên tâm, bỏ qua tính cách của họ và lợi dụng cơ hội họ dành cho ta vì thường những khi họ nóng nảy thì khó kiểm soát được tình thế, dễ lầm lẫn. 5.2. Đối phó với thái độ lảng tránh của đối phương Để tránh đưa ra cam kết đối phương thường lảng tránh trước các yêu cầu của chúng ta. Trước thái độ đó ta phải áp dụng kỹ thuật xử lý các câu trả lời mập mờ, đặt họ trước các quyết định cụ thể. 5.3. Đối phó với thái độ lừa dối của đối phương . Khi thấy các biểu hiện không trung thực của đối phương ta nên kiểm tra các nghi ngờ của mình bằng cách đặt cho đối phương các câu hỏi mà ta đã biết rõ câu trả lời nhưng không chỉnh lý các câu trả lời sai hoặc lạc đề của họ. Sau khi có cơ sở về sự lừa dối của đối phương ta có thể nhã nhặn thông báo thẳng cho đối phương sự nghi ngờ của ta, đề nghị họ cùng tháo gỡ bế tắc, và đề phòng sự lừa dối khác có thể xảy ra sau đó. 6. Các bí quyết thương lượng giá cả (Được áp dụng cho cả hai phương thức đàm phán trực tiếp và gián tiếp) 6.1. Thủ thuật báo giá - Báo giá với số lẻ : những con số lẻ thường có hiệu quả thuyết phục hơn con số chẵn vì nó có vẻ như đã được tính toán một cách chính xác chứ không phải là được đưa ra một cách tuỳ tiện. - Báo giá cho những đơn vị nhỏ nhất 6.2. Bí quyết thương lượng giá cả với các loại khách hàng khác nhau Do xuất phát từ những yêu cầu khác nhau đối với sản phẩm mà các nhà đàm phán của bên mua sẽ có những phản ứng khác nhau đối với vấn đề giá cả. Vì thế tuỳ theo thái độ nhạy cảm của khách hàng về giá cả mà ta đưa ra các phương pháp đàm phán giá phù hợp Đàm phán với khách hàng trọng giá cả: Khi đàm phán với họ ta không cần nhấn mạnh chất lượng sản phẩm mà nên chào bán cho họ những sản phẩm có chất lượng vừa phải nhưng mức giá hấp dẫn. Trước yêu cầu giảm giá của họ hãy nêu ra các mức chiết khấu khác nhau cho những hợp đồng có số lượng khác nhau Đối với khách hàng trọng giá trị: Khi đàm phán với họ ta cần phải phân tích giá trị kinh tế của sản phẩm. Đối với khách hàng trọng chất lượng:. khi đàm phán với họ bạn phải chuẩn bị đầy đủ các chứng cứ minh chứng cho chất lượng, uy tín, tính năng tác dụng của sản phẩm. Đối với khách hàng trọng tiện lợi: Họ thường chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng. Đối với loại khách hàng này, ta nên tránh làm mất thì giờ của họ, tránh rườm rà, dài dòng về những chuyện ngoài lề, nên đi thẳng ngay vào nội dung đàm phán, hỏi thẳng những yêu cầu của họ, nhanh chóng đưa ra quyết định nếu thấy những yêu cầu của họ là hợp lý. Kết luận Từ những vấn đề nghiên cứu đã phân tích cho thấy trong kinh doanh quốc tế các việc đàm phán đóng vai trò hết sức quan trọng trong ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Vấn đề đặt ra cho các nhà kinh doanh là làm thế nào để đạt được một kết quả tốt đẹp ngay từ công việc đầu tiên đó là đàm phán . Thực tế cho thấy công việc đàm phán trong hoạt động giao dịch ngoại thương đóng vai trò là yếu tố quyết định ban đầu dẫn đến thành công của từng thương vụ. Tuy nhiên có nhiều vướng mắc có thể xảy ra trong quá trình này, và thực tế nhà kinh doanh phải nắm bắt được nguyên nhân phát sinh các vướng mắc đó, để ta có thể tránh và khắc phục trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết và thực hiện một hợp đồng mua bán ngoại thương hoàn hảo không có tranh chấp phát sinh. Muốn vậy họ cần nắm bắt được những kỹ năng, biện pháp có thể nâng cao hiệu quả trong quá trình đàm phán. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình ngoại thương. 2. Đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế. (NXB thống kê19998 Đại học kinh tế quốc dân) Tô Xuân Dân: 3. Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế. Mỹ Xuân Thản 4. Đàm phán trong kinh doanh quốc tế. Đoàn Thị Hồng Vân mục lục Lời mở đầu 1 Phần nội dung 2 I. Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thương 2 1. Khái niệm đàm phán trong hoạt động ngoại thương 2 2. Đặc điểm và vai trò của đàm phán trong hoạt động ngoại thương 2 3. Bản chất của đàm phán trong hoạt động ngoại thương 3 4. Các phương thức đàm phán 3 II. Quy trình của đàm phán trong hoạt động ngoại thương 4 1. Giai đonạ chuẩn bị 4 2. Giai đoạn đàm phán 5 3. Giai đonạ sau đàm phán (kết thúc đàm phán) 6 III. Một số nghệ thuật để bảo đảm thành công trong đàm phán ngoại thương 6 1. Bí quyết dành chủ động trong đàm phán 6 2. Bí quyết tạo bầu không khí hợp tác trong đàm phán 7 3. Bí quyết tránh xung đột trong tranh luận 7 4. Bí quyết làm dịu sự căng thẳng trong đàm phán 8 5. Bí quyết đối phó với thái độ xấu chơi trong đàm phán 8 6. Các bí quyết thương lượng giá cả 8 Kết luận 10 Tài liệu tham khảo 11 ._.